(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】特許公報(B2)
(11)【特許番号】
(24)【登録日】2024-10-10
(45)【発行日】2024-10-21
(54)【発明の名称】電子回覧システム及びプログラム
(51)【国際特許分類】
G06Q 10/10 20230101AFI20241011BHJP
【ＦＩ】
G06Q10/10 310
【請求項の数】
3
(21)【出願番号】P 2020062430
(22)【出願日】2020-03-31
(65)【公開番号】P2021163034
(43)【公開日】2021-10-11
【審査請求日】2023-03-06
(73)【特許権者】
【識別番号】390017891
【氏名又は名称】シヤチハタ株式会社
(74)【代理人】
【識別番号】100150430
【弁理士】
【氏名又は名称】河野 元
(74)【代理人】
【識別番号】100217191
【弁理士】
【氏名又は名称】林 信吾
(72)【発明者】
【氏名】佐藤 旭
(72)【発明者】
【氏名】酒巻 博治
【審査官】藤原 拓也
(56)【参考文献】
【文献】特開２０１０－１２９０６５（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０１９－０４０３２７（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２００２－１３２６８８（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開平０８－２４１３５５（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開平０９－１９１３１９（ＪＰ，Ａ）
(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)
Ｇ０６Ｑ １０／００－９９／００
(57)【特許請求の範囲】
【請求項1】
ユーザが使用する端末からネットワークを介して接続可能なデータ処理装置を備え、前記データ処理装置が、前記端末からの指示に基づいてユーザの印影データを回覧対象データに付加し、その回覧対象データを回覧先にネットワークを介して回覧する処理を行うように構成された電子回覧システムであって、前記データ処理装置が、
回覧対象データの回覧先を示す回覧先情報の入力を自データ処理装置に接続された端末から受け付ける入力受付手段と、
前記入力受付手段により受け付けられた回覧先情報に基づき特定される次の回覧先に印影データが付加された回覧対象データを回覧する際、当該次の回覧先に係る回覧先情報が、自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザに対応する情報であるか否かを判定する次回覧先判定を行う判定手段と、
前記判定手段による前記次回覧先判定の結果、前記次の回覧先に係る回覧先情報が自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザに対応する情報であると判定された場合に、印影データが付加された回覧対象データを、自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザ宛に送信する回覧対象データ送信手段と、
前記判定手段による前記次回覧先判定の結果、前記次の回覧先に係る回覧先情報が自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザに対応する情報でないと判定された場合に、印影データが付加された回覧対象データを複製した複製データを生成する複製データ生成手段と、
前記複製データ生成手段により生成された複製データを、自データ処理装置へのアクセス権を持たない他のユーザが使用する端末からネットワークを介して接続可能な他のデータ処理装置に送信する複製データ送信手段と、を備える
ことを特徴とする電子回覧システム。
【請求項2】
前記データ処理装置が、自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザの情報を管理するユーザ情報管理手段を備え、前記判定手段は、前記ユーザ情報管理手段で管理されている情報を基に前記次回覧先判定を行う
ことを特徴とする請求項１に記載の電子回覧システム。
【請求項3】
ユーザが使用する端末からネットワークを介して接続可能なデータ処理装置を備え、前記データ処理装置が、前記端末からの指示に基づいてユーザの印影データを回覧対象データに付加し、その回覧対象データを回覧先にネットワークを介して回覧する処理を行うように構成された電子回覧システムに用いられるプログラムであって、前記データ処理装置として機能するコンピュータを、請求項１又は２に記載の各手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、印影データが付加された回覧対象データを回覧先にネットワークを介して回覧する電子回覧システム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
従来、ユーザの印影イメージデータ（電子印鑑）をサーバで管理し、そのサーバにネットワークを介して接続される端末の画面上で、ユーザ（端末）からの要求に応じてそのユーザの印影イメージデータを電子文書に添付（捺印）できるように構成された電子印鑑システムが知られている（例えば特許文献１を参照）。最近では、クラウド型のシステムとして提供される電子印鑑システムも登場しており、電子印鑑を利用して電子文書の回覧、承認、決裁等（以下、単に「回覧等」という。）を行うシステムが普及しつつある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0003】
【文献】特開２００３－１６９０５１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
上述の電子印鑑を利用した電子文書の回覧等のシステムを複数の企業等が導入することで、企業等の間で電子文書の回覧等を行うことが考えられる。しかしながら、そうしたシステムの利用は、通常、セキュリティ等の観点から、そのシステムへのアクセス権を持つユーザに限られる。このため、例えば、自企業等のシステムへのアクセス権を持たない他企業等のユーザに対して承認や決裁等を要求しても、他企業等のユーザはそのシステム上で承認や決裁等を行うことができず、処理が滞ってしまうという問題があった。
【0005】
本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、企業等の間で電子文書等のデータの回覧等を円滑に行うことができる電子回覧システム及びプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【0006】
前述の課題を解決するために、本発明は以下の構成を採用した。
【0007】
手段１の電子回覧システムは、
ユーザが使用する端末からネットワークを介して接続可能なデータ処理装置を備え、前記データ処理装置が、前記端末からの指示に基づいてユーザの印影データを回覧対象データに付加し、その回覧対象データを回覧先にネットワークを介して回覧する処理を行うように構成された電子回覧システムであって、
前記データ処理装置が、
回覧対象データの回覧先を示す回覧先情報の入力を自データ処理装置に接続された端末から受け付ける入力受付手段と、
前記入力受付手段により受け付けられた回覧先情報に基づき特定される次の回覧先に印影データが付加された回覧対象データを回覧する際、当該次の回覧先に係る回覧先情報が、自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザに対応する情報であるか否かを判定する次回覧先判定を行う判定手段と、
