特許 7318980 メール作成支援プログラム及びサーバ

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2023-07-24

(45)【発行日】2023-08-01

(54)【発明の名称】メール作成支援プログラム及びサーバ

(51)【国際特許分類】

   H04L 51/08 20220101AFI20230725BHJP

【ＦＩ】

H04L51/08

【請求項の数】 6

(21)【出願番号】P 2021191264

(22)【出願日】2021-11-25

(65)【公開番号】P2023077806

(43)【公開日】2023-06-06

【審査請求日】2021-11-25

(73)【特許権者】

【識別番号】512045467

【氏名又は名称】株式会社ＮＩコンサルティング

(74)【代理人】

【識別番号】110003708

【氏名又は名称】弁理士法人鈴榮特許綜合事務所

(74)【代理人】

【識別番号】100108855

【弁理士】

【氏名又は名称】蔵田 昌俊

(74)【代理人】

【識別番号】100179062

【弁理士】

【氏名又は名称】井上 正

(74)【代理人】

【識別番号】100153051

【弁理士】

【氏名又は名称】河野 直樹

(74)【代理人】

【識別番号】100199565

【弁理士】

【氏名又は名称】飯野 茂

(74)【代理人】

【識別番号】100162570

【弁理士】

【氏名又は名称】金子 早苗

(72)【発明者】

【氏名】横田 顕

【審査官】木村 雅也

(56)【参考文献】

【文献】特開２００５－３５２９８４（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１８－１５６５０９（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１８－０２２３３５（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｈ０４Ｌ ５１／０８

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

電子メールの宛先の入力を受けて、前記宛先に関連する関連情報を、前記宛先を入力したユーザと関係のあるパーソンのデータであるパーソンデータと、前記ユーザの属する会社と何らかの取引があった会社のデータである会社データと、前記ユーザの商談の履歴のデータである商談データと、会社毎の売上実績に関わるデータである売上データと、顧客からの要望に関するデータである要望データとの少なくとも何れかを含むデータベースから取得することと、
取得した前記関連情報を端末の表示装置に表示することと、
をコンピュータに実行させるためのメール作成支援プログラムであって、
前記関連情報は、前記パーソンデータと前記会社データとに基づく前記宛先に対応するパーソンの会社に関する情報、前記パーソンデータと前記商談データとに基づく前記宛先に対応するパーソン又はパーソンの所属する会社との間の商談に関する情報、前記パーソンデータと前記売上データとに基づく前記宛先に対応するパーソンの会社に対する見積、受注、売上に関する情報、前記パーソンデータと前記要望データとに基づく前記宛先に対応するパーソンからの要望に関する情報の少なくとも何れかを含む、
メール作成支援プログラム。

【請求項2】

前記関連情報を表示することは、前記関連情報を前記電子メールの作成画面と同一のウインドウ内に表示することを含む、
請求項１に記載のメール作成支援プログラム。

【請求項3】

前記宛先に関わらない関連情報を前記データベースから取得することをさらにコンピュータに実行させるための請求項１又は２に記載のメール作成支援プログラム。

【請求項4】

前記宛先に関わらない関連情報は、複数の端末のユーザの間で共有されるべき文書、複数の端末のユーザで共有されるべき電子メールのテンプレート、複数の端末のユーザの間で共有されるべき運用ルールに関する情報、前記端末のユーザが作成したメモの少なくとも何れかを含む、
請求項３に記載のメール作成支援プログラム。

【請求項5】

前記関連情報の表示設定を抽出することをさらにコンピュータに実行させ、
前記取得した前記関連情報を端末の表示装置に表示することは、前記データベースから取得される情報から前記表示設定に基づいて前記関連情報を作成し、作成した前記関連情報を前記端末の表示装置に表示することを含む、
請求項１乃至４の何れか１項に記載のメール作成支援プログラム。

【請求項6】

端末からの電子メールの宛先の入力を受けて、前記宛先に関連する関連情報を、前記宛先を入力したユーザと関係のあるパーソンのデータであるパーソンデータと、前記ユーザの属する会社と何らかの取引があった会社のデータである会社データと、前記ユーザの商談の履歴のデータである商談データと、会社毎の売上実績に関わるデータである売上データと、顧客からの要望に関するデータである要望データとの少なくとも何れかを含むデータベースから探索する探索部と、
探索した前記関連情報を前記端末の表示装置に表示させるための制御をする表示制御部と、
を具備し、
前記関連情報は、前記パーソンデータと前記会社データとに基づく前記宛先に対応するパーソンの会社に関する情報、前記パーソンデータと前記商談データとに基づく前記宛先に対応するパーソン又はパーソンの所属する会社との間の商談に関する情報、前記パーソンデータと前記売上データとに基づく前記宛先に対応するパーソンの会社に対する見積、受注、売上に関する情報、前記パーソンデータと前記要望データとに基づく前記宛先に対応するパーソンからの要望に関する情報の少なくとも何れかを含む、
サーバ。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、メール作成支援プログラム及びサーバに関する。

【背景技術】

【0002】

近年のスマートフォン等の端末は、基本的な機能として電子メール機能を有しているものが多い。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【文献】特開２００７－０２５８０５号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

