特開 2025-6665 証明写真管理サーバシステム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2025006665

(43)【公開日】2025-01-17

(54)【発明の名称】証明写真管理サーバシステム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/06 20230101AFI20250109BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/06

【審査請求】未請求

【請求項の数】4

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2023107600

(22)【出願日】2023-06-29

(71)【出願人】

【識別番号】500250770

【氏名又は名称】ユニティガードシステム株式会社

(72)【発明者】

【氏名】山本 健二

(72)【発明者】

【氏名】鷹觜 伸之

【テーマコード（参考）】

5L010

5L049

【Ｆターム（参考）】

5L010AA10

5L049AA10

(57)【要約】      （修正有）

【課題】勤務時間内に写真を撮らせ、定期的な証明書用写真データを収集できる証明写真管理システムをを提供する。
【解決手段】携帯電話端末を利用して、従業者の写真撮影による写真データを収集管理する管理サーバで構成される写真管理サーバシステム１であって、従業者の写真データを管理するデータベースを有する管理サーバは、各従業者におけるあらかじめ決められた身分証明書発行予定日の前に、各従業者に写真撮影を促すタイミングを計算または、設定するステップと、各従業者が所有するユーザ携帯電話端末又は就業場所に設置された就業場所電話端末に、各従業者宛てに写真撮影を促すステップと、各従業員が撮影した写真データと、ユーザ携帯電話端末又は就業場所電話端末から送信される電話番号と、当該写真データの撮影時間データと、撮影場所データと、を受信して、当該管理サーバに蓄積するステップと、を設けてなる。
【選択図】図１

【特許請求の範囲】

【請求項1】

写真撮影可能で、通話やメールでの情報交換可能な携帯電話端末を利用して、従業者の写真撮影による写真データを、ネットワーク網を介して収集管理できる管理サーバで構成される写真管理サーバシステムであって、
前記管理サーバには、前記従業者の写真データを管理するデータベースを有してなり、
各従業者が所有するユーザ携帯電話端末又は、就業場所に設置された就業場所電話端末に、各従業者宛てに写真撮影を促すステップと、このステップの前段で、あらかじめ決められた身分証明書発行予定日の前であって、各従業者に写真撮影を促すタイミングを計算または、設定するステップを設けてなり、さらに各従業員が撮影して、ユーザ携帯電話端末又は、就業場所電話端末から送信される写真データとともに、ユーザ携帯電話端末又は、就業場所電話端末の端末管理番号と、少なくとも当該写真データの撮影時間データを受信して、当該管理サーバに蓄積するステップとを設けてなることを特徴とすることを特徴とする証明写真管理サーバシステム。

【請求項2】

前記ユーザ携帯電話端末又は、就業場所電話端末から前記管理サーバにネットワーク網を介してアクセスし、従業者の出退勤を管理する手段を設け、各従業員が写真を撮影して、ユーザ携帯電話端末又は、就業場所電話端末から送信される写真データが、勤務時間か否かを管理できるようにしたことを特徴とする前記請求項１記載の証明写真管理サーバシステム。

【請求項3】

前記ユーザ携帯電話端末又は、就業場所電話端末から前記サーバにネットワーク網を介してアクセスし、写真データ送信のためのプログラムは、勤務時間外である場合は、それを表示するとともに、従業者が同意したときのみ起動するようにしたことを特徴とする請求項1又は２記載の写真管理サーバシステム。

【請求項4】

前記データベースには、従業者の写真データを受信した場合には随時更新し、あらかじめ設定した期間内に各就業者宛てに写真撮影を促すべき従業者を特定できるようにしてなることを特徴とする請求項1乃至３のいずれか１項記載の証明写真管理サーバシステム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、携帯端末で証明書写真を管理するサーバシステムに関する。

【背景技術】

【0002】

従来、身分証明書などの証明書用写真は、街中に存在する証明写真機で紙による出力で個々人が撮影し、管理部署に届けて、身分証明書を作成していた。または、各企業や団体で、写真コーナーを設けて、一括して個々人を撮影し、写真を撮り、紙で出力したりデータでファイル保存して、身分証明書を出力するようにしていた。特に、紙で写真を出力した際には、証明書と写真をラミネートして、一体の身分証明書にしたり、写真をファイルで保存した場合には、身分証明書にカードに直接プリントしたり、プラスティックカードに印刷して身分証明書を作成することも行われていた。

