特許 7606332 データ送信装置、その制御方法、及びプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2024-12-17

(45)【発行日】2024-12-25

(54)【発明の名称】データ送信装置、その制御方法、及びプログラム

(51)【国際特許分類】

   H04N 1/00 20060101AFI20241218BHJP

【ＦＩ】

H04N1/00 127B

【請求項の数】 11

(21)【出願番号】P 2020200506

(22)【出願日】2020-12-02

(65)【公開番号】P2022088200

(43)【公開日】2022-06-14

【審査請求日】2023-11-30

(73)【特許権者】

【識別番号】000001007

【氏名又は名称】キヤノン株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】110003281

【氏名又は名称】弁理士法人大塚国際特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】中川 香織

【審査官】松永 隆志

(56)【参考文献】

【文献】特開２００２－０８３１０２（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１３－０６２５９７（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１６－０１０９７５（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｈ０４Ｎ １／００ － １／６４

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

データ送信装置であって、
データの送信のための承認要求を送信する要求送信手段と、
前記要求送信手段によって送信された前記承認要求の応答として、前記データの送信を承認する承認応答に基づいて前記データを送信するデータ送信手段と、
前記データの送信を承認する承認者の状態を示すプレゼンス情報を受信する受信手段とを有し、
前記受信手段によって受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態が連絡可能である場合、前記要求送信手段は第１の宛先に前記承認要求を送信し、前記受信手段によって受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態がオフラインである場合、前記要求送信手段は第２の宛先に前記承認要求を送信し、前記受信手段によって受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態が退席中である場合、前記要求送信手段は前記第１の宛先に前記承認要求を送信することを特徴とするデータ送信装置。

【請求項2】

前記受信手段によって受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態がオフラインである場合、前記要求送信手段は前記承認要求を前記第２の宛先に加えて前記第１の宛先に送信することを特徴とする請求項１に記載のデータ送信装置。

【請求項3】

前記受信手段によって受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態が取り込み中である場合、前記要求送信手段は前記第２の宛先に前記承認要求を送信することを特徴とする請求項１または２に記載のデータ送信装置。

【請求項4】

前記受信手段によって受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態が会議中である場合、前記要求送信手段は前記第２の宛先に前記承認要求を送信することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のデータ送信装置。

【請求項5】

前記受信手段によって受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態が通話中である場合、前記要求送信手段は前記第２の宛先に前記承認要求を送信することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のデータ送信装置。

【請求項6】

前記受信手段によって受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態が外出中である場合、前記要求送信手段は前記第２の宛先に前記承認要求を送信することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載のデータ送信装置。

【請求項7】

前記受信手段は、前記プレゼンス情報を、前記承認者の前記状態を受信して格納するサーバから受信することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載のデータ送信装置。

【請求項8】

前記データの送信はファクシミリ装置によるデータの送信であることを特徴とする請求項１乃至７の何れか１項に記載のデータ送信装置。

【請求項9】

前記要求送信手段は、電子メールによって前記承認要求を送信することを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１項に記載のデータ送信装置。

【請求項10】

データ送信装置の制御方法であって、
要求送信手段が、データの送信のための承認要求を送信する要求送信工程と、
データ送信手段が、前記要求送信工程で送信された前記承認要求の応答として、前記データの送信を承認する承認応答に基づいて前記データを送信するデータ送信工程と、
受信手段が、前記データの送信を承認する承認者の状態を示すプレゼンス情報を受信する受信工程とを有し、
前記受信工程で受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態が連絡可能である場合、前記要求送信工程では第１の宛先に前記承認要求を送信し、前記受信工程で受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態がオフラインである場合、前記要求送信工程では第２の宛先に前記承認要求を送信し、前記受信工程で受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態が退席中である場合、前記要求送信工程では前記第１の宛先に前記承認要求を送信することを特徴とするデータ送信装置の制御方法。

【請求項11】

データ送信装置の制御方法における各工程をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記制御方法は、
要求送信手段が、データの送信のための承認要求を送信する要求送信工程と、
データ送信手段が、前記要求送信工程で送信された前記承認要求の応答として、前記データの送信を承認する承認応答に基づいて前記データを送信するデータ送信工程と、
受信手段が、前記データの送信を承認する承認者の状態を示すプレゼンス情報を受信する受信工程とを有し、
前記受信工程で受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態が連絡可能である場合、前記要求送信工程では第１の宛先に前記承認要求を送信し、前記受信工程で受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態がオフラインである場合、前記要求送信工程では第２の宛先に前記承認要求を送信し、前記受信工程で受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態が退席中である場合、前記要求送信工程では前記第１の宛先に前記承認要求を送信することを特徴とするプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、データ送信装置、その制御方法、及びプログラムに関するものである。

