知財求人 - 知財ポータルサイト「IP Force」
(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】公開特許公報(A)
(11)【公開番号】P2024089891
(43)【公開日】2024-07-04
(54)【発明の名称】ＦＡＸ管理システム
(51)【国際特許分類】
G06Q 30/06 20230101AFI20240627BHJP
【ＦＩ】
G06Q30/06
【審査請求】有
【請求項の数】11
【出願形態】ＯＬ
(21)【出願番号】P 2022205408
(22)【出願日】2022-12-22
(71)【出願人】
【識別番号】000238049
【氏名又は名称】冨士電線株式会社
(74)【代理人】
【識別番号】100082418
【弁理士】
【氏名又は名称】山口 朔生
(74)【代理人】
【識別番号】100167601
【弁理士】
【氏名又は名称】大島 信之
(74)【代理人】
【識別番号】100201329
【弁理士】
【氏名又は名称】山口 真二郎
(74)【代理人】
【識別番号】100220917
【弁理士】
【氏名又は名称】松本 忠大
(72)【発明者】
【氏名】山下 仁
(72)【発明者】
【氏名】小松 誠也
【テーマコード（参考）】
5L030
5L049
【Ｆターム（参考）】
5L030BB72
5L049BB72
(57)【要約】
【課題】複数の拠点で受信したＦＡＸの処理作業をより効率良く実施可能な手段を提供すること。
【解決手段】各拠点のＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータＢを集約する集約部１０、集約したＦＡＸデータＢに対し、ユーザ操作による加工を可能とする、加工部２０、および所定の拠点のＦＡＸ装置に対し加工後のＦＡＸデータＣを用いたＦＡＸ送信をユーザ操作によって指示可能な送信指示部３０を少なくとも具備して構成するＦＡＸ管理システムＡである。各拠点に送信されたＦＡＸデータを集約して管理するため、各拠点と各担当者の間で地理的な制約を全く受ける事なく、受信ＦＡＸの処理作業を進めることができる。
【選択図】図１
【解決手段】各拠点のＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータＢを集約する集約部１０、集約したＦＡＸデータＢに対し、ユーザ操作による加工を可能とする、加工部２０、および所定の拠点のＦＡＸ装置に対し加工後のＦＡＸデータＣを用いたＦＡＸ送信をユーザ操作によって指示可能な送信指示部３０を少なくとも具備して構成するＦＡＸ管理システムＡである。各拠点に送信されたＦＡＸデータを集約して管理するため、各拠点と各担当者の間で地理的な制約を全く受ける事なく、受信ＦＡＸの処理作業を進めることができる。
【選択図】図１
【特許請求の範囲】
【請求項1】
各拠点に送信されたＦＡＸデータを集約して管理するためのＦＡＸ管理システムであって、
各拠点のＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータを集約する、集約部、
集約したＦＡＸデータに対し、ユーザ操作による加工を可能とする、加工部、および、
所定の拠点のＦＡＸ装置に対し、加工後のＦＡＸデータを用いたＦＡＸ送信をユーザ操作によって指示可能な、送信指示部、
を少なくとも具備することを特徴とする、
ＦＡＸ管理システム。
各拠点のＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータを集約する、集約部、
集約したＦＡＸデータに対し、ユーザ操作による加工を可能とする、加工部、および、
所定の拠点のＦＡＸ装置に対し、加工後のＦＡＸデータを用いたＦＡＸ送信をユーザ操作によって指示可能な、送信指示部、
を少なくとも具備することを特徴とする、
ＦＡＸ管理システム。
【請求項2】
前記集約部に、
集約したＦＡＸデータを、所定の分類条件に基づいて自動分類する、自動分類部、および、
自動分類後のＦＡＸデータに対し、ユーザ操作による振分作業を可能とする、手動振分部、
を設けることを特徴とする、
請求項１に記載のＦＡＸ管理システム。
集約したＦＡＸデータを、所定の分類条件に基づいて自動分類する、自動分類部、および、
自動分類後のＦＡＸデータに対し、ユーザ操作による振分作業を可能とする、手動振分部、
を設けることを特徴とする、
請求項１に記載のＦＡＸ管理システム。
【請求項3】
管理画面表示部を更に具備し、
前記管理画面表示部は、
ユーザの使用端末上に、管理画面を表示する機能を有し、
前記管理画面は、
前記管理画面に受信未確認管理欄を表示させる、第１のボタン、および
前記管理画面に作業未確認管理欄を表示させる、第２のボタン、
を少なくとも配置し、
前記受信未確認管理欄は、
前記自動分類部によるＦＡＸデータの分類状況を表示する、分類状況表示欄、および、
前記分類状況表示欄からユーザによって選択されたＦＡＸデータを表示しつつ、当該選択されたＦＡＸデータに対して、前記手動振分部での振分作業に係るユーザ操作を受け付ける、振分設定欄、を少なくとも含み、
前記作業未確認管理欄は、
前記手動振分部によるＦＡＸデータの振分状況を表示する、振分状況表示欄、および、
前記振分状況表示欄からユーザによって選択されたＦＡＸデータを表示しつつ、当該選択されたＦＡＸデータに対して、前記加工部での加工作業に係るユーザ操作と、前記送信指示部でのＦＡＸ送信指示に係るユーザ操作を受け付ける、送信内容設定欄、を少なくとも含むことを特徴とする、
請求項２に記載のＦＡＸ管理システム。
前記管理画面表示部は、
ユーザの使用端末上に、管理画面を表示する機能を有し、
前記管理画面は、
前記管理画面に受信未確認管理欄を表示させる、第１のボタン、および
前記管理画面に作業未確認管理欄を表示させる、第２のボタン、
を少なくとも配置し、
前記受信未確認管理欄は、
前記自動分類部によるＦＡＸデータの分類状況を表示する、分類状況表示欄、および、
前記分類状況表示欄からユーザによって選択されたＦＡＸデータを表示しつつ、当該選択されたＦＡＸデータに対して、前記手動振分部での振分作業に係るユーザ操作を受け付ける、振分設定欄、を少なくとも含み、
前記作業未確認管理欄は、
前記手動振分部によるＦＡＸデータの振分状況を表示する、振分状況表示欄、および、
前記振分状況表示欄からユーザによって選択されたＦＡＸデータを表示しつつ、当該選択されたＦＡＸデータに対して、前記加工部での加工作業に係るユーザ操作と、前記送信指示部でのＦＡＸ送信指示に係るユーザ操作を受け付ける、送信内容設定欄、を少なくとも含むことを特徴とする、
請求項２に記載のＦＡＸ管理システム。
【請求項4】
前記送信内容設定欄に、さらに、
前記振分状況表示欄からユーザによって選択されたＦＡＸデータを、自動分類後かつ振分作業前の状態に戻す処理を実行する、再振分ボタンが含まれていることを特徴とする、
請求項３に記載のＦＡＸ管理システム。
前記振分状況表示欄からユーザによって選択されたＦＡＸデータを、自動分類後かつ振分作業前の状態に戻す処理を実行する、再振分ボタンが含まれていることを特徴とする、
請求項３に記載のＦＡＸ管理システム。
【請求項5】
件数表示部を更に具備し、
前記件数表示部は、
前記自動分類部による自動分類後のＦＡＸデータの件数、および、前記手動振分部による振分作業後のＦＡＸデータの件数を、前記ユーザの使用端末上にウィジェット形式で表示可能な機能を有することを特徴とする、
請求項２に記載のＦＡＸ管理システム。
前記件数表示部は、
前記自動分類部による自動分類後のＦＡＸデータの件数、および、前記手動振分部による振分作業後のＦＡＸデータの件数を、前記ユーザの使用端末上にウィジェット形式で表示可能な機能を有することを特徴とする、
請求項２に記載のＦＡＸ管理システム。
【請求項6】
前記手動振分部が、少なくとも、発注書に該当するＦＡＸデータおよび発注書に該当しないＦＡＸデータのうち一方に振分可能に構成されており、
前記件数表示部による振分後のＦＡＸデータの件数として、発注書に該当するＦＡＸデータの件数のみを用いることを特徴とする、
請求項５に記載のＦＡＸ管理システム。
前記件数表示部による振分後のＦＡＸデータの件数として、発注書に該当するＦＡＸデータの件数のみを用いることを特徴とする、
請求項５に記載のＦＡＸ管理システム。
【請求項7】
分類条件設定部を更に具備し、
