(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】特許公報(B2)
(11)【特許番号】
(24)【登録日】2023-11-20
(45)【発行日】2023-11-29
(54)【発明の名称】文書公開制御装置及びプログラム
(51)【国際特許分類】
G06Q 10/06 20230101AFI20231121BHJP
G06Q 10/10 20230101ALI20231121BHJP
【ＦＩ】
G06Q10/06
G06Q10/10
【請求項の数】
6
(21)【出願番号】P 2019171222
(22)【出願日】2019-09-20
(65)【公開番号】P2021047773
(43)【公開日】2021-03-25
【審査請求日】2022-08-31
(73)【特許権者】
【識別番号】000005496
【氏名又は名称】富士フイルムビジネスイノベーション株式会社
(74)【代理人】
【識別番号】110001210
【氏名又は名称】弁理士法人ＹＫＩ国際特許事務所
(72)【発明者】
【氏名】造士 総一郎
【審査官】上田 威
(56)【参考文献】
【文献】特開２００８－０９０６６６（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０１３－２１０９８６（ＪＰ，Ａ）
【文献】再公表特許第２０１７／１６９１４４（ＪＰ，Ａ１）
【文献】特開２００６－１９０１６４（ＪＰ，Ａ）
【文献】再公表特許第２０１４／０３８３２３（ＪＰ，Ａ１）
【文献】山本 岩男，富士通ソリューションスクエアにおけるセキュリティの取組み，ＦＵＪＩＴＳＵ，富士通株式会社，2004年01月09日，第55巻第1号，P.37-42
(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)
Ｇ０６Ｑ １０／００ － ９９／００
(57)【特許請求の範囲】
【請求項1】
各文書へのアクセス履歴情報であって当該文書の提供者、利用者及び文書種別を少なくとも含むアクセス履歴情報を取得するアクセス履歴情報取得手段と、文書の提供者によって当該文書の利用者毎に設定される文書公開情報であって、当該利用者に対する文書の公開の程度を示す公開レベルが文書種別毎に設定されている文書公開情報を取得する文書公開情報取得手段と、
アクセス履歴情報から得られる連携度であって、文書の提供者と利用者との連携の強さを示す連携度に応じて文書公開情報の更新を制御する制御手段と、
を有し、
文書の提供者と利用者との前記連携度は、当該利用者による当該文書へのアクセス要求回数、当該利用者による当該文書の表示回数、又は当該利用者による当該文書のダウンロード回数の少なくとも１つに基づき算出されることを特徴とする文書公開制御装置。
【請求項2】
前記制御手段は、文書の提供者と利用者との前記連携度が予め設定されている閾値以上の場合、当該利用者に対応する文書公開情報に設定されている、当該文書の文書種別の公開レベルを上昇させることを特徴とする請求項１に記載の文書公開制御装置。
【請求項3】
前記制御手段は、文書公開情報が更新可能な状況の場合、当該提供者に公開レベルの変更の是非を問い合わせることを特徴とする請求項１に記載の文書公開制御装置。
【請求項4】
文書公開情報に従って文書の公開の程度を制御する公開制御手段を有することを特徴とする請求項１に記載の文書公開制御装置。
【請求項5】
前記公開制御手段は、契約書から得られる契約期限情報に従って文書の公開を制御することを特徴とする請求項４に記載の文書公開制御装置。
【請求項6】
コンピュータを、各文書へのアクセス履歴情報であって当該文書の提供者、利用者及び文書種別を少なくとも含むアクセス履歴情報を取得するアクセス履歴情報取得手段、
文書の提供者によって当該文書の利用者毎に設定される文書公開情報であって、当該利用者に対する文書の公開の程度を示す公開レベルが文書種別毎に設定されている文書公開情報を取得する文書公開情報取得手段、
アクセス履歴情報から得られる連携度であって、文書の提供者と利用者との連携の強さを示す連携度に応じて文書公開情報の更新を制御する制御手段、
として機能させ、
文書の提供者と利用者との前記連携度は、当該利用者による当該文書へのアクセス要求回数、当該利用者による当該文書の表示回数、又は当該利用者による当該文書のダウンロード回数の少なくとも１つに基づき算出されるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、文書公開制御装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
