特許 7703870 情報処理装置及び情報処理プログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2025-06-30

(45)【発行日】2025-07-08

(54)【発明の名称】情報処理装置及び情報処理プログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 3/04842 20220101AFI20250701BHJP

   G06Q 10/06 20230101ALI20250701BHJP

   G06F 16/908 20190101ALI20250701BHJP

   G06F 16/9035 20190101ALI20250701BHJP

【ＦＩ】

G06F3/04842

G06Q10/06

G06F16/908

G06F16/9035

【請求項の数】 12

(21)【出願番号】P 2021046446

(22)【出願日】2021-03-19

(65)【公開番号】P2022145156

(43)【公開日】2022-10-03

【審査請求日】2024-02-26

(73)【特許権者】

【識別番号】000005496

【氏名又は名称】富士フイルムビジネスイノベーション株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】110001519

【氏名又は名称】弁理士法人太陽国際特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】坂田 結衣

【審査官】冨永 昌彦

(56)【参考文献】

【文献】特開２００６－１２０００１（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１３－０１２２４２（ＪＰ，Ａ）

【文献】米国特許出願公開第２００９／０２２８７８８（ＵＳ，Ａ１）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｇ０６Ｆ ３／０１

Ｇ０６Ｆ ３／０４８ － ３／０４８９５

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

プロセッサを備え、
前記プロセッサは、
各々に予め属性が対応付けられた複数の文書であって、記憶領域に格納された前記複数の文書を、前記記憶領域から取り出す操作を行う操作部を提示し、
前記操作部に、前記記憶領域に格納された複数の文書を当該複数の文書の各々の属性毎に分類する項目であって、前記複数の文書の各々の属性の履歴に基づいて予め登録された項目決定マトリクスを用いて特定され、かつ、前記属性に応じて変化する前記項目を示すラベル名を表示させ、
前記操作部は、円形状であり、前記ラベル名を表示する複数の領域が周方向に配置され、
前記操作部に表示させた前記ラベル名が選択、操作された場合に、当該ラベル名が示す項目に分類された文書を前記記憶領域から取り出して表示させる
情報処理装置。

【請求項2】

前記プロセッサは、前記項目の変化に応じて、前記ラベル名を変更する制御を行う
請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項3】

前記操作部は、表示可能な最大項目数が予め割り当てられており、
前記プロセッサは、前記項目の数が、前記操作部に予め割り当てられた最大項目数よりも多い場合、前記項目の中から優先順位の高い順に選択された項目を示すラベル名を前記操作部に表示する制御を行う
請求項２に記載の情報処理装置。

【請求項4】

前記属性は、属性名及び複数種類の属性値を含み、
前記プロセッサは、前記記憶領域を対象として、属性名毎の分類可能な文書数、及び、属性名毎の複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値を取得し、
取得した属性名毎の分類可能な文書数、及び、属性名毎の複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値の少なくとも一方に基づいて、前記項目の前記優先順位を決定する
請求項３に記載の情報処理装置。

【請求項5】

前記属性は、属性名及び複数種類の属性値を含み、
前記記憶領域は、複数のユーザによってアクセス可能とし、
前記プロセッサは、前記記憶領域にアクセスしているユーザがアクセス可能な全ての記憶領域を対象として、文書の属性名毎に前記ユーザが文書を取り出す操作を行った回数を表すユーザ毎の操作履歴を取得し、
取得したユーザ毎の操作履歴に基づいて、前記項目の前記優先順位を決定する
請求項３に記載の情報処理装置。

【請求項6】

前記属性は、属性名及び複数種類の属性値を含み、
前記記憶領域は、複数のユーザによってアクセス可能とし、
前記プロセッサは、前記記憶領域にアクセスしているユーザがアクセス可能な全ての記憶領域を対象として、文書の属性名毎に前記ユーザが文書を取り出す操作を行った回数を表すユーザ毎の操作履歴を取得し、
前記記憶領域を対象として、文書の属性名毎に文書を取り出す操作を行った回数を表す記憶領域毎の操作履歴を取得し、
取得したユーザ毎の操作履歴及び記憶領域毎の操作履歴に基づいて、前記項目の前記優先順位を決定する
請求項３に記載の情報処理装置。

【請求項7】

前記属性は、属性名及び複数種類の属性値を含み、
前記記憶領域は、複数のユーザによってアクセス可能とし、
前記プロセッサは、前記記憶領域を対象として、属性名毎の分類可能な文書数、及び、属性名毎の複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値を取得し、
前記記憶領域にアクセスしているユーザがアクセス可能な全ての記憶領域を対象として、文書の属性名毎に前記ユーザが文書を取り出す操作を行った回数を表すユーザ毎の操作履歴を取得し、
前記記憶領域を対象として、文書の属性名毎に文書を取り出す操作を行った回数を表す記憶領域毎の操作履歴を取得し、
取得した属性名毎の分類可能な文書数、属性名毎の複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値、ユーザ毎の操作履歴、及び、記憶領域毎の操作履歴の少なくとも１つに基づいて、前記項目の前記優先順位を決定する
請求項３に記載の情報処理装置。

【請求項8】

前記プロセッサは、文書が配置された領域である主表示領域に、前記操作部の操作によって取り出された項目毎の文書を含み、かつ、前記主表示領域よりも小さい副表示領域を表示する制御を行う
請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項9】

前記プロセッサは、前記主表示領域に項目毎に配置された文書の中から、前記副表示領域に取り出された項目毎の文書の属性と類似する属性を有する文書の集団を含む類似文書領域を検出し、検出した類似文書領域の近傍に前記副表示領域を配置する
請求項８に記載の情報処理装置。

【請求項10】

前記プロセッサは、前記類似文書領域の近傍に前記副表示領域を配置する領域がない場合に、前記副表示領域を前記主表示領域の空き領域に配置し、
前記副表示領域を前記主表示領域の前記空き領域に配置したことを示すメッセージを表示する制御を行う
請求項９に記載の情報処理装置。

【請求項11】

前記プロセッサは、前記記憶領域を表す画像を選択可能に前記主表示領域に表示する制御を行う
請求項８～請求項１０の何れか１項に記載の情報処理装置。

【請求項12】

各々に予め属性が対応付けられた複数の文書であって、記憶領域に格納された前記複数の文書を、前記記憶領域から取り出す操作を行う操作部を提示し、
前記操作部に、前記記憶領域に格納された複数の文書を当該複数の文書の各々の属性毎に分類する項目であって、前記複数の文書の各々の属性の履歴に基づいて予め登録された項目決定マトリクスを用いて特定され、かつ、前記属性に応じて変化する前記項目を示すラベル名を表示させ、
前記操作部は、円形状であり、前記ラベル名を表示する複数の領域が周方向に配置され、
前記操作部に表示させた前記ラベル名が選択、操作された場合に、当該ラベル名が示す項目に分類された文書を前記記憶領域から取り出して表示させることを、
コンピュータに実行させるための情報処理プログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、情報処理装置及び情報処理プログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

例えば、特許文献１には、緊急度や優先度が異なる大量の文書ファイルの中から状況に応じた文書ファイルを見つけることができるファイル管理装置が記載されている。このファイル管理装置は、文書ファイルを共有領域に格納する毎に、共有領域に一意に設定された識別子を文書ファイルに対応づけて記憶する記憶手段と、文書ファイルを特定する代表画像を表示する際は、記憶手段が文書ファイルに対応づけて記憶した識別子に対応する表象画像を、代表画像とともに表示するよう制御する表示制御手段と、を備える。

【0003】

また、特許文献２には、階層構造で管理されたファイル、フォルダを一覧表示するファイル閲覧装置が記載されている。このファイル閲覧装置は、同一階層内に含まれるファイルの画像内容をサムネイルで表示させる手段と、一階層下のサブフォルダをアイコン表示させる手段と、サブフォルダ内に含まれるファイルの画像内容を示すサムネイルをサブフォルダのアイコン上に表示させる手段と、サブフォルダのアイコンサイズを拡大縮小させる手段と、アイコンサイズの拡大縮小に応じてサブフォルダのアイコン上に表示されるサブフォルダ内ファイルのサムネイル数を増減させる手段と、を備える。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【文献】特許第６３５７７５４号公報

【文献】特開２００５－４４１９号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

ところで、ファイルサーバ及び複数のクライアントを含む文書管理システムがある。ファイルサーバ及び複数のクライアントは、例えば、ファイルサーバに存在し、複数のクライアントで共有できる記憶領域として機能する「トレイ」を介して文書を送受信する。

【0006】

クライアントには、トレイを含む作業領域が表示され、トレイに格納された複数の文書は、トレイから作業領域に取り出して作業が行われる。文書の取り出し方としては、例えば、トレイから文書の送信者（送信元）と紐づいた文書を取り出すことができる。しかしながら、文書の取り出し方は固定されているため、ユーザがトレイから所望の文書を取り出すことが難しい場合がある。

【0007】

本開示は、記憶領域に格納された文書に応じて、文書の取り出し方を可変にすることができる情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0008】

上記目的を達成するために、第１態様に係る情報処理装置は、プロセッサを備え、前記プロセッサが、各々に予め属性が対応付けられた複数の文書であって、記憶領域に格納された前記複数の文書を、前記記憶領域から取り出す操作が関連付けられた操作部を提示し、前記操作部には、前記記憶領域に格納された複数の文書の各々の属性に応じて変化する項目により、前記記憶領域から文書を分類して取り出す操作を関連付ける。

【0009】

また、第２態様に係る情報処理装置は、第１態様に係る情報処理装置において、前記操作部が、前記項目を示すラベル名を表示し、前記プロセッサが、前記項目の変化に応じて、前記操作部のラベル名を変更する制御を行う。

【0010】

また、第３態様に係る情報処理装置は、第２態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサが、前記項目の数が、前記操作部に割り当てられた最大項目数よりも多い場合、前記項目の中から優先順位の高い順に選択された項目を示すラベル名を前記操作部に表示する制御を行う。

【0011】

また、第４態様に係る情報処理装置は、第３態様に係る情報処理装置において、前記属性が、属性名及び複数種類の属性値を含み、前記プロセッサが、前記記憶領域を対象として、属性名毎の分類可能な文書数、及び、属性名毎の複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値を取得し、取得した属性名毎の分類可能な文書数、及び、属性名毎の複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値の少なくとも一方に基づいて、前記項目の前記優先順位を決定する。

【0012】

また、第５態様に係る情報処理装置は、第３態様に係る情報処理装置において、前記属性が、属性名及び複数種類の属性値を含み、前記記憶領域が、複数のユーザによってアクセス可能とし、前記プロセッサが、前記記憶領域にアクセスしているユーザがアクセス可能な全ての記憶領域を対象として、文書の属性名毎に前記ユーザが文書を取り出す操作を行った回数を表すユーザ毎の操作履歴を取得し、取得したユーザ毎の操作履歴に基づいて、前記項目の前記優先順位を決定する。

