(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】特許公報(B1)
(11)【特許番号】
(24)【登録日】2022-11-11
(45)【発行日】2022-11-21
(54)【発明の名称】帳票管理方法、帳票管理システム、及びプログラム
(51)【国際特許分類】
G06Q 50/20 20120101AFI20221114BHJP
G06Q 30/06 20120101ALI20221114BHJP
G06Q 10/06 20120101ALI20221114BHJP
【ＦＩ】
G06Q50/20
G06Q30/06
G06Q10/06
【請求項の数】
9
(21)【出願番号】P 2022063395
(22)【出願日】2022-04-06
【審査請求日】2022-04-06
【早期審査対象出願】
(73)【特許権者】
【識別番号】501379247
【氏名又は名称】日本ソフトウェアマネジメント株式会社
(74)【代理人】
【識別番号】110000198
【氏名又は名称】弁理士法人湘洋特許事務所
(72)【発明者】
【氏名】奈須 永典
【審査官】庄司 琴美
(56)【参考文献】
【文献】特開２０２１－００９５０５（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０００－２０７４６６（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２００２－２３０３６２（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２００５－３４６２４２（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０００－１４８７４２（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０１７－１９１５１４（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２００６－２１５６２２（ＪＰ，Ａ）
(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)
Ｇ０６Ｑ １０／００ － ９９／００
(57)【特許請求の範囲】
【請求項1】
学校の有する学校端末装置と、学校に商品を提供する業者の有する業者端末装置と、前記学校及び前記業者により発行される帳票を管理する帳票管理装置と、を用いた帳票管理方法であって、前記学校端末装置又は前記業者端末装置から、対象商品、数量、及び帳票の送付先である相手方を特定した帳票作成指示を前記帳票管理装置が受け付けると、前記帳票管理装置が帳票を作成する帳票作成手順と、
前記帳票管理装置が、 前記帳票作成手順による前記帳票の作成終了を前記相手方に通知して受取を要求する受取要求手順と、
前記帳票管理装置が、 前記相手方による前記帳票への署名を受け付ける署名受付手順と、
前記署名受付手順において前記署名を受け付けた前記帳票を前記帳票管理装置が登録する登録手順と、
前記帳票管理装置が、 前記登録手順において前記帳票が登録されたことを、前記帳票作成指示を発信した前記学校端末装置又は前記業者端末装置に通知する登録通知手順と、を備え、
前記帳票作成手順では、前記帳票作成指示として種別の異なる他の帳票の指定を受け付けると、前記他の帳票に含まれる前記対象商品及び前記数量を用いて前記帳票管理装置が前記帳票を作成することを特徴とする、帳票管理方法。
【請求項2】
請求項１に記載の帳票管理方法であって、前記学校端末装置又は前記業者端末装置が前記帳票を表示する帳票表示手順を備え、
前記帳票作成手順では、前記帳票管理装置が互いに種別の異なる複数の前記帳票を作成し、
１つの注文に対して作成される前記帳票の種別は、前記帳票作成手順における作成順序が定まるものであり、
前記帳票表示手順では、ある種別の前記帳票の表示指示を前記帳票管理装置が受け付けた場合において、前記種別より前記作成順序が後である前記帳票が前記帳票作成手順において作成されている場合、作成されている前記帳票に含まれる値が、前記表示指示を受け付けた前記帳票に含めて表示されることを特徴とする、帳票管理方法。
【請求項3】
請求項２に記載の帳票管理方法であって、前記帳票作成手順では、前記種別が注文書である前記帳票作成指示を前記帳票管理装置が前記学校端末装置から受け付けると、前記帳票管理装置が注文の対象商品と数量とを含む注文書を作成し、
前記帳票表示手順では、前記注文書の表示指示を前記帳票管理装置が受け付けた場合において、前記注文書の注文について作成された納品書又は検収書が前記帳票作成手順において作成されている場合、前記学校端末装置又は前記業者端末装置は、前記納品書に含まれる納品数量、又は前記検収書に含まれる納品残量を含めた前記注文書を表示することを特徴とする、帳票管理方法。
【請求項4】
請求項１に記載の帳票管理方法であって、前記帳票作成手順では、注文した商品の一部が納品された場合において、前記注文の検収書を種別として指定した帳票作成指示を前記帳票管理装置が受け付けると、注文された前記商品の数量のうちまだ納品されていない数量である納品残量を含む前記検収書を前記帳票管理装置が作成することを特徴とする、帳票管理方法。
【請求項5】
請求項１に記載の帳票管理方法であって、前記帳票管理装置が、 前記署名受付手順において前記署名を受け付けた前記帳票を、更新が抑制される所定のデータ形式に変換する変換手順を備えることを特徴とする、帳票管理方法。
【請求項6】
請求項１に記載の帳票管理方法であって、前記帳票作成手順において作成された前記帳票、及び前記登録手順において登録された前記帳票の一覧画面を前記学校端末装置又は前記業者端末装置が表示する一覧表示手順を備え、
前記一覧画面では、相手方の前記署名を有する帳票が、有しない帳票と区別して表示されることを特徴とする、帳票管理方法。
【請求項7】
請求項２に記載の帳票管理方法であって、前記帳票管理装置は、前記学校端末装置から前記帳票作成指示を受け付け可能な前記種別と、前記業者端末装置から前記帳票作成指示を受け付け可能な前記種別と、の区別を含む情報を記憶する記憶部を備え、
前記帳票管理装置が、 所定の種別の前記帳票が前記登録手順において登録された場合、前記種別に継続して作成される他の前記種別を特定するとともに、登録された前記帳票の作成者の相手方に対し、特定した前記他の種別を報知して前記帳票の作成を促す作成要求手順を備えることを特徴とする、帳票管理方法。
【請求項8】
学校及び業者により発行される帳票を管理し、前記学校の有する学校端末装置及び前記学校に商品を提供する前記業者の有する業者端末装置と通信可能に接続される帳票管理装置を有する帳票管理システムであって、前記学校端末装置又は前記業者端末装置から、対象商品、数量、及び帳票の送付先である相手方を特定した帳票作成指示を受け付けると、帳票を作成する帳票作成部と、
前記帳票作成部による前記帳票の作成終了を前記相手方に通知して受取を要求する受取要求部と、
前記相手方による前記帳票への署名を受け付ける署名受付部と、
前記署名受付部が前記署名を受け付けた前記帳票を登録する登録部と、
前記登録部が前記帳票を登録したことを、前記帳票作成指示を発信した前記学校端末装置又は前記業者端末装置に通知する登録通知部と、を備え、
前記帳票作成部は、前記帳票作成指示として種別の異なる他の帳票の指定を受け付けると、前記他の帳票に含まれる前記対象商品及び前記数量を用いて前記帳票を作成することを特徴とする、帳票管理システム。
【請求項9】
学校及び業者により発行される帳票を管理し、前記学校の有する学校端末装置及び前記学校に商品を提供する前記業者の有する業者端末装置と通信可能に接続される帳票管理装置に帳票管理方法を実行させるプログラムであって、前記学校端末装置又は前記業者端末装置から、対象商品、数量、及び帳票の送付先である相手方を特定した帳票作成指示を受け付けると、帳票を作成する帳票作成手順と、
前記帳票作成手順による前記帳票の作成終了を前記相手方に通知して受取を要求する受取要求手順と、
前記相手方による前記帳票への署名を受け付ける署名受付手順と、
前記署名受付手順において前記署名を受け付けた前記帳票を登録する登録手順と、
前記登録手順において前記帳票が登録されたことを、前記帳票作成指示を発信した前記学校端末装置又は前記業者端末装置に通知する登録通知手順と、を実行させ、
前記帳票作成手順では、前記帳票作成指示として種別の異なる他の帳票の指定を受け付けると、前記他の帳票に含まれる前記対象商品及び前記数量を用いて前記帳票を作成することを特徴とする、プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、帳票管理方法、帳票管理システム、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
学校と業者との間で行われる商取引では、紙に印刷された帳票が取り交わされている。学校及び業者は、印刷された帳票を管理する必要がある。紙の帳票を管理する場合、保管場所が必要となる。電気通信技術の発達により、学校と業者との間で取り交わされる帳票を、電子的な方式で管理する技術が望まれている。
【0003】
特許文献１に開示された学校内情報管理システムでは、学校内コンピュータと、業者コンピュータと、管理会社コンピュータとが、学校内情報を記憶するデータベースを管理するサーバに接続される。本システムでは、学校内コンピュータと、業者コンピュータと、管理会社コンピュータとが、Ｗｅｂページを介して学校内の教室、設備、備品等に関する情報を共有する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0004】
【文献】特開２００６－１５５５１７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
学校と業者との間で取り交わされる帳票に関し、各業者の使用する帳票管理システムが異なる場合、学校は各業者の発行した帳票を転記するなど、学校の有する帳票管理システムに合わせて変更する必要が生じる。学校が適宜帳票を変更する処理は、煩雑であるだけでなく、人為的なミスの原因となる。同様に、業者においても帳票の変更を余儀なくされることがある。従って、学校と業者との間の商取引の際に取り交わされる帳票の一元管理が望まれる。
【0006】
また、電気通信技術を用いて帳票の受け渡しを行う場合において、発行した帳票を相手方が受け取ったかどうかを確認する方法として、帳票の発送をもって相手方が受け取ったとみなす運用が一般的である。しかしながら、帳票の発送が行われた場合であっても、情報の送受信を仲介するシステムの不具合等により、相手方が受け取っていないという事態が起こることがある。
【0007】
本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、帳票の効率的な管理を支援する技術の提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0008】
本願は、上記課題の少なくとも一部を解決する手段を複数含んでいるが、その例を挙げるならば、以下の通りである。
【0009】
上記課題を解決するため、本発明の一態様に係る帳票管理方法は、学校の有する学校端末装置と、学校に商品を提供する業者の有する業者端末装置と、前記学校及び前記業者により発行される帳票を管理する帳票管理装置と、を用いた帳票管理方法であって、前記学校端末装置又は前記業者端末装置から、対象商品、数量、及び帳票の送付先である相手方を特定した帳票作成指示を前記帳票管理装置が受け付けると、前記帳票管理装置が帳票を作成する帳票作成手順と、前記帳票管理装置が、前記帳票作成手順による前記帳票の作成終了を前記相手方に通知して受取を要求する受取要求手順と、前記帳票管理装置が、前記相手方による前記帳票への署名を受け付ける署名受付手順と、前記署名受付手順において前記署名を受け付けた前記帳票を前記帳票管理装置が登録する登録手順と、前記帳票管理装置が、前記登録手順において前記帳票が登録されたことを、前記帳票作成指示を発信した前記学校端末装置又は前記業者端末装置に通知する登録通知手順と、を備え、前記帳票作成手順では、前記帳票作成指示として種別の異なる他の帳票の指定を受け付けると、前記他の帳票に含まれる前記対象商品及び前記数量を用いて前記帳票管理装置が前記帳票を作成することを特徴とする。
【0011】
本発明の帳票管理方法は、前記学校端末装置又は前記業者端末装置が前記帳票を表示する帳票表示手順を備え、前記帳票作成手順では、前記帳票管理装置が互いに種別の異なる複数の前記帳票を作成し、１つの注文に対して作成される前記帳票の種別は、前記帳票作成手順における作成順序が定まるものであり、前記帳票表示手順では、ある種別の前記帳票の表示指示を前記帳票管理装置が受け付けた場合において、前記種別より前記作成順序が後である前記帳票が前記帳票作成手順において作成されている場合、作成されている前記帳票に含まれる値が、前記表示指示を受け付けた前記帳票に含めて表示されることを特徴としてもよい。
【0012】
本発明の前記帳票作成手順では、前記種別が注文書である前記帳票作成指示を前記帳票管理装置が前記学校端末装置から受け付けると、前記帳票管理装置が注文の対象商品と数量とを含む注文書を作成し、前記帳票表示手順では、前記注文書の表示指示を前記帳票管理装置が受け付けた場合において、前記注文書の注文について作成された納品書又は検収書が前記帳票作成手順において作成されている場合、前記学校端末装置又は前記業者端末装置は、前記納品書に含まれる納品数量、又は前記検収書に含まれる納品残量を含めた前記注文書を表示することを特徴としてもよい。
【0013】
本発明の前記帳票作成手順では、注文した商品の一部が納品された場合において、前記注文の検収書を種別として指定した帳票作成指示を前記帳票管理装置が受け付けると、注文された前記商品の数量のうちまだ納品されていない数量である納品残量を含む前記検収書を前記帳票管理装置が作成することを特徴としてもよい。
【0014】
本発明の帳票管理方法は、前記帳票管理装置が、前記署名受付手順において前記署名を受け付けた前記帳票を、更新が抑制される所定のデータ形式に変換する変換手順を備えることを特徴としてもよい。
【0015】
本発明の帳票管理方法は、前記帳票作成手順において作成された前記帳票、及び前記登録手順において登録された前記帳票の一覧画面を前記学校端末装置又は前記業者端末装置が表示する一覧表示手順を備え、前記一覧画面では、相手方の前記署名を有する帳票が、有しない帳票と区別して表示されることを特徴としてもよい。
【0016】
本発明の前記帳票管理装置は、前記学校端末装置から前記帳票作成指示を受け付け可能な前記種別と、前記業者端末装置から前記帳票作成指示を受け付け可能な前記種別と、の区別を含む情報を記憶する記憶部を備え、前記帳票管理装置が、所定の種別の前記帳票が前記登録手順において登録された場合、前記種別に継続して作成される他の前記種別を特定するとともに、登録された前記帳票の作成者の相手方に対し、特定した前記他の種別を報知して前記帳票の作成を促す作成要求手順を備えることを特徴としてもよい。
【0017】
また、上記課題を解決するため、本発明の他の態様に係る帳票管理システムは、学校及び業者により発行される帳票を管理し、前記学校の有する学校端末装置及び前記学校に商品を提供する前記業者の有する業者端末装置と通信可能に接続される帳票管理装置を有する帳票管理システムであって、前記学校端末装置又は前記業者端末装置から、対象商品、数量、及び帳票の送付先である相手方を特定した帳票作成指示を受け付けると、帳票を作成する帳票作成部と、前記帳票作成部による前記帳票の作成終了を前記相手方に通知して受取を要求する受取要求部と、前記相手方による前記帳票への署名を受け付ける署名受付部と、前記署名受付部が前記署名を受け付けた前記帳票を登録する登録部と、前記登録部が前記帳票を登録したことを、前記帳票作成指示を発信した前記学校端末装置又は前記業者端末装置に通知する登録通知部と、を備え、前記帳票作成部は、前記帳票作成指示として種別の異なる他の帳票の指定を受け付けると、前記他の帳票に含まれる前記対象商品及び前記数量を用いて前記帳票を作成することを特徴とする。
【0018】