企業間連携にてプロジェクトを進めていく上で各企業が作成した文書を企業間で共有したい場合がある。各企業によって作成される文書は、設計図面や営業関連、機能書や契約書等種々の文書が存在しうるが、全ての文書を全ての企業に利用させる必要はなく、契約内容やセキュリティの観点から、各企業は、作成した文書を、連携する企業のうち特定の企業に限定してアクセスさせたい場合がある。
【0003】
従来においては、企業間の契約内容や文書へのアクセス履歴に応じて企業間で共有させる文書に対してアクセス権を設定する場合がある。各企業は、予め設定されたアクセス権の範囲内で文書をアクセスする。一方、アクセスしたい文書へのアクセス権限のない企業は、その文書にアクセスできるようにするため文書作成元の企業に個別に連絡を取って権限の付与を依頼していた。そして、依頼を受けた企業は、その要求に応じてアクセス権の設定を変更するなどして対応していた。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0004】
【文献】国際公開第２００４／０６３９５７号
【文献】特開２００６－２１５７９７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
文書を提供する際、例えば文書のダウンロードを許可したり、文書のダウンロードは認めないものの閲覧は許可したりするなど、文書の公開の程度を文書の利用者個々に設定する場合がある。文書の提供者が提供した文書に対し、相対的に多くのアクセスをする利用者が存在する場合、文書の提供者と利用者との連携関係は、当該文書を通じて相対的に強いと考えられるので、その利用者に対しては公開の程度を上げてあげるなどの調整を行うことが好ましいと考えられる。しかしながら、この公開の程度の調整を行うのが面倒である。
【0006】
本発明は、文書の提供者と利用者との連携関係に応じて設定される文書の公開の程度を文書種別毎に調整できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0007】
本発明に係る文書公開制御装置は、各文書へのアクセス履歴情報であって当該文書の提供者、利用者及び文書種別を少なくとも含むアクセス履歴情報を取得するアクセス履歴情報取得手段と、文書の提供者によって当該文書の利用者毎に設定される文書公開情報であって、当該利用者に対する文書の公開の程度を示す公開レベルが文書種別毎に設定されている文書公開情報を取得する文書公開情報取得手段と、アクセス履歴情報から得られる連携度であって、文書の提供者と利用者との連携の強さを示す連携度に応じて文書公開情報の更新を制御する制御手段と、を有し、文書の提供者と利用者との前記連携度は、当該利用者による当該文書へのアクセス要求回数、当該利用者による当該文書の表示回数、又は当該利用者による当該文書のダウンロード回数の少なくとも１つに基づき算出されることを特徴とする。
【0008】
また、前記制御手段は、文書の提供者と利用者との前記連携度が予め設定されている閾値以上の場合、当該利用者に対応する文書公開情報に設定されている、当該文書の文書種別の公開レベルを上昇させることを特徴とする。
【0009】
また、前記制御手段は、文書公開情報が更新可能な状況の場合、当該提供者に公開レベルの変更の是非を問い合わせることを特徴とする。
【0011】
また、文書公開情報に従って文書の公開の程度を制御する公開制御手段を有することを特徴とする。
【0012】
また、前記公開制御手段は、契約書から得られる契約期限情報に従って文書の公開を制御することを特徴とする。
【0013】
本発明に係るプログラムは、コンピュータを、各文書へのアクセス履歴情報であって当該文書の提供者、利用者及び文書種別を少なくとも含むアクセス履歴情報を取得するアクセス履歴情報取得手段、文書の提供者によって当該文書の利用者毎に設定される文書公開情報であって、当該利用者に対する文書の公開の程度を示す公開レベルが文書種別毎に設定されている文書公開情報を取得する文書公開情報取得手段、アクセス履歴情報から得られる連携度であって、文書の提供者と利用者との連携の強さを示す連携度に応じて文書公開情報の更新を制御する制御手段、として機能させ、文書の提供者と利用者との前記連携度は、当該利用者による当該文書へのアクセス要求回数、当該利用者による当該文書の表示回数、又は当該利用者による当該文書のダウンロード回数の少なくとも１つに基づき算出される。
【発明の効果】
【0014】
請求項１に記載の発明によれば、文書の提供者と利用者との連携関係に応じて設定される文書の公開の程度を文書種別毎に調整することができる。また、利用者の文書へのアクセス頻度に基づき文書の提供者と利用者との連携度を算出できる。
