特許 6981248 情報提供システム、及びプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6981248

(24)【登録日】2021年11月22日

(45)【発行日】2021年12月15日

(54)【発明の名称】情報提供システム、及びプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/10 20120101AFI20211202BHJP

【ＦＩ】

   G06Q10/10

【請求項の数】12

【全頁数】29

(21)【出願番号】特願2017-252640(P2017-252640)

(22)【出願日】2017年12月27日

(65)【公開番号】特開2019-117610(P2019-117610A)

(43)【公開日】2019年7月18日

【審査請求日】2020年9月16日

(73)【特許権者】

【識別番号】000006747

【氏名又は名称】株式会社リコー

(74)【代理人】

【識別番号】100107766

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠重

(74)【代理人】

【識別番号】100070150

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠彦

(72)【発明者】

【氏名】木ノ本 力

【審査官】 山崎 誠也

(56)【参考文献】

【文献】 特開２０１０−２７７５３２（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１４−２１９９６２（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１１−００８７４７（ＪＰ，Ａ）

【文献】 米国特許出願公開第２０１７／０３５７９１７（ＵＳ，Ａ１）

【文献】 米国特許出願公開第２０１０／０１６１８００（ＵＳ，Ａ１）

【文献】 米国特許出願公開第２０１４／００５１３８３（ＵＳ，Ａ１）

【文献】 遊休時間の活用に向けた実証実験を渋谷のオフィスで開始〜会議室不足の企業が渋谷の空いている会議室を利用可能に〜，[online]，2019年12月12日，[令和３年８月５日検索], インターネット<URL:https://www.tokyu-land.co.jp/news/65a24f9799b0f46da661cf9b7cbde555.pdf>

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｑ １０／００−９９／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

会議開催の条件に応じた会議設備の情報を提供する情報提供システムであって、
前記会議設備の情報と、前記会議設備のセキュリティ情報とを対応づけて管理する設備管理手段と、
会議の開始時刻の情報を含む前記会議開催の条件の入力を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた前記会議開催の条件に応じたセキュリティ情報に基づいて、前記設備管理手段から前記会議開催の条件に対応する前記会議設備の情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した前記会議設備の情報を提供する情報提供手段と、
前記会議の開始時刻の前に、前記会議で用いられる前記会議設備に前記セキュリティ情報に応じた設定を行う設定手段と、
を有し、
前記設定手段は、前記会議の開始時刻の前に、前記会議で用いられる前記会議設備に対して、前記セキュリティ情報に応じた設定が行えない場合、前記会議の開始時刻、又は前記会議の開始時刻から所定の時間内に、前記会議設備に対して前記設定を行う、情報提供システム。

【請求項2】

会議開催の条件に応じた会議設備の情報を提供する情報提供システムであって、
前記会議設備の情報と、前記会議設備のセキュリティ情報とを対応づけて管理する設備管理手段と、
会議の開始時刻の情報を含む前記会議開催の条件の入力を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた前記会議開催の条件に応じたセキュリティ情報に基づいて、前記設備管理手段から前記会議開催の条件に対応する前記会議設備の情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した前記会議設備の情報を提供する情報提供手段と、
前記会議の開始時刻の前に、前記会議で用いられる前記会議設備に前記セキュリティ情報に応じた設定を行う設定手段と、
を有し、
前記設定手段は、前記会議が終了した後、前記会議設備の設定を、前記セキュリティ情報に応じた設定を行う前の設定に戻す、情報提供システム。

【請求項3】

会議開催の条件に応じた会議設備の情報を提供する情報提供システムであって、
前記会議設備の情報と、前記会議設備のセキュリティ情報とを対応づけて管理する設備管理手段と、
会議の開始時刻の情報を含む前記会議開催の条件の入力を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた前記会議開催の条件に応じたセキュリティ情報に基づいて、前記設備管理手段から前記会議開催の条件に対応する前記会議設備の情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した前記会議設備の情報を提供する情報提供手段と、
前記会議の開始時刻の前に、前記会議で用いられる前記会議設備に前記セキュリティ情報に応じた設定を行う設定手段と、
を有し、
前記設定手段は、前記会議で用いられる前記会議設備に対して、前記セキュリティ情報に応じた第１の設定が行えない場合、前記会議設備に対して、前記第１の設定よりセキュリティ内容を緩和した第２の設定、又はデフォルトの設定を行う、情報提供システム。

【請求項4】

前記受付手段は、前記セキュリティ情報を含む前記会議開催の条件を受付し、
前記取得手段は、前記会議開催の条件に含まれる前記セキュリティ情報に対応する前記会議設備の情報を前記設備管理手段から取得する、請求項１乃至３のいずれか一項に記載の情報提供システム。

【請求項5】

前記会議設備の代替設備の情報と、該代替設備の前記セキュリティ情報とを対応づけて管理する代替設備管理手段を有し、
前記取得手段は、前記設備管理手段から前記会議開催の条件に対応する前記会議設備の情報を取得できないとき、前記代替設備管理手段から前記会議開催の条件に対応する前記代替設備の情報を取得し、
前記情報提供手段は、前記取得手段が取得した前記代替設備の情報を提供する、請求項１乃至３のいずれか一項に記載の情報提供システム。

【請求項6】

前記代替設備管理手段は、
前記会議設備と代替可能な前記代替設備の情報を外部サーバから取得し、
前記代替設備の各々に前記セキュリティ情報を付与して管理する、請求項５に記載の情報提供システム。

【請求項7】

前記会議設備は、会議を開催する場所、会議で利用する機器、又は会議で利用するプログラムを含む、請求項１乃至６のいずれか一項に記載の情報提供システム。

【請求項8】

前記設定手段は、前記会議が終了した後、前記会議設備の設定を、前記セキュリティ情報に応じた設定を行う前の設定に戻す、請求項１に記載の情報提供システム。

【請求項9】

前記設定手段は、前記会議で用いられる前記会議設備に対して、前記セキュリティ情報に応じた第１の設定が行えない場合、前記会議設備に対して、前記第１の設定よりセキュリティ内容を緩和した第２の設定、又はデフォルトの設定を行う、請求項１に記載の情報提供システム。

【請求項10】

会議開催の条件に応じた会議設備の情報を提供するコンピュータに、
前記会議設備の情報と、前記会議設備のセキュリティ情報とを対応づけて記憶する記憶ステップと、
会議の開始時刻の情報を含む前記会議開催の条件の入力を受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップで受け付けた前記会議開催の条件に応じたセキュリティ情報に基づいて、前記記憶ステップで記憶した情報から前記会議開催の条件に対応する前記会議設備の情報を取得する取得ステップと、
前記取得ステップで取得した前記会議設備の情報を提供する情報提供ステップと、
前記会議の開始時刻の前に、前記会議で用いられる前記会議設備に前記セキュリティ情報に応じた設定を行う設定ステップと、
を実行させ、
前記設定ステップは、前記会議の開始時刻の前に、前記会議で用いられる前記会議設備に対して、前記セキュリティ情報に応じた設定が行えない場合、前記会議の開始時刻、又は前記会議の開始時刻から所定の時間内に、前記会議設備に対して前記設定を行う、プログラム。

【請求項11】

会議開催の条件に応じた会議設備の情報を提供するコンピュータに、
前記会議設備の情報と、前記会議設備のセキュリティ情報とを対応づけて記憶する記憶ステップと、
会議の開始時刻の情報を含む前記会議開催の条件の入力を受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップで受け付けた前記会議開催の条件に応じたセキュリティ情報に基づいて、前記記憶ステップで記憶した情報から前記会議開催の条件に対応する前記会議設備の情報を取得する取得ステップと、
前記取得ステップで取得した前記会議設備の情報を提供する情報提供ステップと、
前記会議の開始時刻の前に、前記会議で用いられる前記会議設備に前記セキュリティ情報に応じた設定を行う設定ステップと、
を実行させ、
前記設定ステップは、前記会議が終了した後、前記会議設備の設定を、前記セキュリティ情報に応じた設定を行う前の設定に戻す、プログラム。

【請求項12】

会議開催の条件に応じた会議設備の情報を提供するコンピュータに、
前記会議設備の情報と、前記会議設備のセキュリティ情報とを対応づけて記憶する記憶ステップと、
会議の開始時刻の情報を含む前記会議開催の条件の入力を受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップで受け付けた前記会議開催の条件に応じたセキュリティ情報に基づいて、前記記憶ステップで記憶した情報から前記会議開催の条件に対応する前記会議設備の情報を取得する取得ステップと、
前記取得ステップで取得した前記会議設備の情報を提供する情報提供ステップと、
前記会議の開始時刻の前に、前記会議で用いられる前記会議設備に前記セキュリティ情報に応じた設定を行う設定ステップと、
を実行させ、
前記設定ステップは、前記会議で用いられる前記会議設備に対して、前記セキュリティ情報に応じた第１の設定が行えない場合、前記会議設備に対して、前記第１の設定よりセキュリティ内容を緩和した第２の設定、又はデフォルトの設定を行う、プログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、情報提供システム、及びプログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

