特開 2024-87565 情報処理システム、情報処理システムの制御方法、プログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2024087565

(43)【公開日】2024-07-01

(54)【発明の名称】情報処理システム、情報処理システムの制御方法、プログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 16/901 20190101AFI20240624BHJP

【ＦＩ】

G06F16/901

【審査請求】未請求

【請求項の数】8

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2022202459

(22)【出願日】2022-12-19

(71)【出願人】

【識別番号】390002761

【氏名又は名称】キヤノンマーケティングジャパン株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100189751

【弁理士】

【氏名又は名称】木村 友輔

(74)【代理人】

【識別番号】100227857

【弁理士】

【氏名又は名称】中山 圭

(72)【発明者】

【氏名】荒井 淳

【テーマコード（参考）】

5B175

【Ｆターム（参考）】

5B175DA10

5B175GA03

(57)【要約】

【課題】 書類種別ごと設定された項目を持つ情報を適切に取得し、電子帳簿に紐づくインデックスデータとして登録することを目的とする。
【解決手段】
取得する書類種別ごとに電子書類に関連付く情報の項目の設定を受け付ける設定手段と、前記電子書類に関連付く情報を取得すると、前記情報と関連付く電子書類ごとに前記設定手段で設定を受け付けた項目として記録する記録手段とを有することを特徴とする。
【選択図】 図９

【特許請求の範囲】

【請求項1】

取得する書類種別ごとに電子書類に関連付く情報の項目の設定を受け付ける設定手段と、
前記電子書類に関連付く情報を取得すると、前記情報と関連付く電子書類ごとに前記設定手段で設定を受け付けた項目として記録する記録手段と
を有することを特徴とする情報処理システム。

【請求項2】

前記電子書類に関連付く情報とは、前記電子書類に関するインデックスデータであることを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。

【請求項3】

前記設定手段の前記電子書類に関連付く情報の項目の設定により、前記電子書類の書類種別ごとの検索画面において、該項目を検索条件に追加することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理システム。

【請求項4】

前記電子書類に関連付く情報には、該情報の項目名情報を有していないことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理システム。

【請求項5】

前記電子書類に関連付く情報は、前記電子書類上に出力された２次元バーコードに含まれる情報であり、該情報は前記電子書類と共に取得されることを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理システム。

【請求項6】

前記電子書類上に出力された２次元バーコードごとに電子書類を区切って取得する取得手段と、
前記記録手段は、前記取得手段により区切られて取得した電子書類ごとに、前記区切った２次元バーコードに含まれる情報を記録することを特徴とする請求項５に記載の情報処理システム。

【請求項7】

取得する書類種別ごとに電子書類に関連付く情報の項目の設定を受け付ける設定ステップと、
前記電子書類に関連付く情報を取得すると、前記情報と関連付く電子書類ごとに前記設定ステップで設定を受け付けた項目として登録する登録ステップと
を実行することを特徴とする情報処理システムの制御方法。

【請求項8】

少なくとも１つのコンピュータを請求項１又は２に記載の情報処理システムの各手段として機能させるためのプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、電子データ化された文書の参照方法に関する。

【背景技術】

【0002】

電子帳簿保存法に対応して、帳簿に係る電磁的記録の保存時は、帳簿の「取引年月日その他の日付」、「取引金額」及び「取引先」を検索条件として設定できることが求められている。

【0003】

電磁的記録で保存される帳簿（以後、電子帳簿）を検索できるようにするため、電子帳簿に紐付くデータとして、インデックスデータを保持しておき、インデックスデータの検索結果から紐付く帳簿を検索できるようにするシステムが提供されている。

【0004】

特許文献１には、複数ファイルを一度にセットしても、確実にファイル毎に区分して読取り情報を記録し、それぞれのファイル毎に所定のインデックス情報（インデックスデータ）を自動付加できるようにする装置が開示されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0005】

【特許文献1】特開平８－１７２５１４

【発明の開示】

【発明が解決しようとする課題】

【0006】

しかしながら、特許文献１は、読み取るインデックス情報（インデックスデータ）が書類種別ごとに異なる場合については考慮されていない。

【0007】

書類種別ごとに、検索したい条件は「取引年月日」、「取引金額」及び「取引先」以外にもあり、検索したい項目は書類種別ごとに異なることがある。たとえば、「請求書」には「振込先の情報」、「見積書」には見積書の「有効期限」など、書類種別ごとの項目が追加で設定され、インデックスデータが登録されている。特許文献１では、それらの書類種別ごとに追加で設定されている項目を情報処理装置で取得し、インデックスデータとすることは考慮されていない。

【0008】

本願発明は、上記課題を解決することを目的としており、書類種別ごと設定された項目を持つ情報を適切に取得し、電子帳簿に紐づくインデックスデータとして登録することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0009】

上記課題を解決するための本発明は、取得する書類種別ごとに電子書類に関連付く情報の項目の設定を受け付ける設定手段と、
前記電子書類に関連付く情報を取得すると、前記情報と関連付く電子書類ごとに前記設定手段で設定を受け付けた項目として記録する記録手段と
を有することを特徴とする。

【発明の効果】

【0010】

本願発明により、書類種別ごと設定されたパラメータを持つ情報を適切に取得し、電子帳簿に紐づくインデックスデータとして登録することができる。

【図面の簡単な説明】

【0011】

【図1】情報処理システムの概略構成の一例を示す構成図である。

【図2】担当者端末、管理者端末、及びサーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

【図3】印刷装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

【図4】電子帳簿登録処理の一例を示すフローチャートである。

【図5】項目マッピング管理の一例を示すフローチャートである。

【図6】アップロード処理の一例を示すフローチャートである。

【図7】２次元バーコードでアップロードした電子帳簿を分割処理の一例を示すフローチャートである。

【図8】スキャナ保存要件チェック処理の一例を示すフローチャートである。

【図9】書類種別選択画面、項目マッピング管理画面、書類取得方法選択画面の一例を示す模式図である。

【図10】書類照会画面、書類検索画面の一例を示す模式図である。

【図11】ＣＳＶファイルと対応するデータベースのデータ、書類照会画面の一例を示す模式図である。

【図12】電子帳簿後付け登録の設定画面、及びインデックス先行登録と後付け登録の際のデータの一例を示す模式図である。

【図13】アップロードバッチ実行ファイル用に生成されるフォルダ構成、及びアップロードバッチ実行時の初期設定ファイルの一例を示す模式図である。

【発明を実施するための形態】

【0012】

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。

【0013】

図１は、本発明の実施形態における情報処理システムのシステム構成の一例を示す図である。

【0014】

情報処理システム１００は、スキャナ装置１０２、管理者用端末１０４、Ｗｅｂサーバ１０５、データベースサーバ１０６，バッチサーバ１０７、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１０８、及び担当者用端末１１０を備えており、スキャナ装置１０２とＭＦＰ１０８、管理者用端末１０４とは、データの送受信が可能なように接続されている。

