特許 7473902 情報処理システム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B1)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2024-04-16

(45)【発行日】2024-04-24

(54)【発明の名称】情報処理システム

(51)【国際特許分類】

   G06F 16/176 20190101AFI20240417BHJP

【ＦＩ】

G06F16/176 100

【請求項の数】 9

(21)【出願番号】P 2023160151

(22)【出願日】2023-09-25

【審査請求日】2023-10-04

【新規性喪失の例外の表示】特許法第３０条第２項適用 ・令和５年８月１日に株式会社セルズの製品サポートページ（以下ＵＲＬ）にて発表 ｈｔｔｐｓ：／／ｆｏｒｒｏｕ－ｓｕｐｐｏｒｔ．ｃｅｌｌｓ．ｃｏ．ｊｐ／ｈｃ／ｊａ／ａｒｔｉｃｌｅｓ／４８７０８３４８３７６５７－公文書を顧問先へ共有する方法 ・令和５年９月２５日に株式会社セルズの配布資料（以下ＵＲＬ）にて発表 ｈｔｔｐｓ：／／ｄｏｃｕｍｅｎｔ．ｃｅｌｌｓ．ｃｏ．ｊｐ／ｆｏｒｒｏｕ／ｌｅａｆｌｅｔ．ｐｄｆ

【早期審査対象出願】

(73)【特許権者】

【識別番号】520447776

【氏名又は名称】株式会社セルズ

(74)【代理人】

【識別番号】110002158

【氏名又は名称】弁理士法人上野特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】加藤 雅也

(72)【発明者】

【氏名】中 亮介

【審査官】三橋 竜太郎

(56)【参考文献】

【文献】特開２０２３－０５５４７１（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１５－１５６０７３（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００４－３２６３６１（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０２０－０６５２３３（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｇ０６Ｆ １６／００－１６／９５８

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

ユーザ又はユーザグループである、第１ユーザ及び第２ユーザと、
前記第１ユーザが外部データソースからダウンロードしたデータである共有候補データを保存するデータベースと、
前記共有候補データが前記データベースに保存されてから、所定の時間が経過したこと、又は所定の日時になったことを条件として、前記第２ユーザから該共有候補データ又はそのコピーデータへのアクセスを可能にする、遅延共有手段と、を有し、
前記共有候補データは、特定の行政機関に対して前記第１ユーザが手続または申請したことにより、その応答として該行政機関が作成したデータである、
情報処理システム。

【請求項2】

前記遅延共有手段は、前記共有候補データが前記データベースに保存され、前記第１ユーザが該共有候補データに対して所定の操作をしてから、所定の時間が経過したこと、又は所定の日時になったことを条件として、前記第２ユーザから該共有候補データ又はそのコピーデータへのアクセスを可能にする、
請求項１に記載の情報処理システム。

【請求項3】

前記外部データソースから取得された前記共有候補データは、前記データベースに自動的に保存される、
請求項１に記載の情報処理システム。

【請求項4】

前記遅延共有手段により前記第２ユーザから前記共有候補データへのアクセスを可能とするか否かを、該共有候補データの取得前に予め設定可能な共有予約手段を有する、
請求項１に記載の情報処理システム。

【請求項5】

取得後の前記共有候補データを前記遅延共有手段の対象とするか否かを、該共有候補データごとに選択可能な個別共有手段を有する、
請求項１に記載の情報処理システム。

【請求項6】

前記遅延共有手段により前記第２ユーザから前記共有候補データへのアクセスを可能とするか否かを、該共有候補データの取得前に予め設定可能な共有予約手段を有し、
前記個別共有手段の選択値には、前記共有予約手段の設定値が初期値として入力され、
前記遅延共有手段は、前記個別共有手段の選択値を参照して、前記第２ユーザから該共有候補データ又はそのコピーデータへのアクセスを可能とするか否かを決定する、
請求項５に記載の情報処理システム。

【請求項7】

ユーザ又はユーザグループである、第１ユーザ及び第２ユーザと、
前記第１ユーザが直接または他のユーザを介して外部データソースから取得したデータである共有候補データを保存するデータベースと、
前記共有候補データが前記データベースに保存されてから、所定の時間が経過したこと、又は所定の日時になったことを条件として、前記第２ユーザから該共有候補データ又はそのコピーデータへのアクセスを可能にする、遅延共有手段と、を有し、
前記第１ユーザに対して、前記外部データソースから前記共有候補データを取得することを促す引取要求手段を有する、
情報処理システム。

【請求項8】

前記第２ユーザは、前記外部データソースから前記共有候補データを取得することができない、
請求項１に記載の情報処理システム。

【請求項9】

前記遅延共有手段は、前記共有候補データのアクセス制限、又は前記第２ユーザのアクセス権限を変更することにより、前記第２ユーザから該共有候補データへのアクセスを許可する、
請求項１に記載の情報処理システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、情報処理システムにおけるデータ共有技術に関する。

【背景技術】

【0002】

下記特許文献１には、電子文書を関係者間で回覧するワークフローシステムが開示されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【文献】特公昭６１－２５１８４号

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

従来、離れた場所にいる関係者と文書を共有する際には、その文書ファイルをメールに添付して配布したり、その関係者からアクセス可能なファイルサーバやクラウドストレージにその文書ファイルを保存する等の方法が用いられている。

