特許 7475204 フォルダ管理装置およびフォルダ管理システム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2024-04-18

(45)【発行日】2024-04-26

(54)【発明の名称】フォルダ管理装置およびフォルダ管理システム

(51)【国際特許分類】

   G06F 21/62 20130101AFI20240419BHJP

   G06F 21/31 20130101ALI20240419BHJP

   G06Q 50/163 20240101ALI20240419BHJP

【ＦＩ】

G06F21/62 318

G06F21/31

G06Q50/163

【請求項の数】 7

(21)【出願番号】P 2020100359

(22)【出願日】2020-06-09

(65)【公開番号】P2021196659

(43)【公開日】2021-12-27

【審査請求日】2023-06-02

(73)【特許権者】

【識別番号】000236056

【氏名又は名称】三菱電機ビルソリューションズ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】110001210

【氏名又は名称】弁理士法人ＹＫＩ国際特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】遠藤 嘉人

(72)【発明者】

【氏名】矢作 陽一

(72)【発明者】

【氏名】木村 剛維

【審査官】吉田 歩

(56)【参考文献】

【文献】特開２００２－３５１９５９（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開平１１－３２８１８７（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００７－０１１９５９（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００４－０６２７８０（ＪＰ，Ａ）

【文献】リモートカタログの活用例，2020年03月14日，https://web.archive.org/web/20200314043749/https://biz.rmail.jp/catalog/

【文献】「個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン」等に関するＱ＆Ａ，2010年04月01日，p.12，インターネット <URL https://web.archive.org/web/20110322235650/http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/privacy/100401kaiseiq-a.pdf>，検索日［2024.03.13］，特にＮＯ．７７のＱ＆Ａ参照

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｇ０６Ｆ ２１／６２

Ｇ０６Ｆ ２１／３１

Ｇ０６Ｑ ５０／１６３

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

複数の情報端末装置とネットワークを介して接続され、ビルの管理業務に関する電子ファイルが格納されるフォルダの管理を行うフォルダ管理装置であって、
前記ビルの情報が格納されるビルフォルダと、前記ビルフォルダに中に格納され、前記ビルにおける前記管理業務ごとに設けられて前記電子ファイルが入る業務フォルダとを生成するフォルダ生成部と、
前記管理業務を委託する委託者が操作する情報端末装置に、前記ビルフォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可するアクセス管理部と、を備え、
前記アクセス管理部は、前記管理業務を受託して業務に従事する作業者が操作する情報端末装置に、前記作業者が従事する管理業務に対応する前記業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可すると共に、前記作業者が従事しない管理業務に対応する前記業務フォルダ以下へのアクセスを禁止し、
前記フォルダ生成部は、異なる委託者に属する２つのビルに対応させて２つの前記ビルフォルダを生成し、
前記アクセス管理部は、前記２つのビルで業務に従事する前記作業者が操作する情報端末装置が、一方の前記ビルフォルダの中のアクセス許可された業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルを、他方の前記ビルフォルダの中のアクセス許可された業務フォルダの中へ移動またはコピーすることを禁止する、
ことを特徴とするフォルダ管理装置。

【請求項2】

複数の情報端末装置とネットワークを介して接続され、ビルの管理業務に関する電子ファイルが格納されるフォルダの管理を行うフォルダ管理装置であって、
前記ビルの情報が格納されるビルフォルダと、前記ビルフォルダに中に格納され、前記ビルにおける前記管理業務ごとに設けられて前記電子ファイルが入る業務フォルダとを生成するフォルダ生成部と、
前記管理業務を委託する委託者が操作する情報端末装置に、前記ビルフォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可するアクセス管理部と、を備え、
前記アクセス管理部は、前記管理業務を受託して業務に従事する作業者が操作する情報端末装置に、前記作業者が従事する管理業務に対応する前記業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可すると共に、前記作業者が従事しない管理業務に対応する前記業務フォルダ以下へのアクセスを禁止し、
前記フォルダ管理装置は、
前記委託者が操作する情報端末装置から、前記ビルの複数の前記管理業務のうち特定の管理業務の委託先を変更する指令と、引継ぎ時間とを受け付け、
前記アクセス管理部は、前記指令を受け付けた後、前記特定の管理業務を新たに受託して業務に従事する新作業者が操作する情報端末装置に、前記特定の管理業務に対応する前記業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可し、
前記アクセス管理部は、前記指令を受け付けてから前記引継ぎ時間が経過した後、前記特定の管理業務を前記指令前から受託して業務に従事していた旧作業者が操作する情報端末装置に、前記特定の管理業務に対応する前記業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを禁止する、
ことを特徴とするフォルダ管理装置。

【請求項3】

請求項２に記載のフォルダ管理装置であって、
前記フォルダ生成部は、複数のビルに対応させて複数の前記ビルフォルダを生成し、
前記アクセス管理部は、複数のビルで業務に従事する前記作業者が操作する情報端末装置が、前記ビルフォルダの中のアクセス許可された業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルを、別の前記ビルフォルダの中のアクセス許可された業務フォルダの中へ移動またはコピーすることを禁止する、
ことを特徴とするフォルダ管理装置。

【請求項4】

請求項２に記載のフォルダ管理装置であって、
前記フォルダ生成部は、異なる委託者に属する２つのビルに対応させて２つの前記ビルフォルダを生成し、
前記アクセス管理部は、前記２つのビルで業務に従事する前記作業者が操作する情報端末装置が、一方の前記ビルフォルダの中のアクセス許可された業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルを、他方の前記ビルフォルダの中のアクセス許可された業務フォルダの中へ移動またはコピーすることを禁止する、
ことを特徴とするフォルダ管理装置。

【請求項5】

複数の情報端末装置とネットワークを介して接続され、ビルの管理業務に関する電子ファイルが格納されるフォルダの管理を行うフォルダ管理装置であって、
前記ビルの情報が格納されるビルフォルダと、前記ビルフォルダに中に格納され、前記ビルにおける前記管理業務ごとに設けられて前記電子ファイルが入る業務フォルダとを生成するフォルダ生成部と、
前記管理業務を委託する委託者が操作する情報端末装置に、前記ビルフォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可するアクセス管理部と、を備え、
前記アクセス管理部は、前記管理業務を受託して業務に従事する作業者が操作する情報端末装置に、前記作業者が従事する管理業務に対応する前記業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可すると共に、前記作業者が従事しない管理業務に対応する前記業務フォルダ以下へのアクセスを禁止し、
前記フォルダ管理装置は、
前記ビルの名称と、前記ビルにおける複数の前記管理業務と、前記各管理業務を受託する受託法人とを受け付ける受付部と、
前記受付部が受け付けた前記受託法人に属する前記作業者のためのＩＤおよびパスワードを生成すると共に、前記ＩＤおよびパスワードと、前記作業者が属する前記受託法人が受託した、ビルの管理業務とを対応づけてユーザー管理データベースに登録するユーザー登録部と、を含み、
前記フォルダ生成部は、前記受付部が受け付けた、前記ビルの名称および前記各管理業務のそれぞれに基づいて、前記ビルフォルダおよび前記各業務フォルダのそれぞれを生成し、
前記アクセス管理部は、前記作業者が操作する情報端末装置から前記ＩＤおよびパスワードが入力されて前記業務フォルダへのアクセスが要求された場合に、前記ＩＤおよびパスワードに基づいて前記作業者を認証し、前記ユーザー管理データベースにおいて前記ＩＤに対応づけられたビルの管理業務に対応する前記業務フォルダへのアクセスを許可する、
ことを特徴とするフォルダ管理装置。