【0013】

また、第６態様に係る情報処理装置は、第３態様に係る情報処理装置において、前記属性が、属性名及び複数種類の属性値を含み、前記記憶領域が、複数のユーザによってアクセス可能とし、前記プロセッサが、前記記憶領域にアクセスしているユーザがアクセス可能な全ての記憶領域を対象として、文書の属性名毎に前記ユーザが文書を取り出す操作を行った回数を表すユーザ毎の操作履歴を取得し、前記記憶領域を対象として、文書の属性名毎に文書を取り出す操作を行った回数を表す記憶領域毎の操作履歴を取得し、取得したユーザ毎の操作履歴及び記憶領域毎の操作履歴に基づいて、前記項目の前記優先順位を決定する。

【0014】

また、第７態様に係る情報処理装置は、第３態様に係る情報処理装置において、前記属性が、属性名及び複数種類の属性値を含み、前記記憶領域が、複数のユーザによってアクセス可能とし、前記プロセッサが、前記記憶領域を対象として、属性名毎の分類可能な文書数、及び、属性名毎の複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値を取得し、前記記憶領域にアクセスしているユーザがアクセス可能な全ての記憶領域を対象として、文書の属性名毎に前記ユーザが文書を取り出す操作を行った回数を表すユーザ毎の操作履歴を取得し、前記記憶領域を対象として、文書の属性名毎に文書を取り出す操作を行った回数を表す記憶領域毎の操作履歴を取得し、取得した属性名毎の分類可能な文書数、属性名毎の複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値、ユーザ毎の操作履歴、及び、記憶領域毎の操作履歴の少なくとも１つに基づいて、前記項目の前記優先順位を決定する。

【0015】

また、第８態様に係る情報処理装置は、第１態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサが、配置された文書に対して作業を行う領域である主作業領域に、前記操作部の操作によって取り出された項目毎の文書を含み、かつ、前記主作業領域よりも小さい副作業領域を表示する制御を行う。

【0016】

また、第９態様に係る情報処理装置は、第８態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサが、前記副作業領域を、前記主作業領域に配置され、かつ、前記副作業領域に含まれる文書の属性と類似する属性を有する文書の近傍に配置する。

【0017】

また、第１０態様に係る情報処理装置は、第９態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサが、前記主作業領域に配置された前記文書の近傍に前記副作業領域を配置する領域がない場合に、前記副作業領域を前記主作業領域の空き領域に配置し、前記副作業領域を前記主作業領域の前記空き領域に配置したことを示すメッセージを表示する制御を行う。

【0018】

また、第１１態様に係る情報処理装置は、第８態様～第１０態様の何れか１の態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサが、前記記憶領域を表す画像を選択可能に前記主作業領域に表示する制御を行う。

【0019】

更に、上記目的を達成するために、第１２態様に係る情報処理プログラムは、各々に予め属性が対応付けられた複数の文書であって、記憶領域に格納された前記複数の文書を、前記記憶領域から取り出す操作が関連付けられた操作部を提示し、前記操作部には、前記記憶領域に格納された複数の文書の各々の属性に応じて変化する項目により、前記記憶領域から文書を分類して取り出す操作を関連付けることを、コンピュータに実行させる。

【発明の効果】

【0020】

第１態様及び第１２態様によれば、記憶領域に格納された文書に応じて、文書の取り出し方を可変にすることができる、という効果を有する。

【0021】

第２態様によれば、記憶領域に格納された文書の属性に応じて変化する項目を、ラベル名によって容易に把握することができる、という効果を有する。

【0022】

第３態様によれば、記憶領域に格納された文書の属性に応じて変化する項目を、優先順位の高い順に表示されるラベル名によって容易に把握することができる、という効果を有する。

【0023】

第４態様によれば、属性名毎の分類可能な文書数、及び、属性名毎の複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値の少なくとも一方を考慮して項目の優先順位を決定することができる、という効果を有する。

【0024】

第５態様によれば、ユーザ毎の操作履歴を考慮して項目の優先順位を決定することができる、という効果を有する。

【0025】

第６態様によれば、ユーザ毎の操作履歴及び記憶領域毎の操作履歴を考慮して項目の優先順位を決定することができる、という効果を有する。

【0026】

第７態様によれば、分類可能な文書数、複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値、ユーザ毎の操作履歴、及び、記憶領域毎の操作履歴の少なくとも１つを考慮して項目の優先順位を決定することができる、という効果を有する。

【0027】

第８態様によれば、記憶領域から取り出した文書が主作業領域に散らばらないようにすることができる、という効果を有する。

【0028】

第９態様によれば、記憶領域から取り出した全ての文書を主作業領域に直接配置する場合と比較して、主作業領域内の文書を整理し易くすることができる、という効果を有する。

【0029】

第１０態様によれば、副作業領域が主作業領域の空き領域に配置されたことを把握することができる、という効果を有する。

【0030】

第１１態様によれば、主作業領域上で記憶領域を特定して操作することができる、という効果を有する。

【図面の簡単な説明】

【0031】

【図1】第１の実施形態に係る文書管理システムの構成の一例を示すブロック図である。

【図2】第１の実施形態に係る情報処理装置の機能的な構成の一例を示すブロック図である。

【図3】第１の実施形態に係る文書属性情報の一例を示す図である。

【図4】（Ａ）は、実施形態に係る項目決定マトリクスの一例を示す図である。（Ｂ）は、実施形態に係る項目決定マトリクスの別の例を示す図である。

【図5】実施形態に係る仕分けマップの一例を示す図である。

【図6】実施形態に係る項目別取り出しボタン表示制御処理の説明に供する図である。

【図7】実施形態に係る副作業領域が表示された主作業領域の一例を示す正面図である。

【図8】実施形態に係る副作業領域の別の例を示す正面図である。

【図9】（Ａ）は、実施形態に係る項目別取り出しボタンの別の例を示す正面図である。（Ｂ）は、実施形態に係る項目別取り出しボタンの更に別の例を示す正面図である。

【図10】第１の実施形態に係る情報処理プログラムによる処理の流れの一例を示すフローチャートである。

【図11】実施形態に係る最大項目数が２件の場合の項目別取り出しボタンの一例を示す正面図である。

【図12】実施形態に係るラベル名が生成された項目別取り出しボタンの一例を示す正面図である。

【図13】実施形態に係る受発注業務の流れの説明に供する図である。

【図14】実施形態に係る受発注業務に適用した場合の項目別取り出しボタンの一例を示す図である。

【図15】実施形態に係る受発注業務に適用した場合の項目別取り出しボタンの別の例を示す図である。

【図16】第２の実施形態に係る情報処理装置の機能的な構成の一例を示すブロック図である。

【図17】第２の実施形態に係る文書属性情報の一例を示す図である。

【図18】第２の実施形態に係る情報処理プログラムによる処理の流れの一例を示すフローチャートである。

【図19】実施形態に係る主作業領域内の各文書を分類する方法の説明に供する図である。

【図20】実施形態に係る類似文書の集団を求める方法の説明に供する図である。

【図21】実施形態に係る類似文書の集団を求める別の方法の説明に供する図である。

【図22】実施形態に係る類似文書領域を導出する方法の説明に供する図である。

【図23】実施形態に係る副作業領域の生成及び配置方法の説明に供する図である。

【図24】実施形態に係る副作業領域の配置方法の説明に供する図である。

【図25】実施形態に係る承認業務に適用した場合の主作業領域の一例を示す正面図である。

【図26】実施形態に係る承認業務に適用した場合の主作業領域の別の例を示す正面図である。

【発明を実施するための形態】

【0032】

以下、図面を参照して、本開示の技術を実施するための形態の一例について詳細に説明する。なお、動作、作用、機能が同じ働きを担う構成要素及び処理には、全図面を通して同じ符合を付与し、重複する説明を適宜省略する場合がある。各図面は、本開示の技術を十分に理解できる程度に、概略的に示してあるに過ぎない。よって、本開示の技術は、図示例のみに限定されるものではない。また、本実施形態では、本開示の技術と直接的に関連しない構成や周知な構成については、説明を省略する場合がある。

【0033】

[第１の実施形態]
図１は、第１の実施形態に係る文書管理システム１００の構成の一例を示すブロック図である。

【0034】

図１に示すように、本実施形態に係る文書管理システム１００は、情報処理装置１０と、複数の端末装置２０Ａ、２０Ｂ、・・・と、を備えている。複数の端末装置２０Ａ、２０Ｂ、・・・は、同様の構成を有しており、特に区別して説明する必要がない場合には、これらを総称して端末装置２０という。情報処理装置１０及び端末装置２０によって所謂サーバ・クライアントシステムが構築される。

【0035】

本実施形態に係る情報処理装置１０は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）１１と、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１２と、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１３と、入出力インターフェース（Ｉ／Ｏ）１４と、記憶部１５と、表示部１６と、操作入力部１７と、通信部１８と、を備えている。

【0036】

本実施形態に係る情報処理装置１０には、サーバとして機能し、一例として、サーバコンピュータ、パーソナルコンピュータ（ＰＣ：Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の汎用的なコンピュータ装置が適用される。また、端末装置２０には、一例として、ＰＣ等の汎用的なコンピュータ装置が適用される。

【0037】

ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３、及びＩ／Ｏ１４は、バスを介して各々接続されている。Ｉ／Ｏ１４には、記憶部１５と、表示部１６と、操作入力部１７と、通信部１８と、を含む各機能部が接続されている。これらの各機能部は、Ｉ／Ｏ１４を介して、ＣＰＵ１１と相互に通信可能とされる。

【0038】

ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３、及びＩ／Ｏ１４によって制御部が構成される。制御部は、情報処理装置１０の一部の動作を制御するサブ制御部として構成されてもよいし、情報処理装置１０の全体の動作を制御するメイン制御部の一部として構成されてもよい。制御部の各ブロックの一部又は全部には、例えば、ＬＳＩ（Ｌａｒｇｅ Ｓｃａｌｅ Ｉｎｔｅｇｒａｔｉｏｎ）等の集積回路又はＩＣ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ）チップセットが用いられる。上記各ブロックに個別の回路を用いてもよいし、一部又は全部を集積した回路を用いてもよい。上記各ブロック同士が一体として設けられてもよいし、一部のブロックが別に設けられてもよい。また、上記各ブロックのそれぞれにおいて、その一部が別に設けられてもよい。制御部の集積化には、ＬＳＩに限らず、専用回路又は汎用プロセッサを用いてもよい。

【0039】

記憶部１５としては、例えば、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）、フラッシュメモリ等が用いられる。記憶部１５には、本実施形態に係る文書管理機能を実現するための情報処理プログラム１５Ａが記憶される。なお、この情報処理プログラム１５Ａは、ＲＯＭ１２に記憶されていてもよい。この情報処理プログラム１５Ａには、例えば、Ｄｏｃｕ Ｗｏｒｋｓ（ドキュワークス、登録商標）等の文書管理アプリケーション・ソフトウェアが適用される。

【0040】

情報処理プログラム１５Ａは、例えば、情報処理装置１０に予めインストールされていてもよい。情報処理プログラム１５Ａは、不揮発性の記憶媒体に記憶して、又はネットワークを介して配布して、情報処理装置１０に適宜インストールすることで実現してもよい。なお、不揮発性の記憶媒体の例としては、ＣＤ-ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｃ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、光磁気ディスク、ＨＤＤ、ＤＶＤ-ＲＯＭ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｃ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、フラッシュメモリ、メモリカード等が想定される。

