(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】特許公報(B2)
(11)【特許番号】
(24)【登録日】2023-03-06
(45)【発行日】2023-03-14
(54)【発明の名称】電子付箋による電子文書の校正作業管理システム
(51)【国際特許分類】
G06F 40/169 20200101AFI20230307BHJP
G06F 16/17 20190101ALI20230307BHJP
G06F 40/194 20200101ALI20230307BHJP
G06F 40/197 20200101ALI20230307BHJP
【ＦＩ】
G06F40/169
G06F16/17 200
G06F40/194
G06F40/197
【請求項の数】
1
(21)【出願番号】P 2019017112
(22)【出願日】2019-02-01
(65)【公開番号】P2020126322
(43)【公開日】2020-08-20
【審査請求日】2020-09-16
【審判番号】
【審判請求日】2022-06-16
(73)【特許権者】
【識別番号】502115693
【氏名又は名称】ミールソリューションズ株式会社
(74)【代理人】
【識別番号】110001335
【氏名又は名称】弁理士法人 武政国際特許商標事務所
(72)【発明者】
【氏名】横田 史朗
(72)【発明者】
【氏名】尾崎 正治
【合議体】
【審判長】▲吉▼田 耕一
【審判官】稲葉 和生
【審判官】野崎 大進
(56)【参考文献】
【文献】特開２００７－２４１６３９（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０１４－１３９７１３（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２００２－３１８７９９（ＪＰ，Ａ）
(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)
G06F40/00-58
(57)【特許請求の範囲】
【請求項1】
電子文書を構造化して編集し、この電子文書の作成者（Ａ）と、この電子文書を精査する確認者（Ｂ）とが、文書保存して版管理する電子付箋による電子文書の校正作業管理システムであって、前記作成者（Ａ）と前記確認者（Ｂ）が利用する端末装置と相互通信可能に接続される校正管理装置（２）を備え、
該校正管理装置（２）には、
電子文書及びそれに付された電子付箋のデータとプログラムを記憶する記憶部（２２）が設けられ、
電子文書管理用プログラムとして、
電子文書に対する電子付箋の貼付、削除、更新、表示位置の移動を行う電子付箋貼付部（２４）と、
前記電子付箋貼付部（２４）によって電子文書に付された複数の電子付箋に係る位置情報を取得する、貼付位置部（２５ａ）、表示位置部（２５ｂ）とリンク位置部（２５ｃ）から構成された電子付箋位置取得部（２５）と、
電子文書に付された電子付箋のデータを、電子文書のデータ中に埋め込まれた状態にして表示部（２３）に表示させる表示処理部（２７）と、
前記電子付箋貼付部（２４）によって付された複数の電子付箋の一覧を作成し、一括管理する電子付箋一覧作成部（２８）とがインストールされ、
作成者（Ａ）と確認者（Ｂ）の各パソコン（１）からの指示と、プログラムに従って動作させる演算処理回路から成る制御部（２６）が前記電子文書管理用プログラムを実行することにより、前記作成者（Ａ）が作成した電子文書を前記確認者（Ｂ）が閲覧した場合において該電子文書に電子付箋を貼り付ける操作を実行可能とし、かつ貼付された各電子付箋の内容を抽出し、電子付箋一覧（３５）として管理可能に構成され、
前記校正管理装置（２）は、
前記制御部（２６）が前記電子文書管理用プログラムの一部である前記電子付箋貼付部（２４）を実行することにより、電子文書の版ごとに、複数の確認者（Ｂ）が修正を指摘する電子付箋を貼付、削除、更新、表示の位置を変更する機能と、
前記制御部（２６）が前記電子文書管理用プログラムの一部である前記電子付箋一覧作成部（２８）を実行することにより、電子文書の版ごとに貼付された電子付箋の内容を抽出し、電子付箋一覧（３５）として管理する機能と、
前記制御部（２６）が前記電子文書管理用プログラムの一部である前記電子付箋貼付部（２４）を実行することによって電子付箋が貼付された電子文書を、前記電子付箋一覧（３５）と共に前記作成者（Ａ）に差し戻す機能と、
この差し戻された電子文書自身に貼付されている電子付箋と、前記電子付箋一覧（３５）とを前記作成者（Ａ）が確認可能に表示する機能と、
電子文書を修正した後の電子付箋一覧（３５）の表示データを版管理する機能と、を有し、
前記電子付箋のデータとして、
前記確認者（Ｂ）が指摘した修正が、必須の修正であるか、任意の修正であるかを、前記確認者（Ｂ）が選択して入力操作することが可能な修正対応データを含み、
前記電子付箋一覧（３５）の項目として、
