特許 7038273 申請手続補助システム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B1)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2022-03-10

(45)【発行日】2022-03-18

(54)【発明の名称】申請手続補助システム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/10 20120101AFI20220311BHJP

   G06Q 50/18 20120101ALI20220311BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/10 340

G06Q50/18

【請求項の数】 10

(21)【出願番号】P 2021079126

(22)【出願日】2021-05-07

【審査請求日】2021-05-18

【早期審査対象出願】

(73)【特許権者】

【識別番号】522040115

【氏名又は名称】株式会社ＨＡＮＡＢＥＮＩ

(74)【代理人】

【識別番号】110001494

【氏名又は名称】前田・鈴木国際特許業務法人

(72)【発明者】

【氏名】▲高▼良 治喜

【審査官】竹下 翔平

(56)【参考文献】

【文献】特開２０１９－１２８８９４（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０２１－０３３６７０（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００３－２９６５０９（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１９－０６７０５１（ＪＰ，Ａ）

【文献】韓国公開特許第１０－２０１３－０００６２８３（ＫＲ，Ａ）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｇ０６Ｑ １０／００－９９／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

助成金または補助金に関する申請手続を補助する申請手続補助システムであって、
前記申請手続の要件、前記申請手続に必要な情報および書類に関する制度情報を記憶する制度情報記憶部と、前記申請手続における申請者の情報である申請者情報を記憶する顧客情報記憶部と、前記申請者からの前記申請手続の依頼を受任した案件に関する案件情報を記憶する案件情報記憶部と、を有する情報記憶部と、
ユーザー端末からの情報入力に応じて、前記案件情報を更新する進捗入力部を有する進捗管理部と、
前記案件情報と、前記制度情報と、前記申請者情報とを比較して、前記申請手続に必要な情報および書類のうち、前記案件情報記憶部にも前記顧客情報記憶部にも記憶されていない不足書類および不足情報を判別する不足書類・不足情報チェック部を有する自動サポート部と、
前記情報記憶部が記憶する情報と、前記自動サポート部が判別した結果とを、前記ユーザー端末に表示する表示制御部と、を有し、
前記自動サポート部は、前記不足書類・不足情報チェック部が判断した結果に応じて、前記申請手続に関する不足書類および不足情報を、前記申請者の申請者端末へ知らせる通知を作成する顧客連絡通知作成部を有し、
前記顧客連絡通知作成部は、作成された通知の予約送信日を設定する予約送信設定部を有する申請手続補助システム。

【請求項2】

助成金または補助金に関する申請手続を補助する申請手続補助システムであって、
前記申請手続の要件、前記申請手続に必要な情報および書類に関する制度情報を記憶する制度情報記憶部と、前記申請手続における申請者の情報である申請者情報を記憶する顧客情報記憶部と、前記申請者からの前記申請手続の依頼を受任した案件に関する案件情報を記憶する案件情報記憶部と、を有する情報記憶部と、
ユーザー端末からの情報入力に応じて、前記案件情報を更新する進捗入力部を有する進捗管理部と、
前記案件情報と、前記制度情報と、前記申請者情報とを比較して、前記申請手続に必要な情報および書類のうち、前記案件情報記憶部にも前記顧客情報記憶部にも記憶されていない不足書類および不足情報を判別する不足書類・不足情報チェック部を有する自動サポート部と、
前記情報記憶部が記憶する情報と、前記自動サポート部が判別した結果とを、前記ユーザー端末に表示する表示制御部と、を有し、
前記進捗管理部は、所定案件に係る前記案件情報の直近の更新日からの経過日数を算出し、前記表示制御部により前記ユーザー端末に前記経過日数に関する情報を表示させる進捗停滞案件管理部を有する申請手続補助システム。

【請求項3】

助成金または補助金に関する申請手続を補助する申請手続補助システムであって、
前記申請手続の要件、前記申請手続に必要な情報および書類に関する制度情報を記憶する制度情報記憶部と、前記申請手続における申請者の情報である申請者情報を記憶する顧客情報記憶部と、前記申請者からの前記申請手続の依頼を受任した案件に関する案件情報を記憶する案件情報記憶部と、を有する情報記憶部と、
ユーザー端末からの情報入力に応じて、前記案件情報を更新する進捗入力部を有する進捗管理部と、
前記案件情報と、前記制度情報と、前記申請者情報とを比較して、前記申請手続に必要な情報および書類のうち、前記案件情報記憶部にも前記顧客情報記憶部にも記憶されていない不足書類および不足情報を判別する不足書類・不足情報チェック部を有する自動サポート部と、
前記情報記憶部が記憶する情報と、前記自動サポート部が判別した結果とを、前記ユーザー端末に表示する表示制御部と、を有し、
前記進捗管理部は、複数の申請中の案件に関する支給申請予定月を算出し、前記表示制御部により前記ユーザー端末に前記支給申請予定月に関する情報を表示させる月別支給申請件数管理部を有する申請手続補助システム。

【請求項4】

助成金または補助金に関する申請手続を補助する申請手続補助システムであって、
前記申請手続の要件、前記申請手続に必要な情報および書類に関する制度情報を記憶する制度情報記憶部と、前記申請手続における申請者の情報である申請者情報を記憶する顧客情報記憶部と、前記申請者からの前記申請手続の依頼を受任した案件に関する案件情報を記憶する案件情報記憶部と、を有する情報記憶部と、
ユーザー端末からの情報入力に応じて、前記案件情報を更新する進捗入力部を有する進捗管理部と、
前記案件情報と、前記制度情報と、前記申請者情報とを比較して、前記申請手続に必要な情報および書類のうち、前記案件情報記憶部にも前記顧客情報記憶部にも記憶されていない不足書類および不足情報を判別する不足書類・不足情報チェック部を有する自動サポート部と、
前記情報記憶部が記憶する情報と、前記自動サポート部が判別した結果とを、前記ユーザー端末に表示する表示制御部と、を有し、
所定の前記申請者が希望する助成金または補助金に関する情報を記憶する希望申請予約部と、所定の前記申請者の前記申請者情報について、前記希望申請予約部に記憶された助成金または補助金に関する前記申請手続の要件に検索時に合致する情報および前記申請手続の要件に検索時から所定期間内に合致する見込みの情報の少なくとも一方を検索し、前記ユーザー端末および前記申請者の申請者端末の少なくとも一方に検索結果を通知する申請時期通知部と、を有する情報検索部を有する申請手続補助システム。