【0041】

表示部１６には、例えば、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ:Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）、有機ＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏ Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）ディスプレイ等が用いられる。表示部１６は、タッチパネルを一体的に有していてもよい。操作入力部１７には、例えば、キーボード、マウス等の操作入力用のデバイスが設けられている。表示部１６及び操作入力部１７は、情報処理装置１０のユーザから各種の指示を受け付ける。表示部１６は、ユーザから受け付けた指示に応じて実行された処理の結果や、処理に対する通知等の各種の情報を表示する。

【0042】

通信部１８は、一例として、インターネット、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワークＮに接続されており、端末装置２０、画像形成装置等の外部機器との間でネットワークＮを介して通信が可能とされる。

【0043】

ところで、上述したように、例えば、情報処理装置１０に存在し、複数の端末装置２０で共有できる記憶領域として機能するトレイを介して文書を送受信する場合がある。端末装置２０には、トレイを含む作業領域が表示され、トレイに格納された複数の文書は、トレイから作業領域に取り出して作業が行われる。文書の取り出し方としては、例えば、トレイから文書の送信者（送信元）と紐づいた文書を取り出すことができる。しかしながら、文書の取り出し方は固定されているため、ユーザがトレイから所望の文書を取り出すことが難しい場合がある。

【0044】

このため、本実施形態に係る情報処理装置１０は、記憶領域に格納された複数の文書に、記憶領域から取り出す操作が関連付けられた操作部を提示し、操作部には、記憶領域に格納された複数の文書の各々の属性に応じて変化する項目により、記憶領域から文書を分類して取り出す操作を関連付ける。なお、記憶領域は、例えば、記憶部１５の一部の領域によって構成されるトレイ、フォルダ等として表され、文書を格納しておく領域である。記憶領域は、複数のユーザによって共有される共有領域でもよいし、特定のユーザによって個人的に使用される個人領域でもよい。以下、記憶領域の一例としてトレイを適用した場合について説明する。

【0045】

具体的に、本実施形態に係る情報処理装置１０のＣＰＵ１１は、記憶部１５に記憶されている情報処理プログラム１５ＡをＲＡＭ１３に書き込んで実行することにより、図２に示す各部として機能する。なお、ＣＰＵ１１は、プロセッサの一例である。

【0046】

図２は、第１の実施形態に係る情報処理装置１０の機能的な構成の一例を示すブロック図である。

【0047】

図２に示すように、本実施形態に係る情報処理装置１０のＣＰＵ１１は、属性取得部１１Ａ、属性集計部１１Ｂ、操作履歴取得部１１Ｃ、項目計算部１１Ｄ、ラベル生成部１１Ｅ、及び表示制御部１１Ｆとして機能する。

【0048】

本実施形態に係る記憶部１５には、属性管理データベース（以下、「属性管理ＤＢ」という。）１５Ｂ、操作履歴管理データベース（以下、「操作履歴管理ＤＢ」という。）１５Ｃ、項目決定マトリクス１５Ｄ、及び仕分けマップ１５Ｅが記憶されている。

【0049】

属性管理ＤＢ１５Ｂは、トレイ毎に文書の属性を管理するデータベースである。各文書には予め属性が対応付けられている。属性管理ＤＢ１５Ｂで管理される文書属性情報の一例を図３に示す。

【0050】

図３は、第１の実施形態に係る文書属性情報の一例を示す図である。

【0051】

図３に示すように、文書の属性には、属性名及び複数種類の属性値等が含まれる。文書の属性には、「ｄｏｃｕｍｅｎｔＩｄ（Ｉｄ：Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）」、「ｓｅｎｄＢｙ」、「ｓｅｎｄＤａｔｅ」、及び「ｃｕｓｔｏｍＴａｇ」が含まれる。「ｄｏｃｕｍｅｎｔＩｄ」は文書を一意に特定する識別子を示し、「ｓｅｎｄＢｙ」は文書の送信元（ユーザ、複合機、自動スクリプト等）を特定する識別子を示す。「ｓｅｎｄＤａｔｅ」はトレイに格納された日時を示し、「ｃｕｓｔｏｍＴａｇ」はユーザが任意に設定できる属性を示す。

【0052】

また、文書の属性として、「ｎａｍｅ」は属性名（例えば、文書種）を示し、「ｖａｌｕｅ」は属性値（例えば、請求書）を示し、「ｔｙｐｅ」は属性の種類（例えば、ｓｔｒｉｎｇ：任意の文字列）を示す。

【0053】

また、文書の属性として、「ｎａｍｅ」は属性名（例えば、業務）を示し、「ｖａｌｕｅ」は属性値（例えば、受注）を示し、「ｔｙｐｅ」は属性の種類（例えば、ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ）を示す。属性値には、実際には文字列が直接入るのではなく、”ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ”での識別子（例えば、１：受注、２：発注）が入る。ここでは説明の便宜上文字列を示している。属性の種類が”ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ”の場合、ユーザが予め登録した定数あるいはシステムが自動的に生成した定数を示す。

【0054】

また、文書の属性として、「ｎａｍｅ」は属性名（例えば、担当者）を示し、「ｖａｌｕｅ」は属性値（例えば、Ｕｓｅｒ－Ａ）を示し、「ｔｙｐｅ」は属性の種類（例えば、ｕｓｅｒ）を示す。属性の種類が”ｕｓｅｒ”の場合、リポジトリに登録済みのユーザを示す。

【0055】

操作履歴管理ＤＢ１５Ｃは、ユーザ毎の操作履歴及びトレイ毎の操作履歴を管理するデータベースである。なお、ユーザ毎の操作履歴は、ユーザがアクセス可能な全てのトレイを対象として、文書の属性名毎にユーザが文書を取り出す操作を行った回数として表される。トレイ毎の操作履歴は、トレイを対象として、文書の属性名毎に文書を取り出す操作を行った回数として表される。

【0056】

項目決定マトリクス１５Ｄは、一例として、図４（Ａ）及び図４（Ｂ）に示すように、属性取得部１１Ａ及び操作履歴取得部１１Ｃの各々によって取得された値（データ）が格納される。項目決定マトリクス１５Ｄは、トレイ内の複数の文書を属性毎に分類する項目を決定する際に用いられる。ここでいう項目は、例えば、属性名及び属性の種類（以下、属性の種類を単に「タイプ」という。）の組として表される。

【0057】

図４（Ａ）は、本実施形態に係る項目決定マトリクス１５Ｄの一例を示す図である。また、図４（Ｂ）は、本実施形態に係る項目決定マトリクス１５Ｄの別の例を示す図である。

【0058】

図４（Ａ）及び図４（Ｂ）に示すように、項目決定マトリクス１５Ｄには、項目毎に、例えば、仕分けの識別子（ｃｌａｓｓｉｆｉｃａｔｉｏｎＩｄ）、分類可能な文書数、複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値（例えば、標準偏差）、ユーザ毎の操作履歴、トレイ毎の操作履歴、ユーザ設定、及び結果（表示の優先順位）が含まれる。なお、図４（Ａ）に示す項目決定マトリクス１５Ｄでは全ての項目についてユーザ設定が無効であり、図４（Ｂ）に示す項目決定マトリクス１５Ｄでは１つの項目についてユーザ設定が有効（有効な項目を丸印で示す）である点で異なっている。

【0059】

仕分けの識別子は、属性名及びタイプの組（つまり、項目）に対応付けられており、一例として、後述の図５に示す仕分けマップ１５Ｅから得られる識別子を表す。分類可能な文書数とは、属性名毎の総文書のうち、説明不能な文書を示す”ｓｙｓｔｅｍ：ｏｔｈｅｒ”という「ｔｙｐｅ」を持つ文書以外の文書の数である。ユーザ設定は、ユーザが必ず使用したい項目（分類）として予め設定（例えば、お気に入り登録）していることを示す。結果（表示の優先順位）は、項目決定マトリクス１５Ｄに格納されたデータに基づいて決定された表示の優先順位を示す。なお、表示の優先順位の決定方法については後述する。

【0060】

図５は、本実施形態に係る仕分けマップ１５Ｅの一例を示す図である。

【0061】

図５に示すように、仕分けマップ１５Ｅには、識別子（ｃｌａｓｓｉｆｉｃａｔｉｏｎＩｄ）と、属性値の集団とが対応付けられて登録されている。備考は説明の便宜上記載したものである。仕分けマップ１５Ｅは、トレイ内の文書を属性に応じて複数の項目に分類する際に用いられる。例えば、属性名が”文書種”で、タイプが”ｓｔｒｉｎｇ（文字列）”であれば、識別子「１」の項目に分類され、属性名が”業務”で、タイプが”ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ（特定のカテゴリ）”であれば、識別子「２」の項目に分類される。なお、図５の例では、属性名が”文書種”で、タイプが”ｓｔｒｉｎｇ（文字列）”の分類では、属性値（ａｔｔｒｉｂｕｔｅＶａｌｕｅ）として、”請求書”が４９件、”見積書”が１件、”ｓｙｓｔｅｍ：ｏｔｈｅｒ”が５０件、とされている。”ｓｙｓｔｅｍ：ｏｔｈｅｒ”は、上述したように、説明不能な文書を示す。また、属性名が”業務”で、タイプが”ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ（特定のカテゴリ）”の分類では、属性値（ａｔｔｒｉｂｕｔｅＶａｌｕｅ）として、”受注”が３０件、”発注”が５０件、”ｓｙｓｔｅｍ：ｏｔｈｅｒ”が２０件、とされている。

【0062】

図２に戻り、属性取得部１１Ａは、属性管理ＤＢ１５Ｂから、トレイ内の文書の属性を取得する。属性取得部１１Ａは、文書の格納先（例えば、特定の共有トレイ等）の情報を用いて、トレイを絞り込んで文書の属性を取得する。取得する属性としては、各文書にユーザが予め登録した属性、システムが自動的に登録する属性（例えば、識別子等）等が含まれる。

【0063】

属性集計部１１Ｂは、属性取得部１１Ａにより取得された文書の属性に基づいて、仕分けマップ１５Ｅを参照し、トレイ内の文書を項目別に分類する。また、属性集計部１１Ｂは、項目毎に文書の属性を集計し、分類可能な文書数、及び、複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値（標準偏差）を項目決定マトリクス１５Ｄに登録する。このとき、属性集計部１１Ｂは、複数種類の属性値毎に、文書Ｉｄである「ｄｏｃｕｍｅｎｔＩｄｓ」を仕分けマップ１５Ｅに登録する。

【0064】

操作履歴取得部１１Ｃは、操作履歴管理ＤＢ１５Ｃから、トレイにアクセスしているユーザがアクセス可能な全てのトレイを対象として、文書の属性名の各々についてユーザ毎の操作履歴を取得する。また、操作履歴取得部１１Ｃは、操作履歴管理ＤＢ１５Ｃから、トレイを対象として、文書の属性名の各々についてトレイ毎の操作履歴を取得する。操作履歴取得部１１Ｃは、取得したユーザ毎の操作履歴及びトレイ毎の操作履歴を項目決定マトリクス１５Ｄに登録する。操作履歴取得部１１Ｃは、例えば、「トレイにアクセス中のユーザ」、「トレイの識別子」といった情報を用いて、操作履歴を絞り込んで取得する。