前記確認者（Ｂ）が指摘した修正に対し、前記作成者（Ａ）が修正を実施した場合において当該修正の実施に対応した状態となるチェックの項目を含み、
前記電子付箋一覧（３５）を前記作成者（Ａ）が確認可能に表示する表示機能として、
前回、あるいはそれ以前の版との間で修正が行われた場合における複数の相違箇所の変更前と変更後とを並べて一覧表示する差分一覧の表示機能と、
前記複数の相違箇所のうち１つの相違箇所の変更前と変更後とを並べて修正箇所に装飾が付された状態にして表示する対比表示の表示機能と、
前回、あるいはそれ以前の版との相違箇所を差分箇所として強調して表示するハイライトの表示機能とを含めて構成されている、ことを特徴とする電子付箋による電子文書の校正作業管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、電子文書の作成、校正、保管に関する技術であり、特に電子文書の初稿から最終稿に至る校正のプロセスにおいて確認者（校正者）が修正箇所を指摘し、それを作成者が電子文書に反映させ、次稿を確認する各作業を円滑に進めることができる電子付箋による電子文書の校正作業管理方法とその管理システムに関する。
【背景技術】
【0002】
電子文書の作成、保管については様々なシステム、アプリケーションが提供され、その利便性が向上している。従来から、文書の作成には校正が必須である。一般的な校正作業では次のような作業を行う。通常の文書又は電子文書の原稿やレイアウトについて、その指定との比較を行い、校正刷り上で誤りや不体裁の訂正を指示する。文字原稿の校正は、一人で行う引合せ校正と、二人一組で行う読合せ校正がある。校正刷りに誤りがあれば，訂正文字あるいは印刷校正記号を赤字で記入する。１回目の校正を初校、２回目を再校、以下、三校、四校と称されている。著者が行う校正を著者校正、著者又は編集者に見せる前に印刷会社が行う校正を内（うち）校、著者又は編集者から任されて印刷会社が行う校正を責任校正、著者又は編集者が印刷会社で行う校正を出張校正という。
校正が終了したものを校了、残った訂正箇所を印刷会社の責任に任せた校正を責任校了（責了）という。また、印刷会社から校正刷りを著者又は編集者に回すことを回校（出校）という。多色刷りの校正は、原稿と照合して色の調子が再現されているか、色のバランスは崩れてないかを主に点検し、色校正と称されている。
校正が終了したものを校了、残った訂正箇所を印刷会社の責任に任せた校正を責任校了（責了）という。また、印刷会社から校正刷りを著者又は編集者に回すことを回校（出校）という。多色刷りの校正は、原稿と照合して色の調子が再現されているか、色のバランスは崩れてないかを主に点検し、色校正と称されている。
【0003】
例えば、損害保険等の契約書類には、次のような書類がある。重要事項説明書（契約概要・注意喚起情報）、約款、保険証券、保険料領収証がある。これらの書類、特に「重要事項説明書」と「約款」は、その内容が変更されることが多い文書である。これらの書類は従来から電子文書として取り扱われてきた。その際に、複数の作成者が作成し、複数の確認者（校正者）が内容を精査している。
【0004】
この損害保険等の契約書類の作成に際しては、複数の人が関わっているため、その修正箇所が多数生じることが多い。このような修正箇所は、電子文書の校正にあっては、電子付箋が利用されている。この電子付箋に関する技術も種々提案されている。例えば特許文献１の特開２００５－２０２５９６号公報「電子付箋管理装置」のように、電子文書中にユーザによって付された複数の電子付箋の位置情報を取得する位置取得手段と、前記位置情報の関連性に基づいて複数の電子付箋を電子付箋束としてグループ化するグループ化手段と、前記電子付箋束毎に、含まれる各電子付箋を配置して電子付箋束を表示する表示手段と、を備える電子付箋管理装置が提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0005】
【文献】特開２００５－２０２５９６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0006】
このような電子文書であっても、校正作業の際には、確認者は文書を紙に印刷し、それに手書きで指摘内容を記載して作成者に差し戻す場合に、手書きのためその指摘内容が誤認されるおそれがあった。また、確認者の指摘内容の記載が目立たないがために作成者が指摘箇所を見逃すという問題を有していた。
【0007】
確認者に戻された修正結果が不十分である場合、更に指摘を手書きして、作成者に差し戻すことが行われている。このような校正作業が、すべての指摘が修正されるまで繰り返される。次稿を再確認するにあたり、指摘箇所が確実に修正されているかを確認して管理しなければならず、更に差し戻すことが多い。このように修正を何度か繰り返すと長時間を要し、修正の指摘箇所を確認者自身が見過ごしやすいなど、正確性を欠くことになるという問題を有していた。
【0008】