前記判定手段による前記次回覧先判定の結果、前記次の回覧先に係る回覧先情報が自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザに対応する情報であると判定された場合に、印影データが付加された回覧対象データを、自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザ宛に送信する回覧対象データ送信手段と、
前記判定手段による前記次回覧先判定の結果、前記次の回覧先に係る回覧先情報が自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザに対応する情報でないと判定された場合に、印影データが付加された回覧対象データを複製した複製データを生成する複製データ生成手段と、
前記複製データ生成手段により生成された複製データを、自データ処理装置へのアクセス権を持たない他のユーザが使用する端末からネットワークを介して接続可能な他のデータ処理装置に送信する複製データ送信手段と、を備える
ことを要旨とする。
ユーザが使用する端末からネットワークを介して接続可能なデータ処理装置を備え、前記データ処理装置が、前記端末からの指示に基づいてユーザの印影データを回覧対象データに付加し、その回覧対象データを回覧先にネットワークを介して回覧する処理を行うように構成された電子回覧システムであって、
前記データ処理装置が、
回覧対象データの回覧先を示す回覧先情報の入力を自データ処理装置に接続された端末から受け付ける入力受付手段と、
前記入力受付手段により受け付けられた回覧先情報に基づき特定される次の回覧先に印影データが付加された回覧対象データを回覧する際、当該次の回覧先に係る回覧先情報が、自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザに対応する情報であるか否かを判定する次回覧先判定を行う判定手段と、
前記判定手段による前記次回覧先判定の結果、前記次の回覧先に係る回覧先情報が自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザに対応する情報であると判定された場合に、印影データが付加された回覧対象データを、自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザ宛に送信する回覧対象データ送信手段と、
前記判定手段による前記次回覧先判定の結果、前記次の回覧先に係る回覧先情報が自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザに対応する情報でないと判定された場合に、印影データが付加された回覧対象データを複製した複製データを生成する複製データ生成手段と、
前記複製データ生成手段により生成された複製データを、自データ処理装置へのアクセス権を持たない他のユーザが使用する端末からネットワークを介して接続可能な他のデータ処理装置に送信する複製データ送信手段と、を備える
ことを要旨とする。
【0008】
これによれば、本システムのデータ処理装置（自データ処理装置）を起点として、自データ処理装置で回覧対象データを保持しつつ、自データ処理装置へのアクセス権を持たない他のユーザが使用する端末（他のデータ処理装置側）で複製データ（回覧対象データ）の閲覧等を行えるようにすることができる。複製データの生成及び送信を必要に応じて行うようにして、システムの効率化を図ることができる。また、次回覧先判定の結果、次の回覧先に係る回覧先情報が自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザに対応する情報でないと判定された場合に、印影データが付加された回覧対象データを複製した複製データを生成し、その複製データを自データ処理装置へのアクセス権を持たない他のユーザが使用する端末からネットワークを介して接続可能な他のデータ処理装置に送信することで、複製データの生成及び送信を必要に応じて行うようにして、システムの効率化を図ることができる。
【0009】
手段２の電子回覧システムは、手段１の電子回覧システムにおいて、
前記データ処理装置が、自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザの情報を管理するユーザ情報管理手段を備え、
前記判定手段は、前記ユーザ情報管理手段で管理されている情報を基に前記次回覧先判定を行う
ことを要旨とする。
前記データ処理装置が、自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザの情報を管理するユーザ情報管理手段を備え、
前記判定手段は、前記ユーザ情報管理手段で管理されている情報を基に前記次回覧先判定を行う
ことを要旨とする。
【0010】
これによれば、ユーザ情報管理手段で管理されている自データ処理装置へのアクセス権を持つユーザの情報を基に次回覧先判定を行うようにすることで、システムの利便性を向上させることができる。
【0017】
また、手段３のプログラムは、上記電子回覧システムに用いられるプログラムであって、前記データ処理装置として機能するコンピュータを、手段１又は２における各手段として機能させるためのプログラムである
ことを要旨とする。
ことを要旨とする。
【0018】
このプログラムがコンピュータにより実行されることにより、本発明の電子回覧システムが実現される。
【発明の効果】
【0019】
以上の本発明によれば、企業等の間で電子文書等のデータの回覧等を円滑に行うことができる電子回覧システム及びプログラムの提供が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【0020】
【図1】本形態に係るシステムの構成図である。
【図2】サーバを構成する処理部の機能ブロック図である。
【図3】ワークフロー処理のフローチャートである。
【図4】回覧開始処理のフローチャートである。
【図5】受信閲覧処理のフローチャートである。
【図6】送信閲覧処理のフローチャートである。
【図7】回覧処理のフローチャートである。
【図8】他サーバ関連処理のフローチャートである。
【図9】（Ａ）はシステム画面の一例を示す図であり、（Ｂ）は一覧画面の一例を示す図であり、（Ｃ）は選択画面の一例を示す図である。
【図10】（Ａ）アップロードした回覧対象データの表示例を示す図であり、（Ｂ）は受信回覧対象データの表示例を示す図であり、（Ｃ）は送信回覧対象データの表示例を示す図である。
【図11】本形態に係るシステムによる文書の回覧の概要を示す説明図である。
【発明を実施するための形態】
【0021】
以下、本発明の実施の形態について図面を用いて説明する。
【0022】
［システムの構成］
本形態のシステム１０は、図１に示すように、インターネットなどのネットワーク２０を介して、ユーザが使用する端末３０Ａ，３０Ｂとサーバ４０とが相互に通信可能に接続されて構成される。このシステム１０は、サーバ４０に接続された端末からの指示に基づいて、電子文書等のデータ（「回覧対象データ」ともいう。）に印影データを付加したりその回覧対象データを回覧したりする処理をサーバ４０側で実行するものであり、「電子回覧システム」の一例である。
本形態のシステム１０は、図１に示すように、インターネットなどのネットワーク２０を介して、ユーザが使用する端末３０Ａ，３０Ｂとサーバ４０とが相互に通信可能に接続されて構成される。このシステム１０は、サーバ４０に接続された端末からの指示に基づいて、電子文書等のデータ（「回覧対象データ」ともいう。）に印影データを付加したりその回覧対象データを回覧したりする処理をサーバ４０側で実行するものであり、「電子回覧システム」の一例である。
