特許 7266654 文書審査支援装置、文書審査支援方法及びコンピュータプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B1)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2023-04-20

(45)【発行日】2023-04-28

(54)【発明の名称】文書審査支援装置、文書審査支援方法及びコンピュータプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/06 20230101AFI20230421BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/06

【請求項の数】 9

(21)【出願番号】P 2021168998

(22)【出願日】2021-10-14

【審査請求日】2021-10-14

(73)【特許権者】

【識別番号】000102739

【氏名又は名称】エヌ・ティ・ティ・アドバンステクノロジ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】110001634

【氏名又は名称】弁理士法人志賀国際特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】堀野 美奈子

(72)【発明者】

【氏名】宮川 俊和

(72)【発明者】

【氏名】本木 悦広

(72)【発明者】

【氏名】杉田 莉奈

【審査官】石坂 博明

(56)【参考文献】

【文献】特開２０１０－２３１７４３（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開平０９－３０５６５５（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００６－０６５４２１（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０２１－０５６６１４（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１７－２２８０９２（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｇ０６Ｑ １０／００－９９／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

審査の対象である文書と、契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記文書と前記チェックリストとを同一画面上に表示させる提供部と、
少なくとも前記チェックリストに含まれる前記確認項目に対する確認結果として入力された内容を含む作業記録を作成する作業記録作成部と、
を備え、
前記チェックリストには、前記文書に記載された内容と連動する第１の確認項目と、前記文書に記載された内容と連動しない第２の確認項目とが含まれ、
前記提供部は、
前記第１の確認項目において特定の操作がなされた場合に、前記文書の内容のうち、特定の操作がなされた前記第１の確認項目に関連する内容と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記第１の確認項目に関連する内容と前記チェックリストとを同一画面上に表示させ、
前記提供部は、
前記第２の確認項目において特定の操作がなされた場合に、参照先として予め前記第２の確認項目に対応付けられているリンク先で得られる内容と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記リンク先で得られる内容と前記チェックリストとを同一画面上に表示させる文書審査支援装置。

【請求項2】

前記文書は、契約書であり、
前記提供部は、
特定の操作がなされた前記第１の確認項目に関連する条項と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記第１の確認項目に関連する条項と前記チェックリストとを同一画面上に表示させる、
請求項１に記載の文書審査支援装置。

【請求項3】

前記提供部は、
特定の権限を有するユーザによるアクセスがあった場合に、前記チェックリストを登録するための情報を表示させるための表示情報をさらに提供する、
請求項１又は２に記載の文書審査支援装置。

【請求項4】

前記チェックリストを登録する登録部をさらに備え、
前記登録部は、新たに登録の指示がなされた前記チェックリストと同じ種別のチェックリストが既に登録されている場合には、新たに登録の指示がなされた前記チェックリストで上書きして登録し、新たに登録の指示がなされた前記チェックリストと同じ種別のチェックリストが登録されていない場合には、新たに登録の指示がなされた前記チェックリストを登録する、
請求項１から３のいずれか一項に記載の文書審査支援装置。

【請求項5】

前記作業記録作成部は、
前記確認項目に対する確認結果を入力したユーザに関する属性情報と、前記チェックリストの確認が完了した時刻とをさらに含む前記作業記録を作成する、
請求項１から４のいずれか一項に記載の文書審査支援装置。

【請求項6】

前記作業記録作成部は、
ユーザが属する企業で指定するフォーマットで前記作業記録を作成する、
請求項１から５のいずれか一項に記載の文書審査支援装置。

【請求項7】

前記作業記録は、加工可能な形式、又は、加工不可能な形式のいずれかの形式でダウンロード可能であり、
前記作業記録作成部は、ダウンロードする旨の選択がなされた場合に、指定された前記形式で前記作業記録を作成し、
前記提供部は、指定された形式で作成された前記作業記録を提供する、
請求項１から６のいずれか一項に記載の文書審査支援装置。

【請求項8】

コンピュータが、
審査の対象である文書と、契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記文書と前記チェックリストとを同一画面上に表示させ、
少なくとも前記チェックリストに含まれる前記確認項目に対する確認結果として入力された内容を含む作業記録を作成し、
前記チェックリストには、前記文書に記載された内容と連動する第１の確認項目と、前記文書に記載された内容と連動しない第２の確認項目とが含まれ、
前記第１の確認項目において特定の操作がなされた場合に、前記文書の内容のうち、特定の操作がなされた前記第１の確認項目に関連する内容と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記第１の確認項目に関連する内容と前記チェックリストとを同一画面上に表示させ、
前記第２の確認項目において特定の操作がなされた場合に、参照先として予め前記第２の確認項目に対応付けられているリンク先で得られる内容と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記リンク先で得られる内容と前記チェックリストとを同一画面上に表示させる、
文書審査支援方法。

【請求項9】

審査の対象である文書と、契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記文書と前記チェックリストとを同一画面上に表示させる提供部と、
少なくとも前記チェックリストに含まれる前記確認項目に対する確認結果として入力された内容を含む作業記録を作成する作業記録作成部と、
前記チェックリストには、前記文書に記載された内容と連動する第１の確認項目と、前記文書に記載された内容と連動しない第２の確認項目とが含まれ、
前記提供部が、
前記第１の確認項目において特定の操作がなされた場合に、前記文書の内容のうち、特定の操作がなされた前記第１の確認項目に関連する内容と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記第１の確認項目に関連する内容と前記チェックリストとを同一画面上に表示させ、
前記提供部が、
前記第２の確認項目において特定の操作がなされた場合に、参照先として予め前記第２の確認項目に対応付けられているリンク先で得られる内容と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記リンク先で得られる内容と前記チェックリストとを同一画面上に表示させる文書審査支援装置としてコンピュータを機能させるためのコンピュータプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、文書審査支援装置、文書審査支援方法及びコンピュータプログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

従来、企業等の活動においては、合意内容や取引条件を記載した契約書等の文書を取り交わして当事者の地位や権利義務を明らかにすることで、企業等の様々な営みが遂行されている。文書に明記された権利と義務の内容が各当事者の目的に合致しているか否か、各当事者が負う可能性のある義務が許容されうるものであるか否か、法令に合致しているか否か等は、文書取り交わし後の活動や利益や不利益に大きな影響を持つ。そのため、文書締結時には慎重な検討や審査が必要となる。このような審査は契約書に限らず、例えば、融資等の申し込み書類や公募案件への応募書類、社内の稟議書等の何らかの文書の策定や承認の意思決定において都度必要となる。

【0003】

ここで審査とは、例えば社内のルールや契約ポリシー等の何らかの規定と、対象となる文書の内容を照合して、その適否を判断するプロセスと考えることができる。審査における照合には十分なスキルが必要のために一定のコストと時間を要するという課題があった。そこで、従来、経験や知識が乏しい契約担当者でも容易に契約書の審査を行うことができる支援装置が提案されている（例えば、特許文献１参照）。特許文献１に記載の技術では、契約書の作成段階において、契約内容の審査に関係する契約書の記載を提示することによって、経験や知識が乏しい契約担当者でも容易に契約書の審査を行うことができるように支援している。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【文献】特開２０１０－２３１７４３号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

実際の業務では、取引先との間で契約書の内容に合意が取れた後、自社内で契約書に押印する前に、契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストを参照して契約書の確認を行う。この業務は、取引先との間で合意が取れた契約書をコンピュータの画面に表示して、別紙で用意されたチェックリスト見ながら行われる。そのため、経験や知識が乏しい契約担当者は、契約書の内容と、チェックリストとを比較してチェックリストの確認に時間を要してしまうという問題があった。なお、このような問題は契約書に限らず、融資等の申し込み書類や公募案件への応募書類、社内の稟議書等の何らかの文書の策定や承認の意思決定を示す文書に関連する問題である。

【0006】

上記事情に鑑み、本発明は、経験や知識が乏しい文書審査担当者においても、契約書審査時の契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストの確認に要する時間を削減することができる技術の提供を目的としている。