【0015】

本願発明では、Ｗｅｂサーバ１０５、データベースサーバ１０６，バッチサーバ１０７はクラウド１１４上に配置する仮想サーバとする。なお、各サーバはクラウド１１４上に配置しなくてもよく、それぞれ一つの筐体で配置しても良いし、それぞれの機能をまとめて１つあるいは複数の筐体に配置しても良い。

【0016】

管理者用端末１０４、クラウドサーバ群１１４、ＭＦＰ１０８、及び担当者用端末１１０は、ネットワーク（ＬＡＮ）１１２を介して、通信可能なように接続されている。

【0017】

情報処理システム１００では、スキャナ装置１０２もしくはＭＦＰ１０８において、取り込んだ文書等をスキャンし、得られたデータ（以後、電子帳簿）を管理者用端末１０４へ送信する。

【0018】

管理者用端末１０４では、スキャナ装置１０２やＭＦＰ１０８でスキャンして得られた電子帳簿をディスプレイへ表示し、様々な方法で電子帳簿に対する属性情報（インデックスデータを含む）の設定を受け付け、サーバ１０６へ電子帳簿と属性情報を対応付けて記憶する。属性情報は、たとえば電子帳簿内に記録されている２次元バーコードから取得する方法や、電子帳簿と別データのＣＳＶファイルから取得するなどの方法がある。また、ディスプレイに表示している電子帳簿を管理者が確認して、属性情報をキーボードなどを用いて入力する方法もある。

【0019】

管理者用端末１０４では、サーバ１０６に記憶されている電子帳簿を検索表示することが可能であり、さらに、電子帳簿に対する変更（例えば、ページの差替え、削除、ページの順序の入れ替え等）を行うことが可能である。なお、担当者用端末１１０も同様に電子帳簿の検索表示や変更を行うことが可能である。

【0020】

ＭＦＰ１０８は、管理者用端末１０４や担当者用端末１１０から印刷指示を受けた電子帳簿の印刷を行う。

【0021】

図２は、本発明の実施形態における管理者用端末１０４、Ｗｅｂサーバ１０５、データベースサーバ１０６，バッチサーバ１０７、及び担当者用端末１１０、これらの情報処理装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

【0022】

図２に示すように、これらの情報処理装置は、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、よび通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８が接続される。

【0023】

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。

【0024】

ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１は、ＣＰＵ２０１が実行する制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）や、本情報処理装置で読み取り実行可能なプログラムおよび必要な各種データ（データテーブルを含む）を保持している。

【0025】

ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。

【0026】

入力コントローラ２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等の入力装置からの入力を制御する。入力装置がタッチパネルの場合、ユーザがタッチパネルに表示されたアイコンやカーソルやボタンに合わせて押下（指等でタッチ）することにより、各種の指示を行うことができることとする。

【0027】

また、タッチパネルは、マルチタッチスクリーンなどの、複数の指でタッチされた位置を検出することが可能なタッチパネルであってもよい。

【0028】

ビデオコントローラ２０６は、ディスプレイ２１０などの外部出力装置への表示を制御する。ディスプレイは本体と一体になったノート型パソコンのディスプレイも含まれるものとする。なお、外部出力装置はディスプレイに限ったものははく、例えばプロジェクタであってもよい。また、前述のタッチ操作を受け付け可能な装置については、入力装置も提供する。

【0029】

なおビデオコントローラ２０６は、表示制御を行うためのビデオメモリ（ＶＲＡＭ）を制御することが可能で、ビデオメモリ領域としてＲＡＭ２０３の一部を利用することもできるし、別途専用のビデオメモリを設けることも可能である。

【0030】

メモリコントローラ２０７は、外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。外部メモリとしては、ブートプログラム、各種アプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、および各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等を利用可能である。

【0031】

通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワークを介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信やＩＳＤＮなどの電話回線、および携帯電話の３Ｇ回線を用いた通信が可能である。

【0032】

尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

【0033】

次に、図３を用いて、図１に示した印刷装置１０８のハードウェア構成について説明する。

【0034】

図３は、図１に示した印刷装置１０８のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

【0035】

図３において、３１６はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ部３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する一方、ＬＡＮ（例えば、図１に示したＬＡＮ１１２）や公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。

【0036】

コントローラユニット３１６において、３０１はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。

【0037】

３０３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。３０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。

【0038】

３０７は操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部（キーボード）３０８とのインタフェース部である。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から入力したキー情報（例えば、スタートボタンの押下）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。

【0039】

３０５はネットワークインタフェース（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ）で、ネットワーク（ＬＡＮ）１１２に接続する。また、無線通信も可能な構成となっており、赤外線やＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）、Ｗｉ－Ｆｉ（登録商標）を用いた通信にて他の装置と接続し、データの入出力を行う。３０６はモデム（ＭＯＤＥＭ）で、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。

【0040】

３１８は外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４，プリンタポート，ＲＳ－２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においては認証で必要となる携帯端末のＩＣカード（記憶媒体）の読み取り用のカードリーダ３１９が外部Ｉ／Ｆ３１８に接続されている。そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ３１９による携帯端末のＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該携帯端末のＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。

【0041】

３２０はイメージバスインタフェース（ＩＭＡＧＥ ＢＵＳ Ｉ／Ｆ）であり、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。

【0042】

画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。

【0043】

３１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３１１はプリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３１３はスキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ部３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

【0044】

３１７は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。

【0045】

スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ部３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。

【0046】

プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。

【0047】

操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。

【0048】

尚、表示部は印刷装置によって表示性能が異なり、タッチパネルを介して操作をできる印刷装置、単に液晶画面を備え文字列を表示（印刷状態や印刷している文書名の表示）させるだけの印刷装置によって本発明は構成されている。

【0049】

ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。

【0050】

カードリーダ３１９は、ＣＰＵ３０１からの制御により、ＩＣカード（ＩＣチップとして携帯端末内に備えられていてもよい）に記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。

【0051】

また、カードリーダ３１９はＮＦＣの通信規格に対応しており、ＩＣカードや携帯端末のＩＣチップへの読み書きを行うことが可能な構成となっている。なお、ＮＦＣ規格対応のカードリーダに、ＮＦＣ規格対応の携帯端末をかざすと、認証を行い、携帯端末と印刷装置とのペアリングを行う。