送信先の顧客情報等、送信先に応じた関連情報を画面上で見ながら電子メールの作成が行われることがある。このような関連情報を探すことはユーザにとって手間のかかる作業になりやすい。また、関連情報を閲覧する際に画面を切り替えたり、メール画面と関連情報の画面とを同時に見ることができるように画面を調整したりすることもユーザにとって負担になり得る。

【0005】

本発明は、ユーザの電子メールの作成の手間を軽減できるメール作成支援プログラム及びサーバを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0006】

本発明の一態様によれば、メール作成支援プログラムは、電子メールの宛先の入力を受けて、宛先に関連する関連情報を、宛先を入力したユーザと関係のあるパーソンのデータであるパーソンデータと、ユーザの属する会社と何らかの取引があった会社のデータである会社データと、ユーザの商談の履歴のデータである商談データと、会社毎の売上実績に関わるデータである売上データと、顧客からの要望に関するデータである要望データとの少なくとも何れかを含むデータベースから取得することと、取得した関連情報を端末の表示装置に表示することと、をコンピュータに実行させるためのメール作成支援プログラムであって、関連情報は、パーソンデータと会社データとに基づく宛先に対応するパーソンの会社に関する情報、パーソンデータと商談データとに基づく宛先に対応するパーソン又はパーソンの所属する会社との間の商談に関する情報、パーソンデータと売上データとに基づく宛先に対応するパーソンの会社に対する見積、受注、売上に関する情報、パーソンデータと要望データとに基づく宛先に対応するパーソンからの要望に関する情報の少なくとも何れかを含む。

【発明の効果】

【0007】

本発明によれば、ユーザの電子メールの作成の手間を軽減できるメール作成支援プログラム及びサーバを提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【0008】

【図1】図１は、実施形態に係る通信システムの一例の構成を示す図である。

【図2】図２は、パーソンデータベースの一例を示す図である。

【図3】図３は、関連情報データベースの一例を示す図である。

【図4】図４は、端末におけるメールプログラムのメインの処理を示すフローチャートである。

【図5】図５は、支援処理について示すフローチャートである。

【図6】図６は、関連情報の表示例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0009】

以下、実施形態について図面を参照して説明する。図１は、実施形態に係る通信システムの一例の構成を示す図である。図１に示すように、通信システム１は、端末２と、サーバ３とを有している。端末２とサーバ３とは、例えばネットワークＮを介して互いに通信する。実施形態の通信システム１は、会社内等の端末２のユーザとの関係性がある程度は限定された環境内に設けられることが望ましい。したがって、ネットワークＮは、例えばイントラネットである。ネットワークＮは、インターネット等の外部のネットワークにさらに接続されてもよい。

【0010】

端末２は、プロセッサ２１と、メモリ２２と、ストレージ２３と、入力インターフェース２４と、ディスプレイ２５と、通信モジュール２６とを有している。プロセッサ２１と、メモリ２２と、ストレージ２３と、入力インターフェース２４と、ディスプレイ２５と、通信モジュール２６とは、互いに通信できるようにバス２７に接続されている。ここで、端末２は、スマートフォン、タブレット端末、パーソナルコンピュータといった端末であってよい。また、図１では、端末２は、１つである。通信システム１は、２以上の端末２を有していてもよい。

【0011】

プロセッサ２１は、端末２の動作を制御するように構成されたプロセッサである。プロセッサ２１は、ストレージ２３に記憶されている各種のプログラムに従って各種の処理を実行する。プロセッサ２１は、例えばＣＰＵである。プロセッサ２１は、ＣＰＵではなく、ＭＰＵ、ＧＰＵ等であってもよい。また、プロセッサ２１は、１つのＣＰＵ等によって構成されている必要はなく、複数のＣＰＵ等によって構成されてもよい。

【0012】

メモリ２２は、ＲＯＭ、ＲＡＭといったメモリを含む。ＲＯＭは、不揮発性のメモリである。ＲＯＭは、端末２の起動プログラム等を記憶している。ＲＡＭは、揮発性のメモリである。ＲＡＭは、例えばプロセッサ２１における処理の際の作業メモリとして用いられる。

【0013】

ストレージ２３は、例えばフラッシュメモリといったストレージである。ストレージ２３は、端末２において用いられる各種のプログラム及びデータを格納している。実施形態では、ストレージ２３は、ＯＳ（オペレーティングシステム）２３１、メールプログラム２３２を格納している。ストレージ２３は、ＯＳ２３１、メールプログラム２３２以外のプログラム及びデータを格納していてもよい。

【0014】

ＯＳ２３１は、端末２の基本的な機能を実現するためのプログラムである。ストレージ２３に格納されている各種のプログラムは、ＯＳの制御下で実行される。

【0015】

メールプログラム２３２は、電子メールに関する各種の機能をユーザに提供するアプリケーションプログラムである。メールプログラム２３２は、必要に応じて端末２にインストールされ得る。例えば、メールプログラム２３２は、電子メールの作成に係る処理をする。また、メールプログラム２３２は、作成された電子メールの送信に係る処理をする。また、メールプログラム２３２は、電子メールの受信に係る処理をする。さらに、実施形態におけるメールプログラム２３２は、入力された宛先に応じた関連情報をデータベースから取得して画面上に表示するためのメール作成支援プログラムとしての処理もする。

【0016】

入力インターフェース２４は、タッチパネル等の入力装置を含む。入力インターフェース２４の操作がされた場合、操作内容に応じた信号がバス２７を介してプロセッサ２１に入力される。プロセッサ２１は、この信号に応じて各種の処理を行う。