【課題を解決するための手段】

【0007】

本発明の一態様は、審査の対象である文書と、契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記文書と前記チェックリストとを同一画面上に表示させる提供部と、少なくとも前記チェックリストに含まれる前記確認項目に対する確認結果として入力された内容を含む作業記録を作成する作業記録作成部と、を備え、前記チェックリストには、前記文書に記載された内容と連動する第１の確認項目と、前記文書に記載された内容と連動しない第２の確認項目とが含まれ、前記提供部は、前記第１の確認項目において特定の操作がなされた場合に、前記文書の内容のうち、特定の操作がなされた前記第１の確認項目に関連する内容と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記第１の確認項目に関連する内容と前記チェックリストとを同一画面上に表示させ、前記提供部は、前記第２の確認項目において特定の操作がなされた場合に、参照先として予め前記第２の確認項目に対応付けられているリンク先で得られる内容と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記リンク先で得られる内容と前記チェックリストとを同一画面上に表示させる文書審査支援装置である。

【0009】

本発明の一態様は、上記の文書審査支援装置であって、前記文書は、契約書であり、前記提供部は、特定の操作がなされた前記第１の確認項目に関連する条項と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記第１の確認項目に関連する条項と前記チェックリストとを同一画面上に表示させる。

【0010】

本発明の一態様は、上記の文書審査支援装置であって、前記提供部は、前記第２の確認項目において特定の操作がなされた場合に、参照先として予め前記第２の確認項目に対応付けられているリンク先で得られる内容と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供する。

【0011】

本発明の一態様は、上記の文書審査支援装置であって、前記提供部は、特定の権限を有するユーザによるアクセスがあった場合に、前記チェックリストを登録するための情報を表示させるための表示情報をさらに提供する。

【0012】

本発明の一態様は、上記の文書審査支援装置であって、前記チェックリストを登録する登録部をさらに備え、前記登録部は、新たに登録の指示がなされた前記チェックリストと同じ種別のチェックリストが既に登録されている場合には、新たに登録の指示がなされた前記チェックリストで上書きして登録し、新たに登録の指示がなされた前記チェックリストと同じ種別のチェックリストが登録されていない場合には、新たに登録の指示がなされた前記チェックリストを登録する。

【0013】

本発明の一態様は、上記の文書審査支援装置であって、前記作業記録作成部は、前記確認項目に対する確認結果を入力したユーザに関する属性情報と、前記チェックリストの確認が完了した時刻とをさらに含む前記作業記録を作成する。

【0014】

本発明の一態様は、上記の文書審査支援装置であって、前記作業記録作成部は、ユーザが属する企業で指定するフォーマットで前記作業記録を作成する。

【0015】

本発明の一態様は、上記の文書審査支援装置であって、前記作業記録は、加工可能な形式、又は、加工不可能な形式のいずれかの形式でダウンロード可能であり、記作業記録作成部は、ダウンロードする旨の選択がなされた場合に、指定された前記形式で前記作業記録を作成し、前記提供部は、指定された形式で作成された前記作業記録を提供する。

【0016】

本発明の一態様は、コンピュータが審査の対象である文書と、契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記文書と前記チェックリストとを同一画面上に表示させ、少なくとも前記チェックリストに含まれる前記確認項目に対する確認結果として入力された内容を含む作業記録を作成し、前記チェックリストには、前記文書に記載された内容と連動する第１の確認項目と、前記文書に記載された内容と連動しない第２の確認項目とが含まれ、前記第１の確認項目において特定の操作がなされた場合に、前記文書の内容のうち、特定の操作がなされた前記第１の確認項目に関連する内容と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記第１の確認項目に関連する内容と前記チェックリストとを同一画面上に表示させ、前記第２の確認項目において特定の操作がなされた場合に、参照先として予め前記第２の確認項目に対応付けられているリンク先で得られる内容と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記リンク先で得られる内容と前記チェックリストとを同一画面上に表示させる、文書審査支援方法である。

【0017】

本発明の一態様は、審査の対象である文書と、契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記文書と前記チェックリストとを同一画面上に表示させる提供部と、少なくとも前記チェックリストに含まれる前記確認項目に対する確認結果として入力された内容を含む作業記録を作成する作業記録作成部と、前記チェックリストには、前記文書に記載された内容と連動する第１の確認項目と、前記文書に記載された内容と連動しない第２の確認項目とが含まれ、前記提供部が、前記第１の確認項目において特定の操作がなされた場合に、前記文書の内容のうち、特定の操作がなされた前記第１の確認項目に関連する内容と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記第１の確認項目に関連する内容と前記チェックリストとを同一画面上に表示させ、前記提供部が、前記第２の確認項目において特定の操作がなされた場合に、参照先として予め前記第２の確認項目に対応付けられているリンク先で得られる内容と、前記チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供して前記リンク先で得られる内容と前記チェックリストとを同一画面上に表示させる文書審査支援装置としてコンピュータを機能させるためのコンピュータプログラムである。

【発明の効果】

【0018】

本発明により、経験や知識が乏しい文書審査担当者においても、契約書審査時の契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストの確認に要する時間を削減することが可能となる。さらに、チェック結果をダウンロード出力することで、チェック結果を他者と共有することができ、改変不可のファイルとして出力すること及びチェック結果がシステム上に記録として残ることで、チェックリスト記入結果の偽造を防止することができる。

【図面の簡単な説明】

【0019】

【図1】文書審査支援システムの構成の一例を示す図である。

【図2】実施形態における文書審査支援装置の構成の一例を示す図である。

【図3】チェックリストの一例を示す図である。

【図4】文書審査支援装置が提供するサービスへのログイン処理が完了した後に表示される表示画像の一例を示す図である。

【図5】チェックリストを登録するための表示画像の一例を示す図である。

【図6】チェックリストを確認するための表示画像の一例を示す図である。

【図7】チェックリストによる確認を行うための表示画像の一例を示す図である。

【図8】チェックリストを用いた確認を行うための表示画像の一例を示す図である。

【図9】チェックリストを用いた確認を行うための表示画像の一例を示す図である。

【図10】チェックリストを用いた確認を行うための表示画像の一例を示す図である。

【図11】チェックリストを用いた確認を行うための表示画像の一例を示す図である。

【図12】チェックリストを用いた確認を行うための表示画像の一例を示す図である。

【図13】実施形態における文書審査支援装置で作成される作業記録の一例を示す図である。

【図14】実施形態における文書審査支援装置で作成される作業記録の一例を示す図である。

【図15】実施形態における文書審査支援システムにおけるチェックリストの登録の処理の流れを示すシーケンス図である。

【図16】実施形態における文書審査支援システムにおけるチェックリストの登録の処理の流れを示すシーケンス図である。

【図17】実施形態における文書審査支援システムにおけるチェックリストの確認時の処理の流れを示すシーケンス図である。

【図18】実施形態における文書審査支援システムにおけるチェックリストの確認時の処理の流れを示すシーケンス図である。

【発明を実施するための形態】

【0020】

以下、本発明の一実施形態を、図面を参照しながら説明する。
（概要）
本実施形態における文書審査支援システムでは、文書審査支援装置が提供するサービスを利用して、文書審査支援装置に登録された文書の審査時におけるチェックリストの確認を支援する。文書は、例えば契約書、融資等の申し込み書類や公募案件への応募書類、社内の稟議書等の何らかの文書の策定や承認の意思決定を示す文書である。チェックリストは、顧客側で事前に用意した契約時のリスクに関する確認項目を含むリストである。文書審査支援装置が提供するサービスとは、契約書等の文書の審査時におけるチェックリストの確認支援である。