【0015】
請求項２に記載の発明によれば、連携関係が強いと推定できる利用者が利用する文書の文書種別の公開レベルを上昇させることができる。
【0016】
請求項３に記載の発明によれば、公開レベルを変更させるかどうかを、文書の提供者に決定させることができる。
【0018】
請求項４に記載の発明によれば、文書を当該文書種別に設定されている公開レベルに従った程度で公開することができる。
【0019】
請求項５に記載の発明によれば、文書の提供者と利用者との間の契約期間外となった当該文書の公開を禁止することができる。
【0020】
請求項６に記載の発明によれば、文書の提供者と利用者との連携関係に応じて設定される文書の公開の程度を文書種別毎に調整することができる。また、利用者の文書へのアクセス頻度に基づき文書の提供者と利用者との連携度を算出できる。
【図面の簡単な説明】
【0021】
【図1】本実施の形態における企業間連携システムを示すブロック構成図である。
【図2】本実施の形態における標準公開情報及び公開情報のデータ構成の一例を示す図である。
【図3】本実施の形態における標準公開情報と公開情報との関係を示す図である。
【図4】本実施の形態における連携テンプレート記憶部に記憶される連携テンプレートのデータ構成の一例を示す図である。
【図5】本実施の形態における履歴情報記憶部に蓄積される履歴情報のデータ構成の一例を示す図である。
【図6】本実施の形態において企業内システムから企業のユーザが文書管理システムで管理されている文書をリスト表示させたときの画面表示例を示す図である。
【図7】本実施の形態における公開情報更新処理を示すフローチャートである。
【図8】本実施の形態における連携度評価処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【0022】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【0023】
【0024】
企業内システム１は、例えばプロジェクトの開発業務等の業務を連携して遂行する企業が個々に有するシステムである。企業内システム１は、アプリケーションを開発するユーザが使用するＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）及び作成された文書ファイルを文書管理システム２との間でやり取りするサーバコンピュータ等のコンピュータが接続されて構築される。企業内システム１は、文書管理システム２で管理される文書に対して閲覧等の処理を行うための文書処理部１１と、文書管理システム２からの要求に応じて公開レベルを上昇又は下降させるなどの更新処理を行うための更新処理部１２と、を有している。公開レベルに関しては後述する。
【0025】
文書管理システム２は、業務を連携して遂行する企業により共通して利用されるサービスを提供するシステムである。文書管理システム２は、企業内システム１の外部に設けられ、例えばクラウドコンピューティングにより実現可能である。従って、文書管理システム２は、１又は複数のサーバコンピュータにより構築される。サーバコンピュータは、汎用的なサーバコンピュータで実現可能であり、ＣＰＵ、ＲＯＭ、記憶手段としてのＲＡＭ及びハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、通信手段としてのネットワークインタフェースを備えている。
【0026】
文書管理システム２は、企業内システム１を有する企業により提供された文書の公開の制御を行う。文書管理システム２は、連携情報生成部２１、文書管理部２２、公開情報管理部２３、公開情報更新処理部２４、連携テンプレート記憶部２５、連携情報記憶部２６、文書記憶部２７、履歴情報記憶部２８、標準公開情報記憶部２９及び公開情報記憶部３０を有している。なお、本実施の形態において説明に用いない構成要素については、図から省略している。
【0027】
詳細は後述するように、本実施の形態では、企業間連携に関連する連携情報の生成に用いる連携テンプレートが予め用意されており、連携テンプレート記憶部２５には、その連携テンプレートが登録されている。連携情報生成部２１は、連携テンプレート記憶部２５に記憶されている連携テンプレートに必要な情報を当てはめることで連携情報を生成する。連携情報記憶部２６には、連携情報生成部２１が生成した連携情報が記憶される。
【0028】
