特許 6028813 情報処理システム、情報処理方法、及びプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6028813

(24)【登録日】2016年10月28日

(45)【発行日】2016年11月24日

(54)【発明の名称】情報処理システム、情報処理方法、及びプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 50/18 20120101AFI20161114BHJP

   G06F 21/62 20130101ALI20161114BHJP

【ＦＩ】

   G06Q50/18 310

   G06F21/62 309

【請求項の数】11

【全頁数】24

(21)【出願番号】特願2015-2563(P2015-2563)

(22)【出願日】2015年1月8日

(62)【分割の表示】特願2011-25043(P2011-25043)の分割

【原出願日】2011年2月8日

(65)【公開番号】特開2015-97115(P2015-97115A)

(43)【公開日】2015年5月21日

【審査請求日】2015年2月6日

(73)【特許権者】

【識別番号】000006747

【氏名又は名称】株式会社リコー

(74)【代理人】

【識別番号】100107766

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠重

(74)【代理人】

【識別番号】100070150

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠彦

(72)【発明者】

【氏名】山本 英昭

(72)【発明者】

【氏名】島田 直樹

(72)【発明者】

【氏名】原 達也

(72)【発明者】

【氏名】櫻井 健裕

(72)【発明者】

【氏名】佐藤 博昭

【審査官】 毛利 太郎

(56)【参考文献】

【文献】 特開２００２−０３２５２７（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００９−１６５０８８（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１２−１６４１９９（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００９−１３４５４９（ＪＰ，Ａ）

【文献】 米国特許第０６９０３８３８（ＵＳ，Ｂ１）

【文献】 米国特許出願公開第２００６／０２９１７２７（ＵＳ，Ａ１）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｑ １０／００−９９／００

Ｇ０６Ｆ ２１／６２

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

複数の端末とネットワークを介して接続された一以上の情報処理装置とからなる情報処理システムであって、
第一の端末の情報を含む属性情報を記憶した属性記憶手段と、
該第一の端末から第一のドキュメントデータを受信する第一の受信手段と、
前記第一の受信手段により受信した第一のドキュメントデータの属性情報を前記属性記憶手段から取得し、取得した属性情報から変換されたコード情報を含む第二のドキュメントデータを生成する生成手段と、
生成した前記第二のドキュメントデータを記憶するドキュメントデータ記憶手段と、
第二の端末に対し、前記第二のドキュメントデータを送信する第一の送信手段と、
前記第二の端末で読み取ることにより生成された第三のドキュメントデータを受信する第二の受信手段と、
受信した第三のドキュメントデータに含まれる前記コード情報から変換された前記属性情報を抽出する抽出手段と、
抽出された前記属性情報に基づき前記第三のドキュメントデータの送信先を特定し、該送信先である第一の端末に対し、受信した前記第三のドキュメントデータを送信する第二の送信手段と、
前記ドキュメントデータ記憶手段に記憶された前記第二のドキュメントデータと、前記第二の端末から受信した前記第三のドキュメントデータとを照合することにより、修正箇所を検出する修正検出手段と、を有し、
前記第二の送信手段は、
前記修正検出手段により修正箇所を検出した場合、前記第三のドキュメントデータとともにその旨通知する、
ことを特徴とする情報処理システム。

【請求項2】

前記第二のドキュメントデータは、前記第一のドキュメントデータの属性情報から変換されたコード画像を含み、
前記第三のドキュメントデータは、画像データ形式の前記第二のドキュメントデータである、請求項１に記載の情報処理システム。

【請求項3】

前記属性記憶手段は、さらに出願期限を含む前記第一のドキュメントデータの属性情報を予め記憶することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理システム。

【請求項4】

前記修正検出手段は、前記ドキュメントデータ記憶手段に記憶された前記第二のドキュメントデータと、前記第二の端末から受信した前記第三のドキュメントデータとを比較し、互いに対応する画素色を照合し、該画素色に差異があるときには修正箇所として検出すること、
を特徴とする請求項１乃至３のいずれか一項に記載の情報処理システム。

【請求項5】

前記修正検出手段は、前記ドキュメントデータ記憶手段に記憶された前記第二のドキュメントデータと、前記第二の端末から受信した前記第三のドキュメントデータとを比較するとき、互いに対応するページを所定数に領域分割し、分割領域毎に互いに対応する画素色を照合し、該画素色に差異があるときには修正箇所として分割領域を検出すること、
を特徴とする請求項４記載の情報処理システム。

【請求項6】

複数の端末とネットワークを介して接続された一以上の情報処理装置とからなる情報処理システムにおける情報処理方法であって、
前記情報処理装置は、
第一の端末の情報を含む属性情報を属性記憶手段に記憶する属性記憶手順と、
該第一の端末から第一のドキュメントデータを受信する第一の受信手順と、
前記第一の受信手順により受信した第一のドキュメントデータの属性情報を前記属性記憶手段から取得し、取得した属性情報から変換されたコード情報を含む第二のドキュメントデータを生成する生成手順と、
生成した前記第二のドキュメントデータをドキュメントデータ記憶手段に記憶するドキュメントデータ記憶手順と、
第二の端末に対し、前記第二のドキュメントデータを送信する第一の送信手順と、
前記第二の端末で読み取ることにより生成された第三のドキュメントデータを受信する第二の受信手順と、
受信した第三のドキュメントデータに含まれる前記コード情報から変換された前記属性情報を抽出する抽出手順と、
抽出された前記属性情報に基づき前記第三のドキュメントデータの送信先を特定し、該送信先である第一の端末に対し、受信した前記第三のドキュメントデータを送信する第二の送信手順と、
前記ドキュメントデータ記憶手段に記憶された前記第二のドキュメントデータと、前記第二の端末から受信した前記第三のドキュメントデータとを照合することにより、修正箇所を検出する修正検出手順と、を有し、
前記第二の送信手順は、
前記修正検出手順により修正箇所を検出した場合、前記第三のドキュメントデータとともにその旨通知する、
ことを特徴とする情報処理方法。

【請求項7】

前記第二のドキュメントデータは、前記第一のドキュメントデータの属性情報から変換されたコード画像を含み、
前記第三のドキュメントデータは、画像データ形式の前記第二のドキュメントデータである、請求項６に記載の情報処理方法。

【請求項8】

前記属性記憶手順は、さらに出願期限を含む前記第一のドキュメントデータの属性情報を予め記憶することを特徴とする請求項６又は７に記載の情報処理方法。

【請求項9】

前記修正検出手順は、前記ドキュメントデータ記憶手段に記憶された前記第二のドキュメントデータと、前記第二の端末から受信した前記第三のドキュメントデータとを比較し、互いに対応する画素色を照合し、該画素色に差異があるときには修正箇所として検出すること、
を特徴とする請求項６乃至８のいずれか一項に記載の情報処理方法。

【請求項10】

前記修正検出手順は、前記ドキュメントデータ記憶手段に記憶された前記第二のドキュメントデータと、前記第二の端末から受信した前記第三のドキュメントデータとを比較するとき、互いに対応するページを所定数に領域分割し、分割領域毎に互いに対応する画素色を照合し、該画素色に差異があるときには修正箇所として分割領域を検出すること、
を特徴とする請求項９記載の情報処理方法。

