(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】特許公報(B2)
(11)【特許番号】
(24)【登録日】2023-12-18
(45)【発行日】2023-12-26
(54)【発明の名称】情報処理装置及びプログラム
(51)【国際特許分類】
G06F 16/17 20190101AFI20231219BHJP
【ＦＩ】
G06F16/17 100
【請求項の数】
8
(21)【出願番号】P 2019157856
(22)【出願日】2019-08-30
(65)【公開番号】P2021036373
(43)【公開日】2021-03-04
【審査請求日】2022-07-21
(73)【特許権者】
【識別番号】000005496
【氏名又は名称】富士フイルムビジネスイノベーション株式会社
(74)【代理人】
【識別番号】110001210
【氏名又は名称】弁理士法人ＹＫＩ国際特許事務所
(72)【発明者】
【氏名】山田 拓也
【審査官】齊藤 貴孝
(56)【参考文献】
【文献】特開２００６－０９９４５０（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０１７－２１９９０６（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２００５－２５８５９２（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０１３－０５０８４７（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２００８－０９７４８９（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開平０８－０３０６９５（ＪＰ，Ａ）
(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)
Ｇ０６Ｆ １６／００－１６／９５８
(57)【特許請求の範囲】
【請求項1】
他の情報処理装置から第１のファイル形式とは異なる第２のファイル形式のファイルの登録要求に応じて、当該ファイルを第１のファイル形式のファイルに変換する変換手段と、前記第２のファイル形式のファイルに含まれている属性情報のうち、当該ファイルが前記変換手段により変換されると欠落する属性情報を少なくとも含む付加情報を生成する生成手段と、
第１のファイル形式に変換された後のファイルに前記付加情報を付加して記憶手段に保存する付加手段と、
を有し、
前記変換手段は、
前記付加手段により前記記憶手段に保存されたファイルの取得要求に応じて、取得要求元となる他の情報処理装置が第１のファイル形式及び第２のファイル形式とは異なる第３のファイル形式にてファイルを使用する場合、前記記憶手段から読み出した第１のファイル形式の当該ファイルを、前記第３のファイル形式に変換し、
前記記憶手段から読み出したファイルに含まれている属性情報及び当該ファイルに付加されている付加情報に含まれている属性情報から、前記第３のファイル形式に変換したファイルに含める属性情報を設定する、
ことを特徴とする情報処理装置。
【請求項2】
前記取得要求元において前記第３のファイル形式のファイルに含まれている属性情報が表示される際、前記第３のファイル形式のファイルに含まれていないけれども、前記第３のファイル形式のファイルに含まれている属性情報又は当該ファイルに付加されている付加情報に含まれている属性情報が合わせて表示されるよう制御する表示制御手段を有することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項3】
前記登録要求の送信元となり得る情報処理装置それぞれにおいて使用するファイル形式が特定されている場合、前記送信元で使用されているファイル形式を解析することで第１のファイル形式として使用するファイル形式を決定する決定手段を有することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項4】
前記変換手段は、前記取得要求元に提供した前記第３のファイル形式のファイルを当該取得要求元から受け取った場合、当該第３のファイル形式のファイルを第１のファイル形式のファイルに変換し、前記生成手段は、前記付加情報に含まれている属性情報を、前記変換手段により第１のファイル形式に変換されたファイルの属性情報に含めることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項5】
前記取得要求元から受け取ったファイルに含まれている属性情報は、当該取得要求元において変更されていることを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
【請求項6】
前記表示制御手段は、属性情報毎に表示の可否が設定されている表示制御情報に従って第１のファイル形式のファイルに含まれている属性情報又は当該ファイルに付加されている付加情報に含まれている属性情報の表示を制御することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項7】
ファイル授受の相手となり得る他の情報処理装置それぞれにおいて使用するファイル形式を管理する管理手段を有し、前記変換手段は、前記管理手段で管理されるファイル形式を参照して、第１のファイル形式のファイルに変換するファイルのファイル形式又は第１のファイル形式のファイルから変換するファイルのファイル形式を特定することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項8】
コンピュータを、他の情報処理装置から第１のファイル形式とは異なる第２のファイル形式のファイルの登録要求に応じて、当該ファイルを第１のファイル形式のファイルに変換する変換手段、
前記第２のファイル形式のファイルに含まれている属性情報のうち、当該ファイルが前記変換手段により変換されると欠落する属性情報を少なくとも含む付加情報を生成する生成手段、
第１のファイル形式に変換された後のファイルに前記付加情報を付加して記憶手段に保存する付加手段、
として機能させ、
前記変換手段は、
前記付加手段により前記記憶手段に保存されたファイルの取得要求に応じて、取得要求元となる他の情報処理装置が第１のファイル形式及び第２のファイル形式とは異なる第３のファイル形式にてファイルを使用する場合、前記記憶手段から読み出した第１のファイル形式の当該ファイルを、前記第３のファイル形式に変換し、
前記記憶手段から読み出したファイルに含まれている属性情報及び当該ファイルに付加されている付加情報に含まれている属性情報から、前記第３のファイル形式に変換したファイルに含める属性情報を設定する、
プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、情報処理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
近年、情報サービスの形態としてＰａａｓ（Ｐｌａｔｆｏｒｍ ａｓ ａ Ｓｅｒｖｉｃｅ）型サービス上の共通システム環境内に複数のユーザテナントが同居するマルチテナント構成で構築されたＳａａｓ（Ｓｏｆｔｗａｒｅ ａｓ ａ Ｓｅｒｖｉｃｅ）型サービスが広まり、企業内の文書を管理するＤＭＳ（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ）に関しても、こうしたＳａａＳ型サービスが提案されている。
【0003】