【0005】

メールによる文書共有は、共有すべきファイルの数が膨大になると、送信忘れや原因不明の未着、迷惑メールフォルダへの自動振り分け、ファイルのいわゆる先祖返り等の問題が深刻化する。共有すべき文書ファイルが一次的に（最初から）ファイルサーバやクラウドストレージ上に作成されればこのような問題は解消する。一方、その場合、文書を関係者に共有する前にその内容をチェックしたり、チェックにより何らかの問題が発覚した際に、事前にこれに対処する余地は失われる。

【0006】

このような問題に鑑み、本発明が解決しようとする課題は、関係者間での情報共有をより確実に、かつ、安全・円滑に行えるようにすることにある。

【課題を解決するための手段】

【0007】

上記課題を解決するため、本発明の情報処理システムは、ユーザ又はユーザグループである第１ユーザ及び第２ユーザと、前記第１ユーザが直接または他のユーザを介して外部データソースから取得したデータである共有候補データを保存するデータベースと、前記共有候補データが前記データベースに保存されてから、所定の時間が経過したこと、又は所定の日時になったことを条件として、前記第２ユーザから該共有候補データ又はそのコピーデータへのアクセスを可能にする遅延共有手段と、を有することを要旨とする。

【0008】

第１ユーザがその関係者（第２ユーザ）と共有すべきデータを本システム上に取り込み、その後、ある程度の時間を置いてからそのデータを第２ユーザと自動共有することにより、情報共有の確実性と事前チェックの余地との両立を図ることができる。

【0009】

このとき、前記遅延共有手段は、前記共有候補データが前記データベースに保存され、前記第１ユーザが該共有候補データに対して所定の操作をしてから、所定の時間が経過したこと、又は所定の日時になったことを条件として、前記第２ユーザから該共有候補データ又はそのコピーデータへのアクセスを可能にすることが好ましい。これにより、共有候補データの内容確認前にそのデータが第２ユーザと共有されてしまうことが防止される。

【0010】

またこのとき、前記共有候補データは、前記第１ユーザ及び前記第２ユーザ以外の第三者により作成されたデータであり、前記外部データソースから取得された前記共有候補データは、前記データベースに自動的に保存されることが好ましい。遅延共有手段によるデータ共有を行うためには、そのデータが本システム上に存在していなければならない。共有候補データがその取得により自動的に本システムのデータベースに保存されることにより、第１ユーザが共有候補データを本システム上に保存し忘れることがなくなり、第２ユーザとの情報共有をより確実なものとすることができる。

【0011】

また、本発明の情報処理システムは、前記遅延共有手段により前記第２ユーザから前記共有候補データへのアクセスを可能とするか否かを、該共有候補データの取得前に予め設定可能な共有予約手段を有することが好ましい。これにより遅延共有手段の振る舞いを一元的に管理することができる。

【0012】

さらに、本発明の情報処理システムは、取得後の前記共有候補データを前記遅延共有手段の対象とするか否かを、該共有候補データごとに選択可能な個別共有手段を有することが好ましい。これにより、遅延共有手段による共有対象を個別に調整することが可能となり、第２ユーザとの情報共有をより安全・円滑なものとすることができる。

【0013】

このとき、前記個別共有手段の選択値には、前記共有予約手段の設定値が初期値として入力され、前記遅延共有手段は、前記個別共有手段の選択値を参照して、前記第２ユーザから該共有候補データへのアクセスを可能とするか否かを決定することが好ましい。これにより、内容に問題のなかった共有候補データだけを共有するか、又は内容に問題がある共有候補データだけを共有除外するか、事業方針や共有候補データの性質に合わせて適宜選択することが可能となる。

【0014】

また、本発明の情報処理システムは、前記第１ユーザに対して、前記外部データソースから前記共有候補データを取得することを促す引取要求手段を有することが好ましい。上でも述べたように、遅延共有手段によるデータ共有を行うためには、そのデータが本システム上に存在していなければならない。引取要求手段が第１ユーザに共有候補データの取得を催促することにより、共有候補データの取得が遅れたり、忘れられたりすることが予防され、第２ユーザとの情報共有がより確実なものとなる。

【0015】

また、前記第２ユーザは、前記外部データソースから前記共有候補データを取得することができないことが好ましい。第１ユーザによる共有候補データの事前チェックの機会を担保するためである。

【0016】

また、前記遅延共有手段は、前記共有候補データのアクセス制限、又は前記第２ユーザのアクセス権限を変更することにより、前記第２ユーザから該共有候補データへのアクセスを許可することが好ましい。例えば、第２ユーザが共有候補データにアクセスできるように、第２ユーザからアクセス可能なデータ領域に共有候補データをコピーする場合、システム上に同じデータが複数存在することになり、ストレージのコスト効率が低下するとともに、情報の一元的な管理も困難になる。第２ユーザから共有候補データへのアクセスをアクセス権限／アクセス許可の変更によって実現することにより、このような問題が回避される。

【発明の効果】

【0017】

このように、本発明の情報処理システムによれば、関係者間での情報共有をより確実に、かつ、安全・円滑に行うことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【0018】