【請求項11】

請求項６ないし１０何れか一項記載の情報処理方法を情報処理装置に実行させるためのプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、情報処理システム、情報処理方法、及びプログラムの分野に関する。

【背景技術】

【0002】

企業が特許出願等を行うに際し、特許事務所にその出願書類（明細書等）の作成を依頼する場合がある。発明が完成すると、発明区（発明者）から知財部門へ発明届出書が上げられてくるので、知財部門は発明届出書とともに出願書類の作成を特許事務所に依頼する。

【0003】

特許事務所は、出願書類を作成すると知財部門にその出願書類（ドラフト）を送り、知財部門は出願書類の確認・検収を行う。修正がある場合、知財部門は特許事務所にその修正内容を伝達し、特許事務所はその修正内容に基づき修正作業を行う。最終的に出願書類の内容が確定すると、特許事務所は特許庁へ出願申請を行うとともに、出願番号が付与された申請済みの出願書類を知財部門へ納品する。

【0004】

ここで、出願書類の内容が確定し、出願書類が特許庁へ出願されるまでの間、知財部門（企業）と特許事務所の間では、多くの文書のやり取りが行われ、特に出願書類（ドラフト、修正原稿）が何度も両者間を往復することも多い。

【0005】

従来、知財部門（企業）と特許事務所の間での文書交換は、出願書類の秘匿性の点からＦＡＸが主流であった。この場合、特許事務所は出願書類を作成すると知財部門にその出願書類をＦＡＸし、知財部門は修正がある場合、出願書類のＦＡＸ原稿に手書きで修正を行ってから特許事務所にＦＡＸを行う。特許事務所はその修正内容に基づき修正作業を行う。

【0006】

近年インターネットの普及に伴い、このネットワークを利用して電子ファイルとして文書のやり取りを行うこともできるようになってきた。例えばＥメールに文書を添付するだけで、知財部門と特許事務所の間での文書交換を容易に行うことができる（但し暗号化の上）。

【0007】

また一般には、インターネット上のインターネット・ディスク・サービスなども知られており、サーバのＨＤＤに両者それぞれが文書をアップロード・ダウンロードし合うことにより文書交換を安全に行うものもある。

【0008】

また、ネットワークを介し電子文書の交換、やり取りを安全に行える文書交換システムも利用されており、送受信を行う両者側それぞれに文書交換プログラム（ツール）を端末にインストールし文書交換を安全に行うものである（例えば特許文献１参照）。

【0009】

文書交換システムでは大抵の場合管理機能も具備しているため、これを知財部門と特許事務所の間での文書交換に利用すれば、文書交換システム上にて特許事務所毎の案件管理をも行える。知財部門は専門取り扱い分野等に応じて特許事務所に依頼を行うため、複数の特許事務所とのやり取り（取引）を行う必要があるからである。

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0010】

しかしながら、従来の文書交換では一長一短であり、知財部門（企業）と特許事務所の間では出願書類の文書が扱われるという観点に着眼すると、それぞれ以下のような問題があった。

【0011】

（ａ）ＦＡＸによる文書交換方法は、長所として何よりも手軽であるとともに一定の安全性が確保される。また知財部門は出願書類に修正がある場合、出願書類のＦＡＸ原稿に手書きで修正を行うが、電子ファイルに直接修正するよりも手書き修正の方が勝手よい場合も多い。例えば明細書の文章などは電子ファイルに直接修正をかけてもよいが、複雑な図面の修正などは手書きで修正する方がやり易い。しかし一方、ＦＡＸの場合の短所として、紙ベースで出願書類が何度もやり取りされるため、取り扱いの煩雑さ、紙文書保管にかかる負担の増大がある。これらは電子ファイルにはない固有の短所である。またＦＡＸ回線上一定の安全性は担保されるが、何よりＦＡＸ番号の誤認、誤入力による誤送信リスクが付きまとう。なおまた手書き修正はよいが、修正は赤字等で修正されることが多いにもかかわらず修正の色が出ない。

【0012】

（ｂ）Ｅメール（暗号化）やインターネット・ディスク・サービスによる文書交換方法は、長所として手軽であるとともに一定の安全性が確保され、誤送信リスクも少なく、ＦＡＸと異なり紙ベースの扱いに起因する煩雑さや紙文書保管の心配もない。しかし一方短所として、文書管理の点で足りていない。つまり知財部門は複数の特許事務所とのやり取り（取引）を行う必要があり、また先願主義である特許出願は迅速に出願される必要があることからその期限管理は必須であるところ、そのような管理機能が足りない以上、知財部門と特許事務所の間での文書交換には利用に耐えないといえる。

【0013】

（ｃ）文書交換システムによる文書交換方法は、長所として一定の安全性が確保され、誤送信リスクもなく、ＦＡＸと異なり紙ベースの扱いに起因する煩雑さや紙文書保管の心配もない。また一定の管理機能も具備していれば管理上の使い勝手がよい。しかしながら、知財部門（企業）と特許事務所の間での文書交換では、出願書類が扱われるという観点からは例えば以下のようなニーズが依然強く、とすると従来の文書交換システムでは依然として改善すべき点があった。

【0014】

（ｃ１）出願書類の修正に関し、知財部門としては、電子ファイルに直接修正できるだけでなく、ときに手書き・色付きで修正したい（特に図面等）。但しＦＡＸ利用時のような紙ベースの扱いに起因する煩雑さや紙文書保管は排除したい。一方特許事務所としても、修正箇所を的確に認識し的確に修正を完了したい。

【0015】

（ｃ２）出願書類の交換に関し、知財部門としては、複数の特許事務所との文書やり取りを行うが、誤送信リスク（他の特許事務所への誤送信）は排除しつつも、簡単に操作して文書送受信したい。

【0016】

（ｃ３）出願書類の管理に関し、知財部門及び特許事務所は、複数の多くの出願案件を取り扱うが、期限管理は必須であり、失念リスクは排除したい。

【0017】

そこで本発明の一実施形態では上記のような点に鑑みて、例えば企業、特許事務所間で秘匿性の高い出願書類のドラフト及び修正原稿のやり取りを介して、出願案件の確実な出願完了までを支援する情報処理システム、情報処理方法、及びプログラムを提供することを目的とする。より具体的には、企業は修正原稿の修正箇所を容易に行え、その後安全且つ確実に特許事務所にデータを送信する。特許事務所としては修正原稿の修正箇所及び出願期限を容易に認識できるようにすることにより、出願案件を修正漏れなく期限内に確実に出願完了できるよう支援する情報処理システム等を本発明の一実施形態により提案する。

