知財求人 - 知財ポータルサイト「IP Force」
(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】特許公報(B2)
(11)【特許番号】
(24)【登録日】2024-06-03
(45)【発行日】2024-06-11
(54)【発明の名称】情報処理システム
(51)【国際特許分類】
G06F 8/00 20180101AFI20240604BHJP
G06F 21/45 20130101ALI20240604BHJP
G06F 3/12 20060101ALI20240604BHJP
【ＦＩ】
G06F8/00
G06F21/45
G06F3/12 322
G06F3/12 338
【請求項の数】
16
(21)【出願番号】P 2020093609
(22)【出願日】2020-05-28
(65)【公開番号】P2021189687
(43)【公開日】2021-12-13
【審査請求日】2023-02-28
(73)【特許権者】
【識別番号】000005496
【氏名又は名称】富士フイルムビジネスイノベーション株式会社
(74)【代理人】
【識別番号】100104880
【弁理士】
【氏名又は名称】古部 次郎
(74)【代理人】
【識別番号】100125346
【弁理士】
【氏名又は名称】尾形 文雄
(74)【代理人】
【識別番号】100166981
【弁理士】
【氏名又は名称】砂田 岳彦
(72)【発明者】
【氏名】ジャン ウェンジン
(72)【発明者】
【氏名】楊 大偉
【審査官】松平 英
(56)【参考文献】
【文献】特開２０１５－０１８４０４（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０２０－１８１３３７（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０１８－０１４６８１（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２００９－０８６９７６（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０１８－１１６６２３（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２００６－１３０８７９（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０１９－０８７２８１（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０１２－０２２６２１（ＪＰ，Ａ）
(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)
Ｂ４１Ｊ２９／００－２９／７０
Ｇ０６Ｆ ３／０９－３／１２
８／００－８／３８
８／６０－８／７７
９／４４－９／４４５
９／４５１
１２／１４
２１／００－２１／８８
Ｈ０４Ｎ １／００
(57)【特許請求の範囲】
【請求項1】
使用が許可される期間が事前に設定されたユーザを識別する第１の情報と、当該ユーザによる使用が事前に許可されているネットワーク装置を識別する第２の情報とを紐付けて管理する情報処理装置が第１のプロセッサを有し、前記第１のプロセッサは、
前記第１の情報と前記第２の情報を含む使用の申請を受信した場合、当該第２の情報に対応する前記ネットワーク装置に対応付けて一時的なアカウントを作成し、
作成された前記一時的なアカウントの認証に用いる情報を、前記ユーザが前記申請に使用した携帯型の端末に通知し、
前記ネットワーク装置は第２のプロセッサを有し、
前記第２のプロセッサは、
前記一時的なアカウントの認証に用いる情報が取得された場合、当該一時的なアカウントについて前記携帯型の端末に用意されている操作上の設定を適用する
情報処理システム。
【請求項2】
前記第１のプロセッサは、前記一時的なアカウントを作成する場合、前記申請の対象である前記ネットワーク装置の操作上の設定を前記携帯型の端末から取得し、当該ネットワーク装置に適用する、請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項3】
前記ネットワーク装置に適用される前記操作上の設定の範囲は、前記ユーザについて使用が許可されている機能により定まる、請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項4】
前記ネットワーク装置に適用される前記操作上の設定の範囲は、前記ユーザが前記携帯型の端末を通じて申請した機能について定まる、請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項5】
前記ネットワーク装置に適用される前記操作上の設定は、前記ネットワーク装置からの要求により定まる、請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項6】
前記第１のプロセッサは、前記ユーザについて使用が許可される前記期間が経過した場合、当該ユーザに関する前記一時的なアカウントを削除する、請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項7】
前記第１のプロセッサは、前記一時的なアカウントに対応する前記ネットワーク装置に対し、前記設定の削除を指示する、請求項６に記載の情報処理システム。
【請求項8】
前記第２のプロセッサは、前記ユーザによる１つの使用が終了する度に、前記ネットワーク装置の表示部に、当該使用に用いた前記設定の当該ネットワーク装置からの削除の確認を求める画面を表示させる、請求項６に記載の情報処理システム。
【請求項9】
前記第２のプロセッサは、前記ネットワーク装置の前記操作上の設定を、前記ユーザが携帯する前記携帯型の端末から直接取得して設定する、請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項10】
前記第２のプロセッサは、前記一時的なアカウントに対応するユーザについて使用が許可される前記期間が経過した場合、当該ユーザに関する当該一時的なアカウントに対応付けて登録されている前記操作上の設定を削除する、請求項９に記載の情報処理システム。
【請求項11】
前記第２のプロセッサは、前記ユーザによる１つの使用が終了する度に、前記ネットワーク装置の表示部、又は、当該ユーザが携帯する前記携帯型の端末の表示部に、当該使用に用いた前記設定の削除の確認を求める画面を表示する、請求項９に記載の情報処理システム。
【請求項12】
使用が許可される期間が事前に設定されたユーザを識別する第１の情報と、当該ユーザによる使用が事前に許可されているネットワーク装置を識別する第２の情報とを紐付けて管理する情報処理装置が第１のプロセッサを有し、前記第１のプロセッサは、
前記第１の情報と前記第２の情報を含む使用の申請を受信した場合、当該第２の情報に対応する前記ネットワーク装置に対し、一時的なアカウントの作成を指示し、
作成された前記一時的なアカウントの認証に用いる情報を前記ネットワーク装置から受信すると、前記第１の情報に対応する前記ユーザが前記申請に使用した携帯型の端末に通知し、
前記ネットワーク装置は第２のプロセッサを有し、
前記第２のプロセッサは、
前記情報処理装置からの指示に基づいて前記一時的なアカウントを作成し、
前記一時的なアカウントの認証に用いる情報が取得された場合、当該一時的なアカウントについて前記携帯型の端末に用意されている操作上の設定を適用する
情報処理システム。
【請求項13】
前記第２のプロセッサは、前記情報処理装置から前記一時的なアカウントの削除、又は、当該一時的なアカウントの使用が許可される期間の通知を受け付ける、請求項１２に記載の情報処理システム。
【請求項14】
前記第２のプロセッサは、前記一時的なアカウントの作成の指示に基づいて、当該一時的なアカウントの使用に関する情報を管理する、請求項１２に記載の情報処理システム。
【請求項15】
前記第２のプロセッサは、前記一時的なアカウントの使用に関する変更を受け付けた場合、受け付けた変更を前記情報処理装置に通知する、請求項１４に記載の情報処理システム。
【請求項16】
使用が許可される期間が事前に設定されたユーザを識別する第１の情報と、当該ユーザによる使用が事前に許可されているネットワーク装置を識別する第２の情報とを紐付けて管理する情報処理装置が第１のプロセッサを有し、前記第１のプロセッサは、
前記第１の情報と前記第２の情報の管理を開始した後、一時的なアカウントを作成し、
作成された前記一時的なアカウントの認証に用いる情報を、前記ユーザが携帯する携帯型の端末に通知し、
前記ネットワーク装置は第２のプロセッサを有し、
前記第２のプロセッサは、
前記一時的なアカウントの認証に用いる情報が取得された場合、取得された情報を前記情報処理装置に送信し、
前記情報処理装置から認証の成功が受信された場合、前記一時的なアカウントについて前記携帯型の端末に用意されている操作上の設定を適用する
情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、情報処理システムに関する。
【背景技術】
【0002】
多様な働き方の広がりに伴い、共同使用が可能なオフィス（以下「シェアードオフィス」という）の需要が増えている。シェアードオフィスには、ユーザが共用する備品が設置されている。備品の１つには、印刷、コピー、ファックス、スキャナ等の複数の機能を備える画像形成装置がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0003】
【文献】特開２０１７－１８４２８６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
月額や従量制等により使用が可能なシェアードオフィスは、年単位で賃貸される既存のオフィスに比べ、ユーザの入れ替わりが多い。このため、ユーザに関する情報や操作上の設定等を、シェアードオフィス内の全ての画像形成装置その他のネットワーク装置に事前に登録することは難しい。結果的に、ユーザには、ネットワーク装置の使用の度に、操作上の設定等を個別に入力することが求められ、ユーザの負担になっている。
【0005】
本発明は、不特定のユーザが共用するネットワーク装置の使用に備えてユーザの情報や操作上の設定をネットワーク装置内に記憶する場合に比して、操作上の設定を入力する手間を軽減することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0006】
請求項１に記載の発明は、使用が許可される期間が事前に設定されたユーザを識別する第１の情報と、当該ユーザによる使用が事前に許可されているネットワーク装置を識別する第２の情報とを紐付けて管理する情報処理装置が第１のプロセッサを有し、前記第１のプロセッサは、前記第１の情報と前記第２の情報を含む使用の申請を受信した場合、当該第２の情報に対応する前記ネットワーク装置に対応付けて一時的なアカウントを作成し、作成された前記一時的なアカウントの認証に用いる情報を、前記ユーザが前記申請に使用した携帯型の端末に通知し、前記ネットワーク装置は第２のプロセッサを有し、前記第２のプロセッサは、前記一時的なアカウントの認証に用いる情報が取得された場合、当該一時的なアカウントについて前記携帯型の端末に用意されている操作上の設定を適用する情報処理システムである。
請求項２に記載の発明は、前記第１のプロセッサは、前記一時的なアカウントを作成する場合、前記申請の対象である前記ネットワーク装置の操作上の設定を前記携帯型の端末から取得し、当該ネットワーク装置に適用する、請求項１に記載の情報処理システムである。
請求項３に記載の発明は、前記ネットワーク装置に適用される前記操作上の設定の範囲は、前記ユーザについて使用が許可されている機能により定まる、請求項２に記載の情報処理システムである。
請求項４に記載の発明は、前記ネットワーク装置に適用される前記操作上の設定の範囲は、前記ユーザが前記携帯型の端末を通じて申請した機能について定まる、請求項２に記載の情報処理システムである。
請求項５に記載の発明は、前記ネットワーク装置に適用される前記操作上の設定は、前記ネットワーク装置からの要求により定まる、請求項２に記載の情報処理システムである。
