特許 7501012 文書処理装置、文書管理サーバ及びプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2024-06-10

(45)【発行日】2024-06-18

(54)【発明の名称】文書処理装置、文書管理サーバ及びプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 16/93 20190101AFI20240611BHJP

   G06F 3/0481 20220101ALI20240611BHJP

【ＦＩ】

G06F16/93

G06F3/0481

【請求項の数】 8

(21)【出願番号】P 2020045572

(22)【出願日】2020-03-16

(65)【公開番号】P2021149184

(43)【公開日】2021-09-27

【審査請求日】2023-02-24

(73)【特許権者】

【識別番号】000005496

【氏名又は名称】富士フイルムビジネスイノベーション株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】110001210

【氏名又は名称】弁理士法人ＹＫＩ国際特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】金谷 凌

【審査官】松尾 真人

(56)【参考文献】

【文献】特開２０１９－１８６７７３（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１４－１２３３１９（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００１－０２２７３４（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００７－２０８８２３（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｇ０６Ｆ １６／００－１６／９５８

Ｈ０４Ｎ １／００

Ｈ０４Ｎ １／３８－１／３９３

Ｇ０６Ｆ ３／０４８１

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

プロセッサを備え、
前記プロセッサは、
文書格納領域に格納されている文書を第１画面に表示させ、
前記第１画面において選択された文書を、第２画面に表示させる対象として特定し、
前記第２画面に前記文書が表示されている最中に前記文書格納領域に新たな文書が格納された場合、前記新たな文書を、前記第１画面で当該新たな文書の選択を受け付けずに前記第２画面に表示させる対象に追加する、
ことを特徴とする文書処理装置。

【請求項2】

前記プロセッサは、
前記新たな文書を前記第２画面に表示させる対象に追加する前に、前記新たな文書に対する処理に関する指示をユーザから受け付け、
前記指示として第１の指示を受け付けた場合、前記新たな文書を前記第２画面に表示されている文書に代えて表示させることを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。

【請求項3】

前記プロセッサは、
前記新たな文書を前記第２画面に表示させる対象に追加する前に、前記新たな文書に対する処理に関する指示をユーザから受け付け、
前記指示として第２の指示を受け付けた場合、前記新たな文書を前記第２画面に表示されている文書の並びの最後尾に表示させることを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。

【請求項4】

前記プロセッサは、
前記新たな文書を前記第２画面に表示させる対象に追加する前に、前記新たな文書に対する処理に関する指示をユーザから受け付け、
前記指示として第３の指示を受け付けた場合、前記新たな文書を前記第２画面に表示させる対象に追加しないことを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。

【請求項5】

プロセッサを備え、
前記プロセッサは、
文書格納領域に格納されている文書を第１画面に表示させ、
前記第１画面において選択された文書を、第２画面に表示させる対象として特定し、
前記第２画面に前記文書が表示されている最中に前記文書格納領域に新たな文書が格納された場合、前記新たな文書を、前記第１画面で当該新たな文書の選択を受け付けずに前記第２画面に表示させる対象に追加し、
前記第２画面に表示させる対象となった文書に対してユーザが実施した処理の数量を示す情報を前記第２画面に表示させる、
ことを特徴とする文書処理装置。

【請求項6】

前記プロセッサは、前記第２画面に表示させる対象となった文書のうちユーザが処理を実施した文書の数または実施していない文書の数の少なくとも一方を前記第２画面に表示させることを特徴とする請求項５に記載の文書処理装置。

【請求項7】

前記プロセッサは、前記第２画面に表示させる対象となった文書に、ユーザが前記第２画面において処理の対象とする１または複数の項目が含まれている場合、ユーザが処理を実施した項目の数または実施していない項目の数の少なくとも一方を前記第２画面に表示させることを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。

【請求項8】

コンピュータに、
文書格納領域に格納されている文書を第１画面に表示させる機能、
前記第１画面において選択された文書を、第２画面に表示させる対象として特定する機能、
前記第２画面に前記文書が表示されている最中に前記文書格納領域に新たな文書が格納された場合、前記新たな文書を、前記第１画面で当該新たな文書の選択を受け付けずに前記第２画面に表示させる対象に追加する機能、
を実現させるためのプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、文書処理装置、文書管理サーバ及びプログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

例えば、従来では、文書ファイルの内容を確認する際、文書ファイルを1つずつではなく、指定されたフォルダ内に格納された複数の文書ファイルの内容の全部または一部を一覧表示することによって複数の文書の内容を同時に確認できる技術が提案されている（例えば、特許文献１）。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【文献】特開２００１－２２７３４号公報