【0017】

ディスプレイ２５は、液晶ディスプレイ、有機ＥＬディスプレイ等の表示装置である。ディスプレイ２５は、各種の画像を表示する。

【0018】

通信モジュール２６は、端末２がサーバ３と通信するときの処理をするように構成されたインターフェースを含むモジュールである。通信モジュール２６は、携帯電話回線、無線ＬＡＮ回線等を用いてネットワークＮに接続するように構成されている。通信モジュール２６は、有線回線を使用してネットワークに接続するように構成されていてもよい。

【0019】

サーバ３は、プロセッサ３１と、メモリ３２と、ストレージ３３と、通信モジュール３４とを有している。プロセッサ３１と、メモリ３２と、ストレージ３３と、通信モジュール３４とは、互いに通信できるようにバス３５に接続されている。ここで、サーバ３は、さらに、入力インターフェース、ディスプレイ等を有していてもよい。また、サーバ３は、単一のサーバでなくてもよい。

【0020】

プロセッサ３１は、サーバ３の動作を制御するように構成されたプロセッサである。プロセッサ３１は、例えばＣＰＵである。プロセッサ３１は、ＣＰＵではなく、ＭＰＵ、ＧＰＵ等であってもよい。また、プロセッサ３１は、１つのＣＰＵ等によって構成されている必要はなく、複数のＣＰＵ等によって構成されてもよい。

【0021】

メモリ３２は、ＲＯＭ、ＲＡＭといったメモリを含む。ＲＯＭは、不揮発性のメモリである。ＲＯＭは、サーバ３の起動プログラム等を記憶している。ＲＡＭは、揮発性のメモリである。ＲＡＭは、例えばプロセッサ３１における処理の際の作業メモリとして用いられる。

【0022】

ストレージ３３は、例えばハードディスクドライブ、ソリッドステートドライブといったストレージである。ストレージ３３は、ＯＳ３３１、メール作成支援プログラム３３２、パーソンデータベース３３３、メールデータベース３３４、関連情報データベース３３５を格納している。ストレージ３３は、ＯＳ３３１、メール作成支援プログラム３３２、パーソンデータベース３３３、メールデータベース３３４、関連情報データベース３３５以外のプログラム及びデータを格納していてもよい。例えば、ストレージ３３は、端末２に対して営業支援システム（Sales Force Automation：ＳＦＡ）の各種のサービスを提供するためのプログラムを格納していてもよい。

【0023】

ＯＳ３３１は、サーバ３の基本的な機能を実現するためのプログラムである。ストレージ３３に格納されている各種のプログラムは、ＯＳの制御下で実行される。

【0024】

メール作成支援プログラム３３２は、メールプログラム２３２と連携してユーザの電子メールの作成を支援する。例えば、メール作成支援プログラム３３２は、端末２からの電子メールの宛先のデータの送信を受けて、パーソンデータベース３３３及び関連情報データベース３３５を参照し、今回の電子メールの作成に当たって関連する関連情報を探索する処理をする。また、メール作成支援プログラム３３２は、必要に応じて、関連情報を端末２に表示するための画面を生成する。

【0025】

パーソンデータベース３３３は、端末２のユーザと関係のあるパーソンのパーソンデータを記憶したデータベースである。図２は、パーソンデータベース３３３の一例を示す図である。パーソンデータベース３３３は、例えばパーソン毎の「ＩＤ」、「氏名」、「会社名」、「役職」、「電子メールアドレス」といったデータを含む。ここで、端末２のユーザと関係のあるパーソンは、端末２のユーザと関係する社外又は社内のパーソンであり得る。

【0026】

「ＩＤ」は、パーソン毎に一意に割り当てられる識別子である。「氏名」は、対応するパーソンの氏名である。「会社名」は、対応するパーソンの所属している会社名である。「役職」は、対応するパーソンの役職名である。「電子メールアドレス」は、対応するパーソンの電子メールアドレスである。「会社名」、「役職」、「電子メールアドレス」のデータは、端末２のユーザによる手入力によって入力されてもよいし、名刺等をスキャンすること等で入力されてもよい。

【0027】

パーソンデータベース３３３は、図２で示した以外のデータを含んでいてもよい。また、パーソンデータベース３３３のデータは、複数の端末２のユーザの間で共有されてよい。

【0028】

メールデータベース３３４は、端末２のユーザが送受信した電子メールのデータを記憶したデータベースである。メールデータベース３３４には、端末２のユーザが送信した電子メールのデータが送信日時と対応付けられて記憶されるとともに、端末２のユーザが受信した電子メールのデータが受信日時と対応付けられて記憶されている。

【0029】

関連情報データベース３３５は、各種の関連情報のデータベースである。実施形態において、関連情報は、パーソンの氏名又はパーソンの属する会社名と関連づけられているデータを含む。パーソンの氏名又はパーソンの属する会社名と関連づけられているデータは、端末２における電子メールの作成の際に送信先が入力されたときにサーバ３から端末２に送信される。また、実施形態において、関連情報は、パーソンの氏名又はパーソンの属する会社名と関連づけられておらず、複数の端末２のユーザにおいて共有されるべきデータも含む。パーソンの氏名又はパーソンの属する会社名と関連づけられていないデータは、電子メール作成の際に入力された送信先に関わらずにサーバ３から端末２に送信される。さらには、実施形態において、関連情報は、パーソンの氏名又はパーソンの属する会社名と関連づけられておらず、特定の端末２のユーザだけで利用されるデータも含む。特定の端末２のユーザだけで利用されるデータは、特定の端末２において送信先の入力があった場合にサーバ３から端末２に送信される。

