特許 7328247 電子メール同期およびワークフローシステムにおける自動化された通信

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2023-08-07

(45)【発行日】2023-08-16

(54)【発明の名称】電子メール同期およびワークフローシステムにおける自動化された通信

(51)【国際特許分類】

   H04L 51/00 20220101AFI20230808BHJP

   G06Q 10/06 20230101ALI20230808BHJP

【ＦＩ】

H04L51/00

G06Q10/06

【請求項の数】 23

(21)【出願番号】P 2020554869

(86)(22)【出願日】2019-04-11

(65)【公表番号】

(43)【公表日】2021-08-19

(86)【国際出願番号】 US2019026917

(87)【国際公開番号】W WO2019200052

(87)【国際公開日】2019-10-17

【審査請求日】2022-02-09

(31)【優先権主張番号】15/950,370

(32)【優先日】2018-04-11

(33)【優先権主張国・地域又は機関】US

(73)【特許権者】

【識別番号】520383658

【氏名又は名称】アウトリーチ コーポレイション

(74)【代理人】

【識別番号】110001243

【氏名又は名称】弁理士法人谷・阿部特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】ゴードン エル．ヘンプトン

(72)【発明者】

【氏名】ウェスリー アール．ヘザー

(72)【発明者】

【氏名】アンドリュー エス．キンザー

(72)【発明者】

【氏名】マヌエル エー．メディナ

【審査官】中川 幸洋

(56)【参考文献】

【文献】特開２０００－２７００１１（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開平１０－１９０７２８（ＪＰ，Ａ）

【文献】中国特許出願公開第１０１７２９４４８（ＣＮ，Ａ）

【文献】米国特許出願公開第２００２／０１６１７８８（ＵＳ，Ａ１）

【文献】特開２０１０－１５２５３８（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｈ０４Ｌ ５１／００

Ｇ０６Ｑ １０／０６

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

複数のユーザと複数の知られた見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステムであって、
前記複数の知られた見込み客に関する情報を含むデータベースであって、前記データベースは、複数のユーザに関する情報を含む、該データベースと、
それぞれのユーザと関連付けられた複数の電子メール受信トレイを有する、電子メール同期モジュールであって、前記複数の電子メール受信トレイの各電子メール受信トレイは、前記複数の知られた見込み客からの電子メールメッセージを含む、複数の電子メールメッセージを受信することが可能であり、前記電子メール同期モジュールは、それが受信されたときに、前記複数の電子メールメッセージのある電子メールメッセージからメタデータを抽出するように構成され、
前記電子メール同期モジュールは、前記複数のユーザの１人または複数のユーザが、前記電子メールメッセージと関連付けられるかどうかを決定し、関連付けられる場合、前記メタデータと、前記ユーザに関する前記データベースに記憶された情報との比較に基づいて、前記複数のユーザの前記１人または複数のどのユーザが前記電子メールメッセージと関連付けられるかを決定するように構成され、
前記電子メール同期モジュールは、前記１人または複数の見込み客が、前記電子メールメッセージと関連付けられるかどうかを決定するように構成され、および、知られた見込み客に対応する前記データベース内に記憶された電子メールアドレスに一致する電子メールアドレスについての前記メタデータを検査することによって、また一致が見つけられない場合、前記電子メールメッセージの送信者の名前が、前記知られた見込み客の名前と一致するかどうか、または前記メタデータが、前記知られた見込み客と関連付けられた前記データベース内に記憶された情報に対応する参照を含む、電子メールスレッドを含むかどうかを決定することによって、どの見込み客が前記電子メールメッセージと関連付けられるかを識別するように構成され、
前記電子メールメッセージが前記複数の知られた見込み客のある見込み客と関連付けられると決定された場合、前記電子メールメッセージについての分類にマッピングするために、条件の順序セットを有するルールベースの分類モジュールを使用し、前記ルールベースの分類モジュールは、前記データベース内に記憶されたメッセージＩＤに対応するデータを探し、対応するメッセージＩＤが見つかった場合、前記電子メールメッセージを返信として分類するように構成され、前記ルールベースの分類モジュールは、前記データベース内に記憶されたテキストメタデータに対応するデータを探し、対応するテキストメタデータが見つかった場合、前記電子メールメッセージを返信として分類するように構成され、前記ルールベースの分類モジュールは、以前のメッセージ配信に対応する同一の件名および受信者に一致するデータを探し、そのような同一の件名および受信者が見つかった場合、前記電子メールメッセージを返信として分類するように構成され、
前記電子メールメッセージが前記複数の知られた見込み客と関連付けられないと決定された場合、前記電子メールメッセージの内容を記憶せずに、前記電子メールメッセージに関する前記メタデータを記憶する、該電子メール同期モジュールと、および、
各メッセージＩＤが前記データベース内に１回だけ存在することを保証するように、前記データベース内に前記複数の電子メールメッセージを記憶するための重複排除モジュールと、
を備えたことを特徴とする複数のユーザと複数の知られた見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項2】

前記電子メールメッセージに関する自動化された処理のためのプログラム可能なトリガを提供するように構成された、ワークフローおよび自動化モジュールであって、前記プログラム可能なトリガは、前記電子メールメッセージと関連付けられた前記メタデータまたは他の情報に応答して動作し、複数の前記プログラム可能なトリガは、ユーザによって構成された組合せで、論理的に条件付けられることができ、論理的条件の前記組合せが、真である場合、前記ワークフローおよび自動化モジュールは、前記プログラム可能なトリガと関連付けられた１つまたは複数のアクションを実行するように構成された、該ワークフローおよび自動化モジュール
をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載の複数のユーザと複数の知られた見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項3】

前記プログラム可能なトリガは、配信された電子メール、返信された電子メール、バウンスされた電子メール、および外出中としてマークされた電子メールからなる群から選択されるトリガを含む、ことを特徴とする請求項２に記載の複数のユーザと複数の知られた見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項4】

前記プログラム可能なトリガは、前記ルールベースの分類モジュールによる前記電子メールメッセージについての前記分類に関するデータを含む、ことを特徴とする請求項２に記載の複数のユーザと複数の知られた見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項5】

アクションに応答して、複数の発信電子メールからなる自動化されたシーケンスを実行するように構成された電子メール配信モジュールであって、前記自動化されたシーケンスは、個々の発信電子メール間の時間間隔のプログラム可能な構成を有し、前記電子メール配信モジュールは、前記アクションに、または前記複数の発信電子メールの１つに対応する前記電子メールメッセージに応答して、返信が受信されたかどうかを決定するために、前記ルールベースの分類モジュールから入力を受信するように動作可能であり、および、前記返信が受信された場合、前記シーケンスを終了済みとしてマークし、前記自動化されたシーケンスを終了させる、該電子メール配信モジュール
をさらに備えたことを特徴とする請求項４に記載の複数のユーザと複数の知られた見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項6】

