特許 7018808 メール監視装置および方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2022-02-03

(45)【発行日】2022-02-14

(54)【発明の名称】メール監視装置および方法

(51)【国際特許分類】

   H04L 51/212 20220101AFI20220204BHJP

   G06Q 10/10 20120101ALI20220204BHJP

【ＦＩ】

H04L51/212

G06Q10/10

【請求項の数】 3

(21)【出願番号】P 2018070710

(22)【出願日】2018-04-02

(65)【公開番号】P2019185093

(43)【公開日】2019-10-24

【審査請求日】2021-01-08

(73)【特許権者】

【識別番号】304020498

【氏名又は名称】サクサ株式会社

(73)【特許権者】

【識別番号】591207574

【氏名又は名称】サクサシステムエンジニアリング株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100098394

【弁理士】

【氏名又は名称】山川 茂樹

(74)【代理人】

【識別番号】100064621

【弁理士】

【氏名又は名称】山川 政樹

(72)【発明者】

【氏名】中島 大成

(72)【発明者】

【氏名】原田 修

【審査官】佐々木 洋

(56)【参考文献】

【文献】特開２００８－０２７４２４（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００９－０９３３２５（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００７－１６４６１３（ＪＰ，Ａ）

【文献】韓国公開特許第１０－２０１６－０１３１８００（ＫＲ，Ａ）

【文献】米国特許出願公開第２０１３／００６０８６３（ＵＳ，Ａ１）

【文献】特開２００７－０３６８５８（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｈ０４Ｌ １２／５８

Ｇ０６Ｑ １０／１０

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

利用者端末からの送信対象メールを受け付けて、予め設定されている承認者に前記送信対象メールの内容に関する承認を依頼し、承認が得られた場合に前記送信対象メールを通信ネットワークへ送信するメール監視装置であって、
隠蔽すべき隠蔽対象語句を特定するための隠蔽対象キーワードを記憶する隠蔽管理データベースと、
前記送信対象メールに関する承認依頼指示に応じて、前記隠蔽管理データベースから隠蔽対象キーワードを取得し、前記隠蔽対象キーワードに基づいて前記送信対象メールに含まれる前記隠蔽対象語句を特定して、予め設定されている隠蔽文字で置換して隠蔽した後、前記承認者に承認を依頼する承認依頼部と、
利用者端末からの前記送信対象メールを受け付けて、前記送信対象メールを一時保管するとともに、前記送信対象メールの承認依頼を前記承認依頼部に指示し、前記承認者により承認が得られた場合には、保管しておいた前記送信対象メールを前記通信ネットワークへ送信し、前記承認者により承認が得られなかった場合には、前記通信ネットワークに対する前記送信対象メールの送信を中止するメール監視部と
を備え、
前記隠蔽管理データベースは、前記送信対象メールの送信元に関する送信元情報と前記送信対象メールの送信先に関する送信先情報の組み合わせごとに、それぞれ個別の隠蔽対象キーワードを予め記憶し、
前記承認依頼部は、前記隠蔽管理データベースから前記隠蔽対象キーワードを取得する際、前記送信対象メールから抽出した送信元情報と送信先情報の組み合わせに対応する隠蔽対象キーワードを取得する
ことを特徴とするメール監視装置。

【請求項2】

請求項１に記載のメール監視装置において、
前記送信対象メールの送信元となる利用者メールアドレスごとに、承認対象キーワードを記憶する承認管理データベースをさらに備え、
前記メール監視部は、前記送信対象メールから抽出した送信元メールアドレスと対応する承認対象キーワードを前記承認管理データベースから取得し、前記承認対象キーワードが前記送信対象メールに含まれている場合には、前記送信対象メールを一時保管するとともに、前記送信対象メールの承認依頼を前記承認依頼部に指示し、前記承認対象キーワードが前記送信対象メールに含まれていない場合には、前記送信対象メールをそのまま前記通信ネットワークへ送信する
ことを特徴とするメール監視装置。