インターネットや、ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークを用いて、遠隔会議を行う会議システムが知られている。

【0003】

例えば、カメラ等を備えた可搬型の会議装置を用いて遠隔会議を行う遠隔会議システムが知られている（例えば、特許文献１参照）。

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

特許文献１に開示された会議システムでは、可搬型の会議装置を用いて、様々な場所で遠隔会議を行うことができる。一方、このような会議システムでは、会議の内容等に応じて適切なセキュリティレベルを確保することが難しいという問題がある。

【0005】

本発明の実施の形態は、上記問題点に鑑みてなされたものであって、会議開催の条件に応じた会議設備の情報を提供することにより、会議の内容に応じて適切なセキュリティレベルを確保することができるようにする。

【課題を解決するための手段】

【0006】

上記課題を解決するため、本発明の一実施形態に係る情報提供システムは、会議開催の条件に応じた会議設備の情報を提供する情報提供システムであって、前記会議設備の情報と、前記会議設備のセキュリティ情報とを対応づけて管理する設備管理手段と、会議の開始時刻の情報を含む前記会議開催の条件の入力を受け付ける受付手段と、前記受付手段が受け付けた前記会議開催の条件に応じたセキュリティ情報に基づいて、前記設備管理手段から前記会議開催の条件に対応する前記会議設備の情報を取得する取得手段と、前記取得手段が取得した前記会議設備の情報を提供する情報提供手段と、を有し、前記設定手段は、前記会議の開始時刻の前に、前記会議で用いられる前記会議設備に対して、前記セキュリティ情報に応じた設定が行えない場合、前記会議の開始時刻、又は前記会議の開始時刻から所定の時間内に、前記会議設備に対して前記設定を行う。

【発明の効果】

【0007】

本発明の実施の形態によれば、会議開催の条件に応じた会議設備の情報を提供することにより、会議の内容に応じて適切なセキュリティレベルを確保することができるようになる。

【図面の簡単な説明】

【0008】

【図1】一実施形態に係る情報提供システムのシステム構成の例を示す図である。

【図2】一実施形態に係るコンピュータのハードウェア構成の例を示す図である。

【図3】一実施形態に係る情報提供システムの機能構成の例を示す図である。

【図4】一実施形態に係る会議管理装置が管理する情報の例を示す図（１）である。

【図5】一実施形態に係る会議管理装置が管理する情報の例を示す図（２）である。

【図6】一実施形態に係る会議管理装置が管理する情報の例を示す図（３）である。

【図7】一実施形態に係る会議管理装置が管理する情報の例を示す図（４）である。

【図8】一実施形態に係る設備管理装置が管理する情報の例を示す図（１）である。

【図9】一実施形態に係る設備管理装置が管理する情報の例を示す図（２）である。

【図10】一実施形態に係る人事管理装置が管理する情報の例を示す図である。

【図11】第１の実施形態に係る登録処理の例を示すシーケンス図である。

【図12】第１の実施形態に係る情報提供処理の例を示すシーケンス図である。

【図13】第２の実施形態に係る情報提供システムの機能構成の例を示す図である。

【図14】第２の実施形態に係る代替設備管理部が管理する情報の例を示す図（１）である。

【図15】第２の実施形態に係る代替設備管理部が管理する情報の例を示す図（２）である。

【図16】第２の実施形態に係る情報提供処理の例を示すシーケンス図である。

【図17】第３の実施形態に係る情報提供システムの機能構成の例を示す図である。

【図18】第３の実施形態に係る設定処理の例を示すシーケンス図（１）である。

【図19】第３の実施形態に係る設定処理の例を示すシーケンス図（２）である。

【図20】第３の実施形態に係る設定処理の例を示すシーケンス図（３）である。

【図21】第３の実施形態に係る設定処理の例を示すシーケンス図（４）である。

【図22】第３の実施形態に係る設定処理の例を示すシーケンス図（５）である。

【発明を実施するための形態】

【0009】

以下に、本発明の実施の形態について、添付の図面を参照して説明する。

【0010】

＜システムの構成＞
図１は一実施形態に係る情報提供システムのシステム構成の例を示す図である。情報提供システム１は、例えば、ローカルネットワークＡ１０に設けられた会議管理装置１１０、設備管理装置１２０、及び人事管理装置１３０等を用いて、会議開催の条件に応じた会議設備の情報を提供するシステムである。

【0011】

図１において、会議管理装置１１０、設備管理装置１２０、及び人事管理装置１３０は、例えば、企業内のネットワーク等のローカルネットワークＡ１０に設けられ、互いにデータや情報の送受信が可能である。

【0012】

会議管理装置１１０は、例えば、ＰＣ（Personal Computer）等の情報処理装置、又は複数の情報処理装置を含むシステムであり、会議の開催手続、会議資料、出席者、会議の履歴、会議設備の予約等の管理を行う。例えば、会議管理装置１１０は、会議開催情報、会議資料、出席者情報、会議履歴情報、会議設備の予約情報等の会議情報２１を、クラウドＡ２０等のサーバに記憶して管理する。

【0013】

また、会議管理装置１１０は、会議設備を利用する利用者が、端末装置１４０等を用いて入力した会議開催の条件を受付し、会議開催の条件に応じた会議設備の情報を提供する。例えば、会議管理装置１１０は、利用者が端末装置１４０に入力した会議開催の条件に対応する会議設備の情報を、端末装置１４０に表示させる。

【0014】

設備管理装置（設備管理手段）１２０は、例えば、ＰＣ等の情報処理装置、又は複数の情報処理装置を含むシステムであり、会議で用いられる会議室、機器等の会議設備の情報と、会議設備のセキュリティ情報とを対応づけて管理する。例えば、設備管理装置１２０は、セキュリティ情報を付与した会議室情報、セキュリティ情報を付与した機器情報等を含む設備情報２２を、クラウドＡ２０等のサーバに記憶して管理する。

【0015】

なお、セキュリティ情報は、例えば、会議毎に要求されるセキュリティの高さを段階的に示すセキュリティレベル等によって表される。セキュリティレベルに対応するセキュリティ内容（例えば、セキュリティの有無、通信の暗号化、認証の有無等）は、例えば、クラウドＡ２０に記憶されたセキュリティ情報２４等に記憶されている。

【0016】

人事管理装置１３０は、例えば、ＰＣ等の情報処理装置、又は複数の情報処理装置を含むシステムであり、社員、外部人員等の利用者、会議の開催に要した費用等を管理する。例えば、人事管理装置１３０は、社員外部人員等の氏名や、所属、所在等の情報等の情報や、費用等の情報を含む人事情報２３を、クラウドＡ２０等のサーバに記憶して管理する。

【0017】

好ましくは、情報提供システム１は、例えば、レンタル会社等の他社のローカルネットワークＢ３０内に設けられた設備管理装置３１等によって管理される、クラウドＢ４０に記憶された設備情報４１や、セキュリティ情報４２等を参照することができる。

【0018】

また、情報提供システム１は、会議用の機器や、ソフトウェア等のベンダが提供するウェブサーバ（外部サーバ）５０等から、ソフトウェア情報５１や機器情報５２等を取得して、取得した情報にセキュリティ情報を付与して管理する機能を有していても良い。

【0019】

なお、図１の示す情報提供システムのシステム構成は一例である。例えば、会議管理装置１１０は、会議情報２１を、ローカルネットワークＡ１０内のサーバ装置や、会議管理装置１１０の記憶部等に記憶して管理するものであっても良い。設備管理装置１２０、人事管理装置１３０についても同様である。

【0020】

また、会議管理装置１１０、設備管理装置１２０、及び人事管理装置１３０は、１つの情報提供装置１００であっても良い。

【0021】

＜ハードウェア構成＞
次に、会議管理装置１１０、設備管理装置１２０、及び人事管理装置１３０のハードウェア構成について説明する。会議管理装置１１０、設備管理装置１２０、及び人事管理装置１３０は、一般的なコンピュータの構成を有している。

【0022】

図２は、会議管理装置１１０、設備管理装置１２０、及び人事管理装置１３０に用いることができる、一般的なコンピュータのハードウェア構成の例を示す図である。コンピュータ２００は、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２０１、ＲＡＭ（Random Access Memory）２０２、ＲＯＭ（Read Only Memory）２０３、ストレージデバイス２０４、外部接続Ｉ／Ｆ（Interface）２０５、入力部２０６、表示部２０７、ネットワークＩ／Ｆ２０８、バス２０９等を有する。

【0023】

ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０３やストレージデバイス２０４等に格納されたプログラムやデータをＲＡＭ２０２上に読み出し、処理を実行することで、コンピュータ２００の各機能を実現する演算装置である。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１のワークエリア等として用いられる揮発性のメモリである。ＲＯＭ２０３は、電源を切ってもプログラムやデータを保持する不揮発性のメモリである。

