特開 2023-112865 情報処理装置、情報処理システムおよびプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2023112865

(43)【公開日】2023-08-15

(54)【発明の名称】情報処理装置、情報処理システムおよびプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 20/14 20120101AFI20230807BHJP

   G06Q 40/12 20230101ALI20230807BHJP

【ＦＩ】

G06Q20/14

G06Q40/00 400

【審査請求】未請求

【請求項の数】12

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2022014851

(22)【出願日】2022-02-02

(71)【出願人】

【識別番号】000006747

【氏名又は名称】株式会社リコー

(74)【代理人】

【識別番号】100110607

【弁理士】

【氏名又は名称】間山 進也

(72)【発明者】

【氏名】山脇 卓

【テーマコード（参考）】

5L055

【Ｆターム（参考）】

5L055AA32

5L055BB63

(57)【要約】

【課題】 ジョブの履歴情報の人による仕分けをなくし、仕分け結果を修正できる装置、システムおよび方法を提供すること。
【解決手段】 情報処理装置は、経費を請求する処理を実行する装置であり、ジョブの履歴情報を蓄積する蓄積部３０と、蓄積された履歴情報に含まれるジョブの内容に基づき、経費の請求対象となる履歴情報と非請求対象の履歴情報とを仕分ける仕分け部３１と、請求対象の履歴情報に含まれるジョブの内容に基づき、請求書を生成する生成部３２と、生成された請求書に対する修正内容を受け付ける入力受付部３３と、受け付けた修正内容に基づき、請求書を修正する修正部３４と、生成された、または修正された請求書を、経費精算を行う精算先へ送信する通信部３５とを含む。
【選択図】 図４

【特許請求の範囲】

【請求項1】

経費を請求する処理を実行する情報処理装置であって、
ジョブの履歴情報を蓄積する蓄積手段と、
蓄積された前記履歴情報に含まれる前記ジョブの内容に基づき、経費の請求対象となる履歴情報と非請求対象の履歴情報とを仕分ける仕分け手段と、
前記請求対象の履歴情報に含まれる前記ジョブの内容に基づき、請求書を生成する生成手段と、
生成された前記請求書に対する修正内容を受け付ける入力受付手段と、
受け付けた前記修正内容に基づき、前記請求書を修正する修正手段と、
生成された、または修正された前記請求書を、経費精算を行う精算先へ送信する通信手段と
を含む、情報処理装置。

【請求項2】

前記通信手段は、ジョブを受け付け、受け付けたジョブを実行する機器へ該ジョブを送信し、前記蓄積手段は、前記機器により実行された前記ジョブの実行結果を履歴情報として蓄積する、請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項3】

生成された、または修正された前記請求書を表示させる表示制御手段を含む、請求項１または２に記載の情報処理装置。

【請求項4】

前記表示制御手段は、経費を精算する期間を開始日時と終了日時により指定する画面を表示させ、
せ前記仕分け手段は、前記入力受付手段が受け付けた開始日時から終了日時までの期間の情報と、前記ジョブの内容とに基づき、前記請求対象の履歴情報と前記非請求対象の履歴情報とを仕分ける、請求項３に記載の情報処理装置。

【請求項5】

前記表示制御手段は、経費を精算する期間を指定する方法を選択する画面を表示させ、選択された方法に応じた前記期間を指定する画面に切り替え、
前記仕分け手段は、前記入力受付手段が受け付けた情報に基づく期間と、前記ジョブの内容とに基づき、前記請求対象の履歴情報と前記非請求対象の履歴情報とを仕分ける、請求項３に記載の情報処理装置。

【請求項6】

前記表示制御手段は、前記期間を指定する方法として月を指定する方法が選択された場合、月により前記期間を指定する画面に切り替え、
前記仕分け手段は、指定された月の情報と、前記ジョブの内容とに基づき、前記請求対象の履歴情報と前記非請求対象の履歴情報とを仕分ける、請求項５に記載の情報処理装置。

【請求項7】

前記蓄積手段は、経費を精算する期間として指定された開始日時と終了日時の情報を指定期間の履歴として保持することを可能とし、
前記表示制御手段は、前記期間を開始日時と終了日時により指定する画面を表示させる際、前記蓄積手段に保持された前記履歴の終了日時に１日加算した日時を、開始日時の入力欄に予め入力して表示させる、請求項４に記載の情報処理装置。

【請求項8】

前記表示制御手段は、前記蓄積手段に前記履歴が保持されていない場合、前記開始日時と前記終了日時の入力欄を空欄にして表示させる、請求項７に記載の情報処理装置。

【請求項9】

前記仕分け手段は、経費を精算する期間として予め決められた期間の情報と、前記ジョブの内容とに基づき、前記請求対象の履歴情報と前記非請求対象の履歴情報とを仕分ける、請求項１～３のいずれか１項に記載の情報処理装置。

【請求項10】

前記仕分け手段は、前記蓄積手段から前記履歴情報を１つずつ取得し、前記請求対象の一覧または前記非請求対象の一覧に追加することにより仕分けし、
前記生成手段は、前記請求対象の一覧に仕分けられた履歴情報に基づき、経費として請求する金額を計算する、請求項１～９のいずれか１項に記載の情報処理装置。