【0052】

そして、かざされた携帯端末と印刷装置で通信（Ｐ２Ｐ）を確立してデータの通信を行うことが可能である。その他、高速通信規格である、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）やＷｉ－Ｆｉ（登録商標）に通信を引き継ぎ（ハンドオーバー）、携帯端末と印刷装置間で通信を行わせることも可能である。

【0053】

例えば、携帯端末をカードリーダにかざすことで、携帯端末に記憶されている画像を印刷装置へ送信することが可能となる。なお、ＮＦＣの通信規格の詳細は、従来技術であるため、説明を省略するものとする。

【0054】

上述した印刷装置１０８では、印刷装置１０８を制御するためのプラットフォームが存在し、このプラットフォーム上で、認証サーバ（サーバ１０６でも良い）と通信するための認証アプリケーションが動作している。認証アプリケーションはＨＤＤ３０４に記憶されている。プラットフォームが管理する、ログイン時にユーザ情報を格納するログインコンテキストや、各種設定情報は、ＨＤＤ３０４上に領域が確保されている。

【0055】

また、プラットフォーム上には、印刷装置１０８の本体機能を拡張したアプリケーションがインストールされ、動作している。これらアプリケーションは、プラットフォームのＡＰＩを用いて実行される。

【0056】

このプラットフォームを介して、印刷装置１０８の各機能を制御することが可能な構成となっている。

【0057】

また、印刷装置１０８には、Ｗｅｂブラウザも記憶されており、Ｗｅｂシステムと連携することも可能である。この場合、Ｗｅｂアプリケーションサーバから受信した画面を、Ｗｅｂブラウザを用いて表示する。Ｗｅｂブラウザ上で指示した命令は、Ｗｅｂアプリケーションサーバへ要求がなされ、Ｗｅｂアプリケーションサーバからの命令を受け付けることによって、印刷装置１０８により動作（スキャンやプリント処理）を実行することが可能である。

【0058】

以上のような構成によって、印刷装置１０８は、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをＬＡＮ１１２上に送信したり、ＬＡＮ１１２から受信した印刷データをプリンタ部３１２により印刷出力することができる。

【0059】

また、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをモデム３０６により、公衆回線上にＦＡＸ送信したり、公衆回線からＦＡＸ受信した画像データをプリンタ部３１２により出力することできる。

【0060】

次に、図４に示すフローチャートを用いて、電子帳簿（電子書類）の登録の処理について説明する。なお、本実施例では電子帳簿として説明するが、インデックスデータを生成する形の電子書類であっても良い。

【0061】

図４の各ステップは、それぞれ管理者端末１０４とバッチサーバ１０７のそれぞれのＣＰＵ２０１が実行する処理ステップである。

【0062】

図４のフローチャートの前に管理者用端末１０４において、ブラウザもしくはアプリケーションを立ち上げて、Ｗｅｂサーバ１０５もしくはバッチサーバ１０７と通信を開始する。図４はバッチサーバ１０７と通信する例である。

【0063】

Ｓ４０１では、管理者用端末１０４は、Ｓ４０３で取得される電子帳簿と紐付けるためのインデックスデータを取得する際の、書類インデックス項目などを設定する項目マッピング管理を行う命令をバッチサーバ１０７に送信する。書類インデックス項目とは、取得される電子帳簿に紐付けられて予め記録されているインデックスデータの項目や項目順などである。。

【0064】

Ｓ４０２では、バッチサーバ１０７は、インデックスデータの取得方法により、異なる書類インデックス項目の項目マッピング設定を取得するため、項目マッピング管理処理を行う。詳細は図５（ａ）を参照して説明する。

【0065】

図５（ａ）は、バッチサーバ１０７において、取得するインデックスデータの項目マッピングを管理する処理を説明するフローチャートである。

【0066】

図５の各ステップは、バッチサーバ１０７のＣＰＵ２０１が実行する処理のステップである。

【0067】

Ｓ５０１において、バッチサーバ１０７は、設定書類種別の選択画面を管理者用端末１０４に送信する。送信する画面イメージ以降の処理を図９を参照して説明する。

【0068】

図９（ａ）は、書類種別ごとに書類インデックス項目の種別や項目マッピングなどを設定できるＵＩの画面イメージである。

【0069】

書類種別一覧画面９０１内に書類種別が９０４にリストとして表示されており、それぞれの書類種別により、以下で説明する項目種別や項目マッピングを変更することができる。

【0070】

項目種別ボタン９０３が押下されたことをバッチサーバ１０７が受け付けると（Ｓ５０２）、「請求書（受信）」の書類インデックス項目を追加することができる。たとえば、請求書であれば、「振込先口座番号」や「振込先口座登録名」、見積書であれば「有効期限」、契約書であれば「契約書番号」など、書類種別ごとにユーザが検索したい項目は異なる。そのため、項目種別ボタン９０３を押下して前記のような項目追加を行うことにより、「請求書（受信）」に関する書類インデックス項目をユーザの検索条件として追加することができる。また、追加ボタン９０５の押下により、書類種別を９０４に更に追加することもできる。

【0071】

項目マッピングボタン９０２が押下されたことをバッチサーバ１０７が受け付けると（Ｓ５０２）、「請求書（受信）」の項目マッピングの設定を行う選択画面（項目マッピング管理画面）を管理者用端末１０４に送信する（Ｓ５０３）。

【0072】

図９(ｂ）は、項目マッピング管理のＵＩの画面イメージである。

【0073】

項目マッピング管理画面９１１は、「請求書」に対応する項目マッピングボタン９０２が押下された際に管理者用端末１０４に表示される画面イメージである。

【0074】

項目マッピング管理画面９１１内にあるタブ９１２や９１３、９１９～９２１などにより、インデックスデータの取得方法（アップロード方法）や、電子帳簿とインデックスデータの取り込む順番の違いなどを考慮したインデックスデータの項目マッピングを設定できる。９１６は取得する書類インデックス項目を定義するリストである。９１６の例では、取得するデータの１コラム目が「取引日」、２コラム目が「取引先」、３コラム目が「取引金額」、４コラム目が「都道府県」の例である。

