特許 7484294 情報処理装置及び情報処理システム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2024-05-08

(45)【発行日】2024-05-16

(54)【発明の名称】情報処理装置及び情報処理システム

(51)【国際特許分類】

   G06F 21/62 20130101AFI20240509BHJP

   H04N 1/00 20060101ALI20240509BHJP

   G06F 21/60 20130101ALI20240509BHJP

   G06F 21/31 20130101ALI20240509BHJP

【ＦＩ】

G06F21/62 309

H04N1/00 838

G06F21/60 340

G06F21/31

【請求項の数】 10

(21)【出願番号】P 2020054872

(22)【出願日】2020-03-25

(65)【公開番号】P2021157317

(43)【公開日】2021-10-07

【審査請求日】2023-02-28

(73)【特許権者】

【識別番号】000005496

【氏名又は名称】富士フイルムビジネスイノベーション株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】110001210

【氏名又は名称】弁理士法人ＹＫＩ国際特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】神谷 成樹

(72)【発明者】

【氏名】伊與田 哲男

(72)【発明者】

【氏名】増田 拓弥

【審査官】金沢 史明

(56)【参考文献】

【文献】特開２０１９－１６０１３８（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１９－０５７０４０（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１０－００４４２３（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００７－０９５０３４（ＪＰ，Ａ）

【文献】米国特許出願公開第２００７／０１３３０３３（ＵＳ，Ａ１）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｇ０６Ｆ ２１／６２

Ｇ０６Ｆ ２１／６０

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

プロセッサを有し、
前記プロセッサは、
ドキュメントの利用者と利用装置とを示す利用者情報を受信し、
自装置と前記自装置を利用するユーザとの組が、受信した前記利用者情報が示す前記利用者と前記利用装置との組に該当する場合、前記ユーザの認証が成功したとして、前記自装置によって前記ドキュメントに対して処理が実行されることを許可せずに、前記ユーザが前記ドキュメントに対する前記処理の実行の指示を前記自装置とは異なる処理装置に与えることを許可する、
ことを特徴とする情報処理装置。

【請求項2】

前記プロセッサは、更に、
前記ユーザが認証された場合、前記ユーザが認証されたことを示す情報を前記処理装置に送信する、
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項3】

前記プロセッサは、更に、
前記ドキュメントを受信せずに、前記ドキュメントに対する前記処理の実行の指示を前記処理装置に与えることが許可されるためのユーザ認証を前記ユーザに促す情報を受信する、
ことを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の情報処理装置。

【請求項4】

前記プロセッサは、
前記自装置にて前記ドキュメントの閲覧及び編集を禁止する、
ことを特徴とする請求項１から請求項３のいずれか一項に記載の情報処理装置。

【請求項5】

前記プロセッサは、
前記ユーザの認証が成功した場合、前記自装置によって前記ドキュメントに対して前記処理が実行されることを許可せずに、前記ユーザが前記ドキュメントの印刷の指示を前記処理装置に与えることを許可する、
ことを特徴とする請求項１から請求項４のいずれか一項に記載の情報処理装置。

【請求項6】

送信元装置と送信先装置と処理装置とを含み、
前記送信元装置は、第１プロセッサを有し、
前記第１プロセッサは、
ドキュメント、及び、前記ドキュメントの送信先ユーザと前記送信先装置とを示す送信先情報を、前記処理装置に送信し、
前記送信先装置は、第２プロセッサを有し、
前記第２プロセッサは、
前記送信先情報を受信し、
自装置である前記送信先装置と前記自装置である前記送信先装置を利用するユーザとの組が、受信した前記送信先情報が示す前記送信先ユーザと前記送信先装置との組に該当する場合、前記ユーザの認証が成功したとして、前記自装置である前記送信先装置によって前記ドキュメントに対して処理が実行されることを許可せずに、前記ユーザが前記ドキュメントに対する前記処理の実行の指示を前記処理装置に与えることを許可する、
ことを特徴とする情報処理システム。

【請求項7】

前記処理装置は、第３プロセッサを有し、
前記第３プロセッサは、
前記ユーザの指示に従って前記処理装置によって前記ドキュメントに対して前記処理が実行された場合、前記ドキュメントが前記処理装置によって処理されたことを示す処理済み情報を前記ドキュメントに紐付けて、前記処理装置を管理する管理装置に送信する、
ことを特徴とする請求項６に記載の情報処理システム。

【請求項8】

前記第３プロセッサは、更に、
前記ユーザの指示に従って前記処理装置によって前記ドキュメントに対して前記処理が実行された場合、前記ドキュメントに新たな識別情報を紐付けて、前記ドキュメントとは異なる新たなドキュメントを作成する、
ことを特徴とする請求項７に記載の情報処理システム。

【請求項9】

前記処理装置は、第３プロセッサを有し、
前記第３プロセッサは、
前記ドキュメントに対して保護するための処理を施すことで保護済みドキュメントを作成し、
前記第２プロセッサは、
前記ユーザの認証が成功した場合、前記送信先装置によって前記保護済みドキュメントに対して前記処理が実行されることを許可せずに、前記ユーザが前記保護済みドキュメントの印刷の実行の指示を前記処理装置に与えることを許可し、
前記第３プロセッサは、更に、
前記保護済みドキュメントの印刷によって作成された原稿が読取装置によって読み取られることで新たなドキュメントが作成された場合、前記新たなドキュメントに対して保護するための前記処理を施すことで新たな保護済みドキュメントを作成する、
ことを特徴とする請求項６に記載の情報処理システム。

【請求項10】

前記第３プロセッサは、
前記ドキュメントと前記新たなドキュメントとの間に差異がある場合、前記新たなドキュメントに対して保護するための前記処理を施すことで前記新たな保護済みドキュメントを作成する、
ことを特徴とする請求項９に記載の情報処理システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、情報処理装置及び情報処理システムに関する。

【背景技術】

【0002】

電子的なドキュメントを送信先の装置に送信し、その送信先の装置のユーザがそのドキュメントを利用できるようにするシステムが知られている。

【0003】

特許文献１に記載のコンテンツ認証システムは、コンテンツの作成者によって使用される作成者端末と、コンテンツの利用者によって利用されるユーザ端末とを含む。作成者端末は、コンテンツの利用権限を設定するユーザの指紋認証コードが格納された指紋認証コードデータベースを有する。コンテンツを作成する際に、コンテンツの作成者は、そのコンテンツの利用権限を与えるユーザの指紋認証コードと、各ユーザに与える利用権限を示すユーザとを、コンテンツのヘッダに含める。コンテンツの作成時に、複数のユーザに対して、それぞれのユーザに応じた利用権限を設定することが可能となる。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【文献】特開２００６－２４３８６８号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

ところで、ドキュメントを利用するユーザが認証に使う装置にて当該ドキュメントに対して処理が実行されると、当該ドキュメントのセキュリティが低下する場合がある。例えば、認証に使う装置の周りに多くの人がいた場合に、認証に使う装置にて当該ドキュメントに対する処理が実行されると、当該ドキュメントの内容が他人に漏洩する可能性がある。

【0006】

本発明の目的は、ドキュメントを利用するユーザが認証に使う装置で当該ドキュメントに対する処理を実行せずとも、当該処理を実行することのできるシステムを提供することにある。

【課題を解決するための手段】

【0007】

請求項１に係る発明は、プロセッサを有し、前記プロセッサは、ドキュメントの利用者と利用装置とを示す利用者情報を受信し、自装置と前記自装置を利用するユーザとの組が、受信した前記利用者情報が示す前記利用者と前記利用装置との組に該当する場合、前記ユーザの認証が成功したとして、前記自装置によって前記ドキュメントに対して処理が実行されることを許可せずに、前記ユーザが前記ドキュメントに対する前記処理の実行の指示を前記自装置とは異なる処理装置に与えることを許可する、ことを特徴とする情報処理装置である。

【0009】

請求項２に係る発明は、前記プロセッサは、更に、前記ユーザが認証された場合、前記ユーザが認証されたことを示す情報を前記処理装置に送信する、ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置である。

【0010】

請求項３に係る発明は、前記プロセッサは、更に、前記ドキュメントを受信せずに、前記ドキュメントに対する前記処理の実行の指示を前記処理装置に与えることが許可されるためのユーザ認証を前記ユーザに促す情報を受信する、ことを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の情報処理装置である。

【0011】

請求項４に係る発明は、前記プロセッサは、前記自装置にて前記ドキュメントの閲覧及び編集を禁止する、ことを特徴とする請求項１から請求項３のいずれか一項に記載の情報処理装置である。

【0012】

請求項５に係る発明は、前記プロセッサは、前記ユーザの認証が成功した場合、前記自装置によって前記ドキュメントに対して前記処理が実行されることを許可せずに、前記ユーザが前記ドキュメントの印刷の指示を前記処理装置に与えることを許可する、ことを特徴とする請求項１から請求項４のいずれか一項に記載の情報処理装置である。

【0013】

請求項６に係る発明は、送信元装置と送信先装置と処理装置とを含み、前記送信元装置は、第１プロセッサを有し、前記第１プロセッサは、ドキュメント、及び、前記ドキュメントの送信先ユーザと前記送信先装置とを示す送信先情報を、前記処理装置に送信し、前記送信先装置は、第２プロセッサを有し、前記第２プロセッサは、前記送信先情報を受信し、自装置である前記送信先装置と前記自装置である前記送信先装置を利用するユーザとの組が、受信した前記送信先情報が示す前記送信先ユーザと前記送信先装置との組に該当する場合、前記ユーザの認証が成功したとして、前記自装置である前記送信先装置によって前記ドキュメントに対して処理が実行されることを許可せずに、前記ユーザが前記ドキュメントに対する前記処理の実行の指示を前記処理装置に与えることを許可する、ことを特徴とする情報処理システムである。

【0015】

請求項７に係る発明は、前記処理装置は、第３プロセッサを有し、前記第３プロセッサは、前記ユーザの指示に従って前記処理装置によって前記ドキュメントに対して前記処理が実行された場合、前記ドキュメントが前記処理装置によって処理されたことを示す処理済み情報を前記ドキュメントに紐付けて、前記処理装置を管理する管理装置に送信する、ことを特徴とする請求項６に記載の情報処理システムである。

【0016】

請求項８に係る発明は、前記第３プロセッサは、更に、前記ユーザの指示に従って前記処理装置によって前記ドキュメントに対して前記処理が実行された場合、前記ドキュメントに新たな識別情報を紐付けて、前記ドキュメントとは異なる新たなドキュメントを作成する、ことを特徴とする請求項７に記載の情報処理システムである。

