特許 7489864 配布処理装置、画像形成装置、配布処理方法及びプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2024-05-16

(45)【発行日】2024-05-24

(54)【発明の名称】配布処理装置、画像形成装置、配布処理方法及びプログラム

(51)【国際特許分類】

   H04N 1/00 20060101AFI20240517BHJP

   G06F 3/12 20060101ALI20240517BHJP

   B41J 29/38 20060101ALI20240517BHJP

【ＦＩ】

H04N1/00 C

G06F3/12 303

G06F3/12 368

B41J29/38 201

B41J29/38 203

【請求項の数】 8

(21)【出願番号】P 2020140701

(22)【出願日】2020-08-24

(65)【公開番号】P2022036474

(43)【公開日】2022-03-08

【審査請求日】2023-03-22

(73)【特許権者】

【識別番号】000005049

【氏名又は名称】シャープ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100112335

【弁理士】

【氏名又は名称】藤本 英介

(74)【代理人】

【識別番号】100101144

【弁理士】

【氏名又は名称】神田 正義

(74)【代理人】

【識別番号】100101694

【弁理士】

【氏名又は名称】宮尾 明茂

(74)【代理人】

【識別番号】100124774

【弁理士】

【氏名又は名称】馬場 信幸

(72)【発明者】

【氏名】富田 央子

【審査官】豊田 好一

(56)【参考文献】

【文献】特開２０１１－１０３０６８（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１５－１４２９６９（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１１－０５９２５３（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１４－１０９９７１（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｈ０４Ｎ １／００

Ｇ０６Ｆ ３／１２

Ｂ４１Ｊ ２９／３８

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

資料の配布に関する処理を行う配布処理装置において、
資料データと、各メンバーについて前記資料データの送付先と印刷要否を含む資料配布情報を記憶する記憶部と、
前記資料配布情報あるいは前記資料データに基づいて集計処理を行う集計部と、
前記資料配布情報と前記集計部の集計結果に基づいて配布メンバーの前記資料データの送付先に送付を行うデータ送付処理部と、
前記資料データの印刷をするための印刷情報を生成する印刷情報生成部と、
を備え、
前記集計部は、前記資料配布情報の印刷要否に基づいて配布する前記資料データの印刷部数を集計し、
前記印刷情報生成部は、各配布メンバーと、前記集計部が集計した印刷部数とを含む前記印刷情報を生成し、
更に、前記資料配布情報の内容はそのままで印刷要否を変更して前記集計部に集計させ、前記記憶部に変更回数を保存し印刷の要否についての変更が所定回数以上あった場合に、前記資料配布情報に対して印刷要否を変更内容に更新する更新部を備えることを特徴とする配布処理装置。

【請求項2】

資料の配布に関する処理を行う配布処理装置において、
資料データと、各メンバーについて前記資料データの送付先と印刷要否を含む資料配布情報を記憶する記憶部と、
前記資料配布情報あるいは前記資料データに基づいて集計処理を行う集計部と、
前記資料配布情報と前記集計部の集計結果に基づいて配布メンバーの前記資料データの送付先に送付を行うデータ送付処理部と、
前記資料データの印刷をするための印刷情報を生成する印刷情報生成部と、
を備え、
前記集計部は、前記資料配布情報の印刷要否に基づいて配布する前記資料データの印刷部数を集計し、
前記印刷情報生成部は、各配布メンバーと、前記集計部が集計した印刷部数とを含む前記印刷情報を生成し、
前記集計部は、前記資料データのページ数を集計し、
前記印刷情報生成部は、前記資料データのページ数が所定数以上であった場合、印刷部数をゼロとする
ことを特徴とする配布処理装置。

【請求項3】

資料の配布に関する処理を行う配布処理装置において、
資料データと、各メンバーについて前記資料データの送付先と印刷要否を含む資料配布情報を記憶する記憶部と、
前記資料配布情報あるいは前記資料データに基づいて集計処理を行う集計部と、
前記資料配布情報と前記集計部の集計結果に基づいて配布メンバーの前記資料データの送付先に送付を行うデータ送付処理部と、
前記資料データの印刷をするための印刷情報を生成する印刷情報生成部と、
を備え、
前記集計部は、前記資料配布情報の印刷要否に基づいて配布する前記資料データの印刷部数を集計し、
前記印刷情報生成部は、各配布メンバーと、前記集計部が集計した印刷部数とを含む前記印刷情報を生成し、
前記集計部は、前記配布メンバーの人数を集計し、
前記印刷情報生成部は、前記配布メンバーの人数が所定数以上であった場合、印刷部数をゼロとすることを特徴とする配布処理装置。

