特許 7403235 情報処理装置、情報処理装置におけるファイル処理方法及びプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2023-12-14

(45)【発行日】2023-12-22

(54)【発明の名称】情報処理装置、情報処理装置におけるファイル処理方法及びプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 16/14 20190101AFI20231215BHJP

   G06Q 10/10 20230101ALI20231215BHJP

   G06F 3/0482 20130101ALI20231215BHJP

   G06F 3/0484 20220101ALI20231215BHJP

【ＦＩ】

G06F16/14 100

G06Q10/10 310

G06F3/0482

G06F3/0484

【請求項の数】 15

(21)【出願番号】P 2019084264

(22)【出願日】2019-04-25

(65)【公開番号】P2020042768

(43)【公開日】2020-03-19

【審査請求日】2022-03-23

(31)【優先権主張番号】P 2018166360

(32)【優先日】2018-09-05

(33)【優先権主張国・地域又は機関】JP

(73)【特許権者】

【識別番号】000005049

【氏名又は名称】シャープ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100112335

【弁理士】

【氏名又は名称】藤本 英介

(74)【代理人】

【識別番号】100101144

【弁理士】

【氏名又は名称】神田 正義

(74)【代理人】

【識別番号】100101694

【弁理士】

【氏名又は名称】宮尾 明茂

(74)【代理人】

【識別番号】100124774

【弁理士】

【氏名又は名称】馬場 信幸

(72)【発明者】

【氏名】村田 亮治

(72)【発明者】

【氏名】松尾 篤史

(72)【発明者】

【氏名】大西 昭範

(72)【発明者】

【氏名】棟朝 洋樹

【審査官】酒井 恭信

(56)【参考文献】

【文献】特開２０１２－１６８７２１（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００６－２０９６６２（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１４－０９２８０５（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１６－２０６７６１（ＪＰ，Ａ）

【文献】米国特許第０７５７７９８５（ＵＳ，Ｂ１）

【文献】特開２０１０－１６５０１９（ＪＰ，Ａ）

【文献】米国特許出願公開第２０１２／０１０２０７７（ＵＳ，Ａ１）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｇ０６Ｆ １６／００ － １６／９５８

Ｇ０６Ｑ １０／１０ － １０／１０９３

Ｇ０６Ｆ ３／０４８２

Ｇ０６Ｆ ３／０４８４

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

表示部と、制御部とを備えた情報処理装置において、
前記制御部は、
ファイルを一覧表示する第１の表示領域と、操作ボタンが表示された第２の表示領域と、を有する表示画面を前記表示部に表示し、
前記一覧表示されたファイルの中から、１又は複数のファイルを選択し、
ファイルが選択された後に前記操作ボタンが選択されると、当該操作ボタンに対応づけられた追加文字列を含む追加情報に基づいて、当該ファイルのファイル名を、追加文字列を追加したファイル名に変更し、
更に、前記操作ボタンが選択される毎に、異なる追加文字列を追加したファイル名に変更する
ことを特徴とする情報処理装置。

【請求項2】

前記操作ボタンが選択されると、前記制御部は、
前記追加文字列が前記ファイルのファイル名に追加されていないときは、第１の追加文字列を追加して前記ファイル名を変更し、
前記第１の追加文字列が前記ファイル名に追加されているときは、前記ファイル名から前記第１の追加文字列を削除して前記第１の追加文字列と異なる第２の追加文字列を追加したファイル名に変更する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項3】

前記操作ボタンが選択されると、前記制御部は、
前記追加文字列が前記ファイルのファイル名に追加されていないときは、第１の追加文字列を追加して前記ファイル名を変更し、
前記第１の追加文字列が前記ファイル名に追加されているときは、前記第１の追加文字列と異なる第２の追加文字列として、当該第１の追加文字列の後に番号を追加したファイル名に変更する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項4】

前記追加情報は、追加文字列位置を更に含んでおり、
前記制御部は、前記ファイル名に、前記追加文字列を前記追加文字列位置に追加したファイル名に変更することを特徴とする請求項１から３の何れか一項に記載の情報処理装置。

【請求項5】

前記追加文字列は、済の文字を含んでいることを特徴とする請求項１から４の何れか一項に記載の情報処理装置。

【請求項6】

前記追加文字列を入力する入力部を更に備え、
前記制御部は、前記追加文字列が前記入力部により入力された場合に、前記追加情報として設定することを特徴とする請求項１から５の何れか一項に記載の情報処理装置。

【請求項7】

前記操作ボタンは複数からなり、夫々の前記操作ボタンに対して互いに異なる追加文字列を設定可能とすることを特徴とする請求項１から６のいずれか一項に記載の情報処理装置。

【請求項8】

ユーザを認証するユーザ認証部を更に備え、
前記制御部は、前記ユーザ認証部により認証されたユーザに権限がある場合に、前記ファイルのファイル名を変更することを特徴とする請求項１から７の何れか一項に記載の情報処理装置。

【請求項9】

前記ファイルに対応づけてユーザを識別する識別情報が記憶されており、
前記制御部は、前記ファイルのファイル名を変更する場合に、当該ファイルに対応づけられている前記ユーザに通知を行うことを特徴とする請求項１から７の何れか一項に記載の情報処理装置。

【請求項10】

表示部と、制御部とを備えた情報処理装置において、
前記制御部は、
ファイルを一覧表示する第１の表示領域と、操作ボタンが表示された第２の表示領域と、を有する表示画面を前記表示部に表示し、
前記一覧表示されたファイルの中から、１又は複数のファイルを選択し、
ファイルが選択された後に前記操作ボタンが選択されると、当該操作ボタンに対応づけられた追加情報に基づいて、当該ファイルのファイル名を変更し、
複数の追加文字列が前記追加情報の候補として記憶部に記憶されており、
前記制御部は、
前記追加情報を指定可能な指定ボタンが更に前記第２の表示領域に表示し、
前記複数の追加文字列の中からユーザにより一の追加文字列が選択された後に前記指定ボタンが選択されると、前記一の追加文字列を前記追加情報として指定し、
前記指定ボタンが選択された後に前記操作ボタンが選択されると、前記ファイルのファイル名を、前記一の追加文字列を追加したファイル名に変更する
ことを特徴とする情報処理装置。

【請求項11】

前記指定ボタンは、前記操作ボタンに関連付けて表示されていることを特徴とする請求項１０に記載の情報処理装置。

【請求項12】

前記追加文字列を入力する入力部を更に備え、
前記制御部は、前記追加文字列が前記入力部により入力された場合に、前記追加文字列の候補として記憶することを特徴とする請求項１０又は１１に記載の情報処理装置。

【請求項13】

前記制御部は、候補となる前記追加文字列を編集及び／又は削除をする処理を実行することを特徴とする請求項１０から１２の何れか一項に記載の情報処理装置。

【請求項14】

情報処理装置におけるファイル処理方法であって、
ファイルを一覧表示する第１の表示領域と、操作ボタンが表示された第２の表示領域と、を有する表示画面を表示するステップと、
前記一覧表示されたファイルの中から、１又は複数のファイルを選択するステップと、 ファイルが選択された後に前記操作ボタンが選択されると、当該操作ボタンに対応づけられた追加文字列を含む追加情報に基づいて、当該ファイルのファイル名を、追加文字列を追加したファイル名に変更するステップと、
更に、前記操作ボタンが選択される毎に、異なる追加文字列を追加したファイル名に変更するステップと、
を含むことを特徴とする情報処理装置におけるファイル処理方法。