特許文献１の「電子付箋管理装置」は、複数の電子付箋が同一の電子文書をリンク先として示している場合に、これらの電子付箋をまとめて取り扱うことで貼付又は閲覧はできるが、電子文書のエディタに校正（校閲）の機能を持つものがある。その指摘をコメントとして入力し、作成者がそれに基づき修正することは可能である。しかし、確実に各指摘が修正されているかの判断結果を管理するものではないので、修正した後の版の管理は考慮されないという問題を有していた。
【0009】
本発明は、かかる問題点を解決するために創案されたものである。すなわち、本発明の目的は、電子文書の初稿から最終稿に至る校正のプロセスにおいて確認者が修正箇所を指摘するだけでなく、それを作成者が修正したことを一覧表に反映させ、次稿を確認する各作業を円滑に進めることができる電子付箋による電子文書の校正作業管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【0012】
本発明の電子文書の校正作業管理システムは、電子文書を構造化して編集し、この電子文書の作成者（Ａ）と、この電子文書を精査する確認者（Ｂ）とが、文書保存して版管理する電子付箋による電子文書の校正作業管理システムであって、
前記作成者（Ａ）と前記確認者（Ｂ）が利用する端末装置と相互通信可能に接続される校正管理装置（２）を備え、
該校正管理装置（２）には、
電子文書及びそれに付された電子付箋のデータとプログラムを記憶する記憶部（２２）が設けられ、
電子文書管理用プログラムとして、
電子文書に対する電子付箋の貼付、削除、更新、表示位置の移動を行う電子付箋貼付部（２４）と、
前記電子付箋貼付部（２４）によって電子文書に付された複数の電子付箋に係る位置情報を取得する、貼付位置部（２５ａ）、表示位置部（２５ｂ）とリンク位置部（２５ｃ）から構成された電子付箋位置取得部（２５）と、
電子文書に付された電子付箋のデータを、電子文書のデータ中に埋め込まれた状態にして表示部（２３）に表示させる表示処理部（２７）と、
前記電子付箋貼付部（２４）によって付された複数の電子付箋の一覧を作成し、一括管理する電子付箋一覧作成部（２８）とがインストールされ、
作成者（Ａ）と確認者（Ｂ）の各パソコン（１）からの指示と、プログラムに従って動作させる演算処理回路から成る制御部（２６）が前記電子文書管理用プログラムを実行することにより、前記作成者（Ａ）が作成した電子文書を前記確認者（Ｂ）が閲覧した場合において該電子文書に電子付箋を貼り付ける操作を実行可能とし、かつ貼付された各電子付箋の内容を抽出し、電子付箋一覧（３５）として管理可能に構成され、
前記校正管理装置（２）は、
前記制御部（２６）が前記電子文書管理用プログラムの一部である前記電子付箋貼付部（２４）を実行することにより、電子文書の版ごとに、複数の確認者（Ｂ）が修正を指摘する電子付箋を貼付、削除、更新、表示の位置を変更する機能と、
前記制御部（２６）が前記電子文書管理用プログラムの一部である前記電子付箋一覧作成部（２８）を実行することにより、電子文書の版ごとに貼付された電子付箋の内容を抽出し、電子付箋一覧（３５）として管理する機能と、
前記制御部（２６）が前記電子文書管理用プログラムの一部である前記電子付箋貼付部（２４）を実行することによって電子付箋が貼付された電子文書を、前記電子付箋一覧（３５）と共に前記作成者（Ａ）に差し戻す機能と、
この差し戻された電子文書自身に貼付されている電子付箋と、前記電子付箋一覧（３５）とを前記作成者（Ａ）が確認可能に表示する機能と、
電子文書を修正した後の電子付箋一覧（３５）の表示データを版管理する機能と、を有し、
前記電子付箋のデータとして、
前記確認者（Ｂ）が指摘した修正が、必須の修正であるか、任意の修正であるかを、前記確認者（Ｂ）が選択して入力操作することが可能な修正対応データを含み、
前記電子付箋一覧（３５）の項目として、
前記確認者（Ｂ）が指摘した修正に対し、前記作成者（Ａ）が修正を実施した場合において当該修正の実施に対応した状態となるチェックの項目を含み、
前記電子付箋一覧（３５）を前記作成者（Ａ）が確認可能に表示する表示機能として、
前回、あるいはそれ以前の版との間で修正が行われた場合における複数の相違箇所の変更前と変更後とを並べて一覧表示する差分一覧の表示機能と、
前記複数の相違箇所のうち１つの相違箇所の変更前と変更後とを並べて修正箇所に装飾が付された状態にして表示する対比表示の表示機能と、
前回、あるいはそれ以前の版との相違箇所を差分箇所として強調して表示するハイライトの表示機能とを含めて構成されている、ことを特徴とする。
前記作成者（Ａ）と前記確認者（Ｂ）が利用する端末装置と相互通信可能に接続される校正管理装置（２）を備え、
該校正管理装置（２）には、
電子文書及びそれに付された電子付箋のデータとプログラムを記憶する記憶部（２２）が設けられ、
電子文書管理用プログラムとして、
電子文書に対する電子付箋の貼付、削除、更新、表示位置の移動を行う電子付箋貼付部（２４）と、
前記電子付箋貼付部（２４）によって電子文書に付された複数の電子付箋に係る位置情報を取得する、貼付位置部（２５ａ）、表示位置部（２５ｂ）とリンク位置部（２５ｃ）から構成された電子付箋位置取得部（２５）と、