文書記憶部２７には、業務を連携する企業が作成した文書が記憶される。なお、本実施の形態でいう「文書」というのは、電子化されたデータであり、ファイル形式にて文書記憶部２７に保存される。文書管理部２２は、文書記憶部２７に記憶される文書の管理を行う。また、文書管理部２２は、企業内システム１からの文書のアクセス要求に応じて公開情報に従った公開レベルで文書の公開制御を行う。また、文書管理部２２は、文書に対するアクセス要求があると、履歴情報を生成して履歴情報記憶部２８に登録する。
【0029】
公開情報記憶部３０には、詳細は後述するように文書種別毎に公開レベルが設定された公開情報が記憶されている。公開情報は、企業毎に生成される。また、公開情報を作成する際の元となる標準公開情報が企業毎に予め用意されるが、標準公開情報記憶部２９には、各企業の標準公開情報が記憶される。公開情報管理部２３は、標準公開情報を参照して企業毎の公開情報の設定を行う。また、公開情報管理部２３は、公開情報更新処理部２４と連携して行う公開情報の更新を制御する。更に、公開情報管理部２３は、公開情報の更新の是非を判断する際に、連携度を算出する機能を有する。公開情報更新処理部２４は、公開情報管理部２３と連携して公開情報の更新処理を実行する際に公開情報の更新の是非を企業に問い合わせる。
【0030】
文書管理システム２における各構成要素２１～２４は、文書管理システム２を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、各記憶部２５～３０は、文書管理システム２に搭載されたＨＤＤにて実現される。
【0031】
また、本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ－ＲＯＭやＵＳＢメモリ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。通信手段や記録媒体から提供されたプログラムはコンピュータにインストールされ、コンピュータのＣＰＵがプログラムを順次実行することで各種処理が実現される。
【0032】
次に、本実施の形態における動作について説明する。
【0033】
前述したように、文書管理システム２は、業務を連携して遂行する企業により提供され、文書記憶部２７に記憶された文書の公開の制御を行うが、そのためには、種々の情報を予め設定しておく必要がある。その種々の情報の１つとして公開情報がある。図２は、本実施の形態における標準公開情報及び公開情報のデータ構成の一例を示す図である。また、図３は、本実施の形態における標準公開情報と公開情報との関係を示す図である。以下、これらの図を用いて前述した公開レベルが設定される公開情報について説明する。
【0034】
プロジェクト開発等の業務を連携して遂行する各企業は、業務の遂行中に設計書や仕様書等、自社が担当する業務に関連して各種文書を作成する。そして、企業は、企業間連携のために作成した文書を共有可能に文書管理システム２に登録する。ただ、企業は、作成した文書を他企業に何ら制限なく公開させる必要はない。例えば、ハードウェアの開発企業に対して、自社作成の営業戦略に対する文書を公開する必要はなく、セキュリティ上、公開しない方がよい場合もある。このように、企業は、文書を公開するに際し何らかの制限を設定するのが好ましい場合がある。
【0035】
そのために、各企業は、公開に関する基準として、図３に示すように他企業に共通する標準的な公開情報として標準公開情報を作成し、標準公開情報記憶部２９に事前登録する。そして、公開情報管理部２３は、各企業が作成した標準公開情報を他企業毎に展開し、文書の公開が開始される前に公開情報を他企業毎に設定する。文書の公開開始時点では、どの企業も当該文書を利用していないので、通常、公開情報の設定当初の設定内容は標準公開情報の設定内容と同じとなる。つまり、公開情報管理部２３は、各企業作成の標準公開情報をコピーすることによって当該企業の各他企業に対する公開企業を設定する。
【0036】
続いて、標準公開情報及び公開情報のデータ構成について説明するが、標準公開情報及び公開情報のデータ構成は同じである。従って、以下の説明では、公開情報を代表させて説明する。
【0037】
図２に示すように、公開情報は、公開対象の文書の公開レベルを、文書種別毎機密レベル毎に設定される情報である。文書種別（以下、単に「文書種」という）は、文書の種類を示す。各文書は、例えば設計書や仕様書等文書の目的や機能等に従って分類され、いずれかの文書種に属する。「機密レベル」は、文書の機密性の程度を示す指標であり、文書種毎に設定する。「公開レベル」は、文書の公開の程度を示す指標である。図２に示すように、本実施の形態では、文書の公開レベルとして３段階の公開レベルを設定する。このうち「公開（ダウンロード可）」は、文書をダウンロードしてよいというレベルである。つまり、文書管理システム２で管理されている文書を企業内システム１に取り込むことが可能である。「公開（表示可）」は、文書ファイルをダウンロードはできないものの、文書の内容は表示させることによって閲覧可能にするというレベルである。「公開（表示不可）」は、文書の内容は表示できないものの、例えば文書のリストが表示される際に文書名等の情報は表示されることで、文書の存在は公開されるというレベルである。
