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(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】公開特許公報(A)
(11)【公開番号】P2023046901
(43)【公開日】2023-04-05
(54)【発明の名称】システム、情報処理方法
(51)【国際特許分類】
G06F 16/16 20190101AFI20230329BHJP
G06F 13/00 20060101ALI20230329BHJP
H04N 1/00 20060101ALI20230329BHJP
【ＦＩ】
G06F16/16
G06F13/00 520D
H04N1/00 127A
【審査請求】未請求
【請求項の数】9
【出願形態】ＯＬ
(21)【出願番号】P 2021155743
(22)【出願日】2021-09-24
(71)【出願人】
【識別番号】000006747
【氏名又は名称】株式会社リコー
(71)【出願人】
【識別番号】513184703
【氏名又は名称】アサクラソフト株式会社
(74)【代理人】
【識別番号】100107766
【弁理士】
【氏名又は名称】伊東 忠重
(74)【代理人】
【識別番号】100070150
【弁理士】
【氏名又は名称】伊東 忠彦
(72)【発明者】
【氏名】上村 暢
(72)【発明者】
【氏名】浅倉 鉄平
【テーマコード（参考）】
5B084
5C062
【Ｆターム（参考）】
5B084AA02
5B084AA06
5B084AA12
5B084AA26
5B084AB04
5B084AB06
5B084BA07
5B084BB02
5B084CD02
5B084CD22
5B084DC03
5B084DC04
5C062AA02
5C062AA05
5C062AA30
5C062AA35
5C062AB38
5C062AC34
5C062AC43
5C062AF01
5C062AF02
5C062AF06
(57)【要約】
【課題】ＦＡＸ文書の仕分けをする人の手間を低減すること。
【解決手段】本発明は、機器及び端末装置と通信可能な情報処理システムであって、ＦＡＸ受信データの一覧の画面である第一画面を示す第一画面情報を、前記端末装置へ提供する端末画面提供部と、前記第一画面に対するユーザーの操作に応じて、ＦＡＸ受信データと第一のリンク先との対応付けに関する情報を送信する通信部と、を備えることを特徴とする。
【選択図】図１
【解決手段】本発明は、機器及び端末装置と通信可能な情報処理システムであって、ＦＡＸ受信データの一覧の画面である第一画面を示す第一画面情報を、前記端末装置へ提供する端末画面提供部と、前記第一画面に対するユーザーの操作に応じて、ＦＡＸ受信データと第一のリンク先との対応付けに関する情報を送信する通信部と、を備えることを特徴とする。
【選択図】図１
【特許請求の範囲】
【請求項1】
機器及び端末装置と通信可能な情報処理システムであって、
ＦＡＸ受信データの一覧の画面である第一画面を示す画面情報を、前記端末装置へ提供する端末画面提供部と、
前記第一画面に対するユーザーの操作に応じて、ＦＡＸ受信データと第一のリンク先との対応付けに関する情報を送信する通信部と、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
ＦＡＸ受信データの一覧の画面である第一画面を示す画面情報を、前記端末装置へ提供する端末画面提供部と、
前記第一画面に対するユーザーの操作に応じて、ＦＡＸ受信データと第一のリンク先との対応付けに関する情報を送信する通信部と、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項2】
前記機器が受信した第一のデータを前記機器から受信して、第一のフォルダに保存し、
前記情報処理システムは、さらに、前記機器から受信した、前記第一のデータとは種類が異なる第二のデータを第二のフォルダに保存する外部サービス処理部を有することを特徴とする請求項１に記載のシステム。
前記情報処理システムは、さらに、前記機器から受信した、前記第一のデータとは種類が異なる第二のデータを第二のフォルダに保存する外部サービス処理部を有することを特徴とする請求項１に記載のシステム。
【請求項3】
前記情報処理システムでは前記第一のデータを処理する第一のアプリが動作し、
前記情報処理システムは外部サービスシステムと通信し、
前記外部サービス処理部は、前記第一のアプリに対応付けられている前記外部サービスシステムのアプリに対し、前記第一のフォルダに前記第一のデータの保存を要求することを特徴とする請求項２に記載のシステム。
前記情報処理システムは外部サービスシステムと通信し、
前記外部サービス処理部は、前記第一のアプリに対応付けられている前記外部サービスシステムのアプリに対し、前記第一のフォルダに前記第一のデータの保存を要求することを特徴とする請求項２に記載のシステム。