【請求項15】

表示部と、制御部とを有するコンピュータに、
ファイルを一覧表示する第１の表示領域と、操作ボタンが表示された第２の表示領域と、を有する表示画面を前記表示部に表示する機能と、
前記一覧表示されたファイルの中から、１又は複数のファイルを選択する機能と、
ファイルが選択された後に前記操作ボタンが選択されると、当該操作ボタンに対応づけられた追加文字列を含む追加情報に基づいて、当該ファイルのファイル名を、追加文字列を追加したファイル名に変更する機能と、
更に、前記操作ボタンが選択される毎に、異なる追加文字列を追加したファイル名に変更する機能と、
を実現させるためのプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、情報処理装置等に関する。

【背景技術】

【0002】

ドキュメントやファイルを社内やシステム内で回送して、確認をしたり、承認をしたりするワークフローのシステムが知られている。

【0003】

例えば、特許文献１は、ファイルサーバに、各部署の部署単位フォルダを設け、この中に申請中フォルダ、回付中フォルダ、最終承認フォルダを設け、クライアント端末から起案文書ファイルを取得した場合、ワークフローに応じてファイル名を設定し、申請中フォルダに格納する発明が開示されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【文献】特開２０１２－１６８７２１号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

しかし、従来は、専用のワークフローシステムを利用する必要があり、当該ワークフローシステムを利用しないと、ドキュメントやファイルの確認や承認といったことを行うことができなかった。

【0006】

本発明は、ファイル名を利用することで、ユーザがファイルの状況を容易に確認することができる情報処理装置等を提供することを目的とするものである。

【課題を解決するための手段】

【0007】

情報処理装置は、表示部と、制御部とを備えており、前記制御部は、ファイルを一覧表示する第１の表示領域と、操作ボタンが表示された第２の表示領域と、を有する表示画面を前記表示部に表示し、前記一覧表示されたファイルの中から、１又は複数のファイルを選択し、ファイルが選択された後に前記操作ボタンが選択されると、当該操作ボタンに対応づけられた追加情報に基づいて、当該ファイルのファイル名を変更することを特徴とする。

【0008】

情報処理装置におけるファイル処理方法は、ファイルを一覧表示する第１の表示領域と、操作ボタンが表示された第２の表示領域と、を有する表示画面を前記表示部に表示するステップと、前記一覧表示されたファイルの中から、１又は複数のファイルを選択するステップと、ファイルが選択された後に前記操作ボタンが選択されると、当該操作ボタンに対応づけられた追加情報に基づいて、当該ファイルのファイル名を変更するステップと、を含むことを特徴とする。

【0009】

プログラムは、表示部と、制御部とを有するコンピュータに、ファイルを一覧表示する第１の表示領域と、操作ボタンが表示された第２の表示領域と、を有する表示画面を前記表示部に表示する機能と、前記一覧表示されたファイルの中から、１又は複数のファイルを選択する機能と、ファイルが選択された後に前記操作ボタンが選択されると、当該操作ボタンに対応づけられた追加情報に基づいて、当該ファイルのファイル名を変更する機能とを実現させるためのプログラムであることを特徴とする。

【発明の効果】

【0010】

本発明の情報処理装置等は、簡単な操作でファイル名を変更することで、ユーザがファイルの状況を容易に確認することができる。

【図面の簡単な説明】

【0011】

【図1】第１実施形態におけるシステム全体を説明するための図である。

【図2】第１実施形態における端末装置の構成を説明するための図である。

【図3】第１実施形態における複合機の構成を説明するための図である。

【図4】第１実施形態におけるメイン処理の動作を説明するためのフロー図である。

【図5】第１実施形態における動作例（画面例）を説明するための図である。

【図6】第１実施形態における動作例（画面例）を説明するための図である。

【図7】第２実施形態における第１設定処理の動作を説明するためのフロー図である。

【図8】第２実施形態における動作例（画面例）を説明するための図である。

【図9】第３実施形態における動作例を説明するための図である。

【図10】第４実施形態におけるシステム全体を説明するための図である。

【図11】第４実施形態における端末装置の構成を説明するための図である。

【図12】第４実施形態におけるユーザ管理サーバの構成を説明するための図である。

【図13】第４実施形態におけるメイン処理の動作を説明するためのフロー図である。

【図14】第４実施形態における動作例（画面例）を説明するための図である。

【図15】第５実施形態におけるメイン処理の動作を説明するためのフロー図である。

【図16】第５実施形態における第２設定処理の動作を説明するためのフロー図である。

【図17】第５実施形態における動作例（画面例）を説明するための図である。

【図18】第５実施形態における動作例（画面例）を説明するための図である。

【図19】第５実施形態における第２設定処理の動作を説明するためのフロー図である。

【図20】第５実施形態における動作例（画面例）を説明するための図である。

【図21】第５実施形態における動作例（画面例）を説明するための図である。

【発明を実施するための形態】

【0012】

以下、図面を参照して本発明を実施するための一実施形態について説明する。なお、以下の実施形態は、本発明を説明するための一例であり、特許請求の範囲に記載の発明の技術的範囲が、以下の記載に限定されるものではない。

【0013】

［１．第１実施形態］
［１．１ システム構成］
図１は、本実施形態におけるシステム１の全体を説明するための図である。システム１は、ネットワークＮＷに、情報処理装置である端末装置１０と、画像形成装置である複合機２０と、ファイルを記憶可能な装置であるファイル管理装置２５とがネットワークを介して接続されている。

【0014】

ネットワークＮＷには、各装置が１又は複数接続されている。例えば、端末装置１０、複合機２０、ファイル管理装置２５は、それぞれネットワークＮＷに複数台接続されてもよい。

【0015】

端末装置１０は、情報処理装置であるコンピュータ等である。その他にも、タブレット端末や、スマートフォンで実現してもよい。また、サーバ装置を別に接続し、サーバ装置が実行し、端末装置１０にＡＳＰ（Application Service Provider）型ツールとして提供してもよい。

【0016】

複合機２０は、複数の機能を有する画像形成装置であり、例えばコピー機、印刷装置（プリンタ）、ファクシミリ、スキャナとして機能する。複合機（ＭＦＰ：Multifunction Peripheral）は、デジタル複合機等とよばれている。

【0017】

システム１の複合機は、サービスの対象となるメーカと同一メーカの複合機と、サービスの対象外となるメーカの複合機とが混在している。さらに、同一メーカの複合機においても、サービスに対応している複合機と、サービスに対応していない複合機とが混在している。

【0018】

また、本実施形態において提供されるサービスは、一例としてファイル共有サービスを対象として説明する。また、画像形成装置として複合機２０を例に説明するが、例えばプリンタやＦＡＸといった機能を単体で実現する装置であっても適用可能である。

【0019】

また、ファイル共有サービスを提供する装置として、ファイル管理装置２５が接続されている。ファイル管理装置２５は、例えばＳＭＢ（Server Message Block）プロトコル／ＣＩＦＳ（Common Internet File System）／ＡＦＰ（AppleTalk Filing Protocol）プロトコル／ＦＴＰ（File Transfer Protocol）によりファイル共有のサービスを提供可能な装置である。サーバ装置の他に、例えばＮＡＳ（Network Attached Storage）により実現されてもよい。

【0020】

また、複合機２０、ファイル管理装置２５は、何れかの装置がネットワークＮＷに接続されていてもよいし、接続されていなくてもよい。また、更に外部ネットワークを介してクラウドサーバ２８がシステム１に接続されてもよい。クラウドサーバ２８は、同様にファイルを管理することが可能である。