【文献】特開２００８－１１２２１４号公報

【文献】特開２０１０－３３２２８号公報

【文献】特開２０１９－１８６７７３号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

特定の文書格納領域に格納されている文書を、第１画面に表示し、前記第１画面において選択された第１文書を、所定の文書処理の操作を受け付ける第２画面に表示させて、前記第１文書に対して所定の文書処理を行う場合がある。第２画面において所定の文書処理を実行している際に、特定の文書格納領域に新たな文書が格納された場合、ユーザは第１画面において、新たな文書を選択してから、第２画面において新たな文書に対する所定の文書処理を実行する必要があり、その操作がユーザにとって煩雑であった。

【0005】

本発明は、特定の文書格納領域に格納されている文書を第１画面に表示し、前記第１画面において選択された第１文書を、所定の文書処理の操作を受け付ける第２画面に表示させて、前記第１文書に対して所定の文書処理を行う場合において、第２画面において文書処理を実行している際、新たな文書が文書格納領域に格納された場合、該新たな文書を第２画面に表示させるユーザの手間を軽減させることを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0006】

本発明に係る文書処理装置は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、文書格納領域に格納されている文書を第１画面に表示させ、前記第１画面において選択された文書を、第２画面に表示させる対象として特定し、前記第２画面に前記文書が表示されている最中に前記文書格納領域に新たな文書が格納された場合、前記新たな文書を、前記第１画面で当該新たな文書の選択を受け付けずに前記第２画面に表示させる対象に追加する、ことを特徴とする。

【0008】

また、前記プロセッサは、前記新たな文書を前記第２画面に表示させる対象に追加する前に、前記新たな文書に対する処理に関する指示をユーザから受け付け、前記指示として第１の指示を受け付けた場合、前記新たな文書を前記第２画面に表示されている文書に代えて表示させることを特徴とする。

【0009】

また、前記プロセッサは、前記新たな文書を前記第２画面に表示させる対象に追加する前に、前記新たな文書に対する処理に関する指示をユーザから受け付け、前記指示として第２の指示を受け付けた場合、前記新たな文書を前記第２画面に表示されている文書の並びの最後尾に表示させることを特徴とする。

【0010】

また、前記プロセッサは、前記新たな文書を前記第２画面に表示させる対象に追加する前に、前記新たな文書に対する処理に関する指示をユーザから受け付け、前記指示として第３の指示を受け付けた場合、前記新たな文書を前記第２画面に表示させる対象に追加しないことを特徴とする。

【0012】

本発明に係る文書処理装置は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、文書格納領域に格納されている文書を第１画面に表示させ、前記第１画面において選択された文書を、第２画面に表示させる対象として特定し、前記第２画面に前記文書が表示されている最中に前記文書格納領域に新たな文書が格納された場合、前記新たな文書を、前記第１画面で当該新たな文書の選択を受け付けずに前記第２画面に表示させる対象に追加し、前記第２画面に表示させる対象となった文書に対してユーザが実施した処理の数量を示す情報を前記第２画面に表示させる、ことを特徴とする。

【0013】

また、前記プロセッサは、前記第２画面に表示させる対象となった文書のうちユーザが処理を実施した文書の数または実施していない文書の数の少なくとも一方を前記第２画面に表示させることを特徴とする。

【0014】

また、前記プロセッサは、前記第２画面に表示させる対象となった文書に、ユーザが前記第２画面において処理の対象とする１または複数の項目が含まれている場合、ユーザが処理を実施した項目の数または実施していない項目の数の少なくとも一方を前記第２画面に表示させることを特徴とする。

【0018】

本発明に係るプログラムは、コンピュータに、文書格納領域に格納されている文書を第１画面に表示させる機能、前記第１画面において選択された文書を、第２画面に表示させる対象として特定する機能、前記第２画面に前記文書が表示されている最中に前記文書格納領域に新たな文書が格納された場合、前記新たな文書を、前記第１画面で当該新たな文書の選択を受け付けずに前記第２画面に表示させる対象に追加する機能、を実現させる。

【発明の効果】

【0019】

請求項１に記載の発明によれば、文書格納領域に格納されている文書を第１画面に表示し、前記第１画面において選択された第１文書を、第２画面に表示させる場合において新たな文書が文書格納領域に格納された場合、該新たな文書を第２画面に表示させる際のユーザの手間を軽減させることができる。

【0021】

請求項２に記載の発明によれば、新たな文書を優先的に表示させることができる。

【0022】

請求項３に記載の発明によれば、文書を第２画面へ表示する対象として登録した順に表示させることができる。

【0023】

請求項４に記載の発明によれば、ユーザが新たな文書を表示対象に追加しないようにすることができる。

【0025】

請求項５に記載の発明によれば、文書格納領域に格納されている文書を第１画面に表示し、前記第１画面において選択された第１文書を、第２画面に表示させる場合において新たな文書が文書格納領域に格納された場合、該新たな文書を第２画面に表示させる際のユーザの手間を軽減させることができる。また、ユーザによる処理量をユーザに提示することができる。