【図1】本形態に係る人事労務管理システムの全体像を示す模式図である。

【図2】サーバシステム及びクライアント端末の機能構成を示すブロック図である。

【図3】社労士事務所が各行政機関に対して行った電子申請の処理状況を表示する電子申請一覧画面の模式図である。

【図4】申請データメッセージ画面（ａ）及びファイル名リスト（ｂ）の模式図である。

【図5】ファイルビューアに表示されたファイルコンテンツを示す模式図である。

【図6】公文書プレビュー機能の処理の流れを示すフローチャートである。

【図7】社労士ユーザがその顧問先の情報を登録・確認したり、その顧問先とのコミュニケーション方法を設定したりする顧問先管理画面の模式図である。

【図8】顧問先ユーザが自社に関する公文書を確認する公文書確認画面の模式図である。

【発明を実施するための形態】

【0019】

以下、本発明の実施形態について図面を参照して説明する。以下に説明する人事労務管理システムＳは、従業員情報や賃金情報などの人事労務データを保持するとともに、社会保険手続、入社・退職手続などの電子申請機能を有する情報処理システムである。人事労務管理システムＳは、社会保険労務士（以下「社労士」）事務所とその顧問先事業所（以下、単に「顧問先」ともいう）のコミュニケーションやデータを一元的・横断的に管理する。

【0020】

人事労務管理システムＳは、その主な特徴として、サーバがその保持する圧縮ファイルに含まれるファイルの名前や内容（コンテンツ）を抽出してユーザにプレビュー表示する機能と、あるユーザがサーバ上にダウンロードしたファイルを、一定時間後に他のユーザに共有する機能とを有している。以下これらの特徴とこれらに付随する特徴について説明する。

【0021】

＜システム概要＞
図１は人事労務管理システムＳの全体像を示す模式図である。人事労務管理システムＳは、主に、サーバシステム１０と、インターネットを介してサーバシステム１０に接続されるクライアント端末４１，４２からなる。

【0022】

クライアント端末４１，４２は、社労士事務所やその顧問先事業所に設置されたＰＣやタブレット等の汎用コンピュータである。社労士事務所の所員およびその顧問先の従業員は、それぞれに用意された、社労士事務所用ユーザ９１（以下「社労士ユーザ９１」）及び顧問先事業所用ユーザ９２（以下「顧問先ユーザ９２」）でサーバシステム１０にログインする（以下、社労士ユーザ９１と顧問先ユーザ９２とを総称して「ユーザ９１，９２」ともいう）。社労士ユーザ９１や顧問先ユーザ９２は単一のユーザアカウントには限られず、例えば同一の組織に属するユーザグループや、共通の権限やロールが付与されたユーザグループであってもよい。

【0023】

サーバシステム１０は、上でも述べたように、顧問先の人事労務データを管理するだけでなく、行政システム５０が提供するＡＰＩを利用して、例えば日本年金機構、全国健康保険協会、公共職業安定所などの行政機関に対する各種手続・電子申請や、これらの機関が作成した公文書ファイル５１の受領を行うことができる。

【0024】

図２は、サーバシステム１０及びクライアント端末４１，４２の機能構成を示すブロック図である。

【0025】

サーバシステム１０はウェブサーバ１１、アプリケーションサーバ１２、及びデータベースサーバ１３からなる一般的な３層アーキテクチャのシステムである。サーバシステム１０はいわゆるクラウドホスティングサービスを利用して構築されたシステムであり、クライアント端末４１，４２はインターネットを介してウェブサーバ１１に接続される。アプリケーションサーバ１２は、ウェブページを動的に作成するほか、認証プログラム２４によりユーザのログイン認証やアクセス権限・アクセス制限の設定（アクセスコントロール）をしたり、データベースアクセスプログラム２９によりデータベースサーバ１３からデータを抽出したり、データベースサーバ１３に対してデータの登録や削除を行ったりする。アプリケーションサーバ１２が備えるその他のプログラムの機能や役割については後述する。データベースサーバ１３は、リレーショナルデータベースやドキュメントデータベースを管理するサーバである。データベースサーバ１３はファイルサーバを含むこともある。本形態では、ＨＴＭＬファイルやスクリプトファイル等の静的なウェブコンポーネントはウェブサーバ１１のファイルシステムに置かれており、アプリケーションサーバ１２が使用するプログラムファイルはアプリケーションサーバ１２のファイルシステムに置かれている。

【0026】

尚、図２に示されるサーバシステム１０の物理構成や論理構成はあくまで一例に過ぎず、本形態のサーバシステム１０と同じ機能を実現可能な構成は他にも考えられる。例えば、サーバシステム１０はクラウドホスティングサービスを用いて構築されたものには限られず、例えば社労士事務所のＬＡＮやＷＡＮに設置されてもよい。また、例えばアプリケーションサーバ１２の機能の一部に外部サービスを利用することも考えられる。また、図２のサーバシステム１０を構成する各サーバは、その機能や役割に基づく論理的な区分けであり、同じサーバハードウェアや同じＯＳに実装されていてもよい。また、図２に示すサーバの区分けはあくまで便宜的なものであり、その境界や線引きは各サーバを狭義に解釈するか広義に解釈するかで変動する。例えばウェブサーバ１１をアプリケーションサーバ１２の一部と見ることも誤りではなく、ファイルシステムをデータベースサーバ１３の一種と見ることも誤りではない。本形態のサーバシステム１０は、後述する人事労務管理システムＳの特徴である、公文書プレビュー機能、又は公文書遅延共有機能を実現可能な物理構成・論理構成であれば、その具体的な実装形態は問わない。