【背景技術】

【0002】

ネットワークや通信機器といった情報システムは、企業や組織の運営に欠かせないものになっている。しかし、情報システムの停止による損失や、情報漏洩による被害や信用の失墜などの情報システム上のリスクは、企業や組織に大きな被害や影響をもたらしてしまう。そして、これらの被害や影響は顧客や取引先などの関係者へも波及する。

【0003】

公衆電話回線に接続され、相手先ＦＡＸ番号を入力して送信ボタンを押すだけで簡単にファクス送信を行えるファクス装置も、上述のような情報システム上のリスクを孕んでいる。例えば相手先ＦＡＸ番号を間違えることにより誤った相手先へ送信する誤送信や、送信文書を取り違えることにより情報漏洩などが発生する可能性があり、実際に誤送信や送信文書の取り違えによるトラブルは発生している。

【0004】

近年は、個人情報保護や情報漏洩防止といった情報セキュリティの強化が進められている。重要文書をファクス送信することが多い金融機関などでは、宛先や文書を間違えて送信しないために、２名１組で確認しながらファクス送信操作を行っている。このようなダブルチェックは手間が掛かるものでありコストも増大してしまう。従って、ファクス機能を有するＭＦＰ(Multi Function Peripheral)においても、ファクス送信の宛先や送信文書の内容確認と承認処理を電子的なワークフローに組み入れた機能が要望されている。

【0005】

例えば、特許文献１では、承認者にメールで承認依頼を行い、承認者から承認許可メールを受信した場合に、ファクス送信処理を行う技術が提案されている。時間内に承認者から承認許可メールを受信できなかった場合には、代行承認者に承認依頼メールを送信している。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0006】

【文献】特開２００７－７４３８９号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0007】

しかしながら、上記従来技術には以下に記載する課題がある。上記従来技術では、ファクス送信の際に承認者が不在等で承認処理ができない場合に、一定時間が経過した後に代行承認者への承認依頼により承認を得る手順となっている。つまり、代行者の承認を得るためには一定時間経過後でなければならない。従って、上記従来技術においては、最初の承認依頼が会議や外出等で直ぐに承認処理ができない場合にはファクス送信を一定時間待機する必要があり、ファクス送信ジョブが投入されてから実行されるまでに時間が掛かってしまう。更には、代行者が不在等であれば承認を得ることもできない。

【0008】

本発明は、上述の課題の少なくとも一つに鑑みて成されたものであり、受信したプレゼンス情報によって示される承認者の状態が連絡可能である場合、第１の宛先に承認要求を送信し、受信したプレゼンス情報によって示される承認者の状態がオフラインである場合、第２の宛先に承認要求を送信し、受信したプレゼンス情報によって示される承認者の状態が退席中である場合、第１の宛先に承認要求を送信する仕組みを提供する。

【課題を解決するための手段】

【0009】

本発明は、データ送信装置であって、データの送信のための承認要求を送信する要求送信手段と、前記要求送信手段によって送信された前記承認要求の応答として、前記データの送信を承認する承認応答に基づいて前記データを送信するデータ送信手段と、前記データの送信を承認する承認者の状態を示すプレゼンス情報を受信する受信手段とを有し、前記受信手段によって受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態が連絡可能である場合、前記要求送信手段は第１の宛先に前記承認要求を送信し、前記受信手段によって受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態がオフラインである場合、前記要求送信手段は第２の宛先に前記承認要求を送信し、前記受信手段によって受信した前記プレゼンス情報によって示される前記承認者の状態が退席中である場合、前記要求送信手段は前記第１の宛先に前記承認要求を送信することを特徴とする。

【発明の効果】

【0010】

本発明によれば、受信したプレゼンス情報によって示される承認者の状態が連絡可能である場合、第１の宛先に承認要求を送信し、受信したプレゼンス情報によって示される承認者の状態がオフラインである場合、第２の宛先に承認要求を送信し、受信したプレゼンス情報によって示される承認者の状態が退席中である場合、第１の宛先に承認要求を送信することができる。

【図面の簡単な説明】

【0011】

【図1】比較例となる承認を得てファクス送信を実行するワークフローを示す図。

【図2】比較例となる承認処理が行われずファクス送信が実行されないワークフローを示す図。

【図3】一実施形態に係る通信装置のハードウェア構成と通信網への接続状態を示す図。

【図4】一実施形態に係るユーザＩＤ毎に承認者のメールアドレスとＳＩＰ ＵＲＩを管理するテーブルを示す図。

【図5】一実施形態に係る通信装置と承認者間で交換されるメールの文例を示す説明図。

【図6】一実施形態に係る通信装置が、承認者のプレゼンス状態から承認可否を判断する基準となる表である。

【図7】一実施形態に係るファクス送信を実行するワークフローを示す図。

【図8】一実施形態に係るファクス送信を実行する処理手順を示すフローチャート。

【図9】一実施形態に係るファクス送信を実行するワークフローを示す図。

【図10】一実施形態に係るファクス送信を実行する処理手順を示すフローチャート。

【発明を実施するための形態】

【0012】

以下、添付図面を参照して実施形態を詳しく説明する。なお、以下の実施形態は特許請求の範囲に係る発明を限定するものではない。実施形態には複数の特徴が記載されているが、これらの複数の特徴の全てが発明に必須のものとは限らず、また、複数の特徴は任意に組み合わせられてもよい。さらに、添付図面においては、同一若しくは同様の構成に同一の参照番号を付し、重複した説明は省略する。