【請求項4】

請求項１から３のいずれかに記載の配布処理装置を備え、
データ送付とともに、前記印刷情報に基づいて前記資料データの印刷処理を行うことを特徴とする画像形成装置。

【請求項5】

資料の配布に関する処理を行う配布処理方法において、
資料データと、各メンバーについて前記資料データの送付先と印刷要否を含む資料配布情報を記憶する記憶ステップと、
前記資料配布情報あるいは前記資料データに基づいて集計処理を行う集計ステップと、
前記資料配布情報と前記集計ステップの集計結果に基づいて配布メンバーの前記資料データの送付先に送付を行うデータ送付処理ステップと、
前記資料データの印刷をするための印刷情報を生成する印刷情報生成ステップと、
を備え、
前記集計ステップにより、前記資料配布情報の印刷要否に基づいて配布する前記資料データの印刷部数を集計し、
前記印刷情報生成ステップにより、各配布メンバーと、前記集計ステップにおいて集計した印刷部数とを含む前記印刷情報を生成し、
更に、前記資料配布情報の内容はそのままで印刷要否を変更して前記集計ステップにより集計させ、前記記憶ステップにより変更回数を保存し印刷の要否についての変更が所定回数以上あった場合に、前記資料配布情報に対して印刷要否を変更内容に更新する
ことを特徴とする配布処理方法。

【請求項6】

資料の配布に関する処理を行う配布処理方法において、
資料データと、各メンバーについて前記資料データの送付先と印刷要否を含む資料配布情報を記憶する記憶ステップと、
前記資料配布情報あるいは前記資料データに基づいて集計処理を行う集計ステップと、
前記資料配布情報と前記集計ステップの集計結果に基づいて配布メンバーの前記資料データの送付先に送付を行うデータ送付処理ステップと、
前記資料データの印刷をするための印刷情報を生成する印刷情報生成ステップと、
を備え、
前記集計ステップにより、前記資料配布情報の印刷要否に基づいて配布する前記資料データの印刷部数を集計し、
前記印刷情報生成ステップにより、各配布メンバーと、前記集計ステップにおいて集計した印刷部数とを含む前記印刷情報を生成し、
前記集計ステップにより、前記資料データのページ数を集計し、
前記印刷情報生成ステップにより、前記資料データのページ数が所定数以上であった場合、印刷部数をゼロとする
ことを特徴とする配布処理方法。

【請求項7】

資料の配布に関する処理を行う配布処理方法において、
資料データと、各メンバーについて前記資料データの送付先と印刷要否を含む資料配布情報を記憶する記憶ステップと、
前記資料配布情報あるいは前記資料データに基づいて集計処理を行う集計ステップと、
前記資料配布情報と前記集計ステップの集計結果に基づいて配布メンバーの前記資料データの送付先に送付を行うデータ送付処理ステップと、
前記資料データの印刷をするための印刷情報を生成する印刷情報生成ステップと、
を備え、
前記集計ステップにより、前記資料配布情報の印刷要否に基づいて配布する前記資料データの印刷部数を集計し、
前記印刷情報生成ステップにより、各配布メンバーと、前記集計ステップにおいて集計した印刷部数とを含む前記印刷情報を生成し、
前記集計ステップにより、前記配布メンバーの人数を集計し、
前記印刷情報生成ステップにより、前記配布メンバーの人数が所定数以上であった場合、印刷部数をゼロとすることを特徴とする配布処理方法。

【請求項8】

コンピュータに、請求項５から７の何れか一項に記載の各ステップを実行させるためのプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、会議資料などの配布処理をする、特に印刷物の配布処理をする配布処理装置等に関する。

【背景技術】

【0002】

近年、会議資料や仕様書等のデータを紙媒体ではなく、電子データをＰＣ（Personal Computer）やタブレット等で閲覧して利用する人が増加している。そのため、資料を配布する際、メンバー全員分の部数を印刷する必要はなくなりつつあるが、印刷された資料を必要とするメンバーもいる。

【0003】

部門や何らかのグループに対して、ＭＦＰ（Multifunction Peripheral）で配布用資料等の印刷を行う際、普段から資料を電子データで閲覧する人と、紙媒体を必要とする人は、ある程度決まっていると考えられるため、事前にグループを設定しメンバーを登録しておき、各メンバーが紙データを希望しているか、電子データの受け取りを希望しているか、場合によってはそのいずれも必要であるかを設定しておく。こうすることで、印刷を実行した際に、紙データが必要な人数分の部数を印刷し、電子データの受け取りを希望している人には、あらかじめ指定された場所に電子データを送付するようにできる。

【0004】

特許文献１の発明は、読み取った画像データを複数の送信方法（例えば電子メールとファックス）による同報送信可能な画像形成装置であり、更に同時に印刷指示も可能である。同報送信や印刷の指示は、その度にユーザが設定するものである。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0005】

