特開 2024-76925 郵送支援装置及び郵送支援プログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2024076925

(43)【公開日】2024-06-06

(54)【発明の名称】郵送支援装置及び郵送支援プログラム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 50/26 20240101AFI20240530BHJP

【ＦＩ】

G06Q50/26

【審査請求】未請求

【請求項の数】11

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2022188772

(22)【出願日】2022-11-25

(71)【出願人】

【識別番号】594172271

【氏名又は名称】富士フイルムシステムサービス株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】110001519

【氏名又は名称】弁理士法人太陽国際特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】鈴木 良輔

(72)【発明者】

【氏名】吉井 嗣和

(72)【発明者】

【氏名】三木田 誠

(72)【発明者】

【氏名】大同 建

【テーマコード（参考）】

5L049

5L050

【Ｆターム（参考）】

5L049CC35

5L050CC35

(57)【要約】

【課題】自治体による証明書の郵送にかかる労力を省力化することができる郵送支援装置及び郵送支援プログラムを得る。
【解決手段】郵送支援装置１０は、企業に設けられた企業端末３０と自治体に設けられた自治体端末２０との間に介在される郵送支援装置１０であって、自治体によって交付される証明書の郵送での送付を申請する申請情報を企業端末３０から受信する受信部１１Ａと、申請情報が示す申請内容に不備がある場合、当該不備がある旨を示す不備情報を企業端末３０に送信し、申請内容に不備がない場合、申請に対する作業を進めるための画面を表示させるための画面情報を自治体端末２０に送信する送信部１１Ｂと、を備える。
【選択図】図２

【特許請求の範囲】

【請求項1】

企業に設けられた企業端末と自治体に設けられた自治体端末との間に介在される郵送支援装置であって、
前記自治体によって交付される証明書の郵送での送付を申請する申請情報を前記企業端末から受信する受信部と、
前記申請情報が示す申請内容に不備がある場合、当該不備がある旨を示す不備情報を前記企業端末に送信し、前記申請内容に不備がない場合、前記申請に対する作業を進めるための画面を表示させるための画面情報を前記自治体端末に送信する送信部と、
を備えた郵送支援装置。

【請求項2】

前記申請情報は、複数の申請を含む情報である、
請求項１に記載の郵送支援装置。

【請求項3】

前記画面情報は、前記複数の申請を予め定められた上限数以下となるように分割し、各分割グループの各々毎に纏めて表示する画面を示す情報である、
請求項２に記載の郵送支援装置。

【請求項4】

前記画面情報は、前記自治体において前記証明書を交付するか否かを判断するための画面であり、かつ、前記申請内容が申請書の状態で表示される申請書画像を含む画面を示す情報である、
請求項１から請求項３の何れか１項に記載の郵送支援装置。

【請求項5】

前記画面情報は、前記自治体において交付すると判断されて出力された証明書が、対応する申請に合致するものか否かを確認するための画面であり、かつ、前記申請書画像及び当該確認の結果を示す確認結果情報を入力するための入力領域が表示される画面を示す情報である、
請求項４に記載の郵送支援装置。

【請求項6】

前記確認の結果の種類は、合格、請求不備、不見当、及び保留の少なくとも１つを含む、
請求項５に記載の郵送支援装置。

【請求項7】

前記画面情報は、前記申請に応じた前記証明書を請求元の企業に郵送する際の送付状及び宛名ラベルの少なくとも一方を印刷するための印刷画面を示す情報である、
請求項１から請求項３の何れか１項に記載の郵送支援装置。

【請求項8】

前記送付状及び前記宛名ラベルの少なくとも一方は、対応する内容を示すと共に、光学的に読み取り可能で、かつ、符号化された符号化情報が印刷されたものである、
請求項７に記載の郵送支援装置。

【請求項9】

前記画面情報は、前記申請に応じた前記証明書を請求元の企業に郵送する際の送付物を確認するための確認画面を示す情報である、
請求項１から請求項３の何れか１項に記載の郵送支援装置。

【請求項10】

前記画面情報は、前記郵送のための一連の作業における、処理済みの件数、及び未処理の件数の少なくとも一方を示す情報が表示される件数表示画面を示す情報である、
請求項１から請求項３の何れか１項に記載の郵送支援装置。

【請求項11】

企業に設けられた企業端末と自治体に設けられた自治体端末との間に介在される郵送支援装置によって実行される郵送支援プログラムであって、
前記自治体によって交付される証明書の郵送での送付を申請する申請情報を前記企業端末から受信し、
前記申請情報が示す申請内容に不備がある場合、当該不備がある旨を示す不備情報を前記企業端末に送信し、前記申請内容に不備がない場合、前記申請に対する作業を進めるための画面を表示させるための画面情報を前記自治体端末に送信する、
処理をコンピュータに実行させるための郵送支援プログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本開示は、郵送支援装置及び郵送支援プログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

特許文献１には、複数の役所に住民票等の請求申請を行なう場合であっても、簡便に役所ごとに異なる対応を行なうことが可能であり、作業負担と管理コストを大幅に軽減することを目的とした住民票請求システムが開示されている。

【0003】

この住民票請求システムは、住民票、附票又は戸籍証明書の請求申請書データを役所サーバへ送信する請求処理サーバと、住民票、附票又は戸籍証明書の請求申請書データを受信し、受信した請求申請書データをもとに住民票、附票又は戸籍証明書を交付する役所サーバが通信回線を介して接続される。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開２０１０－８６２５１号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

本開示は、自治体による証明書の郵送にかかる労力を省力化することができる郵送支援装置及び郵送支援プログラムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0006】

上記目的を達成するために、第１態様に係る郵送支援装置は、企業に設けられた企業端末と自治体に設けられた自治体端末との間に介在される郵送支援装置であって、前記自治体によって交付される証明書の郵送での送付を申請する申請情報を前記企業端末から受信する受信部と、前記申請情報が示す申請内容に不備がある場合、当該不備がある旨を示す不備情報を前記企業端末に送信し、前記申請内容に不備がない場合、前記申請に対する作業を進めるための画面を表示させるための画面情報を前記自治体端末に送信する送信部と、を備えている。

【0007】

また、第２態様に係る郵送支援装置は、第１態様に係る郵送支援装置において、前記申請情報が、複数の申請を含む情報であるものである。

【0008】

また、第３態様に係る郵送支援装置は、第２態様に係る郵送支援装置において、前記画面情報が、前記複数の申請を予め定められた上限数以下となるように分割し、各分割グループの各々毎に纏めて表示する画面を示す情報であるものである。

【0009】

また、第４態様に係る郵送支援装置は、第１態様から第３態様の何れか１態様に係る郵送支援装置において、前記画面情報が、前記自治体において前記証明書を交付するか否かを判断するための画面であり、かつ、前記申請内容が申請書の状態で表示される申請書画像を含む画面を示す情報であるものである。

【0010】

また、第５態様に係る郵送支援装置は、第４態様に係る郵送支援装置において、前記画面情報が、前記自治体において交付すると判断されて出力された証明書が、対応する申請に合致するものか否かを確認するための画面であり、かつ、前記申請書画像及び当該確認の結果を示す確認結果情報を入力するための入力領域が表示される画面を示す情報であるものである。

【0011】

また、第６態様に係る郵送支援装置は、第５態様に係る郵送支援装置において、前記確認の結果の種類が、合格、請求不備、不見当、及び保留の少なくとも１つを含むものである。

【0012】

また、第７態様に係る郵送支援装置は、第１態様から第３態様の何れか１態様に係る郵送支援装置において、前記画面情報が、前記申請に応じた前記証明書を請求元の企業に郵送する際の送付状及び宛名ラベルの少なくとも一方を印刷するための印刷画面を示す情報であるものである。

【0013】

また、第８態様に係る郵送支援装置は、第７態様に係る郵送支援装置において、前記送付状及び前記宛名ラベルの少なくとも一方が、対応する内容を示すと共に、光学的に読み取り可能で、かつ、符号化された符号化情報が印刷されたものとされている。

【0014】

また、第９態様に係る郵送支援装置は、第１態様から第３態様の何れか１態様に係る郵送支援装置において、前記画面情報が、前記申請に応じた前記証明書を請求元の企業に郵送する際の送付物を確認するための確認画面を示す情報であるものである。