前記分類条件設定部は、
前記自動分類部での分類条件を設定可能な機能を有することを特徴とする、
請求項２に記載のＦＡＸ管理システム。
前記分類条件設定部は、
前記自動分類部での分類条件を設定可能な機能を有することを特徴とする、
請求項２に記載のＦＡＸ管理システム。
【請求項8】
権限設定部を更に具備し、
前記権限設定部は、
各ユーザに対するＦＡＸデータの使用権限を設定可能な機能を有することを特徴とする、
請求項１に記載のＦＡＸ管理システム。
前記権限設定部は、
各ユーザに対するＦＡＸデータの使用権限を設定可能な機能を有することを特徴とする、
請求項１に記載のＦＡＸ管理システム。
【請求項9】
加工用情報登録部を更に具備し、
前記加工用情報登録部は、
前記加工部で使用可能な加工用情報の登録機能を有することを特徴とする、
請求項１に記載のＦＡＸ管理システム。
前記加工用情報登録部は、
前記加工部で使用可能な加工用情報の登録機能を有することを特徴とする、
請求項１に記載のＦＡＸ管理システム。
【請求項10】
各拠点で受信したＦＡＸデータのファイル名に、ＦＡＸ送信元のＦＡＸ番号が含まれており、
前記自動分類部は、少なくとも前記ＦＡＸ番号を用いて自動分類を実行することを特徴とする、
請求項２に記載のＦＡＸ管理システム。
前記自動分類部は、少なくとも前記ＦＡＸ番号を用いて自動分類を実行することを特徴とする、
請求項２に記載のＦＡＸ管理システム。
【請求項11】
前記送信指示部が、ＦＡＸ送信対象となる加工後のＦＡＸデータのファイル名に、ＦＡＸ送信先のＦＡＸ番号を含めることを特徴とする、
請求項１に記載のＦＡＸ管理システム。
請求項１に記載のＦＡＸ管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、各拠点に設けてあるＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータを集約して管理するためのＦＡＸ管理システムに関する。
【背景技術】
【0002】
受信したＦＡＸを、所定の条件に応じて自動で振り分けるサービスとして、以下の先行技術文献に記載のＦＡＸ管理システムが知られている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0003】
【特許文献1】特開２００２－１６５０７６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
しかし、特許文献１に記載のＦＡＸ管理システムは一つの拠点に配備したＦＡＸ装置で受信したＦＡＸを振り分けるに過ぎず、複数の拠点で受信したＦＡＸを集約する機能を想定するものではなかった。
【0005】
よって、本発明は、複数の拠点で受信したＦＡＸの処理作業をより効率良く実施可能な手段を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0006】
上記課題を解決すべくなされた本願発明は、各拠点に送信されたＦＡＸデータを集約して管理するためのＦＡＸ管理システムであって、各拠点のＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータを集約する、集約部、集約したＦＡＸデータに対し、ユーザ操作による加工を可能とする、加工部、および、所定の拠点のＦＡＸ装置に対し、加工後のＦＡＸデータを用いたＦＡＸ送信をユーザ操作によって指示可能な、送信指示部、を少なくとも具備することを特徴とする。
また、本願発明は、前記発明において、前記集約部に、集約したＦＡＸデータを、所定の分類条件に基づいて自動分類する、自動分類部、および、自動分類後のＦＡＸデータに対し、ユーザ操作による振分作業を可能とする、手動振分部、を設けるよう構成することができる。
また、本願発明は、前記発明において、管理画面表示部を更に具備し、前記管理画面表示部は、ユーザの使用端末上に、管理画面を表示する機能を有し、前記管理画面は、前記管理画面に受信未確認管理欄を表示させる、第１のボタン、および前記管理画面に作業未確認管理欄を表示させる、第２のボタン、を少なくとも配置し、前記受信未確認管理欄は、前記自動分類部によるＦＡＸデータの分類状況を表示する、分類状況表示欄、および、前記分類状況表示欄からユーザによって選択されたＦＡＸデータを表示しつつ、当該選択されたＦＡＸデータに対して、前記手動振分部での振分作業に係るユーザ操作を受け付ける、振分設定欄、を少なくとも含み、前記作業未確認管理欄は、前記手動振分部によるＦＡＸデータの振分状況を表示する、振分状況表示欄、および、前記振分状況表示欄からユーザによって選択されたＦＡＸデータを表示しつつ、当該選択されたＦＡＸデータに対して、前記加工部での加工作業に係るユーザ操作と、前記送信指示部でのＦＡＸ送信指示に係るユーザ操作を受け付ける、送信内容設定欄、を少なくとも含むよう構成することができる。
また、本願発明は、前記発明において、前記送信内容設定欄に、さらに、前記振分状況表示欄からユーザによって選択されたＦＡＸデータを、自動分類後かつ振分作業前の状態に戻す処理を実行する、再振分ボタンを含むよう構成することができる。
また、本願発明は、前記発明において、件数表示部を更に具備し、前記件数表示部は、前記自動分類部による自動分類後のＦＡＸデータの件数、および、前記手動振分部による振分作業後のＦＡＸデータの件数を、前記ユーザの使用端末上にウィジェット形式で表示可能な機能を有するよう構成することができる。
また、本願発明は、前記発明において、前記手動振分部が、少なくとも、発注書に該当するＦＡＸデータおよび発注書に該当しないＦＡＸデータのうち一方に振分可能に構成されており、前記件数表示部による振分後のＦＡＸデータの件数として、発注書に該当するＦＡＸデータの件数のみを用いるよう構成することができる。 また、本願発明は、前記発明において、分類条件設定部を更に具備し、前記分類条件設定部は、前記自動分類部での分類条件を設定可能な機能を有するよう構成することができる。
また、本願発明は、前記発明において、権限設定部を更に具備し、前記権限設定部は、各ユーザに対するＦＡＸデータの使用権限を設定可能な機能を有するよう構成することができる。
また、本願発明は、前記発明において、加工用情報登録部を更に具備し、前記加工用情報登録部は、前記加工部で使用可能な加工用情報の登録機能を有するよう構成することができる。
また、本願発明は、前記発明において、前記集約部に、集約したＦＡＸデータを、所定の分類条件に基づいて自動分類する、自動分類部、および、自動分類後のＦＡＸデータに対し、ユーザ操作による振分作業を可能とする、手動振分部、を設けるよう構成することができる。
また、本願発明は、前記発明において、管理画面表示部を更に具備し、前記管理画面表示部は、ユーザの使用端末上に、管理画面を表示する機能を有し、前記管理画面は、前記管理画面に受信未確認管理欄を表示させる、第１のボタン、および前記管理画面に作業未確認管理欄を表示させる、第２のボタン、を少なくとも配置し、前記受信未確認管理欄は、前記自動分類部によるＦＡＸデータの分類状況を表示する、分類状況表示欄、および、前記分類状況表示欄からユーザによって選択されたＦＡＸデータを表示しつつ、当該選択されたＦＡＸデータに対して、前記手動振分部での振分作業に係るユーザ操作を受け付ける、振分設定欄、を少なくとも含み、前記作業未確認管理欄は、前記手動振分部によるＦＡＸデータの振分状況を表示する、振分状況表示欄、および、前記振分状況表示欄からユーザによって選択されたＦＡＸデータを表示しつつ、当該選択されたＦＡＸデータに対して、前記加工部での加工作業に係るユーザ操作と、前記送信指示部でのＦＡＸ送信指示に係るユーザ操作を受け付ける、送信内容設定欄、を少なくとも含むよう構成することができる。
また、本願発明は、前記発明において、前記送信内容設定欄に、さらに、前記振分状況表示欄からユーザによって選択されたＦＡＸデータを、自動分類後かつ振分作業前の状態に戻す処理を実行する、再振分ボタンを含むよう構成することができる。
また、本願発明は、前記発明において、件数表示部を更に具備し、前記件数表示部は、前記自動分類部による自動分類後のＦＡＸデータの件数、および、前記手動振分部による振分作業後のＦＡＸデータの件数を、前記ユーザの使用端末上にウィジェット形式で表示可能な機能を有するよう構成することができる。