また、上記課題を解決するため、本発明の他の態様に係るプログラムは、学校及び業者により発行される帳票を管理し、前記学校の有する学校端末装置及び前記学校に商品を提供する前記業者の有する業者端末装置と通信可能に接続される帳票管理装置に帳票管理方法を実行させるプログラムであって、前記学校端末装置又は前記業者端末装置から、対象商品、数量、及び帳票の送付先である相手方を特定した帳票作成指示を受け付けると、帳票を作成する帳票作成手順と、前記帳票作成手順による前記帳票の作成終了を前記相手方に通知して受取を要求する受取要求手順と、前記相手方による前記帳票への署名を受け付ける署名受付手順と、前記署名受付手順において前記署名を受け付けた前記帳票を登録する登録手順と、前記登録手順において前記帳票が登録されたことを、前記帳票作成指示を発信した前記学校端末装置又は前記業者端末装置に通知する登録通知手順と、を実行させ、前記帳票作成手順では、前記帳票作成指示として種別の異なる他の帳票の指定を受け付けると、前記他の帳票に含まれる前記対象商品及び前記数量を用いて前記帳票を作成することを特徴とする。
【発明の効果】
【0019】
本発明によれば、帳票の効率的な管理を支援する技術を提供することができる。
【0020】
上記した以外の課題、構成、及び効果は、以下の実施形態の説明により明らかにされる。
【図面の簡単な説明】
【0021】
【図1】帳票管理システムにおける注文書作成から振込通知書登録までの処理の一例を示す概要図である。
【図2】帳票管理システムの機能ブロックの一例を示す図である。
【図3】帳票種別情報のデータ構造の一例を示す図である。
【図4】見積依頼書情報のデータ構造の一例を示す図である。
【図5】見積仕様書情報のデータ構造の一例を示す図である。
【図6】見積書情報のデータ構造の一例を示す図である。
【図7】注文書情報のデータ構造の一例を示す図である。
【図8】購入明細書情報のデータ構造の一例を示す図である。
【図9】納品書情報のデータ構造の一例を示す図である。
【図10】検収書情報のデータ構造の一例を示す図である。
【図11】請求書情報のデータ構造の一例を示す図である。
【図12】振込通知書情報のデータ構造の一例を示す図である。
【図13】振込明細書情報のデータ構造の一例を示す図である。
【図14】帳票管理装置のハードウェア構成例を示す図である。
【図15】見積依頼書作成処理の一例を示すフローチャートである。
【図16】見積書作成処理の一例を示すフローチャートである。
【図17】注文書作成処理の一例を示すフローチャートである。
【図18】納品書作成処理の一例を示すフローチャートである。
【図19】検収書作成処理の一例を示すフローチャートである。
【図20】振込通知書作成処理の一例を示すフローチャートである。
【図21】帳票表示処理の一例を示すフローチャートである。
【図22】学校専用ウェブページの一例を示す図である。
【図23】業者専用ウェブページの一例を示す図である。
【図24】見積依頼書の帳票一覧画面の一例を示す図である。
【図25】見積依頼書作成画面の一例を示す図である。
【図26】見積書作成画面の一例を示す図である。
【図27】注文書作成画面の一例を示す図である。
【図28】納品書作成画面の一例を示す図（その１）である。
【図29】納品書作成画面の一例を示す図（その２）である。
【図30】検収書作成画面の一例を示す図（その１）である。
【図31】検収書作成画面の一例を示す図（その２）である。
【図32】変形例における登録促進処理の一例を示すフローチャートである。
【図33】学校から業者に帳票を渡す従来の実施形態の一例を示す図である。
【図34】業者から学校に帳票を渡す従来の実施形態の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0022】
従来、学校と業者との商取引において、紙の帳票が使用されている。
【0023】
図３３は、学校から業者に帳票を渡す従来の実施形態の一例を示す図である。学校は、業者との間で商取引を行う際に、見積依頼書や注文書等の帳票Ａを作成する。従来、学校は紙の帳票Ａを作成し、業者に送付する。また、学校は、帳票Ａを業者ごとの帳票ファイルにファイリングする。帳票Ａを受け取った業者は、帳票に関連する商取引を実行するとともに、受け取った帳票Ａを、学校ごとの帳票ファイルにファイリングする。即ち、学校及び業者の双方が帳票Ａを管理しており、煩雑である。
【0024】
図３４は、業者から学校に帳票を渡す従来の実施形態の一例を示す図である。業者は、学校との間で商取引を行う際に、見積書や注文請書、納品書等の帳票Ｂを作成する。従来、業者は紙の帳票Ｂを作成し、学校に送付する。業者は、帳票Ｂを学校ごとの帳票ファイルにファイリングする。学校は、帳票Ｂを業者ごとの帳票ファイルにファイリングする。上述の帳票Ａと同様に、帳票Ｂについても、学校及び業者の双方が管理しており、煩雑である。
【0025】
学校が作成する見積依頼書と、業者が作成する見積書とは対になっている。また、学校が作成する注文書と、業者が作成する納品書とは対になっている。対になっている帳票の場合、後に作成される帳票については、前に作成された帳票の内容を転記することにより作成される場合が多い。例えば、学校が作成した見積依頼書に含まれる商品名や数量を、業者が転記して見積書を作成する場合がある。紙の帳票を作成する場合、帳票の転記ミスが生じる可能性がある。
【0026】
対になっている帳票において、帳票の作成タイミングにタイムラグがある場合、後に作成する帳票の作成時に、前に作成した帳票をファイルから探し当てる必要があり、煩雑である。例えば、業者が作成した納品書を基に学校が検収書を作成する場合、業者ごとに仕分けられたファイルから納品書を探し当て、検収書の納品数を記載しなければならない。特に、商品を分割納品（分納）する場合において、学校側が納品書を確認しても、分納であるのか、及び納品残数があるのかを認識できず、過去の複数の納品書を探し当てて納品残数を確認する等の作業が必要となることがある。
【0027】
以上より、学校と業者との商取引において、紙の帳票を取り交わす場合、煩雑であるだけでなく、ケアレスミス等からトラブルが発生することがある。帳票の一元管理により、効率的な帳票管理が望まれている。
【0028】
以下、図面に基づいて本発明の概要を説明する。図１は、帳票管理システム１における注文書作成から振込通知書登録までの処理の一例を示す概要図である。本実施形態において、発注側は学校であり、学校端末装置２０を介して商品やサービスを業者に発注し、対価を支払う。受注側は業者であり、対価と引き替えに学校に対して商品を納品したり、サービスを提供したりする。業者は業者端末装置３０を操作し、必要な帳票を作成する。なお、学校や業者が発行する帳票の種別は、本図に示す例に限定されるものではない。
【0029】
まず、学校端末装置２０は学校の担当者の入力操作に応じて注文書作成指示を行う（ステップＳ２０１）。より詳細には、学校の担当者は学校端末装置２０を操作し、帳票管理装置１０により提供される帳票管理システム１にログインする。帳票管理装置１０は、後述の注文書作成画面を学校端末装置２０に表示させ、発注する商品の名称や数量、学校の担当者の署名等の入力操作を受け付ける。帳票管理装置１０は、入力操作に基づいて、注文書の内容を含む購入明細書情報を作成する。なお、購入明細書は、注文書の作成時ではなく、見積依頼書など本ステップの前段階で作成されていてもよい。
【0030】
帳票管理装置１０は、学校端末装置２０からの注文書の作成指示を受け付けると、注文書の更新不可データ（ＰＤＦデータ）を作成する（ステップＳ２０２）。詳細は後述するが、更新不可データはＰＤＦデータに限定されない。次に、帳票管理装置１０は、業者端末装置３０に対して手配メールを通知する（ステップＳ２０３）。手配メールとは、一方の端末装置により帳票の作成が終了したことを、他方の端末装置に通知する手段であって、本実施形態では電子メールにより通知される。手配メールは、帳票の受取要求として取り扱われる。手配メールには、帳票管理装置１０における注文書の格納箇所を示すＵＲＬが含まれている。
【0031】
次に、業者は後述の業者端末装置３０を操作し、帳票を表示し、受取の署名の入力操作を受け付ける（ステップＳ２０４）。業者端末装置３０は、注文書を表示して業者の担当者の署名の入力操作を受け付ける。業者端末装置３０は、署名を受け付けた帳票を帳票管理装置１０に送信する。
【0032】
次に、帳票管理装置１０は、帳票を登録する（ステップＳ２０５）。即ち、帳票管理装置１０は、学校及び業者の署名を受け付けた注文書を登録する。次に、帳票管理装置１０は、双方の署名を受け付けた注文書のＰＤＦデータを作成する（ステップＳ２０６）。次に、帳票管理装置１０は、帳票を登録したことを学校端末装置２０に電子メールで通知する（ステップＳ２０７）。
【0033】
注文の結果、商品やサービスの提供が終了すると、業者端末装置３０は帳票の１つである納品書を作成する。そのため、業者端末装置３０は、納品書の対象となる購入明細書を読み込む（ステップＳ２０８）。より詳細には、業者の担当者は業者端末装置３０を操作し、帳票管理装置１０により提供される帳票管理システム１にログインする。業者端末装置３０は、対象の購入明細書を特定する情報の入力操作を受け付け、帳票管理装置１０に要求することにより、対象の購入明細書を取得する。
【0034】
次に、業者端末装置３０は、帳票管理装置１０に納品書作成指示を送信する（ステップＳ２０９）。帳票管理装置１０は、業者端末装置３０から入力された納品書の内容を用いて購入明細書に追記し、更新する。業者端末装置３０は、納品書に対する業者の担当者の署名の入力操作を受け付ける。
【0035】
帳票管理装置１０は、業者端末装置３０からの納品書の作成指示を受け付けると、納品書のＰＤＦデータを作成する（ステップＳ２１０）。次に、帳票管理装置１０は、学校端末装置２０に対して手配メールを通知する（ステップＳ２１１）。手配メールには、帳票管理装置１０における納品書の格納箇所を示すＵＲＬが含まれている。
【0036】
次に、学校端末装置２０は、帳票を表示し、受取の署名の入力操作を受け付ける（ステップＳ２１２）。学校端末装置２０は、納品書を表示して学校の担当者の署名の入力操作を受け付ける。学校端末装置２０は、署名を受け付けた帳票を帳票管理装置１０に送信する。次に、帳票管理装置１０は、帳票を登録する（ステップＳ２１３）。即ち、帳票管理装置１０は、学校及び業者の署名を受け付けた納品書を登録する。次に、帳票管理装置１０は、双方の署名を受け付けた納品書のＰＤＦデータを作成する（ステップＳ２１４）。次に、帳票管理装置１０は、帳票を登録したことを業者端末装置３０に電子メールで通知する（ステップＳ２１５）。
【0037】
学校は、納品された商品やサービスを確認し、検収書を作成する。そのため、学校端末装置２０は、検収書の対象となる購入明細書を読み込む（ステップＳ２１６）。即ち、学校端末装置２０は、対象の購入明細書を特定する情報の入力操作を受け付け、帳票管理装置１０に要求することにより、対象の購入明細書を取得する。次に、学校端末装置２０は、帳票管理装置１０に検収書作成指示を送信する（ステップＳ２１７）。帳票管理装置１０は、学校端末装置２０から入力された検収書の内容を用いて購入明細書に追記し、更新する。学校端末装置２０は、検収書に対する学校の担当者の署名の入力操作を受け付ける。
【0038】
帳票管理装置１０は、学校端末装置２０からの検収書の作成指示を受け付けると、検収書のＰＤＦデータを作成する（ステップＳ２１８）。次に、帳票管理装置１０は、業者端末装置３０に対して手配メールを通知する（ステップＳ２１９）。手配メールには、帳票管理装置１０における検収書の格納箇所を示すＵＲＬが含まれている。
【0039】
次に、業者端末装置３０は、帳票を表示し、受取の署名の入力操作を受け付ける（ステップＳ２２０）。業者端末装置３０は、検収書を表示して業者の担当者の署名の入力操作を受け付ける。業者端末装置３０は、署名を受け付けた帳票を帳票管理装置１０に送信する。次に、帳票管理装置１０は、帳票を登録する（ステップＳ２２１）。即ち、帳票管理装置１０は、学校及び業者の署名を受け付けた検収書を登録する。次に、帳票管理装置１０は、双方の署名を受け付けた検収書のＰＤＦデータを作成する（ステップＳ２２２）。次に、帳票管理装置１０は、帳票を登録したことを学校端末装置２０に電子メールで通知する（ステップＳ２２３）。
【0040】
業者は、学校から検収書を受領すると、任意のタイミングで請求書を作成する。そのため、業者端末装置３０は、請求書の対象となる購入明細書を読み込む（ステップＳ２２４）。即ち、業者端末装置３０は、対象の購入明細書を特定する情報の入力操作を受け付け、帳票管理装置１０に要求することにより、対象の購入明細書を取得する。次に、業者端末装置３０は、帳票管理装置１０に請求書作成指示を送信する（ステップＳ２２５）。帳票管理装置１０は、業者端末装置３０から入力された請求書の内容を用いて購入明細書に追記し、更新する。業者端末装置３０は、請求書に対する業者の担当者の署名の入力操作を受け付ける。
【0041】
帳票管理装置１０は、業者端末装置３０からの請求書の作成指示を受け付けると、請求書のＰＤＦデータを作成する（ステップＳ２２６）。次に、帳票管理装置１０は、学校端末装置２０に対して手配メールを通知する（ステップＳ２２７）。手配メールには、帳票管理装置１０における請求書の格納箇所を示すＵＲＬが含まれている。
【0042】
次に、学校端末装置２０は、帳票を表示し、受取の署名の入力操作を受け付ける（ステップＳ２２８）。学校端末装置２０は、請求書を表示して学校の担当者の署名の入力操作を受け付ける。学校端末装置２０は、署名を受け付けた帳票を帳票管理装置１０に送信する。次に、帳票管理装置１０は、帳票を登録する（ステップＳ２２９）。即ち、帳票管理装置１０は、学校及び業者の署名を受け付けた請求書を登録する。次に、帳票管理装置１０は、双方の署名を受け付けた請求書のＰＤＦデータを作成する（ステップＳ２３０）。次に、帳票管理装置１０は、帳票を登録したことを業者端末装置３０に電子メールで通知する（ステップＳ２３１）。
【0043】
学校は、業者から送信された１又は複数の請求書に関する振込通知書を作成する。そのため、学校端末装置２０は、振込通知書の対象となる１又は複数の請求書を読み込む（ステップＳ２３２）。より詳細には、学校端末装置２０は、対象の１又は複数の請求書を特定する情報の入力操作を受け付け、帳票管理装置１０に要求することにより、対象の請求書を取得する。
【0044】
次に、学校端末装置２０は、帳票管理装置１０に振込通知書作成指示を送信する（ステップＳ２３３）。具体的には、帳票管理装置１０は、学校端末装置２０から入力された振込通知書の内容を含む振込明細書を作成する。振込明細書には、対象となる１又は複数の請求書ごとに、請求書を特定する識別番号や金額等の情報が含まれている。学校端末装置２０は、振込明細書を含む振込通知書に対し、学校の担当者の署名の入力操作を受け付ける。
【0045】
帳票管理装置１０は、学校端末装置２０から振込通知書の作成指示を受け付けると、振込通知書のＰＤＦデータを作成する（ステップＳ２３４）。次に、帳票管理装置１０は、業者端末装置３０に対して手配メールを通知する（ステップＳ２３５）。手配メールには、帳票管理装置１０における振込通知書の格納箇所を示すＵＲＬが含まれている。
【0046】
次に、業者端末装置３０は、帳票を表示し、受取の署名の入力操作を受け付ける（ステップＳ２３６）。業者端末装置３０は、振込通知書を表示して業者の担当者の署名の入力操作を受け付ける。業者端末装置３０は、署名を受け付けた帳票を帳票管理装置１０に送信する。次に、帳票管理装置１０は、帳票を登録する（ステップＳ２３７）。即ち、帳票管理装置１０は、学校及び業者の署名を受け付けた請求書を登録する。次に、帳票管理装置１０は、双方の署名を受け付けた請求書のＰＤＦデータを作成する（ステップＳ２３８）。次に、帳票管理装置１０は、帳票を登録したことを学校端末装置２０に電子メールで通知する（ステップＳ２３９）。
【0047】
以上のように、帳票管理装置１０は、学校と業者との間で取り交わされる帳票を一元管理する。
【0048】
図２は、帳票管理システム１の機能ブロックの一例を示す図である。帳票管理システム１は、帳票管理装置１０と、学校端末装置２０と、業者端末装置３０とを有し、帳票管理装置１０と、学校端末装置２０と、業者端末装置３０とは、ネットワークＸを介して通信可能に接続されている。例えば帳票管理システム１は、１つの帳票管理装置１０と、１又は複数の学校端末装置２０と、１又は複数の業者端末装置３０と、を有する。
【0049】
帳票管理装置１０は、サーバー装置、又はＰＣ（Personal Computer）等の情報処理装置であって、例えば帳票管理サービスを提供する事業者が有する装置である。帳票管理装置１０は、学校及び業者により発行される帳票を管理する。学校端末装置２０は、学校が有する装置であって、例えばサーバー装置、ＰＣ（Personal Computer）、スマートフォン、又はタブレット等の情報処理装置である。業者端末装置３０は、学校に商品を提供する業者の有する装置であって、例えばサーバー装置、ＰＣ（Personal Computer）、スマートフォン、又はタブレット等の情報処理装置である。