【請求項5】

助成金または補助金に関する申請手続を補助する申請手続補助システムであって、
前記申請手続の要件、前記申請手続に必要な情報および書類に関する制度情報を記憶する制度情報記憶部と、前記申請手続における申請者の情報である申請者情報を記憶する顧客情報記憶部と、前記申請者からの前記申請手続の依頼を受任した案件に関する案件情報を記憶する案件情報記憶部と、を有する情報記憶部と、
ユーザー端末からの情報入力に応じて、前記案件情報を更新する進捗入力部を有する進捗管理部と、
前記案件情報と、前記制度情報と、前記申請者情報とを比較して、前記申請手続に必要な情報および書類のうち、前記案件情報記憶部にも前記顧客情報記憶部にも記憶されていない不足書類および不足情報を判別する不足書類・不足情報チェック部を有する自動サポート部と、
前記情報記憶部が記憶する情報と、前記自動サポート部が判別した結果とを、前記ユーザー端末に表示する表示制御部と、を有し、
前記制度情報は、管理会社の端末である管理会社端末から更新可能であり、
前記制度情報は、助成金または補助金の概要に関する概要情報を含み、
前記表示制御部は、前記概要情報を、前記ユーザー端末に表示可能である申請手続補助システム。

【請求項6】

前記自動サポート部は、前記不足書類・不足情報チェック部が判断した結果に応じて、前記申請手続に関する不足書類および不足情報を、前記申請者の申請者端末へ知らせる通知を作成する顧客連絡通知作成部を有する、請求項２から請求項５までのいずれかに記載の申請手続補助システム。

【請求項7】

前記情報記憶部は、前記申請手続の申請書類のフォームを記憶するフォーム記憶部を有し、
前記自動サポート部は、前記フォームの空欄を、前記申請者情報の情報を用いて補充し、前記フォームから前記申請書類を作成する申請書類作成部を有する請求項１から請求項６までのいずれかに記載の申請手続補助システム。

【請求項8】

前記進捗管理部は、所定案件に係る最新の前記案件情報に関する進捗状況を、前記ユーザー端末と、前記案件情報に関する前記申請者の申請者端末との少なくとも一方に、通知する進捗状況通知部を有する請求項１から請求項７までのいずれかに記載の申請手続補助システム。

【請求項9】

前記進捗管理部は、所定案件に係る前記案件情報の現在のステータスが更新されるべき期限までの残日数を算出し、前記表示制御部により前記ユーザー端末に前記残日数に関する情報を表示させる督促案件管理部を有する請求項１から請求項８までのいずれかに記載の申請手続補助システム。

【請求項10】

所定の前記申請者が希望する助成金または補助金に関する情報を記憶する希望申請予約部と、所定の前記申請者の前記申請者情報について、前記希望申請予約部に記憶された助成金または補助金に関する前記申請手続の要件に検索時に合致する情報および前記申請手続の要件に検索時から所定期間内に合致する見込みの情報の少なくとも一方を検索し、前記ユーザー端末および前記申請者の申請者端末の少なくとも一方に検索結果を通知する申請時期通知部と、を有する情報検索部を有する請求項１、２、３、５、６、７、８、９のいずれかに記載の申請手続補助システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、助成金または補助金に関する申請手続を補助する申請手続補助システムに関する。

【背景技術】

【0002】

企業の人材登用や雇用形態等に関する特定の施策を支援するために、各種の助成金や補助金が創設されている。このような助成金や補助金により、企業は特定の施策の実施に伴い金銭的な支援が受けられるが、一方で、申請手続の要件などの理解に専門性を要求されたり、手続期間が長期に渡り引継ぎの問題が生じたりすることなどから、申請手続を社会保険労務士事務所や法律事務所などの代理人に依頼するケースが多くなっている。

【0003】

企業自身が助成金等を申請する場合にもそうであるが、企業による助成金や補助金の申請手続を代理人が行うケースでは特に、申請手続を効率的かつ適切に行うことが求められる。しかしながら、申請に必要な書類を収集するために依頼人である企業の担当者とコミュニケーションし、計画申請、実施、支給申請までの長期間に渡る申請業務には、多大な人的コストが要求される問題がある。このような申請業務に要する人的コストは、代理申請に伴う代理人手数料の低廉化を妨げる要因にもなっている。

【0004】

ここで、助成金や補助金などの申請業務の一部を効率化するシステムとして、電子データのアップロードとその通知に関する技術が提案されている（特許文献１等参照）。このような技術を用いることにより、申請業務における書類収集業務の一部を効率化することを期待できる。しかしながら、従来のシステムによる申請業務の効率化は、書類の受け渡しという限られた業務の部分的なものであり、その他の業務を効率化するシステムや、申請業務をより包括的に補助するシステムが求められている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0005】

【文献】特開２０１９－１２８８９４号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0006】

本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、助成金や補助金などの申請業務を効率化する申請手続補助システムを提供することである。

【課題を解決するための手段】

【0007】

本発明に係る申請手続補助システムは、
助成金または補助金に関する申請手続を補助する申請手続補助システムであって、
前記申請手続の要件、前記申請手続に必要な情報および書類に関する制度情報を記憶する制度情報記憶部と、前記申請手続における申請者の情報である申請者情報を記憶する顧客情報記憶部と、前記申請者からの前記申請手続の依頼を受任した案件に関する案件情報を記憶する案件情報記憶部と、を有する情報記憶部と、
ユーザー端末からの情報入力に応じて、前記案件情報を更新する進捗入力部を有する進捗管理部と、
前記案件情報と、前記制度情報と、前記申請者情報とを比較して、前記申請手続に必要な情報および書類のうち、前記案件情報記憶部にも前記顧客情報記憶部にも記憶されていない不足書類および不足情報を判別する不足書類・不足情報チェック部を有する自動サポート部と、
前記情報記憶部が記憶する情報と、前記自動サポート部が判別した結果とを、前記ユーザー端末に表示する表示制御部と、を有する。