【0015】

また、第１０態様に係る郵送支援装置は、第１態様から第３態様の何れか１態様に係る郵送支援装置において、前記画面情報が、前記郵送のための一連の作業における、処理済みの件数、及び未処理の件数の少なくとも一方を示す情報が表示される件数表示画面を示す情報であるものである。

【0016】

更に、上記目的を達成するために、第１１態様に係る郵送支援プログラムは、企業に設けられた企業端末と自治体に設けられた自治体端末との間に介在される郵送支援装置によって実行される郵送支援プログラムであって、前記自治体によって交付される証明書の郵送での送付を申請する申請情報を前記企業端末から受信し、前記申請情報が示す申請内容に不備がある場合、当該不備がある旨を示す不備情報を前記企業端末に送信し、前記申請内容に不備がない場合、前記申請に対する作業を進めるための画面を表示させるための画面情報を前記自治体端末に送信する、処理をコンピュータに実行させる。

【発明の効果】

【0017】

第１態様及び第１１態様によれば、申請内容に不備がある場合は、当該申請に関する作業を自治体が行うことを回避することができる結果、自治体による証明書の郵送にかかる労力を省力化することができる。

【0018】

第２態様によれば、１つの申請情報で１件の申請を受け付ける場合に比較して、自治体による証明書の郵送にかかる労力を、より省力化することができる。

【0019】

第３態様によれば、１回の請求に対して複数の作業者が同時に処理することができる。

【0020】

第４態様によれば、申請内容を申請書の状態で表示しない場合に比較して、より効率的に証明書を交付するか否かを判断することができる。

【0021】

第５態様によれば、申請書画像、及び確認結果情報を入力するための入力領域を表示しない場合に比較して、より効率的に、出力した証明書の確認を行うことができる。

【0022】

第６態様によれば、適用した確認の結果の種類について、より効率的に、出力した証明書の確認を行うことができる。

【0023】

第７態様によれば、画面情報として印刷画面を示す情報を適用しない場合に比較して、より効率的に、証明書を郵送する際の送付状及び宛名ラベルの少なくとも一方を印刷することができる。

【0024】

第８態様によれば、符号化情報を用いない場合に比較して、より効率的に、証明書の郵送に関する作業を行うことができる。

【0025】

第９態様によれば、画面情報として確認画面を示す情報を適用しない場合に比較して、より確実に、証明書を郵送する際の送付物を確認することができる。

【0026】

第１０態様によれば、画面情報として件数表示画面を示す情報を適用しない場合に比較して、より簡易に、処理済みの件数及び未処理の件数の少なくとも一方を把握することができる。

【図面の簡単な説明】

【0027】

【図1】実施形態に係る郵送支援システムのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

【図2】実施形態に係る郵送支援システムの機能的な構成の一例を示すブロック図である。

【図3】実施形態に係る申請者情報データベースの構成の一例を示す模式図である。

【図4】実施形態に係る進捗情報データベースの構成の一例を示す模式図である。

【図5】実施形態に係る第１郵送支援処理の一例を示すフローチャートである。

【図6】実施形態に係る不備通知画面の一例を示す正面図である。

【図7】実施形態に係る第２郵送支援処理の一例を示すフローチャートである。

【図8】実施形態に係る初期画面の一例を示す正面図である。

【図9】実施形態に係る第１交付・不交付判断用画面の一例を示す正面図である。

【図10】実施形態に係る第２交付・不交付判断用画面の一例を示す正面図である。

【図11】実施形態に係る第３交付・不交付判断用画面の一例を示す正面図である。

【図12】実施形態に係る第１対象者一覧出力用画面の一例を示す正面図である。

【図13】実施形態に係る第２対象者一覧出力用画面の一例を示す正面図である。

【図14】実施形態に係る第１照合用画面の一例を示す正面図である。

【図15】実施形態に係る第２照合用画面の一例を示す正面図である。

【図16】実施形態に係る第１検認用画面の一例を示す正面図である。

【図17】実施形態に係る第２検認用画面の一例を示す正面図である。

【図18】実施形態に係る送付状出力用画面の一例を示す正面図である。

【図19】実施形態に係る送付状の一例を示す正面図である。

【図20】実施形態に係る第１宛名ラベル出力用画面の一例を示す正面図である。

【図21】実施形態に係る第２宛名ラベル出力用画面の一例を示す正面図である。

【図22】実施形態に係る第１発送物確認用画面の一例を示す正面図である。

【図23】実施形態に係る第２発送物確認用画面の一例を示す正面図である。

【図24】実施形態に係る封入封緘作業の説明に供する模式図である。

【図25】実施形態に係る発送登録用画面の一例を示す正面図である。

【発明を実施するための形態】

【0028】

以下、図面を参照して、本発明を実施するための形態例を詳細に説明する。なお、本実施形態では、本発明を、自治体による申請者（以下、「申出者」ともいう。）に対する証明書（本実施形態では、住民票）の郵送作業を支援する郵送支援サービスを提供する郵送支援サービス提供者が保有する郵送支援装置と、当該郵送支援サービスを利用する企業が保有する企業端末と、自治体が保有する自治体端末と、を含む郵送支援システムに適用した場合について説明する。なお、ここでいう証明書としては、住民票のみならず、戸籍証明書、印鑑登録証明書、マイナンバーカード等といった各種証明書を適用することができる。

【0029】

まず、図１及び図２を参照して、本実施形態に係る郵送支援システム９０の構成を説明する。図１は、本実施形態に係る郵送支援システム９０のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。また、図２は、本実施形態に係る郵送支援システム９０の機能的な構成の一例を示すブロック図である。

【0030】

図１に示すように、本実施形態に係る郵送支援システム９０は、ネットワーク８０に各々アクセス可能とされた、郵送支援サービス提供者が保有する郵送支援装置１０と、各々異なる自治体に設けられ、住民票の郵送の申請を受け付ける複数の自治体端末２０と、各々異なる企業に設けられ、住民票の郵送の申請を行う複数の企業端末３０と、を含む。なお、郵送支援装置１０、自治体端末２０、及び企業端末３０の例としては、パーソナルコンピュータ及びサーバコンピュータ等の情報処理装置が挙げられる。

【0031】

本実施形態では、ネットワーク８０として、インターネット、電話回線網等の公共の通信回線を適用しているが、この形態に限定されるものではない。ネットワーク８０として、例えば、これらの公共の通信回線と、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）等の企業や自治体内の通信回線とを組み合わせて適用する形態としてもよい。

【0032】

図１に示すように、本実施形態に係る自治体端末２０は、プロセッサとしてのＣＰＵ（Central Processing Unit）２１、一時記憶領域としてのメモリ２２、不揮発性の記憶部２３、キーボードとマウス等の入力部２４、液晶ディスプレイ等の表示部２５、媒体読み書き装置（Ｒ／Ｗ）２６、及び通信インタフェース（Ｉ／Ｆ）部２７を備えている。ＣＰＵ２１、メモリ２２、記憶部２３、入力部２４、表示部２５、媒体読み書き装置２６、及び通信Ｉ／Ｆ部２７はバスＢ１を介して互いに接続されている。媒体読み書き装置２６は、記録媒体２８に書き込まれている情報の読み出し及び記録媒体２８への情報の書き込みを行う。記憶部２３は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）、フラッシュメモリ等によって実現される。

【0033】

なお、本実施形態では、上記自治体として、市区町村単位の自治体を適用しているが、これに限るものではない。例えば、都道府県単位等の他の単位の自治体を、上記自治体として適用する形態としてもよい。

【0034】

一方、郵送支援装置１０は、郵送支援システム９０において中核的な役割を有する装置であり、プロセッサとしてのＣＰＵ１１、一時記憶領域としてのメモリ１２、不揮発性の記憶部１３、キーボードとマウス等の入力部１４、液晶ディスプレイ等の表示部１５、媒体読み書き装置１６、及び通信Ｉ／Ｆ部１８を備えている。ＣＰＵ１１、メモリ１２、記憶部１３、入力部１４、表示部１５、媒体読み書き装置１６、及び通信Ｉ／Ｆ部１８はバスＢ２を介して互いに接続されている。媒体読み書き装置１６は、記録媒体１７に書き込まれている情報の読み出し及び記録媒体１７への情報の書き込みを行う。