【0003】

このような身分証明書は、定期的な更新が必要であり、特に従業員が多い企業や団体では、管理する側からすれば、非常に煩雑になり、人手不足も加速している。そこで企業や団体など身分証明書などに使用される証明書写真を撮影して管理する自動化システムが切望されている。管理される側の個々人にしても、いちいち写真を撮影して、管理部署に届けたり、指定された日時に写真撮影を受ける手間もあり、調整することも難しく、何らかの形で証明書写真を撮影して登録する自動化システムが同様に望まれていた。

【0004】

例えば、特許文献１に示される、顔写真が必要なユーザーの手続きを簡易化し、受付側の負担も軽減できるサーバ等を提供するものが開示されている。

【0005】

この特許文献1において、登録システム１では、ユーザ端末８と、証明写真機３と、サーバ５とがネットワーク９を介して接続される。そしてサーバ５は、ユーザ端末８から受信したユーザの個人データの登録を行うデータ登録手段と、個人データの登録に応じて、ユーザに対応するキー情報をユーザ端末８に送信するキー情報送信手段と、証明写真機３でキー情報を読み取ったユーザの顔写真データを証明写真機３から受信し、個人データと紐付けて登録する顔写真データ登録手段とを有するものである。証明写真機３は、キー情報の読取を行うキー情報読取装置１２と、ユーザの顔写真を撮影した顔写真データをサーバ５に送信する制御装置１５とを有するというものである。

【0006】

このように、ユーザ端末の個人データ情報を読み取る点で、ユーザの特定をしやすくしたものである。

【0007】

このように、サーバに写真データをサーバに登録して、また、ユーザが所有するユーザ端末の情報を読み取らせて、個人データの登録をさせる点で、ユーザの手続きを簡素化するという目的は達成できるものの、わざわざ街中に点在する証明写真機を利用する点で、勤務以外の時間帯を利用させることにもなり、勤怠管理に支障をきたしていた。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0008】

【特許文献1】特開２０１５-６９３０７

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0009】

本発明者は、企業や団体の従業者に対して、きちんと勤務時間内で写真を撮らせるために、しかも、定期的な間隔で証明書写真を各従業者から収集し、決められた間隔で、身分証明書などを発行するためのシステムが検討されていた。

【0010】

本願発明は、きちんと労務管理を徹底しながら、勤務時間内に写真を撮らせ、いつ、どこで写真を撮影したかも管理でき、しかも、多数の従業者がいても、定期的な証明書用写真データを収集できる証明写真管理システムを目的としている。

【課題を解決するための手段】

【0011】

上記目的を達成するため、本発明の証明写真管理サーバシステムは、写真撮影可能で、通話やメールでの情報交換可能な携帯電話端末を利用して、従業者の写真撮影による写真データを、ネットワーク網を介して収集管理できる管理サーバで構成される写真管理サーバシステムであって、前記管理サーバには、前記従業者の写真データを管理するデータベースを有してなり、各従業者が所有するユーザ携帯電話端末又は、就業場所に設置された就業場所電話端末に、各従業者宛てに写真撮影を促すステップと、このステップの前段で、あらかじめ決められた身分証明書発行予定日の前であって、各従業者に写真撮影を促すタイミングを計算または、設定するステップを設けてなり、さらに各従業員が撮影して、ユーザ携帯電話端末又は、就業場所電話端末から送信される写真データとともに、ユーザ携帯電話端末又は、就業場所電話端末の端末管理番号と、少なくとも当該写真データの撮影時間データを受信して、当該管理サーバに蓄積するステップとを設けてなることを特徴とするものである。

【0012】

また、請求項２として、前記ユーザ携帯端末又は、就業場所端末から前記管理サーバにネットワーク網を介してアクセスし、従業者の出退勤を管理する手段を設け、各従業員が写真を撮影して、ユーザ携帯端末又は、就業場所電話端末から送信される写真データが、勤務時間か否かを管理できるようにした。

【0013】

さらに請求項３では、前記ユーザ携帯端末又は、就業場所携帯電話端末から前記サーバにネットワーク網を介してアクセスし、写真データ送信のためのプログラムは、勤務時間外である場合は、それを表示するとともに、従業者が同意したときのみ起動するようにしたものである。

【0014】

そして、請求項４では、前記データベースには、従業者の写真データを受信した場合には随時更新し、あらかじめ設定した期間内に各就業者宛てに写真撮影を促すべき従業者を特定できるようにしたものである。