【0008】

本発明に係る申請手続補助システムは、情報記憶部が制度情報を記憶しており、ユーザー端末からその制度情報を表示することができるため、システムを通じて申請手続や必要な情報および書類などを学習することができる。また、進捗管理部の進捗入力部を介して案件情報を更新することにより、申請業務の始まりから終わりまでを包括的に補助することができる。また、自動サポート部の不足書類・不足情報チェック部が、情報記憶部の情報から不足書類および不足情報を判別するため、ユーザーは手続における不足書類および不足情報を容易に把握できる。

【0009】

また、たとえば、前記自動サポート部は、前記不足書類・不足情報チェック部が判断した結果に応じて、前記申請手続に関する不足書類および不足情報を、前記申請者の申請者端末へ知らせる通知を作成する顧客連絡通知作成部を有してもよい。

【0010】

このようなシステムによれば、不足書類および不足情報を、前記申請者の申請者端末へ知らせる通知が自動作成されるため、メール作成などの業務時間を短縮し、業務を効率化することができる。

【0011】

また、たとえば、前記顧客連絡通知作成部は、作成された通知の予約送信日を設定する予約送信設定部を有してもよい。

【0012】

申請手続においては、申請期間や期限などが定められているものがあるため、予約送信設定部を有するシステムは、タイムリーかつ漏れなく申請者に情報を伝えることができる。また、ユーザーは、将来行う業務を先取りして行うことができるため、業務効率が上昇する。

【0013】

また、たとえば、前記情報記憶部は、前記申請手続の申請書類のフォームを記憶するフォーム記憶部を有してもよく、
前記自動サポート部は、前記フォームの空欄を、前記申請者情報の情報を用いて補充し、前記フォームから前記申請書類を作成する申請書類作成部を有してもよい。

【0014】

このような申請手続補助システムによれば、自動サポート部が、情報記憶部における申請者情報や案件情報を用いて申請書類を自動作成するため、業務を効率化することができる。

【0015】

また、たとえば、前記進捗管理部は、所定案件に係る最新の前記案件情報に関する進捗状況を、前記ユーザー端末と、前記案件情報に関する前記申請者の申請者端末との少なくとも一方に、通知する進捗状況通知部を有してもよい。

【0016】

進捗状況通知部により、案件の進捗状況を申請者へ知らせたり、代理人に確認やリマインドのために進捗状況を通知したりする業務を、自動化・効率化することができる。

【0017】

また、たとえば、前記進捗管理部は、所定案件に係る前記案件情報の直近の更新日からの経過日数を算出し、前記表示制御部により前記ユーザー端末に前記経過日数に関する情報を表示させる進捗停滞案件管理部を有してもよい。

【0018】

たとえば、案件を受験してから計画申請を提出するまでのような段階では、案件を停滞させずに進めることが重要となる。進捗停滞案件管理部が、案件情報の直近の更新日からの経過日数を算出して表示させることにより、案件の停滞状況が容易に確認でき、迅速な状況把握が可能となる。

【0019】

また、たとえば、前記進捗管理部は、所定案件に係る前記案件情報の現在のステータスが更新されるべき期限までの残日数を算出し、前記表示制御部により前記ユーザー端末に前記残日数に関する情報を表示させる督促案件管理部を有してもよい。

【0020】

たとえば、計画申請後の実施段階や支給申請段階では、制度で定められる期日や期限を守ることが重要となる。督促案件管理部が、期限までの残日数を算出して表示させることにより、優先的に処理すべき案件を迅速に確認できる。

【0021】

また、たとえば、前記進捗管理部は、複数の申請中の案件に関する支給申請予定月を算出し、前記表示制御部により前記ユーザー端末に前記支給申請予定月に関する情報を表示させる月別支給申請件数管理部を有してもよい。

【0022】

助成金や補助金の申請では、計画申請から支給申請までの期間が長いものもあるが、月別支給申請件数管理部により支給申請予定月を管理することにより、将来の業務量を容易に認識でき、支給申請が集中する状況などに対して事前準備を行うことができる。また、申請の代理人が、助成金や補助金の支給後に、支給額に応じた成功報酬を受け取る契約である場合、月別支給申請件数管理部が支給申請予定月を管理することにより、将来の業績（収入）予想を、容易に認識することができる。

【0023】

また、たとえば、本発明に係る申請手続補助システムは、所定の前記申請者が希望する助成金または補助金に関する情報を記憶する希望申請予約部と、所定の前記申請者の前記申請者情報について、前記希望申請予約部に記憶された助成金または補助金に関する前記申請手続の要件に検索時に合致する情報および前記申請手続の要件に検索時から所定期間内に合致する見込みの情報の少なくとも一方を検索し、前記ユーザー端末および前記申請者の申請者端末の少なくとも一方に検索結果を通知する申請時期通知部と、を有する情報検索部を有する。

【0024】

特定の助成金や補助金に関しては、現在は要件を満たさないが近い将来に要件を満たす可能性があるものや、同じ企業で繰り返し申請要件を見たす状態が生じるものがある。情報検索部を有する申請手続補助システムは、申請予約部に記憶する助成金または補助金に関する申請手続の要件について、合致する情報を申請者情報から検索して通知する。これにより、申請者は、漏れなく希望の申請を行うことが可能となり、また、ユーザーも申請者に対してタイムリーに申請を勧めることができる。

【0025】

また、たとえば、前記制度情報は、管理会社の端末である管理会社端末から更新可能であってもよく、
前記制度情報は、助成金または補助金の概要に関する概要情報を含んでもよく、
前記表示制御部は、前記概要情報を、前記ユーザー端末に表示可能であってもよい。