【請求項11】

請求項１～１０のいずれか１項に記載の情報処理装置と、前記情報処理装置から受信した請求書に基づき、経費の精算処理を実行する管理装置とを含む、情報処理システム。

【請求項12】

経費を請求する処理をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
前記コンピュータは、蓄積手段を含み、
ジョブの履歴情報を前記蓄積手段に蓄積するステップと、
蓄積された前記履歴情報に含まれる前記ジョブの内容に基づき、経費の請求対象となる履歴情報と非請求対象の履歴情報とを仕分けるステップと、
前記請求対象の履歴情報に含まれる前記ジョブの内容に基づき、請求書を生成するステップと、
生成された前記請求書に対する修正内容を受け付けるステップと、
受け付けた前記修正内容に基づき、前記請求書を修正するステップと、
生成された、または修正された前記請求書を、経費精算を行う精算先へ送信するステップと
を実行させる、プログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、経費を請求する処理を実行する情報処理装置、システムおよびその処理をコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

近年の働き方改革やコロナ禍において、オフィス以外の私的もしくは公的な空間で業務を行うリモートワークの機会が増している。リモートワークでは、会社から支給されたＰＣ(Personal Computer)以外の、私的もしくは公的な空間に設置されたプリンタやファクシミリ等を使用して業務を行うことがある。

【0003】

私物のプリンタを用いて業務データを印刷した場合、業務上不可欠な印刷であるにも関わらず、インクや用紙等の消耗品は個人負担となってしまう。業務上必要な印刷を行った分だけ経費として会社に請求することはできる。しかしながら、印刷の詳細な履歴を１件ずつ記録した上で精算を行う必要があり、会社側は私物のプリンタの出力結果を把握できないため、精算の請求が正しいかどうかを適切に判断できない。また、業務データを私物のプリンタで印刷することを許可すると、印刷の履歴を会社側が追えないため、業務データの流出の危険性もある。

【0004】

経費の精算ではないが、交通費の精算作業を容易にする目的で、ＩＣ(Integrated Circuit)カードに記録領域を２つ用意し、１つに精算対象の利用ログを、もう１つに対象外のログを記録して、記録時に仕分ける方法が提案されている（例えば、特許文献１参照）。

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

しかしながら、従来の方法では、利用ログを人により仕分けるため、悪意を持った人に悪用されてしまう可能性があり、また、仕分け結果が誤っている場合に仕分けし直す方法の開示がないため、誤っている場合に修正できないという問題があった。

【0006】

本発明は上述した課題を解決するものであり、ジョブの履歴情報の人による仕分けをなくし、仕分け結果の修正を可能にする装置、システムおよびプログラムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0007】

本発明によれば、経費を請求する処理を実行する情報処理装置であって、
ジョブの履歴情報を蓄積する蓄積手段と、
蓄積された履歴情報に含まれるジョブの内容に基づき、経費の請求対象となる履歴情報と非請求対象の履歴情報とを仕分ける仕分け手段と、
請求対象の履歴情報に含まれるジョブの内容に基づき、請求書を生成する生成手段と、
生成された請求書に対する修正内容を受け付ける入力受付手段と、
受け付けた修正内容に基づき、請求書を修正する修正手段と、
生成された、または修正された請求書を、経費精算を行う精算先へ送信する通信手段と
を含む、情報処理装置が提供される。

【発明の効果】

【0008】

本発明によれば、ジョブの履歴情報の人による仕分けをなくし、仕分け結果を修正することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【0009】

【図1】従来のシステム構成を示した図。

【図2】本実施形態に係る情報処理システムの構成例を示した図。

【図3】中継装置のハードウェア構成の一例を示した図。

【図4】中継装置の機能構成の一例を示したブロック図。

【図5】私物デバイスおよび管理サーバの機能構成の一例を示したブロック図。

【図6】ログの自動記録の流れを示したフローチャート。

【図7】ログに基づく経費を請求する請求書を生成する処理の流れを示したフローチャート。

【図8】アプリ一覧を表示する画面の一例を示した図。

【図9】精算期間の設定画面の一例を示した図。

【図10】請求内容を確認する画面の一例を示した図。

【図11】修正画面の一例を示した図。

【図12】ログの詳細画面の一例を示した図。

【図13】請求書の自動作成処理の流れを示したフローチャート。

【図14】ユーザに精算期間を指定させ、指定された精算期間の請求書を生成して表示させる第１の処理の流れを示したフローチャート。

【図15】精算期間を指定する方法を選択する画面の一例を示した図。

【図16】開始終了を指定する画面の一例を示した図。

【図17】月を指定する画面の一例を示した図。

【図18】ユーザに精算期間を指定させ、指定された精算期間の請求書を生成して表示させる第２の処理の流れを示したフローチャート。

【図19】履歴がない場合の開始終了を指定する画面の一例を示した図。

【図20】履歴がある場合の開始終了を指定する画面の一例を示した図。

【発明を実施するための形態】

【0010】

以下、本発明について実施形態をもって説明するが、本発明は後述する実施形態に限定されるものではない。

【0011】

最初に、図１を参照して、従来のオフィス以外の私的、公的空間で業務を行う場合のシステム構成について説明する。図１では、オフィス以外の空間としてユーザの自宅を例示している。従来のシステムは、ユーザの自宅に設置される私物デバイス１０と、私物デバイス１０にケーブルやＷｉ－Ｆｉ（登録商標）等により直接接続される会社ＰＣ１１と、会社ＰＣ１１がネットワークを介して接続可能なクラウド上の管理サーバ１２とから構成される。会社ＰＣ１１と管理サーバ１２とは、ＶＰＮ(Virtual Private Network)等によりセキュアに接続されている。ここで、ＶＰＮは、インターネット上に仮想的な専用線を設定したプライベートネットワークである。