【0024】

ストレージデバイス２０４は、例えば、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）等のストレージ装置であり、ＯＳ（Operating System）、アプリケーションプログラム、及び各種データ等を記憶する。

【0025】

外部接続Ｉ／Ｆ２０５は、コンピュータ２００に外部装置を接続するためのインタフェースである。外部装置には、例えば、記憶媒体２１０等が含まれる。コンピュータ２００は、外部接続Ｉ／Ｆ２０５を介して、記憶媒体２１０の読取り及び／又は書き込みを行うことができる。また、記憶媒体２１０に所定のプログラムを格納し、この記憶媒体２１０に格納されたプログラムを外部接続Ｉ／Ｆ２０５を介して、コンピュータ２００にインストールすることにより、コンピュータ２００は所定のプログラムを実行可能となる。

【0026】

入力部２０６は、例えば、マウス、キーボード、タッチパネル等の入力用のデバイスである。表示部２０７はディスプレイ等の表示用のデバイスである。

【0027】

ネットワークＩ／Ｆ２０８は、コンピュータ２００をネットワーク６０に接続するインタフェースである。ネットワークＩ／Ｆ２０８により、コンピュータ２００は、他の機器とネットワーク６０を介してデータ通信を行うことができる。バス２０９は、上記各構成要素に接続され、アドレス信号、データ信号、及び各種制御信号等を伝送する。

【0028】

なお、図２の構成は一例である。例えば、会議管理装置１１０、設備管理装置１２０、人事管理装置１３０等は、必ずしも、入力部２０６、表示部２０７を有していなくても良い。また、会議管理装置１１０、設備管理装置１２０、人事管理装置１３０等は、複数のコンピュータ２００の組み合わせによって構成されるものであっても良い。また、会議管理装置１１０、設備管理装置１２０、人事管理装置１３０等は、一般的なコンピュータの構成を有する電子機器、例えば、画像形成装置等を用いて実現することも可能である。

【0029】

＜機能構成＞
続いて、会議管理装置１１０、設備管理装置１２０、及び人事管理装置１３０の機能構成について説明する。

【0030】

図３は、一実施形態に係る情報提供システム設備情報管理システムの機能構成図である。

【0031】

（会議管理装置の機能構成）
会議管理装置１１０は、例えば、通信部３１１、会議開催管理部３１２、出席者管理部３１３、会議設備管理部３１４、情報提供部３１５、会議履歴管理部３１６、会議資料管理部３１７、及び記憶部３１８等を有する。

【0032】

会議管理装置１１０は、例えば、図２のＣＰＵで所定のプログラムを実行することにより、上記の各機能構成を実現している。

【0033】

通信部３１１は、例えば、図２に示すネットワークＩ／Ｆ２０８を用いて、会議管理装置１１０をネットワーク６０に接続して、設備管理装置１２０、人事管理装置１３０、端末装置１４０等と通信を行う。

【0034】

会議開催管理部（受付手段）３１２は、遠隔会議等の会議を開催する利用者等から、会議開催の条件、例えば、開催日時、会議名、出席者、セキュリティレベル等の情報の入力（登録）を受け付ける。また、会議開催管理部３１２は、登録された情報のうち、開催日時、会議名、セキュリティレベル、開催場所、会議資料等の情報を、例えば、図４（ａ）に示すような会議開催情報４１０に記憶して管理する。

【0035】

図４（ａ）は、一実施形態に係る会議開催情報４１０の例を示している。図４（ａ）の例では、会議開催情報４１０には、「開催ＩＤ」、「開催日時」、「会議名」、「セキュリティレベル」、「開催場所」、「主催者」、「問合せ先」、「資料」等の情報が含まれる。

【0036】

「開催ＩＤ」は、会議を識別するための識別情報である。「開催日時」は、会議が開催される日時等を示す情報である。「会議名」は、会議の名前等を示す情報である。

【0037】

「セキュリティレベル」は、会議のセキュリティの高さを段階的に表す情報であり、例えば、会議を開催する利用者等により設定される。ここでは、一例として、セキュリティレベルは、「−」、「Ｃ」、「Ｂ」、「Ａ」の４段階にレベル分けされているものとして以下の説明を行う。なお、セキュリティレベルは、「Ａ」が最も高く、「−」（セキュリティなし）が最も低いものとする。また、セキュリティレベルが高いほどコストが高くなり、重要な会議、機密性の高い会議ほど、セキュリティレベルが高く設定されるものとする。

【0038】

「開催場所」は、会議を開催する場所（例えば、会議室等）を示す情報であり、例えば、設備管理装置１２０が管理する会議室ＩＤ等で表される。「主催者」は、会議を主催する主催者や、責任者等を示す情報であり、例えば、人事管理装置１３０の社員管理部３３２が管理する社員ＩＤ等で表される。「問合せ先」は、会議に関する問合せ先を示す情報であり、例えば、人事管理装置１３０の社員管理部３３２が管理する社員ＩＤ等で表される。「資料」は、会議で使用する会議資料の情報であり、例えば、後述する会議資料管理部３１７が管理する資料ＩＤ等で表される。

【0039】

出席者管理部３１３は、会議開催管理部３１２が受け付けた会議の出席者に関する情報を、例えば、図５に示すような出席者情報５００に記憶して管理する。

【0040】

図５は、一実施形態に係る出席者情報５００の例を示している。図５の例では、出席者情報５００には、「開催ＩＤ」、「出席者ＩＤ」、「出席／欠席連絡」、「出席／欠席」等の情報が含まれる。

【0041】

「開催ＩＤ」は、会議を識別するための識別情報であり、会議開催管理部３１２が管理する会議開催情報４１０に含まれる「開催ＩＤ」に対応している。「出席者ＩＤ」は、会議に参加する出席者を識別する情報であり、例えば、人事管理装置１３０の社員管理部３３２が管理する社員ＩＤ等で表される。「出席／欠席連絡」は、会議開催前に登録された、各出席者の参加／欠席等の情報が記憶される。「出席／欠席」は、例えば、各出席者が会議に参加したか否かを示す情報が記憶される。

【0042】

会議設備管理部（取得手段）３１４は、会議開催管理部３１２が受け付けた会議開催の条件に応じたセキュリティ情報に基づいて、設備管理装置１２０から、会議開催の条件に対応する会議設備の情報を取得する。例えば、会議設備管理部３１４は、会議開催管理部３１２が受け付けた会議開催の条件に含まれるセキュリティレベルを満たす会議設備（会議室、機器等）の情報を、設備管理装置１２０から取得する。

【0043】

また、会議設備管理部３１４は、会議で使用する設備等の情報を、例えば、図６（ｂ）に示すような会議設備情報６２０に記憶して管理する。さらに、会議設備管理部３１４は、会議で使用する設備の予約状況等を、例えば、図７（ａ）に示すような設備予約情報７１０に記憶して管理する。

【0044】

図６（ｂ）は、一実施形態に係る会議設備情報６２０の例を示している。図６（ｂ）の例では、会議設備情報６２０には、「設備ＩＤ」、「機器ＩＤ」、「設備名」、「予約可／不可」、「保管場所」、及び「セキュリティレベル」等の情報が含まれる。

【0045】

「設備ＩＤ」は、設備を識別するための識別情報である。「機器ＩＤ」は、設備が機器である場合、機器を識別するための識別情報であり、例えば、設備管理装置１２０が管理する機器ＩＤ等で表される。「設備名」は、設備の名前等を示す情報である。「予約可／不可」は、設備が予約可能であるか否かを示す情報である。「保管場所」は、設備が保管されている場所を示す情報である。

【0046】

「セキュリティレベル」は、設備のセキュリティレベルを示す情報であり、例えば、図４（ａ）の会議開催情報４１０に含まれる「セキュリティレベル」に対応している。図７（ｂ）に設備のセキュリティレベルの例を示す。設備のセキュリティレベルは、会議開催情報４１０に含まれる「セキュリティレベル」と同様に、「−」、「Ｃ」、「Ｂ」、「Ａ」の４段階にレベル分けされている。また、設備のセキュリティレベルは、図７に示すように、セキュリティレベル毎に、設備のセキュリティ内容が定められており、例えば、図１のクラウドＡ２０に記憶されたセキュリティ情報２４等に予め記憶されているものとする。

【0047】

図７（ａ）は、一実施形態に係る設備予約情報７１０の例を示している。図７（ａ）の例では、設備予約情報７１０には、「予約番号」、「設備ＩＤ」、「予約日時」、「開催ＩＤ」等の情報が含まれる。

【0048】

「予約番号」は、設備の予約を識別するための識別情報である。「設備ＩＤ」は、設備を識別するための識別情報であり、例えば、図６（ｂ）で説明した会議設備情報６２０に含まれる「設備ＩＤ」に対応している。「予約日時」は、設備が予約されている日時等を示す情報である。「開催ＩＤ」は、会議を識別するための識別情報であり、例えば、図４（ａ）で説明した会議開催情報４１０に含まれる「開催ＩＤ」に対応している。