【0035】

記憶部１３はＨＤＤ、ＳＳＤ、フラッシュメモリ等によって実現される。記憶媒体としての記憶部１３には、第１郵送支援プログラム１３Ａ及び第２郵送支援プログラム１３Ｂが記憶されている。第１郵送支援プログラム１３Ａは、当該プログラム１３Ａが書き込まれた記録媒体１７が媒体読み書き装置１６にセットされ、媒体読み書き装置１６が記録媒体１７からの当該プログラム１３Ａの読み出しを行うことで、記憶部１３へ記憶（インストール）される。また、第２郵送支援プログラム１３Ｂも、当該プログラム１３Ｂが書き込まれた記録媒体１７が媒体読み書き装置１６にセットされ、媒体読み書き装置１６が記録媒体１７からの当該プログラム１３Ｂの読み出しを行うことで、記憶部１３へ記憶（インストール）される。ＣＰＵ１１は、第１郵送支援プログラム１３Ａ及び第２郵送支援プログラム１３Ｂの各プログラムを記憶部１３から適宜読み出してメモリ１２に展開し、当該各プログラムが有するプロセスを順次実行する。

【0036】

また、記憶部１３には、申請者情報データベース１３Ｃ、及び進捗情報データベース１３Ｄが記憶される。これらの各データベースについては、詳細を後述する。

【0037】

一方、企業端末３０は、上述したように、企業において住民票の郵送の申請を自治体に行うための端末であり、そのハードウェア構成は郵送支援装置１０及び自治体端末２０と略同様である。なお、本実施形態では、企業として、民間企業及び公企業の双方を適用しているが、これに限るものではない。例えば、民間企業及び公企業の何れか一方のみを企業として適用する形態としてもよい。

【0038】

次に、図２を参照して、本実施形態に係る郵送支援システム９０における郵送支援装置１０の機能的な構成について説明する。

【0039】

図２に示すように、本実施形態に係る郵送支援装置１０は、受信部１１Ａ及び送信部１１Ｂを含む。郵送支援装置１０のＣＰＵ１１が第１郵送支援プログラム１３Ａ及び第２郵送支援プログラム１３Ｂを実行することで、受信部１１Ａ及び送信部１１Ｂとして機能する。

【0040】

本実施形態に係る受信部１１Ａは、自治体によって交付される証明書（本実施形態では、住民票）の郵送での送付を申請する申請情報を企業端末３０から受信する。本実施形態では、申請情報として、複数の申請を含む情報を適用しているが、これに限るものではない。例えば、１つのみの申請を含む情報を、申請情報として適用する形態としてもよい。また、本実施形態では、申請情報のフォーマットとして、ＣＳＶ（Comma Separated Values）形式を適用しているが、これに限るものでないことは言うまでもない。

【0041】

本実施形態に係る申請情報には、申請者に関する情報、及び申請対象とする人（以下、「対象者」という。）の各々毎に関する情報が含まれている。具体的には、上記申請者に関する情報として、各々当該申請者である企業の名称（本実施形態では、社名）、所在地、代表者（社長）、及び社名の印影を示す情報や、当該申請の担当者名及び連絡先等を含む情報が適用されている。また、上記対象者に関する情報として、各々当該対象者の各々毎の、氏名、住所、住民票への本籍の記載の要否、及び住民票の利用目的等を含む情報が適用されている。

【0042】

また、本実施形態に係る送信部１１Ｂは、受信部１１Ａによって受信された申請情報が示す申請内容に不備がある場合、当該不備がある旨を示す不備情報をアクセス元の企業端末３０に送信する。一方、本実施形態に係る送信部１１Ｂは、申請情報が示す申請内容に不備がない場合、申請に対する作業を進めるための画面を表示させるための画面情報を対応する自治体端末２０に送信する。

【0043】

なお、本実施形態では、画面情報として、上記複数の申請を予め定められた上限数以下となるように分割し、各分割グループの各々毎に纏めて表示する画面を示す情報を適用している。

【0044】

また、本実施形態では、画面情報として、自治体において住民票を交付するか否かを判断するための画面であり、かつ、申請内容が申請書の状態で表示される申請書画像を含む画面を示す情報も適用している。

【0045】

また、本実施形態では、画面情報として、自治体において交付すると判断されて出力（印刷）された住民票が、対応する申請に合致するものか否かを確認するための画面であり、かつ、申請書画像及び当該確認の結果を示す確認結果情報を入力するための入力領域が表示される画面を示す情報も適用している。なお、本実施形態では、上記確認の結果の種類として、合格、請求不備、不見当、及び保留の全ての種類を適用しているが、これに限るものではない。例えば、これらの種類のうちの１種類のみ、又は２種類の組み合わせを、上記確認の結果の種類として適用する形態としてもよい。また、合格のみ、又は、合格及び不合格の２種類のみを、上記確認の結果の種類として適用する形態としてもよい。更に、上記確認の結果の種類は上記の４種類に限るものではなく、例えば、「電話確認」等といった他の種類を、上記確認の結果の種類として適用する形態としてもよい。

【0046】

また、本実施形態では、画面情報として、申請に応じた住民票を請求元の企業に郵送する際の送付状及び宛名ラベルの双方を印刷するための印刷画面を示す情報も適用している。このように、本実施形態では、印刷画面として、送付状及び宛名ラベルの双方を印刷するための画面を表示するものとしているが、これに限るものではない。例えば、送付状及び宛名ラベルの何れか一方のみを印刷するための画面を印刷画面として適用する形態としてもよい。

【0047】

ここで、本実施形態では、送付状及び宛名ラベルの双方を、対応する内容を示すと共に、光学的に読み取り可能で、かつ、符号化された符号化情報が印刷されたものとしている。なお、本実施形態では、上記符号化情報として二次元コードを適用しているが、これに限るものではなく、例えば、バーコード等の他の符号化コードを上記符号化情報として適用する形態としてもよい。

【0048】

また、本実施形態では、画面情報として、申請に応じた住民票を請求元の企業に郵送する際の送付物を確認するための確認画面を示す情報も適用している。

【0049】

更に、本実施形態では、画面情報として、上記郵送のための一連の作業における、未処理の件数を示す情報が表示される件数表示画面を示す情報も適用している。但し、この形態に限るものではなく、例えば、処理済みの件数及び未処理の件数の双方や、処理済みの件数のみを示す情報が表示される件数表示画面を示す情報を、画面情報として適用する形態としてもよい。

【0050】

次に、図３を参照して、本実施形態に係る申請者情報データベース１３Ｃについて説明する。図３は、本実施形態に係る申請者情報データベース１３Ｃの構成の一例を示す模式図である。

【0051】

本実施形態に係る申請者情報データベース１３Ｃは、企業端末３０から受信した申請情報の送信元の企業（郵送支援サービスによる住民票の郵送の申請者）に関する情報が登録されるものである。一例として図３に示すように、本実施形態に係る申請者情報データベース１３Ｃは、自治体、及び申出者の各情報が関連付けられて記憶される。

【0052】

上記自治体は、対応する自治体を示す情報であり、上記申出者を示す情報は、申請情報の送信元に関する情報であり、申出者名、所在地、請求日時、及び申請ＩＤ（Identification）を含む。上記申出者名は、申請情報の送信元の企業の名称を示す情報であり、上記所在地は、当該企業の所在地を示す情報である。また、上記請求日時は、対応する申請情報を受信した日時を示す情報であり、上記申請ＩＤは、対応する申請を個別に特定するために、各申請別に異なるものとして割り振られた情報である。

【0053】

次に、図４を参照して、本実施形態に係る進捗情報データベース１３Ｄについて説明する。図４は、本実施形態に係る進捗情報データベース１３Ｄの構成の一例を示す模式図である。