【図面の簡単な説明】

【0015】

【図1】本発明の証明写真管理サーバシステムの概念説明図。

【図2】本発明の証明写真を促される実施例での端末画面説明図。

【図3】本発明の証明写真管理サーバシステムのフロー説明図。

【図4】本発明の写真管理サーバシステムの実施例での端末画面説明図。

【図5】本発明の写真管理サーバシステムの実施例での端末画面説明図。

【図6】本発明の写真管理サーバシステムの実施例での端末画面説明図。

【図7】本発明の写真管理サーバシステムの実施例での端末画面説明図。

【図8】本発明の写真管理サーバシステムの実施例での端末画面説明図。

【図9】本発明の写真管理サーバシステムの写真レコードの説明図。

【発明を実施するための形態】

【0016】

以下、本発明の実施の形態を図１～図９に基づいて説明する。
図１は、本発明の証明写真などの写真管理サーバシステム１の概念説明図である。例えば警備会社、ビル管理会社、コンシェルジュサービス会社などの企業で使用される事例で説明する。これらの会社は、接客や個人情報を扱う会社となるため、そこで働く従業者も定期的に身分証明書も必要となり、その写真も定期的に更新していかなくてはならず、管理に手間がかかるものであった。

【0017】

特に、拠点の増減が激しい職場ともなり、新たな拠点の増減が激しいと、そのための入退館（警備会社では、上下番ともいう）の管理に、タイムカードなどの設置、取外しは、システム上難しいため、携帯電話などの端末を設置しておいて利用する方が、経済的な面でも妥当なものとなる。

【0018】

本発明の目的である写真管理サーバシステム１では、従来より利用されている街中に点在する証明写真機を利用するものを利用して写真の収集管理を行おうとすると、経費はともかく、勤務以外の時間帯を利用させることにもなり、勤怠管理に支障をきたしていたため、勤務時間内に写真を撮らせるためには、カメラが機能的に充実してきた携帯電話端末を利用してデータを収集・管理できないかを検討してきて、発明に至ったものであり、原則勤務時間内にそれら写真データを収集・管理できるようにしたものである。

【0019】

図１に示されるように、写真管理サーバシステム１は、ユーザ携帯電話端末５ａ又は、就業場所電話端末５ｂを利用して写真撮影を行い、ネットワーク網７を介して管理サーバ２に送信して更新できるようになっている。身分証明書の管理部門では、管理端末３を利用して、管理サーバ２から、従業員管理台帳と写真データに基づいて各従業者の身分証明書の発行・管理を行っており、従業員管理台帳から身分証明書に必要データと、定期的に更新される写真データを合成して、プリンタ６で身分証明書４を発行できるようになっている。

【0020】

このように、従業員の写真データは、身分証明書の発行前の数か月前でなければ、ならず、業種毎、団体毎に更新時期が決められており、これらの運用状況に合わせて、更新時期が近づいてきている従業者宛てに順次メールにて、自動で「写真撮影を促す」ようにしている（図２参照）。

【0021】

図２のユーザ携帯電話端末５ａ又は、就業場所電話端末５ｂの画面8「○○様、お仕事ご苦労様です。身分証明書の更新時期が迫っております。証明書用写真データを送付いただけますようよろしくお願い致します。」という趣旨のメッセージ示され、このようなメールを受け取った従業者は、写真撮影アプリを立上げボタン9を押して、アプリを立ち上げると、図３に示されたフロー図で示される写真撮影プログラムが起動して簡単に従業者の写真撮影、写真データの収集ができるようになっている。この時点で、「後で」のボタン１０を押すと、写真撮影アプリは、その先の処理を行わず終了する。

【0022】

本発明の写真管理サーバシステム１は、最適な実施例として、前記ユーザ携帯電話端末５ａ又は、就業場所電話端末５ｂから前記管理サーバ２にネットワーク網７を介してアクセスし、従業者の出退勤を管理する手段を設け、各従業員が写真を撮影して、ユーザ携帯電話端末５ａ又は、就業場所電話端末５ｂから送信される写真データが、勤務時間か否かを管理しながらできるように構成されている。

【0023】

例えば、図４に示されるようにユーザ携帯電話端末５ａ又は、就業場所電話端末５ｂの画面に示されるように「業務管理システム」としてのアプリケーションソフトウエアが組み込まれており、そのメニュー画面３３を開くと、従業者の「入退館（業務形態によって「上下番」と称呼される場合もある）」、あるいは従業者の勤務時間を管理する「シフト管理」、そして本発明の写真管理サーバシステムで写真撮影、収集を行う「写真撮影」、従業者と管理セクションとの「連絡事項」などの管理アプリが組み込まれている。