ただ、セキュリティの観点から、高いレベルでセキュリティ管理が要求される顧客情報や機密情報を含む文書は、企業内のＤＭＳで管理し、そうでない文書や他の企業と共有化したい文書を前述したＳａａＳ型のＤＭＳで管理するという文書管理形態が採用される場合が少なくない。
【0004】
企業内のＤＭＳで管理するファイルのファイル形式は、業務等の利便性等を考慮して決めることができるが、その採用するファイル形式がＳａａＳ型のＤＭＳで採用しているファイル形式と一致するとは限らない。この場合、企業内のＤＭＳで管理しているファイルをＳａａＳ型のＤＭＳに管理させる際には、ファイル形式の変換処理が実施されることになる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0005】
【文献】特開２００２－１２３５０６号公報
【文献】特開２０１０－０７９８５０号公報
【文献】特許第４１６０５４４号明細書
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0006】
ところで、ファイルには種々の属性情報が設定できるが、ファイルに含まれている属性情報の種類は、全てのファイル形式に共通化されているわけではなく、ファイル形式に依存する属性情報がある。従って、ファイル形式を変換すると、元のファイルに含めて保持されていた属性情報が欠落してしまうおそれがある。
【0007】
本発明は、ファイルのファイル形式を変換する際に元のファイル形式のファイルに含まれている属性情報が欠落しないように処理することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0008】
本発明に係る情報処理装置は、他の情報処理装置から第１のファイル形式とは異なる第２のファイル形式のファイルの登録要求に応じて、当該ファイルを第１のファイル形式のファイルに変換する変換手段と、前記第２のファイル形式のファイルに含まれている属性情報のうち、当該ファイルが前記変換手段により変換されると欠落する属性情報を少なくとも含む付加情報を生成する生成手段と、第１のファイル形式に変換された後のファイルに前記付加情報を付加して記憶手段に保存する付加手段と、を有し、前記変換手段は、前記付加手段により前記記憶手段に保存されたファイルの取得要求に応じて、取得要求元となる他の情報処理装置が第１のファイル形式及び第２のファイル形式とは異なる第３のファイル形式にてファイルを使用する場合、前記記憶手段から読み出した第１のファイル形式の当該ファイルを、前記第３のファイル形式に変換し、前記記憶手段から読み出したファイルに含まれている属性情報及び当該ファイルに付加されている付加情報に含まれている属性情報から、前記第３のファイル形式に変換したファイルに含める属性情報を設定することを特徴とする。
【0011】
また、前記登録要求の送信元となり得る情報処理装置それぞれにおいて使用するファイル形式が特定されている場合、前記送信元で使用されているファイル形式を解析することで第１のファイル形式として使用するファイル形式を決定する決定手段を有することを特徴とする。
【0013】
また、前記取得要求元において前記第３ファイル形式のファイルに含まれている属性情報が表示される際、前記第３のファイル形式のファイルに含まれていないけれども、前記第３のファイル形式のファイルに含まれている属性情報又は当該ファイルに付加されている付加情報に含まれている属性情報が合わせて表示されるよう制御する表示制御手段を有することを特徴とする。
【0014】
また、前記変換手段は、前記取得要求元に提供した前記第３のファイル形式のファイルを当該取得要求元から受け取った場合、当該第３のファイル形式のファイルを第１のファイル形式のファイルに変換し、前記生成手段は、前記付加情報に含まれている属性情報を、前記変換手段により第１のファイル形式に変換されたファイルの属性情報に含めることを特徴とする。
【0015】
また、前記取得要求元から受け取ったファイルに含まれている属性情報は、当該取得要求元において変更されていることを特徴とする。
【0016】
また、前記表示制御手段は、属性情報毎に表示の可否が設定されている表示制御情報に従って第１のファイル形式のファイルに含まれている属性情報又は当該ファイルに付加されている付加情報に含まれている属性情報の表示を制御することを特徴とする。
【0017】
また、ファイル授受の相手となり得る他の情報処理装置それぞれにおいて使用するファイル形式を管理する管理手段を有し、前記変換手段は、前記管理手段で管理されるファイル形式を参照して、第１のファイル形式のファイルに変換するファイルのファイル形式又は第１のファイル形式のファイルから変換するファイルのファイル形式を特定することを特徴とする。
【0018】
本発明に係るプログラムは、コンピュータを、他の情報処理装置から第１のファイル形式とは異なる第２のファイル形式のファイルの登録要求に応じて、当該ファイルを第１のファイル形式のファイルに変換する変換手段、前記第２のファイル形式のファイルに含まれている属性情報のうち、当該ファイルが前記変換手段により変換されると欠落する属性情報を少なくとも含む付加情報を生成する生成手段、第１のファイル形式に変換された後のファイルに前記付加情報を付加して記憶手段に保存する付加手段、として機能させ、前記変換手段は、前記付加手段により前記記憶手段に保存されたファイルの取得要求に応じて、取得要求元となる他の情報処理装置が第１のファイル形式及び第２のファイル形式とは異なる第３のファイル形式にてファイルを使用する場合、前記記憶手段から読み出した第１のファイル形式の当該ファイルを、前記第３のファイル形式に変換し、前記記憶手段から読み出したファイルに含まれている属性情報及び当該ファイルに付加されている付加情報に含まれている属性情報から、前記第３のファイル形式に変換したファイルに含める属性情報を設定する。
【発明の効果】
【0019】
請求項１に記載の発明によれば、ファイルのファイル形式を変換する際に元のファイル形式のファイルに含まれている属性情報が欠落しないように処理することができる。また、第１のファイル形式のファイルに含まれている属性情報及び付加情報から、第３のファイル形式のファイルに含める属性情報を設定することができる。
【0022】
請求項３に記載の発明によれば、ファイル形式の変換に効率的なファイル形式を第１のファイル形式に設定することができる。
【0024】
請求項２に記載の発明によれば、ファイルのファイル形式を変換する際に元のファイル形式のファイルに含まれている属性情報が欠落しないように処理することができる。
【0025】
請求項４に記載の発明によれば、元の第１のファイル形式のファイルに含まれていた属性情報を欠落させずに済む。
【0026】
請求項５に記載の発明によれば、取得要求元において変更された属性情報及び元の第１のファイル形式のファイルに含まれていた属性情報の双方を新たな第１のファイル形式のファイルの属性情報とすることができる。
【0027】
請求項６に記載の発明によれば、取得要求元において第１のファイル形式のファイルに含まれている属性情報の表示／非表示を制御することができる。
【0028】
請求項７に記載の発明によれば、ファイル形式の変換対象とするファイルのファイル形式を容易に特定することができる。
【0029】
請求項８に記載の発明によれば、ファイルのファイル形式を変換する際に元のファイル形式のファイルに含まれている属性情報が欠落しないように処理することができる。また、第１のファイル形式のファイルに含まれている属性情報及び付加情報から、第３のファイル形式のファイルに含める属性情報を設定することができる。
【図面の簡単な説明】