【0023】
本システム１０（電子回覧システム）は、サーバ４０へのアクセス権が付与（設定）されたユーザが利用可能とされる。すなわち、サーバ４０へのアクセス権を持つユーザが端末を使用してサーバ４０に接続（ログイン）することにより、本システム１０を利用することができるようになっている。この点については後述する。
【0024】
また、本システム１０は、サーバ４０へのアクセス権を持たないユーザ（「他のユーザ」ともいう。）を回覧先として、回覧対象データを回覧することができるように構成されている。他のユーザは、回覧対象データに印影データを付加してその回覧対象データを回覧する処理を本システム１０と同様にサーバ側で実行する「他のシステム」のユーザであり、当該他のシステムを構成するサーバ（「他のサーバ」ともいう。）へのアクセス権を持つユーザである。これに関連して、本形態では、他のサーバへのアクセス権（他のユーザのアクセス権）に関する情報、具体的には、他のユーザのメールアドレスやユーザＩＤ、パスワード等を示す情報を管理する外部サーバ５０が設けられている。外部サーバ５０は、サーバ４０からネットワーク２０を介して接続可能に設けられるものであり、本システム１０に係るシステム提供事業者の管理下に置かれるものである。この外部サーバ５０は、オンプレミス型のサーバであってもよいし、クラウド型のサーバであってもよい。また外部サーバ５０は、複数存在していてもよいし、いわゆる仮想化されたサーバであってもよい。他のユーザを回覧先とした回覧対象データの回覧については後述する。
【0025】
なお、サーバ４０は「データ処理装置」の一例であり、他のサーバは「他のデータ処理装置」の一例である。
【0026】
［端末の構成］
次に、ユーザが使用する端末について説明する。図１では、ユーザＸ１が使用する端末３０Ａと、ユーザＸ２が使用する端末３０Ｂとの２つの端末がサーバ４０に接続される例を示しているが、例えば、ユーザＸ３が使用する端末や、ユーザＸ４が使用する端末など、サーバ４０に接続される端末の数は問わない。また、サーバ４０に接続される端末は、サーバ４０へのアクセス権が付与（設定）されたユーザが共用する端末（共用端末）であってもよい。以下では、サーバ４０に接続される端末３０Ａ，３０Ｂ等を総じて「ユーザ端末」ともいう。
次に、ユーザが使用する端末について説明する。図１では、ユーザＸ１が使用する端末３０Ａと、ユーザＸ２が使用する端末３０Ｂとの２つの端末がサーバ４０に接続される例を示しているが、例えば、ユーザＸ３が使用する端末や、ユーザＸ４が使用する端末など、サーバ４０に接続される端末の数は問わない。また、サーバ４０に接続される端末は、サーバ４０へのアクセス権が付与（設定）されたユーザが共用する端末（共用端末）であってもよい。以下では、サーバ４０に接続される端末３０Ａ，３０Ｂ等を総じて「ユーザ端末」ともいう。
【0027】
ユーザ端末は、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）やスマートフォン、タブレットなどの通信端末である。図１に示すように、端末３０Ａ（ユーザ端末）は、処理部３１０、記憶部３２０、通信部３３０、表示部３４０、操作部３５０を備えている。この構成（ハードウェア構成）は、ユーザ端末として用いられる通信端末が備える一般的な構成であり、端末３０Ｂについても同様である。したがって、図１では端末３０Ｂに係る構成の図示を省略している。
【0028】
処理部３１０は、端末３０Ａの作動を制御するための各種処理を実行するものであり、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等により構成される。記憶部３２０は、端末３０Ａを作動させるＯＳ（Operating System）や各種アプリケーションのプログラム、その他端末３０Ａの作動に必要なデータが記憶されるものであり、不揮発性メモリであるＲＯＭ（Read Only Memory）、揮発性メモリであるＲＡＭ（Random Access Memory）、補助記憶装置であるハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等により構成される。アプリケーション（アプリケーションソフト）には、メールの送受信を行うためのメーラー（メールソフト）や、Ｗｅｂページを閲覧するためのＷｅｂブラウザ（Ｗｅｂ閲覧ソフト）が含まれる。
【0029】
通信部３３０は、ネットワーク２０を介して、サーバ４０やその他外部装置とデータ通信を行う。表示部３４０は、各種の情報を表示するものであり、液晶ディスプレイ等により構成される。操作部３５０は、ユーザが各種の指示入力を行うために操作されるものであり、キーボードやマウス等により構成される。なお、表示部３４０は、表示機能（出力機能）と入力機能とを兼ね備えたタッチパネルであってもよい。この場合、表示部３４０に表示されるボタンやアイコン、キーボード等が操作部３５０として機能する。
【0030】
［サーバ４０の構成］
次に、サーバ４０について説明する。サーバ４０は、クラウド型のサーバ（クラウドサーバ）により構成されるものであり、本サーバ４０にネットワーク２０を介して接続されるユーザ端末（本システム１０のユーザ）に対し、本システム１０のＷｅｂサイトや回覧対象データの回覧等に関する様々なサービスを提供する。つまり、本システム１０は、ユーザ端末が備えるＷｅｂブラウザを用いてサービスを提供するものである。
次に、サーバ４０について説明する。サーバ４０は、クラウド型のサーバ（クラウドサーバ）により構成されるものであり、本サーバ４０にネットワーク２０を介して接続されるユーザ端末（本システム１０のユーザ）に対し、本システム１０のＷｅｂサイトや回覧対象データの回覧等に関する様々なサービスを提供する。つまり、本システム１０は、ユーザ端末が備えるＷｅｂブラウザを用いてサービスを提供するものである。
【0031】
図１に示すように、サーバ４０は、処理部４１０と記憶部４２０と通信部４３０と、を備えている。ユーザ端末と同様に、処理部４１０はＣＰＵ等により構成され、記憶部４２０はＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等により構成される。また、通信部４３０は、ネットワーク２０を介して、当該サーバ４０に接続されたユーザ端末とデータ通信を行う。
【0032】
なお、サーバ４０は、オンプレミス型のサーバであってもよい。またサーバ４０は、複数存在していてもよいし、いわゆる仮想化されたサーバであってもよい。
【0033】
サーバ４０には、システム提供事業者によって提供される電子回覧システム用のプログラム等がインストールされ、記憶部４２０に記憶される。具体的には、図１に示すように、本システム１０の利用対象者であるユーザの情報を管理するデータベースであるユーザ管理ＤＢ４２１と、ユーザの印影データを記憶する印影ファイル４２２と、ユーザの印影データを管理するデータベースである印影管理ＤＢ４２３と、ネットワーク２０を介して送られたユーザ端末からの指示に基づいてユーザの印影データを回覧対象データに付加したりそれを回覧したりする処理等を行うためのプログラムであるワークフロー（ＷＦ）アプリ４２４と、が記憶される。ＷＦアプリ４２４は、Ｗｅｂアプリケーションである。処理部４１０は、記憶部４２０に記憶されたＷＦアプリ４２４を、ユーザ端末からの指示に基づいて起動して実行する。記憶部４２０には、処理部４１０がＷＦアプリ４２４を実行することで生じる種々のデータが記憶される。
【0034】
［本システム１０の利用］