【0065】

項目計算部１１Ｄは、項目決定マトリクス１５Ｄに登録された値（データ）に基づいて、項目評価値を計算し、例えば、項目評価値の高い順に表示の優先順位を決定する。なお、項目評価値の具体的な計算方法については後述する。項目計算部１１Ｄは、決定した表示の優先順位を項目決定マトリクス１５Ｄに登録する。

【0066】

項目計算部１１Ｄは、仕分けマップ１５Ｅによって分類された分類項目数が操作部に割り当てられた最大項目数よりも多い場合、項目決定マトリクス１５Ｄから、分類可能な文書数、及び、複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値（標準偏差）を取得し、取得した分類可能な文書数、及び、複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値（標準偏差）の少なくとも一方を用いて項目評価値を計算し、項目の優先順位を決定してもよい。例えば、分類可能な文書数の割合がより高い項目の優先順位を高くする。ばらつきがより小さい項目（つまり、指標値（標準偏差）の逆数がより大きい項目）の優先順位を高くする。

【0067】

また、項目計算部１１Ｄは、仕分けマップ１５Ｅによって分類された分類項目数が操作部に割り当てられた最大項目数よりも多い場合、項目決定マトリクス１５Ｄから、ユーザ毎の操作履歴を取得し、取得したユーザ毎の操作履歴を用いて項目評価値を計算し、項目の優先順位を決定してもよい。例えば、ユーザ毎の操作回数の割合がより高い項目の優先順位を高くする。

【0068】

また、項目計算部１１Ｄは、仕分けマップ１５Ｅによって分類された分類項目数が操作部に割り当てられた最大項目数よりも多い場合、項目決定マトリクス１５Ｄから、ユーザ毎の操作履歴及びトレイ毎の操作履歴を取得し、取得したユーザ毎の操作履歴及びトレイ毎の操作履歴を用いて項目評価値を計算し、項目の優先順位を決定してもよい。例えば、ユーザ毎の操作回数の割合がより高く、かつ、トレイ毎の操作回数の割合がより高い項目の優先順位を高くする。

【0069】

また、項目計算部１１Ｄは、仕分けマップ１５Ｅによって分類された分類項目数が操作部に割り当てられた最大項目数よりも多い場合、項目決定マトリクス１５Ｄから、分類可能な文書数、複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値（標準偏差）、ユーザ毎の操作履歴、及び、トレイ毎の操作履歴を取得し、取得した分類可能な文書数、複数種類の属性値のばらつきの程度を示す指標値（標準偏差）、ユーザ毎の操作履歴、及び、トレイ毎の操作履歴の少なくとも１つを用いて項目評価値を計算し、項目の優先順位を決定してもよい。例えば、分類可能な文書数の割合がより高い項目、ばらつきがより小さい項目、ユーザ毎の操作回数の割合がより高い項目、及び、トレイ毎の操作回数の割合がより高い項目の少なくとも１つである場合に優先順位を高くする。

【0070】

ラベル生成部１１Ｅは、仕分けマップ１５Ｅによって分類された分類項目数が操作部に割り当てられた最大項目数よりも多い場合、項目決定マトリクス１５Ｄに登録された表示の優先順位が高い順に、分類項目を示すラベル名を生成し、生成したラベル名を、トレイから文書を分類して取り出す操作に関連付ける。ラベル名は、例えば、属性名に基づいて生成される。また、ラベル生成部１１Ｅは、仕分けマップ１５Ｅによって分類された分類項目数が操作部に割り当てられた最大項目数以下である場合、分類項目を表示対象として、分類項目を示すラベル名を生成し、生成したラベル名を、トレイから文書を分類して取り出す操作に関連付ける。

【0071】

表示制御部１１Ｆは、ラベル生成部１１Ｅにより生成されたラベル名が配置された項目別取り出しボタンを端末装置２０に表示する制御を行う。項目別取り出しボタンは、操作部の一例である。なお、操作部は、ボタン表示に限定されず、例えば、リスト表示してもよい。

【0072】

図６は、本実施形態に係る項目別取り出しボタン表示制御処理の説明に供する図である。

【0073】

図６の（Ｓ１）では、表示制御部１１Ｆが、いくつかの文書が配置されている主作業領域３０を端末装置２０に表示する制御を行う。主作業領域３０は、配置された文書に対して作業を行う領域である。主作業領域３０には、トレイ３１がアイコン画像として表示される。トレイ３１にマウスオーバーすると、トレイ３１に格納されている文書のサムネイル画像３１Ａが表示されると共に、トレイ３１内の全ての文書を主作業領域３０に取り出す全て取り出しボタン３１Ｂが表示される。

【0074】

（Ｓ２）では、表示制御部１１Ｆが、全て取り出しボタン３１Ｂにマウスオーバーされると、全て取り出しボタン３１Ｂの表示を変化させ、主作業領域３０に項目別取り出しボタン３３を表示する制御を行う。項目別取り出しボタン３３は、トレイ３１に格納された複数の文書を、トレイ３１から取り出す操作が関連付けられている。項目別取り出しボタン３３には、トレイ３１に格納された複数の文書の各々の属性に応じて変化する項目により、トレイ３１から文書を分類して取り出す操作が関連付けられている。例えば、項目別取り出しボタン３３には、項目を示すラベル名として、「担当者別」、「受信日別」、「業務別」、及び「文書名別」が配置されている。マウスオーバーによって選択状態が切り替わる。ここでは「業務別」が選択された状態とされている。

【0075】

（Ｓ３）では、表示制御部１１Ｆが、「業務別」が選択された状態で、クリック操作されると、トレイ３１から「業務別」に分類された文書を取り出して主作業領域３０に表示する制御を行う。一例として、図７に示すように、項目別に分類された文書を含む副作業領域を表示してもよい。

【0076】

図７は、本実施形態に係る副作業領域３４が表示された主作業領域３０の一例を示す正面図である。

【0077】

表示制御部１１Ｆは、上述の図６に示す項目別取り出しボタン３３が操作されると、図７に示すように、主作業領域３０に、項目別取り出しボタン３３の操作によって取り出された項目別（例えば、業務別）の文書を含む副作業領域３４を表示する制御を行う。副作業領域３４は、主作業領域３０よりも小さい領域とされる。トレイ３１から副作業領域３４に取り出された文書は、トレイ３１から削除される（つまり、文書がトレイ３１から副作業領域３４に移動される）。副作業領域３４は、タイトル（例えば、ラベル名）を有し、大きさは可変とされる。副作業領域３４に含まれる文書は、主作業領域３０との間で出し入れ可能とされる。また、主作業領域３０に元々配置されている文書の表示は変化しない。

【0078】

図８は、本実施形態に係る副作業領域３４の別の例を示す正面図である。

【0079】

副作業領域３４に表示されるサムネイル画像の数が多い場合、図８（上図）に示すように、いくつかの代表的なサムネイル画像だけを表示させ、残りは省略記号「・・・」として表示してもよい。これにより、副作業領域３４が省スペース化される。この場合、副作業領域３４が選択状態にあるときだけ、図８（下図）に示すように、副作業領域３４の大きさを広げて、選択中の副作業領域３４内の文書全体が表示される。これにより、選択中の副作業領域３４内の文書全体に対する操作が実行可能とされる。なお、副作業領域３４の具体的な配置方法については後述する。

【0080】

図９（Ａ）は、本実施形態に係る項目別取り出しボタン３３の別の例を示す正面図である。図９（Ｂ）は、本実施形態に係る項目別取り出しボタン３３の更に別の例を示す正面図である。

【0081】

図９（Ａ）に示す項目別取り出しボタン３３は、属性値で限定して取り出す場合の例である。すなわち、「業務別」という項目の中で、属性値として、”受注”、”発注”、及び”その他”を有し、この順で文書の割合が多いとする。項目別取り出しボタン３３における「業務別」の表示領域を、”受注”、”発注”、及び”その他”の文書の割合に応じて変化させる。これにより、所望の属性値に限定して取り出すことが可能とされる。

【0082】

図９（Ｂ）に示す項目別取り出しボタン３３は、属性値（日時）で限定して取り出す場合の例である。すなわち、「受信日別」という項目の中で、属性値（日時）として、”昨日”及び”今日”を有し、この順で文書の割合が多いとする。項目別取り出しボタン３３における「受信日別」の表示領域を、”昨日”及び”今日”の文書の割合に応じて変化させる。これにより、所望の属性値（日時）に限定して取り出すことが可能とされる。

【0083】

本実施形態に係る表示制御部１１Ｆは、分類項目の変化に応じて、項目別取り出しボタン３３のラベル名を変更する制御を行う。表示制御部１１Ｆは、分類項目数が項目別取り出しボタン３３に割り当てられた最大項目数よりも多い場合、一例として、上述の図４（Ａ）又は図４（Ｂ）に示す項目決定マトリクス１５Ｄを参照し、分類項目の中から優先順位の高い順に選択された項目を示すラベル名を項目別取り出しボタン３３に表示する制御を行う。

【0084】

次に、図１０を参照して、第１の実施形態に係る情報処理装置１０の作用を説明する。

【0085】

図１０は、第１の実施形態に係る情報処理プログラム１５Ａによる処理の流れの一例を示すフローチャートである。

【0086】

まず、情報処理装置１０に対して、項目別文書取り出し処理の実行が指示されると、ＣＰＵ１１により情報処理プログラム１５Ａが起動され、以下のステップを実行する。

【0087】

図１０のステップＳ１０１では、ＣＰＵ１１が、一例として、上述の図３に示す文書属性情報を用いて、トレイ内の文書の属性を取得する。具体的には、トレイの文書一覧を取得し、文書一覧に含まれる各文書の文書属性情報から、文書の属性を取得する。この処理は、トレイに格納された文書のサムネイル画像の表示のために実行される。このとき、トレイ内の文書の総数を取得する。

【0088】

ステップＳ１０２では、ＣＰＵ１１が、ステップＳ１０１で取得した文書の属性に基づいて、一例として、上述の図５に示す仕分けマップ１５Ｅを参照し、トレイ内の文書を項目別に分類する。そして更に、ＣＰＵ１１は、トレイ内の文書属性を集計する。具体的には、属性名及びタイプの組（つまり、項目）毎に、文書数を求める。例えば、トレイ内に格納されている文書の総数が１００件とされる。そのうち、属性名が「文書種」でタイプが「ｓｔｒｉｎｇ（文字列）」の文書が５０件、属性名が「業務」でタイプが「ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ（特定のカテゴリ）」の文書が８０件、属性名が「担当者」でタイプが「ｕｓｅｒ」の文書が１００件とされる。