【0030】
【図1】本実施の形態における業務連携システムを示すブロック構成図である。
【図2】本実施の形態において例示する文書のファイル形式とファイルプロパティ及び属性情報の関係を示す図である。
【図3】本実施の形態おいて文書を共通ＤＭＳに登録する際に利用される登録画面の表示例を示す図である。
【図4】本実施の形態おける文書登録処理を示すフローチャートである。
【図5】本実施の形態おいて登録文書の変換前後のファイルプロパティの関係を示す図である。
【図6】本実施の形態おける文書取得処理を示すフローチャートである。
【図7】本実施の形態において文書を共通ＤＭＳから取得する際に利用される取得画面の表示例を示す図である。
【図8】本実施の形態おいて取得文書の変換前後のファイルプロパティの関係を示す図である。
【図9】本実施の形態おいて共通ＤＭＳから取得した文書のファイルプロパティを表示する表示画面の表示例を示す図である。
【図10】本実施の形態おいて共通ＤＭＳに登録されている文書を更新する際に利用される更新画面の表示例を示す図である。
【図11】本実施の形態おいて更新文書の変換前後の属性情報の関係を示す図である。
【図12】本実施の形態おいて取得文書の変換前後のファイルプロパティの関係を示す図である。
【図13】本実施の形態おいて共通ＤＭＳから取得した文書のファイルプロパティを表示する表示画面の表示例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0031】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【0032】
図１は、本実施の形態における業務連携システムを示すブロック構成図である。図１には、業務を連携して遂行する企業が個々に有する企業内システム１と、複数のテナント、本実施の形態の場合、業務を連携して遂行する複数の企業によって共通して利用される共通ＤＭＳ２とが示されている。本実施の形態では、共通ＤＭＳ２を利用する企業のことを「テナント」とも称している。なお、本実施の形態では、企業Ａ，Ｂ，Ｃという３社によって共通ＤＭＳ２が利用される場合を例にして説明するが、共通ＤＭＳ２を利用する企業数は、複数であれば３社に限定する必要はない。
【0033】
図１に示すように、企業内システム１ａ，１ｂ，１ｃ及びテナントシステム２０ａ，２０ｂ，２０ｃは、各企業とも同様の構成を有していればよい。従って、以降の説明において、区別して説明する必要がない場合、添字“ａ”，“ｂ”，“ｃ”を省略して記載することにする。例えば、企業内システム１ａ，１ｂ，１ｃは「企業内システム１」と総称する。
【0034】
「文書管理システム」（以下、「ＤＭＳ」（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ）とも言う）は、電子文書を格納・管理するコンピュータ上のシステムのことを言うが、各企業は、自社の企業内システム１に設けた企業内ＤＭＳ１１と、共通ＤＭＳ２とを併用する。本実施の形態では、他企業に参照されたくないセキュリティ性の高い文書等を企業内ＤＭＳ１１で管理し、業務連携のために他企業と共用する必要のある文書やセキュリティ性の高くない文書等を共通ＤＭＳ２で管理することを想定している。ただ、どの文書を企業内ＤＭＳ１１又は共通ＤＭＳ２のどちらで管理させるかは、連携企業間の契約等に従って各企業が適宜決めればよい。本実施の形態で取り扱う文書は、企業内ＤＭＳ１１又は共通ＤＭＳ２のいずれかで保持、管理されることになるが、企業内ＤＭＳ１１と共通ＤＭＳ２を区別して説明する必要がない場合、単に「ＤＭＳ」と総称する。
【0035】
企業内システム１は、企業内ＤＭＳ１１及びユーザ端末１２がＬＡＮ等のネットワーク１３で接続されて構成される。また、企業内システム１は、インターネット３を介して共通ＤＭＳ２にアクセス可能である。
【0036】
ユーザ端末１２は、ＤＭＳが管理する文書に関する処理を行う場合にユーザにより使用される情報処理装置である。例えば、ユーザ端末１２は、汎用的なＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｎｐｕｔｅｒ）等で実現可能であり、ＣＰＵ、ＲＯＭ、記憶手段としてのＲＡＭ及びハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、ユーザインタフェース、通信手段としてのネットワークインタフェースを内部バスに接続して構成される。ユーザインタフェースは、マウスやキーボード等の入力手段及びディスプレイ等の表示手段を有する。なお、ネットワーク１３には、複数のユーザ端末１２が接続されていてもよい。ユーザ端末１２には、ＤＭＳにアクセスするアプリケーションやＷｅｂページを表示するアプリケーションが搭載されている。
【0037】
企業内ＤＭＳ１１は、企業内で利用する文書を管理する文書管理システムであり、汎用的なサーバコンピュータで実現できる。すなわち、企業内ＤＭＳ１１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、記憶手段としてのＲＡＭ及びハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、通信手段としてのネットワークインタフェース等を内部バスに接続して構成される。企業内ＤＭＳ１１は、管理対象の文書を格納する文書記憶部１１２と、文書記憶部１１２に格納されている文書を管理する文書管理部１１１とを有している。文書管理部１１１はまた、ユーザからの要求に応じて、文書記憶部１１２に格納されている文書のみならず、テナントシステム２０の共有文書管理部２１と連携して共通ＤＭＳ２側に文書を登録したり、登録されている文書を取得したりする。文書管理部１１１は、企業内ＤＭＳ１１を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、文書記憶部１１２は、企業内ＤＭＳ１１に搭載されたＨＤＤにて実現される。あるいは、ＲＡＭ又は外部にある記憶手段をネットワーク経由で利用してもよい。
【0038】
共通ＤＭＳ２は、複数の企業で共有される文書を管理する文書管理システムである。共通ＤＭＳ２は、企業内システム１の外部に設けられ、例えばクラウドコンピューティングにより実現可能である。従って、共通ＤＭＳ２は、１又は複数のサーバコンピュータにより構築される。サーバコンピュータは、企業内システム１と同様に汎用的なサーバコンピュータで実現可能である。
【0039】
共通ＤＭＳ２は、企業毎に設けられるテナントシステム２０と、フォーマット管理部２５とを有している。各テナントシステム２０及びフォーマット管理部２５は、図示しないネットワークを介してアクセス可能に接続されている。
【0040】
テナントシステム２０は、共有文書管理部２１、ファイル変換部２２、アクセス制御部２３及び共有文書記憶部２４を有している。また、テナントシステム２０は、インターネット３を介して企業内システム１にアクセス可能である。なお、本実施の形態の説明に用いない構成要素については図から省略している。
【0041】
共有文書記憶部２４には、当該企業が他企業と共有する文書が、共通ＤＭＳ２が採用しているファイル形式にて格納される。共有文書管理部２１は、共有文書記憶部２４に格納される文書を管理する。具体的には、企業内システム１からの登録要求に応じて文書を共有文書記憶部２４に登録するよう制御したり、共有文書記憶部２４に格納されている文書を企業内システム１に提供したりする。ファイル変換部２２は、共有文書管理部２１からの指示に応じて、企業内システム１と共通ＤＭＳ２との間でやり取りされる文書のファイル形式（「フォーマット」とも言う）及びプロパティの変換を行う。ファイル変換部２２に含まれるフォーマット変換部２２１は、文書ファイルのフォーマットを変換し、プロパティ変換部２２２は、文書のプロパティを変換する。「プロパティ」に関しては後述する。