【0017】

請求項９に係る発明は、前記処理装置は、第３プロセッサを有し、前記第３プロセッサは、前記ドキュメントに対して保護するための処理を施すことで保護済みドキュメントを作成し、前記第２プロセッサは、前記ユーザの認証が成功した場合、前記送信先装置によって前記保護済みドキュメントに対して前記処理が実行されることを許可せずに、前記ユーザが前記保護済みドキュメントの印刷の実行の指示を前記処理装置に与えることを許可し、前記第３プロセッサは、更に、前記保護済みドキュメントの印刷によって作成された原稿が読取装置によって読み取られることで新たなドキュメントが作成された場合、前記新たなドキュメントに対して保護するための前記処理を施すことで新たな保護済みドキュメントを作成する、ことを特徴とする請求項６に記載の情報処理システムである。

【0018】

請求項１０に係る発明は、前記第３プロセッサは、前記ドキュメントと前記新たなドキュメントとの間に差異がある場合、前記新たなドキュメントに対して保護するための前記処理を施すことで前記新たな保護済みドキュメントを作成する、ことを特徴とする請求項９に記載の情報処理システムである。

【発明の効果】

【0019】

請求項１，６に係る発明によれば、ドキュメントを利用するユーザが認証に使う装置で当該ドキュメントに対する処理を実行せずとも、当該処理を実行することのできるシステムを提供することができる。また、利用者情報が示す利用装置以外の装置にてドキュメントに対する処理の実行の指示が与えられることを防ぐことができる。

【0021】

請求項２に係る発明によれば、ドキュメントに対する処理の実行の指示を与えるユーザが認証されていることを処理装置に知らせることができる。

【0022】

請求項３，４に係る発明によれば、ユーザが認証に使う装置からドキュメントの内容が漏洩することを防ぎつつ、ドキュメントに対する処理を実行することができる。

【0023】

請求項５に係る発明によれば、ユーザ認証に使う装置からドキュメントの内容が漏洩することを防ぎつつ、ドキュメントの印刷を実行することができる。

【0024】

請求項７に係る発明によれば、ドキュメントに対して処理が施されたことを管理することができる。

【0025】

請求項８に係る発明によれば、処理が施されていないドキュメントと処理が施されたドキュメントとを区別して管理することができる。

【0026】

請求項９，１０に係る発明によれば、原稿が読み取られることで作成された新たなドキュメントを、その原稿の作成に用いられたドキュメントと区別して管理することができる。

【図面の簡単な説明】

【0027】

【図1】ドキュメント管理システムの構成の例を示す図である。

【図2】作成端末、処理装置及び利用端末のそれぞれのハードウエアの構成の例を示す図である。

【図3】メタデータのデータ内容を例示する図である。

【図4】ユーザＩＤサーバが管理するデータ内容を例示する図である。

【図5】ＤＩＤサーバが管理するデータ内容を例示する図である。

【図6】処理装置管理サーバが管理するデータ内容を例示する図である。

【図7】処理装置の構成及び処理装置が持つデータ内容を例示する図である。

【図8】組織内管理システムを設けたシステム構成の例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0028】

図１に、情報処理システムの一例であるドキュメント管理システムの一つの実施形態の概略構成を示す。なお、図１に示すドキュメント管理システムは、出願人が提案しているドキュメント管理システム（例えば、特開２０１８－１５６４０９号公報、特開２０１８－１５６４１０号公報、特開２０１８－１５６４１１号公報、及び、特開２０１８－１５６３８３号公報に例示されているシステム）と同様のシステムである。

【0029】

本実施形態のドキュメント管理システムは、電子的なドキュメントをセキュアに利用できる環境を提供し、ドキュメントの情報が漏洩するリスクを下げることを目指す。ここで、ドキュメントは、１つの単位（例えば１つのファイル）として流通可能なコンテントデータであり、データの種類は特に限定されない。例えば、ドキュメントの概念には、テキストデータ、ワードプロセッサソフトで作成された文書データ、表計算ソフトで作成されたスプレッドシートデータ、ＣＡＤ（Computer Aided Design）データ、画像データ、動画データ、音声データ、マルチメディアデータ、ウェブブラウザで表示されたページデータ、その他ＰＣ上で作成・編集・閲覧されプリントアウト対象となる様なデータ等が含まれる。

【0030】

このドキュメント管理システムは、複数のローカルシステム１００とそれらローカルシステムに関する管理（特に後述する処理システムの管理）を行う管理システム２００とを含む。管理システム２００は、インターネット等の広域ネットワーク１０を介して各ローカルシステム１００と通信可能である。

【0031】

ローカルシステム１００は、ローカルネットワーク１０８に接続された１以上の作成端末１０２、１以上の利用端末１０４、及び処理装置１１０を含む。ローカルネットワーク１０８は、企業等の組織内に設けられたプライベートネットワーク（例えばＬＡＮとして構成）であり、ファイアウォール等により広域ネットワーク１０から保護されている。処理装置１１０は、基本的に、ローカルシステム１００内に１つ設置される。組織内のプライベートネットワークが大規模なものである場合、プライベートネットワークを構成する個々のネットワークセグメントをそれぞれローカルシステム１００とし、それら個々のローカルシステム１００内に１つずつ処理装置１１０を設置してもよい。例えば、ある会社の部署毎の居室内のネットワークセグメントがそれぞれその部署のローカルシステム１００となり、そのセグメントに１つの処理装置１１０が設置される。この例では、会社毎や各会社の部署毎に処理装置１１０を核とするローカルシステム１００が形成され、それら各処理装置１１０が中央にある管理システム２００から管理される。

【0032】

作成端末１０２は、ドキュメントを作成するために用いられる端末であり、例えばデスクトップ型又はノート型のパーソナルコンピュータ、ワークステーション、タブレット端末、スマートフォン、複合機、スキャナ、ファクシミリ装置、デジタルカメラ等がその例である。作成端末１０２には、ドキュメントの作成、編集等のためのアプリケーションがインストールされている。また、作成端末１０２には、作成したドキュメントの配信をドキュメント管理システムに依頼するためのソフトウエアがインストールされている。このソフトウエアの形態としては、後述する処理装置１１０と情報をやりとりするデバイスドライバとして実装、またはＷｅｂアプリによる実装、などが考えられる。作成端末１０２は、送信元装置の一例に相当する。

【0033】

処理装置１１０は、一例として、作成端末１０２が作成したドキュメントを、本実施形態のドキュメント管理システムが提供するセキュアな環境で用いる形態である保護済みドキュメント（以下では「ｅＤｏｃファイル」とも呼ぶ）へと変換するという保護処理を実行する。保護処理は、元のドキュメントをｅＤｏｃファイルへとエンコードする処理ともいえ、この意味では処理装置１１０は一種のエンコーダである。この保護処理では、ドキュメントを、例えば、本実施形態のシステムのために設計された専用フォーマットのデータに変換すると共に、そのドキュメントの配信先に指定されたユーザにのみ復号可能な形で暗号化する。フォーマット変換と暗号化はどちらを先に行ってもよい。

【0034】

上記の保護処理は、処理装置１１０が実行する処理の一例に過ぎず、処理装置１１０は、作成端末１０２が作成した元のドキュメントに、保護処理以外の処理を施してもよい。つまり、保護済みドキュメントは、処理装置１１０が元のドキュメントに処理を施すことで生成された処理済みドキュメントの一例であり、保護処理はその処理の一例に過ぎない。例えば、処理装置１１０は、元のドキュメントに、暗号化処理を施さずにフォーマット変換処理を施すことで、フォーマットが変換されたドキュメントを生成してもよいし、元のドキュメントに、フォーマット変換処理を施さずに暗号化処理を施すことで、暗号化されたドキュメントを生成してもよい。このようにして生成されたドキュメントも、処理装置１１０による処理によって生成された処理済みドキュメントの一例に相当する。以下では一例として、保護処理によってｅＤｏｃファイルが生成され、そのｅＤｏｃファイルが扱われる例について説明するが、本実施形態にて扱われるファイルはｅＤｏｃファイルに限らず、保護処理以外の処理を施すことで生成された、ｅＤｏｃファイル以外のドキュメントであってもよい。後述するように、例えば、ｅＤｏｃファイルは印刷の対象となるドキュメントであるが、保護処理以外の処理を施すことで生成された、ｅＤｏｃファイル以外のドキュメントも、印刷の対象となってもよい。

【0035】

処理装置１１０は、保護済みドキュメントに対して印刷等の処理を実行してもよい。例えば、ユーザが利用端末１０４を用いて保護済みドキュメントの印刷の指示を与えると、処理装置１１０は、その印刷の指示に従って印刷対象の保護済みドキュメントを印刷する。なお、印刷等の処理は、処理装置１１０以外の装置によって実行されてもよい。

【0036】

また処理装置１１０は、保護済みドキュメントのメタデータを作成し、作成したメタデータを上位システムである管理システム２００に登録する。メタデータは、当該保護済みドキュメントの書誌事項、配信先の情報、各配信先が保護済みドキュメントの暗号化を解除するのに用いるキーの情報等を含む。メタデータは複数の項目を含み、このサービスで提供される機能に応じて対応するデバイスやユーザからデータ付与・編集・更新が実行される。

【0037】

一例として、それら項目のうちの一部を、ドキュメント管理システムに対するドキュメントの登録指示を行ったユーザが指定し、別の一部は処理装置１１０が作成する。また、メタデータのうちの一部の項目の値を管理システム２００や利用端末１０４が設定することもあり得る。

【0038】

処理装置１１０は、一例として、生成した保護済みドキュメント（ｅＤｏｃファイル）を、ユーザの指定した配信先の利用端末１０４に送信してもよい。保護処理以外の処理を施すことでｅＤｏｃファイル以外のドキュメントが生成された場合、そのドキュメントが利用端末１０４に送信されてもよい。処理装置１１０は、保護済みドキュメントを配信先の利用端末１０４に送信せずに、保護済みドキュメントに対する印刷等の処理の実行の指示を与えることが許可されるためのユーザ認証をユーザに促す情報を、配信先の利用端末１０４に送信してもよい。

【0039】

保護済みドキュメントすなわちｅＤｏｃファイルは、元のドキュメントを専用フォーマットに変換し暗号化したものであり、ｅＤｏｃの本体とも呼ぶ。ｅＤｏｃファイルに対して印刷等の処理を可能とするためには、対応するメタデータが必要となる。ｅＤｏｃファイルとメタデータとが揃って、印刷等の処理が可能な完全な保護済みドキュメントを構成する。このように、ｅＤｏｃファイルとこれに対応するメタデータとの組を、以下では「ｅＤｏｃ」と呼ぶ。