【課題を解決するための手段】

【0018】

上記課題を解決するため、本願請求項１では、複数の端末とネットワークを介して接続された一以上の情報処理装置とからなる情報処理システムであって、第一の端末の情報を含む属性情報を記憶した属性記憶手段と、該第一の端末から第一のドキュメントデータを受信する第一の受信手段と、前記第一の受信手段により受信した第一のドキュメントデータの属性情報を前記属性記憶手段から取得し、取得した属性情報から変換されたコード情報を含む第二のドキュメントデータを生成する生成手段と、生成した前記第二のドキュメントデータを記憶するドキュメントデータ記憶手段と、第二の端末に対し、前記第二のドキュメントデータを送信する第一の送信手段と、前記第二の端末で読み取ることにより生成された第三のドキュメントデータを受信する第二の受信手段と、受信した第三のドキュメントデータに含まれる前記コード情報から変換された前記属性情報を抽出する抽出手段と、抽出された前記属性情報に基づき前記第三のドキュメントデータの送信先を特定し、該送信先である第一の端末に対し、受信した前記第三のドキュメントデータを送信する第二の送信手段と、前記ドキュメントデータ記憶手段に記憶された前記第二のドキュメントデータと、前記第二の端末から受信した前記第三のドキュメントデータとを照合することにより、修正箇所を検出する修正検出手段と、を有し、前記第二の送信手段は、前記修正検出手段により修正箇所を検出した場合、前記第三のドキュメントデータとともにその旨通知する、ことを特徴とする。

【0023】

なお、本発明の構成要素、表現または構成要素の任意の組合せを、方法、装置、システム、コンピュータプログラム、記録媒体、などに適用したものも本発明の態様として有効である。

【発明の効果】

【0024】

本発明の一実施形態によれば、例えば企業、特許事務所間で秘匿性の高い出願書類のドラフト及び修正原稿のやり取りを介して、出願案件の確実な出願完了までを支援する情報処理システム、情報処理方法、及びプログラムを提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【0025】

【図1】本実施形態に係るシステム構成図（その１）である。

【図2】本実施形態に係るシステム構成図（その２）である。

【図3】文書交換サーバ１の一実施形態の主要構成を示すハードウェア構成図である。

【図4】文書交換サーバ１の一実施形態の主要機能を示す機能ブロック図である。

【図5】特許事務所マスタ例を示す。

【図6】知財部門マスタ例を示す。

【図7】出願案件管理テーブル例を示す。

【図8】出願書類ファイル管理テーブル例を示す。

【図9】出願案件（出願書類）の属性情報の登録フロー例を示す。

【図10】出願書類のドラフト送信フロー例を示す。

【図11】出願書類の印刷フロー例を示す。

【図12】印刷された出願書類の紙文書例（「出願明細書.doc」）を示す。

【図13】印刷された出願書類の紙文書例（「図面.pdf」）を示す。

【図14】手書き修正された出願書類の修正原稿例を示す。

【図15】手書き修正された出願書類の修正原稿例を示す。

【図16】修正された出願原稿の送付フロー例を示す。

【図17】明細書の修正箇所検出例を示す。

【図18】図面の修正箇所検出例を示す。

【図19】「出願明細書（修正）.pdf」用のレポート例を示す。

【図20】特許事務所に送信される「出願明細書（修正）.pdf」例を示す。

【図21】「図面（修正）.pdf」用のレポート例を示す。

【図22】特許事務所に送信される「図面（修正）.pdf」例を示す。

【発明を実施するための形態】

【0026】

以下、本発明を実施するための形態を各実施形態において図面を用いて説明する。

【0027】

[システム構成]
（全体構成）
はじめに、具体的な発明の内容を説明する前に、本発明を実施するにあたっての全体構成について説明する。図１は、本実施形態に係るシステム構成図（その１）である。図に示されるように、本実施形態に係る文書交換システム１００は、文書交換サーバ１、知財部門の端末２、ＭＦＰ３、特許事務所の端末４が、ネットワーク５を介し接続される。

【0028】

文書交換サーバ１は、知財部門と特許事務所が文書（例えば出願書類）のやり取りを行うための文書交換サーバである。一方側がもう一方側に文書を送信する際、文書交換サーバ１に対し文書を送信（アップロード）すると、もう一方側に対してはその旨の通知がなされるので、文書交換サーバ１からその文書を受信（ダウンロード）することにより、文書交換が行われる。文書交換サーバ１はデータセンター等に設置されうる。

【0029】

端末２は、知財部門のユーザ端末であり例えばＰＣ（Personal Computer）である。端末２は、少なくとも通知をメールで受信するためのメーラーと、必要に応じて文書交換サーバ１にアクセスするためのブラウザを備えている。

【0030】

ＭＦＰ（Multi-Function Peripheral）３は、プリンタ、コピーおよびスキャナなどの複数の機能を一つの筐体内に収納したデジタル複合機であり、画像形成装置として知られる機器である。なおまた本実施形態のＭＦＰ３は、文書交換サーバ１にアクセスするためのブラウザを備えている。

【0031】

端末４は、特許事務所のユーザ端末であり例えばＰＣである。端末４は、少なくとも通知をメールで受信するためのメーラーと、必要に応じて文書交換サーバ１にアクセスするためのブラウザを備えている。

【0032】

ネットワーク５は、各装置を接続するネットワーク（有線、無線含む）である。文書交換サーバ１、知財部門、特許事務所は物理的に遠隔地に位置するので、具体的には例えばインターネットで実現されうる。

【0033】

図２は、本実施形態に係るシステム構成図（その２）である。図１に示したように本実施形態に係る文書交換システム１００は、文書交換サーバ１、知財部門の端末２、ＭＦＰ３、特許事務所の端末４がネットワーク５を介し接続されるが、本図により３者間の業務フローをより詳細に示す。

【0034】

本実施形態においては、知財部門と特許事務所間にて発明届出書、出願書類（ドラフト）、出願書類（修正原稿）の文書が相互間で行われる。図に示されるように（１）知財部門は発明届出書（その他依頼書等）を特許事務所に送信する。（２）特許事務所は発明届出書を受信すると、ときに面談を経て依頼に応じ出願書類のドラフト（以下単に出願書類という）を作成する。

【0035】

（３）出願書類が出来上がると、特許事務所は知財部門に対し出願書類を送信するため、文書交換サーバ１にその出願書類を送信・アップロードする。（４）文書交換サーバ１は出願書類がアップロードされると、出願書類ファイルを必要に応じてファイル変換処理を行うとともに、バーコード（詳細後述）を生成しこれを出願書類ファイル中に埋め込む処理を行う。そしてまた出願書類がアップロードされた旨の通知メール端末２に対し送信する。

【0036】

（５）知財部門の端末２は通知メールを受信することにより出願書類がアップロードされたことを認知すると、ＭＦＰ３を操作し文書交換サーバ１にアクセスし、出願書類ファイルを受信・ダウンロードする。またこの出願書類の印刷・プリントアウトを行う。なおここで端末２から文書交換サーバ１にアクセスすれば出願書類（電子データ）を受信・ダウンロードできることはいうまでもないが、ここでは出願書類はＭＦＰ３により印刷されるものとして説明を進める。