【0042】
アクセス制御部２３は、他企業のテナントシステム２０が有する共有文書記憶部２４に格納されている文書へのアクセスを制御する。従って、共通ＤＭＳ２上の文書は、各企業の共有文書記憶部２４に分散して格納されるが、テナントシステム２０は、アクセス制御部２３を設けることによって格納場所に関係なく各文書にアクセスすることができる。
【0043】
フォーマット管理部２５は、各企業において採用している文書ファイルのフォーマットを管理する。また、共通ＤＭＳ２で文書を管理する際の文書ファイルのフォーマットを決定する。
【0044】
共通ＤＭＳ２における各構成要素２１～２３，２５は、共通ＤＭＳ２を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、共有文書記憶部２４は、共通ＤＭＳ２が有するＨＤＤにて実現される。
【0045】
また、本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ－ＲＯＭやＵＳＢメモリ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。通信手段や記録媒体から提供されたプログラムはコンピュータにインストールされ、コンピュータのＣＰＵがプログラムを順次実行することで各種処理が実現される。
【0046】
ここで、本実施の形態において取り扱う文書ファイルのフォーマット及びプロパティについて説明する。
【0047】
文書は、ファイルという形態にて各記憶部２４，１１２に記憶される。従って、本実施の形態において「文書」と「文書ファイル」とは同義に用いる。文書は、種々のファイル形式にて保存される。例えば、文書のファイル形式として、一般的なところでは、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）、マイクロソフト社のＷＯＲＤ（登録商標）等がある。テナントとなる各企業は、企業内システム１において企業内ＤＭＳ１１を用いてローカルに管理する文書のファイル形式を決定することができる。従って、文書の管理に採用されるファイル形式は、企業間でばらつく可能性がある。なお、本実施の形態では、説明の便宜上、各企業における企業内ＤＭＳ１１では、１つのファイル形式に限定して文書を管理しているものとする。また、共通ＤＭＳ２でも同様に、１つのファイル形式に限定して文書を管理しているものとする。共通ＤＭＳ２は、複数の企業の文書を管理するため、企業内ＤＭＳ１１と共通ＤＭＳ２とで異なるファイル形式にて文書を管理する可能性がある。
【0048】
また、文書ファイルには、文書本文とは別に文書の詳細情報が設定される。本実施の形態では、文書の詳細情報を「ファイルプロパティ」又は単に「プロパティ」と称することにする。ファイルプロパティとしては、例えばファイルの作成日時や作成者等ほとんどのファイル形式によって設定される情報項目がある。また、ファイル形式に依存する項目も存在する。例えば、マーカーや付箋等を付ける機能を持つ文書アプリケーションにより作成される文書ファイルには、マーカーや付箋等に関する情報が属性情報として文書に含まれることになる。文書ファイルにおける属性情報の格納場所は、ファイルヘッダ等が一般的であるが、ファイル形式に依存する。本実施の形態では、文書ファイルの中に含まれ保持されるファイルプロパティを「属性情報」と定義する。従って、あるファイル形式の文書では属性情報となるものの、他のファイル形式の文書では、属性情報とならないファイルプロパティが存在しうる。
【0049】
例えば、マーカー（「蛍光ペン」ともいう）や付箋、アノテーション（「注釈情報」とも言う）等を付ける機能を持つ文書アプリケーション（例えば、富士ゼロックス社の「Ｄｏｃｕｗｏｒｋｓ」（登録商標））により作成される文書ファイルには、マーカー等に関するファイルプロパティが属性情報として文書ファイルに含まれる。一方、マーカーの機能は持つものの付箋の機能は持たない文書アプリケーション（例えば、前述した「ＷＯＲＤ」）により作成される文書ファイルには、付箋に関するファイルプロパティは属性情報として文書ファイルに含めることはできない。
【0050】
前述した文書のファイル形式とファイルプロパティ及び属性情報の関係について、図２を用いてより具体的に説明する。
【0051】
本実施の形態では、複数種類のファイル形式を取り扱うが、図２では、３種類のファイル形式ｄｆｍｔ１，ｄｆｍｔ２，ｄｆｍｔ３を用いる場合を例示している。また、数多くのファイルプロパティは存在するが、ここでは、図２に示すように３種類のプロパティｆｐ１，ｆｐ２，ｆｐ３に注目して説明することにする。
【0052】
図２では、ファイル形式ｄｆｍｔ１の文書ファイルには、プロパティｆｐ１，ｆｐ２，ｆｐ３のうちプロパティｆｐ１，ｆｐ２を属性情報として文書ファイルに含めることが可能であることを示している。一方、ファイル形式ｄｆｍｔ１の文書は、プロパティｆｐ３を属性情報として内部に持つことができない。例えば、ファイル形式ｄｆｍｔ１の文書がマーカー等の機能を持たない文書アプリケーションにより作成される場合、マーカー等に関するファイルプロパティを属性情報として持つことはできない。なお、本実施の形態において用いる「属性情報を含む」と「属性情報を持つ」とは同義である。
【0053】
また、ファイル形式ｄｆｍｔ２の文書ファイルには、プロパティｆｐ１，ｆｐ３が属性情報ｆｐ１，ｆｐ３として持つことになるが、プロパティｆｐ２は持つことができない。そして、ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書ファイルには、プロパティｆｐ２，ｆｐ３が属性情報ｆｐ２，ｆｐ３として持つことになるが、プロパティｆｐ１は持つことができない。
【0054】
本実施の形態では、企業Ａの企業内ＤＭＳ１１ａは文書をファイル形式ｄｆｍｔ１で管理し、企業Ｂの企業内ＤＭＳ１１ｂは文書をファイル形式ｄｆｍｔ２で管理し、企業Ｃの企業内ＤＭＳ１１ｃは文書をファイル形式ｄｆｍｔ３で管理するものとする。そして、共通ＤＭＳ２では、文書をファイル形式ｄｆｍｔ３で管理するものとする。
【0055】
ここで、企業内ＤＭＳ１１が企業内ＤＭＳ１１ａで管理していた文書を共通ＤＭＳ２に登録するとする。このように、企業内ＤＭＳ１１ａと共通ＤＭＳ２で採用しているファイル形式が異なる場合、企業内ＤＭＳ１１ａで管理していた文書を共通ＤＭＳ２で管理するためにファイル形式を変換する必要がある。
【0056】
ファイル形式を変換すると変換前の文書の属性情報を変換後の文書に含めることができなくなる可能性が生じてくる。具体的に説明すると、企業内ＤＭＳ１１ａで取り扱う文書のファイル形式ｄｆｍｔ１では属性情報ｆｐ１，ｆｐ２を文書に持つが、共通ＤＭＳ２で取り扱う文書のファイル形式ｄｆｍｔ３では属性情報ｆｐ２，ｆｐ３を文書に持つ。従って、共通ＤＭＳ２で文書を管理する際、何ら対策を講じないとファイル形式ｄｆｍｔ１の文書には含まれていた属性情報ｆｐ１が欠落してしまうことになる。
【0057】
本実施の形態では、このような事象を解消するために、文書を異なるファイル形式に変換しても変換前の文書に含まれていた属性情報を欠落しないようにしたことを特徴としている。
【0058】
以下、本実施の形態における動作について説明する。まず、企業Ａのユーザがユーザ端末１２ａを用いて文書を共通ＤＭＳ２に登録する場合の処理について説明する。