前記電子メール配信モジュールは、個々の発信電子メールが、無効な配信時間ブロックの間に送信されようとしていないかどうかを、前記個々の発信電子メールが送信される前に決定するために、有効な配信時間ブロックのスケジュールをチェックし、および、前記個々の発信電子メールが、前記無効な配信時間ブロックの間に送信されようとしている場合、次の利用可能な有効な配信時間ブロックまで、前記個々の発信電子メールを遅延させるように構成されたことを特徴とする請求項５に記載の複数のユーザと複数の知られた見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項7】

前記電子メール配信モジュールは、事前決定された変数を有する、個々の発信電子メールのための複数の構成可能なテンプレートを含み、テンプレートは、前記個々の発信電子メールのために、ユーザによって選択されることができ、前記ユーザは、前記個々の発信電子メールを作成するために、前記事前決定された変数のための情報を提供することを特徴とする請求項５に記載の複数のユーザと複数の知られた見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項8】

前記電子メール配信モジュールは、前記事前決定された変数が有効な値を有することを検証するために、個々の発信電子メールのためのテンプレート妥当性確認モジュールを含み、テンプレート変数と関連付けられたエラーの場合、前記個々の発信電子メールが送信されることを阻止する、ことを特徴とする請求項７に記載の複数のユーザと複数の知られた見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項9】

複数のユーザと複数の見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステムであって、
複数の知られた見込み客に関する情報を含むデータベースと、
それぞれのユーザと関連付けられた複数の電子メール受信トレイを有する、電子メール同期およびワークフローシステムであって、前記複数の電子メール受信トレイの各々は、前記複数の見込み客からの電子メールメッセージを含む、複数の電子メールメッセージを受信することが可能であり、前記電子メール同期およびワークフローシステムは、それが受信されたときに、電子メールメッセージと関連付けられたＲＦＣ２８２２電子メールヘッダからメタデータを抽出するように構成された、該電子メール同期およびワークフローシステムと
を備え、
前記電子メール同期およびワークフローシステムは、１人または複数のユーザが、前記電子メールメッセージと関連付けられるかどうかを決定し、関連付けられる場合、前記メタデータに基づいて、どのユーザが前記電子メールメッセージと関連付けられるかを決定するように構成され、
前記電子メール同期およびワークフローシステムは、１人または複数の見込み客が、前記電子メールメッセージと関連付けられるかどうかを決定するように構成され、知られた見込み客に対応する前記データベース内に記憶された電子メールアドレスに一致する電子メールアドレスについての前記メタデータを検査することによって、また一致が見つけられない場合、前記知られた見込み客と関連付けられた前記データベース内に記憶された情報に対応する参照を含む、電子メールスレッドについての前記メタデータを検査することによって、どの見込み客が前記電子メールメッセージと関連付けられるかを識別するように構成され、
前記電子メールメッセージが前記複数の知られた見込み客のある見込み客と関連付けられると決定された場合、前記電子メールメッセージについての分類を決定するために分類システムを使用し、および前記電子メールメッセージが前記複数の知られた見込み客と関連付けられないと決定された場合、前記電子メールメッセージの内容を記憶せずに、前記電子メールメッセージに関する前記メタデータを記憶する、
ことを特徴とする複数のユーザと複数の見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項10】

前記分類システムは、前記電子メールメッセージについての前記分類にマッピングするために使用される、条件の順序セットを有する、ルールベースの分類システムをさらに備えたことを特徴とする請求項９に記載の複数のユーザと複数の見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項11】

前記分類システムは、前記データベース内に記憶されたメッセージＩＤに対応するデータを探し、および、対応するメッセージＩＤが見つかった場合、前記電子メールメッセージを返信として分類することを特徴とする請求項１０に記載の複数のユーザと複数の見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項12】

前記分類システムは、前記データベース内に記憶されたテキストメタデータに対応するデータを探し、対応するテキストメタデータが見つかった場合、前記電子メールメッセージを返信として分類することを特徴とする請求項１０に記載の複数のユーザと複数の見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項13】

前記分類システムは、以前のメッセージ配信に対応する同一の件名および受信者に一致するデータを探し、そのような同一の件名および受信者が見つかった場合、前記電子メールメッセージを返信として分類することを特徴とする請求項１０に記載の複数のユーザと複数の見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項14】

重複排除システムが、各メッセージＩＤが前記データベース内に１回だけ存在することを保証するために利用されることを特徴とする請求項９に記載の複数のユーザと複数の見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項15】

時間の事前決定された期間にわたる着信および発信通信履歴のグラフィカル表現を選択的に表示するように構成された、前記知られた見込み客と関連付けられた共有受信トレイの様子のグラフィカル表示を提供するディスプレイであって、発信通信と関連付けられない第１のグラフィカル表現と、発信通信と関連付けられ、発信通信の量に比例した、第２のグラフィカル表現と、および着信通信と関連付けられ、着信通信の量に比例した、第３のグラフィカル表現とを表示し、前記着信および発信の通信履歴のグラフィカル表現は、前記複数のユーザと関連付けられた前記複数の電子メール受信トレイの少なくとも１つの電子メール受信トレイからの情報を含む、該ディスプレイ
をさらに備えたことを特徴とする請求項９に記載の複数のユーザと複数の見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項16】

複数のユーザと複数の見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するための方法であって、
複数の知られた見込み客および前記複数のユーザに関する情報を、データベース内に記憶するステップと、
前記複数の見込み客からの電子メールメッセージを含む、複数の電子メールメッセージを受信し、それが受信されたときに、電子メールメッセージからメタデータを抽出するステップと、
１人または複数のユーザが、前記電子メールメッセージと関連付けられるかどうかを決定し、関連付けられる場合、前記メタデータと、前記複数のユーザに関する前記データベースに記憶された情報との比較に基づいて、どのユーザが前記電子メールメッセージと関連付けられるかを決定するステップと、
１人または複数の見込み客が、前記電子メールメッセージと関連付けられるかどうかを決定し、および、知られた見込み客に対応する前記データベース内に記憶された電子メールアドレスに一致する電子メールアドレスについての前記メタデータを検査することによって、また一致が見つけられない場合、前記電子メールメッセージの送信者の名前が、前記知られた見込み客の名前と一致するかどうか、または前記メタデータが、知られた見込み客と関連付けられた前記データベース内に記憶された情報に対応する参照を含む電子メールスレッドを含むかどうかを決定することによって、どの見込み客が前記電子メールメッセージと関連付けられるかを決定するステップと、
前記電子メールメッセージが前記複数の知られた見込み客のある見込み客と関連付けられると決定された場合、前記電子メールメッセージについての分類を決定するステップであって、前記データベース内に記憶されたメッセージＩＤに対応するデータを探すことによって、対応するメッセージＩＤが見つかった場合、前記電子メールメッセージについての前記分類を返信と設定し、前記データベース内に記憶されたテキストメタデータに対応するデータを探すことによって、対応するテキストメタデータが見つかった場合、前記電子メールメッセージについての前記分類を返信と設定し、以前のメッセージ配信に対応する同一の件名および受信者に一致するデータを探すことによって、そのような同一の件名および受信者が見つかった場合、前記電子メールメッセージについての前記分類を返信と設定する、該ステップと、
電子メールメッセージが前記複数の知られた見込み客と関連付けられないと決定された場合、前記電子メールメッセージの内容を記憶せずに、前記電子メールメッセージに関する前記メタデータを記憶するステップと、
前記データベース内に記憶される重複する前記電子メールメッセージを排除するために、各一意メッセージＩＤについて１回だけ、前記データベース内に前記複数の電子メールメッセージを記憶するステップと
を含むことを特徴とする複数のユーザと複数の見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するための方法。