【0040】

処理装置１１０は、無線ＬＡＮのアクセスポイントの機能を内蔵していてもよい。この場合、利用端末１０４は、無線ＬＡＮで処理装置１１０と通信可能である。

【0041】

利用端末１０４は、一例として、保護済みドキュメント（ｅＤｏｃファイル）に対して印刷等の処理の実行の指示を与えるために用いられる端末である。本実施形態では、利用端末１０４では、保護済みドキュメントに対して印刷や閲覧や編集等の処理を実行することは許可されず、これらの処理やそのための操作は禁止される。ここでいう「閲覧」は、保護済みドキュメントをそのドキュメントが表す情報内容に応じた態様で利用することを意味する。例えば、保護済みドキュメントがワープロデータや図面等の文書を情報内容として持つ場合、閲覧は、利用端末１０４が表示したその文書をユーザが読む又は見ることである。また保護済みドキュメントが表す情報内容が音声である場合、閲覧とは、利用端末１０４が再生したその音声をユーザが聞くことである。なお、利用端末１０４には、保護済みドキュメントの名称等が表示されてもよい。利用端末１０４は、情報処理装置又は送信先装置の一例に相当する。なお、保護処理以外の処理を施すことでｅＤｏｃファイル以外のドキュメントが生成された場合、利用端末１０４は、そのドキュメントに対して印刷等の処理の実行の指示を与えるために用いられる。

【0042】

また、本実施形態では、一例として、本実施形態のドキュメント管理システムを利用するユーザを認証するためのツールとして、ユーザが携帯する認証デバイス１３０を用いる。認証デバイス１３０は、ＩＣカードのように、当該デバイスを携帯するユーザに固有の識別情報を内蔵し、外部装置からの要求に応じてユーザ認証のためのデータ処理を実行するデバイスである。認証デバイス１３０は、そのような個人認証用のＩＣカードと同等の機能を内蔵したスマートフォンのような携帯端末であってもよい。利用端末１０４や作成端末１０２は、ＮＦＣ（Near Field Communication）等の無線通信プロトコルを用いて認証デバイス１３０と通信する機能を備える。利用端末１０４や作成端末１０２は、認証デバイス１３０との間で所定のプロトコルに沿ってユーザ認証のための情報をやりとりし、その認証デバイス１３０を携帯するユーザを認証する。あるいは、実際のユーザ認証は処理装置１１０や管理システム２００等、本実施形態のドキュメント管理システムのサーバ側が実行し、利用端末１０４や作成端末１０２は、サーバ側と認証デバイス１３０との間のデータ転送の仲介を行う方式であってもよい。また、利用端末１０４や作成端末１０２が認証デバイス１３０の機能を内蔵していてもよい。

【0043】

管理システム２００は、各ローカルシステム１００内の処理装置１１０を管理する。また管理システム２００は、それら各処理装置１１０が生成した保護済みドキュメントのメタデータを管理し、要求に応じてメタデータを利用端末１０４に提供する。管理システム２００は、１台のコンピュータ、又は相互に通信可能な複数のコンピュータにより構成され、ユーザＩＤサーバ２１０、ＤＩＤサーバ２２０、メタデータサーバ２３０、処理装置管理サーバ２４０の機能を有する。

【0044】

ユーザＩＤサーバ２１０は、ドキュメント管理システムを利用する各ユーザの情報を管理するサーバである。ドキュメント管理システムを利用するユーザには、２つの階層がある。１つは、ドキュメント管理システムの利用のための契約を本システムの運営者と結んだ契約者であり、もう１つはその契約の下で実際にシステムを利用してドキュメントの登録等を行う一般ユーザである。例えば、会社が契約者であり、その会社のローカルネットワーク１０８に処理装置１１０が設置され、その会社の社員が一般ユーザとして、その処理装置１１０を介してドキュメント管理システムを利用するケースが多いと想定される。ユーザＩＤサーバ２１０は、契約者と一般ユーザのそれぞれについての情報を保持し、管理する。

【0045】

ＤＩＤサーバ２２０は、保護済みドキュメントの識別情報（ＩＤ）であるＤＩＤ（ドキュメントＩＤ）を管理する。実際に保護済みドキュメントにＤＩＤを付与するのはその保護済みドキュメントを作成した処理装置１１０であるが、ＤＩＤサーバ２２０は処理装置１１０に対してＤＩＤの発行権限と発行枠（発行数）を付与し、その発行権限と発行枠の中で処理装置１１０が実際に発行したＤＩＤの報告を受けて記録する。これにより、ＤＩＤサーバ２２０は、不正なＤＩＤの発生を抑止し、不正なＤＩＤを持つドキュメントを検知可能とする。

【0046】

メタデータサーバ２３０は、処理装置１１０が生成した保護済みドキュメント（ｅＤｏｃファイル）のメタデータを保持し、管理する。メタデータサーバ２３０は、ユーザから利用端末１０４を介して保護済みドキュメントのメタデータを要求された場合、そのユーザが正当な者であれば、メタデータをその利用端末１０４に提供する。なお、メタデータを要求するユーザがメタデータサーバ２３０にとって「正当な者」であるとは、そのユーザと、そのユーザがその要求を発する際に用いた利用端末１０４との組合せが、そのｅＤｏｃファイルのＤＩＤ（これはその要求に含まれる）に対応づけてメタデータサーバ２３０が保持しているメタデータ中の配信先情報（詳しくは後述）に示される配信先ユーザ及び配信先の利用端末１０４の組合せに該当する場合のことである。

【0047】

処理装置管理サーバ２４０は、各処理装置１１０のステータス（状態）を管理するサーバである。

【0048】

以下、図２を参照して、作成端末１０２、処理装置１１０及び利用端末１０４のそれぞれのハードウエアの構成について説明する。図２には、それらのハードウエアの構成の一例が示されている。

【0049】

作成端末１０２は、例えば、通信装置１０２ａ、ＵＩ１０２ｂ、メモリ１０２ｃ及びプロセッサ１０２ｄを含む。

【0050】

通信装置１０２ａは、通信チップ等を有する通信インタフェース（例えばネットワークインタフェース等）であり、他の装置やシステムにデータを送信する機能、及び、他の装置やシステムから送信されてきたデータを受信する機能を有する。

【0051】

ＵＩ１０２ｂはユーザインタフェースであり、表示装置及び操作装置の中の少なくとも１つを含む。表示装置は、液晶ディスプレイやＥＬディスプレイ等である。操作装置は、キーボードや入力キーや操作パネル等である。ＵＩ１０２ｂは、表示装置と操作装置とを兼ね備えたタッチパネル等のＵＩであってもよい。

【0052】

メモリ１０２ｃは、データを記憶する１又は複数の記憶領域を構成する装置である。メモリ１０２ｃは、例えば、ハードディスクドライブ、各種のメモリ（例えばＲＡＭやＤＲＡＭやＲＯＭ等）、その他の記憶装置（例えば光ディスク等）、又は、それらの組み合わせである。

【0053】

プロセッサ１０２ｄは、作成端末１０２の各部の動作を制御するように構成されている。プロセッサ１０２ｄは、メモリを含んでもよい。作成端末１０２の機能は、プロセッサ１０２ｄによって実現される。プロセッサ１０２ｄは、第１プロセッサの一例に相当する。

【0054】

処理装置１１０は、例えば、通信装置１１０ａ、ＵＩ１１０ｂ、メモリ１１０ｃ及びプロセッサ１１０ｄを含む。

【0055】

通信装置１１０ａは、通信チップ等を有する通信インタフェース（例えばネットワークインタフェース等）であり、他の装置やシステムにデータを送信する機能、及び、他の装置やシステムから送信されてきたデータを受信する機能を有する。

【0056】

ＵＩ１１０ｂはユーザインタフェースであり、表示装置及び操作装置の中の少なくとも１つを含む。表示装置は、液晶ディスプレイやＥＬディスプレイ等である。操作装置は、キーボードや入力キーや操作パネル等である。ＵＩ１１０ｂは、表示装置と操作装置とを兼ね備えたタッチパネル等のＵＩであってもよい。

【0057】

メモリ１１０ｃは、データを記憶する１又は複数の記憶領域を構成する装置である。メモリ１１０ｃは、例えば、ハードディスクドライブ、各種のメモリ（例えばＲＡＭやＤＲＡＭやＲＯＭ等）、その他の記憶装置（例えば光ディスク等）、又は、それらの組み合わせである。

【0058】

プロセッサ１１０ｄは、処理装置１１０の各部の動作を制御するように構成されている。プロセッサ１１０ｄは、メモリを含んでもよい。処理装置１１０の機能は、プロセッサ１１０ｄによって実現される。プロセッサ１１０ｄは、第３プロセッサの一例に相当する。

【0059】

利用端末１０４は、例えば、通信装置１０４ａ、ＵＩ１０４ｂ、メモリ１０４ｃ及びプロセッサ１０４ｄを含む。

【0060】

通信装置１０４ａは、通信チップ等を有する通信インタフェース（例えばネットワークインタフェース等）であり、他の装置やシステムにデータを送信する機能、及び、他の装置やシステムから送信されてきたデータを受信する機能を有する。

【0061】

ＵＩ１０４ｂはユーザインタフェースであり、表示装置及び操作装置の中の少なくとも１つを含む。表示装置は、液晶ディスプレイやＥＬディスプレイ等である。操作装置は、キーボードや入力キーや操作パネル等である。ＵＩ１０４ｂは、表示装置と操作装置とを兼ね備えたタッチパネル等のＵＩであってもよい。

【0062】

メモリ１０４ｃは、データを記憶する１又は複数の記憶領域を構成する装置である。メモリ１０４ｃは、例えば、ハードディスクドライブ、各種のメモリ（例えばＲＡＭやＤＲＡＭやＲＯＭ等）、その他の記憶装置（例えば光ディスク等）、又は、それらの組み合わせである。

【0063】

プロセッサ１０４ｄは、利用端末１０４の各部の動作を制御するように構成されている。プロセッサ１０４ｄは、メモリを含んでもよい。利用端末１０４の機能は、プロセッサ１０４ｄによって実現される。プロセッサ１０４ｄは、第２プロセッサの一例に相当する。

【0064】

次に、図３を参照して、ｅＤｏｃのメタデータ３００のデータ内容の例を説明する。

【0065】

メタデータ３００の含む項目のうち、まず「ＤＩＤ」は、そのｅＤｏｃを生成した処理装置１１０が付与したドキュメントＩＤである。「ドキュメント名」は、そのｅＤｏｃの名称又はタイトルである。

【0066】

「配信者ＩＤ」は、そのｅＤｏｃを配信した者、すなわち作成端末１０２から処理装置１１０に対してドキュメントの登録操作を行い、処理装置１１０を介して配信を行う者（以下、「配信者」と呼ぶ）のユーザＩＤである。