【0013】

＜比較例＞
まず、図１及び図２を参照して、本発明の比較例として一般的なファクス送信における承認処理について説明する。図１は、比較例となる承認ファクス送信を実行するワークフローを示す。以下で説明するワークフローは、ファクス送信する場合に、宛先や送信文書を管理職や承認者の承認を得てファクス送信を実行する承認ファクス送信を示す。なお、以下では、承認者に承認を得てファクス送信を行うことを承認ファクス送信、承認ファクス送信ジョブ、承認ＦＡＸなどと称する。

【0014】

１０はファクス送信者を示し、１３はファクス送信者が送信する送信文書の承認を行う承認者を示す。１１は画像形成装置を示し、１２は承認者１３が使用するパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと略記する。）を示す。１４はファクス送信の送信先の受信装置を示す。

【0015】

まず、Ｔ１で、ファクス送信者はＭＦＰ１１に対して、送信宛先と送信文書について承認を必要とする承認ファクス送信ジョブの投入を行う。続いて、Ｔ２で、ＭＦＰ１１は承認者のアドレスへ宛先情報と送信文書を添付した承認依頼メールを送信する。次に、Ｔ３で承認者１３は承認者ＰＣ１２を介して、メールに添付されている送信宛先情報と送信文書を確認し承認を行う。承認者１３の承諾を得ると、Ｔ４で、承認者ＰＣ１２は、ＭＦＰ１１へファクス送信ジョブへの承認通知を行う。Ｔ５で、ＭＦＰ１１は、承認通知されたファクス送信ジョブを、送信先の受信装置１４へファクス送信する。

【0016】

図２は、比較例となる承認を得ることができない場合のファクス送信のワークフローを示す。図１と同様の構成等については同様の参照符号及びステップ番号を付し説明を省略する。

【0017】

図２に示すように、ＭＦＰ１１が承認者１３の承認者ＰＣ１２に対して承認依頼メールを送信した際に、承認者１３が社内で会議中であったり社外に外出中であるため、図１に示すＴ３及びＴ４の承認処理を行うことができない場合がある。この場合、承認者１３が承認処理を行うまでファクス送信（Ｔ５）が実行できずファクス送信者１０としては、いつファクス送信が完了するか不明となる。また、上述したように、承認依頼メールを送信した後に、一定時間が経過すると他の承認者に承認依頼メールを再度送信することも考えられる。しかし、このような制御であっても、一定時間が経過するまで不在の承認者１３の承認を待つ必要があり、また他の承認者も不在であった場合には、ファクス送信者１０はいつファクス送信が完了するか不明のままである。

【0018】

＜通信装置の構成＞
以下では、本発明の一実施形態について説明する。まず、図３を参照して、一実施形態に係る通信装置１００のハードウェア構成と通信網への接続状態について説明する。

【0019】

通信装置１００は、ＣＰＵ１０１、ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０３、ＨＤＤ１０４、パネル操作Ｉ／Ｆ１０５、オペレーションパネル１０６、スキャナＩ／Ｆ１０７、及びスキャナ１０８を備える。さらに、通信装置１００は、プリンタＩ／Ｆ１０９、プリンタ１１０、モデム１１１、ＮＣＵ１１２、及びネットワークＩ／Ｆ１１３を備える。

【0020】

また、通信装置１００は、ネットワークＩ／Ｆ１１３を介してイントラネット２００と公衆電話網３００に接続される。イントラネット２００には、例えばプレゼンスサーバ２０１、固定端末である第１承認者ＰＣ２０２及び第２承認者ＰＣ２０３などが接続されている。プレゼンスサーバ２０１は、イントラネット２００に接続された承認者ＰＣ２０２、２０３と通信して承認者の作業中の状態を表すプレゼンス状態を管理する。プレゼンス状態の詳細については図６を用いて後述する。

【0021】

通信装置１００は、公衆電話網３００に接続されたＧ３ＦＡＸ３０１とファクス通信を行う。また通信装置１００は、イントラネット２００からインターネット５２０と携帯電話網３１０に不図示のルータやＧＷ等を介して接続され、携帯電話網３１０上の移動端末である承認者スマホ３１１とメール等の通信を行える。