【0021】

端末装置１０は、ファイル共有サービスを解して、共有フォルダにアクセスすることで、ローカルフォルダと同様にアクセスすることが可能となる。また、端末装置１０は、ローカルフォルダ／共有フォルダともに、同様にファイルの処理を実行することができる。

【0022】

［１．２ 装置構成］
つづいて、システム１に含まれる各装置の構成について、図を参照して説明する。なお、各装置の構成については一例であり、必要に応じて各装置に設けられればよい。

【0023】

［１．２．１ 端末装置］
図２は、端末装置１０の構成を示す図である。端末装置１０は、制御部１００と、記憶部１１０と、ネットワーク通信部１２０と、表示部１３０と、操作部１４０とを備えて構成されている。

【0024】

制御部１００は、端末装置１０の全体を制御している。制御部１００は、記憶部１１０に記憶されている各種プログラムを読み出して実行することにより各種機能を実現しており、１又は複数の演算装置（例えばＣＰＵ（Central Processing Unit））により構成されている。

【0025】

また、制御部１００は、記憶部１１０よりプログラムを読み出して実行することにより、ファイル管理部１０２として機能する。

【0026】

ファイル管理部１０２は、記憶部１１０のファイル管理プログラム１１６が読み出されて実行することにより、ファイルを管理する機能を実現する。例えば、フォルダ（共有フォルダ）のファイルを一覧表示したり、他の装置の共有フォルダをアクセス可能に割り当てたりといった各種処理を実行する。また、ファイル管理部１０２は、ファイルに関して各種処理を実行する機能を実現する。例えば、ファイルのコピー、削除、移動、ファイル名の変更といった内容であったり、具体的にファイルを開いたりすることが可能である。

【0027】

記憶部１１０は、端末装置１０の動作に必要な各種プログラムや、各種データが記憶されている機能部である。記憶部１１０は、例えば、半導体メモリであるＳＳＤ（Solid State Drive）や、磁気ディスクであるＨＤＤ（Hard Disk Drive）等により構成されている。また、記憶部１１０は、例えばＵＳＢ（Universal Serial Bus）により接続された外部の記憶装置であってもよいし、ネットワークを介してアクセス可能なクラウド領域であってもよい。

【0028】

また、記憶部１１０は、各種ファイルを記憶可能なファイル記憶領域１１２、追加情報記憶領域１１４を確保している。また、記憶部１１０は、ファイル管理プログラム１１６を記憶している。

【0029】

ファイル記憶領域１１２は、ユーザの文章ファイル、データファイル、画像ファイル等の種々のファイルを記憶することができる。例えば、制御部１００は、ファイル記憶領域１１２に記憶されているファイルを複合機２０に送信したり、複合機２０から受信されたファイルをファイル記憶領域に記憶したりすることができる。また、ファイル記憶領域１１２に記憶されているファイルについては、適宜「ローカルファイル」という。

【0030】

追加情報記憶領域１１４は、ファイル管理部１０２が、ファイル名を変更する処理に必要な情報が追加情報として記憶する。追加情報記憶領域１１４のデータ構成の一例を図２（ｂ）に示す。

【0031】

追加情報記憶領域１１４には、追加情報として、「項目」と、当該項目に設定される「内容」とが対応づけて記憶されている。図２（ｂ）では、追加文字列の位置（追加文字列位置）として、ファイル名の先頭又はファイル名の末尾が記憶される。また、実際に追加する文字列（追加文字列）が記憶される。図２（ｂ）では、追加文字列の位置として「ファイル名の先頭」として、追加文字列の具体例として「確認済」とが記憶されている。

【0032】

ファイル管理プログラム１１６は、ファイル管理を実現することが可能なプログラムである。制御部１００が、ファイル管理プログラム１１６を読み出して実行することにより、後述する各種処理が実現される。

【0033】

ネットワーク通信部１２０は、ネットワークＮＷを介して他の装置、複合機、サーバ装置と通信を行う。ネットワークは、有線で接続されてもよいし、無線で接続されてもよい。また、ネットワーク通信部１２０は、無線ＬＡＮ（ＷＬＡＮ：Wireless LAN）を利用してアクセスポイントに接続し、ネットワークＮＷに接続してもよい。なお、本実施形態においては、一般的な構内ＬＡＮ（Local Area Network）を例に説明するが、例えばＬＴＥ（Long Term Evolution）／４Ｇ／５Ｇ通信といったＷＡＮであってもよい。

【0034】

表示部１３０は、各種情報を表示することが可能であり、例えばＬＣＤ（Liquid Crystal Display）、有機ＥＬディスプレイといった装置で実現可能である。また、操作部１４０は、ユーザからの操作入力を受け付ける。例えば、ハードウェアキーや、ソフトウェアキーで実現されてもよいし、キーボード、マウス等といった外部入力装置で実現されてもよい。また、表示部１３０と、操作部１４０とを一体にタッチパネルとして構成してもよい。

【0035】

［１．２．２ 複合機］
複合機２０の構成について、図３を参照して説明する。複合機２０は、制御部２００と、記憶部２１０と、ネットワーク通信部２２０と、表示部２３０と、操作部２４０と、ＦＡＸ通信部２５０と、原稿読取部２６０とを備えて構成されている。

【0036】

制御部２００は、複合機２０の全体を制御している。制御部２００は、記憶部２１０に記憶されている各種プログラムを読み出して実行することにより各種機能を実現しており、１又は複数の演算装置（例えばＣＰＵ（Central Processing Unit））により構成されている。

【0037】

また、制御部２００は、記憶部２１０に記憶されているプログラムを読み出して実行することにより、ファイル共有サービス部２０２、ＷＥＢサービス部２０４として機能する。

【0038】

ファイル共有サービス部２０２は、ファイル共有サービスを提供する。例えば、ファイル共有サービス部２０２は、端末認証された端末装置１０や、ユーザ認証されたユーザに対して、共有ファイル記憶領域２１４に記憶されているファイルにアクセス可能なサービスを提供する。なお、共有ファイル記憶領域２１４に記憶されているファイルを適宜「共有ファイル」という。

【0039】

ＷＥＢサービス部２０４は、他の装置に対してＷＥＢサービスを提供する。ＷＥＢサービスは、例えば他の装置からアクセスしてきたとき、ＷＥＢページで設定画面等を提供する。本実施形態では、ファイル共有サービス部２０２が提供する共有フォルダの許可／禁止を設定することができる。それ以外にも、ＷＥＢサービス部２０４は、複合機２０の各種設定を行う画面をＷＥＢのページとして提供することができる。

【0040】

記憶部２１０は、複合機２０の動作に必要な各種プログラムや、各種データが記憶されている機能部である。記憶部２１０は、例えば、半導体メモリであるＳＳＤ（Solid State Drive）や、磁気ディスクであるＨＤＤ（Hard Disk Drive）等により構成されている。また、記憶部２１０は、例えばＵＳＢ（Universal Serial Bus）により接続された外部の記憶装置であってもよいし、ネットワークを介してアクセス可能なクラウド領域であってもよい。

【0041】

また、記憶部２１０は、各種ファイルを記憶可能な領域としてファイル記憶領域２１２と、共有ファイル記憶領域２１４とを確保している。

【0042】

ファイル記憶領域２１２及び共有ファイル記憶領域２１４は、ユーザの文章ファイル、データファイル、画像ファイル等の種々のファイルを記憶することができる。例えば、制御部２００は、ネットワーク通信部２２０を介して端末装置１０から受信したドキュメントファイルを記憶する。また、制御部２００は、ＦＡＸ通信部２５０により受信された画像ファイルや、原稿読取部２６０により読み取られた原稿の画像データの画像ファイルを記憶してもよい。