【0075】

管理者用端末１０４の管理者の操作により、バッチサーバ１０７が９１２や９１３、９１９～９２１などのタブの選択を受け付けると（Ｓ５０４）、表示されているタブによる取得方法（アップロード方法）に関する画面をリスト部９１６の欄に表示する。９１１の画面の場合は、９１２が選択されており、リスト部９１６には２次元バーコード＋書類（書類＋書類内にあるインデックスデータが登録された２次元バーコード：図１０の１０２３のような書類）でインデックスデータを取得する際の書類インデックス項目のリストと項目順が表示されている。他に、９１３が選択された場合は、インデックスデータ＋書類（書類＋書類と別データのＣＳＶデータとしてインデックスデータをアップロード）でインデックスデータを取得する際の書類インデックス項目のリストと項目順が表示され、９１９が選択された場合は、既に登録されている電子帳簿のインデックスデータをＣＳＶデータで後から取得（更新）する際の書類インデックス項目のリストと項目順が表示される。９２０が選択された場合は、ＣＳＶデータなどのインデックスデータを先に登録しておき、後刻登録される電子帳簿にインデックスデータを関連付ける電子帳簿のアップロード方式の場合のための書類インデックス項目のリストと項目順が表示される。９２１が選択された場合は、後刻登録される電子帳簿と９２０で設定されたインデックスデータとしてアップロードされたインデックスデータとを関連付ける設定画面が表示される。９２１の画面の詳細は図１２で後述する。

【0076】

Ｓ５０５において、バッチサーバ１０７は、管理者から管理者用端末１０４を通して、書類インデックス項目の設定を受け付ける。たとえば、９１１内では「都道府県」となっている９１４のコラムを、項目種別ボタン９０３などで項目追加された「振込先口座番号」に変更することにより、２次元バーコード内に登録されているインデックスデータに合わせたデータとして「取引日」「取引先」「取引金額」「振込先口座番号」の順番の項目としてインデックスデータを取得することができる。この項目は＋ボタン９１５の押下により、５行目、６行目と項目を追加することができる。

【0077】

Ｓ５０６において、バッチサーバ１０７は、管理者から管理者用端末１０４を通して、設定ボタン９１７が押下を受け付けると、管理者がＳ５０５で設定した書類インデックス項目をとして登録する。

【0078】

Ｓ５０７において、バッチサーバ１０７は、図示しない設定終了ボタンが押下されたか判断する。設定終了ボタンが押下されると、図５のフローチャートの処理を終了し、９１２や９１３の別のタブや、戻るボタン９１８などが押下されると、Ｓ５０８へと処理を遷移する。

【0079】

Ｓ５０８において、バッチサーバ１０７は、Ｓ５０７で押下されたボタンがタブボタン９１２や９１３か、戻るボタン９１８かにより処理の遷移先を分ける。タブボタン９１２や９１３が押下されると、Ｓ５０４の処理に遷移し、タブの選択を受け付ける処理に戻って、別のインデックスデータのアップロード方法の場合の書類インデックス項目の設定を繰り返す。一方、戻るボタン９１８が押下されると、Ｓ５０１へと処理を遷移し、設定書類種別選択画面９０１を表示する。Ｓ５０１へ遷移することにより、管理者が取り込みたい別の書類種別の書類インデックス項目を繰り返し設定することができる。

【0080】

以上のように、本願発明は、電子帳簿に紐付くインデックスデータのアップロード方法の違い（たとえば、図１０の１０２４のように２次元バーコードによる取得（９１２）や、図１０の１００１のようなＣＳＶ形式でのデータ取得（９１３）などの違い）や、取得する電子帳簿とインデックスデータの取り込む順番の違い（９１２や９１３のように電子帳簿とインデックスデータとを同じタイミングで取得する方法や、９１９のように先に電子帳簿だけ取得し後からインデックスデータを取得して対応付ける方法、９２０と９２１のように先にインデックスデータを取得しておき、後から電子帳簿を取得して対応付けるなどの順番の違い）により、書類インデックス項目の設定を変えて登録することができ、インデックスデータのアップロード方法ごとに書類インデックス項目を設定することができる。

【0081】

また、書類種別毎に取得するインデックスデータの書類インデックス項目を設定することができるため、書類種別毎に検索項目（＝書類インデックス項目）を変えて設定することができる。図４のフローチャートの説明に戻る。

【0082】

Ｓ４０３において、管理者用端末１０４は、電子帳簿をファイルとして取得する処理を行う。詳細は図５（ｂ）を参照して説明する。

【0083】

図５（ｂ）は、管理者用端末１０４において、電子帳簿をファイルとして取得する処理の流れを説明するフローチャートである。

【0084】

図５（ｂ）の各ステップは、管理者用端末１０４のＣＰＵ２０１が実行する処理のステップである。

【0085】

Ｓ５１１において、管理者用端末１０４は、電子帳簿をスキャナ装置１０２やＭＦＰ１０８からスキャン画像として取得する、もしくは電子的に作成されたファイル（たとえば、メールに添付されたＰＤＦファイル）などであれば、それらをファイルとして取得する。

【0086】

Ｓ５１２において、管理者用端末１０４は、取得したデータが、電帳法上管理が必要な電子取引データか、電帳法上管理のためにスキャナ保存要件が必要なスキャン画像か、その他のデータか、により処理を分ける。

【0087】

管理者から、電子帳簿は電帳法上管理が必要な電子取引データであると判断された場合は、Ｓ５１３へと遷移し、管理者用端末１０４は、インデックスデータを有する電子的に作成されたＰＤＦファイルなどとして保存する。なお、インデックスデータはＰＤＦファイルに２次元バーコードとして含まれていても良いし、別のＣＳＶファイルを所定のフォルダに格納しておいて、Ｓ４０４において読み込むようにしてもよい。

【0088】

管理者から、電帳法上管理のためにスキャナ保存要件が必要なスキャン画像であると判断された場合は、Ｓ５１４へと遷移し、管理者用端末１０４は、スキャナ保存要件を満たすことをチェックするための情報（スキャン画像の解像度や階調、書類の大きさなど）と共にスキャン画像をファイルとして保存する。インデックスデータはスキャン画像内に２次元バーコードとして含まれていても良いし、別のＣＳＶファイルを所定のフォルダに格納しておいて、Ｓ４０４において読み込むようにしてもよい。

【0089】

管理者から、その他のデータと判断された場合は、Ｓ５１５へと遷移し、管理者用端末１０４は、スキャン画像やファイルを上記の条件を有しないファイルとして保存する。以上で図５（ｂ）のフローチャートの説明を終える。図４のフローチャートの説明に戻る。

【0090】

Ｓ４０４において、管理者用端末１０４は、Ｓ４０３で取得したファイルをバッチサーバ１０７にアップロードする処理を行う。詳細な処理を図６と図１３もしくは図９（ｃ）を参照して説明する。

【0091】

図６は、管理者用端末１０４において実行されるバッチファイルでのファイルアップロード処理の流れを説明するフローチャートである。

【0092】

図６の各ステップは、管理者用端末１０４のＣＰＵ２０１が実行する処理のステップである。

【0093】

図６のフローチャートの開始前に、管理者は、ユーザが設定したフォルダ以下に所定のフォルダ構成を生成し、各フォルダにＳ４０３で取得したファイルを格納する。管理者が生成するフォルダ構成と格納するファイルの例を図１３を参照して説明する。