【請求項3】

利用者端末からの送信対象メールを受け付けて、予め設定されている承認者に前記送信対象メールの内容に関する承認を依頼し、承認が得られた場合に前記送信対象メールを通信ネットワークへ送信するメール監視装置で用いられるメール監視方法であって、
隠蔽管理データベースが、隠蔽すべき隠蔽対象語句を特定するための隠蔽対象キーワードを記憶するステップと、
承認依頼部が、前記送信対象メールに関する承認依頼指示に応じて、前記隠蔽管理データベースから隠蔽対象キーワードを取得し、前記隠蔽対象キーワードに基づいて前記送信対象メールに含まれる前記隠蔽対象語句を特定して、予め設定されている隠蔽文字で置換して隠蔽した後、前記承認者に承認を依頼する承認依頼ステップと、
メール監視部が、利用者端末からの前記送信対象メールを受け付けて、前記送信対象メールを一時保管するとともに、前記送信対象メールの承認依頼を前記承認依頼部に指示し、前記承認者により承認が得られた場合には、保管しておいた前記送信対象メールを前記通信ネットワークへ送信し、前記承認者により承認が得られなかった場合には、前記通信ネットワークに対する前記送信対象メールの送信を中止するメール監視ステップと
を備え、
前記隠蔽管理データベースは、前記送信対象メールの送信元に関する送信元情報と前記送信対象メールの送信先に関する送信先情報の組み合わせごとに、それぞれ個別の隠蔽対象キーワードを予め記憶し、
前記承認依頼ステップは、前記隠蔽管理データベースから前記隠蔽対象キーワードを取得する際、前記送信対象メールから抽出した送信元情報と送信先情報の組み合わせに対応する隠蔽対象キーワードを取得する
ことを特徴とするメール監視方法。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、電子メールを送信する際、メールの内容について第三者の承認を得た後、メールを送信するメール監視技術に関する。

【背景技術】

【0002】

メール監視装置は、配下に接続された利用者端末から依頼された送信対象メールを受け付け、そのメール内容をチェックするため第三者に一旦通知し、第三者から承認が得られた場合、そのメールを通信ネットワークへ正式に送信する装置である。以下では、電子メールを単にメールと呼ぶ場合がある。
従来、このようなメール監視装置として、監視対象となる語句を事前に登録しておき、送信対象メールから登録語句を検索し、見つかった登録語句に付与されている重みの総和に基づいて第三者による内容確認の要否を判定するようにしたものが提案されている（例えば、特許文献１など参照）。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【文献】特開２００３－６７３０７号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

しかしながら、このような従来技術では、第三者による内容確認が必要な場合、送信対象メールがそのままの内容で第三者に通知されるため、メールに含まれる企業の技術情報、顧客情報、秘密情報、あるいは社員や利用者の個人情報などの機密情報が、第三者に明かされてしまい、情報の漏洩さらには悪用されるリスクがあるという問題点があった。

【0005】

本発明はこのような課題を解決するためのものであり、送信対象メールに含まれる機密情報を明かすことなく、第三者である承認者により内容確認された承認済みのメールを送信できるメール監視技術を提供することを目的としている。

【課題を解決するための手段】

【0006】

このような目的を達成するために、本発明にかかるメール監視装置は、利用者端末からの送信対象メールを受け付けて、予め設定されている承認者に前記送信対象メールの内容に関する承認を依頼し、承認が得られた場合に前記送信対象メールを通信ネットワークへ送信するメール監視装置であって、隠蔽すべき隠蔽対象語句を特定するための隠蔽対象キーワードを記憶する隠蔽管理データベースと、前記送信対象メールに関する承認依頼指示に応じて、前記隠蔽管理データベースから隠蔽対象キーワードを取得し、前記隠蔽対象キーワードに基づいて前記送信対象メールに含まれる前記隠蔽対象語句を特定して、予め設定されている隠蔽文字で置換して隠蔽した後、前記承認者に承認を依頼する承認依頼部と、利用者端末からの前記送信対象メールを受け付けて、前記送信対象メールを一時保管するとともに、前記送信対象メールの承認依頼を前記承認依頼部に指示し、前記承認者により承認が得られた場合には、保管しておいた前記送信対象メールを前記通信ネットワークへ送信し、前記承認者により承認が得られなかった場合には、前記通信ネットワークに対する前記送信対象メールの送信を中止するメール監視部とを備えている。

【0007】

また、本発明にかかる上記メール監視装置は、前記隠蔽管理データベースが、前記送信対象メールの送信元に関する送信元情報と前記送信対象メールの送信先に関する送信先情報の組み合わせごとに、それぞれ個別の隠蔽対象キーワードを予め記憶し、前記承認依頼部は、前記隠蔽管理データベースから前記隠蔽対象キーワードを取得する際、前記送信対象メールから抽出した送信元情報と送信先情報の組み合わせに対応する隠蔽対象キーワードを取得するようにしたものである。