【文献】特開２００８－１４１２５６号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0006】

ユーザが、紙データを印刷して複数人に配布する場合、通常は自ら部数を設定して印刷を行う必要があり、また同データを電子データとして送信も行いたい場合は、上記の操作とは別に、グループや宛先を自ら設定し、スキャン送信などを行う必要があった。このように、１つの資料をグループのメンバー全員に配布したい場合、資料を配布する人が、印刷部数をカウントしたり送信先を指定したりする動作が必要であり、ＭＦＰ上での操作も煩雑であった。

【0007】

本発明は、斯かる実情に鑑み、資料の送付先のメンバー毎に印刷の有無を調べて印刷部数を設定する必要が無く、業務効率を向上することができる配布処理装置等を提供しようとするものである。

【課題を解決するための手段】

【0008】

本開示は、資料の配布に関する処理を行う配布処理装置において、
資料データと、各メンバーについて前記資料データの送付先と印刷要否を含む資料配布情報を記憶する記憶部と、前記資料配布情報あるいは前記資料データに基づいて集計処理を行う集計部と、前記資料配布情報と前記集計部の集計結果に基づいて配布メンバーの前記資料データの送付先に送付を行うデータ送付処理部と、前記資料データの印刷をするための印刷情報を生成する印刷情報生成部と、を備え、
前記集計部は、前記資料配布情報の印刷要否に基づいて配布する前記資料データの印刷部数を集計し、
前記印刷情報生成部は、各配布メンバーと、前記集計部が集計した印刷部数とを含む前記印刷情報を生成することを特徴とするものである。

【0009】

また、本開示は、前記配布処理装置を備え、データ送付とともに、前記印刷情報に基づいて前記資料データの印刷処理を行うことを特徴とする画像形成装置である。

【0010】

また、本開示は、資料の配布に関する処理を行う配布処理方法において、
資料データと、各メンバーについて前記資料データの送付先と印刷要否を含む資料配布情報を記憶する記憶ステップと、前記資料配布情報あるいは前記資料データに基づいて集計処理を行う集計ステップと、前記資料配布情報と前記集計ステップの集計結果に基づいて配布メンバーの前記資料データの送付先に送付を行うデータ送付処理ステップと、前記資料データの印刷をするための印刷情報を生成する印刷情報生成ステップと、を備え、
前記集計ステップにより、前記資料配布情報の印刷要否に基づいて配布する前記資料データの印刷部数を集計し、
前記印刷情報生成ステップにより、各配布メンバーと、前記集計ステップにおいて集計した印刷部数とを含む前記印刷情報を生成することを特徴とするものである。

【0011】

また、本開示は、コンピュータに、前記各ステップを実行させるためのプログラムである。

【発明の効果】

【0012】

本発明によれば、会議等の資料配布を行う場合、印刷を必要とするメンバーを調査し毎回印刷部数を設定して印刷する必要がなく、資料配布のメンバーを指定するだけで、印刷を必要とするメンバーと印刷部数が分かるので、印刷部数に漏れが生じることもなく、業務効率が向上するという効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【0013】

【図1】第１実施形態に係る配布処理システムを示す構成図である。

【図2】第１実施形態に係る画像形成装置を示すブロック図である。

【図3】第１実施形態に係る画像形成装置の配布処理部を示すブロック図である。

【図4】第１実施形態に係る端末装置を示すブロック図である。

【図5】資料配布情報の一例を示す説明図である。

【図6】第１実施形態に係る端末装置による配布指示処理を示すフローチャートである。

【図7】第１実施形態に係る画像形成装置の配布処理を示すフローチャートである。

【図8】第１実施形態に係る画像形成装置の資料配布情報の更新処理を示すフローチャートである。

【図9】第２実施形態に係る画像形成装置の配布処理を示すフローチャートである。

【図10】第３実施形態に係る画像形成装置の配布処理を示すフローチャートである。

【図11】第４実施形態に係る画像形成装置の配布処理を示すフローチャートである。

【発明を実施するための形態】

【0014】

以下、本開示の実施の形態を添付図面を参照して説明する。

【0015】

＜第１実施形態＞
図１は、第１実施形態に係る配布処理システムを示す構成図である。
この配布処理システム１は、画像形成装置１０、端末装置３０（３０ａ～３０ｉ）から構成され、各装置はネットワーク５０で接続されている。端末装置３０ａ～３０ｉは、利用者Ａ～Ｉがそれぞれ使用する端末装置とする。

【0016】

第１実施形態の配布処理システム１では、会議における各メンバーの資料配布に関する資料配布情報を保存しておいて、資料配布時には、この資料配布情報のメンバーを指定すれば、資料配布情報に基づいて配布が行われる。自動的に資料配布情報を更新していくので、利用者は資料配布情報の更新操作を行う必要がない。なお、ユーザが、登録を更新する操作を行って更新してもよい。