【0037】

（６）知財部門又は発明者は、印刷された出願書類の原稿に対し、その内容を確認・検収する。そして修正がある場合には原稿に対し直接手書きで修正を行う。（７）知財部門は特許事務所に対し出願書類の修正原稿を送信するため、ＭＦＰ３を操作し、修正原稿のスキャンを行うとともに、スキャンした画像（電子データ）を文書交換サーバ１にアップロードする。

【0038】

（８）文書交換サーバ１は修正原稿がアップロードされると、画像中のバーコードを読み取って送信先を認識し、その送信先（特許事務所）に対し修正原稿がアップロードされた旨の通知メール端末４に対し送信する。また文書交換サーバ１は修正原稿に関するレポートを作成し、修正原稿の表紙に付加する。レポートは、修正箇所や出願期限等の情報が記載されるものであるが詳細は後述する。

【0039】

（９）特許事務所は、端末４が通知メールを受信することにより修正原稿がアップロードされたことを認知すると、端末４を操作し文書交換サーバ１にアクセスし、修正原稿を受信・ダウンロードする。（１０）特許事務所は、表紙に添付されたレポートを参照することにより修正原稿の修正内容及び出願期限を確認するとともに、修正箇所を漏れなく出願期限内に修正する。なお、修正後は知財部門に同様のフローで再び出願書類を送信し確認・検収を仰いでもよいし、知財部門からの指示に応じて特許庁へ出願手続きを完了させる。以下詳しく説明を行っていく。

【0040】

（ハードウェア）
ここで、本実施形態に係る文書交換サーバ１のハードウェア構成について簡単に説明しておく。図３は、文書交換サーバ１の一実施形態の主要構成を示すハードウェア構成図である。文書交換サーバ１は、主要な構成として、ＣＰＵ１０１、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０２、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０３、補助記憶装置１０４、記憶媒体読取装置１０５、入力装置１０６、表示装置１０７、及び通信装置１０８を含む構成である。

【0041】

ＣＰＵ１０１は、マイクロプロセッサ及びその周辺回路から構成され、装置全体を制御する回路である。また、ＲＯＭ１０２は、ＣＰＵ１０１で実行される所定の制御プログラム（ソフトウェア部品）を格納するメモリであり、ＲＡＭ１０３は、ＣＰＵ１０１がＲＯＭ１０２に格納された所定の制御プログラム（ソフトウェア部品）を実行して各種の制御を行うときの作業エリア（ワーク領域）として使用するメモリである。

【0042】

補助記憶装置１０４は、汎用のＯＳ（Operating System）、プログラムを含む各種情報を格納する装置であり、不揮発性の記憶装置であるＨＤＤ（Hard Disk Drive）などが用いられる。記憶媒体読取装置１０５には、ＵＳＢメモリ等の携帯型メディアをセットすることで、外部からの情報を取得できる。

【0043】

なお、上記各種情報は、補助記憶装置１０４以外にも、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk - ROM）やＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、ＵＳＢメモリ等の携帯型メディアなどの各種記憶媒体やその他のメディアに記憶されてもよく、これらの記憶媒体に格納された各種情報は、記憶媒体読取装置１０５などのドライブ装置を介して読み取ることが可能である。

【0044】

入力装置１０６は、ユーザが各種入力操作を行うための装置である。入力装置１０６は、マウス、キーボード、表示装置１０７の表示画面上に重畳するように設けられたタッチパネルスイッチなどを含む。表示装置１０７は、各種データを表示画面に表示する装置である。例えば、ＬＣＤ(Liquid Crystal Display)、ＣＲＴ(Cathode Ray Tube)などから構成される。

【0045】

通信装置１０８は、ネットワークを介して他の機器との通信を行う装置である。有線ネットワークや無線ネットワークなど含む各種ネットワーク形態に応じた通信をサポートする。

【0046】

なお端末２、端末４は上述の如くＰＣ等のユーザ端末であるため、図３と同様の構成で実現でき、ＭＦＰ３は従来のデジタル複合機によって実現可能であるため、これ以上の詳細な説明は省略する。

【0047】

（機能）
次に、文書交換サーバ１の機能構成について説明する。図４は、文書交換サーバ１の一実施形態の主要機能を示す機能ブロック図である。文書交換サーバ１は、主要な機能として、属性登録部１１１、記憶部１１２、受信部１１３、コード生成部１１４、送信部１１５、属性抽出部１１６、修正検出部１１７、レポート作成部１１８を含む構成である。

【0048】

属性登録部１１１は、出願書類の属性情報を記憶部１１２に予め登録する機能部である。発明が完成し知財部門が特許事務所へ出願書類の作成を依頼するにあたり、知財部門は出願案件を管理するため、これから特許事務所に作成されることになる出願書類に属性情報（出願案件管理情報ともいえる）を紐付けてサーバに登録する。例えば、発明ＮＯ、発明（名）、発明者（名）、依頼先の特許事務所、依頼日、出願期限等々である（具体例後述）。

【0049】

記憶部１１２は、例えばＨＤＤ１７で実現され、登録された出願書類の属性情報、出願書類ファイル、レポート、各種マスタ等々を記憶する。これら情報はＤＢ（データベース）によって管理されるが、ＤＢ内のデータ構成例については後述する。

【0050】

受信部１１３は、知財部門、特許事務所から各種情報を受信する通信部である。具体的には出願書類（ドラフト、修正原稿等）を受信する。

【0051】

コード生成部１１４は、特許事務所から出願書類（ドラフト）を受信すると、その出願書類の属性情報を記憶部１１２から取得し、取得した属性情報をコード画像（例えば２次元バーコード）に変換し、そのコード画像を受信した出願書類に埋め込んだコード付出願書類を生成する。このコード付出願書類は知財部門に送信される。

【0052】

送信部１１５は、知財部門、特許事務所から各種情報を送信する通信部である。具体的には出願書類（ドラフト、修正原稿等）を送信する。送信部１１５は送信準備が整うと、主体的に送信先に対し送信を実施することも勿論可能であるが、本実施形態においてはまず送信先に対しメール通知を行う。送信先はこのメール通知により出願書類がアップロードされ取得可能状態にあることを認識し、送信部１１５に対し取得要請（ダウンロード）を行えば、送信部１１５は送信先に対し出願書類を送信する。

【0053】

属性抽出部１１６は、知財部門から画像データ形式のコード付出願書類（手書き修正ありの修正原稿）を受信すると、コード付出願書類内のコード画像を属性情報に解読・変換することにより、出願書類の属性情報を抽出する。コード生成部１１４により、コード画像には出願書類の属性情報が埋め込まれているからである。

【0054】

修正検出部１１７は、特許事務所から受信した出願書類（ドラフト）と、知財部門から受信した画像データ形式のコード付出願書類（手書き修正ありの修正原稿）とを比較照合することにより、修正箇所（手書き修正箇所）を検出する。ここでいう画像データ形式のコード付出願書類は、即ち知財部門が出願書類（ドラフト）に対し確認・検収を行ない、手書きで修正したものをＭＦＰ３で読み取った画像データであるが、その詳細は後述する。