【0089】

また、属性名及びタイプの組毎に、属性値の割合を求める。属性値の割合としては、例えば、属性名が「文書種」でタイプが「ｓｔｒｉｎｇ（文字列）」の組の場合、属性値が「請求書」の文書が４９件、属性値が「見積書」の文書が１件とされる。また、例えば、属性名が「業務」でタイプが「ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ（特定のカテゴリ）」の組の場合、属性値が「受注」の文書が３０件、属性値が「発注」の文書が５０件とされる。このとき、ＣＰＵ１１は、属性値毎の文書Ｉｄ（＝ｄｏｃｕｍｅｎｔＩｄｓ）を、一例として、上述の図５に示す仕分けマップ１５Ｅに登録する。ＣＰＵ１１は、これらの集計結果から得られる分類可能な文書数及びばらつきの程度を示す指標値（標準偏差）を、一例として、上述の図４（Ａ）又は図４（Ｂ）に示す項目決定マトリクス１５Ｄに登録する。

【0090】

ステップＳ１０３では、ＣＰＵ１１が、仕分けマップ１５Ｅによって分類された分類項目数が項目別取り出しボタン３３に割り当てられた最大項目数よりも多いか否かを判定する。分類項目数が最大項目数よりも多いと判定した場合（肯定判定の場合）、ステップＳ１０４に移行し、分類項目数が最大項目数以下であると判定した場合（否定判定の場合）、ステップＳ１０９に移行する。

【0091】

ステップＳ１０４では、ＣＰＵ１１が、一例として、操作履歴管理ＤＢ１５Ｃを用いて、トレイにアクセスしているユーザがアクセス可能な全てのトレイを対象として、文書の属性名毎にユーザが文書を取り出す操作を行った回数を表すユーザ毎の操作履歴を取得する。つまり、トレイにアクセス中のユーザが文書を分類して取り出す操作を行った回数を取得する。例えば、トレイから分類して取り出す操作を行った総回数が３０回と取得される。この操作回数は特に限定されるものではないが、直近の所定期間（例えば、１～３ヶ月）内の操作回数を取得することが望ましい。アクセス中のユーザの操作に限定される。ユーザがアクセス権を持つトレイ全てについて操作回数を取得する。属性名及びタイプの組毎に、アクセス中のユーザの操作回数を求める。例えば、属性名が「文書種」でタイプが「ｓｔｒｉｎｇ（文字列）」では０回、属性名が「業務」でタイプが「ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ（特定のカテゴリ）」では２８回、属性名が「担当者」でタイプが「ｕｓｅｒ」は２回とされる。ＣＰＵ１１は、アクセス中のユーザの取り出し操作の割合（例えば、０／３０、２８／３０、２／３０）を、ユーザ毎の操作履歴として、上述の図４（Ａ）又は図４（Ｂ）に示す項目決定マトリクス１５Ｄに登録する。

【0092】

ステップＳ１０５では、ＣＰＵ１１が、一例として、操作履歴管理ＤＢ１５Ｃを用いて、トレイを対象として、文書の属性名毎に文書を取り出す操作を行った回数を表すトレイ毎の操作履歴を取得する。つまり、トレイ内の文書を分類して取り出す操作を行った回数を取得する。例えば、トレイから分類して取り出す操作を行った総回数が３０回と取得される。この操作回数は特に限定されるものではないが、直近の所定期間（例えば、１～３ヶ月）内の操作回数を取得することが望ましい。現在操作中のトレイに限定し、ユーザは不特定とする。但し、個人のトレイ（例えば、私書箱トレイ）の場合はこの処理はスキップされる。属性名及びタイプの組毎に、操作回数を求める。例えば、属性名が「文書種」でタイプが「ｓｔｒｉｎｇ（文字列）」では３回、属性名が「業務」でタイプが「ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ（特定のカテゴリ）」では１８回、属性名が「担当者」でタイプが「ｕｓｅｒ」では９回とされる。ＣＰＵ１１は、操作中のトレイの取り出し操作の割合（例えば、３／３０、１８／３０、９／３０）を、トレイ毎の操作履歴として、上述の図４（Ａ）又は図４（Ｂ）に示す項目決定マトリクス１５Ｄに登録する。

【0093】

ステップＳ１０６では、ＣＰＵ１１が、一例として、上述の図４（Ａ）又は図４（Ｂ）に示す項目決定マトリクス１５Ｄを用いて、項目の計算を行う。つまり、上述の項目評価値を計算する。例えば、分類可能な文書の割合をＡ、ばらつきの程度を示す指標値（標準偏差）の逆数（つまり、ばらつきの小ささを表す。）をＢ、ユーザ毎の取り出し操作の割合をＣ、トレイ毎の取り出し操作の割合をＤ、システムが決定する重みをｗ１～ｗ４、ユーザ設定（お気に入り）の定数をｗ５とした場合、項目評価値Ｖは、以下の式（１）で表される。

【0094】

Ｖ＝Ａ×ｗ１＋Ｂ×ｗ２＋Ｃ×ｗ３＋Ｄ×ｗ４＋ｗ５ ・・・（１）

【0095】

但し、ｗ１≧ｗ２≧ｗ３≧ｗ４、ｗ５（お気に入り）＝０、又は、ｗ５＞＞ｗ１

【0096】

なお、最適な重みの決定のために、例えば、機械学習等のロジックを入れても良い。定数ｗ５は、外部要因であり、ユーザによって適宜設定される。定数ｗ５を設定する場合、ユーザが特に使用したい項目が選択され易くなるように比較的大きな値を設定することが望ましい。

【0097】

具体的に、上述の図４（Ａ）に示す項目決定マトリクス１５Ｄを用いた項目評価値の計算例を示す。なお、図４（Ａ）の例では、属性名が「文書種」でタイプが「ｓｔｒｉｎｇ（文字列）」の項目（識別子（ＣｌａｓｓｉｆｉｃａｔｉｏｎＩｄ）＝１）について、総文書数１００件のうち、属性値「請求書」が４９件、属性値「見積書」が１件、説明不能な文書が５０件とする。また、属性名が「業務」でタイプが「ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ（特定のカテゴリ）」の項目（識別子＝２）について、総文書数１００件のうち、属性値「受注」が３０件、属性値「発注」が５０件、説明不能な文書が２０件とする。また、属性名が「担当者」でタイプが「ｕｓｅｒ」の項目（識別子＝３）について、総文書数１００件のうち、属性値「Ｕｓｅｒ－Ａ」が５０件、属性値「Ｕｓｅｒ－Ｂ」が５０件とする。

【0098】

識別子＝１の項目では、重みｗ１＝ｗ２＝ｗ３＝ｗ４＝１、定数ｗ５＝０とすると、項目評価値Ｖ１は、以下のように求まる。

【0099】

Ｖ１＝５０／１００＋１／２２．８７＋０／３０＋３／３０≒０．６４

【0100】

識別子＝２の項目では、重みｗ１＝ｗ２＝ｗ３＝ｗ４＝１、定数ｗ５＝０とすると、項目評価値Ｖ２は、以下のように求まる。

【0101】

Ｖ２＝８０／１００＋１／１２．４７＋２８／３０＋１８／３０≒２．４１

【0102】

識別子＝３の項目では、重みｗ１＝ｗ２＝ｗ３＝ｗ４＝１、定数ｗ５＝０とすると、項目評価値Ｖ３は、以下のように求まる。

【0103】

Ｖ３＝１００／１００＋１／５．７２＋２／３０＋９／３０≒１．５４

【0104】

また、上述の図４（Ｂ）に示す項目決定マトリクス１５Ｄを用いた項目評価値の計算例を示す。図４（Ｂ）の例では、識別子＝１の項目についてユーザ設定が有効、つまり、お気に入り登録されている。

【0105】

識別子＝１の項目では、重みｗ１＝ｗ２＝ｗ３＝ｗ４＝１、定数ｗ５＝３とすると、項目評価値Ｖ１は、以下のように求まる。

【0106】

Ｖ１＝５０／１００＋１／２２．８７＋０／３０＋３／３０＋３≒３．６４

【0107】

識別子＝２の項目では、重みｗ１＝ｗ２＝ｗ３＝ｗ４＝１、定数ｗ５＝０とすると、項目評価値Ｖ２は、以下のように求まる。

【0108】

Ｖ２＝８０／１００＋１／１２．４７＋２８／３０＋１８／３０≒２．４１

【0109】

識別子＝３の項目では、重みｗ１＝ｗ２＝ｗ３＝ｗ４＝１、定数ｗ５＝０とすると、項目評価値Ｖ３は、以下のように求まる。

【0110】

Ｖ３＝１００／１００＋１／５．７２＋２／３０＋９／３０≒１．５４

【0111】

ステップＳ１０７では、ＣＰＵ１１が、ステップＳ１０６で計算した項目評価値に基づいて、表示の優先順位を決定し、決定した表示の優先順位を、一例として、上述の図４（Ａ）又は図４（Ｂ）に示す項目決定マトリクス１５Ｄに登録する。具体的に、上述の図４（Ａ）に示す項目決定マトリクス１５Ｄでは、項目評価値が高い順に、識別子＝２の項目、識別子＝３の項目、識別子＝１の項目の順で表示の優先順位が決定される。例えば、識別子＝１の項目と、識別子＝２の項目とを比較すると、分類可能な文書は識別子＝２の項目の方が多く、属性値のばらつきは識別子＝２の項目の方が小さく、ユーザ毎の操作履歴（取り出し回数）は識別子＝２の項目の方が多い。これらより識別子＝２の項目の方がより良い分類と言える。

【0112】

また、上述の図４（Ｂ）に示す項目決定マトリクス１５Ｄでは、項目評価値が高い順に、識別子＝１の項目、識別子＝２の項目、識別子＝３の項目の順で表示の優先順位が決定される。識別子＝１の項目は、ユーザ設定が有効、つまり、お気に入り登録されているため、表示の優先順位が高くなる。

【0113】

なお、上記では、分類可能な文書の割合Ａ、ばらつきの程度を示す指標値（標準偏差）の逆数Ｂ、ユーザ毎の取り出し操作の割合Ｃ、及び、トレイ毎の取り出し操作の割合Ｄを全て用いて項目の優先順位を決定した。項目の優先順位の決定方法は、これに限定されない。例えば、分類可能な文書の割合Ａ、及び、ばらつきの程度を示す指標値（標準偏差）の逆数Ｂの少なくとも一方を用いて優先順位を決定してもよいし、ユーザ毎の取り出し操作の割合Ｃを用いて優先順位を決定してもよい。また、ユーザ毎の取り出し操作の割合Ｃだけで十分な精度が出ない場合には、ユーザ毎の取り出し操作の割合Ｃ、及び、トレイ毎の取り出し操作の割合Ｄを用いて優先順位を決定してもよい。更には、分類可能な文書の割合Ａ、ばらつきの程度を示す指標値（標準偏差）の逆数Ｂ、ユーザ毎の取り出し操作の割合Ｃ、及び、トレイ毎の取り出し操作の割合Ｄの少なくとも１つを用いて優先順位を決定してもよい。