【0038】
本実施の形態では、機密レベル及び公開レベルを共に３段階に設定したが、各レベルの段階数はこれに限る必要はない。
【0039】
続いて、連携情報について説明する。連携情報は、予め設定しておく必要がある種々の情報の１つである。図４は、本実施の形態における連携テンプレート記憶部２５に記憶される連携テンプレートのデータ構成の一例を示す図である。連携テンプレートは、企業が連携して遂行する業務に関連するデータを設定するためのデータ構造を示すテンプレートである。連携テンプレートが示すデータ構造上に必要なデータを設定することで当該業務に対応する連携情報が生成される。連携テンプレートへのデータの設定は、各企業若しくは連携する企業のうち業務の中核を成す企業等が各企業の情報をまとめて行う。
【0040】
図４に示す連携テンプレートのデータ構造の例によると、連携テンプレートに設定する情報としては、企業及び工程に関連する情報及び前述した標準公開情報がある。企業は、業務を遂行する際に連携する企業である。工程は、遂行する業務に含まれる工程である。企業に関連する情報は、各企業を識別する企業ＩＤ、企業名、業種を含む。更に、前述した公開情報が関連付けされる。企業に関連する情報は、企業毎に設定される。工程に関連する情報は、次に遷移する工程を示す遷移先、遷移するための条件を示す遷移条件、当該工程において使用する文書及びその格納先を含む。工程に関連する情報は、工程毎に設定される。文書に関連する情報は、各文書を識別する文書ＩＤ、文書種別、文書の作成者を示す作成元、文書が公開された日を示す公開日、前述した公開情報によって特定される機密レベル及び公開レベルを含む。文書に関連する情報は、文書毎に設定される。また、文書のうち契約書に関しては、更に文書ＩＤに加え、当該契約が有効となる開始日、当該契約が満了する終了日及び連携する各企業における承認の有無を含む。
【0041】
なお、図４に示した各テンプレートを構成する情報の構造及び項目の種類は、一例であって、例えば更に異なる種類の情報項目を含めてもよい。
【0042】
連携情報生成部２１は、各企業若しくは中核を成す企業から連携テンプレートに設定する情報を受け取ると、前述した連携テンプレートに情報項目値を当てはめることによって当該企業間連携に関する連携情報を生成する。特に、連携情報生成部２１は、契約書データを受け取り、契約書に設定されている契約の始期及び終期を連携テンプレートにおける開始日及び終了日に設定することで、連携情報の有効期間を設定する。つまり、契約期間と連携情報の有効期間は一致する。連携情報は、企業が連携して遂行される業務毎に生成され、それぞれを識別する識別情報としてテンプレートＩＤが付与される。
【0043】
以上のように、各企業が文書管理システム２に文書を共有可能に登録し、公開情報及び連携情報が設定されると、文書管理部２２は、各企業内システム１からのアクセス要求に応じて、公開情報に設定される公開レベルに従って文書の公開を制御する。つまり、各企業は、公開情報に従った文書の利用が可能となる。そして、文書管理部２２は、アクセス要求を受け付けると履歴情報を生成して履歴情報記憶部２８に登録する。
【0044】
図５は、本実施の形態における履歴情報記憶部２８に蓄積される履歴情報のデータ構成の一例を示す図である。履歴情報は、アクセス対象として指定された文書の文書ＩＤに、当該文書の文書種、当該文書を作成した企業を示す作成元、当該文書にアクセスしようとした企業を示すアクセス企業、アクセス内容、アクセス日時及び当該文書が作成された業務に対応する連携情報のテンプレートＩＤが対応付けして生成される。履歴情報には、アクセス日時、アクセス企業、文書ＩＤが少なくとも含まれていれば、いつ誰がどの文書をアクセスしようとしたのかを特定できる。アクセス内容というのは、アクセス要求、表示、ダウンロード等のアクセスの種類であり、図２に示す公開レベルの種類に対応する。連携情報を参照することによって特定できる項目（例えば、作成元）は、履歴情報に含めてもよいし、含めなくてもよい。
【0045】
図６は、本実施の形態において企業内システム１から企業のユーザが文書管理システム２で管理されている文書をリスト表示させたときの画面表示例を示す図である。図６には、表示対象となる文書の文書名に、当該文書の公開内容及び作成元が対応付けして表示されている例が示されている。文書管理部２２は、企業内システム１からの要求に応じて図６に例示する表示画面を生成する。企業内システム１における文書処理部１１は、ブラウザによって表示画面を取得して画面に表示させる。もちろん、その他の方法によって画面を表示させるように処理してもよい。