【0055】

レポート作成部１１８は、属性抽出部１１６が抽出した出願書類の属性情報や、修正検出部１１７が抽出した修正箇所に関する情報を含むレポートを作成する。またこのレポートを知財部門から受信した画像データ形式のコード付出願書類に添付する。つまり、知財部門から送信された出願書類（手書き修正ありの修正原稿）に対し、属性情報や修正に関する情報を付加してから特許事務所に送信（転送）するものである。詳細は後述する。

【0056】

なお、以上説明したこれらの機能は、実際にはＣＰＵ１０１が実行するプログラムにより実現される。

【0057】

（ＤＢデータ構成例）
上述のしたように記憶部１１２は、登録された出願書類の属性情報、出願書類ファイル、レポート、各種マスタ等々を記憶する。以下ＤＢ内のデータ構成例について説明する。

【0058】

図５は、特許事務所マスタ例を示す。文書交換サーバ１は予め依頼先の特許事務所の情報を保持する。図に示されるように、特許事務所マスタには、「特許事務所ＩＤ」〜「パスワード」などの情報が登録される。このうち「特許事務所ＩＤ」は特許事務所に対しシステム上固有（一意）に発行される識別子である。「ログインＩＤ」、「パスワード」は、特許事務所側が文書交換サーバ１にアクセスする際の認証に用いられるものである。なお図中は１つのみ登録されているが勿論複数を登録することも可能である。

【0059】

図６は、知財部門マスタ例を示す。知財部門マスタには、「部員名」〜「ＩＣ識別子」などの情報が登録される。このうち「ログインＩＤ」、「パスワード」は、知財部門側の知財部員が文書交換サーバ１にアクセスする際の認証に用いられるものである。また「ＩＣ識別子」は、部員が保有する自身のＩＣカードの識別子であり、これはＩＣカードによっても認証を行えるようにするものである。

【0060】

図７は、出願案件管理テーブル例を示す。発明が完成し知財部門が特許事務所へ出願書類の作成を依頼するにあたり、知財部門の知財担当は案件毎に出願案件を管理するため、出願案件テーブル内の情報（出願書類の属性情報）を登録する。よって案件数だけ出願案件テーブルが登録される。このうち「発明ＩＤ」は、出願案件に対しシステム上固有（一意）に発行される識別子である。また「特許事務所ＩＤ」は本出願案件を依頼する依頼先の特許事務所の特許事務所ＩＤである。例えば図に示される「発明ＩＤ」が「１３」の出願案件では、「特許事務所ＩＤ」が「１」であるので、特許事務所マスタ（図５）を参照すれば、「Ｉ国際特許事務所」が依頼先であることが分かる。

【0061】

図８は、出願書類ファイル管理テーブル例を示す。出願書類が出来上がると、特許事務所は知財部門に対し出願書類を送信するため、文書交換サーバ１にその出願書類をアップロードする。また知財部門は特許事務所に対し出願書類の修正原稿を送信するため、ＭＦＰ３を操作し、修正原稿のスキャンを行うとともに、スキャンした画像（電子データ）を文書交換サーバ１にアップロードする。この過程で知財部門と特許事務所との間でやり取りされた文書は文書交換サーバ１の記憶部１１２に保存され、その文書は出願書類ファイル管理テーブルにより管理される。また、知財部門から送信された出願書類（手書き修正あり）には、属性情報や修正に関する情報などのレポートが添付されるが、添付レポートもまたここで同様に管理されている。

【0062】

なお一例を説明すれば、図中のテーブル１行目が意味するところは、「発明ＩＤ」が１３の出願案件について、「特許事務所ＩＤ」１の特許事務所から「20100823 15：03」（日時）に知財部門に送信すべくサーバに「出願明細書.doc」、「図面.pdf（登録商標）」の２ファイルがアップロードされ、またこの２ファイルの実体格納先はＨＤＤ１７の「D:\1/13/」であることを示す。また、図中のテーブル４行目が意味するところは、「発明ＩＤ」が１３の出願案件について図面修正後、知財部門から「20100823 15：03」（日時）に「特許事務所ＩＤ」１の特許事務所に送信すべくサーバに「図面（修正）.pdf」のファイルがアップロードされ、またこのファイルの実体格納先はＨＤＤ１７の「D:\1/13/」であることを示す。またそのファイルに対し、「図面（修正）-report.pdf」のレポートファイルが添付されていることを示している。

【0063】

[業務フロー]
（属性登録）
図９は、出願案件（出願書類）の属性情報の登録フロー例を示す。発明が完成し知財部門が特許事務所へ出願書類の作成を依頼するにあたり、知財部門は出願案件を管理するため、これから特許事務所に作成されることになる出願書類に属性情報を紐付けて文書交換サーバ１（属性登録部１１１）に登録する。

【0064】

Ｓ１：知財部門（部員）は、端末２を操作し文書交換サーバ１にアクセスする。具体的にはブラウザを開き、文書交換サーバ１のＵＲＬへアクセスすればよい。そして自身の「ログインＩＤ」、「パスワード」を入力する。文書交換サーバ１は知財部門マスタ（図６）との照合によりユーザ認証を行う。

【0065】

Ｓ２：ログイン後、知財部門（部員）は「新規発明登録」ボタンを押下し、出願案件の登録を行う。

【0066】

Ｓ３：。知財部門の知財担当者は、画面の入力項目に沿って、出願案件の属性情報を入力する。例えば、発明ＮＯ、発明（名）、発明者（名）、依頼先の特許事務所、依頼日、出願期限等々である。また知財部門知財担当者は、発明届出書を特許事務所に対し「ファイル送信」しておく。

【0067】

４：文書交換サーバ１は、登録された属性情報を、上述の出願案件管理テーブル（図８）に格納する。なおまた知財部門からの発明届出書を特許事務所に対し「ファイル送信」する。

【0068】

（出願書類の送付）
図１０は、出願書類のドラフト送信フロー例を示す。特許事務所は知財部門から出願書類作成の依頼を受け、知財部門からの発明届出書を元に出願書類を作成する。出願書類のドラフトを作成すると、知財部門に対し確認・検収してもらうためこれを送付する。

【0069】

Ｓ２１：特許事務所の担当者は、端末４を操作し文書交換サーバ１にアクセスする。具体的にはブラウザを開き、文書交換サーバ１のＵＲＬへアクセスすればよい。そして自身の「ログインＩＤ」、「パスワード」を入力する。文書交換サーバ１は特許事務所マスタ（図５）との照合によりユーザ認証を行う。

【0070】

Ｓ２２：ログイン後の画面には本特許事務所に依頼済みの出願案件がリスト表示されるので、特許事務所の担当者は、本案件を予め登録済みの出願案件の属性情報（例えば発明Ｎｏ、発明名等）により特定してから、出願書類（ドラフト）の「ファイル名」を指定（複数可）し、文書交換サーバ１へ送信（アップロード）する。なおこのとき必要に応じて「コメント」を付すことができる。一般に出願書類は特許出願の場合、願書、明細書、特許請求の範囲、要約書、図面の一式をいうが、ここでは「出願明細書（特許請求の範囲含む）.doc」、「図面.pdf」の２ファイルを送付するものとする。