【0067】

「エンコード日時」は、作成端末１０２からのドキュメントがエンコード（つまり保護処理）されてそのｅＤｏｃが作成された日時である。「処理装置ＩＤ」は、その保護処理を実行した処理装置の識別情報である。「暗号化情報」は、そのｅＤｏｃの生成時の暗号化に関する情報であり、暗号化に用いた暗号化ソフト名、その暗号化ソフトのバージョン、及びその暗号化を解除（復号）するための鍵を表す鍵情報を含む。鍵情報は、例えば、復号のための鍵を各配信先ユーザの公開鍵で暗号化したものである。「キーワード情報」は、そのｅＤｏｃ（又は元データ）から抽出したキーワードのリストである。このキーワード情報は、例えばｅＤｏｃの検索の際に利用される。

【0068】

「配信先情報」は、配信者がそのｅＤｏｃの配信先に指定したユーザ及び利用端末１０４を表す情報である。図３の例では、配信先情報は、配信先のユーザ毎に、そのユーザのユーザＩＤとそのユーザが用いるべき利用端末１０４のＩＤ（識別情報）とを含んでいる。複数の利用端末１０４が指定された場合、そのユーザのユーザＩＤとそれら複数の利用端末１０４のＩＤとの組が配信先情報に組み込まれる。なお、配信先情報は、利用者情報又は送信先情報の一例に相当する。

【0069】

また別の例として、配信先ユーザは配信先に指定された利用端末１０４のうちのいずれを利用してもそのｅＤｏｃに対する処理の実行を指示することを可能とする方式を採用した場合、配信先情報には、配信先ユーザのＩＤのリストと、配信先の利用端末１０４のＩＤのリストが含まれる。例えば、配信先の利用端末１０４の候補として、部署の共用端末や、部署の居室や会議室に備え付けられた端末等が想定される場合がある。共用端末や居室等の備え付け端末（これも共用端末の一種）等は、組織内のユーザのだれが使うか決まっていないが、少なくともどのような端末であるかは配信者には分かっており、また勝手に組織外に持ち出される可能性が低いことも分かっているので、機密対象のドキュメントの配信先として適格である。このように素性の分かった共用端末でｅＤｏｃを利用する場合には、このように配信先ユーザは配信先に指定された利用端末１０４のうちのどれを利用してもよい、という利用形態も考えられる。

【0070】

「アクセス権限情報」は、配信者が配信先のユーザに対して付与したそのｅＤｏｃに対する利用権限を表す情報である。本実施形態では、配信先のユーザは、ｅＤｏｃファイルの印刷は許可されているが、当該ｅＤｏｃファイルを利用端末１０４で利用することは許可されていない。より詳しく説明すると、配信先のユーザは、配信先の利用端末１０４にて、ｅＤｏｃファイルの印刷の実行を指示することが許可されるが、その利用端末１０４にて当該ｅＤｏｃファイルを電子データとして利用すること、例えば閲覧や編集等を行うことは許可されない。アクセス権限情報は、そのような内容の利用権限を表す情報である。つまり、配信先のユーザに付与される利用権限は、ｅＤｏｃファイルの印刷であり、当該ｅＤｏｃファイルを利用端末１０４にて閲覧や編集等を実行する利用権限は付与されない。アクセス権限情報は、配信先のユーザに付与される利用権限が、ｅＤｏｃファイルの印刷を含み、利用端末１０４での閲覧や編集等を含まないことを表す情報である。

【0071】

「オフライン有効期間」は、そのメタデータの有効期間の長さを表す情報である。すなわち、利用端末１０４が管理システム２００にアクセスできない状態（オフライン状態）にあるときでも、そのｅＤｏｃのキャッシュしているメタデータが存在し、そのメタデータの取得日時からその「オフライン有効期間」内であれば、利用端末１０４を用いて、ｅＤｏｃに対する印刷等の処理の実行を指示することが許可される。一方、オフライン状態であり、ｅＤｏｃについてのキャッシュしたメタデータのオフライン有効期間が既に過ぎている場合は、利用端末１０４を用いて、ｅＤｏｃに対する印刷等の処理の実行を指示することが許可されない。なお、利用端末１０４は、管理システム２００にアクセス可能（すなわちオンライン状態）である間は、ユーザがｅＤｏｃに対する印刷等の処理の実行を指示した場合、そのｅＤｏｃの最新のメタデータを管理システム２００（特にメタデータサーバ２３０）から取得して使用する。

【0072】

「元データ情報」は、ｅＤｏｃが生成（エンコード）される前の元データが保存されているか否かを示す情報と、保存されている場合はその元データの保存場所を示す情報（例えばＵＲＬ：Uniform Resource Locator）である。ここでの元データは、例えば作成端末１０２から処理装置１１０に送られたドキュメント（保護処理を施す前のもの）、又はそのドキュメントの元になったアプリケーションデータ（例えばドキュメントがページ記述言語データである場合、そのデータに変換する前のワープロソフトのデータ）、又はそれらの両方である。

【0073】

「ドキュメント取得日時」は、利用端末１０４がそのｅＤｏｃの本体データのファイル（すなわちｅＤｏｃファイル）を取得した日時である。「メタデータ取得日時」は、利用端末１０４がそのｅＤｏｃの現在キャッシュしている最新のメタデータを管理システム２００から取得した日時である。ドキュメント取得日時及びメタデータ取得日時は、管理システム２００に保持されているメタデータには含まれず、利用端末１０４が管理システム２００から取得したメタデータに対して自機での管理のために追加する。

【0074】

また図３に示したメタデータの項目のうち、ＤＩＤ、エンコード日時、処理装置ＩＤ、暗号化情報、キーワード情報は、処理装置１１０が生成する情報である。また、ドキュメント名、配信者ＩＤ、配信先情報、アクセス権限情報、オフライン有効期間、元データ情報は、作成端末１０２から処理装置１１０に送られるドキュメントや属性データに由来する。

【0075】

次に、管理システム２００の各サーバ２１０～２５０が管理する情報のデータ内容を例示する。

【0076】

まず図４を参照して、ユーザＩＤサーバ２１０が管理するデータ内容の例を説明する。ユーザＩＤサーバ２１０には、各契約者の契約者データ２１２と、各一般ユーザのユーザデータ２１４が登録されている。

【0077】

契約者データ２１２には、契約者ＩＤ、契約内容情報、及びユーザリストが含まれる。契約者ＩＤは、ドキュメント管理システムの運営者と契約した契約者（例えば組織や組織内の部署）の識別情報である。ユーザリストは、その契約者の契約によってこのドキュメント管理システムを利用する一般ユーザ（例えば契約者である組織に所属するメンバ）のユーザＩＤのリストである。

【0078】

一般ユーザデータ２１４には、その一般ユーザのユーザＩＤ、パスワード、ユーザＩＤキー情報、公開鍵証明書、既定の処理装置ＩＤ、既定の利用端末リスト、所属情報を含む。ユーザＩＤキー情報は、そのユーザの認証デバイス１３０が用いるそのユーザの認証情報である。公開鍵証明書は、そのユーザの公開鍵を証明するデジタル証明書である。既定の処理装置ＩＤは、そのユーザが登録された処理装置１１０のＩＤである。通常、ユーザは自分が所属するオフィスに置かれた処理装置１１０に登録され、その処理装置１１０がそのユーザにとっての既定の処理装置となる。既定の利用端末リストは、そのユーザが主として使用する１以上の利用端末のＩＤのリストである。このリストに含まれる利用端末が、そのユーザに対してｅＤｏｃを配信する際の配信先の端末の候補となる。所属情報は、そのユーザが所属する組織やその部署等を特定する情報であり、例えばその組織や部署の契約者ＩＤである。

【0079】

次に図５を参照して、ＤＩＤサーバ２２０が管理するデータ内容の例を示す。

【0080】

ＤＩＤサーバ２２０は、図５に示すように、処理装置１１０に対して発行した発行権限キー毎に、発行枠、付与先処理装置、キー付与日時、キー終了日時、発行済ＤＩＤリストの各項目の情報を保持している。

【0081】

発行権限キーは、ＤＩＤサーバ２２０が処理装置１１０に対して付与した、ＤＩＤの発行権限を証明するキー情報（例えばランダムに生成した文字列）である。処理装置１１０は、自らが発行するＤＩＤに、ＤＩＤサーバ２２０から付与された発行権限キーを含めることで、そのＤＩＤが正当な発行権限の下で発行したものであることを証する。

【0082】

発行枠は、その発行権限キーと共に処理装置１１０に付与したＤＩＤ発行上限数（ＤＩＤを付与可能な上限のドキュメント数）である。処理装置１１０は、発行権限キーと発行枠のペアをＤＩＤサーバ２２０から付与されると、その発行枠が示す上限数までのｅＤｏｃに対して、それぞれ固有のＤＩＤを付与することができる。

【0083】

付与先処理装置は、その発行権限キー（及び発行枠）の付与先の処理装置１１０のＩＤを示す。キー付与日時は、その発行権限キーを処理装置１１０に付与した日時である。キー終了日時は、付与先の処理装置１１０がその発行権限キーを使い終わった日時である。すなわち、処理装置１１０がその発行権限キーと共に付与された発行枠が示す上限数のｅＤｏｃに対するＤＩＤの付与をし終えた日時である。なお、処理装置１１０が発行枠を使い切った後に次の発行権限キーと発行枠をＤＩＤサーバ２２０に要求する仕組みを採用している場合、ある発行権限キー（第１のキーと呼ぶ）のキー終了日時を明示的に記録する代わりに、当該発行権限キーの次に処理装置１１０が付与された発行権限キーのキー付与日時を、第１のキーのキー終了日時として用いてもよい。発行済ＤＩＤリストは、付与先の処理装置１１０がその発行権限キーを用いて発行したＤＩＤとその発行年月日のリストである。付与先の処理装置１１０は、発行権限キーを用いてＤＩＤを発行する毎にそのＤＩＤをＤＩＤサーバ２２０に通知し、ＤＩＤサーバ２２０は通知されたＤＩＤとその発行年月日を、そのＤＩＤに含まれる発行権限キーに対応する発行済ＤＩＤリストに追加する。

【0084】

メタデータサーバ２３０は、各処理装置１１０から送られてくる各ｅＤｏｃのメタデータを保管する。保管するメタデータのデータ内容は、図３に例示したものと同様である。ただし、図３に例示したメタデータの項目のうち、利用端末１０４のみで用いる項目（ドキュメント取得日時やメタデータ取得日時等）については、メタデータサーバ２３０では管理しない。