【0043】

ここで、共有ファイル記憶領域２１４に記憶されたファイルは、共有ファイルとして、端末装置１０がアクセスすることが可能である。アクセスとは、ファイルを読み出し／書き出し／削除を行えることをいう。また、フォルダにアクセス可能とは、当該フォルダに記憶（格納）されているファイルを読み出したり、一覧表示できたりすることをいう。併せて、サブフォルダを作成／削除／名称変更といったことができることをいう。

【0044】

ネットワーク通信部２２０は、ネットワークＮＷを介して他の装置、サーバ装置と通信を行う。ネットワークは、有線で接続されてもよいし、無線で接続されてもよい。また、ネットワーク通信部２２０は、無線ＬＡＮ（ＷＬＡＮ：Wireless LAN）を利用してアクセスポイントに接続し、ネットワークＮＷに接続してもよい。なお、本実施形態においては、一般的な構内ＬＡＮ（Local Area Network）を例に説明するが、例えばＬＴＥ（Long Term Evolution）／４Ｇ／５Ｇ通信といったＷＡＮであってもよい。

【0045】

表示部２３０は、各種情報を表示することが可能であり、例えばＬＣＤ（Liquid Crystal Display）、有機ＥＬディスプレイといった装置で実現可能である。また、操作部２４０は、ユーザからの操作入力を受け付ける。例えば、ハードウェアキーや、ソフトウェアキーで実現されてもよいし、キーボード、マウス等といった外部入力装置で実現されてもよい。また、表示部２３０と、操作部２４０とを一体にタッチパネルとして構成してもよい。

【0046】

ＦＡＸ通信部２５０は、ＦＡＸ機能を実現する。例えば、ＩＳＤＮ回線や、インターネット回線を介して受信された画像データを、ファイル記憶領域２１２／共有ファイル記憶領域２１４に記憶する。また、ファイル記憶領域２１２／共有ファイル記憶領域２１４に記憶されたファイルを、他のＦＡＸ装置に送信してもよい。

【0047】

原稿読取部２６０は、原稿を読み取る。具体的には、スキャナにより構成されており、読み取られた原稿は、画像データとしてファイル記憶領域２１２／共有ファイル記憶領域２１４に出力される。

【0048】

印字出力部２７０は、文章ファイル、画像データ等にもとづいて、印字出力を行う。例えば、画像データを印刷用紙に出力する。例えば、レーザプリンタ等により構成されている。

【0049】

［１．３ 処理の流れ］
記憶部１１０からプログラムを読み出して、制御部１００が実行する各処理について、適宜図を参照して説明する。

【0050】

ファイル管理部１０２（制御部１００）が実行するメイン処理について、図４を参照して説明する。

【0051】

ファイル管理部１０２は、対象フォルダのファイルを一覧表示する（ステップＳ１００２）。対象フォルダは現在のフォルダ（カレントフォルダ）を示している。現在のフォルダは、初期設定のフォルダ位置であってもよいし、前回アクセスしたフォルダ位置であってもよい。そして、対象フォルダを移動する操作がされた場合（ステップＳ１００４；Ｙｅｓ）、ファイル管理部１０２は、フォルダを移動し、当該フォルダのファイルを一覧表示する（ステップＳ１００２）。

【0052】

ここで、フォルダは、ユーザにより選択されたフォルダであり、ローカルフォルダであってもよいし、共有フォルダであってもよい。また、フォルダは、クラウド上のフォルダであってもよい。

【0053】

ここで、ユーザにより一覧表示されたファイルから１又は複数のファイルが選択されると（ステップＳ１００６）、ファイル管理部１０２は、ファイル名変更ボタンが選択されたかを判定する（ステップＳ１００８）。

【0054】

ここで、ファイル管理部１０２は、ユーザによりファイル名変更ボタンが選択されたと判定した場合（ステップＳ１００８；Ｙｅｓ）、追加情報記憶領域１１４に記憶されている追加情報に基づき、ファイル名変更処理が実行される（ステップＳ１０１０）。

【0055】

ここで、追加情報には、追加文字列を追加する位置を、ファイル名の先頭かファイル名の末尾かが記憶されている。また追加情報には、追加文字列が具体的に記憶されている。

【0056】

例えば、追加情報として、追加文字列の位置が「ファイル名の先頭」と、追加文字列が「確認済」と記憶されている。この場合、ファイル管理部１０２は、「test.pdf」というファイルにファイル名変更処理を実行すると「確認済_test.pdf」とファイル名が変更される。

【0057】

なお、追加文字列と、本来のファイル名の間には、区切り文字が挿入されたり、追加文字列を識別する文字列が付加されたりすることが望ましい。例えば「[確認済]test.pdf」とファイル名が変更されてもよい。

【0058】

また、ファイル名の末尾に追加文字列を追加する場合、拡張子を除いた部分に追加文字列が追加されることが望ましい。例えば上述したファイルの場合「test_確認済.pdf」や、「test[確認済].pdf」とファイル名が変更される。また、単純にファイル名の末尾「test.pdf[確認済]」とファイル名を変更してもよい。

【0059】

ここで、ユーザにより処理終了が選択された場合に本処理を終了し（ステップＳ１０１２；Ｙｅｓ）、それ以外の場合は、ステップＳ１００２から処理を繰り返して実行する。また、制御部１００は、ファイルが選択された後には、コピー操作、編集操作といった種々の処理を実行してもよい（ステップＳ１００８；Ｎｏ）。

【0060】

［１．４ 動作例］
つづいて、本実施形態の動作例について、画面例を用いて説明する。図５（ａ）は、本実施形態におけるファイル管理処理の初期状態を示す表示画面の一例を示す画面Ｗ１００である。表示画面Ｗ１００には、フォルダを表示するフォルダ領域（Ｒ１０２）と、ファイルの一覧表示される一覧表示領域（Ｒ１０４）と、操作入力が可能な操作領域（Ｒ１０６）とが表示される。

【0061】

Ｒ１０２には、アクセス可能なフォルダの種類が表示されている。本実施形態では、ローカルの所定のフォルダ（例えば、Ｄｅｓｋｔｏｐフォルダ）、ローカルフォルダにアクセスする。また、Ｒ１０２には、ネットワークドライブのフォルダ、複合機２０の共有フォルダ、クラウド上のフォルダが表示されている。

【0062】

また、これらのフォルダはツリー状に表示可能であり、ユーザは、ルートフォルダ以外にもサブフォルダも選択することができる。

【0063】

ユーザによりこれらのフォルダが選択されると、制御部１００は、Ｒ１０４に当該フォルダに含まれるファイルを一覧表示する。図５（ａ）のように、ファイルのサムネイル表示、名前、日付、種類、サイズが表示される詳細表示や、単にファイル名だけが表示される簡易表示等、複数の方法で表示することが可能である。

【0064】

また、Ｒ１０６は、各種操作入力を受け付けるための操作ボタンが表示されている操作領域であり、一般的にはツールバーと呼ばれる領域である。例えば、図５（ａ）では、デバイスの追加と選択、複合機の選択といったフォルダ（ルートフォルダ）に関する操作と、新しいフォルダを作成するといった操作とが行える操作ボタンが表示されている。

【0065】

また、ファイルの検索ができる検索ボタン、ファイルのソート順を変更する並べ替えボタン、表示方法を切り替えるサムネイル表示ボタンが表示されている。それ以外にも、適宜必要なファイルが選択された場合に、編集、画像処理、電子メールに添付、ＯＣＲを実行するといった操作ボタンが表示されている。図５（ａ）は、何れのファイルも選択されていないため、グレーアウトされており、選択できなくなっている。