【0008】

また、本発明にかかる上記メール監視装置の一構成例は、前記送信対象メールの送信元となる利用者メールアドレスごとに、承認対象キーワードを記憶する承認管理データベースをさらに備え、前記メール監視部は、前記送信対象メールから抽出した送信元メールアドレスと対応する承認対象キーワードを前記承認管理データベースから取得し、前記承認対象キーワードが前記送信対象メールに含まれている場合には、前記送信対象メールを一時保管するとともに、前記送信対象メールの承認依頼を前記承認依頼部に指示し、前記承認対象キーワードが前記送信対象メールに含まれていない場合には、前記送信対象メールをそのまま前記通信ネットワークへ送信するようにしたものである。

【0009】

また、本発明にかかるメール監視方法は、利用者端末からの送信対象メールを受け付けて、予め設定されている承認者に前記送信対象メールの内容に関する承認を依頼し、承認が得られた場合に前記送信対象メールを通信ネットワークへ送信するメール監視装置で用いられるメール監視方法であって、隠蔽管理データベースが、隠蔽すべき隠蔽対象語句を特定するための隠蔽対象キーワードを記憶するステップと、承認依頼部が、前記送信対象メールに関する承認依頼指示に応じて、前記隠蔽管理データベースから隠蔽対象キーワードを取得し、前記隠蔽対象キーワードに基づいて前記送信対象メールに含まれる前記隠蔽対象語句を特定して、予め設定されている隠蔽文字で置換して隠蔽した後、前記承認者に承認を依頼する承認依頼ステップと、メール監視部が、利用者端末からの前記送信対象メールを受け付けて、前記送信対象メールを一時保管するとともに、前記送信対象メールの承認依頼を前記承認依頼部に指示し、前記承認者により承認が得られた場合には、保管しておいた前記送信対象メールを前記通信ネットワークへ送信し、前記承認者により承認が得られなかった場合には、前記通信ネットワークに対する前記送信対象メールの送信を中止するメール監視ステップとを備え、
前記隠蔽管理データベースは、前記送信対象メールの送信元に関する送信元情報と前記送信対象メールの送信先に関する送信先情報の組み合わせごとに、それぞれ個別の隠蔽対象キーワードを予め記憶し、
前記承認依頼ステップは、前記隠蔽管理データベースから前記隠蔽対象キーワードを取得する際、前記送信対象メールから抽出した送信元情報と送信先情報の組み合わせに対応する隠蔽対象キーワードを取得している。

【発明の効果】

【0010】

本発明によれば、送信対象メールの内容確認を第三者である承認者に依頼する場合には、送信対象メールに含まれている機密情報が隠蔽された後、承認者に対して承認依頼されるため、機密情報が秘匿された状態で承認者による内容確認が行われることになる。このため、送信対象メールに含まれる機密情報を明かすことなく、第三者により内容確認された承認済みのメールを送信することが可能となる。したがって、送信対象メールの承認時におけるリスク、機密情報の漏洩さらには悪用されるというリスクを回避でき、極めて安全に送信対象メールの内容を監視することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【0011】

【図1】メール監視装置の構成を示すブロック図である。

【図2】利用者管理ＤＢの構成例である。

【図3】承認管理ＤＢの構成例である。

【図4】隠蔽管理ＤＢの構成例である。

【図5】メール管理ＤＢの構成例である。

【図6】メール監視処理（承認要否判定処理）を示すフローチャートである。

【図7】承認依頼処理を示すフローチャートである。

【図8】メール監視処理（承認結果判定処理）を示すフローチャートである。

【図9】承認依頼メールの作成例である。

【発明を実施するための形態】

【0012】

次に、本発明の一実施の形態について図面を参照して説明する。
［メール監視装置］
まず、図１を参照して、本実施の形態にかかるメール監視装置１０について説明する。図１は、メール監視装置の構成を示すブロック図である。

【0013】

このメール監視装置１０は、通信ネットワークＮＷと通信回線Ｌ２との間に接続されて、複数の利用者端末２０からの送信メールを監視する機能を有している。
メール監視装置１０の具体例としては、サーバ装置やパーソナルコンピュータなどの専用の情報処理装置で構成してもよく、メールサーバ、ＵＴＭ（Unified Threat Management）、ゲートウェイ、ルータ、スイッチ、ハブなどのネットワーク機器、さらには、電話システムやＰＢＸシステムの電話制御装置を用いて実現してもよい。

【0014】

利用者端末２０は、全体としてパーソナルコンピュータ、スマートフォン、タブレットなどの情報処理端末からなり、利用者が通信ネットワークＮＷへメールを送信する場合、通信回線Ｌ２を介して接続されたメール監視装置１０を経由してメールを送信する機能を有している。
承認者端末３０は、全体としてパーソナルコンピュータ、スマートフォン、タブレットなどの情報処理端末からなり、承認者操作に応じて、通信回線Ｌ２を介してメール監視装置１０から通知された承認依頼メールを受信して画面表示し、承認結果メールをメール監視装置１０へ返送する機能を有している。