【0026】

このような申請手続補助システムによれば、ユーザーは、補助金や助成金に関する最新の制度情報を学習することができるため、申請業務に関する人材育成や技能習得に関する業務を効率化することができる。

【図面の簡単な説明】

【0027】

【図1】図１は、本発明の一実施形態に係る申請手続補助システムとしてのサーバ装置およびその周辺装置を表す概念図である。

【図2】図２は、図１に示す申請手続補助システムが補助する申請業務の流れの一例を示すフローチャートである。

【図3】図３は、図１に示すサーバ装置の構成を示すブロック図である。

【図4】図４は、図１に示すサーバ装置における情報記憶部の構成を示すブロック図である。

【図5】図５は、図４に示す情報記憶部における制度情報記憶部が記憶する情報の一例を示す概念図である。

【図6】図６は、図４に示す情報記憶部における顧客情報記憶部が記憶する情報の一例を示す概念図である。

【図7】図７は、図４に示す情報記憶部における案件情報記憶部が記憶する情報の一例を示す概念図である。

【図8】図８は、図１に示すサーバ装置における進捗管理部の構成を示すブロック図である。

【図9】図９は、図１に示すサーバ装置における情報検索部の構成を示すブロック図である。

【図10】図１０は、図１に示すサーバ装置における自動サポート部の構成を示すブロック図である。

【図11】図１１は、図６に示す自動サポート部における申請書類作成部が作成する申請書類の草案の一例を示す概念図である。

【図12】図１２は、図６に示す自動サポート部における顧客連絡通知作成部が作成する通知の一例を示す概念図である。

【図13】図１３は、図４に示す進捗管理部における進捗停滞案件管理部の算出結果をユーザー端末に表示した状態を示す概念図である。

【図14】図１４は、図４に示す進捗管理部における月別支給申請件数管理部の算出結果をユーザー端末に表示した状態を示す概念図である。

【図15】図１５は、経過日数を含む案件情報を、リスト形式で表示する表示例を示す概念図である。

【発明を実施するための形態】

【0028】

図１は、本発明の一実施形態に係る申請手続補助システムとしてのサーバ装置１０と、サーバ装置１０の周辺装置を表す概念図である。申請手続補助システムとしてのサーバ装置１０は、顧客端末としての顧客A端末８５、顧客B端末８６、顧客C端末８７や、ユーザー端末としてのユーザーX端末８２、ユーザーY端末８３や、管理会社端末８４などに対して、インターネットなどのネットワーク通信網１２を介して接続される。

【0029】

サーバ装置１０は、主として、社会保険労務士事務所や法律事務所などの代理人が、顧客であり申請者でもある企業のために、助成金や補助金の代理申請を行う申請業務において、その申請業務を補助するために用いられる。ただし、サーバ装置１０は、申請者が自身で助成金や補助金の申請を行う申請業務を補助するために用いられるものであってもよい。

【0030】

図１に示すユーザーX端末８２は、申請業務を行う代理人事務所の端末であり、申請事務所の代理人等が操作する。ユーザーY端末８３は、助成金や補助金の申請や、その申請に関連する施策の導入を企業に案内するコンサルティング会社の端末であり、コンサルティング担当者などが操作する。なお、代理人事務所が、企業に対して直接相談を受けるケースもあり、そのような場合、ユーザーY端末８３は不要である。

【0031】

管理会社端末８４は、サーバ装置１０の管理を行う管理会社の端末であり、申請手続補助システムの管理担当などが操作する。図１に示すユーザーX端末８２、ユーザーY端末８３および管理会社端末８４は、パスワードなどの認証手段を用いてサーバ装置１０にアクセスする。ユーザーX端末８２、ユーザーY端末８３および管理会社端末８４のサーバ装置１０に対するアクセス可能範囲は、端末８２、８３、８４ごとに異なるアクセス権を付与するなどして、適切に管理される。

【0032】

図１に示す顧客A端末８５、顧客B端末８６および顧客C端末８７は、助成金や補助金の申請人である企業の端末であり、申請人である企業の担当者等が操作する。顧客A端末８５、顧客B端末８６および顧客C端末８７は、メールその他の通信ソフトを用いて、サーバ装置１０に対して情報の送受信を行うことができる。ただし、顧客A端末８５、顧客B端末８６および顧客C端末８７についても、ユーザーX端末８２等と同様に、パスワードなどの認証手段を用いてサーバ装置１０にアクセス可能であってもよい。

【0033】

なお、ユーザーX端末８２、ユーザーY端末８３、管理会社端末８４、顧客A端末８５、顧客B端末８６および顧客C端末８７としては、液晶ディスプレイなどの表示部、キーボードなどの入力部、モデムなどの通信部、記憶部および演算部などを有するPC、タブレット、スマートフォンなどが挙げられるが、特に限定されない。

【0034】

サーバ装置１０は、補助金および助成金の申請業務を補助するものである。したがって、以下に述べるサーバ装置１０の機能は、特に断りの無い限り、ユーザーX端末８２を用いてサーバ装置１０にアクセスする代理人事務所をユーザーとするものであり、代理人事務所の業務を補助するために用いられる。

【0035】

サーバ装置１０は、通信部、記憶部および演算部などを有しており、これを有する一般的なコンピュータとしての機能を有する。サーバ装置１０の説明では、一般的なコンピュータとの共通点については、説明を省略する。図１に示すサーバ装置１０はクラウド型であるが、サーバ装置１０としてはこれのみには限定されず、サーバ装置１０は、オンプレミス型であってもよい。

【0036】

図２は、申請手続補助システムにより補助する助成金または補助金の代理申請業務の流れを示すフローチャートである。図２に示すように、最初に、コンサルティング会社等が企業に対して相談（コンサル）を行い、申請可能な助成金または補助金について、企業に対して案内する。次に、助成金または補助金の申請業務に関する企業からの依頼を、代理人事務所が案件受任する。申請手続を受任した代理人事務所は、申請手続の依頼者であって申請人となる企業へ、初回案内（初回架電）を行う。