請求項６に記載の発明は、前記第１のプロセッサは、前記ユーザについて使用が許可される前記期間が経過した場合、当該ユーザに関する前記一時的なアカウントを削除する、請求項１に記載の情報処理システムである。
請求項７に記載の発明は、前記第１のプロセッサは、前記一時的なアカウントに対応する前記ネットワーク装置に対し、前記設定の削除を指示する、請求項６に記載の情報処理システムである。
請求項８に記載の発明は、前記第２のプロセッサは、前記ユーザによる１つの使用が終了する度に、前記ネットワーク装置の表示部に、当該使用に用いた前記設定の当該ネットワーク装置からの削除の確認を求める画面を表示させる、請求項６に記載の情報処理システムである。
請求項９に記載の発明は、前記第２のプロセッサは、前記ネットワーク装置の前記操作上の設定を、前記ユーザが携帯する前記携帯型の端末から直接取得して設定する、請求項１に記載の情報処理システムである。
請求項１０に記載の発明は、前記第２のプロセッサは、前記一時的なアカウントに対応するユーザについて使用が許可される前記期間が経過した場合、当該ユーザに関する当該一時的なアカウントに対応付けて登録されている前記操作上の設定を削除する、請求項９に記載の情報処理システムである。
請求項１１に記載の発明は、前記第２のプロセッサは、前記ユーザによる１つの使用が終了する度に、前記ネットワーク装置の表示部、又は、当該ユーザが携帯する前記携帯型の端末の表示部に、当該使用に用いた前記設定の削除の確認を求める画面を表示する、請求項９に記載の情報処理システムである。
請求項１２に記載の発明は、使用が許可される期間が事前に設定されたユーザを識別する第１の情報と、当該ユーザによる使用が事前に許可されているネットワーク装置を識別する第２の情報とを紐付けて管理する情報処理装置が第１のプロセッサを有し、前記第１のプロセッサは、前記第１の情報と前記第２の情報を含む使用の申請を受信した場合、当該第２の情報に対応する前記ネットワーク装置に対し、一時的なアカウントの作成を指示し、作成された前記一時的なアカウントの認証に用いる情報を前記ネットワーク装置から受信すると、前記第１の情報に対応する前記ユーザが前記申請に使用した携帯型の端末に通知し、前記ネットワーク装置は第２のプロセッサを有し、前記第２のプロセッサは、前記情報処理装置からの指示に基づいて前記一時的なアカウントを作成し、前記一時的なアカウントの認証に用いる情報が取得された場合、当該一時的なアカウントについて前記携帯型の端末に用意されている操作上の設定を適用する情報処理システムである。
請求項１３に記載の発明は、前記第２のプロセッサは、前記情報処理装置から前記一時的なアカウントの削除、又は、当該一時的なアカウントの使用が許可される期間の通知を受け付ける、請求項１２に記載の情報処理システムである。
請求項１４に記載の発明は、前記第２のプロセッサは、前記一時的なアカウントの作成の指示に基づいて、当該一時的なアカウントの使用に関する情報を管理する、請求項１２に記載の情報処理システムである。
請求項１５に記載の発明は、前記第２のプロセッサは、前記一時的なアカウントの使用に関する変更を受け付けた場合、受け付けた変更を前記情報処理装置に通知する、請求項１４に記載の情報処理システムである。
請求項１６に記載の発明は、使用が許可される期間が事前に設定されたユーザを識別する第１の情報と、当該ユーザによる使用が事前に許可されているネットワーク装置を識別する第２の情報とを紐付けて管理する情報処理装置が第１のプロセッサを有し、前記第１のプロセッサは、前記第１の情報と前記第２の情報の管理を開始した後、一時的なアカウントを作成し、作成された前記一時的なアカウントの認証に用いる情報を、前記ユーザが携帯する携帯型の端末に通知し、前記ネットワーク装置は第２のプロセッサを有し、前記第２のプロセッサは、前記一時的なアカウントの認証に用いる情報が取得された場合、取得された情報を前記情報処理装置に送信し、前記情報処理装置から認証の成功が受信された場合、前記一時的なアカウントについて前記携帯型の端末に用意されている操作上の設定を適用する情報処理システムである。
請求項２に記載の発明は、前記第１のプロセッサは、前記一時的なアカウントを作成する場合、前記申請の対象である前記ネットワーク装置の操作上の設定を前記携帯型の端末から取得し、当該ネットワーク装置に適用する、請求項１に記載の情報処理システムである。
請求項３に記載の発明は、前記ネットワーク装置に適用される前記操作上の設定の範囲は、前記ユーザについて使用が許可されている機能により定まる、請求項２に記載の情報処理システムである。
請求項４に記載の発明は、前記ネットワーク装置に適用される前記操作上の設定の範囲は、前記ユーザが前記携帯型の端末を通じて申請した機能について定まる、請求項２に記載の情報処理システムである。
請求項５に記載の発明は、前記ネットワーク装置に適用される前記操作上の設定は、前記ネットワーク装置からの要求により定まる、請求項２に記載の情報処理システムである。
請求項６に記載の発明は、前記第１のプロセッサは、前記ユーザについて使用が許可される前記期間が経過した場合、当該ユーザに関する前記一時的なアカウントを削除する、請求項１に記載の情報処理システムである。
請求項７に記載の発明は、前記第１のプロセッサは、前記一時的なアカウントに対応する前記ネットワーク装置に対し、前記設定の削除を指示する、請求項６に記載の情報処理システムである。
請求項８に記載の発明は、前記第２のプロセッサは、前記ユーザによる１つの使用が終了する度に、前記ネットワーク装置の表示部に、当該使用に用いた前記設定の当該ネットワーク装置からの削除の確認を求める画面を表示させる、請求項６に記載の情報処理システムである。
請求項９に記載の発明は、前記第２のプロセッサは、前記ネットワーク装置の前記操作上の設定を、前記ユーザが携帯する前記携帯型の端末から直接取得して設定する、請求項１に記載の情報処理システムである。
請求項１０に記載の発明は、前記第２のプロセッサは、前記一時的なアカウントに対応するユーザについて使用が許可される前記期間が経過した場合、当該ユーザに関する当該一時的なアカウントに対応付けて登録されている前記操作上の設定を削除する、請求項９に記載の情報処理システムである。
請求項１１に記載の発明は、前記第２のプロセッサは、前記ユーザによる１つの使用が終了する度に、前記ネットワーク装置の表示部、又は、当該ユーザが携帯する前記携帯型の端末の表示部に、当該使用に用いた前記設定の削除の確認を求める画面を表示する、請求項９に記載の情報処理システムである。
請求項１２に記載の発明は、使用が許可される期間が事前に設定されたユーザを識別する第１の情報と、当該ユーザによる使用が事前に許可されているネットワーク装置を識別する第２の情報とを紐付けて管理する情報処理装置が第１のプロセッサを有し、前記第１のプロセッサは、前記第１の情報と前記第２の情報を含む使用の申請を受信した場合、当該第２の情報に対応する前記ネットワーク装置に対し、一時的なアカウントの作成を指示し、作成された前記一時的なアカウントの認証に用いる情報を前記ネットワーク装置から受信すると、前記第１の情報に対応する前記ユーザが前記申請に使用した携帯型の端末に通知し、前記ネットワーク装置は第２のプロセッサを有し、前記第２のプロセッサは、前記情報処理装置からの指示に基づいて前記一時的なアカウントを作成し、前記一時的なアカウントの認証に用いる情報が取得された場合、当該一時的なアカウントについて前記携帯型の端末に用意されている操作上の設定を適用する情報処理システムである。
請求項１３に記載の発明は、前記第２のプロセッサは、前記情報処理装置から前記一時的なアカウントの削除、又は、当該一時的なアカウントの使用が許可される期間の通知を受け付ける、請求項１２に記載の情報処理システムである。
請求項１４に記載の発明は、前記第２のプロセッサは、前記一時的なアカウントの作成の指示に基づいて、当該一時的なアカウントの使用に関する情報を管理する、請求項１２に記載の情報処理システムである。
請求項１５に記載の発明は、前記第２のプロセッサは、前記一時的なアカウントの使用に関する変更を受け付けた場合、受け付けた変更を前記情報処理装置に通知する、請求項１４に記載の情報処理システムである。
請求項１６に記載の発明は、使用が許可される期間が事前に設定されたユーザを識別する第１の情報と、当該ユーザによる使用が事前に許可されているネットワーク装置を識別する第２の情報とを紐付けて管理する情報処理装置が第１のプロセッサを有し、前記第１のプロセッサは、前記第１の情報と前記第２の情報の管理を開始した後、一時的なアカウントを作成し、作成された前記一時的なアカウントの認証に用いる情報を、前記ユーザが携帯する携帯型の端末に通知し、前記ネットワーク装置は第２のプロセッサを有し、前記第２のプロセッサは、前記一時的なアカウントの認証に用いる情報が取得された場合、取得された情報を前記情報処理装置に送信し、前記情報処理装置から認証の成功が受信された場合、前記一時的なアカウントについて前記携帯型の端末に用意されている操作上の設定を適用する情報処理システムである。
【発明の効果】
【0007】
請求項１記載の発明によれば、不特定のユーザが共用するネットワーク装置の使用に備えてユーザの情報や操作上の設定をネットワーク装置内に記憶する場合に比して、操作上の設定を入力する手間の軽減とセキュリティの向上とを実現できる。
請求項２記載の発明によれば、ユーザが携帯する携帯型の端末とユーザが操作するネットワーク装置とが直接通信できない環境でもユーザに固有の操作上の設定の手入力無しに適用できる。
請求項３記載の発明によれば、ユーザについて許容されている機能についての操作上の設定を一括して適用できる。
請求項４記載の発明によれば、ユーザについて許容されている機能のうちユーザが使用を申請した操作上の設定を一括して適用できる。
請求項５記載の発明によれば、ユーザについて許容されている機能のうちユーザが使用する機能の操作上の設定を適用できる。
請求項６記載の発明によれば、情報処理装置に対するセキュリティを向上できる。
請求項７記載の発明によれば、ネットワーク装置に対するセキュリティを向上できる。
請求項８記載の発明によれば、操作上の設定の削除の実行をユーザに確認できる。
請求項９記載の発明によれば、ユーザに固有の操作上の設定の手入力無しに適用できる。
請求項１０記載の発明によれば、ネットワーク装置に対するセキュリティを向上できる。
請求項１１記載の発明によれば、操作上の設定の削除の実行をユーザに確認できる。
請求項１２記載の発明によれば、不特定のユーザが共用するネットワーク装置の使用に備えてユーザの情報や操作上の設定をネットワーク装置内に記憶する場合に比して、操作上の設定を入力する手間を軽減できる。
請求項１３記載の発明によれば、ネットワーク装置側で一時的なアカウントを管理できる。
請求項１４記載の発明によれば、ネットワーク装置側で一時的なアカウントを管理できる。
請求項１５記載の発明によれば、ネットワーク装置側で一時的なアカウントを管理できる。
請求項１６記載の発明によれば、不特定のユーザが共用するネットワーク装置の使用に備えてユーザの情報や操作上の設定をネットワーク装置内に記憶する場合に比して、操作上の設定を入力する手間を軽減できる。
請求項２記載の発明によれば、ユーザが携帯する携帯型の端末とユーザが操作するネットワーク装置とが直接通信できない環境でもユーザに固有の操作上の設定の手入力無しに適用できる。
請求項３記載の発明によれば、ユーザについて許容されている機能についての操作上の設定を一括して適用できる。
請求項４記載の発明によれば、ユーザについて許容されている機能のうちユーザが使用を申請した操作上の設定を一括して適用できる。
請求項５記載の発明によれば、ユーザについて許容されている機能のうちユーザが使用する機能の操作上の設定を適用できる。
請求項６記載の発明によれば、情報処理装置に対するセキュリティを向上できる。
請求項７記載の発明によれば、ネットワーク装置に対するセキュリティを向上できる。
請求項８記載の発明によれば、操作上の設定の削除の実行をユーザに確認できる。
請求項９記載の発明によれば、ユーザに固有の操作上の設定の手入力無しに適用できる。