電子文書に付された電子付箋のデータを、電子文書のデータ中に埋め込まれた状態にして表示部（２３）に表示させる表示処理部（２７）と、
前記電子付箋貼付部（２４）によって付された複数の電子付箋の一覧を作成し、一括管理する電子付箋一覧作成部（２８）とがインストールされ、
作成者（Ａ）と確認者（Ｂ）の各パソコン（１）からの指示と、プログラムに従って動作させる演算処理回路から成る制御部（２６）が前記電子文書管理用プログラムを実行することにより、前記作成者（Ａ）が作成した電子文書を前記確認者（Ｂ）が閲覧した場合において該電子文書に電子付箋を貼り付ける操作を実行可能とし、かつ貼付された各電子付箋の内容を抽出し、電子付箋一覧（３５）として管理可能に構成され、
前記校正管理装置（２）は、
前記制御部（２６）が前記電子文書管理用プログラムの一部である前記電子付箋貼付部（２４）を実行することにより、電子文書の版ごとに、複数の確認者（Ｂ）が修正を指摘する電子付箋を貼付、削除、更新、表示の位置を変更する機能と、
前記制御部（２６）が前記電子文書管理用プログラムの一部である前記電子付箋一覧作成部（２８）を実行することにより、電子文書の版ごとに貼付された電子付箋の内容を抽出し、電子付箋一覧（３５）として管理する機能と、
前記制御部（２６）が前記電子文書管理用プログラムの一部である前記電子付箋貼付部（２４）を実行することによって電子付箋が貼付された電子文書を、前記電子付箋一覧（３５）と共に前記作成者（Ａ）に差し戻す機能と、
この差し戻された電子文書自身に貼付されている電子付箋と、前記電子付箋一覧（３５）とを前記作成者（Ａ）が確認可能に表示する機能と、
電子文書を修正した後の電子付箋一覧（３５）の表示データを版管理する機能と、を有し、
前記電子付箋のデータとして、
前記確認者（Ｂ）が指摘した修正が、必須の修正であるか、任意の修正であるかを、前記確認者（Ｂ）が選択して入力操作することが可能な修正対応データを含み、
前記電子付箋一覧（３５）の項目として、
前記確認者（Ｂ）が指摘した修正に対し、前記作成者（Ａ）が修正を実施した場合において当該修正の実施に対応した状態となるチェックの項目を含み、
前記電子付箋一覧（３５）を前記作成者（Ａ）が確認可能に表示する表示機能として、
前回、あるいはそれ以前の版との間で修正が行われた場合における複数の相違箇所の変更前と変更後とを並べて一覧表示する差分一覧の表示機能と、
前記複数の相違箇所のうち１つの相違箇所の変更前と変更後とを並べて修正箇所に装飾が付された状態にして表示する対比表示の表示機能と、
前回、あるいはそれ以前の版との相違箇所を差分箇所として強調して表示するハイライトの表示機能とを含めて構成されている、ことを特徴とする。
【発明の効果】
【0013】
本発明の電子文書の校正作業管理システムでは、電子付箋を一覧表示する際に、電子付箋そのものだけでなく、修正指摘事項を併せて一覧表示するので、電子文書中の確認者（Ｂ）が修正を指摘する箇所を迅速に発見することができる。作成者（Ａ）は容易に修正できるだけでなく、修正指摘箇所が一覧表示されると共に、その修正が済んだことを確認できるため、修正忘れを防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【0014】
【図1】本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を示す概略構成図である。
【図2】本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を実施するためのシステムを構成する校正管理装置を示すブロック図である。
【図3】本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法の各作業の流れを示す概略フロー図である。
【図4】電子文書の作成例の画面を示し、（ａ）は電子文書の画面、（ｂ）は文字編集の画面である。
【図5】電子文書に電子付箋を貼付した一例を示す概略図であり、（ａ）は電子付箋が貼付された電子文書の画面、（ｂ）は指摘コメントの記入画面である。
【図6】電子文書に電子付箋を貼付した際に表示される電子付箋一覧の一例の画面である。
【図7】確認者に修正された電子文書が返されたときに、校正箇所が修正されたことの有無を示す画面であり、（ａ）は電子文書の差分チェック結果（差分一覧）の画面、（ｂ）は変更前と変更後とを対比して表示した画面、（ｃ）は詳細なテキスト差分の表示画面である。
【図8】確認者に修正された文書が返されたときの以前の版との相違個所を差分として表示し、校正箇所が修正されたかどうか示す概略説明の図である。
【発明を実施するための形態】
【0015】
本発明は、電子文書を構造化して編集し、この電子文書の作成者と、この電子文書を精査・校正する確認者とが、文書保存して管理する電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を実施可能な校正作業管理システムである。
【実施例1】