【請求項6】

複数の情報端末装置とネットワークを介して接続され、ビルの管理業務に関する電子ファイルが格納されるフォルダの管理を行うフォルダ管理装置であって、
前記ビルの情報が格納されるビルフォルダと、前記ビルフォルダに中に格納され、前記ビルにおける前記管理業務ごとに設けられて前記電子ファイルが入る業務フォルダとを生成するフォルダ生成部と、
前記管理業務を委託する委託者が操作する情報端末装置に、前記ビルフォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可するアクセス管理部と、を備え、
前記アクセス管理部は、前記管理業務を受託して業務に従事する作業者が操作する情報端末装置に、前記作業者が従事する管理業務に対応する前記業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可すると共に、前記作業者が従事しない管理業務に対応する前記業務フォルダ以下へのアクセスを禁止し、
前記フォルダ管理装置は、
前記委託者のＩＤおよびパスワードと、前記委託者が管理業務を委託するビルの名称とを対応づけて記憶するユーザー管理データベースと、
前記委託者が操作する情報端末装置からの、前記委託者のＩＤおよびパスワードの入力に基づいて前記委託者を認証し、前記委託者が管理業務を委託する前記ビルの名称と、当該ビルにおける複数の管理業務と、当該各管理業務を受託する受託法人と、当該各受託法人の責任者の入力を受け付けて、前記各責任者のＩＤおよびパスワードを生成すると共に、前記各責任者のＩＤおよびパスワードと、前記各責任者が属する受託法人が受託するビルの管理業務とを対応づけて前記ユーザー管理データベースに登録するユーザー登録部と、を含み、
前記フォルダ生成部は、前記委託者が操作する情報端末装置からの、前記ビルの名称および前記各管理業務のそれぞれの入力に基づいて、前記ビルフォルダおよび前記各業務フォルダのそれぞれを生成し、
前記ユーザー登録部は、前記責任者が操作する情報端末装置からの、前記責任者のＩＤおよびパスワードの入力に基づいて前記責任者を認証し、前記責任者が属する前記受託法人に所属する前記作業者と、当該作業者に従事させるビルの管理業務の入力を受け付けて、当該作業者のＩＤおよびパスワードを生成すると共に、当該作業者のＩＤおよびパスワードと、当該作業者に従事させるビルの管理業務とを対応づけて前記ユーザー管理データベースに登録し、
前記アクセス管理部は、前記委託者が操作する情報端末装置から、前記委託者のＩＤおよびパスワードが入力されて前記ビルフォルダへのアクセスが要求された場合に、前記委託者のＩＤおよびパスワードに基づいて前記委託者を認証し、前記ユーザー管理データベースにおいて前記委託者のＩＤに対応づけられたビルに対応する前記ビルフォルダにアクセスを許可し、
前記アクセス管理部は、前記作業者が操作する情報端末装置から、前記作業者のＩＤおよびパスワードが入力されて前記業務フォルダへのアクセスが要求された場合に、前記作業者のＩＤおよびパスワードに基づいて前記作業者を認証し、前記ユーザー管理データベースにおいて前記作業者のＩＤに対応づけられたビルの管理業務に対応する前記業務フォルダへのアクセスを許可する、
ことを特徴とするフォルダ管理装置。

【請求項7】

フォルダ管理システムであって、
ビルの管理業務に関する電子ファイルが格納されるフォルダの管理を行うフォルダ管理装置と、
複数の前記管理業務を委託する委託者が使用する委託者用の情報端末装置と、
複数の前記管理業務のうちのいずれかに従事する作業者が使用する作業者用の情報端末装置と、を含み、
前記フォルダ管理装置、前記委託者用の情報端末装置、および前記作業者用の情報端末装置は、ネットワークを介して接続されており、
前記フォルダ管理装置は、
前記ビルの情報が格納されるビルフォルダと、前記ビルフォルダに中に格納され、前記ビルにおける前記管理業務ごとに設けられて前記電子ファイルが入る業務フォルダとを生成するフォルダ生成部と、
前記委託者用の情報端末装置に、前記ビルフォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可するアクセス管理部と、を備え、
前記アクセス管理部は、前記作業者用の情報端末装置に、前記作業者が従事する管理業務に対応する前記業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可すると共に、前記作業者が従事しない管理業務に対応する前記業務フォルダ以下へのアクセスを禁止し、
前記フォルダ生成部は、異なる委託者に属する２つのビルに対応させて２つの前記ビルフォルダを生成し、
前記アクセス管理部は、前記２つのビルで業務に従事する前記作業者が操作する情報端末装置が、一方の前記ビルフォルダの中のアクセス許可された業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルを、他方の前記ビルフォルダの中のアクセス許可された業務フォルダの中へ移動またはコピーすることを禁止する、
ことを特徴とするフォルダ管理システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、ビルの管理業務に関する電子ファイルが格納されるフォルダの管理を行うフォルダ管理装置、および、それを含むフォルダ管理システムに関する。

【背景技術】

【0002】

ビルのオーナー等の委託者は、ビルの警備、清掃、設備管理などの管理業務を、ビル管理業務会社（以下、ＢＭもと言う）に委託している。ＢＭに所属する作業者は、ビルに常駐し、管理業務に従事する。作業者は、委託者への報告書としての業務日報、昼夜業務の引継ぎ書類、ビルの設備点検結果などの業務記録の作成も行う。このような業務記録は、手書きで作成されることも多いが、電子ファイルとして作成されることもあり、電子ファイルは情報セキュリティを保って管理される必要がある。

【0003】

特許文献１には、マンション等の施設の運用に関する情報をサーバ上のデータベースに記憶し、ネットワークを介して複数のパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと言う）から当該情報にアクセス可能である施設運用管理システムが開示されている。データベースには、施設の管理業務を委託された管理会社が情報を書き込む施設管理データベースが含まれ、当該データベースにＰＣからアクセスする際には、識別番号とパスワードの入力を要求している。

【0004】

特許文献２には、ネットワークを介してファイルサーバ及びクライアント端末と接続するゲートウェイサーバに関し、ファイルサーバが有するフォルダとファイルのうち、クライアント端末のユーザがアクセス権を持つフォルダとファイルのみ当該クライアント端末に表示させる制御を行うことが開示されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0005】

【文献】特開２００２－２８８３０３号公報

【文献】特開２０１０－１２９０２８号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0006】

ところで、管理業務に従事する作業者により作成された電子ファイルとしての業務記録ファイルは、例えばビルの管理現場にある共用ＰＣ、または個別ＰＣ等に保存される。ビルの管理現場には、ＩＴシステム、情報セキュリティについて高度なスキルを有する者が少なく、例えば、作業者が業務記録ファイルにアクセスしやすい環境が構築されていないケースや、作業者が従事していない管理業務の業務記録ファイルにアクセス可能であるケースがある。また、同一ビルの複数の管理業務の業務記録ファイルが様々な場所に格納されている場合には、ビルの管理業務を委託した委託者は、それらに網羅的にアクセスすることができない。ビルの管理業務に関する電子ファイルへのアクセスの利便性と情報セキュリティを向上させることが求められている。

【0007】

本発明の目的は、ビルの管理業務に関する電子ファイルへのアクセスの利便性と情報セキュリティを向上することにある。

【課題を解決するための手段】

【0008】

本発明のフォルダ管理装置は、複数の情報端末装置とネットワークを介して接続され、ビルの管理業務に関する電子ファイルが格納されるフォルダの管理を行うフォルダ管理装置であって、前記ビルの情報が格納されるビルフォルダと、前記ビルフォルダに中に格納され、前記ビルにおける前記管理業務ごとに設けられて前記電子ファイルが入る業務フォルダとを生成するフォルダ生成部と、前記管理業務を委託する委託者が操作する情報端末装置に、前記ビルフォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可するアクセス管理部と、を備え、前記アクセス管理部は、前記管理業務を受託して業務に従事する作業者が操作する情報端末装置に、前記作業者が従事する管理業務に対応する前記業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可すると共に、前記作業者が従事しない管理業務に対応する前記業務フォルダ以下へのアクセスを禁止する、ことを特徴とする。

【0009】

この構成によれば、管理業務に関する電子ファイルへのアクセスがしやすい、ビル毎、同一ビルの管理業務毎のフォルダ構成が、フォルダ生成部により生成される。委託者は、ビルフォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルを閲覧することで、１つのビルの各管理業務に関する電子ファイルを網羅的に確認することができる。管理業務に従事する作業者は、自身が従事する管理業務の業務フォルダ以下へのアクセスが許可され、一方、自身が従事しない管理業務の業務フォルダ以下へのアクセスが禁止されるため、電子ファイルの情報セキュリティも担保することができる。