【請求項17】

電子メールメッセージに関する自動化された処理のためのプログラム可能なトリガを提供するステップであって、前記プログラム可能なトリガは、前記電子メールメッセージと関連付けられた前記メタデータまたは他の情報に応答して動作し、複数の前記プログラム可能なトリガは、ユーザによって構成された組合せで、論理的に条件付けられることができ、論理的条件の前記組合せが、真である場合、前記トリガと関連付けられた１つまたは複数のアクションを実行し、前記プログラム可能なトリガは、前記電子メールメッセージについての前記分類に関するデータを含む、該ステップ
をさらに含むことを特徴とする請求項１６に記載の複数のユーザと複数の見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するための方法。

【請求項18】

前記１つまたは複数のアクションに応答して、複数の発信電子メールの自動化されたシーケンスを実行するステップであって、前記自動化されたシーケンスは、個々の発信電子メール間の時間間隔のプログラム可能な構成を有し、前記アクションに、または前記複数の発信電子メールの１つに対応する、前記電子メールメッセージに応答して、前記返信が受信されたかどうかを決定するために、前記分類に関する入力を受信し、返信が受信された場合、前記シーケンスを終了済みとしてマークし、前記自動化されたシーケンスを終了させる、該ステップ
をさらに含む、ことを特徴とする請求項１７に記載の複数のユーザと複数の見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するための方法。

【請求項19】

前記個々の発信電子メールが、無効な配信時間ブロックの間に送信されようとしていないかどうかを、前記個々の発信電子メールが送信される前に決定するために、有効な配信時間ブロックのスケジュールをチェックするステップであって、前記個々の発信電子メールが、前記無効な配信時間ブロックの間に送信されようとしている場合、次の利用可能な有効な配信時間ブロックまで、前記個々の発信電子メールを遅延させる、該ステップ
をさらに含む、ことを特徴とする請求項１８に記載の複数のユーザと複数の見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するための方法。

【請求項20】

アクションに応答して、複数の発信電子メールの自動化されたシーケンスを実行するように構成された電子メール配信モジュールであって、前記自動化されたシーケンスは、個々の発信電子メール間の時間間隔のプログラム可能な構成を有し、前記電子メール配信モジュールは、前記アクションに、または前記複数の発信電子メールの１つに対応する、前記電子メールメッセージに応答して、返信が受信されたかどうかを決定するために、前記ルールベースの分類モジュールから入力を受信するように動作可能であり、前記返信が受信された場合、前記シーケンスを終了済みとしてマークし、前記自動化されたシーケンスを終了させる、電子メール配信モジュール
をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載の複数のユーザと複数の知られた見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項21】

前記電子メール配信モジュールは、個々の発信電子メールが、無効な配信時間ブロックの間に送信されようとしていないかどうかを、前記個々の発信電子メールが送信される前に決定するために、有効な配信時間ブロックのスケジュールをチェックし、前記個々の発信電子メールが、前記無効な配信時間ブロックの間に送信されようとしている場合、次の利用可能な有効な配信時間ブロックまで、前記個々の発信電子メールを遅延させるように構成されたことを特徴とする請求項２０に記載の複数のユーザと複数の知られた見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項22】

前記電子メール配信モジュールは、事前決定された変数を有する、個々の発信電子メールのための複数の構成可能なテンプレートを含み、テンプレートは、前記個々の発信電子メールのために、ユーザによって選択されることができ、前記ユーザは、前記個々の発信電子メールを作文するために、前記事前決定された変数のための情報を提供することを特徴とする請求項２０に記載の複数のユーザと複数の知られた見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【請求項23】

前記電子メール配信モジュールは、前記事前決定された変数が有効な値を有することを検証するために、個々の発信電子メールのためのテンプレート妥当性確認モジュールを含み、テンプレート変数と関連付けられたエラーの場合、前記個々の発信電子メールが送信されることを阻止することを特徴とする請求項２２に記載の複数のユーザと複数の知られた見込み客との間の電子メール通信を自動的に管理するためのシステム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、電子メール通信に関する。

【背景技術】

【0002】

本開示は、ユーザのグループとターゲット見込み客のグループとの間の電子メール通信を自動的に管理するための方法およびシステムに関する。電子メールは、随所で利用され、これの応用は、多数の分野に関連するが、簡潔にする目的で、本文書における特定の例は、販売業界に限定される。

【0003】

多数の人々（見込み客）との電子メール関係を管理することは、販売プロフェッショナルの役割の中心である。多くの場合、一人で、同時に数百人もの見込み客に働きかけていることがある。効果的であるためには、コミュニケーションの各個々のスレッドが、維持され、フォローアップされ続けなければならない。さらに、見込み客からの応答（または応答がないこと）は、販売プロフェッショナルによるアクションを必要とする。これは、限定されることなく、顧客関係管理システム内のデータを更新すること、または将来のフォローアップ活動をセットアップすることを含むことができる。従来、これらのアクションは、人手で行われ、販売員側において、かなりの労力を必要とする。見込み客からの応答がない場合、フォローアップの将来のアクションが、忘れられる、または見落とされることができ、低下した有効性および過剰な人件費をもたらす。

【0004】

多数の販売職員が関与する販売組織という状況においては、チーム全体にわたってコミュニケーションを調整することが、ますます重要になる。組織内の販売プロフェッショナルが、ある個人に働きかけている場合、販売プロセスの戦略を推進するために、その組織に属する他の誰かが、同じ個人に働きかけているかどうかを知ることが、望ましい。複数の販売職員が、同時に同じ個人に働きかけている場合、両者の取り組みが相互に知られ、調整されることを保証することが、重要である。

【0005】

標準的な電子メールサーバとクライアントは、複数の受信トレイが同時に同期させられる機能性を提供せず、それらは、組織内のすべての受信トレイによって提供されるデータに基づいて、アクションを自動化する、または情報を消費する能力も提供しない。