【0017】

次に、各装置の構成について説明する。

【0018】

［各装置の機能構成］
［（１）画像形成装置］
図２に示す画像形成装置１０は、コンビニエンスストアなどに配置されるＭＦＰ（Multifunction Peripheral）であり、複数のモードを有している。本実施形態における画像形成装置１０は、以下のモードを有している。

【0019】

画像形成装置１０においてのモードは、一般的なコピー機能、ＦＡＸ機能、スキャナ機能を実現できるモードである。画像形成装置１０がコピーモードの場合、コピージョブを実行することができ、ＦＡＸモードの場合、ＦＡＸジョブを実行することができ、スキャナモードの場合、スキャナジョブを実行することができる。

【0020】

制御部１００は、画像形成装置１０の全体を制御するための機能部である。制御部１００は、記憶部１２０に記憶されている制御プログラムを読み出して実行することにより各種機能を実現しており、１又は複数の演算装置（例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit））等により構成されている。

【0021】

制御部１００は、画像形成に関する処理を行う画像形成処理部１０１と、資料配布に関する処理を行う配布処理部１０２とを備える。図３に示すように、配布処理部１０２は、集計部１１１と、データ送付処理部１１２、印刷情報生成部１１３、更新部１１４とを備える。

【0022】

集計部１１１は、後述する資料配布情報や資料データに関する集計を行う。例えば、配布メンバーを指定されると、資料配布情報に基づいて印刷部数の集計を行う。また、資料のページ数の集計や配布メンバーの人数の集計も行う。

【0023】

データ送付処理部１１２は、メールを指定されたアドレスに、通信部１７０を介して資料データを指定された保存場所に送付する。
印刷情報生成部１１３は、印刷に必要な情報（印刷するデータとその印刷部数）を生成して画像形成処理部１０１に出力する。

【0024】

更新部１１４は、例えば、端末装置３０から印刷要否に関して変更指示があった場合、記憶部１２０に記憶されている資料配布情報の内容はそのままで、印刷要否を変更して集計部１１１に集計させる。また、記憶部１２０に変更回数を記憶する。
更新部１１４は、印刷の要否についての変更が所定回数以上あった場合に、前記資料配布情報に対して印刷要否を変更内容に更新する。

【0025】

記憶部１２０は、プログラムやデータが記憶されている機能部である。記憶部１２０は、例えば、ＳＳＤ（Solid State Drive）等の半導体メモリや、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等により構成されている。

【0026】

記憶部１２０は、処理を行うプログラム以外に、図２に示すように、資料配布情報１２１、資料データ１２２、印刷要否変更回数１２３を記憶する。ここで、印刷要否変更回数１２３は資料配布情報１２１に含むようにしてもよい。

【0027】

原稿読取部１３０は、原稿の画像を読み取って画像データを生成するものであり、例えばＣＩＳ（Contact Image Sensor）やＣＣＤ（Charge Coupled Device）等の光学情報を電気信号に変換するデバイスを備えたスキャナ装置等により構成されている。

【0028】

例えば、原稿読取部１３０は、載置台に載置された原稿を、原稿サイズにより設定された範囲で読み取り、画像データとして出力する。なお、原稿は、載置台にセットされてもよいし、自動原稿送り装置（ＡＤＦ：Auto Document Feeder）にセットされてもよい。

【0029】

画像形成部１４０は、画像データを記録媒体（例えば記録紙）に形成するための機能部である。例えば、用紙トレイから記録紙を給紙し、画像形成部１４０において記録紙の表面に画像が形成された後に排紙トレイから排紙される。画像形成部１４０は、例えば電子写真方式を利用したレーザプリンタ等により構成されている。

【0030】

表示部１５０は、画像形成装置１０の各種状態を表示したり、操作入力の状態を表示したりする。例えば、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ：liquid crystal display）や、有機ＥＬ（ＥＬ: electro-luminescence）パネル等により構成されている。

【0031】

操作部１６０は、利用者からの操作入力を受け付けるボタン、スイッチ等である。操作部１６０は、スイッチ、キーボードといったハードウェアの入力装置で実現してもよいし、表示部１５０と一体に形成されるタッチパネル等により実現してもよい。タッチパネルの入力を検出する方式は、例えば、抵抗膜方式、赤外線方式、電磁誘導方式、静電容量方式といった、一般的な検出方式であればよい。

【0032】

通信部１７０は、ネットワークを介して他の装置と通信を行う。例えば、ネットワーク通信部１７０は、ネットワークに接続可能なインタフェースを有し、有線／無線ＬＡＮ（Local Area Network）を介して他の装置と通信できればよい。また、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）にも対応しており、他のＢｌｕｅｔｏｏｔｈ対応機器と通信可能である。