また、本願発明は、前記発明において、前記手動振分部が、少なくとも、発注書に該当するＦＡＸデータおよび発注書に該当しないＦＡＸデータのうち一方に振分可能に構成されており、前記件数表示部による振分後のＦＡＸデータの件数として、発注書に該当するＦＡＸデータの件数のみを用いるよう構成することができる。 また、本願発明は、前記発明において、分類条件設定部を更に具備し、前記分類条件設定部は、前記自動分類部での分類条件を設定可能な機能を有するよう構成することができる。
また、本願発明は、前記発明において、権限設定部を更に具備し、前記権限設定部は、各ユーザに対するＦＡＸデータの使用権限を設定可能な機能を有するよう構成することができる。
また、本願発明は、前記発明において、加工用情報登録部を更に具備し、前記加工用情報登録部は、前記加工部で使用可能な加工用情報の登録機能を有するよう構成することができる。
【発明の効果】
【0007】
本発明によれば、以下に記載する効果のうち、少なくとも何れか１つの効果を奏する。
（１）各拠点のＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータを集約して管理するため、各拠点と各担当者の間で地理的な制約を全く受ける事なく、受信ＦＡＸの処理作業を進めることができる。
（２）集約したＦＡＸデータに対し、自動分類および手動振分の二段階の管理を行うことで、より効率良く受信ＦＡＸの処理作業を進めることができる。
（３）種々のユーザ操作を受け付ける管理画面表示部を設けることで、ユーザによるＦＡＸデータの振分作業、加工作業およびＦＡＸ送信指示をより効率良く進めることができる。
（４）管理画面中に再振分ボタンを別途設けておくことで、ユーザによる振分作業によって振分先を誤った場合や、事後的に振分先の修正を要することになった場合などの作業負担を軽減できる。
（５）件数表示部を設けることで、ユーザが所属する拠点での受信したＦＡＸデータの受信未確認状況や作業未確認状況をより明確に把握することができる。
（６）件数表示部に表示する手動振分による振分作業後のＦＡＸデータの件数として、発注書に該当するＦＡＸデータの件数のみを用いることで、ユーザに対する営業目的のＦＡＸなどによって表示件数が増加することが無く、ユーザにとって、受信ＦＡＸの受付処理（発注対応など）の作業量の見通しが立てやすくなる。
（７）分類条件設定部、権限設定部、加工用情報登録部を設けることで、分類条件、ユーザ毎のＦＡＸデータの使用権限、加工用情報を細かくカスタマイズでき、企業ルールに準じた設定や、各ユーザの好みに応じた設定などが可能となる。
（１）各拠点のＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータを集約して管理するため、各拠点と各担当者の間で地理的な制約を全く受ける事なく、受信ＦＡＸの処理作業を進めることができる。
（２）集約したＦＡＸデータに対し、自動分類および手動振分の二段階の管理を行うことで、より効率良く受信ＦＡＸの処理作業を進めることができる。
（３）種々のユーザ操作を受け付ける管理画面表示部を設けることで、ユーザによるＦＡＸデータの振分作業、加工作業およびＦＡＸ送信指示をより効率良く進めることができる。
（４）管理画面中に再振分ボタンを別途設けておくことで、ユーザによる振分作業によって振分先を誤った場合や、事後的に振分先の修正を要することになった場合などの作業負担を軽減できる。
（５）件数表示部を設けることで、ユーザが所属する拠点での受信したＦＡＸデータの受信未確認状況や作業未確認状況をより明確に把握することができる。
（６）件数表示部に表示する手動振分による振分作業後のＦＡＸデータの件数として、発注書に該当するＦＡＸデータの件数のみを用いることで、ユーザに対する営業目的のＦＡＸなどによって表示件数が増加することが無く、ユーザにとって、受信ＦＡＸの受付処理（発注対応など）の作業量の見通しが立てやすくなる。
（７）分類条件設定部、権限設定部、加工用情報登録部を設けることで、分類条件、ユーザ毎のＦＡＸデータの使用権限、加工用情報を細かくカスタマイズでき、企業ルールに準じた設定や、各ユーザの好みに応じた設定などが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【0008】
【図1】ＦＡＸ管理システムの機能ブロック図。
【図2】ＦＡＸデータの自動分類および手動振分のイメージ図。
【図3】管理画面のイメージ図（１）。
【図4】管理画面のイメージ図（２）。
【図5】管理画面のイメージ図（３）。
【図6】デスクトップ画面のイメージ図。
【図7】管理画面のイメージ図（４）。
【図8】管理画面のイメージ図（５）。
【図9】管理画面のイメージ図（６）。
【図10】ＦＡＸ管理システムのシステム構成例を示す図。
【発明を実施するための形態】
【0009】
以下、図面を参照しながら、本発明の構成および実施例について説明する。
【0010】
＜１＞全体構成（図１）
本発明に係るＦＡＸ管理システムは、各拠点で受信するＦＡＸデータを集約して管理するためのシステムである。
本発明に係るＦＡＸ管理システムは、例えば、顧客から商品の発注書をＦＡＸで受領する場合の受注処理などで使用することができる。
本発明に係るＦＡＸ管理システムは、各拠点で受信するＦＡＸデータを集約して管理するためのシステムである。
本発明に係るＦＡＸ管理システムは、例えば、顧客から商品の発注書をＦＡＸで受領する場合の受注処理などで使用することができる。
【0011】
図１に、本発明に係るＦＡＸ管理システムの機能ブロック図を示す。
本発明に係るＦＡＸ管理システムＡは、集約部１０、加工部２０および送信指示部３０を少なくとも具備し、その他、必要に応じて、管理画面表示部４０、件数表示部５０、分類条件設定部６０、権限設定部７０および加工用情報登録部８０から任意の各部を追加して構成することができる。
本発明に係るＦＡＸ管理システムＡは、集約部１０、加工部２０および送信指示部３０を少なくとも具備し、その他、必要に応じて、管理画面表示部４０、件数表示部５０、分類条件設定部６０、権限設定部７０および加工用情報登録部８０から任意の各部を追加して構成することができる。
【0012】
各部は、ハードウェアおよびソフトウェアを任意に組み合わせて構成することができ、その他、各部を個別の装置とする構成や、一つの装置で複数の各部を兼用する構成など、種々の構成を採用することができる。
本発明では、拠点の数、ＦＡＸ装置の数、各部の数、各部の配置場所、および各拠点における構成の異同などは特段限定しない。
以下、各部の詳細について説明する。
本発明では、拠点の数、ＦＡＸ装置の数、各部の数、各部の配置場所、および各拠点における構成の異同などは特段限定しない。
以下、各部の詳細について説明する。
【0013】
＜２＞集約部（図１）
集約部１０は、各拠点のＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータＢを集約する機能を有する要素である。
集約部１０は、各拠点に設置されているＦＡＸ装置との間で情報の送受信を可能に構成しており、各ＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータＢの転送を受ける形で、各拠点で受信したＦＡＸデータＢを集約する。
集約部１０は、各拠点のＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータＢを集約する機能を有する要素である。
集約部１０は、各拠点に設置されているＦＡＸ装置との間で情報の送受信を可能に構成しており、各ＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータＢの転送を受ける形で、各拠点で受信したＦＡＸデータＢを集約する。
【0014】
＜２．１＞ＦＡＸデータ（図１）
以下、ＦＡＸデータＢの詳細について説明する。
以下、ＦＡＸデータＢの詳細について説明する。
【0015】
＜２．１．１＞データ形式
本発明において、集約部１０でＦＡＸデータＢを取り扱う際のデータ形式は特段限定しないが、例えば、ＦＡＸ装置で受信したＦＡＸ信号をＴＩＦＦ形式などの画像ファイルに変換したデータや、ｐｄｆ形式やＸＰＳ形式などの文書ファイルに変換したデータなどがある。この変換作業は、ＦＡＸ装置に予め備えてある機能で実現してもよいし、ＦＡＸ装置と集約部との間に介在させた新規の装置で実現してもよい。