【0050】
本実施形態において、学校端末装置２０及び業者端末装置３０は、帳票管理装置１０により管理されるウェブページにログインし、相手方に引き渡す帳票を作成する。また、学校端末装置２０及び業者端末装置３０は、当該ウェブページを介して相手方に帳票を引き渡す。また、帳票管理装置１０は、学校端末装置２０及び業者端末装置３０により作成された帳票を管理する。帳票の作成や引き渡し等の処理は、帳票管理装置１０により提供されるブラウザプログラムにより行われる。しかしながら、学校端末装置２０及び業者端末装置３０にインストールされたアプリケーションプログラムを用いて帳票管理が行われるものであってもよい。
【0051】
帳票管理装置１０は、処理部１１０と、記憶部１２０と、入力部１４０と、出力部１５０と、通信部１６０とを備える。処理部１１０は、帳票管理装置１０の全体を統括的に制御する。記憶部１２０は、処理部１１０による処理に必要な情報を記憶する。入力部１４０は、後述する入力ＩＦ１４を介して接続された入力装置から、帳票管理装置１０への情報の入力を受け付ける。出力部１５０は、後述する出力ＩＦ１５を介して接続された出力装置から、帳票管理装置１０に記憶された情報の出力を行う。通信部１６０は、通信可能に接続された他の装置との情報の送信及び受信を仲介する。
【0052】
処理部１１０は、帳票作成部１１１と、受取要求部１１２と、署名受付部１１３と、登録部１１４と、登録通知部１１５と、一覧表示部１１６と、帳票表示部１１７と、データ変換部１１８と、報知部と、を備える。帳票作成部１１１は、学校端末装置２０又は業者端末装置３０から、帳票の送付先である相手方、対象商品の品名、及び対象商品の数量を特定した帳票作成指示を受け付ける。学校端末装置２０が帳票を作成した場合の相手方は業者端末装置３０であり、業者端末装置３０が帳票を作成した場合の相手方は学校端末装置２０である。
【0053】
帳票作成部１１１が受け付ける帳票作成指示には、帳票の種別が含まれる。帳票の種別とは、「見積依頼書」、「見積書」、「注文書」、「納品書」、「検収書」、「請求書」、及び「振込通知書」等の情報であって、帳票の性質の類型を示す情報といえる。帳票作成部１１１は、帳票作成指示を受け付けた際に、種別の異なる他の帳票の指定を受け付けると、当該他の帳票に含まれる品名及び数量を用いて、帳票作成指示において指示された種別の帳票を作成する。
【0054】
なお、１つの注文に対して作成される帳票の種別は、その性質上、帳票の作成の際の作成順序が定まる。例えば、１つの注文において「注文書」と「納品書」とが作成される場合、「注文書」による注文の結果として納品された商品について「納品書」が作成されるため、「注文書」は「納品書」より前に作成される。
【0055】
例えば、帳票作成部１１１は、作成順序が後である種別の帳票作成指示を受け付けた際に、当該種別よりも作成順序が前である種別の帳票の指定を受け付けると、指定された種別の帳票に含まれる品名や数量を用いて、種別が後である帳票を作成する。上述の例を用いて説明すると、帳票作成部１１１は、種別が「納品書」である帳票作成指示を受け付けた場合において、「注文書」の指定を受け付けると、指定された「注文書」に含まれる品名及び数量を、「納品書」に記載する。
【0056】
帳票作成部１１１は、注文した商品の一部が納品された場合において、種別が「検収書」である帳票作成指示を受け付けると、注文された商品の数量のうち、まだ納品されていない数量である納品残量を含む検収書を作成する。
【0057】
受取要求部１１２は、帳票作成部１１１によって帳票の作成が終了した場合、帳票の作成終了を相手方に通知して受取を要求する。署名受付部１１３は、受取要求部１１２による受取の要求の結果、相手方が帳票を受け取った際に、相手方による帳票への署名を受け付ける。
【0058】
なお、本実施形態において、帳票には作成者と相手方との署名が記載される。本実施形態における「署名」とは、帳票の作成者及び相手方が帳票の記載内容に了承し、同意したことを示す情報であればよい。「署名」そのものに、作成者や相手方の氏名が含まれている必要はない。
【0059】
登録部１１４は、署名受付部１１３が相手方による署名を受け付けた帳票を、記憶部１２０の図示しない領域に登録する。登録部１１４により登録された帳票には、作成者の署名と、受取者即ち相手方の署名と、が記載されている。登録通知部１１５は、帳票作成指示を発信した学校端末装置２０又は業者端末装置３０に対し、登録部１１４が帳票を登録したことを通知する。
【0060】
一覧表示部１１６は、帳票作成部１１１が作成した帳票、及び登録部１１４が登録した帳票の一覧画面を表示する。一覧画面では、相手方の署名を有する帳票と、署名を有しない帳票とが、区別して表示される。
【0061】
帳票表示部１１７は、帳票作成部１１１が作成した帳票を表示する。具体的には、帳票表示部１１７は、帳票を表示するための入力操作を受け付けた学校端末装置２０又は業者端末装置３０に対して、帳票データを送信することにより、学校端末装置２０又は業者端末装置３０に対して帳票を表示させる。帳票表示部１１７は、ある種別の帳票の表示指示を受け付けた場合において、当該種別より作成順序が後である帳票が、帳票作成部１１１により作成されている場合、作成されている帳票に含まれる値を、表示指示を受け付けた帳票に含めて表示するが、詳細は後述する。
【0062】
データ変換部１１８は、帳票作成部１１１が作成した帳票や、署名受付部１１３が署名を受け付けた帳票を、更新が抑制される所定のデータ形式に変換する。更新が抑制される所定のデータ形式とは、商慣習上、データの上書きが行われないものと取り扱われるデータ形式を含む。例えばデータ変換部１１８は、署名を受け付けた帳票のデータを、ＰＤＦ形式に変換して記憶部１２０の図示しない領域に記憶させる。
【0063】
作成要求部１１９は、登録部１１４が帳票を登録した場合、登録された帳票に継続して作成される他の種別を特定する。作成要求部１１９は、登録された帳票の作成者の相手方に対し、特定した当該他の種別を報知して帳票の作成を促す。一例として、作成要求部１１９は、登録部１１４が「見積依頼書」を登録した場合、「見積依頼書」に継続して作成される種別として、「見積書」の種別を特定する。「見積依頼書」は、学校端末装置２０の帳票作成指示に応じて作成される帳票であるため、帳票の作成者の相手方は業者である。作成要求部１１９は、見積依頼書を受け付けた業者の有する業者端末装置３０に対し、「見積書」の種別を報知して帳票の作成を促す。
【0064】
記憶部１２０は、帳票種別情報１２１と、見積依頼書情報１２２と、見積仕様書情報１２３と、見積書情報１２４と、注文書情報１２５と、購入明細書情報１２６と、納品書情報１２７と、検収書情報１２８と、請求書情報１２９と、振込通知書情報１３０と、振込明細書情報１３１とを記憶する。帳票種別情報１２１は、帳票管理装置１０が管理可能な帳票の種別を含む情報である。帳票種別情報１２１には、学校端末装置２０から帳票作成指示を受け付け可能な種別であるか、又は業者端末装置３０から帳票作成指示を受け付け可能な種別であるか、の区別が含まれている。
【0065】
見積依頼書情報１２２は、種別が「見積依頼書」である帳票に関する情報である。見積仕様書情報１２３は、種別が「見積依頼書」及び「見積書」である帳票に含まれる、見積の内容に関する情報である。見積書情報１２４は、種別が「見積書」である帳票に関する情報である。注文書情報１２５は、種別が「注文書」である帳票に関する情報である。購入明細書情報１２６は、種別が「注文書」、「納品書」、及び「検収書」である帳票に含まれる、注文の内容に関する情報である。
【0066】
納品書情報１２７は、種別が「納品書」である帳票に関する情報である。検収書情報１２８は、種別が「検収書」である帳票に関する情報である。請求書情報１２９は、種別が「請求書」である帳票に関する情報である。振込通知書情報１３０は、種別が「振込通知書」である帳票に関する情報である。振込明細書情報は、種別が「振込通知書」である帳票に含まれる、振り込み内容に関する情報である。
【0067】
学校端末装置２０は、処理部２１０と、入力部２３０と、出力部２４０と、通信部２５０とを備える。処理部２１０は、学校端末装置２０の全体を統括的に制御する。入力部２３０は、学校端末装置２０の有する図示しない入力装置から、情報の入力を受け付ける。出力部２４０は、学校端末装置２０の有する図示しない出力装置を用いて、情報の出力を行う。出力部２４０は、帳票管理装置１０により作成された帳票データを表示する。また、出力部２４０は、帳票の一覧画面を表示する。通信部２５０は、通信可能に接続された他の装置との情報の送信及び受信を仲介する。
【0068】
処理部２１０は、帳票作成指示部２１１を備える。帳票作成指示部２１１は、入力部２３０を介した入力操作に応じて、帳票管理装置１０に帳票作成指示を出力する。
【0069】
業者端末装置３０は、処理部３１０と、入力部３３０と、出力部３４０と、通信部３５０とを備える。処理部３１０は、業者端末装置３０の全体を統括的に制御する。入力部３３０は、業者端末装置３０の有する図示しない入力装置から、情報の入力を受け付ける。出力部３４０は、業者端末装置３０の有する図示しない出力装置を用いて、情報の出力を行う。出力部３４０は、帳票管理装置１０により作成された帳票データを表示する。また、出力部３４０は、帳票の一覧画面を表示する。通信部３５０は、通信可能に接続された他の装置との情報の送信及び受信を仲介する。
【0070】
処理部３１０は、帳票作成指示部３１１を備える。帳票作成指示部３１１は、入力部３３０を介した入力操作に応じて、帳票管理装置１０に帳票作成指示を出力する。
【0071】
図３は、帳票種別情報１２１のデータ構造の一例を示す図である。帳票種別情報１２１は、種別番号１２１ａと、種別名１２１ｂと、作成者種別１２１ｃと、継続作成種別１２１ｄと、を含む。種別番号１２１ａは、帳票の種別を特定する識別情報である。種別番号１２１ａは、帳票の作成順序を特定可能に定義されることが好ましい。一例として、種別番号１２１ａには、作成順序が早いほど若い数値が付与されている。
【0072】
種別名１２１ｂは、帳票の種別の名称を示す文字列である。作成者種別１２１ｃは、帳票の作成者の種別を示す情報である。本実施形態において、作成者種別とは、学校又は業者の区別をいう。帳票作成部１１１は、ある種別の帳票作成指示を受け付けた場合、当該種別を特定する種別番号１２１ａと、帳票作成指示を出力した作成者の作成者種別１２１ｃが帳票種別情報１２１において関連付けられている場合に、指示に応じた帳票を作成する。継続作成種別１２１ｄは、種別番号１２１ａにより特定される種別の帳票に継続して作成することが想定される、他の種別を特定する識別情報である。ある帳票と、当該帳票に継続して作成される他の帳票とは、内容が一部において互いに共通している。
【0073】
図３に示す帳票種別情報１２１において、最上位のレコードは、種別番号１２１ａが「００１」であり、種別名１２１ｂが「見積依頼書」であり、作成者種別１２１ｃが「学校」であり、継続作成種別１２１ｄが「００２」である。このレコードは、種別番号１２１ａが「００１」である帳票の種別が「見積依頼書」であって、当該種別の帳票は、作成者種別が「学校」である作成者により作成することが可能であることを示す。
【0074】
また、当該種別の帳票は、「００２」の種別番号により特定される種別を継続作成種別としている。図３に示す例では、種別番号１２１ａが「００２」である帳票は、種別名１２１ｂが「見積書」である種別の帳票である。即ち、図３に示す例において、「見積書」は、「見積依頼書」に継続して作成されることが想定される。付言すれば、種別番号１２１ａが「００２」である帳票は、継続作成種別１２１ｄが「００３」である。即ち、図３に示す例において、「注文書」は、「見積書」に継続して作成されることが想定される。
【0075】
図４は、見積依頼書情報１２２のデータ構造の一例を示す図である。見積依頼書情報１２２は、見積依頼書番号１２２ａと、見積仕様書番号１２２ｂと、共通情報１２２ｃと、を含む。見積依頼書番号１２２ａは、見積依頼書情報１２２のレコードを特定する識別情報である。見積仕様書番号１２２ｂは、見積仕様書情報１２３のレコードを特定する識別情報である。
【0076】
共通情報１２２ｃは、見積依頼書の書誌事項を含む情報である。例えば、共通情報１２２ｃは、書誌事項として、見積依頼書の作成者である学校の学校識別情報と、相手方である業者の業者識別情報と、件名と、作成日と、受取日と、作成者及び相手方の署名の有無を示す情報とを含む。
【0077】
図５は、見積仕様書情報１２３のデータ構造の一例を示す図である。見積仕様書情報１２３は、見積仕様書番号１２３ａと、品名１２３ｂと、数量１２３ｃと、単価１２３ｄと、価格１２３ｅと、共通情報１２３ｆと、を含む。見積仕様書番号１２３ａは、見積仕様書情報１２３のレコードを特定する識別情報である。見積仕様書番号１２３ａは、見積依頼書情報１２２における見積仕様書番号１２２ｂと対応している。
【0078】
品名１２３ｂは、見積を行う商品の名称を示す情報である。数量１２３ｃは、見積を行う商品の数量を示す情報である。単価１２３ｄは、商品の単価を示す値である。価格１２３ｅは、合計金額を示す値であって、商品の数量１２３ｃと単価１２３ｄとを乗じた値である。共通情報１２３ｆは、見積仕様書の書誌事項を含む情報である。例えば、共通情報１２３ｆは、書誌事項として、学校識別情報と、業者識別情報と、件名と、作成日と、受取日とを含む。
【0079】
図６は、見積書情報１２４のデータ構造の一例を示す図である。見積書情報１２４は、見積書番号１２４ａと、見積仕様書番号１２４ｂと、共通情報１２４ｃと、を含む。見積書番号１２４ａは、見積書情報１２４のレコードを特定する識別情報である。見積仕様書番号１２４ｂは、見積仕様書を特定する識別情報であって、見積仕様書情報１２３の見積仕様書番号１２３ａと対応している。共通情報１２４ｃは、見積書の書誌事項を含む情報である。例えば、共通情報１２４ｃは、書誌事項として、相手方である学校の学校識別情報と、作成者である業者の業者識別情報と、件名と、作成日と、受取日と、作成者及び相手方の署名の有無を示す情報とを含む。
【0080】
図７は、注文書情報１２５のデータ構造の一例を示す図である。注文書情報１２５は、注文書番号１２５ａと、購入明細書番号１２５ｂと、金額１２５ｃと、見積書番号１２５ｄと、共通情報１２５ｅと、を含む。注文書番号１２５ａは、注文書情報１２５のレコ―ドを特定する識別情報である。注文書番号１２５ａは、１回の注文行為に対して１つ付与される。購入明細書番号１２５ｂは、購入明細書情報１２６のレコードを特定する識別情報である。金額１２５ｃは、注文書番号１２５ａにより特定される注文の合計金額を示す値である。
【0081】
見積書番号１２５ｄは、注文書番号１２５ａにより特定される注文の際に発行された見積書を特定する識別情報であって、見積書情報１２４の見積書番号１２４ａと対応している。共通情報１２５ｅは、注文書の書誌事項を含む情報である。例えば、共通情報１２５ｅは、書誌事項として、作成者である学校の学校識別情報と、相手方である業者の業者識別情報と、件名と、作成日と、受取日と、作成者及び相手方の署名の有無を示す情報とを含む。
【0082】
図８は、購入明細書情報１２６のデータ構造の一例を示す図である。購入明細書情報１２６は、購入明細書番号１２６ａと、品名１２６ｂと、数量１２６ｃと、納品累計１２６ｄと、今回納品１２６ｅと、納品残数１２６ｆと、共通情報１２６ｇと、を含む。購入明細書番号１２６ａは、購入明細書情報１２６のレコードを特定する識別情報である。本実施形態では、１つの注文行為に対して１つの購入明細書番号が付与される。購入明細書番号１２６ａは、注文書情報１２５の購入明細書番号１２５ｂと対応している。
【0083】
品名１２６ｂは、商品の名称を示す情報である。数量１２６ｃは、商品の注文数量を示す値である。納品累計１２６ｄは、購入明細書番号１２６ａにより特定される注文において、品名１２６ｂにより特定される商品の納品累計数を示す値である。今回納品１２６ｅは、購入明細書情報１２６のレコード作成時に納品した商品の数量を示す値である。納品残数１２６ｆは、購入明細書情報１２６のレコード作成時における納品残量を示す値である。納品累計１２６ｄと、今回納品１２６ｅと、納品残数１２６ｆと、を加算すると、数量１２６ｃと等しい値になる。
【0084】
共通情報１２６ｇは、購入明細書情報１２６の書誌事項を含む情報である。例えば、共通情報１２６ｇは、書誌事項として、学校識別情報と、業者識別情報と、件名と、作成日と、受取日と、作成者及び相手方の署名の有無を示す情報とを含む。
【0085】