【0054】

本実施形態に係る進捗情報データベース１３Ｄは、主として、企業端末３０から受信した申請情報による申請に対する、自治体における作業の進捗状況を示す情報が登録されるものである。一例として図４に示すように、本実施形態に係る進捗情報データベース１３Ｄは、自治体、申請ＩＤ、申請件数、請求ファイル名、分割番号／分割数、作業進行ＩＤ、件数、及び処理済み件数の各情報が関連付けられて記憶される。

【0055】

上記自治体は、申請者情報データベース１３Ｃの自治体と同一の情報であり、上記申請ＩＤは、申請者情報データベース１３Ｃの申請ＩＤと同一の情報である。また、上記申請件数は、対応する申請情報が示す申請による住民票の郵送の対象とする申請件数の総数を示す情報であり、上記申請ファイル名は、対応する申請情報のファイル名を示す情報である。

【0056】

ところで、上述したように、本実施形態に係る郵送支援システム９０では、申請情報が示す複数の申請を予め定められた上限数（本実施形態では、２０）以下となるように分割し、各分割グループの各々毎に纏めて表示するものとされている。

【0057】

上記分割番号／分割数は、当該複数の申請を分割することで得られた各分割グループの各々を特定するための情報であり、「分割数」は分割数を表し、「分割番号」は対応する分割グループの、対応する分割グループ群内における順番を示す情報である。

【0058】

図４に示す例では、申請ＩＤとして「Ｄ００１」が割り振られた申請は、申請件数の総数が５５件である一方、上記上限値として２０が適用された結果、例えば、１番目の分割グループの分割番号／分割数として「１／３」が適用されていることが例示されている。

【0059】

ところで、本実施形態に係る郵送支援システム９０では、上記分割グループの各々毎に、自治体で行われる作業の進行状況を管理するものとされている。

【0060】

上記作業進行ＩＤは、当該作業の進行状況の管理を行うために、上記分割グループの各々毎に異なるものとして予め割り振られた情報であり、上記件数は、対応する分割グループに含まれる申請件数を示す情報である。図４に示す例では、例えば、申請ＩＤとして「Ｄ００１」が割り振られた申請における、分割番号／分割数が「３／３」である分割グループは、作業進行ＩＤとして「００００３」が割り振られており、当該分割グループに含まれる申請件数が１５件であることが例示されている。

【0061】

一方、本実施形態に係る郵送支援システム９０では、自治体において、上記郵送のための一連の作業として、交付・不交付判断作業、対象者一覧出力作業、照合作業、検認作業、送付状出力作業、発送物確認作業、及び発送登録作業の７種類の作業が、この順番で行われる。なお、上記郵送のための一連の作業の種類は、これらの作業の組み合わせに限定されるものではない。例えば、これらの作業のうち、２種類から６種類までの組み合わせを、上記郵送のための一連の作業の種類として適用する形態としてもよい。

【0062】

上記処理済み件数は、対応する分割グループの申請における、上記７種類の作業の各々毎の処理が終了した申請の数を示す情報である。図４に示す例では、例えば、申請ＩＤが「Ｄ００１」で、かつ、分割番号／分割数が「１／３」である分割グループでは、交付・不交付判断作業、及び対象者一覧出力作業については全件の処理が終了しており、照合作業については１２件分のみの処理が終了している場合が例示されている。

【0063】

次に、図５～図２５を参照して、本実施形態に係る郵送支援システム９０の作用を説明する。まず、図５～図６を参照して、第１郵送支援処理を実行する場合の郵送支援装置１０の作用を説明する。図５は、本実施形態に係る第１郵送支援処理の一例を示すフローチャートである。

【0064】

本実施形態に係る郵送支援システム９０では、予め定められた第１開始タイミング（本実施形態では、平日の８時）が到来した場合に、郵送支援装置１０のＣＰＵ１１が第１郵送支援プログラム１３Ａを実行することで、図５に示す第１郵送支援処理が実行される。

【0065】

本実施形態に係る郵送支援システム９０では、企業において郵送支援サービスを利用するに当たり、企業は、法務局から商業登記電子証明書（以下、単に「電子証明書」という。）を取得する。そして、企業は、取得した電子証明書を用いて、申請の内容を示す申請情報を郵送支援装置１０に企業端末３０を用いて送信する。

【0066】

そこで、図５のステップ１００で、ＣＰＵ１１は、何れかの企業端末３０から申請情報が受信されるまで待機し、ステップ１０２で、ＣＰＵ１１は、受信した申請情報に不備があるか否かを判定する不備判定処理を実行する。本実施形態では、不備判定処理として、受信した申請情報に対する電子証明書が正規のものであるか否かを判定する処理、及び受信した申請情報に含まれる各申請に関する情報に規定外の情報が含まれるか否かを判定する処理を実行する。ここで、当該規定外の情報としては、例えば、数字しか認められていない項目に対して記号が含まれている情報、文字数の上限値が規定されている項目に対して当該上限値を超えた数の文字が含まれている情報、規定されている種類とは異なる種類の情報等が例示される。

【0067】

ステップ１０４で、ＣＰＵ１１は、上記不備判定処理において不備があったと判定されたか否かを判定し、肯定判定となった場合はステップ１０６に移行する。

【0068】

ステップ１０６で、ＣＰＵ１１は、申請情報に不備があったことを示す情報を、当該申請情報の送信元の企業端末３０に送信する不備通知処理を実行し、その後にステップ１１０に移行する。

【0069】

本実施形態では、不備通知処理として、一例として図６に示す不備通知画面を申請情報の送信元の企業端末３０において表示させる処理を適用している。なお、図６に示すように、本実施形態に係る不備通知画面では、不備があった申請情報を特定するための情報（本実施形態では、申請日時（例えば、当該申請情報を受信した日時）を示す情報）が表示される。また、本実施形態に係る不備通知画面では、不備があった申請に関する情報、及び不備の内容を示す情報が一覧表形式で表示される。従って、企業における企業端末３０のユーザは、不備通知画面を参照することで、申請した情報に不備があった旨、及びその内容を容易に把握することができ、この結果として、不備を解消した再申請を容易、かつ、短時間で行うことができる。

【0070】

一方、ステップ１０４において否定判定となった場合は、受信した申請情報に不備はなかったと見なしてステップ１０８に移行する。ステップ１０８で、ＣＰＵ１１は、受信した申請情報を記憶部１３に記憶（登録）すると共に、当該申請情報に含まれる情報の一部を申請者情報データベース１３Ｃ及び進捗情報データベース１３Ｄに登録する登録処理を実行し、その後にステップ１１０に移行する。なお、この登録処理を実行する際に、ＣＰＵ１１は、上述した申請ＩＤ及び作業進行ＩＤを生成して、申請者情報データベース１３Ｃ及び進捗情報データベース１３Ｄの対応する記憶領域に登録する。

【0071】

ステップ１１０で、ＣＰＵ１１は、予め定められた第１終了タイミングが到来したか否かを判定し、否定判定となった場合はステップ１００に戻る一方、肯定判定となった場合は本第１郵送支援処理を終了する。なお、本実施形態では、第１終了タイミングとして、平日の２０時を適用しているが、これに限るものでないことは言うまでもない。

【0072】

以上の第１郵送支援処理により、企業から受信した申請情報に不備がある場合は当該企業に対して、その旨を通知することができる。また、第１郵送支援処理により、企業から受信した申請情報に不備がない場合に限り、当該申請情報を記憶部１３に登録し、かつ当該申請情報に関する情報を申請者情報データベース１３Ｃ及び進捗情報データベース１３Ｄに登録することができる。

【0073】

次に、図７～図２５を参照して、第２郵送支援処理を実行する場合の郵送支援装置１０の作用を説明する。図７は、本実施形態に係る第２郵送支援処理の一例を示すフローチャートである。なお、ここでは、錯綜を回避するために、申請者情報データベース１３Ｃ及び進捗情報データベース１３Ｄが構築済みである場合について説明する。

【0074】

本実施形態に係る郵送支援システム９０では、予め定められた第２開始タイミング（本実施形態では、何れかの自治体（以下、「対象自治体」という。）に設けられた自治体端末２０（以下、「対象自治体端末」という。）から第２郵送支援処理の実行開始を指示する指示情報が受信されたタイミング）が到来した場合に、郵送支援装置１０のＣＰＵ１１が第２郵送支援プログラム１３Ｂを実行することで、図７に示す第２郵送支援処理が実行される。なお、本実施形態に係る郵送支援システム９０では、自治体における上記７種類の作業のうちの何れかを行う人が、当該作業を行うに際して、対象自治体端末により上記実行開始の指示を行うものとされている。