請求項１０記載の発明によれば、ネットワーク装置に対するセキュリティを向上できる。
請求項１１記載の発明によれば、操作上の設定の削除の実行をユーザに確認できる。
請求項１２記載の発明によれば、不特定のユーザが共用するネットワーク装置の使用に備えてユーザの情報や操作上の設定をネットワーク装置内に記憶する場合に比して、操作上の設定を入力する手間を軽減できる。
請求項１３記載の発明によれば、ネットワーク装置側で一時的なアカウントを管理できる。
請求項１４記載の発明によれば、ネットワーク装置側で一時的なアカウントを管理できる。
請求項１５記載の発明によれば、ネットワーク装置側で一時的なアカウントを管理できる。
請求項１６記載の発明によれば、不特定のユーザが共用するネットワーク装置の使用に備えてユーザの情報や操作上の設定をネットワーク装置内に記憶する場合に比して、操作上の設定を入力する手間を軽減できる。
【図面の簡単な説明】
【0008】
【図1】シェアードオフィスの管理に用いるシステム構成の一例を示す図である。
【図2】画像形成装置の構成例を説明する図である。
【図3】記憶装置に記憶されるデータの一部を説明する図である。
【図4】制御ユニットにより提供される機能の一部を説明する図である。
【図5】携帯端末の構成例を説明する図である。
【図6】記憶装置に記憶されるデータの一部を説明する図である。
【図7】制御ユニットにより提供される機能の一部を説明する図である。
【図8】管理サーバの構成例を説明する図である。
【図9】記憶装置に記憶されるデータの一部を説明する図である。
【図10】利用が可能な装置の登録情報と利用が可能なユーザの登録情報のデータ構造の一例を説明する図である。（Ａ）は登録情報のデータ構造の例であり、（Ｂ）は登録情報のデータ構造の例である。
【図11】制御ユニットにより提供される機能の一部を説明する図である。
【図12】実施の形態１で使用する管理システムの処理動作を説明する図である。
【図13】実施の形態２で使用する管理システムの処理動作を説明する図である。
【図14】実施の形態３で使用する管理システムの処理動作を説明する図である。
【図15】画像形成装置に送信する設定情報等を指定する場合に表示ユニットに表示される画面の一例を説明する図である。
【図16】実施の形態４で使用する管理システムの処理動作を説明する図である。
【図17】利用が可能なユーザの登録情報のデータ構造の他の一例を説明する図である。
【図18】実施の形態５で使用する管理システムの処理動作を説明する図である。
【図19】実施の形態６で使用する管理システムの処理動作を説明する図である。
【図20】実施の形態７で使用する管理システムの処理動作を説明する図である。
【発明を実施するための形態】
【0009】
以下、添付図面を参照して、実施の形態について詳細に説明する。
＜実施の形態１＞
＜システム構成＞
図１は、シェアードオフィスの管理に用いるシステム構成の一例を示す図である。図１に示す管理システム１は、例えばクラウドシステムとして構成される。
本実施の形態における管理システム１は、シェアードオフィスのユーザにより共用される画像形成装置１０と、ユーザが携帯する携帯端末２０と、画像形成装置１０の利用を管理するサーバ（以下「管理サーバ」という）３０とで構成される。
本実施の形態における画像形成装置１０と管理サーバ３０は、情報処理システムの一例である。
＜実施の形態１＞
＜システム構成＞
図１は、シェアードオフィスの管理に用いるシステム構成の一例を示す図である。図１に示す管理システム１は、例えばクラウドシステムとして構成される。
本実施の形態における管理システム１は、シェアードオフィスのユーザにより共用される画像形成装置１０と、ユーザが携帯する携帯端末２０と、画像形成装置１０の利用を管理するサーバ（以下「管理サーバ」という）３０とで構成される。
本実施の形態における画像形成装置１０と管理サーバ３０は、情報処理システムの一例である。
【0010】
図１に示す管理システム１の場合、シェアードオフィスは、シェアードオフィスＸの１つである。ただし、管理システム１を構成するシェアードオフィスの数は２つ以上でもよい。なお、１つの事業者が運用するシェアードオフィスの数は１つに限らず、複数でもよい。本実施の形態の場合、シェアードオフィスＸを運営する事業者と管理サーバ３０を運用する事業者は同じである。もっとも、シェアードオフィスＸを運営する事業者と管理サーバ３０を運用する事業者が異なってもよい。
図１の場合、シェアードオフィスＸには１台の画像形成装置１０が配置されているが、複数台の画像形成装置１０が配置されてもよい。
図１の場合、シェアードオフィスＸには１台の画像形成装置１０が配置されているが、複数台の画像形成装置１０が配置されてもよい。
【0011】
本実施の形態における画像形成装置１０は、ネットワークを通じて管理サーバ３０に接続されている。この意味で、画像形成装置１０は、ネットワーク装置の一例である。ネットワークは、例えばインターネットである。
もっとも、管理サーバ３０がシェアードオフィスＸ内に存在する場合、画像形成装置１０は、ＬＡＮ（＝Local Area Network）経由で管理サーバ３０に接続される。この場合のＬＡＮは、有線ＬＡＮに限らず、無線ＬＡＮでもよい。
もっとも、管理サーバ３０がシェアードオフィスＸ内に存在する場合、画像形成装置１０は、ＬＡＮ（＝Local Area Network）経由で管理サーバ３０に接続される。この場合のＬＡＮは、有線ＬＡＮに限らず、無線ＬＡＮでもよい。
【0012】
本実施の形態の場合、シェアードオフィスに配置される画像形成装置１０は、印刷、コピー、ファックス、スキャナ等の複数の機能を有している。この種の画像形成装置１０は、複合機とも呼ばれる。
本実施の形態の場合、シェアードオフィスに配置される画像形成装置１０は、ユーザが所属する会社等に配置されている画像形成装置１０と同じか同等の機能を有している。望ましくは、シェアードオフィスに配置される画像形成装置１０は、ユーザが所属する会社等に配置されている画像形成装置１０と同じである。
本実施の形態の場合、シェアードオフィスに配置される画像形成装置１０は、ユーザが所属する会社等に配置されている画像形成装置１０と同じか同等の機能を有している。望ましくは、シェアードオフィスに配置される画像形成装置１０は、ユーザが所属する会社等に配置されている画像形成装置１０と同じである。
【0013】
シェアードオフィスに配置される画像形成装置１０とユーザが所属する会社に配置されている画像形成装置１０は、同等の機能を有する同じメーカが製造した画像形成装置１０であることが望ましい。
もっとも、管理システム１で使用する画像形成装置１０には、異なるメーカで製造された画像形成装置１０が混在してもよい。例えば同等の機能について設定の互換性を担保する機能が画像形成装置１０等に設けられていれば、管理システム１で使用する画像形成装置１０の全てが単一のメーカの製品である必要はない。
なお、シェアードオフィスを利用するユーザは、会社等に属することは必須ではない。すなわち、ユーザは、個人としてシェアードオフィスを利用してもよい。個人としてのユーザの場合には、いずれかのシェアードオフィスに配置されている画像形成装置１０や個人が所有する印刷装置等と同等以上の性能を有していればよい。
もっとも、管理システム１で使用する画像形成装置１０には、異なるメーカで製造された画像形成装置１０が混在してもよい。例えば同等の機能について設定の互換性を担保する機能が画像形成装置１０等に設けられていれば、管理システム１で使用する画像形成装置１０の全てが単一のメーカの製品である必要はない。
なお、シェアードオフィスを利用するユーザは、会社等に属することは必須ではない。すなわち、ユーザは、個人としてシェアードオフィスを利用してもよい。個人としてのユーザの場合には、いずれかのシェアードオフィスに配置されている画像形成装置１０や個人が所有する印刷装置等と同等以上の性能を有していればよい。
【0014】
本実施の形態における管理サーバ３０は、ユーザが携帯する携帯端末２０に記憶されている操作上の設定情報を、シェアードオフィス内に配置されている特定の画像形成装置１０に適用するサービスを提供する。具体的には、管理サーバ３０は、シェアードオフィス内の画像形成装置１０を利用可能なユーザと、利用の対象である画像形成装置１０とを紐付ける処理を実行し、携帯端末２０から画像形成装置１０への設定情報の書き込みを可能にする。
この機能により、シェアードオフィスを運営する事業者が、シェアードオフィスに配置された画像形成装置に各ユーザの設定情報を事前に入力する作業が不要になる。
この機能により、シェアードオフィスを運営する事業者が、シェアードオフィスに配置された画像形成装置に各ユーザの設定情報を事前に入力する作業が不要になる。
【0015】
図１の場合、管理サーバ３０は１台であるが、インターネット上に分散的に配置される複数台のサーバにより実現されてもよい。なお、管理サーバ３０は、オンプレミス型でもクラウド型でもよい。管理サーバ３０は、情報処理装置の一例である。
本実施の形態における管理サーバ３０は、ユーザが携帯する携帯端末２０とも通信が可能である。管理サーバ３０と携帯端末２０との通信には、例えば移動通信システム、無線ＬＡＮ、ブルートゥース（登録商標）が用いられる。
本実施の形態における管理サーバ３０は、ユーザが携帯する携帯端末２０とも通信が可能である。管理サーバ３０と携帯端末２０との通信には、例えば移動通信システム、無線ＬＡＮ、ブルートゥース（登録商標）が用いられる。
【0016】
本実施の形態の場合、シェアードオフィス内の画像形成装置１０に提供されたユーザに固有の設定情報等は、ユーザによる利用が終わる度に画像形成装置１０から削除される。このため、設定情報等に秘匿性が高い情報が含まれる場合にも、画像形成装置１０における作業性の向上と秘匿性とが両立される。
本実施の形態の場合、一時ユーザに関する情報は、ユーザによるシェアードオフィスの利用期間が終了すると、管理サーバ３０から削除される。このため、従業員の情報の流出を望まない会社に対して秘匿性を 確保したサービスの提供が可能になる。
本実施の形態の場合、一時ユーザに関する情報は、ユーザによるシェアードオフィスの利用期間が終了すると、管理サーバ３０から削除される。このため、従業員の情報の流出を望まない会社に対して秘匿性を 確保したサービスの提供が可能になる。
【0017】
図１の例では、携帯端末２０がスマートフォンの場合を例示している。もっとも、携帯端末２０は、タブレット端末や携帯電話でもよいし、表示部を有するウェアラブル端末でもよい。携帯端末２０と画像形成装置１０との通信には、無線ＬＡＮ、ＮＦＣ（＝Near Field Communication）、ブルートゥース等の近距離無線通信を使用する。なお、携帯端末２０と画像形成装置１０との通信に移動通信システムを用いてもよい。
図１の場合、携帯端末２０は１台であるが複数台でよい。本実施の形態の場合、携帯端末２０は、携帯型の端末の一例である。
図１の場合、携帯端末２０は１台であるが複数台でよい。本実施の形態の場合、携帯端末２０は、携帯型の端末の一例である。
【0018】
＜画像形成装置の構成＞
図２は、画像形成装置１０の構成例を説明する図である。
画像形成装置１０は、装置全体の動作を制御する制御ユニット１１と、原稿の画像を読み取る画像読取ユニット１２と、記録媒体の一例である用紙上に画像を形成する画像形成ユニット１３と、画像データに色補正や階調補正等の処理を加える画像処理ユニット１４と、画像データ等を記憶する記憶装置１５と、ユーザの操作を受け付ける操作受付ユニット１６と、ユーザインタフェース画面等の表示に用いられる表示ユニット１７と、電話線やＬＡＮ（＝Local Area Network）ケーブル等を介した通信を実現する通信装置１８と、を有している。なお、制御ユニット１１と他の処理部は、信号線やバスを用いて相互に接続されている。
図２は、画像形成装置１０の構成例を説明する図である。
画像形成装置１０は、装置全体の動作を制御する制御ユニット１１と、原稿の画像を読み取る画像読取ユニット１２と、記録媒体の一例である用紙上に画像を形成する画像形成ユニット１３と、画像データに色補正や階調補正等の処理を加える画像処理ユニット１４と、画像データ等を記憶する記憶装置１５と、ユーザの操作を受け付ける操作受付ユニット１６と、ユーザインタフェース画面等の表示に用いられる表示ユニット１７と、電話線やＬＡＮ（＝Local Area Network）ケーブル等を介した通信を実現する通信装置１８と、を有している。なお、制御ユニット１１と他の処理部は、信号線やバスを用いて相互に接続されている。