【0026】

請求項６に記載の発明によれば、ユーザが処理した文書の数または処理していない文書の数をユーザに提示することができる。

【0027】

請求項７に記載の発明によれば、ユーザが処理した項目の数または処理していない項目の数をユーザに提示することができる。

【0030】

請求項８に記載の発明によれば、文書格納領域に格納されている文書を第１画面に表示し、前記第１画面において選択された第１文書を、第２画面に表示させる場合において新たな文書が文書格納領域に格納された場合、該新たな文書を第２画面に表示させる際のユーザの手間を軽減させることができる。

【図面の簡単な説明】

【0031】

【図1】本実施の形態における文書処理システムを示す全体構成図である。

【図2】本実施の形態における文書選択画面の表示の一例を示す図である。

【図3】本実施の形態における文書確認訂正画面の表示の一例を示す図である。

【図4】本実施の形態における文書確認訂正処理を示すフローチャートである。

【図5】本実施の形態におけるポップアップ画面の表示の一例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0032】

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。

【0033】

図１は、本実施の形態における文書処理システムを示す全体構成図である。図１には、文書処理装置１０と文書管理サーバ２０とが示されている。本実施の形態における文書処理システムは、複数の文書処理装置１０を有しているが、それぞれ同等に構成すればよいので、図１では、１台の文書処理装置１０のみに機能ブロックを示している。

【0034】

本実施の形態における文書管理サーバ２０は、従前から存在する汎用的なサーバコンピュータのハードウェア構成で実現できる。すなわち、文書管理サーバ２０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶手段、各文書処理装置１０との間で通信を行う通信手段として設けられたネットワークインタフェース等を有する。

【0035】

本実施の形態における文書管理サーバ２０は、編集制御部２１及び文書記憶部２２を有し、本システムで使用される文書を管理する。なお、本実施の形態の説明に用いない構成要素については図から省略する。文書記憶部２２は、本システムで使用される文書が記憶される。文書記憶部２２には、文書処理装置１０を使用する複数のユーザによって共有される特定の文書格納領域が設けられている。編集制御部２１は、特定の文書格納領域に格納される文書が複数のユーザによって確認訂正処理対象とされないように文書処理装置１０と連携しながら文書の編集を制御する。

【0036】

文書管理サーバ２０における編集制御部２１は、文書管理サーバ２０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、文書記憶部２２は、文書管理サーバ２０に搭載された記憶手段にて実現される。

【0037】

本実施の形態における文書処理装置１０は、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）等の従前から存在する汎用的なコンピュータのハードウェア構成で実現できる。すなわち、文書処理装置は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶手段、入力手段マウスやキーボード及び表示手段として設けられたディスプレイ等のユーザインタフェース手段、文書管理サーバ２０との間で通信を行う通信手段として設けられたネットワークインタフェース等を有する。

【0038】

本実施の形態における文書処理装置１０は、文書取得部１１、文書確認訂正処理部１２、追加文書監視部１３、ユーザインタフェース（ＵＩ）処理部１４、制御部１５及び文書記憶部１６を有している。なお、本実施の形態の説明に用いない構成要素については図から省略する。

【0039】

文書取得部１１は、文書管理サーバ２０から確認訂正処理の対象とする文書を取得する。文書確認訂正処理部１２は、ユーザ操作に応じて文書を表示させることで文書の内容をユーザに確認させ、また必要により文書をユーザに訂正させる確認訂正処理を所定の文書処理として実施する。追加文書監視部１３は、文書記憶部２２における特定の文書格納領域に文書が新たに追加登録されることを監視する。ユーザインタフェース処理部１４は、操作受付部１４１及び表示制御部１４２を有している。操作受付部１４１は、マウスやキーボード等を用いたユーザ操作を受け付ける。表示制御部１４２は、ディスプレイへの表示を制御する。制御部１５は、各構成要素１１～１４の動作を制御する。文書記憶部１６には、文書管理サーバ２０から取得した文書が記憶される。

【0040】

文書処理装置１０における各構成要素１１～１５は、文書処理装置１０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、文書記憶部２２は、文書管理サーバ２０に搭載された記憶手段にて実現される。

【0041】

また、本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ－ＲＯＭやＵＳＢメモリ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。通信手段や記録媒体から提供されたプログラムはコンピュータにインストールされ、コンピュータのＣＰＵがプログラムを順次実行することで各種処理が実現される。