【0024】

この画面のメニュー画面３３で「入退館」ボタン３４を選択すると、画面が図５の４１に遷移して、従業者が所持するユーザ携帯電話端末５ａであれば、その本人となる従業者の氏名が表示され「○○さんですね」と表示されて、「ＯＫ」ボタン４２を押せば、その情報が管理サーバ２に転送されて、図５の「何時、何分入館処理が完了しました。」と表示され、入館（上番）処理が完了する。

【0025】

この時、従業者が就業場所電話端末５ｂを使用して行う場合は、入退館時にあらかじめ勤務予定の就業者がセットされ表示されるようになっており、その従業者が１名又は、複数の氏名が表示され、選択されるようになっていても良い。

【0026】

上記の処理は、入館時（上番時）の説明をしているが退官時（下番時）は、「何時、何分退官処理が完了しました。」と表示され同じように退官処理が行われる。

【0027】

図５の４２の「ＯＫ」ボタンが押されて、で入館処理が行われ、図５の４３で入館処理完了が表示されたときに、管理部署から更新時期が近づいてきている旨の従業者宛てメールが到達している場合には、図示のごとく「連絡事項が有ります」というメッセージが表示されて、「開く」ボタン４４を押すと、図２のようなメールを受け取り、簡単の写真撮影アプリを起動させることができる。メールを開かずに「後で」ボタン４５を押して、その場では、メール閲覧を保留にすることもできる

【0028】

このように、「業務管理システム」において、従業者が所有するユーザ携帯電話端末５ａであれば、メニュー画面３３をいつでも開くことが可能であるが、このメニュー画面を開き、「入退館」ボタン３４を押しても、入退館時間が適切な時間に達していなかったり（勤務時間外であったり）、ユーザ携帯電話端末５ａが有する（例えばＧＰＳなどによる）位置情報取得機能によって、適切な場所に達していない場合は、その入退館処理機能を制限することもできる。

【0029】

このメニュー画面で、「シフト管理」ボタン３５を押した場合は、本発明の範囲外であるので省略する。また、「写真撮影」ボタン３６を押した場合でも、入退館（上下番）状況が把握されているので、ユーザ携帯電話端末５ａを所持する従業者が、例えば自宅などで写真撮影を行おうとした場合に、勤務時間外であることも簡単に把握できる。その場合には、後述するが、従業者が自分の責任で写真を撮ることもできる。さらにメニュー画面で、「連絡事項」ボタン３７を押して、社内の連絡情報などを閲覧することもできる。その場合は、社外で閲覧できる情報とそうでない情報を区別して限定的に閲覧させることもできる。

【0030】

次に、図４のメニュー画面３３から、直接「写真撮影」ボタン３６を押して、あるいは、メニュー画面３３から、「連絡事項」ボタン３７押して、写真撮影を促すメールが送信され、受信者は、図２の写真撮影プログラム起動ボタン９を押すなどして、写真撮影アプリを起動したときのフローを図３と、図６乃至図８の端末表示画面に基づいてその処理を説明する。

【0031】

写真撮影アプリを起動させると、各従業者が所持するユーザ携帯電話端末５ａ又は、就業場所電話端末５ｂによって、逐次各従業者が勤務時間内なのか否かが管理サーバ２で把握されているので、ステップ２１で、写真を撮影しようとする従業者が勤務時間外であれば、ステップ２２で、「勤務時間外である旨の表示をして、終了処理を促す」、そこで従業者が、処理終了のボタンを押して、写真撮影アプリを終了することができる。

【0032】

ここで、写真撮影が、勤務時間外であっても、従業者の意思で、たとえ勤務時間外でも写真撮影を行いたい旨の意思を確認し、写真撮影アプリを継続する場合は、ステップ２４に移り、「従業員番号を入力して下さい」という画面になり（図６、４６参照）、従業員番号を入力して、「次に」のボタン４８を押し、ステップ２５で、「○○さんですね」と表示されて、「はい」を押し（図示せず）、ステップ２６で、携帯電話端末を自分に向けて、「顔がガイドラインに入るように」促される（図６、４９参照）。

【0033】

このスッテップ２４において、想定される電話端末が、ユーザ携帯端末５ａであれば、従業員番号が、あらかじめデフォルトでそのユーザ（従業者）の所持する従業員番号が表示されるようにするか、このステップ２４を省略していきなり「○○さんですね」と表示がなされるようにしても良い。また、就業場所電話端末５ｂで実施されて、その日のその時間に予定されている従業者が複数の場合は、それら従業者の氏名又は従業員番号が複数表示されて、選択されるようにしても良い。