【0027】

クライアント端末４１，４２は、上でも述べたように一般的な汎用コンピュータである。ユーザ９１，９２は、クライアント端末４１，４２に予めインストールされているウェブブラウザ４３を、サーバシステム１０から受信した情報を表示する表示手段として利用することができる。これによりユーザ９１，９２は、クライアント端末４１，４２に特別なソフトをインストールすることなく、人事労務管理システムＳを利用することができる。尚、サーバシステム１０とのインタフェースはウェブブラウザ４３には限られず、別途専用のクライアントソフトを用意してもよい。

【0028】

＜公文書プレビュー機能＞
以下、図３から図６を参照して、人事労務管理システムＳが備える公文書プレビュー機能について説明する。公文書プレビュー機能は、サーバシステム１０上の圧縮ファイルの内容を簡便に閲覧可能とする機能であり、主に、アプリケーションサーバ１２が備えるプレビュー手段であるプレビュープログラム３０（図２参照）により実現されている。プレビュープログラム３０は、圧縮された公文書ファイル５１から、これに含まれるファイルの名前やファイルコンテンツを抽出し、クライアント端末４１，４２に送信する。これによりユーザ９１，９２は、公文書ファイル５１を手元にダウンロードしたり展開したりすることなく、簡便に公文書の内容を確認することができる。

【0029】

図３は電子申請一覧画面１６の模式図である。電子申請一覧画面１６は、社労士事務所（社労士ユーザ９１）が各行政機関に対して行った電子申請の処理状況を表示する画面である。電子申請一覧画面１６は社労士ユーザ９１専用の画面であり、本例の社労士事務所のすべての顧問先に関する電子申請の情報が横断的にリスト表示される。

【0030】

電子申請一覧画面１６の各列には、その電子申請の申請人である顧問先の名称や、電子申請の種類・内容、電子申請の処理状況、受付番号等が表示されている。このうち、電子申請の処理状況は、「状況」という列（１６１）に配置された長丸のアイコンに示されている。社労士ユーザ９１が行政機関に対して電子申請を行うと、その申請のレコードが電子申請一覧画面１６に追加される。このときの状況列１６１のアイコンは「処理中」である（６１）。行政機関側の処理が終わり、その電子申請に対する公文書ファイル５１の発行準備が整うと、状況列１６１のアイコンが「要ダウンロード」というステータスに変わる（６２）。ここで、仮に申請に不備があった場合、状況列１６１のアイコンは「要再申請あり」というステータスになり（６３）、申請内容の修正や再申請等の何らかの対処が必要となる。準備された公文書ファイル５１を人事労務管理システムＳが受領すると、すなわち、公文書ファイル５１が行政システム５０からサーバシステム１０にダウンロードされると、状況列１６１のアイコンが「終了」というステータスに変わり（６４）、その電子申請の一連の手続が完結する。

【0031】

本形態では、公文書ファイル５１は、外部データソースである行政システム５０に、ＺＩＰ形式で圧縮されたファイルとして用意される。電子申請一覧画面１６の状況列１６１にはその右隣に「公文書」という列（１６２）が用意されており、この公文書列１６２の「あり」というテキスト（６２１）は、公文書ファイル５１のプレビューやダウンロードが可能であることを意味している。そしてこの公文書ありテキスト６２１は、公文書ファイル５１のプレビューやダウンロードを行うフォームを開くリンクとなっている。

【0032】

図４及び図５は、社労士ユーザ９１が公文書ファイル５１をプレビューする様子を示す模式図である。社労士ユーザ９１が電子申請一覧画面１６の公文書ありテキスト６２１をクリックすると、図４（ａ）に示す申請データメッセージ画面１７が表示される。ここで、社労士ユーザ９１が要ダウンロードアイコン６２に隣接する公文書ありテキスト６２１を初めてクリックしたときに、その手続の公文書ファイル５１が行政システム５０からサーバシステム１０にダウンロードされ、電子申請一覧画面１６の状況列１６１のアイコンステータスが「要ダウンロード」から「終了」に変わる。ちなみに、要再申請ありアイコン６３に隣接する公文書ありテキストをクリックしたときにも、公文書ファイル５１がサーバシステム１０にダウンロードされるが、この場合の状況列１６１のアイコンステータスは「要再申請あり」のままである。

【0033】

申請データメッセージ画面１７は、その電子申請に紐付く行政機関からのメッセージ１７１を一覧表示する画面である。本例の公文書ファイル５１はメッセージ１７１ごとに用意されている。公文書ファイル５１が含まれるメッセージ１７１には、申請データメッセージ画面１７の「公文書」という列（１７２）に雲のアイコンであるプレビューボタン３１が表示される。

【0034】

図４（ｂ）はファイル名リスト３２の模式図である。社労士ユーザ９１がプレビューボタン３１を押すと、プレビュープログラム３０がその公文書ファイル５１に含まれるファイルの名前を抽出し、抽出されたファイル名３２１をファイル名リスト３２にプレビュー表示する。ファイル名リスト３２に表示されたファイル名３２１はそれぞれリンクテキストとなっており、ファイル名３２１をクリックすることでそのファイルのコンテンツをプレビューすることができる。