【0016】
＜電子付箋による電子文書の校正作業管理方法とその管理システムの構成＞
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
図１は本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を示す概略構成図である。
本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法は、電子文書を構造化して編集するものであり、電子文書の作成者Ａと、この電子文書を校正、精査する確認者Ｂとが、校正作業と文書保存して管理する方法である。この校正作業管理方法は、図１の概略図に示すように、電子文書の作成者Ａがパソコン１等を用いて、文字、画像を含む電子文書を作成し、その電子文書を校正管理装置（校正管理サーバ２）に入力する。この電子文書を校正する確認者Ｂは、校正管理装置（校正管理サーバ２）にアクセスして、電子文書に電子付箋を貼り付けることで修正箇所を指摘する。作成者Ａは、電子付箋が貼られた個所の電子文書を修正して、これを再度校正管理装置（校正管理サーバ２）に入力する。このような作業について電子文書の校正が完了するまで繰り返す。
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
図１は本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を示す概略構成図である。
本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法は、電子文書を構造化して編集するものであり、電子文書の作成者Ａと、この電子文書を校正、精査する確認者Ｂとが、校正作業と文書保存して管理する方法である。この校正作業管理方法は、図１の概略図に示すように、電子文書の作成者Ａがパソコン１等を用いて、文字、画像を含む電子文書を作成し、その電子文書を校正管理装置（校正管理サーバ２）に入力する。この電子文書を校正する確認者Ｂは、校正管理装置（校正管理サーバ２）にアクセスして、電子文書に電子付箋を貼り付けることで修正箇所を指摘する。作成者Ａは、電子付箋が貼られた個所の電子文書を修正して、これを再度校正管理装置（校正管理サーバ２）に入力する。このような作業について電子文書の校正が完了するまで繰り返す。
【0017】
本発明の校正作業管理方法は、版管理して電子文書を初稿から最終稿までを管理する。なお、この図１の概略図では、１名の作成者Ａと３名の確認者Ｂの例について表示しているが、これらの人数は図示例に限定されない。１名の作成者Ａと１名の確認者Ｂの場合、逆に複数の作成者Ａと複数の確認者Ｂの場合でも良い。
【0018】
＜校正作業管理方法とその管理システムの機能の前提＞
本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法とその管理システムの機能の前提として、Ｗｅｂベースの文書エディタで編集される電子文書である。即ち、インターネット３などのネットワークを介して使用することができる文書エディタ（アプリケーションソフトウェア）で編集されるものである。すべての版が、校正管理装置（校正管理サーバ２）で管理されるようになっている。
本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法とその管理システムの機能の前提として、Ｗｅｂベースの文書エディタで編集される電子文書である。即ち、インターネット３などのネットワークを介して使用することができる文書エディタ（アプリケーションソフトウェア）で編集されるものである。すべての版が、校正管理装置（校正管理サーバ２）で管理されるようになっている。
【0019】
この電子文書の校正（精査）は、ワークフローで作業が進められる。作成者（Ａ）、確認者（Ｂ）、必要に応じて校正管理者にはあらかじめ権限が付与されている。このように校正作業にはワークフローにより各業務プロセスに円滑に受け渡しされ、複数の人が関わる一連の作業の流れを円滑に進められるようになっている。
【0020】
電子付箋による電子文書の校正作業管理方法は、ワークフローにより各作業を進めることで、作業の凡ミスを防止することができる。いつ誰が何をしなければいけないかを明示することで、業務手続が円滑になる。明示した作業手順により、必要文書等が明らかになる。作業の進捗管理が容易になる。作業進捗が明白になるため、何か問題があった場合の原因追求が容易になる。更に、業務の効率化を推進でき、業務を可視化することで、校正の実作業時間の短縮・効率化に向けた検討材料になる。
【0021】
＜校正作業管理システムの構成＞