【0066】

なお、操作ボタンは、図や記号、ピクトグラム、アイコンにより表示される代わりに、文字でメニュー表示されてもよい。本実施形態では、図５（ａ）のように、図（アイコン）と文字とを併せて表示している。

【0067】

ユーザにより、図５（ａ）のＲ１０４に表示されているファイルが選択された場合、図５（ｂ）の表示画面Ｗ１１０に遷移する。図５（ｂ）では、Ｒ１１０によりファイルが選択されたことが示されている。なお、このとき、選択されるは１つであってもよいし、複数であってもよい。

【0068】

ファイルが選択されると、操作領域に表示されている操作ボタンが変化する。最初から表示されている操作ボタンが選択可能となったり、新たな操作ボタンが表示されたりする。図５（ｂ）では、新たにファイル名の変更（Ｒ１１２）の操作入力が可能な操作ボタンが表示される。

【0069】

ここで、ユーザによりファイル名の変更が選択された場合、図６の表示画面Ｗ１２０に遷移する。制御部１００は、追加情報を参照してファイル名の変更処理を実行する。これにより、選択されたファイル「ファックスデータ.docx」は、ファイル名の先頭に「確認済」の追加文字列が追加される。

【0070】

なお、このとき、追加文字列を示すために区切り文字が更に追加されてもよいし、括弧等で追加文字列が区別されてもよい。

【0071】

このように、本実施形態によれば、ユーザはファイルを選択後、ファイル名の変更という操作ボタンを選択するだけで、ファイル名に追加文字列を追加したファイル名に容易に変更することができる。

【0072】

すなわち、上述した端末装置の情報処理装置は、簡単な操作でファイル名を変更することで、ユーザがファイルの状況を容易に確認することができる。また、専用のワークフローシステムを利用しなくとも、情報処理装置を利用するのみで、簡単な操作でファイル名を変更することができる。

【0073】

［２．第２実施形態］
つづいて、第２実施形態について説明する。第２実施形態は、追加情報をユーザが設定できる場合の実施形態である。なお、第１実施形態と機能構成、処理フローは同一であり、第１実施形態と異なる点を中心に説明する。

【0074】

本実施形態では、制御部１００は、第１実施形態に加えて第１設定処理を実行することが可能である。制御部１００が実行する第１設定処理について、図７の動作フローを参照して説明する。

【0075】

ユーザにより第１設定処理を実行する操作がされた場合、制御部１００は、設定ダイアログを表示する（ステップＳ２００２）。なお、設定ダイアログ表示は、ウィンドウ表示であってもよいし、別画面で表示されてもよい。

【0076】

つづいて、制御部１００は、追加文字列を追加する位置を、ファイル名の先頭又は末尾の何れかを選択する（ステップＳ２００４）。また、制御部１００は、ユーザにより入力された文字列を、追加文字列として入力する（ステップＳ２００６）。

【0077】

ここで、入力される追加文字列は任意の文字列である。ただ、ユーザがファイル名をみただけで処理内容が分かる文字列が好ましい。例えば、「済」「確認済」「処理済」「確認中」「未処理」「依頼済」「社外秘」といった文字列が好ましい。更に好ましくは「済」という文字を含めたものが追加文字列とすることがよい。また、これらの文字列は、決められた中からユーザが選択するとしてもよい。

【0078】

そして、上述の選択・入力された内容で、制御部１００は追加情報を更新する（ステップＳ２００８）。すなわち、制御部１００は、追加情報記憶領域１１４に記憶されている追加情報を更新したり、新たに記憶したりする。

【0079】

図８は、本実施形態における画面例を示す図である。図８（ａ）の表示画面Ｗ２００は、操作領域にユーザ設定ボタンがＲ２０２に表示されている。

【0080】

ユーザ設定ボタンが選択された場合、図８（ｂ）の表示画面Ｗ２１０に遷移する。表示画面Ｗ２１０は、各種設定を行う画面である。ここでは、サムネイルの設定や、操作領域に表示されるツールバーの表示形態等を設定できるが、併せて追加情報の設定がＲ２１０において可能である。ユーザが、Ｒ２１０において、入力された内容が、追加情報として更新される。

【0081】

このように、本実施形態によれば、ユーザは任意の追加文字列を入力・設定したり、追加文字列が追加される位置を選択したりすることができる。

【0082】

［３．第３実施形態］
つづいて、第３実施形態について説明する。第３実施形態は、ファイル名の変更処理の操作ボタンが選択される毎に、追加文字列を変えたり、削除したりする場合の実施形態である。なお、第１実施形態と機能構成、処理フローは同一であり、第１実施形態と異なる点を中心に説明する。

【0083】

上述した実施形態では、ファイル名の変更処理が実行されると、単純に追加文字列がファイル名に追加されることとして説明した。したがって、「ファイル名の変更」の操作ボタンが２回選択されると、単純に追加文字列が２回追加されてしまう。

【0084】

＜元ファイル名＞ 注文書.pdf
＜１回目＞ [確認済]注文書.pdf
＜２回目＞ [確認済][確認済]注文書.pdf
本実施形態では、異なる状態で追加文字列が追加される。

【0085】

（第１の例）
例えば、既に対象ファイル（選択されたファイル）名の先頭（又は末尾）に追加文字列が追加されている場合、文字列を付加せずに、文字列の後に（番号）を付加したファイル名に変更する。

【0086】

例えば、図９（ａ）に示しているように、「[確認済](2)注文書.pdf」とファイル名が変更される。これにより、ユーザは対象ファイルが何回確認されたかを容易に把握することが可能となる。

【0087】

（第２の例）
例えば、既に対象ファイル（選択されたファイル）名の先頭（又は末尾）に追加文字列が追加されている場合、追加文字列を除去したファイル名に変更する。

【0088】

例えば、図９（ｂ）に示しているように、制御部１００は、「[確認済]注文書.pdf」のファイル名から、追加文字列が追加される前のファイル名である「注文書.pdf」に変更する。

【0089】

ユーザは、ファイル名の変更の操作ボタンを選択することで、追加文字列を容易に追加したり、除去・削除したりすることが可能となる。

【0090】

（第３の例）
例えば、追加文字列が遷移するように設定する。例えば、追加文字列を第１追加文字列「確認中」、第２追加文字列「確認済」、第３追加文字列「却下」と設定する。

【0091】

既に対象ファイル（選択されたファイル）名の先頭（又は末尾）に追加文字列が追加されている場合、次の追加文字列が追加されたファイル名に変更される。例えば、図９（ｃ）に示すように、ユーザにファイル名の変更の操作ボタンの選択が繰り返されることにより、ファイル名がそれぞれ変化する。また、最後に追加文字列を除去（消去）するとしてもよい。

【0092】

このように、ユーザは１つの操作で複数の追加文字列を切り替えて追加することができる。これにより、ユーザは現在のファイルの状態を容易に確認することができる。

【0093】

（第４の例）
例えば、ファイル名の変更の操作ボタンを複数設けてもよい。例えば、第１の操作ボタンには追加文字列として「却下」を割り当てる。また、第２の操作ボタンには追加文字列として「確認済」を割り当てる。このように、ファイル名の変更の操作ボタンを複数設けることで、ユーザが追加したい追加文字列を容易に追加したファイル名に変更することができる。