【0035】

図５（ａ）（ｂ）はファイルビューア３３ａ，３３ｂに表示されたファイルコンテンツの模式図である。ファイルビューア３３ａ，３３ｂは、ファイル名リスト３２でクリックされたファイルのコンテンツをプレビュー表示するビューアである。例えばファイルビューア３３ａはＰＤＦ形式のファイルをプレビュー表示するビューアであり、ファイルビューア３３ｂはＸＭＬ形式のファイルをプレビュー表示するビューアである。社労士ユーザ９１がファイル名リスト３２のいずれかのファイル名３２１をクリックすると、プレビュープログラム３０はそのファイルのコンテンツを抽出し、抽出されたコンテンツをそのファイルの形式に適したビューアでプレビューする。このように、本例のプレビュープログラム３０は、抽出したファイルのデータ形式に応じてそのプレゼンテーション（表示態様・ビューア）を変更する。これにより社労士ユーザ９１は、様々なデータ形式の公文書をウェブブラウザ４３上でプレビューすることができる。

【0036】

ここで、図５（ｂ）のファイルビューア３３ｂは、選択されたＸＭＬファイルにその外部スタイルシートであるＸＳＬ（Extensible Stylesheet Language）ファイルを適用し、ＸＭＬファイルのコンテンツをＨＴＭＬに変換した結果を表示している。ＸＳＬを現在でもサポートしているウェブブラウザは少なく、ウェブブラウザの機能を使ってＸＭＬファイルにＸＳＬファイルを適用しようとする場合には、旧式のウェブブラウザを使ったり、ウェブブラウザのセキュリティを損なう設定変更を行ったりする必要がある。本形態の人事労務管理システムＳは、サーバシステム１０側でＸＭＬファイルにＸＳＬファイルを適用し、その変換後の結果をクライアント端末４１に送信することにより、クライアント端末４１側の環境構築の手間を排している。一方、選択されたファイルが例えば外部ＣＳＳファイルを備えるＨＴＭＬファイルの場合は、単純にＨＴＭＬファイルとＣＳＳファイルとをクライアント端末４１に送信してもよい。ウェブブラウザ４３にはＨＴＭＬファイルにＣＳＳファイルを適用して表示する機能が予め備わっているからである。

【0037】

ここで、社労士ユーザ９１が所望の公文書ファイル５１をプレビューするために行った操作は、申請データメッセージ画面１７のメッセージ１７１に表示されたプレビューボタン３１をクリックしたことと、ファイル名リスト３２のファイル名３２１をクリックしたことのみである。すなわち、社労士ユーザ９１は、公文書ファイル５１に含まれるファイルの名前やそのコンテンツに、一般的なファイルシステムのファイルにアクセスする手順と同じ手順でアクセスしており、圧縮された公文書ファイル５１の明示的な展開（解凍）操作は行っていない。尚、ここでいう「明示的な展開操作」とは、圧縮されたファイルを、指定したフォルダや規定の一時フォルダ等に展開することを指示する操作である。展開操作を行った後は、当然、その圧縮ファイルが展開されたフォルダに移動しなければ展開後のファイルにアクセスすることはできない。人事労務管理システムＳは、公文書ファイル５１が圧縮ファイルであることを社労士ユーザ９１に極力意識させず、展開後の情報のみを社労士ユーザ９１に提示する。これにより、社労士ユーザ９１は公文書ファイル５１の内容を簡便に確認することができ、また、展開後のファイルの散乱・累積や、展開後のファイルに加えた変更が上書きにより消失すること等が防止される。

【0038】

図６は、公文書プレビュー機能の処理の流れを示すフローチャートである。社労士ユーザ９１は、まず、電子申請一覧画面１６（図３参照）の公文書受領リンクである公文書ありテキスト６２１をクリックする。これに対しアプリケーションサーバ１２は、その電子申請に紐付くメッセージ１７１を取得してクライアント端末４１に送信する。クライアント端末４１のウェブブラウザ４３は、受信したメッセージ１７１を申請データメッセージ画面１７に一覧表示する。（Ｐ１）

【0039】

社労士ユーザ９１が申請データメッセージ画面１７のいずれかのメッセージ１７１が有するプレビューボタン３１をクリックすると、アプリケーションサーバ１２のプレビュープログラム３０は、対象の公文書ファイル５１に含まれるファイルの名前（３２１）をアプリケーションサーバ１２の揮発性メモリ上に抽出し、クライアント端末４１に送信する。クライアント端末４１のウェブブラウザ４３は、受信したファイル名３２１をファイル名リスト３２に一覧表示する。（Ｐ２）

【0040】

社労士ユーザ９１がいずれかのファイル名３２１をクリックすると、プレビュープログラム３０は、そのファイルのコンテンツを公文書ファイル５１から揮発性メモリ上に抽出する。このとき、プレビュープログラム３０は、その抽出したファイルが外部スタイルシートを有するものであるときは、そのスタイルシートを適用してファイル形式を変換したコンテンツをクライアント端末４１に送信する。また、プレビュープログラム３０は、プレビュー表示するコンテンツのデータ形式に応じてこれを表示するビューア（例えばファイルビューア３３ａ，３３ｂ）を選択する。クライアント端末４１のウェブブラウザ４３は、選択されたビューアでファイルコンテンツを表示する。（Ｐ３）