【0085】

次に図６を参照して処理装置管理サーバ２４０が管理するデータについて説明する。処理装置管理サーバ２４０は、管理対象の処理装置１１０毎に、その処理装置１１０のステータス履歴２４２を記憶している。ステータス履歴には、その処理装置１１０のＩＤに対応付けて、作成及び個々の更新の時点（作成・更新日時）でのその処理装置１１０のステータス２４４の情報が含まれる。

【0086】

個々の時点でのステータス２４４には、設置場所、契約者ＩＤ、管理者名、管理者連絡先、登録ユーザリスト、ソフトウエア情報２４６、ハードウエア情報２４８、ディスク空き容量、セキュリティ証明書情報が含まれる。設置場所は、その処理装置１１０の設置場所を示す情報であり、例えば住所や建物名、階数などの情報を含む。契約者ＩＤは、その処理装置１１０を使用している契約者のＩＤである。管理者名は、その処理装置１１０の管理者の名前である。管理者は、処理装置１１０の設置先の部署等においてその処理装置１１０を管理しているユーザである。管理者連絡先は、その管理者の連絡先の情報（例えば電子メールアドレス）である。登録ユーザリストは、その処理装置１１０に登録されたユーザ（言い換えればその処理装置１１０を「既定の処理装置」とするユーザ）のユーザＩＤのリストである。

【0087】

ソフトウエア情報２４６には、エンコードソフト名、エンコードソフトバージョン、暗号化ソフト名、暗号化ソフトバージョン、処理装置１１０にインストールされているその他のソフトウエアの名称及びバージョンが含まれる。ここでエンコードソフトは、作成端末１０２から入力されたドキュメントを、ドキュメント管理システムの専用フォーマットへと変換（エンコード）するソフトウエアである。暗号化ソフトは、ドキュメント（例えば専用フォーマットに変換されたもの）を暗号化するソフトウエアである。

【0088】

ハードウエア情報２４８には、エンコード回路情報、エンコード回路ＦＷバージョン、当該処理装置１１０の製造者名等の項目が含まれる。エンコード回路情報は、エンコード処理に用いるハードウエア回路の機種を示す情報である。エンコード回路ＦＷバージョンは、そのエンコード回路のファームウェア（ＦＷ）のバージョンである。

【0089】

ディスク空き容量は、処理装置１１０が持つハードディスク又はソリッドステートディスク等の二次記憶装置の、その時点での空き容量である。

【0090】

セキュリティ証明書情報は、処理装置１１０にその時点でインストールされている各セキュリティ証明書を特定する情報（例えば証明書のサブジェクト（subject:主体者）識別子、イシュア（issuer:発行者）識別子、発行日時等の情報）である。

【0091】

また煩雑さを避けるために図示は省略したが、ステータス２４４には、処理装置１１０にインストールされているフォントの種類（フォント名のリスト）、ネットワーク通信のためのアドレス（例えばＩＰアドレス）、搭載している二次記憶装置（ハードディスクドライブ等）の装置ＩＤ、処理装置１１０を設置先の組織の基幹システムの処理に繋ぐためのカスタマイズ内容を示す情報、処理装置１１０が用いる暗号鍵（通信路暗号化や署名等のためのもの）のインストール日時等が含まれる。

【0092】

次に図７を参照して、処理装置１１０が保持するデータベース群について説明する。図示のように、処理装置１１０は、管理情報記憶部１１２、ユーザＤＢ１１４及びドキュメントＤＢ１１６を含む。

【0093】

管理情報記憶部１１２には、管理情報１１２ａが記憶される。管理情報１１２ａには、上位装置アドレス情報、セキュリティ証明書、暗号鍵、エンコードソフト名、エンコードソフトバージョン、暗号化ソフト名、暗号化ソフトバージョン等の項目が含まれる。上位装置アドレス情報は、処理装置１１０を管理する上位装置のそれぞれの通信アドレス（例えばＩＰアドレス、ＵＲＬ等）の情報である。管理システム２００やその中の各サーバ２１０～２４０、又は後述する組織内管理システム１５０やその中の各サーバ１５２～１５６が上位装置の例である。セキュリティ証明書は、処理装置１１０がネットワーク上の他の装置と公開鍵基盤準拠のセキュアな通信を行う際に用いるデジタル証明書である。処理装置１１０は、よく通信する相手である各上位装置のセキュリティ証明書を保持している。また作成端末１０２や利用端末１０４を使用する各ユーザのセキュリティ証明書を保持してもよい。暗号鍵は、処理装置１１０がネットワーク上の他の装置と通信を行う際の暗号化や復号、処理装置１１０によるデジタル署名（又はそれに類する証明情報の生成）等の目的に用いる、当該処理装置１１０の暗号鍵であり、例えば公開鍵基盤においてその処理装置１１０に対して付与された秘密鍵と公開鍵のペアである。エンコードソフト及び暗号化ソフトは、それぞれ、この処理装置１１０にインストールされているエンコード（専用フォーマットへの変換）及び暗号化のためのソフトウエアである。

【0094】

ユーザＤＢ１１４には、この処理装置１１０に登録されている各ユーザ（言い換えればこの処理装置１１０を「既定の処理装置」とするユーザ）のユーザ情報１１４ａが記憶されている。個々の登録ユーザのユーザ情報１１４ａには、ユーザＩＤ、パスワード、ユーザＩＤキー情報、公開鍵情報、既定の利用端末リスト等の項目が含まれる。これらの項目については、上述のユーザＩＤサーバ２１０が持つデータの説明（図４参照）で説明した。

【0095】

ドキュメントＤＢ１１６には、処理装置１１０が生成したｅＤｏｃファイルと、そのｅＤｏｃファイルに対応するメタデータとが保存される。ｅＤｏｃファイルとメタデータとはＤＩＤの情報を含んでいるので、対応付けが可能である。またドキュメントＤＢ１１６には、ｅＤｏｃにエンコードする前の元のデータ（作成端末１０２から受け取ったもの）を、そのｅＤｏｃのＤＩＤに対応付けて登録してもよい。

【0096】

作成端末１０２及び利用端末１０４は、当該端末を利用するユーザ毎に、そのユーザの認証情報（ユーザＩＤ、パスワード等）、既定の処理装置のＩＤ、既定の処理装置のアドレス情報、上位装置（例えば管理システム２００や後述の組織内管理システム１５０）のアドレス情報、処理装置や上位装置のセキュリティ証明書、通信路暗号化等に用いる暗号鍵等を記憶している。

【0097】

＜システムの処理の流れ＞
ローカルネットワーク１０８上に処理装置１１０を設置した場合、処理装置１１０の保守を行う保守作業員は、処理装置１１０に対して、その処理装置１１０を利用するユーザの情報や、それらユーザが利用する可能性のある作成端末１０２や利用端末１０４の情報を登録する。登録されたユーザの情報は、上位装置であるユーザＩＤサーバ２１０（あるいは後述のローカルユーザＩＤサーバ１５２）にも転送され、登録される。なお、設置後、処理装置１１０を利用するユーザが増えたり減ったりした場合には、保守作業員は、処理装置１１０に対して増えたユーザの情報を新たに追加登録したり、減ったユーザの情報の登録を削除したりする作業を行う。このような追加や削除は、ユーザＩＤサーバ２１０等の上位装置にも通知され、これに応じ上位装置の保持する情報が更新される。また保守作業員は、それら各作成端末１０２に対して、処理装置１１０にドキュメントの登録及び配信を依頼する処理を行うソフトウエア（例えば処理装置１１０のデバイスドライバの形態をとる）をインストールする。また、保守作業員は、各利用端末１０４に対して、処理装置１１０と通信するための情報（例えば装置名、通信アドレス、無線アクセス設定）等を登録する。

【0098】

以下、本実施形態に係るドキュメント管理システムによる処理の流れについて説明する。

【0099】

（０）ＤＩＤサーバ２２０は、ローカルシステム１００内の処理装置１１０に対してＤＩＤ（ドキュメントＩＤ）の発行権及びこれに付随する発行枠（ドキュメント数）を事前に付与している。ＤＩＤの発行権は、無制限ではなく、管理システム２００発行枠に制限される。すなわち、処理装置１１０は、管理システム２００から付与された発行枠が示す数までのドキュメントであれば、同時に付与された発行権に基づいたＤＩＤを付与することができる。発行枠を使い切れば、処理装置１１０は、管理システム２００から新たな発行権及び発行枠の付与を受ける。

【0100】

（１）ユーザは、ドキュメントを本実施形態のドキュメント管理システムに登録したい（すなわち配信したい）場合、作成端末１０２にドキュメント登録を指示する（例えばアプリケーションのメニュー上で「登録」を指示する）。この指示を受けた作成端末１０２は、ユーザ認証を求める。この認証は、ユーザＩＤ及びパスワードの入力により行ってもよいし、作成端末１０２のカードリーダ部の近傍にユーザが認証デバイス１３０を近づけることで行ってもよい。ユーザ認証は、作成端末１０２が行ってもよいし、ドキュメントの登録先である処理装置１１０が行ってもよい。そして、ユーザは、作成端末１０２に記憶されているドキュメントからドキュメント管理システムに登録するドキュメントを選んでその登録を指示する。

【0101】

作成端末１０２（より詳しくは、作成端末１０２にインストールされた登録処理用プログラム）は、ユーザからドキュメントの登録指示を受けた場合、そのドキュメントに対する属性データのうちそのユーザが指定すべき項目（例えばドキュメントの配信先）の入力を受け付ける。ここで、配信先として、ユーザと利用端末１０４の組合せの指定を受け付けるようにしてもよい。この場合、ユーザと、そのユーザが用いる利用端末１０４との組合せが、配信先として指定された組合せと一致する場合に、ユーザは、そのドキュメントに対する印刷等の処理の実行を指示することが許可される。

【0102】

（２）作成端末１０２は、ユーザが入力した配信先等の属性項目と、作成端末１０２自身が生成した他の属性項目（例えば登録者の情報、作成日時等）と合わせた属性データを、そのドキュメントのデータと共に処理装置１１０に送信する。その属性データには、配信先のユーザにはｅＤｏｃファイルの印刷の利用権限が付与されており、当該ｅＤｏｃファイルをユーザの利用端末１０４において閲覧や編集等を行う利用権限は付与されていないことを表すアクセス権限情報が含まれる。なお、作成端末１０２は、様々なアプリケーションが作成した様々なフォーマットのドキュメントを、利用端末１０４側で取扱可能な統一的なフォーマットに変換するドライバを有していてもよい。例えば、ワープロデータ、スプレッドシート、ＣＡＤデータのような静的な文書画像を示すデータの場合、そのドライバは、プリンタドライバと同様、そのデータをページ記述言語で表現されたドキュメントへと変換する。また、例えば、元のデータが音声データの場合、ドライバは、その音声データを本実施形態のドキュメント管理システム（特に利用端末１０４）が対応する特定の音声データ形式のデータ（ドキュメント）へと変換する。