【0114】

ステップＳ１０８では、ＣＰＵ１１が、一例として、上述の図４（Ａ）又は図４（Ｂ）に示す項目決定マトリクス１５Ｄに登録された表示の優先順位に従って、項目を選択する。つまり、ステップＳ１０６の項目の計算で求めた項目評価値の高いものから順に選択する。項目別取り出しボタン３３の表示可能な最大項目数に応じて、分類項目を選択する。項目別取り出しボタン３３の最大項目数は、例えば、２件以上４件以下とされる。例えば、項目別取り出しボタン３３の最大項目数が２件の場合、図１１に示すボタン項目になる。

【0115】

図１１は、本実施形態に係る最大項目数が２件の場合の項目別取り出しボタン３３の一例を示す正面図である。

【0116】

図１１に示すように、項目別取り出しボタン３３には、属性名が「文書種」でタイプが「ｓｔｒｉｎｇ（文字列）」の項目、及び、属性名が「業務」でタイプが「ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ（特定のカテゴリ）」の項目の２つの項目が表示される。

【0117】

また、計算結果の項目評価値が同じであった場合、例えば、（１）ユーザの取り出し操作履歴があり、かつ、日時が新しい項目を選択する。（２）上記（１）で決まらなかった場合は、トレイの取り出し操作履歴を更に追加して同様の計算を行う。（３）上記（２）で決まらなかった場合は、システムがランダムで決定する。

【0118】

ステップＳ１０９では、ＣＰＵ１１が、項目を示すラベル名を生成する。分類項目数が最大項目数以下である場合には、分類された項目のラベル名を生成し、分類項目数が最大項目数よりも多い場合には、表示の優先順位が高い項目から順にラベル名を生成する。ラベル名は、例えば、属性名に基づいて生成する。一例として、図１２に示すように、属性名が「文書種」でタイプが「ｓｔｒｉｎｇ（文字列）」の項目の場合、ラベル名は「文書種別」と生成され、属性名が「業務」でタイプが「ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ（特定のカテゴリ）」の項目の場合、ラベル名は「業務別」と生成される。このとき、ラベル名と仕分けマップ１５Ｅの識別子（ＣｌａｓｓｉｆｉｃａｔｉｏｎＩｄ）とを対応付ける。

【0119】

図１２は、本実施形態に係るラベル名が生成された項目別取り出しボタン３３の一例を示す正面図である。

【0120】

図１２に示す項目別取り出しボタン３３には、属性名が「文書種」でタイプが「ｓｔｒｉｎｇ（文字列）」の項目に対応してラベル名「文書種別」が生成され、属性名が「業務」でタイプが「ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ（特定のカテゴリ）」の項目に対応してラベル名「業務別」が生成される。

【0121】

ステップＳ１１０では、ＣＰＵ１１が、ステップＳ１０９で生成したラベル名を項目別取り出しボタン３３に配置し、項目別取り出しボタン３３を主作業領域３０に表示する制御を行い、本情報処理プログラム１５Ａによる一連の処理を終了する。

【0122】

次に、図１３～図１５を参照して、本実施形態に係る文書管理システムを受発注業務に適用した場合について具体的に説明する。

【0123】

図１３は、本実施形態に係る受発注業務の流れの説明に供する図である。

【0124】

図１３の例では、取引先毎に共有トレイ３７を有し、作業者Ａ及び作業者Ｂの各々が共有トレイ３７を操作可能とされる。作業者Ａ及び作業者Ｂが同時に作業を行う場合も有り得る。作業者Ａ及び作業者Ｂの上長は、共有トレイ３７内の文書のステータスを見ることができる。

【0125】

図１３の（Ｓ１１）では、作業者Ｂが、共有トレイ３７から発注業務に関する文書を端末装置２０の受発注業務用共有作業領域３５に取り出す。

【0126】

（Ｓ１２）では、作業者Ｂが、受発注業務用共有作業領域３５に取り出した文書の承認依頼を行うために、当該文書を上長が使用する端末装置の個人トレイ３８に格納する。

【0127】

（Ｓ１３）では、上長が、自身の個人トレイ３８から、承認を行う文書を個人作業領域３６に取り出す。

【0128】

（Ｓ１４）では、上長が、個人作業領域３６に取り出した文書に承認印を付与し、承認印が付与された承認済み文書を共有トレイ３７に格納する。

【0129】

一方、（Ｓ１５）では、作業者Ａが、共有トレイ３７から受注業務に関する文書を端末装置２０の受発注業務用共有作業領域３５に取り出す。

【0130】

（Ｓ１６）では、作業者Ａが、受発注業務用共有作業領域３５に取り出した文書のうち、承認済み文書を、日付・業務毎にフォルダに格納し保管する。

【0131】

図１４は、本実施形態に係る受発注業務に適用した場合の項目別取り出しボタン３９の一例を示す図である。

【0132】

図１４に示すように、いくつかの文書が配置されている主作業領域３０が端末装置２０に表示される。主作業領域３０には、共有トレイ３７がアイコン画像として表示される。共有トレイ３７にマウスオーバーすると、共有トレイ３７に格納されている文書のサムネイル画像３７Ａが表示されると共に、共有トレイ３７内の全ての文書を主作業領域３０に取り出す全て取り出しボタン３７Ｂが表示される。

【0133】

そして、全て取り出しボタン３７Ｂにマウスオーバーされると、全て取り出しボタン３７Ｂの表示を変化させ、主作業領域３０に項目別取り出しボタン３９が表示される。項目別取り出しボタン３９は、共有トレイ３７に格納された複数の文書を、共有トレイ３７から取り出す操作が関連付けられている。項目別取り出しボタン３９には、共有トレイ３７に格納された複数の文書の各々の属性に応じて変化する項目により、共有トレイ３７から文書を分類して取り出す操作が関連付けられている。図１４の例では、共有トレイ３７に領収書が多く入っている場合、項目別取り出しボタン３９には、項目を示すラベル名として、「品目別」、「日付別」、「送付控」、及び「入金待ち」が配置される。また、共有トレイ３７に見積書と発注書が半々くらい入っている場合、項目別取り出しボタン３９には、項目を示すラベル名として、「文書種別」、「受信日別」、「納期別」、及び「合意済み」が配置される。

【0134】

図１５は、本実施形態に係る受発注業務に適用した場合の項目別取り出しボタン３９の別の例を示す図である。

【0135】

図１５の例では、作業者Ａが共有トレイ３７を操作する場合、項目別取り出しボタン３９には、項目を示すラベル名として、「担当者別」、「受注日別」、「業務別」、及び「承認可否毎」が配置される。また、作業者Ｂが共有トレイ３７を操作する場合、項目別取り出しボタン３９には、項目を示すラベル名として、「業務別」及び「納品日別」が配置される。

【0136】

このように本実施形態によれば、トレイに格納された文書の属性に応じて、文書の取り出し方を可変にする。このため、ユーザがトレイから所望の文書を取り出すことが容易となる。

【0137】

[第２の実施形態]
本実施形態では、項目別取り出しボタンの操作によって取り出された項目毎の文書を含む副作業領域を主作業領域の適切な位置に配置する形態について説明する。

【0138】

図１６は、第２の実施形態に係る情報処理装置１０Ａの機能的な構成の一例を示すブロック図である。

【0139】

図１６に示すように、本実施形態に係る情報処理装置１０ＡのＣＰＵ１１は、属性取得部１１Ａ、類似文書検索部１１Ｇ、配置計算部１１Ｈ、副作業領域生成部１１Ｊ、文書移動部１１Ｋ、及び配置制御部１１Ｌとして機能する。

【0140】

本実施形態に係る記憶部１５には、属性管理ＤＢ１５Ｂ、操作履歴管理ＤＢ１５Ｃ、項目決定マトリクス１５Ｄ、仕分けマップ１５Ｅ、及び副作業領域管理ＤＢ１５Ｆが記憶されている。なお、上記第１の実施形態で説明した情報処理装置１０が有する構成要素と同じ構成要素には同じ符号を付し、その繰り返しの説明は省略する。

【0141】

属性取得部１１Ａは、属性管理ＤＢ１５Ｂから、必要な情報を取得する。文書の格納先（例えば、特定の主作業領域、特定の共有トレイ等）の情報を使って絞り込んで文書属性を取得する。取得する属性としては、各文書にユーザが予め登録した属性の他に、システムが自動的に登録する属性（例えば、識別子）等がある。また、主作業領域上にある文書について、主作業領域上の文書を示すサムネイルの表示位置、サムネイルの大きさ等の情報も併せて取得する。属性管理ＤＢ１５Ｂで管理される文書属性情報の一例を図１７に示す。

【0142】

図１７は、第２の実施形態に係る文書属性情報の一例を示す図である。

【0143】

図１７に示すように、文書の属性には、属性名、複数種類の属性値、サムネイルの表示位置、及びサムネイルの大きさ等が含まれる。文書の属性には、「ｄｏｃｕｍｅｎｔＩｄ」、「ｄｉｓｐｌａｙＸ」、「ｄｉｓｐｌａｙＹ」、「ｔｈｕｍｂｎａｉｌＷｉｄｔｈ」、「ｔｈｕｍｂｎａｉｌＨｅｉｇｈｔ」、及び「ｃｕｓｔｏｍＴａｇ」が含まれる。「ｄｏｃｕｍｅｎｔＩｄ」は文書を一意に特定する識別子を示す。「ｄｉｓｐｌａｙＸ」はワークスペース（＝主作業領域）上のサムネイルの位置（Ｘ座標）を示し、ワークスペースの左上を０（ゼロ）として整数値で表現される。「ｄｉｓｐｌａｙＹ」はワークスペース上のサムネイルの位置（Ｙ座標）を示し、ワークスペースの左上を０（ゼロ）として整数値で表現される。「ｔｈｕｍｂｎａｉｌＷｉｄｔｈ」はディスプレイ上で表示しているサムネイルの幅を示し、「ｔｈｕｍｂｎａｉｌＨｅｉｇｈｔ」はディスプレイ上で表示しているサムネイルの高さを示す。「ｃｕｓｔｏｍＴａｇ」はユーザが任意に設定できる属性を示す。

【0144】

また、文書の属性として、「ｎａｍｅ」は属性名（例えば、文書種）を示し、「ｖａｌｕｅ」は属性値（例えば、請求書）を示し、「ｔｙｐｅ」は属性の種類（例えば、ｓｔｒｉｎｇ：任意の文字列）を示す。

【0145】

また、文書の属性として、「ｎａｍｅ」は属性名（例えば、業務）を示し、「ｖａｌｕｅ」は属性値（例えば、受注）を示し、「ｔｙｐｅ」は属性の種類（例えば、ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ）を示す。ここでは説明の便宜上文字列を示している。属性の種類が”ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ”の場合、ユーザが予め登録した定数あるいはシステムが自動的に生成した定数を示す。

【0146】

また、文書の属性として、「ｎａｍｅ」は属性名（例えば、担当者）を示し、「ｖａｌｕｅ」は属性値（例えば、Ｕｓｅｒ－Ａ）を示し、「ｔｙｐｅ」は属性の種類（例えば、ｕｓｅｒ）を示す。属性の種類が”ｕｓｅｒ”の場合、リポジトリに登録済みのユーザを示す。