【0030】

図３は、関連情報データベース３３５の一例を示す図である。関連情報データベース３３５は、例えば会社データ３３５１、商談データ３３５２、売上データ３３５３、要望データ３３５４、共有文書データ３３５５、運用ルールデータ３３５６、メモデータ３３５７を関連情報として含む。

【0031】

会社データ３３５１は、端末２のユーザの属する会社と何らかの取引があった会社のデータである。会社データ３３５１は、例えば会社名、創立日、資本金、所在地、従業員数といったデータを含み得る。

【0032】

商談データ３３５２は、端末２のユーザの商談の履歴のデータである。商談データ３３５２は、例えば商談の日時、会社名、自社担当者名、客先担当者名、商談の内容といったデータを含み得る。さらに、商談データ３３５２は、商談の際に作成された見積書、受注伝票、納品書、請求書のデータを含み得る。なお、商談データ３３５２の代わりに又は商談データ３３５２に加えて業務履歴のデータが関連情報データベース３３５に記憶されてもよい。

【0033】

売上データ３３５３は、対応する会社に対する売上実績に関わるデータである。売上データ３３５３は、例えば会社名、対応する会社に対する売上のデータ、対応する会社に対する受注実績のデータを含む。売上のデータは、例えば各年及び各月の売上データを含む。また、受注実績のデータは、受注日、受注案件名、自社担当者名、客先担当者名といったデータを含み得る。さらに、売上データ３３５３は、対応する会社に対するＡＢ（Activity Based)損益のデータも含み得る。ＡＢ損益は、ＡＢＣ（Activity Based Cost)が考慮された損益である。

【0034】

要望データ３３５４は、顧客からの要望に関するデータベースである。要望データ３３５４は、例えば要望がされた日時、要望をした客先担当者名、対応する客先担当者の会社名、要望先の部署名又は自社担当者名、要望の内容といったデータを含み得る。また、要望データ３３５４は、要望に対して対応がなされている場合には、その対応がなされた日時、対応の内容といったデータも含み得る。

【0035】

共有文書データ３３５５は、例えば社内、部署内といった複数の端末２のユーザの間で共有されている文書データである。共有文書データ３３５５は、必ずしも「文書」のデータである必要はなく、文書以外のデータであってもよい。例えば、共有文書データ３３５５は、複数の端末２のユーザの間で共有されるべき電子メールのテンプレートといったテキストデータであってもよい。

【0036】

運用ルールデータ３３５６は、例えば社内、部署内といった複数の端末２のユーザの間で共有されるべき運用ルールのデータである。運用ルールデータ３３５６は、例えば客先担当者への電子メール送信時のルール、特定の状況例えば謝罪の際に作成されるメールにおけるルールといった各種ルールの文書データを含み得る。

【0037】

メモデータ３３５７は、端末２のユーザが過去に作成した電子メールの作成時等に参照するためのメモのデータである。メモデータ３３５７は、作成者のユーザ名と関連付けされている。

【0038】

ここで、図３で示した関連情報データベース３３５に記憶される関連情報のデータは、一例である。関連情報データベース３３５には、電子メールの作成の際の参考になり得る任意のデータが記憶されてよい。また、関連情報データベース３３５に記憶される関連情報のデータは、簡易情報と詳細情報とに分けられていてもよい。例えば、会社データ３３５１の詳細情報は会社データ３３５１として記憶されているすべての情報であり、簡易情報は会社データ３３５１のうちで例えば会社名、所在地だけが抜粋された情報であり得る。

【0039】

通信モジュール３４は、サーバ３が端末２と通信するときの処理をするように構成されたインターフェースを含むモジュールである。通信モジュール３４は、例えば有線回線を使用してネットワークＮに接続するように構成されている。通信モジュール３４は、無線回線を使用してネットワークＮに接続するように構成されていてもよい。

【0040】

次に、実施形態における通信システムの動作を説明する。図４は、端末２におけるメールプログラム２３２のメインの処理を示すフローチャートである。図４の処理は、例えば端末２のユーザによってメールプログラム２３２の起動が指示されたときに開始される。

【0041】

ステップＳ１において、端末２のプロセッサ２１は、電子メールの新規作成の指示がされたか否かを判定する。例えば、メールプログラム２３２が起動された際にディスプレイ２５に表示される初期画面において新規作成ボタンが選択された場合に、電子メールの新規作成が指示されたと判定される。または、既に新規作成ボタンが選択されていて新規作成画面が表示されている場合も電子メールの新規作成が指示されたと判定される。ステップＳ１において、電子メールの新規作成の指示がされたと判定されたときには、処理はステップＳ２に移行する。ステップＳ１において、電子メールの新規作成の指示がされていないと判定されたときには、処理はステップＳ４に移行する。