【0022】

ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０２又はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１０４に記憶された制御プログラムに基づいてシステムバスに接続される各種のデバイスとのアクセスを統括的に制御する。ＲＯＭ１０２は、ＣＰＵ１０１が実行可能な制御プログラム等を記憶している。ＲＡＭ１０３は、主としてＣＰＵ１０１の主メモリ、ワークエリア等として機能し、不図示の増設ポートに接続されるオプションＲＡＭによりメモリ容量を拡張することができる。ＨＤＤ１０４は、例えばブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、及び編集ファイルを記憶する。

【0023】

パネル操作Ｉ／Ｆ１０５は、受付手段として機能し、オペレーションパネル１０６の表示制御、及びオペレーションパネル１０６で設定される各種設定情報の入力を制御する。スキャナＩ／Ｆ１０７は、スキャナ１０８からの画像入力を制御する。プリンタＩ／Ｆ１０９は、プリンタ１１０への画像出力を制御する。モデム１１１は、回線からのファクス手順信号や画像データ信号を復調し、逆に通信装置１００からのファクス手順信号や画像データ信号を変調し回線に送出する。ＮＣＵ（Network Control Unit）１１２は、リレー等で構成される回線制御部であり、パルスによる選択信号やフッキングなどの信号を公衆電話網３００に送出する。ネットワークＩ／Ｆ１１３は、通信装置１００をネットワークに接続し制御するためのＮＩＣ等の拡張カードである。

【0024】

＜管理テーブル＞
次に、図４を参照して、一実施形態に係る通信装置１００に登録されたユーザごとの承認者のアドレス等の宛先を管理する管理テーブルについて説明する。管理テーブル４００は、予め登録されているユーザＩＤ４０１毎に、ユーザアドレス４０２と、第１承認者４０３及び第２承認者４０４のメールアドレス及びＳＩＰ ＵＲＩとを管理するテーブルである。管理テーブル４００では、第１承認者４０３から第２承認者４０４までの承認者を登録できる例について説明するが、本発明を限定する意図はなくさらに多くの承認者を登録することもできる。

【0025】

図４の登録例では、第１承認者４０３及び第２承認者４０４の何れについても社内のメールアドレスと、ＳＩＰ ＵＲＩとを登録可能である。さらに、第１承認者４０３のみモバイルデバイスのアドレスが登録可能となっている。ＳＩＰ ＵＲＩはプレゼンスサーバ２０１から承認者のプレゼンスを取得するためのアドレスであり、承認者毎に予め登録できる。ユーザＩＤが”０１００”の承認者は、第１承認者４０３のみ登録となっているが第１承認者のモバイルアドレスが登録されている。また、ユーザＩＤが”０２００”の承認者は、第１承認者４０３から第２承認者４０４まで登録されているが第１承認者４０３のモバイルアドレスは登録されていない。

【0026】

＜交換情報＞
次に、図５を参照して、一実施形態に係る通信装置１００と承認者が所有する装置との間で交換される情報について説明する。ここでは、電子メールを利用した情報交換の例について説明するが、特に情報交換の手法について限定する意図はなく、以下で説明する情報を交換可能な手法であればよい。図５は、それぞれ承認依頼／承認／承認・通信結果メールの一例を示す。

【0027】

５００は、通信装置１００が、第１承認者４０３の社内アドレスとモバイルアドレスに対して送信する承認依頼メールの一例を示す。２つの承認者アドレスが”Ｔｏ”の宛先に設定され、送信元である通信装置１００のメールアドレスが”Ｆｒｏｍ”に記載されている。また、”Ｓｕｂｊｅｃｔ（題目）”には承認依頼メールであることを示す文字列（[承認ＦＡＸ][依頼]）が記載されている。また、承認を依頼したファクス送信ジョブを識別する受付番号（[１２３４５]）が”Ｓｕｂｊｅｃｔ”に挿入される。つまり、”Ｓｕｂｊｅｃｔ”には当該メールの種別情報が含まれ、ファクス送信の承認依頼メールであることを示す情報が含まれる。

【0028】

本文中にはメール返信時に、”Ｓｕｂｊｅｃｔ”の[依頼]という文字列を、[承認][否認]のいずれかの文字列に変更を促す文章が記載されている。これにより、承認者がファクス送信を承認するか否認するかを選択することができる。また、送信宛先の電話番号等の宛先情報（図中では、宛先：０３ｘｘｘｘｙｙｙｙ）と、ファクス送信される送信文書（図中では送信文書：添付ファイル 見積書.doc）が添付されている。

【0029】

５１０は、５００で示される承認依頼メールに対して、承認者のモバイルアドレスで承認し返信するメールの一例を示す。通信装置１００のメールアドレスを”Ｔｏ”の宛先、承認者のモバイルアドレスが”Ｆｒｏｍ”に記載されている。承認者は承認メールであることを示すために、”Ｓｕｂｊｅｃｔ”の文字列を（[承認]）に変更して返信している。通信装置１００は、”Ｓｕｂｊｅｃｔ”の受付番号と[承認]又は[否認]の文字列により、受付番号に対応するファクス送信ジョブが承認されたか否認されたかを判断することができる。