【0012】

ユーザは、自宅で会社から支給された会社ＰＣ１１を使用して、自宅からクラウド上の管理サーバ１２が保持する業務データへアクセスして業務を行う。私物デバイス１０は、例えば私物のＰＣ、スマートフォン、デジタルカメラ、プリンタ、スキャナ、ファクシミリ装置等である。ユーザは、業務上で印刷が必要になった場合、私物のプリンタで業務データを印刷することができ、業務上でＦＡＸ送信が必要になった場合、私物のファクシミリ装置でＦＡＸ送信することができる。以下、私物デバイス１０を私物のプリンタとして説明する。

【0013】

会社ＰＣ１１から直接私物デバイス１０で印刷することを許可すると、印刷というジョブの履歴を会社側で追うことができないため、業務データの流出の危険性がある。また、私物デバイス１０を使用して印刷を行うと、業務上不可欠な印刷であるにも関わらず、インクや転写紙等の消耗品がユーザ個人の負担になってしまう。

【0014】

個人の負担分については、ユーザは業務上必要な印刷を行った分だけ経費として会社に請求することができる。この場合、会社側は、印刷の詳細な履歴を１件ずつ記録した上で精算を行う必要があるが、私物デバイス１０での出力結果を把握することができないため、精算された情報が正しい内容かどうかの判断を適切に行うことは難しい。印刷の詳細な履歴は、いつ、誰が、どのような文書を、どれだけ、どのような印刷モードで印刷したかという情報を含む。

【0015】

業務データの流出の危険性も、精算内容が正しいかどうかについても、私物デバイス１０の利用状況を会社側が把握できないことにより生じる問題である。そこで、本発明では、私物デバイス１０の利用状況を会社側が把握できるようにシステムを構成する。

【0016】

図２は、本実施形態に係る情報処理システムの構成例を示した図である。情報処理システム（以下、本システムとも呼ぶ。）は、従来のシステムと同様、私物デバイス１０、会社ＰＣ１１、クラウド上の管理装置としての管理サーバ１２を含み、さらに、情報処理装置としての、私物デバイス１０と管理サーバ１２との間を繋ぐ中継装置１３を含む。また、会社ＰＣ１１は、管理サーバ１２および中継装置１３を介して私物デバイス１０と通信を行うように構成される。私物デバイス１０とクラウド上の管理サーバ１２との間は、インターネットではなく、専用線を利用して接続することで、私物デバイス１０をクラウド上の管理サーバ１２にセキュアに接続することができる。なお、このセキュアな接続例は一例であるので、従来のＶＰＮ接続であってもよい。

【0017】

本システムでは、ユーザが私物デバイス１０を使用して印刷を行う場合、会社ＰＣ１１から管理サーバ１２へ指定した業務データに対する印刷要求を送信する。印刷要求には、印刷を要求するユーザの情報、印刷対象の業務データ、印刷モード等の設定情報が含まれる。設定情報には、印刷を実行させる私物デバイス１０が解釈可能なデータに変換するプリンタドライバのドライバ名等も含まれる。ユーザは、業務データと私的データとを出力させるプリンタを分けることができ、業務データを印刷する際、業務データを印刷するプリンタドライバを使用することができる。管理サーバ１２は、印刷要求を印刷ジョブとし、印刷ジョブに含まれる業務データ等をジョブデータとして管理し、ドライバ名等から特定される出力先のプリンタである私物デバイス１０が接続される中継装置１３へ印刷ジョブを送信する。中継装置１３は、印刷ジョブを蓄積し、ユーザからの印刷ジョブ実行の要求を受けて、私物デバイス１０に対して要求された印刷ジョブの実行を指示し、印刷ジョブの実行結果を履歴情報（ログ）として蓄積する。

【0018】

中継装置１３は、業務データに限らず、全てのデータの私物デバイス１０に対する印刷要求についてログを蓄積する。ログは、私物デバイス１０の利用ログとしても参照され、ログデータとも呼ばれる。ログは、ユーザ情報、印刷日時、印刷したデータの内容、印刷モード、印刷枚数等の情報を含む。中継装置１３は、ユーザの経費を請求するタイミングで、蓄積したログを使用して経費を請求する請求書を生成し、経費の精算処理を実行する精算先としての管理サーバ１２へ送信する。経費を請求するタイミングは、例えば月末等である。

【0019】

管理サーバ１２は、会社側のシステムと接続して、中継装置１３にて生成された請求書を基に、ユーザの経費を精算する処理を実行する。

【0020】

私物デバイス１０は、通信機能を有するデバイスでなくても、中継装置１３を介することで、クラウド上の管理サーバ１２と通信することができる。中継装置１３は、汎用的な接続技術、例えば印刷データの印刷ポートへの送信のためのプロトコル(SNMP)が使用して接続することができる。また、中継装置１３は、汎用的な接続Ｉ／Ｆを備え、様々なメーカーのデバイスと接続することができる。

【0021】

図３は、中継装置１３のハードウェア構成の一例を示した図である。中継装置１３は、一般的なＰＣとほぼ同様の構成である。なお、管理サーバ１２も、中継装置１３とほぼ同様の構成であるため、管理サーバ１２のハードウェア構成の説明については省略する。