【0010】

本発明のフォルダ管理装置において、前記フォルダ生成部は、複数のビルに対応させて複数の前記ビルフォルダを生成し、前記アクセス管理部は、複数のビルで業務に従事する前記作業者が操作する情報端末装置が、前記ビルフォルダの中のアクセス許可された業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルを、別の前記ビルフォルダの中のアクセス許可された業務フォルダの中へ移動またはコピーすることを禁止する、としてもよい。

【0011】

この構成によれば、作業者によるビルを跨いだ電子ファイルの不用意な移動またはコピーを防ぐことができる。

【0012】

本発明のフォルダ管理装置において、前記フォルダ生成部は、異なる委託者に属する２つのビルに対応させて２つの前記ビルフォルダを生成し、前記アクセス管理部は、前記２つのビルで業務に従事する前記作業者が操作する情報端末装置が、一方の前記ビルフォルダの中のアクセス許可された業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルを、他方の前記ビルフォルダの中のアクセス許可された業務フォルダの中へ移動またはコピーすることを禁止する、としてもよい。

【0013】

この構成によれば、作業者による、異なる委託者に属する２つのビルを跨いだ電子ファイルの不用意な移動またはコピーを防ぐことができる。

【0014】

本発明のフォルダ管理装置において、前記委託者が操作する情報端末装置から、前記ビルの複数の前記管理業務のうち特定の管理業務の委託先を変更する指令と、引継ぎ時間とを受け付け、前記アクセス管理部は、前記指令を受け付けた後、前記特定の管理業務を新たに受託して業務に従事する新作業者が操作する情報端末装置に、前記特定の管理業務に対応する前記業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可し、前記アクセス管理部は、前記指令を受け付けてから前記引継ぎ時間が経過した後、前記特定の管理業務を前記指令前から受託して業務に従事していた旧作業者が操作する情報端末装置に、前記特定の管理業務に対応する前記業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを禁止する、としてもよい。

【0015】

この構成によれば、ビルの管理業務の委託先が変更される場合、引継ぎ時間の間だけ、旧作業者と新作業者の両方に業務フォルダへのアクセスを許可するので、業務フォルダ内の電子ファイルを用いた引継ぎを行うことができ、引継ぎ時間が経過した後は、旧作業者の業務フォルダへのアクセスを禁止するので、業務フォルダの情報セキュリティも担保することができる。

【0016】

本発明のフォルダ管理装置において、前記ビルの名称と、前記ビルにおける複数の前記管理業務と、前記各管理業務を受託する受託法人とを受け付ける受付部と、前記受付部が受け付けた前記受託法人に属する前記作業者のためのＩＤおよびパスワードを生成すると共に、前記ＩＤおよびパスワードと、前記作業者が属する前記受託法人が受託した、ビルの管理業務とを対応づけてユーザー管理データベースに登録するユーザー登録部と、を含み、前記フォルダ生成部は、前記受付部が受け付けた、前記ビルの名称および前記各管理業務のそれぞれに基づいて、前記ビルフォルダおよび前記各業務フォルダのそれぞれを生成し、前記アクセス管理部は、前記作業者が操作する情報端末装置から前記ＩＤおよびパスワードが入力されて前記業務フォルダへのアクセスが要求された場合に、前記ＩＤおよびパスワードに基づいて前記作業者を認証し、前記ユーザー管理データベースにおいて前記ＩＤに対応づけられたビルの管理業務に対応する前記業務フォルダへのアクセスを許可する、としてもよい。

【0017】

本発明のフォルダ管理装置において、前記委託者のＩＤおよびパスワードと、前記委託者が管理業務を委託するビルの名称とを対応づけて記憶するユーザー管理データベースと、前記委託者が操作する情報端末装置からの、前記委託者のＩＤおよびパスワードの入力に基づいて前記委託者を認証し、前記委託者が管理業務を委託する前記ビルの名称と、当該ビルにおける複数の管理業務と、当該各管理業務を受託する受託法人と、当該各受託法人の責任者の入力を受け付けて、前記各責任者のＩＤおよびパスワードを生成すると共に、前記各責任者のＩＤおよびパスワードと、前記各責任者が属する受託法人が受託するビルの管理業務とを対応づけて前記ユーザー管理データベースに登録するユーザー登録部と、を含み、前記フォルダ生成部は、前記委託者が操作する情報端末装置からの、前記ビルの名称および前記各管理業務のそれぞれの入力に基づいて、前記ビルフォルダおよび前記各業務フォルダのそれぞれを生成し、前記ユーザー登録部は、前記責任者が操作する情報端末装置からの、前記責任者のＩＤおよびパスワードの入力に基づいて前記責任者を認証し、前記責任者が属する前記受託法人に所属する前記作業者と、当該作業者に従事させるビルの管理業務の入力を受け付けて、当該作業者のＩＤおよびパスワードを生成すると共に、当該作業者のＩＤおよびパスワードと、当該作業者に従事させるビルの管理業務とを対応づけて前記ユーザー管理データベースに登録し、前記アクセス管理部は、前記委託者が操作する情報端末装置から、前記委託者のＩＤおよびパスワードが入力されて前記ビルフォルダへのアクセスが要求された場合に、前記委託者のＩＤおよびパスワードに基づいて前記委託者を認証し、前記ユーザー管理データベースにおいて前記委託者のＩＤに対応づけられたビルに対応する前記ビルフォルダにアクセスを許可し、前記アクセス管理部は、前記作業者が操作する情報端末装置から、前記作業者のＩＤおよびパスワードが入力されて前記業務フォルダへのアクセスが要求された場合に、前記作業者のＩＤおよびパスワードに基づいて前記作業者を認証し、前記ユーザー管理データベースにおいて前記作業者のＩＤに対応づけられたビルの管理業務に対応する前記業務フォルダへのアクセスを許可する、としてもよい。

【0018】

本発明のフォルダ管理システムは、ビルの管理業務に関する電子ファイルが格納されるフォルダの管理を行うフォルダ管理装置と、複数の前記管理業務を委託する委託者が使用する委託者用の情報端末装置と、複数の前記管理業務のうちのいずれかに従事する作業者が使用する作業者用の情報端末装置と、を含み、前記フォルダ管理装置、前記委託者用の情報端末装置、および前記作業者用の情報端末装置は、ネットワークを介して接続されており、前記フォルダ管理装置は、前記ビルの情報が格納されるビルフォルダと、前記ビルフォルダに中に格納され、前記ビルにおける前記管理業務ごとに設けられて前記電子ファイルが入る業務フォルダとを生成するフォルダ生成部と、前記委託者用の情報端末装置に、前記ビルフォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可するアクセス管理部と、を備え、前記アクセス管理部は、前記作業者用の情報端末装置に、前記作業者が従事する管理業務に対応する前記業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可すると共に、前記作業者が従事しない管理業務に対応する前記業務フォルダ以下へのアクセスを禁止する、ことを特徴とする。

【発明の効果】

【0019】

本発明によれば、ビルの管理業務に関する電子ファイルへのアクセスの利便性と情報セキュリティを向上することができる。

【図面の簡単な説明】

【0020】

【図1】フォルダ管理システムの全体構成を模式的に示す図である。

【図2】フォルダ管理装置の機能ブロック図である。

【図3】フォルダ管理装置が提供するフォルダ群の一例を示す図である。

【図4】委託者のフォルダ群へのアクセス画面の一例を示す図である。

【図5】ＢＭ責任者のフォルダ群へのアクセス画面の一例を示す図である。

【図6】ＢＭ作業者のフォルダ群へのアクセス画面の一例を示す図である。

【図7】フォルダ管理システムの各ユーザーの権限を説明するための図である。

【図8】ユーザー登録とフォルダの自動生成の流れを示す図である。

【図9】ユーザー管理データベースの一例を示す図である。

【図10】ＢＭ責任者のユーザーＩＤを発行するための画面の一例を示す図である。

【図11】ＢＭ作業者のユーザーＩＤを発行するための画面の一例を示す図である。

【図12】同一ユーザーが複数のユーザーＩＤを持つ場合の１つのユーザーＩＤへアクセス権を集約する処理を説明するための図である。

【図13】同一ユーザーが複数のユーザーＩＤを持つ場合の１つのユーザーＩＤへアクセス権を集約する処理を説明するための図である。

【図14】同一ユーザーが複数のユーザーＩＤを持つ場合の１つのユーザーＩＤへアクセス権を集約する処理を説明するための図である。

【図15】複数の委託者フォルダを含むフォルダ群のアクセス画面の一例を示す図である。

【図16】管理業務の引継ぎ時の処理を説明するための図である。

【図17】管理業務の引継ぎ時の処理を説明するための図である。

【図18】管理業務の引継ぎ時の処理を説明するための図である。

【発明を実施するための形態】

【0021】

以下、本発明に係る実施形態について添付図面を参照しながら詳細に説明する。以下で述べる構成は、説明のための例示であって、システム、装置の仕様等に合わせて適宜変更が可能である。また、以下において複数の実施形態や変形例などが含まれる場合、それらの特徴部分を適宜に組み合わせて用いることは当初から想定されている。全ての図面において同一の要素には同一の符号を付し、重複する説明を省略する。