【0019】
制御ユニット１１は、ＣＰＵ（＝Central Processing Unit）１１Ａと、ファームウェアやＢＩＯＳ（＝Basic Input Output System）等が記憶されたＲＯＭ（＝Read Only Memory）と、ワークエリアとして用いられるＲＡＭ（＝Random Access Memory）とを有している。制御ユニット１１は、いわゆるコンピュータとして機能する。ＣＰＵ１１Ａは、第２のプロセッサの一例である。
画像読取ユニット１２は、いわゆるスキャナであり、静止状態の原稿に対して読み取り部を相対的に移動させながら画像を読み取るモードと、静止状態の読み取り部に対して原稿を相対的に移動させながら画像を読み取るモードの両方に対応する。
画像形成ユニット１３は、用紙等の記録媒体に画像を形成するユニットであり、形成方式に応じた機構を有している。記録材には例えばトナーやインクを利用する。
画像処理ユニット１４は、画像データを処理するための専用のプロセッサや処理回路等で構成されている。
画像読取ユニット１２は、いわゆるスキャナであり、静止状態の原稿に対して読み取り部を相対的に移動させながら画像を読み取るモードと、静止状態の読み取り部に対して原稿を相対的に移動させながら画像を読み取るモードの両方に対応する。
画像形成ユニット１３は、用紙等の記録媒体に画像を形成するユニットであり、形成方式に応じた機構を有している。記録材には例えばトナーやインクを利用する。
画像処理ユニット１４は、画像データを処理するための専用のプロセッサや処理回路等で構成されている。
【0020】
記憶装置１５は、例えばハードディスク装置（＝ＨＤＤ）や半導体メモリにより構成される。記憶装置１５には、画像読取ユニット１２で読み取られた画像データ、外部装置との通信により受信した文書データや画像データ、ＦＡＸ通信を通じて受信されたＦＡＸデータ、画像形成装置を特定する情報、携帯端末２０（図１参照）から受信した一時ユーザ情報や管理サーバ３０（図１参照）から受信した一時ユーザを認証するための情報（以下「一時ユーザ用認証情報」という）等が記憶される。
【0021】
操作受付ユニット１６は、表示ユニット１７の表面に配置されるフィルム状のタッチセンサ、スイッチ、ボタン等である。フィルム状のタッチセンサは、表示ユニット１７に表示される情報の視認性を妨げない透明度を有している。
表示ユニット１７は、例えば液晶ディスプレイや有機ＥＬ（＝Electro Luminescence）ディスプレイである。
通信装置１８は、各種の規格に準拠する通信インタフェースで構成される。本実施の形態の場合、通信装置１８は、携帯端末２０や管理サーバ３０との通信に使用される。
表示ユニット１７は、例えば液晶ディスプレイや有機ＥＬ（＝Electro Luminescence）ディスプレイである。
通信装置１８は、各種の規格に準拠する通信インタフェースで構成される。本実施の形態の場合、通信装置１８は、携帯端末２０や管理サーバ３０との通信に使用される。
【0022】
図３は、記憶装置１５に記憶されるデータの一部を説明する図である。図３に示すデータは、シェアードオフィスの管理サービスに関連するデータを示している。
装置情報１５Ａは、画像形成装置１０を特定する情報である。装置情報１５Ａは、ユーザによる画像形成装置１０の利用とは無関係に記憶装置１５に記憶されている。本実施の形態における装置情報１５Ａは、シェアードオフィスを特定する識別用の情報（以下「シェアードオフィスＩＤ」という）と、画像形成装置１０を特定する識別情報（以下「装置ＩＤ」という）を含んでいる。これらのＩＤにより、管理サービスの対象である画像形成装置１０が一意に特定される。この他、装置情報１５Ａには、シェアードオフィスの名称や画像形成装置１０の機種名、利用可能なユーザを特定する識別情報（以下「ユーザＩＤ」という）のリスト等が含まれてもよい。ユーザＩＤは、第１の情報の一例である。
装置情報１５Ａは、画像形成装置１０を特定する情報である。装置情報１５Ａは、ユーザによる画像形成装置１０の利用とは無関係に記憶装置１５に記憶されている。本実施の形態における装置情報１５Ａは、シェアードオフィスを特定する識別用の情報（以下「シェアードオフィスＩＤ」という）と、画像形成装置１０を特定する識別情報（以下「装置ＩＤ」という）を含んでいる。これらのＩＤにより、管理サービスの対象である画像形成装置１０が一意に特定される。この他、装置情報１５Ａには、シェアードオフィスの名称や画像形成装置１０の機種名、利用可能なユーザを特定する識別情報（以下「ユーザＩＤ」という）のリスト等が含まれてもよい。ユーザＩＤは、第１の情報の一例である。
【0023】
一時ユーザ認証情報１５Ｂは、画像形成装置１０を利用する一時ユーザの認証に用いる情報であり、ユーザによる利用の開始に合わせて管理サーバ３０から受信される。一時ユーザ認証情報１５Ｂは、例えばパスワードである。パスワードは、文字や数字で構成され、暗証番号とも言われる。なお、一時ユーザ認証情報１５Ｂは、バーコードやＱＲ（＝Quick Response）コード（登録商標）として表示することも可能である。
一時ユーザ認証情報１５Ｂは、一時ユーザ毎に生成される。なお、一時ユーザは、利用の期間や利用の条件を定める契約毎に生成される。このため、自然人としてのユーザが同じでも、契約が異なれば異なる一時ユーザとして管理される。従って、同じ一時ユーザでも、利用の度に異なる一時ユーザ認証情報１５Ｂを用いることがある。
一時ユーザ認証情報１５Ｂは、一時ユーザ毎に生成される。なお、一時ユーザは、利用の期間や利用の条件を定める契約毎に生成される。このため、自然人としてのユーザが同じでも、契約が異なれば異なる一時ユーザとして管理される。従って、同じ一時ユーザでも、利用の度に異なる一時ユーザ認証情報１５Ｂを用いることがある。
【0024】
個人情報１５Ｃと、機能別の設定情報１５Ｄと、サービス別の認証情報１５Ｅは、一時ユーザ情報の一例であり、ユーザによる画像形成装置１０の利用の間、記憶装置１５に記憶される。
このうち個人情報１５Ｃは、ユーザを特定する情報である。個人情報１５Ｃには、例えば氏名の他、ユーザが所属する会社名、ユーザのメールアドレス等も含まれる。
設定情報１５Ｄは、一時ユーザが携帯端末２０に記憶している画像形成装置１０の機能の実行を規定する情報である。設定情報１５Ｄは、機能毎に用意される。
このうち個人情報１５Ｃは、ユーザを特定する情報である。個人情報１５Ｃには、例えば氏名の他、ユーザが所属する会社名、ユーザのメールアドレス等も含まれる。
設定情報１５Ｄは、一時ユーザが携帯端末２０に記憶している画像形成装置１０の機能の実行を規定する情報である。設定情報１５Ｄは、機能毎に用意される。
【0025】
例えば印刷機能に対応する設定情報１５Ｄには、両面印刷に関する設定、カラー印刷に関する設定、複数ページを１枚の用紙にまとめる印刷に関する設定、１回の印刷枚数の上限等に関する設定がある。また、スキャナ機能に対応する設定情報１５Ｄには、解像度に関する設定、原稿から光学的に読み取られた画像データのファイル形式に関する設定、保存先に関する設定等がある。また、ＦＡＸ機能に対応する設定情報１５Ｄには、原稿から光学的に読み取られた画像データの送信先に関する設定等がある。
【0026】
また、親展ＢＯＸ機能に対応する設定情報１５Ｄには、記憶領域を特定するボックス番号に関する設定やパスワード等がある。親展ＢＯＸとは、特定のユーザについて専用に設けられる記憶領域であり、権限を有するユーザだけがアクセスを許される。
スキャナ機能の送信先や親展ＢＯＸ機能の記憶領域がクラウド上のストレージサービスとして提供される場合、ストレージサービスを利用するために要求される認証に関する情報は、認証情報１５Ｅとして記憶装置１５に記憶される。
この他、設定情報１５Ｄには、親展ＢＯＸに蓄積された文書について適用する一連の作業を呼び出すジョブフロー機能に関する設定も含まれる。
スキャナ機能の送信先や親展ＢＯＸ機能の記憶領域がクラウド上のストレージサービスとして提供される場合、ストレージサービスを利用するために要求される認証に関する情報は、認証情報１５Ｅとして記憶装置１５に記憶される。
この他、設定情報１５Ｄには、親展ＢＯＸに蓄積された文書について適用する一連の作業を呼び出すジョブフロー機能に関する設定も含まれる。
【0027】
図４は、制御ユニット１１（図２参照）により提供される機能の一部を説明する図である。図４に示す機能は、表示ユニット１７（図２参照）に対する装置情報１５Ａ（図３参照）の表示を制御する表示制御部１１１と、一時ユーザとして画像形成装置１０（図１参照）を利用する権限を有するか否かを認証する一時ユーザ認証部１１２と、設定情報１５Ｄや認証情報１５Ｅを一時ユーザに適用する設定適用部１１３と、一時ユーザの利用が終了すると設定情報１５Ｄや認証情報１５Ｅを記憶装置１５から削除する設定削除部１１４である。これらの機能は、ＣＰＵ１１Ａによるプログラムの実行を通じて提供される。
【0028】
＜携帯端末＞
図５は、携帯端末２０の構成例を説明する図である。
携帯端末２０は、装置全体の動作を制御する制御ユニット２１と、データを記憶する記憶装置２２と、入出力ポート２３と、通信装置２４と、入力装置２５と、表示ユニット２６と、カメラ２７とを有している。なお、制御ユニット２１と他の処理部は、信号線やバスを用いて相互に接続されている。
制御ユニット２１は、ＣＰＵ２１Ａと、ＢＩＯＳ等が記憶されたＲＯＭと、ワークエリアとして用いられるＲＡＭとを有している。制御ユニット２１は、いわゆるコンピュータとして機能する。ＣＰＵ２１Ａは、プロセッサの一例である。
図５は、携帯端末２０の構成例を説明する図である。
携帯端末２０は、装置全体の動作を制御する制御ユニット２１と、データを記憶する記憶装置２２と、入出力ポート２３と、通信装置２４と、入力装置２５と、表示ユニット２６と、カメラ２７とを有している。なお、制御ユニット２１と他の処理部は、信号線やバスを用いて相互に接続されている。
制御ユニット２１は、ＣＰＵ２１Ａと、ＢＩＯＳ等が記憶されたＲＯＭと、ワークエリアとして用いられるＲＡＭとを有している。制御ユニット２１は、いわゆるコンピュータとして機能する。ＣＰＵ２１Ａは、プロセッサの一例である。
【0029】
記憶装置２２は、例えば半導体メモリにより構成される。記憶装置２２には、管理データの他、ファームウェアその他のプログラムも保存される。
入力装置２５は、例えば表示ユニット２６の表面に配置されるフィルム状のタッチセンサ、スイッチ、ボタン等である。
表示ユニット２６は、例えば液晶ディスプレイや有機ＥＬディスプレイである。
カメラ２７は、バーコードやＱＲコードの読み取りに使用される。
入力装置２５は、例えば表示ユニット２６の表面に配置されるフィルム状のタッチセンサ、スイッチ、ボタン等である。
表示ユニット２６は、例えば液晶ディスプレイや有機ＥＬディスプレイである。
カメラ２７は、バーコードやＱＲコードの読み取りに使用される。
【0030】
図６は、記憶装置２２に記憶されるデータの一部を説明する図である。図６に示すデータは、シェアードオフィスの管理サービスに関連するデータを示している。
ユーザ情報２２Ａ、個人情報２２Ｂ、機能別の設定情報２２Ｃ、サービス別の認証情報２２Ｄは、ユーザ個人に関する情報であり、ユーザによる画像形成装置１０の利用とは無関係に記憶装置２２に記憶される。
本実施の形態におけるユーザ情報２２Ａは、シェアードオフィスを利用するユーザを特定する識別情報（すなわち「ユーザＩＤ」）、利用可能な画像形成装置１０を特定する識別情報（すなわち装置ＩＤ）等を含んでいる。装置ＩＤは、第２の情報の一例である。
ユーザ情報２２Ａ、個人情報２２Ｂ、機能別の設定情報２２Ｃ、サービス別の認証情報２２Ｄは、ユーザ個人に関する情報であり、ユーザによる画像形成装置１０の利用とは無関係に記憶装置２２に記憶される。
本実施の形態におけるユーザ情報２２Ａは、シェアードオフィスを利用するユーザを特定する識別情報（すなわち「ユーザＩＤ」）、利用可能な画像形成装置１０を特定する識別情報（すなわち装置ＩＤ）等を含んでいる。装置ＩＤは、第２の情報の一例である。