【0059】
図３は、文書を共通ＤＭＳ２に登録する際に利用される登録画面の表示例を示す図である。企業Ａのユーザは、所定の操作をすることによってブラウザに共通ＤＭＳ２からＷｅｂページを取得するなどして登録画面をユーザ端末１２ａに表示させる。続いて、ユーザは、登録対象の文書ファイル、ファイル名及び登録する文書の公開対象とする企業を選択した後、登録ボタンを選択すると、ユーザ端末１２ａは、企業内ＤＭＳ１１ａに登録画面から入力指定された項目を含む登録要求を送信する。
【0060】
企業内ＤＭＳ１１ａにおける文書管理部１１１ａは、ユーザ端末１２ａから送られてきた登録要求を受信すると、登録要求対象の文書ファイル“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ１”を文書記憶部１１２ａから取り出し、登録要求に付加して共通ＤＭＳ２へ送信する。
【0061】
以下、共通ＤＭＳ２において実施される文書の登録処理について図４に示すフローチャートを用いて説明する。
【0062】
共通ＤＭＳ２において、企業Ａのテナントシステム２０ａにおける共有文書管理部２１ａは、企業内システム１ａから送られてきた登録要求を受け付けると（ステップ１０１）、その登録要求に付加されている文書のファイル形式を確認する。この例では、文書“Ｆｉｌｅ１”のファイル形式はｄｆｍｔ１であり、共通ＤＭＳ２が採用しているファイル形式ｄｆｍｔ３とは異なるので（ステップ１０２でＮ）、共有文書管理部２１ａは、ファイル形式の変換をファイル変換部２２ａに指示する。
【0063】
ファイル変換部２２ａにおけるフォーマット変換部２２１ａは、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ１”のファイル形式をｄｆｍｔ１からｄｆｍｔ３に変換する（ステップ１０３）。続いて、ファイル変換部２２ａにおけるプロパティ変換部２２２ａは、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ１”の属性情報をファイル形式ｄｆｍｔ３用に変換する（ステップ１０４）。この属性情報の変換処理について、図５を用いて説明する。
【0064】
図２を用いて説明したように、ファイル形式ｄｆｍｔ１の文書ファイルには、属性情報ｆｐ１，ｆｐ２が含まれている。図５では、属性情報ｆｐ１，ｆｐ２の各属性値が“Ａ”、“Ｂ”であることを示している。ファイルプロパティｆｐ３は、ファイル形式ｄｆｍｔ１の文書ファイルの属性情報に該当せず、文書ファイル内に持てないので、持てないことを“－”で示している。
【0065】
一方、変換後のファイル形式ｄｆｍｔ３の文書ファイルは、ファイルプロパティｆｐ２，ｆｐ３を属性情報として持てるが、ファイルプロパティｆｐ１は持てない。従って、プロパティ変換部２２２ｂは、ファイル形式ｄｆｍｔ１の文書が持つ属性情報ｆｐ１，ｆｐ２のうち属性情報ｆｐ２の属性値“Ｂ”を変換後のファイル形式ｄｆｍｔ３の文書ファイルの属性情報として含める。一方、属性情報ｆｐ１の属性値“Ａ”は、ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書ファイルの属性情報として含めることはできない。従って、図５では、ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書ファイルの属性情報ｆｐ１には持てないことを“－”で示している。また、ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書では、ファイルプロパティｆｐ３を属性情報として持てるが、変換前のファイル形式ｄｆｍｔ１の文書ファイルに含まれていないため、本実施の形態では、対応する変換前の属性情報がないことを示す“ｎｕｌｌ”を属性情報ｆｐ３の属性値として含める。
【0066】
ところで、このままだと属性情報として持てない属性情報ｆｐ１の属性値“Ａ”を欠落させてしまうことになるので、プロパティ変換部２２２ａは、属性情報として持てない属性情報ｆｐ１の属性値“Ａ”を含む付加情報を生成する。本実施の形態では、付加情報に含めるときのプロパティ値を「ＤＭＳプロパティ値」と称している。このように、本実施の形態では、フォーマット変換したことで欠落する属性情報の属性値、この例では、属性情報ｆｐ１の属性値“Ａ”を少なくともＤＭＳプロパティ値として付加情報に含める。本実施の形態では、更にフォーマット変換しても欠落しない属性情報ｆｐ２の属性値“Ｂ”も合わせて付加情報に含める。また、属性情報と同様に、プロパティ変換部２２２ａは、対応する変換前の属性情報がないことを示す“ｎｕｌｌ”をファイルプロパティｆｐ３のプロパティ値として付加情報に含める。
【0067】
共有文書管理部２１ａは、フォーマット変換された文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”に付加情報を付加した後（ステップ１０５）、共有文書記憶部２４ａに保存する（ステップ１０６）。
【0068】
なお、企業内ＤＭＳ１１ｃが共通ＤＭＳ２に文書の登録要求を送信する場合、企業内ＤＭＳ１１ｃと共通ＤＭＳ２とは同じファイル形式にて文書を管理しているので（ステップ１０２でＹ）、共有文書管理部２１ｃは、ファイル形式の変換をファイル変換部２２ｃに実行させることなく、受信した文書をそのまま共有文書記憶部２４ｃに保存することになる（ステップ１０７）。
【0069】
続いて、企業Ｂのユーザがユーザ端末１２ｂを用いて共通ＤＭＳ２に登録されている文書を取得する場合の文書取得処理について図６に示すフローチャートを用いて説明する。
【0070】
企業Ｂのユーザは、所定の操作をすることによって文書の取得要求を企業内ＤＭＳ１１ｂに送る。なお、ユーザは、この際に取得対象とする文書の取得条件を指定してもよい。企業内ＤＭＳ１１ｂにおける文書管理部１１１ｂは、ユーザ端末１２ｂからの要求に応じてファイル名の取得要求を共通ＤＭＳ２へ送信する。このとき、文書管理部１１１ｂは、ユーザＩＤやユーザのグループＩＤ等ユーザに関連する情報等を、ファイル名の取得条件として取得要求に含めてもよい。また、文書管理部１１１ｂは、文書記憶部１１２ｂから取得対象の候補となる文書のファイル名を取得する。
【0071】
共通ＤＭＳ２において、企業Ｂのテナントシステム２０ｂにおける共有文書管理部２１ｂは、企業内システム１ｂから送られてきたファイル名の取得要求を受け付けると（ステップ１１１）、共有文書記憶部２４ｂに保存されている、取得対象の候補となる文書のファイル名を取得する。また、アクセス制御部２３ｂは、共有文書管理部２１ｂからの指示に応じて自社以外の企業、この例の場合は、企業Ａ，Ｃの各共有文書記憶部２４ａ，２４ｃにアクセスして取得対象の候補となる文書のファイル名を取得する。このように、共有文書管理部２１ｂは、文書管理部１１１ｂからの取得要求に応じて自己及びアクセス制御部２３ｂが取得し、ファイル名を文書管理部１１１ｂに返信する（ステップ１１２）。
【0072】
企業内ＤＭＳ１１ｂにおける文書管理部１１１ｂは、ユーザ端末１２ｂからの取得要求に応じて取得したファイル名及び取得要求に応じて共通ＤＭＳ２から送られてきたファイル名を含む取得画面を生成してユーザ端末１２ｂに表示させる。
【0073】