【0041】

ここで、本形態のプレビュープログラム３０は、公文書ファイル５１をアプリケーションサーバ１２の揮発性メモリ上に展開している。つまり、プレビュープログラム３０は、圧縮された公文書ファイル５１をアプリケーションサーバ１２のＲＡＭ上に一時展開してこれに含まれるファイルの名前やファイルコンテンツを取得しており、公文書ファイル５１をファイルシステム上のフォルダには展開・保存していない。これにより、展開後の公文書ファイル５１をサーバシステム１０で保持する必要がなくなり、サーバシステム１０のストレージ効率が高められている。尚、圧縮ファイルのＲＡＭ上への一時展開は、種々のプラグラミング言語のストリーム（stream）を扱う機能や、サードパーティ製のツールを利用すればよい。

【0042】

また、プレビュープログラム３０は、まず、公文書ファイル５１に含まれるファイルの名前をクライアント端末４１に送信し（Ｐ２）、その後、社労士ユーザ９１がファイル名リスト３２に表示されたファイル名３２１のいずれかを選択したときに、そのファイルのコンテンツを別途抽出してクライアント端末４１に送信している（Ｐ３）。これにより不必要な通信が省かれ、社労士ユーザ９１が必要とする情報のみがより速やかに表示される。

【0043】

尚、展開された公文書ファイル５１をファイルシステム上に保存してもストレージ容量が圧迫されず、クライアント端末４１への応答遅延も生じない環境であれば、プレビュープログラム３０は公文書ファイル５１をファイルシステム上に展開してもよい。そうすることで２回目以降の応答速度を早めることができる。

【0044】

また、社労士ユーザ９１は公文書ファイル５１をプレビューするだけでなく、例えば申請データメッセージ画面１７に表示されている公文書一括ダウンロードボタン３８や、ファイル名リスト３２に表示されているＺＩＰダウンロードボタン３９をクリックすることで、公文書ファイル５１を圧縮された状態のままダウンロードすることもできる。

【0045】

また、プレビュープログラム３０が展開・抽出可能な圧縮ファイルはＺＩＰ形式のファイルには限られず、一又は複数のファイルを圧縮して単一のファイルにまとめたデータであればどのような形式の圧縮データでもよい。

【0046】

以上、本形態の人事労務管理システムＳが備える公文書プレビュー機能を、電子申請一覧画面１６からの操作に沿って説明したが、公文書プレビュー機能は社労士ユーザ９１のみが利用する機能ではない。例えば、図８は、顧問先ユーザ９２が自社に関する公文書を確認する公文書確認画面１９である。公文書確認画面１９の「手続名」という列（１９１）に表示された手続名テキスト１９２は申請データメッセージ画面１７を開くリンクとなっている。申請データメッセージ画面１７を開いた後の公文書のプレビュー手順はこれまでに述べた手順と同様である。

【0047】

＜公文書遅延共有機能＞
以下、図７及びこれまでに参照した図面を用いて、人事労務管理システムＳが備える公文書遅延共有機能について説明する。公文書遅延共有機能は、ユーザ９１，９２間における公文書ファイル５１の共有をより確実に、かつ、安全・円滑に行えるようにするための機能であり、主に、アプリケーションサーバ１２が備える遅延共有手段である遅延共有プログラム２１（図２参照）により実現されている。

【0048】

遅延共有プログラム２１は、第１ユーザである社労士ユーザ９１が、共有候補データである公文書ファイル５１をサーバシステム１０にダウンロードしてから所定の時間が経過したときに、これを第２ユーザである顧問先ユーザ９２と共有するプログラムである。これにより人事労務管理システムＳは、顧問先ユーザ９２との情報共有の確実性と、社労士ユーザ９１による公文書ファイル５１の事前チェックの余地との両立を図っている。尚、ここでいう「共有」とは、遅延共有プログラム２１が認証プログラム２４を使って公文書ファイル５１のアクセス制限、又は顧問先ユーザ９２のアクセス権限を変更して、顧問先ユーザ９２から公文書ファイル５１へのアクセスを可能にすることをいう。公文書ファイル５１の共有方法は、この他にも、例えば顧問先ユーザ９２からアクセス可能なデータ領域に公文書ファイル５１をコピーする方法等も考えられる。本形態の人事労務管理システムＳでは、社労士ユーザ９１と顧問先ユーザ９２とが共通のサーバシステム１０（データベース）を使用可能な環境を活かし、公文書ファイル５１を複製せずにそのアクセスコントロールによってこれを共有している。

【0049】

図７は顧問先管理画面１８の模式図である。顧問先管理画面１８は、社労士ユーザ９１がその顧問先の情報を登録・確認したり、その顧問先とのコミュニケーション方法を設定したりする社労士ユーザ９１専用の画面である。

【0050】

本形態のアプリケーションサーバ１２は、上記遅延共有プログラム２１に加え、受領した公文書ファイル５１を遅延共有プログラム２１により顧問先ユーザ９２と共有するか否かを予め設定可能な共有予約手段である共有予約プログラム２２（図２参照）を有している。各顧問先に対する共有予約プログラム２２の振る舞いは、顧問先管理画面１８の、「電子申請公文書共有チェックボックス初期設定値」というラベルが付されたチェックボックス（共有予約チェックボックス２２１）の値により決定される。共有予約プログラム２２は、この共有予約チェックボックス２２１がチェックされているときには、その顧問先の公文書ファイル５１がサーバシステム１０にダウンロードされたときにこれをデフォルトで遅延共有プログラム２１による共有対象に含め、チェックが外されているときには共有対象に含めない。以下、共有予約チェックボックス２２１にはチェックが入っているものとして説明を続ける。