【0022】

中継装置１３は、ハードウェアとして、ＣＰＵ(Central Processing Unit)２０、ＲＯＭ(Read Only Memory)２１、ＲＡＭ(Random Access Memory)２２、ＨＤ(Hard Disk)２３、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ２４、操作パネル２５、外部機器接続Ｉ／Ｆ２６、ネットワークＩ／Ｆ２７、バスライン２８を備えている。

【0023】

ＣＰＵ２０は、中継装置１３全体の動作を制御する。ＲＯＭ２１は、ＩＰＬ(Initial Program Loader)等のＣＰＵ２０の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ２２は、ＣＰＵ２０の作業領域として使用される。ＨＤ２３は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ２４は、ＣＰＵ２０の制御に従ってＨＤ２３に対する各種データの読み出し、または書き込みを制御する。ここでは、記憶装置としてＨＤ２３を使用しているが、これに限られるものではなく、ＳＳＤ(Solid State Drive)等を使用してもよい。

【0024】

操作パネル２５は、選択画面や入力画面等を表示させ、ユーザからの入力を受け付けるタッチパネルを備える。外部機器接続Ｉ／Ｆ２６は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。図２に示す例では、外部機器は、私物デバイス１０である。ネットワークＩ／Ｆ２７は、通信ネットワークを利用してデータ通信するためのインターフェースである。バスライン２８は、ＣＰＵ２０等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

【0025】

中継装置１３は、メディアＩ／Ｆ等を備え、フラッシュメモリ等の記録メディアに対するデータの読み出し、または書き込みを制御することができるように構成されていてもよい。また、中継装置１３は、音入力手段としてのマイク、音出力手段としてのスピーカー等を備えていてもよく、操作パネル２５に代えて、ディスプレイ、キーボード、ポインティングデバイスを備えた構成であってもよい。

【0026】

図４は、中継装置１３の機能構成の一例を示したブロック図である。中継装置１３は、各機能を１以上の処理回路によって実現することが可能である。ここで、処理回路とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようにプログラミングされたプロセッサや、各機能を実行するように設計されたＡＳＩＣ(Application Specific Integrated Circuit)、ＤＳＰ(Digital Signal Processor)、ＦＰＧＡ(Field Programmable Gate Array)や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

【0027】

中継装置１３は、各機能を実行する機能部として、蓄積部３０、仕分け部３１、生成部３２、入力受付部３３、修正部３４、通信部３５、表示制御部３６、ジョブ管理部３７、デバイス管理部３８を備える。

【0028】

蓄積部３０は、ジョブのログを蓄積する。仕分け部３１は、蓄積されたログに含まれるジョブの内容に基づき、経費の請求対象のログと、非請求対象のログとを仕分ける。仕分け部３１は、例えば印刷ジョブに使用されたプリンタドライバのドライバ名や、印刷する文書に含まれるキーワード等により、また、指定された請求期間に応じて、経費の請求対象のログか否かを自動で振り分ける。

【0029】

生成部３２は、請求対象のログに基づき、経費を請求するための請求書を生成する。生成部３２は、請求する経費を計算して請求書を生成する。入力受付部３３は、生成された請求書に対する修正内容を受け付ける。入力受付部３３は、ジョブに対する各種依頼を受け付けることができる。ジョブに対する各種依頼は、ジョブ実行の依頼、ジョブキャンセルの依頼等である。修正部３４は、受け付けた修正内容に基づき、請求書を修正する。修正内容としては、例えば精算期間の変更、精算対象のログの追加や削除等が挙げられる。

【0030】

通信部３５は、生成された、または修正された請求書を、精算先としての管理サーバ１２へ送信し、また、管理サーバ１２から印刷要求として印刷ジョブを受け付ける。表示制御部３６は、操作パネル２５に表示される表示内容を制御し、表示画面の切り替え等を行う。ジョブ管理部３７は、実行しているジョブを、優先度等をつけて管理する。ジョブには、ジョブを識別する識別情報としてジョブＩＤが割り当てられ、ジョブＩＤにより各ジョブが管理される。デバイス管理部３８は、中継装置１３と接続された私物デバイス１０を管理する。デバイス管理部３８は、中継装置１３と接続された各デバイスを識別するデバイス名、ＩＰ(Internet Protocol)アドレス、ＭＡＣ(Media Access Control)アドレス等を使用して各デバイスを管理する。

【0031】

図５は、私物デバイス１０および管理サーバ１２の機能構成の一例を示したブロック図である。私物デバイス１０および管理サーバ１２も、中継装置１３と同様、ＣＰＵ等の処理回路を実装しており、各機能が処理回路により実現される。なお、私物デバイス１０がプリンタである場合、ＣＰＵ等の処理回路、印刷を実行するプロッタをハードウェアとして含む。

【0032】

図５（ａ）に示す私物デバイス１０は、機能部として、通信部４０、ジョブ実行部４１を備える。通信部４０は、中継装置１３の通信部３５との間で通信を行う。ジョブ実行部４１は、通信部４０を介してジョブを受信し、受信したジョブを実行する。ジョブの実行内容は、デバイス毎に異なる。デバイスによって搭載される機能等が異なるからである。

【0033】

図５（ｂ）に示す管理サーバ１２は、機能部として、通信部５０、ＵＩ(User Interface)部５１、中継装置管理部５２、経費精算部５３、ジョブデータ管理部５４、ユーザ管理部５５を備える。通信部５０は、会社ＰＣ１１および中継装置１３と通信を行う。なお、会社ＰＣ１１が２台以上の場合、２台以上の会社ＰＣ１１の各々と通信を行い、中継装置１３が２台以上の場合、２台以上の中継装置１３の各々と通信を行う。ＵＩ部５１は、サービスのＵＩを表示する。サービスは、例えば印刷、スキャン、経費精算等のユーザに提供するサービスである。