【0021】

本実施形態におけるチェックリストの確認支援とは、例えば契約書等の文書と、チェックリストとを同一画面上に表示してユーザに対してチェックリストの確認を促したり、契約書等の文書を参照してユーザがチェックリストに記入したチェック結果の内容を、予め登録されているリストファイルに反映して出力することである。これにより、経験や知識が乏しい文書審査担当者においても、契約書審査時の契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストの確認に要する時間を削減することが可能になる。以下の説明では、文書が契約書であるものとして説明する。

【0022】

図１は、文書審査支援システム１００の構成の一例を示す図である。文書審査支援システム１００は、１以上の管理者端末装置１０と、１以上の顧客端末装置２０と、文書審査支援装置３０とを備える。管理者端末装置１０と、顧客端末装置２０と、文書審査支援装置３０は、ネットワーク４０を介して通信する。ネットワーク４０は、どのように構成されたネットワークであってもよい。例えば、ネットワーク４０は、インターネット、ＷＡＮ（Wide Area Network）、ＬＡＮ（Local Area Network）、移動体通信網等のいずれかを含む。

【0023】

管理者端末装置１０は、文書審査支援装置３０が提供するサービスを利用するユーザのうち管理者が利用する装置である。管理者は、管理者端末装置１０を操作して、契約書の種類に応じたチェックリストを文書審査支援装置３０に登録する。契約書の種類としては、例えば受注契約、再発注契約、売買契約等が一例として挙げられるが、契約書の種類はこれらに限定される必要はない。管理者端末装置１０は、例えばＶＭ（Virtual Machine）やコンテナ技術で構築されるＯＳ（Operating System）、パーソナルコンピュータ、ノートパソコン、スマートフォン、携帯電話、タブレット端末等の情報処理装置を用いて構成される。

【0024】

顧客端末装置２０は、文書審査支援装置３０が提供するサービスを利用するユーザのうち管理者以外のユーザが利用する装置である。管理者以外のユーザとは、顧客端末装置２０は、例えば文書審査担当者である。文書審査担当者は、顧客端末装置２０を操作して、審査対象となる文書の登録及びチェックリストの記入等を行う。顧客端末装置２０は、例えばＶＭ（Virtual Machine）やコンテナ技術で構築されるＯＳ（Operating System）、パーソナルコンピュータ、ノートパソコン、スマートフォン、携帯電話、タブレット端末等の情報処理装置を用いて構成される。

【0025】

上記では、説明の便宜上、管理者端末装置１０と顧客端末装置２０とを分けて説明しているが、管理者と文書審査担当者とが同一の端末装置（管理者端末装置１０又は顧客端末装置２０）を利用してもよい。文書審査支援装置３０において、サービスを利用するユーザが管理者であるか文書審査担当者であるかは、ログインに利用するＩＤ及びパスワードで識別することができる。なお、上述したチェックリストの登録作業は、管理者の権限を持つユーザのみが行うことができる作業である。

【0026】

文書審査支援装置３０は、契約書等の文書の審査支援のサービスを提供する。文書審査支援装置３０は、顧客端末装置２０によって登録された審査対象となる契約書と、文書審査支援装置３０によって登録されたチェックリストとに基づいて契約書の審査の支援を行う。文書審査支援装置３０は、例えばＶＭやコンテナ技術で構築されるＯＳ、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置を用いて構成される。

【0027】

図２は、実施形態における文書審査支援装置３０の構成の一例を示す図である。文書審査支援装置３０は、通信部３１と、記憶部３２と、制御部３３とを備える。

【0028】

通信部３１は、例えば管理者端末装置１０及び顧客端末装置２０との間で通信を行う。

【0029】

記憶部３２には、ユーザ情報３２１、契約書ファイル３２２、チェックリスト３２３、一時保存データ３２４及びダウンロード用ファイル３２５等が記憶される。記憶部３２は、磁気記憶装置や半導体記憶装置などの記憶装置を用いて構成される。

【0030】

ユーザ情報３２１は、文書審査支援装置３０が提供するサービスを利用するユーザに関する情報である。例えば、ユーザ情報３２１には、ログインＩＤ、ログインパスワード、企業名、属性情報等が含まれる。ログインＩＤは、文書審査支援装置３０が提供するサービスを利用するためのＩＤである。ログインパスワードは、文書審査支援装置３０が提供するサービスを利用するためのパスワードである。企業名は、文書審査支援装置３０が提供するサービスを利用するユーザが属する企業の名称を表す。属性情報は、例えばユーザの属性を示す情報であり、ユーザの氏名と、所属組織（部署）と、職位と、社員番号と、ユーザが、管理者であるか、又は、管理者以外のユーザであるかを示す情報とを含む。ログインＩＤ及びログインパスワードに対応付けて、属性情報として管理者、又は、管理者以外のユーザのいずれかを示す情報がユーザ情報３２１として記憶部３２に登録されている。そのため、文書審査支援装置３０は、ログイン処理時に利用したログインＩＤ及びログインパスワードに基づいて、サービスを利用するユーザが管理者、又は、管理者以外のユーザであるかを判断することができる。

【0031】

契約書ファイル３２２は、審査対象の文書として登録された契約書である。

【0032】

チェックリスト３２３は、管理者端末装置１０によって登録されたチェックリストである。記憶部３２には、チェックリスト３２３として、契約書の種類に応じたチェックリストが企業毎に登録される。すなわち、記憶部３２には、企業独自の契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストがチェックリスト３２３として登録される。図３は、チェックリストの一例を示す図である。図３に示すチェックリストには、組織名、担当者名、確認年月日、チェック内容、判定、条件、参照条項、参照資料及び参照ＵＲＬ等の情報が含まれる。

【0033】

組織名は、チェックリストの確認を行ったユーザが属する企業の名称を表す。担当者名は、チェックリストの確認を行ったユーザの名前を表す。確認年月日は、チェックリストの確認を行った日付を表す。チェック内容は、契約書において確認すべき内容を表す。判定は、チェックリストの確認時に選択させる選択肢を表す。条件は、チェックリストの確認時に必要に応じてテキスト文章を入力させるか否かを表す。条件の項目に値が登録されている場合、対応するチェック内容において必要に応じてテキスト文章を入力させることを表す。条件の項目に値が登録されていない場合、対応するチェック内容においてテキスト文章を入力させないことを表す。参照条項は、対応するチェック内容を確認するために参照すべき契約書内の条項を表す。なお、参照条項の項目には、条項の番号が登録されてもよいし、条項の番号で特定される文字列が登録されてもよい。参照資料は、チェックリストの確認時に参照する他の資料を表す。参照ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）は、参照資料を管理者端末装置１０又は顧客端末装置２０の画面上に表示するためのリンク先のウェブページアドレスを表す。

【0034】

チェックリストには、契約書に記載された内容と連動する第１の確認項目と、契約書に記載された内容と連動しない第２の確認項目とが含まれる。契約書に記載された内容と連動する第１の確認項目とは、同一画面上に表示される契約書の内容を変更させることができる項目である。例えば、顧客端末装置２０の画面上において、チェックリストの各確認項目と、契約書とが同一画面上に表示されている場合、第１の確認項目においてユーザにより選択指示がなされると、文書審査支援装置３０は契約書の内容のうち、選択指示がなされた第１の確認項目に対応付けられている参照条項に該当する内容を顧客端末装置２０の画面上に表示させる。

【0035】

契約書に記載された内容と連動しない第２の確認項目とは、同一画面上に表示される契約書の内容に特に影響しない項目である。契約書に記載された内容と連動する第１の確認項目は、参照条項が対応付けられた項目である。契約書に記載された内容と連動しない第２の確認項目は、参照条項が対応付けられていない項目である。図３に示す例では、「業務内容が請負型／準委任型か」、「業務内容、契約目的等が明記されているか」、「検収期間は業務の完了報告後の何日間か」の３つの項目が第１の確認項目に該当し、「支払時期」が第２の確認項目に該当する。

【0036】

一時保存データ３２４は、確認途中のチェックリストのデータである。すなわち、一時保存データ３２４としては、チェックリストの少なくとも一部の確認項目に確認結果が入力された状態で保存される。