【0051】

遅延共有プログラム２１が公文書ファイル５１の共有を待機する時間は、顧問先管理画面１８の「電子申請公文書共有設定時間」というラベルが付されたテキストボックス(遅延時間テキストボックス２１１）の入力値により決定される。本例の遅延共有プログラム２１は、電子申請一覧画面１６（図３参照）の状況列１６１のステータスが終了アイコン６４に変わった手続について、遅延時間テキストボックス２１１に指定された時間だけ待機し、その手続の公文書ファイル５１を顧問先ユーザ９２と共有する。尚、上でも述べたように、本形態では、社労士ユーザ９１が電子申請一覧画面１６において要ダウンロードアイコン６２に隣接する公文書ありテキスト６２１を初めてクリックしたときに、その手続の公文書ファイル５１がサーバシステム１０に自動的にダウンロードされ、状況列１６１のステータスが終了アイコン６４に変わる。遅延時間テキストボックス２１１が設定されていない場合、又はこれに０（ゼロ）が指定されている場合には、状況列１６１のステータスが終了アイコン６４に変わったタイミングでその手続の公文書ファイル５１が顧問先ユーザ９２に共有される。

【0052】

ここで、社労士事務所が、人事労務管理システムＳを使って行政機関に対する電子申請を行った場合、その電子申請に対する応答である公文書ファイル５１も人事労務管理システムＳを使って受領することとなる。人事労務管理システムＳで公文書ファイル５１を受領するためには、先ほどの要ダウンロードアイコン６２に隣接する公文書ありテキスト６２１をクリックする必要がある。これがクリックされると、公文書ファイル５１は自動的にサーバシステム１０にダウンロード・保存される。公文書ファイル５１がサーバシステム１０にダウンロードされると、その公文書ファイル５１は自動的に遅延共有プログラム２１による共有対象に追加される。

【0053】

遅延共有プログラム２１で公文書ファイル５１を共有するためには、当然、その公文書ファイル５１がサーバシステム１０上、すなわち遅延共有プログラム２１のアクセス可能範囲に置かれていなければならない。公文書ファイル５１がその受領によって自動的にサーバシステム１０に保存されることにより、社労士ユーザ９１が公文書ファイル５１をサーバシステム１０に保存し忘れることが事実上なくなり、顧問先ユーザ９２との公文書ファイル５１の共有がより確実なものとなる。

【0054】

またこれに加え、電子申請一覧画面１６の要ダウンロードアイコン６２や、公文書ありテキスト６２１は、社労士ユーザ９１に公文書ファイル５１の受領を促す引取要求手段として機能している。これらが社労士ユーザ９１に公文書ファイル５１の取得を催促することにより、公文書ファイル５１の受領自体が遅れたり、忘れられたりすることが予防され、顧問先ユーザ９２との公文書ファイル５１の共有がさらに確実なものとなっている。尚、引取要求手段としては、上記の表示以外にも、例えば、行政システム５０に公文書ファイル５１が準備されたことを検知したときに指定のメールアドレスに通知を送ることなども考えられる。

【0055】

また、上でも述べたように、電子申請一覧画面１６は社労士ユーザ９１専用の画面である。つまり、顧問先ユーザ９２は、行政システム５０から公文書ファイル５１を受領することができない。このことによっても、社労士ユーザ９１による公文書ファイル５１の事前チェック機会が担保されている。

【0056】

尚、本形態の遅延共有プログラム２１は、サーバシステム１０への公文書ファイル５１のダウンロード時刻を始点として顧問先ユーザ９２との共有時刻をスケジューリングするが、例えば、一律に、公文書ファイル５１がサーバシステム１０にダウンロードされた翌日の午前３時に共有処理を行うという方法も考えられる。また、本形態の遅延共有プログラム２１は、共有予約チェックボックス２２１の選択値と上記公文書ファイル５１のダウンロードのみをそのスケジュール設定条件としているが、これらの条件に加え、例えば、社労士ユーザ９１がその公文書ファイル５１に含まれるいずれかのファイルコンテンツをプレビューしたこと、又は、社労士ユーザ９２が公文書ファイル５１の例えば確認済チェックボックス等にチェックを入れたことをスケジュールの設定条件としてもよい。そうすることで、社労士ユーザ９１が公文書ファイル５１の内容を確認する前にその公文書ファイル５１が顧問先ユーザ９２に共有されてしまうことが防止される。またこれにより、行政システム５０に準備された公文書ファイル５１を自動的にダウンロードすることも可能となる。公文書ファイル５１の自動受領はそれ専用のユーザを介して行ってもよい。

【0057】

本形態の人事労務管理システムＳでは、公文書ファイル５１の内容を社労士ユーザ９１が顧問先ユーザ９２よりも先に確認する。社労士ユーザ９１は、公文書ファイル５１の内容が意図した通りのものとなっているか、その公文書ファイル５１を顧問先ユーザ９２と共有する前に対処しておくべき問題がないか、又は顧問先ユーザ９２に事前に説明が必要な事項がないか検討する。そして、公文書ファイル５１の共有前に何らかの準備が必要な場合には、共有までの猶予時間（遅延時間）を使ってそれに対処する。