【0031】
個人情報２２Ｂは、個人情報１５Ｃ（図３参照）の元情報である。個人情報２２Ｂは、ユーザの氏名、ユーザが所属する会社名、ユーザのメールアドレス等を含む。設定情報２２Ｃは、設定情報１５Ｄ（図３参照）の元情報である。設定情報２２Ｃには、宛先に用いるメールリスト、グループメールリストも含まれる。これらのメールリストは、宛先の名前、部署、メールアドレス等を含む。
認証情報２２Ｄは、認証情報１５Ｅ（図３参照）の元情報である。
認証情報２２Ｄは、認証情報１５Ｅ（図３参照）の元情報である。
【0032】
装置情報２２Ｅは、利用の対象とする画像形成装置１０から取得される情報である。装置情報２２Ｅは、装置情報１５Ａ（図３参照）に対応する。
利用可否結果２２Ｆと一時ユーザ認証情報２２Ｇは、管理サーバ３０（図１参照）から取得される情報である。
利用可否結果２２Ｆは、ユーザが操作しようとしている画像形成装置１０を、ユーザが利用可能か否かを判定した結果であり、管理サーバ３０から与えられる。
一時ユーザ認証情報２２Ｇは、ユーザによる画像形成装置１０の利用の開始に先立って実行される認証で必要になる情報であり、ユーザによる画像形成装置１０の利用が可能な場合に管理サーバ３０から与えられる。
利用可否結果２２Ｆと一時ユーザ認証情報２２Ｇは、管理サーバ３０（図１参照）から取得される情報である。
利用可否結果２２Ｆは、ユーザが操作しようとしている画像形成装置１０を、ユーザが利用可能か否かを判定した結果であり、管理サーバ３０から与えられる。
一時ユーザ認証情報２２Ｇは、ユーザによる画像形成装置１０の利用の開始に先立って実行される認証で必要になる情報であり、ユーザによる画像形成装置１０の利用が可能な場合に管理サーバ３０から与えられる。
【0033】
図７は、制御ユニット２１（図５参照）により提供される機能の一部を説明する図である。図７に示す機能は、携帯端末２０を操作するユーザがユーザ個人に関する情報を管理するアプリケーションプログラム（以下「アプリ」という）を利用する権限を有することを検証する認証検証部２１１と、ユーザ個人に関する情報を管理するユーザ情報管理部２１２と、画像形成装置１０から取得した装置情報を解析する装置情報処理部２１３である。これらの機能は、ＣＰＵ２１Ａによるプログラムの実行を通じて提供される。
【0034】
認証検証部２１１は、例えば携帯端末２０のロック状態を解除する機能との兼用が可能である。認証検証部２１１は、例えばＰＩＮ（＝Personal Identification Number）コードや生体情報を用いてユーザを認証する。
ユーザ情報管理部２１２は、個人情報、機能別の認証情報、サービス別の認証情報の登録や変更に使用される。
装置情報処理部２１３は、カメラ２７（図５参照）で撮像された画像データや通信装置２４（図５参照）で受信されたデータを解析して装置情報を取り出す。
ユーザ情報管理部２１２は、個人情報、機能別の認証情報、サービス別の認証情報の登録や変更に使用される。
装置情報処理部２１３は、カメラ２７（図５参照）で撮像された画像データや通信装置２４（図５参照）で受信されたデータを解析して装置情報を取り出す。
【0035】
＜管理サーバ＞
図８は、管理サーバ３０の構成例を説明する図である。
管理サーバ３０は、装置全体の動作を制御する制御ユニット３１と、シェアードオフィスの管理に関するデータを記憶する記憶装置３２と、入出力ポート３３と、通信装置３４とを有している。
制御ユニット３１は、ＣＰＵ３１Ａと、ＢＩＯＳ等が記憶されたＲＯＭと、ワークエリアとして用いられるＲＡＭとを有している。制御ユニット３１は、いわゆるコンピュータとして機能する。ＣＰＵ３１Ａは、第１のプロセッサの一例である。
記憶装置３２は、例えばハードディスク装置や半導体メモリにより構成される。記憶装置３２には、シェアードオフィスの管理サービスに関連する情報の他、オペレーションシステムその他のプログラムも保存される。
図８は、管理サーバ３０の構成例を説明する図である。
管理サーバ３０は、装置全体の動作を制御する制御ユニット３１と、シェアードオフィスの管理に関するデータを記憶する記憶装置３２と、入出力ポート３３と、通信装置３４とを有している。
制御ユニット３１は、ＣＰＵ３１Ａと、ＢＩＯＳ等が記憶されたＲＯＭと、ワークエリアとして用いられるＲＡＭとを有している。制御ユニット３１は、いわゆるコンピュータとして機能する。ＣＰＵ３１Ａは、第１のプロセッサの一例である。
記憶装置３２は、例えばハードディスク装置や半導体メモリにより構成される。記憶装置３２には、シェアードオフィスの管理サービスに関連する情報の他、オペレーションシステムその他のプログラムも保存される。
【0036】
図９は、記憶装置３２に記憶されるデータの一部を説明する図である。図９に示すデータは、シェアードオフィスの管理サービスに関連するデータを示す。
図９に示すデータのうち、利用が可能な装置の登録情報３２Ａと利用が可能なユーザの登録情報３２Ｂは、予め登録される情報である。
利用が可能な装置の登録情報３２Ａは、シェアードオフィスに配置される画像形成装置１０を特定する情報であり、シェアードオフィスを運営する事業者により登録される。
また、利用が可能なユーザの登録情報３２Ｂは、シェアードオフィスの利用が許されるユーザを特定する情報であり、シェアードオフィスの利用を申請した場合に登録される。
図９に示すデータのうち、利用が可能な装置の登録情報３２Ａと利用が可能なユーザの登録情報３２Ｂは、予め登録される情報である。
利用が可能な装置の登録情報３２Ａは、シェアードオフィスに配置される画像形成装置１０を特定する情報であり、シェアードオフィスを運営する事業者により登録される。
また、利用が可能なユーザの登録情報３２Ｂは、シェアードオフィスの利用が許されるユーザを特定する情報であり、シェアードオフィスの利用を申請した場合に登録される。
【0037】
図１０は、利用が可能な装置の登録情報３２Ａと利用が可能なユーザの登録情報３２Ｂのデータ構造の一例を説明する図である。（Ａ）は登録情報３２Ａのデータ構造の例であり、（Ｂ）は登録情報３２Ｂのデータ構造の例である。
図１０に示す登録情報３２Ａは、装置ＩＤと、会社名と、機種名と、ＩＰアドレスと、利用可能なユーザＩＤのリストとを有している。これらの情報は、前述したように、シェアードオフィスを運用する事業者から与えられる。なお、装置ＩＤに紐付けられる利用可能なユーザＩＤは、ユーザとの契約に応じて定まる。例えばユーザが利用可能な画像形成装置１０が、特定の事業者や特定の地域にあるシェアードオフィスに配置されている画像形成装置１０に限定される場合に登録される。
図１０に示す登録情報３２Ａは、装置ＩＤと、会社名と、機種名と、ＩＰアドレスと、利用可能なユーザＩＤのリストとを有している。これらの情報は、前述したように、シェアードオフィスを運用する事業者から与えられる。なお、装置ＩＤに紐付けられる利用可能なユーザＩＤは、ユーザとの契約に応じて定まる。例えばユーザが利用可能な画像形成装置１０が、特定の事業者や特定の地域にあるシェアードオフィスに配置されている画像形成装置１０に限定される場合に登録される。
【0038】
図１０に示す登録情報３２Ｂは、ユーザＩＤと、利用可能な装置ＩＤのリストと、利用可能な機能又はサービスとを有している。
利用可能な装置ＩＤのリストも、ユーザとの契約により、利用可能な画像形成装置１０に制約がある場合に登録される。
利用可能な機能又はサービスも、ユーザとの契約により制約がある場合に登録される。図１０の例では、コピー、印刷、スキャナ、親展ＢＯＸがユーザＩＤに紐付けられている。
利用可能な装置ＩＤのリストも、ユーザとの契約により、利用可能な画像形成装置１０に制約がある場合に登録される。
利用可能な機能又はサービスも、ユーザとの契約により制約がある場合に登録される。図１０の例では、コピー、印刷、スキャナ、親展ＢＯＸがユーザＩＤに紐付けられている。
【0039】
図９の説明に戻る。
装置情報３２Ｃとユーザ情報３２Ｄは、シェアードオフィス内の画像形成装置１０の利用の開始時に携帯端末２０から通知される情報である。装置情報３２Ｃは、ユーザが操作する画像形成装置１０から携帯端末２０に取得された情報である。ユーザ情報３２Ｄは、ユーザが操作する携帯端末２０に記憶されている情報であり、装置情報３２Ｃと一緒に管理サーバ３０が受信した情報である。これらの情報は、登録情報３２Ａ及び３２Ｂと照合され、ユーザによる画像形成装置１０の利用の可否の判定に用いられる。
装置情報３２Ｃとユーザ情報３２Ｄは、シェアードオフィス内の画像形成装置１０の利用の開始時に携帯端末２０から通知される情報である。装置情報３２Ｃは、ユーザが操作する画像形成装置１０から携帯端末２０に取得された情報である。ユーザ情報３２Ｄは、ユーザが操作する携帯端末２０に記憶されている情報であり、装置情報３２Ｃと一緒に管理サーバ３０が受信した情報である。これらの情報は、登録情報３２Ａ及び３２Ｂと照合され、ユーザによる画像形成装置１０の利用の可否の判定に用いられる。
【0040】
一時ユーザ認証情報３２Ｅは、一時ユーザとしての利用が許可されたユーザに対して管理サーバ３０内で発行される情報である。本実施の形態における一時ユーザ認証情報３２Ｅは、登録情報３２Ｂに記憶されている全ての装置ＩＤを対象としている。換言すると、本実施の形態における一時ユーザ認証情報３２Ｅは、複数台の画像形成装置１０で共通に使用可能である。なお、一時ユーザ認証情報３２Ｅは、契約で定められた利用期間内における最初の利用の申請の際に一度だけ生成されてもよいし、契約で定められた利用期間内の利用回毎に生成されてもよい。利用回毎に一時ユーザ認証情報３２Ｅを生成する場合には、一時ユーザ認証情報３２Ｅの使い回しを制限できるので、ユーザ以外の人物による設定情報の利用を防止することが可能になる。
【0041】
個人情報３２Ｆと、機能別の設定情報３２Ｇと、サービス別の認証情報３２Ｈは、利用毎にユーザの携帯端末２０から取得される情報である。
個人情報３２Ｆは、個人情報１５Ｃ（図３参照）に対応する。また、機能別の設定情報３２Ｇは、機能別の設定情報１５Ｄ（図３参照）に対応する。また、サービス別の認証情報３２Ｈは、サービス別の認証情報１５Ｅに対応する。
図１１は、制御ユニット３１（図８参照）により提供される機能の一部を説明する図である。図１１に示す機能は、携帯端末２０（図１参照）を操作するユーザによるシェアードオフィス内の画像形成装置１０（図１参照）の利用が可能か否かを判定するユーザ認証部３１１と、認証に成功したユーザを対象として画像形成装置１０を利用するための一時ユーザを発行する一時ユーザ発行部３１２と、一時ユーザ認証情報発行部３１３である。これらの機能は、ＣＰＵ３１Ａによるプログラムの実行を通じて提供される。
個人情報３２Ｆは、個人情報１５Ｃ（図３参照）に対応する。また、機能別の設定情報３２Ｇは、機能別の設定情報１５Ｄ（図３参照）に対応する。また、サービス別の認証情報３２Ｈは、サービス別の認証情報１５Ｅに対応する。
図１１は、制御ユニット３１（図８参照）により提供される機能の一部を説明する図である。図１１に示す機能は、携帯端末２０（図１参照）を操作するユーザによるシェアードオフィス内の画像形成装置１０（図１参照）の利用が可能か否かを判定するユーザ認証部３１１と、認証に成功したユーザを対象として画像形成装置１０を利用するための一時ユーザを発行する一時ユーザ発行部３１２と、一時ユーザ認証情報発行部３１３である。これらの機能は、ＣＰＵ３１Ａによるプログラムの実行を通じて提供される。
【0042】
ユーザ認証部３１１は、携帯端末２０から受信された利用の申請に含まれる装置情報３２Ｃ（図９参照）とユーザ情報３２Ｄ（図９参照）に基づいて申請者であるユーザがシェアードオフィス内の画像形成装置１０を利用する権限を有するか否かを認証する。具体的には、ユーザ認証部３１１は、受信した装置情報３２Ｃとユーザ情報３２Ｄを登録情報３２Ａ及び３２Ｂと照合する。受信した装置情報３２Ｃとユーザ情報３２Ｄが登録情報３２Ａ及び３２Ｂに含まれる場合、申請者であるユーザによる画像形成装置１０の利用が許可される。
一方、受信した装置情報３２Ｃとユーザ情報３２Ｄが登録情報３２Ａ及び３２Ｂに含まれない場合、ユーザ認証部３１１は、本実施の形態によるサービスの対象外と判定する。