【0037】

ダウンロード用ファイル３２５は、ユーザがチェックリストの確認項目に記入したチェック結果の内容を含む作業記録を作成するためのフォーマットファイルである。ダウンロード用ファイル３２５には、チェックリストのファイルや、ユーザが属する企業で指定された独自のフォーマットが含まれてもよい。

【0038】

制御部３３は、文書審査支援装置３０全体を制御する。制御部３３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のプロセッサやメモリを用いて構成される。制御部３３は、プログラムを実行することによって、取得部３３１、登録部３３２、提供部３３３及び作業記録作成部３３４の機能を実現する。

【0039】

取得部３３１、登録部３３２、提供部３３３及び作業記録作成部３３４のうち一部または全部は、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）やＰＬＤ（Programmable Logic Device）、ＦＰＧＡなどのハードウェア（回路部；circuitryを含む）によって実現されてもよいし、ソフトウェアとハードウェアとの協働によって実現されてもよい。プログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録されてもよい。コンピュータ読み取り可能な記録媒体とは、例えばフレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ－ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置などの非一時的な記憶媒体である。プログラムは、電気通信回線を介して送信されてもよい。

【0040】

取得部３３１、登録部３３２、提供部３３３及び作業記録作成部３３４の機能の一部は、予め文書審査支援装置３０に搭載されている必要はなく、追加のアプリケーションプログラムが文書審査支援装置３０にインストールされることで実現されてもよい。

【0041】

取得部３３１は、例えば管理者端末装置１０から送信されたチェックリスト及び顧客端末装置２０から送信された契約書ファイルを取得する。

【0042】

登録部３３２は、各種情報を登録する。例えば、登録部３３２は、ユーザ情報、契約書ファイル及びチェックリストを記憶部３２に登録する。

【0043】

提供部３３３は、管理者端末装置１０又は顧客端末装置２０に対して、契約書の審査を支援するための表示情報を提供する。例えば、提供部３３３は、契約書と、チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供する。

【0044】

作業記録作成部３３４は、少なくとも前記チェックリストに含まれる前記確認項目に対する確認結果として入力された内容を含む作業記録を作成する。

【0045】

次に、ユーザが、管理者端末装置１０、又は、顧客端末装置２０を操作したことに応じて、管理者端末装置１０、又は、顧客端末装置２０の表示部に表示される情報について説明する。図４は、文書審査支援装置３０が提供するサービスへのログイン処理が完了した後に表示される表示画像ＩＭ１の一例を示す図である。表示画像ＩＭ１は、例えばＧＵＩ（Graphical User Interface）である。図４に示す表示画像ＩＭ１は、例えば管理者端末装置１０に表示される画像の一例である。図４に示す表示画像ＩＭ１には、例えば、担当者の氏名、お知らせ、ボタンＢ１及びボタンＢ２が表示される。ボタンＢ１は、例えばチェックリストによる確認を行う画面に切り替えるためのボタンである。以下の説明では、ボタンＢ１をチェックリスト記入用ボタンともいう。ボタンＢ２は、例えばチェックリストを登録するための画面に切り替えるためのボタンである。以下の説明では、ボタンＢ２をチェックリスト管理用ボタンともいう。なお、顧客端末装置２０によりログイン処理が行われた場合には、図４に示す表示画像ＩＭ１においてボタンＢ２が表示されない。

【0046】

ボタンＢ２が操作されると、顧客端末装置２０の表示部には、図５の表示画像ＩＭ２が表示される。図５は、チェックリストを登録するための表示画像ＩＭ２の一例を示す図である。表示画像ＩＭ２は、例えばＧＵＩである。図５に示す表示画像ＩＭ２には、例えば、契約書の種類毎に、更新日時、ファイル名及び各種ボタン５１～５３及びドロップダウンリストＤＤＬ１が対応付けられて表示される。ボタン５１は、対応付けられているチェックリストが画面上でどのように表示されるのかを確認するためのボタンである。すなわち、ボタン５１が選択されると、対応付けられているチェックリストで定義されている内容に基づくプレビュー画像が表示される。ボタン５２は、対応付けられているチェックリストを更新して登録するためのボタンである。ボタン５３は、対応付けられているチェックリストを削除するためのボタンである。ドロップダウンリストＤＤＬ１は、対応付けられているチェックリスト（ユーザが属する企業で指定された独自のフォーマットがある場合には、独自のフォーマットファイルも含む）の保存形式を指定するためのＧＵＩである。ドロップダウンリストＤＤＬ１では、チェックリストの保存形式として、ＣＳＶ（comma-separated values）やＥＸＣＥＬ形式等の改変可能な形式、又は、ＰＤＦ（Portable Document Format）形式等の改変不可能な形式のいずれかの形式を指定することができる。

【0047】

管理者が、表示画像ＩＭ２に表示されているボタン５１を選択すると、顧客端末装置２０の表示部には、図６の表示画像ＩＭ３が表示される。図６は、チェックリストを確認するための表示画像ＩＭ３の一例を示す図である。表示画像ＩＭ３は、例えばＧＵＩである。図６に示す表示画像ＩＭ３には、例えば、表示画像ｉｎｆ１が重畳して表示されている。表示画像ｉｎｆ１は、図５に示す表示画像ＩＭ２において管理者が、選択したチェックリスト（例えば、ファイル名「受注契約書１」）で定義されている内容に基づくプレビュー画像である。管理者は、表示画像ｉｎｆ１に表示されているスクロールバーＳＢを操作することで、表示画像ｉｎｆ１に表示される情報を上下に移動させることができる。表示画像ｉｎｆ１に表示されるボタン５４は、確認を終了するためのボタンである。管理者が、表示画像ｉｎｆ１に表示されているボタン５４を選択すると、顧客端末装置２０の表示部には、図５の表示画像ＩＭ２が表示される。

【0048】

図４に示す表示画像ＩＭ１、又は、図５に示す表示画像ＩＭ２において、管理者によってボタンＢ１が操作されると、管理者端末装置１０の表示部には、図７の表示画像ＩＭ４が表示される。なお、顧客端末装置２０においても、図４に示す表示画像ＩＭ１、又は、図５に示す表示画像ＩＭ２（ボタンＢ１は表示されていない）において、管理者以外のユーザによってボタンＢ１が操作されると、顧客端末装置２０の表示部には図７の表示画像ＩＭ４が表示される。図７は、チェックリストによる確認を行うための表示画像ＩＭ４の一例を示す図である。

【0049】

表示画像ＩＭ４は、例えばＧＵＩである。図７に示す表示画像ＩＭ４には、例えば、契約書を新規で登録するための領域と、登録済みの契約書を選択するための領域とが表示される。契約書を新規で登録する場合、ユーザは、管理者端末装置１０、又は、顧客端末装置２０を操作して、新規登録に対応付けられている「契約書の種類を選択してください」の項目と、「契約書ファイルを選択してください」の項目とで、新たに登録する契約書の種類と、新たに登録する契約書を選択する。ここで登録された情報は、文書審査支援装置３０の契約書ファイル３２２とチェックリスト３２３として登録される。文書審査支援装置３０において、新規の契約書が登録されると、表示画像ＩＭ４の登録済みの契約書の領域に表示されている項目として追加される。なお、表示画像ＩＭ４の登録済みの契約書の領域におけるボタン５５は、登録済みの契約書を削除するためのボタンである。