【0042】

ユーザは、文書処理装置１０を使用して、文書記憶部２２における特定の文書格納領域に格納されている文書の内容を確認し、必要に応じて訂正する確認訂正作業を行う。基本的には、一文書に対して一ユーザのみによって１回だけ確認訂正処理が実施すればよいが、確認精度の向上のために、一文書に対して、同一ユーザまたは異なるユーザが複数回、確認訂正作業を実施してもよい。なお、複数の文書を複数のユーザで共有して、文書の確認訂正作業が同時並行して行われる場合がある。

【0043】

なお、確認訂正作業というのは、文書の確認訂正の際に文書処理装置１０が提供する機能処理を使用してユーザが行う作業のことをいう。また、確認訂正処理というのは、文書の確認訂正作業の際に文書処理装置１０において実行される処理のことをいうが、特に厳密に使い分ける必要はない。

【0044】

本実施の形態では、文書として帳票を例にして説明する。「帳票」というのは、文書の一形態であって、本実施の形態では、所定の形式にユーザが手書きにより記入する文書のことをいう。ユーザが手書きにより記入する文書としては、帳票以外にもアンケート等がある。本実施の形態では、文書として帳票のみを取り扱うので、以降の説明において「文書」と「帳票」とは同義である。

【0045】

次に、ユーザが行う文書の確認訂正作業について説明する。

【0046】

ユーザは、確認訂正作業を行うために所定の操作を行って、確認訂正作業の対象とする帳票を文書管理サーバ２０から取得し、文書処理装置１０のディスプレイに帳票選択画面を表示させる。

【0047】

図２は、本実施の形態における文書選択画面の表示の一例を示す図である。第１画面としての文書選択画面３１には、文書記憶部２２における特定の文書格納領域に格納されている文書が一覧表示される。図２には、文書に関する情報として、ファイル名、帳票名、スキャン日時及び状態が表示されている例が示されている。この表示項目は、一例だってこれに限定する必要はない。ファイル名は、文書のファイル名である。帳票名は、帳票の形式を示す名称である。従って、図２に例示するように文書ファイルに共通する場合がある。スキャン日時は、帳票がスキャナによって読み取られて画像データ化されたときの日時である。本実施の形態では、スキャンされると同時に特定の文書格納領域に格納されるので、スキャン日時は、特定の文書格納領域に登録された日時と同義である。状態は、帳票の状態を示す。帳票は読み取られて文字認識処理されている状態、特定の文書格納領域に格納されて文書確認訂正処理の対象待ちとなっている状態（図２における「待機中」）、ユーザに選択されて確認訂正処理の対象となっている状態（図２における「確認中」）、確認訂正処理が終了した状態（図２における「終了」）等がある。

【0048】

各文書の表示行には、チェックボックス３２がそれぞれ対応付けして表示されている。なお、処理が終了した文書のチェックボックス３２は、選択できないように表示される。ユーザは、処理対象とする文書に対応したチェックボックス３２にチェックをして文書表示ボタン３３を選択する。ただ、本実施の形態では、全てのチェックボックス３２にチェックをしなければ、全ての帳票が選択されたとみなしている。ここでは、ユーザは、全てのチェックボックス３２にチェックをしない状態で文書表示ボタン３３を選択したものとする。

【0049】

文書取得部１１は、文書表示ボタン３３が選択されると、該当する文書ファイルを 文書管理サーバ２０から取得して、文書記憶部１６に保存する。

【0050】

図３は、図２において文書表示ボタン３３が選択されたことにより表示される文書確認訂正画面の表示の一例を示す図である。第２画面としての文書確認訂正画面３４には、文書取得部１１が取得した文書ファイル、すなわち帳票の画像を表示するための帳票表示領域３５と、ユーザが帳票の内容を確認し、必要により訂正するための確認訂正領域３６と、が表示される。帳票に手書きされた文字は、文字認識処理されるが、確認訂正領域３６には、確認すべき項目となる手書き文字の画像と文字認識結果とが並べて表示される。ユーザは、確認訂正領域３６を参照して、帳票に記入された内容を確認できる。そして、手書き文字と文字認識結果との対比の結果、文字認識結果が手書き文字と一致しているかどうかを確認する。文字認識結果が手書き文字と一致していなければ、ユーザは文字認識結果を訂正する。文書確認訂正処理部１２は、帳票表示領域３５に表示されている帳票に対する確認訂正作業を確認訂正領域３６にてユーザに行わせる。