【0034】

中継装置管理部５２は、管理サーバ１２と接続されている中継装置１３を管理する。中継装置１３は、各ユーザの自宅等に設置されるため、複数のユーザに対してサービスを提供する場合、管理サーバ１２に複数の中継装置１３が接続されることになる。中継装置管理部５２は、管理サーバ１２と接続されている複数の中継装置１３の各々を、各中継装置１３のデバイス名、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス等を使用して管理する。

【0035】

経費精算部５３は、会社側のシステムと接続し、中継装置１３から受信した請求書に基づき、経費精算処理を実行する。ジョブデータ管理部５４は、印刷ジョブの各種データを管理する。印刷ジョブの各種データは、例えば業務データである。業務データは、業務文書のデータであり、業務文書には、契約書、請求書、連絡書、提案書、報告書、マニュアル等がある。ユーザ管理部５５は、本システムを利用するユーザの情報、認証情報を管理し、ユーザ認証を行う。ユーザの情報は、ユーザ名、所属、メールアドレス等の情報であり、認証情報は、ユーザＩＤ、パスワード、ユーザの生体情報等である。生体情報は、指紋、顔、静脈、虹彩等の情報である。

【0036】

図６を参照して、ログの自動記録について説明する。ジョブのログは、図４に示した蓄積部３０に自動で記録され、蓄積される。ログは、私物デバイス１０の利用ログとして、経費精算時に精算対象かどうかを明確にするために記録される。ログに記録される内容としては、ログインユーザ、利用日時、利用した文書の内容、利用したデバイスのモード、利用量等である。

【0037】

本システムは、ユーザが自身の認証情報を使用してログインした後に利用可能となる。ログインユーザは、ユーザ認証を行い、認証成功してシステムにログインしたユーザのユーザ名等の情報である。利用日時は、私物デバイス１０の利用開始、利用終了の日時である。私物デバイス１０が私物のプリンタである場合、利用日時は１の印刷ジョブの開始日時、終了日時となる。利用した文書の内容は、何に関する文書かという情報である。文書の内容としては、契約に関する内容、費用請求に関する内容等である。デバイスのモードは、デバイスがプリンタの場合、カラー／白黒、画像サイズ等であり、利用量は、使用した転写紙の枚数等の情報である。

【0038】

ユーザは、会社ＰＣ１１において管理サーバ１２へアクセスし、所望の業務データを選択し、ジョブの１つとしてその業務データの印刷を要求する。業務データの印刷要求は、私物デバイス１０で印刷するために使用されるプリンタドライバを指定して印刷が要求されるため、管理サーバ１２を介してその私物デバイス１０が接続される中継装置１３へ送信され、中継装置１３に蓄積される。

【0039】

ユーザが、中継装置１３の操作パネル２５に対し、ログイン画面の表示を要求したことを受けて、ステップ１００から処理を開始する。ステップ１０１では、ユーザが、ユーザＩＤとパスワードを入力し、中継装置１３が入力されたユーザＩＤ等の認証情報を管理サーバ１２へ送信する。管理サーバ１２は、予め登録された認証情報と、中継装置１３から受信した認証情報とを比較することにより、ユーザ認証処理を実行し、認証成功か、認証失敗かを中継装置１３に通知する。中継装置１３は、認証成功の場合、ユーザのログインを行う。認証失敗の場合、ログイン失敗をユーザに対して通知する。

【0040】

ユーザは、ログイン後、ステップ１０２へ進み、蓄積された印刷ジョブの中から印刷したいジョブ（印刷データ）を選択し、選択した印刷データの印刷を要求する。ステップ１０３では、ユーザからの要求を受けて、中継装置１３が、自機に接続され、管理する私物デバイス１０に対して印刷データの印刷を指示する。私物デバイス１０は、中継装置１３からの指示を受けて、指示された印刷データの印刷を実行する。

【0041】

ステップ１０４では、中継装置１３は、私物デバイス１０による印刷の実行状況を監視し、印刷が終了したところで、出力結果としてログを記録し、ステップ１０５で処理を終了する。ログは、１つのジョブが終了ごとに生成され、蓄積部３０に蓄積される。

【0042】

私物デバイス１０を使用して業務を行った場合、その業務にかかった費用を経費として精算することができる。図７は、ログに基づき経費精算を行う処理の流れを示したフローチャートである。ユーザは、例えば月末等の経費精算を行うタイミングで、中継装置１３の操作パネル２５にログイン画面を表示させることによりステップ２００から処理を開始する。なお、経費精算を行うタイミングは、月末に限定されるものではない。

【0043】

ステップ２０１では、ユーザにより入力された認証情報を管理サーバ１２へ送信し、ユーザ認証を実行させる。管理サーバ１２からの認証処理の結果を受けて、操作パネル２５にその結果に応じた画面を表示する。認証成功の場合、ログインし、図８に示すようなアプリ一覧の画面を表示する。一方、認証失敗の場合、ログインが失敗した旨の通知や、再度認証情報の入力を促すようにログイン画面を表示することができる。