【0006】

したがって、必要とされるものは、初期通信を自動化し、組織内のすべての電子メールメールボックスに属する電子メールを残し、ならびに自動化およびデータの効率的な表示を可能にする方式で、データを記憶および処理するシステムである。

【発明の概要】

【課題を解決するための手段】

【0007】

ユーザのグループとターゲットの見込み客のグループとの間の電子メール通信を自動的に管理するための方法およびシステムが、本明細書に含まれる。システムは、同時に複数の受信トレイおよび受信者に対処する複雑さ、ならびに電子メール内容、受信者、および他のメタデータに基づいた、カスタマイズ可能な自動化を管理するためのユーザインターフェイスを提供する。

【0008】

一実施形態においては、ユーザが、一連の自動化されたまたは手動の電子メール（またはそれらの「シーケンス」）を、特定の受信者に送信することを可能にするために、自動化されたシステムが、導入される。これらのシーケンスは、テンプレート化された電子メール内容から成るいくつかの「ステップ」として、構築される。テンプレートは、意図された受信者についての追加情報を含む、基礎的なデータベースから自動的に入力された、変数を含む。

【0009】

これの基礎になるのは、多くのユーザに代わって、電子メールメールボックスへの接続を維持するシステムである。これらのメールボックスは、継続的に、新しい電子メールメッセージがないか定期的に問い合わされる。新しいメッセージの場合、メッセージは、特定のシーケンスとの関係をチェックされる。システムは、メッセージへの返信など、ある受信者挙動を条件として、シーケンスの配信を停止するためのロジックを含んでよい。

【図面の簡単な説明】

【0010】

【図1】本発明に従った、電子メール通信システムの高レベル概要を示す概略図である。

【図1a】電子メール同期サブシステムの概要を示す概略図である。

【図1b】本発明に従った、様々なサブシステムの内部の様子を示す概略図である。

【図2】、本発明に従った、システムの実施形態が、取られるべき次のステップおよびアクションを決定するために、どのように電子メールを処理するかを例示した、フローチャートである。

【図3】本発明に従った、システムの実施形態が、どのように着信電子メールを分類するかを示す、表である。

【図4】複数のメールボックスから電子メールデータを引き入れた、特定の知られた見込み客の共有受信トレイの様子を示す図である。

【図5】電子メールアクティビティイベントに基づいてアクションを実行する、トリガシステムを示す図である。

【図6】システムの実施形態が、新しいアイデンティティを作成するために、または既存のアイデンティティを調整するために、どのようにデータを取り込むかを例示した、フローチャートである。

【図7】与えられた見込み客への段階的な電子メールシーケンスと、見込み客からの単一の返信がどのようにシーケンスを終了させるかとを例示する、フローチャートである。

【図8】電子メールシーケンスに好ましくは組み込まれるテンプレート化システムを例示した、フローチャートである。

【図9】配信スケジュールブロックを例示したチャートである。

【発明を実施するための形態】

【0011】

本発明の様々な特徴の実施形態を実施するシステムおよび方法が、図面を参照して、今から説明される。図面および関連付けられた説明は、本発明のいくつかの実施形態を例示するために提供されており、本発明の範囲を限定するためには提供されていない。図面全体を通して、参照番号は、参照される要素間の一致を示すために、再使用される。

【0012】

図１を参照すると、電子メール同期およびワークフローシステム１００が、提供されている。図１には、複数のユーザ１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ、１０４ｄが、示されている。本発明に従うと、任意の数のユーザ１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ、１０４ｄが、提供されてよく、例示された例においては、明確にするために、４人のユーザだけが、示されている。例示された例においては、ユーザ１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ、１０４ｄは、製品またはサービスを販売するために、電子メールを介して潜在的な顧客に接触する必要がある、販売職員であってよい。電子メール同期およびワークフローシステム１００は、見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、１０１ｄとの通信を確立するように動作する。本発明に従うと、任意の数の見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、１０１ｄが、提供されてよく、例示された例においては、明確にするために、４人の見込み客だけが、示されている。本明細書において説明されるように、システム１００は、発信電子メール１０３ａ、１０３ｂ、１０３ｃ、１０３ｄの配信を自動的に管理しながら、同時に着信電子メール１０２ａ、１０２ｂ、１０２ｃ、１０２ｄを管理する。本発明に従ったシステムによって処理されることができる、着信電子メール１０３ａおよび発信電子メール１０２ａの数は、限定されない。例示された例においては、明確にするために、各々の４つだけが、示されている。

【0013】

図１ａを参照すると、電子メール同期サブシステム１１０が、提供されている。図１ａには、複数の電子メール受信トレイ１１１ａ、１１１ｂ、１１１ｃ、１１１ｄが、示されている。例示された例においては、受信トレイ１１１ａ、１１１ｂ、１１１ｃ、１１１ｄは、（１人のユーザが１つまたは複数の構成された受信トレイを有してよい）多対１ベースで、例えば、図１に示されたユーザ１０４ａまたはユーザ１０４ｂに対応し得る。これらの受信トレイ１１１ａ、１１１ｂ、１１１ｃ、１１１ｄは、販売職員の企業電子メールアカウントに対応してよい。電子メール同期および処理システム１１０は、見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、１０１ｄからの着信メッセージ１１２ａ、１１２ｂ、１１２ｃ、１１２ｄを処理するための必要な能力を提供するように動作する。

【0014】

例示された例においては、受信トレイ１１１ａ、１１１ｂ、１１１ｃ、１１１ｄとの通信は、プログラムで確立され、新しい電子メールへのリアルタイムアクセスを達成するために、継続的に発生する。独立した接続が、各個別の受信トレイ、例えば、受信トレイ１１１ａに対して作成され、新しい電子メール１１２ａ、１１２ｂ、１１２ｃ、１１２ｄ、１１２ｅは、それらが対応するメールボックス１１１ａに配信されたとき、システム１００によって受信される。通信は、受信トレイ１１１ａが配置された基礎的な電子メールサーバに応じて、さまざまなプロトコル上において行うことができる。

【0015】

実際には、多くの顧客が、Ｇｏｏｇｌｅ Ａｐｐｓによって提供される電子メールサーバを有する。Ｇｏｏｇｌｅ Ａｐｐｓによって提供される電子メールサーバのケースにおいては、受信トレイ１１１ａとの通信プロトコルは、設定可能であり、ポーリングベースのインターネットメッセージアクセスプロトコル（ＩＭＡＰ）を介して、またはプッシュベースのＧｏｏｇｌｅ固有のＧＭａｉｌ ＡＰＩを介して、行われることができる。他の顧客は、オンプレミス型またはクラウドホスト型のＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ電子メールサーバを有する。そのケースにおいては、受信トレイ同期は、Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｗｅｂｂ Ｓｅｒｖｉｃｅｓ（ＥＷＳ）を介して行われる。