図９は、納品書情報１２７のデータ構造の一例を示す図である。納品書情報１２７は、納品書番号１２７ａと、注文書番号１２７ｂと、購入明細書番号１２７ｃと、共通情報１２７ｄと、を含む。納品書番号１２７ａは、納品書情報１２７のレコードを特定する識別情報である。注文書番号１２７ｂは、注文書を特定する識別情報である。注文書番号１２７ｂは、注文書情報１２５の注文書番号１２５ａと対応している。
【0086】
購入明細書番号１２７ｃは、購入明細書を特定する識別情報であって、購入明細書情報１２６の購入明細書番号１２６ａと対応している。共通情報１２７ｄは、納品書情報１２７の書誌事項を含む情報である。例えば、共通情報１２７ｄは、書誌事項として、相手方である学校の学校識別情報と、作成者である業者の業者識別情報と、件名と、作成日と、受取日と、作成者及び相手方の署名の有無を示す情報とを含む。
【0087】
図１０は、検収書情報１２８のデータ構造の一例を示す図である。検収書情報１２８は、検収書番号１２８ａと、注文書番号１２８ｂと、納品書番号１２８ｃと、共通情報１２８ｄと、を含む。検収書番号１２８ａは、検収書情報１２８のレコードを特定する識別情報である。注文書番号１２８ｂは、注文書情報１２５のレコードを特定する識別情報である。注文書番号１２８ｂは、注文書情報１２５の注文書番号１２５ａと対応している。
【0088】
納品書番号１２８ｃは、納品書を特定する識別情報であって、納品書情報１２７の納品書番号１２７ａと対応している。共通情報１２８ｄは、検収書情報１２８の書誌事項を含む情報である。例えば、共通情報１２８ｄは、書誌事項として、作成者である学校の学校識別情報と、相手方である業者の業者識別情報と、件名と、作成日と、受取日と、作成者及び相手方の署名の有無を示す情報とを含む。
【0089】
図１１は、請求書情報１２９のデータ構造の一例を示す図である。請求書情報１２９は、請求書番号１２９ａと、注文書番号１２９ｂと、支払希望日１２９ｃと、振込先口座１２９ｄと、共通情報１２９ｅと、を含む。請求書番号１２９ａは、請求書情報１２９のレコードを特定する識別情報である。注文書番号１２９ｂは、注文書を特定する識別情報であって、注文書情報１２５の注文書番号１２５ａと対応している。
【0090】
支払希望日１２９ｃは、請求書番号１２９ａにより特定される請求書に係る注文に関する、学校の支払希望日を示す情報である。振込先口座１２９ｄは、請求書番号１２９ａにより特定される請求書に係る注文を受注した業者の振込先の銀行口座に関する情報である。共通情報１２９ｅは、請求書情報１２９の書誌事項を含む情報である。例えば、共通情報１２９ｅは、書誌事項として、相手方である学校の学校識別情報と、作成者である業者の業者識別情報と、件名と、作成日と、受取日と、作成者及び相手方の署名の有無を示す情報とを含む。
【0091】
図１２は、振込通知書情報１３０のデータ構造の一例を示す図である。振込通知書情報１３０は、振込通知書番号１３０ａと、振込明細書番号１３０ｂと、支払日１３０ｃと、共通情報１３０ｄと、を含む。振込通知書番号１３０ａは、振込通知書情報１３０のレコードを特定する識別情報である。振込明細書番号１３０ｂは、振込明細書を特定する識別情報であって、振込明細書情報１３１の振込明細書番号１３１ａと対応している。
【0092】
支払日１３０ｃは、学校から業者への支払日を示す情報である。共通情報１３０ｄは、振込通知書情報１３０の書誌事項を含む情報である。例えば、共通情報１３０ｄは、書誌事項として、相手方である業者の業者識別情報と、作成者である学校の学校識別情報と、件名と、作成日と、受取日と、作成者及び相手方の署名の有無を示す情報とを含む。
【0093】
図１３は、振込明細書情報１３１のデータ構造の一例を示す図である。振込明細書情報１３１は、振込明細書番号１３１ａと、注文書番号１３１ｂと、請求書番号１３１ｃと、件名１３１ｄと、金額１３１ｅとを含む。振込明細書番号１３１ａは、振込明細書情報１３１のレコードを特定する識別情報である。注文書番号１３１ｂは、注文書を特定する識別情報であって、注文書情報１２５の注文書番号１２５ａと対応している。
【0094】
請求書番号１３１ｃは、請求書を特定する識別情報であって、請求書情報１２９の請求書番号１２９ａと対応している。本実施形態において、１つの振込明細書番号１３１ａは、１又は複数の請求書番号１３１ｃと関連付けられている。件名１３１ｄは、振込通知書に記載する案件名を示す情報である。金額１３１ｅは、振り込みの対象となる金額を示す情報である。
【0095】
図１４は、帳票管理装置１０のハードウェア構成例を示す図である。帳票管理装置１０は、演算装置１１と、メモリ１２と、外部記憶装置１３と、入力ＩＦ（Interface）１４と、出力ＩＦ１５と、通信ＩＦ１６とを備え、各構成要素はバスにより接続されている。
【0096】
演算装置１１はＣＰＵ（Central Processing Unit）等の演算装置であり、メモリ１２又は外部記憶装置１３に記録されたプログラムに従って処理を実行する。帳票管理装置１０では、メモリ１２又は外部記憶装置１３上に読み出されたプログラムに従って動作する演算装置１１により処理が行われる。処理部１１０を構成する各処理部は、演算装置１１がプログラムを実行することにより各々の機能を実現する。
【0097】
メモリ１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）又はフラッシュメモリ等の記憶装置であり、プログラムやデータが一時的に読み出される記憶エリアとして機能する。外部記憶装置１３は、例えばＨＤＤ（Hard Disk Drive）や、ＣＤ-Ｒ（Compact Disc- Recordable）、ＤＶＤ-ＲＡＭ（Digital Versatile Disk-Random Access Memory）等の書き込み及び読み出し可能な記憶メディア及び記憶メディア駆動装置等である。記憶部１２０は、メモリ１２又は外部記憶装置１３によりその機能が実現される。なお、記憶部１２０は、通信ＩＦ１６を介して接続される記憶装置によってその機能が実現されてもよい。
【0098】
入力ＩＦ１４は、操作者からの入力操作を受け付けるためのインターフェイスであり、例えばタッチパネル、キーボード、マウス、マイク等の入力装置が接続される。出力ＩＦ１５は、帳票管理装置１０に内蔵されたＬＣＤ（Liquid Crystal Display）ディスプレイ等の表示装置等に対して情報を出力するためのインターフェイスである。
【0099】
通信ＩＦ１６は、帳票管理装置１０をネットワークＸ及びバスに接続するためのインターフェイスであって、例えばＬＡＮ（Local Area Network）カード等の通信デバイスが接続される。通信部１６０は、通信ＩＦ１６によりその機能が実現される。なお、帳票管理装置１０は、図示しない記憶媒体駆動装置を有し、可搬性のメディアから情報を入出力してもよい。
【0100】
なお、帳票管理装置１０の各構成要素の処理は、１つのハードウェアで実行されてもよいし、複数のハードウェアで実行されてもよい。また、帳票管理装置１０の各構成要素の処理は、１つのプログラムで実現されてもよいし、複数のプログラムで実現されてもよい。
【0101】
学校端末装置２０、及び業者端末装置３０のハードウェア構成は、帳票管理装置１０と同様であるため、説明を省略する。
【0102】
図１５は、見積依頼書作成処理の一例を示すフローチャートである。本処理開始前に、帳票管理装置１０は、学校端末装置２０から帳票管理サービスのウェブページの表示指示を受け付ける。帳票管理装置１０は、学校端末装置２０に入力されたＩＤ及びパスワードを用いて学校端末装置２０に対してログインを許可し、当該学校端末装置２０の専用ウェブページの画面情報を送信する。学校端末装置２０の出力部２４０は、受信した画面情報を用いて専用ウェブページを表示する。
【0103】
図２２は、学校専用ウェブページ４１０の一例を示す図である。例えば、学校専用ウェブページ４１０には、帳票管理装置１０が管理する帳票の種別が選択可能に表示される。学校専用ウェブページ４１０に表示される種別の選択を受け付けると、当該種別の帳票の一覧画面が表示される。
【0104】
図２４は、見積依頼書の帳票一覧画面４２０の一例を示す図である。本図に示す帳票一覧画面４２０は、図２２の学校専用ウェブページ４１０において、「見積依頼書」の種別が選択された場合に表示される画面例である。帳票一覧画面４２０は、新規作成受付領域４２１と、帳票一覧表示領域４２２と、を含む。新規作成受付領域４２１は、帳票の新規作成指示の入力操作を受け付ける領域である。新規作成受付領域４２１が選択されると、帳票の内容の入力操作を受け付けるための新規作成画面に表示画面が遷移する。新規作成画面には、後述の見積依頼書作成画面、見積書作成画面、注文書作成画面、納品書作成画面、検収書作成画面、請求書作成画面、及び振込通知書作成画面が含まれる。
【0105】
帳票一覧表示領域４２２は、帳票管理サービスにログインした学校端末装置２０又は業者端末装置３０により作成された帳票、及び、当該学校端末装置２０又は当該業者端末装置３０に対して作成された帳票の一覧を表示する領域である。帳票一覧画面４２０では、ログインした学校端末装置２０又は業者端末装置３０により作成された帳票について、相手方により署名された帳票であるか、又は署名されていない帳票であるか、が区別して表示される。
【0106】
図２４に示す例は、ログインした「ＸＹＺ学校」が作成した「見積依頼書」の帳票一覧画面４２０である。本例によれば、「ＸＹＺ学校」は、「Ａ社」、「Ｂ社」、「Ｃ社」、及び「Ｄ社」に対する見積依頼書を作成している。図２４の帳票一覧表示領域４２２には、「業者」が「Ａ社」及び「Ｂ社」である帳票の「署名」カラムに、「あり」と表示されているため、「Ａ社」及び「Ｂ社」に対して送信された見積依頼書に、相手方（「Ａ社」及び「Ｂ社」）の署名があることが分かる。
【0107】
なお、図２２及び図２４に示す例において、学校専用ウェブページ４１０で帳票の種別の選択を受け付けると、選択された種別の帳票一覧画面４２０が表示される。しかしながら、帳票一覧画面４２０の表示方式は本例に限定されない。例えば、図２２に示す学校専用ウェブページ４１０において、ログインした学校により作成された帳票及び当該学校に対して作成された帳票の一覧を示す帳票一覧表示領域４２２が表示されてもよい。また、帳票一覧画面４２０は、各帳票が相手方の署名を有するか否かが直感的に認識できるよう表示されていればよい。例えば帳票一覧画面４２０は、各帳票を示す文字列又はアイコンに、当該帳票が相手方の業者の署名を有するか否かを示すアイコン等の付加情報が付加されて表示されてもよい。
【0108】
説明を図１５に戻す。まず、帳票管理装置１０の一覧表示部１１６は、見積依頼書作成画面の表示指示を受け付ける（ステップＳ１１）。具体的には、学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１が、学校端末装置２０に表示された学校専用ウェブページ４１０において、「見積依頼書」の種別の選択を受け付けると、「見積依頼書」の帳票一覧画面４２０に表示画面が遷移する。
【0109】
「見積依頼書」の帳票一覧画面４２０において、新規作成受付領域４２１への入力操作を受け付けると、学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１は、作成者種別、即ち学校端末装置２０であることを示す情報と、新規作成を行う帳票の種別とを含む新規作成指示を帳票管理装置１０に送信する。帳票管理装置１０の一覧表示部１１６は、学校端末装置２０から受信した情報を用いて帳票種別情報１２１を参照し、新規作成指示を送信した学校端末装置２０又は業者端末装置３０が、帳票の作成権限を有するか否かを判定する。
【0110】
具体的には、一覧表示部１１６は、新規作成指示に含まれる帳票の種別を種別名１２１ｂに含み、かつ新規作成指示に含まれる作成者種別を作成者種別１２１ｃに含む帳票種別情報１２１のレコードがあるか否かを判定する。一覧表示部１１６は、当該レコードがある場合に、新規作成指示を送信した装置が帳票作成権限を有するものと判定し、帳票作成画面を送信する。
【0111】
帳票管理装置１０は、学校端末装置２０から見積依頼書作成画面の表示指示を受け付けると、帳票の作成権限があると判定し、学校端末装置２０に対して見積依頼書作成画面の画面情報を送信する。なお、見積依頼書作成画面とは、種別が「見積依頼書」である帳票を作成するための帳票作成画面である。
【0112】
次に、帳票作成部１１１は、品名、数量、業者の入力操作を受け付け、学校側の署名を受け付ける（ステップＳ１２）。具体的には、学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１は、見積依頼書作成画面に対する、見積対象の商品の品名、商品の数量、及び見積を依頼する相手方である業者を示す情報の入力操作を受け付ける。また、帳票作成指示部２１１は、見積依頼書作成画面に対する学校の署名の入力操作を受け付ける。帳票管理装置１０の帳票作成部１１１は、学校端末装置２０に対して入力されたこれらの情報を取得する。
【0113】
図２５は、見積依頼書作成画面４３０の一例を示す図である。見積依頼書作成画面４３０は、作成者署名受付領域４３１と、相手方署名受付領域４３２と、見積仕様書表示領域４３３と、相手方表示領域４３４と、作成者表示領域４３５と、を含む。作成者署名受付領域４３１は、帳票の作成者の署名の入力を受け付ける領域である。見積依頼書は学校により作成される帳票であるため、作成者署名受付領域４３１は、学校側の作成者の署名の入力を受け付ける。
【0114】
なお、本実施形態において、帳票管理サービスは、キーボードやタッチペン等の入力デバイスを用いて学校端末装置２０又は業者端末装置３０に対して入力された署名を、帳票の真正性を示す手段として取り扱う。
【0115】
相手方署名受付領域４３２は、帳票の相手方の署名の入力を受け付ける領域である。見積依頼書の相手方は業者であるため、相手方署名受付領域４３２は、業者側の署名の入力を受け付ける。見積仕様書表示領域４３３は、見積の内容を表示する領域である。見積仕様書表示領域４３３は、見積の対象となる商品の品名、数量、単価、価格を含む。
【0116】
見積仕様書表示領域４３３には、見積仕様書を特定する見積仕様書識別情報４３３１が含まれていてもよい。相手方表示領域４３４は、見積依頼書の相手方である業者名を入力可能に表示する領域である。作成者表示領域４３５は、見積依頼書の作成者である学校名を表示する領域であって、ログイン情報から特定可能な学校名が表示される。
【0117】
なお、帳票管理装置１０の帳票作成部１１１は、見積依頼書作成画面４３０の画面情報を学校端末装置２０に送信する場合、作成者署名受付領域４３１と、見積仕様書表示領域４３３の品名及び数量と、相手方表示領域４３４と、の入力操作を可能にする画面情報を送信する。また、帳票作成部１１１は、相手方署名受付領域４３２と、見積仕様書表示領域４３３の単価及び価格と、の入力を抑制する。
【0118】
説明を図１５に戻す。ステップＳ１２では、帳票作成部１１１は、相手方表示領域４３４に対して業者を指定する入力操作と、見積仕様書表示領域４３３に対して商品の品名及び数量を指定する入力操作と、作成者署名受付領域４３１に対して作成者が署名する入力操作と、を受け付ける。見積依頼書作成画面４３０に対する学校端末装置２０からの入力操作が終了すると、見積依頼書の作成が終了したものと取り扱われる。
【0119】
次に、データ変換部１１８は、更新不可データを生成する（ステップＳ１３）。具体的には、データ変換部１１８は、ステップＳ１２で学校による署名を受け付けた見積依頼書のデータを変換し、更新が抑制される更新不可データを生成する。生成された更新不可データは、登録部１１４により記憶部１２０に登録される。
【0120】
次に、帳票作成部１１１は、見積依頼書情報１２２と見積仕様書情報１２３とを作成する（ステップＳ１４）。具体的には、帳票作成部１１１は、見積依頼書番号１２２ａと見積仕様書番号１２２ｂとを新たに付与した見積依頼書情報１２２のレコードを作成し、共通情報１２２ｃを関連付けて記憶部１２０に記憶させる。また、帳票作成部１１１は、作成した見積仕様書番号を見積仕様書番号１２３ａとし、見積依頼書作成画面４３０に入力された品名及び数量を品名１２３ｂ及び数量１２３ｃとし、書誌事項を共通情報１２３ｆとする見積仕様書情報１２３のレコードを作成して記憶部１２０に記憶させる。
【0121】