【0037】

次に、代理人事務所は、依頼を受けた助成金または補助金に関する計画申請を行う。計画申請に関する業務には、申請者となる企業への問合せ確認および書類回収、申請書作成、請求書作成などが含まれる。次に、申請業務では、制度導入（実施）が行われる。制度導入（実施）に関する業務には、労働局対応、認定通知受領確認、就業規則変更案内、実施案内などが含まれる。

【0038】

制度導入（実施）のあと、支給申請が行われる。支給申請に関する業務には、申請者となる企業への問合せ確認および書類回収、申請書作成、請求書作成などが含まれる。なお、１件の案件について、図２に示す相談（コンサル）から支給申請が終了するまでの期間は、申請する助成金等の種類によって異なるが、場合によっては数年を要する。

【0039】

図１に示すサーバ装置１０による申請手続補助システムは、図２に示す助成金または補助金に関する申請業務の各段階の業務を補助し、業務の効率化を行うことができる。また、申請手続補助システムは、図２に示す申請業務フローの最初から最後までの包括的な管理を実現し、今まで手作業に頼っていた業務の多くを自動化するとともに、保持する情報を効果的に利用して、ユーザーに新たなメリットを提供する。

【0040】

図３は、図１に示すサーバ装置１０の構成のうち、申請手続補助システムとして特徴的なものを示すブロック図である。図３に示すように、サーバ装置１０は、情報記憶部２０と、進捗管理部３０と、自動サポート部４０と、情報検索部５０と、表示制御部６０とを有する。

【0041】

図４は、情報記憶部２０において、申請手続補助システムとして特徴的な構成を示すブロック図である。情報記憶部２０は、以下に示すように、申請手続を補助するために有用な情報を記憶する。情報記憶部２０は、たとえばハードディスクやフラッシュメモリ等の記憶媒体で構成されるが、記憶媒体の種類は特に限定されない。

【0042】

図４に示すように、情報記憶部２０は、制度情報記憶部２２と、フォーム記憶部２４と、顧客情報記憶部２６と、案件情報記憶部２８とを有する。情報記憶部２０における制度情報記憶部２２は、助成金または補助金に関する申請手続の要件、申請手続に必要な情報および書類に関する制度情報２３を記憶する。

【0043】

図５は、図４に示す制度情報記憶部２２に含まれる情報を示す概念図である。制度情報記憶部２２は、申請手続の要件等に関する情報を、それぞれの助成金または補助金ごとに分類して記憶する。図５に示すように、制度情報２３には、助成金（補助金）名称、助成金概要２３ｃ、助成金等に含まれるコース、管轄（労働局）、対象事業者、対象労働者、申請期限、申請スケジュール、支給申請期間、必要書類、顧客（申請者）への確認事項、費用、参考ＵＲＬなどが含まれる。

【0044】

制度情報記憶部２２に記憶される情報は、サーバ装置１０に備えられる掲示板・チャット機能（不図示）を用いて代理人事務所等から収集された情報に基づき、随時更新、補足される。たとえば、ユーザーX端末８２を使用する代理人事務所の担当者が、具体的な案件において制度情報記憶部２２に記憶されていない新たな情報（たとえば、所定の管轄労働局による規定運用の違いに関する情報など）を得た場合、それをサーバ装置１０に備えられる掲示板などに入力することができる。制度情報記憶部２２に記憶される情報は、このような掲示板等から得られた情報に基づき更新および補足される。そのため、サーバ装置１０の運用期間の蓄積により、制度情報記憶部２２に記憶される情報の充実化と、後述する自動サポート部４０の判断能力の向上が期待できる。

【0045】

図４に示す顧客情報記憶部２６は、申請手続における申請者（ユーザーにとっては顧客）の情報である申請者情報２７を記憶する。図６は、図４に示す顧客情報記憶部２６に含まれる情報を示す概念図である。顧客情報記憶部２６には、申請者情報２７が、助成金または補助金を申請する申請者ごとに分類して記憶されている。

【0046】

申請者情報２７には、会社名、事業所情報、従業員数、本社所在地、事業所所在地、資本金、申請担当者のほか、申請書である企業に勤める従業員の情報である従業員情報２７ｂが含まれる。従業員情報２７ｂには、氏名、年齢、性別、勤務年数、正社員／パートタイム／派遣社員などの勤務形態などの情報が含まれる。

【0047】

申請者情報２７には、受件した申請手続に直接必要な情報だけでなく、現在の申請では必要ないが、将来において可能性のある申請時に必要となりうる情報が含まれる。たとえば、従業員情報２７ｂには、受件した申請手続に直接関係する従業員の情報だけでなく、受件した申請手続に関係しない従業員の情報が含まれていることが好ましく、たとえば、企業の従業員全員の情報が含まれていてもよい。

【0048】

図４に示す案件情報記憶部２８は、申請者（顧客）からの申請手続を受任した案件に関する案件情報２９を記憶する。図７は、図４に示す案件情報記憶部２８に含まれる情報を示す概念図である。案件情報記憶部２８には、案件情報２９が、受件した申請ごとに分類して記憶されている。

【0049】

案件情報２９には、申請者、助成金名称、助成金コース、ステータス、事務所担当者、更新からの経過日数３４ａ、予定日又は期限までの残日数、計画申請日、制度導入日、支給申請日、計画申請日（予定）、制度導入日（予定）、支給申請日（予定）などが含まれる。なお、案件情報２９におけるステータスは、該当案件が、図２に示す業務フローのどの段階まで進んでいるかを表すものである。また、更新からの経過日数３４ａと予定日または期限までの残日数の内容については、進捗管理部３０の説明において詳述する。