【0016】

電子メール同期サブシステム１１０と、ＩＭＡＰ、ＥＷＳ、またはＧＭａｉｌ ＡＰＩの一般的なアプリケーションとの間の重要な相違は、同時に複数の受信トレイ１１１ａ、１１１ｂ、１１１ｃ、１１１ｄを処理することにある。一般に、ＩＭＡＰ、ＥＷＳも、ＧＭａｉｌ ＡＰＩも、複数の受信トレイを同期させる機能性を提供せず、各メールボックスを独立に同期させる必要がある。

【0017】

一般的なアプリケーションにおいては、ユーザ１０４ａは、見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、１０１ｄ、１０１ｅのリストを、カンマ区切り（ＣＳＶ）スプレッドシートの形式で、同期およびワークフローシステム１００に提供してよい。図１ｂを参照すると、見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、１０１ｄ、１０１ｅは、データベース１２３への問い合わせに基づいて、またはｓａｌｅｓｆｏｒｃｅ．ｃｏｍなど、別個の顧客関係管理システムへの問い合わせに基づいて、自動的に生成されてもよい。

【0018】

図２は、電子メール同期サブシステム１１０から受信された電子メールを処理および記憶する１つの方法のフローチャートを例示している。図２に示される方法は、（存在するならば）どの見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、１０１ｄ、１０１ｅが、与えられた電子メール１１２ａと関連付けられるかを決定すること、および電子メールをデータベース１２３内に記憶することの両方に関与するステップを含む。より一般的に、図２に示される図面は、図１ｂに示される電子メール処理サブシステム１２４に関連する。

【0019】

図２を参照すると、ステップ２０１において、同期サブシステム１１０から受信される電子メール１１２ａ、１１２ｂ、１１２ｃ、１１２ｄ、１１２ｅは、継続的に受信され、処理される。第１の手順ステップ２０２は、電子メール１１２ａと関連付けられたＲＦＣ２８２２電子メールヘッダから、電子メール１１２ａについてのメタデータを抽出することである。どのユーザ１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ、１０４ｄ、およびどの見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、１０１ｄが、電子メール１１２ａと関連付けられるかを、電子メールアドレス一致に基づいて、決定するために、ＴＯ、ＦＲＯＭ、ＣＣ、およびＢＣＣヘッダが、使用される。ステップ２０３において、システムは、関連する見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、または１０１ｄの存在をチェックする。見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、または１０１ｄが、電子メール１１２ａに関連しない場合、ステップ２０７は、電子メール１１２ａが、より大きい電子メールスレッドの一部であるかどうかを調べるためのチェックを行う。この方法においては、この電子メール１１２ａが、より大きな電子メールスレッドの一部であるかどうかがを調べるために、ＩＮ－ＲＥＰＬＹ－ＴＯ ＲＦＣ２８２２電子メールヘッダが、再帰的にチェックされる。以前のいずれかの電子メールが、見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、または１０１ｄへの参照を含む場合、この電子メール１１２ａは、それぞれ見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、または１０１ｄに間接的に関連すると見なされる。

【0020】

この特定の方法においては、前述のステップ２０７および２０３のどちらも、関連する見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃまたは１０１ｄという結果とならない場合、ステップ２０８に示されるように、この電子メールは、その後、データベース１２３に記憶され、さらなる処理は、行われない。

【0021】

実際には、電子メールデータは、顧客のプライバシに関して、最も機密性の高い種類のものである。したがって、（見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、または１０１ｄに関連することによって決定されるような）販売プロセスに直接的に関連しない電子メール１１２ａ、１１２ｂ、１１２ｃ、１１２ｄ、１１２ｅは、それらの内容を保存する方法で記憶されないことが望ましい。１つの方法は、単純に、電子メール１１２ａ、１１２ｂ、１１２ｃ、１１２ｄ、または１１２ｅをまったく記憶しないことであるが、情報のこの喪失は、システムの他の部分にとって望ましくない場合がある。代わりに、これを達成するために、ステップ２０８において、そのような電子メール１１２ａ、１１２ｂ、１１２ｃ、１１２ｄ、または１１２ｅについてのメタデータだけが、記憶される。このメタデータは、ＲＦＣ２８２２メッセージＩＤ、ならびに件名および受信者のＭＤ５ハッシュを含む。この特定の実施形態においては、ＭＤ５ハッシュが、使用されるが、他の任意の暗号学的ハッシュ関数が、利用されることができる。

【0022】

（ステップ２０３または２０７で決定されるように）見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、または１０１ｄが、電子メール１１２ａ、１１２ｂ、１１２ｃ、１１２ｄ、または１１２ｅに関連する場合、システムは、それぞれ電子メール１１２ａ、１１２ｂ、１１２ｃ、１１２ｄ、または１１２ｅについての追加情報を、分類の形態で、導出しようと試みる。分類システムのそのような一実施形態は、条件の順序セットが直接的に分類にマッピングされる、ルールベースのシステムを使用することである。そのような実施形態は、図３に表されている。

【0023】

図３に示されるように、電子メール１１２ａが、「Ｏｏｔｏ」、「Ａｕｔｏ：」、「Ｏｏｏ」が前に付いた件名を含む場合、電子メールの分類は、Ｏｕｔ ｏｆ ｔｈｅ Ｏｆｆｉｃｅ（外出中）（ＯＯＴＯ）になる。電子メールの件名が、それの内容のいずれかの部分に、「ａｕｔｏｍａｔｉｃ ｒｅｐｌｙ（自動返信）」、「ａｕｔｏ ｒｅｓｐｏｎｓｅ（自動応答）」、「ｏｕｔ ｏｆ ｏｆｆｉｃｅ（外出中）」、「ｏｕｔ ｏｆ ｔｈｅ ｏｆｆｉｃｅ（外出中）」、「ａｗａｙ ｆｒｏｍ ｍｙ ｍａｉｌ（メールが見られない）」、「ｏｎ ｌｅａｖｅ（休暇中）」、または「ｓｉｃｋ ｌｅａｖｅ（病気休暇）」を含む場合、電子メール１１２ａは、ＯＯＴＯとして分類される。本文の最初の８０文字が、「ｏｕｔ ｏｆ ｏｆｆｉｃｅ」、「ｏｕｔ ｏｆ ｏｆｆｉｃｅ」、「ａｗａｙ ｆｒｏｍ ｍａｉｌ」、「ｏｎ ｌｅａｖｅ」、「ｓｉｃｋ ｌｅａｖｅ」、または「ｍａｔｅｒｎｉｔｙ ｌｅａｖｅ（産休）」を含む場合、電子メール１１２ａは、ＯＯＴＯとして分類される。