【0015】

以下では、メール監視装置１０を会社オフィス環境で用いる場合を例として説明するが、これに限定されるものではなく、一般家庭など他の環境でも同様にして用いることができる。また、承認者（例えば利用者の上長）が社内に存在しており承認者端末３０が通信回線Ｌ２を介してメール監視装置１０に接続されている場合を例として説明するが、これに限定されるものではなく、承認者が社外に存在していてもよい。この場合には、通信ネットワークＮＷを介して承認者端末３０との間で後述する承認依頼メールや承認結果メールをやり取りすることになる。

【0016】

図１に示すように、メール監視装置１０は、主な機能部として、網Ｉ／Ｆ部１１、端末Ｉ／Ｆ部１２、記憶部１３、利用者管理ＤＢ１４Ａ、承認管理ＤＢ１４Ｂ、隠蔽管理ＤＢ１４Ｃ、メール管理ＤＢ１４Ｄ、メール送受信部１５、メール監視部１６、および承認依頼部１７を備えている。これら機能部のうち、メール送受信部１５、メール監視部１６、および承認依頼部１７は、ＣＰＵとプログラムとが協働することにより実現されている。

【0017】

網Ｉ／Ｆ部１１は、通信回線Ｌ１を介して通信ネットワークＮＷとデータ通信を行うことにより電子メールの送受信を行う機能を有している。
端末Ｉ／Ｆ部１２は、通信回線Ｌ２を介して利用者端末２０や承認者端末３０とデータ通信を行うことにより、承認者に依頼する送信対象メールの通知および承認結果のやり取りを行う機能を有している。
記憶部１３は、半導体メモリやハードディスクなどの記憶装置からなり、メール監視処理に用いるプログラムや各種データを記憶する機能を有している。

【0018】

利用者管理ＤＢ１４Ａは、送信対象メールの送信元または送信先となる利用者に関する利用者情報が予め登録されているデータベースである。図２は、利用者管理ＤＢの構成例である。ここでは、利用者管理ＤＢ１４Ａにおいて、利用者メールアドレスごとに、利用者として、利用者ＩＤと利用者所属とが組として登録されている。

【0019】

利用者情報のうち、利用者ＩＤは、利用者を識別するための識別情報であり、例えば会社で使用している社員コード、さらには電話システムで用いている内線番号などの識別情報を用いてもよい。また、利用者所属情報は、利用者が会社で所属する部署を示す情報である。利用者管理ＤＢ１４Ａについては、既存の社員データベース、名刺管理データベース、電話帳データベースなどの連絡先管理データベースを利用してもよい。

【0020】

図２では、利用者メールアドレス「[e-mail]」には、利用者ＩＤが「１００１」であり、送信者所属が「部署Ａ」である利用者情報が登録されている。また、利用者メールアドレス「[e-mail]」には、利用者ＩＤが「１００２」であり、送信者所属が「部署Ｂ」である利用者情報が登録されている。また、利用者メールアドレス「[e-mail]」には、送信者所属が「会社Ｘ」である利用者情報が登録されている。なお、送信先となる社外の利用者については、利用者ＩＤを登録しなくてもよい。また、利用者所属情報については、社名に部署を組み合わせて登録してもよい。

【0021】

承認管理ＤＢ１４Ｂは、利用者端末２０から通知された送信対象メールに対する承認要否判定および承認者への承認依頼に用いる承認情報が予め登録されているデータベースである。図３は、承認管理ＤＢの構成例である。ここでは、承認管理ＤＢ１４Ｂにおいて、利用者メールアドレスごとに、承認情報として、承認対象キーワードと承認者メールアドレスとが組として登録されている。

【0022】

承認情報のうち、承認対象キーワードは、送信対象メールの承認要否を判定するためのキーワードであり、承認者メールアドレスは、承認依頼メールの送信宛となる承認者のメールアドレスである。

【0023】

図３では、利用者メールアドレス「[e-mail]」には、承認対象キーワードが「お客様情報」であり、承認者メールアドレスが「[e-mail]」である承認情報が登録されている。これにより、送信対象メールの送信元メールアドレスが「[e-mail]」であって、かつ、送信対象メールに「お客様情報」という語句（この場合はメール件名）が含まれている場合、すなわち送信元メールアドレス「[e-mail]」の利用者が送信した、メール件名「お客様情報」という送信対象メールについては承認が必要と判定され、そのときの承認者の承認者メールアドレスとして「[e-mail]」が指定される。