【0103】

（３）処理装置１１０は、作成端末１０２から送信された登録対象のドキュメントを受信する。

【0104】

（４）処理装置１１０は、作成端末１０２から受信した登録対象のドキュメントに対して保護処理を施すことで保護済みドキュメント（ｅＤｏｃファイル）を生成する。この生成では、受信したドキュメントを本実施形態のドキュメント管理システムの専用フォーマットへとエンコードし、エンコードしたデータを、生成した暗号鍵を用いて暗号化することで、ｅＤｏｃファイルを生成する。エンコードと暗号化の順序は逆でもよい。また処理装置１１０は、そのｅＤｏｃファイルに対して一意なＤＩＤを付与する。このＤＩＤには、管理システム２００から受けた発行権限に基づくものであることを証する情報（例えば発行権限キー）と、その処理装置１１０自身が付与したものであることを証する情報（例えば発行証明キー）が含まれる。生成されたＤＩＤは、ｅＤｏｃファイル内に（例えばそのファイルのプロパティの一項目として）組み込まれる。

【0105】

また、処理装置１１０は、生成したｅＤｏｃファイルに対応するメタデータを生成する。このメタデータには、作成端末１０２からそのドキュメントと共に受け取った属性データと、処理装置１１０自身が生成した属性項目（例えば、ＤＩＤ、処理装置自身のＩＤ、エンコード日時、暗号鍵情報）の値とが含まれる。その属性データにはアクセス権限情報が含まれているため、そのメタデータにはアクセス権限情報が含まれる。メタデータに含まれる暗号鍵情報は、ｅＤｏｃファイルの暗号化を解除するための鍵を示す情報である。暗号化に共通鍵方式を用いた場合、暗号鍵情報はその共通鍵を示す情報である。ただし、共通鍵そのものを平文でメタデータに含めると、盗聴や傍受により悪用される懸念があるので、その共通鍵を配信先ユーザの公開鍵で暗号化したものを暗号鍵情報としてメタデータに組み込む。

【0106】

また、処理装置１１０は、生成したｅＤｏｃファイルとメタデータを、内蔵するデータベースに保存する。

【0107】

（５）処理装置１１０は、先ほど生成したＤＩＤをＤＩＤサーバ２２０に送信する。ＤＩＤサーバ２２０は、処理装置１１０から送信されてきたＤＩＤを保管する。また、処理装置１１０は、生成したメタデータをメタデータサーバ２３０に送信して登録する。メタデータサーバ２３０は、受信したメタデータを保管する。

【0108】

（６）処理装置１１０は、生成したｅＤｏｃファイルを、配信先に指定された利用端末１０４に配信する。この配信は、プッシュ型でもプル型でも、それら両方（例えばｅＤｏｃ作成時にプッシュ配信し、そのときに非稼働で受信しなかった利用端末１０４はプル型で配信を受ける）であってもよい。この配信は、ローカルシステム１００内のローカルネットワーク１０８を介して行われる。例えば、処理装置１１０は、生成したｅＤｏｃファイルの配信先の利用端末１０４に対して、そのｅＤｏｃについての配信準備完了通知を送信する。この通知には、先ほど生成したＤＩＤ、ｅＤｏｃのドキュメント名の情報を含む。

【0109】

（７）利用端末１０４は、処理装置１１０から配信されたｅＤｏｃファイルを受信する。

【0110】

（８）利用端末１０４が受信したｅＤｏｃファイルは、利用端末１０４によって処理することが不可能である。例えば、そのｅＤｏｃファイルは、利用端末１０４にて閲覧することや編集することや印刷すること等が不可能である。例えば、ｅＤｏｃファイルの名称等は利用端末１０４に表示されるが、ｅＤｏｃファイルの内容は利用端末１０４に表示されない。つまり、利用端末１０４にてｅＤｏｃファイルを開くことはできない。このように、利用端末１０４は、自装置にてｅＤｏｃファイルの閲覧及び編集等を禁止する。

【0111】

別の例として、処理装置１１０は、生成したｅＤｏｃファイルを、配信先に指定された利用端末１０４に配信せずに、そのｅＤｏｃファイルに対する印刷等の処理の実行の指示を与えることが許可されるためのユーザ認証を配信先のユーザに促す情報を、配信先に指定された利用端末１０４に配信してもよい。例えば、処理装置１１０は、配信先のユーザの指示によって印刷することが可能なｅＤｏｃファイルが生成されていることを示す情報を利用端末１０４に配信する。また、処理装置１１０は、生成したｅＤｏｃファイルの名称やタイトルやＤＩＤ等を利用端末１０４に配信してもよい。利用端末１０４は、これらの情報を受信して表示する。例えば、配信先のユーザの指示によって印刷することが可能なｅＤｏｃファイルの名称等が、利用端末１０４に表示される。

【0112】

ユーザは、利用端末１０４を用いて、そのｅＤｏｃファイルに対する印刷等の処理の実行を指示したい場合、自分の認証デバイス１３０をその利用端末１０４のカードリーダ部に近づけてユーザ認証を受けた後、そのｅＤｏｃファイルに対する印刷等の処理の実行を指示する。例えば、利用端末１０４は、自装置に配信されているｅＤｏｃファイルのリストを表示するリスト画面を表示する。そのリスト画面には、例えば、ｅＤｏｃファイルの名称等が表示される。ユーザは、リスト画面上で、処理の対象となるｅＤｏｃファイルを指定し、処理の実行を指示する。実行の指示を受けた利用端末１０４は、管理システム２００にアクセスしてそのｅＤｏｃファイルのメタデータを要求する。この要求には、そのｅＤｏｃファイルのＤＩＤが含まれる。

【0113】

（９）メタデータサーバ２３０は、利用端末１０４から要求されたｅＤｏｃファイルの最新のメタデータをその利用端末１０４に送信する。

【0114】

（１０）利用端末１０４は、要求したメタデータを管理システム２００から受信すると、そのメタデータに含まれる配信先情報に、その利用端末１０４と現在この利用端末１０４を利用しているユーザ（つまり認証デバイス１３０で認証済みのユーザ）との組み合わせが含まれるか否かを判定する。その配信情報にその組み合わせが含まれている場合、ｅＤｏｃファイルに対するそのユーザの認証は成功する。この場合、そのユーザは、その利用端末１０４を用いて、そのメタデータに含まれるアクセス権限情報が表す利用権限に従ってｅＤｏｃファイルを利用することが許可される。上述したように、そのアクセス権限情報は、配信先のユーザにはｅＤｏｃファイルの印刷の利用権限が付与されているが、利用端末１０４における閲覧や編集等の利用権限は付与されていないことを表す情報である。そのため、そのユーザは、利用端末１０４を用いて、ｅＤｏｃファイルの印刷の実行を指示する権限を有し、当該ｅＤｏｃファイルを閲覧や編集等する権限を有していない。利用端末１０４は、ｅＤｏｃファイルに対する印刷の実行の指示を示す指示情報と、ユーザ認証が成功したことを示す情報とを処理装置１１０に送信する。ユーザ認証が成功した場合、ユーザは、そのｅＤｏｃファイルに対する印刷の実行の指示を利用端末１０４とは異なる処理装置１１０に与えることが許可される。ユーザ認証が成功したことを示す情報は、利用端末１０４を利用しているユーザがｅＤｏｃファイルに対する印刷の実行の指示を利用端末１０４とは異なる処理装置１１０に与えることが許可されていることを示す情報である。指示情報には、印刷等の処理が施されるｅＤｏｃファイルのＤＩＤが含まれる。アクセス権限情報は、配信先のユーザがｅＤｏｃファイルの閲覧や編集等の権限を有していないことを表しているため、ユーザ認証が成功した場合であっても、ｅＤｏｃファイルの内容は利用端末１０４に表示されず、そのユーザは利用端末１０４にてｅＤｏｃファイルの内容を閲覧や編集等をすることができない。その配信先情報にその組み合わせが含まれていない場合、そのユーザは、その利用端末１０４を用いて、ｅＤｏｃファイルに対する印刷等の処理の実行を指示する権限を有していないので、利用端末１０４は、指示情報とユーザ認証が成功したことを示す情報とを処理装置１１０に送信せずに、処理の実行を指示する権限がない旨を示すエラーメッセージを表示する。

【0115】

（１１）処理装置１１０は、指示情報とユーザ認証が成功したことを示す情報とを利用端末１０４から受信すると、その指示情報に含まれるＤＩＤを有するｅＤｏｃファイルに対して処理を実行する。例えば、処理装置１１０は、そのｅＤｏｃファイルをそのメタデータに含まれる暗号鍵情報を用いて復号し、印刷する。処理装置１１０は、処理装置１１０以外の印刷装置にそのｅＤｏｃファイルを送信して、その印刷装置にｅＤｏｃファイルを印刷させてもよい。例えば、処理装置１１０は、その利用端末１０４に最も近い位置に配置されている印刷装置にｅＤｏｃファイルを送信してもよいし、予め定められた印刷装置にｅＤｏｃファイルを送信してもよい。また、ｅＤｏｃファイルの印刷が完了した場合、処理装置１１０は、ｅＤｏｃファイルの印刷が完了したことを示す情報を、その印刷の指示に用いられた利用端末１０４に送信してもよい。この場合、その利用端末１０４には、ｅＤｏｃファイルの印刷が完了したことを示す情報が表示される。

【0116】

利用端末１０４にｅＤｏｃファイルが配信されている場合、利用端末１０４は、指示情報とユーザ認証が成功したことを示す情報とそのｅＤｏｃファイルとを処理装置１１０に送信してもよい。この場合、処理装置１１０は、そのｅＤｏｃファイルを印刷する。利用端末１０４にｅＤｏｃファイルが配信されていない場合、処理装置１１０は、印刷の対象のｅＤｏｃファイルのＤＩＤを有し、その処理装置１１０に記憶されているｅＤｏｃファイルを印刷する。利用端末１０４にｅＤｏｃファイルが配信されている場合であっても、処理装置１１０は、処理装置１１０に記憶されているｅＤｏｃファイルを印刷してもよい。

【0117】

なお、ユーザ認証が成功したユーザが、印刷を行う処理装置１１０を指定した場合、指示情報とユーザ認証が成功したことを示す情報は、その指定された処理装置１１０に送信される。その処理装置１１０に、そのｅＤｏｃファイルが記憶されている場合、その処理装置１１０は、そのｅＤｏｃファイルを印刷する。その処理装置１１０に、そのｅＤｏｃファイルが記憶されていない場合、その処理装置１１０は、そのｅＤｏｃファイルが記憶されている処理装置１１０からｅＤｏｃファイルを取得して印刷する。利用端末１０４にｅＤｏｃファイルが配信されている場合、利用端末１０４から印刷を行う処理装置１１０にｅＤｏｃファイルが送信され、その処理装置１１０はそのｅＤｏｃファイルを印刷してもよい。