【0030】

５２０は、５１０のメールで承認されたファクス送信ジョブが正常終了で送信された結果を、承認を依頼した承認者の社内アドレスとモバイルアドレスに送信する承認・通信結果メールの一例を示す。”Ｔｏ”の宛先に承認依頼メールを送信した承認者の全てのアドレスを記載し、”Ｆｒｏｍ”に通信装置１００のメールアドレスが記載される。本文には、承認依頼に対する結果（承認又は否認）と、承認されたファクス送信ジョブの通信結果（ＯＫ又はＮＧ）が記載されている。

【0031】

＜プレゼンス状態＞
次に、図６を参照して、一実施形態に係る承認者のプレゼンス状態について説明する。６００は、承認可否６０１と、プレゼンス状態との関係を示すテーブル６００である。つまり、承認者のプレゼンス状態６０２から承認処理が可能であるか否かを判断するためのテーブルである。当該テーブル６００は、通信装置１００のＨＤＤ１０４等に予め格納されており、通信装置１００が承認者のプレゼンス情報を取得した際に、承認者が承認処理を実行可能か否かを判断するために利用される。なお、このようなテーブルを保持することなく、通信装置１００は、プレゼンスサーバ２０１から対象の承認者が承認処理を実行可能か否かを示す情報を取得するようにしてもよい。この場合、プレゼンスサーバ２０１は、保持しているプレゼンス情報に従って承認者が承認処理を実行可能か否かを判断することになる。

【0032】

プレゼンス状態とは、ＳＩＰ(Session Initiation Protocol)やＳｋｙｐｅなどのインスタントメッセージで利用される通信相手の状態を示すものである。各承認者のプレゼンス状態は、プレゼンスサーバ２０１によって登録されているユーザ（承認者）の状態が定期的に取得され管理される。或いは、状態変化が生じた場合に各承認者が所有する装置からプレゼンスサーバ２０１に通知され、管理されてもよい。また、その両方で取得され管理されてもよい。６０３に示すように、承認可否６０１が可能６０３と判断されるプレゼンス状態６０２には、例えば、連絡可能、非アクティブ（一時退席中）、及び退席中（退席中表示）などがある。また、承認可否６０１が不明６０４と判断されるプレゼンス状態６０２には、取り込み中、通話中、会議中、発表中などがある。さらに、承認可否６０１が不可６０５と判断されるプレゼンス状態６０２には、外出中、オフライン中、応答不可、業務時間外などがある。このように、プレゼンス状態６０２は、承認者の現在の状態を示す。なお、これらのプレゼンス状態は一例であり、本発明を限定する意図はない。例えば、上述した可能６０３に割り当てられたプレゼンス状態６０２を不明６０４や不可６０５など他の承認可否６０１に割り当ててもよく、他のプレゼンス状態を追加することも可能である。これらの設定は、通信装置１００やプレゼンスサーバ２０１などの本システムの関連する装置に対して設定することができる。

【0033】

＜第１の実施形態＞
（ワークフロー）
以下では、図７及び図８を参照して、第１の実施形態について説明する。まず、図７を参照して、本実施形態に係る通信システムにおける承認ファクス送信のワークフローについて説明する。図７に示す実線矢印は実際に行われた操作・通信を表し、破線は行われなかった操作・通信を表す。

【0034】

まずＴ１０１で、ＦＡＸ送信者７０１が通信装置１００に対して送信宛先と送信文書について承認を必要とする承認ファクス送信ジョブの投入を行う。ＦＡＸ送信者７０１はＰＣ等の装置を介して通信装置１００に対して承認ファクス送信ジョブを投入してもよいし、通信装置１００のオペレーションパネル１０６を介して行ってもよい。前者の場合、通信装置１００は、イントラネット２００を介してネットワークＩ／Ｆ１１３によって当該ジョブ及び送信文書に関する指定やデータ自体を受け付ける。一方、後者の場合、通信装置１００は、オペレーションパネル１０６を介して当該ジョブ及び送信文書に関する指定を受け付ける。いずれの場合においても、送信データについては、通信装置１００に予め格納されたデータやスキャナ１０８によって読み込んだデータを使用するようにしてもよい。

【0035】

次に、Ｔ１０２で、承認ファクス送信ジョブを投入された通信装置１００は、プレゼンスサーバ２０１に対して、承認者の識別情報を用いて当該承認者のプレゼンス状態を問い合わせる。プレゼンスサーバ２０１では、受信した承認者の識別情報を用いて、管理している各承認者のプレゼンス状態から、問い合わせのあった承認者のプレゼンス状態を取得して通知する。その後、Ｔ１０３で、通信装置１００は問い合わせた承認者のプレゼンス状態をプレゼンスサーバ２０１から受信する。