【0046】
図６に示す公開内容には、２種類の表示要素（以下、「アイコン」という）が選択可能に表示される。アイコン３１は、文書の内容を表示させるためのアイコンである。アイコン３２は、文書をダウンロードするためのアイコンである。図２に用いて説明したように、各文書には、文書種毎に公開レベルが設定されている。「公開（ダウンロード可）」に該当する文書種の文書には、図６に例示する文書“工程表”のようにアイコン３２が対応付けして表示される。「公開（表示可）」に該当する文書種の文書には、図６に例示する文書“操作説明書”のようにアイコン３１が対応付けして表示される。公開レベルが上位の文書“工程表”にもアイコン３１が対応付けして表示される。「公開（表示不可）」に該当する文書種の文書には、図６に例示する文書“機密文書”のようにアイコン３１，３２は対応付けして表示されない。但し、文書名が表示されることから、文書の存在は公開されていることになる。
【0047】
本実施の形態においては、図６に例示したように各文書の公開レベルに応じて必要によりアイコン３１，３２を表示させるようにした。そして、アイコン３１が選択されると、当該文書の内容が画面表示され、ユーザは、文書の内容を閲覧可能になる。アイコン３２が選択されると、所定のダウンロード画面が表示され、当該文書がダウンロード可能になる。
【0048】
前述したように、企業のユーザは、図６に示す文書のリスト画面からアイコン３１，３２を選択することによって文書管理システム２で管理されている文書に対してアクセス、具体的には公開レベルに対応する公開を要求する。文書管理部２２は、このアクセス要求に応じて公開レベルに対応した文書の公開を行い、また履歴情報を生成して履歴情報記憶部２８に登録する。また、公開レベルが「公開（表示不可）」の文書に対しては、アイコンが用意されていないことからアクセスできないが、例えば文書名を選択すると、その選択操作をユーザが当該文書へのアクセスを要求する操作とみなす。なお、図６には、選択可能であることを示すために、文書名に下線３３を付加した例が示されている。文書管理部２２は、文書名が選択されたことを認知すると、その選択操作を文書に対するアクセス要求とみなして履歴情報を生成して履歴情報記憶部２８に登録する。なお、公開レベルは「公開（表示不可）」なので、当該文書の表示やダウンロードはしない。以上のようにして、履歴情報記憶部２８には、履歴情報が蓄積されていく。
【0049】
ところで、各企業に対する公開情報は、文書を提供する企業が用意した標準公開情報に従って各他企業に対応させて一律に生成される。ただ、ある企業が特定の文書（又は文書種）に頻繁にアクセスしていることが履歴情報から認識できると、公開レベルをアップ（「上昇」と同義）させてもよいとも考えられる。しかしながら、文書種毎に個々に対応しようとするとその処理が面倒である。そこで、本実施の形態では、公開レベルを自動的にアップできる機能を設けた。以下、公開情報に含まれている各文書種の公開レベルをアップさせる公開情報更新処理について、図７に示すフローチャートを用いて説明する。
【0050】
例えば、複数の企業により製品Ｘのバージョン１．０を開発するプロジェクトにおいて契約書等の各種文書が作成され、これに応じて連携情報生成部２１及び公開情報管理部２３によってそれぞれ連携情報及び公開情報が設定される。そして、製品が開発される工程において各企業によって各種文書に対するアクセス要求がされると、文書管理部２２は、そのアクセス要求に応じて履歴情報を生成して履歴情報記憶部２８に登録する。更に、文書管理部２２は、公開情報に応じて各文書に対する公開制御を行う。
【0051】
ここで、製品Ｘのバージョン１．０の開発終了後に新たな企業が加わり、製品Ｘのバージョン２．０を開発するプロジェクトが開始されるとする。このとき、新たな企業（例えば、企業３）が追加されたことに伴い、新たな契約書が作成され、連携情報が更新される。また、新たな企業向けの公開情報が設定される。具体的には、公開情報管理部２３は、製品Ｘのバージョン１．０を開発するプロジェクトから参加していた企業（例えば、企業１及び企業２）それぞれの標準公開情報をコピーすることで、企業１の企業３向けの公開情報及び企業２の企業３向けの公開情報を設定する。公開情報管理部２３は、またその反対に、企業３の標準公開情報をコピーすることによって、企業３の企業１向けの公開情報及び企業３の企業２向けの公開情報をそれぞれ設定する。そして、製品Ｘのプロジェクトに関して公開情報の見直しが実行される。この公開情報の見直しは、当該プロジェクトに含まれる企業の管理者又は文書管理システム２の管理者等からの要求により実行される。あるいは、連携情報が新規に作成又は更新されたことに伴い自動的に実行するようにしてもよい。