図２は本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を実施するためのシステムを構成する校正管理装置を示すブロック図である。 本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を実施するために、電子文書の校正作業管理会社又は作成者が管理するシステムを構成する校正管理装置（校正管理サーバ２）としては、図２のブロック図に示すような構成がある。この校正管理装置２は、演算機能を備えたハードウエアと、その動作を規定するソフトウエア（プログラム）とによって構成されたものである。校正管理装置２は、主たる構成として、入力・出力部２１、記憶部２２、表示部２３、電子付箋貼付部２４、電子付箋位置取得部２５、制御部２６、表示処理部２７、電子付箋一覧作成部２８とから成る。
図２は本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を実施するためのシステムを構成する校正管理装置を示すブロック図である。 本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を実施するために、電子文書の校正作業管理会社又は作成者が管理するシステムを構成する校正管理装置（校正管理サーバ２）としては、図２のブロック図に示すような構成がある。この校正管理装置２は、演算機能を備えたハードウエアと、その動作を規定するソフトウエア（プログラム）とによって構成されたものである。校正管理装置２は、主たる構成として、入力・出力部２１、記憶部２２、表示部２３、電子付箋貼付部２４、電子付箋位置取得部２５、制御部２６、表示処理部２７、電子付箋一覧作成部２８とから成る。
【0022】
入力・出力部２１は、インターネット３などのネットワークと接続され、電子文書の作成者Ａと、この電子文書を校正、審査精査する確認者Ｂの各パソコン１のデータや指令信号の送受信を行う。記憶部２２は、各電子文書や各種電子データやプログラムを記憶する。記憶される電子データには、電子文書及びそれに付された電子付箋のデータも含まれる。表示部２３は、ディスプレイ等の表示装置を備え、各種の画像を表示する。この表示部２２に表示する画像の生成は、表示処理部２７による。
【0023】
電子付箋貼付部２４は、電子文書に対する電子付箋の貼付、削除、更新、表示位置の移動などを行う。ここで電子付箋は、後述する図５、図８に示すように、電子文書中の箇所、すなわち、表示されている適当な文字、単語、文、段落、ページ、図、表、写真に対して位置を指定して付される。電子付箋は、貼付箇所の明示、メモの記載、リンク先の表示などを行うために付され、実際の付箋に似せた形態あるいは他の形態で電子文書中にその存在が明示される。
【0024】
電子付箋位置取得部２５は、電子付箋貼付部２４によって、電子文書に付された複数の電子付箋に係る位置情報を取得する。電子付箋位置取得部２５は、貼付位置部２５ａ、表示位置部２５ｂ、リンク位置部２５ｃから構成される。貼付位置部２５ａは、電子付箋が貼付された電子文書中の箇所の情報を取得する。表示位置部２５ｂは、電子付箋が表示される箇所の情報を取得する。また、リンク位置部２５ｃは、電子付箋が電子データへのリンクを示す場合にそのリンク先の位置を取得する。
【0025】
制御部２６は、ＣＰＵ等の演算処理回路を備えており、それをプログラムと作成者Ａと確認者Ｂの各パソコン１からの指示に従って動作させることで校正管理装置（校正管理サーバ２）の各構成を制御する。
【0026】
表示処理部２７は、モニタ等の表示部２３に表示する画像を生成する。電子文書に付された電子付箋のデータは、例えば電子文書のデータ中に埋め込まれたものが表示部２３に表示される。または、表示部２３に電子文書との関連性を表すデータを与えて別データとして生成されたものが表示される。
【0027】
電子付箋一覧作成部２８は、電子付箋貼付部２４によって付された複数の電子付箋の一覧を作成し、一括管理する。電子付箋一覧作成部２８は、これを操作することで、電子付箋一覧に含まれる電子付箋を一括して操作することができる。入力・出力部２１から実施することができ、位置取得部２５ｂによって取得された位置情報の関連性に基づいて自動的に行うこともできる。
【0028】
＜校正作業管理方法とその管理システムの動作＞
図３は本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法の各作業の流れを示す概略フロー図である。図４は電子文書の作成例の画面を示し、（ａ）は電子文書の画面、（ｂ）は文字の編集の画面である。図５は電子文書に電子付箋を貼付した一例を示す概略図であり、（ａ）は電子付箋が貼付された電子文書の画面、（ｂ）は指摘コメントの記入画面である。図６は電子文書に電子付箋を貼付した際に表示される電子付箋一覧の一例の画面である。 本発明の校正作業管理方法により作成した電子文書とその校正作業の過程について説明する。電子文書の作成者Ａはパソコン１等を用いて、文字、画像を含む電子文書３１を作成する（電子文書作成段階Ｓ１）。上述したように、Ｗｅｂベースの文書エディタで編集される電子文書である。図４（ａ）に示すように、作成者ＡはＷｅｂブラウザのドキュメントエディタで電子文書３１を編集し、それを保存すると自動的に校正管理装置（校正管理サーバ２）内に蓄積される。電子文書の版管理はすべてシステム上でなされる。