【0022】

図１は、本実施形態に係るフォルダ管理システム１０の全体構成を模式的に示す図である。フォルダ管理システム１０は、ビルの管理業務に関する電子ファイルが格納されるフォルダの管理を行うフォルダ管理装置１２と、ビルの管理業務を委託する委託者（オーナー、プロパティマネジメント会社など）が操作する情報端末装置１６と、ビルの管理業務を受託するＢＭ（管理業務会社）の責任者が操作する情報端末装置１８と、ビルの管理業務に従事するＢＭの作業者が操作する情報端末装置２０Ａ、２０Ｂと、システム管理者が操作する情報端末装置１４とを含む。なお、プロパティマネジメント会社（以下、ＰＭと言う）とは、ビルのオーナーから委託を受けてビル資産を管理する会社であり、ＰＭはオーナーに代わってビルの管理業務をＢＭに委託する。また、オーナーは、法人または自然人であり得る。

【0023】

フォルダ管理装置１２および情報端末装置１４、１６、１８、２０Ａ、２０Ｂは、インターネット、イントラネット等のネットワーク２２を介して互いに接続されている。図１には図示されていないが、フォルダ管理システム１０は、複数の委託者の情報端末装置１６、複数のＢＭ責任者の情報端末装置１８、複数のシステム管理者の情報端末装置１４を含むことができ、ＢＭ作業者の情報端末装置２０Ａ（２０Ｂ）は、１つまたは３つ以上であることができる。

【0024】

各情報端末装置１４、１６、１８、２０Ａ、２０Ｂは、例えばＰＣ、スマートフォン、タブレット端末等である。各情報端末装置１４、１６、１８、２０Ａ、２０Ｂには、Ｗｅｂブラウザがインストールされており、Ｗｅｂブラウザを用いてフォルダ管理装置１２が提供するＷｅｂページにアクセスし、ログインする。それにより、フォルダ管理装置１２が提供するフォルダ群（後述）にアクセス可能となっている。ＢＭ作業者の情報端末装置２０Ａ（２０Ｂ）は、ＢＭ作業者のそれぞれが所持する情報端末装置であったり、例えばビルの管理業務室などに置かれて複数のＢＭの作業者に共用されるＰＣであり得る。

【0025】

フォルダ管理装置１２は、複数の情報端末装置からの要求に対してサービス、リソースを提供するサーバであり、例えばクラウド上のサーバであってもよい。フォルダ管理装置１２は、ログイン画面を含むＷｅｂページを提供し、自身が有するフォルダ群へのアクセスを含むサービスを各情報端末装置に提供する。各ユーザーは、情報端末装置を用いてログイン画面でユーザーＩＤとパスワードを入力することで、フォルダ管理装置１２のサービスを利用することができる。

【0026】

図１の一点鎖線の内側には、フォルダ管理装置１２のハードウェア構成の一例が示されている。フォルダ管理装置１２は、例えば、プロセッサ３０、ＲＯＭ３６、ＲＡＭ３８、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）４０、ネットワークカード等の通信部４２、マウスやキーボード等の入力部３２、およびディスプレイ等の表示部３４を含み、これらがバス４６に接続されて構成されている。なお、プロセッサ３０は、１つまたは複数のＣＰＵから構成されてもよく、複数のＣＰＵのそれぞれは物理的に互いに離れて位置してもよい。フォルダ管理装置１２は、ＨＤＤ４０等に記憶されたプログラムをプロセッサ３０が実行することにより、図２に示すように、受付部６０、ユーザー登録部６２、フォルダ生成部６４、アクセス管理部６６、ユーザー管理データベース６８、およびフォルダ群７０として機能する。

【0027】

ところで、ビルの管理業務には、警備、清掃、設備管理（以下、単に設備とも言う）などがあり、一社または複数社のＢＭの作業者が、ビルに常駐し、自身に課された管理業務に従事している。なお、設備管理とは、例えばビルのブラインド、照明、空調などを、ビル入居者の依頼で操作したり、異常がないかを確認したりする業務である。作業者は、業務日報、昼夜業務の引継ぎ書類、ビルの設備点検結果などの業務記録の作成も行っている。本実施形態では、作業者は、電子ファイルとして業務記録を作成する。作業者は、情報端末装置２０Ａ（２０Ｂ）からフォルダ管理装置１２のサービスにログインし、作成した電子ファイルを、フォルダ群の一部である業務フォルダにを入れる。なお、以下では、業務記録の電子ファイルを、業務記録ファイルとも言う。

【0028】

図３は、フォルダ管理装置１２が提供するフォルダ群７０の一例を示す図である。フォルダ群７０は、複数の基礎フォルダ群７２と複数のＢＭ個別フォルダ９０を含み、後述するように、これらは自動生成され、これらのアクセス権も自動設定される。基礎フォルダ群７２は、委託者の識別情報をフォルダ名称に含む委託者フォルダ８０と、委託者フォルダ８０の直下にあり、当該委託者が管理業務を委託するビルの識別情報をフォルダ名に含むビルフォルダ８２と、ビルフォルダ８２の直下にあり、当該ビルの管理業務の識別情報をフォルダ名称に含む業務フォルダ８４と、を含む。図３のフォルダ名称「共通」のフォルダは、複数の管理業務で共用される電子ファイル等を入れる業務フォルダであり、以下、このフォルダを共通業務フォルダ８４ａと言う。基礎フォルダ群７２は、委託者ごとに設けられる。ＢＭ個別フォルダ９０は、ＢＭごとに設けられるフォルダであり、ＢＭの識別情報をフォルダ名称に含む。

【0029】

作業者は、自身が業務に従事するビルの管理業務に対応する業務フォルダ８４に、業務記録ファイルを入れる（アップロードする）。例えば、作業者が「Ａビル」の「設備管理」の業務に従事する場合には、図３において、フォルダ名称「Ａビル」のビルフォルダ８２直下にあるフォルダ名称「設備」の業務フォルダ８４に、業務記録ファイルを入れることになる。

【0030】

図４、５および６は、各情報端末装置１６、１８、２０Ａ（２０Ｂ）がフォルダ管理装置１２のサービスにログインすることで、各情報端末装置１６、１８、２０Ａ（２０Ｂ）に表示されるフォルダ群のアクセス画面の一例である。図４は、委託者が操作する情報端末装置１６に表示されるフォルダ群のアクセス画面の一例であり、図５は、ＢＭ責任者が操作する情報端末装置１８に表示されるフォルダ群のアクセス画面の一例であり、図６は、ＢＭ作業者が操作する情報端末装置２０Ａ（２０Ｂ）に表示されるフォルダ群のアクセス画面の一例である。図４、５および６には、ビルフォルダ８２「Ａビル」の中の業務フォルダ８４「設備」が開かれて、業務フォルダ８４「設備」内の電子ファイル５００および任意のフォルダ５０２がリスト表示されている例が示されている。