【0094】

図１３（ａ）は、アップロードバッチ実行ファイルを実行する際に管理者用端末１０４に生成されているフォルダ構成の例である。１３０１には大きく２つのフォルダ（［Ｂａｔｃｈ１］（１３０２）と［Ｂａｔｃｈ２］（１３０５））が生成されており、それぞれのフォルダ毎にアップロードバッチが実行される。［Ｂａｔｃｈ１］フォルダ（１３０２）以下には［ＣＳＶ］フォルダ（１３０３）と［ＤＡＴＡ］フォルダ（１３０４）が生成されており、［ＣＳＶ］フォルダ（１３０３）にはＣＳＶデータからインデックスデータを取得する場合のインデックスデータを格納しておき、［ＤＡＴＡ］フォルダ（１３０４）にはＳ４０３で取得した電子帳簿を格納しておく。

【0095】

Ｓ６０１において、管理者用端末１０４は、初期設定ファイルを取得する。初期設定ファイルの例を図１３（ｂ）を参照して説明する。

【0096】

図１３（ｂ）は、管理者が予め生成している設定ファイルであり、１３１１のようなデータファイルである。１３１２の「：Ｂａｔｃｈ１」は実行されるバッチファイルのタイトルであり、バッチ処理を実行する際にオプションの１つとして設定されるタイトルである。たとえば、バッチの実行の際に、「ＵｐｌｏａｄＤａｔａ．Ｅｘｅ １ Ｂａｔｃｈ１」と入力されると、「：Ｂａｔｃｈ１」以下の情報がバッチの実行時に利用される。１３１３の「Ｂａｔｃｈ１．ｍｏｄｅ」は、図９（ｂ）の９１２や９１３、９１９～９２１などのタブのＩＤに該当し、今から取り込む電子帳簿のインデックスデータの取得方法（アップロード方法）や、電子帳簿とインデックスデータの取り込む順番を設定する。１３１４の「Ｂａｔｃｈ１．ｄｉｒ」は、Ｓ４０３で取得した電子帳簿やＣＳＶファイルが格納されているフォルダパスである。１３１５の「Ｂａｔｃｈ１．ｄｏｃｔｐ」は、アップロードする電子帳簿の書類種別であり、図９（ａ）の９０４に対応するＩＤが入力されている。

【0097】

Ｓ６０２において、管理者用端末１０４は、Ｓ６０１で読み込んだ初期設定ファイルの値（フォルダパス）から、Ｓ４０３で取得した電子帳簿とＣＳＶファイルを使うアップロード方法の場合はＣＳＶファイルを読み込む。

【0098】

Ｓ６０３において、管理者用端末１０４は、初期設定ファイルの「Ｂａｔｃｈ．ｍｏｄｅ」が電子帳簿を２次元バーコードと共に読み込む設定ＩＤであるかを判断する。２次元バーコードと共に読み込む設定ＩＤである場合は、Ｓ６０４へと処理を遷移し、２次元バーコードと共に読み込む設定ＩＤでない場合はＳ６０６へと処理を遷移する。

【0099】

Ｓ６０４において、管理者用端末１０４は、電子帳簿内に登録されている２次元バーコードを読み込み、２次元バーコードをＣＳＶデータ化する。

【0100】

Ｓ６０５において、管理者用端末１０４は、Ｓ６０４でＣＳＶデータ化したデータをバッチサーバ１０７に送信する。

【0101】

Ｓ６２０において、管理者用端末１０４は、Ｓ６０２で読み込んだ電子帳簿をバッチサーバ１０７に送信（アップロード）し、図６のフローチャートの処理を終える。

【0102】

一方、Ｓ６０３において、２次元バーコードと共に読み込む設定ＩＤでないと判断された場合はＳ６０６へと処理を遷移し、Ｓ６０６において、管理者用端末１０４は、初期設定ファイルの「Ｂａｔｃｈ．ｍｏｄｅ」がＣＳＶデータと電子帳簿を共に取得する設定ＩＤであるかを判断する。ＣＳＶデータと電子帳簿を共に取得する設定ＩＤである場合は、Ｓ６０７へと処理を遷移し、ＣＳＶデータと電子帳簿を共に取得する設定ＩＤでない場合はＳ６０８へと処理を遷移する。

【0103】

Ｓ６０７において、管理者用端末１０４は、Ｓ６０２で取得したＣＳＶファイルをバッチサーバ１０７に送信する。

【0104】

Ｓ６２１において、管理者用端末１０４は、Ｓ６０２で読み込んだ電子帳簿をバッチサーバ１０７に送信（アップロード）し、図６のフローチャートの処理を終える。

【0105】

また、Ｓ６０６において、ＣＳＶデータと電子帳簿を共に取得する設定ＩＤでないと判断された場合はＳ６０８へと処理を遷移し、Ｓ６０８において、管理者用端末１０４は、初期設定ファイルの「Ｂａｔｃｈ．ｍｏｄｅ」がＣＳＶデータを更新するのみ（電子帳簿をアップロードしない）の設定ＩＤであるかを判断する。ＣＳＶデータを更新するのみの設定ＩＤである場合は、Ｓ６０９へと処理を遷移し、ＣＳＶデータを更新するのみの設定ＩＤでない場合はＳ６１０へと処理を遷移する。

【0106】

Ｓ６０９において、管理者用端末１０４は、Ｓ６０２で取得したＣＳＶファイルをバッチサーバ１０７に送信する。送信されたＣＳＶファイルはバッチサーバにおいて、既にデータベースサーバ１０６に登録されている電子帳簿に紐付くデータとしてインデックスデータを更新する処理を行う。

【0107】

Ｓ６０８において、ＣＳＶデータを更新するのみの設定ＩＤでないと判断された場合はＳ６１０へと処理を遷移し、Ｓ６１０において、管理者用端末１０４は、初期設定ファイルの「Ｂａｔｃｈ．ｍｏｄｅ」がＣＳＶデータを先行登録するのみ（電子帳簿をアップロードしない）の設定ＩＤであるかを判断する。ＣＳＶデータを先行登録するのみの設定ＩＤである場合は、Ｓ６１１へと処理を遷移し、ＣＳＶデータを先行登録するのみの設定ＩＤでない場合はＳ６１２へと処理を遷移する。

【0108】

Ｓ６１１において、管理者用端末１０４は、Ｓ６０２で取得したＣＳＶファイルをバッチサーバ１０７に送信する。送信されたＣＳＶファイルはバッチサーバにおいて、データベースサーバ１０６にインデックスデータだけを登録し、後刻登録される電子帳簿と紐付けて記録する。詳細は図１２を参照して後述する。