【0033】

また、通信部１７０は、ＦＡＸ通信を行う為の機能部でもある。例えば、ＩＮＳ回線を通じて他のＦＡＸ装置、複合機、コンピュータ等と原稿として画像データ（ 文章データ）の送受信を行う。なお、アナログの電話回線やＩＳＤＮ回線を利用した回線交換の通信であってもよいし、パケット通信や、インターネットを利用した通信（例えば、インターネットＦＡＸ）であっても良い。すなわち、受信された原稿が画像データとして記憶され、処理されるものであれば通信手段は問わない。

【0034】

図５は、資料配布情報を示す説明図である。
資料配布情報１２１は、メンバー、部門、メールアドレス、データ送付先、印刷要の各項目のリストになっている。図５では、メンバーはＡ～Ｉであり、メンバーの所属する部門はＷ部、Ｙ部、Ｚ部となっている。メールアドレスは、メンバーのメール連絡先である。データ送付先は、ほとんどがメールアドレスであるが、メンバーＣのように別の送付先を指定することもできる。また、メンバーＧのようにデータ送付先が登録されていない場合は、データ送付を行わないことを意味する。印刷要において、○は印刷要、×は印刷不要を示す。

【0035】

資料データ１２２は、配布者（メンバーＡ）が使用する端末装置３０ａから画像形成装置１０に送られたものである。

【0036】

［（２）端末装置］
図４に示す端末装置３０は、例えばＰＣ，ノートＰＣ、タブレット等であり、制御部３００と、記憶部３２０と、表示部３５０と、操作部３６０と、通信部３７０とを備える。

【0037】

制御部３００は、端末装置３０の全体を制御するための機能部である。制御部３００は、記憶部３２０に記憶されている制御プログラムを読み出して実行することにより各種機能を実現しており、１又は複数の演算装置（例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit））等により構成されている。

【0038】

記憶部３２０は、プログラムやデータが記憶されている機能部である。記憶部３２０は、例えば、ＳＳＤ（Solid State Drive）等の半導体メモリや、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等により構成されている。

【0039】

表示部３５０は、端末装置３０の各種状態を表示したり、操作入力の状態を表示したりする。例えば、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ：liquid crystal display）や、有機ＥＬパネル等により構成されている。

【0040】

操作部３６０は、利用者からの操作入力を受け付けるボタン、スイッチ等である。操作部１６０は、スイッチ、キーボードといったハードウェアの入力装置で実現してもよいし、表示部１５０と一体に形成されるタッチパネル等により実現してもよい。タッチパネルの入力を検出する方式は、例えば、抵抗膜方式、赤外線方式、電磁誘導方式、静電容量方式といった、一般的な検出方式であればよい。

【0041】

通信部３７０は、ネットワークを介して他の装置と通信を行う。例えば、ネットワーク通信部１７０は、ネットワークに接続可能なインタフェースを有し、有線／無線ＬＡＮ（Local Area Network）を介して他の装置と通信できればよい。また、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈにも対応しており、他のＢｌｕｅｔｏｏｔｈ対応機器と通信可能である。

【0042】

［端末装置による資料配布指示等の処理］
メンバーＡは、端末装置３０ａを用いて、会議の資料配布の指示及び画像形成装置１０による配布用の資料印刷を行うものとする。ここでは、図１で説明したように、メンバーＡ～Ｉは、端末装置３０ａ～３０ｉを使用するものとする。
図６は、第１実施形態に係る端末装置による配布指示処理を示すフローチャートである。

【0043】

まず、メンバーＡは端末装置３０ａにより、画像形成装置１０にアクセスする（ステップＳ１０１）。そして、資料配布情報１２１を取得し表示部３５０に表示する（ステップＳ１０２）。利用者（メンバーＡ）は、配布するメンバーを指定し（ステップＳ１０３）、資料データ１２２を画像形成装置１０に送り、記憶部１２０に記憶登録する（ステップＳ１０４）。ここでは、配布対象は図５の資料配布情報１２１に記載の全メンバーＡ～Ｉとする。

【0044】

なお、メンバーＡ～Ｉの中から配布メンバーを指定してもよい。また、資料配布情報は、例えば，各会議や各プロジェクトごとに複数設けられており、それらの中から選択するものでもよい。

【0045】

ステップＳ１０３で、端末装置３０から配布メンバーを指定するときに、印刷日時や印刷処理を行うまでの時間（後述するステップＳ２１１の印刷変更通知処理の時間）を、所定時間として指定可能である。所定時間については、指定がなければ、デフォルトで任意の時間に設定されていてもよい。

【0046】

画像形成装置１０は、指定された配布メンバーから、印刷要のメンバーと印刷部数、資料データを含む印刷情報を生成して端末装置３０ａに送信し、端末装置３０ａはこの印刷情報を受信する（ステップＳ１０５）。

【0047】

なお、利用者Ａが画像形成装置１０に対して印刷日時を指定した場合、画像形成装置１０は、指定され印刷日時までに変更のあった印刷要のメンバーと、印刷部数とを、端末装置３０ａに送信し、指定した印刷日時に必要部数を印刷する。