【0042】

ステップＳ２において、プロセッサ２１は、ディスプレイ２５に電子メールの新規作成画面を表示させる。新規作成画面は、例えば、電子メールの宛先（ＴＯ）の入力欄、宛先（ＣＣ（Carbon Copy））の入力欄、宛先（ＢＣＣ（Blind Carbon Copy)）の入力欄、本文の入力欄、送信ボタン等の各種のソフトウェアボタンを含む画面である。新規作成画面では、電子メールのＴＯ、ＣＣ、ＢＣＣの入力欄は、空欄である。

【0043】

ステップＳ３において、プロセッサ２１は、宛先の入力があるか否かを判定する。ステップＳ３において、宛先の入力があると判定されたときには、処理はステップＳ６に移行する。ステップＳ３において、宛先の入力がないと判定されたときには、処理はステップＳ７に移行する。

【0044】

ステップＳ４において、プロセッサ２１は、電子メールの返信作成が指示されたか否かを判定する。例えば、受信メールの表示の際に表示される返信ボタン又は全返信ボタンが選択された場合に、電子メールの返信作成が指示されたと判定される。または、既に返信ボタン又は全返信ボタンが選択されていて返信作成画面が表示されている場合も電子メールの返信作成が指示されたと判定される。ステップＳ４において、電子メールの返信作成の指示がされたと判定されたときには、処理はステップＳ５に移行する。ステップＳ４において、電子メールの返信作成の指示がされていないと判定されたときには、処理はステップＳ１１に移行する。

【0045】

ステップＳ５において、プロセッサ２１は、ディスプレイ２５に電子メールの返信作成画面を表示させる。その後、処理はステップＳ６に移行する。返信作成画面は、新規作成画面と同様に、電子メールの宛先（ＴＯ）の入力欄、宛先（ＣＣ）の入力欄、宛先（ＢＣＣ）の入力欄、本文の入力欄、送信ボタン等の各種のソフトウェアボタンを含む画面である。ただし、返信作成画面では、電子メールのＴＯ、ＣＣ、ＢＣＣの入力欄は空欄ではなく、受信メールの送信者の電子メールアドレスが入力済みである。さらに、全返信ボタンが選択されていた場合には、ＣＣ、ＢＣＣの入力欄も対応する電子メールアドレスが入力済みである。

【0046】

ステップＳ６において、プロセッサ２１は、支援処理を実行する。支援処理の後、処理はステップＳ７に移行する。支援処理は、電子メールの宛先の相手に応じた電子メール作成に係る支援をするための処理であって端末２とサーバ３との連携動作によって実施される。

【0047】

以下、支援処理について説明する。図５は、支援処理について示すフローチャートである。

【0048】

ステップＳ１０１において、端末２のプロセッサ２１は、「ＴＯ」の電子メールアドレスを取得する。さらに、プロセッサ２１は、「ＣＣ」の電子メールアドレスを取得してもよい。

【0049】

ステップＳ１０２において、プロセッサ２１は、関連情報の表示設定を抽出する。関連情報の表示設定は、例えば端末２のストレージ２３に記憶されている。表示設定は、例えば表示させる関連情報の種類、関連情報それぞれの表示位置、関連情報それぞれの表示サイズ、関連情報それぞれの表示画面内でのスクロール表示の可否、関連情報の全体としてのスクロール表示の可否といった設定を含む。表示させる関連情報の種類の設定は、関連情報をどのような表示形態で表示させるか、例えばグラフ形式で表示させるか、表形式で表示させるかといった設定を含んでいてもよい。さらに、表示させる関連情報の種類の設定は、表示させる関連情報の優先度の設定を含んでいてもよい。さらに、表示させる関連情報の種類は、詳細情報を表示させるか、簡易情報を表示させるか、又は詳細情報と簡易情報の同時に表示させるかの設定を含んでいてもよい。

【0050】

ステップＳ１０３において、プロセッサ２１は、通信モジュール２６を用いてサーバ３に対して関連情報の取得要求をする。関連情報の取得要求は、「ＴＯ」の電子メールアドレス及び表示設定の情報を含む。さらに、関連情報の取得要求は、「ＣＣ」の電子メールアドレスの情報を含んでいてもよい。

【0051】

取得要求を受信した場合、サーバ３のプロセッサ３１は、「ＴＯ」の電子メールアドレスをパーソンデータベース３３３に記憶されている電子メールアドレスと照合することによって、電子メールの送信相手を特定する。そして、プロセッサ３１は、電子メールの送信相手と関連し、かつ、表示させる関連情報の種類に設定されている関連情報をストレージ３０３のパーソンデータベース３３３及び関連情報データベース３３５から探索する。例えば、プロセッサ３１は、電子メールの送信相手のパーソンのパーソンデータ、送信相手のパーソンとの間で直近にやり取りされた電子メール、送信相手のパーソンの所属する会社の情報、送信相手のパーソンの所属する会社に対する売上の情報、送信相手のパーソンとの間で現在の進行中の商談の情報、商談に伴って作成された各種の文書、送信相手のパーソン又はパーソンの所属する会社からの要望といった関連情報を探索する。なお、関連情報の取得要求に、「ＣＣ」の電子メールアドレスの情報も含まれている場合には、プロセッサ３１は、「ＣＣ」の電子メールアドレスをパーソンデータベース３３３に記憶されている電子メールアドレスと照合することによって、ＣＣの送信相手を特定し、ＣＣの送信相手と関連し、かつ、表示させる関連情報の種類に設定されている関連情報もストレージ３０３のパーソンデータベース３３３及び関連情報データベース３３５から探索してもよい。例えば、直近にやり取りされた電子メールであれば、「ＴＯ」のパーソンの電子メールアドレスと「ＣＣ」のパーソンの電子メールアドレスの双方を含む電子メールだけが探索されてよい。