【0024】

また、図３では、利用者メール「[e-mail]」には、承認対象キーワードが「[e-mail]」であり、承認者メールアドレスが「[e-mail]」である承認情報が登録されている。これにより、送信対象メールの送信元メールアドレスが「[e-mail]」であって、かつ、送信対象メールに「[e-mail]」という語句（この場合は会社Ｘのアドレス）が含まれている場合、すなわち送信元メールアドレス「[e-mail]」の利用者が送信した、送信先メールアドレス「[e-mail]」である会社Ｘ宛の送信対象メールについては承認が必要と判定され、そのときの承認者の承認者メールアドレスとして「[e-mail]」が指定される。

【0025】

隠蔽管理ＤＢ１４Ｃは、承認依頼メールに含まれる送信対象メールの内容から、隠蔽すべき隠蔽対象語句を特定するための隠蔽対象キーワードが予め登録されているデータベースである。図４は、隠蔽管理ＤＢの構成例である。ここでは、隠蔽管理ＤＢ１４Ｃにおいて、送信対象メールの送信元に関する送信元情報、送信対象メールの送信先に関する送信先情報、または送信元情報と送信先情報の組み合わせごとに、隠蔽対象キーワードが登録されている。隠蔽対象キーワードについては、図４に示したように、隠蔽対象語句が記載されている項目名であってもよく、隠蔽対象語句そのものを示すワイルドカードなどの検索文字であってもよい。

【0026】

図４では、送信元情報と送信先情報がともに「共通」、すなわち送信元と送信先のすべての組み合わせに共通して、隠蔽対象キーワード「電話番号，住所，…」が登録されている。また、送信元情報が「部署Ａ」で送信先情報が「共通」である組み合わせに対して、隠蔽対象キーワード「顧客ＩＤ，顧客名，…」が登録されている。また、送信元情報が「部署Ｂ」で送信先情報が「会社Ｘ」である組み合わせに対して、隠蔽対象キーワード「開発テーマ名，プロジェクト名，…」が登録されている。また、送信元情報（送信者ＩＤ）が「１００１」で送信先情報が「共通」である組み合わせに対して、隠蔽対象キーワード「マイナンバー，生年月日，…」が登録されている。

【0027】

メール管理ＤＢ１４Ｄは、承認が必要と判定された送信対象メールを一時保管しておくためのデータベースである。図５は、メール管理ＤＢの構成例である。ここでは、メール管理ＤＢ１４Ｄにおいて、送信対象メールを識別するための保管ＩＤごとに、送信対象メールのメールデータが登録されている。
これら利用者管理ＤＢ１４Ａ、承認管理ＤＢ１４Ｂ、隠蔽管理ＤＢ１４Ｃ、およびメール管理ＤＢ１４Ｄは、ハードディスクや半導体メモリなどの記憶装置からなり、それぞれ個別の記憶装置で実現してもよく、共通の記憶装置や記憶部１３と同じ記憶装置で実現してもよい。さらには、メール監視装置１０に外部接続された記憶装置で実現してもよい。

【0028】

メール送受信部１５は、網Ｉ／Ｆ部１１および通信回線Ｌ１を介して通信ネットワークＮＷとの間でメールを送受信する機能と、端末Ｉ／Ｆ部１２および通信回線Ｌ２を介して利用者端末２０や承認者端末３０との間でメールを送受信する機能とを有している。

【0029】

メール監視部１６は、メール送受信部１５で受信した利用者端末２０からの送信対象メールを受け付けて、送信対象メールをメール管理ＤＢ１４Ｄに一時保管するとともに、送信対象メールの承認依頼を承認依頼部１７に指示する機能と、メール送受信部１５で受信した承認者端末３０からの承認結果メールにより承認者の承認が得られたことが確認された場合には、メール管理ＤＢ１４Ｄから送信対象メールを取得して通信ネットワークＮＷへ送信する機能と、承認者の承認が得られなかった場合には、通信ネットワークＮＷに対する送信対象メールの送信を中止する機能とを有している。

【0030】

より具体的には、メール監視部１６は、送信対象メールから抽出した送信元メールアドレスに関する承認対象キーワードを承認管理ＤＢ１４Ｂから取得して、送信対象メールを検索する機能と、承認対象キーワードが送信対象メールに含まれている場合には、送信対象メールをメール管理ＤＢ１４Ｄに一時保管するとともに、送信対象メールの承認依頼を承認依頼部１７に指示する機能と、承認対象キーワードが送信対象メールに含まれていない場合には、送信対象メールをそのまま通信ネットワークＮＷへ送信する機能とを有している。