【0071】

Ｓ２３：文書交換サーバ１は、出願書類ファイル管理テーブル（図８）に、この出願書類ファイルを保存する。また文書交換サーバ１は出願案件管理テーブル（図７）を参照し、この出願書類の属性情報のうち、本案件依頼先の「特許事務所ＩＤ」（例えば１）、本案件の「出願期限」（例えば20100831）を取得し、これをバーコードに変換、そしてこのバーコードを出願書類（ドラフト）内に埋め込んでおく。さらにまた文書交換サーバ１は、送信先である知財部門に対しメール通知を行う。

【0072】

Ｓ２４：知財部門の知財担当者は、端末２にてメール通知を受信し、出願書類（ドラフト）がアップロードされ取得可能状態にあることを認識する。図に示されるようにメール内には、「文書ダウンロードＵＲＬ」が記述されているので、ここをクリックすると、容易に文書交換サーバ１から出願書類（ドラフト）を端末２に取り込むことができる。

【0073】

（出願書類の印刷）
図１１は、出願書類の印刷フロー例を示す。知財部門の知財担当者は、ＭＦＰ３を利用して出願書類（ドラフト）の印刷を行う。確認・検収を行なうためである。

【0074】

Ｓ３１：知財担当者は、ＭＦＰ３の前に移動し、ＭＦＰ操作パネルを操作し文書交換サーバ１にアクセスする。具体的には操作パネル上ブラウザを開き、文書交換サーバ１のＵＲＬへアクセスすればよい。そして自身の「ログインＩＤ」、「パスワード」を入力する。またこれに代えまたもしくはこれとともに自身のＩＣカードをＭＦＰ３かざすことで認証を行う。文書交換サーバ１は「ログインＩＤ」、「パスワード」、ＩＣ識別子を知財部門マスタ（図６）と照合してユーザ認証を行う。

【0075】

ログイン後、知財担当者は操作メニュー「出願書類印刷」ボタンを押下してから、特許事務所を選択する。ここでは「Ｉ国際特許事務所」が押下されると、Ｉ国際特許事務所に関する出願書類ファイルの一覧が表示されるので、この中から印刷したいファイルを選択し「印刷」ボタンを押下する。ここでは「出願明細書.doc」、「図面.pdf」の２ファイルを印刷するものとする。

【0076】

Ｓ３２：文書交換サーバ１は、選択された出願書類ファイル「出願明細書.doc」、「図面.pdf」をＭＦＰ３に対し送信する。これによりＭＦＰ３は選択された出願書類ファイルを文書交換サーバ１から取得（ダウンロード）し、これを紙媒体へ印刷出力する。なお印刷された出願書類の紙文書には、上述のバーコードも印刷される。

【0077】

図１２は、印刷された出願書類の紙文書例（「出願明細書.doc」）を示す。特許事務所により送信されてきた出願書類（ドラフト）に対し、上述の如く文書交換サーバ１がバーコードを埋め込んでいるため、出願書類の紙文書の例えば１ページ目にもそのバーコードが印刷されていることが示されている（１ページ目左上）。このバーコードは知財部門から特許事務所へ出願書類の紙文書を送信する際に使用される。また図１３は、印刷された出願書類の紙文書例（「図面.pdf」）を示す図面のうち、図面１、２のみを抜粋した一例である。例えば１ページ目には同様にバーコードが印刷されている。

【0078】

Ｓ３３：知財担当者は印刷された出願書類（ドラフト）の紙文書に目を通し、その確認・検収を行なう。そして修正がある場合、紙文書へ直接赤ペンなどで手書き修正を行う。

【0079】

図１４及び１５は、手書き修正された出願書類の修正原稿例を示す。この例の場合、知財担当者は、「出願明細書.doc」の２ページ目、「図面.pdf」の図面２に対し紙文書へ直接赤ペンなどで手書き修正を行っている。

【0080】

なお、知財担当者が端末２にて文書交換サーバ１から出願書類（ドラフト）を一旦取り込んでいる場合には（図１０のＳ２３）、端末２からＭＦＰ３に対し印刷出力することも可能である。

【0081】

（修正原稿の送付）
図１６は、修正された出願原稿の送付フロー例を示す。知財担当者は特許事務所に対し出願書類の修正原稿を送信するため、ＭＦＰ３を操作し、出願書類の修正原稿のスキャンを行い、スキャンした画像（電子データ）を文書交換サーバ１にアップロードしさえすればよい。

【0082】

Ｓ４１：知財担当者は、ＭＦＰ３の前に移動し、出願書類の修正原稿をスキャナにセットする。それからＭＦＰ操作パネルを操作し文書交換サーバ１にアクセス・ログインを行う。ログイン後、知財担当者は操作メニュー「出願書類回答」ボタンを押下してから、読取設定を行う。ここではファイル名「出願明細書（修正）」及び「図面（修正）」、ファイル形式「ＰＤＦ」、読み取り条件「白黒普通（３００ｄｐｉ）」、原稿「片面」・「左右開き」にパラメータ設定してから、ＭＦＰ操作パネル上の「スタート」ボタンを押下する。なおまたここでは、修正箇所「レポートする」、「６分割」にパラメータ設定しておく（後述）。

【0083】

「スタート」ボタンを押下によりＭＦＰ３はスキャナにセットされている修正原稿をスキャンし、その画像データである「出願明細書（修正）.pdf」及び「図面（修正）.pdf」を文書交換サーバ１に送信（アップロード）する。ここで知財担当者の送信先特許事務所の指定操作は不要である。

【0084】

Ｓ４２：文書交換サーバ１は、修正原稿の画像データがアップロードされると、画像中のバーコード（「特許事務所ＩＤ」、「出願期限」）を読み取り解読することにより送信先を認識し、その送信先（特許事務所ＩＤ）に対し、以下のレポートを添付した修正原稿がアップロードされた旨の通知メール端末４に対し送信する。

【0085】

さてここで、文書交換サーバ１は、図１０のＳ２２にて、特許事務所から受信した出願書類（さらにいえばバーコードを埋め込んだもの）と、知財部門から受信した修正原稿の画像データ（手書き修正ありの修正原稿）とを比較照合することにより、修正箇所（手書き修正箇所）を検出する。つまりは知財部門の知財担当が手書き修正した箇所を検出するものであるが、この点再度後述する。

【0086】

文書交換サーバ１は、修正箇所を検出すると、修正箇所（手書き修正箇所）に関するレポートを作成し、知財部門から受信した修正原稿（「出願明細書（修正）.pdf」及び「図面（修正）.pdf」）の例えば表紙位置に付加する。またレポートには、バーコードから読み取った「出願期限」の情報も盛り込んでおく。この点再度後述する。

【0087】

Ｓ４３：特許事務所の担当者は、端末４にてメール通知を受信し、修正原稿ファイルがアップロードされ取得可能状態にあることを認識する。

【0088】

Ｓ４４：図に示されるようにメール内には、「文書ダウンロードＵＲＬ」が記述されているので、ここをクリックし、認証を経てから、文書交換サーバ１から修正原稿ファイル（「出願明細書（修正）.pdf」及び「図面（修正）.pdf」）を端末４に取り込む。