【0052】

さらに、プロセッサ３１は、表示させる関連情報の種類に設定されている共有文書、運用ルール、メモをストレージ３０３の関連情報データベース３３５から探索する。

【0053】

ここで、関連情報のスクロール表示ができるように設定されているときには、プロセッサ３１は、探索したすべての関連情報をストレージ３０３から取得してよい。一方、関連情報のスクロール表示ができるように設定されていないときには、プロセッサ３１は、探索した関連情報のうちの端末２のディスプレイ２５に表示できる分だけをストレージ３０３から取得してよい。この場合、プロセッサ３１は、例えば優先度順に関連情報を取得してよい。

【0054】

関連情報を取得した後、プロセッサ３１は、表示させる関連情報の種類の設定に応じた形式の関連情報の表示画面を作成する。プロセッサ３１は、例えばグラフ形式での表示が設定されている関連情報については、関連情報からグラフを作成する。また、プロセッサ３１は、例えば表形式での表示が設定されている関連情報については、関連情報から表を作成する。なお、関連情報から作成され得るグラフ及び表は、予め関連情報データベース３３５に格納されていてもよい。

【0055】

関連情報の表示画面の作成後、プロセッサ３１は、関連情報の表示画面のデータを端末２に送信する。また、取得した関連情報に見積書等の各種のデータが含まれている場合には、プロセッサ３１は、関連情報の表示画面のデータと併せて見積書等のデータを格納したファイルを端末２に送信してもよい。この場合、見積書等のデータを端末２において確認する際に、サーバ３から改めてダウンロードする必要性がなくなる。

【0056】

ここで、図５の説明に戻る。ステップＳ１０４において、プロセッサ２１は、関連情報それぞれの表示位置、関連情報それぞれの表示サイズの設定に従って関連情報をディスプレイ２５に表示する。

【0057】

図６は、関連情報の表示例を示す図である。メールプログラム２３２の新規作成又は返信が選択されたときに表示される画面１００は、電子メールの作成画面１０１を含む。作成画面１０１の構成は、新規作成画面と返信作成画面とで共通でよい。

【0058】

作成画面１０１は、送信者入力欄１０２、宛先（ＴＯ）入力欄１０３、宛先（ＣＣ）入力欄１０４、宛先（ＢＣＣ）入力欄１０５、タイトル入力欄１０６、本文入力欄１０７、署名挿入ボタン１０８、ファイル添付欄１０９を含む。

【0059】

送信者入力欄１０２には、電子メールの作成者の電子メールアドレスが入力され得る。作成画面１０１の起動時に端末２のユーザの電子メールアドレスが自動的に入力されるように予め設定されていてもよい。

【0060】

宛先（ＴＯ）入力欄１０３には、電子メールの送信相手の電子メールアドレスが入力され得る。宛先（ＣＣ）入力欄１０４には、電子メールのＣＣでの送信相手の電子メールアドレスが入力され得る。宛先（ＢＣＣ）入力欄１０５には、電子メールのＢＣＣでの送信相手の電子メールアドレスが入力され得る。前述したように、返信の場合には、宛先（ＴＯ）入力欄１０３、宛先（ＣＣ）入力欄１０４、宛先（ＢＣＣ）入力欄１０５には、返信元の電子メールでの入力に基づいて電子メールアドレスが入力され得る。

【0061】

タイトル入力欄１０６には、電子メールのタイトルが入力され得る。タイトル入力欄１０６への入力は省略され得る。本文入力欄１０７には、電子メールの本文が入力され得る。署名挿入ボタン１０８は、ドロップダウンリスト１０８ａと組み合わせて使用され得る。ドロップダウンリスト１０８ａが選択された場合、予め設定された署名の一覧が表示される。何れかの署名が選択された状態で署名挿入ボタン１０８が選択されることにより、本文入力欄１０７に署名が挿入される。

【0062】

ファイル添付欄１０９には、添付されているファイルの名称が表示される。ファイル添付欄１０９にファイルのアイコンがドラッグアンドドロップされることで、ファイルの添付も行われ得る。また、ファイル添付欄１０９の近傍に設けられた参照ボタン１０９ａが選択されることにより、端末２に記憶されているファイルの中から添付するファイルが指定され得る。

【0063】

実施形態において、関連情報は、例えば作成画面１０１に対して並べて表示される。関連情報は、図６の例では、４つの関連情報の表示画面１１０、１１１、１１２及び１１３が表示されている。実施形態の例では、関連情報の表示画面１１０、１１１、１１２及び１１３は、作成画面１０１と同一のウインドウ内に表示されている。

【0064】

関連情報の表示画面１１０は、「ＴＯ」に入力された電子メールアドレスに対応するパーソンの会社に対する売上実績の年度推移を表すグラフを表示する表示画面である。関連情報の表示画面１１０では、売上実績の年度推移のグラフと受注実績の年度推移のグラフとの間で切り替えができるように構成されている。さらに、関連情報の表示画面１１０では、グラフとして表示させる期間をユーザによって選択できるように構成されている。関連情報の表示画面１１０に表示されるグラフは、例えば売上データ３３５３から生成され得る。例えば、売上実績のグラフと受注実績のグラフの少なくとも何れかが表示させる関連情報の種類として設定されているときには、関連情報の表示画面１１０が生成され得る。