【0109】

Ｓ６１０において、ＣＳＶデータを先行登録するのみの設定ＩＤでないと判断された場合はＳ６１２へと処理を遷移し、Ｓ６１２において、管理者用端末１０４は、Ｓ６０２で取得した電子帳簿のファイル名をバッチサーバ１０７に送信する。その後、Ｓ６２２において、管理者用端末１０４は、Ｓ６０２で読み込んだ電子帳簿をバッチサーバ１０７に送信（アップロード）し、図６のフローチャートの処理を終える。詳細は図１２を参照して後述する。なお、図６のフローチャートでは、ファイル名を送信するとしたが、送信するデータはファイル名でなくてもよく、Ｓ６１１において送信したＣＳＶデータとユニークに紐付くデータであれば、その他の属性情報でも良い。

【0110】

なお、図６と図１３での説明は、バッチサーバ１０７にＳ６０２で取得した電子帳簿を送信（アップロード）する処理として説明したが、Ｗｅｂサーバ１０５を経由してデータベースサーバ１０６に電子帳簿を送信（アップロード）してもよい。Ｗｅｂサーバ１０５で電子帳簿をアップロードする実施例を図９（ｃ）を参照して説明する。

【0111】

図９（ｃ）は、Ｗｅｂサーバ１０５において電子帳簿をアップロードする際に管理者用端末１０４のブラウザに表示されるＷｅｂ画面のイメージである。

【0112】

書類アップロード画面９３１において、ファイルドラッグアンドドロップ欄９３２やファイル選択欄９３３はＷｅｂＤＡＶ技術によりファイルをアップロードできる欄である。データ区分欄９３４は、電帳法上管理のためにスキャナ保存要件が必要なスキャン画像か、電帳法上管理が必要な電子取引データか、その他のデータかを管理者に選択させる欄である。書類アップロード画面９３１からアップロードする場合は、図９（ａ）のＱＲ位置ボタン９０６で定義されるファイル画像上の２次元バーコードの位置から２次元バーコードを読み取り、自動的に２次元バーコード内にデータをインデックスとして取得する。ＱＲ分割実施欄９３５は取得した電子帳簿を２次元バーコードで分割するか否かを管理者に選択させる選択項目である。この２次元バーコード分割処理は、複数の電子帳簿をまとめて登録する際に、２次元バーコードを区切りとしてファイルを分割して登録するための設定である。詳細は図７を参照して後述する。２次元バーコードが付与されていない電子帳簿の場合は、書類アップロード画面において、書類インデックス入力欄９３６からインデックスデータを管理者が直接設定できる。図４のフローチャートの説明に戻る。

【0113】

Ｓ４０５において、バッチサーバ１０７（図９（ｃ）の場合は、Ｗｅｂサーバ１０５）は、管理者用端末１０４から送信された電子帳簿をデータベースサーバ１０６に登録し、ＣＳＶデータをインデックスデータとして登録する。登録する際のデータ項目や項目順は、Ｓ５０６において設定された書類種別とインデックスデータのアップロード方法で設定された書類インデックス項目の通りにインデックスデータを登録する。但し、ＱＲ分割実施９３５が選択されている場合や、初期設定ファイル１３１１において、「Ｂａｔｃｈ１．ｑｒｄｉｖ」設定が「１」となっている場合は、Ｓ４０５ではインデックスデータは登録せず、Ｓ４０６で２次元バーコード毎にインデックスデータを登録する。

【0114】

Ｓ４０６において、バッチサーバ１０７は、取得した２次元バーコード毎に取得した電子帳簿を分割する処理を実施する。詳細な処理の流れを図７を参照して説明する。

【0115】

図７は、取得した電子帳簿を２次元バーコードで分割する処理の流れを説明したフローチャートである。

【0116】

図７の各ステップは、バッチサーバ１０７のＣＰＵ２０１が実行する処理のステップである。

【0117】

Ｓ７０１において、バッチサーバ１０７は、管理者用端末１０４から取得した情報から書類種別を取得する。バッチファイル実行でバッチサーバ１０７からデータを取得した場合は、初期設定ファイル１３１１の「Ｂａｔｃｈ１．ｄｏｃｔｐ」の設定値から書類種別を取得し、書類アップロード画面９３１からＷｅｂサーバ１０５を通して取得した場合は、書類種別欄９３７の設定値から書類種別を取得する。

【0118】

Ｓ７０２において、バッチサーバ１０７は、Ｓ４０５でデータベースサーバ１０６に登録したファイルを取得する。

【0119】

Ｓ７０３において、バッチサーバ１０７は、取得したファイルを２次元バーコードで分割する処理を実行するか否かを判断する。２次元バーコードで分割するファイルと判断された場合は、Ｓ７０４へと処理を遷移し、２次元バーコードで分割しないファイルと判断された場合は図７のフローチャートの処理を終了する。２次元バーコードで分割するファイルかどうかの判断は、バッチファイル実行でバッチサーバ１０７からデータを取得した場合は、初期設定ファイル１３１１の「Ｂａｔｃｈ１．ｑｒｄｉｖ」の設定値１３１６が「１」かどうかで判断し、書類アップロード画面９３１からＷｅｂサーバ１０５を通して取得した場合は、ＱＲ分割実施欄９３５のチェック項目ＯＮかどうかで判断する。

【0120】

Ｓ７０４において、バッチサーバ１０７は、Ｓ７０２で取得したファイル数分Ｓ７０４からＳ７１６の処理を繰り返す。

【0121】

Ｓ７０５において、バッチサーバ１０７は、書類種別毎の２次元バーコード読込位置情報を取得する。２次元バーコード読込位置情報は、図９（ａ）のＱＲ位置ボタン９０６で定義されたファイル画像上の２次元バーコードの位置を取得する。

【0122】

Ｓ７０６において、バッチサーバ１０７は、取得したファイルの画像を読み込む。

【0123】

Ｓ７０７において、バッチサーバ１０７は、Ｓ７０６で取得したファイルの画像上で２次元バーコード位置を特定するため、ファイルの頁毎の画像として記憶する。

【0124】

Ｓ７０８において、バッチサーバ１０７は、Ｓ７０７で記憶した画像の枚数分Ｓ７０８からＳ７１０の処理を繰り返す。

【0125】

Ｓ７０９において、バッチサーバ１０７は、ＱＲ位置ボタン９０６で定義された位置の２次元バーコードを読み取り、２次元バーコードを読み取れたページを記憶する。Ｓ７０９の処理では２次元バーコードを読み取れなかった画像に対して処理は行わない。