本発明において、集約部１０でＦＡＸデータＢを取り扱う際のデータ形式は特段限定しないが、例えば、ＦＡＸ装置で受信したＦＡＸ信号をＴＩＦＦ形式などの画像ファイルに変換したデータや、ｐｄｆ形式やＸＰＳ形式などの文書ファイルに変換したデータなどがある。この変換作業は、ＦＡＸ装置に予め備えてある機能で実現してもよいし、ＦＡＸ装置と集約部との間に介在させた新規の装置で実現してもよい。
【0016】
＜２．１．２＞ファイル名
本発明において、集約部１０で取り扱うＦＡＸデータＢのファイル名は特段限定しないが、例えば、後述する自動分類部１１でファイル名による自動分類を行う際には、ＦＡＸ装置側でＦＡＸデータＢを転送する際に、ＦＡＸ装置側でファイル名の中に［送信元のＦＡＸ番号］、［送信元の会社名］、［ＦＡＸの受信日時］などを予め付与させておくことが好ましい。
このうち、［送信元の会社名］には、ＦＡＸ装置内で登録される顧客の住所録において、送信元のＦＡＸ番号が登録されている会社名を用いてもよい。
なお、送信元のＦＡＸ番号がこれらの住所録に登録されていない場合には、ファイル名中の［送信元の会社名］の箇所を「不明」としておいてもよい。
本発明において、集約部１０で取り扱うＦＡＸデータＢのファイル名は特段限定しないが、例えば、後述する自動分類部１１でファイル名による自動分類を行う際には、ＦＡＸ装置側でＦＡＸデータＢを転送する際に、ＦＡＸ装置側でファイル名の中に［送信元のＦＡＸ番号］、［送信元の会社名］、［ＦＡＸの受信日時］などを予め付与させておくことが好ましい。
このうち、［送信元の会社名］には、ＦＡＸ装置内で登録される顧客の住所録において、送信元のＦＡＸ番号が登録されている会社名を用いてもよい。
なお、送信元のＦＡＸ番号がこれらの住所録に登録されていない場合には、ファイル名中の［送信元の会社名］の箇所を「不明」としておいてもよい。
【0017】
＜２．２＞ＦＡＸデータの整理機能（図１）
本発明では、集約部１０によるＦＡＸデータＢの集約を行う際に、各ＦＡＸデータＢの整理を行うべく、以下の自動分類部１１および手動振分部１２を用意することができる。
以下、各部の詳細について説明する。
本発明では、集約部１０によるＦＡＸデータＢの集約を行う際に、各ＦＡＸデータＢの整理を行うべく、以下の自動分類部１１および手動振分部１２を用意することができる。
以下、各部の詳細について説明する。
【0018】
＜２．２．１＞自動分類部（図１）
自動分類部１１は、集約したＦＡＸデータＢを、所定の分類条件に基づいて自動分類するための要素である。
分類条件の項目としては、例えばＦＡＸデータＢのファイル名などから取得可能な、ＦＡＸ送信元の情報（送信元のＦＡＸ番号、送信元の会社名など）を使用することができる。
図１では、ＦＡＸデータＢのファイル名を「［送信元ＦＡＸ番号］_［会社名］_［受信日時］.tiff」と設定している。
自動分類部１１では、ＦＡＸ送信元の情報に基づき、予め設定されている分類条件に従って、ＦＡＸデータＢを所定のフォルダに適宜保存する。
分類条件の設定には、後述する分類条件設定部６０を用いることができる。
自動分類部１１は、集約したＦＡＸデータＢを、所定の分類条件に基づいて自動分類するための要素である。
分類条件の項目としては、例えばＦＡＸデータＢのファイル名などから取得可能な、ＦＡＸ送信元の情報（送信元のＦＡＸ番号、送信元の会社名など）を使用することができる。
図１では、ＦＡＸデータＢのファイル名を「［送信元ＦＡＸ番号］_［会社名］_［受信日時］.tiff」と設定している。
自動分類部１１では、ＦＡＸ送信元の情報に基づき、予め設定されている分類条件に従って、ＦＡＸデータＢを所定のフォルダに適宜保存する。
分類条件の設定には、後述する分類条件設定部６０を用いることができる。
【0019】
＜２．２．２＞手動振分部（図１）
手動振分部１２は、自動分類部１１によって自動分類されたＦＡＸデータに対し、ユーザ操作による振分作業を行うための要素である。
この振分項目は、本発明に係るシステムの使用用途に応じて、受信側のユーザで適宜設定可能に構成することが好ましい。
例えば、本発明に係るＦＡＸ管理システムＡを、顧客からの商品の発注書をＦＡＸで受領する際の受注処理に使用する場合には、商品の出荷便別などで項目分けすることが考えられ、その他にも、例えば、担当者別、緊急度別などで項目分けを行ってもよい。
ユーザ操作によって振分作業が行われたＦＡＸデータＢは、自動分類部１１によって保存されていたフォルダから、別のフォルダへと移動することになる。
手動振分部１２は、自動分類部１１によって自動分類されたＦＡＸデータに対し、ユーザ操作による振分作業を行うための要素である。
この振分項目は、本発明に係るシステムの使用用途に応じて、受信側のユーザで適宜設定可能に構成することが好ましい。
例えば、本発明に係るＦＡＸ管理システムＡを、顧客からの商品の発注書をＦＡＸで受領する際の受注処理に使用する場合には、商品の出荷便別などで項目分けすることが考えられ、その他にも、例えば、担当者別、緊急度別などで項目分けを行ってもよい。
ユーザ操作によって振分作業が行われたＦＡＸデータＢは、自動分類部１１によって保存されていたフォルダから、別のフォルダへと移動することになる。
【0020】
＜２．３＞ＦＡＸデータの保存態様（図２）
図２に、受信したＦＡＸデータＢに対し、自動分類および手動振分が行われる際の各フォルダ内への保存態様の一例を示す。
図２に示した各フォルダの詳細は以下の通りである。
（１）ルートフォルダ
本発明に係るＦＡＸ管理システムＡにおいてＦＡＸデータＢの管理領域の最上位フォルダである。図２では［ルートフォルダ］の名称が付されている。
（２）拠点名
ＦＡＸを受信した拠点毎に用意されるフォルダである。図２では［ルートフォルダ］の直下に［拠点Ｘ］～［拠点Ｚ］までのフォルダが用意されている。
（３）受信フォルダ
自動分類部１１による自動分類後のＦＡＸデータＢが保存される親フォルダである。図２では、［拠点名］に係るフォルダの直下に［受信フォルダ］が用意されている。
（４）会社名
送信元の情報毎に用意されるフォルダである。当該フォルダ内に保存されたＦＡＸデータＢが、フォルダ名に係る会社から送信されたものであることを示す。図２では［甲会社］、［乙会社］および［不明］のフォルダが用意されている。
（５）振分フォルダ
手動振分部１２による振分後のＦＡＸデータＢが保存される親フォルダである。図２では、［拠点名］に係るフォルダの直下に［振分フォルダ］が用意されている。
（６）振分項目
ユーザによって設定された振分項目毎に用意されるフォルダである。図２では、［振分フォルダ］の直下に、［ＡＭ便］および［ＰＭ便］のフォルダが用意されている。［ＡＭ便］は、例えば午前中に到着予定の案件を指している。
図２に、受信したＦＡＸデータＢに対し、自動分類および手動振分が行われる際の各フォルダ内への保存態様の一例を示す。
図２に示した各フォルダの詳細は以下の通りである。
（１）ルートフォルダ
本発明に係るＦＡＸ管理システムＡにおいてＦＡＸデータＢの管理領域の最上位フォルダである。図２では［ルートフォルダ］の名称が付されている。
（２）拠点名
ＦＡＸを受信した拠点毎に用意されるフォルダである。図２では［ルートフォルダ］の直下に［拠点Ｘ］～［拠点Ｚ］までのフォルダが用意されている。
（３）受信フォルダ
自動分類部１１による自動分類後のＦＡＸデータＢが保存される親フォルダである。図２では、［拠点名］に係るフォルダの直下に［受信フォルダ］が用意されている。
（４）会社名
送信元の情報毎に用意されるフォルダである。当該フォルダ内に保存されたＦＡＸデータＢが、フォルダ名に係る会社から送信されたものであることを示す。図２では［甲会社］、［乙会社］および［不明］のフォルダが用意されている。
（５）振分フォルダ
手動振分部１２による振分後のＦＡＸデータＢが保存される親フォルダである。図２では、［拠点名］に係るフォルダの直下に［振分フォルダ］が用意されている。
（６）振分項目
ユーザによって設定された振分項目毎に用意されるフォルダである。図２では、［振分フォルダ］の直下に、［ＡＭ便］および［ＰＭ便］のフォルダが用意されている。［ＡＭ便］は、例えば午前中に到着予定の案件を指している。
【0021】
＜２．３．１＞自動分類例（図２）