【0049】

ここで、図３に戻り、会議管理装置１１０の機能構成の説明を続ける。

【0050】

情報提供部（情報提供手段）３１５は、会議開催管理部３１２が受付した会議開催の条件に応じた会議設備の情報を提供する。

【0051】

例えば、会議開催管理部３１２が、セキュリティレベル（セキュリティ情報）を含む会議開催の条件を受け付けると、会議設備管理部３１４は、セキュリティレベルに対応する会議設備の情報を、設備管理装置１２０から取得する。また、情報提供部３１５は、会議設備管理部３１４が取得した、会議開催の条件に含まれるセキュリティレベルに対応する会議設備の情報を、例えば、端末装置１４０等に表示させる。

【0052】

これにより、例えば、端末装置１４０を用いて、会議の予約をしている利用者は、会議のセキュリティレベルに応じた会議設備を容易に選択することができるようになる。

【0053】

会議履歴管理部３１６は、開催された会議の開催履歴等の情報を、例えば、図６（ａ）に示すような会議履歴情報６１０に記憶して管理する。

【0054】

図６（ａ）は、一実施形態に係る会議履歴情報６１０の例を示している。図６（ａ）の例では、会議履歴情報６１０には、「開催ＩＤ」、「開催日時」、「会議名」、「セキュリティレベル」、「開催場所」、「主催者」、「問合せ先」「資料」等の情報が含まれる。

【0055】

このうち、「開催ＩＤ」、「会議名」、「セキュリティレベル」、「開催場所」、「主催者」、「問合せ先」「資料」等の情報は、図４（ａ）で説明した会議開催情報４１０に含まれる同名の情報に、それぞれ対応している。また、「開催日時」は、実際に開催された会議の開始日時、及び終了日時が記憶されている。

【0056】

会議資料管理部３１７は、会議の主催者や出席者等によって登録された会議の資料や、議事録等に関する情報を、例えば、図４（ｂ）に示すような会議資料情報４２０に記憶して管理する。

【0057】

図４（ｂ）は、一実施形態に係る会議資料情報４２０の例を示している。図４（ｂ）の例では、会議資料情報４２０には、「資料ＩＤ」、「資料名」、「ファイル」等の情報が記憶されている。

【0058】

「資料ＩＤ」は、会議資料を識別するための識別情報である。「資料名」は、会議資料の名前等の情報である。「ファイル」は、資料が保管されているファイルや、ファイルの取得先を示す情報等である。

【0059】

なお、上記の会議開催情報４１０、会議資料情報４２０、出席者情報５００、会議履歴情報６１０、会議設備情報６２０、及び設備予約情報７１０等は、例えば、図１のクラウドＡ２０に記憶された会議情報２１に含まれる。また、上記の各情報は、ローカルネットワークＡ１０に設置されたサーバ装置や、会議管理装置１１０の記憶部３１８等に記憶されているものであっても良い。

【0060】

記憶部３１８は、例えば、図２のＣＰＵ２０１で実行されるプログラム、及びストレージデバイス２０４等によって実現され、例えば、上記の各情報を含む様々な情報を記憶可能である。

【0061】

（設備管理装置の機能構成）
設備管理装置（設備管理手段）１２０は、例えば、通信部３２１、セキュリティ情報管理部３２２、会議室管理部３２３、機器管理部３２４、及び記憶部３２５等を有する。

【0062】

設備管理装置１２０は、例えば、図２のＣＰＵ２０１で所定のプログラムを実行することにより、上記の各機能構成を実現している。

【0063】

通信部３２１は、例えば、図２に示すネットワークＩ／Ｆ２０８を用いて、設備管理装置１２０をネットワーク６０に接続して、会議管理装置１１０等の他の装置と通信を行う。

【0064】

セキュリティ情報管理部３２２は、会議設備毎のセキュリティ情報（セキュリティレベル）を管理する。例えば、セキュリティ情報管理部３２２は、会議室管理部３２３が管理する会議室情報に、セキュリティレベルの情報を付与する。また、セキュリティ情報管理部３２２は、機器管理部３２４が管理する機器情報に、セキュリティレベルの情報を付与する。

【0065】

会議室管理部３２３は、会議設備のうち、会議室（会議が行われる場所の一例）に関する情報を、例えば、図８（ａ）に示すような会議室情報８１０に記憶して管理する。

【0066】

図８（ａ）は、一実施形態に係る会議室情報８１０の例を示している。図８（ａ）の例では、会議室情報８１０には、「会議室ＩＤ」、「収容人数」、「場所」、「設備ＩＤ」、「会議環境」、及び「セキュリティレベル」等の情報が含まれる。

【0067】

「会議室ＩＤ」は、会議室を識別するための識別情報である。「収容人数」は、会議室を利用できる最大人数を示す情報である。「場所」は、会議室が設置されている場所等を示す情報である。「設備ＩＤ」は、会議室に備え付けられている設備に関する情報であり、例えば、図６（ｂ）の会議設備情報６２０に含まれる「設備ＩＤ」に対応している。「会議環境」は、会議室に備え付けられている通信設備等に関する情報である。

【0068】

「セキュリティレベル」は、会議室のセキュリティレベルを示す情報であり、例えば、図４（ａ）の会議開催情報４１０に含まれる「セキュリティレベル」に対応している。図８（ｂ）に会議室のセキュリティレベルの例を示す。会議室のセキュリティレベルは、会議開催情報４１０に含まれる「セキュリティレベル」と同様に、「−」、「Ｃ」、「Ｂ」、「Ａ」の４段階にレベル分けされている。また、会議室のセキュリティレベルは、図８（ｂ）に示すように、セキュリティレベル毎に、会議室のセキュリティ内容が定められており、例えば、図１のクラウドＡ２０に記憶されたセキュリティ情報２４に予め記憶されているものとする。

【0069】

図１５の機器管理部３２４は、会議設備のうち、会議に利用される機器に関する情報を、例えば、図９（ａ）に示すような機器情報９１０に記憶して管理する。なお、機器管理部３２４は、会議に利用されるソフトウェアに関する情報を、さらに管理するものであっても良い。

【0070】

図９は、一実施形態に係る機器情報９１０の例を示している。機器情報９１０には、例えば、「機器ＩＤ」、「機器名称」、「機器状態」、「機能」、「メーカ名」、「設置／保管場所」、及び「セキュリティレベル」等の情報が含まれる。

【0071】

「機器ＩＤ」は、機器を識別するための識別情報である。「機器名称」は、機器の名前等を示す情報である。「機器状態」は、例えば、機器の状態を示す情報であり、例えば、機器が正常に動作する「良好」な状態であるか、正常に動作しない「利用不可」の状態であるか等を示す。「機能」は、機器の機能や、種別等を示す情報である。「メーカ名」は、機器の製造者や、販売者等を示す情報である。「設置／保管場所」は、機器が設置、又は保管されている場所等を示す情報である。

【0072】

「セキュリティレベル」は、機器のセキュリティレベルを示す情報であり、例えば、図４（ａ）の会議開催情報４１０に含まれる「セキュリティレベル」に対応している。図９（ｂ）に機器のセキュリティレベルの例を示す。機器のセキュリティレベルは、会議開催情報４１０に含まれる「セキュリティレベル」と同様に、「−」、「Ｃ」、「Ｂ」、「Ａ」の４段階にレベル分けされている。また、機器のセキュリティレベルは、図９（ｂ）に示すように、セキュリティレベル毎に、機器のセキュリティ内容が定められており、例えば、図１のクラウドＡ２０に記憶されたセキュリティ情報２４に予め記憶されているものとする。

【0073】

なお、上記の会議室情報８１０、機器情報９１０等は、例えば、図１のクラウドＡ２０に記憶された設備情報２２に含まれる。また、上記の各情報は、ローカルネットワークＡ１０に設置されたサーバ装置や、設備管理装置１２０の記憶部３２５等に記憶されているものであっても良い。

【0074】

記憶部３２５は、例えば、図２のＣＰＵ２０１で実行されるプログラム、及びストレージデバイス２０４等によって実現され、例えば、上記の各情報を含む様々な情報を記憶可能である。

【0075】

（人事管理装置の機能構成）
人事管理装置１３０は、人事、及び経理に関する様々な情報を管理する。人事管理装置１３０は、例えば、社員管理部３３２、経理管理部３３３、及び記憶部３３４等を有する。

【0076】

人事管理装置１３０は、例えば、図２のＣＰＵ２０１で所定のプログラムの実行することにより、上記の各機能構成を実現している。

【0077】

通信部３３１は、例えば、図２に示すネットワークＩ／Ｆ２０８を用いて、人事管理装置１３０をネットワーク６０に接続して、例えば、会議管理装置１１０等の他の装置と通信を行う。