【0075】

図７のステップ２００で、ＣＰＵ１１は、申請者情報データベース１３Ｃから対象自治体に関する全ての情報（以下、「申請者情報」という。）を読み出し、進捗情報データベース１３Ｄから対象自治体に関する全ての情報（以下、「進捗情報」という。）を読み出す。ステップ２０２で、ＣＰＵ１１は、読み出した進捗情報を用いて、予め定められたフォーマットとされた初期画面を、対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御し、ステップ２０４で、ＣＰＵ１１は、予め定められた情報が対象自治体端末から受信されるまで待機する。図８は、本実施形態に係る初期画面の一例を示す正面図である。

【0076】

図８に示すように、本実施形態に係る初期画面では、上述した７種類の作業の各々に個別に対応したトレイ画像２５Ａ１～２５Ａ７が表示される。なお、以下では、トレイ画像２５Ａ１～２５Ａ７の各々を区別することなく説明する場合は、「トレイ画像２５Ａ」と総称する。

【0077】

図８に示すように、本実施形態に係るトレイ画像２５Ａでは、対応する作業の各々毎に、進捗情報に含まれる申請件数の総数と処理済み件数の総数との差分から得られる未処理の件数の書類がトレイに蓄積されている図柄として表示される。なお、図８に示すトレイ画像２５Ａと蓄積された書類の図柄は一例であり、対応する各作業の各々にどれくらいの未処理の件数が貯まっているかが把握できる態様であれば、如何なる表示でも適用可能である。

【0078】

また、本実施形態に係るトレイ画像２５Ａでは、対応する作業を示す情報が上部に表示され、未処理の件数が下部に表示される。従って、このトレイ画像２５Ａを参照することで、対象自治体端末のユーザ（以下、単に「ユーザ」という。）は、各作業における未処理の件数を直感的に把握することができる。

【0079】

更に、本実施形態に係る初期画面では、指定されることで、詳細を後述する宛名ラベル出力処理等の各種処理の実行を指示する際に指定される複数の指示ボタンがプルダウン形式で表示されるメニューボタンＭが表示される。なお、以下では、錯綜を回避するために、メニューボタンＭを指定した際には宛名ラベル出力処理の実行を指示するための指示ボタン（以下、「宛名ラベル出力処理指示ボタン」という。）のみが表示される場合について説明する。

【0080】

一例として図８に示す初期画面が対象自治体端末の表示部２５に表示されると、ユーザは、表示されているトレイ画像２５Ａのうち、自身が実施する作業に対応するトレイ画像２５Ａ、又は宛名ラベル出力処理指示ボタンを、入力部２４を介して指定する。この指定に応じてステップ２０４が肯定判定となってステップ２０６に移行する。

【0081】

ステップ２０６で、ＣＰＵ１１は、ユーザによってトレイ画像２５Ａが指定され、かつ、当該トレイ画像２５Ａに対応する作業が交付・不交付判断作業であるか否かを判定し、否定判定となった場合はステップ２１０に移行する一方、肯定判定となった場合はステップ２０８に移行する。

【0082】

ステップ２０８で、ＣＰＵ１１は、予め定められた交付・不交付判断処理を実行し、その後にステップ２１０に移行する。以下、本実施形態に係る交付・不交付判断処理について説明する。

【0083】

ＣＰＵ１１は、まず、読み出した申請者情報及び進捗情報を用いて、予め定められたフォーマットとされた第１交付・不交付判断用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図９は、本実施形態に係る第１交付・不交付判断用画面の一例を示す正面図である。

【0084】

図９に示すように、本実施形態に係る第１交付・不交付判断用画面では、交付・不交付判断作業の未処理の件数が表示される。また、本実施形態に係る第１交付・不交付判断用画面では、上述した分割グループの各々毎に、作業進行ＩＤ、全件数に対する処理済み件数（図９では、「処理済件数／全件数」と表記。）、申出者名（図９では、「請求事業者名」と表記。）、請求日時、請求ファイル名、及び分割番号／分割数の各情報が一覧表形式で表示される。

【0085】

一例として図９に示す第１交付・不交付判断用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、交付・不交付判断作業の対象とする分割グループに対応する詳細欄２５Ｂを、入力部２４を介して指定する。

【0086】

ユーザによって何れかの詳細欄２５Ｂが指定されると、ＣＰＵ１１は、読み出した進捗情報に含まれる、指定された詳細欄２５Ｂに対応する分割グループに対応する請求ファイル名が示す電子ファイルの情報を記憶部１３から読み出す。そして、ＣＰＵ１１は、読み出した情報を用いて、予め定められたフォーマットとされた第２交付・不交付判断用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図１０は、本実施形態に係る第２交付・不交付判断用画面の一例を示す正面図である。

【0087】

図１０に示すように、本実施形態に係る第２交付・不交付判断用画面では、指定された分割グループに属する対象者の各々毎に、自治体受付番号、氏名、請求目的、及び事業者管理番号の各情報が一覧表形式で表示される。なお、自治体受付番号は、自治体側が各対象者を識別するために当該対象者の各々毎に異なる情報として割り振られた情報であり、事業者管理番号は、請求を行う企業側が各請求を管理するために当該請求の各々毎に異なる情報として割り振られた情報である。

【0088】

一例として図１０に示す第２交付・不交付判断用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、交付・不交付判断作業の対象とする対象者に対応する詳細欄２５Ｃを、入力部２４を介して指定する。なお、図１０に示すように、本実施形態に係る第２交付・不交付判断用画面に対して一括交付ボタン２５Ｄを表示しておき、当該ボタン２５Ｄが指定された場合に、この時点で表示されている全ての対象者の住民票を一括して出力（印刷）する形態としてもよい。

【0089】

ユーザによって何れかの詳細欄２５Ｃが指定されると、ＣＰＵ１１は、読み出した申請者情報、及び読み出した電子ファイルの情報を用いて、予め定められたフォーマットとされた第３交付・不交付判断用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図１１は、本実施形態に係る第３交付・不交付判断用画面の一例を示す正面図である。

【0090】

図１１に示すように、本実施形態に係る第３交付・不交付判断用画面では、対応する申請を行った企業に関する情報と、ユーザによって指定された対象者に関する情報と、郵送が申請された住民票の利用目的と、が申請書の状態で表示される。ここで、申請書の状態で表示される画像が、上述した申請書画像に相当する。なお、ここでいう「申請書の状態」とは、自治体に直接証明書の交付を申請する際に必要事項を記入して提出する申請書のフォームの状態を意味し、ＣＳＶ形式と同様の状態や、各項目を単に表形式で並べただけの状態等とは異なるものである。

【0091】

一例として図１１に示す第３交付・不交付判断用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、表示内容を確認して、住民票を交付する場合は交付ボタン２５Ｅを、住民票を交付しない場合は不交付ボタン２５Ｆを、各々入力部２４を介して指定する。

【0092】

ユーザによって交付ボタン２５Ｅ又は不交付ボタン２５Ｆが指定されると、ＣＰＵ１１は、進捗情報データベース１３Ｄにおける交付・不交付判断作業に対応する処理済み件数を１だけインクリメントする。また、ＣＰＵ１１は、ユーザによって指定されたボタンに対応する情報（以下、「交付・不交付判断結果情報」という。）を記憶部１３に記憶し、その後に交付・不交付判断処理を終了する。この交付・不交付判断結果情報を参照することで、交付・不交付判断作業による判断結果を把握することができる。

【0093】

ステップ２１０で、ＣＰＵ１１は、ユーザによってトレイ画像２５Ａが指定され、かつ、当該トレイ画像２５Ａに対応する作業が対象者一覧出力作業であるか否かを判定し、否定判定となった場合はステップ２１４に移行する一方、肯定判定となった場合はステップ２１２に移行する。

【0094】

ステップ２１２で、ＣＰＵ１１は、予め定められた対象者一覧出力処理を実行し、その後にステップ２１４に移行する。以下、本実施形態に係る対象者一覧出力処理について説明する。