一方、受信した装置情報３２Ｃとユーザ情報３２Ｄが登録情報３２Ａ及び３２Ｂに含まれない場合、ユーザ認証部３１１は、本実施の形態によるサービスの対象外と判定する。
【0043】
一時ユーザ発行部３１２は、申請者であるユーザが本実施の形態によるサービスの対象者である場合、一時ユーザを発行する。ここでの一時ユーザは、申請者であるユーザによる利用が可能な全ての画像形成装置１０に共通に用いられる。従って、生成される一時ユーザは、ユーザが利用のために操作した画像形成装置１０に限らない。なお、生成された一時ユーザには、携帯端末２０に記憶されているユーザに固有の設定情報が適用される。
一時ユーザ認証情報発行部３１３は、一時ユーザとして特定の画像形成装置１０を利用するために発行される。本実施の形態の場合、一時ユーザ認証情報発行部３１３は、ユーザによる画像形成装置１０の利用の度に異なる一時ユーザ認証情報を発行し、画像形成装置１０と携帯端末２０に通知する。
一時ユーザ認証情報発行部３１３は、一時ユーザとして特定の画像形成装置１０を利用するために発行される。本実施の形態の場合、一時ユーザ認証情報発行部３１３は、ユーザによる画像形成装置１０の利用の度に異なる一時ユーザ認証情報を発行し、画像形成装置１０と携帯端末２０に通知する。
【0044】
＜処理動作の流れ＞
図１２は、実施の形態１で使用する管理システム１の処理動作を説明する図である。図中に示す記号のＳはステップを意味する。
なお、図１２に示す処理の前提として、画像形成装置１０を特定する装置情報３２Ｃ（図９参照）と、サービスを利用するユーザのユーザ情報３２Ｄ（図９参照）とが管理サーバ３０に登録される。
例えばユーザがシェアードオフィスの利用を契約すると、シェアードオフィスを運用する事業者は、登録情報３２Ａ（図９参照）の利用可能なユーザＩＤのリストに、契約者であるユーザを特定するユーザＩＤを追加する。
登録情報３２Ｂの利用可能な装置ＩＤのリストには、本サービスの利用に先立って、画像形成装置１０を特定する装置ＩＤが追加される。
シェアードオフィスを利用するユーザの携帯端末２０には、本サービスの利用に先立って、一時ユーザとしての利用時に適用する設定情報等が登録される。
図１２は、実施の形態１で使用する管理システム１の処理動作を説明する図である。図中に示す記号のＳはステップを意味する。
なお、図１２に示す処理の前提として、画像形成装置１０を特定する装置情報３２Ｃ（図９参照）と、サービスを利用するユーザのユーザ情報３２Ｄ（図９参照）とが管理サーバ３０に登録される。
例えばユーザがシェアードオフィスの利用を契約すると、シェアードオフィスを運用する事業者は、登録情報３２Ａ（図９参照）の利用可能なユーザＩＤのリストに、契約者であるユーザを特定するユーザＩＤを追加する。
登録情報３２Ｂの利用可能な装置ＩＤのリストには、本サービスの利用に先立って、画像形成装置１０を特定する装置ＩＤが追加される。
シェアードオフィスを利用するユーザの携帯端末２０には、本サービスの利用に先立って、一時ユーザとしての利用時に適用する設定情報等が登録される。
【0045】
一連の処理は、シェアードオフィスを利用するユーザが、画像形成装置１０に対して装置情報３２Ｃの表示を指示する。操作の対象になった画像形成装置１０は、表示ユニット１７（図２参照）に装置情報３２Ｃを表示する（ステップ２１）。本実施の形態の場合、装置情報３２Ｃは、バーコードやＱＲコードとして表示される。なお、装置情報３２Ｃを文字列として表示ユニット１７に表示することも可能である。
因みに、ユーザが、無線通信による装置情報３２Ｃの取得を指示した場合、画像形成装置１０は、自装置と通信が可能になった携帯端末２０に装置情報を通知する。
図１２の場合には、装置情報は表示ユニット１７に表示されるので、ユーザは、表示ユニット１７に表示されたバーコード等の画像を、携帯端末２０のカメラ２７（図５参照）で撮像する。画像が撮像されると、携帯端末２０は、撮像された画像から装置情報を取得する（ステップ１）。なお、画像データが文字列の場合には、ＯＣＲ（＝Optical Character Recognition）処理により、テキストデータが取得される。
因みに、ユーザが、無線通信による装置情報３２Ｃの取得を指示した場合、画像形成装置１０は、自装置と通信が可能になった携帯端末２０に装置情報を通知する。
図１２の場合には、装置情報は表示ユニット１７に表示されるので、ユーザは、表示ユニット１７に表示されたバーコード等の画像を、携帯端末２０のカメラ２７（図５参照）で撮像する。画像が撮像されると、携帯端末２０は、撮像された画像から装置情報を取得する（ステップ１）。なお、画像データが文字列の場合には、ＯＣＲ（＝Optical Character Recognition）処理により、テキストデータが取得される。
【0046】
本実施の形態の場合、携帯端末２０は、撮像した画像から取得した装置ＩＤにユーザＩＤを付加して管理サーバ３０に送信する（ステップ２）。ユーザＩＤは、携帯端末２０に記憶されている。
管理サーバ３０は、装置ＩＤとユーザＩＤを携帯端末２０から受信すると、受信した装置ＩＤとユーザＩＤを用いて利用の可否を確認する（ステップ１１）。利用の可否は、装置ＩＤとユーザＩＤのそれぞれについて確認される。なお、管理サーバ３０は、対象とする画像形成装置１０の利用の状態と通信の状態についても確認する。本実施の形態の場合、管理サーバ３０と画像形成装置１０との間で通信が可能であることが必要なためである。
管理サーバ３０は、装置ＩＤとユーザＩＤを携帯端末２０から受信すると、受信した装置ＩＤとユーザＩＤを用いて利用の可否を確認する（ステップ１１）。利用の可否は、装置ＩＤとユーザＩＤのそれぞれについて確認される。なお、管理サーバ３０は、対象とする画像形成装置１０の利用の状態と通信の状態についても確認する。本実施の形態の場合、管理サーバ３０と画像形成装置１０との間で通信が可能であることが必要なためである。
【0047】
受信した装置ＩＤやユーザＩＤのいずれかが登録されていない場合、管理サーバ３０は、携帯端末２０に利用不可を通知する。
利用が可能である場合、管理サーバ３０は、複数の画像形成装置１０で利用可能な一時ユーザを生成する（ステップ１２）。この後、管理サーバ３０による一時ユーザの管理が開始される。一時ユーザは、ユーザとの契約により定まる利用期間の間、管理サーバ３０に記憶されたまま保持される。
次に、管理サーバ３０は、生成された一時ユーザの認証情報を生成して通知する（ステップ１３）。認証情報は、一時ユーザの管理が継続されている間、１つだけの場合もあれば、ユーザによる利用の申請のたびに変更される場合もある。
認証情報は、利用が可能な複数の画像形成装置１０と利用を申請した携帯端末２０に通知される。この認証情報は、実際に画像形成装置１０の利用を開始するときの認証に必要になる。本実施の形態の場合、管理サーバ３０から画像形成装置１０には、操作を要求しているユーザの携帯端末２０にアクセスするための情報も通知される。例えば個人情報が通知される。
利用が可能である場合、管理サーバ３０は、複数の画像形成装置１０で利用可能な一時ユーザを生成する（ステップ１２）。この後、管理サーバ３０による一時ユーザの管理が開始される。一時ユーザは、ユーザとの契約により定まる利用期間の間、管理サーバ３０に記憶されたまま保持される。
次に、管理サーバ３０は、生成された一時ユーザの認証情報を生成して通知する（ステップ１３）。認証情報は、一時ユーザの管理が継続されている間、１つだけの場合もあれば、ユーザによる利用の申請のたびに変更される場合もある。
認証情報は、利用が可能な複数の画像形成装置１０と利用を申請した携帯端末２０に通知される。この認証情報は、実際に画像形成装置１０の利用を開始するときの認証に必要になる。本実施の形態の場合、管理サーバ３０から画像形成装置１０には、操作を要求しているユーザの携帯端末２０にアクセスするための情報も通知される。例えば個人情報が通知される。
【0048】
携帯端末２０は、一時ユーザの認証情報を受信すると、表示ユニット２６（図５参照）に、受信した一時ユーザの認証情報を表示する（ステップ３）。
本実施の形態では、ユーザが一時ユーザの認証情報を画像形成装置１０に手入力する場合を想定しているためである。従って、一時ユーザの認証情報をＮＦＣ等により画像形成装置１０に通知する場合には、ステップ３の表示は不要である。もっとも、その場合でも、携帯端末２０の表示ユニット２６（図５参照）又は画像形成装置１０の表示ユニット１７（図２参照）に、認証情報の入力のためにユーザに求められる操作が表示される。
この後、画像形成装置１０は、ユーザが入力した一時ユーザの認証情報を認証する（ステップ２２）。
入力された認証情報が間違っていると、正しい認証情報の入力が促される。もっとも、認証に成功しないと、これ以降の処理は実行されない。
本実施の形態では、ユーザが一時ユーザの認証情報を画像形成装置１０に手入力する場合を想定しているためである。従って、一時ユーザの認証情報をＮＦＣ等により画像形成装置１０に通知する場合には、ステップ３の表示は不要である。もっとも、その場合でも、携帯端末２０の表示ユニット２６（図５参照）又は画像形成装置１０の表示ユニット１７（図２参照）に、認証情報の入力のためにユーザに求められる操作が表示される。
この後、画像形成装置１０は、ユーザが入力した一時ユーザの認証情報を認証する（ステップ２２）。
入力された認証情報が間違っていると、正しい認証情報の入力が促される。もっとも、認証に成功しないと、これ以降の処理は実行されない。
【0049】
ここでは、認証が成功したものとする。次に、画像形成装置１０は、表示ユニット１７に表示された操作画面上で、ユーザが指定した機能を起動する（ステップ２３）。例えばスキャナ機能が起動される。
画像形成装置１０は、一時ユーザの認証情報とともに取得した個人情報を用い、携帯端末２０に対して、起動した機能の設定情報等を要求する（ステップ２４）。
この通知を受信した携帯端末２０は、要求元である画像形成装置１０に対し、要求された設定情報等を送信する（ステップ４）。本実施の形態の場合、一時ユーザは、利用可能な全ての画像形成装置１０に対して生成されているが、設定情報は、ユーザが利用を要求している画像形成装置１０に対してのみ送信される。
画像形成装置１０は、一時ユーザの認証情報とともに取得した個人情報を用い、携帯端末２０に対して、起動した機能の設定情報等を要求する（ステップ２４）。
この通知を受信した携帯端末２０は、要求元である画像形成装置１０に対し、要求された設定情報等を送信する（ステップ４）。本実施の形態の場合、一時ユーザは、利用可能な全ての画像形成装置１０に対して生成されているが、設定情報は、ユーザが利用を要求している画像形成装置１０に対してのみ送信される。
【0050】
画像形成装置１０は、受信した設定情報等を適用し（ステップ２５）、表示ユニット１７に、適用した設定情報等を表示する（ステップ２６）。このように、本実施の形態の場合には、指定した機能についての設定情報等が適用され、表示ユニット１７に表示される。
例えばスキャナ機能の場合、原稿の画像データを白黒で取り込むかカラーで取り込むかの設定、解像度の値、画像データのファイル形式等が、一時ユーザの設定情報として表示ユニット１７に表示される。表示された設定をそのまま用いる場合、ユーザは、個々の項目についての指定を改めて手入力する必要がない。
また、スキャナ機能で取り込まれた画像データを外部アドレスに送信する場合、表示ユニット１７には、設定情報に登録されている宛先のメールリストの一覧が表示される。このため、ユーザは、シェアードオフィス内の画像形成装置１０に対して宛先を入力しなくても、画像データの宛先を選択することが可能になる。
表示の内容でスキャナ機能を実行する場合には、ユーザは、スタートボタンを操作する。
例えばスキャナ機能の場合、原稿の画像データを白黒で取り込むかカラーで取り込むかの設定、解像度の値、画像データのファイル形式等が、一時ユーザの設定情報として表示ユニット１７に表示される。表示された設定をそのまま用いる場合、ユーザは、個々の項目についての指定を改めて手入力する必要がない。