【0044】

図８に示すアプリ一覧の画面は、印刷ボタン６０、スキャンボタン６１、経費精算ボタン６２を含む。印刷ボタン６０は、印刷ジョブに対する操作を行うためのボタンである。印刷ジョブに対する操作は、印刷ジョブの実行やキャンセル等である。スキャンボタン６１は、スキャンジョブに対する操作を行うためのボタンである。スキャンジョブに対する操作は、スキャンジョブの実行やキャンセル等である。経費精算ボタン６２は、経費精算を実行させるためのボタンである。

【0045】

再び図７を参照して、ステップ２０２で、ユーザが操作パネル２５をタッチする等して経費精算ボタン６２を押下すると、入力受付部３３が経費精算処理の選択を受け付ける。ステップ２０３では、仕分け部３１が、蓄積部３０に蓄積されたログに含まれるジョブの内容に基づき、蓄積部３０に蓄積されたログを精算対象のログと非精算対象のログとに仕分ける。そして、生成部３２が、精算対象のログに基づき、ユーザの経費を精算するための請求書を生成する。

【0046】

ステップ２０４で、表示制御部３６は、操作パネル２５に生成された請求書を表示させる。ユーザは、操作パネル２５に表示された請求書を確認し、修正またはこの内容で決定するように指示する。

【0047】

図９は、精算期間の設定画面の一例を示した図である。経費精算ボタン６２が押下されると、図９に示すような精算期間の設定画面を表示させることができる。精算期間は、利用開始から利用終了までの期間を設定するものであってもよいし、９月といったように月を設定するものであってもよい。また、会社側で事前に期間が決まっていてもよい。

【0048】

また、精算期間の表示においては、重複して精算することがないように、前回精算した期間の終了日に１日加算した日を開始日として自動で設定した状態で表示させてもよい。自動で設定した開始日は、ユーザがその開始日を変更できないような表示とすることができる。ユーザは、操作パネル２５をタッチし、表示された年、月、日を示す数字を変更して精算期間を修正することができる。精算期間の設定画面には、決定ボタン６３が設けられる。ユーザは、設定画面の内容で決定する場合、決定ボタン６３を押下することができる。

【0049】

再び図７を参照して、ステップ２０５では、入力受付部３３は、ユーザからの指示を受け付け、内容に問題があるか否かを判定する。

【0050】

ステップ２０５で内容に問題がある場合、ステップ２０６へ進み、表示制御部３６は、修正画面を表示させる。そして、ステップ２０７で、入力受付部３３が修正内容を受け付け、修正部３４が、修正内容に基づき、請求書を修正し、ステップ２０５へ戻る。

【0051】

図１０は、請求内容を確認する画面の一例を示した図である。精算対象のログか否かを自動で仕分けし、その仕分けした結果を画面に表示することができる。図１０に示す画面は、図９に示す設定画面で、決定ボタン６３が押下された場合に表示される。図１０では、ログ１～３が表示され、ログ１～３に対応付けて精算対象か否かが表示されている。ログ１、３が精算対象として表示され、ログ２が非精算対象として表示されている。図１０には、ログ１～３に含まれるジョブの内容として、ジョブを実行した日時、ジョブ名、印刷モード、印刷枚数等が表示されている。

【0052】

精算内容を確認する画面は、精算対象のログのみを表示してもよいが、図１０に示すように非精算対象のログも含めて表示することができる。仕分け結果が間違えている可能性があり、ユーザによる確認において仕分け結果を修正できるようにするためである。

【0053】

精算内容を確認する画面には、精算対象月の請求予定額も表示される。請求予定額は、精算対象のログから計算された経費の合計額である。請求対象のログがログ１、３であれば、ログ１につき計算した経費と、ログ３につき計算した経費とを加算した額が、請求予定額となる。この画面には、ログの内容を修正するための修正ボタン６４、この内容で決定するための決定ボタン６５が設けられている。

【0054】

図１１は、図１０に示す画面において、修正ボタン６４が押下された場合に表示される修正画面の一例を示した図である。修正画面は、修正モードに変更されることにより表示され、ログ一覧から精算対象にするか否かを選択することができる。図１１に示す例では、ログ１、３が精算対象として選択され、ログ２が非精算対象とされている。ユーザは、例えばログ２の「する」ボタンを押下することで、ログ２を精算対象に変更することができる。修正が終了した場合は、終了完了ボタン６６を押下し、修正せずに元の画面（図１０に示す画面）に戻る場合は、キャンセルボタン６７を押下することができる。

【0055】

また、図１１に示す画面において、ログを選択することで、図１２に示すようなログの詳細画面を表示することができる。図１２は、ログ１を選択した場合のログ１の詳細画面である。詳細画面は、ログインユーザ、ジョブ日時、ジョブ名、カラーかモノクロか、印刷サイズ、印刷枚数の情報と、プレビュー表示とが含まれる。詳細画面にプレビュー表示を含めることで、ユーザが印刷対象の内容を判別しやすくなり、容易に精算手続きを行えるようになる。確認後、確認ボタン６８を押下して、図１１に示す元の画面に戻ることができる。

【0056】

再び図７を参照して、ステップ２０５で内容に問題がない場合、ステップ２０８へ進み、入力受付部３３が、決定ボタン６５の押下により請求を受け付ける。ステップ２０９では、通信部３５は、作成された、または修正された請求書を管理サーバ１２へ送信し、経費精算を請求し、ステップ２１０で処理を終了する。