【0036】

Ｔ１０４及びＴ１０５において、通信装置１００はそれぞれ、受信した承認者のプレゼンス状態が外出中であれば、承認者の社内アドレスに加えてモバイルアドレスへ、同時に承認依頼メールを送信する。即ち、ここでは、固定端末である第１承認者ＰＣ２０２に加えて、移動端末である第１承認者スマホ３１１へ承認依頼メールを送信している。承認者は外出中であるため、固定端末である第１承認者ＰＣ２０２へ通知された承認依頼メールを確認することはできない。一方、外出中においても承認者は移動端末である第１承認者スマホ３１１で受信した承認依頼メールを確認することができ、承認又は否認の選択を行うことができる。

【0037】

Ｔ１０６で承認者によって第１承認者スマホ３１１から承認メールが返信されると、Ｔ１０７で、通信装置１００は送信先へＦＡＸ送信を実行する。ファクス送信が終了すると、Ｔ１０８及びＴ１０９で、通信装置１００は、承認結果とＦＡＸ送信結果を承認依頼した承認者のモバイルアドレスと社内アドレスの両方に通知し共有する。

【0038】

（通信装置の処理手順）
次に、図８を参照して、本実施形態に係る通信装置１００におけるファクス送信の処理手順について説明する。以下で説明する処理は、例えばＣＰＵ１０１がＲＯＭ１０２に格納されたプログラムをＲＡＭ１０３に読み出して実行することにより実現される。

【0039】

Ｓ１０１で、ＣＰＵ１０１は、ファクス送信ジョブが投入されると、ＦＡＸ送信者７０１によって送信ジョブ投入時に承認ファクス送信モードが選択されたか否かを判断する。承認を必要としない通常のファクス送信ジョブならば、Ｓ１１５に進み、ＣＰＵ１０１は、ファクス送信ジョブを実行し、Ｓ１１３で再び承認ファクス送信ジョブか否かを判断して処理を終了する。

【0040】

一方、Ｓ１０１で承認ファクス送信ジョブであると判断するとＳ１０２に進み、ＣＰＵ１０１は、通信装置１００に対してユーザログインしているＦＡＸ送信者７０１に対応する図４の承認者アドレス管理テーブル４００に登録されている第１承認者を選択する。さらに、Ｓ１０３で、ＣＰＵ１０１は、第１承認者のプレゼンス状態をプレゼンスサーバ２０１へ問い合わせる。

【0041】

次に、Ｓ１０４で、ＣＰＵ１０１は、プレゼンスサーバ２０１からの応答を受信したか否かを判断し、受信するとＳ１０５に進み、そうでない場合は受信するまで当該判断を定期的に繰り返し行う。Ｓ１０５で、ＣＰＵ１０１は、プレゼンスサーバ２０１から受信した応答に含まれるプレゼンス状態に関する情報を確認し、第１承認者が承認処理を可能なプレゼンス状態なのかを図６のテーブル６００を用いて判断する。第１承認者による承認処理の実行が可能６０３であればＳ１０６に進み、ＣＰＵ１０１は、承認者の社内アドレスを承認依頼の宛先として設定し、処理をＳ１０８に進める。一方、承認処理の実行が難しいのであれば（不明６０４又は不可６０５）Ｓ１０７に進み、ＣＰＵ１０１は、第１承認者の社内アドレスに加えてモバイルアドレスを承認依頼の宛先として設定し、処理をＳ１０８に進める。Ｓ１０８で、ＣＰＵ１０１は、承認依頼メールに送信宛先情報を記載し送信文書を添付し、Ｓ１０９で、Ｓ１０６又はＳ１０７で設定した第１承認者のアドレスへ承認依頼メールを通知する。

【0042】

その後、Ｓ１１０で、ＣＰＵ１０１は、第１承認者からの承認依頼メールに対する応答があったかを判断する。応答があればＳ１１１に進み、そうでなければＳ１１０の判断を定期的に繰り返す。Ｓ１１１で、ＣＰＵ１０１は、受信した応答が承認を示すか否かを判断する。承認されていればＳ１１５に進み、ＣＰＵ１０１は、ファクス送信ジョブを実行し、Ｓ１１３に進む。一方、承認されていなければＳ１１２に進み、ＣＰＵ１０１は、ファクス送信ジョブを中止して、Ｓ１１３に進む。Ｓ１１３で、ＣＰＵ１０１は、結果送信手段として機能し、承認ファクス送信ジョブであるかどうかを判断し、承認ファクス送信ジョブであればＳ１１４に進み、承認結果と通信結果を承認者の社内アドレスとモバイルアドレスに通知して処理を終了する。一方、承認ファクス送信ジョブでなければそのまま処理を終了する。