【0048】

［画像形成装置の処理］
図７は、第１実施形態に係る画像形成装置の配布処理を示すフローチャートである。

【0049】

画像形成装置１０は、端末装置３０からアクセスがあるか否かを判定し（ステップＳ２０１）、アクセスがあれば、記憶部１２０に保存されている資料配布情報１２１を端末装置３０に送信する（ステップＳ２０２）。この場合は、端末装置３０ａよりアクセスがあったとする。画像形成装置１０は、端末装置３０ａから配布メンバー（ここでは、メンバーＡ～Ｉとする）と資料データを取得し、資料配布情報１２１から配布メンバーに関する情報を抽出するとともに、資料データ１２２を記憶部１２０に記憶する（ステップＳ２０３）。

【0050】

このときに、端末装置３０から所定時間が指定された場合、記憶部１２０に所定時間も記憶する。

【0051】

画像形成装置１０の制御部１００における配布処理部１０２のデータ送付処理部１１２は、通信部１７０を介して会議通知メールを配布メンバーのメールアドレスに送付するとともに、資料配布情報１２１のデータ送付先に資料データ１２２を送付する（ステップＳ２０４）。ここで、送付するメールには、印刷要の確認通知が含まれており、資料配布情報１２１の「印刷要」の部分の変更を行う場合の通知処理内容も含まれる。また、このメールには、記憶部１２０に記憶した所定時間も含まれていてもよい。

【0052】

詳しくは後述するが、次に資料配布情報１２１の更新処理を行い（ステップＳ２０５）、印刷処理に必要な印刷情報を端末装置３０ａに送信する（ステップＳ２０６）。ここで、印刷情報とは、印刷メンバー、印刷部数である。

【0053】

画像形成装置１０の制御部１００における画像形成処理部１０１は、印刷情報に従って資料データについて印刷部数だけ印刷処理を実行する（ステップＳ２０７）。

【0054】

次にステップＳ２０５の資料配布情報１２１の更新処理について説明する。
図８は、第１実施形態に係る画像形成装置の資料配布情報の更新処理を示すフローチャートである。

【0055】

画像形成装置１０の配布処理部１０２における更新部１１４は、何れかの配布対象メンバーから印刷要否変更通知があるかを確認する（ステップＳ２１１）。印刷要否変更通知がなければ（ステップＳ２１１；Ｎｏ）、更新部１１４は、ステップＳ１０３で述べた所定時間に達したかを確認する（ステップＳ２１８）。所定時間に達していなければ、ステップＳ２１１に戻り、所定時間に達していれば、処理は終了する。
印刷要否変更通知があれば（ステップＳ２１１；Ｙｅｓ）、更新部１１４は、集計部１１１に変更内容で印刷部数を集計し直させる（ステップＳ２１２）。

【0056】

更新部１１４は、記憶部１２０の印刷要否変更回数１２３により、この変更通知をしたメンバーによる同じ変更内容が所定回数を超えたかを確認する（ステップＳ２１３）。更新部１１４は、同じ変更内容が所定回数を越えていなければ、変更内容と変更回数を記憶部１２０に記憶する（ステップＳ２１４）。所定回数を超えていれば、更新部１１４は資料配布情報１２１の登録内容を変更内容に更新する（ステップＳ２１５）。そして、記憶部１２０に保存していた変更内容と変更回数をクリアする（ステップＳ２１６）。
更新部１１４は、変更となった印刷メンバーと印刷部数をメールにて端末装置３０ａに送信する（ステップＳ２１７）。

【0057】

こうして、会議等の資料配布を行う場合、印刷を必要とするメンバーを調査し毎回印刷部数を設定して印刷する必要がなく、資料配布のメンバーを指定するだけで、印刷を必要とするメンバーと印刷部数が分かるので、印刷部数に漏れが生じることもなく、業務効率が向上するという効果を奏する。

【0058】

しかも、資料配布情報も、変更回数によって自動的に更新されるために、一々更新作業を行う必要も無いので、手間が省け、業務効率が向上するという効果を奏する。

【0059】

なお、ここでは画像形成装置１０が配布指示されたメンバーの中で印刷要としたメンバー分だけ印刷処理を行うことになっているが、これに限定されるわけではない。画像形成装置１０の制御部１００内の配布処理部１０２と記憶部１２０の機能を有するサーバが配布処理装置として機能してもよい。この場合は、サーバが資料配布情報に基づいて、ネットワークを介して資料データを配信するとともに、印刷情報を画像形成装置に送付して印刷させるものである。