【0058】

ここで、公文書ファイル５１を共有するにあたっての事前準備が遅延共有プログラム２１の猶予時間内に終わらない場合、遅延時間テキストボックス２１１の値を大きくするのではなく、申請データメッセージ画面１７（図４参照）に設けられた個別共有手段である個別共有チェックボックス２３１の値を一時的に変更すればよい。個別共有チェックボックス２３１は申請データメッセージ画面１７のメッセージ１７１ごとに用意されたチェックボックスである。共有を保留すべき公文書ファイル５１が含まれるメッセージ１７１の個別共有チェックボックス２３１のチェックを外すことで、その公文書ファイル５１は、遅延共有プログラム２１による共有対象から除外される。より具体的には、個別共有チェックボックス２３１の選択値を変更することで、アプリケーションサーバ１２の個別共有プログラム２３（図２参照）がそのメッセージ１７１に含まれる公文書ファイル５１の共有予約設定を個別に変更する。これにより、遅延共有プログラム２１による共有対象を状況に応じて個別に調整することが可能となり、顧問先ユーザ９２との情報共有をより安全・円滑なものとすることができる。

【0059】

また、各メッセージ１７１の個別共有チェックボックス２３１には、共有予約チェックボックス２２１の選択値がその初期値として入力される。つまり、共有予約チェックボックス２２１は、全てのメッセージ１７１の個別共有チェックボックス２３１の初期値を切り替えるものであり、遅延共有プログラム２１は、実際にはこの個別共有チェックボックス２３１の選択値に相当するデータを参照して各公文書ファイル５１を共有すべきか否かを決定している。本形態の人事労務管理システムＳは、この共有予約チェックボックス２２１と個別共有チェックボックス２３１とを備えることにより、例えば、社労士ユーザ９１による事前確認の結果、内容に問題のなかった公文書ファイル５１だけを共有対象に設定するか、或いは、内容に問題があった公文書ファイル５１だけを共有対象から除外するかを、社労士事務所やその顧問先の方針に合わせて適宜選択することを可能としている。

【0060】

遅延共有プログラム２１により公文書ファイル５１が顧問先ユーザ９２と共有されると、顧問先ユーザ９２の公文書確認画面１９（図８参照）にその公文書ファイル５１を含むレコードが追加される。より具体的には、公文書確認画面１９の手続名テキスト１９２をクリックしたときに表示される申請データメッセージ画面１７に、その公文書ファイル５１を含むメッセージ１７１が追加される。

【0061】

以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明の範囲はこれに限定されるものではなく、発明の主旨を逸脱しない範囲で種々の変更を加えることができる。例えば、上記実施形態は人事労務管理システムを例としたが、本発明の情報処理システムは人事労務管理システムに限られるものではなく、また、圧縮ファイルや共有候補データも公文書には限られるものではない。

【符号の説明】

【0062】

Ｓ：人事労務管理システム（情報処理システム），１０：サーバシステム，１１：ウェブサーバ，１２：アプリケーションサーバ，１３：データベースサーバ，１６：電子申請一覧画面，１６１：状況列，１６２：公文書列，１７：申請データメッセージ画面，１７１：メッセージ，１７２：公文書列，１８：顧問先管理画面，１９：公文書確認画面，１９１：手続名列，１９２：手続名テキスト，２１：遅延共有プログラム（遅延共有手段），２１１：遅延時間テキストボックス，２２：共有予約プログラム（共有予約手段），２２１：共有予約チェックボックス，２３：個別共有プログラム（個別共有手段），２３１：個別共有チェックボックス，２４：認証プログラム，２９：データベースアクセスプログラム，３０：プレビュープログラム（プレビュー手段），３１：プレビューボタン，３２：ファイル名リスト，３２１：ファイル名，３３ａ，３３ｂ：ファイルビューア，３８：公文書一括ダウンロードボタン（ダウンロード手段），３９：ＺＩＰダウンロードボタン（ダウンロード手段），４１，４２：クライアント端末，４３：ウェブブラウザ（表示手段），５０：行政システム（外部データソース），５１：公文書ファイル（圧縮データ，共有候補データ），６１：処理中アイコン，６２：要ダウンロードアイコン（引取要求手段），６２１：公文書ありテキスト（引取要求手段），６３：要再申請ありアイコン，６４：終了アイコン，９１：社労士ユーザ（第１ユーザ），９２：顧問先ユーザ（第２ユーザ）

【要約】

【課題】関係者間での情報共有をより確実に、かつ、安全・円滑に行えるようにする。
【解決手段】ユーザ又はユーザグループである、第１ユーザ及び第２ユーザと、前記第１ユーザが直接または他のユーザを介して外部データソース から取得したデータである共有候補データを保存するデータベースと、前記共有候補データが前記データベースに保存されてから、所定の時間が経過したこと、又は所定の日時になったことを条件として、前記第２ユーザから該共有候補データ又はそのコピーデータへのアクセスを可能にする、遅延共有手段と、を有する情報処理システムによりこれを解決する。
【選択図】図７

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】