【0031】

フォルダ管理装置１２のアクセス管理部６６は、各ユーザーが操作する情報端末装置からの各フォルダへのアクセスの許可、不許可を管理する。具体的には、アクセス管理部６６は、図４に示すように、委託者の情報端末装置１６に、当該委託者（図４の例ではＡ）に対応する委託者フォルダ８０以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可し、他の委託者に対応する委託者フォルダ８０以下へのアクセスを禁止する。なお、この実施形態では、アクセスが禁止されたフォルダは、画面に表示されないようにしている。

【0032】

また、アクセス管理部６６は、図５に示すように、ＢＭ責任者の情報端末装置１８に、当該ＢＭ責任者が所属する会社（図５の例では第２ＢＭ社）が受託したビルの管理業務（図５の例ではＡビルの清掃および設備と、Ｂビルの清掃）に対応する業務フォルダ８４以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可し、受託していないビルの管理業務に対応する業務フォルダ８４以下へのアクセスを禁止する。また、アクセス管理部６６は、ＢＭ責任者の情報端末装置１８に、当該ＢＭ責任者が所属する会社が管理業務を受託したビル（図５の例ではＡビルとＢビル）の共通業務フォルダ８４ａへのアクセスを許可する。また、アクセス管理部６６は、ＢＭ責任者の情報端末装置１８に、当該ＢＭ責任者が所属する会社（図５の例では第２ＢＭ社）に対応するＢＭ個別フォルダ９０へのアクセスを許可する。なお、アクセス管理部６６は、委託者の情報端末装置１６に、各ＢＭ個別フォルダ９０へのアクセスを禁止することにより、各ＢＭは、各ＢＭ個別フォルダ９０に機密情報などを格納しておくことができる。

【0033】

また、アクセス管理部６６は、図６に示すように、ＢＭ作業者の情報端末装置２０Ａ（２０Ｂ）に、当該ＢＭ作業者が所属する会社（図６の例では第２ＢＭ社）が受託したビルの管理業務のうち、当該ＢＭ作業者が従事するビルの管理業務（図６の例ではＡビルの清掃および設備）に対応する業務フォルダ８４以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可し、当該作業者が従事しないビルの管理業務に対応する業務フォルダ８４以下へのアクセスを禁止する。また、アクセス管理部６６は、ＢＭ作業者の情報端末装置２０Ａ（２０Ｂ）に、当該ＢＭ作業者が管理業務に従事するビル（図６の例ではＡビル）の共通業務フォルダ８４ａへのアクセスを許可する。また、アクセス管理部６６は、ＢＭ作業者の情報端末装置２０Ａ（２０Ｂ）に、当該ＢＭ作業者が所属する会社（図６の例では第２ＢＭ社）に対応するＢＭ個別フォルダ９０へのアクセスを許可する。

【0034】

この実施形態によれば、委託者は、委託者フォルダ８０以下のフォルダおよび電子ファイルを閲覧することで、自身が管理業務を委託した全てのビルの各管理業務に関する電子ファイルを網羅的に確認することができる。また、ＢＭ責任者は、自身が所属する会社が受託した全てのビルの管理業務の電子ファイルを横断的に確認することができる。また、ＢＭ作業者は、自身が従事する管理業務の業務フォルダ以下へのアクセスが許可され、一方、自身が従事しない管理業務の業務フォルダ以下へのアクセスが禁止されるため、業務記録ファイルの情報セキュリティが担保される。

【0035】

次に、フォルダ群７０の自動生成と、それに含まれる各フォルダのアクセス権の自動設定にについて説明する。これらは、委託者、ＢＭ責任者、およびＢＭ作業者を、システムにユーザー登録する過程で行われる。図７は、フォルダ管理システム１０の各ユーザーの権限を示す図であり、図８は、ユーザー登録の流れを示す図である。図８のフローを実行することで、図９に示すようなユーザー管理データベース６８（以下、ユーザー管理ＤＢ６８と言う）が作成され、図３に示すようなフォルダ群７０が生成される。なお、図９のユーザー管理ＤＢ６８は、図３のフォルダ群７０と、図４～６のアクセス画面に対応した例である。

【0036】

次に、図８のユーザー登録の流れについて説明する。まず、Ｓ１００で、システム管理者は、情報端末装置１４からフォルダ管理装置１２のサービスにログインし、委託者のユーザー名（氏名または法人名）、メールアドレス、人物属性（オーナーまたはＰＭ）、および当該委託者が管理業務を委託するビルの名称を入力する。これらは、フォルダ管理装置１２の受付部６０に受け付けられ、それに応じて、Ｓ１０２で、フォルダ管理装置１２のユーザー登録部６２は、委託者のユーザーＩＤとパスワードを発行する。ユーザーＩＤは、フォルダ管理装置１２における各ユーザーの識別情報である。

【0037】

そして、ユーザー登録部６２は、委託者のユーザーＩＤおよびパスワードと、システム管理者から入力された、委託者のユーザー名、メールアドレス、人物属性（オーナーまたはＰＭ）、およびビルの名称を対応づけて、ユーザー管理ＤＢ６８に登録する。図９の（１）には、委託者としてユーザーＡ、ＢおよびＣが、ユーザー管理ＤＢ６８に登録された例が示されている。そして、フォルダ管理装置１２は、ユーザー管理ＤＢ６８に登録されたメールアドレスを用いて、ユーザー登録された委託者に、当該委託者のユーザーＩＤとパスワードが記載された電子メールを送信する。

【0038】

委託者は、フォルダ管理装置１２からの電子メールを情報端末装置１６等で受信し、Ｓ１０４で、電子メールに記載されたユーザーＩＤとパスワードを用いて、情報端末装置１６からフォルダ管理装置１２のサービスにログインする。フォルダ管理装置１２のユーザー登録部６２は、委託者の情報端末装置１６からのユーザーＩＤとパスワードを、ユーザー管理ＤＢ６８に登録されたユーザーＩＤとパスワードと照合して、委託者を認証する。

【0039】

そして、フォルダ管理装置１２は、委託者の認証が済むと、Ｓ１０６で、委託者の情報端末装置１６にビル情報の入力画面を提供する。図１０は、ビル情報の入力画面の一例であり、ユーザー管理ＤＢ６８において委託者に対応づけられたビルが複数ある場合には、そのうちの１つが選択されて表示される画面の一例である。図１０に示すように、入力画面は、ログインしたユーザー名１１０、ビル情報が入力されるビルの名称１００（ビル名）、およびビル名に示されるビルの各管理業務を委託する各ＢＭの情報を入力するための複数の入力セット１９０を含む。

【0040】

各入力セット１９０は、ＢＭの責任者のユーザー名（氏名）、メールアドレス、および所属会社（受託法人１０２とも言う）が入力されるテキストボックス２００、２０２、２０４と、当該ＢＭに委託する管理業務１０４を選択するラジオボタン３００を含む。なお、本実施形態では、ラジオボタン３００で「その他」を選択して、テキストボックス２０６に管理業務名を入力することで、任意の管理業務をＢＭに対応づけできるようにしている。

【0041】

委託者は、情報端末装置１６のキーボード、マウスまたはタッチパネル等により、入力画面の各入力セット１９０に、ＢＭ責任者のユーザー名、メールアドレス、所属会社、および管理業務を入力し、その後、入力画面の下部にある「ＢＭ責任者ＩＤの発行（フォルダ自動生成）」のボタン４００を押下する。なお、ユーザー管理ＤＢ６８において同一の委託者に対応づけられたビルが複数ある場合（例えば図９におけるＡビル、Ｂビルに対応づけられたユーザーＡの場合）には、入力画面として、複数のビルの情報を入力できる画面を提供し、委託者が、その入力画面に複数のビルの情報を入力した後、「ＢＭ責任者ＩＤの発行」のボタン４００を押下できるようにしてもよい。

【0042】

ボタン４００の押下により、入力画面に入力された情報は、フォルダ管理装置１２の受付部６０に受け付けられ、それに応じて、図８のＳ１０８で、フォルダ管理装置１２のユーザー登録部６２は、各ＢＭ責任者のユーザーＩＤ及びパスワードを発行する。そして、ユーザー登録部６２は、各ＢＭ責任者のユーザーＩＤおよびパスワードと、入力画面に示されたユーザー名、メールアドレス、人物属性（ＢＭ責任者）、所属会社、受託するビル名および管理業務とを対応づけて、ユーザー管理ＤＢ６８に登録する。図９の（２）には、ＢＭ責任者としてユーザーＥ、ＦおよびＧが、ユーザー管理ＤＢ６８に登録された例が示されている。そして、フォルダ管理装置１２は、ユーザ管理ＤＢ６８に登録された各ＢＭ責任者のメールアドレスを用いて、ユーザー登録された各ＢＭ責任者に、各自のユーザーＩＤとパスワードが記載された電子メールを送信する。