【0118】

（１２）処理装置１１０は、その処理装置１１０によってｅＤｏｃファイルに対して印刷等の処理が実行された場合、そのｅＤｏｃファイルがその処理装置１１０によって処理されたことを示す処理済み情報をそのｅＤｏｃファイルに紐付けて、ＤＩＤサーバ２２０に送信する。具体的には、処理装置１１０は、印刷等の処理が実行されたｅＤｏｃファイルのＤＩＤと処理済み情報とを紐付けて、これらの情報をＤＩＤサーバ２２０に送信する。ＤＩＤサーバ２２０は、そのＤＩＤと処理済み情報とを紐付けて記憶し、管理する。これにより、そのＤＩＤを有するｅＤｏｃファイルが印刷されたことが管理される。

【0119】

図１に記載したドキュメント管理システムは、処理装置１１０群と管理システム２００の２階層の階層構造を持つシステムであったが、新たな管理システムの階層を挿入することで、３階層以上のシステムとすることもできる。図８に３階層のシステムを例示する。

【0120】

図８に示す例では、企業等の組織のプライベートネットワークである組織内ネットワーク内に複数のローカルシステム１００が存在する。そして、組織内ネットワークには、組織内管理システム１５０が設けられている。組織内管理システム１５０は、ドキュメント管理システムのうち当該組織内の処理やそれに必要な情報を管理する。すなわち、管理システム２００は、ドキュメント管理システムのサービスプロバイダが運用し、ドキュメント管理システムを利用する複数の組織についての情報や処理を管理するのに対し、組織内管理システム１５０は、それら情報や処理のうち当該組織に関する部分を、管理システム２００の管理下で管理する。

【0121】

組織内管理システム１５０は、ローカルユーザＩＤサーバ１５２、ローカルＤＩＤサーバ１５４、及び、ローカルメタデータサーバ１５６を有する。

【0122】

ローカルユーザＩＤサーバ１５２は、当該組織のメンバのうちドキュメント管理システムにユーザ登録されているユーザの情報を管理する。ローカルユーザＩＤサーバ１５２が保持する個々のユーザの情報は、図４に記載したユーザＩＤサーバ２１０が保持する一般ユーザの情報と同様である。処理装置１１０に対して、その処理装置１１０を利用するユーザ（すなわち、その処理装置１１０を「既定の処理装置」とするユーザ）が登録されると、処理装置１１０は登録されたユーザの情報を組織内のローカルユーザＩＤサーバ１５２に送る。ローカルユーザＩＤサーバ１５２は、受け取ったユーザの情報を保存すると共に、広域ネットワーク１０経由で中央の管理システム２００のユーザＩＤサーバ２１０に送る。ユーザＩＤサーバ２１０は、受け取ったユーザの情報を保管する。また、処理装置１１０に登録されたユーザの情報に変更が生じた場合、管理者等が処理装置１１０に対してそのユーザの情報の変更を行う。処理装置１１０は、このユーザ情報の変更内容の情報（例えばユーザＩＤと、変更された情報項目の項目名と、その項目の変更後の値とを含む）をローカルユーザＩＤサーバ１５２に送信し、ローカルユーザＩＤサーバ１５２は、受信した変更に内容に応じて自身が保管している当該ユーザの情報を変更する。また、ローカルユーザＩＤサーバ１５２は、受け取った変更内容の情報を中央のユーザＩＤサーバ２１０に送り、ユーザＩＤサーバ２１０は送られてきた情報に応じて、自分が保持するそのユーザの情報を変更する。

【0123】

ローカルＤＩＤサーバ１５４は、当該組織の組織内ネットワークに属する各ローカルシステム１００内の処理装置１１０が発行したＤＩＤを受け取り、保管する。ローカルＤＩＤサーバ１５４が保持する情報は、図５に記載したＤＩＤサーバ２２０が保持する情報と同様である。また、ローカルＤＩＤサーバ１５４は、処理装置１１０から受け取ったＤＩＤの情報を中央のＤＩＤサーバ２２０に送り、ＤＩＤサーバ２２０はその情報を保管する。また、ローカルＤＩＤサーバ１５４は、中央のＤＩＤサーバ２２０からＤＩＤの発行権限及び発行枠を付与され、その発行枠の範囲内で、その発行権限に基づいて管理下の各処理装置１１０に対してＤＩＤの発行権限及び発行枠を付与する。

【0124】

ローカルメタデータサーバ１５６は、当該組織の組織内ネットワークに属する各ローカルシステム１００内の処理装置１１０が生成したｅＤｏｃのメタデータを受け取り、保管する。ローカルメタデータサーバ１５６が保持する情報は、メタデータサーバ２３０が保持する情報と同様である。また、ローカルメタデータサーバ１５６は、処理装置１１０から受け取ったメタデータを中央のメタデータサーバ２３０に送り、メタデータサーバ２３０はそのメタデータを保管する。

【0125】

図８に記載されているドキュメント管理システムにおいても、ユーザは、利用端末１０４にてｅＤｏｃファイルの内容を閲覧することができないが、その利用端末１０４にてユーザ認証が成功した場合、そのユーザは、そのｅＤｏｃファイルに対する印刷等の処理の実行の指示を処理装置１１０に与えることが許可される。

【0126】

上記の実施形態では、作成端末１０２にて作成されたドキュメントが印刷等されるが、処理装置１１０に既に保管されているｅＤｏｃが印刷等されてもよい。以下、この処理の流れについて詳しく説明する。

【0127】

まず、ユーザは、利用端末１０４を用いて、ｅＤｏｃファイルに対する印刷等の処理の実行を指示したい場合、自分の認証デバイス１３０をその利用端末１０４のカードリーダ部に近づけてユーザ認証を受けた後、そのｅＤｏｃファイルに対する処理の実行を指示する。例えば、利用端末１０４は、処理装置１１０に保管されているｅＤｏｃファイルのリストを表示するリスト画面を表示する。そのリスト画面には、例えば、ｅＤｏｃファイルの名称等が表示される。ユーザは、リスト画面上で、処理の対象となるｅＤｏｃファイルを指定し、処理の実行を指示する。図１に記載したシステムでは、実行の指示を受けた利用端末１０４は、管理システム２００にアクセスしてそのｅＤｏｃのメタデータを要求する。この要求には、そのｅＤｏｃのＤＩＤが含まれる。図８に記載したシステムでは、その利用端末１０４は、組織内管理システム１５０にアクセスしてそのｅＤｏｃのメタデータを要求する。

【0128】

図１に記載したシステムでは、メタデータサーバ２３０が、利用端末１０４から要求されたｅＤｏｃの最新のメタデータをその利用端末１０４に送信する。図８に記載したシステムでは、ローカルメタデータサーバ１５６が、要求されたｅＤｏｃの最新のメタデータをその利用端末１０４に送信する。

【0129】

利用端末１０４は、要求したメタデータをメタデータサーバ２３０又はローカルメタデータサーバ１５６から受信すると、そのメタデータに含まれる配信先情報に、その利用端末１０４と現在この利用端末１０４を利用しているユーザ（つまり認証デバイス１３０で認証済みのユーザ）との組み合わせが含まれるか否かを判定する。

【0130】

その配信情報にその組み合わせが含まれている場合、ｅＤｏｃファイルに対するそのユーザの認証は成功し、利用端末１０４は、指示情報とユーザ認証が成功したことを示す情報とを処理装置１１０に送信する。指示情報には、印刷等の処理が施されるｅＤｏｃファイルのＤＩＤが含まれる。ユーザ認証が成功した場合であっても、ｅＤｏｃファイルの内容は利用端末１０４に表示されず、そのユーザは利用端末１０４にてｅＤｏｃファイルの内容を閲覧することができない。その配信先情報にその組み合わせが含まれていない場合、そのユーザは、その利用端末１０４を用いて、ｅＤｏｃファイルに対する印刷等の処理の実行を指示する権限を有していないので、利用端末１０４は、指示情報とユーザ認証が成功したことを示す情報とを処理装置１１０に送信せずに、処理の実行を指示する権限がない旨を示すエラーメッセージを表示する。

【0131】

処理装置１１０は、指示情報とユーザ認証が成功したことを示す情報とを利用端末１０４から受信すると、その処理装置１１０に保管されているｅＤｏｃファイル群の中から、その情報に含まれるＤＩＤを有するｅＤｏｃファイルを特定し、そのｅＤｏｃファイルに対して印刷等の処理を実行する。例えば、処理装置１１０は、そのｅＤｏｃファイルをそのメタデータに含まれる暗号鍵情報を用いて復号し、印刷する。

【0132】

また、処理装置１１０は、特定したｅＤｏｃファイルの新たなＤＩＤを生成し、その新たなＤＩＤをそのｅＤｏｃファイルに付与することで、新たなｅＤｏｃファイルを生成する。また、処理装置１１０は、その新たなＤＩＤを含む新たなメタデータを生成する。新たなｅＤｏｃファイルの内容は、特定したｅＤｏｃファイルの内容と同じであるが、これらのＤＩＤとメタデータは異なる。

【0133】

図１に記載したシステムでは、処理装置１１０は、生成した新たなＤＩＤをＤＩＤサーバ２２０に送信し、生成した新たなメタデータをメタデータサーバ２３０に送信する。図８に記載したシステムでは、処理装置１１０は、その新たなＤＩＤをローカルＤＩＤサーバ１５４に送信し、その新たなメタデータをローカルメタデータサーバ１５６に送信する。

【0134】

また、図１に記載したシステムでは、処理装置１１０は、そのｅＤｏｃファイルがその処理装置１１０によって印刷等の処理が行われたことを示す処理済み情報と、先ほど生成した新たなＤＩＤとを紐付けて、これらの情報をＤＩＤサーバ２２０に送信する。ＤＩＤサーバ２２０は、その新たなＤＩＤと処理済み情報とを紐付けて記憶し、管理する。図８に記載したシステムでは、処理装置１１０は、新たなＤＩＤと処理済み情報とを紐付けて、これらの情報をローカルＤＩＤサーバ１５４に送信する。ローカルＤＩＤサーバ１５４は、その新たなＤＩＤと処理済み情報とを紐付けて記憶し、管理する。