【0147】

類似文書検索部１１Ｇは、主作業領域に配置されている文書の中から、副作業領域に含まれる文書の属性と類似する属性を有する文書の集団を検索する。類似文書の検索は、既存技術（例えば、機械学習、人工知能（ＡＩ：Ａｒｔｉｆｉｃｉａｌ Ｉｎｔｅｌｌｉｇｅｎｃｅ）等）に置き換えてもよい。

【0148】

配置計算部１１Ｈは、主作業領域上の文書の配置から、副作業領域を表示するのに最適な領域を計算する。

【0149】

副作業領域生成部１１Ｊは、副作業領域管理ＤＢ１５Ｆに、副作業領域の識別子、親となる主作業領域の識別子、表示位置（Ｘ座標、Ｙ座標）、タイトル（例えば、ラベル名）、使用した分類等の情報を登録する。

【0150】

文書移動部１１Ｋは、文書の格納先を更新する。属性管理ＤＢ１５Ｂにアクセスして、トレイに入っている文書を副作業領域に移動したことを登録する。

【0151】

配置制御部１１Ｌは、文書移動部１１Ｋにより移動された文書を含む副作業領域を、主作業領域における、副作業領域に含まれる文書の属性と類似する属性を有する文書の近傍に配置する。配置制御部１１Ｌは、副作業領域の配置が完了したことをユーザに通知する。また、配置制御部１１Ｌは、主作業領域に配置された文書の近傍に副作業領域を配置する領域がない場合に、副作業領域を主作業領域の空き領域に配置する。この場合、配置制御部１１Ｌは、副作業領域を主作業領域の空き領域に配置したことを示すメッセージを表示する制御を行う。つまり、類似文書が集まっている領域から離れた場所に副作業領域が配置された場合は、そのことが分かるように、例えば、アイコン、ポップアップ等の表示も生成して表示する。

【0152】

次に、図１８を参照して、第２の実施形態に係る情報処理装置１０Ａの作用を説明する。

【0153】

図１８は、第２の実施形態に係る情報処理プログラム１５Ａによる処理の流れの一例を示すフローチャートである。

【0154】

まず、情報処理装置１０Ａに対して、副作業領域配置処理の実行が指示されると、ＣＰＵ１１により情報処理プログラム１５Ａが起動され、以下のステップを実行する。

【0155】

図１８のステップＳ１１１では、ＣＰＵ１１が、取り出し方の指定を受け付ける。項目別取り出しボタン３３のラベル名が指定されると、ラベル名に対応付けられた仕分けマップ１５Ｅの識別子（ＣｌａｓｓｉｆｉｃａｔｉｏｎＩｄ）を取得する。ここでは、項目別取り出しボタン３３の「業務別」が指定される。このとき、トレイの中に仕分けマップ１５Ｅ内にない文書、つまり、新着文書があった場合、新着文書の文書属性を取得して分類する。操作履歴管理ＤＢ１５Ｃに、ユーザが選んだ取り出し方を登録する。また、操作したユーザ、トレイの識別子、操作日時等の情報を、取り出し方と共に登録する。

【0156】

ステップＳ１１２では、ＣＰＵ１１が、主作業領域内の文書の属性を取得する。つまり、現在表示中の主作業領域内の文書一覧を取得し、主作業領域内の文書の属性を取得する。そして、ステップＳ１１１で指定された取り出し方（＝ラベル名）に基づいて、一例として、図１９に示すように、主作業領域内の各文書を分類する。

【0157】

図１９は、本実施形態に係る主作業領域内の各文書を分類する方法の説明に供する図である。

【0158】

図１９に示す主作業領域４０には、文書Ｄ１～文書Ｄ７がサムネイルとして表示されている。文書Ｄ１～文書Ｄ３は、属性名が「業務」でタイプが「ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ」で属性値が「受注」という属性を有している。また、文書Ｄ４は、属性名が「業務」でタイプが「ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ」で属性値が「発注」という属性を有している。また、文書Ｄ５～文書Ｄ７は、属性名が「業務」でタイプに「ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ」がついていない、すなわち、説明不能な文書という属性を有している。

【0159】

ステップＳ１１３では、ＣＰＵ１１が、分類毎に類似文書の集団を検出する。具体的に、注目文書に対する、近傍の文書の属性及び表示位置の距離から、類似文書の集団を求める。類似文書の集団の求め方は、例えば、公知の技術（クラスタリング等）を採用しても良い。なお、文書が同一座標にいくつも重なっていたり、多種多様な文書が密集していたりする場合は、正しく分類されない可能性がある。このため、前提として、主作業領域がある程度整理されていることが望ましい。また、処理に時間がかかる場合は、夜間のバッチ処理等で予め類似文書の集団を求めておいても良い。ここでは、一例として、図２０に示すように、類似文書の集団を求める。

【0160】

図２０は、本実施形態に係る類似文書の集団を求める方法の説明に供する図である。

【0161】

図２０（上図）に示す主作業領域４０は、横軸がＸ軸、縦軸がＹ軸、左上の座標が（０、０）となる座標系で表現される。なお、文書１、２、３はそれぞれ文書Ｄ１、Ｄ２、Ｄ３に対応し、文書Ｘは文書Ｄ４に対応し、文書Ｙ、４、５はそれぞれ文書Ｄ５、Ｄ６、Ｄ７に対応する。

【0162】

まず、文書１を注目文書として、Ｘ軸方向において最も近くに存在する文書が同一の分類か否かを判定する。同一の分類と判定した場合、Ｘ軸方向において次に近くに存在する文書が同一の分類か否かを判定する。以下、Ｘ軸方向においてこれを繰り返す。一方、同一の分類ではないと判定した場合、異なる分類の文書間の距離Ｌを求める。図２０（上図）の例では、文書１と文書Ｘとの距離Ｌ１を求め、距離Ｌ１を半径とした円の内部（左上から処理していく場合、円の１／４で良い。）の文書を全件取得し、同一の分類か否かを判定する。同様に、文書１と文書Ｙとの距離Ｌ２を求め、距離Ｌ２を半径とした円の内部の文書を全件取得し、同一の分類か否かを判定する。なお、Ｘ軸方向の処理の流れは、図２０（下図）に示すように、文書Ｘ、文書２、文書３、・・・の順になる。全文書についてＸ軸方向の探索を終了したら、Ｙ軸方向も同様に探索する。なお、Ｙ軸方向の処理の流れは、図２０（下図）に示すように、文書２、文書３、文書Ｙ、・・・の順になる。このとき、Ｘ軸方向の処理で分類済みの文書はスキップする。

【0163】

図２１は、本実施形態に係る類似文書の集団を求める別の方法の説明に供する図である。

【0164】

図２１に示すように、同一分類の文書が主作業領域４０内に分かれている場合は、その他の文書属性の比較を行い、特徴づけることができる属性を探す。特徴づけることができる場合、別の類似文書集団と判定する。

【0165】

図２１の例では、文書１、２、３の分類と文書α、β、γの分類とを比較した場合、属性名が「業務」でタイプが「ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ」で属性値が「受注」という属性は一致する。一方、属性名が「担当者」でタイプが「ｕｓｅｒ」という属性が異なる。この場合、属性名が「担当者」でタイプが「ｕｓｅｒ」という属性で特徴づけることができる。一方、特徴づけることができなかった場合、文書数が多い方を「類似文書集団の代表」とする。なお、処理に時間がかかる場合は、上述したように、夜間のバッチ処理等で予め類似文書の集団を求めておいても良い。

【0166】

ステップＳ１１４では、ＣＰＵ１１が、類似文書の集団を含む類似文書領域を導出する。例えば、図２２に示すように、分類毎に以下の処理を実施し、類似文書が集まっている領域を求める。

【0167】

図２２は、本実施形態に係る類似文書領域を導出する方法の説明に供する図である。

【0168】

図２２（上図）に示す主作業領域４０において、文書Ｄ１～Ｄ３が類似文書の集団となるため、これら文書Ｄ１～Ｄ３に対して、Ｙｍｉｎ、Ｙｍａｘ、Ｘｍｉｎ、及びＸｍａｘを定める。Ｙｍｉｎは、Ｙ軸方向の最小値を持つ文書Ｄ１のサムネイル画像の上端の座標を示し、Ｙｍａｘは、Ｙ軸方向の最大値を持つ文書Ｄ２のサムネイル画像の下端の座標を示す。Ｘｍｉｎは、Ｘ軸方向の最小値を持つ文書Ｄ１のサムネイル画像の左端の座標を示し、Ｘｍａｘは、Ｘ軸方向の最大値を持つ文書Ｄ３のサムネイル画像の右端の座標を示す。図２２（下図）に示すように、これらＹｍｉｎ、Ｙｍａｘ、Ｘｍｉｎ、及びＸｍａｘの値から類似文書領域４０Ａを求める。類似文書領域４０Ａは、例えば、矩形領域として表される。なお、類似文書が１件の場合には、当該類似文書のサイズから類似文書領域４０Ａが求まる。

【0169】

ステップＳ１１５では、ＣＰＵ１１が、類似文書領域の下又は右に所定サイズ以上の空き領域が有るか否かを判定する。所定サイズ以上の空き領域が有ると判定した場合（肯定判定の場合）、ステップＳ１１７に移行し、所定サイズ以上の空き領域がないと判定した場合（否定判定の場合）、ステップＳ１１６に移行する。具体的に、ステップＳ１１４で求めた類似文書領域４０Ａの高さ及び幅を求める。このとき、幅＞高さであれば、横長の矩形領域のため、類似文書領域４０Ａの下、つまり、Ｙ軸方向に探索し、高さ＞幅であれば、縦長の矩形領域のため、類似文書領域４０Ａの右、つまり、Ｘ軸方向に探索する。それぞれの探索方向に、一例として、上述の図２２（下図）に示すように、システムで定めたマージン、並びに、サムネイル画像の高さ及び幅に基づき計算した所定サイズ内に文書があるか否かを判定する。この場合、所定サイズ内に文書があれば、空き領域はなく、所定サイズ内に文書がなければ、空き領域があると判定される。なお、サムネイル画像の高さ及び幅が可変のシステムの場合、標準的なサムネイル画像（例えば、Ａ４サイズの文書）を利用してもよいし、トレイから取り出す予定の文書のサムネイル画像の高さ及び幅を利用してもよい。

【0170】

ステップＳ１１６では、ＣＰＵ１１が、類似文書領域の右又は下に所定サイズ以上の空き領域が有るか否かを判定する。所定サイズ以上の空き領域が有ると判定した場合（肯定判定の場合）、ステップＳ１１７に移行し、所定サイズ以上の空き領域がないと判定した場合（否定判定の場合）、ステップＳ１１９に移行する。幅＞高さであれば、類似文書領域４０Ａの右、つまり、Ｘ軸方向に探索し、高さ＞幅であれば、類似文書領域４０Ａの下、つまり、Ｙ軸方向に探索する。このステップＳ１１６では、上記ステップＳ１１５と同様の探索を軸の方向を変えて実行する。