例えば、ＦＡＸデータＢが、拠点Ｘで受信した甲会社からのＦＡＸによるものである場合、拠点ＸのＦＡＸ装置は、該当するＦＡＸデータを［ルートフォルダ／拠点Ｘ／受信フォルダ］に転送する。
自動分類部１１は、転送されてきたＦＡＸデータＢのファイル名から［送信元ＦＡＸ番号（０３・・・）］をデータベース検索して取得した会社名、またはＦＡＸデータＢのファイル名に付されている［会社名（甲会社）］に基づき、予め設定されている分類条件と照合して、ＦＡＸデータＢを甲会社からのＦＡＸと判断して［ルートフォルダ／拠点Ｘ／受信フォルダ／甲会社］へと分類する。
例えば、ＦＡＸデータＢが、拠点Ｘで受信した甲会社からのＦＡＸによるものである場合、拠点ＸのＦＡＸ装置は、該当するＦＡＸデータを［ルートフォルダ／拠点Ｘ／受信フォルダ］に転送する。
自動分類部１１は、転送されてきたＦＡＸデータＢのファイル名から［送信元ＦＡＸ番号（０３・・・）］をデータベース検索して取得した会社名、またはＦＡＸデータＢのファイル名に付されている［会社名（甲会社）］に基づき、予め設定されている分類条件と照合して、ＦＡＸデータＢを甲会社からのＦＡＸと判断して［ルートフォルダ／拠点Ｘ／受信フォルダ／甲会社］へと分類する。
【0022】
＜２．３．２＞手動振分例（図２）
次に、ユーザは、［ルートフォルダ／拠点Ｘ／受信フォルダ／甲会社］にある自動分類後のＦＡＸデータを閲覧し、発注内容を確認し、受注番号の確保や手配準備を進める。
ユーザは、確認した発注内容によってＡＭ便として処理すべき内容と判断した場合には、手動振分部１２は、ユーザによる振分操作を受け付けて、該当するＦＡＸデータを［ルートフォルダ／拠点Ｘ／振分フォルダ／甲会社／ＡＭ便］へと移動させる。
＜３＞加工部（図１）
加工部２０は、集約したＦＡＸデータに対し、ユーザ操作による加工機能を有する要素である。
加工部２０は、後述する管理画面表示部４０によってユーザの使用端末に表示させる管理画面上で、選択したＦＡＸデータに対し、テキストデータやスタンプ画像、定型文の追加などの各種の加工処理を施すことができる。
加工処理の詳細なイメージは、後述する管理画面表示部４０の欄で説明する。
次に、ユーザは、［ルートフォルダ／拠点Ｘ／受信フォルダ／甲会社］にある自動分類後のＦＡＸデータを閲覧し、発注内容を確認し、受注番号の確保や手配準備を進める。
ユーザは、確認した発注内容によってＡＭ便として処理すべき内容と判断した場合には、手動振分部１２は、ユーザによる振分操作を受け付けて、該当するＦＡＸデータを［ルートフォルダ／拠点Ｘ／振分フォルダ／甲会社／ＡＭ便］へと移動させる。
＜３＞加工部（図１）
加工部２０は、集約したＦＡＸデータに対し、ユーザ操作による加工機能を有する要素である。
加工部２０は、後述する管理画面表示部４０によってユーザの使用端末に表示させる管理画面上で、選択したＦＡＸデータに対し、テキストデータやスタンプ画像、定型文の追加などの各種の加工処理を施すことができる。
加工処理の詳細なイメージは、後述する管理画面表示部４０の欄で説明する。
【0023】
＜４＞送信指示部（図１）
送信指示部３０は、所定の拠点のＦＡＸ装置に対し、加工後のＦＡＸデータＣを用いたＦＡＸ送信をユーザ操作によって指示可能な機能を有する。
このＦＡＸ送信の送信先となる拠点は、通常、加工後のＦＡＸデータＣの元となったＦＡＸデータＢを受信した拠点となるが、本発明では上記態様に特段限定するものではない。
ＦＡＸ送信の指示方法としては、加工後のＦＡＸデータＣのファイル名に、ＦＡＸ送信先のＦＡＸ番号を含めておき、送信指示部３０によって、拠点のＦＡＸ装置に対して、加工後のＦＡＸデータＣを送信する方法などが考えられる。
ＦＡＸ装置では、送信指示部３０によって送信された加工後のＦＡＸデータのファイル名から、送信先のＦＡＸ番号を取得して、ＦＡＸ送信を行えばよい。
送信指示の詳細なイメージは、後述する管理画面表示部４０の欄で説明する。
送信指示部３０は、所定の拠点のＦＡＸ装置に対し、加工後のＦＡＸデータＣを用いたＦＡＸ送信をユーザ操作によって指示可能な機能を有する。
このＦＡＸ送信の送信先となる拠点は、通常、加工後のＦＡＸデータＣの元となったＦＡＸデータＢを受信した拠点となるが、本発明では上記態様に特段限定するものではない。
ＦＡＸ送信の指示方法としては、加工後のＦＡＸデータＣのファイル名に、ＦＡＸ送信先のＦＡＸ番号を含めておき、送信指示部３０によって、拠点のＦＡＸ装置に対して、加工後のＦＡＸデータＣを送信する方法などが考えられる。
ＦＡＸ装置では、送信指示部３０によって送信された加工後のＦＡＸデータのファイル名から、送信先のＦＡＸ番号を取得して、ＦＡＸ送信を行えばよい。
送信指示の詳細なイメージは、後述する管理画面表示部４０の欄で説明する。
【0024】
＜５＞管理画面表示部（図１）
管理画面表示部４０は、ユーザの使用端末上に管理画面４１を表示する機能を有する要素である。
管理画面表示部４０は、ユーザの使用端末から操作可能なアプリケーションによって実現することができる。
ユーザは、使用端末からアプリケーションの起動およびユーザ認証によるログイン後に本発明に係るＦＡＸ管理システムＡにアクセスすることができ、使用端末上に表示される管理画面４１を閲覧しながら各種の操作を行うことができる。
管理画面表示部４０は、ユーザの使用端末上に管理画面４１を表示する機能を有する要素である。
管理画面表示部４０は、ユーザの使用端末から操作可能なアプリケーションによって実現することができる。
ユーザは、使用端末からアプリケーションの起動およびユーザ認証によるログイン後に本発明に係るＦＡＸ管理システムＡにアクセスすることができ、使用端末上に表示される管理画面４１を閲覧しながら各種の操作を行うことができる。
【0025】
＜５．１＞管理画面（図３）
管理画面４１は、自動分類後のＦＡＸデータＢの分類状況の確認作業や、手動振分部１２を用いたＦＡＸデータＢの振分作業、加工部２０を用いたＦＡＸデータＢの加工作業、送信指示部３０を用いたＦＡＸ送信指示作業、などの各種作業にかかるユーザ操作を受け付ける画面である。
図３に示す管理画面４１は、ユーザ認証によるログイン後に表示される管理画面である。この管理画面内には第１のボタン４２と第２のボタン４３が配置されている。
第１のボタン４２をクリックした際には、ユーザがアクセス可能な拠点で受信したＦＡＸの集約後、自動分類部１１によって分類された状態の各ＦＡＸデータにアクセス可能な画面へと遷移する。
また、第２のボタン４３をクリックした際には、ユーザがアクセス可能な拠点で受信したＦＡＸについて手動振分部１２によって振分作業が行われた状態の各ＦＡＸデータにアクセス可能な画面へと遷移する。
管理画面４１は、自動分類後のＦＡＸデータＢの分類状況の確認作業や、手動振分部１２を用いたＦＡＸデータＢの振分作業、加工部２０を用いたＦＡＸデータＢの加工作業、送信指示部３０を用いたＦＡＸ送信指示作業、などの各種作業にかかるユーザ操作を受け付ける画面である。
図３に示す管理画面４１は、ユーザ認証によるログイン後に表示される管理画面である。この管理画面内には第１のボタン４２と第２のボタン４３が配置されている。
第１のボタン４２をクリックした際には、ユーザがアクセス可能な拠点で受信したＦＡＸの集約後、自動分類部１１によって分類された状態の各ＦＡＸデータにアクセス可能な画面へと遷移する。
また、第２のボタン４３をクリックした際には、ユーザがアクセス可能な拠点で受信したＦＡＸについて手動振分部１２によって振分作業が行われた状態の各ＦＡＸデータにアクセス可能な画面へと遷移する。
【0026】
＜５．１．１＞各ボタンでのバッジ表示
各ボタンには、ＦＡＸデータＢの保存件数をバッジ形式で表示させておくこともできる。
図３では、第１のボタン４２に、自動分類部１１によって自動分類されたＦＡＸデータのうち、ログイン中のユーザがアクセス権限を有する受信フォルダ以下に保存されたＦＡＸデータの件数（例：５件）がバッジ形式で表示されており、第２のボタン４３には、ログイン中のユーザがアクセス権限を有する振分フォルダ以下であって、且つ指定された振分項目に保存されたＦＡＸデータの件数（例：２件）が、バッジ形式で表示されている。
各ボタンには、ＦＡＸデータＢの保存件数をバッジ形式で表示させておくこともできる。