次に、受取要求部１１２は、見積依頼書署名画面のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を記載した電子メールを業者端末装置３０に送信する（ステップＳ１５）。なお、本処理開始前に、帳票管理装置１０は各ログイン情報に関連付けて、学校端末装置２０及び業者端末装置３０の電子メールアドレスを記憶している。本ステップにおいて、受取要求部１１２は、ステップＳ１２において指定された業者の電子メールアドレスを特定する。受取要求部１１２は、ＵＲＬを生成して電子メールに含め、特定した電子メールアドレスに送信する。ＵＲＬは、ステップＳ１４で作成した見積仕様書情報１２３を含み、業者端末装置３０による署名を受け付け可能な見積依頼書署名画面の格納場所を示す。
【0122】
なお、業者端末装置３０に送信される電子メールは、相手方に対する帳票の作成終了の通知として取り扱われる。付言すれば、相手方に対する帳票の作成終了の通知は、電子メールに限られない。例えば、図示しないＳＮＳ（Social Networking Service）を介して通知されてもよいし、学校専用ウェブページ４１０又は業者専用ウェブページ５１０を介した帳票管理サービスの通信機能を用いて通知されてもよい。帳票管理装置１０は、帳票の作成終了の通知を相手方の端末装置に送信することで、帳票の受取を要求する。
【0123】
次に、署名受付部１１３は、見積依頼書署名画面の表示指示を受け付ける（ステップＳ１６）。具体的には、ステップＳ１５において送信された電子メールを受信した業者端末装置３０の帳票作成指示部３１１は、ＵＲＬの選択を受け付けると、帳票管理装置１０に見積依頼書署名画面の表示指示を送信する。帳票管理装置１０の署名受付部１１３は、業者端末装置３０からの見積依頼書署名画面の表示指示を受け付ける。
【0124】
署名受付部１１３は、見積依頼書署名画面の画面情報を業者端末装置３０に送信する。なお、見積依頼書署名画面は、見積依頼書作成画面４３０のうち、相手方署名受付領域４３２のみが入力可能に表示され、その他の表示領域への入力操作が制限された画面である。
【0125】
次に、署名受付部１１３は、見積依頼書への業者側の署名を受け付ける（ステップＳ１７）。具体的には、署名受付部１１３は、業者端末装置３０に表示された見積依頼書署名画面の相手方署名受付領域４３２に対する、業者側の署名の入力を受け付ける。なお、入力された署名に関する情報は、見積依頼書情報１２２の共通情報１２２ｃに格納される。
【0126】
次に、データ変換部１１８は、見積依頼書データを変換し、更新不可データを登録する（ステップＳ１８）。具体的には、データ変換部１１８は、ステップＳ１７で業者による署名を受け付けた見積依頼書のデータを変換し、更新が抑制される更新不可データを生成する。
【0127】
次に、登録部１１４は、更新不可データを登録する（ステップＳ１９）。具体的には、登録部１１４は、ステップＳ１８で生成された更新不可データを、記憶部１２０に記憶させる。なお、更新不可データは、先述の一覧画面からダウンロードすることができる。
【0128】
次に、登録通知部１１５は、学校端末装置２０に通知する（ステップＳ２０）。具体的には、登録通知部１１５は、相手方の署名を受け付けた帳票が登録されたことを、帳票作成指示を発信した端末装置に送信する。即ち、登録通知部１１５は、ステップＳ１７において業者による署名を受け付けた見積依頼書が、ステップＳ１９において記憶部１２０に登録されたことを、ステップＳ１１において帳票作成指示を発信した学校端末装置２０に通知する。その後、処理部１１０は本フローチャートの処理を終了する。
【0129】
本実施形態によれば、見積依頼書を作成した学校側は、相手方が見積依頼書を受け取ったことを、見積依頼書に署名を入力させるという方式により管理することができ、より効率的かつ確実な管理が可能となる。また、相手方が複数の異なる業者である場合においても、帳票を一元管理することができ、利便性が向上する。
【0130】
図１６は、見積書作成処理の一例を示すフローチャートである。本処理開始前に、帳票管理装置１０は、業者端末装置３０から帳票管理サービスのウェブページの表示指示を受け付ける。帳票管理装置１０は、業者端末装置３０に入力されたＩＤ及びパスワードを用いて業者端末装置３０に対してログインを許可し、当該業者端末装置３０の専用ウェブページの画面情報を送信する。業者端末装置３０の出力部３４０は、受信した画面情報を用いて専用ウェブページを表示する。
【0131】
図２３は、業者専用ウェブページ５１０の一例を示す図である。業者専用ウェブページ５１０には、学校専用ウェブページ４１０と同様に、帳票管理装置１０が管理する帳票の種別が選択可能に表示される。業者専用ウェブページ５１０に表示される種別の選択を受け付けると、当該種別の帳票の一覧画面が表示される。種別ごとに表示される一覧画面は、図２４に示す帳票一覧画面４２０と同様であるため、説明を省略する。
【0132】
説明を図１６に戻す。まず、帳票管理装置１０の一覧表示部１１６は、見積書作成画面の表示指示を受け付ける（ステップＳ２１）。具体的には、業者端末装置３０の帳票作成指示部３１１が、業者端末装置３０に表示された業者専用ウェブページ５１０において、「見積書」の種別の選択を受け付けると、「見積書」の帳票一覧画面４２０に表示画面が遷移する。
【0133】
「見積書」の帳票一覧画面４２０において、新規作成受付領域４２１への入力操作を受け付けると、業者端末装置３０の帳票作成指示部３１１は、見積書の対象となる見積依頼書を特定する情報の入力操作を受け付ける。業者端末装置３０の帳票作成指示部３１１は、新規作成を行う帳票の種別と、対象の見積依頼書を特定する情報と、見積の対象となる学校を示す情報と、を含む新規作成指示を帳票管理装置１０に送信する。一覧表示部１１６は、専用ウェブページにログインした端末装置の作成者区分が業者であることを特定する。一覧表示部１１６は、帳票種別情報１２１を参照し、見積書の帳票作成権限を業者が有すると判定し、帳票作成画面を送信する。
【0134】
次に、帳票作成部１１１は、対象の見積仕様書を決定する（ステップＳ２２）。具体的には、帳票作成部１１１は、ステップＳ２１において受け付けた新規作成指示に含まれる、対象の見積依頼書を特定する情報を、見積書の作成に用いる見積依頼書を示す情報として特定する。帳票作成部１１１は、見積依頼書情報１２２を参照し、特定した見積依頼書と関連する見積仕様書番号１２２ｂを、対象の見積仕様書に決定する。帳票作成部１１１は、見積仕様書情報１２３を参照し、決定した見積仕様書番号１２３ａと関連する品名１２３ｂと数量１２３ｃとを用いて、見積書作成画面の画面情報を作成する。帳票作成部１１１は、見積書作成画面の画面情報を、業者端末装置３０に送信する。
【0135】
図２６は、見積書作成画面４４０の一例を示す図である。見積書作成画面４４０は、作成者署名受付領域４４１と、相手方署名受付領域４４２と、見積仕様書表示領域４４３と、相手方表示領域４４４と、作成者表示領域４４５と、を含む。作成者署名受付領域４４１と、相手方署名受付領域４４２と、相手方表示領域４４４と、作成者表示領域４４５とは、各々図２５に示す見積依頼書作成画面４３０の作成者署名受付領域４３１と、相手方署名受付領域４３２と、相手方表示領域４３４と、作成者表示領域４３５と同様であるため、説明を省略する。
【0136】
見積仕様書表示領域４４３は、見積の内容を表示する領域である。見積仕様書表示領域４４３は、見積依頼書作成画面４３０の見積仕様書表示領域４３３と同様に、見積の対象となる商品の品名、数量、単価、価格を含む。本実施形態において、帳票作成部１１１は、種別の異なる他の帳票の指定を受け付けると、他の帳票に含まれる対象商品及び数量を用いて帳票を作成する。即ち、帳票作成部１１１は、ステップＳ２１において、見積の対象として指定された見積依頼書に含まれる商品の品名及び数量が、見積仕様書表示領域４４３に表示されるよう、見積書作成画面４４０の画面情報を生成する。なお、見積仕様書表示領域４４３に含まれる商品の品名及び数量は、業者端末装置３０による変更を受け付けてもよい。見積仕様書表示領域４４３は、見積仕様書を特定する見積仕様書識別情報４４３１を含んでもよい。
【0137】
帳票管理装置１０の帳票作成部１１１は、見積書作成画面４４０の画面情報を業者端末装置３０に送信する場合、作成者署名受付領域４４１と、見積仕様書表示領域４４３と、相手方表示領域４４４と、の入力操作を可能にする画面情報を送信する。また、帳票作成部１１１は、相手方署名受付領域４４２への入力を抑制する。
【0138】
説明を図１６に戻す。次に、帳票作成部１１１は、価格の入力操作を受け付け、業者側の署名を受け付ける（ステップＳ２３）。具体的には、業者端末装置３０の帳票作成指示部３１１は、見積仕様書表示領域４４３に対する価格の入力操作と、作成者署名受付領域４４１に対して作成者が署名する入力操作と、を受け付ける。帳票管理装置１０の帳票作成部１１１は、業者端末装置３０から価格及び作成者の署名を取得する。
【0139】
次に、データ変換部１１８は、更新不可データを生成する（ステップＳ２４）。具体的には、データ変換部１１８は、ステップＳ２３で業者による署名を受け付けた見積書のデータを変換し、更新が抑制される更新不可データを生成する。生成された更新不可データは、登録部１１４により記憶部１２０に登録される。
【0140】
次に、帳票作成部１１１は、見積依頼書情報１２２と見積仕様書情報１２３とを作成する（ステップＳ２５）。具体的には、帳票作成部１１１は、ステップＳ２２において決定した見積仕様書を特定する見積仕様書番号を見積仕様書番号１２３ａに含む見積仕様書情報１２３のレコードに、ステップＳ２３で入力された単価１２３ｄ及び価格１２３ｅを関連付けて見積仕様書情報１２３を更新する。また、帳票作成部１１１は、当該見積仕様書番号を見積仕様書番号１２４ｂに含む見積書情報１２４のレコードを作成し、見積書番号１２４ａ及び共通情報１２４ｃを関連付けて記憶部１２０に記憶させる。
【0141】
次に、受取要求部１１２は、見積書署名画面のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を記載した電子メールを学校端末装置２０に送信する（ステップＳ２６）。具体的には、受取要求部１１２は、ステップＳ２１において受信した新規作成指示を出力した学校の電子メールアドレスを特定する。受取要求部１１２は、ＵＲＬを生成して電子メールに含め、特定した電子メールアドレスに送信する。受取要求部１１２により送信されるメールアドレスは、帳票の受取要求として取り扱われる。
【0142】
ＵＲＬは、ステップＳ２５で作成した見積仕様書を含み、学校端末装置２０による署名を受け付け可能な見積書署名画面の格納場所を示す。なお、図１５に示す見積依頼書作成処理と同様に、受取要求部１１２は、電子メール以外の方法で見積書署名画面の格納場所を学校端末装置２０に通知してもよい。
【0143】
次に、署名受付部１１３は、見積書署名画面の表示指示を受け付ける（ステップＳ２７）。具体的には、ステップＳ２６において送信された電子メールを受信した学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１は、学校側によるＵＲＬの選択を受け付けると、帳票管理装置１０に見積書署名画面の表示指示を送信する。署名受付部１１３は、学校端末装置２０からの見積書署名画面の表示指示を受け付ける。署名受付部１１３は、見積書署名画面の画面情報を学校端末装置２０に送信する。なお、見積書署名画面は、見積書作成画面４４０のうち、相手方署名受付領域４４２のみが入力可能に表示され、その他の表示領域への入力操作が制限された画面である。
【0144】
次に、署名受付部１１３は、見積書への学校側の署名を受け付ける（ステップＳ２８）。具体的には、署名受付部１１３は、学校端末装置２０に表示された見積書署名画面の相手方署名受付領域４４２に対する、学校側の署名の入力を受け付ける。なお、入力された署名に関する情報は、見積書情報１２４の共通情報１２４ｃに格納される。
【0145】
次に、データ変換部１１８は、見積書データを変換し、更新不可データを生成する（ステップＳ２９）。具体的には、データ変換部１１８は、ステップＳ２８で業者による署名を受け付けた見積書のデータを変換し、更新が抑制される更新不可データを生成する。
【0146】
次に、登録部１１４は、更新不可データを登録する（ステップＳ３０）。具体的には、登録部１１４は、ステップＳ２９で生成された更新不可データを、記憶部１２０に記憶させる。なお、見積書の更新不可データは、見積依頼書の更新不可データと同様に、先述の一覧画面からダウンロードすることができる。
【0147】
次に、登録通知部１１５は、業者端末装置３０に通知する（ステップＳ３１）。具体的には、登録通知部１１５は、相手方の署名を受け付けた帳票が登録されたことを、帳票作成指示を発信した学校端末装置２０又は業者端末装置３０に送信する。即ち、登録通知部１１５は、ステップＳ２８において学校による署名を受け付けた見積書が、ステップＳ３０において記憶部１２０に登録されたことを、ステップＳ２１において帳票作成指示を発信した業者端末装置３０に通知する。その後、処理部１１０は本フローチャートの処理を終了する。
【0148】
以上、本実施形態によれば、業者側が作成した帳票についても一元管理することができ、学校側のみならず業者側についても、相手方が帳票を受け取ったかどうかを効率的に把握することができる。即ち、学校側、業者側の双方で、共通する形式の帳票を管理することができる。
【0149】
図１７は、注文書作成処理の一例を示すフローチャートである。本処理開始前に、帳票管理装置１０は、学校端末装置２０から帳票管理サービスのウェブページの表示指示を受け付け、学校端末装置２０による帳票管理サービスへのログインを許可している。
【0150】
まず、帳票管理装置１０の一覧表示部１１６は、注文書作成画面の表示指示を受け付ける（ステップＳ４１）。具体的には、学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１が、学校端末装置２０に表示された学校専用ウェブページ４１０において、「注文書」の種別の選択を受け付けると、「注文書」の帳票一覧画面４２０に表示画面が遷移する。
【0151】
「注文書」の帳票一覧画面４２０において、新規作成受付領域４２１への入力操作を受け付けると、学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１は、注文書の対象となる見積書を特定する情報の入力操作を受け付ける。学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１は、新規作成を行う帳票の種別と、対象の見積書を特定する情報と、業者を示す情報と、を含む新規作成指示を帳票管理装置１０に送信する。一覧表示部１１６は、専用ウェブページにログインした端末装置の作成者区分が学校であることを特定する。一覧表示部１１６は、帳票種別情報１２１を参照し、学校が注文書の帳票作成権限を有すると判定し、帳票作成画面を送信する。
【0152】
次に、帳票作成部１１１は、対象の見積仕様書を決定する（ステップＳ４２）。具体的には、帳票作成部１１１は、ステップＳ４１において受け付けた新規作成指示に含まれる、対象の見積書を特定する情報を、注文書の作成に用いる情報として特定する。帳票作成部１１１は、見積書情報１２４を参照し、特定した見積書と関連する見積仕様書番号１２４ｂに係る見積仕様書を、対象の見積仕様書として決定する。帳票作成部１１１は、見積仕様書情報１２３を参照し、特定した見積仕様書番号１２３ａと関連する品名１２３ｂと数量１２３ｃとを用いて、注文書作成画面の画面情報を作成する。帳票作成部１１１は、注文書作成画面の画面情報を、業者端末装置３０に送信する。
【0153】
図２７は、注文書作成画面４５０の一例を示す図である。注文書作成画面４５０は、作成者署名受付領域４５１と、相手方署名受付領域４５２と、購入明細書表示領域４５３と、相手方表示領域４５４と、作成者表示領域４５５と、を含む。作成者署名受付領域４５１と、相手方署名受付領域４５２と、相手方表示領域４５４と、作成者表示領域４５５とは、各々図２５に示す見積依頼書作成画面４３０の作成者署名受付領域４３１と、相手方署名受付領域４３２と、相手方表示領域４３４と、作成者表示領域４３５と同様であるため、説明を省略する。
【0154】
購入明細書表示領域４５３は、注文の内容を表示する領域である。購入明細書表示領域４５３には、注文の対象となる商品の品名及び数量のほか、商品の納品累計数、今回納品数、及び納品残数が含まれる。商品の一部又は全部の納品が完了している場合、購入明細書表示領域４５３には、納品が完了している商品の数量が表示される。
【0155】
先述したように、帳票作成部１１１は、本実施形態において、種別の異なる他の帳票の指定を受け付けると、他の帳票に含まれる商品の品名及び数量を用いて帳票を作成する。即ち、帳票作成部１１１は、ステップＳ４１において、注文の対象として指定された見積書に含まれる商品の品名及び数量が、購入明細書表示領域４５３に表示されるよう、注文書作成画面４５０の画面情報を生成する。購入明細書表示領域４５３に含まれる商品の品名及び数量は、学校端末装置２０による変更を受け付けてもよい。購入明細書表示領域４５３は、購入明細書を特定する購入明細書識別情報４５３１を含んでもよい。