【0043】

また、図１０のボタン４００の押下により、図８のＳ１１０で、フォルダ管理装置１２のフォルダ生成部６４は、上記入力画面に示されたユーザー名１１０（委託者名）、ビルの名称１００、およびラジオボタン３００で選択された各管理業務（管理業務の種類）のそれぞれに対応させて、委託者フォルダ８０、ビルフォルダ８２および業務フォルダ８４を生成する（図３参照）。また、フォルダ生成部６４は、上記入力画面における各ＢＭ責任者の所属会社１０２（受託法人）に対応させて、ＢＭ個別フォルダ９０も生成する。なお、共通業務フォルダ８４ａ（フォルダ名「共通」のフォルダ）は、上記入力画面におけるラジオボタン３００の選択に関係なく、必ず生成されるフォルダである。また、上記入力画面において、ラジオボタン３００で「その他」を選択して、テキストボックス２０６に管理業務名を入力していた場合には、そこに入力されていた管理業務名をフォルダ名とする業務フォルダ８４が生成されることになる。

【0044】

ここで、生成された各フォルダのアクセス権を示す情報は、ユーザー管理ＤＢ６８にすでに存在していることに留意すべきである。すなわち、図９に示すユーザー管理ＤＢ６８の（４）の列に、各フォルダのアクセス権を示す情報が存在している。ユーザー管理ＤＢ６８の人物属性が委託者（オーナーまたはＰＭ）であるユーザーは、当該ユーザーのユーザー名をフォルダ名に含む委託者フォルダ８０にアクセス権があることになる。例えば、図９のユーザーＡは、図３の委託者フォルダ「オーナーＡ」にアクセス権があることになる。

【0045】

また、ユーザー管理ＤＢ６８の人物属性がＢＭ責任者であるユーザーは、当該ユーザーに対応づけられたビル名をフォルダ名に含むビルフォルダ８２にアクセス権があり、当該ビルフォルダ８２の中の、当該ユーザーに対応づけられた管理業務をフォルダ名に含む業務フォルダ８４にアクセス権があることになる。また、ＢＭ責任者であるユーザーは、アクセス権があるビルフォルダ８２の中の共通業務フォルダ８４ａにアクセス権があり、当該ユーザーに対応づけられたＢＭ会社名をフォルダ名に含むＢＭ個別フォルダ９０にアクセス権があることになる。例えば、図９のユーザーＦは、図３のビルフォルダ「Ａビル」、「Ｂビル」にアクセス権があり、ビルフォルダ「Ａビル」の中の業務フォルダ「清掃」、「設備」、「共通」にアクセス権があり、ビルフォルダ「Ｂビル」の中の業務フォルダ「清掃」、「共通」にアクセス権があり、さらにＢＭ個別フォルダ「第２ＢＭ社」にアクセス権があることになる。

【0046】

図８に戻り、ユーザー登録の説明を続ける。図８のＳ１０８で、ＢＭ責任者は、情報端末装置１８等により、ユーザーＩＤとパスワードが記載された電子メールを受信する。そして、Ｓ１１２で、電子メールに記載されたユーザーＩＤとパスワードを用いて、情報端末装置１８からフォルダ管理装置１２のサービスにログインする。フォルダ管理装置１２のユーザー登録部６２は、ＢＭ責任者の情報端末装置１８からのユーザーＩＤとパスワードを、ユーザー管理ＤＢ６８に登録されたユーザーＩＤとパスワードと照合して、ＢＭ責任者を認証する。

【0047】

そして、フォルダ管理装置１２は、ＢＭ責任者の認証が済むと、Ｓ１１４で、ＢＭ責任者の情報端末装置１８に作業者情報の入力画面を提供する。図１１は、作業者情報の入力画面の一例である。図１１に示すように、作業者情報の入力画面は、ログインしたＢＭ責任者の所属会社１０２（受託法人）と、当該受託法人が受託したビルの名称１００（ビル名）と、当該受託法人に所属する作業者のユーザー名（氏名）、メールアドレスが入力されるテキストボックス２０８、２１０と、当該受託法人が受託したビルの管理業務のうち、テキストボックス２０８に入力される作業者に従事させるビルの管理業務１０４を選択するラジオボタン３０２とを含む。ラジオボタン３０２は、当該受託法人１０２が受託したビルごとに設けられる。

【0048】

ＢＭ責任者は、情報端末装置１８のキーボード、マウスまたはタッチパネル等により、入力画面のテキストボックス２０８、２１０のそれぞれに、作業者のユーザー名、メールアドレスを入力し、ビルごとのラジオボタン１０４で、当該作業者に従事させるビルの管理業務１０４を選択する。なお、作業者に従事させないビルについては、ラジオボタン１０４の全ボタンを不選択の状態とする。ＢＭ責任者は、情報の入力が終わったら、入力画面の下部にある「ＢＭ作業者ＩＤの発行」のボタン４０２を押下する。

【0049】

ボタン４０２の押下により、入力画面で入力された情報は、フォルダ管理装置１２の受付部６０に受け付けられ、それに応じて、図８のＳ１１６で、フォルダ管理装置１２のユーザー登録部６２は、ＢＭ作業者のユーザーＩＤ及びパスワードを発行する。そして、ユーザー登録部６２は、ＢＭ作業者のユーザーＩＤおよびパスワードと、入力画面に示されたユーザー名、メールアドレス、人物属性（ＢＭ作業者）、所属会社、当該ＢＭ作業者が従事するビル名および管理業務とを対応づけて、ユーザー管理ＤＢ６８に登録する。図９の（３）には、ＢＭ作業者としてユーザーＪ、Ｋ、ＭおよびＮが、ユーザー管理ＤＢ６８に登録された例が示されている。フォルダ管理装置１２は、ユーザー管理ＤＢ６８に登録されたメールアドレスを用いて、ユーザー登録されたＢＭ作業者に、当該ＢＭ作業者のユーザーＩＤとパスワードが記載された電子メールを送信する。そして、ＢＭ作業者は、電子メールを情報端末装置２０Ａ（２０Ｂ）等で受信する。

【0050】

また、フォルダ管理装置１２は、ユーザー登録されたＢＭ作業者に対応づけられたビルの委託者に、ユーザー管理ＤＢ６８に登録されたメールアドレスを用いて、ＢＭ作業者のユーザーＩＤの登録結果（登録されたＢＭ作業者のユーザー名、当該ＢＭ作業者が業務に従事するビル、管理業務等）が記載された電子メールを送信する。

【0051】

ここで、ＢＭ作業者のフォルダのアクセス権について説明する。ユーザー管理ＤＢ６８の人物属性がＢＭ作業者であるユーザーは、当該ユーザーに対応づけられたビル名をフォルダ名に含むビルフォルダ８２にアクセス権があり、当該ビルフォルダ８２の中の、当該ユーザーに対応づけられた管理業務をフォルダ名に含む業務フォルダ８４にアクセス権があることになる。また、ＢＭ作業者であるユーザーは、アクセス権があるビルフォルダ８２の中の共通業務フォルダ８４ａにアクセス権があり、当該ユーザーに対応づけられたＢＭ会社名をフォルダ名に含むＢＭ個別フォルダ９０にアクセス権があることになる。例えば、図９のユーザーＮは、図３のビルフォルダ「Ａビル」にアクセス権があり、ビルフォルダ「Ａビル」の中の業務フォルダ「清掃」、「設備」、「共通」にアクセス権があり、さらにＢＭ個別フォルダ「第２ＢＭ社」にアクセス権があることになる。