【0050】

例えば、契約書の種類「受注契約」、ファイル名「受注契約書１」が新たに登録されたとすると、表示画像ＩＭ４の登録済みの契約書の領域に、新たに登録された契約書に関する項目が追加される。契約書に関する項目として、表示画像ＩＭ４には、チェックボックスＣＢ、状態、契約書の種類、ファイル名、登録日時及びボタン５６が対応付けて表示される。チェックボックスＣＢは、チェックリストを用いた確認を行う契約書を選択するためのＧＵＩである。状態は、チェックリストを用いた確認が行われている否かを示す。状態の項目において「チェック済み」は、チェックリストを用いた確認が行われたことを示す。状態の項目において「未チェック」は、チェックリストを用いた確認が行われていないことを示す。契約書の種類は、登録されている契約書の種類を表す。ファイル名は、登録されている契約書のファイル名を表す。登録日時は、契約書が文書審査支援装置３０に登録された日時を表す。文書審査支援装置３０に登録された日時は、例えば契約書が記憶部３２に契約書ファイル３２２として登録された日時であってもよいし、文書審査支援装置３０において新規に登録する契約書が受信された日時であってもよい。ボタン５６は、チェックリストを用いた確認を行うためのボタンを表す。

【0051】

図７に示す表示画像ＩＭ４において、チェックボックスＣＢが選択され、ボタン５５が選択されると、文書審査支援装置３０はチェックボックスＣＢで選択された契約書に関するレコードを削除する。この場合、文書審査支援装置３０は、記憶部３２に記憶されている契約書ファイル３２２から、チェックボックスＣＢで選択された契約書を削除する。

【0052】

図７に示す表示画像ＩＭ４において、チェックボックスＣＢが選択され、ボタン５６が選択されると、管理者端末装置１０、又は、顧客端末装置２０の表示部には、図８の表示画像ＩＭ５が表示される。図８は、チェックリストを用いた確認を行うための表示画像ＩＭ５の一例を示す図である。表示画像ＩＭ５は、例えばＧＵＩである。図８に示す表示画像ＩＭ５には、例えば、領域Ｒ１～Ｒ３それぞれに異なる情報が表示される。領域Ｒ１には、ボタン５７及び契約書の条項に関する内容が表示される。ボタン５７は、契約書の一覧を表示させるためのボタンである。ユーザによりボタン５７が選択されると、管理者端末装置１０、又は、顧客端末装置２０の表示部には図７に示す表示画像ＩＭ４が表示される。

【0053】

図８では、領域Ｒ１に表示されている契約書の条項に関する内容として、「契約不適合責任」、「損害賠償責任」及び「支払遅延利息」の情報が表示されているが、契約書の条項に関する内容はその他にも表示される。「契約不適合責任」、「損害賠償責任」及び「支払遅延利息」には、それぞれ判定ラベルＭ１～Ｍ３が付与されている。判定ラベルは、少なくとも該当する条項が契約書に記載されているか否かを判別するためのラベルである。該当する条項が契約書に記載されていることを示す判定ラベルは、さらに区別して用いられる。例えば、条項に関する各項目全てが契約書に記載されていることを示す判定ラベルと、条項に関する各項目のいずれかが契約書に記載されていないことを示す判定ラベルとに区別される。なお、判定ラベルによるこの区別に限定される必要はない。

【0054】

条項に関する各項目のいずれが契約書に記載されているかは、既存の技術により判定可能である。ここで、条項に関する各項目のいずれが契約書に記載されているかを判定するための既存の技術として、例えば参考文献１が用いられてもよい。
（参考文献１：特開２０２１－０５６６１４号公報）

【0055】

上述した参考文献１では、契約書における内容（例えば、条文の内容）、記載すべき事項の有無、記載の誤り等の顧客が文書の確認を行う際の審査支援を行う構成が記載されている。参考文献１では、例えば、契約書を特定の条件に従って複数の記述単位（例えば、条項単位）に分解し、条項単位毎に、条項単位で規定されている種別（規定種別）や各規定種別について契約書が規定している項目（規定項目）を判定する。例えば、例えば規定種別“損害賠償責任”について規定された規定項目であれば、通常損害に対する免責規定が記載されているか否かといった項目などが該当する。本発明では、このような処理を行う参考文献１の技術を用いることで、条項に関する各項目のいずれが契約書に記載されているか否かの判定がなされているものとする。なお、判定結果は、契約書に対応付けられて記憶部３２に記憶されている。

【0056】

図８に示す表示画像ＩＭ５において、例えば、判定ラベルＭ１及びＭ３は、契約書に該当する条項が記載されていることを示し、判定ラベルＭ２は、契約書に該当する条項が記載されていないを示す。さらに、判定ラベルＭ１は、条項に関する各項目全てが契約書に記載されていることを示す判定ラベルであり、判定ラベルＭ３は、条項に関する各項目のいずれかが契約書に記載されていないことを示す判定ラベルである。このような判定ラベルが付与されることで、文書審査担当者は一目でどの条項の内容が契約書に記載されていて、どの条項の内容が契約書に記載されていないのかを把握することができる。

【0057】

図８に示す表示画像ＩＭ５において、確認項目５８に列挙されるいずれかの条項（例えば、契約不適合責任）が選択されると、管理者端末装置１０、又は、顧客端末装置２０の表示部には、図９の表示画像ＩＭ６が表示される。図９は、チェックリストを用いた確認を行うための表示画像ＩＭ６の一例を示す図である。表示画像ＩＭ６は、例えばＧＵＩである。図９に示す表示画像ＩＭ６の確認項目５８には、選択された条項（例えば、契約不適合責任）に関する項目がブルダウン表示される。さらに、図９に示す表示画像ＩＭ６の領域Ｒ２には、選択された条項（例えば、契約不適合責任）が記載された契約文書の該当ページが表示される。

【0058】

図９に示す表示画像ＩＭ６において、領域Ｒ３に表示されているチェックリスト５９が選択されると、管理者端末装置１０、又は、顧客端末装置２０の表示部には、図１０の表示画像ＩＭ７が表示される。図１０は、チェックリストを用いた確認を行うための表示画像ＩＭ７の一例を示す図である。表示画像ＩＭ７は、例えばＧＵＩである。図１０に示す表示画像ＩＭ７の領域Ｒ３には、図７の表示画像ＩＭ４で選択された契約書の種類（例えば、受注契約）に対応するチェックリストが表示される。チェックリストには、複数の確認項目が表示されている。例えば、図１０に示す例では、複数の確認項目として、「業務内容が請負型／準委任型か」、「業務内容、契約目的等が明記されているか」、「検収期間は業務の完了報告後の何日間か」、「支払時期」が表示されている。

【0059】

各確認項目においてはチェックリストを記入する方法として、ドロップダウンリスト６０、又は、コメント等を記入するための入力欄のいずれか又は両方が挙げられる。なお、図１０に示す例は一例であり、他の方法でチェックリストを記入するように構成されてもよい。ユーザは、各確認項目において、ドロップダウンリスト６０による選択、又は、入力欄への記入を行うことでチェックリストに確認結果を記入する。図１０に示す例では、各確認項目に条文参照ボタン６１、又は、参照ボタン６２が対応付けられている。条文参照ボタン６１は、契約書の条文を参照するためのボタンである。参照ボタン６２は、契約書以外の文書を参照するためのボタンである。参照ボタン６２には、例えば、ハイパーリンクが設定されており、ユーザが参照ボタン６２を選択することで、設定されているリンク先にアクセスすることができる。

【0060】

条文参照ボタン６１が対応付けられている確認項目は、契約書に記載された内容と連動する第１の確認項目であり、参照ボタン６２が対応付けられている確認項目は、契約書に記載された内容と連動しない第２の確認項目である。ユーザにより条文参照ボタン６１が選択されると、選択された条文参照ボタン６１に対応する確認項目に応じて、領域Ｒ２には契約書の該当部分が表示される。ユーザにより参照ボタン６２が選択されると、参照ボタン６２のリンク先として設定されている場所に保存されている文書が領域Ｒ２に表示される。

【0061】

保存ボタン６３は、現在表示部上に表示されている状態を一時的に保存するためのボタンである。ユーザにより保存ボタン６３が選択されると、チェックリストの記入内容はそのまま一時的に保存される。そのため、チェックリストの記入途中で一時的に保存した場合に、チェックリストが更新されたとしても、一時的に保存されたチェックリストは更新されない。