【0024】

また、図３に示されるように、電子メール１１２ａが、値「ｎｏ」を有する「Ａｕｔｏ－ｓｕｂｍｉｔｔｅｄ（自動送信）」という名前のＲＦＣ２８２２ヘッダを有する、または「ｘ－ａｕｔｏｒｅｐｌｙ」、「ｘ－ａｕｔｏｒｅｓｐｏｎｄ」、「ｘ－ｍｄａｕｔｏｒｅｓｐｏｎｓｅ」という名前のいずれかのヘッダが、存在する場合、その電子メールも、外出中として分類される。送信者の電子メールアドレスが、「Ｍａｉｌｅｒ－ｄａｅｍｏｎ」、「Ｍａｉｌｅｒｄａｅｍｏｎ」、または「ｐｏｓｔｍａｓｔｅｒ」で始まる場合、電子メール１１２ａは、バウンスとして分類される。「Ｕｎｄｅｌｉｖｅｒａｂｌｅ（配信不能）」、「ｆａｉｌｅｄ ｍａｉｌ（失敗したメール）」、「ｆａｉｌｅｄ ｄｅｌｉｖｅｒｙ（失敗した配信）」、「ｍａｉｌ ｄｅｌｉｖｅｒｙ ｆａｉｌ（メール配信失敗）」、「ｍａｉｌ ｓｙｓｔｅｍ ｅｒｒｏｒ（メールシステムエラー）」、「ｆａｉｌｕｒｅ ｎｏｔｉｃｅ（失敗通知）」、「Ｎｏｎｄｅｌｉｖｅｒａｂｌｅ（配信不能）」、または「ｄｅｌｉｖｅｒｙ ｓｔａｔｕｓ ｎｏｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ （ｆａｉｌｕｒｅ）（配信ステータス通知（失敗））」が、件名の前に付いた場合、電子メール１１２ａは、バウンスとして分類される。

【0025】

図３には、この特定の方法においては、特定の電子メール１１２ａのＲＦＣ２８２２ ＩＮ‐ＲＥＰＬＹ‐ＴＯまたはＲＥＦＥＲＥＮＣＥＳヘッダが、データベース１２３内に記憶されたメッセージＩＤを含む場合、電子メール１１２ａが、返信として分類されることも示されている。電子メール配信サブシステム１２２が、メッセージを送信するとき、それは、本文中にテキストのメタデータを含む。このメタデータが、存在する場合、電子メール１１２ａは、返信として分類される。電子メール１１２ａが、以前のメッセージ配信と同一の件名および受信者を含む場合、この電子メール１１２ａは、返信として分類される。

【0026】

図３によって表されるような上述の実施形態においては、すべてのルールは、英語に固有であるが、他の言語においても等しく適用可能である。好ましい方法においては、ルールは、他の言語均等物を含むように拡張される。例えば、「外出中」は、ドイツ語における「ａｕｓｓｅｒｈａｕｓ」に一致するためのルールも含む。

【0027】

本明細書においては、この特定の実施形態において、電子メール分類のためのヒューリスティックルールベースのシステムについての言及が、行われたが、機械学習技法に基づいた統計的方法など、他のシステムも、適用可能である。例えば、ロジスティック回帰モデルまたはニューラルネットワークは、将来の電子メールを分類するために使用されることができるモデルを作成するために、多数のサンプル電子メール分類上においてトレーニングされることができる。

【0028】

図２を参照すると、システムにおける見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、１０１ｄ、または１０１ｅに関連する電子メールメッセージ１１２ａは、ステップ２０５によって表されるように、データベース１２３内に記憶される。電子メールメッセージ１１２ａは、マルチスレッド化され、複数の受信者を含んでよい。そのため、各着信メッセージ１１２ａ、１１２ｂ、１１２ｃ、１１２ｄ、１１２ｅは、複数の受信トレイ１１１ａ、１１１ｂ、１１１ｃ、１１１ｄ内に存在し、複数の見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、１０１ｄ、１０１ｅに関連してよい。この例においては、そのようなメッセージ１１２ａ、１１２ｂ、１１２ｃ、１１２ｄ、１１２ｅは、すべて、同じＲＦＣ２８２２メッセージＩＤを共有する。システムのこの特定の実施形態においては、ストレージ１２３は、各メッセージＩＤがデータベース１２３内に１回だけ存在することを保証する、単純な重複排除方法を使用する。

【0029】

本発明以前は、受信トレイに代わって動作して、メッセージへの返信を受信しようと試みる、ほとんどのサードパーティシステムは、ＲＦＣ２８２２ ＲＥＰＬＹ－ＴＯおよびＳＥＮＤＥＲヘッダを利用する。実際には、この方法は、非常に低い精度しか提供しないことが分かっている。業界においては、これは、３０％ほどの低さであることができる。これは、ＳｐａｍＡｓｓａｓｓｉｎなどのスパム捕獲エンジンが、それらのヘッダに特に関心があるせいである。さらに、これらの方法は、送信者の電子メールレピュテーションに著しい影響を有することができる。本発明は、そのような従来の方法にまさる著しい利点を提供し、ユーザが人手で電子メール１１２ａを送信したかのような高い返信検出精度を提供し、本発明は、電子メールレピュテーションにわずかな影響しか有さない。

【0030】

実際には、電子メール通信を送信したとき、受信者が、「ｔｏ」受信者として指定されたそれとは異なる電子メールアドレスを用いて、電子メール１１２ａに応答することは珍しいことではない。これは、見込み客１０１ｂに送信される発信電子メール１１２ｂにも同様に当てはまってよく、見込み客１０１ｂは、見込み客１０１ｂに送信された電子メール１１２ｂ内の「ｔｏ」受信者として指定されたそれとは異なる電子メールアドレスを用いて、応答する。このケースにおいては、システムが、この新しい電子メールアドレスを、元の見込み客１０１ｂに対応するように、正しく確立することが望ましい。図６は、そのような機能性を提供する実施形態を表すチャートである。

【0031】

図６によって表されるチャートは、既存の見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、または１０１ｄに対する正確な電子メールアドレス一致が存在しないときに、着信電子メール１０２ａと見込み客１０１ｃとの間の間接的な関係を決定するために必要なステップを示す。ステップ６０１に示されるように、見込み客１０１ａが、元の「ｔｏ」電子メール１０２ａを用いて返信し、我々が直接的な一致を有する場合、このロジックは、必要なく、そのケースにおいては、システムは、ステップ６０２に進む。しかしながら、見込み客１０１ｃに対する一致が存在しない場合、システムは、ステップ６０３に進む。ステップ６０４および６０５は、この実施形態の中核コアロジックを例示し、着信電子メール１１２ａが、元の見込み客１０１ｃの名または姓との文字一致を含む、ＦＲＯＭアドレスを有する場合、システムは、この新しい電子メールアドレスを、既存の見込み客顧客１０１ｃと関連付ける。名も姓も、既存の見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、または１０１ｄと一致しない場合、システムは、ステップ６０６に進み、そのポイントで、システムは、完全に新しい見込み客１０１ｅを生成し、新しい見込み客１０１ｅを着信電子メール１１２ａと関連付ける。