また、スキャナ機能で取り込まれた画像データを外部アドレスに送信する場合、表示ユニット１７には、設定情報に登録されている宛先のメールリストの一覧が表示される。このため、ユーザは、シェアードオフィス内の画像形成装置１０に対して宛先を入力しなくても、画像データの宛先を選択することが可能になる。
表示の内容でスキャナ機能を実行する場合には、ユーザは、スタートボタンを操作する。
【0051】
なお、指定された機能の処理が終了すると、画像形成装置１０は、表示ユニット１７を用い、設定情報等を削除するか否かをユーザに確認する（ステップ２７）。
画像形成装置１０は、削除が指示された場合は設定情報等を削除し、削除しないが指示された場合はホーム画面を表示する（ステップ２８）。ホーム画面に戻ることで、ユーザは、他の機能を選択して、作業を続けることが可能である。他の機能を選択した場合には、ステップ２３以降の処理が、選択された他の機能について実行される。
例えば他の機能が、コピー機能の場合、原稿のコピーを白黒で出力するかカラーで出力するか、用紙サイズの指定、濃度等が、一時ユーザの設定情報として表示ユニット１７に表示される。スタートボタンが操作されると、表示されている設定の内容でコピーが実行される。
画像形成装置１０は、削除が指示された場合は設定情報等を削除し、削除しないが指示された場合はホーム画面を表示する（ステップ２８）。ホーム画面に戻ることで、ユーザは、他の機能を選択して、作業を続けることが可能である。他の機能を選択した場合には、ステップ２３以降の処理が、選択された他の機能について実行される。
例えば他の機能が、コピー機能の場合、原稿のコピーを白黒で出力するかカラーで出力するか、用紙サイズの指定、濃度等が、一時ユーザの設定情報として表示ユニット１７に表示される。スタートボタンが操作されると、表示されている設定の内容でコピーが実行される。
【0052】
また、他の機能が、認証を必要とするクラウドサービス等である場合、設定情報に加え、クラウドサービスを利用するためのＩＤ、パスワード、その他の認証情報が画像形成装置１０に適用される。この場合も、利用するクラウドサービスが選択され、スタートボタンが操作されると、設定情報と認証情報を用いて画像データの取り込みと、クラウドサービスへの画像データの転送が実行される。
また、他の機能が、認証を必要としないネットプリントサービスである場合、設定情報として携帯端末２０から取得された予約番号や暗証番号を用いて外部サーバとの通信が実行され、ネットプリントが実行される。
また、他の機能が、認証を必要としないチケット印刷サービスである場合、設定情報として携帯端末２０から取得されたチケットの印刷コードを用いて外部サーバとの通信が実行され、チケットの印刷が実行される。
また、他の機能が、認証を必要としないネットプリントサービスである場合、設定情報として携帯端末２０から取得された予約番号や暗証番号を用いて外部サーバとの通信が実行され、ネットプリントが実行される。
また、他の機能が、認証を必要としないチケット印刷サービスである場合、設定情報として携帯端末２０から取得されたチケットの印刷コードを用いて外部サーバとの通信が実行され、チケットの印刷が実行される。
【0053】
各機能の処理が終了する度に利用した設定情報や認証情報が削除されるので、不特定のユーザが操作する画像形成装置１０を利用する場合でも、他のユーザから個人的な設定情報が流出されずに済む。
ユーザによる画像形成装置１０の利用の終了は、ユーザによるログアウトの操作により受け付けられる。なお、ユーザの指定した機能の処理が終わってから予め定めた時間が経過した場合、画像形成装置１０は、ログアウトしたものとみなす。
一方、管理サーバ３０は、一時ユーザの認証情報を画像形成装置１０と携帯端末２０に通知した後は、一時ユーザの利用期間を監視し、利用期間の経過後に一時ユーザを削除する（ステップ１４）。なお、ユーザによる画像形成装置１０の利用が終了する度に、管理サーバ３０から一時ユーザを削除することも可能である。
ユーザによる画像形成装置１０の利用の終了は、ユーザによるログアウトの操作により受け付けられる。なお、ユーザの指定した機能の処理が終わってから予め定めた時間が経過した場合、画像形成装置１０は、ログアウトしたものとみなす。
一方、管理サーバ３０は、一時ユーザの認証情報を画像形成装置１０と携帯端末２０に通知した後は、一時ユーザの利用期間を監視し、利用期間の経過後に一時ユーザを削除する（ステップ１４）。なお、ユーザによる画像形成装置１０の利用が終了する度に、管理サーバ３０から一時ユーザを削除することも可能である。
【0054】
＜実施の形態２＞
実施の形態１の場合には、画像形成装置１０に対して、利用するユーザが携帯する携帯端末２０のメールアドレス等が通知され、直接の通信が可能な場合を想定している。このため、ステップ２４（図１２参照）において、起動した機能に関する設定情報の要求が、携帯端末２０を宛先として画像形成装置１０から送信されている。
しかし、画像形成装置１０に携帯端末２０のメールアドレス等が通知されていない場合がある。
図１３は、実施の形態２で使用する管理システム１の処理動作を説明する図である。図１３には、図１２との対応部分に対応する符号を付して示している。
実施の形態１の場合には、画像形成装置１０に対して、利用するユーザが携帯する携帯端末２０のメールアドレス等が通知され、直接の通信が可能な場合を想定している。このため、ステップ２４（図１２参照）において、起動した機能に関する設定情報の要求が、携帯端末２０を宛先として画像形成装置１０から送信されている。
しかし、画像形成装置１０に携帯端末２０のメールアドレス等が通知されていない場合がある。
図１３は、実施の形態２で使用する管理システム１の処理動作を説明する図である。図１３には、図１２との対応部分に対応する符号を付して示している。
【0055】
本実施の形態の場合、画像形成装置１０から携帯端末２０への設定情報等の要求を管理サーバ３０経由で実行する。管理サーバ３０は、画像形成装置１０とも携帯端末２０とも通信が可能な状態にあるためである。そもそも、通信が可能でなければ、ステップ１３における認証情報の通知を行えない。
図１３の場合、管理サーバ３０は、携帯端末２０に対する設定情報等の要求を画像形成装置１０から受信すると、受信した要求を宛先である携帯端末２０に転送する（ステップ１３Ａ）。
ステップ１３Ａ以降の処理は、実施の形態１と同じである。もっとも、携帯端末２０が送信した設定情報等も、管理サーバ３０経由で画像形成装置１０に転送されてもよい。
図１３の場合、管理サーバ３０は、携帯端末２０に対する設定情報等の要求を画像形成装置１０から受信すると、受信した要求を宛先である携帯端末２０に転送する（ステップ１３Ａ）。
ステップ１３Ａ以降の処理は、実施の形態１と同じである。もっとも、携帯端末２０が送信した設定情報等も、管理サーバ３０経由で画像形成装置１０に転送されてもよい。
【0056】
＜実施の形態３＞
実施の形態１の場合には、ユーザが起動した機能に関する設定情報等を、携帯端末２０から画像形成装置１０に送信する場合について説明したが、本実施の形態では、設定情報等の送信に関する他の方法について説明する。
図１４は、実施の形態３で使用する管理システム１の処理動作を説明する図である。図１４には、図１２との対応部分に対応する符号を付して示している。
本実施の形態では、ステップ２２における認証によりユーザの利用が確認された場合、認証情報を受け付けた画像形成装置１０からユーザの携帯端末２０に対し、設定情報等を要求する（ステップ２２Ａ）。本実施の形態の場合には、要求が送信される時点で、ユーザによる機能の指定はなく、いずれの機能も起動していない。このため、本実施の形態における設定情報等の要求は、機能を指定することなく実行される。
なお、画像形成装置１０が、ユーザの携帯端末２０にアクセスする情報を有していない場合には、実施の形態２と同様、管理サーバ３０経由で設定情報等を要求する。
実施の形態１の場合には、ユーザが起動した機能に関する設定情報等を、携帯端末２０から画像形成装置１０に送信する場合について説明したが、本実施の形態では、設定情報等の送信に関する他の方法について説明する。
図１４は、実施の形態３で使用する管理システム１の処理動作を説明する図である。図１４には、図１２との対応部分に対応する符号を付して示している。
本実施の形態では、ステップ２２における認証によりユーザの利用が確認された場合、認証情報を受け付けた画像形成装置１０からユーザの携帯端末２０に対し、設定情報等を要求する（ステップ２２Ａ）。本実施の形態の場合には、要求が送信される時点で、ユーザによる機能の指定はなく、いずれの機能も起動していない。このため、本実施の形態における設定情報等の要求は、機能を指定することなく実行される。
なお、画像形成装置１０が、ユーザの携帯端末２０にアクセスする情報を有していない場合には、実施の形態２と同様、管理サーバ３０経由で設定情報等を要求する。
【0057】
画像形成装置１０からの要求を受信した携帯端末２０は、要求元である画像形成装置１０を宛先として設定情報等を送信する（ステップ４Ａ）。
本実施の形態の場合、携帯端末２０は、端末内に記憶されている複数の設定情報等を一括的に、画像形成装置１０に送信する。
なお、契約等により利用が可能な機能に制約がある場合、携帯端末２０は、ユーザによる利用が許可されている機能に関する設定情報等だけを、画像形成装置１０に送信する。
また、携帯端末２０は、設定情報等が要求されるたび、ユーザが指定した特定の設定情報等だけを画像形成装置１０に送信してもよい。
本実施の形態の場合、携帯端末２０は、端末内に記憶されている複数の設定情報等を一括的に、画像形成装置１０に送信する。
なお、契約等により利用が可能な機能に制約がある場合、携帯端末２０は、ユーザによる利用が許可されている機能に関する設定情報等だけを、画像形成装置１０に送信する。
また、携帯端末２０は、設定情報等が要求されるたび、ユーザが指定した特定の設定情報等だけを画像形成装置１０に送信してもよい。
【0058】
図１５は、画像形成装置１０に送信する設定情報等を指定する場合に表示ユニット２６に表示される画面の一例を説明する図である。
図１５の場合、ユーザに求める操作の説明文２６Ａと、設定情報等の選択が可能な機能の一覧２６Ｂとが表示されている。図１５の場合、印刷とコピーにチェックマークが付いている。このため、印刷とコピーについて記憶されている設定情報だけが画像形成装置１０に送信される。
図１４の説明に戻る。設定情報等を取得した画像形成装置１０は、ユーザが指定した機能を起動し（ステップ２３）、起動した機能の設定情報等を適用する（ステップ２３Ａ）。その後の処理は実施の形態１と同様である。
図１５の場合、ユーザに求める操作の説明文２６Ａと、設定情報等の選択が可能な機能の一覧２６Ｂとが表示されている。図１５の場合、印刷とコピーにチェックマークが付いている。このため、印刷とコピーについて記憶されている設定情報だけが画像形成装置１０に送信される。
図１４の説明に戻る。設定情報等を取得した画像形成装置１０は、ユーザが指定した機能を起動し（ステップ２３）、起動した機能の設定情報等を適用する（ステップ２３Ａ）。その後の処理は実施の形態１と同様である。
【0059】
＜実施の形態４＞
実施の形態１の場合には、ユーザが指定した機能の処理が終了する度に、設定情報等を削除するか否かをユーザに確認しているが、本実施の形態の場合には、管理サーバ３０が、設定情報等の削除を指示する場合について説明する。
図１６は、実施の形態４で使用する管理システム１の処理動作を説明する図である。図１６には、図１２との対応部分に対応する符号を付して示している。
本実施の形態の場合、画像形成装置１０は、ユーザによる機能の処理が終了しても設定情報等の削除をユーザに問い合わせることはせず、ユーザによる画像形成装置１０の利用が許可されている間、設定情報等の記憶を維持する。このため、ユーザは、契約期間の間であれば、いつでも設定情報等を読み出して使用することが可能である。ただし、セキュリティの観点からは、シェアードオフィスの利用者が同じ会社に属する等が好ましい。
実施の形態１の場合には、ユーザが指定した機能の処理が終了する度に、設定情報等を削除するか否かをユーザに確認しているが、本実施の形態の場合には、管理サーバ３０が、設定情報等の削除を指示する場合について説明する。