【0094】

［４．第４実施形態］
つづいて、第４実施形態について説明する。第４実施形態は、ユーザ管理を行う場合の実施形態である。なお、第１実施形態と同一の装置や構成、処理には同一の符号を付して説明を省略し、本実施形態では異なる点を中心に説明する。

【0095】

［４．１ システム全体］
図１０は、第４実施形態におけるシステム４の全体を示した図である。システム４は、システム１に加えて、ネットワークＮＷにユーザ管理サーバ４０が接続されている。また、システム１の端末装置１０の代わりに端末装置１２が接続されている。

【0096】

［４．２ 機能構成］
図１１は、端末装置１２の機能構成を説明する図である。端末装置１２では、制御部１００は、ファイル管理部１０２、ユーザ認証部１０４として機能する。

【0097】

ユーザ認証部１０４は、ユーザ認証を行う。例えば、端末装置１２にログイン時にユーザ認証をしたり、ファイル管理部１０２が実行するファイル管理プログラム１１６（ファイル管理システム）を実行するときにユーザ認証をしたりする。

【0098】

ユーザ認証する方法としては、例えばユーザにより入力されたユーザＩＤと、パスワードとに基づいて、ユーザ管理サーバ４０を利用してユーザ認証を行う。これにより、現在端末装置１２を利用しているユーザを認証することができる。ユーザ認証は、適切なタイミングで行えばよい。

【0099】

すなわち、ユーザ認証は、端末装置１０の起動時（電源投入時やＯＳログイン時等）や、ファイル管理プログラム１１６の実行時、ファイル管理システムの使用時に行われる。また、ネットワーク上の共有フォルダにアクセスするときや、クラウドサービスにログインするときに行われてもよい。なお、ユーザ認証部１０４は、端末装置１０で実行してもよいし、ユーザ認証サーバ（例えば、ユーザ管理サーバ４０）を利用して実行してもよい。また、外部のサービスを利用する認証（例えば、ＯＡｕｔｈ認証等）を利用してもよい。

【0100】

また、端末装置１２は、ファイル記憶領域１１２の内容が図示されている。すなわち、ファイル記憶領域１１２にはファイル１１２ａが記憶されているが、併せてメタデータ１１２ｂが記憶されている。

【0101】

メタデータ１１２ｂは、ファイル１１２ａに対応するデータであり、追加文字列を追加したユーザの情報が含まれている。

【0102】

図１２は、ユーザ管理サーバ４０の機能構成を説明するための図である。ユーザ管理サーバ４０は、制御部４００と、記憶部４１０と、ネットワーク通信部４２０とを備えて構成されている。

【0103】

制御部４００は、ユーザ管理サーバ４０の全体を制御している。制御部４００は、記憶部４１０に記憶されている各種プログラムを読み出して実行することにより各種機能を実現しており、１又は複数の演算装置（例えばＣＰＵ（Central Processing Unit））により構成されている。

【0104】

記憶部４１０は、ユーザ管理サーバ４０の動作に必要な各種プログラムや、各種データが記憶されている機能部である。記憶部４１０は、例えば、半導体メモリであるＳＳＤ（Solid State Drive）や、磁気ディスクであるＨＤＤ（Hard Disk Drive）等により構成されている。また、記憶部４１０は、例えばＵＳＢ（Universal Serial Bus）により接続された外部の記憶装置であってもよいし、ネットワークを介してアクセス可能なクラウド領域であってもよい。

【0105】

また、記憶部４１０は、ユーザ管理データベース（ＤＢ）４１２を記憶している。ユーザ管理ＤＢ４１２は、ユーザに関する情報が管理されているＤＢである。例えば、端末装置１０等からアクセスすることで、現在のユーザを認証することが可能である。

【0106】

また、ユーザ管理ＤＢ４１２は、ユーザが実行可能な権限を併せて管理している。例えば、ユーザ毎にファイル名の変更が行えるか否かといったことを管理している。

【0107】

ネットワーク通信部１２０は、ネットワークＮＷを介して他の装置、複合機、サーバ装置と通信を行う。ネットワークは、有線で接続されてもよいし、無線で接続されてもよい。また、ネットワーク通信部１２０は、無線ＬＡＮ（ＷＬＡＮ：Wireless LAN）を利用してアクセスポイントに接続し、ネットワークＮＷに接続してもよい。なお、本実施形態においては、一般的な構内ＬＡＮ（Local Area Network）を例に説明するが、例えばＬＴＥ（Long Term Evolution）／４Ｇ／５Ｇ通信といったＷＡＮであってもよい。

【0108】

［４．３ 処理の流れ］
つづいて、本実施形態の処理の流れについて図１３を参照して説明する。図１３は、第１実施形態の図４の処理フローを置き換えた図である。同一の処理には同一の符号を付し、説明を省略する。

【0109】

ユーザによりファイルが選択され、ファイル名の変更ボタンが選択されると（ステップＳ１００２～Ｓ１００８；Ｙｅｓ）、制御部１００は、現在利用しているユーザが、ファイル名の変更権限があるか否かを判定する（ステップＳ３００２）。

【0110】

ユーザがファイル名の変更権限があるか否かの判定方法としては、以下の方法が考えられる。

【0111】

（第１方法）
例えば、端末装置１０のログインユーザや、ファイル管理システムにログインしているユーザが、権限を有しているかについて、制御部１００は、ユーザ管理ＤＢ４１２を参照して判定する。このとき、制御部１００は、ユーザ管理サーバ４０にその都度確認してもよいし、ログイン時に権限を取得し、端末装置１０で管理してあってもよい。すなわち、ユーザ毎に、ファイル名の変更が行えるか否かを管理する。

【0112】

（第２方法）
フォルダやファイルに対して、ファイル名の変更が行えるか否かを判定する。例えば、フォルダ又はファイルを選択し、ファイル名を変更可能なユーザや、ユーザグループを指定することで、ファイル名を変更可能なユーザを管理する。

【0113】

（第３方法）
ファイル毎にユーザにファイル名変更の権限があるかを判定する。例えば、複合機２０においてスキャンしたり、ＦＡＸ受信したりした場合に、当該ファイルのメタデータに付与する。このとき、複合機２０は、ユーザ管理サーバ４０を参照し、ファイル名を変更可能なユーザ情報を取得し、メタデータとして記憶する。

【0114】

これらのファイル名の変更権限については、ユーザや管理者が設定してもよい。例えば、図１４に示すように、ファイル名変更権限設定画面を利用し、ファイル名変更可能なユーザを管理してもよい。

【0115】

図１３に戻り、当該ユーザがファイルのファイル名の変更権限がある場合（ステップＳ３００２；Ｙｅｓ）、制御部１００は、追加情報に基づきファイル名の変更処理を実行する（ステップＳ１０１０）。

【0116】

また、ファイル名を変更したユーザ情報を、当該変更されたファイルに対応するメタデータ（メタ情報）に記憶する（ステップＳ３００４）。また、このとき、メタデータに、既にユーザ情報が記憶されている場合（例えば、前回変更したユーザ情報が記憶されている場合）、当該ユーザ情報に基づいてファイル名が変更されたことを通知する（ステップＳ３００６）。

【0117】

なお、通知する相手先は、メタデータに記憶されているユーザ情報に基づいて通知しているが、それ以外にも、例えばファイルの作成者や、ファイルの所有者に対して通知してもよい。

【0118】

また、ここでユーザにファイルが変更されたことを通知する方法としては、例えばメールや、メッセージ、ポップアップ等の方法が考えられる。

【0119】

具体的な例として、メールの場合を説明する。例えば、ファイル名が変更されると併せて、メールアプリを起動する。そして、新規メール送信画面に、前記ファイルを添付する。このとき、宛先等はユーザが入力してもよいし、ユーザ管理サーバ４０から取得したユーザ情報に基づいて入力されてもよい。