【0043】

以上説明したように、本実施形態に係る通信装置は、ファクス送信を受け付け、受け付けたファクス送信を承認する第１承認者のプレゼンス情報を取得する。また、本通信装置は、取得されたプレゼンス情報が第１承認者による承認処理が可能であることを示す場合は第１宛先へファクス送信の承認依頼を通知する。一方、本通信装置は、取得されたプレゼンス情報が第１承認者による承認処理が可能でない又は不明であることを示す場合は第１宛先に加えて第２宛先へファクス送信の承認依頼を通知する。その後、通信装置は、ファクス送信の承認応答を受けると、ファクス送信を実行する。なお、第１宛先は第１承認者の固定端末の宛先であり、第２宛先は第１承認者の移動端末の宛先であることが望ましい。これにより、本発明によれば、認者のプレゼンス情報に従って、ファクス送信における承認依頼の通知先を好適に切り替えることができ、承認者が会議や外出等で直ぐに承認処理ができない場合であっても、他の承認者に切り替える時間ロスを低減することができる。

【0044】

＜第２の実施形態＞
（ワークフロー）
以下では、図９及び図１０を用いて本発明の第２の実施形態について説明する。本実施形態では、上記第１の実施形態と異なり、第１承認者の承認処理が難しいと判断した場合には、第１承認者に加えて第１承認者とは異なる第２承認者へ承認依頼を通知する。なお、上記第１の実施形態と同様の構成及び制御については説明を省略する。即ち、図３乃至図６については、上記第１の実施形態と同様であるため説明を省略する。まず、図９を参照して、本実施形態に係る通信システムにおける承認ファクス送信のワークフローについて説明する。図９に示す実線矢印は実際に行われた操作・通信を表し、破線は行われなかった操作・通信を表す。

【0045】

まずＴ２０１で、ＦＡＸ送信者７０１が通信装置１００に対して送信宛先と送信文書について承認を必要とする承認ファクス送信ジョブの投入を行う。ＦＡＸ送信者７０１はＰＣ等の装置を介して通信装置１００に対して承認ファクス送信ジョブを投入してもよいし、通信装置１００のオペレーションパネル１０６を介して行ってもよい。前者の場合、通信装置１００は、イントラネット２００を介してネットワークＩ／Ｆ１１３によって当該ジョブ及び送信文書に関する指定やデータ自体を受け付ける。一方、後者の場合、通信装置１００は、オペレーションパネル１０６を介して当該ジョブ及び送信文書に関する指定を受け付ける。いずれの場合においても、送信データについては、通信装置１００に予め格納されたデータやスキャナ１０８によって読み込んで使用するようにしてもよい。

【0046】

次に、Ｔ２０２で、承認ファクス送信ジョブを投入された通信装置１００は、プレゼンスサーバ２０１に対して、第１承認者の識別情報を用いて当該第１承認者のプレゼンス状態を問い合わせる。プレゼンスサーバ２０１では、受信した第１承認者の識別情報を用いて管理している各承認者のプレゼンス状態から問い合わせのあった第１承認者のプレゼンス状態を取得して通知する。その後、Ｔ２０３で、通信装置１００は問い合わせた第１承認者のプレゼンス状態をプレゼンスサーバ２０１から受信する。

【0047】

Ｔ２０４及びＴ２０５において、通信装置１００はそれぞれ、受信した第１承認者のプレゼンス状態が外出中であれば、第１承認者（第１承認者ＰＣ２０２）に加えて第２承認者の第２承認者ＰＣ２０３へ同時に承認依頼を通知する。第１承認者は外出中のため承認処理は実行されず、Ｔ２０６で第２承認者により承認処理が実行される。第２承認者による承認処理の結果、承認が行われると、Ｔ２０７で通信装置１００は、送信先へＦＡＸ送信を実行する。ファクス送信が終了すると、Ｔ２０８、Ｔ２０９で、通信装置１００は、承認結果及びＦＡＸ送信結果を、承認依頼した全ての承認者（ここでは、第１承認者及び第２承認者）に通知し共有する。

【0048】

（通信装置の処理手順）
次に、図１０を参照して、本実施形態に係る通信装置１００におけるファクス送信の処理手順について説明する。以下で説明する処理は、例えばＣＰＵ１０１がＲＯＭ１０２に格納されたプログラムをＲＡＭ１０３に読み出して実行することにより実現される。なお、上記第１の実施形態で説明した図８のフローチャートと同様の処理については同一のステップ番号を付し説明を省略する。即ち、Ｓ１０１乃至Ｓ１０５、Ｓ１１０乃至Ｓ１１３、及びＳ１１５については上記第１の実施形態と同様の処理を行う。

【0049】

Ｓ１０５で第１承認処理が可能６０３であればＳ２０１に進み、ＣＰＵ１０１は、第１承認者の社内アドレスを承認依頼の宛先として設定する。さらに、Ｓ２０２で、ＣＰＵ１０１は、承認依頼メールに送信宛先情報を記載し送信文書を添付し、Ｓ２０３で設定した承認者アドレスへ承認依頼メールを通知する。その後、処理をＳ１１０に進める。