【0057】

図１３は、図７に示すステップ２０３の請求書の自動作成処理の一例を示したフローチャートである。ステップ３００から処理を開始し、ステップ３０１では、仕分け部３１が、蓄積部３０に蓄積されたログを取得する。蓄積部３０が複数のユーザのログを蓄積している場合、ログインユーザのログを取得する。ステップ３０２では、仕分け部３１が、取得したログが請求対象の印刷を実行したジョブのログか否かを判定する。請求対象のログか否かは、ログに含まれるジョブの内容に基づき判定することができる。ジョブの内容は、印刷に使用されたプリンタドライバのドライバ名、印刷した文書の内容等を含む。請求対象のログか否かは、精算対象として印刷する場合のプリンタドライバを使用したかどうか、あるいは印刷した文書の内容に業務に関連する文字等のキーワードを含むか否か等により判定することができる。なお、これらの方法は一例であり、請求対象のログか否かを判定することができれば、これらの方法に限定されるものではない。

【0058】

ステップ３０２で請求対象のログと判定した場合、ステップ３０３へ進み、生成部３２が、請求対象一覧にそのログを追加する。そして、ステップ３０４で、生成部３２が、ログから請求金額を計算する。請求金額は、カラー印刷１枚についての金額、モノクロ印刷１枚についての金額を設定しておき、カラー印刷、モノクロ印刷のそれぞれの印刷枚数を設定した金額に乗じることにより計算することができる。なお、この方法は一例であるので、請求金額を計算することができれば、他の方法であってもよい。

【0059】

一方、ステップ３０２で非請求対象のログと判定した場合、ステップ３０５へ進み、非請求対象一覧にそのログを追加する。ステップ３０６では、仕分け部３１が仕分けしたログが最後のログか否かを判定する。最後のログではないと判定した場合、ステップ３０２へ戻り、最後のログと判定した場合、ステップ３０７へ進み、生成部３２は、請求対象一覧を使用して請求書を生成し、表示制御部３６は、生成した請求書の画面を表示させ、ステップ３０８で処理を終了する。

【0060】

図８に示すアプリ一覧の画面で経費精算ボタン６２を押下すると、図９に示すような精算期間を開始から終了までの期間として設定する画面のほか、月を設定する画面や会社側で事前に決められた期間を表示する画面であってもよい。ユーザは、これらの３つの方法により精算期間を指定し、指定した精算期間を設定し、請求書を生成して表示することができるように構成されていてもよい。

【0061】

図１４は、ユーザに精算期間を指定させ、指定された精算期間の請求書を生成して表示させる第１の処理の流れを示したフローチャートである。ユーザがログインすることにより、ステップ４００から処理を開始する。ステップ４０１では、表示制御部３６が、図８に示すようなアプリ一覧の画面を表示させる。ユーザにより経費精算ボタン６２を押下したことを受けて、ステップ４０２では、入力受付部３３が、経費精算処理が選択されたことを受け付ける。ステップ４０３において、表示制御部３６は、予め決められた精算期間を使用する設定か否かに応じて、精算期間を指定させるか否かを判定する。

【0062】

予め決められた精算期間を使用しない設定の場合、ステップ４０４へ進み、精算期間を指定する方法を選択する画面を表示させる。図１５は、精算期間を指定する方法を選択する画面の一例を示した図である。図１５に示す画面は、精算期間を指定する方法として、開始終了指定ボタン６９、月指定ボタン７０により２つの指定方法のうちの１つを選択できるようになっている。開始終了指定は、精算期間を開始日と終了日により指定する方法で、月指定は、精算期間を月により指定する方法である。

【0063】

ステップ４０５で、入力受付部３３は、ユーザにより精算期間の指定方法の選択を受け付け、ステップ４０６で、表示制御部３６は、選択された指定方法が、開始終了指定か否かを判定する。ステップ４０６で開始終了指定と判定した場合、ステップ４０７へ進み、表示制御部３６は、開始と終了を指定するための画面を表示させる。入力受付部３３は、ユーザからの入力を受け付け、期間の開始と終了を指定する。一方、開始終了指定ではないと判定した場合、ステップ４０８へ進み、表示制御部３６は、月を指定するための画面を表示させる。入力受付部３３は、ユーザからの入力を受け付け、月を指定する。

【0064】

ステップ４０３で予め決められた精算期間を使用する設定の場合、精算期間を指定させないと判定し、ステップ４０９へ進み、予め決められた精算期間を表示する画面を表示させ、ステップ４１０へ進む。

【0065】

以上のようにして精算期間を指定した後、ステップ４１０において、仕分け部３１が、指定された精算期間に基づき、ログを取得し、請求対象のログと非請求対象のログに仕分けする。そして、生成部３２が、請求対象のログに基づき、請求書を生成する。そして、表示制御部３６が、生成された請求書を表示させ、ステップ４１１でこの処理を終了する。ここでは、ステップ４１１で処理を終了しているが、図７に示すステップ２０５へ進み、必要に応じて請求書の修正を行い、請求書を管理サーバ１２へ送信することができる。

【0066】

図１５に示す画面において開始終了指定ボタン６９を押下すると、図１６に示すような精算期間の開始と終了を指定できる画面を表示することができる。ユーザは、期間の開始日と終了日を指定し、決定ボタン７１を押下することで、開始日から終了日までの精算期間を設定することができる。なお、指定した終了日が開始日より前であるような矛盾した期間の指定の場合、エラーを表示して入力させないようにすることができる。