【0120】

このように、本実施形態によれば、ファイル名の変更を行うことができるか否かをユーザ毎に管理することが可能となる。また、ファイル名が変更された場合に、別のユーザに対して通知を行うことが可能となる。また、通知するユーザは複数のユーザであってもよい。また、ファイル名を変更したユーザを含めてもよい。

【0121】

また、ユーザ管理サーバ４０により対応づけられているユーザに対して通知を行ってもよい。例えば、ワークフローとして上司や決済権限者に対して、通知を行ってもよい。

【0122】

なお、上述した実施形態では２つの処理を続けて説明したが、どちらかの処理だけを行ってもよい。例えば、ユーザ管理によるファイル名の変更権限の処理だけを行ってもよい。この場合、ステップＳ３００６は実行されない。

【0123】

また、ユーザに対して通知を行う処理だけを実施してもよい。この場合、ステップＳ３００２は実行されない（すなわち、第１実施形態と同様に、ファイル名の変更は行える）としてもよい。

【0124】

［５．第５実施形態］
つづいて、第５実施形態について、説明する。第５実施形態は、設定ダイアログを呼出し、容易な操作で追加文字列を選択したり、追加文字列を編集したりすることができる実施形態である。なお、第１実施形態と同一の装置や構成、処理には同一の符号を付して説明を省略し、本実施形態では異なる点を中心に説明する。

【0125】

［５．１ メイン処理］
つづいて、本実施形態の処理の流れについて図１５を参照して説明する。図１５は、第１実施形態の図４の処理フローを置き換えた図である。同一の処理には同一の符号を付し、説明を省略する。

【0126】

ユーザにより処理を行う対象フォルダのファイルが一覧表示されたときに（ステップＳ１００２→ステップＳ１００４；Ｎｏ）、制御部１００は、プルダウンが選択された否かを判定する（ステップＳ１００６；Ｎｏ→ステップＳ４００２又はステップＳ１００８；Ｎｏ→ステップＳ４００２）。

【0127】

ここでプルダウンとは、表示画面において、追加文字列の選択、変更等の処理を実行するためのダイアログを表示するためのボタンや、領域の表示である。本実施形態では、ファイル名変更ボタンの横に、プルダウン表示用のボタン（プルダウンボタン）を表示することとして説明するが、表示態様としては当該方法に限定されるものではない。

【0128】

すなわち、プルダウン表示用のボタンは、追加文字列を指定するための指定ボタンとして動作する。好ましくは、操作ボタンのうち、ファイル名変更ボタンと関連付けられ、一体となって指定ボタンが表示される。これにより、利用者は指定ボタンであるプルダウンボタンの意味を直感的に理解することができる。しかし、操作ボタンとして他の領域に表示されていてもよいし、例えばファイル名変更ボタンを長押しや、ダブルクリック（ダブルタップ）といった異なった操作を行うことで、プルダウン表示用ボタンが選択されたのと同じ動作を行ってもよい。

【0129】

本実施形態では、プルダウンボタンが選択されると（ステップＳ４００２；Ｙｅｓ）、制御部１００（ファイル管理部１０２）は第２設定処理を実行する（ステップＳ４００４）。制御部１００は、プルダウンボタンが選択されなかった場合（ステップＳ４００２；Ｎｏ）は、他の処理を実行したり、第２設定処理が実行された後は、元の処理に戻ったり（ステップＳ４００４）、適宜処理を実行する。

【0130】

例えば、ファイルが選択されていない状態にプルダウンボタンが選択された場合、ファイル管理部１０２は、再びステップＳ１００６の処理を実行してもよい。また、ファイルが選択された状態にプルダウンボタンが選択された場合、ファイル管理部は、再びステップＳ１００８に戻っても良い。また、ファイル管理部１０２は、ステップＳ１００４から処理を実行してもよい。

【0131】

すなわち、プルダウンボタンが選択されたとき、制御部１００は、第２設定処理を割り込み処理として実行し、終了後に通常の処理に戻って実行する。

【0132】

［５．２ 第２設定処理（処理例１）］
つづいて、図１５のステップ４００４でファイル管理部１０２が実行する第２設定処理について、図を参照して説明する。図１６は、第２設定処理の動作フローであり、図１７及び図１８は動作例を説明する図である。第２設定処理は、第１設定処理と同様に追加情報の更新を行うものである。したがって、第１設定処理で説明した処理（例えば、追加文字列を付加する位置）については、説明を省略し、違いとなる部分を中心に説明する。

【0133】

（ステップＳ５００２）
まず、プルダウンボタンが選択されると、ファイル管理部１０２は設定ダイアログを表示部１３０に表示する（ステップＳ５００２）。設定ダイアログについて、図１７（ａ）の表示画面Ｗ５００の一例を参照して説明する。

【0134】

表示画面Ｗ５００には、ファイル名変更ボタンＢ５００の横に、プルダウンボタンＢ５０２が表示されている。この、プルダウンボタンＢ５０２が選択されると、プルダウンメニューＭ５００が、プルダウンメニュー近傍（例えば、表示画面Ｗ５００では、ファイル名変更ボタンＢ５００及び／又はプルダウンボタンＢ５０２の下側）に表示される。

【0135】

プルダウンメニューＭ５００には、追加文字列として選択される追加文字列候補が１又は複数表示されている。追加文字列候補は、追加文字列として選択される候補であり、予めシステムに記憶されていてもよいし、ユーザが記憶・更新してもよい。

【0136】

また、追加文字列候補は所定の上限数（例えば３個、５個、１０個等）が記憶されてもよい。この数は、プルダウンメニューで一覧表示できる数であってもよいし、スクロール表示して表示可能な数であってもよい。

【0137】

追加文字列候補は、記憶部１１０に、追加文字列候補記憶領域を確保して記憶してもよいし、記憶部１１０に一時的に記憶されてもよい。例えば、追加文字列候補テーブルや追加文字列候補ファイルを生成してもよいし、システムの設定値（例えば、レジストリ値）として記憶されてもよい。また、外部サーバやクラウドに記憶されてもよい。

【0138】

（ステップＳ５００４）
図１６に戻ると、設定ダイアログに表示されている追加文字列候補の中から、ユーザにより追加文字列が選択されると（ステップＳ５００４；Ｙｅｓ）、当該選択された追加文字列に基づいて追加情報が更新される（ステップＳ５０１０）。

【0139】

追加文字列が選択される動作を、図１７（ｂ）の表示画面Ｗ５１０で説明する。表示画面Ｗ５１０に表示されているダイアログメニューの中の追加文字列候補の中から、ユーザにより「Ｒｅｊｅｃｔｅｄ」が追加文字列として選択される（領域Ｒ５１０）。

【0140】

そして、ユーザによりＯＫボタンＢ５１０が選択されると、「Ｒｅｊｅｃｔｅｄ」が追加文字列となるように、追加情報が更新される。すなわち、図１７（ｂ）において、ＯＫボタンＢ５１０が選択された後、ファイル名変更ボタンＢ５００が選択されると、ファイル名に「Ｒｅｊｅｃｔｅｄ」の文字列が追加される。なお、上述した実施形態のように、「Ｒｅｊｅｃｔｅｄ」の文字列が追加されるときに、併せて区切り文字が挿入されたり、追加文字列を識別する文字列が付加されたりしてもよい。