【0052】

図８のフローが完了すると、各ユーザーのユーザーＩＤ登録、フォルダ群の生成、およびフォルダ群に含まれる各フォルダのアクセス権の設定が完了することになる。このように、ユーザーは、各フォルダを自ら作成しなくて済み、しかも、各フォルダのアクセス権も自ら設定しなくて済むので、各ユーザーは、非常に簡単、かつ、情報セキュリティ上安全に、フォルダの使用を始めることができる。各ユーザーのユーザーＩＤ登録は、システム管理者、委託者およびＢＭ責任者が分担して行うので、ユーザー１人当たりの負担も軽減することができる。

【0053】

以上の説明から、図７に示すように、委託者には、ＢＭ責任者のユーザーＩＤの発行権限があり、ＢＭ責任者には、当該ＢＭ責任者と同じ会社に所属するＢＭ作業者のユーザーＩＤの発行権限があり、ＢＭ作業者には、ユーザーＩＤの発行権限が無いことになる。なお、図７の「△」で示すように、委託者がＢＭ作業者のユーザーＩＤを発行できるようにしてもよい。なお、ＢＭ責任者のユーザーＩＤとパスワードを、当該ＢＭ責任者と同じ会社に所属するＢＭ作業者が共用する形態であってもよい。すなわち、ＢＭ責任者のユーザーＩＤとパスワードを、ＢＭ作業者のためのユーザーＩＤとパスワードとしても使用する形態である。このような形態は、一般的に、情報セキュリティ上あまり良くないが、例えば、ＢＭが非常に小規模な会社であり、当該ＢＭに所属する全ての作業者が１つのビルの１つの管理業務のみに従事するような場合には、情報セキュリティのリスクを抑えた上で、作業者ごとにユーザーＩＤとパスワードを発行する手間を省くことができる。

【0054】

次に、フォルダ群７０へのアクセスについて説明する。各ユーザーは、各情報端末装置からフォルダ管理装置１２のサービスに、自身のユーザーＩＤとパスワードを入力してログインする。フォルダ管理装置１２のアクセス管理部６６は、入力されたユーザーＩＤおよびパスワードを、ユーザー管理ＤＢ６８に登録されたユーザーＩＤおよびパスワードと照合して、ユーザーを認証する。

【0055】

そして、アクセス管理部６６は、ユーザーの認証が済み、情報端末装置からフォルダ群７０へのアクセスが要求された場合には、フォルダ群７０のアクセス画面（図４～６参照）を情報端末装置に提供する。この際、アクセス管理部６６は、ログインしたユーザーがアクセス権を有するフォルダを、ユーザー管理ＤＢ６８を参照して特定し、アクセス権を有するフォルダのみをアクセス画面に表示する。そして、アクセス管理部６６は、情報端末装置に、アクセス画面に表示されたファルダ内の参照、当該ファルダ内の電子ファイルのダウンロード、当該ファルダ内への電子ファイルのアップロード、および当該ファルダ内における任意のフォルダ５０２の作成を許可する。なお、フォルダ内の電子ファイルの情報端末装置へのダウンロード、情報端末装置からフォルダ内への電子ファイルのアップロードは、例えばマウス、タッチパネル等によるドラッグ・アンド・ドロップ操作により行えるとよい。また、アクセス画面に表示された各ファルダ間の電子ファイル、フォルダの移動、コピーもドラッグ・アンド・ドロップ操作により行えるとよい。

【0056】

以上説明した仕組みによって、ＢＭ作業者がフォルダ管理装置１２のサービスにログインした場合には、図６に示すように、ＢＭ作業者の情報端末装置２０Ａ（２０Ｂ）に、当該ＢＭ作業者に従事するビルの管理業務に対応する業務フォルダ８４以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスが許可され、当該作業者が従事しないビルの管理業務に対応する業務フォルダ８４以下へのアクセスが禁止されることになる。これにより、ＢＭ作業者は、自身が従事するビルの管理業務に対応する業務フォルダ８４に、業務記録ファイルをアップロードしたり、当該業務フォルダ８４内の書類を閲覧することができる。また、ＢＭ作業者が、自身と関係ない管理業務の業務記録ファイルにアクセスし、それを漏洩するような事態を確実に防ぐことができる。

【0057】

また、ＢＭ責任者がフォルダ管理装置１２のサービスにログインした場合には、図５に示すように、ＢＭ責任者の情報端末装置１８に、ＢＭ責任者が所属する会社が受託したビルの管理業務に対応する業務フォルダ８４以下へのアクセスが許可され、受託していないビルの管理業務に対応する業務フォルダ８４以下へのアクセスが禁止されることになる。これにより、ＢＭ責任者は、自身が所属する会社が受託した全てのビルの管理業務に関する電子ファイルおよびフォルダを横断的に確認することができる。また、ＢＭ責任者が、自身の会社とは関係ないビルの管理業務の業務記録ファイルにアクセスし、それを漏洩するような事態を確実に防ぐことができる。

【0058】

また、委託者がフォルダ管理装置１２のサービスにログインした場合には、図４に示すように、委託者の情報端末装置１６に、当該委託者に対応する委託者フォルダ８０以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスが許可され、他の委託者に対応する委託者フォルダ８０以下へのアクセスが禁止されることになる。これにより、委託者は、自身が管理業務を委託した全てのビルの各管理業務に関する電子ファイルを網羅的に閲覧することができ、ビル単位の整理された状態で業務記録ファイルを管理することができる。

【0059】

なお、以上説明した実施形態では、委託者ごとにＢＭ責任者のユーザー登録がされるので、例えば、図１２のユーザー管理ＤＢ６８のユーザーＩＤ：０１０１、０１０２に示すように、同一のＢＭ責任者Ｅに関し、委託者ごとにユーザー登録がされて、同一のＢＭ責任者Ｅに対して複数のユーザーＩＤが発行される場合がある。この場合、ユーザーＥは、複数の委託者に属する複数のビル（例えば図１２のＡビル、Ｂビル、Ｃビル）で管理業務に従事する作業者のユーザーＩＤを発行するためには、２つのユーザーＩＤ（０１０１、０１０２）を用いて、ＢＭ作業者のユーザーＩＤ発行作業を行う必要があり、不便である。

【0060】

そこで、フォルダ管理装置１２のアクセス管理部６６は、ユーザー管理ＤＢ６８を参照して、同一のユーザーに対して複数のユーザーＩＤが発行されている場合には、当該ユーザーがフォルダ管理装置１２のサービスにログインした際に、図１３に示すようなアクセス権の集約を促す画面を表示してもよい。図１３の「集約」のボタン４０４が押下されると、アクセス管理部６６は、ユーザー管理ＤＢ６８を更新して、特定のユーザーＩＤ（図１２ではユーザーＩＤ：０１０１）に、別のユーザーＩＤ（図１２ではユーザーＩＤ：０１０２）のアクセス権を集約する。図１４には、図１２のユーザーＥのアクセス権を集約した後のユーザー管理ＤＢ６８が示されている。

【0061】

これにより、ユーザーＥ（ＢＭ責任者）は、アクセス権が集約されたユーザーＩＤを用いて、複数の委託者に属する複数のビルで管理業務に従事する作業者のユーザーＩＤを発行することができる。図１４には、ユーザーＥ（ＢＭ責任者）が、委託者Ａに属するＡビルおよびＢビルと、委託者Ｂに属するＣビルで管理業務に従事するユーザーＫ（ＢＭ作業者）のユーザーＩＤを発行した後のユーザー管理ＤＢ６８が示されている。また、図１５には、ユーザーＫ（ＢＭ作業者）がフォルダ管理装置１２のサービスにログインして、フォルダ群へのアクセスを要求した際に、ユーザーＫの情報端末装置に表示されるフォルダ群のアクセス画面が示されている。

【0062】

なお、アクセス管理部６６は、異なる委託者に属する複数のビルで業務に従事する作業者が操作する情報端末装置が、ある委託者フォルダ８０の中のアクセス許可された業務フォルダ８４以下のフォルダおよび電子ファイルを、別の委託者フォルダ８０の中のアクセス許可された業務フォルダ８４の中へ移動またはコピーすることを禁止する、としてもよい。例えば、図１５において、委託者フォルダ「オーナーＡ」の中のビルフォルダ「Ａビル」における業務フォルダ「警備」以下のフォルダおよび電子ファイルを、委託者フォルダ「オーナーＢ」の中のビルフォルダ「Ｃビル」における業務フォルダ「警備」の中へ移動またはコピーすることを禁止する。このようにすれば、ＢＭ作業者による、委託者を跨いだ、フォルダおよび電子ファイルの不用意な移動またはコピーを防ぐことができる。