【0031】

承認依頼部１７は、メール監視部１６からの送信対象メールに関する承認依頼指示に応じて、隠蔽管理ＤＢ１４Ｃから隠蔽対象キーワードを取得し、送信対象メールに含まれる隠蔽対象キーワードを、予め設定されている隠蔽文字で置換して隠蔽した後、承認者に承認を依頼する機能とを有している。

【0032】

［本実施の形態の動作］
次に、本実施の形態にかかるメール監視装置１０の動作について説明する。
［メール監視処理（承認要否判定処理）］
まず、図６を参照して、メール監視部１６によるメール監視処理の承認要否判定処理について説明する。図６は、メール監視処理（承認要否判定処理）を示すフローチャートである。
メール送受信部１５により利用者端末２０から送信対象メールを受信した場合、メール監視部１６は、図６のメール監視処理（承認要否判定処理）を実行する。

【0033】

まず、メール監視部１６は、メール送受信部１５から送信対象メールを取得して（ステップＳ１００）、送信対象メールから送信元メールアドレスを抽出し（ステップＳ１０１）、利用者管理ＤＢ１４Ａから送信元メールアドレスと対応する送信元利用者の利用者情報を取得する（ステップＳ１０２）。
続いて、メール監視部１６は、承認管理ＤＢ１４Ｂから、送信元メールアドレスと対応する承認情報を取得し（ステップＳ１０３）、承認情報に含まれている承認対象キーワードを送信対象メールから検索する（ステップＳ１０４）。

【0034】

ここで、送信対象メールに承認対象キーワードが含まれていない場合（ステップＳ１０５：ＮＯ）、メール監視部１６は、送信対象メールに対する承認者の承認が不要であると判定し、送信対象メールをメール管理ＤＢ１４Ｄに保管することなく、メール送受信部１５に対して送信対象メールの送信を指示し（ステップＳ１０６）、一連のメール監視処理を終了する。これにより、メール送受信部１５から網Ｉ／Ｆ部１１および通信回線Ｌ１を介して通信ネットワークＮＷへ送信対象メールが送信されることになる。

【0035】

一方、ステップＳ１０５において、送信対象メールに承認対象キーワードが含まれていた場合（ステップＳ１０５：ＹＥＳ）、メール監視部１６は、送信対象メールに対する承認者の承認が必要であると判定し、送信対象メールに保管ＩＤを付与してメール管理ＤＢ１４Ｄに保管した後（ステップＳ１０７）、承認依頼部１７に対して送信対象メールの承認依頼を指示し（ステップＳ１０８）、一連のメール監視処理を終了する。

【0036】

［承認依頼処理］
次に、図７を参照して、承認依頼部１７による承認依頼処理について説明する。図７は、承認依頼処理を示すフローチャートである。
メール監視部１６からの承認依頼指示に応じて、承認依頼部１７は、図７の承認依頼処理を実行する。

【0037】

まず、承認依頼部１７は、メール監視部１６からの承認依頼指示で通知された保管ＩＤに基づいて、メール管理ＤＢ１４Ｄから送信対象メールを取得して（ステップＳ１１０）、送信対象メールから送信元メールアドレスと送信先メールアドレスを抽出し（ステップＳ１１１）、送信元メールアドレスに基づいて利用者管理ＤＢ１４Ａから送信元利用者に関する利用者情報である送信元情報を取得するとともに、送信先メールアドレスに基づいて利用者管理ＤＢ１４Ａから送信先利用者に関する利用者情報である送信先情報を取得する（ステップＳ１１２）。

【0038】

次に、承認依頼部１７は、送信元メールアドレスに基づいて承認管理ＤＢ１４Ｂから送信元利用者に関する承認情報を取得し（ステップＳ１１３）、予め記憶部１３に登録されている承認依頼メールのテンプレートと送信対象メールとに基づいて、承認依頼メールを作成する（ステップＳ１１４）。この際、承認依頼部１７は、承認依頼メールの本文欄に保管ＩＤと送信対象メールとを追記し、承認依頼メールの送信元メールアドレスに、送信対象メールの送信元メールアドレスを設定するとともに、承認依頼メールの送信先メールアドレスに、承認情報に含まれる承認者メールアドレスを設定する。