ユーザは自身の使用する端末（ユーザ端末）からサーバ４０にログイン（接続）することにより、本システム１０の利用が可能となる。ログインの際には、ユーザ端末の操作部３５０を操作（以下、単に「ユーザ端末を操作」ともいう。）してログイン情報を入力し、認証されれば、サーバ４０へのログインが許容される。
ユーザは自身の使用する端末（ユーザ端末）からサーバ４０にログイン（接続）することにより、本システム１０の利用が可能となる。ログインの際には、ユーザ端末の操作部３５０を操作（以下、単に「ユーザ端末を操作」ともいう。）してログイン情報を入力し、認証されれば、サーバ４０へのログインが許容される。
【0035】
本システム１０の利用にあたっては、ユーザの印影データの作成・登録、ログイン情報（認証情報）の設定（付与）、ログイン情報と印影データとの紐づけ等の事前準備が必要になる。具体的には、例えば、本システム１０を企業等が導入する場合、その企業等が利用するサーバへの本システムに係るプログラム等のインストール、その企業等におけるユーザの人数分の印影データの作成・登録、ユーザ毎のログイン情報の設定、ログイン情報と印影データとの紐づけ等が事前準備として必要になる。それらの事前準備は、システム提供事業者により行われるものとすることができる。事前準備には、外部サーバ５０への情報登録も含まれる。
【0036】
ログイン情報は、ユーザを識別するための情報であり、例えば、ユーザＩＤとパスワードである。本形態では、ユーザＩＤをユーザのメールアドレスとしており、パスワードを所定文字数の英数字と記号の組み合わせとしている。パスワードは、システム提供事業者がデフォルトのパスワードを設定するものであってよいし、ユーザが任意に設定したり変更したりすることができるものであってもよい。こうしたログイン情報が、ユーザ管理ＤＢ４２１に登録されて管理される。ユーザＩＤは、本システム１０によるワークフロー上の宛先を特定する情報でもある。
【0037】
ユーザがユーザ端末を操作してＷｅｂブラウザにより本システム１０のＷｅｂサイト（ホームページ）にアクセスすると、ログイン情報を入力するための入力画面（図示せず）がユーザ端末の表示部４０に表示される。その入力画面を通じてログイン情報を入力すると、入力したログイン情報がサーバ４０に送られ、そのログイン情報がユーザ管理ＤＢ４２１に予め登録（管理）されていると、サーバ４０へのログインが許容されて、ＷＦアプリ４２４が起動（実行）される。なお、ログイン情報のパスワードは、ユーザが任意に変更することが可能である。
【0038】
印影データは、印影のイメージデータ（画像データ）のことであり、ユーザが実際に使用する印鑑の印影と同じ印影を表すデータである。各ユーザの印影データは、印影ファイル４２２として記憶される。
【0039】
ログイン情報と印影データとの紐づけは、印影管理ＤＢ４２１の中に作成される各ユーザのログイン情報と印影データとを対応付けたテーブルにより行われる。本システム１０（サーバ４０）へのログインの際にユーザ端末から入力されたログイン情報を基に印影管理ＤＢ４２１が参照され、そのログイン情報に対応する印影データが特定されると、その特定された印影データが印影ファイル４２２から読み出され、印影データの使用（回覧対象データへの付加）が可能となる。
【0040】
サーバ４０の処理部４１０は、記憶部４２０に記憶されたＷＦアプリ４２４を実行することで、図２に示すように、捺印手段４１１、回覧手段４１２、入力受付手段４１３、判定手段４１４、複製データ生成手段４１５、複製データ送信手段４１６、回覧対象データ記憶手段４１７、処理済データ受信手段４１８及び回覧対象データ更新手段４１９として機能する。これらの機能により、本システム１０によるワークフロー（電子回覧システム）が実現される。
【0041】
［ワークフロー処理］
次に、本システム１０によるワークフロー処理について、図３を用いて説明する。前述したようにユーザがユーザ端末を操作してログイン情報を入力し、ネットワーク２０を介してサーバ４０にログインすると、処理部４１０はＷＦアプリ４２４を起動して、図３に示すワークフロー処理（S100）を実行する。なお、以下の説明で参照する図３～図８のフローチャートは、処理部４１０が行う主要な処理を示している。
次に、本システム１０によるワークフロー処理について、図３を用いて説明する。前述したようにユーザがユーザ端末を操作してログイン情報を入力し、ネットワーク２０を介してサーバ４０にログインすると、処理部４１０はＷＦアプリ４２４を起動して、図３に示すワークフロー処理（S100）を実行する。なお、以下の説明で参照する図３～図８のフローチャートは、処理部４１０が行う主要な処理を示している。
【0042】
図３に示すように、ワークフロー処理（S100）ではまず、新たに回覧を開始する旨の指示（「開始指示」ともいう。）が、サーバ４０に接続されているユーザ端末から入力されたか否かを判定する（S101）。開始指示の入力は、ユーザ端末を操作して行われるものであり、例えば、ＷＦアプリ４２４が起動されることでユーザ端末に表示されるシステム画面７００（図９（Ａ）を参照）の開始ボタン７０２を押下（クリック）することにより行われる。なお、S101では、サーバ４０にログインする際に入力されたログイン情報に基づき特定されるユーザ（現在ログイン中のユーザ）が、現在行われている回覧の回覧ルートに含まれているメンバ（「回覧メンバ」ともいう。）であるか否かを判定し、回覧メンバでない場合、回覧を新たに開始する段階であると判定するものとしてもよい。
【0043】
ここで、システム画面７００は、ユーザ端末が備えるＷｅｂブラウザにより表示される画面である。図９（Ａ）に示すように、システム画面７００は、画面中央を含めた大半の部分が主表示領域７０１とされており、その上方に、開始ボタン７０２、受信一覧ボタン７０３及び送信一覧ボタン７０４が表示される。図９（Ａ）は、システム画面７００の初期画面（ホーム画面）を示している。なお、本形態で示す各種画面の構成はあくまでも一例であり、これに限定されるものではない。
【0044】
S101にて開始指示が入力されたと判定した場合（S101でYES）、後述の回覧開始処理（S103）を行い、開始指示が入力されていないと判定した場合（S101でNO）、S103の処理を行うことなく、S105に進む。
【0045】
S105では、現在ログイン中のユーザ宛に送られてきた回覧対象データ又は現在ログイン中のユーザがもしくは回送した回覧対象データを確認する旨の指示（「確認指示」ともいう。）がユーザ端末から入力されたか否かを判定する。（S105）。確認指示の入力は、ユーザ端末を操作して行われるものであり、例えば、図９（Ａ）に示すシステム画面７００の受信一覧ボタン７０３又は送信一覧ボタン７０４をクリックすることにより行われる。
【0046】
S105にて確認指示が入力されていないと判定した場合（S105でNO）、S107～S115の処理を行うことなく、本処理を終える。
【0047】
一方、S105にて確認指示が入力されたと判定した場合（S105でYES）、確認可能な回覧対象データの一覧をユーザ端末に表示する（S107）。この一覧表示は、例えば、図９（Ｂ）に示す一覧画面７０５ａ又は７０５ｂを主表示領域７０１に表示することにより行われる。確認指示が受信一覧ボタン７０３による場合、現在ログイン中のユーザ宛に送られてきた回覧対象データの一覧である受信一覧画面７０５ａが表示される。また、確認指示が送信一覧ボタン７０４による場合、現在ログイン中のユーザが申請又は回送した回覧対象データの一覧である送信一覧画面７０５ｂが表示される。ユーザは、ユーザ端末を操作して、確認したい回覧対象データ（回覧文書）を一覧画面７０５ａ又は７０５ｂの中から選択することができる。なお、回覧対象データの受信履歴や送信履歴がない場合、主表示領域７０１に一覧画面は表示されるものの、その一覧画面は空欄となる。
【0048】