【0062】

チェックリストダウンロードボタン６４は、作業記録を作成するためのボタンである。ユーザによりチェックリストダウンロードボタン６４が選択されると、チェックリストに記入された内容を含む作業記録が作成される。

【0063】

図１０に示す表示画像ＩＭ７において、チェックリスト５９の確認項目「業務内容が請負型／準委任型か」に対応付けられている条文参照ボタン６１が選択されると、管理者端末装置１０、又は、顧客端末装置２０の表示部には、図１１の表示画像ＩＭ８が表示される。図１１は、チェックリストを用いた確認を行うための表示画像ＩＭ８の一例を示す図である。表示画像ＩＭ８は、例えばＧＵＩである。図１１に示すように、表示画像ＩＭ８の領域Ｒ１及びＲ２には、契約書の内容のうち、選択された条文参照ボタン６１に対応付けられている確認項目「業務内容が請負型／準委任型か」に該当する内容が記載された箇所に切り替えた情報が表示される。領域Ｒ１における第Ａ条に対応付けられている記号６５は、契約書の評価結果を示す情報である。記号６５の「〇」は、契約書に、該当する内容が記載されている、又は、該当する内容が所定の審査ルールに記載されている条件を満たしていることを示す。記号６５の「×」は、契約書に、該当する内容が記載されていない、又は、該当する内容が所定の審査ルールに記載されている条件を満たしていないことを示す。

【0064】

ここで契約書の評価結果とは、契約書に記載の内容が、所定の審査ルールを満たすか否かに基づいてなされる評価である。契約書の評価結果は、上記の参考文献１に記載の技術が用いられる。上述した参考文献１では、例えば、規定種別と、規定項目と、審査ルールとに基づいて契約書を評価する。審査ルールは、契約書内の規定項目及び規定種別を審査するためのルールである。上述した参考文献１では、各記述単位における規定種別の適否（記述単位における規定種別が、審査ルールを満たすか否か）及び規定項目の適否（規定項目が、審査ルールを満たすか否か）で契約書の評価を行っている。本発明では、このような処理を行う参考文献１の技術を用いることで、契約書の評価がなされているものとする。なお、評価結果は、契約書に対応付けられて記憶部３２に記憶されている。

【0065】

図１０に示す表示画像ＩＭ７において、チェックリスト５９の確認項目「支払時期」に対応付けられている参照ボタン６２が選択されると、管理者端末装置１０、又は、顧客端末装置２０の表示部には、図１２の表示画像ＩＭ９が表示される。図１２は、チェックリストを用いた確認を行うための表示画像ＩＭ９の一例を示す図である。表示画像ＩＭ９は、例えばＧＵＩである。図１２に示す表示画像ＩＭ９には、例えば、表示画像ｉｎｆ２が重畳して表示されている。表示画像ｉｎｆ２は、参照ボタン６２に設定されたハイパーリンクのリンク先に保存されている文書である。文書審査担当者は、表示画像ｉｎｆ２を参照しながら、チェックリストを確認することができる。

【0066】

図１３及び図１４は、実施形態における文書審査支援装置３０で作成される作業記録の一例を示す図である。図１３に示す作業記録は、チェックリストの確認項目に記入された内容を、該当するチェックリストのフォーマットファイルの確認項目に入力することで生成される。さらに、組織名、担当者等の情報は、ユーザ情報３２１に基づいて入力される。図１４に示す作業記録は、チェックリストの確認項目に記入された内容を、ユーザが属する企業で指定された独自のフォーマットファイルの確認項目に入力することで生成される。なお、チェックリストの確認項目と、ユーザが属する企業で指定された独自のフォーマットファイルの確認項目とは、必ずしも一致しているとは限られないため、独自のフォーマットファイルを用いる場合には、予めチェックリストの確認項目と独自のフォーマットファイルの確認項目との対応付けが必要になる。

【0067】

図１５及び１６は、実施形態における文書審査支援システム１００におけるチェックリストの登録の処理の流れを示すシーケンス図である。
管理者は、管理者端末装置１０を操作して、文書審査支援装置３０が提供するサービスを利用するために文書審査支援装置３０にアクセスする（ステップＳ１０１）。文書審査支援装置３０の提供部３３３は、アクセスに応じて、ユーザにログインを行わせるための表示情報をアクセス元である管理者端末装置１０に提供する（ステップＳ１０２）。文書審査支援装置３０から送信される表示情報は、例えばＨＴＭＬ（Hypertext Markup Language）で記述された情報である。

【0068】

管理者端末装置１０は、文書審査支援装置３０から送信された表示情報を受信する。管理者端末装置１０は、受信した表示情報を解釈し、ログイン処理を行うための情報（例えば、ログイン用の表示画像）を表示部に表示する。管理者は、管理者端末装置１０を操作して、ＩＤ及びパスワードを入力することでログイン処理を行う（ステップＳ１０３）。管理者端末装置１０は、入力されたＩＤ及びパスワードを含む認証情報を、ネットワーク４０を介して文書審査支援装置３０に送信する（ステップＳ１０４）。

【0069】

文書審査支援装置３０の通信部３１は、管理者端末装置１０から送信された認証情報を受信する。文書審査支援装置３０は、受信した認証情報と、記憶部３２に記憶されているユーザ情報３２１とに基づいて認証を行う（ステップＳ１０５）。ここで、受信した認証情報に含まれるＩＤ及びパスワードの組み合わせと、記憶部３２に記憶されているユーザ情報３２１として登録されているログインＩＤ及びログインパスワードの組み合わせとが一致する場合、文書審査支援装置３０は認証がなされたと判定する。受信した認証情報に含まれるＩＤ及びパスワードの組み合わせと、記憶部３２に記憶されているユーザ情報３２１として登録されているログインＩＤ及びログインパスワードの組み合わせとが一致しない場合、文書審査支援装置３０は認証がなされなかったと判定し、エラーを示す通知を管理者端末装置１０に送信する。

【0070】

文書審査支援装置３０は、認証情報に含まれるＩＤ及びパスワードと一致したログインＩＤ及びログインパスワードに対応付けられている属性情報に基づいてユーザが管理者、又は、管理者以外のユーザのいずれであるかを判定する。ここでは、ログイン処理を行ったユーザが管理者であるとする。この場合、文書審査支援装置３０の提供部３３３は、図４に示す表示画像ＩＭ１を表示させるための表示情報を管理者端末装置１０に提供する（ステップＳ１０６）。

【0071】

管理者端末装置１０は、文書審査支援装置３０から送信された表示情報を受信する。管理者端末装置１０は、受信した表示情報を解釈することで、表示画像ＩＭ１を表示部に表示する（ステップＳ１０７）。管理者は、チェックリストの登録を行うために、管理者端末装置１０を操作して、表示画像ＩＭ１に表示されたボタンＢ２を選択（押下）する（ステップＳ１０８）。管理者により、表示画像ＩＭ１に表示されたボタンＢ２が選択されると、管理者端末装置１０はチェックリスト管理用ボタンが押下されたことを文書審査支援装置３０に通知する（ステップＳ１０９）。

【0072】

文書審査支援装置３０の提供部３３３は、チェックリスト管理用ボタン押下の通知に応じて、図５に示す表示画像ＩＭ２を表示させるための表示情報を管理者端末装置１０に提供する（ステップＳ１１０）。管理者端末装置１０は、文書審査支援装置３０から送信された表示情報を受信する。管理者端末装置１０は、受信した表示情報を解釈することで、表示画像ＩＭ２を表示部に表示する（ステップＳ１１１）。管理者は、チェックリストの新規登録を行うために、管理者端末装置１０を操作して、表示画像ＩＭ２に表示される新規登録ボタン（不図示）を選択（押下）する（ステップＳ１１２）。管理者により、表示画像ＩＭ２に表示される新規登録ボタンが選択されると、管理者端末装置１０は登録用のチェックリストを選択させるための表示画像を表示部に表示させ、管理者からのチェックリストの選択を受け付ける（ステップＳ１１３）。さらに、管理者は、チェックリストを利用する契約書の種類を選択する。