【0050】

一方、Ｓ１０５で承認処理が難しいなら（不明６０４又は不可６０５）Ｓ２０４に進み、ＣＰＵ１０１は、第１承認者のアドレスに加えて第２承認者のアドレスを承認依頼の宛先として設定する。続いて、Ｓ２０５で、ＣＰＵ１０１は、承認依頼メールに送信宛先情報を記載し送信文書を添付し、Ｓ２０６で設定した承認者アドレスへ承認依頼メールを通知する。その後、処理をＳ１１０に進める。

【0051】

また、Ｓ１１３で承認ファクス送信ジョブであると判断すると、Ｓ２０７に進み、ＣＰＵ１０１は、結果送信手段として機能し、承認結果と通信結果を承認者全員に通知して処理を終了する。つまり、Ｓ２０３で承認依頼を第１承認者のみに通知している場合には第１承認者に当該結果を通知し、Ｓ２０６で承認依頼を第１承認者及び第２承認者へ通知している場合には第１承認者及び第２承認者の両方に当該結果を通知する。これにより、例えば第２承認者が承認した場合に、第１承認者が外出先から戻った場合に再度承認を行うなどの重複承認を防ぐことができる。

【0052】

以上説明したように、本実施形態に係る通信装置によれば、承認依頼を通知する第１宛先が第１承認者の装置の宛先であり、第２宛先が第１承認者とは異なる第２承認者の装置の宛先であることを特徴とする。従って、第１承認者による承認処理が困難な場合であっても、第２承認者が代行して承認処理を実行することができ、ファクス送信の遅延の発生を防ぐことができる。

【0053】

＜変形例＞
なお、プレゼンス状態に基づいて第１承認者の承認が不明又は不可と判断した場合において、上記第１の実施形態では一人の承認者（第１承認者）の複数のアドレスに承認依頼を通知する例について説明した。また、上記第２の実施形態では、このような場合において、複数の承認者（第１承認者及び第２承認者）へ承認依頼を通知する例について説明した。しかしながら、本発明はこれらの実施形態のみ限定されず様々な変形が可能である。

【0054】

例えば、上記第１の実施形態及び第２の実施形態を組み合わせることも可能である。この場合、第１承認者の複数のアドレスへ承認依頼を通知するとともに、第２承認者へも承認依頼の通知を行う。さらには、第２承認者のプレゼンス状態もプレゼンスサーバ２０１へ問い合わせておき、第２承認者についても不明又は不可と判断した場合には第２承認者に対しても複数のアドレスがあればその全てに通知するようにしてもよい。また、上記実施形態では第１承認者及び第２承認者が登録されている例について説明したが、さらに複数の承認者が登録されてもよい。さらには、上記実施形態では第１宛先に加えて第２宛先に承認依頼を通知するようにしたが、第１宛先には通知せず、第２宛先へのみ通知するようにしてもよい。また、これらの通知先の選択手法については設定により切り替えられるようにしてもよい。

【0055】

また、上記実施形態では通信装置１００が複数の承認者へ通知する例について説明した。しかし、本発明においては、上記第１の実施形態のように最初は第１承認者のみに承認依頼を通知し、その承認依頼メールの中で、第１承認者が他の承認者へ依頼することを支持するような仕組みを設けてもよい。この場合、単に他の承認者へ依頼すること指示するメールを応答として通信装置１００へ応答し、通信装置１００が再度指定された承認者へ依頼するようにしてもよい。これにより、承認依頼の文書（ファクス送信データ）の内容に応じて、第１承認者が他の承認者を選択して指定することができる。

【0056】

＜その他の実施形態＞
本発明は、上述の実施形態の１以上の機能を実現するプログラムを、ネットワーク又は記憶媒体を介してシステム又は装置に供給し、そのシステム又は装置のコンピュータにおける１つ以上のプロセッサーがプログラムを読出し実行する処理でも実現可能である。また、１以上の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣ）によっても実現可能である。

【0057】

発明は上記実施形態に制限されるものではなく、発明の精神及び範囲から離脱することなく、様々な変更及び変形が可能である。従って、発明の範囲を公にするために請求項を添付する。

【符号の説明】

【0058】

１００：通信装置、１０１：ＣＰＵ、１０２：ＲＯＭ、１０３：ＲＡＭ、１０４：ＨＤＤ、１０５：パネル操作Ｉ／Ｆ、１０６：オペレーションパネル、１０７：スキャナＩ／Ｆ、１０８：スキャナ、１０９：プリンタＩ／Ｆ、１１０：プリンタ、１１１：モデム、１１２：ＮＣＵ、１１３：ネットワークＩ／Ｆ、２００：イントラネット、２０１：プレゼンスサーバ、２０２：第１承認者ＰＣ、２０３：第２承認者ＰＣ、３００：公衆電話網、３０１：Ｇ３ＦＡＸ、３１０：携帯電話網、３１１：承認者スマホ、３２０：インターネット

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】