図３では、第１のボタン４２に、自動分類部１１によって自動分類されたＦＡＸデータのうち、ログイン中のユーザがアクセス権限を有する受信フォルダ以下に保存されたＦＡＸデータの件数（例：５件）がバッジ形式で表示されており、第２のボタン４３には、ログイン中のユーザがアクセス権限を有する振分フォルダ以下であって、且つ指定された振分項目に保存されたＦＡＸデータの件数（例：２件）が、バッジ形式で表示されている。
【0027】
＜５．２＞受信未確認管理欄（図３）
図３は、ユーザによるログイン後に表示される管理画面４１のイメージ図である。本実施例では、ユーザのログイン後に表示される管理画面４１を、第１のボタン４２が選択されている場合と同じ画面イメージとしている。
この管理画面４１では、第１のボタン４２および第２のボタン４３の下方の領域に、受信未確認管理欄４４が配置されている。
受信未確認管理欄４４では、画面左側に分類状況表示欄４４１、画面中央から右側にかけて振分設定欄４４２が配置されている。
図３は、ユーザによるログイン後に表示される管理画面４１のイメージ図である。本実施例では、ユーザのログイン後に表示される管理画面４１を、第１のボタン４２が選択されている場合と同じ画面イメージとしている。
この管理画面４１では、第１のボタン４２および第２のボタン４３の下方の領域に、受信未確認管理欄４４が配置されている。
受信未確認管理欄４４では、画面左側に分類状況表示欄４４１、画面中央から右側にかけて振分設定欄４４２が配置されている。
【0028】
＜５．２．１＞分類状況表示欄（図３）
分類状況表示欄４４１は、自動分類部１１によるＦＡＸデータＢの分類状況を示す欄である。
図２に示したフォルダ構成の場合、ユーザは、分類状況表示欄４４１から、少なくとも各拠点の［受信フォルダ］以下に保存されたＦＡＸデータＢを確認することができる。
例えば、図３では、受信したＦＡＸデータＢが、顧客である甲会社から拠点Ｘに対して送信されたＦＡＸだった場合を示している。
また、受信したＦＡＸデータＢが、拠点Ｘに対して送信されたものの、拠点ＸのＦＡＸ装置の住所録に登録されていないＦＡＸ番号から送信されたものである場合には、［拠点Ｘ／不明］のフォルダにＦＡＸデータを保存しておくことになる。
分類状況表示欄４４１は、自動分類部１１によるＦＡＸデータＢの分類状況を示す欄である。
図２に示したフォルダ構成の場合、ユーザは、分類状況表示欄４４１から、少なくとも各拠点の［受信フォルダ］以下に保存されたＦＡＸデータＢを確認することができる。
例えば、図３では、受信したＦＡＸデータＢが、顧客である甲会社から拠点Ｘに対して送信されたＦＡＸだった場合を示している。
また、受信したＦＡＸデータＢが、拠点Ｘに対して送信されたものの、拠点ＸのＦＡＸ装置の住所録に登録されていないＦＡＸ番号から送信されたものである場合には、［拠点Ｘ／不明］のフォルダにＦＡＸデータを保存しておくことになる。
【0029】
＜５．２．２＞振分設定欄（図３）
振分設定欄４４２は、分類状況表示欄４４１からユーザによって選択されたＦＡＸデータを表示しつつ、当該選択されたＦＡＸデータＢに対して、手動振分部１２での振分作業に係るユーザ操作を受け付ける欄である。
管理画面４１の略中央には、分類状況表示欄４４１で選択されたＦＡＸデータＢが表示されており、ユーザはＦＡＸデータＢの内容を確認し、画面右側に表示される振分項目の選択フィールドから任意の振分項目を選択して、振分作業を行うことになる。
例えば、図３では、受信したＦＡＸデータＢが、顧客である甲会社から拠点Ｘに対して送信された発注書であることをユーザが確認し、ＡＭ便へと振分を行う場合を指している。
振分設定欄４４２は、分類状況表示欄４４１からユーザによって選択されたＦＡＸデータを表示しつつ、当該選択されたＦＡＸデータＢに対して、手動振分部１２での振分作業に係るユーザ操作を受け付ける欄である。
管理画面４１の略中央には、分類状況表示欄４４１で選択されたＦＡＸデータＢが表示されており、ユーザはＦＡＸデータＢの内容を確認し、画面右側に表示される振分項目の選択フィールドから任意の振分項目を選択して、振分作業を行うことになる。
例えば、図３では、受信したＦＡＸデータＢが、顧客である甲会社から拠点Ｘに対して送信された発注書であることをユーザが確認し、ＡＭ便へと振分を行う場合を指している。
【0030】
なお、図示しないが、受信したＦＡＸデータが、自動分類部１１によって「不明」のフォルダに保存されている場合、例えばユーザへの営業目的のＦＡＸだった場合には、画面右側に表示される振分項目の選択フィールドの「その他」の欄に振分したり、別途削除可能に構成してもよい。そして、さらに本発明では、「その他」のフォルダに振り分けられたＦＡＸデータを上述した第２のボタンで表示するバッジの件数に含めないよう構成しておくこともできる。
【0031】
＜５．３＞作業未確認管理欄（図４，図５）
図４は、管理画面４１において第２のボタン４３が選択されている場合の画面イメージである。
この管理画面４１には、第１のボタン４２および第２のボタン４３の下方の領域に、作業未確認管理欄４５が配置されている。
作業未確認管理欄４５では、画面左側に振分状況表示欄４５１、画面中央から右側にかけて送信内容設定欄４５２が配置されている。
図４は、管理画面４１において第２のボタン４３が選択されている場合の画面イメージである。
この管理画面４１には、第１のボタン４２および第２のボタン４３の下方の領域に、作業未確認管理欄４５が配置されている。
作業未確認管理欄４５では、画面左側に振分状況表示欄４５１、画面中央から右側にかけて送信内容設定欄４５２が配置されている。
【0032】
＜５．３．１＞振分状況表示欄（図４）
振分状況表示欄４５１は、手動振分部１２によるＦＡＸデータＢの振分状況を示す欄である。
例えば、図２に示したフォルダ構成の場合、ユーザは、少なくとも各拠点の振分フォルダ以下に保存されているＦＡＸデータＢを確認することができる。
振分状況表示欄４５１は、手動振分部１２によるＦＡＸデータＢの振分状況を示す欄である。
例えば、図２に示したフォルダ構成の場合、ユーザは、少なくとも各拠点の振分フォルダ以下に保存されているＦＡＸデータＢを確認することができる。
【0033】
＜５．３．２＞送信内容設定欄（図４，図５）
送信内容設定欄４５２は、振分状況表示欄４５１からユーザによって選択されたＦＡＸデータＢを表示しつつ、当該選択されたＦＡＸデータＢに対して、加工部２０での加工作業に係るユーザ操作、および送信指示部３０でのＦＡＸ送信指示に係るユーザ操作を受け付ける欄である。
画面中央には、振分状況表示欄からユーザによって選択されたＦＡＸデータＢが表示されており、画面右側には、加工内容設定欄４５３が表示されている。
加工内容設定欄４５３は、加工内容の種類や送信指示などのユーザ操作の内容に応じて、適宜表示が切り替わるように構成されている。
送信内容設定欄４５２は、振分状況表示欄４５１からユーザによって選択されたＦＡＸデータＢを表示しつつ、当該選択されたＦＡＸデータＢに対して、加工部２０での加工作業に係るユーザ操作、および送信指示部３０でのＦＡＸ送信指示に係るユーザ操作を受け付ける欄である。
画面中央には、振分状況表示欄からユーザによって選択されたＦＡＸデータＢが表示されており、画面右側には、加工内容設定欄４５３が表示されている。
加工内容設定欄４５３は、加工内容の種類や送信指示などのユーザ操作の内容に応じて、適宜表示が切り替わるように構成されている。
【0034】
＜５．３．２．１＞発注内容の入力欄（図４）
図４に示す管理画面４１では、加工内容設定欄４５３に、受注番号などを含む各種情報の入力欄や、営業担当や入力者の氏名を選択可能な選択フィールド、追加するスタンプや定型文の選択フィールド、その他欄などを設けている。
これらの各項目の入力に連動して、画面中央に表示したＦＡＸデータに自動的に入力内容がテキストまたは画像形式で追加され、顧客へ注文請書に相当するＦＡＸデータ（加工後のＦＡＸデータＣ）として加工されることになる。
これらの加工情報は、貼付位置の調整や拡大縮小を可能に構成してもよい。
そして、図４に示す「次へ」のボタンを選択すると、図５に示す管理画面４１へと遷移する。
図４に示す管理画面４１では、加工内容設定欄４５３に、受注番号などを含む各種情報の入力欄や、営業担当や入力者の氏名を選択可能な選択フィールド、追加するスタンプや定型文の選択フィールド、その他欄などを設けている。
これらの各項目の入力に連動して、画面中央に表示したＦＡＸデータに自動的に入力内容がテキストまたは画像形式で追加され、顧客へ注文請書に相当するＦＡＸデータ（加工後のＦＡＸデータＣ）として加工されることになる。