【0065】

関連情報の表示画面１１１は、「ＴＯ」に入力された電子メールアドレスに対応するパーソンの顧客情報を表示する表示画面である。顧客情報としては、例えば、パーソンの氏名、役職、会社名等が表示され得る。関連情報の表示画面１１１に表示される顧客情報は、例えばパーソンデータベース３３３から生成され得る。ここで、図６の関連情報の表示画面１１１は、表示画面内でスクロール表示できるように設定されている。したがって、予め設定されている表示サイズで表示しきれない分は、スクロールされることによって表示される。

【0066】

関連情報の表示画面１１２は、電子メールの作成者であるユーザの現在の受注案件のリストを表示する表示画面である。関連情報の表示画面１１２に表示される受注案件のリストは、例えば売上データ３３５３から生成され得る。なお、受注案件のリストは、「ＴＯ」に入力された電子メールアドレスに対応するパーソンからの現在の受注案件の情報を少なくとも含むが、それ以外のパーソンからの現在の受注案件の情報を含んでいてもよい。また、図６の関連情報の表示画面１１２は、表示画面内でスクロール表示できるように設定されている。したがって、予め設定されている表示サイズで表示しきれない分は、スクロールされることによって表示される。

【0067】

関連情報の表示画面１１３は、直近の商談履歴を表示する表示画面である。関連情報の表示画面１１３に表示される商談履歴は、例えば商談データ３３５２から生成され得る。なお、商談履歴は、「ＴＯ」に入力された電子メールアドレスに対応するパーソンとの商談履歴を少なくとも含むが、それ以外のパーソンとの商談履歴を含んでいてもよい。ここで、図６の関連情報の表示画面１１３は、表示画面内でスクロール表示できるように設定されている。したがって、予め設定されている表示サイズで表示しきれない分は、スクロールされることによって表示される。

【0068】

なお、図６においては、電子メールの作成画面１０１と、関連情報の表示画面１１０、１１１、１１２、１１３とは、縦方向に２分割された２ペイン構成で表示されている。これに対し、例えば表示させる関連情報が簡易情報と詳細情報に分かれている場合には、電子メールの作成画面と、簡易情報の表示画面と、詳細情報の表示画面とは、縦方向に３分割された３ペイン構成で表示されてもよい。または、電子メールの作成画面と簡易情報の表示画面との２ペイン構成の画面がまず表示され、簡易情報の表示を詳細情報の表示に切り替えることができるように構成されていてもよい。

【0069】

ここで、図５の説明に戻る。関連情報の表示後のステップＳ１０５において、プロセッサ２１は、ユーザによって関連情報の表示に関わる変更の操作がされたか否かを判定する。変更の操作は、関連情報の表示画面の表示サイズ変更の操作、関連情報の表示画面に表示位置の変更の操作、関連情報の表示画面におけるスクロール表示の操作等である。関連情報の表示画面の表示サイズ変更の操作は、例えば対応する関連情報の表示画面を表す枠に対するドラッグアンドドロップの操作である。関連情報の表示位置の変更の操作は、例えば関連情報の表示画面に対するドラッグアンドドロップの操作である。関連情報の表示画面におけるスクロール表示の操作は、例えばスクロールバーのドラッグ操作である。ステップＳ１０５において、変更の操作がされたと判定されたときには、処理はステップＳ１０６に移行する。ステップＳ１０５において、変更の操作がされていないと判定されたときには、処理はステップＳ１０７に移行する。

【0070】

ステップＳ１０６において、プロセッサ２１は、変更の操作に応じて表示画面を更新する。例えば、関連情報の表示画面の表示サイズ変更の操作がされた場合には、プロセッサ２１は、表示画面の表示サイズが変更された関連情報を表示する。その後、処理はステップＳ１０７に移行する。

【0071】

ステップＳ１０７において、プロセッサ２１は、関連情報の表示設定の変更の操作がされたか否かを判定する。関連情報の表示設定は、前述した表示させる関連情報の種類、関連情報それぞれの表示位置、関連情報それぞれの表示サイズ、関連情報それぞれのスクロール表示の可否、関連情報の全体でのスクロール表示の可否といった設定を含む。また、関連情報の表示設定は、例えば電子メールの作成画面から遷移できるオプション画面における操作に従って行われ得る。ステップＳ１０７において、関連情報の表示設定の変更の操作がされたと判定されたときには、処理はステップＳ１０８に移行する。ステップＳ１０７において、関連情報の表示設定の変更の操作がされていないと判定されたときには、プロセッサ２１は、支援処理を終了する。この場合、処理は図４のステップＳ７に移行する。

【0072】

ステップＳ１０８において、プロセッサ２１は、操作に応じて関連情報の表示設定を更新する。また、必要に応じてプロセッサ２１は、表示設定に応じて表示画面を更新する。例えば、現在表示中の関連情報の何れかの表示を停止させるように設定された場合には、プロセッサ２１は、対応する関連情報の表示を停止させる。関連情報の表示設定の更新後、プロセッサ２１は、支援処理を終了する。この場合、処理は図４のステップＳ７に移行する。