【0126】

Ｓ７１０において、バッチサーバ１０７は、Ｓ７０８からの処理を画像の枚数が終了するまで繰り返す。

【0127】

Ｓ７１１において、バッチサーバ１０７は、Ｓ７０９で２次元バーコードが読み取れたページの数だけ、Ｓ７１１からＳ７１３の処理を繰り返す。

【0128】

Ｓ７１２において、バッチサーバ１０７は、Ｓ７０９で記憶したページ（２次元バーコードが存在したページ）を先頭とするファイルとして、各頁の画像を２次元バーコードで分割してファイルとして記憶し、データベースサーバ１０６に送信する。

【0129】

Ｓ７１３において、バッチサーバ１０７は、Ｓ７１１からの処理を２次元バーコードが読み取れたページの回数分繰り返す。

【0130】

Ｓ７１４において、バッチサーバ１０７は、Ｓ７０９で読み取った２次元バーコードから読み取った値がインデックスデータとして適切かをチェックする処理を行う。たとえば、「取引金額」欄の文字型が数字になっているか、図９（ｂ）の９１４の欄のように都道府県を入力する欄に都道府県名以外が入力されていないかなどのチェックを行う。

【0131】

Ｓ７１５において、バッチサーバ１０７は、Ｓ７１４でチェックしたインデックスデータとＳ７１２で分割記憶したファイル名とを紐付けて記憶し、データベースサーバ１０６に送信する。

【0132】

Ｓ７１６において、バッチサーバ１０７は、Ｓ７０４からの処理をＳ７０２で取得したファイルの数分繰り返す。

【0133】

以上のように、電子帳簿内に２次元バーコードとしてインデックスデータを保持している場合は、複数の電子帳簿をまとめてアップロードすることもでき、それぞれ２次元バーコード毎に別のファイルとして分割することができる。従来は、電子帳簿のインデックスデータとの紐付け作業は、インデックスデータの登録作業と電子帳簿のスキャンとを交互に行う必要があったが、図７のフローチャートの処理により、２次元バーコード付きの電子帳簿であれば、まとめて電子帳簿のインデックスデータとの紐付け作業を行うことができる。以上で図７のフローチャートの説明を終える。図４のフローチャートの説明に戻る。

【0134】

Ｓ４０７において、バッチサーバ１０７は、Ｓ４０５で登録されたファイルがスキャナ保存要件を満たす必要があるファイルの場合の処理を行う。詳細は図８を参照して説明する。

【0135】

図８は、スキャナ保存要件をチェックする処理の流れを説明するフローチャートである。

【0136】

図８の各ステップは、バッチサーバ１０７のＣＰＵ２０１が実行する処理のステップである。

【0137】

Ｓ８０１において、バッチサーバ１０７は、Ｓ４０５、およびＳ４０６で分割されデータベースサーバ１０６に登録されたファイルを取得する。なお、図８のフローチャートは１ファイル毎に処理を繰り返す。

【0138】

Ｓ８０２において、バッチサーバ１０７は、スキャナ保存要件を満たすことを要求されたファイルかどうかを判断する。スキャナ保存要件を満たすことを要求されたファイルである場合は、ステップＳ８０３へと処理を遷移し、スキャナ保存要件を満たすことを要求されていないファイルの場合は図８のフローチャートを終える。スキャナ保存要件を満たすことを要求されたファイルかどうかの判断は、バッチファイル実行でバッチサーバ１０７からデータを取得した場合は、初期設定ファイル１３１１の「Ｂａｔｃｈ１．ｄａｔａｔｐ」の設定値１３１７が所定のＩＤ（今の場合、「０」）が管理者により設定されているかどうかで判断する。書類アップロード画面９３１からＷｅｂサーバ１０５を通して取得した場合は、データ区分欄９３４がスキャナ保存になっているかどうかで判断する。

【0139】

Ｓ８０３において、バッチサーバ１０７は、Ｓ５１４の処理で取得したスキャナ保存要件を満たすことをチェックするための情報（スキャン画像の解像度や階調、書類の大きさなど）を取得する。

【0140】

Ｓ８０４において、バッチサーバ１０７は、Ｓ８０３で取得したスキャナ保存要件チェック情報が以下の条件に一致しているかを判断する。
・各ページに１つの画像があること
・解像度が２００ｄｐｉ以上であること
・階調が２５６であること
・色空間がＲＧＢまたはグレースケールであること
・イメージ高さ・幅：１ｍｍ以上であること
上記条件の全てに一致しているファイルであれば、Ｓ８０５へと処理を遷移する。上記条件に一致していない場合はＳ８０７へと処理を遷移する。

【0141】

Ｓ８０５へと処理を遷移すると、バッチサーバ１０７は、ファイル（電子帳簿）はスキャナ保存要件を満たしていると判断し、Ｓ８０６において、タイムスタンプ付与条件を満たすことを示すフラグをＯＮにする。

【0142】

Ｓ８０７へと処理を遷移すると、バッチサーバ１０７は、ファイル（電子帳簿）がスキャナ保存要件を満たしていないと判断し、Ｓ８０８において、タイムスタンプ付与条件を満たすことを示すフラグをエラーとする。以上で、図８のフローチャートの説明を終える。図４のフローチャートの説明に戻る。

【0143】

Ｓ４０８において、バッチサーバ１０７は、Ｓ４０７でタイムスタンプ付与条件を満たすことを示すフラグをＯＮになったファイルのタイムスタンプ生成要求をタイムスタンプサーバ（ＴＳＡ）に送信し、タイムスタンプサーバからタイムスタンプトークンを受信する。タイムスタンプを付与することで、タイムスタンプに刻印されている時刻以前にその電子文書が存在し、かつ改竄されていないことを証明できる。

【0144】

以上の処理により、電子帳簿の検索機能の確保のために、インデックスデータをデータベースサーバに登録し、インデックスデータと電子帳簿を紐付けることでインデックスデータの検索結果から紐付く電子帳簿を検索でき、その際に、電子帳簿に付与するインデックスデータを書類種別毎に変えたい場合にも、図９（ａ）の書類種別毎の選択画面から図９（ｂ）に遷移するようにインデックスデータを変更することができ、検索項目を管理者が設定できる。

【0145】

また、同じ書類種別でインデックスデータの提供方法の違いによりインデックスデータのデータ項目順などが違う時がある場合でも、提供方法毎にインデックスデータのデータ項目順を選択画面図９（ｂ）の９１２、９１３、９１９、９２０などで適切に取り込むことができる。

【0146】

図１０を参照して、ＣＳＶデータとデータベースサーバ１０６に登録されるデータ、登録されるデータを管理者用端末１０４や担当者用端末１１０で表示したイメージを説明する。