【0051】

更に、図３に示す文書確認訂正画面３４には、ユーザが実施した確認訂正作業によって処理した数量を示す情報が表示される。文書確認訂正処理部１２は、処理した数量を示す情報として、文書取得部１１が処理対象として取得した帳票を、確認した帳票の数（“確認済”）と、まだ確認していない帳票の数（“未確認”）とに分けて示す処理件数インジケータ３７を表示させる。また、帳票には、１又は複数の確認すべき項目が含まれているが、文書確認訂正処理部１２は、全ての帳票に含まれる全ての項目を、確認した帳票の数（“確認済”）と、まだ確認していない帳票の数（“未確認”）とに分けて確認項目数情報３８として表示させる。確認項目数情報３８も処理件数インジケータ３７のようなユーザインタフェースにより表示させてもよい。本実施の形態では、確認済みの数量と確認していない数量の双方を示しているが、少なくとも一方を示すようにしてもよい。自動取得切替スイッチ３９の表示部品については、後述する。

【0052】

ユーザは、確認訂正領域３６に表示されている項目に対する確認訂正が終了すると、当該項目に対応するチェックボックス４０にチェックを入れる。文書確認訂正処理部１２は、チェックボックス４０がチェックされる度に確認項目数情報３８を更新する。一帳票に含まれる全ての項目に対する確認訂正が終了すると、ユーザは、ＯＫボタン４１を選択する。複数の帳票をまとめて処理してＯＫボタン４１を選択してもよい。

【0053】

ＯＫボタン４１が選択されると、文書確認訂正処理部１２は、確認訂正処理が終了した帳票を文書管理サーバ２０へ送信する。文書管理サーバ２０は、送信されてきた帳票を特定の文書格納領域に保存する。文書確認訂正処理部１２は、また確認訂正処理が終了した帳票を文書管理サーバ２０へ送信すると、処理件数インジケータ３７を更新する。

【0054】

以下、ユーザが文書確認訂正画面３４から文書の確認訂正作業を行う場合の文書確認訂正処理について、図４に示すフローチャートを用いて説明する。

【0055】

なお、文書選択画面３１及び文書確認訂正画面３４、また後述するポップアップ画面５１は、制御部１５が文書取得部１１及び文書確認訂正処理部１２と連携動作して表示制御部１４２に表示させるが、以降の説明では、説明の簡略化のために画面表示処理の主体である文書取得部１１又は文書確認訂正処理部１２が画面を表示させるものとして説明する。同様に、ユーザ操作や画面から入力された情報は、操作受付部１４１が受け付けて、文書取得部１１及び文書確認訂正処理部１２が、操作受付部１４１が受け付けた情報を受け取って所定の動作をするが、以降の説明では、説明の簡略化のために文書取得部１１又は文書確認訂正処理部１２が情報を受け付けるものとして説明する。

【0056】

また、文書確認訂正処理が実施している間、追加文書監視部１３は、文書管理サーバ２０の文書記憶部２２の特定の文書格納領域に文書が新たに追加登録されるかどうかを常時又は定周期的に監視する。あるいは、文書管理サーバ２０が特定の文書格納領域への文書登録を検出したときにその旨をその都度又は定周期的に追加文書監視部１３へ通知するようにし、追加文書監視部１３がその通知を受け取ることで特定の文書格納領域に文書が新たに追加登録されたことを検知するようにしてもよい。

【0057】

文書確認訂正処理は、ユーザがＯＫボタン４１を選択するまで（ステップ１０１でＮ）、後述する処理を繰り返し実行し、ＯＫボタン４１が選択されることで（ステップ１０１でＹ）、終了する。なお、キャンセルボタン４２が選択された場合は、文書確認訂正処理が中断されたと判断されて、文書確認訂正処理を終了する。

【0058】

なお、ユーザは、選択した全ての帳票に対して確認訂正を実施すると、ＯＫボタン４１を選択する。文書確認訂正処理部１２は、このユーザ操作に応じて、一時保持しておいた文書確認訂正処理の処理内容を文書管理サーバ２０へ送信する。これに伴い、処理された帳票の状態は「終了」に遷移する。

【0059】

前述したように、文書確認訂正処理部１２は、処理対象とする帳票の確認すべき項目を確認訂正領域３６に表示させ、前述した確認訂正作業をユーザに行わせる文書確認訂正処理を実施する（ステップ１０２）。

【0060】

文書確認訂正作業が実施されている間に文書処理装置１０が何も情報を受信しなければ（ステップ１０３でＮ）、文書確認訂正処理部１２は、ユーザに確認訂正作業を継続して行わせる。

【0061】

ここで、文書処理装置１０が何らかの情報を受信した場合において（ステップ１０３でＹ）、文書記憶部２２の特定の文書格納領域に新たな文書が追加登録されたことが検知されると（ステップ１０４でＹ）、文書確認訂正処理部１２は、ユーザが自動取得モードを選択していなければ（ステップ１０５でＮ）、処理をステップ１０１に移行する。