図７は、文書を取得する際に利用される取得画面の表示例を示す図である。ユーザは、この取得画面から取得したい文書に対応する取得ボタンを選択すると、企業内ＤＭＳ１１ｂは、ユーザにより選択された文書を受け付ける。すなわち、選択された文書がローカル側に保存されていれば、文書管理部１１１ｂは、文書記憶部１１２ｂから該当する文書を取り出してユーザに提供する。選択された文書が共通ＤＭＳ２側に保存されていれば、文書管理部１１１ｂは、共有文書管理部２１ｂと連携して該当する文書を取得し、ユーザに提供する。ここでは、選択された文書が共通ＤＭＳ２側に保存されているものとして説明を続ける。
【0074】
選択された文書が共通ＤＭＳ２側に保存されている場合、文書管理部１１１ｂは、ファイル名が指定された文書の取得要求を企業内ＤＭＳ１１ｂに送る。
【0075】
共通ＤＭＳ２において、テナントシステム２０ｂにおける共有文書管理部２１ｂは、企業内システム１ｂから送られてきた文書の取得要求を受け付けると（ステップ１１３）、指定されている文書を該当する共有文書記憶部２４から取得する（ステップ１１４）。ここでは、ユーザが企業Ａのテナントシステム２０ａで管理されている文書“Ｆｉｌｅ１”を選択したものとして説明する。
【0076】
このとき、前述したように、企業Ｂの企業内ＤＭＳ１１ｂは文書をファイル形式ｄｆｍｔ２で管理しており、共通ＤＭＳ２は文書をファイル形式ｄｆｍｔ３で管理している。このように、企業内ＤＭＳ１１と共通ＤＭＳ２とで採用しているファイル形式が異なる場合（ステップ１１５でＮ）、フォーマット変換部２２１ｂは、共有文書管理部２１ｂからの指示に応じて共通ＤＭＳ２においてファイル形式ｄｆｍｔ３で管理されている文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”のファイル形式をｄｆｍｔ２に変換する（ステップ１１６）。続いて、ファイル変換部２２ｂにおけるプロパティ変換部２２２ｂは、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”の属性情報をファイル形式ｄｆｍｔ２用に変換する（ステップ１１７）。この文書取得時における属性情報の変換処理について図８を用いて説明する。
【0077】
文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”のファイルプロパティ（つまり、図８に示す変換前のファイルプロパティ）は、図５に示す変換後のファイルプロパティと同じである。図２を用いて説明したように、ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書ファイルには、属性情報ｆｐ２，ｆｐ３が含まれている。一方、変換後のファイル形式ｄｆｍｔ２の文書ファイルには、ファイルプロパティｆｐ１，ｆｐ３が含まれている。従って、プロパティ変換部２２２ｂは、ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書が持つ属性情報ｆｐ２，ｆｐ３のうち共通して持つ属性情報ｆｐ３の属性値“ｎｕｌｌ”を変換後のファイル形式ｄｆｍｔ２の文書ファイルの属性情報としてそのまま含める。ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書が持つ属性情報ｆｐ２は、変換後のファイル形式ｄｆｍｔ２の文書の属性情報に含めることはできないので、持てないことを“－”で示している。ファイル形式ｄｆｍｔ２の文書が持てる属性情報ｆｐ１は、ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書では属性情報として持っていないが、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”の付加情報にＤＭＳプロパティ値“Ａ”として保存されている。従って、プロパティ変換部２２２ｂは、付加情報を参照してＤＭＳプロパティ値“Ａ”をファイル形式ｄｆｍｔ２の文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ２”の属性情報に含める。
【0078】
共有文書管理部２１ｂは、以上のようにして変換された文書を、取得要求元の企業内ＤＭＳ１１ｂへ送信する（ステップ１１８）。
【0079】
なお、企業内ＤＭＳ１１ｃが共通ＤＭＳ２に文書の取得要求を送信する場合、企業内ＤＭＳ１１ｃと共通ＤＭＳ２とは同じファイル形式にて文書を管理しているので（ステップ１１５でＹ）、共有文書管理部２１ｃは、ファイル形式の変換をファイル変換部２２ｃに実行させることなく、指定された文書を取得要求元の企業内ＤＭＳ１１ｃへそのまま送信することになる（ステップ１１９）。
【0080】
図９は、本実施の形態おいて共通ＤＭＳ２から取得したファイル名が“Ｆｉｌｅ１”の文書のファイルプロパティがユーザ端末１２ｂの画面に表示されたときの画面表示例を示す図である。前述したように、企業内システム１ｂでは、文書はファイル形式ｄｆｍｔ２にて管理されるので、ファイルプロパティｆｐ１“Ａ”，ｆｐ３“ｎｕｌｌ”は、その文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ２”の属性情報から読み出されて画面表示される。
【0081】
ところで、ファイルプロパティｆｐ２は、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ２”の属性情報に含まれていないが、共有文書管理部２１ｂは、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”の属性情報に含まれていたファイルプロパティｆｐ２“Ｂ”を文書管理部１１１ｂへ送ることによって、図９に例示するようにファイルプロパティｆｐ２のプロパティ値として、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ２”の属性情報と合わせて表示されるように制御する。本実施の形態においては、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ２”の属性情報としては含まれていないものの、登録時には文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ１”の属性情報として含まれており、また保存時には文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”の属性情報として含まれていたファイルプロパティｆｐ２“Ｂ”を画面に表示することによってユーザに提供することができる。なお、上記説明では、存在するファイルプロパティｆｐ２“Ｂ”を 無条件に表示させるようにしたが、共通ＤＭＳ２において、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”に含まれる属性情報毎に表示の可否を表示制御情報として設定し、共有文書管理部２１ｂは、表示制御情報に従って属性情報（上記例では“Ｂ”）の表示を制御するようにしてもよい。
【0082】
企業内システム１では、共通ＤＭＳ２から送られた文書あるいは文書の属性情報を編集することによって、文書の属性情報が企業内システム１側で更新される場合がある。そして、企業内システム１は、更新された文書を共通ＤＭＳ２に再登録する場合、より詳細には、企業内システム１側で更新された文書で共通ＤＭＳ２にある更新前の文書を上書き更新する場合がある。以下、共通ＤＭＳ２で管理されている文書を企業内システム１で変更した文書にて更新する処理について説明する。ここでは、企業Ｂのユーザによる編集処理によって文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ２”の属性情報ｆｐ１“Ａ”が“Ｇ”に、属性情報ｆｐ３“ｎｕｌｌ”が“Ｈ”に、それぞれ変更された場合を例にして説明する。