次いでS109では、S107で表示されたのが受信一覧画面７０５ａであって、その中から回覧対象データ（「受信回覧対象データ」ともいう。）が選択されたか否かを判定する（S109）。その結果、受信回覧対象データが選択されたと判定した場合（S109でYES）、後述の受信閲覧処理（S111）を行い、選択されていないと判定した場合（S109でNO）、S111の処理を行うことなく、S113に進む。
【0049】
S113では、S107で表示されたのが送信一覧画面７０５ｂであって、その中から回覧対象データ（「送信回覧対象データ」ともいう。）が選択されたか否かを判定する（S113）。その結果、送信回覧対象データが選択されたと判定した場合（S113でYES）、後述の送信閲覧処理（S115）を行い、選択されていないと判定した場合（S113でNO）、S115の処理を行うことなく、本処理を終える。
【0050】
［回覧開始処理］
次に、ワークフロー処理（S100）の中で実行される回覧開始処理（S103）について、図４を用いて説明する。同図に示すように、回覧開始処理（S103）ではまず、新たに回覧する文書等のデータ（回覧対象データ）を取得する（S201）。前述の開始指示がユーザ端末から入力されると（S101でYES）、処理部４１０は、回覧対象データ（例えば、文書ファイル）を選択するための選択画面７０６（図９（Ｃ）を参照）をユーザ端末に表示する。選択画面７０６には、ユーザ端末側で選択可能な文書のファイル名が表示されるようになっており、ユーザは、その選択画面７０６を通じて、新たに回覧する回覧対象データを選択することができる。選択画面７０６に表示されるのは、例えば、ユーザ端末の記憶部に記憶（保存）されている文書のファイル名である。選択画面７０６の中から回覧対象データが選択されると、その選択された回覧対象データがサーバ４０に送られ、その回覧対象データを処理部４１０が取得して、システム画面７００の主表示領域７０１に表示する（S201）。つまり、ユーザ端末からサーバ４０に回覧対象データがアップロードされる。
次に、ワークフロー処理（S100）の中で実行される回覧開始処理（S103）について、図４を用いて説明する。同図に示すように、回覧開始処理（S103）ではまず、新たに回覧する文書等のデータ（回覧対象データ）を取得する（S201）。前述の開始指示がユーザ端末から入力されると（S101でYES）、処理部４１０は、回覧対象データ（例えば、文書ファイル）を選択するための選択画面７０６（図９（Ｃ）を参照）をユーザ端末に表示する。選択画面７０６には、ユーザ端末側で選択可能な文書のファイル名が表示されるようになっており、ユーザは、その選択画面７０６を通じて、新たに回覧する回覧対象データを選択することができる。選択画面７０６に表示されるのは、例えば、ユーザ端末の記憶部に記憶（保存）されている文書のファイル名である。選択画面７０６の中から回覧対象データが選択されると、その選択された回覧対象データがサーバ４０に送られ、その回覧対象データを処理部４１０が取得して、システム画面７００の主表示領域７０１に表示する（S201）。つまり、ユーザ端末からサーバ４０に回覧対象データがアップロードされる。
【0051】
ここで、アップロードされた回覧対象データの表示例を図１０（Ａ）に示す。同図に示すように、回覧対象データがアップロードされると、システム画面７００の主表示領域７０１には、回覧対象データＤ１と、回覧先の設定を指示する回覧先ボタン７０７と、現在ログイン中のユーザ（例えば、ユーザＸ１）の印影を示す印影アイコン７０９と、テキスト追加アイコン７１０と、が表示される。印影アイコン７０９が示す印影は、印影ファイル４２２として記憶部４２０に記憶されているユーザの印影データに基づくものである。
【0052】
次いでS203では、S201で取得（アップロード）した回覧対象データに対して印影データを付加する旨の指示（「捺印指示」ともいう。）が、ユーザ端末から入力されたか否かを判定する（S203）。捺印指示の入力は、ユーザ端末を操作して行われるものであり、例えば、図１０（Ａ）に示すように、主表示領域７０１に表示されている回覧対象データＤ１のうち、印影データを付加したい場所（捺印位置）に印影アイコン７０９をドラッグ＆ドロップし、その捺印位置で印影アイコン７０９をクリックすることにより行われる。また、主表示領域７０１に表示されているテキスト追加アイコン７１０をクリックすることで、回覧対象データＤ１上の任意の場所にテキスト（コメント）を追加することもできる。
【0053】
なお、回覧対象データＤ１に対して、ユーザが作成した他の文書等のデータ（ファイル）を添付できるように構成することもできる。この場合、複数のデータ（例えば、最大で５つのファイル）を回覧対象データＤ１に添付できるようにしてもよい。また、添付したデータを回覧途中で削除したり、回覧途中で回覧対象データに添付データを追加したりすることができてもよい。また、添付するデータの閲覧可否をデータ単位で設定できるようにしてもよい。この閲覧可否は、例えば、決裁者（最終回覧先のユーザ）のみ閲覧可能としたり、回覧途中の特定の回覧者は閲覧不可としたりするものである。なお、添付するデータの形式は特に問わない。
【0054】
S203にて捺印指示が入力されたと判定した場合（S203でYES）、現在ログイン中のユーザの印影データを印影ファイル４２２から読み出して、回覧対象データＤ１の捺印位置に印影データを付加する（S205）。つまり、ユーザの印影データ（電子印鑑）を捺印する。このS205の処理は、処理部４１０が捺印手段４１１（図２を参照）として機能することによるものである。このとき、主表示領域７０１には、印影データが付加された回覧対象データＤ１が表示される。
【0055】
一方、S203にて捺印指示が入力されていないと判定した場合（S203でNO）、捺印指示が入力されるまで待機する。
【0056】
次いでS207では、印影データが付加された回覧対象データの回覧先を設定する旨の指示（「回覧先設定指示」ともいう。）が、ユーザ端末から入力されたか否かを判定する（S207）。回覧先設定指示の入力は、ユーザ端末を操作して行われるものであり、例えば、図１０（Ａ）に示す回覧先ボタン７０７をクリックすることにより行われる。S207にて回覧先設定指示が入力されていないと判定した場合（S207でNO）、回覧先設定指示が入力されるまで待機する。
【0057】
一方、S207にて回覧先設定指示が入力されたと判定した場合（S207でYES）、回覧先を入力するための回覧先入力画面（図示せず）を主表示領域７０１に表示し、その回覧先設定画面を通じてユーザ端末から入力された回覧先を設定する（S209）。回覧先の入力（設定）は、回覧先となるユーザ（「回覧先ユーザ」ともいう。）のメールアドレスを回覧先設定画面上の入力フィールドに入力することにより行われる。回覧先ユーザは少なくとも１名設定（入力）される。このとき入力される回覧先ユーザのメールアドレスは、サーバ４０へのアクセス権を持つユーザのメールアドレスである。つまり、ユーザ管理ＤＢ４２１でログイン情報が管理されているユーザのメールアドレスであり、そのユーザのユーザＩＤである。また、本システム１０では、サーバ４０へのアクセス権を持たない他のユーザのメールアドレスを入力して、他のユーザを回覧先（回覧先ユーザ）として設定することも可能である。S209では、そのようにして入力された回覧先ユーザのメールアドレスに基づいて回覧先を設定する。また、S209では、現在ログイン中のユーザ、すなわち、回覧元（申請者）であるユーザ（「回覧元ユーザ」ともいう。）を、回覧対象データの戻り先（回覧ルートの終点）として設定する。回覧元ユーザのメールアドレスは、ユーザが入力しなくてもログイン情報を基にデフォルトで設定される。
【0058】