【0073】

管理者端末装置１０は、登録用のチェックリストの選択がなされた場合、選択されたチェックリスト及び契約書の種類の情報を文書審査支援装置３０にアップロードする（ステップＳ１１４）。文書審査支援装置３０の登録部３３２は、アップロードされたチェックリストを仮登録する（ステップＳ１１５）。具体的には、文書審査支援装置３０の登録部３３２は、アップロードされたチェックリストを、一時保存データ３２４に一時的に保存することで仮登録する。文書審査支援装置３０の提供部３３３は、チェックリストを仮登録したことを契機に、仮登録したチェックリストの情報を加えた更新後の図５に示す表示画像ＩＭ２を表示させるための表示情報を管理者端末装置１０に提供する（ステップＳ１１６）。管理者端末装置１０は、文書審査支援装置３０から送信された表示情報を受信する。管理者端末装置１０は、受信した表示情報を解釈することで、表示画像ＩＭ２を表示部に表示する（ステップＳ１１７）。この際、管理者端末装置１０の表示部に表示される表示画像ＩＭ２には、ステップＳ１１４の処理でアップロードされたチェックリストに関する情報（契約書の種類、更新日時、ファイル名等）が追加で表示される。

【0074】

管理者は、管理者端末装置１０を操作して、ステップＳ１１４の処理でアップロードしたチェックリストに対応するボタン５１（確認ボタン）を選択（押下）する（ステップＳ１１８）。管理者により、表示画像ＩＭ２に表示されたボタン５１（確認ボタン）が選択されると、管理者端末装置１０は確認ボタンが押下されたことを文書審査支援装置３０に通知する（ステップＳ１１９）。文書審査支援装置３０の提供部３３３は、確認ボタン押下の通知に応じて、図６に示す表示画像ＩＭ３を表示させるための表示情報を管理者端末装置１０に提供する（ステップＳ１２０）。管理者端末装置１０は、文書審査支援装置３０から送信された表示情報を受信する。管理者端末装置１０は、受信した表示情報を解釈することで、表示画像ＩＭ３を表示部に表示する（ステップＳ１２１）。

【0075】

管理者は、表示部に表示された表示画像ＩＭ３における表示画像ｉｎｆ１の内容を確認し、特に問題がない場合には、表示画像ｉｎｆ１に表示されているボタン５４（確認ボタン）を選択する（ステップＳ１２２）。管理者により、表示画像ｉｎｆ１に表示されているボタン５４（確認ボタン）が選択されると、管理者端末装置１０は確認ボタンが押下されたことを文書審査支援装置３０に通知する（ステップＳ１２３）。文書審査支援装置３０の登録部３３２は、確認ボタン押下の通知に応じて、ステップＳ１１４の処理でアップロードされたチェックリストに関する情報（契約書の種類、更新日時、ファイル名等）を登録する（ステップＳ１２４）。具体的には、文書審査支援装置３０は、ステップＳ１１４の処理でアップロードされたチェックリストに関する情報をチェックリスト３２３として記録する。

【0076】

なお、文書審査支援装置３０の登録部３３２は、新規で登録されたチェックリストにおいて、同一企業で同一の契約書の種類のチェックリストが登録された場合、新たに登録されたチェックリストで上書きすることでチェックリストを更新する。

【0077】

図１７及び１８は、実施形態における文書審査支援システム１００におけるチェックリストの確認時の処理の流れを示すシーケンス図である。
管理者は、顧客端末装置２０を操作して、文書審査支援装置３０が提供するサービスを利用するために文書審査支援装置３０にアクセスする（ステップＳ２０１）。文書審査支援装置３０の提供部３３３は、アクセスに応じて、ユーザにログインを行わせるための表示情報をアクセス元である顧客端末装置２０に提供する（ステップＳ２０２）。

【0078】

顧客端末装置２０は、文書審査支援装置３０から送信された表示情報を受信する。顧客端末装置２０は、受信した表示情報を解釈し、ログイン処理を行うための情報（例えば、ログイン用の表示画像）を表示部に表示する。ユーザ（例えば、文書審査担当者）は、顧客端末装置２０を操作して、ＩＤ及びパスワードを入力することでログイン処理を行う（ステップＳ２０３）。顧客端末装置２０は、入力されたＩＤ及びパスワードを含む認証情報を、ネットワーク４０を介して文書審査支援装置３０に送信する（ステップＳ２０４）。

【0079】

文書審査支援装置３０は、認証情報に含まれるＩＤ及びパスワードと一致したログインＩＤ及びログインパスワードに対応付けられている属性情報に基づいてユーザが管理者、又は、管理者以外のユーザのいずれであるかを判定する。ここでは、ログイン処理を行ったユーザが管理者以外のユーザであるとする。この場合、文書審査支援装置３０の提供部３３３は、図４に示す表示画像ＩＭ１を表示させるための表示情報を顧客端末装置２０に提供する（ステップＳ２０６）。なお、ログイン処理を行ったユーザが管理者以外のユーザであるため、文書審査支援装置３０はボタンＢ２を除いた表示画像ＩＭ１を表示させるための表示情報を顧客端末装置２０に提供することになる。ここで、ボタンＢ２を除いた表示画像ＩＭ１とは、ボタンＢ２が表示されていない表示画像ＩＭ１である。

【0080】

顧客端末装置２０は、文書審査支援装置３０から送信された表示情報を受信する。顧客端末装置２０は、受信した表示情報を解釈することで、表示画像ＩＭ１（ボタンＢ２を除く）を表示部に表示する（ステップＳ２０７）。文書審査担当者は、チェックリストによる文書の確認を行うために、顧客端末装置２０を操作して、表示画像ＩＭ１に表示されたボタンＢ１を選択（押下）する（ステップＳ２０８）。文書審査担当者により、表示画像ＩＭ１に表示されたボタンＢ１が選択されると、顧客端末装置２０はチェックリスト記入用ボタンが押下されたことを文書審査支援装置３０に通知する（ステップＳ２０９）。

【0081】

文書審査支援装置３０の提供部３３３は、チェックリスト記入用ボタン押下の通知に応じて、図７に示す表示画像ＩＭ４を表示させるための表示情報を顧客端末装置２０に提供する（ステップＳ２１０）。顧客端末装置２０は、文書審査支援装置３０から送信された表示情報を受信する。顧客端末装置２０は、受信した表示情報を解釈することで、表示画像ＩＭ４を表示部に表示する（ステップＳ２１１）。文書審査担当者は、チェックリストによる文書の確認を行うために、顧客端末装置２０を操作して、表示画像ＩＭ４に表示される登録済みの契約書のうち、審査対象となる契約書を選択（押下）する（ステップＳ２１２）。図７に示す表示画像ＩＭ４の例では、文書審査担当者は、審査対象となる契約書に対応するボタン５６（確認ボタン）を選択する。

【0082】

文書審査担当者により、表示画像ＩＭ４に表示されているボタン５６（確認ボタン）が選択されると、管理者端末装置１０は確認ボタンが押下されたこと及び選択された契約書の情報を文書審査支援装置３０に通知する（ステップＳ２１３）。文書審査支援装置３０の提供部３３３は、確認ボタン押下の通知に応じて、図８に示す表示画像ＩＭ５を表示させるための表示情報を顧客端末装置２０に提供する（ステップＳ２１４）。顧客端末装置２０は、文書審査支援装置３０から送信された表示情報を受信する。顧客端末装置２０は、受信した表示情報を解釈することで、表示画像ＩＭ５を表示部に表示する（ステップＳ２１５）。