【0147】

図１０（ａ）は、ＣＳＶデータの一例であり、１００１の内容が図１０（ｃ）の１０２４のような２次元バーコードとして記号化されて埋め込まれている。このように、２次元バーコードに項目名が入力されていないデータとして登録されている場合、対応させるインデックスデータを適切に設定できなければならない。本実施例の１００１のデータのように項目名の情報を有していないインデックスデータが電子帳簿の発行元から送られてくることもあり、それぞれの値と項目との関係がわからないために、インデックスデータと項目名（１０１１のコラム名）との関係を特定する必要が生じる。そのために、図９（ｂ）の９１１において、２次元バーコードに埋め込まれているデータ（１００１）と項目名とを紐付ける処理を行う。

【0148】

図１０（ｂ）は、１００１のデータがデータベースに登録されるデータの一例である。データ例１０１１では、１００１のデータが図１０（ｃ）の１０２２に設定されたインデックスデータとして取得されている。インデックスデータに紐付くファイル名も「契約書＿２０２２１０１４．ｐｄｆ」として１０２３のようなファイルの名前が登録される。

【0149】

図１０（ｃ）は、管理者用端末１０４や担当者用端末１１０で表示される書類照会画面の一例である。ブラウザ１０２１にデータ例１０１１を反映した画面を表示しており、書類表示欄１０２３には取得した電子帳簿が表示されている。２次元バーコード１０２４から取得したインデックスデータを図９（ｂ）の９１１のような画面で設定した書類インデックス項目で取得し１０２２のように各インデックスデータが反映されている。電子帳簿との紐付けは書類名欄１０２５にファイル名が登録されている。書類名欄１０２５のファイル名をマウスでクリックなどすると、該当するファイル「契約書＿２０２２１０１４．ｐｄｆ」を開くこともできる。

【0150】

図１１を参照して、書類検索画面のイメージを説明する。

【0151】

図１１の１１０１が書類検索画面の一例である。テキスト入力部１１０２のが電子帳簿を検索する時の検索条件を入力する欄であり、検索条件入力欄１１０３は管理者が図９（ｂ）の９１１のような画面で設定した書類インデックス項目に対応する。検索条件入力欄１１０３の場合は、デフォルトで設定されている「取引先」「取引金額」「取引日」の他に、「単価」というインデックスデータを９１１で指定した例である。した検索した検索結果は結果表示欄１１０４に表示されている。詳細ボタン１１０５が管理者やユーザから押下されると、図１０（ｃ）の１０２１のような書類照会画面を表示する。

【0152】

以上のように、書類インデックス項目を図９（ｂ）の９１１のような画面で管理者がインデックスデータを設定すれば、書類検索画面の検索条件入力欄１１０３のように検索項目に設定することができる。

【0153】

図１２を参照して、インデックスデータの先行登録、ファイル（電子帳簿）の後付け登録の処理を説明する。

【0154】

図１２（ａ）は、９１１の画面において、書類（後付け登録）タブ９２１が選択されている際の画面イメージである。書類（後付け登録）タブ９２１が選択されている時は、他のタブと異なり、リスト部９１６には書類インデックス項目のリストは表示せず、先行登録されているインデックスデータと紐付ける情報を設定する画面を表示する。なお、書類の後付け登録を行う場合は、インデックスのみ（先行登録）タブ９２０により設定される書類インデックス項目のインデックスデータが登録されていることが前提となる。

【0155】

図１２（ｂ）は、先行登録されているインデックスデータの例である。インデックス先行登録例１２２１では、紐付く書類名欄１２２３にはまだ書類名が登録されていない状態である。

【0156】

図１２（ａ）のリスト部９１６には、ファイル名の名前をキーに先行登録したインデックスデータと紐付けるためのパラメータが設定されている。

【0157】

セパレータ欄１２０３には、ファイル名を区切るデリミタの記号が指定されている。キー項目指定位置１２０４には、セパレータ欄１２０３で区切られたファイル名の中の何番目のワードをキー項目とするかを設定している。キー項目指定１２０５には、キー項目指定位置１２０４で指定されたワードが、先行登録されているインデックスデータの内、どのデータをキーとするのかを指定している。リスト部９１６の例では、キー項目指定位置１２０４が「２」なっており、キー項目指定１２０５が「取引先」となっているので、たとえば図１２（ｃ）のようなファイル名例１２１１であれば、セパレータ「＿（アンダーバー）」で区切られた２番目の値である「Ａ社」や「Ｂ社」などがキー項目になる。

【0158】

図１２（ａ）のリスト部９１６の設定とファイル名例１２１１とから、図１２（ｂ）のインデックス先行登録例１２２１のデータは、取引先１２２２をファイル名例１２１１と紐付けて、図１２（ｄ）の後付け登録後インデックス例１２３１のように、ファイルを紐付ける。取引先１２３２のデータに対応する書類名欄１２３３には、対応するファイル名が登録され、先行登録されたインデックスデータ（１２２１）にファイルが後付で登録されている。

【0159】

なお、ファイルが後付け登録されたインデックスデータと、まだファイルが後付けされていないインデックスデータとは識別可能に表示してもよい。

【0160】

このように、インデックスデータのみを先に受信して、後から受信する電子帳簿を紐付けることが可能となり、海外からのインボイス情報などのように、電子帳票が遅れて届く場合でもインデックスデータを先行登録しておくことが可能になる。なお、図１２の例ではファイル名からキー項目を抽出しているが、キー項目はファイル名ではなくてもファイルが有するプロパティの中に埋め込んだデータでもよい。

【0161】

以上のように、書類種別ごとに異なるインデックスが付与されている場合やインデックスデータの取得方法によってインデックスの項目順が異なる場合でも適切にインデックスデータを取得することができる。また、従来はインデックスデータの登録作業と電子帳簿のスキャンとを交互に行う必要があったが、本処理では、インデックスデータの登録と電子帳票のスキャンを分離して行うことができる。

【0162】

以上、本発明の実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

【0163】

また、本発明におけるプログラムは、図４乃至８に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図４乃至８の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図４乃至８の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

【0164】

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

【0165】

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。

【0166】

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ－ＲＯＭ、ＣＤ－Ｒ、ＤＶＤ－ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることが出来る。

【0167】

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

【0168】

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

【0169】

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

【0170】

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

【符号の説明】

【0171】

１００ 情報処理システム
１０２ スキャナ装置
１０４ 管理者用端末
１０５ Ｗｅｂサーバ
１０６ データベースサーバ
１０７ バッチサーバ
１０８ ＭＦＰ
１１０ 担当者用端末
１１２ インターネット回線
１１４ クラウド環境

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】