【0063】

また、アクセス管理部６６は、同一の委託者に属する複数のビルで業務に従事する作業者が操作する情報端末装置が、あるビルフォルダ８２の中のアクセス許可された業務フォルダ８４以下のフォルダおよび電子ファイルを、別のビルフォルダ８２の中のアクセス許可された業務フォルダ８０の中へ移動またはコピーすることを禁止する、としてもよい。例えば、図１５において、ビルフォルダ「Ａビル」の中の業務フォルダ「警備」以下のフォルダおよび電子ファイルを、ビルフォルダ「Ｂビル」の中の業務フォルダ「警備」の中へ移動またはコピーすることを禁止する。このようにすれば、ＢＭ作業者による、ビルを跨いだ、フォルダおよび電子ファイルの不用意な移動またはコピーを防ぐことができる。

【0064】

次に、管理業務の引継ぎ時におけるフォルダのアクセス権の更新について説明する。委託者は、ビルの管理業務の委託を、現在委託しているＢＭから、別のＢＭに変更する場合があり、その場合には、現ＢＭから新ＢＭへの管理業務の引継ぎが必要になる。そこで、フォルダ管理装置１２のアクセス管理部６６は、委託者から引継ぎ時間の指定を受けることで、指定された引継ぎ時間の間だけ、現ＢＭ（旧ＢＭ）と新ＢＭの両方に、引継がれる管理業務に対応する業務フォルダ８４のアクセス権を与える。この実施形態について、以下に説明する。

【0065】

委託者は、フォルダ管理装置１２のサービスにログインして、管理業務の引継ぎの設定要求をすると、フォルダ管理装置１２は、委託者が操作する情報端末装置１６に、図１６に示すような引継ぎ設定画面を提供する。図１６は、ユーザー管理ＤＢ６８で委託者に対応づけられたビルが複数ある場合には、そのうちの引継ぎを行うビルが選択されて表示される画面の一例である。図１６の引継ぎ設定画面は、図１０のＢＭ責任者のユーザーＩＤ発行画面と、下部のボタン構成以外は、ほぼ同じ構成である。

【0066】

委託者は、引継ぎ設定画面において、ＢＭを変更する管理業務の入力セット１９０（図１５では一番上（Ａビルの警備）の入力セット１９０）に、新ＢＭの情報（ＢＭ責任者、メールアドレス、ＢＭ会社名）を入力し、引継ぎ設定画面の下部にあるテキストボックス２０８に引継ぎ時間（引継ぎ日数）を設定した後、「更新」ボタン４０６を押下する。

【0067】

ボタン４０６の押下により、引継ぎ設定画面で入力された新ＢＭの情報は、フォルダ管理装置１２の受付部６０に受け付けられ、それに応じて、ユーザー登録部６２は、新ＢＭ責任者のユーザーＩＤとパスワードを発行する。そして、ユーザー登録部６２は、図１７に示すように、新ＢＭ責任者のユーザーＩＤ（図１７ではユーザーＩＤ：０１１０）およびパスワードと、引継ぎ設定画面に入力されたユーザー名、メールアドレス、人物属性（ＢＭ責任者）、所属会社、ビル名および管理業務（図１７ではＡビルおよび警備）とを対応づけて、ユーザー管理ＤＢ６８に登録する。これにより、新ＢＭ責任者は、受託したビルの管理業務（図１７ではＡビルの警備）に関して、同じ会社に所属する作業者（ＢＭ作業者）のユーザーＩＤを発行することができる。以上の処理により、アクセス管理部６６は、新ＢＭ責任者（または新ＢＭ作業者）がフォルダ管理装置１２のサービスに各自のユーザーＩＤでログインした際に、新ＢＭ責任者（または新ＢＭ作業者）の情報端末装置に、引継がれた管理業務（Ａビルの警備）に対応する業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可することになる。

【0068】

また、アクセス管理部６６は、引継ぎ設定画面のボタン４０６の押下（管理業務の委託先を変更する指令）と、引継ぎ時間を受け付け、ボタン４０６の押下から引継ぎ時間が経過するまで、ユーザー管理ＤＢ６８における、旧ＢＭ責任者および旧ＢＭ作業者のユーザーＩＤ（図１７ではユーザーＩＤ：０１０１、１００１、１００２）に対応づけられたビルの管理業務（Ａビルの警備）を維持する。これにより、アクセス管理部６６は、引継ぎ設定画面のボタン４０６の押下から引継ぎ時間が経過するまで、旧ＢＭ責任者および旧ＢＭ作業者が操作する情報端末装置に、引継がれた管理業務（Ａビルの警備）に対応する業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを許可することになる。このように、ビルの管理業務の委託先が変更される場合、引継ぎ時間の間だけ、旧ＢＭと新ＢＭの両方に業務フォルダへのアクセスを許可するので、引継ぎ対象の業務フォルダ８４内のフォルダ、電子ファイルを用いた引継ぎを円滑に行うことができる。

【0069】

また、アクセス管理部６６は、引継ぎ設定画面のボタン４０６の押下から引継ぎ時間が経過した後に、図１８に示すように、ユーザー管理ＤＢ６８の旧ＢＭ責任者および旧ＢＭ作業者のユーザーＩＤ（図１８ではユーザーＩＤ：０１０１、１００１、１００２）に対応づけられたビル名、管理業務のうち、引継がれたビルの管理業務（図１７に示すＡビル、警備）についてはＮ／Ａ（ノットアサイン）に更新する。これにより、アクセス管理部６６は、旧ＢＭ責任者（または旧ＢＭ作業者）がフォルダ管理装置１２のサービスに各自のユーザーＩＤでログインした際に、旧ＢＭ責任者（または旧ＢＭ作業者）の情報端末装置に、引継がれた管理業務（Ａビルの警備）に対応する業務フォルダ以下のフォルダおよび電子ファイルへのアクセスを禁止することになる。従って、旧ＢＭ責任者（または旧ＢＭ作業者）に対する、引継がれた業務フォルダ８４の情報セキュリティも担保することができる。

【0070】

なお、図１６の引継ぎ設定画面において、下部のラジオボタン３０４で「すぐに更新」が選択され、「更新」ボタン４０６が押下された場合には、アクセス管理部６６は、当該ボタン４０６の押下された後すぐに、図１８に示すように、旧ＢＭ責任者および旧ＢＭ作業者のユーザーＩＤに対応づけられたビル名、管理業務のうち、引継がれたビルの管理業務（図１７に示すＡビル、警備）についてＮ／Ａ（ノットアサイン）に更新する。このようにすれば、旧ＢＭ責任者および旧ＢＭ作業者の、引継がれた業務フォルダ８４のアクセス権を即座に消失させることができる。

【符号の説明】

【0071】

１０ フォルダ管理システム、１２ フォルダ管理装置、１４，１６，１８，２０Ａ，２０Ｂ 情報端末装置、２２ ネットワーク、３０ プロセッサ、３２ 入力部、３４ 表示部、３６ ＲＯＭ、３８ ＲＡＭ、４０ ハードディスクドライブ、４２ 通信部、４６ バス、６０ 受付部、６２ ユーザー登録部、６４ フォルダ生成部、６６ アクセス管理部、６８ ユーザー管理データベース、７０ フォルダ群、７２ 基礎フォルダ群、８０ 委託者フォルダ、８２ ビルフォルダ、８４ 業務フォルダ、８４ａ 共通業務フォルダ、９０ ＢＭ個別フォルダ、１００ ビルの名称、１０２ 受託法人（所属会社）、１０４ 管理業務、１１０ ユーザー名、１９０ 入力セット、２００，２０２，２０４，２０６，２０８，２１０ テキストボックス、３００，３０２，３０４ ラジオボタン、４００，４０２，４０４，４０６ ボタン、５００ 電子ファイル、５０２ 任意のフォルダ。

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】

【図17】

【図18】