【請求項4】
前記情報処理システムでは前記第二のデータを処理する第二のアプリが動作し、
前記情報処理システムは外部サービスシステムと通信し、
前記外部サービス処理部は、前記第二のアプリに対応付けられている前記外部サービスシステムのアプリに対し、前記第二のフォルダに前記第二のデータの保存を要求することを特徴とする請求項２に記載のシステム。
前記情報処理システムは外部サービスシステムと通信し、
前記外部サービス処理部は、前記第二のアプリに対応付けられている前記外部サービスシステムのアプリに対し、前記第二のフォルダに前記第二のデータの保存を要求することを特徴とする請求項２に記載のシステム。
【請求項5】
前記外部サービス処理部は、予め設定されている前記第一のアプリの項目と前記外部サービスシステムのアプリのフィールドの対応に基づいて、前記第一のデータに関する情報の各項目を前記外部サービスシステムのアプリの対応するフィールドに保存するよう要求する請求項３に記載のシステム。
【請求項6】
前記外部サービス処理部は、予め設定されている前記第二のアプリの項目と前記外部サービスシステムのアプリのフィールドの対応に基づいて、前記第二のデータに関する情報の各項目を前記外部サービスシステムのアプリの対応するフィールドに保存するよう要求する請求項４に記載のシステム。
【請求項7】
前記第二のアプリは、前記外部サービスシステムから前記第二のフォルダのリストを取得し、前記機器に送信し、
前記機器から前記第二のフォルダの指定を受け付けることを特徴とする請求項４に記載のシステム。
前記機器から前記第二のフォルダの指定を受け付けることを特徴とする請求項４に記載のシステム。
【請求項8】
前記第一のデータは前記機器が受信したＦＡＸ受信データ又は電子メールであり、前記第二のデータは前記機器が原稿をスキャンしたスキャンデータであることを特徴とする請求項２～７のいずれか１項に記載のシステム。
【請求項9】
機器及び端末装置と通信可能な情報処理システムが行う情報処理方法であって、
端末画面提供部が、ＦＡＸ受信データの一覧の画面である第一画面を示す画面情報を、前記端末装置へ提供するステップと、
通信部が、前記第一画面に対するユーザーの操作に応じて、ＦＡＸ受信データと第一のリンク先との対応付けに関する情報を送信するステップと、
を備えることを特徴とする情報処理方法。
端末画面提供部が、ＦＡＸ受信データの一覧の画面である第一画面を示す画面情報を、前記端末装置へ提供するステップと、
通信部が、前記第一画面に対するユーザーの操作に応じて、ＦＡＸ受信データと第一のリンク先との対応付けに関する情報を送信するステップと、
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、システム、及び、情報処理方法に関する。
【背景技術】
【0002】
画像形成装置等の機器でアプリケーションを実行し、電子データを外部サービスシステムに保管するシステムが知られている。例えば、機器が原稿をスキャンして生成した画像データを外部サービスシステムに保存したり、クラウドから電子データをダウンロードして印刷したりするシステムが知られている。
【0003】
また、このようなシステムを利用するアプリケーション等を作成する技術が知られている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、複数の処理の実行順が定義されたフロー情報をアプリ識別情報と関連付けて登録しておき、フロー情報に定義されているプログラムを実行順にしたがって実行させる情報処理システムが開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
従来の技術は、ＦＡＸにより受信した第一のデータ（ＦＡＸ受信データ）は送信元のＦＡＸ番号により外部サービスシステム内の特定のフォルダに分類して保存することができる。しかしながら、保存された第一のデータが社内のどの社員宛かを判断して社員のメールアドレス等に送信したりする人は、特定のフォルダに分類されている状態で仕分けをしようとすると、どのＦＡＸ文書が受け付けた最新の文書であるかを特定することが困難であり、手間だった。
【0005】
本発明は、上記課題に鑑み、ＦＡＸ文書の仕分けをする人の手間を低減することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0006】
上記課題に鑑み、本発明は、機器及び端末装置と通信可能な情報処理システムであって、ＦＡＸ受信データの一覧の画面である第一画面を示す画面情報を、前記端末装置へ提供する端末画面提供部と、前記第一画面に対するユーザーの操作に応じて、ＦＡＸ受信データと第一のリンク先との対応付けに関する情報を送信する通信部と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【0007】