【0089】

Ｓ４５：特許事務所の担当者は、端末４にて、は、修正原稿（「出願明細書（修正）.pdf」及び「図面（修正）.pdf」）の修正内容（手書き修正箇所）を確認するとともに、それぞれの表紙に添付されたレポートを確認し、修正箇所を漏れなく期限内に修正する。なお、修正後は知財部門に同様のフローで再び出願書類を送信し確認・検収を仰いでもよいし、知財部門からの指示に応じて特許庁へ出願手続きを完了させる。

【0090】

以上、本実施形態に係る文書交換システム１００の業務フローについて説明した。次いで、この業務フロー内において文書交換サーバ１の実施する各処理に着目して説明していく。即ち、バーコード処理（Ｓ２３、Ｓ４２）、修正箇所検出処理（Ｓ４２）、レポート作成処理（Ｓ４２）について説明する。

【0091】

[バーコード処理]
文書交換サーバ１のコード生成部１１４は、特許事務所から出願書類（ドラフト）を受信すると、その出願書類の属性情報を記憶部１１２から取得し、取得した属性情報を２次元バーコードに変換し、そのバーコード画像を受信した出願書類に埋め込んだコード付出願書類を生成する。このコード付出願書類は知財部門に送信される。

【0092】

出願書類の属性情報は、上述したように出願案件管理テーブル（図７）に格納されておりので、コード生成部１１４はその出願書類の属性情報を出願案件管理テーブルから取得する。ここでは属性情報のうち、少なくとも「特許事務所ＩＤ」、「出願期限」の情報を取得するものとし、これら情報をバーコードに変換し、そのバーコード画像を受信した出願書類に埋め込むことにより、バーコード付の出願書類を生成する。

【0093】

一方、知財担当者は特許事務所からのバーコード付の出願書類（ドラフト）を受信し、その内容を確認・検収する。修正がある場合には、上述の如く手書き修正を行う。その後、知財担当者は特許事務所に対しその修正原稿を送信するため、ＭＦＰ３を介しスキャンした画像を文書交換サーバ１にアップロードする。

【0094】

文書交換サーバ１の属性抽出部１１６は、修正原稿ファイルを受信すると、出願書類内のバーコード画像を属性情報に解読・変換することにより、出願書類の属性情報を抽出する。先のコード生成部１１４により、バーコード画像には出願書類の属性情報（「特許事務所ＩＤ」、「出願期限」）が埋め込まれている。

【0095】

そしてこのうち「特許事務所ＩＤ」は送信先の特定に用いられることになる。「特許事務所ＩＤ」が１であれば、特許事務所マスタ（図５）を参照すれば、「Ｉ国際特許事務所」に対して送信されたファイルであることが分かるので、この「Ｉ国際特許事務所」に対し修正原稿がアップロードされた旨のメール通知を行うとともに、この修正原稿ファイルを出願書類ファイル管理テーブル（図８）に登録し、修正原稿ファイル自体を文書交換サーバ１の記憶部１１２（ファイルパス位置）に保存する。

【0096】

また抽出された「出願期限」は、レポートに盛り込まれる情報として用いられることになる。よってコード生成部１１４は抽出した「出願期限」の情報（例えば20100831）をレポート作成部１１８に渡す。レポートは、修正原稿を受け取った特許事務所が参照するレポートであるが、出願期限の情報をレポートに記載するのは、特許事務所に対し期限に対する注意を喚起する効果が期待されるためである。従って出願書類の属性情報は出願案件管理テーブル（図７）に示されるとおりであるが、「出願期限」の他にも有用な情報があれば、その情報も含めバーコードに変換し埋め込んでおくとよい。この場合、その情報も含めレポートに記載できる。

【0097】

なお、属性情報のうち、少なくとも「特許事務所ＩＤ」、「出願期限」の情報をバーコードに変換して埋め込むとの説明を行ったが、これらに代え「発明Ｎｏ」など、出願案件を固有に識別できる情報の１つをバーコードに変換して埋め込むことも可能ではある。つまり、バーコードから「発明Ｎｏ」が取得できれば、紙修正原稿と電子情報とを橋渡して、出願案件管理テーブル（図７）から「特許事務所ＩＤ」、「出願期限」の情報を特定することも可能であるからである。しかしこの場合でもあくまで必要な情報は「特許事務所ＩＤ」、「出願期限」の情報自体であり、「発明Ｎｏ」は橋渡しの役割を担う識別子にすぎないといえる。

【0098】

[修正箇所検出処理]
文書交換サーバ１の修正検出部１１７は、図１６のＳ４２において、図１０のＳ２２にて特許事務所から受信した出願書類（ドラフト）と、知財部門から受信した画像データ形式のコード付出願書類（手書き修正あり）とを比較照合することにより、修正箇所（手書き修正箇所）を検出する。

【0099】

図１７は、明細書の修正箇所検出例を示す。図１７（ａ）は特許事務所から受信した出願書類の「出願明細書.doc」の２ページ目を示し、（ｂ）は知財部門から受信した出願書類の「出願明細書（修正）. pdf」の２ページ目を示す。つまり、修正前の画像データと、手書き修正が加筆された修正後の画像データである。

【0100】

図に示されるように修正検出部１１７は、ファイルのページ毎に、修正前のページの画素色と、修正後の画素色との照合により修正を検出する。まず検出にあたりページを所定数に領域分割する。例えば図のようにページを上段左、上段右、中段左、中段右、下段左、下段右の６領域に分割する。そして領域毎に画素色を比較し、差異がある場合には、修正箇所であると検出する。

【0101】

なお領域分割する場合には、図１６（Ｓ４１）のパラメータ設定にて、修正箇所「レポートする」、「６分割」にパラメータ設定しておけばよい。

【0102】

図１７では、中段左、中段右に修正箇所が存在する。「出願明細書（修正）.pdf」の２ページ目においては、中段左、中段右の２領域において赤ペンで修正されているため、白地画素部分は赤画素に、黒字画素部分は赤画素に変更されている。よって中段左、中段右の２領域において修正箇所ありと検出する。修正検出部１１７は、２ページ目だけでなく、１ページ目、３ページ目以降の全ページに対しこのような処理を行い、ファイル全体から修正箇所を検出する。修正検出部１１７は修正箇所を検出すると、検出した修正箇所の情報（例えば２ページの中段左、中段右）をレポート作成部１１８に渡す。

【0103】

次いで、図１８は、図面の修正箇所検出例を示す。図１８（ａ）は特許事務所から受信した出願書類の「図面.doc」の図面２を示し、（ｂ）は知財部門から受信した出願書類の「図面（修正）.pdf」の図面２を示す。