【0060】

＜第２実施形態＞
第２実施形態の資料配布管理システムでは、資料のページ数に応じて電子データにするか、印刷にするか等の送付判定を行うものである。

【0061】

［各装置の機能構成］
装置の構成は、第１実施形態と同じなので説明は省略する。
［端末装置による資料配布指示等の処理］
端末装置による処理も図６に示す第１実施形態の処理と同じなので説明は省略する。

【0062】

［画像形成装置の処理］
図９は、第２実施形態に係る画像形成装置の配布処理を示すフローチャートである。

【0063】

画像形成装置１０は、端末装置３０からアクセスがあるか否かを判定し（ステップＳ３０１）、アクセスがあれば、記憶部１２０に保存されている資料配布情報１２１を端末装置３０に送信する（ステップＳ３０２）。この場合は、端末装置３０ａよりアクセスがあったとする。端末装置３０ａから配布メンバー（ここでは、メンバーＡ～Ｉとする）と配布資料データを取得し、資料配布情報から配布メンバーに関する情報を抽出するとともに、資料データ１２２を記憶部１２０に保存する（ステップＳ３０３）。

【0064】

画像形成装置１０の制御部１００における配布処理部１０２の集計部１１１は、資料データのページ数を集計し、資料が所定ページ数を超えるかを判定する（ステップＳ３０４）。この所定ページ数は例えば１００ページとする。

【0065】

資料データの資料枚数が所定数を超えない場合は、ステップＳ３０５に進む。ステップＳ３０５～Ｓ３０７，Ｓ３１０は、図７に示すステップＳ２０４～Ｓ２０７と同じ処理であり、説明は省略する。

【0066】

資料データの資料枚数が所定数を超える場合は、ステップＳ３０８に進み、データ送付処理部１１２が、会議通知メールとともに登録された送付先に資料データを送付する。そして、端末装置３０ａに印刷しない旨（印刷情報：印刷部数ゼロ）を通知するとともに、他の会議参加者の端末装置３０ｂ～３０ｉにも印刷しない旨を通知する（ステップＳ３０９）。

【0067】

こうして、資料データの枚数が所定枚数を超えて印刷枚数が非常に多くなった場合、大量の印刷を行わずに資料データ配布にとどめることによって、印刷処理を行う必要がなくなり、資源の浪費と費用を抑えるとともに、手間が省け、業務効率が向上するという効果を奏する。

【0068】

＜第３実施形態＞
第３実施形態の資料配布管理システムでは、会議における各メンバーの人数に応じて、電子データにするか、印刷にするか等の送付判定を行うものである。

【0069】

［各装置の機能構成］
装置の構成は、第１実施形態と同じなので説明は省略する。
［端末装置による資料配布指示等の処理］
端末装置による処理も図６に示す第１実施形態の処理と同じなので説明は省略する。

【0070】

［画像形成装置の処理］
図１０は、第３実施形態に係る画像形成装置の配布処理を示すフローチャートである。

【0071】

画像形成装置１０は、端末装置３０からアクセスがあるか否かを判定し（ステップＳ４０１）、アクセスがあれば、記憶部１２０に保存されている資料配布情報１２１を端末装置３０に送信する（ステップＳ４０２）。この場合は、端末装置３０ａよりアクセスがあったとする。端末装置３０ａから配布メンバー（ここでは、メンバーＡ～Ｉとする）と配布資料データを取得し、資料配布情報から配布メンバーに関する情報を抽出するとともに、資料データ１２２を記憶部１２０に保存する（ステップＳ４０３）。

【0072】

画像形成装置１０の制御部１００における配布処理部１０２の集計部１１１は、会議の参加人数を集計し、会議の参加人数が所定数を超えるかを判定する（ステップＳ４０４）。この所定数は例えば５０人とする。

【0073】

参加人数が所定数を超えない場合は、ステップＳ４０５に進む。ステップＳ４０５～Ｓ４０７，４１０は、図７に示すステップＳ２０４～Ｓ２０７と同じ処理であり、説明は省略する。

【0074】

参加人数が所定数を超える場合は、ステップＳ４０８に進み、会議通知メールとともに登録された送付先に資料データを送付する。そして、端末装置３０ａに印刷しない旨（印刷情報：印刷部数ゼロ）を通知するとともに、他の会議参加者の端末装置３０ｂ～３０ｉにも印刷しない旨を通知する（ステップＳ４０９）。

【0075】

こうして、会議の参加人数が所定数を超えた場合、印刷処理を行う必要がなくなり、資源の浪費と費用を抑えるとともに、手間が省け、業務効率が向上するという効果を奏する。

【0076】

＜第４実施形態＞
第４実施形態の資料配布管理システムでは、会議における各メンバーの部署に基づいて、電子データにするか、印刷にするか等の送付判定を行うものである。

【0077】

［各装置の機能構成］
装置の構成は、第１実施形態と同じなので説明は省略する。
［端末装置による資料配布指示等の処理］
端末装置による処理も図６に示す第１実施形態の処理と同じなので説明は省略する。