【0083】
図１０は、共通ＤＭＳ２に登録されている文書を更新する際に利用される更新画面の表示例を示す図である。企業Ｂのユーザは、所定の操作をすることによってブラウザにＷｅｂページを共通ＤＭＳ２から取得させるなどして更新画面をユーザ端末１２ｂに表示させる。続いて、ユーザは、更新対象の文書ファイル及びファイル名を入力指定した後、更新ボタンを選択すると、ユーザ端末１２ｂは、更新画面から入力指定された項目を含む更新要求を企業内ＤＭＳ１１ｂへ送信する。
【0084】
企業内ＤＭＳ１１ｂにおける文書管理部１１１ｂは、ユーザ端末１２ｂから送られてきた更新要求を受信すると、更新要求対象の文書ファイル“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ２”を文書記憶部１１２ｂから取り出し、更新要求に付加して共通ＤＭＳ２へ送信する。
【0085】
なお、企業内システム１ｂから送られてくる更新要求に応じて、共通ＤＭＳ２において実行される処理の内容は、図４に示す文書登録処理と基本的には同じでよい。
【0086】
共通ＤＭＳ２において、企業Ｂのテナントシステム２０ｂにおける共有文書管理部２１ｂは、企業内システム１ｂから更新要求が送られてくると、その更新要求に付加されている文書のファイル形式を確認する。この例では、文書“Ｆｉｌｅ１”のファイル形式はｄｆｍｔ２であり、共通ＤＭＳ２が採用しているファイル形式ｄｆｍｔ３とは異なるので、文書管理部１１１ｂは、ファイルの変換をファイル変換部２２ｂに指示する。
【0087】
ファイル変換部２２ｂにおけるフォーマット変換部２２１ｂは、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ２”のファイル形式をｄｆｍｔ２からｄｆｍｔ３に変換する。続いて、ファイル変換部２２ｂにおけるプロパティ変換部２２２ｂは、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ２”の属性情報をファイル形式ｄｆｍｔ３用に変換する。この属性情報の変換処理について図１１を用いて説明する。
【0088】
図２を用いて説明したように、ファイル形式ｄｆｍｔ２の文書ファイルには、属性情報ｆｐ１，ｆｐ３が含まれている。図１１では、属性情報ｆｐ１，ｆｐ３の各属性値が“Ｇ”、“Ｈ”であることを示している。ファイルプロパティｆｐ２は、ファイル形式ｄｆｍｔ２の文書ファイルの属性情報に該当せず、文書ファイル内に持てないので、持てないことを“－”で示している。
【0089】
一方、変換後のファイル形式ｄｆｍｔ３の文書ファイルは、ファイルプロパティｆｐ２，ｆｐ３を属性情報として持てるが、ファイルプロパティｆｐ１は持てない。従って、プロパティ変換部２２２ｂは、ファイル形式ｄｆｍｔ２の文書が持つ属性情報ｆｐ１，ｆｐ３のうち共通して持てる属性情報ｆｐ３の属性値“Ｈ”を変換後のファイル形式ｄｆｍｔ３の文書ファイルの属性情報として含める。一方、属性情報ｆｐ１の属性値“Ｇ”は、ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書ファイルの属性情報として持つことはできない。従って、図１１では、ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書ファイルでは、属性情報ｆｐ１を持てないことを“－”で示している。また、ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書では、ファイルプロパティｆｐ２を属性情報として持てるが、変換前のファイル形式ｄｆｍｔ２の文書ファイルに含まれていない。しかしながら、本実施の形態では、図５に示すように、更新前の文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”の付加情報（あるいは属性情報でもよい）のＤＭＳプロパティ値（属性情報の場合は属性値）には、更新前の文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”の属性情報ｆｐ２の属性値“Ｂ”が含まれている。従って、プロパティ変換部２２２ｂは、更新前の文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”の付加情報（あるいは属性情報）から読み出した“Ｂ”を変換後の文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”の属性情報ｆｐ２として含める。つまり、本実施の形態では、更新前の文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”の属性情報（この例では属性情報ｆｐ２）の属性値を欠落させずに引き継がせることができる。この更新前の文書の付加情報を参照する点が新規登録時における処理とは異なる。
【0090】
ところで、このままだと属性情報として持てない属性情報ｆｐ１の属性値“Ｇ”を欠落させてしまうことになるので、プロパティ変換部２２２ｂは、属性情報として持てない属性情報ｆｐ１の属性値“Ｇ”で文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”のＤＭＳプロパティ値を更新する。同様に、プロパティ変換部２２２ｂは、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ２”の属性情報ｆｐ３の属性値“Ｈ”（あるいは、変換後の文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”の属性情報ｆｐ２の属性値“Ｈ”）で文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”のＤＭＳプロパティ値を更新する。また、プロパティ変換部２２２ｂは、変換後の文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”の属性情報ｆｐ２の属性値“Ｂ”で文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”のＤＭＳプロパティ値を更新する。
【0091】
以上のようにして、プロパティが変換されると、アクセス制御部２３ｂは、共有文書管理部２１ｂからの指示に従い、更新後の付加情報が付加されているフォーマット変換後の文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”で共有文書記憶部２４ａを更新する。つまり、アクセス制御部２３ｂは、更新後の文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”で更新前の文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”を上書保存する。なお、文書をバージョン管理などして共存させるようにしてもよい。
【0092】
最後に、企業Ａのユーザがユーザ端末１２ａを用いて共通ＤＭＳ２に登録した文書を取得する場合の処理について説明する。この取得する処理の内容は、図６に示す文書取得処理と同じである。
【0093】
ここでも、取得対象の文書として文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”を例にして説明する。この処理は、図６に示す処理を実施することになるので、処理の説明の詳細は適宜省略する。前述したように、プロパティ変換部２２２ａは、文書ファイルのフォーマット変換に続けてプロパティを変換するが、ここでは、変換されるファイルプロパティについて図１２を用いて説明する。