図３は本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法の各作業の流れを示す概略フロー図である。図４は電子文書の作成例の画面を示し、（ａ）は電子文書の画面、（ｂ）は文字の編集の画面である。図５は電子文書に電子付箋を貼付した一例を示す概略図であり、（ａ）は電子付箋が貼付された電子文書の画面、（ｂ）は指摘コメントの記入画面である。図６は電子文書に電子付箋を貼付した際に表示される電子付箋一覧の一例の画面である。 本発明の校正作業管理方法により作成した電子文書とその校正作業の過程について説明する。電子文書の作成者Ａはパソコン１等を用いて、文字、画像を含む電子文書３１を作成する（電子文書作成段階Ｓ１）。上述したように、Ｗｅｂベースの文書エディタで編集される電子文書である。図４（ａ）に示すように、作成者ＡはＷｅｂブラウザのドキュメントエディタで電子文書３１を編集し、それを保存すると自動的に校正管理装置（校正管理サーバ２）内に蓄積される。電子文書の版管理はすべてシステム上でなされる。
【0029】
図４（ｂ）に示すように、文字の編集の画面３２には、「文字修飾（フォント、色等）の編集」に関する設定画面３２ａが表示される。この下には「文字列の編集」に関するテキストボックスの書式設定の画面３２ｂが表示される。
【0030】
このように作成された電子文書の原稿やレイアウトについて、校正や精査をする確認者Ｂがその指定との比較をおこない、校正刷り上で誤りや不体裁の訂正を、インターネット３などの通信回線を利用して指示する。図５（ａ）に示すように、このとき確認者Ｂは、電子文書３１の版ごとに、該当する文書部分３３ａに修正を指摘する電子付箋３３，３３・・・を貼付する（修正指摘段階Ｓ２）。これにより、電子文書レイヤーと、電子付箋レイヤーが構造化される。図５（ａ）では３か所に修正箇所３３ａがあり、それぞれの近くに電子付箋３３を貼付した状態を示している。
【0031】
確認者Ｂは、図５（ｂ）に示すように、指摘コメントのボックス３４に、「修正」、「指摘の種別」、「指摘のコメント」を入力する。例えば、「修正」の欄には必須の修正か、任意の修正かのチェックを入れる。「指摘の種別」の欄には文字のサイズに関することを入力する。「指摘のコメント」には、「文字のサイズを１４Ｐｔ．に変更してください。」などを入力する。
【0032】
次に、電子文書の校正と精査を行う確認者Ｂは、貼付された電子付箋の内容を抽出し、一覧として管理する（電子付箋一覧作成段階Ｓ３）。この作業は、確認者Ｂがパソコン１等を用いて、インターネット３などの通信回線を利用して校正管理装置２にアクセスしておこなう。この電子付箋一覧３５の指摘事項の作成は、上述した校正管理装置２における電子付箋一覧作成部２８が実施する。この電子付箋一覧３５は、例えば図６に示すように、電子文書とは別ウインドウに表示される。電子付箋一覧３５の項目は左から「該当ページ」、「番号」、「指摘内容」、「理由」、「付箋登録者」、「付箋登録日時」、「作成課コメント」、「チェック」と「コメント登録日時」が表示される。
【0033】
例えば、ここで、「指摘内容」には、確認者により「『ｘｘｘ』の文言を修正」と表示される。「理由」には、確認者により「ｘｘｘの観点から」と表示される。「付箋登録日時」には、確認者が電子文書を精査して、修正箇所を指摘して電子付箋を貼付した日時である。
「作成課コメント」は、作成者Ａのコメントが表示される。例えば、「修正済み、『ｘｘｘ』の文言としました。」と表示される。修正が済むと「チェック」に「済」が表示される。更に、「コメント登録日時」に修正された日時も表示される。
逆に、修正がまだされていないときは、「チェック」に「未」が表示される。当然「作成課コメント」と「コメント登録日時」は、空欄のままである。
「作成課コメント」は、作成者Ａのコメントが表示される。例えば、「修正済み、『ｘｘｘ』の文言としました。」と表示される。修正が済むと「チェック」に「済」が表示される。更に、「コメント登録日時」に修正された日時も表示される。
逆に、修正がまだされていないときは、「チェック」に「未」が表示される。当然「作成課コメント」と「コメント登録日時」は、空欄のままである。
【0034】
確認者Ｂは、電子付箋が貼付された電子文書を、その電子付箋一覧３５と共に作成者Ａに差し戻す（電子付箋一覧差戻段階Ｓ４）。これにより、作成者Ａは、差し戻された電子文書自身に貼付されている電子付箋と、電子付箋一覧とを確認する（電子付箋一覧照合段階Ｓ５）。この確認により、修正ミスが解消される。
作成者Ａは電子文書を修正し、さらに電子付箋一覧の各指摘に対して修正に関するコメントを入力する（修正・コメント入力段階Ｓ６）。確認者Ｂは、再度、その電子付箋と作成者Ａが記載したコメントを参照しながら、修正稿を確認する（修正稿確認段階Ｓ７）。このコメントにより、修正の趣旨が作成者Ａに正確に伝わったかを確認することができる。