【0052】
図７に示すように、公開情報管理部２３は、処理対象とする連携情報を取得する（ステップ１１０）。連携情報は、テンプレートＩＤにより識別可能なので、手動で処理が開始される場合、公開情報管理部２３は、テンプレートＩＤを管理者等に指定させることで、取得する連携情報を特定できる。続いて、公開情報管理部２３は、取得した連携情報に設定されている企業を取得する（ステップ１２０）。この取得された企業は、プロジェクトに参加している企業（上記例に従うと、企業１～３）である。ここで、各企業に対して以下の処理を実行する。
【0053】
公開情報管理部２３は、以下の処理を実行していない企業を企業ｉとして１つ特定する（ステップ１３０）。続いて、公開情報管理部２３は、履歴情報記憶部２８に蓄積されている履歴情報の中から履歴情報のテンプレートＩＤに、管理者等に指定されたテンプレートＩＤと合致するレコードのみを参照し、特定した企業ｉに対応するレコードの有無を確認する。レコードの有無は、履歴情報の作成元及びアクセス企業を参照して判断する。企業ｉが設定されているレコードがない場合、当該企業ｉによる文書の利用実績はないものと判断し（ステップ１４０でＮ）、未処理の企業ｉが存在する場合（ステップ１９０でＮ）、その未処理の企業に処理を移行する（ステップ２００，１３０）。
【0054】
なお、本処理は、連携情報が新規に作成されたときに実行されると説明したが、新規作成時には、該当する企業を含むテンプレートＩＤの履歴情報がまだ履歴情報記憶部２８に記録されていないので、ステップ１４０では常にＮｏと判断されることになる。上記例の企業３の場合がこれに該当する。
【0055】
該当するレコードがあると、当該企業ｉによる文書の利用実績があると判断して（ステップ１４０でＹ）、他企業との連携実績を確認する。他企業との連携実績は、履歴情報に含まれている作成元及びアクセス企業の組を参照し、作成元が企業ｉであり、かつアクセス企業が企業ｊ（ｊはｉ以外）である組合せであるかどうかを確認する。企業ｉと企業ｊとの組合せとなる履歴情報が履歴情報記憶部２８に記録されていない場合、連携実績がないものと判断して（ステップ１５０でＮ）、企業ｉの企業ｊ向けの公開情報は現状維持とし更新しない（ステップ１６０）。一方、企業ｉと企業ｊとの組合せとなる履歴情報が履歴情報記憶部２８に記録されている場合、連携実績があるものと判断して（ステップ１５０でＹ）、企業ｉ，ｊ間の連携度を評価する処理を実行する（ステップ１７０）。以下、連携度を評価する処理について図８に示すフローチャートを用いて説明する。
【0056】
公開情報管理部２３は、他企業ｊをアクセス企業とする履歴情報を履歴情報記憶部２８から取得する（ステップ１７１）。この例では、製品Ｘのバージョン２．０を開発するプロジェクトが開始される際に図７に示す公開情報更新処理が実行されることから製品Ｘのバージョン１．０を開発するプロジェクトの実行中に記録された履歴情報が履歴情報記憶部２８から抽出されることになる。
【0057】
図２に示すように、公開情報には、文書種毎に公開レベルを設定していることから、公開情報管理部２３は、履歴情報記憶部２８から抽出した履歴情報を文書種毎に分類して集計する（ステップ１７２）。この文書種毎に集計した値が、他企業ｊが当該文書種に該当する文書への参照回数となる。
【0058】
なお、本実施の形態では、アクセスの内容（すなわち、公開レベル）を区別なく集計して参照回数を算出するようにしたが、公開レベル（すなわち表示不可、表示可、ダウンロード可）それぞれの集計数、つまり当該企業による文書へのアクセス要求回数、当該企業による当該文書の表示回数、又は当該企業による当該文書のダウンロード回数の少なくとも１つに基づき算出するようにしてもよい。本実施の形態では、文書の参照回数を、企業ｉと企業ｊとの間の連携の強さ（つまり、連携度）を示す指標として用いたが、連携度は、参照回数以外の指標を採用してもよい。
【0059】
続いて、公開情報管理部２３は、各文書種につき以下の処理を実行する。まず、ステップ１７２において算出した各文書種の参照回数の中から後段の処理を実施していない未処理の文書種の参照回数を取得する（ステップ１７４）。その参照回数が予め設定されている閾値以上の場合（ステップ１７５でＹ）、企業ｉが作成した当該文書種Ｘｋに該当する文書に企業ｊが閾値に達するほど頻繁にアクセスをした実績が認められることから、公開情報管理部２３は、当該文書種Ｘｋの公開レベルを１段階アップさせる（ステップ１７６）。例えば、文書種Ｘｋが図２に示す文書種Ｅの場合、文書種Ｅの公開レベルを「公開（表示不可）」から「公開（表示可）」にレベルアップさせる。