【0050】

制度情報記憶部２２、顧客情報記憶部２６および案件情報記憶部２８に記憶の情報は、図１に示すユーザーX端末８２からの要求に基づき、図３に示す表示制御部６０が、ユーザーX端末８２の表示部に表示する。これによりユーザーX端末８２を操作する代理人事務所の担当者は、制度情報２３、申請者情報２７および案件情報２９などを、サーバ装置１０により確認できる。なお、サーバ装置１０は、タイマー機能若しくはカレンダー機能を有しており、たとえば従業員情報２７ｂにおける勤務年数や、案件情報２９における更新からの経過日数３４ａのような一部の情報は、動作時に基づいて自動的に算出および更新される。

【0051】

図８は、図３に示す進捗管理部３０の主要な構成を示すブロック図である。進捗管理部３０は、主として案件情報記憶部２８が記憶する案件情報２９の内容を更新したり、案件情報２９の進捗情報を通知したり、案件情報２９に基づいて有用な情報を算出したりすることができる。進捗管理部３０は、進捗入力部３２と、進捗状況通知部３３と、進捗停滞案件管理部３４と、督促案件管理部３５と、月別支給申請件数管理部３６とを有する。

【0052】

図８に示す進捗入力部３２は、図１に示すユーザーX端末８２からの情報入力に応じて、案件情報記憶部２８における案件情報２９（図７参照）を更新する。たとえば、図２に示す業務フローにおいて、計画申請の問合せ確認まで完了している案件があった場合、その案件のステータスは、「問い合わせ確認完了」となっている。この状況において、代理人事務所の担当者が、サーバ装置１０を用いて次の業務である書類回収を開始し、ユーザーX端末８２から書類回収を開始したことを示す所定の情報入力がされると、進捗入力部３２は、その案件のステータスを、「問い合わせ確認完了」から、「書類回収中」に変更する。さらに、代理人事務所の担当者が書類回収を完了し、ユーザーX端末８２から書類回収を完了したことを示す所定の情報入力がされると、進捗入力部３２は、その案件のステータスを、「書類回収中」から、「書類回収完了」に変更する。

【0053】

また、図８に示すように、進捗入力部３２は、コピー入力機能３２ａを有している。コピー入力機能３２ａは、所定の案件に行った入力内容に関して、他の案件にも同様の内容を入力したい場合に、コピー元の範囲とコピー先の範囲とを指定することにより、その入力を自動で行うものである。申請業務では、複数の同種の申請案件を受件する場合があるため、そのような場合には、コピー入力機能３２ａを使用することにより、入力時間を短縮できる。

【0054】

図８に示す進捗状況通知部３３は、所定案件に係る最新の案件情報２９に関する進捗状況（ステータスなど）を、ユーザーX端末８２と、その案件情報２９に関する申請者の申請者端末（たとえば顧客A端末８５）との少なくとも一方に、通知する。進捗状況通知部３３により、案件の進捗状況を申請者へ知らせたり、代理人に確認やリマインドのために進捗状況を通知したりする業務を、自動化・効率化することができる。

【0055】

図８に示す進捗停滞案件管理部３４は、所定案件に係る案件情報２９のステータスの直近の更新日からの経過日数３４ａを算出し、図３に示す表示制御部６０により、算出した経過日数３４ａに関する情報を、ユーザーX端末８２等に表示させる。図１３は、進捗停滞案件管理部３４が算出し、ユーザーX端末８２に表示される経過日数３４ａに関する情報の一例を示す概念図である。

【0056】

図１３では、図１に示すユーザーX端末８２を使用する代理人事務所が受任している案件のうち、所定の申請段階（計画申請段階）にある案件（合計１７件）についての経過日数３４ａの情報を、経過日数別の円グラフで表示したものである。経過日数３４ａの値が大きいほど、その案件の進捗が停滞していることを意味し、経過日数３４ａの値が大きい案件の割合が大きいほど、そのＸ事務所が担当する案件の進捗が全体として停滞していることを意味する。

【0057】

進捗停滞案件管理部３４により、所定の案件や、所定の代理人の業務の停滞状況を容易に把握することができる。なお、進捗停滞案件管理部３４で算出した経過日数３４ａは、申請者、助成金名称、ステータスなどの他の案件情報２９とともに、リスト形式で表示されてもよい（図１５参照）。また、進捗停滞案件管理部３４は、算出した経過日数３４ａに関する情報を、顧客A端末８５等の申請者端末や、管理会社端末８４や、コンサルティング会社のユーザーY端末８３に表示可能であってもよい。

【0058】

図８に示す督促案件管理部３５は、所定案件に係る案件情報２９の現在のステータスが更新されるべき期限までの残日数（残期間）を算出し、図３に示す表示制御部６０により、算出した残日数に関する情報を、ユーザーX端末８２等に表示させる。督促案件管理部３５は、進捗停滞案件管理部３４において図１３を用いて説明したように、残日数または残期間別の円グラフの形式で、算出した情報を表示してもよく、案件ごとのリスト形式で残日数を表示してもよい。

【0059】

図８に示す進捗停滞案件管理部３４が算出する経過日数３４ａは、特に法定期限などが定められていない段階における業務の進捗業況を把握するのに適しており、９に示す督促案件管理部３５が算出する残日数は、法定期限が定められている段階における業務の進捗業況を把握するのに適している。たとえば、表示制御部６０は、所定の案件の進捗情報を示す情報として、進捗停滞案件管理部３４が算出する経過日数３４ａと、督促案件管理部３５が算出する残日数のいずれか一方を、その案件の業務フローおける段階またはステータスに応じて表示してもよい。

【0060】

図８に示す月別支給申請件数管理部３６は、複数の申請中の案件および申請予定の案件に関する支給申請予定月３６ａを算出し、表示制御部６０によりユーザー端末に、算出した支給申請予定月３６ａに関する情報を表示させる。図１４は、月別支給申請件数管理部３６により、ユーザーX端末８２に表示される支給申請月に関する情報の一例を示すグラフである。