作成者Ａは電子文書を修正し、さらに電子付箋一覧の各指摘に対して修正に関するコメントを入力する（修正・コメント入力段階Ｓ６）。確認者Ｂは、再度、その電子付箋と作成者Ａが記載したコメントを参照しながら、修正稿を確認する（修正稿確認段階Ｓ７）。このコメントにより、修正の趣旨が作成者Ａに正確に伝わったかを確認することができる。
【0035】
この複数の確認者Ｂでの議論はシステム上で電子的に実施することができる。すなわち、電子付箋一覧上で各電子付箋の内容に関して確認者Ｂの意見を入力・蓄積し、最終的に電子付箋の作成者Ａがその意見を理解した上で、作成者Ａに戻すか取り下げるのかをシステム上で判断を入力する。すべての議論が終わったら、確認者Ｂから作成者Ａに電子付箋の情報とともに該当電子文書の修正を依頼すべく差し戻す。
【0036】
確認者Ｂが修正を更に指摘する場合は、修正指摘段階Ｓ２から修正稿確認段階Ｓ７までの作業を、その電子文書の校正が完了するまで繰り返す。勿論、１回で終了する場合がある。電子文書の版管理をして電子文書を初稿から最終稿までを管理するようになっている。
【0037】
＜差分として表示＞
図７は確認者に修正された電子文書が返されたときに、校正箇所が修正されたことの有無を示す画面であり、（ａ）は電子文書の差分チェック結果（差分一覧）の画面、（ｂ）は変更前と変更後とを対比して表示した画面、（ｃ）は詳細なテキスト差分の表示画面である。図８は確認者に修正された文書が返されたときの以前の版との相違個所を差分として表示し、校正箇所が修正されたかどうか示す概略説明の図である。
修正稿確認段階Ｓ７では、確認者に修正された文書が返されたときに、前回、あるいはそれ以前の版との相違個所を差分として表示して、それら修正がなされた箇所だけを表示して、修正稿を確認する。図７（ａ）に示すように、電子文書の差分チェック結果（差分一覧）の画面にあるように、修正箇所の「変更前」と「変更後」が対比して画面に表示される。このときは指摘されていない箇所も差分一覧に表示される。確認漏れを防止するためである。
図７は確認者に修正された電子文書が返されたときに、校正箇所が修正されたことの有無を示す画面であり、（ａ）は電子文書の差分チェック結果（差分一覧）の画面、（ｂ）は変更前と変更後とを対比して表示した画面、（ｃ）は詳細なテキスト差分の表示画面である。図８は確認者に修正された文書が返されたときの以前の版との相違個所を差分として表示し、校正箇所が修正されたかどうか示す概略説明の図である。
修正稿確認段階Ｓ７では、確認者に修正された文書が返されたときに、前回、あるいはそれ以前の版との相違個所を差分として表示して、それら修正がなされた箇所だけを表示して、修正稿を確認する。図７（ａ）に示すように、電子文書の差分チェック結果（差分一覧）の画面にあるように、修正箇所の「変更前」と「変更後」が対比して画面に表示される。このときは指摘されていない箇所も差分一覧に表示される。確認漏れを防止するためである。
【0038】
図７（ｂ）に示すように、変更前と変更後とを対比して表示した画面では、修正箇所を例えば、赤文字で表示するようになっている。修正箇所を確認しやすくするためである。図示例では「書面」を「書類」と修正した例を示している。
【0039】
図７（ｃ）に示すように、差分ＰＤＦは、差分箇所が赤枠４４でハイライト表示されるようになっている。確認者Ｂと作成者Ａが認識しやすいようになっている。
【0040】
なお、本発明は、電子文書の初稿から最終稿に至る校正のプロセスにおいて確認者が修正箇所を指摘するだけでなく、それを作成者が修正したことを一覧表に反映させ、次稿を確認する各作業を円滑に進めることができれば、上述した発明の実施の形態に限定されず、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々変更できることは勿論である。
【産業上の利用可能性】
【0041】
本発明は、契約書、取扱い説明書、カタログ、書籍などの内容が変更されることが多い電子文書について利用することができる。
【符号の説明】
【0042】
Ａ 作成者 Ｂ 確認者 １ パソコン（端末装置） ２ 校正管理装置
２２ 記憶部
２３ 表示部
２４ 電子付箋貼付部
２５ 電子付箋位置取得部
２５ａ 貼付位置部
２５ｂ 表示位置部
２５ｃ リンク位置部
２７ 表示処理部
２８ 電子付箋一覧作成部
３５ 電子付箋一覧
Ｓ１ 電子文書作成段階
Ｓ２ 修正指摘段階
Ｓ３ 電子付箋一覧作成段階
Ｓ４ 電子付箋一覧差戻段階
Ｓ５ 電子付箋一覧照合段階
Ｓ６ 修正・コメント入力段階
Ｓ７ 修正稿確認段階
２２ 記憶部
２３ 表示部
２４ 電子付箋貼付部
２５ 電子付箋位置取得部
２５ａ 貼付位置部
２５ｂ 表示位置部
２５ｃ リンク位置部
２７ 表示処理部
２８ 電子付箋一覧作成部
３５ 電子付箋一覧
Ｓ１ 電子文書作成段階
Ｓ２ 修正指摘段階
Ｓ３ 電子付箋一覧作成段階
Ｓ４ 電子付箋一覧差戻段階
Ｓ５ 電子付箋一覧照合段階
Ｓ６ 修正・コメント入力段階
Ｓ７ 修正稿確認段階
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】