図１６は、実施の形態４で使用する管理システム１の処理動作を説明する図である。図１６には、図１２との対応部分に対応する符号を付して示している。
本実施の形態の場合、画像形成装置１０は、ユーザによる機能の処理が終了しても設定情報等の削除をユーザに問い合わせることはせず、ユーザによる画像形成装置１０の利用が許可されている間、設定情報等の記憶を維持する。このため、ユーザは、契約期間の間であれば、いつでも設定情報等を読み出して使用することが可能である。ただし、セキュリティの観点からは、シェアードオフィスの利用者が同じ会社に属する等が好ましい。
【0060】
本実施の形態の場合、管理サーバ３０は、利用期間の経過後に、対応する設定情報等の削除を指示する（ステップ１３Ｂ）。指示を受けた画像形成装置１０は、記憶装置１５（図２参照）から対象とするユーザの設定情報等を削除する（ステップ２８Ａ）。
図１７は、利用が可能なユーザの登録情報３２Ｂのデータ構造の他の一例を説明する図である。図１７の場合、登録情報３２Ｂには、ユーザＩＤに対応付けて利用期間が記憶されている。図１７の例では、利用期間として「2020/05/30まで」が記憶されている。このため、このユーザについては、2020/05/30が経過した時点で、管理サーバ３０からの指示により、画像形成装置１０から設定情報等が削除される。
なお、一時ユーザの情報も、利用期間の経過後に管理サーバ３０から削除される。その後の処理は実施の形態１と同様である。
図１７は、利用が可能なユーザの登録情報３２Ｂのデータ構造の他の一例を説明する図である。図１７の場合、登録情報３２Ｂには、ユーザＩＤに対応付けて利用期間が記憶されている。図１７の例では、利用期間として「2020/05/30まで」が記憶されている。このため、このユーザについては、2020/05/30が経過した時点で、管理サーバ３０からの指示により、画像形成装置１０から設定情報等が削除される。
なお、一時ユーザの情報も、利用期間の経過後に管理サーバ３０から削除される。その後の処理は実施の形態１と同様である。
【0061】
＜実施の形態５＞
実施の形態１の場合、管理サーバ３０は、ステップ１３で生成した一時ユーザの認証情報を画像形成装置１０と携帯端末２０の両方に通知し、画像形成装置１０においてユーザの認証を実行しているが、本実施の形態では、認証情報を携帯端末２０にのみ通知する。
図１８は、実施の形態５で使用する管理システム１の処理動作を説明する図である。図１８には、図１２との対応部分に対応する符号を付して示している。
実施の形態１の場合、管理サーバ３０は、ステップ１３で生成した一時ユーザの認証情報を画像形成装置１０と携帯端末２０の両方に通知し、画像形成装置１０においてユーザの認証を実行しているが、本実施の形態では、認証情報を携帯端末２０にのみ通知する。
図１８は、実施の形態５で使用する管理システム１の処理動作を説明する図である。図１８には、図１２との対応部分に対応する符号を付して示している。
【0062】
本実施の形態の場合、一時ユーザの認証情報は携帯端末２０にのみ通知される。このため、画像形成装置１０は、ユーザが入力した一時ユーザの認証情報を受け付けると（ステップ２２）、受け付けた認証情報を管理サーバ３０に送信する（ステップ２２Ｂ）。
通知を受け付けた管理サーバ３０は、受信した認証情報を認証し（ステップ１３Ｃ）、認証が成功した場合には、画像形成装置１０に認証の成功を通知する（ステップ１３Ｄ）。
これ以降の処理は、前述した実施の形態のいずれかと同じである。図１８では、実施の形態１を想定している。
通知を受け付けた管理サーバ３０は、受信した認証情報を認証し（ステップ１３Ｃ）、認証が成功した場合には、画像形成装置１０に認証の成功を通知する（ステップ１３Ｄ）。
これ以降の処理は、前述した実施の形態のいずれかと同じである。図１８では、実施の形態１を想定している。
【0063】
＜実施の形態６＞
実施の形態１の場合、管理サーバ３０が一時ユーザを生成しているが、本実施の形態では、画像形成装置１０が一時ユーザを生成する。
図１９は、実施の形態６で使用する管理システム１の処理動作を説明する図である。図１９には、図１２との対応部分に対応する符号を付して示している。
本実施の形態の場合、管理サーバ３０は、ステップ１１で受信した装置ＩＤで特定される画像形成装置１０に対し、一時ユーザの生成を指示する（ステップ１１Ａ）。
生成の指示を受信した画像形成装置１０は、一時ユーザを生成し（ステップ２１Ａ）、生成された一時ユーザに紐づけて認証情報も生成する。この後、画像形成装置１０は、管理サーバ３０に対し、一時ユーザの認証情報を通知する（ステップ２１Ｂ）。
実施の形態１の場合、管理サーバ３０が一時ユーザを生成しているが、本実施の形態では、画像形成装置１０が一時ユーザを生成する。
図１９は、実施の形態６で使用する管理システム１の処理動作を説明する図である。図１９には、図１２との対応部分に対応する符号を付して示している。
本実施の形態の場合、管理サーバ３０は、ステップ１１で受信した装置ＩＤで特定される画像形成装置１０に対し、一時ユーザの生成を指示する（ステップ１１Ａ）。
生成の指示を受信した画像形成装置１０は、一時ユーザを生成し（ステップ２１Ａ）、生成された一時ユーザに紐づけて認証情報も生成する。この後、画像形成装置１０は、管理サーバ３０に対し、一時ユーザの認証情報を通知する（ステップ２１Ｂ）。
【0064】
通知を受信した管理サーバ３０は、受信した認証情報を宛先である携帯端末２０に転送する（ステップ１３Ａ）。
この後、ユーザは、携帯端末２０で確認した一時ユーザの認証情報を、画像形成装置１０に入力する。
本実施の形態の場合も、認証が成功すると、画像形成装置１０に対するユーザの操作が可能になる。画像形成装置１０は、ユーザが特定の機能を指示すると、起動した機能の設定情報等を要求する（ステップ２４）。
この場合も、要求は、管理サーバ３０を経由して、携帯端末２０に転送される。
この後の処理は、実施の形態１と同様である。
この後、ユーザは、携帯端末２０で確認した一時ユーザの認証情報を、画像形成装置１０に入力する。
本実施の形態の場合も、認証が成功すると、画像形成装置１０に対するユーザの操作が可能になる。画像形成装置１０は、ユーザが特定の機能を指示すると、起動した機能の設定情報等を要求する（ステップ２４）。
この場合も、要求は、管理サーバ３０を経由して、携帯端末２０に転送される。
この後の処理は、実施の形態１と同様である。
【0065】
ただし、本実施の形態の場合には、一時ユーザが画像形成装置１０で生成されているので、管理サーバ３０は、画像形成装置１０に対し、利用期間の経過後に一時ユーザの削除を指示する、又は、利用期間の変更を指示する（ステップ１４Ａ）。
なお、利用期間の変更は、携帯端末２０から利用期間の変更が管理サーバ３０に通知された場合に実行される。利用期間の変更には、短縮と延長がある。
画像形成装置１０は、管理サーバ３０からの指示に従って、一時ユーザの削除又は利用期間の変更を実行する（ステップ２８Ａ）。
なお、本実施の形態では、利用期間の変更のみを想定しているが、利用するサービスや機能の変更を受け付けてもよい。
なお、利用期間の変更は、携帯端末２０から利用期間の変更が管理サーバ３０に通知された場合に実行される。利用期間の変更には、短縮と延長がある。
画像形成装置１０は、管理サーバ３０からの指示に従って、一時ユーザの削除又は利用期間の変更を実行する（ステップ２８Ａ）。
なお、本実施の形態では、利用期間の変更のみを想定しているが、利用するサービスや機能の変更を受け付けてもよい。
【0066】
＜実施の形態７＞
実施の形態６の場合、利用期間の変更を管理サーバ３０が受け付けているが、本実施の形態では、画像形成装置１０が利用期間の変更を受け付ける場合を想定する。
図２０は、実施の形態７で使用する管理システム１の処理動作を説明する図である。図２０には、図１９との対応部分に対応する符号を付して示している。
本実施の形態の場合、ユーザは、画像形成装置１０の操作受付ユニット１６（図２参照）を操作し、利用期間の変更を指示する。
図２０の場合、画像形成装置１０は、利用期間の変更を受け付ける又はサービスの追加を受け付けると（ステップ２８Ｂ）、管理サーバ３０に受け付けた変更又は追加を通知する。なお、サービスの削除も受け付けることが可能である。
管理サーバ３０は、通知に基づいて、利用期間を変更又はサービスを追加する（ステップ１４Ｂ）。
実施の形態６の場合、利用期間の変更を管理サーバ３０が受け付けているが、本実施の形態では、画像形成装置１０が利用期間の変更を受け付ける場合を想定する。
図２０は、実施の形態７で使用する管理システム１の処理動作を説明する図である。図２０には、図１９との対応部分に対応する符号を付して示している。
本実施の形態の場合、ユーザは、画像形成装置１０の操作受付ユニット１６（図２参照）を操作し、利用期間の変更を指示する。
図２０の場合、画像形成装置１０は、利用期間の変更を受け付ける又はサービスの追加を受け付けると（ステップ２８Ｂ）、管理サーバ３０に受け付けた変更又は追加を通知する。なお、サービスの削除も受け付けることが可能である。
管理サーバ３０は、通知に基づいて、利用期間を変更又はサービスを追加する（ステップ１４Ｂ）。
【0067】
＜他の実施の形態＞
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の技術的範囲は前述した実施の形態に記載の範囲に限定されない。前述した実施の形態に、種々の変更又は改良を加えたものも、本発明の技術的範囲に含まれることは、特許請求の範囲の記載から明らかである。
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の技術的範囲は前述した実施の形態に記載の範囲に限定されない。前述した実施の形態に、種々の変更又は改良を加えたものも、本発明の技術的範囲に含まれることは、特許請求の範囲の記載から明らかである。
【0068】
例えば前述の実施の形態では、シェアードオフィス内に配置され、不特定のユーザにより共用される装置として、複数の機能を備える画像形成装置を想定したが、表示部を有し、ネットワークに接続が可能な装置であればよい。例えば３次元データを用いて立体像を形成する３次元プリンタでもよい。
またネットワーク装置は、例えばデスクトップ型やノート型のコンピュータでもよいし、印刷の専用機やＦＡＸの専用機でもよい。また、ネットワーク装置は、モニタ、プロジェクタ、カメラ等の画像を処理する装置でもよい。
またネットワーク装置は、例えばデスクトップ型やノート型のコンピュータでもよいし、印刷の専用機やＦＡＸの専用機でもよい。また、ネットワーク装置は、モニタ、プロジェクタ、カメラ等の画像を処理する装置でもよい。
【0069】
前述した各実施の形態におけるプロセッサは、広義的な意味でのプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えばＣＰＵ等）の他、専用的なプロセッサ（例えばＧＰＵ、ＡＳＩＣ（＝Application Specific Integrated Circuit）、ＦＰＧＡ、プログラム論理デバイス等）を含む。
また、前述した各実施の形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサが単独で実行してもよいが、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して実行してもよい。また、プロセッサにおける各動作の実行の順序は、前述した各実施の形態に記載した順序のみに限定されるものでなく、個別に変更してもよい。
また、前述した各実施の形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサが単独で実行してもよいが、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して実行してもよい。また、プロセッサにおける各動作の実行の順序は、前述した各実施の形態に記載した順序のみに限定されるものでなく、個別に変更してもよい。
【符号の説明】
【0070】
１…管理システム、１０…画像形成装置、２０…携帯端末、３０…管理サーバ
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【図19】
【図20】