【0104】

図に示されるように修正検出部１１７は、ファイルのページ毎に、修正前のページの画素色と、修正後の画素色との照合により修正を検出する。まず検出にあたりページを所定数に領域分割するが、図面の場合には領域分割を０、つまり領域分割しないようにすると望ましい。図面の場合、特段例えば、中段右などとまで修正位置を特定しなくともその修正箇所は、概ね一見して把握可能であるからである。また仮に領域分割したとしても、修正箇所が領域間をまたぐ場合も想定され、その場合の処理が複雑化する恐れがあるからである。よって図面の場合、例えば図のようにページ毎に画素色を比較し、差異がある場合には、修正箇所ありと検出する。

【0105】

なお領域分割しない場合には、図１６（Ｓ４１）のパラメータ設定にて、修正箇所「レポートする」、「０分割」にパラメータ設定しておけばよい。

【0106】

図１８では、図面２に修正箇所が存在するので、「図面（修正）.pdf」の図面２において修正箇所ありと検出する。修正検出部１１７は、図面２（２ページ）だけでなく、図面１、図面３以降の全図面に対しこのような処理を行い、ファイル全体から修正図面を検出する。修正検出部１１７は修正図面を検出すると、検出した修正箇所の情報（例えば２ページ）をレポート作成部１１８に渡す。

【0107】

[レポート作成処理]
レポート作成部１１８は、属性抽出部１１６が抽出した出願書類の属性情報や、修正検出部１１７が抽出した修正箇所に関する情報を含むレポートをファイル毎に作成する。またこのレポートを知財部門から受信した画像データ形式のコード付出願書類に添付する。つまり、知財部門から送信された出願書類（手書き修正あり）に対し、属性情報や修正に関する情報を付加してから特許事務所に送信（転送）するものである。

【0108】

具体的に、「出願明細書（修正）.pdf」用のレポートを作成する場合、上述のバーコード処理においてコード生成部１１４は抽出した「出願期限」の情報（例えば20100831）を、修正箇所検出処理において修正検出部１１７は検出した修正箇所の情報（例えば２ページの中段左、中段右）をレポート作成部１１８に渡している。そしてレポート作成部１１８は、この「出願期限」の情報、及び修正箇所の情報（例えば２ページの中段左、中段右）を含むレポートを作成する。

【0109】

また、「図面（修正）.pdf」用のレポートを作成する場合、上述のバーコード処理においてコード生成部１１４は抽出した「出願期限」の情報（例えば20100831）を、修正箇所検出処理において修正検出部１１７は検出した修正箇所の情報（例えば２ページ）をレポート作成部１１８に渡している。そしてレポート作成部１１８は、この「出願期限」の情報、及び修正箇所の情報（例えば２ページ）を含むレポートを作成する。

【0110】

図１９は、「出願明細書（修正）.pdf」用のレポート例を示す。図８の「出願明細書（修正）-report.pdf」でもある。図に示されるように、「出願期限」の情報、及び修正箇所の情報（例えば２ページ／中段左、中段右）が盛り込まれたレポートとなっている。なお出願書類の属性情報は出願案件管理テーブル（図７）に示されるとおりであるが、「出願期限」の他にも有用な情報があれば上述の如くバーコードに埋め込んでおけばレポートに盛り込むことも可能である。但しあまり多くを盛り込みすぎると本来最も重要な「出願期限」、修正箇所の情報を見落としがちになる可能性もあるため注意が必要である。

【0111】

図２０は、特許事務所に送信される「出願明細書（修正）.pdf」例を示す。つまり上述したように、文書交換サーバ１によりレポートが作成され、知財部門から受信した修正原稿の例えば表紙位置にこのレポートが付加されたものである。特許事務所は文書交換サーバ１からこの修正原稿ファイル（「出願明細書（修正）.pdf」）を端末４に取り込んで、表紙に添付されたレポートを確認するとともに修正内容（手書き修正箇所）を実際に確認し、修正箇所を漏れなく期限に留意しながら修正することができる。

【0112】

図２１は、「図面（修正）.pdf」用のレポート例を示す。図８の「図面（修正）-report.pdf」でもある。図に示されるように、「出願期限」の情報、及び修正箇所の情報（例えば２ページ）が盛り込まれたレポートとなっている。図面の場合、領域分割していないことから、修正箇所のあるページのみが示され、その位置（領域分割）までは示されていない。

【0113】

図２２は、特許事務所に送信される「図面（修正）.pdf」例を示す。つまり上述したように、文書交換サーバ１によりレポートが作成され、知財部門から受信した修正原稿の例えば表紙位置にこのレポートが付加されたものである。明細書と同様、特許事務所は文書交換サーバ１からこの修正原稿ファイル（「図面（修正）.pdf」）を端末４に取り込んで、表紙に添付されたレポートを確認するとともに修正内容（手書き修正箇所）を実際に確認し、修正箇所を漏れなく期限に留意しながら修正することができる。

【0114】

[総括]
以上、本発明に係る文書交換システム１００においては、知財部門はＦＡＸ利用時のような紙ベースの扱いに起因する煩雑さや紙文書保管は排除しつつも、出願書類の修正に関し、電子ファイルに直接修正できるだけでなく、ときに手書き・色付きで修正することができる。一方特許事務所としても、上述のレポートによって修正箇所を的確に認識できるので、修正漏れなく確実に出願書類の修正を行うことができる。

【0115】

また出願書類の交換に関し、知財部門としては、複数の特許事務所との文書やり取り、特に修正原稿の送信を複数の特許事務所との間で行うが、バーコードに送信先の情報が埋め込まれているため、ＭＦＰでスキャンするだけの簡単な操作で文書を送信できるとともに、誤送信リスク（他の特許事務所への誤送信）は排除できる。

【0116】

また出願書類の管理に関し、知財部門及び特許事務所は、複数の多くの出願案件を取り扱うが、上述のレポートによって期限管理（出願期限）を的確に認識できるので、期限徒労による失念リスクを防止できる。

【0117】

即ち、例えば企業、特許事務所間で秘匿性の高い出願書類のドラフト及び修正原稿のやり取りを介して、出願案件の確実な出願完了までを支援する文書交換システム等を提供することが可能となる。より具体的には、企業は修正原稿の修正箇所を容易に行え、その後安全且つ確実に特許事務所にデータを送信する。特許事務所としては修正原稿の修正箇所及び出願期限を容易に認識できるようにすることにより、出願案件を修正漏れなく期限内に確実に出願完了できるよう支援する文書交換システム等を本発明により提案しうる。

【0118】

なお、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

【符号の説明】

【0119】

１ 文書交換サーバ
２、４ 端末
３
５ ネットワーク
１００ 文書交換システム
１０１ ＣＰＵ
１０２ ＲＯＭ
１０３ ＲＡＭ
１０４ 補助記憶装置
１０５ 記憶媒体読取装置
１０６ 入力装置
１０７ 表示装置
１０８ 通信装置
１１１ 属性登録部
１１２ 記憶部
１１３ 受信部
１１４ コード生成部
１１５ 送信部
１１６ 属性抽出部
１１７ 修正検出部
１１８ レポート作成部

【先行技術文献】

【特許文献】

【0120】

【特許文献1】特開２００５−１３５０７２号

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】

【図17】

【図18】

【図19】

【図20】

【図21】

【図22】