【0060】
以上の処理を全ての文書種に対して繰り返し行い（ステップ１７７でＮ，１７８）、全ての文書種に対して処理が終了すると（ステップ１７７でＹ）、図７に戻る。
【0061】
以上説明したように、連携度評価処理では、文書種毎の参照回数によって企業間の連携度を評価し、連携度の評価が高ければ、該当する企業の文書種の公開レベルをアップさせるように処理する。
【0062】
利用実績のある企業ｉにつき以上の処理（ステップ１５０～１７０）を全ての他企業について繰り返し実行する。企業ｉが企業１の場合、企業ｊには企業２及び企業３が該当する。企業ｉが企業２の場合、企業ｊには企業１及び企業３が該当し、企業ｉが企業３の場合、企業ｊには企業１及び企業２が該当する。全ての他企業との連携実績に関して繰り返し実行し（ステップ１８０でＮ）、全ての他企業について処理を実行すると（ステップ１８０でＹ）、未処理の企業ｉが存在する場合（ステップ１９０でＮ）、その未処理の企業に処理を移行する（ステップ２００，１３０）。
【0063】
上記公開情報更新処理において、企業ｉが企業１又は企業２の場合、企業１と企業２との間で連携している可能性はあるが、企業ｊが新規参入した企業３の場合、企業３は、企業１及び企業２が作成した文書への利用実績及び連携実績は何もないので、企業３の企業１，２向けの公開情報は見直しの対象にはならない。また、企業１，２の企業３向けの公開情報も見直しの対象にはならない。
【0064】
以上のようにして、プロジェクトに参加している各企業の他企業向けの公開情報の見直しを実行する。
【0065】
以上の説明では、文書管理システム２が公開情報を自動的に更新するようにしたが、公開情報が更新可能な状況の場合、換言すると公開レベルをアップさせる文書種が存在する場合、更新対象の公開情報に対応する企業に公開レベルの変更の是非を問い合わせるようにしてもよい。問い合わせる場合、公開情報更新処理部２４は、公開情報管理部２３からの指示に応じて公開情報の更新の是非を企業に問い合わせる。問い合わせ先となる企業の企業内システム１に含まれる更新処理部１２は、文書管理システム２からの問合せに応じて、公開レベルの更新の可否を回答する。公開情報更新処理部２４が企業内システム１からの回答を得ると、公開情報管理部２３は、その回答に応じて公開レベルの更新を制御する。すなわち、回答が更新可の場合には、対応する文書種の公開レベルをアップさせ、回答が更新不可の場合、更新せずに現状維持とする。
【0066】
ところで、本実施の形態では、契約書に記載されている契約期限情報に従って連携情報の有効期間が明確に設定されている。従って、公開情報管理部２３は、有効期限に達した連携情報により管理されている文書の文書種の公開レベルを一律に「公開（表示不可）」と変更するよう公開制御を行う。これにより、契約期限が過ぎた文書を公開させないようにすることができる。
【0067】
また、本実施の形態では、新規参入した企業３向けの公開情報は、企業１，２の標準公開情報をコピーして初期設定するようにしたが、標準公開情報の代わりに、例えば上記公開情報更新処理により更新された後の企業１又は企業２の公開情報で、企業２の企業３向けの公開情報又は企業１の企業３向けの公開情報を初期設定してもよい。
【0068】
また、上記説明では、文書種の公開レベルを１段階アップさせる場合を例にして説明したが、例えば閾値を２段階用意して公開レベルを２段階アップできるようにしてもよい。このように、レベルアップする段階数は１段階と限定する必要はない。また、本実施の形態では、公開レベルをアップさせる場合を例にして説明したが、ダウン（「下降」と同義）させるように処理してもよい。例えば、文書種の参照回数が所定の閾値に達していない場合、あるいは所定の閾値に達していない場合が一プロジェクトの複数のバージョンにまたいで発生した場合に、公開レベルをダウンさせるように処理してもよい。
【符号の説明】
【0069】
１ 企業内システム、２ 文書管理システム、３ インターネット、１１ 文書処理部、１２ 更新処理部、２１ 連携情報生成部、２２ 文書管理部、２３ 公開情報管理部、２４ 公開情報更新処理部、２５ 連携テンプレート記憶部、２６ 連携情報記憶部、２７ 文書記憶部、２８ 履歴情報記憶部、２９ 標準公開情報記憶部、３０ 公開情報記憶部。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】