【0067】

図１５に示す画面において月指定ボタン７０を押下すると、図１７に示すような精算期間の月を指定できる画面を表示することができる。ユーザは、月を指定し、決定ボタン７２を押下することで、月により精算期間を設定することができる。なお、月指定で精算期間を設定するほうが、開始終了指定で精算期間を設定するより簡易に期間を設定することができる。

【0068】

図１６に示す画面において、精算期間の開始と終了の両方を設定する場合、期間を重複して請求してしまう場合がある。そこで、開始と終了を指定して請求を行った場合、指定した日を履歴として不揮発性メモリに保持しておき、開始日の入力欄に最新の履歴の終了日に１日加算した日を表示させ、終了日のみを入力させるように構成することができる。これにより、期間を重複して請求することを防ぐことができる。ただし、履歴がない場合は、開始日も空欄で表示される。

【0069】

図１８を参照して、期間の重複を防ぐようにユーザに精算期間を指定させ、指定された精算期間の請求書を生成して表示させる第２の処理について説明する。ユーザがログインすることにより、ステップ５００から処理を開始する。ステップ５０１では、表示制御部３６が、図８に示すようなアプリ一覧の画面を表示させる。ユーザにより経費精算ボタン６２を押下したことを受けて、ステップ５０２では、入力受付部３３が、経費精算処理が選択されたことを受け付ける。

【0070】

ステップ５０３で、表示制御部３６は、蓄積部３０に開始終了を指定した履歴が保持されているかを判定する。開始終了指定の履歴は、期間として指定した開始日と終了日の履歴である。保持されていないと判定した場合は、ステップ５０４へ進み、保持されていると判定した場合は、ステップ５０５へ進む。

【0071】

ステップ５０４では、表示制御部３６が、開始日の入力欄を空欄にする。図１９に、開始日と終了日の入力欄がともに空欄で表示された精算期間を設定する画面の一例を示す。ユーザは、開始日と終了日の両方を入力し、決定ボタン７３を押下することにより、入力した開始日から終了日までの期間を設定することができる。

【0072】

ステップ５０５では、表示制御部３６が、最新の履歴、すなわち前回精算した期間の終了日に１日加算した日を開始日とする。図２０に、開始日の入力欄には既に開始日が「２０＊＊年＊＊月＊＊日」の形で入力されており、終了日の入力欄のみが空欄で表示された精算期間を設定する画面の一例を示す。ユーザは、終了日のみを入力し、決定ボタン７４を押下することにより、既に入力された開始日、ユーザが入力した終了日で期間を設定することができる。

【0073】

再び図１８を参照して、ステップ５０６では、表示制御部３６が、精算期間を指定する画面を表示させる。ステップ５０７では、入力受付部３３が、ユーザの選択により開始終了指定が選択されたことを受け付ける。表示制御部３６は、ステップ５０４またはステップ５０５で設定したいずれかの画面を表示させる。そして、入力受付部３３が、開始日および終了日の両方、もしくは終了日のみの入力を受け付け、精算期間を設定する。

【0074】

精算期間が設定されたところで、ステップ５０８へ進み、仕分け部３１および生成部３２が、請求期間内の請求対象のログとそれ以外のログとに仕分けし、請求対象のログから請求書を生成する。ステップ５０９で、表示制御部３６が、生成された請求書を表示させ、ステップ５１０で、通信部３５が、管理サーバ１２へ請求書を送信する。

【0075】

ステップ５１１で、設定された精算期間の開始日と終了日を、開始終了を指定した履歴として記録し、ステップ５１２でこの処理を終了する。

【0076】

以上に説明してきたように、本システム、本システムに用いられる中継装置１３、本システムや中継装置１３により実行される方法、管理サーバ１２や中継装置１３に実装されるプログラムを提供することで、私物デバイスを利用して実行させたジョブのログの中から経費の精算対象となるログを自動で仕分けし、その仕分け結果の修正が可能となる。また、精算対象のログに基づき経費を自動計算することができ、請求書を自動で生成して、精算先へ送信することができるため、簡単に経費請求を行うことが可能となる。

【0077】

これまで本発明の一実施形態について説明してきたが、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、本実施形態の構成要素を変更若しくは削除し、または本実施形態の構成要素を他の構成要素を追加するなど、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。

【符号の説明】

【0078】

１０…私物デバイス
１１…会社ＰＣ
１２…管理サーバ
１３…中継装置
２０…ＣＰＵ
２１…ＲＯＭ
２２…ＲＡＭ
２３…ＨＤ
２４…ＨＤＤコントローラ
２５…操作パネル
２６…外部機器接続Ｉ／Ｆ
２７…ネットワークＩ／Ｆ
２８…バスライン
３０…蓄積部
３１…仕分け部
３２…生成部
３３…入力受付部
３４…修正部
３５…通信部
３６…表示制御部
３７…ジョブ管理部
３８…デバイス管理部
４０…通信部
４１…ジョブ実行部
５０…通信部
５１…ＵＩ部
５２…中継装置管理部
５３…経費精算部
５４…ジョブデータ管理部
５５…ユーザ管理部
６０…印刷ボタン
６１…スキャンボタン
６２…経費精算ボタン
６３、７１～７４…決定ボタン
６４…修正ボタン
６５…この内容で決定ボタン
６６…修正完了ボタン
６７…キャンセルボタン
６８…確認ボタン
６９…開始終了指定ボタン
７０…月指定ボタン

【先行技術文献】

【特許文献】

【0079】

【特許文献1】特開２００９－１０４４６８号公報

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】

【図17】

【図18】

【図19】

【図20】