これらの加工情報は、貼付位置の調整や拡大縮小を可能に構成してもよい。
そして、図４に示す「次へ」のボタンを選択すると、図５に示す管理画面４１へと遷移する。
【0035】
＜５．３．２．２＞送信指示（図５）
図５に示す管理画面４１では、ユーザは、画面中央の送信内容と画面右側に表示した顧客名やＦＡＸ受信番号（加工後のＦＡＸデータＣのＦＡＸ送信先のＦＡＸ番号に相当）、営業担当者の氏名などを照らし合わせながら最終チェックを行ったのち、送信ボタンを選択することで、送信指示部３０により、所定の拠点のＦＡＸ装置に対して、加工後のＦＡＸデータＣでのＦＡＸ送信の指示が行われる。
ＦＡＸ送信の指示が完了した加工後のＦＡＸデータＣは、図示しない送信済みフォルダへと移動される。
送信作業の完了に伴い、第２のボタン４３にバッジ形式で表示される作業未確認件数は１件減少することになる。
図５に示す管理画面４１では、ユーザは、画面中央の送信内容と画面右側に表示した顧客名やＦＡＸ受信番号（加工後のＦＡＸデータＣのＦＡＸ送信先のＦＡＸ番号に相当）、営業担当者の氏名などを照らし合わせながら最終チェックを行ったのち、送信ボタンを選択することで、送信指示部３０により、所定の拠点のＦＡＸ装置に対して、加工後のＦＡＸデータＣでのＦＡＸ送信の指示が行われる。
ＦＡＸ送信の指示が完了した加工後のＦＡＸデータＣは、図示しない送信済みフォルダへと移動される。
送信作業の完了に伴い、第２のボタン４３にバッジ形式で表示される作業未確認件数は１件減少することになる。
【0036】
＜５．３．３＞再振分ボタン（図４）
本発明は、図４に示すように、送信内容設定欄４５２に、ユーザによって振分状況表示欄４５１から選択されたＦＡＸデータを、自動分類後かつ振分作業前の状態に戻す処理を実行する、再振分ボタンを設けておいてもよい。
本発明は、図４に示すように、送信内容設定欄４５２に、ユーザによって振分状況表示欄４５１から選択されたＦＡＸデータを、自動分類後かつ振分作業前の状態に戻す処理を実行する、再振分ボタンを設けておいてもよい。
【0037】
＜５．４＞まとめ
このように、ユーザは、自身の使用端末に表示される管理画面４１から、新たなＦＡＸデータＢの受信件数や、受信したＦＡＸデータＢに対する受付処理が行われていない未着手件数を常時把握でき、さらに画面中央に表示したＦＡＸデータＢの内容を確認しながら、適宜振分作業や、受信したＦＡＸデータに適宜加工を施した注文請書などを送信元への顧客に向けてＦＡＸ送信することで、効率良く受注処理を進めることができる。
したがって、ユーザは、所定の拠点のＦＡＸ装置で紙出力されたＦＡＸを当該拠点に足を運んで確認することなく、遠隔地から種々の作業を進めることができる。
このように、ユーザは、自身の使用端末に表示される管理画面４１から、新たなＦＡＸデータＢの受信件数や、受信したＦＡＸデータＢに対する受付処理が行われていない未着手件数を常時把握でき、さらに画面中央に表示したＦＡＸデータＢの内容を確認しながら、適宜振分作業や、受信したＦＡＸデータに適宜加工を施した注文請書などを送信元への顧客に向けてＦＡＸ送信することで、効率良く受注処理を進めることができる。
したがって、ユーザは、所定の拠点のＦＡＸ装置で紙出力されたＦＡＸを当該拠点に足を運んで確認することなく、遠隔地から種々の作業を進めることができる。
【0038】
＜６＞件数表示部（図１，図６）
件数表示部５０は、自動分類部１１による分類後のＦＡＸデータＢの保存件数と、手動振分部１２による振分後のＦＡＸデータＢの保存件数の両方を表示する機能を有する要素である。
本発明において、件数表示部５０による各保存件数の表示態様は特段限定しないが、例えば、図６に示すように、ユーザの使用端末にインストールしたアプリケーションの起動およびログイン後に、受信側のユーザの使用端末のデスクトップ画面５１などに、表示ウィジェット５２として表示可能な常駐構成としておき、表示ウィジェット５２内の各ボタンを選択することで、前記した管理画面４１を表示するように構成することができる。
また、表示ウィジェット５２内の二つの件数表示は、前記した管理画面４１上の第１のボタン４２および第２のボタン４３でバッジ表示した件数表示とリンクさせておいてもよい。
件数表示部５０は、自動分類部１１による分類後のＦＡＸデータＢの保存件数と、手動振分部１２による振分後のＦＡＸデータＢの保存件数の両方を表示する機能を有する要素である。
本発明において、件数表示部５０による各保存件数の表示態様は特段限定しないが、例えば、図６に示すように、ユーザの使用端末にインストールしたアプリケーションの起動およびログイン後に、受信側のユーザの使用端末のデスクトップ画面５１などに、表示ウィジェット５２として表示可能な常駐構成としておき、表示ウィジェット５２内の各ボタンを選択することで、前記した管理画面４１を表示するように構成することができる。
また、表示ウィジェット５２内の二つの件数表示は、前記した管理画面４１上の第１のボタン４２および第２のボタン４３でバッジ表示した件数表示とリンクさせておいてもよい。
【0039】
本構成によれば、ユーザにとって、処理すべき案件の消化度や進捗状況、新規案件の増加状況などを視覚的に理解することができる点で好ましい。
【0040】
＜７＞分類条件設定部（図１，図７）
分類条件設定部６０は、システム管理者や各ユーザによる操作によって、自動分類部１１での分類条件を設定可能な機能を有する要素である。
図７は、管理画面４１上に、分類条件の設定を行うための欄（分類条件設定欄４６）を表示させた場合のイメージ図である。
図７は、ユーザが「マスタ管理」のボタンを選択したあと、「顧客マスタ」を選択した状態を示している。
新規の顧客を追加する場合には、顧客情報として、顧客名、ＦＡＸ番号、担当拠点などを入力し、「保存」ボタンを選択する。
分類条件設定部６０は、システム管理者や各ユーザによる操作によって、自動分類部１１での分類条件を設定可能な機能を有する要素である。
図７は、管理画面４１上に、分類条件の設定を行うための欄（分類条件設定欄４６）を表示させた場合のイメージ図である。
図７は、ユーザが「マスタ管理」のボタンを選択したあと、「顧客マスタ」を選択した状態を示している。
新規の顧客を追加する場合には、顧客情報として、顧客名、ＦＡＸ番号、担当拠点などを入力し、「保存」ボタンを選択する。
【0041】
例えば、担当拠点を「拠点Ｘ」、顧客名を「丙会社」と入力した場合、図２におけるフォルダ構造において［ルートフォルダ／拠点Ｘ／受信フォルダ］の直下に「丙会社」のフォルダが新たに生成されることになり、その後丙会社から受信したＦＡＸデータは上記した「丙会社」のフォルダに保存されることになる。
【0042】
＜８＞権限設定部（図１，図８）
権限設定部７０は、各ユーザに対するＦＡＸデータＢに対する使用権限を設定可能な機能を有する要素である。
使用権限には、ＦＡＸデータＢについての、閲覧権限、加工権限、削除権限等を含めることができる。
図８は、管理画面４１上に、権限設定を行うための画面（権限設定欄４７）を表示させた場合のイメージ図である。
図８では、システム管理者が「マスタ管理」のボタンを選択したあと、「ユーザマスタ」を選択した状態を示している。
新規のユーザを追加する場合には、ユーザ情報としてユーザの氏名、システム上でのユーザ名、営業担当者であるか否かのチェックボックス、当該ユーザのシステム権限（管理者またはスタッフ）、所属拠点などを設定し、「保存」ボタンを選択する。
権限設定部７０は、各ユーザに対するＦＡＸデータＢに対する使用権限を設定可能な機能を有する要素である。
使用権限には、ＦＡＸデータＢについての、閲覧権限、加工権限、削除権限等を含めることができる。
図８は、管理画面４１上に、権限設定を行うための画面（権限設定欄４７）を表示させた場合のイメージ図である。
図８では、システム管理者が「マスタ管理」のボタンを選択したあと、「ユーザマスタ」を選択した状態を示している。
新規のユーザを追加する場合には、ユーザ情報としてユーザの氏名、システム上でのユーザ名、営業担当者であるか否かのチェックボックス、当該ユーザのシステム権限（管理者またはスタッフ）、所属拠点などを設定し、「保存」ボタンを選択する。
【0043】
例えば、新規登録したユーザについて、拠点を「拠点Ｘ」、システム権限を「スタッフ」に設定した場合、当該ユーザがアクセス可能な領域は、図２におけるフォルダ構造において［ルートフォルダ／拠点Ｘ］以下のフォルダとなる。