【0062】

ところで、ユーザは、前述した自動取得切替スイッチ３９によって文書確認訂正処理を自動取得モードで動作させるかどうかを選択できる。自動取得モードは、特定の文書格納領域に文書が新たに登録されると、その文書を文書確認訂正画面３４に自動的に表示させるモードである。文書確認訂正処理部１２は、ユーザが自動取得切替スイッチ３９を操作してオフを選択すれば、その選択を受け付けて文書確認訂正処理を自動取得モードで動作させない。一方、文書確認訂正処理部１２は、ユーザが自動取得切替スイッチ３９を操作してオンを選択すれば、その選択を受け付けて文書確認訂正処理を自動取得モードで動作させる。

【0063】

ユーザが自動取得モードでの動作を選択している場合（ステップ１０５でＹ）、文書確認訂正処理部１２は、特定の文書格納領域に追加登録された文書を表示させるが、その前に文書確認訂正画面３４上にポップアップ画面を表示させる（ステップ１０６）。

【0064】

図５は、本実施の形態におけるポップアップ画面の表示の一例を示す図である。ポップアップ画面５１には、特定の文書格納領域に新たに追加登録された文書（以下、「新規文書」ともいう）をリスト表示するための新規文書表示領域５２と、帳票の画像を表示するための帳票表示領域５３と、が表示される。新規文書表示領域５２には、特定の文書格納領域に新たに追加登録された文書のファイル名と、当該文書が特定の文書格納領域に登録された追加日時と、が新規文書毎に対応付けして表示される。ファイル名は、選択可能に表示されており、ユーザがいずれかのファイル名を選択すると、文書確認訂正処理部１２は、文書取得部１１に、選択された文書を文書管理サーバ２０から取得させ、その文書の画像を帳票表示領域５３に表示させる。なお、ユーザがファイル名を選択するまでは、帳票表示領域５３を画面上に表示させなくてもよい。

【0065】

また、各新規文書には、「確認」、「即確認」及び「無視」の各ボタン５４，５５，５６が対応付けして表示される。更に、新規文書表示領域５２には、「全確認」、「全即確認」及び「全無視」の各ボタン５７，５８，５９が表示される。ユーザは、ポップアップ画面５１に表示されているボタン５４～５９を選択することで、新規文書の取り扱いを指示し、文書確認訂正処理部１２は、ユーザによるボタン操作によって新規文書に関する指示を受け付ける。

【0066】

ところで、前述したように、文書確認訂正画面３４には、ユーザが処理対象とする文書が取り込まれ、帳票表示領域３５に表示されている。なお、図３では、一の帳票のみが表示されているが、切り替えて表示可能であるため、処理対象とする文書は、文書確認訂正画面３４に選択的に表示されているとも言える。また、確認訂正領域３６には、処理対象とする文書に含まれる確認訂正対象の項目がスクロール可能に表示されているので、処理対象とする文書が表示されているとも言える。

【0067】

ユーザがいずれかの「確認」ボタン５４を選択すると（ステップ１０７で（全）確認）、文書確認訂正処理部１２は、選択された「確認」ボタン５４に対応する新規文書を文書管理サーバ２０から取得して文書記憶部１６に保存し（ステップ１０８）、文書確認訂正画面３４にすでに表示されている文書の最後尾に追加して表示させる（ステップ１０９）。これにより、ユーザは、新規文書を取得した順番に処理することができる。

【0068】

ユーザがいずれかの「即確認」ボタン５５を選択すると（ステップ１０７で（全）即確認）、文書確認訂正処理部１２は、選択された「即確認」ボタン５５に対応する新規文書を文書管理サーバ２０から取得して文書記憶部１６に保存し（ステップ１１０）、文書確認訂正画面３４にすでに表示されている文書の並びのうちユーザが確認訂正処理を施している文書の直後に続けて追加表示させる（ステップ１１１）。つまり、ユーザが処理対象としている文書に含まれる項目に対する確認訂正処理が終了すると、ユーザは、スクロール操作などの特別な操作をすることなく新たに追加した文書を処理対象とすることができる。これにより、ユーザは、新規文書を最優先にかつ効率的に処理することができる。また、ユーザが確認訂正処理を施している文書の直前に追加し、新たに追加した文書を処理対象として表示させ、新たに追加した文書の確認訂正処理が完了した後に、元々確認修正処理をしていた文書の処理を再開するようにしてもよい。つまり、ユーザが処理対象としている文書の処理を一時中断して、新たに追加した文書を処理対象とすることができる。これにより、ユーザは、新規文書を、確認訂正処理を施している文書よりも優先にかつ効率的に処理することができ、緊急的な処理を要する文書にも対応しやすくなる。