【0078】

社員管理部３３２は、例えば、ローカルネットワークＡ１０を運用する企業等の社員に関する情報、及び社員以外の外部人員の情報を、図１０（ａ）、（ｂ）に示すような、社員情報１０１０、及び外部人員情報１０２０に記憶して管理する。

【0079】

図１０（ａ）は、一実施形態に係る社員情報１０１０の例を示している。図１０（ａ）の例では、社員情報１０１０には、例えば、「社員ＩＤ」、「氏名」、「所属」、及び「所在場所」等の情報が含まれる。

【0080】

「社員ＩＤ」は、社員を識別するための識別情報である。「氏名」は、社員の名前等を示す情報である。「所属」は、社員が所属する部署等を示す情報である。「所在場所」は、社員の所在場所（例えば、社員の自席がある場所等）を示す情報である。

【0081】

図１０（ｂ）は、一実施形態に係る外部人員情報１０２０の例を示している。図１０（ｂ）の例では、外部人員情報１０２０には、例えば、「社員ＩＤ」、「氏名」、「所属」、及び「所在場所」等の情報が含まれる。

【0082】

「社員ＩＤ」は、外部人員（例えば、社外からの来訪者や、協力会社の社員等）を識別するための識別情報である。「氏名」は、外部人員の名前等を示す情報である。「所属」は、外部人員が所属する部署等を示す情報である。「所在場所」は、外部人員の所在場所（例えば、外部人員の自席がある場所等）を示す情報である。

【0083】

経理管理部３３３は、会議の開催に要した費用等の情報を含む経理管理情報を管理する。なお、本実施形態では、経理管理部３３３が管理する経理管理情報は任意の形式であって良いので、詳細な説明は省略する。

【0084】

なお、上記の社員情報１０１０、外部人員情報１０２０、経理管理情報等は、例えば、図１のクラウドＡ２０に記憶された人事情報２３に含まれる。また、上記の各情報は、ローカルネットワークＡ１０に設置されたサーバ装置や、人事管理装置１３０の記憶部３３４等に記憶されているものであっても良い。

【0085】

記憶部３３４は、例えば、図２のＣＰＵ２０１で実行されるプログラム、及びストレージデバイス２０４等によって実現され、例えば、上記の各情報を含む様々な情報を記憶可能である。

【0086】

＜処理の流れ＞
続いて、情報提供システム１による情報提供方法の処理の流れについて説明する。

【0087】

［第１の実施形態］
（セキュリティ情報の登録処理）
図１１は、第１の実施形態に係る登録処理の例を示すシーケンス図である。この処理は、例えば、図８（ａ）に示す会議室情報８１０に含まれる「セキュリティレベル」や、図８（ｂ）に示す機器情報９１０に含まれる「セキュリティレベル」を登録する処理の例を示している。なお、「セキュリティレベル」は、セキュリティ情報の一例である。

【0088】

ステップＳ１１０１において、例えば、設備情報２２を管理する管理者が、端末装置１４０を用いて、セキュリティ情報の設定開始操作を行うものとする。例えば、管理者は、端末装置１４０のウェブブラウザを用いて、設備管理装置１２０のセキュリティ情報管理部３２２が提供するセキュリティ情報を設定するためのウェブページ等にアクセスする。

【0089】

ステップＳ１１０２において、端末装置１４０は、管理者による設定開始操作に応じて、セキュリティ情報の設定開始を要求する設定開始要求を、設備管理装置１２０に送信する。

【0090】

ステップＳ１１０３、Ｓ１１０４において、設備管理装置１２０のセキュリティ情報管理部３２２は、端末装置１４０から受信した設定開始要求に応じて、セキュリティ情報の設定画面を、端末装置１４０に表示させる。

【0091】

ステップＳ１１０５において、管理者が、機器のセキュリティ情報の設定操作を行うものとする。例えば、管理者は、図９（ａ）に示す機器情報９１０において、機器ＩＤ「Ｍ００００１」のプロジェクタのセキュリティレベルを「Ａ」に設定する操作等を行う。

【0092】

ステップＳ１１０６において、端末装置１４０は、設定された機器のセキュリティ情報を設備管理装置１２０に送信する。

【0093】

ステップＳ１１０７において、設備管理装置１２０のセキュリティ情報管理部３２２は、端末装置１４０から受け付けた機器のセキュリティ情報の登録を、機器管理部３２４に要求する。これにより、例えば、図９（ａ）に示す機器情報９１０において、機器ＩＤ「Ｍ００００１」のプロジェクタのセキュリティレベルが「Ａ」に設定される。

【0094】

ステップＳ１１０８において、機器管理部３２４は、例えば、セキュリティ情報の登録が完了したことを示す完了通知を、セキュリティ情報管理部３２２に通知する。

【0095】

また、ステップＳ１１０９において、管理者が、会議室のセキュリティ情報の設定操作を行うものとする。例えば、管理者は、図８（ａ）に示す会議室情報８１０において、会議室ＩＤ「ＫＳ００００１」の会議室のセキュリティレベルを「Ａ」に設定する操作等を行う。

【0096】

ステップＳ１１１０において、端末装置１４０は、設定された会議室のセキュリティ情報を設備管理装置１２０に送信する。

【0097】

ステップＳ１１１１において、設備管理装置１２０のセキュリティ情報管理部３２２は、端末装置１４０から受け付けた会議室のセキュリティ情報の登録を、会議室管理部３２３に要求する。これにより、例えば、図８（ａ）に示す会議室情報８１０において、会議室ＩＤ「ＫＳ００００１」の会議室のセキュリティレベルが「Ａ」に設定される。

【0098】

例えば、上記の処理により、管理者は、例えば、図８（ａ）に示すような会議室情報８１０の「セキュリティレベル」、及び図９（ａ）に示すような機器情報９１０の「セキュリティレベル」を、予め登録しておくことができる。

【0099】

（情報提供システムの情報提供処理）
図１２は、第１の実施形態に係る情報提供処理の例を示すシーケンス図である。この処理は、情報提供システム１が、会議設備を利用する利用者により入力された会議開催の条件に応じて、会議開催の条件を満たす会議設備の情報を提供する処理の例を示している。なお、図１２に示す処理の開始前に、例えば、図１１に示すセキュリティ情報の登録処理により、設備管理装置１２０は、会議設備（会議室、機器等）の情報と、会議設備毎に予め設定されたセキュリティレベルとを対応づけて管理しているものとする。

【0100】

ステップＳ１２０１において、例えば、会議設備を利用する利用者（例えば、会議を開催する開催者等）が、端末装置１４０を用いて、会議情報の登録開始操作を行うものとする。例えば、利用者は、端末装置１４０のウェブブラウザを用いて、会議管理装置１１０の会議開催管理部３１２が提供する会議情報を登録するためのウェブページ等にアクセスする。

【0101】

ステップＳ１２０２において、端末装置１４０は、利用者による登録開始操作に応じて、会議情報の登録開始を要求する登録開始要求を、会議管理装置１１０に送信する。

【0102】

ステップＳ１２０３、Ｓ１２０４において、会議管理装置１１０の会議開催管理部３１２は、端末装置１４０から受信した登録開始要求に応じて、会議情報を入力する情報入力画面を、端末装置１４０に表示させる。

【0103】

ステップＳ１２０５において、利用者は、表示された情報入力画面に、例えば、開催日時、会議名、出席者、セキュリティレベル等の会議情報（会議開催の条件）を入力するものとする。

【0104】

ステップＳ１２０６において、端末装置１４０な、利用者によって入力された会議情報を、会議管理装置１１０に送信する。なお、端末装置１４０が送信する会議情報には、会議のセキュリティレベル（セキュリティ情報の一例）が含まれている。

【0105】

ステップＳ１２０７、Ｓ１２０８において、会議管理装置１１０の出席者管理部３１３は、人事管理装置１３０から、出席者の情報（氏名、所属、所在場所等）の情報を取得する。

【0106】

ステップＳ１２０９〜Ｓ１２１１において、会議管理装置１１０の会議設備管理部３１４は、会議開催管理部３１２が受け付けた会議情報に含まれるセキュリティレベルを用いて、設備管理装置１２０からセキュリティレベルに対応する会議設備の情報を取得する。

【0107】

例えば、ステップＳ１２０９において、会議設備管理部３１４は、ステップＳ１２０６で取得した会議情報、及びステップＳ１２０８で取得した出席者情報等を含む会議開催の条件を、設備管理装置１２０に送信する。

【0108】

ステップＳ１２１０において、設備管理装置１２０の会議室管理部３２３、及び機器管理部３２４は、会議管理装置１１０から受信した会議開催の条件に対応する会議設備の情報を抽出する。

【0109】

例えば、会議の出席者の人数が３〜４人、所在場所が大阪事業所、セキュリティレベルがＡである場合、会議室管理部３２３は、図８（ａ）に示すような会議室情報８１０から、会議室ＩＤ「ＫＳ００００３」の「大阪事業所・２Ｆ会議室」を抽出する。また、会議の出席者に、所在場所が東京事業所の社員Ｃが含まれる場合、会議室管理部３２３は、図８（ａ）に示す会議室情報８１０から、会議室ＩＤ「ＫＳ００００１」の「東京事業所・１Ｆ会議室」を合わせて抽出する。