【0039】

この後、承認依頼部１７は、送信元情報と送信先情報とに関する隠蔽対象キーワードを隠蔽管理ＤＢ１４Ｃから取得し（ステップＳ１１５）、承認依頼メールに含まれる隠蔽対象キーワードと対応する隠蔽対象語句を、予め設定されている隠蔽文字、例えば「＊」で置換して隠蔽した後（ステップＳ１１６）、メール送受信部１５に対して承認依頼メールの送信を指示し（ステップＳ１１７）、一連の承認依頼処理を終了する。これにより、メール送受信部１５から端末Ｉ／Ｆ部１２および通信回線Ｌ２を介して承認者の承認者端末３０へ承認依頼メールが送信されることになる。

【0040】

［メール監視処理（承認結果判定処理）］
次に、図８を参照して、メール監視部１６によるメール監視処理の承認結果判定処理について説明する。図８は、メール監視処理（承認結果判定処理）を示すフローチャートである。
メール送受信部１５により承認者端末３０から承認結果メールを受信した場合、メール監視部１６は、図８のメール監視処理（承認結果判定処理）を実行する。

【0041】

まず、メール監視部１６は、メール送受信部１５から承認結果メールを取得して（ステップＳ１２０）、送信対象メールに関する承認結果を確認する（ステップＳ１２１）。
ここで、承認者の承認が得られた場合（ステップＳ１２１：ＹＥＳ）、メール監視部１６は、承認結果メールに含まれている保管ＩＤに基づいて、メール管理ＤＢ１４Ｄから送信対象メールを取得し（ステップＳ１２２）、メール送受信部１５に対して送信対象メールの送信を指示する（ステップＳ１２３）。これにより、メール送受信部１５から網Ｉ／Ｆ部１１および通信回線Ｌ１を介して通信ネットワークＮＷへ送信対象メールが送信されることになる。

【0042】

また、メール監視部１６は、予め記憶部１３に登録されている監視結果メールのテンプレートに基づいて、送信対象メールに対する承認が得られた旨（承認）、さらにはメール送信完了を示す監視結果メールを作成し（ステップＳ１２４）、送信対象メールの送信元利用者に対する監視結果メールの送信を、メール送受信部１５に対して指示する（ステップＳ１２５）。これにより、メール送受信部１５から端末Ｉ／Ｆ部１２および通信回線Ｌ２を介して送信対象メールの送信元利用者へ承認依頼メールが送信されることになる。

【0043】

一方、ステップＳ１２１において、承認者の承認が得らず否認された場合（ステップＳ１２１：ＮＯ）、メール監視部１６は、予め記憶部１３に登録されている監視結果メールのテンプレートに基づいて、送信対象メールに対する承認が得られなかった旨（否認）、さらにはメール送信失敗を示す監視結果メールを作成し（ステップＳ１２６）、送信対象メールの送信元利用者に対する監視結果メールの送信を、メール送受信部１５に対して指示する（ステップＳ１２５）。これにより、メール送受信部１５から端末Ｉ／Ｆ部１２および通信回線Ｌ２を介して送信対象メールの送信元利用者へ承認依頼メールが送信されることになる。

【0044】

この後、メール監視部１６は、保管ＩＤに基づいてメール管理ＤＢ１４Ｄに一時保管されている送信対象メールを削除し（ステップＳ１２５）、一連のメール監視処理（承認結果判定処理）を終了する。

【0045】

［動作例］
次に、図９を参照して、承認依頼メールの作成例について説明する。図９は、承認依頼メールの作成例である。
まず、送信対象メールＭＡから抽出された送信元メールアドレス「[e-mail]」に対して、承認管理ＤＢ１４Ｂに承認対象キーワード「お客様情報」が登録されているものとする。ここで、承認対象キーワード「お客様情報」がＭＡの件名に含まれていることから、ＭＡは承認者による承認が必要であると判定され、ＭＡを本文に追記された承認依頼メールＭＢが生成される。この際、Ｍの件名には「送信承認依頼」のメールであることが明記されるとともに、メールの承認を依頼する文面とＭＡの保管ＩＤ「００１」とがメール本文に記載されている。

【0046】

この際、承認管理ＤＢ１４Ｂには、送信元メールアドレス「[e-mail]」に関する承認者メールアドレス「[e-mail]」が登録されているため、この「[e-mail]」がＭＢの送信先メールアドレスとして設定される。
また、ＭＡの送信元メールアドレス「[e-mail]」に関連する利用者情報として、利用者管理ＤＢ１４Ａに利用者ＩＤ「１００１」と利用者所属情報「部署Ａ」が登録されている。なお、ＭＡの送信元メールアドレス「[e-mail]」に関連する利用者情報は登録されていない。