【0083】

文書審査担当者は、チェックリストの記入を行うために、表示画像ＩＭ５に表示されているチェックリストのボタンを選択（押下）する（ステップＳ２１６）。顧客端末装置２０は、文書審査担当者により、表示画像ＩＭ５に表示されているチェックリストのボタンが押下されたことを文書審査支援装置３０に通知する（ステップＳ２１７）。文書審査支援装置３０の提供部３３３は、表示画像ＩＭ５に表示されているチェックリストのボタンが押下されたことを示す通知に応じて、図１０に示す表示画像ＩＭ７を表示させるための表示情報を顧客端末装置２０に提供する（ステップＳ２１８）。この際、文書審査支援装置３０の提供部３３３は、表示画像ＩＭ７に表示するチェックリストの情報として、選択された契約書の種別と同じ種別であって、かつ、ログインしたユーザが属する企業のチェックリストの情報をチェックリスト３２３から取得する。

【0084】

顧客端末装置２０は、文書審査支援装置３０から送信された表示情報を受信する。顧客端末装置２０は、受信した表示情報を解釈することで、表示画像ＩＭ７を表示部に表示する（ステップＳ２１９）。顧客端末装置２０は、表示画像ＩＭ７に表示されているチェックリストの入力を受け付ける（ステップＳ２２０）。文書審査担当者は、顧客端末装置２０を操作して、表示画像ＩＭ７に表示されているチェックリストを入力する。文書審査担当者は、チェックリストの入力が完了すると、表示画像ＩＭ７に表示されているチェックリストダウンロードボタン６４を選択（押下）する（ステップＳ２２１）。

【0085】

顧客端末装置２０は、文書審査担当者により、表示画像ＩＭ７に表示されているチェックリストダウンロードボタン６４が押下されたことを文書審査支援装置３０に通知する（ステップＳ２２２）。顧客端末装置２０から送信されるこの通知には、チェックリストに記入された情報も含まれる。文書審査支援装置３０の通信部３１は、顧客端末装置２０から送信された情報を受信する。文書審査支援装置３０の作業記録作成部３３４は、ダウンロードする旨の選択に応じて、顧客端末装置２０から送信された情報と、ダウンロード用ファイル３２５とに基づいて作業記録を作成する（ステップＳ２２３）。作業記録作成部３３４がいずれのフォーマットファイルを用いて作業記録を作成するのかは、予め設定されていてもよいし、チェックリストダウンロードボタン６４選択時に定められてもよい。

【0086】

なお、ダウンロード用ファイル３２５は、ＣＳＶやＥＸＣＥＬ形式等の改変可能な形式、及び、ＰＤＦ形式等の改変不可能な形式の両方に対応しており、作成される作業記録はダウンロード用ファイル３２５の形式に応じた形式で作成されてもよいし、チェックリストダウンロードボタン６４選択時に形式を選択させて選択された形式で作成されてもよい。文書審査支援装置３０の提供部は、通信部３１を介して、作成された作業記録を、顧客端末装置２０に送信（提供）する（ステップＳ２２４）。

【0087】

以上のように構成された文書審査支援システム１００によれば、審査の対象である契約書と、契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供し、少なくともチェックリストに含まれる確認項目に対する確認結果として入力された内容を含む作業記録を作成する。これにより、誤って古いチェックリストを用いてしまうことや、チェックリストの探索や入手の手間を省くことができる。さらに、契約書と、チェックリストとが同一画面上に表示されるため、文書審査担当者は、契約書が表示された画面を見ながら、同一画面上でチェックリストの確認ができる。そのため、経験や知識が乏しい文書審査担当者においても、契約書審査時の契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストの確認に要する時間を削減することが可能になる。

【0088】

さらに、文書審査支援システム１００では、チェックリストの確認項目と、契約書の該当箇所とを連動させて表示させることができる。具体的には、文書審査支援システム１００では、文書審査支援装置３０はチェックリストの確認項目が選択されると、選択された確認項目に関連する契約書内の記載部分を表示させるための表示情報を提供する。そのため、的確で迅速な文書チェックを可能にするとともに、確認項目に該当する部分を契約書内から探す時間を削減することが可能になる。

【0089】

さらに、文書審査支援システム１００では、文書審査支援装置３０は、チェックリストの確認項目のうち、参照先が対応付けられている確認項目があり、参照先が対応付けられている確認項目の選択がなされると、対応付けられている参照先で得られる内容と、チェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供する。これにより、チェックリストの確認時に、契約書以外の参考となる文書を用いる場合であっても、参考となる文書が表示された画面を見ながら、同一画面上でチェックリストの確認ができる。そのため、経験や知識が乏しい文書審査担当者においても、契約書審査時の契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストの確認に要する時間を削減することが可能になる。

【0090】

さらに、文書審査支援システム１００では、文書審査支援装置３０は、特定の権限を有するユーザ（例えば、管理者）からのアクセスがあった場合には、チェックリストを登録するための表示情報を提供する。このように、特定の権限を有するユーザのみがチェックリストを登録、更新できるようにすることで、全てのユーザがチェックリストの登録を行うことがない。そのため、誤ったチェックリストの登録を抑制することができる。

【0091】

さらに、文書審査支援システム１００では、文書審査支援装置３０は、新たに登録の指示がなされたチェックリストと同じ種別、かつ、同じ企業のチェックリストが既に登録されている場合には、新たに登録の指示がなされたチェックリストで上書きしてチェックリストを更新する。これにより、同じ企業の同じ契約書の種類のチェックリストを１つにすることができる。そのため、常に最新のチェックリストを用いてチェックを行うことが可能になる。

【0092】

さらに、文書審査支援システム１００では、文書審査支援装置３０は、チェックリストの確認項目に対する確認結果を入力したユーザの氏名と、確認時刻と、チェックリストの記入内容とを含む作業記録を作成する。これにより、偽造が不可能な文書審査記録を作成することができる。

【0093】

さらに、文書審査支援システム１００では、文書審査支援装置３０は、ユーザが属する企業で指定したフォーマットファイルで作業記録を作成することもできる。そのため、ダウンロードした作業記録は、信頼できる社内決裁の決裁文書として利用でき、決済時間を短縮することができる。

【0094】

＜変形例＞
上記の実施形態では、文書審査支援装置３０が、管理者端末装置１０又は顧客端末装置２０により選択された操作に応じた全ての処理を実行する構成を示した。すなわち、上記の実施形態では、管理者端末装置１０及び顧客端末装置２０は、文書審査支援装置３０から送信された表示情報を表示するのみの構成を示した。これに対して、管理者端末装置１０及び顧客端末装置２０は、文書審査支援装置３０が行う一部の処理を実行するように構成されてもよい。例えば、管理者端末装置１０及び顧客端末装置２０は、Ｊａｖａを利用することで文書審査支援装置３０が行う一部の処理を実行するように構成されてもよい。

【0095】

上記の実施形態では、管理者端末装置１０及び顧客端末装置２０は、ブラウザ上で表示情報を解釈して表示部に情報を表示する構成を示した。管理者端末装置１０及び顧客端末装置２０は、文書審査支援装置３０が提供するサービスを利用するためのアプリケーションプログラムをインストールして、専用のアプリケーションを用いて、文書審査支援装置３０が提供するサービスを利用するように構成されてもよい。

【0096】

以上、この発明の実施形態について図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も含まれる。

【符号の説明】

【0097】

１０…管理者端末装置， ２０…顧客端末装置， ３０…文書審査支援装置， ４０…ネットワーク， ３１…通信部， ３２…記憶部， ３３…制御部， ３３１…取得部， ３３２…登録部， ３３３…提供部， ３３４…作業記録作成部

【要約】

【課題】経験や知識が乏しい文書審査担当者においても、契約書審査時の契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストの確認に要する時間を削減すること。
【解決手段】審査の対象である文書と、契約時のリスクに関する確認項目を含むチェックリストとを同一画面上に表示させるための表示情報を提供する提供部と、少なくともチェックリストに含まれる確認項目に対する確認結果として入力された内容を含む作業記録を作成する作業記録作成部と、を備える文書審査支援装置。
【選択図】図２

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】

【図17】

【図18】