【0156】
帳票管理装置１０の帳票作成部１１１は、注文書作成画面４５０の画面情報を学校端末装置２０に送信する場合、作成者署名受付領域４５１と、購入明細書表示領域４５３と、相手方表示領域４５４と、の入力操作を可能にする画面情報を送信する。また、帳票作成部１１１は、相手方署名受付領域４５２への入力を抑制する。
【0157】
説明を図１７に戻す。次に、帳票作成部１１１は、注文書作成画面４５０に対する学校側の署名を受け付ける（ステップＳ４３）。具体的には、学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１は、注文書作成画面４５０の作成者署名受付領域４５１に対する署名の入力操作を受け付ける。帳票管理装置１０の帳票作成部１１１は、学校端末装置２０から作成者の署名を取得する。なお、学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１は、購入明細書表示領域４５３に表示された情報の修正の入力操作を受け付け、帳票管理装置１０に送信してもよい。
【0158】
次に、データ変換部１１８は、更新不可データを生成する（ステップＳ４４）。具体的には、データ変換部１１８は、ステップＳ４３で学校による署名を受け付けた注文書のデータを変換し、更新が抑制される更新不可データを生成する。生成された更新不可データは、登録部１１４により記憶部１２０に登録される。
【0159】
次に、帳票作成部１１１は、注文書情報１２５と購入明細書情報１２６とを作成する（ステップＳ４５）。具体的には、帳票作成部１１１は、ステップＳ４２において決定した見積仕様書に対応する見積仕様書情報１２３に含まれる品名１２３ｂと、数量１２３ｃとを、各々品名１２６ｂと、数量１２６ｃとする購入明細書情報１２６のレコードを作成し、購入明細書番号１２６ａを付与して記憶部１２０に記憶させる。
【0160】
また、帳票作成部１１１は、注文書情報１２５に新たなレコードを作成し、注文書番号１２５ａを付与して記憶部１２０に記憶させる。注文書情報１２５の新たなレコードには、購入明細書情報１２６において付与した購入明細書番号１２６ａが購入明細書番号１２５ｂに関連付けられる。また、注文書情報１２５の新たなレコードには、ステップＳ４２において決定した見積仕様書に対応する見積仕様書情報１２３に含まれる価格１２３ｅが金額１２５ｃに関連付けられ、当該見積仕様書に対応する見積書情報１２４に含まれる見積書番号１２４ａが見積書番号１２５ｄに関連付けられる。また、注文書情報１２５の新たなレコードには、当該見積書情報１２４に含まれる共通情報１２４ｃが、共通情報１２５ｅに関連付けられる。
【0161】
次に、受取要求部１１２は、注文書署名画面のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を記載した電子メールを業者端末装置３０に送信する（ステップＳ４６）。具体的には、受取要求部１１２は、ステップＳ４１において受信した新規作成指示に含まれる業者の電子メールアドレスを特定する。受取要求部１１２は、ＵＲＬを生成して電子メールに含め、帳票の受取要求として、特定した電子メールアドレスに送信する。
【0162】
ＵＲＬは、ステップＳ４５で作成した購入明細書情報１２６を含み、業者端末装置３０による署名を受け付け可能な注文書署名画面の格納場所を示す。なお、図１５に示す見積依頼書作成処理と同様に、受取要求部１１２は、電子メール以外の方法で注文書署名画面の格納場所を業者端末装置３０に通知してもよい。
【0163】
次に、署名受付部１１３は、注文書署名画面の表示指示を受け付ける（ステップＳ４７）。具体的には、ステップＳ４６において送信された電子メールを受信した業者端末装置３０の帳票作成指示部３１１は、ＵＲＬの選択を受け付けると、帳票管理装置１０に注文書署名画面の表示指示を送信する。署名受付部１１３は、業者端末装置３０からの注文書署名画面の表示指示を受け付ける。署名受付部１１３は、注文書署名画面の画面情報を業者端末装置３０に送信する。なお、注文書署名画面は、注文書作成画面４５０のうち、相手方署名受付領域４５２のみが入力可能に表示され、その他の表示領域への入力操作が制限された画面である。
【0164】
次に、署名受付部１１３は、見積書への業者側の署名を受け付ける（ステップＳ４８）。具体的には、署名受付部１１３は、業者端末装置３０に表示された注文書署名画面の相手方署名受付領域４５２に対する、業者側の署名の入力を受け付ける。なお、入力された署名に関する情報は、注文書情報１２５の共通情報１２５ｅに格納される。
【0165】
次に、データ変換部１１８は、注文書データを変換し、更新不可データを登録する（ステップＳ４９）。具体的には、データ変換部１１８は、ステップＳ４８で業者による署名を受け付けた注文書のデータを変換し、更新が抑制される更新不可データを生成する。
【0166】
次に、登録部１１４は、更新不可データを登録する（ステップＳ５０）。具体的には、登録部１１４は、ステップＳ４９で生成された更新不可データを、記憶部１２０の図示しない領域に記憶させる。なお、注文書の更新不可データは、見積依頼書や見積書の更新不可データと同様に、先述の一覧画面からダウンロードすることができる。
【0167】
次に、登録通知部１１５は、学校端末装置２０に通知する（ステップＳ５１）。具体的には、登録通知部１１５は、相手方の署名を受け付けた帳票が登録されたことを、帳票作成指示を発信した端末装置に送信する。即ち、登録通知部１１５は、ステップＳ４８において業者による署名を受け付けた注文書が、ステップＳ５０において記憶部１２０に登録されたことを、ステップＳ４１において帳票作成指示を発信した学校端末装置２０に通知する。その後、処理部１１０は本フローチャートの処理を終了する。
【0168】
以上、本実施形態によれば、注文書を受け取った業者が注文書に署名すると、相手方である学校に通知される。また、帳票管理システム１では、学校側及び業者側の署名を有する注文書を管理する。従って、業者側は注文書に応じた注文請書を発行する必要がなく、転記ミス等によるトラブルを未然に防ぐだけでなく、効率的な帳票管理を実現することができる。
【0169】
図１８は、納品書作成処理の一例を示すフローチャートである。本処理開始前に、帳票管理装置１０は、業者端末装置３０から帳票管理サービスのウェブページの表示指示を受け付け、業者端末装置３０による帳票管理サービスへのログインを許可している。
【0170】
まず、帳票管理装置１０の一覧表示部１１６は、納品書作成画面の表示指示を受け付ける（ステップＳ６１）。具体的には、業者端末装置３０の帳票作成指示部３１１が、業者端末装置３０に表示された業者専用ウェブページ５１０において、「納品書」の種別の選択を受け付けると、「納品書」の帳票一覧画面４２０に表示画面が遷移する。
【0171】
「納品書」の帳票一覧画面４２０において、新規作成受付領域４２１への入力操作を受け付けると、業者端末装置３０の帳票作成指示部３１１は、納品書の対象となる注文書を特定する情報の入力操作を受け付ける。業者端末装置３０の帳票作成指示部３１１は、新規作成を行う帳票の種別と、対象の注文書を特定する情報と、納品書の提出の相手方となる学校を示す情報と、を含む新規作成指示を帳票管理装置１０に送信する。一覧表示部１１６は、専用ウェブページにログインした端末装置の作成者区分が業者であることを特定する。一覧表示部１１６は、帳票種別情報１２１を参照し、業者が納品書の帳票作成権限を有すると判定し、帳票作成画面を送信する。
【0172】
次に、帳票作成部１１１は、対象の購入明細書を決定する（ステップＳ６２）。具体的には、帳票作成部１１１は、ステップＳ６１において受け付けた新規作成指示に含まれる、対象の注文書情報１２５を示す情報を特定する。帳票作成部１１１は、特定した注文書情報１２５のレコードを用いて、対象の購入明細書情報１２６のレコードを決定する。帳票作成部１１１は、注文書情報１２５及び購入明細書情報１２６を参照し、対応する品名１２６ｂ及び数量１２６ｃを用いて、納品書作成画面の画面情報を作成する。帳票作成部１１１は、納品書作成画面の画面情報を、業者端末装置３０に送信する。
【0173】
図２８は、納品書作成画面４６０の一例を示す図（その１）である。納品書作成画面４６０は、作成者署名受付領域４６１と、相手方署名受付領域４６２と、購入明細書表示領域４６３と、相手方表示領域４６４と、作成者表示領域４６５と、を含む。納品書作成画面４６０は、納品書を特定する納品書識別情報４６６と、納品書の対象となる注文書を特定する注文書識別情報４６７と、を含んでいてもよい。
【0174】
作成者署名受付領域４６１と、相手方署名受付領域４６２と、相手方表示領域４６４と、作成者表示領域４６５とは、各々図２５に示す見積依頼書作成画面４３０の作成者署名受付領域４３１と、相手方署名受付領域４３２と、相手方表示領域４３４と、作成者表示領域４３５と同様であるため、説明を省略する。
【0175】
購入明細書表示領域４６３は、注文書作成画面４５０の購入明細書表示領域４５３と同様に、納品書の対象となる注文の内容を表示する領域である。購入明細書表示領域４６３には、注文の対象となる商品の品名、数量、商品の納品累計数、今回納品数、及び納品残数が含まれる。
【0176】
帳票作成部１１１は、ステップＳ６１において、注文の対象として指定された見積書に含まれる商品の品名及び数量が、購入明細書表示領域４６３に表示されるよう、納品書作成画面４６０の画面情報を生成する。購入明細書表示領域４６３に含まれる商品の品名及び数量は、学校端末装置２０による変更を受け付けてもよい。購入明細書表示領域４６３は、購入明細書を特定する購入明細書識別情報４６３１を含んでもよい。
【0177】
なお、学校により注文された商品を分割して納品する場合、帳票作成部１１１は、納品の都度購入明細書情報１２６を更新する。従って、帳票作成部１１１は、納品書作成画面４６０の表示の際に、購入明細書情報１２６に納品累計１２６ｄ、今回納品１２６ｅ、納品残数１２６ｆが含まれる場合、これらの情報を購入明細書表示領域４６３に表示する。
【0178】
帳票管理装置１０の帳票作成部１１１は、納品書作成画面４６０の画面情報を業者端末装置３０に送信する場合、作成者署名受付領域４６１と、購入明細書表示領域４６３と、相手方表示領域４６４と、の入力操作を可能にする画面情報を送信する。また、帳票作成部１１１は、相手方署名受付領域４６２の入力を抑制する。
【0179】
説明を図１８に戻す。次に、帳票作成部１１１は、今回納品数及び累計納品数を決定し、業者側の署名を受け付ける（ステップＳ６３）。具体的には、業者端末装置３０の帳票作成指示部３１１は、購入明細書表示領域４６３に対する今回納品数の入力操作と、作成者署名受付領域４６１に対して作成者が署名する入力操作と、を受け付ける。帳票管理装置１０の帳票作成部１１１は、業者端末装置３０から今回納品数及び作成者の署名を取得する。
【0180】
なお、帳票作成部１１１は、今回納品数を加算した累計納品数を決定する。帳票作成部１１１は、注文された商品の数量から累計納品数を減算して納品残数を決定する。帳票作成部１１１は、累計納品数と納品残数とを納品書作成画面４６０に表示させる。付言すれば、購入明細書表示領域には、納品残数を記載しなくてもよい。その場合であっても、注文された商品の数量と累計納品数が記載されるため、帳票を参照する者は注文数と納品数との差分を把握することが可能である。
【0181】
図２８は、注文された商品を２回に分けて分納する場合の、１回目の納品に係る納品書を作成するための納品書作成画面４６０の一例である。図２８に示す例によれば、「ドリル」が「１０」冊だけ注文され、今回納品数が「１０」冊であり、納品累計数が「１０」冊であるため、納品残数が「０」冊となる。また、「ノート」が「２０」冊だけ注文され、今回納品数が「１５」冊であり、納品累計数が「１５」冊であるため、納品残数が「５」冊となる。
【0182】
図２９は、納品書作成画面４６０の一例を示す図（その２）である。図２９に示す納品書作成画面４６０は、図２８に示す例における、２回目の納品に係る納品書を作成するための納品書作成画面４６０の一例である。本例によれば、「ノート」を５冊だけ納品しているため、納品累計が「２０」冊となり、納品残数が「０」冊となる。
【0183】
次に、データ変換部１１８は、更新不可データを生成する（ステップＳ６４）。具体的には、データ変換部１１８は、ステップＳ６３で業者による署名を受け付けた納品書のデータを変換し、更新が抑制される更新不可データを生成する。生成された更新不可データは、登録部１１４により記憶部１２０に登録される。
【0184】
次に、帳票作成部１１１は、納品書情報１２７と購入明細書情報１２６とを作成する（ステップＳ６５）。具体的には、帳票作成部１１１は、ステップＳ６２において決定した購入明細書情報１２６のレコードに、ステップＳ６３で入力された今回納品数、及び今回納品数から算出された累計納品数、及び納品残数を関連付けて、購入明細書情報１２６を更新する。また、帳票作成部１１１は、当該購入明細書番号を購入明細書番号１２７ｃに含む納品書情報１２７のレコードを作成し、注文書番号１２７ｂ及び共通情報１２７ｄを関連付けて記憶部１２０に記憶させる。
【0185】
次に、受取要求部１１２は、納品書署名画面のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を記載した電子メールを学校端末装置２０に送信する（ステップＳ６６）。具体的には、受取要求部１１２は、ステップＳ６１において受信した新規作成指示に含まれる学校の電子メールアドレスを特定する。受取要求部１１２は、ＵＲＬを生成して電子メールに含め、帳票の受取要求として、特定した電子メールアドレスに送信する。
【0186】
ＵＲＬは、ステップＳ６５で作成した購入明細書情報１２６を含み、学校端末装置２０による署名を受け付け可能な納品書署名画面の格納場所を示す。なお、図１５に示す見積依頼書作成処理と同様に、受取要求部１１２は、電子メール以外の方法で見積書署名画面の格納場所を学校端末装置２０に通知してもよい。
【0187】
次に、署名受付部１１３は、納品書署名画面の表示指示を受け付ける（ステップＳ６７）。具体的には、ステップＳ６６において送信された電子メールを受信した学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１は、ＵＲＬの選択を受け付けると、帳票管理装置１０に納品書署名画面の表示指示を送信する。署名受付部１１３は、学校端末装置２０からの納品書署名画面の表示指示を受け付ける。署名受付部１１３は、納品書署名画面の画面情報を学校端末装置２０に送信する。なお、納品書署名画面は、納品書作成画面４６０のうち、相手方署名受付領域４６２のみが入力可能に表示され、その他の表示領域への入力操作が制限された画面である。
【0188】
次に、署名受付部１１３は、納品書への学校側の署名を受け付ける（ステップＳ６８）。具体的には、署名受付部１１３は、学校端末装置２０に表示された納品書署名画面の相手方署名受付領域４６２に対する、学校側の署名の入力を受け付ける。なお、入力された署名に関する情報は、納品書情報１２７の共通情報１２７ｃに格納される。
【0189】
次に、データ変換部１１８は、納品書データを変換し、更新不可データを生成する（ステップＳ６９）。具体的には、データ変換部１１８は、ステップＳ６８で業者による署名を受け付けた納品書のデータを変換し、更新が抑制される更新不可データを生成する。
【0190】
次に、登録部１１４は、更新不可データを登録する（ステップＳ７０）。具体的には、登録部１１４は、ステップＳ６９で生成された更新不可データを、記憶部１２０に記憶させる。なお、納品書の更新不可データは、見積依頼書、見積書、及び注文書の更新不可データと同様に、先述の一覧画面からダウンロードすることができる。
【0191】
次に、登録通知部１１５は、業者端末装置３０に通知する（ステップＳ７１）。具体的には、登録通知部１１５は、相手方の署名を受け付けた帳票が登録されたことを、帳票作成指示を発信した端末装置に送信する。即ち、登録通知部１１５は、ステップＳ６８において学校による署名を受け付けた納品書が、ステップＳ７０において記憶部１２０に登録されたことを、ステップＳ６１において帳票作成指示を発信した業者端末装置３０に通知する。その後、処理部１１０は本フローチャートの処理を終了する。
【0192】