【0047】

隠蔽管理ＤＢ１４Ｃには、これら利用者情報に関連して、隠蔽キーワード「顧客ＩＤ」，「電話番号」，「マイナンバー」が登録されている。したがって、ＭＢに含まれるＭＡのうち、「顧客ＩＤ」に関する情報「１２－４５－２４－１２」、「電話番号」に関する情報「０３－ａａａａ－ｂｂｂｂ」、および「マイナンバー」に関する情報「ｘｘｘｘ ｙｙｙｙ ｚｚｚｚ」を構成する各文字が、それぞれ隠蔽文字「＊」により置換されて隠蔽される。

【0048】

［本実施の形態の効果］
このように、本実施の形態は、送信対象メールに関する承認依頼指示に応じて、隠蔽管理ＤＢ１４Ｃから隠蔽対象キーワードを取得し、送信対象メールに含まれる隠蔽対象キーワードを、予め設定されている隠蔽文字で置換して隠蔽した後、承認者に承認を依頼する承認依頼部１７を設け、メール監視部１６が、利用者端末２０からの送信対象メールを受け付けて、送信対象メールをメール管理ＤＢ１４Ｄに一時保管するとともに、送信対象メールの承認依頼を承認依頼部１７に指示し、承認者により承認が得られた場合には、メール管理ＤＢ１４Ｄから送信対象メールを取得して通信ネットワークＮＷへ送信し、承認者により承認が得られなかった場合には、通信ネットワークＮＷに対する送信対象メールの送信を中止するようにしたものです。

【0049】

これにより、送信対象メールの内容確認を第三者である承認者に依頼する場合には、送信対象メールに含まれている機密情報が隠蔽された後、承認者に対して承認依頼されるため、機密情報が秘匿された状態で承認者による内容確認が行われることになる。このため、送信対象メールに含まれる機密情報を明かすことなく、第三者により内容確認された承認済みのメールを送信することが可能となる。したがって、送信対象メールの承認時におけるリスク、機密情報の漏洩さらには悪用されるというリスクを回避でき、極めて安全に送信対象メールの内容を監視することが可能となる。

【0050】

また、本実施の形態において、隠蔽管理ＤＢ１４Ｃに、送信対象メールの送信元に関する送信元情報、送信対象メールの送信先に関する送信先情報、または送信元情報と送信先情報の組み合わせごとに、それぞれ個別の隠蔽対象キーワードが予め登録しておき、承認依頼部１７が、隠蔽管理ＤＢ１４Ｃから隠蔽対象キーワードを取得する際、送信対象メールの送信元情報、送信先情報、または送信元情報と送信先情報の組み合わせに対応する隠蔽対象キーワードを取得するようにしてもよい。

【0051】

これにより、送信対象メールの送信元や送信先、さらには送信元と送信先の組み合わせごとに、隠蔽対象キーワードを切り替えることができ、極めて柔軟かつ効率よく機密情報を隠蔽することが可能となる。

【0052】

また、本実施の形態において、送信対象メールの送信元または送信先となる利用者メールアドレスごとに、承認対象キーワードが予め登録された承認管理ＤＢ１４Ｂをさらに備え、メール監視部１６が、送信対象メールから抽出した送信元メールアドレスに関する承認対象キーワードを承認管理ＤＢ１４Ｂから取得して、送信対象メールを検索し、承認対象キーワードが送信対象メールに含まれている場合には、送信対象メールをメール管理データベースに一時保管するとともに、送信対象メールの承認依頼を承認依頼部１７に指示し、承認対象キーワードが送信対象メールに含まれていない場合には、送信対象メールを通信ネットワークへ送信するようにしてもよい。

【0053】

これにより、送信元利用者ごとに特定の送信対象メールのみを承認対象として選択することができ、すべての送信対象メールを承認対象とする場合と比較して、メールの承認に要する処理負担さらには承認者負担を大幅に削減でき、極めて柔軟かつ効率よく送信対象メールを監視することが可能となる。

【0054】

［実施の形態の拡張］
以上、実施形態を参照して本発明を説明したが、本発明は上記実施形態に限定されるものではない。本発明の構成や詳細には、本発明のスコープ内で当業者が理解しうる様々な変更をすることができる。

【符号の説明】

【0055】

１０…メール監視装置、１１…網Ｉ／Ｆ部、１２…端末Ｉ／Ｆ部、１３…記憶部、１４Ａ…利用者管理ＤＢ、１４Ｂ…承認管理ＤＢ、１４Ｃ…隠蔽管理ＤＢ、１４Ｄ…メール管理ＤＢ、１５…メール送受信部、１６…メール監視部、１７…承認依頼部、２０…利用者端末、３０…承認者端末、Ｌ１，Ｌ２…通信回線、ＮＷ…通信ネットワーク。

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】