【0034】

ステップ２６で、撮影される従業者が確定した場合に、顔がガイドラインに入るように促される。そして、顔写真がガイドライン内に入り、既に登録されている顔写真データと比較、認証され、確かに予定の従業者であることが認証され、写真撮影をしようとしている本人であることが確認されるとステップ２７で「○○さんであることが確認されました。」（図７、５０参照）と表示される。

【0035】

そしてステップ２８（図７の５２画面）で「写真を撮影します。「撮影」ボタンを押してください」と促され、「撮影」ボタン５５を押下すると、ステップ２９で写真が撮影される（図７、４６参照）。従業者は、ステップ２９（図８、５６）で写真を確認し、納得したら「アップロード」ボタン５７を押すと、ステップ３０で写真が登録された旨の表示がなされ（図８、５９参照）、従業者が、「Ｌｏｇｏｆｆ」ボタン６０を押すことで写真撮影、写真データ登録は終了される。

【0036】

ステップ２９で（図８、５６）で「もう一度」ボタン５８を押すと、ステップ２８（図７、５２）に戻り、再度、撮影ボタン５８を押して、納得するまで写真を撮影できる。

【0037】

ステップ２４、不正に通過したり、他人が写真を登録しようとしたり、あるいは、ステップ２４で従業員番号を間違えていたり、ステップ２５で「○○さんですね」という表示にもかかわらず、誤って次の処理に移り、あるいは、顔認証の結果、確認ができない場合には、セキュリティ上この先には、進まず「管理セクションに連絡してください。」という表示とともに処理が中断されるようになっている。

【0038】

また、本発明の実施例では、ユーザ携帯電話端末５ａ又は、就業場所電話端末５ｂによって、写真撮影が行われて、管理サーバに転送される場合に、図９に示されるように、従業者の写真データ管理レコードは、従業員番号、氏名、所属、電話番号、撮影日時、撮影場所、メールアドレス、身分証明書発行日時、写真データが従業者のレコードとして管理されている。

【0039】

この管理データによって、管理セクションでは、次に証明書を発行するスケジュールを立てやすく、写真撮影を促す従業者リストが作成されるとともに、順番に回収する写真データの回収処理も各従業者へ自動で発送でき、回収できない又は、その処理が遅れている従業者向けにメールの再送信や、直接電話などで連絡しやすくなる。

【0040】

特に、各従業者が所有するユーザ携帯電話端末５ａで、写真撮影が行われ、ネットワーク網7で写真データが送られてくる場合は、写真データとともに、そのユーザ携帯電話端末５ａの端末管理番号を例えば、その端末の電話番号で構成すれば確実に当該従業者は、自分の携帯電話端末から送られて来ていることが確認できるのでセキュリティ上の信頼性は高まる。

【0041】

また、就業場所電話端末５ｂによって、写真撮影が行われ、ネットワーク網7で写真データが送られてくる場合であっても、あらかじめその就業場所には、誰が、勤務されるかも把握でき、写真撮影、写真データの受信端末を管理することで、確実に誰の写真かも把握できるので、ユーザ携帯電話端末５ａの場合と同様にセキュリティ上の信頼性は高まる。

【0042】

本発明の証明写真管理サーバシステム１は、各従業員が所有するユーザ携帯電話端末５ａを使用するか、各就業場所に設置される就業場所電話端末５ｂで写真撮影を行いさらにデータ転送を行うことで、確実に誰から送られた写真データかを把握できる、あるいは把握しやすくなり、そして就業時間を管理する入退館（上下番）管理システムと連動させることにより、写真撮影行為を確実に勤務時間か否かを管理できる。

【0043】

また、企業や団体において、身分証明書は、必須のものであり、また写真の管理も厳重に行われないと問題が発生しやすいが、写真撮影者が、きちんとどのような端末から送信されるかも確実に管理できるものであり、多くの企業で管理されやすいものとなり、いろいろな業種での利用範囲も拡大され産業上きわめて有益な発明となる。

【符号の説明】

【0044】

１…証明写真管理サーバシステム
２…管理サーバ
３…管理端末
４…身分証明書
５ａ…ユーザ携帯電話端末
５ｂ…就業場所電話端末
６…プリンタ
７…ネットワーク網
７１…従業員ごとの写真管理レコード

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】