【0141】

なお、図１７（ａ）（ｂ）で表示されているダイアログメニュー以外の部分が選択された場合、制御部１００はダイアログメニューを閉じてもよい。すなわち、第２設定処理を中止してもよい。

【0142】

（ステップＳ５００６、Ｓ５００８）
また、追加文字列が選択されずに、追加文字列の入力処理が選択された場合（ステップＳ５００４；Ｎｏ→ステップＳ５００６；Ｙｅｓ）、ファイル管理部１０２は、追加文字列候補の入力を受け付け、記憶する（ステップＳ５００８）。

【0143】

図１８（ａ）の表示画面Ｗ５２０の一例では、ダイアログメニューの下部の領域Ｒ５２０において、追加文字列候補の入力をテキストボックスにて受け付けている。ユーザによりテキストボックスに入力された文字列を追加文字列候補として記憶する。

【0144】

なお、ダイアログメニューにおいて、最近入力した追加文字列候補を合わせて表示し、選択可能な構成としてもよい。例えば、図１８（ｂ）の表示画面Ｗ５３０では、領域Ｒ５３０に最近入力した追加文字列候補が一覧表示されている。追加文字列候補として一覧表示させるのは、直近に入力した数個（例えば、３個、５個）であってもよいし、使用頻度が高い追加文字列候補であってもよい。

【0145】

また、上述した追加文字列候補は、上限数を超えると追加できないこととしてもよいし、古い追加文字列候補から削除される設定でもよい。また、削除したくない追加文字列候補を保護し、保護された追加文字列候補以外が削除されてもよいし、ユーザが追加した追加文字列候補から削除されてもよい。

【0146】

このように、本実施形態によれば、追加文字列候補を利用することで、利用者は容易に追加文字列を変更したり、追加したりすることができる。

【0147】

［５．３ 第２設定処理（処理例２）］
更に追加文字列候補を編集できる処理にしたのが、図１９に示す第２設定処理である。図１９の第２設定処理は、図１５で示した第２設定処理の別処理であり、当該処理と異なる点を中心に説明する。

【0148】

ファイル管理部１０２は、選択された追加文字列を編集することが可能である（ステップＳ５００４；Ｙｅｓ→ステップＳ５１００；Ｙｅｓ→ステップＳ５１０２）。

【0149】

図２０、図２１は、図１９の設定処理の動作を説明するための図である。図２０（ａ）の表示画面Ｗ６００は、追加文字列を付加する位置と、追加文字列とを選択することができるダイアログメニューＭ６００が表示されている。

【0150】

ここで、追加ボタンＢ６００が表示画面Ｗ６００に表示されているため、ユーザが選択した状態が図２０（ｂ）の表示画面Ｗ６１０である。このとき、追加ボタンＢ６１０は選択されたことを識別表示されている。

【0151】

そして、図２０（ｃ）の表示画面Ｗ６２０に遷移すると、ファイル管理部１０２は、ダイアログメニューの領域Ｒ６２０にテキストボックスを表示する。テキストボックスにユーザが追加文字列候補を入力し、ボタンＢ６２０が選択されると、追加文字列として記憶される。なお、キャンセルボタンＢ６２２が選択された場合は、ファイル管理部１０２は追加文字列候補を記憶しない。

【0152】

図２１（ａ）は、追加文字列候補として「Ｕｐｄａｔｅｄ」が入力されている表示画面Ｗ６３０である。このとき、決定ボタンＢ６３０が選択されると、図２１（ｂ）に遷移する。

【0153】

図２１（ｂ）は、ダイアログメニューに新たに記憶された追加文字列候補「Ｕｐｄａｔｅｄ」を含む追加文字列候補が領域Ｒ６４０に一覧表示されている表示画面Ｗ６４０である。

【0154】

ここで、追加文字列候補には、編集ボタンＢ６４０と、削除ボタンＢ６４２が表示される。ファイル管理部１０２は、編集ボタンＢ６４０が選択された場合は、追加文字列候補を編集可能とする。すなわち、ファイル管理部１０２は、図２１（ｂ）から、再び図２１（ａ）の状態に表示画面を遷移させ、追加文字列候補を編集可能な状態とする。また、ファイル管理部１０２は、削除ボタンＢ６４２が選択された場合は、当該削除ボタンＢ６４２に対応する追加文字列候補を削除する。

【0155】

図２１（ｃ）は、上述した処理を繰り返すことで、ダイアログメニューが生成された表示画面Ｗ６５０の一例である。ユーザは、複数表示されたダイアログメニューの追加文字列候補の中から、追加文字列を選択することができる。なお、このとき、複数の追加文字列を選択できることとしてもよい。また、ドラッグ操作や、スワイプ操作により、追加文字列候補の順序を入れ替える処理を行ってもよい。

【0156】

また、追加文字列候補は、上限数を超えると追加できないこととしてもよいし、古い追加文字列候補から削除される設定でもよい。また、削除したくない追加文字列候補を保護し、保護された追加文字列候補以外が削除されてもよいし、ユーザが追加した追加文字列候補から削除されてもよい。

【0157】

なお、説明の都合上、本実施形態における追加文字列の表示はプルダウン表示として説明した。しかし、ダイアログ表示であればよいため、例えば別ウィンドウで表示してもよいことは勿論である。また、当該ダイアログ表示については、例えばユーザの端末装置の表示画面において別に表示させるといったことも可能である。

【0158】

［６．変形例］
以上、この発明の実施形態について図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も特許請求の範囲に含まれる。

【0159】

また、上述した実施形態は、説明の都合上、１つの実施形態において１つの効果が解るように記載している。したがって、必要に応じて組み合わせて実行することを妨げるものではない。

【0160】

例えば、第３実施形態の動作に、第５実施形態の動作を加えることにより、追加文字列を容易に編集することができる。このように、各実施形態は相互に組み合わせて実施できる。

【0161】

また、実施形態において各装置で動作するプログラムは、上述した実施形態の機能を実現するように、ＣＰＵ等の演算装置を制御するプログラム（コンピュータを機能させるプログラム）である。そして、これら装置で取り扱われる情報は、その処理時に一時的に一時記憶装置（例えば、ＲＡＭ）に蓄積され、その後、各種ＲＯＭやＨＤＤ、ＳＳＤの記憶装置に格納され、必要に応じてＣＰＵによって読み出し、修正・書き込みが行なわれる。

【0162】

また、市場に流通させる場合には、可搬型の記録媒体にプログラムを格納して流通させたり、インターネット等のネットワークを介して接続されたサーバコンピュータに転送したりすることができる。この場合、サーバコンピュータの記憶装置も本発明に含まれるのは勿論である。

【符号の説明】

【0163】

１ システム
１０ 端末装置
１００ 制御部
１０２ ファイル管理部
１１０ 記憶部
１１２ ファイル記憶領域
１１４ 追加情報記憶領域
１１６ ファイル管理プログラム
１２０ ネットワーク通信部
１３０ 表示部
１４０ 操作部
２０ 複合機
２００ 制御部
２０２ ファイル共有サービス部
２０４ ＷＥＢサービス部
２１０ 記憶部
２１２ ファイル記憶領域
２１４ 共有ファイル記憶領域
２２０ ネットワーク通信部
２３０ 表示部
２４０ 操作部
２５０ ＦＡＸ通信部
２６０ 原稿読取部
２７０ 印字出力部
２５ ファイル管理装置
２８ クラウドサーバ
４０ ユーザ管理サーバ
４００ 制御部
４１０ 記憶部
４１２ ユーザ管理データベース（ＤＢ）
４２０ ネットワーク通信部

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】

【図17】

【図18】

【図19】

【図20】

【図21】