【0032】

本発明の実施形態の本説明は、電子メール上において潜在的な顧客に販売するビジネスの例を使用するが、本発明の有用性は、電子メール販売環境に限定されない。ほとんどのビジネス環境においては、既存の顧客、潜在的なパートナと会話すること、および一般的なコミュニケーションを行うことが、ビジネスの成功に不可欠である。本発明は、いずれかの目的のために、電子メールによるコミュニケーションが使用される、いずれの環境においても有用であってよい。

【0033】

図４は、複数のメールボックス１１１ａ、１１１ｂ、１１１ｃからの電子メールデータを表示した、特定の知られた見込み客１０１ａの共有受信トレイの様子を例示している。複数のユーザ１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ、１０４ｄが、同じ見込み客１０１ｃと通信することは一般的であり、ユーザ１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ、１０４ｄが、これを認識することは有益である。例えば、送信者４０１ａは、送信者４０１ｂも見込み客１０１ｃと通信していたことを見ることができ、それが理由で、ある状況下においては、見込み客１０１ｃとの特定の電子メール通信に携わらないことを選択してよい。例えば、見込み客１０１ｃが、特定の紹介オファーを、すでに送信者４０１ｂから受信している場合、送信者４０１ａは、同じオファーを見込み客１０１ｃに送信しなくてよい。実際には、より大きい可視性は、ユーザ１０４ａが、特定の見込み客１０１ｃと関わることに関して、より賢明な決定を行うことを可能にすることが分かっている。

【0034】

図４は、すべてのユーザのメールボックス１１１ａ、１１１ｂ、１１１ｃ、１１１ｄにわたって、見込み客１０１ｃとの１２ヶ月の期間にわたる着信および発信通信履歴を示す、ヒストグラム４０３を含む。ヒストグラム４０３においては、各空白バーは、月を表し、右端バー４０２ｅは、現在の月である。ヒストグラム４０３においては、全体的または部分的に黒で示されたバー４０２ｂおよび４０２ｄは、発信通信のグラフィカル表現を示す。ヒストグラム４０３においては、破線部分を有するように示されたバー４０２ａおよび４０２ｃは、着信通信のグラフィカル表現を示す。与えられた月に、通信が存在しなかった場合、その事実は、空白バー４０２ｅとして、ヒストグラム４０３にグラフィカルに示される。これは、ユーザ１０４ａが、見込み客１０１ｃと通信した最後の時と、過去における通信の頻度も、一目で見ることを可能にする。よく返信する見込み客は、黒いバー４０２ｂ、４０２ｄと破線バー４０２ａ、４０２ｃとの比較的バランスの取れた集まりを示し、一方、ほとんど返信しない見込み客は、（仮にあるとしても）非常に僅かな破線バー４０２ａ、４０２ｃを示す。

【0035】

ユーザは、ワークフローシステム１００からトリガされたイベントに基づいて、特定のアクションを実行する能力をしばしば必要とする。ユーザは、これを達成するために、トリガを生成することができ、それは、システム１２１にとって重要な構成要素である。図５は、発信電子メール１０３ａが、ｒｅｐｌｉｅｄ ５０１としてマークされ、特定の見込み客条件５０２、５０３が、満たされたときに、見込み客情報を更新するために生成されるトリガ５００の例である。この例においては、これらの見込み客条件５０２、５０３は、システムが図５に示されたアクション５０４を実行する前に、満たされなければならない。複数の条件を組み合わせるために、論理演算子が、使用されてよい。例示された例においては、
最初の２つの列挙された条件５０２は、見込み客のタイトル（Ｔｉｔｌｅ）が「Ｒｅｃｒｕｉｔ」を含む（Ｃｏｎｔａｉｎｓ）か、または見込み客のステージ（Ｓｔａｇｅ）が「Ｃｏｌｄ」に等しい（Ｅｑｕａｌｓ）である。最初の２つの条件５０２は、一緒に論理的にＯＲ演算され、つまり、どちらかの条件が発生した場合、それら２つについて、論理的「真」条件が、存在する。次に、それら２つの条件５０２は、例示された例においては、見込み客のペルソナ（Ｐｅｒｓｏｎａ）が未設定（Ｕｎｓｅｔ）である（Ｉｓ）という第３の条件５０３と組み合わされる。この例においては、第３の条件５０３は、最初の２つの条件５０２と論理的にＡＮＤ演算される。したがって、この例においては、最初の２つの条件５０２のどちらかが真であり、第３の条件５０３も真である場合に、アクション５０４を生成するための条件５０２、５０３が、満たされる。図５における「Ｔｉｔｌｅ」、「Ｓｔａｇｅ」、および「Ｐｅｒｓｏｎａ」とラベル付けされたフィールドは、知られた見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、１０１ｄと関連付けられたデータのために、データベース１２３内において提供されるフィールドの例である。

【0036】

これらの条件が、指定された論理演算子によって必要とされるように満たされたと仮定すると、図５に例示される例に示される以下のアクション５０４が、順番に実行される。すなわち、５０４ａにおいて、見込み客のペルソナを「Ｅｎｇａｇｅｄ」になるように設定する。５０４ｂにおいて、「Ｒｅｐｌｉｅｄ」のタグを見込み客に追加する。次に、５０４ｃにおいて、見込み客を「Ｔｉｅｒ ３－Ｅａｓｔ Ｒｅｇｉｏｎ」シーケンスに追加する。

【0037】

ユーザ１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ、１０４ｄは、条件とアクションの任意の組合せを設定することができ、非常に強力な自動化レイヤを可能にする。ワークフローシステム１００は、トリガがリッスンすることができる様々なイベントを生成し、それらは、配信された電子メール、返信された電子メール（５０１）、バウンスされた電子メール、外出中としてマークされた電子メール、生成された見込み客、および更新された見込み客を含む。

【0038】

シーケンスは、ワークフローおよび自動化システム１２１の重要な特徴である。図７は、事前決定された時間間隔７０５ａ、７０５ｂだけ間隔をあけて、見込み客１０１ｄに送信されるように設計された、一連の発信電子メール１０３ａ、１０３ｂ、１０３ｃ、１０３ｄである、シーケンスを例示している。各シーケンスステップは、独自の時間間隔７０５ａまたは７０５ｂを構成することができる。見込み客１０１ｄが、シーケンスに追加されたとき、システムは、図７に示されるステップ７０１ａにおいて開始する。ステップ７０１ａは、電子メール１０３ａを見込み客１０１ｄに配信し、設定された間隔７０５ａだけ返信を待つ。返信が、システム１１０から同期させられなかった場合、見込み客１０１ｄは、ステップ７０１ｂに進み、別の電子メール１０３ｂが、見込み客１０１ｄに配信される。再び、シーケンスは、別の設定された間隔７０５ｂだけ返信を待つ。返信が、受信されない場合、見込み客１０１ｄは、ステップ７０１ｃに進み、以降も、見込み客１０１ｄが事前決定されたシーケンスのあらゆるステップを通過するまで同様である。