【0135】

ドキュメントの配信者とドキュメントの利用者（つまり、利用端末１０４を用いて印刷等の処理の実行を指示するユーザ）とが異なる場合、処理装置１１０は、特定したｅＤｏｃファイルの配信者に、印刷等の処理の実行を許可するか否かを問い合わせ、その許可が作成者から得られた場合、そのｅＤｏｃファイルに対して印刷等の処理を実行してもよい。例えば、処理装置１１０は、そのｅＤｏｃファイルのメタデータに含まれる配信者ＩＤに基づいて配信者を特定し、その特定した配信者が利用する作成端末１０２に、その問い合わせを示す情報を送信する。配信者が自身の作成端末１０２を用いて、印刷等の処理の実行を許可した場合、その許可を示す情報が、その作成端末１０２からその処理装置１１０に送信される。その処理装置１１０は、許可を示す情報を受信すると、そのｅＤｏｃファイルに対して印刷等の処理を実行する。配信者が自身の作成端末１０２を用いて、印刷等の処理の実行を禁止した場合、その禁止を示す情報が、その作成端末１０２から処理装置１１０に送信される。処理装置１１０は、禁止を示す情報を受信すると、そのｅＤｏｃファイルに対して印刷等の処理を実行しない。また、処理装置１１０は、問い合わせを示す情報を作成端末１０２に送信してから予め定められた時間内に、許可を示す情報をその作成端末１０２から受信しなかった場合、そのｅＤｏｃファイルに対して印刷等の処理を実行しなくてもよい。

【0136】

上述した本実施形態に係るドキュメント管理システムでは、ｅＤｏｃファイルを利用するユーザが認証に使う利用端末１０４にて当該ｅＤｏｃファイルに対して処理が実行されないため、利用端末１０４にて当該ｅＤｏｃファイルに対して処理が実行される場合と比べて、利用端末１０４にて当該ｅＤｏｃファイルの内容が他人に漏洩する可能性が低くなる。また、利用端末１０４にて当該ｅＤｏｃファイルに対する処理を実行せずとも、処理装置１１０や他の装置にて当該ｅＤｏｃファイルに対する処理を実行することができる。

【0137】

＜原稿の読み取りによって新たなｅＤｏｃを生成する処理＞
次に、原稿の読み取りによって新たなｅＤｏｃを生成する処理について説明する。

【0138】

例えば、ｅＤｏｃファイルが用紙に印刷される。この印刷は、処理装置１１０によって行われてもよいし、他の印刷装置によって行われてもよい。また、この印刷は、上記の実施形態で説明したように、利用端末１０４にてユーザ認証が成功したユーザからの指示に従って行われてもよいし、その例に限らず、他の端末や他のユーザからの印刷の指示に従って行われてもよい。すなわち、ここでの印刷は、上記の実施形態に限らず、何らかの方法や装置によって行われたものであればよい。

【0139】

以下では説明の便宜上、ｅＤｏｃファイルが印刷された用紙を「原稿Ａ」と称することする。つまり、そのｅＤｏｃファイルが印刷されることで原稿Ａが作成される。原稿Ａは、例えば紙の文書である。

【0140】

原稿Ａには、そのｅＤｏｃファイルの内容が印刷されている。更に、その原稿Ａには、追加情報が印刷されている。追加情報は、例えば、印刷されたｅＤｏｃファイルのＤＩＤ、印刷を行った装置の識別情報（例えば、印刷を行った処理装置１１０の処理装置ＩＤ）、印刷を指示したユーザのユーザＩＤ、印刷を実際に行ったユーザのユーザＩＤ、印刷が行われた日時を示す情報、及び、その他の情報（例えば、透かし等の図形等）である。追加情報がコード化されて、そのコード（例えば、バーコードや２次元コード）が印刷されてもよい。

【0141】

次に、原稿Ａがスキャナやカメラ等の読取装置によって読み取られることで、新たなドキュメント（例えば、スキャナによるスキャンによって生成されたスキャンデータ等）が生成される。その読取装置は処理装置１１０に設けられていてもよいし、処理装置１１０に設けられていなくてもよい。以下では説明の便宜上、原稿Ａの読み取りによって生成された新たなドキュメントを「ドキュメントＢ」と称することとする。

【0142】

ドキュメントＢには、印刷された元のｅＤｏｃファイルの内容の他、そのｅＤｏｃファイルの印刷の際に追加された追加情報が表されている。また、原稿Ａに文字や記号や図形等が書き込まれた場合、その書き込まれた文字等を表す情報も、ドキュメントＢに表される。

【0143】

処理装置１１０は、原稿Ａの読み取りによって生成されたドキュメントＢをＤＩＤサーバ２２０又はローカルＤＩＤサーバ１５４に送信する。

【0144】

次に、そのドキュメントＢに対してＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理等の文字認識処理を適用することで、そのドキュメントＢから、印刷された元のｅＤｏｃファイルのＤＩＤを特定する。ドキュメントＢには追加情報が表されているため、その追加情報からＤＩＤを特定する。また、バーコードや２次元コード等のコードがドキュメントＢに表れている場合、そのコードからＤＩＤを読み取ってもよい。文字認識処理は、管理システム２００によって行われてもよいし、組織内管理システム１５０によって行われてもよいし、その他の装置やシステムによって行われてもよい。

【0145】

次に、特定したＤＩＤを有し処理装置１１０に保管されているｅＤｏｃファイルの内容と、読み取りによって生成されたドキュメントＢの内容とが比較される。例えば、ＤＩＤサーバ２２０又はローカルＤＩＤサーバ１５４は、特定したＤＩＤを有するｅＤｏｃファイルを処理装置１１０から取得し、その取得したｅＤｏｃファイルの内容とドキュメントＢの内容とを比較する。このとき、ＤＩＤサーバ２２０又はローカルＤＩＤサーバ１５４は、その取得したｅＤｏｃファイルを復号し、その復号によって生成されたドキュメントの内容とドキュメントＢの内容とを比較する。

【0146】

ＤＩＤサーバ２２０又はローカルＤＩＤサーバ１５４は、その内容に差異がある場合、処理装置１１０に対して、ドキュメントＢに新たなＤＩＤを付与することと、ドキュメントＢにエンコード（つまり暗号化処理）を施すことを指示する。その内容に差異が無い場合、ＤＩＤサーバ２２０又はローカルＤＩＤサーバ１５４は、処理装置１１０に対してその指示を行わない。

【0147】

ＤＩＤサーバ２２０又はローカルＤＩＤサーバ１５４は、その内容の差異が予め定められた閾値未満である場合、新たなＤＩＤの付与とエンコードの実行とを指示し、その内容の差異がその閾値以上である場合、その指示を行わなくてもよい。差異が閾値以上である場合、原稿Ａが偽造されてドキュメントＢが生成された可能性があるため、そのような場合には、新たなＤＩＤをドキュメントＢに付与しない。

【0148】

なお、元のｅＤｏｃファイルを印刷すると、そのｅＤｏｃファイルの内容に含まれない透かし等の追加情報が用紙に印刷されるため、その印刷によって生成された原稿Ａを読み取ることによって生成されたドキュメントＢには、その追加情報も表される。透かし等の追加情報は予め定められた情報であるため、ＤＩＤサーバ２２０又はローカルＤＩＤサーバ１５４は、ドキュメントＢから透かし等の追加情報を除去し、その追加情報が除去された状態のドキュメントＢの内容と、印刷された元のｅＤｏｃファイルの内容とを比較する。これにより、追加情報のない状態でドキュメント同士を比較することができる。

【0149】

例えば、原稿Ａに文字や記号や図形等が書き込まれた場合、その書き込まれた文字等もドキュメントＢに表されるため、ドキュメントＢの内容と印刷された元のｅＤｏｃファイルの内容との間に差異が生じる。

【0150】

処理装置１１０は、ＤＩＤサーバ２２０又はローカルＤＩＤサーバ１５４から、新たなＤＩＤの付与とエンコードの実行の指示とを受けた場合、ドキュメントＢに対してエンコードを行い、エンコードしたデータを暗号化することで、新たなｅＤｏｃファイル（以下、「ｅＤｏｃファイルＢ」と称する）を生成する。また、処理装置１１０は、新たなＤＩＤを生成し、その新たなＤＩＤをｅＤｏｃファイルＢに付与する。また、処理装置１１０は、その新たなＤＩＤを含む新たなメタデータを生成する。

【0151】

処理装置１１０は、ｅＤｏｃファイルＢのＤＩＤをＤＩＤサーバ２２０又はローカルＤＩＤサーバ１５４に送信し、ｅＤｏｃファイルＢのメタデータをメタデータサーバ２３０又はローカルメタデータサーバ１５６に送信する。例えば、ＤＩＤサーバ２２０又はローカルＤＩＤサーバ１５４は、ｅＤｏｃファイルＢのＤＩＤと、文字認識処理によって特定されたＤＩＤ（つまり、印刷された元のｅＤｏｃファイルのＤＩＤ）とを紐付けて管理する。これにより、原稿を読み取ることで生成された新たなｅＤｏｃファイルＢと、印刷された元のｅＤｏｃファイルとが紐付けられて管理される。これにより、例えば、新たなｅＤｏｃファイルＢと元のｅＤｏｃファイルとの関連性（例えば改ざんの有無等）を確認することができる。

【0152】

また、処理装置１１０は、印刷された元のｅＤｏｃファイルの内容とｅＤｏｃファイルＢの内容（つまりドキュメントＢの内容）との間の差分を表すデータを、ｅＤｏｃファイルＢのメタデータに含めてもよい。その差分を表すデータは、印刷の差異に追加された追加情報が除去されたデータである。例えば、原稿Ａに文字等の情報が書き込まれた場合、ｅＤｏｃファイルＢには書き込まれた情報が表されているが、印刷された元のｅＤｏｃファイルには書き込まれた情報は表されていないため、その差分を表すデータは、原稿Ａに書き込まれた文字等の情報を表すデータである。

【0153】

上記各実施形態において、プロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えばCPU： Central Processing Unit、等）や、専用のプロセッサ（例えばGPU： Graphics Processing Unit、ASIC： Application Specific Integrated Circuit、FPGA： Field Programmable Gate Array、プログラマブル論理デバイス、等）を含むものである。また上記各実施形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであってもよい。また、プロセッサの各動作の順序は上記各実施形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、適宜変更してもよい。

【符号の説明】

【0154】

１００ ローカルシステム、１０２ 作成端末、１０４ 利用端末、１１０ 処理装置、１５０ 組織内管理システム、１５２ ローカルユーザＩＤサーバ、１５４ ローカルＤＩＤサーバ１５４、ローカルメタデータサーバ、２００ 管理システム、２１０ ユーザＩＤサーバ、２２０ ＤＩＤサーバ、２３０ メタデータサーバ、２４０ エンコーダ管理サーバ。

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】