以上のS209の処理により、回覧対象データの回覧ルートが設定（決定）される。S209の処理は、処理部４１０が入力受付手段４１３（図２を参照）として機能することによるものであり、回覧先ユーザのメールアドレスは「回覧先情報」の一例である。
【0059】
次いでS211では、前述のS209で設定した回覧先（回覧ルート）にしたがって回覧を開始する旨の指示（「回覧指示」ともいう。）が、ユーザ端末から入力されたか否かを判定する（S211）。回覧指示の入力は、ユーザ端末を操作して行われるものであり、例えば、前述の回覧先入力画面に表示される送信ボタン（図示せず）をクリックすることにより行われる。
【0060】
S211にて回覧指示が入力されたと判定した場合（S211でYES）、後述の回覧処理（S213）を行い、回覧指示が入力されていないと判定した場合（S211でNO）、回覧指示が入力されるまで待機する。
【0061】
［受信閲覧処理］
次に、ワークフロー処理（S100）の中で実行される受信閲覧処理（S111）について、図５を用いて説明する。同図に示すように、受信閲覧処理（S111）ではまず、前述の受信一覧画面７０５ａの中から選択された受信回覧対象データ（S109を参照）に該当する回覧対象データを記憶部４２０から読み出し、これをシステム画面７００の主表示領域７０１に表示する（S301）。詳細は後述するが、前述のS209で設定した回覧ルートにしたがって回覧される回覧対象データ及びこれに付随するデータは、回覧が完了したデータを含め、サーバ４０の記憶部４２０の所定記憶領域に記憶（保存）される。S301では、その記憶されているデータの中から受信回覧対象データに該当するデータを読み出し、これを主表示領域７０１に表示する。
次に、ワークフロー処理（S100）の中で実行される受信閲覧処理（S111）について、図５を用いて説明する。同図に示すように、受信閲覧処理（S111）ではまず、前述の受信一覧画面７０５ａの中から選択された受信回覧対象データ（S109を参照）に該当する回覧対象データを記憶部４２０から読み出し、これをシステム画面７００の主表示領域７０１に表示する（S301）。詳細は後述するが、前述のS209で設定した回覧ルートにしたがって回覧される回覧対象データ及びこれに付随するデータは、回覧が完了したデータを含め、サーバ４０の記憶部４２０の所定記憶領域に記憶（保存）される。S301では、その記憶されているデータの中から受信回覧対象データに該当するデータを読み出し、これを主表示領域７０１に表示する。
【0062】
S301で読み出した回覧対象データ（受信回覧対象データ）の表示例を図１０（Ｂ）に示す。同図に示すように、主表示領域７０１には、現在ログイン中のユーザ（例えば、ユーザＸ１）宛に送られてきた回覧対象データであってその回覧元（申請者）であるユーザ（例えば、ユーザＸ２）の印影データが少なくとも捺印された回覧対象データＤ２が表示される。また、回覧対象データＤ２の上方に送信ボタン７１１が表示され、回覧対象データＤ２の右方に印影アイコン７０９と、テキスト追加アイコン７１０と、捺印履歴ボタン７１２と、回覧ルートボタン７１３と、が表示される。印影アイコン７０９及びテキスト追加アイコン７１０については、図１０（Ａ）を用いて説明した回覧開始段階で表示されるものと同じである。
【0063】
送信ボタン７１１は、主表示領域７０１に表示された回覧対象データＤ２の次の回覧先への回覧（回送）を指示するためのボタンである。次の回覧先は、回覧対象データＤ２の回覧開始に際して設定された回覧ルートに基づくため、ここでは、次の回覧先の設定（入力）を行わない。
【0064】
捺印履歴ボタン７１２は、主表示領域７０１に表示された回覧対象データＤ２に付加された印影データに関し、その印影データの捺印者、捺印日時等を示す捺印履歴情報（捺印ログ）の表示を指示するためのボタンである。捺印履歴ボタン７１２がクリックされ、捺印履歴情報の表示指示がユーザ端末から入力されると、処理部４１０は、捺印履歴情報をユーザ端末に表示する。捺印履歴情報の表示は、例えば、ポップアップウィンドウにより行われる。
【0065】
回覧ルートボタン７１３は、主表示領域７０１に表示された回覧対象データＤ２の回覧ルート及び回覧状況を示す回覧ルート情報（回覧ログ）の表示を指示するためのボタンである。回覧ルートボタン７１３がクリックされ、回覧ルート情報の表示指示がユーザ端末から入力されると、処理部４１０は、回覧ルート情報をユーザ端末に表示する。回覧ルート情報の表示も、例えば、ポップアップウィンドウにより行われる。
【0066】
なお、S301で読み出した回覧対象データ（受信回覧対象データ）の表示は、システム画面７００（主表示領域７０１）とは別に新たに出現する画面（新規タブ等）により行うこととしてもよい。
【0067】
S301に次いで、処理部４１０はS303～S309の処理を行う。このS303～S309は、前述の回覧開始処理（S103）におけるS203～S213（S207,S209を除く）と同様である。なお、S307の回覧指示の入力は、送信ボタン７１１をクリックすることにより行われる。
【0068】
［送信閲覧処理］
次に、ワークフロー処理（S100）の中で実行される送信閲覧処理（S115）について、図６を用いて説明する。同図に示すように、送信閲覧処理（S115）ではまず、前述の送信一覧画面７０５ｂの中から選択された送信回覧対象データ（S113を参照）に該当する回覧対象データを記憶部４２０から読み出し、これをシステム画面７００の主表示領域７０１に表示する（S401）。
次に、ワークフロー処理（S100）の中で実行される送信閲覧処理（S115）について、図６を用いて説明する。同図に示すように、送信閲覧処理（S115）ではまず、前述の送信一覧画面７０５ｂの中から選択された送信回覧対象データ（S113を参照）に該当する回覧対象データを記憶部４２０から読み出し、これをシステム画面７００の主表示領域７０１に表示する（S401）。
【0069】
S401で読み出した回覧対象データ（送信回覧対象データ）の表示例を図１０（Ｃ）に示す。同図に示すように、主表示領域７０１には、回覧元ユーザ（例えば、ユーザＸ１）の印影データが少なくとも捺印された回覧対象データＤ３が表示され、回覧先での捺印（承認）が完了している場合には、その捺印者（承認者）である回覧先ユーザ（例えば、ユーザＸ２）の印影データも表示される。また、回覧対象データＤ２の右上方にステータス表示７１４が表示され、その下方に捺印履歴ボタン７１２と、回覧ルートボタン７１３と、が表示される。捺印履歴ボタン７１２及び回覧ルートボタン７１３については、図１０（Ｂ）を用いて説明した受信回覧対象データの閲覧段階で表示されるものと同じである。
【0070】
ステータス表示７１４は、送信回覧対象データの現在の回覧状況を示すものであり、回覧ルートの最終回覧先での処理（印影データの付加、コメント付加、差し戻し等）が行われて回覧が完了した旨を示す「完了」や、未だ回覧が完了していない旨を示す「回覧中」などの文字が表示される。
【0071】
なお、S401で読み出した回覧対象データ（送信回覧対象データ）の表示は、システム画面７００（主表示領域７０１）とは別に新たに出現する画面（新規タブ等）により行うこととしてもよい。
【0072】
次いでS403では、送信回覧対象データの閲覧終了の指示がユーザ端末から入力されたか否かを判定し（S403）、入力されていないと判定した場合（S403でNO）、S405の処理を行うことなく本処理を終え、入力されたと判定した場合、S405に進む。
【0073】
S405では、S401で読み出した回覧対象データ（送信回覧対象データ）の閲覧を終了するための閲覧終了処理を行う（S405）。ここでは、例えば、図１０（Ｃ）に示す回覧対象データ（送信回覧対象データ）の表示を終え、図９（Ａ）に示すシステム画面７００の初期画面（ホーム画面）に戻る処理が行われる。