以上、本実施形態によれば、納品書に対し、納品先となる学校の署名を受け付けることができ、納品が終了したことを確実に記録することができる。また、分納の場合に、納品残量を納品書に表示することができるため、納品書を受領する学校は、納品の際に納品残量を把握することができ、利便性が向上する。また、納品書を発行する業者側も、納品した商品の数だけでなく、まだ納品していない商品の数量である納品残量を、納品書を確認することで認識することができる。換言すれば、業者側は、学校側が把握した納品残量を記録として残すことができる。
【0193】
また、本実施形態によれば、購入明細書や見積仕様書など、帳票の内容に関する情報と、帳票の当事者に関する業務情報とを分けて表示し、帳票の内容に関する情報については、異なる帳票で共通の情報を表示することができる。これにより、異なる帳票での内容の齟齬を防止することができ、帳票の信頼性を向上させることができる。また、帳票を確認する際、他の帳票を表示して比較する等の手間を省くことができ、効率的である。
【0194】
図１９は、検収書作成処理の一例を示すフローチャートである。本処理開始前に、帳票管理装置１０は、学校端末装置２０から帳票管理サービスのウェブページの表示指示を受け付け、学校端末装置２０による帳票管理サービスへのログインを許可している。
【0195】
まず、帳票管理装置１０の一覧表示部１１６は、検収書作成画面の表示指示を受け付ける（ステップＳ８１）。具体的には、学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１が、学校端末装置２０に表示された学校専用ウェブページ４１０において、「検収書」の種別の選択を受け付けると、「検収書」の帳票一覧画面４２０に表示画面が遷移する。
【0196】
「検収書」の帳票一覧画面４２０において、新規作成受付領域４２１への入力操作を受け付けると、検収書の対象となる納品書を特定する情報の入力操作を受け付ける。学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１は、新規作成を行う帳票の種別と、対象の納品書を特定する情報と、業者を示す情報と、を含む新規作成指示を帳票管理装置１０に送信する。一覧表示部１１６は、専用ウェブページにログインした端末装置の作成者区分が学校であることを特定する。一覧表示部１１６は、帳票種別情報１２１を参照し、学校が検収書の帳票作成権限を有すると判定し、帳票作成画面を送信する。
【0197】
次に、帳票作成部１１１は、対象の購入明細書を決定する（ステップＳ８２）。具体的には、帳票作成部１１１は、ステップＳ８１において受け付けた新規作成指示に含まれる、対象の納品書を特定する情報を、検収書の作成に用いる納品書を示す情報として特定する。帳票作成部１１１は、特定した納品書を示す情報を用いて納品書情報１２７及び購入明細書情報１２６を参照し、対応する購入明細書情報１２６のレコードを決定する。帳票作成部１１１は、当該レコードに含まれる品名１２６ｂ、数量１２６ｃ、納品累計１２６ｄ、今回納品１２６ｅ、及び納品残数１２６ｆを用いて、検収書作成画面の画面情報を作成する。帳票作成部１１１は、検収書作成画面の画面情報を、学校端末装置２０に送信する。
【0198】
図３０は、検収書作成画面４７０の一例を示す図（その１）である。検収書作成画面４７０は、作成者署名受付領域４７１と、相手方署名受付領域４７２と、購入明細書表示領域４７３と、相手方表示領域４７４と、作成者表示領域４７５と、を含む。作成者署名受付領域４７１と、相手方署名受付領域４７２と、相手方表示領域４７４と、作成者表示領域４７５とは、各々図２５に示す見積依頼書作成画面４３０の作成者署名受付領域４３１と、相手方署名受付領域４３２と、相手方表示領域４３４と、作成者表示領域４３５と同様であるため、説明を省略する。検収書作成画面４７０は、検収書を特定する検収書識別情報４７６と、納品書を特定する納品書識別情報４７７と、注文書を特定する注文書識別情報４７８と、を含んでいてもよい。
【0199】
購入明細書表示領域４７３は、検収する商品の内容を表示する領域である。購入明細書表示領域４７３には、納品書作成画面４６０の購入明細書表示領域４６３と同様に、商品の品名及び数量のほか、商品の納品累計数、今回納品数、及び納品残数が含まれる。商品の一部又は全部の納品が完了している場合、購入明細書表示領域４７３には、納品が完了している商品の数量が表示される。
【0200】
先述したように、帳票作成部１１１は、本実施形態において、種別の異なる他の帳票の指定を受け付けると、他の帳票に含まれる商品の品名及び数量を用いて帳票を作成する。即ち、帳票作成部１１１は、ステップＳ８１において、検収の対象として指定された納品書に含まれる商品の品名、数量、納品累計数、今回納品数、及び納品残数が、購入明細書表示領域４７３に表示されるよう、検収書作成画面４７０の画面情報を生成する。購入明細書表示領域４７３は、購入明細書を特定する購入明細書識別情報４７３１を含んでもよい。
【0201】
帳票管理装置１０の帳票作成部１１１は、検収書作成画面４７０の画面情報を学校端末装置２０に送信する場合、作成者署名受付領域４７１と、購入明細書表示領域４７３と、相手方表示領域４７４と、の入力操作を可能にする画面情報を送信する。また、帳票作成部１１１は、相手方署名受付領域４７２の入力を抑制する。
【0202】
図３０は、注文された商品を２回に分けて分納した場合の、１回目の納品に係る検収書を作成するための検収書作成画面４７０の一例である。図３０に示す検収書作成画面４７０は、図２８の納品書作成画面４６０により作成された納品書における納品に対応している。
【0203】
図３１は、検収書作成画面４７０の一例を示す図（その２）である。図３１は、注文された商品を２回に分けて分納した場合の、２回目の納品に係る検収書を作成するための検収書作成画面４７０の一例である。図３１に示す検収書作成画面４７０は、図２９の納品書作成画面４６０により作成された納品書における納品に対応している。
【0204】
説明を図１９に戻す。次に、帳票作成部１１１は、検収書作成画面４７０に対する学校側の署名を受け付ける（ステップＳ８３）。具体的には、学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１は、検収書作成画面４７０の作成者署名受付領域４７１に対する署名の入力操作を受け付ける。帳票管理装置１０の帳票作成部１１１は、学校端末装置２０から作成者の署名を取得する。
【0205】
次に、データ変換部１１８は、更新不可データを生成する（ステップＳ８４）。具体的には、データ変換部１１８は、ステップＳ８３で学校による署名を受け付けた検収書のデータを変換し、更新が抑制される更新不可データを生成する。生成された更新不可データは、登録部１１４により記憶部１２０に登録される。
【0206】
次に、帳票作成部１１１は、検収書情報１２８を作成する（ステップＳ８５）。具体的には、帳票作成部１１１は、検収書情報１２８に新たなレコードを作成し、検収書番号１２８ａを付与して記憶部１２０に記憶させる。帳票作成部１１１は、新たなレコードに、ステップＳ８２で決定した購入明細書と関連する注文書番号、及び納品書番号を関連付ける。
【0207】
次に、受取要求部１１２は、検収書署名画面のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を記載した電子メールを業者端末装置３０に送信する（ステップＳ８６）。具体的には、受取要求部１１２は、ステップＳ４１において受信した新規作成指示に含まれる業者の電子メールアドレスを特定する。受取要求部１１２は、ＵＲＬを生成して電子メールに含め、帳票の受取要求として、特定した電子メールアドレスに送信する。
【0208】
次に、署名受付部１１３は、検収書署名画面の表示指示を受け付ける（ステップＳ８７）。具体的には、ステップＳ８６において送信された電子メールを受信した業者端末装置３０の帳票作成指示部３１１は、ＵＲＬの選択を受け付けると、帳票管理装置１０に検収書署名画面の表示指示を送信する。署名受付部１１３は、検収書署名画面の画面情報を業者端末装置３０に送信する。なお、検収書署名画面は、検収書作成画面４７０のうち、相手方署名受付領域４７２のみが入力可能に表示され、その他の表示領域への入力操作が制限された画面である。
【0209】
次に、署名受付部１１３は、検収書への業者側の署名を受け付ける（ステップＳ８８）。具体的には、署名受付部１１３は、業者端末装置３０に表示された検収書署名画面の相手方署名受付領域４７２に対する、業者側の署名の入力を受け付ける。なお、入力された署名に関する情報は、検収書情報１２８の共通情報１２８ｄに格納される。
【0210】
次に、データ変換部１１８は、検収書データを変換し、更新不可データを生成する（ステップＳ８９）。具体的には、データ変換部１１８は、ステップＳ８８で業者による署名を受け付けた検収書のデータを変換し、更新が抑制される更新不可データを生成する。
【0211】
次に、登録部１１４は、更新不可データを登録する（ステップＳ９０）。具体的には、登録部１１４は、ステップＳ８９で生成された更新不可データを、記憶部１２０に記憶させる。なお、検収書の更新不可データは、見積依頼書や見積書等の更新不可データと同様に、先述の一覧画面からダウンロードすることができる。
【0212】
次に、登録通知部１１５は、学校端末装置２０に通知する（ステップＳ９１）。具体的には、登録通知部１１５は、相手方の署名を受け付けた帳票が登録されたことを、帳票作成指示を発信した端末装置に送信する。即ち、登録通知部１１５は、ステップＳ８８において業者による署名を受け付けた検収書が、ステップＳ９０において記憶部１２０に登録されたことを、ステップＳ８１において帳票作成指示を発信した学校端末装置２０に通知する。その後、処理部１１０は本フローチャートの処理を終了する。
【0213】
以上、本実施形態によれば、検収書についても他の帳票と同様に一元管理することができ、利便性が向上する。また、商品を分納する場合の納品残量についても互いに確認し、署名を受け付けることが可能であるため、確認不足から生じるトラブルを未然に防ぐことができる。
【0214】
なお、本実施形態において、商品が分納された場合、帳票管理装置１０は各々の納品に対応する検収書の作成を可能とした。しかしながら、帳票作成部１１１は、注文されたすべての商品の納品が完了した場合に、検収書を作成するものであってもよい。帳票作成部１１１は、ステップＳ８１において、学校端末装置２０から検収書作成画面４７０の表示指示を受け付ける際、検収書の対象となる納品書を特定する情報の入力操作を受け付ける。帳票作成部１１１は、納品書情報１２７及び購入明細書情報１２６を参照し、対象となるすべての商品の納品が完了した場合に、検収書作成画面４７０の画面情報を学校端末装置２０に送信するよう構成することができる。
【0215】
図２０は、振込通知書作成処理の一例を示すフローチャートである。本処理開始前に、帳票管理装置１０は、学校端末装置２０から帳票管理サービスのウェブページの表示指示を受け付け、学校端末装置２０による帳票管理サービスへのログインを許可している。付言すれば、本処理開始前に、帳票管理装置１０は、業者端末装置３０からの帳票作成指示に応じて、「請求書」の種別の帳票を作成している。
【0216】
まず、帳票管理装置１０の一覧表示部１１６は、振込通知書作成画面の表示指示を受け付ける（ステップＳ１０１）。具体的には、学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１が、学校端末装置２０に表示された学校専用ウェブページ４１０において、「振込通知書」の種別の選択を受け付けると、「振込通知書」の帳票一覧画面４２０に表示画面が遷移する。
【0217】
「振込通知書」の帳票一覧画面４２０において、新規作成受付領域４２１への入力操作を受け付けると、振込通知書の対象となる１又は複数の請求書を特定する情報の入力操作を受け付ける。学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１は、新規作成を行う帳票の種別と、対象の請求書を特定する情報と、業者を示す情報と、を含む新規作成指示を帳票管理装置１０に送信する。一覧表示部１１６は、専用ウェブページにログインした端末装置の作成者区分が学校であることを特定する。一覧表示部１１６は、帳票種別情報１２１を参照し、学校が振込通知書の帳票作成権限を有すると判定し、帳票作成画面を送信する。
【0218】
次に、帳票作成部１１１は、対象の請求書を決定する（ステップＳ１０２）。具体的には、帳票作成部１１１は、ステップＳ１０１において受け付けた新規作成指示に含まれる、対象の請求書を特定する情報を、振込通知書の作成に用いる請求書を示す情報として特定する。一例として、帳票作成部１１１は、支払日が共通する請求書の指定を、対象の請求書として決定する。
【0219】
次に、帳票作成部１１１は、図示しない振込通知書作成画面に対する学校側の署名を受け付ける（ステップＳ１０３）。具体的には、学校端末装置２０の帳票作成指示部２１１は、振込通知書作成画面に対する署名の入力操作を受け付ける。帳票管理装置１０の帳票作成部１１１は、学校端末装置２０から作成者の署名を取得する。なお、振込通知書作成画面には、ステップＳ１０２で決定した請求書ごとに、請求書を特定する識別番号と、件名と、金額とが関連付けられた振込明細書情報が含まれている。
【0220】
次に、データ変換部１１８は、更新不可データを生成する（ステップＳ１０４）。具体的には、データ変換部１１８は、ステップＳ１０３で学校による署名を受け付けた振込通知書のデータを変換し、更新が抑制される更新不可データを生成する。生成された更新不可データは、登録部１１４により記憶部１２０に登録される。
【0221】
次に、帳票作成部１１１は、振込通知書情報１３０及び振込明細書情報１３１を作成する（ステップＳ１０５）。具体的には、帳票作成部１１１は、振込通知書情報１３０に新たなレコードを作成し、振込通知書番号１３０ａを付与して記憶部１２０に記憶させる。帳票作成部１１１は、新たなレコードに、後述の振込明細書番号１３０ｂと、ステップＳ１０２で決定した請求書の請求書情報１２９により決定される支払日１３０ｃと、当該請求書情報の共通情報１２９ｅにより定まる共通情報１３０ｄとを関連付ける。
【0222】
また、帳票作成部１１１は、振込明細書情報１３１に新たなレコードを作成し、振込明細書番号１３１ａを付与して記憶部１２０に記憶させる。帳票作成部１１１は、新たなレコードに、ステップＳ１０２で決定した請求書の各々を特定する請求書番号１３１ｃと、請求書情報１２９において当該請求書と関連付けられた注文書の注文書番号１３１ｂと、学校端末装置２０への入力操作に応じて定まる件名１３１ｄと、当該注文書と関連する見積書情報１２４を参照して決定される金額１３１ｅとを関連付ける。
【0223】
次に、受取要求部１１２は、振込通知書署名画面のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を記載した電子メールを業者端末装置３０に送信する（ステップＳ１０６）。具体的には、受取要求部１１２は、ステップＳ１０１において受信した新規作成指示に含まれる業者の電子メールアドレスを特定する。受取要求部１１２は、ＵＲＬを生成して電子メールに含め、帳票の受取要求として、特定した電子メールアドレスに送信する。
【0224】
次に、署名受付部１１３は、振込通知書署名画面の表示指示を受け付ける（ステップＳ１０７）。具体的には、ステップＳ１０６において送信された電子メールを受信した業者端末装置３０の帳票作成指示部３１１は、ＵＲＬの選択を受け付けると、帳票管理装置１０に振込通知書署名画面の表示指示を送信する。署名受付部１１３は、振込通知書署名画面の画面情報を業者端末装置３０に送信する。なお、振込通知書署名画面では、相手方署名受付領域のみが入力可能に表示され、その他の表示領域への入力操作が制限されている。
【0225】
次に、署名受付部１１３は、振込通知書への業者側の署名を受け付ける（ステップＳ１０８）。具体的には、署名受付部１１３は、業者端末装置３０に表示された振込通知書署名画面の相手方署名受付領域に対する、業者側の署名の入力を受け付ける。なお、入力された署名に関する情報は、振込通知書情報１３０の共通情報１３０ｄに格納される。
【0226】
次に、データ変換部１１８は、振込通知書データを変換し、更新不可データを生成する（ステップＳ１０９）。具体的には、データ変換部１１８は、ステップＳ１０８で業者による署名を受け付けた振込通知書のデータを変換し、更新が抑制される更新不可データを生成する。
【0227】
次に、登録部１１４は、更新不可データを登録する（ステップＳ１１０）。具体的には、登録部１１４は、ステップＳ１０９で生成された更新不可データを、記憶部１２０に記憶させる。なお、振込通知書の更新不可データは、見積依頼書や見積書等の更新不可データと同様に、先述の一覧画面からダウンロードすることができる。