【0069】

ユーザがいずれかの「無視」ボタン５６を選択すると（ステップ１０７で（全）無視）、文書確認訂正処理部１２は、選択された「無視」ボタン５６に対応する新規文書を取得しない。つまり、文書確認訂正画面３４に表示させない。これにより、ユーザは、新規文書を確認訂正作業の対象としないことができる。さらにユーザが「無視」ボタンを押下した際は、「無視」ボタンに対応する新規文書表示領域５２から削除してもよい。これにより、ユーザは新規文書表示領域５２での新規文書の確認がしやすくなる。

【0070】

上記「確認」、「即確認」及び「無視」の各ボタン５４，５５，５６は、新規文書に対応して設けられているので、全ての新規文書に対して同じように対応したい場合でも新規文書の数だけ同じ操作を繰り返し行わなければならない。そこで、全ての新規文書に対して同じように処理したい場合、「全確認」、「全即確認」及び「全無視」のいずれかのボタン５７，５８，５９を選択するのが便利である。

【0071】

すなわち、ユーザが「全確認」ボタン５７を選択すると（ステップ１０７で（全）確認）、文書確認訂正処理部１２は、新規文書表示領域５２に表示されている全ての新規文書を文書管理サーバ２０から取得して文書記憶部１６に保存し（ステップ１０８）、文書確認訂正画面３４にすでに表示されている文書の最後尾に追加して表示させる（ステップ１０９）。また、ユーザが「全即確認」ボタン５８を選択すると（ステップ１０７で（全）即確認）、文書確認訂正処理部１２は、新規文書表示領域５２に表示されている全ての新規文書を文書管理サーバ２０から取得して文書記憶部１６に保存し（ステップ１１０）、文書確認訂正画面３４にすでに表示されている文書の並びのうちユーザが確認訂正処理を施している文書の直後に続けて追加表示させる（ステップ１１１）。なお、ユーザが確認訂正処理を施している文書の直前に追加し、新たに追加した文書を確認編集対象として表示させ、新たに追加した文書の確認訂正処理が完了した後に、元々確認修正処理をしていた文書の処理を再開するようにしてもよい。

【0072】

新規文書は、基本的には、新規文書表示領域５２に表示されている順番に表示されるが、新規文書の中で表示される順番を変更できるようにしてもよい。また、ユーザが「全無視」ボタン５９を選択すると（ステップ１０７で（全）無視）、文書確認訂正処理部１２は、新規文書を取得しない。つまり、文書確認訂正画面３４に表示させない。さらにユーザが「無視」ボタンを押下した際は、「無視」ボタンに対応する新規文書表示領域５２から削除してもよい。

【0073】

ユーザが新規文書に対する取り扱いを決めて前述したボタン操作を行った後、閉じるボタン６０を選択すると、文書確認訂正処理部１２は、ポップアップ画面５１を消去する。なお、ユーザが前述したボタン操作を行わずに、閉じるボタン６０を選択して、ポップアップ画面５１を消去してもよい。また、ユーザが、ボタン５４，５５、５７、５８を押下した際に、新規文書を文書確認訂正画面３４に表示してもよいし、ユーザがボタン５７～５９を押下した際に、ポップアップ画面５１を消去してもよい。また、更新ボタン６１が選択されると、文書確認訂正処理部１２は、ポップアップ画面５１の表示後に特定の文書格納領域に追加された新規文書を取得して新規文書表示領域５２の表示を更新することができる。

【0074】

また、本実施の形態では、自動取得モードで動作している場合において（ステップ１０５でＹ）、特定の文書格納領域に文書が追加登録されると、文書確認訂正処理部１２は、ポップアップ画面５１を表示させるようにしたが（ステップ１０６）、ポップアップ画面５１を表示させずに、新規文書を文書確認訂正画面３４に自動的に表示させるようにしてもよい。この場合、新規文書の表示位置、つまり、処理中の文書の直後か、表示されている文書の並びの最後尾か、をユーザに選択させることができないので、例えば、新規文書の表示位置をユーザに予め設定させておくようにしてもよい。

【0075】

以上のようにして、新規文書が追加されて文書確認訂正画面３４に表示されることになると、文書確認訂正処理部１２は、その新規文書の追加に伴い、処理件数インジケータ３７及び確認項目数情報３８の表示を更新させる。これにより、新規文書が自動的に表示対象として追加された場合でも、ユーザは、処理すべき全体の数量や未処理の数量を把握することができる。

【0076】

ところで、前述したように、特定の文書格納領域は、複数のユーザによって共有されていることから、他のユーザも同時並行して文書の確認訂正作業を実施している可能性がある。この場合、一文書を複数のユーザが処理する可能性があるが、あるユーザが確認訂正済みの文書を他のユーザも同じように確認訂正させるのは効率的でない。