【0110】

同様にして、設備管理装置１２０の機器管理部３２４は、会議開催の条件に対応する機器の情報を抽出する。例えば、会議の出席者の人数が３〜４人、所在場所が大阪事業所、セキュリティレベルがＡである場合、機器管理部３２４は、図９（ａ）に示すような機器情報９１０から、機器ＩＤ「Ｍ００００１」、機器ＩＤ「Ｍ００００２」の機器を抽出する。また、会議の出席者に、所在場所が東京事業所の社員Ｃが含まれる場合、機器管理部３２４は、図９（ａ）に示すような機器情報９１０から、機器ＩＤ「Ｍ００００３」のＩＰ音声会議ホンを合わせて抽出する。

【0111】

ステップＳ１２１１において、設備管理装置１２０は、ステップＳ１２１０で抽出した会議設備（会議室、機器）の情報を、会議管理装置１１０に通知する。

【0112】

ステップＳ１２１２において、会議管理装置１１０の情報提供部３１５は、ステップＳ１２０９〜Ｓ１２１１で取得した会議設備の情報を含む提供情報の表示画面を生成する。例えば、情報提供部３１５は、会議のセキュリティレベルに対応した会議室、及び機器を選択可能に表示する会議情報の登録画面等を生成する。

【0113】

ステップＳ１２１３、Ｓ１２１４において、情報提供部３１５は、生成した提供情報の表示画面を、端末装置１４０に表示させる。

【0114】

従来の会議システムでは、会議を開催する利用者が、会議室や機器等の会議設備を自由に選択することができるようになっていた。この場合、会議開催の条件に応じた会議設備を選択することができず、セキュリティ面で問題があった。例えば、利用者が選択した会議室のセキュリティ対策が十分ではなかった場合、会議室から漏れる会話が外部に聞こえてしまう、又は電話会議が盗聴されてしまう等の問題があった。

【0115】

そこで、本実施形態に係る情報提供システム１は、例えば、上記の処理により、会議を開催する利用者が希望する会議開催の条件（セキュリティレベル等）に対応する会議設備を抽出し、利用者に提案する。これにより、本実施形態に係る情報提供システム１によれば、会議開催の条件に応じた会議設備の情報を提供することにより、会議の内容に応じて適切なセキュリティレベルを確保することができるようになる。

【0116】

［第２の実施形態］
第２の実施形態では、例えば、設備管理装置１２０が管理する会議設備の中に、会議開催の条件に対応する利用可能な会議設備がないときに、代替設備の情報を提供する場合の例について説明する。

【0117】

＜機能構成＞
図１３は、第２の実施形態に係る設備管理システムの機能構成の例を示す図である。図１３に示すように、第２の実施形態に係る情報提供システム１は、図３に示す第１の実施形態に係る情報提供システム１の機能構成に加えて、代替設備管理部１３０１を有する。ここでは、代替設備管理部１３０１が、会議管理装置１１０に含まれるものとして以下の説明を行うが、代替設備管理部１３０１は、設備管理装置１２０等に含まれるものであっても良い。

【0118】

代替設備管理部（代替設備管理手段）１３０１は、例えば、図２のＣＰＵ２０１で実行されるプログラムによって実現される。代替設備管理部１３０１は、例えば、機器メーカ、ソフトウェアメーカ、レンタル会社等から、設備管理装置１２０が管理する会議設備と代替可能な代替設備の情報を取得し、セキュリティレベルを付与して管理する。

【0119】

例えば、代替設備管理部１３０１は、機器メーカが運営するウェブサーバ５０や、レンタル会社の設備管理装置３１が管理する設備情報４１等から代替機器の情報を取得する。また、代替設備管理部１３０１は、取得した代替機器の情報にセキュリティレベルを付与して、例えば、図１４（ａ）に示すような代替機器情報１４１０に記憶して管理する。

【0120】

例えば、代替設備管理部１３０１は、クラウドＡ２０の設備情報２２に含まれる、図９（ａ）に示すような機器情報９１０のセキュリティレベルを参照して、代替機器情報１４１０の「セキュリティレベル」を決定することができる。また、別の一例として、代替設備管理部１３０１は、機器メーカや、レンタル会社等から提供されるセキュリティレベルに基づいて（例えば変換して）、代替機器情報１４１０の「セキュリティレベル」を決定するものであっても良い。さらに、代替設備管理部１３０１は、管理者等によって入力されたセキュリティレベル等により、代替機器情報１４１０の「セキュリティレベル」を決定するものであっても良い。

【0121】

また、代替設備管理部１３０１は、ソフトウェアメーカが運営するウェブサーバ５０や、レンタル会社の設備管理装置３１が管理する設備情報４１等から代替ソフトウェアの情報を取得する。また、代替設備管理部１３０１は、取得した代替ソフトウェアの情報にセキュリティレベルを付与して、例えば、図１４（ｂ）に示すような代替ソフトウェア情報１４２０に記憶して管理する。なお、代替ソフトウェア情報１４２０の「セキュリティレベル」は、例えば、代替機器情報１４１０の「セキュリティレベル」と同様にして決定される。

【0122】

さらに、代替設備管理部１３０１は、レンタル会社の設備管理装置３１が管理する設備情報４１等から代替会議室の情報を取得する。また、代替設備管理部１３０１は、取得した代替会議室の情報にセキュリティレベルを付与して、例えば、図１５に示すような代替会議室情報１５００に記憶して管理する。

【0123】

なお、代替設備管理部１３０１が管理する代替設備の情報は、例えば、設備管理装置１２０が管理する会議設備の中に、会議開催の条件に対応する利用可能な会議設備がないときに、情報提供部３１５が提供する提供情報として用いられる。

【0124】

＜処理の流れ＞
図１６は、第２の実施形態に係る情報提供処理の例を示すシーケンス図である。なお、図１６のステップＳ１２０６〜Ｓ１２０９の処理は、図１２に示す第１の実施形態に係る処理と同様なので、ここでは、第１の実施形態との相違点を中心に説明を行う。

【0125】

ステップＳ１６０１において、設備管理装置１２０の会議室管理部３２３、及び機器管理部３２４は、会議管理装置１１０から受信した会議開催の条件に対応する会議設備の情報を抽出する。ただし、ここでは、会議開催の条件に対応する会議設備の情報が抽出できなかったものとする。

【0126】

ステップＳ１６０２において、設備管理装置１２０は、会議開催の条件に対応する会議設備がないことを示す情報を会議管理装置１１０に通知する。

【0127】

ステップＳ１６０３において、会議管理装置１１０の会議設備管理部３１４は、設備管理装置１２０から会議開催の条件に対応する会議設備の情報を取得できないとき、代替設備管理部１３０１から、会議開催の条件に対応する代替設備の情報を取得する。

【0128】

例えば、会議を開催する利用者が、会議開始の条件として、セキュリティレベル「Ａ」
のテレビ会議を設定したものとする。また、設備管理装置１２０の機器管理部３２４が管理する機器情報９１０には、例えば、図９（ａ）に示すように、テレビ会議用の機器が登録されていないものとする。この場合、会議設備管理部３１４は、代替設備管理部１３０１が管理する、例えば、図１４（ａ）に示すような代替機器情報１４１０から、セキュリティレベルが「Ａ」であり、かつテレビ会議機能を有する機器ＩＤ「Ｄ００００１」、「Ｄ０００２」の代替機器の情報を取得する。

【0129】

ステップＳ１６０４において、会議管理装置１１０の情報提供部３１５は、ステップＳ１６０３で取得した代替設備の情報を含む提供情報の表示画面を生成する。例えば、情報提供部３１５は、会議のセキュリティレベルに対応した、調達可能な代替設備の情報を含む会議情報の登録画面を生成する。

【0130】

ステップＳ１６０５、Ｓ１６０６において、情報提供部３１５は、生成した提供情報の表示画面を、端末装置１４０に表示させる。

【0131】

上記の処理により、会議を開催する利用者は、会議のセキュリティレベルに対応する会議設備がない場合でも、会議設備を購入、又はレンタルすることにより、会議のセキュリティレベルに応じた会議の開催を検討することができるようになる。

【0132】

［第３の実施形態］
従来の会議システムでは、会議を開始する前に、会議を開催する利用者等が、会議のセキュリティレベルに応じたセキュリティ設定を、会議装置等の会議設備に設定していた。しかし、一般的な利用者は、例えば、会議装置等の会議設備のセキュリティ設定に慣れていない場合があり、セキュリティ設定に時間を要し、会議の開始が遅れる場合等があった。