【0095】

ＣＰＵ１１は、まず、読み出した申請者情報及び進捗情報を用いて、予め定められたフォーマットとされた第１対象者一覧出力用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図１２は、本実施形態に係る第１対象者一覧出力用画面の一例を示す正面図である。

【0096】

図１２に示すように、本実施形態に係る第１対象者一覧出力用画面では、上述した分割グループの各々毎に、作業進行ＩＤ、件数、対象者一覧ＩＤ、申出者名（図１２では、「請求事業者名」と表記。）、請求日時、請求ファイル名、及び分割番号／分割数の各情報が一覧表形式で表示される。なお、対象者一覧ＩＤは、対象者一覧出力作業の対象とする分割グループを識別するために当該分割グループの各々毎に異なる情報として割り振られた情報である。

【0097】

一例として図１２に示す第１対象者一覧出力用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、対象者一覧出力作業の対象とする分割グループに対応する印刷欄２５Ｇを、入力部２４を介して指定する。なお、図１２に示すように、本実施形態に係る第１対象者一覧出力用画面に対してフィルタ指定領域を表示しておき、当該フィルタ指定領域も用いることで、表示対象とする情報を絞り込む形態としてもよい。

【0098】

ユーザによって何れかの印刷欄２５Ｇが指定されると、ＣＰＵ１１は、読み出した進捗情報に含まれる、指定された印刷欄２５Ｇに対応する分割グループに対応する請求ファイル名が示す電子ファイルの情報を記憶部１３から読み出す。そして、ＣＰＵ１１は、読み出した情報を用いて、予め定められたフォーマットとされた第２対象者一覧出力用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図１３は、本実施形態に係る第２対象者一覧出力用画面の一例を示す正面図である。

【0099】

図１３に示すように、本実施形態に係る第２対象者一覧出力用画面では、指定された分割グループに含まれる対象者の各々毎に、当該対象者に関する氏名等の情報が表示される。なお、この際、第２対象者一覧出力用画面には、ユーザによって指定された分割グループに関する、第１対象者一覧出力用画面で表示された情報も表示される。

【0100】

一例として図１３に示す第２対象者一覧出力用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、表示内容を確認した後、保存ボタン２５Ｈを、入力部２４を介して指定する。

【0101】

ユーザによって保存ボタン２５Ｈが指定されると、ＣＰＵ１１は、進捗情報データベース１３Ｄにおける対象者一覧出力作業に対応する処理済み件数を１だけインクリメントする。また、ＣＰＵ１１は、表示している対象者に関する情報を一覧表形式で表示することができる情報を、電子ファイル（以下、「対象者一覧提示ファイル」という。）として記憶部１３に記憶し、その後に対象者一覧出力処理を終了する。

【0102】

本実施形態に係る郵送支援システム９０では、対象者一覧出力作業を行った後、ユーザは、対象者一覧提示ファイルにより示される対象者に関する情報を、郵送支援装置１０にアクセス可能とされた対象自治体内の端末等によって表示する。そして、ユーザは、表示された情報を参照しつつ、各対象者の住民票を出力（印刷）する。

【0103】

ステップ２１４で、ＣＰＵ１１は、ユーザによってトレイ画像２５Ａが指定され、かつ、当該トレイ画像２５Ａに対応する作業が照合作業であるか否かを判定し、否定判定となった場合はステップ２１８に移行する一方、肯定判定となった場合はステップ２１６に移行する。

【0104】

ステップ２１６で、ＣＰＵ１１は、予め定められた照合処理を実行し、その後にステップ２１８に移行する。以下、本実施形態に係る照合処理について説明する。

【0105】

ＣＰＵ１１は、まず、読み出した申請者情報及び進捗情報等を用いて、予め定められたフォーマットとされた第１照合用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図１４は、本実施形態に係る第１照合用画面の一例を示す正面図である。

【0106】

図１４に示すように、本実施形態に係る第１照合用画面では、上述した分割グループの各々毎に、作業進行ＩＤ、件数、処理済、未処理、保留、差戻分、請求事業者名、及び請求日時の各情報が一覧表形式で表示される。なお、上記処理済は、対応する分割グループにおける照合作業の処理済み件数の合計値であり、上記未処理は、当該照合作業の未処理の件数の合計値であり、上記保留は、保留となっている件数の合計値であり、上記差戻分は、差し戻しとなった件数の合計値である。

【0107】

一例として図１４に示す第１照合用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、照合作業の対象とする分割グループに対応する未処理欄２５Ｊを、入力部２４を介して指定する。なお、図１４に示すように、本実施形態に係る第１照合用画面に対してフィルタ指定領域を表示しておき、当該フィルタ指定領域を用いることで、表示対象とする情報を絞り込む形態としてもよい。

【0108】

ユーザによって何れかの未処理欄２５Ｊが指定されると、ＣＰＵ１１は、図１１に示す第３交付・不交付判断用画面と略同様の情報が表示される第２照合用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図１５は、本実施形態に係る第２照合用画面の一例を示す正面図である。

【0109】

図１５に示すように、本実施形態に係る第２照合用画面は、第３交付・不交付判断用画面と略同様の構成とされているが、照合作業の結果として、合格、請求不備、不見当等が選択的に入力可能とされた照合結果入力領域２５ｓ１が表示される点が異なっている。また、本実施形態に係る第２照合用画面は、詳細を後述する送付状に記載するコメントが入力可能とされたコメント入力領域２５ｓ２が表示される点が、第３交付・不交付判断用画面と異なっている。

【0110】

一例として図１５に示す第２照合用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、出力（印刷）した住民票と、表示されている情報と、を照合する。そして、ユーザは、当該照合の結果、住民票の発行を保留する場合は保留ボタン２５Ｌを、保留しない場合は照合結果を示す情報を、照合結果入力領域２５ｓ１を介して選択した後に決定ボタン２５Ｋを、各々入力部２４を介して指定する。なお、これらのボタンの指定に先立ち、ユーザは、上記コメントを入力したい場合には、コメント入力領域２５ｓ２に当該コメントを入力する。

【0111】

ユーザによって決定ボタン２５Ｋ又は保留ボタン２５Ｌが指定されると、ＣＰＵ１１は、進捗情報データベース１３Ｄにおける照合作業に対応する処理済み件数を１だけインクリメントする。また、ＣＰＵ１１は、ユーザによる指定結果を示す情報（以下、「照合結果情報」という。）を記憶部１３に記憶する。そして、ＣＰＵ１１は、指定された分割グループの全ての対象者について、以上の照合作業が行われた後に照合処理を終了する。ＣＰＵ１１は、照合結果情報を参照することで、上述した第１照合用画面における「保留」の件数を特定し、後述する第１検認用画面における「合格」、「合格（補記）」、「請求不備」、「不見当」、及び「保留」の件数を特定する。

【0112】

ステップ２１８で、ＣＰＵ１１は、ユーザによってトレイ画像２５Ａが指定され、かつ、当該トレイ画像２５Ａに対応する作業が検認作業であるか否かを判定し、否定判定となった場合はステップ２２２に移行する一方、肯定判定となった場合はステップ２２０に移行する。

【0113】

ステップ２２０で、ＣＰＵ１１は、予め定められた検認処理を実行し、その後にステップ２２２に移行する。以下、本実施形態に係る検認処理について説明する。

【0114】

ＣＰＵ１１は、まず、読み出した申請者情報及び進捗情報等を用いて、予め定められたフォーマットとされた第１検認用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図１６は、本実施形態に係る第１検認用画面の一例を示す正面図である。

【0115】

図１６に示すように、本実施形態に係る第１検認用画面では、上述した分割グループの各々毎に、作業進行ＩＤ、件数、処理済、合格、合格（補記）、請求不備、不見当、保留、請求事業者名、及び請求日時の各情報が一覧表形式で表示される。なお、上記合格は、対応する分割グループにおける合格件数の合計値であり、上記合格（補記）は、合格ではあるが、補記がある件数の合計値である。また、上記請求不備は、請求に不備があった件数の合計値であり、上記不見当は、不見当となった件数の合計値であり、上記保留は、保留となっている件数の合計値である。なお、ここでいう「不見当」は、対応する住民の住民票が見つからなかったことを意味し、「保留」は、請求を行った企業に対し、住民票を発行するか否かの判断を保留することを意味する。