【0077】

そこで、文書確認訂正処理（ステップ１０２）の実行中に、帳票に対して確認訂正処理が終了すると、文書確認訂正処理部１２は、確認訂正処理が終了したことを他のユーザに示すようにしてもよい。例えば、確認訂正した帳票を他のユーザに通知する。つまり、確認訂正済みである帳票のファイル名を他のユーザが使用している文書処理装置１０へ送信する。

【0078】

他の文書処理装置１０から確認訂正済みの通知を受信すると（ステップ１０４でＮ，ステップ１１２でＹ）、文書確認訂正処理部１２は、確認訂正済みの帳票を文書確認訂正画面３４に表示させている場合であってまだ確認訂正を実施していない場合、当該帳票は他のユーザによって確認訂正されたことをユーザに示す。例えば、文書確認訂正画面３４から当該帳票を削除する（ステップ１１３）。これにより、他のユーザは、確認訂正済みの帳票に対して重複した確認訂正を行わずにすむ。ここでは、文書確認訂正処理部１２は、確認訂正済みの文書を自動的に削除するようにしたが、通知を受信した旨を文書確認訂正画面３４に表示させるに留め、表示されている帳票を文書確認訂正画面３４から削除する処理自体は、ユーザに行わせるようにしてもよい。

【0079】

帳票が削除されると、文書確認訂正処理部１２は、その帳票の削除に伴い、処理件数インジケータ３７及び確認項目数情報３８の表示を更新させる。これにより、帳票が自動的に削除された場合でも、ユーザは、処理すべき全体の数量や未処理の数量を把握することができる。

【0080】

上記説明では、文書処理装置１０が、他のユーザが使用している文書処理装置１０に直接通知をするようにしたが、文書管理サーバ２０へ送信して文書管理サーバ２０を介して間接的に通知するようにしてもよい。

【0081】

すなわち、文書管理サーバ２０において、文書処理装置１０から帳票を確認訂正した旨の通知を受けると、編集制御部２１は、当該帳票は確認訂正済みである旨を全ての文書処理装置１０に対し通知する。なお、編集制御部２１は、確認訂正した旨の通知をしてきた文書処理装置１０を通知対象外としてもよい。

【0082】

また、文書管理サーバ２０は、文書処理装置１０から帳票を確認訂正した旨の通知を受けるようにしたが、文書処理装置１０から確認訂正済みの帳票が送信されてきたことを上記通知とみなしてもよい。この場合、文書処理装置１０は、上記通知をする必要がなくなる。

【0083】

なお、本実施の形態では、文書確認訂正処理の実行中に外部から受信するのは、新規文書の追加の旨と帳票の確認訂正済みの通知だけなので、それ以外の受信の場合は（ステップ１１２でＮ）、ステップ１０１に移行する。

【0084】

以上説明したように、本実施の形態によれば、ユーザが文書確認訂正作業を実行している間に、特定の文書格納領域に文書が新たに追加登録された場合でも、ユーザは、図３に示す文書選択画面３１を表示させて、文書確認訂正画面３４に表示させる文書を選択しなくても、新たな文書を文書確認訂正画面３４に表示させることができる。

【0085】

図１に示す文書処理システムでは、文書処理装置１０を使用するユーザに文書確認訂正作業を行わせるために文書確認訂正処理部１２を文書処理装置１０に設けるようにした。ただ、システム構成は、これに限る必要はない。

【0086】

例えば、ユーザインタフェース処理部１４以外の構成要素１１～１３，１５を文書管理サーバ２０に設ける。文書管理サーバ２０には文書記憶部２２があるので、文書記憶部１６は不要となる。文書処理装置１０は、ブラウザを利用して文書管理サーバ２０における確認訂正処理機能が提供する文書選択画面３１、文書確認訂正画面３４及びポップアップ画面５１を文書処理装置１０のディスプレイの表示させるように構成してもよい。

【0087】

上記実施の形態において、プロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えばＣＰＵ：Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ等）や、専用のプロセッサ（例えばＧＰＵ：Ｇｒａｐｈｉｃｓ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ、ＡＳＩＣ：Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ、ＦＰＧＡ：Ｆｉｅｌｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｇａｔｅ Ａｒｒａｙ、プログラマブル論理デバイス等）を含むものである。

【0088】

また上記実施の形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであってもよい。また、プロセッサの各動作の順序は上記各実施の形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、適宜変更してもよい。

【符号の説明】

【0089】

１０ 文書処理装置、１１ 文書取得部、１２ 文書確認訂正処理部、１３ 追加文書監視部、１４ ユーザインタフェース（ＵＩ）処理部、１５ 制御部、１６，２２ 文書記憶部、２０ 文書管理サーバ、２１ 編集制御部、１４１ 操作受付部、１４２ 表示制御部。

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】