【0133】

そこで、第２の実施形態では、情報提供システム１が、会議の開始前に会議設備に自動的にセキュリティ設定を行う場合の処理の例について説明する。

【0134】

＜機能構成＞
図１７は、第３の実施形態に係る設備管理システムの機能構成の例を示す図である。図１７に示すように、第３の実施形態に係る設備管理装置１２０は、図３に示す第１の実施形態に係る設備管理装置１２０の機能構成に加えて、機器設定部１７０１を有する。

【0135】

機器設定部（設定手段）１７０１は、例えば、図２のＣＰＵ２０１で実行されるプログラムによって実現され、会議で用いられる会議設備に、セキュリティレベルに応じたセキュリティ設定を行う。

【0136】

＜処理の流れ＞
（会議設備の設定処理１）
図１８は、第３の実施形態に係る会議設備の設定処理の例を示すシーケンス図（１）である。

【0137】

ステップＳ１８０１において、会議管理装置１１０の会議開催管理部３１２は、例えば、図４（ａ）に示すような会議開催情報４１０等を用いて、会議の開始時刻の所定の時間前（例えば、１０分前等）になったことを検知する。

【0138】

ステップＳ１８０２において、会議管理装置１１０の会議設備管理部３１４は、例えば、１０分後に開始される会議で用いられる会議設備の設備ＩＤと、セキュリティレベルとを含むセキュリティ設定要求を、設備管理装置１２０に送信する。なお、会議のセキュリティレベルは、例えば、図４（ａ）に示すような会議開催情報４１０から取得することができる。また、会議で用いられる会議設備の設備ＩＤは、例えば、図７（ａ）に示すような設備予約情報７１０から、会議の開催ＩＤに対応する設備ＩＤを取得する。

【0139】

ステップＳ１８０３において、設備管理装置１２０の機器設定部１７０１は、会議管理装置１１０からセキュリティ設定要求を受け付けると、指定された設備ＩＤの会議設備１８００に、指定されたセキュリティレベルに応じたセキュリティ設定を行う。

【0140】

ステップＳ１８０４において、会議設備１８００は、指定されたセキュリティ設定（例えば、暗号化の有無、認証の有無等）の設定を行い、セキュリティ設定が完了したことを示す設定結果を、設備管理装置１２０に送信する。

【0141】

ステップＳ１８０５において、設備管理装置１２０は、セキュリティ設定が完了したことを示す設定結果を、会議管理装置１１０に送信する。

【0142】

上記の処理により、情報提供システム１は、会議の開始時刻の前に、会議で用いられる会議設備に、会議のセキュリティレベルに応じたセキュリティ設定を自動的に行うことができるようになる。

【0143】

なお、例えば、会議設備１８００に電源が投入されていない場合、或いは会議設備１８００が他の会議で使用中の場合等、会議開始の前に会議設備１８００のセキュリティ設定を行えない場合もある。このような場合、情報提供システム１は、図１８に示す設定失敗時の処理１８１０を実行する。

【0144】

例えば、ステップＳ１８１１において、会議管理装置１１０の会議開催管理部３１２は、図４（ａ）に示すような会議開催情報４１０を用いて、会議の開始時刻の所定の時間前（例えば、１０分前等）になったことを検知する。

【0145】

ステップＳ１８１２において、会議管理装置１１０の会議設備管理部３１４は、例えば、１０分後に開始される会議で用いられる会議設備の設備ＩＤと、セキュリティレベルとを含むセキュリティ設定要求を、設備管理装置１２０に送信する。

【0146】

ステップＳ１８１３において、設備管理装置１２０の機器設定部１７０１は、会議管理装置１１０からセキュリティ設定要求を受け付けると、指定された設備ＩＤの会議設備１８００に、指定されたセキュリティレベルに応じたセキュリティ設定を行う。

【0147】

ステップＳ１８１４において、会議設備１８００は、指定されたセキュリティ設定（例えば、暗号化の有無、認証の有無等）の設定が行えないため、セキュリティ設定が行えないことを示す設定結果を、設備管理装置１２０に送信するものとする。

【0148】

ステップＳ１８１５において、設備管理装置１２０は、セキュリティ設定が行えないことを示す設定結果を、会議管理装置１１０に送信する。

【0149】

この場合、会議管理装置１１０は、会議開始時刻になるまで待機し、ステップＳ１８２１において、会議の開始時刻になったことを検知するものとする。

【0150】

ステップＳ１８２２において、会議管理装置１１０の会議設備管理部３１４は、例えば、開始時刻に開始される会議で用いられる会議設備の設備ＩＤと、セキュリティレベルとを含むセキュリティ設定要求を、設備管理装置１２０に送信する。

【0151】

ステップＳ１８２３において、設備管理装置１２０の機器設定部１７０１は、会議管理装置１１０からセキュリティ設定要求を受け付けると、指定された設備ＩＤの会議設備１８００に、指定されたセキュリティレベルに応じたセキュリティ設定を行う。

【0152】

ステップＳ１８２４において、会議設備１８００は、指定されたセキュリティ設定（例えば、暗号化の有無、認証の有無等）の設定を行い、セキュリティ設定が完了したことを示す設定結果を、設備管理装置１２０に送信する。

【0153】

ステップＳ１８２５において、設備管理装置１２０は、セキュリティ設定が完了したことを示す設定結果を、会議管理装置１１０に送信する。

【0154】

上記の処理により、情報提供システム１は、例えば、利用者が会議装置等の会議設備のセキュリティ設定に慣れていない場合でも、セキュリティ設定を自動的に行い、会議の開始が遅れることを回避することができる。

【0155】

なお、図１８のステップＳ１８２３の時点において、会議設備１８００は、電源が投入されており、他の会議でも使用されていないと考えられるので、セキュリティ設定に成功する可能性が高くなる。なお、ステップＳ１８１４でセキュリティ設定に失敗されたことを示す設定結果が通知された場合、会議管理装置１１０は、所定の時間後（例えば、１〜５分後等）に、セキュリティ設定のリトライを行うことが望ましい。

【0156】

（会議設備の設定処理２）
図１９は、第３の実施形態に係る会議設備の設定処理の例を示すシーケンス図（１）である。この処理は、会議の開始前に設定した会議設備のセキュリティ設定を、会議の終了後に、元のセキュリティ設定に戻す場合の処理の例を示している。

【0157】

ステップＳ１９０１において、会議管理装置１１０の会議開催管理部３１２は、例えば、図４（ａ）に示すような会議開催情報４１０を用いて、会議の開始時刻の所定の時間前（例えば、１０分前等）になったことを検知する。

【0158】

ステップＳ１９０２において、会議管理装置１１０の会議設備管理部３１４は、例えば、１０分後に開始される会議で用いられる会議設備の設備ＩＤを含む、セキュリティ設定の保存要求を、設備管理装置１２０に送信する。

【0159】

ステップＳ１９０３、Ｓ１９０４において、設備管理装置１２０の機器設定部１７０１は、会議管理装置１１０からセキュリティ設定の保存要求を受け付けると、指定された設備ＩＤの会議設備１９００から、セキュリティ設定情報を取得する。

【0160】

ステップＳ１９０５において、機器設定部１７０１は、取得した会議設備１９００のセキュリティ設定情報を、例えば、クラウドＡ２０等に記憶する。なお、機器設定部１７０１は、取得した会議設備１９００のセキュリティ設定情報を、記憶部３２５に記憶するものであっても良い。

【0161】

ステップＳ１９０６において、機器設定部１７０１は、セキュリティ設定の保存に成功したことを示す完了通知を、会議管理装置に通知する。

【0162】

ステップＳ１９０７において、会議管理装置１１０の会議設備管理部３１４は、例えば、１０分後に開始される会議で用いられる会議設備の設備ＩＤと、セキュリティレベルとを含むセキュリティ設定要求を、設備管理装置１２０に送信する。

【0163】

ステップＳ１９０８において、設備管理装置１２０の機器設定部１７０１は、会議管理装置１１０からセキュリティ設定要求を受け付けると、指定された設備ＩＤの会議設備１９００に、指定されたセキュリティレベルに応じたセキュリティ設定を行う。

【0164】

ステップＳ１９０９において、会議設備１９００は、指定されたセキュリティ設定（例えば、暗号化の有無、認証の有無等）の設定を行い、セキュリティ設定が完了したことを示す設定結果を、設備管理装置１２０に送信する。

【0165】

ステップＳ１９１０において、設備管理装置１２０は、セキュリティ設定が完了したことを示す設定結果を、会議管理装置１１０に送信する。

【0166】

また、例えば、ステップＳ１９１１において、会議管理装置１１０の会議開催管理部３１２は、会議が終了したことを検知するものとする。

【0167】

ステップＳ１９１２において、会議管理装置１１０の会議設備管理部３１４は、例えば、終了した会議で用いられた会議設備１９００の設備ＩＤを含む、セキュリティ設定の復旧要求を、設備管理装置１２０に送信する。