【0094】
文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”の変換前のファイルプロパティは、図１１に示す変換後のファイルプロパティと同じである。図２を用いて説明したように、ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書ファイルには、属性情報ｆｐ２，ｆｐ３が含まれている。一方、変換後のファイル形式ｄｆｍｔ１の文書ファイルは、ファイルプロパティｆｐ１，ｆｐ２を属性情報として持てる。従って、プロパティ変換部２２２ａは、ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書が持つ属性情報ｆｐ２，ｆｐ３のうち共通して持つ属性情報ｆｐ２の属性値“Ｂ”を変換後のファイル形式ｄｆｍｔ１の文書ファイルの属性情報としてそのまま含める。ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書が持つ属性情報ｆｐ３は、変換後のファイル形式ｄｆｍｔ１の文書の属性情報として持つことはできないので、持てないことを“－”で示している。ファイル形式ｄｆｍｔ１の文書が持てる属性情報ｆｐ１は、ファイル形式ｄｆｍｔ３の文書では属性情報として持っていないが、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ３”の付加情報にＤＭＳプロパティ値“Ｇ”として保存されている。従って、プロパティ変換部２２２ａは、付加情報を参照してＤＭＳプロパティ値“Ｇ”をファイル形式ｄｆｍｔ１の文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ１”の属性情報に含める。
【0095】
図１３は、本実施の形態おいて共通ＤＭＳ２から取得したファイル名が“Ｆｉｌｅ１”の文書のファイルプロパティがユーザ端末１２ａの画面に表示されたときの画面表示例を示す図である。前述したように、企業内システム１ａでは、文書はファイル形式ｄｆｍｔ１にて管理されるので、ファイルプロパティｆｐ１“Ｇ”，ｆｐ２“Ｂ”は、その文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ１”の属性情報から読み出されて画面表示される。ファイルプロパティｆｐ３は、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ１”の属性情報に含まれていないが、文書管理部１１１ａは、共有文書管理部２１ａから、文書“Ｆｉｌｅ１．ｄｆｍｔ１”の属性情報に含まれないファイルプロパティｆｐ３“Ｈ”を取得し、図１３に例示するように、ファイルプロパティｆｐ３のプロパティ値としてユーザに提供する。
【0096】
本実施の形態では、以上のようにして企業内システム１内で管理する文書の属性情報に含まれないファイルプロパティも画面に表示してユーザに提供することができる。図１３の表示例から明らかなように、この例では、企業Ｂのユーザによって更新された最新のＦｉｌｅ１のファイルプロパティが企業Ａのユーザに提供されることになる。
【0097】
なお、企業内システム１ｃは、共通ＤＭＳ２が使用するのと同じファイル形式ｄｆｍｔ３を採用しているので、文書のやり取りをする際に前述した文書のフォーマット変換及びプロパティ変換を行わずに済む。
【0098】
ところで、上記説明では、共通ＤＭＳ２はファイル形式ｄｆｍｔ３で文書を管理することを前提に説明したが、基本的には、汎用性／可逆性の高いファイル形式を採用するのが好ましい。ただ、採用するファイル形式を企業の採用状況を参照して選定してもよい。前述したように、共通ＤＭＳ２が採用するファイル形式と異なるファイル形式を採用する企業内システム１との間でファイル交換を行う際にファイル変換処理が必要となってくる。そこで、フォーマット管理部２５は、上記例のように企業内ＤＭＳ１１それぞれにおいて使用するファイル形式が特定されている場合、各企業内ＤＭＳ１１で使用されているファイル形式を解析することで共通ＤＭＳ２が採用するファイル形式を決定してもよい。例えば、企業内システム１が採用しているファイル形式のうち最も多く採用されているファイル形式を用いる。そうすれば、ファイル変換処理を実施する回数を削減できる。また、変換前後の文書ファイルの品質を担保できるようになる。あるいは、各企業内ＤＭＳ１１で使用されているファイル形式のうち、より多くの属性情報を文書ファイル内に含むことができるファイル形式を共通ＤＭＳ２で用いるファイル形式と決定してもよい。そうすれば、ＤＭＳプロパティ値に変換して付加情報に含めて保持する属性情報の数を削減することができる。
【0099】
ところで、上記説明では、ローカル側での文書の管理に、企業Ａはファイル形式ｄｆｍｔ１を、企業Ｂはファイル形式ｄｆｍｔ２を、企業Ｃはファイル形式ｄｆｍｔ３を、それぞれ採用し、また共通ＤＭＳ２はファイル形式ｄｆｍｔ３で管理することを前提に説明した。従って、テナントシステム２０におけるファイル変換部２２は、登録（あるい更新）要求元又は取得要求元の企業内ＤＭＳ１１が特定されると、企業内ＤＭＳ１１が採用している文書のファイル形式を一意に特定することができた。
【0100】
そこで、フォーマット管理部２５は、登録（あるい更新）要求に付加されている文書のファイル形式を解析することによって、あるいは、各企業内ＤＭＳ１１ａ～１１ｃに問い合わせることによって各企業内ＤＭＳ１１ａ～１１ｃにおいて採用している文書のファイル形式を特定し、管理するようにしてもよい。この場合、ファイル変換部２２は、フォーマット管理部２５で管理されるファイル形式を参照する。具体的には、ファイル変換部２２は、フォーマット管理部２５からの事前通知によって、あるいはファイル変換を実行する際にフォーマット管理部２５に問い合わせることによって登録（あるい更新）要求元又は取得要求元の企業内ＤＭＳ１１が採用している文書のファイル形式を特定するようにしてもよい。
【0101】
本実施の形態で取り扱うファイルプロパティには、例えば文書の作成日時のように文書自体、あるいは文書全体に関わるファイルプロパティの他に、付箋情報のように文書の一部分に対応させて設定されるファイルプロパティもある。上記説明では、ファイルプロパティをＤＭＳプロパティ値として付加情報に含めると端的に記載したが、ファイルプロパティの種類によっては、複数の属性値を組み合わせて付加情報に設定する必要がある。例えば、ファイルプロパティが付箋情報の場合には、付箋の色、貼付位置、貼付者、他の付箋との関連付け等、付加情報に含めたＤＭＳプロパティ値が元の属性情報に戻された場合に、元の属性情報と同等の情報となるように、ＤＭＳプロパティ値を付加情報に含めておく必要がある。
【符号の説明】
【0102】
１ａ，１ｂ，１ｃ 企業内システム、２ 共通ＤＭＳ、３ インターネット、１１ａ，１１ｂ，１１ｃ 企業内ＤＭＳ、１２ａ，１２ｂ，１２ｃ ユーザ端末、１３ａ，１３ｂ，１３ｃ ネットワーク、２０ａ，２０ｂ，２０ｃ テナントシステム、２１ａ，２１ｂ，２１ｃ 共有文書管理部、２２ａ、２２ｂ、２２ｃ ファイル変換部、２３ａ，２３ｂ，２３ｃ アクセス制御部、２４ａ，２４ｂ，２４ｃ 共有文書記憶部、２５ フォーマット管理部、１１１ａ，１１１ｂ，１１１ｃ 文書管理部、１１２ａ，１１２ｂ，１１２ｃ 文書記憶部、２２１ａ，２２１ｂ，２２１ｃ フォーマット変換部、２２２ａ，２２２ｂ，２２２ｃ プロパティ変換部。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】