【0044】
＜９＞加工用情報登録部（図１、図９）
加工用情報登録部８０は、加工部２０で使用可能な加工用情報を登録可能な機能を有する。
加工用情報とは、顧客に対しＦＡＸデータＢに基づいてＦＡＸ送信を行うための加工作業を行う際に使用される定型文やスタンプ画像などが含まれる。
図９は、管理画面上に、加工用情報の登録を行うための画面（加工用情報登録欄４８）を表示させた場合のイメージ図である。
図９では、ユーザが「マスタ管理」のボタンを選択したあと、「スタンプマスタ」を選択した状態を示しており、既に登録済みのスタンプが表示されている。
新規のスタンプ画像を追加する場合には、「新規スタンプ作成」のボタンを選択し、図示しない登録画面上で、スタンプ名や使用する画像ファイルの選択を行って新規登録を行うことになる。
同様に、定型文を確認・登録する際には、管理画面４１上の「マスタ管理」のボタンを選択したあと、「スタンプマスタ」を選択し、図示しない登録画面上で、定型文の新規登録を行えばよい。
加工用情報登録部８０は、加工部２０で使用可能な加工用情報を登録可能な機能を有する。
加工用情報とは、顧客に対しＦＡＸデータＢに基づいてＦＡＸ送信を行うための加工作業を行う際に使用される定型文やスタンプ画像などが含まれる。
図９は、管理画面上に、加工用情報の登録を行うための画面（加工用情報登録欄４８）を表示させた場合のイメージ図である。
図９では、ユーザが「マスタ管理」のボタンを選択したあと、「スタンプマスタ」を選択した状態を示しており、既に登録済みのスタンプが表示されている。
新規のスタンプ画像を追加する場合には、「新規スタンプ作成」のボタンを選択し、図示しない登録画面上で、スタンプ名や使用する画像ファイルの選択を行って新規登録を行うことになる。
同様に、定型文を確認・登録する際には、管理画面４１上の「マスタ管理」のボタンを選択したあと、「スタンプマスタ」を選択し、図示しない登録画面上で、定型文の新規登録を行えばよい。
【実施例0045】
＜１＞システム構成の具体例（図１０）
図１０は、本発明に係るＦＡＸ管理システムＡを用いる場合の構成イメージ図である。
拠点側には、顧客側から送信されたＦＡＸデータを受信するためのＦＡＸ装置Ａ１が設置されている。
集約側には、各ＦＡＸ装置Ａ１からのＦＡＸデータを受信するサーバＡ２が設置されている。
ユーザ側では、サーバにアクセス可能なアプリケーションをインストールしてあるユーザ端末Ａ３を用意している。
本実施例における構成では、サーバＡ２が、本発明に係るＦＡＸ管理システムシステムＡにおける集約部１０、自動分類部１１および送信指示部３０として機能し、ユーザ端末Ａ３にインストールしたアプリケーションが、手動振分部１２、加工部２０、分類条件設定部６０、権限設定部７０、および加工用情報登録部８０として機能するイメージとなる。
図１０は、本発明に係るＦＡＸ管理システムＡを用いる場合の構成イメージ図である。
拠点側には、顧客側から送信されたＦＡＸデータを受信するためのＦＡＸ装置Ａ１が設置されている。
集約側には、各ＦＡＸ装置Ａ１からのＦＡＸデータを受信するサーバＡ２が設置されている。
ユーザ側では、サーバにアクセス可能なアプリケーションをインストールしてあるユーザ端末Ａ３を用意している。
本実施例における構成では、サーバＡ２が、本発明に係るＦＡＸ管理システムシステムＡにおける集約部１０、自動分類部１１および送信指示部３０として機能し、ユーザ端末Ａ３にインストールしたアプリケーションが、手動振分部１２、加工部２０、分類条件設定部６０、権限設定部７０、および加工用情報登録部８０として機能するイメージとなる。
【0046】
＜２＞使用イメージ（図１０）
次に、本発明に係るＦＡＸ管理システムの使用イメージについて説明する。
次に、本発明に係るＦＡＸ管理システムの使用イメージについて説明する。
【0047】
（１）前提
システム管理者またはユーザは、ユーザ端末Ａ３にインストールしたアプリケーションから、自身に付与されている権限の範囲で、自動分類のための分類条件の設定や、各ユーザの使用権限の設定、加工部２０で使用する加工用情報の登録などを適宜行っておくものとする。
システム管理者またはユーザは、ユーザ端末Ａ３にインストールしたアプリケーションから、自身に付与されている権限の範囲で、自動分類のための分類条件の設定や、各ユーザの使用権限の設定、加工部２０で使用する加工用情報の登録などを適宜行っておくものとする。
【0048】
（２）ＦＡＸデータの集約・自動分類
各拠点に設けたＦＡＸ装置Ａ１で受信したＦＡＸデータＢは、送信元のＦＡＸ番号を含んだファイル名が付与された態様で転送され、サーバＡ２に集約される。
サーバＡ２に集約されたＦＡＸデータＢは、ファイル名に含まれる送信元のＦＡＸ番号に基づいてデータベース内で自動分類される。
各拠点に設けたＦＡＸ装置Ａ１で受信したＦＡＸデータＢは、送信元のＦＡＸ番号を含んだファイル名が付与された態様で転送され、サーバＡ２に集約される。
サーバＡ２に集約されたＦＡＸデータＢは、ファイル名に含まれる送信元のＦＡＸ番号に基づいてデータベース内で自動分類される。
【0049】
（３）ＦＡＸデータの振分、加工、送信指示
ユーザは、ユーザ端末Ａ３にインストールしたアプリケーションからサーバＡ２にログインし、ユーザが使用権限を有する拠点で受信したＦＡＸデータＢの受信件数や、発注の受付処理が未着手状態のＦＡＸデータＢの件数を確認しながら、アプリケーション上から、振分作業、加工作業、送信指示作業などを適宜実行する。
送信指示が実行された加工後のＦＡＸデータＣのファイル名には、送信先のＦＡＸ番号を付与しておく。
サーバＡ２は、ユーザから送信指示を受けた加工後のＦＡＸデータＣを用いて、所定の拠点のＦＡＸ装置に対しＦＡＸ送信の指示を行う。
ユーザは、ユーザ端末Ａ３にインストールしたアプリケーションからサーバＡ２にログインし、ユーザが使用権限を有する拠点で受信したＦＡＸデータＢの受信件数や、発注の受付処理が未着手状態のＦＡＸデータＢの件数を確認しながら、アプリケーション上から、振分作業、加工作業、送信指示作業などを適宜実行する。
送信指示が実行された加工後のＦＡＸデータＣのファイル名には、送信先のＦＡＸ番号を付与しておく。
サーバＡ２は、ユーザから送信指示を受けた加工後のＦＡＸデータＣを用いて、所定の拠点のＦＡＸ装置に対しＦＡＸ送信の指示を行う。
【0050】
（４）ＦＡＸ送信
ＦＡＸ送信の指示を受けたＦＡＸ装置Ａ１は、加工後のＦＡＸデータＣのファイル名から、送信先のＦＡＸ番号を取得し、顧客に向けてＦＡＸ送信を実行する。
ＦＡＸ送信の指示を受けたＦＡＸ装置Ａ１は、加工後のＦＡＸデータＣのファイル名から、送信先のＦＡＸ番号を取得し、顧客に向けてＦＡＸ送信を実行する。
【符号の説明】
【0051】
Ａ：ＦＡＸ管理システム
Ｂ：ＦＡＸデータ
Ｃ：加工後のＦＡＸデータ
１０：集約部
１１：自動分類部
１２：手動振分部
２０：加工部
３０：送信指示部
４０：管理画面表示部
４１：管理画面
４２：第１のボタン
４３：第２のボタン
４４：受信未確認管理欄
４４１：分類状況表示欄
４４２：振分設定欄
４５：作業未確認管理欄
４５１：振分状況表示欄
４５２：送信内容設定欄
４５３：加工内容設定欄
４６：分類条件設定欄
４７：権限設定欄
４８：加工用情報登録欄
５０：件数表示部
５１：デスクトップ画面
５２：表示ウィジェット
６０：分類条件設定部
７０：権限設定部
８０：加工用情報登録部
Ａ１：ＦＡＸ装置
Ａ２：サーバ
Ａ３：ユーザ端末
Ｂ：ＦＡＸデータ
Ｃ：加工後のＦＡＸデータ
１０：集約部
１１：自動分類部
１２：手動振分部
２０：加工部
３０：送信指示部
４０：管理画面表示部
４１：管理画面
４２：第１のボタン
４３：第２のボタン
４４：受信未確認管理欄
４４１：分類状況表示欄
４４２：振分設定欄
４５：作業未確認管理欄
４５１：振分状況表示欄
４５２：送信内容設定欄
４５３：加工内容設定欄
４６：分類条件設定欄
４７：権限設定欄
４８：加工用情報登録欄
５０：件数表示部
５１：デスクトップ画面
５２：表示ウィジェット
６０：分類条件設定部
７０：権限設定部
８０：加工用情報登録部
Ａ１：ＦＡＸ装置
Ａ２：サーバ
Ａ３：ユーザ端末
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