【0061】

図１４は、ユーザーX端末８２を使用する代理人事務所が受件しており、支給申請が完了していない案件に関して、各案件の支給申請が予定される支給申請予定月３６ａを算出し、月ごとの支給申請予定案件数を、棒グラフで表示したものである。なお、各案件についての支給申請が予定される月は、制度情報２３における申請スケジュール、支給申請期間や（図５参照）、申請者情報２７における申請の対象となる従業員の情報（図６参照）などから算出することができる。

【0062】

図１４に示すように、月別支給申請件数管理部３６によれば、将来のどの時期に、どの程度の支給申請手続を行う予定であるかを、容易に把握することができる。これにより、ユーザーX端末８２を使用する代理人事務所は、どの時期に支給申請業務が集中するかを予測し、予め準備することが可能となり、業務の効率化を図ることができる。また、代理人事務所が、助成金や補助金の支給後に、支給額に応じた成功報酬を受け取る契約である場合、月別支給申請件数管理部３６による図１４に示すような算出結果から、将来の業績（収入）予想を、容易に認識することができる。

【0063】

図１０は、図３に示す自動サポート部４０の主要な構成を示すブロック図である。自動サポート部４０は、図４に示す制度情報記憶部２２に記憶される情報を用いて、ユーザーX端末８２を用いる代理人事務所の申請業務の一部を自動処理するなどして、業務の効率化を行う。図１０に示すように、自動サポート部４０は、不足書類・不足情報チェック部４２と、申請書類作成部４４と、顧客連絡通知作成部４３とを有する。ユーザーX端末８２からサーバ装置１０に接続する代理人事務所の担当者は、不足書類・不足情報チェック部４２、申請書類作成部４４および顧客連絡通知作成部４３を相互に連携させながら使用することにより、業務を大幅に効率化することができる。

【0064】

図１０に示す不足書類・不足情報チェック部は、案件情報２９（図７参照）と、制度情報２３（図５参照）と、申請者情報２７（図６参照）とを比較して、申請手続に必要な情報および書類のうち、案件情報記憶部２８にも顧客情報記憶部２６にも記憶されていない不足書類および不足情報を判別する。自動サポート部４０の判別結果は、図１に示す表示制御部６０により、ユーザーX端末８２に表示される。

【0065】

たとえば、不足書類・不足情報チェック部４２は、図２に示す計画申請や支給申請での書類回収業務において使用される。すなわち、ユーザーX端末８２を用いる代理人事務所では、不足書類・不足情報チェック部４２を用いて不足書類および不足情報を確認することにより、書類回収業務において、どのような書類および情報を申請者から受け取る必要があるかを認識する。たとえば、申請手続に必要な情報や書類であったとしても、既にサーバ装置１０の情報記憶部２０が記憶している情報や書類（電子データ等を含む）であれば、改めて申請者から回収する必要は無い。したがって、不足書類・不足情報チェック部４２は、申請に必要な書類や情報から、情報記憶部２０が記憶している情報や書類を除外し、不足書類および不足情報としてユーザーX端末８２を操作する代理人事務所に知らせることで、漏れや重複のない書類回収を、効率的に行うことができる。

【0066】

また、不足書類・不足情報チェック部４２は、書類回収業務において回収され、情報記憶部２０に記憶される書類および情報の有無だけでなく、情報記憶部２０に記憶される書類および情報が申請条件を満たしている適正な書類および情報であるか否かについても判断する。たとえば、申請に関して賃金や労働時間の情報が必要な場合、不足書類・不足情報チェック部４２は、単に賃金や労働時間に関する情報が情報記憶部２０に保存されているか否かを判断するだけでなく、保存されている賃金や労働時間に関する情報が、補助金等の申請条件を満たすもの（たとえば、最低賃金や法定労働時間に関する法律等を遵守していることなど）であるか否かまで判断することができる。仮に、情報記憶部２０に記憶される書類および情報が申請条件を満たしていない場合、不足書類・不足情報チェック部４２は、それを不足書類および不足情報として、ユーザーX端末８２を操作する代理人事務所に知らせることができる。

【0067】

図１０に示す顧客連絡通知作成部４３は、不足書類・不足情報チェック部４２が判断した結果に応じて、申請手続に関する不足書類および不足情報を、その案件の依頼者である申請者の端末（たとえば顧客A端末８５）へ知らせる通知を作成する。図１２は、顧客連絡通知作成部４３によって作成された電子メールによる通知の一例を示す概念図である。

【0068】

図１２に示すように、顧客連絡通知作成部４３は、電子メールの宛先や担当者名を顧客情報記憶部２６や案件情報記憶部２８から読み出すことにより、電子メールを作成する。また、顧客連絡通知作成部４３は、顧客に送付を依頼する書類および情報として、不足書類・不足情報チェック部４２が判断した不足書類および不足情報をメール本文中に記載した電子メールを作成する。

【0069】

ユーザーX端末８２を用いる代理人事務所の担当者は、不足書類・不足情報チェック部４２と、顧客連絡通知作成部４３とを用いることにより、回収すべき書類や情報の判断と、それらの申請者への連絡通知の作成とを、ほぼ自動で行うことができる。

【0070】

また、図１０に示すように、顧客連絡通知作成部４３は、予約送信設定部４３ａを有する。予約送信設定部４３ａは、作成された通知の予約送信日を設定することができる。図１２に示すような電子メールを顧客連絡通知作成部４３によって作成した代理人事務所の担当者は、これを作成後すぐに申請者の顧客A端末８５に送っても良いが、予約送信設定部４３ａにより設定した予約送信日に送ることも可能である。予約送信日を設定可能な顧客連絡通知作成部４３を用いることにより、ユーザーX端末８２を用いる代理人事務所の担当者は、タイムリーかつ漏れなく申請者に情報を伝えることができ、また、将来行う業務を先取りして行うことが可能である。

【0071】

図１０に示す申請書類作成部４４は、図４に示す情報記憶部２０におけるフォーム記憶部２４が記憶する申請手続における申請書類のフォーム２３ｂと、顧客情報記憶部２６が記憶する申請者情報２７とを用いて、申請書類２５（電子データ含む）を作成する。図１１は、申請書類作成部４４によって作成された申請書類２５（電子データ）を示す概念図である。