【0039】

ステップ７０１ａにおいて送信された電子メール１０３ａに応答して、見込み客１０１ｄが、返信した場合、システム７０１は、ステップ７０４ａにおいて、返信を見込み客１０１ｄと関連付ける。ステップ７０１ｂにおいて送信された電子メール１０３ｂに応答して、見込み客１０１ｄが、返信した場合、システム１１０は、ステップ７０４ｂにおいて、返信を見込み客１０１ｄと関連付ける。システム１１０が、いずれかの電子メール１０３ａ、１０３ｂなどと関連付けられた、見込み客１０１ｄからの返信を同期させた場合、見込み客１０１ｄは、ステップ７０４において、シーケンスにおいて終了済みとしてマークされる。見込み客１０１ｄが、終了済みとしてマークされたとき、見込み客１０１ｄは、もうそれ以上の電子メールをシーケンスから受信しない。

【0040】

シーケンスステップ間隔についてさらに説明すると、ユーザ１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ、１０４ｄは、図９に例示されるように、独自の配信スケジュールブロックを設定することもできる。シーケンススケジュールブロックは、ユーザ１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ、１０４ｄが、特定の日時に、電子メール１０３ａ、１０３ｂ、１０３ｃ、１０３ｄを配信することを可能にする。これは、電子メール１０３ａ、１０３ｂ、１０３ｃ、１０３ｄが、土曜日の午前１時など、非現実的な時間の間に、配信されることを防止する。

【0041】

例えば、ユーザ１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ、１０４ｄは、図９に示される、配信スケジュールブロック９０２ａ、９０１ａを使用して、月曜日の午前９時ないし午後６時ＰＳＴ（太平洋標準時）の配信ウィンドウを指定し、図９に示される配信スケジュールブロック９０１ｃ、９０２ｂを排除して、土曜日に配信しないことを選択することができる。シーケンスステップが、無効なスケジュールブロック９０１ｂにおいて配信されるように、電子メール１０３ｂをスケジュールした場合、電子メール１０３ｂは、次の有効な時間９０１ａ、９０２ａにおいて配信するように、スケジュールされる。例えば、シーケンスステップが、土曜日に配信されるように、電子メール１０３ｂをスケジュールしたが、図９に示される配信スケジュールブロック９０１ｃが、有効な配信ウィンドウとしては排除されている場合、電子メール配信は、次の有効な時間まで延期され、それは、この例においては、図９に示される配信スケジュールブロック９０２ａに対応する、月曜日の午前９時である。

【0042】

図８を参照すると、あらゆるシーケンスステップは、それぞれテンプレート種類８０１ａおよび８０２ａと、それぞれ電子メール件名８０１ｂまたは８０２ｂと、それぞれ電子メール本文８０１ｃまたは８０２ｃとを含む、電子メールテンプレート８０１または８０２にマッピングされる。テンプレート種類は、Ｎｅｗ Ｔｈｒｅａｄ（新規スレッド）８０１ａまたはＲｅｐｌｙ（返信）８０２ａのどちらかであることができる。新規スレッドテンプレートは、新しい電子メールスレッドを生成し、一方、返信テンプレートは、配信された以前の電子メールに返信する。テンプレート８０２は、返信テンプレート８０２ａとしてマークされているので、電子メール１０３ｂが、テンプレート８０２に従って配信されるとき、それは、一般に、テンプレート８０１に従った電子メール１０３ａへの返信である。

【0043】

テンプレート件名８０１ｂおよびテンプレート本文８０１ｃの両方は、参照番号８０１ｄ、８０１ｅ、８０１ｆを有する、図８に示されるテンプレート変数を含んでよい。テンプレート変数８０１ｄ、８０１ｅ、８０１ｆは、見込み客１０１ｂと関連付けられたフィールドをポイントする。例えば、「｛｛ｆｉｒｓｔ＿ｎａｍｅ｝｝」テンプレート変数８０１ｄは、対応する見込み客１０１ｂに関する「Ｆｉｒｓｔ Ｎａｍｅ」フィールドをポイントする。見込み客１０１ｂの名が、「Ｊｏｅ」である場合、システム１２２を介した配信時間の直前に、テンプレートがコンパイルされたとき、変数「｛｛ｆｉｒｓｔ＿ｎａｍｅ｝｝」は、「Ｊｏｅ」に置き換えられる。図８における「ｆｉｒｓｔ＿ｎａｍｅ」および「ｉｎｄｕｓｔｒｙ」とラベル付けされたフィールドは、知られた見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、１０１ｄと関連付けられたデータのためのデータベース１２３内において提供されるフィールドの例であり、図８における「ｓｅｎｄｅｒ．ｎａｍｅ」とラベル付けされたフィールドは、知られたユーザ１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ、１０４ｄと関連付けられたデータのためのデータベース１２３内において提供されるフィールドの例である。

【0044】

特定の見込み客１０１ｃに関して、テンプレート変数が存在しない場合、またはテンプレートコンパイルエラーが、存在する場合、関連付けられた電子メール１０３ｄは、配信されない。これは、コンパイルされていないテンプレート変数を有する、ロボットのように見える電子メールを配信することを防止するための、適所にある安全設定である。ユーザ１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ、１０４ｄは、見込み客１０１ａにシーケンスを通り続けさせるために、これらの電子メール草稿を人手で修正する必要がある。

【0045】

ユーザ１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ、１０４ｄにとってのシーケンスの利点は、自動化された電子メールフォローアップである。多くの場合、それは、見込み客１０１ａが返信する前に、見込み客１０１ａに送信される７つ以上のフォローアップ電子メール１０３ａ、１０３ｂ、１０３ｃ、１０３ｄを必要とすることができる。これらのフォローアップを自動化することは、ユーザ１０４ａ、１０４ｂ、１０４ｃ、１０４ｄが、より多くの見込み客１０１ａ、１０１ｂ、１０１ｃ、１０１ｄと通信し、有利には時間を節約することを可能にする。

【0046】

当業者は、本開示の恩恵を受けた後、本明細書において説明される実施形態に変更および変化が施されてよく、異なる設計パラメータおよび材料が代用されてよく、均等な特徴が使用されてよく、組み立てにおいて変更が施されてよく、ならびに追加の要素およびステップが追加されてよく、すべてが本発明の範囲および主旨から逸脱しないことを理解するであろう。本開示は、現在好ましいある実施形態および例だけを記載し、本発明の範囲内に包含される、あらゆる変形および実施形態を説明する試みは、行われなかった。したがって、本発明の範囲は、本明細書に添付された特許請求の範囲によって定められ、上述の説明において記載された特定の例に限定されない。

【図1】

【図1a】

【図1b】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】