【0073】

ここで、図４の説明に戻る。ステップＳ７において、端末２のプロセッサ２１は、宛先の入力以外の入力があるか否かを判定する。この入力は、本文入力欄１０７への入力を含む。ステップＳ７において、入力があると判定されたときには、処理はステップＳ８に移行する。ステップＳ７において、入力がないと判定されたときには、処理はステップＳ９に移行する。

【0074】

ステップＳ８において、プロセッサ２１は、ユーザの入力に応じて表示を更新する。例えば、本文入力欄１０７への入力があったときには、プロセッサ２１は、本文入力欄１０７の現在のカーソルの位置に入力された文字を表示させる。

【0075】

ステップＳ９において、プロセッサ２１は、ユーザによって送信ボタン１１４が選択されたか否かを判定する。ステップＳ９において、送信ボタン１１４が選択されたと判定されたときには、処理はステップＳ１０に移行する。ステップＳ９において、送信ボタン１１４が選択されていないと判定されたときには、処理はステップＳ１に戻る。

【0076】

ステップＳ１０において、プロセッサ２１は、作成された電子メールを送信する。その後、処理はステップＳ１に戻る。

【0077】

ステップＳ１１において、プロセッサ２１は、メールプログラム２３２を終了するか否かを判定する。例えば、ユーザによって終了の指示がされた場合には、メールプログラム２３２を終了すると判定される。ステップＳ１１において、メールプログラム２３２を終了すると判定されたときには、プロセッサ２１は、図４の処理を終了させる。ステップＳ１１において、メールプログラム２３２を終了しないと判定されたときには、処理はステップＳ１２に移行する。

【0078】

ステップＳ１２において、プロセッサ２１は、その他の処理を実行する。例えば、受信ボタンが押された場合には、プロセッサ２１は、メールサーバに対して受信メールの問い合わせをする。その他の処理の後、処理はステップＳ１に戻る。

【0079】

以上説明したように実施形態によれば、ユーザによって入力された電子メールの宛先に応じた関連情報がデータベースから取得され、取得された関連情報が端末２のディスプレイ２５に表示される。これにより、ユーザにとっては、電子メールの作成中に改めて関連情報を探す手間が省かれる。例えば、宛先に対応するパーソンとの間で過去にやり取りされた電子メールが表示されることで、ユーザは、やり取りされた内容を確認しながら電子メールを作成できる。また、例えば、宛先に対応するパーソンとの間で進行中の案件の情報が表示されることで、ユーザは、現在の進行中の案件において確認すべきことを確認しながら電子メールを作成できる。このため、ユーザの電子メールの作成の手間を軽減できる。

【0080】

また、実施形態では、関連情報は、電子メールの作成画面と同一のウインドウ内に表示される。これにより、関連情報を参照する際に電子メールの作成画面から別の画面に切り替える必要が生じない。つまり、ユーザは、関連情報を参照しながら電子メールを作成できる。これによってもユーザの電子メールの作成の手間を軽減できる。

【0081】

ここで、実施形態では、関連情報は、電子メールの作成画面と同一のウインドウ内に表示されるとされている。しかしながら、関連情報は、電子メールの作成画面と別のウインドウ内に表示されてもよい。このような関連情報を電子メールと同一のウインドウ内に表示させるか又は別のウインドウ内に表示させるかの設定も表示設定に含まれていてよい。

【0082】

また、実施形態では関連情報は、サーバ３から取得されるものとされている。これに対し、関連情報が端末２に記憶されていれば、端末２から関連情報が取得されてもよい。この場合には、端末２とサーバ３との通信は不要である。逆に、例えばサーバ３にメールプログラム２３２の機能も持たせ、ウェブブラウザ上で電子メールの作成をできるようにする場合、上述したすべての処理をサーバ３において実行させることもできる。この場合、端末２は、ウェブブラウザを有していればよい。

【0083】

また、上述した実施形態による各処理は、コンピュータであるプロセッサ２１又は３１に実行させることができるプログラムとして記憶させておくこともできる。この他、磁気ディスク、光ディスク、半導体メモリ等の外部記憶装置の記憶媒体に格納して配布することができる。そして、プロセッサ２１又は３１は、この外部記憶装置の記憶媒体に記憶されたプログラムを読み込み、この読み込んだプログラムによって動作が制御されることにより、上述した処理を実行することができる。

【0084】

本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で種々に変形することが可能である。また、各実施形態は適宜組み合わせて実施してもよく、その場合組み合わせた効果が得られる。更に、上記実施形態には種々の発明が含まれており、開示される複数の構成要件から選択された組み合わせにより種々の発明が抽出され得る。例えば、実施形態に示される全構成要件からいくつかの構成要件が削除されても、課題が解決でき、効果が得られる場合には、この構成要件が削除された構成が発明として抽出され得る。

【符号の説明】

【0085】

１ 通信システム、２ 端末、３ サーバ、２１ プロセッサ、２２ メモリ、２３ ストレージ、２４ 入力インターフェース、２５ ディスプレイ、２６ 通信モジュール、２７ バス、３１ プロセッサ、３２ メモリ、３３ ストレージ、３４ 通信モジュール、３５バス、２３１ ＯＳ、２３２ メールプログラム、３３１ ＯＳ、３３２ メール作成支援プログラム、３３３ パーソンデータベース、３３４ メールデータベース、３３５ 関連情報データベース。

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】