【0074】
［回覧処理］
次に、回覧開始処理（S103）及び受信閲覧処理（S111）の中で実行される回覧処理（S213,S309）について、図７を用いて説明する。回覧開始処理（S103）における回覧処理（S213）と、受信閲覧処理（S111）における回覧処理（S309）とは、処理内容が基本的に同じであるため、ここでは両者まとめて説明する。
次に、回覧開始処理（S103）及び受信閲覧処理（S111）の中で実行される回覧処理（S213,S309）について、図７を用いて説明する。回覧開始処理（S103）における回覧処理（S213）と、受信閲覧処理（S111）における回覧処理（S309）とは、処理内容が基本的に同じであるため、ここでは両者まとめて説明する。
【0075】
図７に示すように、回覧処理（S213,S309）ではまず、次の回覧先ユーザが、サーバ４０（自サーバ）へのアクセス権を持つユーザであるか否かを判定する次回覧先判定を行う（S501）。次回覧先判定（S501）は、前述のS209による回覧先の設定に際して入力された次の回覧先ユーザのメールアドレス（回覧先情報）が、ユーザ管理ＤＢ４２１で管理されているログイン情報に含まれているか否かを判定することにより行う。
【0076】
次回覧先判定（S501）の結果、次の回覧先ユーザのメールアドレスがログイン情報に含まれている場合、すなわち、次の回覧先ユーザがサーバ４０へのアクセス権を持つユーザ（「登録ユーザ」ともいう。）である場合（S503でYES）、現在ログイン中のユーザの印影データが付加された回覧対象データを次の回覧先ユーザ宛に送信する（S505）。ここで、前述のように、回覧先の設定はメールアドレスを入力することにより行われるが、S505による回覧対象データの送信は、メーラーによるメール送信とは異なるものである。回覧先を設定する際に入力するメールアドレスは、本システム１０によるワークフロー（回覧ルート）上の回覧先となる宛先を示すアドレス（回覧先情報）だからである。
【0077】
このため、S505の処理が行われると、回覧先のメールアドレス（ユーザＩＤ）に対応して記憶部４２０に設けられる所定記憶領域（例えば、回覧先ユーザ対応の記憶領域）に回覧対象データが記憶される。このとき、該当の回覧ルート単位（ワークフロー単位）で回覧対象データが記憶される。また、回覧開始処理（S103）における回覧処理（S213）による記憶の場合、回覧対象データは新規に記憶（新規保存）され、受信閲覧処理（S103）における回覧処理（S309）による記憶の場合、回覧対象データは更新記憶（上書き保存）される。
【0078】
一方、次回覧先判定（S501）の結果、次の回覧先ユーザのメールアドレスがログイン情報に含まれていない場合、すなわち、次の回覧先ユーザが登録ユーザではなく、サーバ４０へのアクセス権を持たないユーザ（他のユーザ）である場合（S503でNO）、現在ログイン中のユーザの印影データが付加された回覧対象データを、そのユーザのメールアドレス（ユーザＩＤ）に対応して記憶部４２０に設けられる所定記憶領域に記憶する（S511）。加えて、その回覧対象データをコピー（複製）したコピーデータ（複製データ）を生成し（S513）、生成したコピーデータを、次の回覧先ユーザである他のユーザがアクセス権を持つサーバ（他のサーバ）へ送信する（S515）。このとき、送信元となる現在ログイン中のユーザのメールアドレス（ユーザＩＤ）も併せて他のサーバへ送られる。コピーデータを他のサーバへ送信する際の送信先は、回覧先として入力された他のユーザのメールアドレスと、外部サーバ５０で管理されている他のサーバへのアクセス権（他のユーザのアクセス権）に関する情報とを基に特定することができる。外部サーバ５０で管理されている情報に含まれる他のユーザのアクセス権をもとに、他のユーザのメールアドレス宛（他のシステム上のユーザ宛）にコピーデータを送信することで、そのコピーデータは他のサーバで受信可能となり、他のサーバ（他のシステム）によるワークフロー処理の対象とされる。なお、S515によるコピーデータの送信は、メーラーによるメール送信とは異なるものである。
【0079】
このように、サーバ４０（本システム１０）側で回覧対象データの元データ（原本）を保持（記憶）して（S511）、回覧対象データのコピーデータを生成してこれを他のユーザがアクセス権を持つ他のサーバへ送信することで、回覧対象データ（元データ）の消失リスクを回避しつつ、元データと同じ内容のコピーデータを、他のサーバ側（他のサーバに接続された端末）で閲覧することが可能となる。
【0080】
なお、S501、S511、S513及びS515の処理は、処理部４１０が、判定手段４１４、回覧対象データ記憶手段４１７、複製データ生成手段４１５及び複製データ送信手段４１６（図２を参照）として機能することによるものである。また、回覧処理（S213,S309）は、処理部４１０が回覧手段４１２（図２を参照）として機能することによるものである。
【0081】
次に、S507では、S505又はS511で記憶した回覧対象データに関連する回覧履歴情報を、記憶部４２０の所定記憶領域に記憶する（S507）。回覧履歴情報には、前述の捺印履歴情報（捺印ログ）及び回覧ルート情報（回覧ログ）が含まれる。回覧履歴情報についても、回覧対象データと同様に、回覧ルート単位（ワークフロー単位）で記憶される。また、回覧開始処理（S103）における回覧処理（S213）による記憶の場合、回覧履歴情報は新規に記憶（新規保存）され、受信閲覧処理（S103）における回覧処理（S309）による記憶の場合、回覧履歴情報は更新記憶（上書き保存）される。
【0082】
回覧履歴情報は、次の回覧先ユーザが登録ユーザであるか否かにかかわらず記憶部４２０に記憶されるので、次の回覧先ユーザが他のユーザ（非登録ユーザ）であって他のサーバへコピーデータを送信したとしても、そのコピーデータに対応する回覧対象データの回覧履歴情報はサーバ４０（本システム１０）側で管理され、他のサーバへ送信されることはない。このため、サーバ４０側の回覧履歴情報は他のサーバ側では非表示となり、他のユーザがサーバ４０側の回覧履歴情報を見ることはできない。これにより、回覧履歴情報の外部への漏洩リスクを回避することができる。
【0083】
次いでS509では、次の回覧先ユーザに対して回覧通知を送信する（S509）。回覧通知は、次の回覧先ユーザに対して回覧が届いた旨を通知するものであり、次の回覧先ユーザのメールアドレス（メールサーバ）にメールを送信することにより行われる。このため、回覧処理が行われると、次の回覧先ユーザに対して回覧通知のメールが自動送信される。回覧通知のメールを受けた次の回覧先ユーザは、自身宛の回覧対象データが届いたことを知ることができ、自身がアクセス権を持つサーバにログインすることで、その回覧対象データを閲覧することができる。
【0084】
［他サーバ関連処理］
次に、本システム１０による他サーバ関連処理（S1000）について、図８を用いて説明する。他サーバ関連処理（S1000）は、前述のワークフロー処理（S100）とは別に処理部４１０が実行する処理である。
次に、本システム１０による他サーバ関連処理（S1000）について、図８を用いて説明する。他サーバ関連処理（S1000）は、前述のワークフロー処理（S100）とは別に処理部４１０が実行する処理である。
【0085】
図８に示すように、他サーバ関連処理（S1000）ではまず、他のサーバからコピーデータを受信したか否かを判定する（S1001）。ここでのコピーデータは、前述のS513で生成してS515で他のサーバへ送信したコピーデータであって、そのコピーデータに対して、他のユーザの印影データの付加やテキストの付加などの処理が他のサーバ側で施されたデータ（「処理済データ」ともいう。）である。