【0078】

［画像形成装置の処理］
図１１は、第４実施形態に係る画像形成装置の配布処理を示すフローチャートである。

【0079】

画像形成装置１０は、端末装置３０からアクセスがあるか否かを判定し（ステップＳ５０１）、アクセスがあれば、記憶部１２０に保存されている資料配布情報１２１を端末装置３０に送信する（ステップＳ５０２）。この場合は、端末装置３０ａよりアクセスがあったとする。端末装置３０ａから配布メンバー（ここでは、メンバーＡ～Ｉとする）と配布資料データを取得し、資料配布情報から配布メンバーに関する情報を抽出するとともに、資料データ１２２を記憶部１２０に保存する（ステップＳ５０３）。

【0080】

画像形成装置１０の制御部１００における配布処理部１０２のデータ送付処理部１１２は、通信部１７０を介して会議通知メールを配布メンバーのメールアドレスに送付するとともに、資料配布情報１２１のデータ送付先に資料データ１２２を送付する（ステップＳ５０４）。ここで、送付するメールには、印刷要の確認通知が含まれており、資料配布情報１２１の「印刷要」の部分の変更を行う場合の通知処理内容も含まれている。

【0081】

次に、画像形成装置１０は、印刷が必用な部署の選定を行う（ステップＳ５０５）。例えば、配布指定を行ったメンバーＡの部門と同じ建物の部門のメンバーのみを印刷対象とする。メンバーＡがＷ部であるので、同一建物にはＹ部があれば、Ｗ部とＹ部が印刷対象の部門として選定する。Ｚ部は、離れた地域にあり、遠隔で参加する可能性が高いので、データ配布のみとする。あるいは、同部門のメンバーにのみを印刷対象とし、他の部門はデータ送付のみとしてもよい。また、勤怠管理と連動させて、出勤していないメンバー（出張，休暇，テレワーク等により）は、印刷対象とせず、データ送付としてもよい。

【0082】

通信部１７０を介して会議通知メールを配布メンバーのメールアドレスに送付するとともに、資料配布情報１２１のデータ送付先に資料データ１２２を送付する（ステップＳ５０５）。そして資料配布情報１２１の更新処理を行い（ステップＳ５０６）、印刷処理に必要な印刷情報を端末装置３０ａに送信する（ステップＳ５０７）。

【0083】

画像形成装置１０の制御部１００における画像形成処理部１０１は、印刷情報に従って資料データについて印刷部数だけ印刷処理を実行する（ステップＳ５０８）。

【0084】

ここで、ステップＳ５０６の更新処理は、図７のステップ２０５における更新処理（図８の処理内容）と同じなので説明は省略する。

【0085】

こうして、配布指示を行った利用者の部門から必要な印刷対象となる部門を選定し、その部門のメンバーに印刷配布を行うので、不要な印刷を行うことなく、資源の浪費と費用を抑えるとともに、手間が省け、業務効率が向上するという効果を奏する。

【0086】

＜変形例＞
本開示に関わる上記実施形態では、配布処理部が画像形成装置に組み込まれて処理を行うものとしたが、ネットワークに接続するサーバが配布処理装置として機能するものであってもよい。このサーバによる配布処理装置は、制御部が、画像形成装置１０の制御部１００における配布処理部と同様の機能を果たし、記憶部、通信部がそれぞれ画像形成装置１０の記憶部１２０、通信部１７０と同様の機能を果たす。

【0087】

また、本開示による配布処理装置で動作するプログラムは、本開示に関わる上記実施形態の機能を実現するように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等を制御するプログラム（コンピュータを機能させるプログラム）であっても良い。そして、これら装置で取り扱われる情報は、その処理時に一時的にＲＡＭ（Random Access Memory）に蓄積され、その後、Ｆｌａｓｈ ＲＯＭ（Read Only Memory）などの各種ＲＯＭやＨＤＤ（Hard Disk Drive）に格納され、必要に応じてＣＰＵによって読み出し、修正・書き込みが行われる。また、各構成の機能を実現するためのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することにより各部の処理を行ってもよい。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。

【0088】

また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ－ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。また上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良く、さらに前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるものであっても良い。

【0089】

なお、上記の実施形態は、本開示を説明するための一例であり、特許請求の範囲に記載の発明の技術的範囲が、上記記載に限定されるものではない。

【符号の説明】

【0090】

１ ：資料配布処理システム
１０ ：画像形成装置
３０ ：端末装置
１００ ：制御部
１０１ ：画像形成処理部
１０２ ：配布処理部
１１１ ：集計部
１１２ ：データ送付処理部
１１３ ：印刷情報生成部
１１４ ：更新部
１２０ ：記憶部
１２１ ：資料配布情報
１２２ ：資料データ
１２３ ：印刷要否変更回数
１７０ ：通信部

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】