【0228】
次に、登録通知部１１５は、学校端末装置２０に通知する（ステップＳ１１１）。具体的には、登録通知部１１５は、相手方の署名を受け付けた帳票が登録されたことを、帳票作成指示を発信した端末装置に送信する。即ち、登録通知部１１５は、ステップＳ１０８において業者による署名を受け付けた振込通知書が、ステップＳ１１０において記憶部１２０に登録されたことを、ステップＳ１０１において帳票作成指示を発信した学校端末装置２０に通知する。その後、処理部１１０は本フローチャートの処理を終了する。
【0229】
以上、本実施形態によれば、振込通知書についても他の帳票と同様に一元管理することができ、利便性が向上する。また、複数の請求書を対象とした振込通知書を作成することが可能となる。即ち、複数の帳票に含まれる内容を利用して、他の種別の帳票を作成することができる。
【0230】
付言すれば、見積依頼書、見積書、注文書、納品書、検収書、及び振込通知書の種別を有する帳票の作成処理について説明した。しかしながら、本実施形態において作成される帳票の種別は本例に限定されない。例えば、帳票管理装置１０は、請求書等を作成することができる。一例として、帳票管理装置１０は、請求書情報１２９を用いることにより、注文書や納品書に含まれる購入明細書情報１２６を含む請求書を作成することができる。
【0231】
図２１は、帳票表示処理の一例を示すフローチャートである。本処理は、学校端末装置２０又は業者端末装置３０において、専用ウェブページに帳票を表示する処理の一例である。本処理において表示される帳票は、更新不可データではなく、状況に応じて更新された情報を含む帳票データである。本処理開始前に、帳票管理装置１０は、学校端末装置２０又は業者端末装置３０から帳票管理サービスのウェブページの表示指示を受け付け、帳票管理サービスへのログインを許可している。
【0232】
まず、帳票表示部１１７は、帳票の表示指示を受け付ける（ステップＳ１２１）。具体的には、帳票表示部１１７は、一覧画面に選択可能に表示された帳票から、表示を要求する１つの帳票を選択する情報を、学校端末装置２０又は業者端末装置３０から取得する。より具体的には、帳票表示部１１７は、表示を要求する帳票を示す見積依頼書番号か、見積書番号か、注文書番号か、納品書番号か、又は検収書番号を取得する。
【0233】
次に、帳票表示部１１７は、表示指示を受け付けた帳票の種別が、見積依頼書又は見積書であるか否かを判定する（ステップＳ１２２）。帳票表示部１１７は、ステップＳ１２１において表示指示を受け付けた帳票の種別が、例えば注文書か、納品書か、又は検収書である場合には、表示指示を受け付けた帳票の種別が見積依頼書又は見積書でないと判定する。なお、帳票表示部１１７は、表示指示を受け付けた帳票の種別が、請求書又は振込通知書である場合であっても、表示指示を受け付けた帳票の種別が見積依頼書又は見積書でないと判定してもよい。
【0234】
帳票表示部１１７が、表示指示を受け付けた帳票の種別が、見積依頼書又は見積書であると判定する場合（ステップＳ１２２で「ＹＥＳ」の場合）、帳票表示部１１７は、対応する見積仕様書を決定する（ステップＳ１２３）。具体的には、帳票表示部１１７は、ステップＳ１２１で受け付けた表示指示に含まれる、帳票を特定する情報を用いて、見積依頼書情報１２２、又は見積書情報１２４を参照することにより、対応する見積仕様書のレコードを決定する。
【0235】
次に、帳票表示部１１７は、見積仕様書を含む帳票の画面情報を送信する（ステップＳ１２４）。具体的には、帳票表示部１１７は、ステップＳ１２３で決定した見積仕様書のレコードを含む帳票データの表示情報を生成する。見積仕様書は、図２５に示す見積依頼書作成画面４３０や、図２６に示す見積書作成画面４４０における見積仕様書表示領域４３３・４４３と同様に、帳票の見積仕様書表示領域に表示される。帳票表示部１１７は、生成した表示情報を、ステップＳ１２１において帳票の表示指示を送信した端末装置に送信する。その後、処理部１１０は本フローチャートの処理を終了する。結果として、表示指示を送信した学校端末装置２０又は業者端末装置３０に帳票が表示される。
【0236】
帳票表示部１１７が、表示指示を受け付けた帳票の種別が、見積依頼書又は見積書でないと判定する場合（ステップＳ１２２で「ＮＯ」の場合）、帳票表示部１１７は、対応する購入明細書を決定する（ステップＳ１２５）。具体的には、帳票表示部１１７は、ステップＳ１２１で受け付けた表示指示に含まれる、帳票を特定する情報を用いて、注文書情報１２５、納品書情報１２７、又は検収書情報１２８を参照することにより、対応する購入明細書のレコードを決定する。
【0237】
次に、帳票表示部１１７は、購入明細書を含む帳票の画面情報を送信する（ステップＳ１２６）。具体的には、帳票表示部１１７は、ステップＳ１２５で決定した購入明細書のレコードを含む帳票画面の表示情報を生成する。購入明細書は、図２７に示す注文書作成画面４５０や、図２８及び図２９に示す納品書作成画面４６０や、図３０及び図３１に示す検収書作成画面４７０における購入明細書表示領域４７３と同様に、帳票の購入明細書表示領域に表示される。帳票表示部１１７は、生成した表示情報を、ステップＳ１２１において帳票の表示指示を送信した端末装置に送信する。その後、処理部１１０は本フローチャートの処理を終了する。結果として、表示指示を送信した学校端末装置２０又は業者端末装置３０に帳票が表示される。
【0238】
本実施形態では、帳票を表示する際、当該帳票について作成された見積仕様書又は購入明細書に含まれる情報を帳票に含めて表示する。従って、ある種別の帳票の表示指示を受け付けた場合において、当該種別より作成順序が後である帳票が既に作成されている場合、作成された帳票に含まれる見積仕様書又は購入明細書が、作成順序が前である帳票に含めて表示される。
【0239】
例えば、注文書は納品書や検収書よりも作成順序が前である。納品書や検収書が作成された場合、帳票作成部１１１は納品書や検収書の作成処理において購入明細書情報１２６を作成する。その後、注文書の表示指示を受け付けた場合、帳票表示部１１７は、作成された購入明細書情報１２６を含む注文書を表示させる。例えば、納品書に含まれる納品数量、又は検収書に含まれる納品残量が注文書に表示される。
【0240】
以上、本実施形態において、作成順序が前である帳票を表示する場合においても、作成順序が後である帳票に含まれる情報を含めた帳票を表示することができる。従って、帳票を参照する際、帳票の表示タイミングに応じた情報を表示可能である。商品を分納する場合に顕著であるが、学校側又は業者側は、商品の納品状況を記憶していない場合がある。その場合、学校側又は業者側は、納品状況を把握するためにどの帳票を参照するべきかが定かでない可能性がある。本実施形態によれば、作成順序が前である帳票を表示した場合であっても、状況に応じて更新された見積仕様書情報１２３や購入明細書情報１２６を参照することができるため、利便性が向上する。
【0241】
＜変形例＞
以下、帳票管理システム１の変形例について説明する。本変形例における帳票管理装置１０は、帳票の登録を受け付けると、他の端末装置に対して帳票の作成を促す。以下、上述の実施形態と異なる点について説明する。
以下、帳票管理システム１の変形例について説明する。本変形例における帳票管理装置１０は、帳票の登録を受け付けると、他の端末装置に対して帳票の作成を促す。以下、上述の実施形態と異なる点について説明する。
【0242】
図３２は、変形例における登録促進処理の一例を示すフローチャートである。登録促進処理は、登録部１１４が帳票を登録すると開始される。
【0243】
まず、作成要求部１１９は、登録された帳票の種別に継続する他の種別があるか否かを判定する（ステップＳ１３１）。具体的には、作成要求部１１９は、本処理の開始時に登録された帳票の種別を特定する。作成要求部１１９は、帳票種別情報１２１を参照し、特定した帳票の種別を特定する種別番号１２１ａに対し、継続作成種別１２１ｄが関連付けられているか否かを判定する。
【0244】
作成要求部１１９が、登録された帳票の種別に継続する他の種別がないと判定する場合（ステップＳ１３１で「ＮＯ」の場合）、処理部１１０は本フローチャートの処理を終了する。
【0245】
作成要求部１１９が、登録された帳票の種別に継続する他の種別があると判定する場合（ステップＳ１３１で「ＹＥＳ」の場合）、作成要求部１１９は、他の種別の帳票の登録を受け付けているか否かを判定する（ステップＳ１３２）。具体的には、作成要求部１１９は、ステップＳ１３１において種別番号１２１ａと関連する継続作成種別１２１ｄを特定する。
【0246】
作成要求部１１９は、継続作成種別１２１ｄが「見積依頼書」、又は「見積書」である場合、登録された帳票の見積仕様書番号を特定する。作成要求部１１９は、継続作成種別の帳票に関する情報であって、特定した見積仕様書番号を含む情報があり、かつ相手方の署名に関する情報がある場合に、他の種別の帳票の登録を受け付けていると判定する。
【0247】
作成要求部１１９は、継続作成種別１２１ｄが「見積依頼書」、又は「見積書」を除く他の種別である場合、登録された帳票の購入明細書番号を特定する。作成要求部１１９は、継続作成種別の帳票に関する情報であって、特定した購入明細書番号を含む情報があり、かつ相手方の署名に関する情報がある場合に、他の種別の帳票の登録を受け付けていると判定する。
【0248】
例えば、作成要求部１１９は、登録部１１４が注文書を登録した場合、帳票種別情報１２１を参照し、注文書に継続する帳票の種別として、「納品書」を特定する。作成要求部１１９は、登録した注文書に含まれる購入明細書番号を用いて納品書情報１２７を参照し、当該購入明細書番号を購入明細書番号１２７ｃに含み、共通情報１２７ｄに相手方の署名に関する情報を有するレコードがあるか否かを判定する。当該レコードがある場合、作成要求部１１９は、登録された注文書に対応する納品書が既に登録されているものとして、他の種別の帳票の登録を受け付けていると判定する。
【0249】
作成要求部１１９が、他の種別の登録を受け付けていると判定する場合（ステップＳ１３２で「ＹＥＳ」の場合）、処理部１１０は本フローチャートの処理を終了する。
【0250】
作成要求部１１９が、他の種別の登録を受け付けていないと判定する場合（ステップＳ１３２で「ＮＯ」の場合）、作成要求部１１９は、所定時間が経過したか否かを判定する（ステップＳ１３３）。作成要求部１１９が、所定時間が経過していないと判定する場合（ステップＳ１３３で「ＮＯ」の場合）、作成要求部１１９は処理をステップＳ１３２に移行する。
【0251】
作成要求部１１９が、所定時間が経過したと判定する場合（ステップＳ１３３で「ＹＥＳ」の場合）、作成要求部１１９は、他の種別の帳票を相手方に要求する（ステップＳ１３４）。具体的には、作成要求部１１９は、本処理の開始時に登録された帳票の相手方を特定する。作成要求部１１９は、ステップＳ１３２で登録を受け付けていないと判定された他の種別を含む報知情報を生成し、特定した相手方に送信する。結果として、作成要求部１１９は、登録された帳票の種別に継続して作成される他の種別を相手方に報知し、他の種別の帳票の作成を促す。その後、処理部１１０は本フローチャートの処理を終了する。
【0252】
以上、本変形例により、帳票が登録されると、登録された帳票に継続して作成されることが予測される他の帳票の作成が促進されるため、登録された帳票の相手方は、継続する帳票の作成段階にあることを認識することができ、利便性が向上する。また、所定時間経過後に他の種別の帳票を要求することにより、帳票の作成を失念していた場合であっても、適切なタイミングで帳票の作成を促すことができる。
【0253】
以上、本発明に係る各実施形態及び変形例の説明を行ってきたが、本発明は、上記した実施形態の一例に限定されるものではなく、様々な変形例が含まれる。例えば、上記した実施形態の一例は、本発明を分かり易くするために詳細に説明したものであり、本発明は、ここで説明した全ての構成を備えるものに限定されない。また、ある実施形態の一例の構成の一部を他の一例の構成に置き換えることが可能である。また、ある実施形態の一例の構成に他の一例の構成を加えることも可能である。また、各実施形態の一例の構成の一部について、他の構成の追加・削除・置換をすることもできる。また、上記の各構成、機能、処理部、処理手段等は、それらの一部又は全部を、例えば集積回路で設計する等によりハードウェアで実現してもよい。また、図中の制御線や情報線は、説明上必要と考えられるものを示しており、全てを示しているとは限らない。ほとんど全ての構成が相互に接続されていると考えてもよい。
【0254】
また、上記の帳票管理装置１０、学校端末装置２０、及び業者端末装置３０の機能構成は、理解を容易にするために、主な処理内容に応じて分類したものである。構成要素の分類の仕方や名称によって、本願発明が制限されることはない。上述の通り、帳票管理装置１０、学校端末装置２０、及び業者端末装置３０の構成は、処理内容に応じて、さらに多くの構成要素に分類することもできる。また、１つの構成要素がさらに多くの処理を実行するように分類することもできる。
【符号の説明】
【0255】
１：帳票管理システム、１０：帳票管理装置、１１：演算装置、１２：メモリ、１３：外部記憶装置、１４：入力ＩＦ、１５：出力ＩＦ、１６：通信ＩＦ、２０：学校端末装置、３０：業者端末装置、１１０・２１０・３１０：処理部、１１１：帳票作成部、１１２：受取要求部、１１３：署名受付部、１１４：登録部、１１５：登録通知部、１１６：一覧表示部、１１７：帳票表示部、１１８：データ変換部、１１９：作成要求部、１２０：記憶部、１２１：帳票種別情報、１２２：見積依頼書情報、１２３：見積仕様書情報、１２４：見積書情報、１２５：注文書情報、１２６：購入明細書情報、１２７：納品書情報、１２８：検収書情報、１２９：請求書情報、１３０：振込通知書情報、１３１：振込明細書情報、１４０・２３０・３３０：入力部、１５０・２４０・３４０：出力部、１６０・２５０・３５０：通信部、４１０：学校専用ウェブページ、４２０：帳票一覧画面、４２１：新規作成受付領域、４２２：帳票一覧表示領域、４３０：見積依頼書作成画面、４３１・４４１・４５１・４６１・４７１：作成者署名受付領域、４３２・４４２・４５２・４６２・４７２：相手方署名受付領域、４３３・４４３：見積仕様書表示領域、４３４・４４４・４５４・４６４・４７４：相手方表示領域、４３５・４４５・４５５・４６５・４７５：作成者表示領域、４４０：見積書作成画面、４５０：注文書作成画面、４５３・４６３・４７３：購入明細書表示領域、４６０：納品書作成画面、４６６・４７７：納品書識別情報、４６７・４７８：注文書識別情報、４７０：検収書作成画面、４７６：検収書識別情報、５１０：業者専用ウェブページ、４３３１・４４３１：見積仕様書識別情報、４５３１・４６３１・４７３１：購入明細書識別情報、Ｘ：ネットワーク
【要約】 （修正有）
【課題】帳票の効率的な管理を支援する帳票管理方法、帳票管理システム及びプログラムを提供する。
【解決手段】帳票管理システム１が備える帳票管理装置１０において、帳票作成部１１１は、学校端末装置２０又は業者端末装置３０から、対象商品、数量及び帳票の送付先である相手方を特定した帳票作成指示を受け付けると、対応する帳票を作成する。受取要求部１１２は、帳票作成部１１１による帳票の作成終了を相手方に通知する受取要求を行う。署名受付部１１３は、相手方からの帳票への署名を受け付ける。登録部１１４は、署名を受け付けた帳票を登録する。登録通知部１１５は、帳票が登録したことを、帳票作成指示を発信した学校端末装置２０又は業者端末装置３０へ通知する。
【選択図】図２
【解決手段】帳票管理システム１が備える帳票管理装置１０において、帳票作成部１１１は、学校端末装置２０又は業者端末装置３０から、対象商品、数量及び帳票の送付先である相手方を特定した帳票作成指示を受け付けると、対応する帳票を作成する。受取要求部１１２は、帳票作成部１１１による帳票の作成終了を相手方に通知する受取要求を行う。署名受付部１１３は、相手方からの帳票への署名を受け付ける。登録部１１４は、署名を受け付けた帳票を登録する。登録通知部１１５は、帳票が登録したことを、帳票作成指示を発信した学校端末装置２０又は業者端末装置３０へ通知する。
【選択図】図２
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【図19】
【図20】
【図21】
【図22】
【図23】
【図24】
【図25】
【図26】
【図27】
【図28】
【図29】
【図30】
【図31】
【図32】
【図33】
【図34】