【0116】

一例として図１６に示す第１検認用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、検認作業の対象とする分割グループに対応する合格欄２５Ｍを、入力部２４を介して指定する。なお、図１６に示すように、本実施形態に係る第１検認用画面に対してフィルタ指定領域を表示しておき、当該フィルタ指定領域を用いることで、表示対象とする情報を絞り込む形態としてもよい。

【0117】

ユーザによって何れかの合格欄２５Ｍが指定されると、ＣＰＵ１１は、図１５に示す第２照合用画面と略同様の情報が表示される第２検認用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図１７は、本実施形態に係る第２検認用画面の一例を示す正面図である。

【0118】

図１７に示すように、本実施形態に係る第２検認用画面は、第２照合用画面と略同様の構成とされているが、差し戻しを行う際に指定される差戻ボタン２５Ｐが表示される点が、第２照合用画面とは異なっている。

【0119】

一例として図１７に示す第２検認用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、第２照合用画面が表示されている場合と略同様の処理を行う。但し、検認作業では、照合の結果が誤っており、照合のやり直しを求める場合には差戻ボタン２５Ｐを、入力部２４を介して指定する。

【0120】

ユーザによって決定ボタン２５Ｋ又は差戻ボタン２５Ｐ又は保留ボタン２５Ｌが指定されると、ＣＰＵ１１は、ユーザによる指定結果を示す情報（以下、「検認結果情報」という。）を記憶部１３に記憶する。そして、ＣＰＵ１１は、指定された分割グループの全ての対象者について、以上の検認作業が行われた後に検認処理を終了する。ＣＰＵ１１は、検認結果情報を参照することで、上述した第１照合用画面における「保留」及び「差戻分」の件数を特定し、上述した第１検認用画面における「合格」、「合格（補記）」、「請求不備」、「不見当」、及び「保留」の件数を特定する。

【0121】

ステップ２２２で、ＣＰＵ１１は、ユーザによってトレイ画像２５Ａが指定され、かつ、当該トレイ画像２５Ａに対応する作業が送付状出力作業であるか否かを判定し、否定判定となった場合はステップ２２６に移行する一方、肯定判定となった場合はステップ２２４に移行する。

【0122】

ステップ２２４で、ＣＰＵ１１は、予め定められた送付状出力処理を実行し、その後にステップ２２６に移行する。以下、本実施形態に係る送付状出力処理について説明する。

【0123】

ＣＰＵ１１は、まず、読み出した申請者情報及び進捗情報を用いて、予め定められたフォーマットとされた送付状出力用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図１８は、本実施形態に係る送付状出力用画面の一例を示す正面図である。

【0124】

図１８に示すように、本実施形態に係る送付状出力用画面では、上述した分割グループの各々毎に、作業進行ＩＤ、件数、送付状ＩＤ、請求事業者名、及び請求日時の各情報が一覧表形式で表示される。なお、送付状ＩＤは、送付状出力作業の対象とする分割グループを識別するために当該分割グループの各々毎に異なる情報として割り振った情報である。

【0125】

一例として図１８に示す送付状出力用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、送付状出力作業の対象とする分割グループに対応する印刷欄２５Ｒを、入力部２４を介して指定する。なお、図１８に示すように、本実施形態に係る送付状出力用画面に対してフィルタ指定領域を表示しておき、当該フィルタ指定領域を用いることで、表示対象とする情報を絞り込む形態としてもよい。

【0126】

ユーザによって何れかの印刷欄２５Ｒが指定されると、ＣＰＵ１１は、指定された印刷欄２５Ｒに対応する分割グループに対応する送付状を対象自治体端末により印刷させる処理を実行し、その後に送付状出力処理を終了する。図１９は、本実施形態に係る送付状の一例を示す正面図である。

【0127】

図１９に示すように、本実施形態に係る送付状は、ユーザによって指定された分割グループに割り振られた送付状ＩＤと、当該分割グループに含まれる対象者の氏名、住所、生年月日、及び最終的な照合及び検認の結果が印刷される。また、本実施形態に係る送付状は、送付する住民票の数、及び手数料が印刷される。従って、ユーザは、送付状を参照することで、郵送する住民票に関する、これらの情報を把握することができる。なお、本実施形態では、当該照合及び検認の結果として、請求不備、不見当、及び保留の場合は「不交付」が適用されているが、これに限るものでないことは言うまでもない。

【0128】

また、図１９に示すように、本実施形態に係る送付状は、当該送付状の内容を示す二次元コード２５ｃ１が印刷される。

【0129】

ステップ２２６で、ＣＰＵ１１は、ユーザによって宛名ラベル出力処理指示ボタンが指定されたか否かを判定し、否定判定となった場合はステップ２３０に移行する一方、肯定判定となった場合はステップ２２８に移行する。

【0130】

ステップ２２８で、ＣＰＵ１１は、予め定められた宛名ラベル出力処理を実行し、その後にステップ２３０に移行する。以下、本実施形態に係る宛名ラベル出力処理について説明する。

【0131】

ＣＰＵ１１は、まず、予め定められたフォーマットとされた第１宛名ラベル出力用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図２０は、本実施形態に係る第１宛名ラベル出力用画面の一例を示す正面図である。

【0132】

図２０に示すように、本実施形態に係る第１宛名ラベル出力用画面では、住民票の郵送先とする申出者（図２０では、「事業者」と表記。）、郵送元の自治体（対象自治体）、及び郵送する部数を入力するための入力領域２５Ｓが表示される。

【0133】

一例として図２０に示す第１宛名ラベル出力用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、これらの情報を、対応する入力領域２５Ｓに入力部２４を介して入力し、その後に出力ボタン２５Ｔを、入力部２４を介して指定する。

【0134】

ユーザによって出力ボタン２５Ｔが指定されると、ＣＰＵ１１は、読み出した申請者情報を用いて、予め定められたフォーマットとされた第２宛名ラベル出力用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図２１は、本実施形態に係る第２宛名ラベル出力用画面の一例を示す正面図である。

【0135】

図２１に示すように、本実施形態に係る第２宛名ラベル出力用画面では、ユーザによって入力された申出者の所在地及び宛名ラベルＩＤが含まれ、かつ、これらの情報を示す二次元コード２５ｃ２が含まれる宛名ラベル画像２５Ｕが表示される。なお、本実施形態では、宛名ラベルＩＤとして上述した送付状ＩＤと同一の情報を適用しているが、これに限るものでないことも言うまでもない。

【0136】

一例として図２１に示す第２宛名ラベル出力用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、表示内容を確認した後、保存ボタン２５Ｖを、入力部２４を介して指定する。

【0137】

ユーザによって保存ボタン２５Ｖが指定されると、ＣＰＵ１１は、表示している宛名ラベル画像２５Ｕを表示することができる電子ファイル（以下、「宛名ラベル提示ファイル」という。）を作成して記憶部１３に記憶し、その後に宛名ラベル出力処理を終了する。

【0138】

本実施形態に係る郵送支援システム９０では、宛名ラベル出力処理を行った後、ユーザは、宛名ラベル提示ファイルにより示される宛名ラベル画像２５Ｕを、郵送支援装置１０にアクセス可能とされた対象自治体内の端末等によって表示する。そして、ユーザは、表示された情報を参照しつつ、宛名ラベル画像２５Ｕを出力（印刷）する。

【0139】

ステップ２３０で、ＣＰＵ１１は、ユーザによってトレイ画像２５Ａが指定され、かつ、当該トレイ画像２５Ａに対応する作業が発送物確認作業であるか否かを判定し、否定判定となった場合はステップ２３４に移行する一方、肯定判定となった場合はステップ２３２に移行する。なお、ユーザは、発送物確認作業に対応するトレイ画像２５Ａを指定するに先立ち、上述した宛名ラベル、送付状、及び住民票の各現物を送付物として用意する。