【0072】

フォーム記憶部２４が記憶する申請書類のフォーム２３ｂでは、案件の具体的な情報によって記載内容が変換する部分が、空欄となっている。自動サポート部４０の申請書類作成部４４は、フォーム２３ｂの空欄を、情報記憶部２０における顧客情報記憶部２６が記憶する申請者情報の一部２７ａ等を用いて補充することにより、フォーム２３ｂから申請書類２５を作成する。ユーザーX端末８２を用いる代理人事務所の担当者は、申請書類作成部４４により申請書類２５の作成業務の大半を自動化することができる。

【0073】

図９は、図３に示す情報検索部５０における特徴部分を示す機能ブロック図である。図９に示すように、情報検索部５０は、希望申請予約部５２と、申請時期通知部５４とを有する。希望申請予約部５２は、所定の申請者が希望する助成金または補助金に関する情報を記憶する。たとえば、図１に示すユーザーY端末８３を操作するコンサルティング会社の担当者は、サーバ装置１０にアクセスして、担当者が担当する顧客（たとえば顧客A端末８５を用いる企業）が希望する助成金または補助金の情報（助成金名称、コースなど）を、希望申請予約部５２に記憶させる。

【0074】

申請時期通知部５４は、所定の申請者（顧客A端末８５を用いる企業）の申請者情報２７（図６参照）について、希望申請予約部５２に記憶された助成金または補助金に関する申請手続の要件に検索時に合致する情報および申請手続の要件に検索時から所定期間内に合致する見込みの情報の少なくとも一方を、所定のタイミングで検索する。さらに、申請時期通知部５４は、ユーザーY端末８３に、検索結果を通知する。これにより、コンサルティング会社の担当者は、申請者が希望する助成金または補助金について、その申請が可能な時期が到来しているか、あるいは近い将来において到来することを認識することができる。

【0075】

情報検索部５０は、希望申請予約部５２が記憶する助成金または補助金について、定期的に検索を行い、検索結果をユーザーY端末８３に通知してもよい。助成金等の申請では、従業員の勤務年数などが要件となる場合があるが、定期的に検索を行うことにより、申請が可能な時期が到来していることをタイムリーに認識できる。なお、情報検索部５０は、ユーザーX端末８２を用いる代理人事務所の担当者が用いてもよく、顧客A端末８５を用いる申請者自身が用いてもよい。

【0076】

以上、実施形態を挙げて本発明に係る申請手続補助システムについて説明してきたが、本発明は上述した実施形態のみには限定されず、他の実施形態や変形例を多数含むことは言うまでもない。

【0077】

たとえば、図１に示す管理会社端末８４を用いる管理会社は、サーバ装置１０の保守を行うほか、法律改正などに伴い、制度情報記憶部２２における制度情報２３を、管理会社の端末である管理会社端末８４から更新可能であってもよい。また、制度情報２３は、助成金または補助金の概要に関する概要情報（助成金概要２３ｃ等）を含み、サーバ装置１０の表示制御部６０（図３参照）は、制度の概要情報を、ユーザーX端末８２などに表示可能であってもよい。

【0078】

このような申請手続補助システムでは、代理人事務所の担当者は、ユーザーX端末８２からサーバ装置１０にアクセスすることで、最新の法律に対応した助成金または補助金の制度概要を知ることができる。

【0079】

また、図１に示す概念図では、サーバ装置１０に接続する代理人事務所のユーザーX端末８２は１事務所のみであるが、サーバ装置１０には複数の代理人事務所がアクセス可能であってもよい。複数の代理人事務所からアクセス可能である場合、各代理人が閲覧できる情報は、アクセス権の設定などにより制限される。また、サーバ装置１０が通信する顧客端末の数は特に限定されない。

【符号の説明】

【0080】

１０…サーバ装置（申請手続補助システム）
２０…情報記憶部
２２…制度情報記憶部
２３…制度情報
２３ｂ…フォーム
２３ｃ…助成金概要（概要情報）
２４…フォーム記憶部
２５…申請書類
２６…顧客情報記憶部
２７…申請者情報
２７ａ…申請者情報の一部
２７ｂ…従業員情報
２８…案件情報記憶部
２９…案件情報
３０…進捗管理部
３２…進捗入力部
３２ａ…コピー入力機能
３３…進捗状況通知部
３４…進捗停滞案件管理部
３４ａ…経過日数
３５…督促案件管理部
３６…月別支給申請件数管理部
３６ａ…支給申請予定月
４０…自動サポート部
４２…不足書類・不足情報チェック部
４３…顧客連絡通知作成部
４３ａ…予約送信設定部
４４…申請書類作成部
５０…情報検索部
５２…希望申請予約部
５４…申請時期通知部
６０…表示制御部
８２…ユーザーX端末（ユーザ端末）
８３…ユーザーY端末（ユーザ端末）
８４…管理会社端末
８５…顧客A端末（申請者端末）
８６…顧客B端末（申請者端末）
８７…顧客C端末（申請者端末）
１２…ネットワーク通信網

【要約】

【課題】助成金や補助金などの申請業務を効率化する申請手続補助システムを提供する。
【解決手段】助成金または補助金に関する申請手続を補助する申請手続補助システムであって、制度情報記憶部と、顧客情報記憶部と、案件情報記憶部と、を有する情報記憶部と、前記案件情報を更新する進捗入力部を有する進捗管理部と、前記案件情報と、前記制度情報と、前記申請者情報とを比較して、前記申請手続に必要な情報および書類のうち、前記案件情報記憶部にも前記顧客情報記憶部にも記憶されていない不足書類および不足情報を判別する不足書類・不足情報チェック部を有する自動サポート部と、前記情報記憶部が記憶する情報と、前記自動サポート部が判別した結果とを、前記ユーザー端末に表示する表示制御部と、を有する申請手続補助システム。
【選択図】図１

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】