【0168】

ステップＳ１９１３において、設備管理装置１２０の機器設定部１７０１は、会議管理装置１１０からセキュリティ設定の復旧要求を受け付けると、指定された設備ＩＤを用いて、会議設備１９００のセキュリティ設定情報を、クラウドＡ２０等から読み出す。

【0169】

ステップＳ１９１４において、設備管理装置１２０の機器設定部１７０１は、読み出した会議設備１９００のセキュリティ設定情報を、会議設備１９００に設定する。

【0170】

ステップＳ１９１５において、会議設備１９００は、指定されたセキュリティ設定情報を用いて、セキュリティ設定を復旧し、セキュリティ設定の復旧が完了したことを示す設定結果を、設備管理装置１２０に送信する。

【0171】

ステップＳ１９１６において、設備管理装置１２０は、セキュリティ設定の復旧が完了したことを示す完了通知を、会議管理装置１１０に送信する。

【0172】

上記の処理により、情報提供システム１は、会議の開始前に設定した会議設備１９００のセキュリティ設定を、会議の終了後に、元のセキュリティ設定に戻すことができる。

【0173】

（会議設備の設定処理３）
図２０は、第３の実施形態に係る会議設備の設定処理の例を示すシーケンス図（３）である。この処理は、情報提供システム１が、会議が終了した後に、会議設備のセキュリティ設定を、次の会議のセキュリティレベルに対応するセキュリティ設定に自動的に設定する場合の処理の例を示している。

【0174】

ステップＳ２００１において、会議管理装置１１０の会議開催管理部３１２は、会議が終了したことを検知するものとする。

【0175】

ステップＳ２００２において、会議開催管理部３１２は、会議で用いられていた会議設備１９００が、次の会議で予約されている否かを判断する。会議設備１９００が次の会議で予約されていない場合、情報提供システム１は、例えば、図１９のステップＳ１９１２〜Ｓ１９１６に示すような、セキュリティ設定の復旧処理を実行する。一方、会議設備１９００が次の会議で予約されている場合、情報提供システム１は、図２０に示す予約されている場合の処理２０１０を実行する。

【0176】

例えば、ステップＳ２０１１において、会議管理装置１１０の会議設備管理部３１４は、次の会議のセキュリティレベルと、次の会議で用いられる会議設備の設備ＩＤとを含むセキュリティ設定要求を、設備管理装置１２０に送信する。

【0177】

ステップＳ２０１２において、設備管理装置１２０の機器設定部１７０１は、会議管理装置１１０からセキュリティ設定要求を受け付けると、指定された設備ＩＤの会議設備１９００に、指定されたセキュリティレベルに応じたセキュリティ設定を行う。

【0178】

ステップＳ２０１３において、会議設備１９００は、指定されたセキュリティ設定（例えば、暗号化の有無、認証の有無等）の設定を行い、セキュリティ設定が完了したことを示す設定結果を、設備管理装置１２０に送信する。

【0179】

ステップＳ２０１４において、設備管理装置１２０は、セキュリティ設定が完了したことを示す設定結果を、会議管理装置１１０に送信する。

【0180】

（会議設備の設定処理４）
図２１は、第３の実施形態に係る会議設備の設定処理の例を示すシーケンス図（４）である。この処理は、会議設備に、セキュリティレベルに対応するセキュリティ設定を行えない場合に、会議設備にデフォルトのセキュリティ設定を行う場合の処理の例を示している。

【0181】

ステップＳ２１０１において、設備管理装置１２０は、会議設備２１００のデフォルトのセキュリティ設定を、クラウドＡ２０、又は記憶部３２５等に予め記憶しておくものとする。

【0182】

ステップＳ２１０２において、会議管理装置１１０の会議開催管理部３１２は、例えば、図４（ａ）に示すような会議開催情報４１０を用いて、会議の開始時刻の所定の時間前（例えば、１０分前等）になったことを検知する。

【0183】

ステップＳ２１０３において、会議管理装置１１０の会議設備管理部３１４は、例えば、１０分後に開始される会議で用いられる会議設備２１００の設備ＩＤと、セキュリティレベルとを含むセキュリティ設定要求を、設備管理装置１２０に送信する。

【0184】

ステップＳ２１０４において、設備管理装置１２０の機器設定部１７０１は、会議管理装置１１０からセキュリティ設定要求を受け付けると、指定された設備ＩＤの会議設備２１００に、指定されたセキュリティレベルに応じたセキュリティ設定を行う。

【0185】

ステップＳ２１０５において、会議設備２１００は、指定されたセキュリティ設定の設定が行えないため、セキュリティ設定が行えないことを示す設定結果を、設備管理装置１２０に送信するものとする。

【0186】

ステップＳ２１０６において、設備管理装置１２０の機器設定部１７０１は、クラウドＡ２０、又は記憶部３２５等に予め記憶された、会議設備２１００のデフォルトのセキュリティ設定を読み出す。

【0187】

ステップＳ２１０７において、設備管理装置１２０の機器設定部１７０１は、会議設備２１００に、読み出したデフォルトのセキュリティ設定を行う。

【0188】

ステップＳ２１０８において、会議設備２１００は、指定されたデフォルトのセキュリティ設定を行い、デフォルトのセキュリティ設定の設定が完了したことを示す設定結果を、設備管理装置１２０に送信する。

【0189】

ステップＳ２１０９において、設備管理装置１２０は、デフォルトのセキュリティ設定を行ったことを示す完了通知を、会議管理装置１１０に送信する。

【0190】

この処理により、会議設備に、セキュリティレベルに対応したセキュリティ設定を行えない場合であっても、会議を開催することができるようになる。

【0191】

（会議設備の設定処理５）
図２２は、第３の実施形態に係る会議設備の設定処理の例を示すシーケンス図（５）である。この処理は、第１のセキュリティレベルで会議設備２２００を設定できないときに、第１のセキュリティレベルよりもセキュリティ内容を緩和した第２のセキュリティレベルを会議設備２２００のセキュリティ設定を行う場合の処理の例を示している。

【0192】

ステップＳ２２０１において、会議管理装置１１０の会議開催管理部３１２は、例えば、図４（ａ）に示すような会議開催情報４１０を用いて、会議の開始時刻の所定の時間前（例えば、１０分前等）になったことを検知する。

【0193】

ステップＳ２２０２において、会議管理装置１１０の会議設備管理部３１４は、例えば、１０分後に開始される会議で用いられる会議設備２２００の設備ＩＤと、第１のセキュリティレベルとを含むセキュリティ設定要求を、設備管理装置１２０に送信する。

【0194】

ステップＳ２２０３において、設備管理装置１２０の機器設定部１７０１は、会議管理装置１１０からセキュリティ設定要求を受け付けると、指定された設備ＩＤの会議設備２２００に、指定された第１のセキュリティレベルに応じたセキュリティ設定を行う。

【0195】

ステップＳ２２０４において、会議設備２２００は、指定された第１のセキュリティ設定の設定が行えないため、セキュリティ設定が行えないことを示す設定結果を、設備管理装置１２０に送信するものとする。

【0196】

ステップＳ２２０５において、設備管理装置１２０の機器設定部１７０１は、第１のセキュリティレベルでセキュリティ設定が行えなかったことを示す設定結果を、会議管理装置１１０に通知する。

【0197】

ステップＳ２２０６において、会議管理装置１１０の会議設備管理部３１４は、会議設備２２００の第１のセキュリティレベル（第１の設定）よりセキュリティ内容を緩和した第２のセキュリティレベル（第１の設定とは異なる第２の設定）を読み出す。

【0198】

ステップＳ２２０７において、会議管理装置１１０の会議設備管理部３１４は、会議設備２２００の設備ＩＤと、第２のセキュリティレベルとを含むセキュリティ設定要求を、設備管理装置１２０に送信する。

【0199】

ステップＳ２２０９において、会議設備２２００は、指定された第２のセキュリティレベルに対応するセキュリティ設定を行い、セキュリティ設定の設定が完了したことを示す設定結果を、設備管理装置１２０に送信する。

【0200】

ステップＳ２２１０において、設備管理装置１２０は、第２のセキュリティレベルでセキュリティ設定を行ったことを示す完了通知を、会議管理装置１１０に送信する。

【0201】

上記の処理により、例えば、会議設備のセキュリティ設定が行えないために会議が始められない、或いは、セキュリティ設定なしで会議が行われること等を低減させることができるようになる。

【符号の説明】

【0202】

１ 情報提供システム
１００ 情報提供装置
１１０ 会議管理装置
１２０ 設備管理装置（設備管理手段）
１３０ 人事管理装置
３１２ 会議開催管理部（受付手段）
３１４ 会議設備管理部（取得手段）
３１５ 情報提供部（情報提供手段）
１３０１ 代替設備管理部（代替設備管理手段）
１７０１ 機器設定部（設定手段）

【先行技術文献】

【特許文献】

【0203】

【特許文献1】特開２０１１−１５１５３６号公報

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】

【図17】

【図18】

【図19】

【図20】

【図21】

【図22】