【0140】

ステップ２３２で、ＣＰＵ１１は、予め定められた発送物確認処理を実行し、その後にステップ２３４に移行する。以下、本実施形態に係る発送物確認処理について説明する。

【0141】

ＣＰＵ１１は、まず、読み出した申請者情報及び進捗情報を用いて、予め定められたフォーマットとされた第１発送物確認用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図２２は、本実施形態に係る第１発送物確認用画面の一例を示す正面図である。

【0142】

図２２に示すように、本実施形態に係る第１発送物確認用画面では、上述した分割グループの各々毎に、作業進行ＩＤ、件数、請求事業者名、及び請求日時の各情報が一覧表形式で表示される。

【0143】

一例として図２２に示す第１発送物確認用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、発送物確認作業の対象とする分割グループに対応する処理欄２５Ｗを、入力部２４を介して指定する。

【0144】

ユーザによって何れかの処理欄２５Ｗが指定されると、ＣＰＵ１１は、読み出した申請者情報及び進捗情報や、それまでに記憶された各種情報等を用いて、予め定められたフォーマットとされた第２発送物確認用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図２３は、本実施形態に係る第２発送物確認用画面の一例を示す正面図である。

【0145】

図２３に示すように、本実施形態に係る第２発送物確認用画面では、指定された分割グループについて、住民票を申出者に郵送する際に封入すべきものが一覧表形式で表示される。

【0146】

一例として図２３に示す第２発送物確認用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、一例として図２４に模式的に示すように、当該第２発送物確認用画面に表示されているものと、郵送物の現物と、を一つずつ目視により確認する。そして、ユーザは、当該確認を行う毎に、対応する結果欄２５Ｘを、入力部２４を介して指定し、全ての送付物の結果欄２５Ｘの指定が終了すると、発送物の封入封緘作業を行う。

【0147】

また、ユーザによって全ての送付物の結果欄２５Ｘの指定が終了すると、ＣＰＵ１１は、発送物の確認作業が問題なく行われたものとして、その旨を示す情報を記憶部１３に記憶し、その後に発送物確認処理を終了する。なお、本実施形態に係る郵送支援サービスでは、第２発送物確認用画面でも表示しているように、宛名ラベルと送付状に印刷されている二次元コードの読み取りによっても、アイテムの確認が可能とされている。具体的には、例えば、宛名ラベルの二次元コード２５ｃ２には「Ａ社」との情報を含めておく。また、例えば、送付状の二次元コード２５ｃ１には「Ｌ５０－００１」との情報を含めておく。通常であれば、宛名ラベル及び送付状の各々に文字情報として印刷された「Ａ社」、「Ｌ５０－００１」との内容を目視にて確認し、画面に表示されている内容と一致していることを確認してＯＫボタン等を指定する必要があるが、この場合は、目視による確認であるので、異なるアイテムであっても問題ないものと誤判断してしまうことがリスクとして残る。そこで、二次元コードリーダを用いて各アイテムの二次元コードをシステム的に読み取り、チェックを行うことで、このような人的なミスを防止することができる。

【0148】

ステップ２３４で、ＣＰＵ１１は、ユーザによってトレイ画像２５Ａが指定され、かつ、当該トレイ画像２５Ａに対応する作業が発送登録作業であるか否かを判定し、否定判定となった場合はステップ２３８に移行する一方、肯定判定となった場合はステップ２３６に移行する。なお、ユーザは、発送登録作業に対応するトレイ画像２５Ａを指定するに先立ち、上述した発送物の封入封緘作業を行う。

【0149】

ステップ２３６で、ＣＰＵ１１は、予め定められた発送登録処理を実行し、その後にステップ２３８に移行する。以下、本実施形態に係る発送登録処理について説明する。

【0150】

ＣＰＵ１１は、まず、予め定められたフォーマットとされた発送登録用画面を対象自治体端末の表示部２５に表示させるように制御する。図２５は、本実施形態に係る発送登録用画面の一例を示す正面図である。

【0151】

図２５に示すように、本実施形態に係る発送登録用画面では、発送日、発送通数、及び宛名ラベルＩＤを入力するための入力領域２５Ｙが表示される。

【0152】

一例として図２５に示す発送登録用画面が表示部２５に表示されると、ユーザは、これらの情報を対応する入力領域２５Ｙに入力部２４を介して入力し、その後に発送ボタン２５Ｚを、入力部２４を介して指定する。

【0153】

ユーザによって発送ボタン２５Ｚが指定されると、ＣＰＵ１１は、入力された宛名ラベルＩＤに対応する住民票等の申出者への発送が問題なく行われるものとして、その旨を示す情報を記憶部１３に記憶し、その後に発送登録処理を終了する。

【0154】

ステップ２３８で、ＣＰＵ１１は、予め定められた第２終了タイミングが到来したか否かを判定し、否定判定となった場合はステップ２００に戻る一方、肯定判定となった場合は本第２郵送支援処理を終了する。なお、本実施形態では、上記第２終了タイミングとして、対象自治体による業務時間が終了するタイミングを適用しているが、これに限るものでないことも言うまでもない。

【0155】

なお、上記実施形態では、郵送支援装置１０において第１郵送支援処理及び第２郵送支援処理を実行する場合について説明したが、これに限定されるものではない。例えば、自治体端末２０、又は企業端末３０において第１郵送支援処理及び第２郵送支援処理を実行する形態としてもよい。

【0156】

以上、実施形態を説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施形態に記載の範囲には限定されない。発明の要旨を逸脱しない範囲で上記実施形態に多様な変更又は改良を加えることができ、該変更又は改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれる。

【0157】

また、上記実施形態は、クレーム（請求項）にかかる発明を限定するものではなく、また実施形態の中で説明されている特徴の組み合わせの全てが発明の解決手段に必須であるとは限らない。前述した実施形態には種々の段階の発明が含まれており、開示される複数の構成要件の組み合わせにより種々の発明が抽出される。実施の形態に示される全構成要件から幾つかの構成要件が削除されても、効果が得られる限りにおいて、この幾つかの構成要件が削除された構成が発明として抽出され得る。

【0158】

また、上記実施形態において、プロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えば、ＣＰＵ等）や、専用のプロセッサ（例えば、ＧＰＵ： Graphics Processing Unit、ＡＳＩＣ： Application Specific Integrated Circuit、ＦＰＧＡ： Field Programmable Gate Array、プログラマブル論理デバイス、等）を含むものである。

【0159】

更に、上記実施形態では、第１郵送支援処理及び第２郵送支援処理を、プログラムを実行することにより、コンピュータを利用してソフトウェア構成により実現する場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではない。例えば、第１郵送支援処理及び第２郵送支援処理を、ハードウェア構成や、ハードウェア構成とソフトウェア構成の組み合わせによって実現する形態としてもよい。

【0160】

その他、上記実施形態で説明した郵送支援装置１０及び自治体端末２０の構成は一例であり、本発明の主旨を逸脱しない範囲内において不要な部分を削除したり、新たな部分を追加したりしてもよいことは言うまでもない。

【0161】

また、上記実施形態で説明した第１郵送支援処理及び第２郵送支援処理の流れも一例であり、本発明の主旨を逸脱しない範囲内において不要なステップを削除したり、新たなステップを追加したり、処理順序を入れ替えたりしてもよいことは言うまでもない。

【符号の説明】

【0162】

１０ 郵送支援装置
１１ ＣＰＵ
１１Ａ 受信部
１１Ｂ 送信部
１２ メモリ
１３ 記憶部
１３Ａ 第１郵送支援プログラム
１３Ｂ 第２郵送支援プログラム
１３Ｃ 申請者情報データベース
１３Ｄ 進捗情報データベース
１４ 入力部
１５ 表示部
１６ 媒体読み書き装置
１７ 記録媒体
１８ 通信Ｉ／Ｆ部
２０ 自治体端末
２１ ＣＰＵ
２２ メモリ
２３ 記憶部
２４ 入力部
２５ 表示部
２６ 媒体読み書き装置
２７ 通信Ｉ／Ｆ部
２８ 記録媒体
３０ 企業端末
８０ ネットワーク
９０ 郵送支援システム

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】

【図17】

【図18】

【図19】

【図20】

【図21】

【図22】

【図23】

【図24】

【図25】