【0086】
S1001にてコピーデータ（処理済データ）を受信したと判定した場合（S1001でYES）、そのコピーデータの元データとして前述のS511により記憶した回覧対象データを、今回受信した処理済データに基づいて更新する（S1003）。また、前述のS511により記憶した回覧履歴情報を今回受信した処理済データに基づいて更新する（S1005）。S1003による回覧対象データの更新は、記憶部４２０の所定記憶領域に元データとして記憶されている回覧対象データを、例えば、他のユーザの印影データが付加された回覧対象データに更新するなど、処理済データの内容に上書きすることにより行われる。また、S1005による回覧履歴情報の更新は、記憶部４２０の所定記憶領域に記憶されている元データに関連する回覧履歴情報を、例えば、他のユーザの印影データが付加されている場合の当該捺印ログを含む情報に更新するなど、他のサーバ側で施された処理を反映した内容に上書きすることにより行われる。これら更新後の回覧対象データ及び回覧履歴情報は、受信した処理済データの回覧ルートの状況に応じて、受信閲覧処理（S111）のS301又は送信閲覧処理（S115）のS401で更新後の回覧対象データを読み出すことにより、サーバ４０側で閲覧することができる。
【0087】
なお、S1001の処理は、処理部４１０が処理済データ受信手段４１８（図２を参照）として機能することによるものであり、S1003及びS1005の処理は、処理部４１０が回覧対象データ更新手段４１９（図２を参照）として機能することによるものである。
【0088】
以上に説明した本形態のシステム１０を、例えば、互いに異なるサーバを使用する別々の企業がそれぞれ導入した場合、その企業間における回覧等を滞りなく行うことが可能である。以下、この点について図１１を用いて説明する。
【0089】
図１１に示す事例のように、クラウドサーバ１０Ｘ（以下、単に「サーバ１０Ｘ」という。）を利用するＸ社と、クラウドサーバ１０Ｙ（以下、単に「サーバ１０Ｙ」という。）を利用するＹ社との２社があり、それぞれ自社の社員が使用する端末からしか互いのサーバに接続できないものとする。つまり、Ｘ社及びＹ社の社員は、それぞれ自社サーバへのアクセス権を持っており、他社サーバへのアクセス権を持たないものとする。このようなサーバ環境のもと、Ｘ社及びＹ社がそれぞれ本形態に係るシステムを導入したとする。システム導入にあたっては、Ｘ社のサーバ１０Ｘへのアクセス権（Ｘ社社員のアクセス権）に関する情報と、Ｙ社のサーバ１０Ｙへのアクセス権（Ｙ社社員のアクセス権）に関する情報とが、外部サーバ５０に予め登録されて管理される。以下、Ｘ社が導入した本形態に係るシステムのことを「Ｘ社回覧システム」といい、Ｙ社が導入した本形態に係るシステムのことを「Ｙ社回覧システム」という。なお、この事例では、サーバ１０Ｘが「データ処理装置」の一例であり、サーバ１０Ｙが「他のデータ処理装置」の一例である。
【0090】
本事例において、Ｘ社の社員Ｘ１がＸ社回覧システムを利用して、回覧文書（回覧対象データ）をサーバ１０Ｘにアップロードし、その回覧文書に自身の印影データを捺印した上で、Ｙ社の社員Ｙ１を最終回覧先（回覧ルート：Ｘ１→Ｙ１→Ｘ１（戻り））として回覧を開始すると（S103を参照）、社員Ｘ１の印影データが付加された回覧文書のコピーがサーバ１０Ｘからサーバ１０Ｙへ送信される（S513,S515を参照）。この送信は、回覧文書の宛先である社員Ｙ１のメールアドレス宛（社員Ｙ１宛）に行われる。そして、サーバ１０Ｙがサーバ１０Ｘからの回覧文書（コピー）を受信すると、その回覧文書がサーバ１０Ｙ（Ｙ社回覧システム）側で閲覧可能となる（S111を参照）。
【0091】
その後、Ｙ社の社員Ｙ１はＹ社回覧システムを利用して、社員Ｘ１から送られてきた回覧文書（コピー）を閲覧し、その回覧文書に自身の印影データを捺印した上で回覧を進める（S111を参照）。すると、社員Ｙ１の印影データが追加された回覧文書のコピーがサーバ１０Ｙからサーバ１０Ｘへ送信される（S513,S515を参照）。この送信は、回覧開始の際にデフォルトで設定される回覧元の社員Ｘ１のメールアドレス宛（社員Ｘ１宛）に行われる。そして、サーバ１０Ｘがサーバ１０Ｙから捺印（承認）済の回覧文書（コピー）を受信すると、社員Ｘ１の印影データが付加された元の回覧文書が、社員Ｙ１の印影データが追加された回覧文書に上書き（更新）され、その回覧文書がサーバ１０Ｘ（Ｘ社回覧システム）側で閲覧可能となる（S115,S1000を参照）。つまり、サーバ１０Ｙ（Ｙ社回覧システム）側での処理結果を反映した最新の回覧文書を、サーバ１０Ｘ（Ｘ社回覧システム）側で閲覧できるようになる。なお、Ｙ社回覧システム（サーバ１０Ｙ）にて社員Ｙ１の印影データを回覧文書（コピー）に捺印（付加）する処理は「所定の処理」の一例である。
【0092】
以上に説明した本形態のシステム１０によれば、同じサーバを使用する企業等における回覧等はもちろんのこと、互いに異なるサーバを使用する別々の企業等の間における回覧等も、それぞれのシステム上で円滑に行うことが可能である。相手方の異なるサーバに対して、システム外のツール（例えば電子メール）を用いて回覧対象データを送る必要がないからである。
【0093】
また、本システム１０では、サーバ４０（自サーバ）へのアクセス権の有無に関係なく、ユーザは回覧先ユーザのメールアドレスを入力するだけで、回覧先（回覧ルート）の設定が可能である。これにより、自サーバへのアクセス権を持たないユーザを回覧ルートに含めた回覧等を手軽に行うことができ、システムの利便性を向上させることができる。
【0094】
なお、図１１に示した事例では、Ｘ社とＹ社とで異なるクラウドサーバを使用している場合を示したが、例えば、同じクラウドサーバ内にＸ社の領域とＹ社の領域が設けられており、それぞれ自社の社員が使用する端末からしか互いの領域に接続できない場合についても同様である。
【0095】
また、図１１に示した事例では、Ｘ社及びＹ社がそれぞれ本形態のシステムを導入した場合を示したが、Ｘ社及びＹ社の一方が本形態に係るシステムを導入した場合にも、一定の効果が得られる。例えば、本形態のシステム（以下「新システム」という。）をＸ社が導入し、本形態のシステムのうち回覧対象データのコピーデータを生成して他のサーバへ送信する機能（S503,S511,S513,S515）を備えていないシステム（以下「旧システム」という。）をＹ社が導入している場合、図１１を用いて説明した事例と同様に、新システム側から旧システム側へ回覧対象データ（回覧文書）のコピーを送信することができ、そのコピーを旧システム側で受信することができる。このため、Ｘ社は、システム外のツール（例えば電子メール）を用いることなく回覧対象データをＹ社に送ることができる。またＹ社は、Ｘ社からの回覧対象データをシステム上で受け取ることができる。したがって、少なくともＸ社からＹ社への回覧対象データの回覧に関しては、処理を円滑に進めることが可能となる。
【符号の説明】
【0096】
１０ システム、２０ ネットワーク、３０Ａ，３０Ｂ 端末、４０ サーバ、５０ 外部サーバ、３１０ 処理部、３２０ 記憶部、３３０ 通信部、３４０ 表示部、３５０ 操作部、４１０ 処理部、４１１、捺印手段、４１２ 回覧手段、４１３ 入力受付手段、４１４ 判定手段、４１５ 複製データ生成手段、４１６ 複製データ送信手段、４１７ 回覧対象データ記憶手段、４１８ 処理済データ受信手段、４１９ 回覧対象データ更新手段、４２０ 記憶部、４２１ ユーザ管理ＤＢ、４２２ 印影ファイル、４２３ 印影管理ＤＢ、４２４ ＷＦアプリ、４３０ 通信部。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】