【0171】

ステップＳ１１７では、ＣＰＵ１１が、副作業領域を生成する。具体的に、副作業領域のタイトルを決定する。タイトルは、例えば、属性名が「業務」でタイプが「ｃａｔｅｇｏｒｙ：ｗｏｒｋ」で属性値が「受注」の場合、[業務：受注]等と決定する。そして、トレイから取り出す文書数に応じて、副作業領域の大きさ、つまり、高さ及び幅を決定する。

【0172】

ステップＳ１１８では、ＣＰＵ１１が、一例として、上述の仕分けマップ１５Ｅの識別子（ＣｌａｓｓｉｆｉｃａｔｉｏｎＩｄ）を用いて、類似文書領域の近傍に副作業領域を配置する。このとき、副作業領域管理ＤＢ１５Ｆに副作業領域の識別子、表示位置（Ｘ座標、Ｙ座標）、タイトル、使用した分類等の情報を登録する。

【0173】

図２３は、本実施形態に係る副作業領域の生成及び配置方法の説明に供する図である。

【0174】

図２３（上図）の例では、次の条件を満たすように副作業領域の大きさを決定する。
（条件１）幅の最大値は、Ｙｍｉｎ、Ｙｍａｘ、Ｘｍｉｎ、及びＸｍａｘで定まる矩形領域の幅＋マージンとする。但し、Ｙｍｉｎ、Ｙｍａｘ、Ｘｍｉｎ、及びＸｍａｘで定まる矩形領域の幅＋マージンのサイズではトレイ内の該当文書が全て取り出せない場合、代表となる類似文書の矩形領域の幅＋省略記号「・・・」とする。
（条件２）高さの最大値は、Ｙｍｉｎ、Ｙｍａｘ、Ｘｍｉｎ、及びＸｍａｘで定まる矩形領域の高さ＋マージンとする。
（条件３）他の分類の矩形領域に重ならない。

【0175】

また、図２３（下図）に示す主作業領域４０には、上記条件１～３を満たすように、副作業領域４１～４３が配置される。副作業領域４１は、文書Ｄ１～Ｄ３を含む類似文書領域の近傍に配置され、副作業領域４２は、文書Ｄ４を含む類似文書領域の近傍に配置され、副作業領域４３は、文書Ｄ６を含む類似文書領域の近傍に配置される。

【0176】

ステップＳ１１９では、ＣＰＵ１１が、対象の分類については副作業領域が生成出来なかったＮＧ分類として、ＮＧ分類の数をインクリメントする。ＮＧ分類の数はシステムに登録される。

【0177】

ステップＳ１２０では、ＣＰＵ１１が、全ての分類について処理が終了したか否かを判定する。全ての分類について処理が終了したと判定した場合（肯定判定の場合）、ステップＳ１２１に移行し、全ての分類について処理が終了していないと判定した場合（否定判定の場合）、ステップＳ１１５に戻り処理を繰り返す。

【0178】

ステップＳ１２１では、ＣＰＵ１１が、ＮＧ分類について主作業領域内の空き領域を探索する。具体的に、以下の処理を順番に実行する。

【0179】

（１）全文書を対象として、Ｘ軸方向及びＹ軸方向の座標の最大値を取得する。座標の最大値が小さい文書から順に処理を実行する。例えば、文書の幅＞文書の高さである場合、文書の下側から探索する。
（２）上記ステップＳ１１５と同様の空き領域探索処理を行う。このとき、文書又は副作業領域が配置されている場合は、その領域の更に下又は右を探索する。探索中の方向の座標の最大値を取得し、その最大値より大きい場合、判定結果はＮＧとなる。
（３）上記ステップＳ１１６と同様の空き領域探索処理を行う。

【0180】

ステップＳ１２２では、ＣＰＵ１１が、上記ステップＳ１１７と同様の副作業領域生成処理を行い、生成した副作業領域を、上記ステップＳ１２１での探索により得られた主作業領域内の空き領域に配置する。

【0181】

ステップＳ１２３では、ＣＰＵ１１が、類似文書領域から離れた場所に副作業領域を配置したことを示すメッセージを表示する制御を行う。つまり、副作業領域が類似文書領域の近くに配置されなかったため、一見するとどこに副作業領域が配置されたが分からない。そのため、アイコン、リンク等を使って、副作業領域が配置されたことを明示的に示すようにする。

【0182】

図２４は、本実施形態に係る副作業領域の配置方法の説明に供する図である。

【0183】

図２４に示す主作業領域４０には、画面上に非表示とされ、画面スクロール操作によって表示される非表示領域４４が含まれる。

【0184】

例えば、非表示領域４４には、[業務：発注]というタイトルを持つ副作業領域４２が配置されているが、ユーザからは一見して分からない。このため、表示中の主作業領域４０にポップアップ４５を表示する。なお、画面上に該当する副作業領域４２が表示されている場合はポップアップ４５の表示が消える。また、副作業領域４２が表示、操作された場合、あるいは、副作業領域４２中の文書が表示、操作された場合、ポップアップ４５が消える。また、ポップアップ４５が押下されると、副作業領域４２がある場所まで自動的にスクロールされる。

【0185】

また、例えば、主作業領域４０の画面上に該当の分類文書（例えば、文書Ｄ５）が表示された場合には、対応する副作業領域を示すアイコン４６を表示する。これは、画面上の文書の分類が保存されている場合に有効とされる。アイコン４６が押下されると、副作業領域がある場所まで自動的にスクロールされる。１つの文書に対して複数の副作業領域が割り当てられている場合、アイコン４６にマウスオーバーすることで、どの副作業領域を表示させるか選択することが可能とされる。

【0186】

ステップＳ１２４では、ＣＰＵ１１が、全てのＮＧ分類について処理が終了したか否かを判定する。全てのＮＧ分類について処理が終了していないと判定した場合（否定判定の場合）、ステップＳ１２１に戻り処理を繰り返し、全てのＮＧ分類について処理が終了したと判定した場合（肯定判定の場合）、本情報処理プログラム１５Ａによる一連の処理を終了する。

【0187】

次に、図２５及び図２６を参照して、本実施形態に係る文書管理システムを承認業務に適用した場合について具体的に説明する。

【0188】

図２５は、本実施形態に係る承認業務に適用した場合の主作業領域４０の一例を示す正面図である。図２５の例では、個人トレイ４７を有し、上長が個人トレイ４７を操作可能とされる。

【0189】

図２５の（Ｓ２１）では、ＣＰＵ１１が、いくつかの文書が配置されている主作業領域４０を上長の端末装置２０に表示する制御を行う。主作業領域４０には、個人トレイ４７がアイコン画像として表示される。個人トレイ４７には、新着（未処理）の文書数として「５」が表示される。個人トレイ４７にマウスオーバーすると、個人トレイ４７に格納されている文書のサムネイル画像４７Ａが表示されると共に、個人トレイ４７内の全ての文書を主作業領域４０に取り出す全て取り出しボタン４７Ｂが表示される。全て取り出しボタン４７Ｂにマウスオーバーされると、全て取り出しボタン４７Ｂの表示を変化させ、主作業領域４０に項目別取り出しボタン（図示省略）を表示する制御を行う。

【0190】

（Ｓ２２）では、ＣＰＵ１１が、主作業領域４０に、上記項目別取り出しボタンの操作によって取り出された文書を含む副作業領域４８、４９を表示する制御を行う。副作業領域４８は新着の５件の文書のうちの３件の文書を含む領域であり、副作業領域４９は新着の５件の文書のうちの２件の文書を含む領域である。

【0191】

図２６は、本実施形態に係る承認業務に適用した場合の主作業領域４０の別の例を示す正面図である。

【0192】

図２６の（Ｓ３１）では、上長が、副作業領域４８に含まれる文書の内容を確認し、承認及び差し戻しのいずれかに手動で分類する。分類の結果、承認用の副作業領域４８Ａと、差し戻し用の副作業領域４８Ｂとが生成される。

【0193】

（Ｓ３２）では、上長が、承認用の副作業領域４８Ａに含まれる文書に承認印を付与し、承認済み文書を元の共有トレイに戻し、差し戻し用の副作業領域４８Ｂに含まれる文書に差し戻しの付箋を付与し、差し戻し付箋付き文書を元の共有トレイに戻す。

【0194】

このように本実施形態によれば、主作業領域内の類似文書の近傍に副作業領域が配置される。このため、トレイから取り出した全ての文書を主作業領域に直接配置する場合と比較して、主作業領域内の文書を整理し易くなる。

【0195】

なお、上記各実施形態において、プロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えば、ＣＰＵ：Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ、等）や、専用のプロセッサ（例えば、ＧＰＵ：Ｇｒａｐｈｉｃｓ ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ、ＡＳＩＣ：Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ、ＦＰＧＡ：Ｆｉｅｌｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｇａｔｅ Ａｒｒａｙ、プログラマブル論理デバイス、等）を含むものである。

【0196】

また、上記各実施形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであってもよい。また、プロセッサの各動作の順序は、上記各実施形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、適宜変更してもよい。

【0197】

以上、実施形態に係る情報処理装置を例示して説明した。実施形態は、情報処理装置が備える各部の機能をコンピュータに実行させるためのプログラムの形態としてもよい。実施形態は、これらのプログラムを記憶したコンピュータが読み取り可能な非一時的記憶媒体の形態としてもよい。

【0198】

その他、上記実施形態で説明した情報処理装置の構成は、一例であり、主旨を逸脱しない範囲内において状況に応じて変更してもよい。

【0199】

また、上記実施形態で説明したプログラムの処理の流れも、一例であり、主旨を逸脱しない範囲内において不要なステップを削除したり、新たなステップを追加したり、処理順序を入れ替えたりしてもよい。

【0200】

また、上記実施形態では、プログラムを実行することにより、実施形態に係る処理がコンピュータを利用してソフトウェア構成により実現される場合について説明したが、これに限らない。実施形態は、例えば、ハードウェア構成や、ハードウェア構成とソフトウェア構成との組み合わせによって実現してもよい。

【符号の説明】

【0201】

１０ 情報処理装置
１１ ＣＰＵ
１１Ａ 属性取得部
１１Ｂ 属性集計部
１１Ｃ 操作履歴取得部
１１Ｄ 項目計算部
１１Ｅ ラベル生成部
１１Ｆ 表示制御部
１１Ｇ 類似文書検索部
１１Ｈ 配置計算部
１１Ｊ 副作業領域生成部
１１Ｋ 文書移動部
１１Ｌ 配置制御部
１２ ＲＯＭ
１３ ＲＡＭ
１４ Ｉ／Ｏ
１５ 記憶部
１５Ａ 情報処理プログラム
１５Ｂ 属性管理ＤＢ
１５Ｃ 操作履歴管理ＤＢ
１５Ｄ 項目決定マトリクス
１５Ｅ 仕分けマップ
１５Ｆ 副作業領域管理ＤＢ
１６ 表示部
１７ 操作入力部
１８ 通信部
２０、２０Ａ、２０Ｂ 端末装置
３０ 主作業領域
３１ トレイ
３３ 項目別取り出しボタン
３４ 副作業領域
１００ 文書管理システム

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】

【図17】

【図18】

【図19】

【図20】

【図21】

【図22】

【図23】

【図24】

【図25】

【図26】