ＦＡＸ文書の仕分けをする人の手間を低減することができる。
【図面の簡単な説明】
【0008】
【図1】本実施形態で想定される２つのアプリ（スキャンアプリとＦＡＸアプリ）の動作例を説明する図である。
【図2】サービス提供システムで表示される主要な画面例を説明する図である。
【図3】サービス提供システムの一例のシステム構成を示す図である。
【図4】情報処理システム及び端末装置の一例のハードウェア構成図である。
【図5】機器の一例である画像形成装置の一例のハードウェア構成図である。
【図6】サービス提供システムの一例の機能構成を示す図である。
【図7】外部サービスシステムの一例の機能構成を示す図である。
【図8】外部サービスシステムに送信される送信データの一例を示す図である。
【図9】機器が表示するアプリ一覧画面の一例を示す図である。
【図10】スキャンアプリの選択により表示されるフォルダ選択画面の一例を示す図である。
【図11】外部サービスシステムのスキャンデータ保存フォルダのフォルダ構造の一例を示す図である。
【図12】ユーザーが機器を操作して機器がアプリ一覧画面を表示し、ユーザーが選択したスキャンアプリを実行する手順を説明するシーケンス図の一例である。
【図13】機器がＦＡＸを受信して、情報処理システムがＦＡＸアプリを実行する手順を説明するシーケンス図の一例である。
【図14】工務店のユーザーが端末装置に表示させた特定フォルダのＦＡＸ受信データ一覧画面の一例を示す図である。
【図15】外部サービスシステムにおいて特定フォルダに対応付けられたリンク先テーブルのデータを模式的に示す図である。
【図16】開くボタンの押下により端末装置が表示するＦＡＸ受信データ詳細画面の一例である。
【図17】端末装置が表示する見積データの詳細画面の一例である。
【図18】画面生成部が、ユーザー操作に応じて、特定フォルダに保存されているＦＡＸ受信データに関する画面を生成する手順を示すシーケンス図である。
【図19】第２の実施形態におけるＦＡＸ受信データ詳細画面の一例である。
【発明を実施するための形態】
【0009】
以下、本発明を実施するための形態の一例として、情報処理システムと情報処理システムが行う情報処理方法について図面を参照しながら詳細に説明する。
【0010】
＜比較技術の補足＞
サービス提供システムは顧客の業務に応じて作成された個別のアプリケーション（以下、単にアプリという）が実行されることでサービスを提供する。例えば、機器が原稿をスキャンすることで生成した画像データ（以下、スキャンデータという。第二のデータの一例。）を自動的に外部サービスシステムにアップロードするアプリやファクシミリ（以下、ＦＡＸという）で送信されてきたＦＡＸ受信データ（第一のデータの一例）を受信時に自動的に外部サービスシステムにアップロードするアプリなどがある。
サービス提供システムは顧客の業務に応じて作成された個別のアプリケーション（以下、単にアプリという）が実行されることでサービスを提供する。例えば、機器が原稿をスキャンすることで生成した画像データ（以下、スキャンデータという。第二のデータの一例。）を自動的に外部サービスシステムにアップロードするアプリやファクシミリ（以下、ＦＡＸという）で送信されてきたＦＡＸ受信データ（第一のデータの一例）を受信時に自動的に外部サービスシステムにアップロードするアプリなどがある。
【0011】
したがって、ユーザーがスキャンデータとＦＡＸ受信データとを自動的に外部サービスシステムにアップロードするためには、スキャンデータ用のアプリとＦＡＸ受信データ用のアプリを個別に購入する必要がある。
【0012】
しかし、この２つのアプリを１つにまとめたアプリをメーカーが作成したとしても、単に、機器が外部サービスシステムにスキャンデータとＦＡＸ受信データとをアップロードするだけになる。この場合、多数のスキャンデータやＦＡＸ受信データが雑多に保管されることになり、ユーザーが必要なデータを検索することが困難になる。
【0013】
スキャンデータを外部サービスシステムにアップロードするアプリをユーザーが使用する場合、紙媒体を扱うため、アプリの実行時に、ユーザーがスキャンデータの保存先を指定する。ユーザーは外部サービスシステムに予め設定した複数のフォルダから１つを選択し、所定のフォルダに保管することで、後のスキャンデータの検索が容易になる。
【0014】
一方、ＦＡＸ受信データに関しては、機器がＦＡＸを自動的に受信するため、ＦＡＸ受信時にユーザーが複数のフォルダから１つを選択することはできない。このため、ＦＡＸ受信時にアプリが送信者のＦＡＸ番号やメールアドレスなどの情報を取得し、ＦＡＸ番号やメールアドレスなどでフォルダ別に保管することで、検索を容易にすることが行われている。
【0015】
しかしながら、実際の業務においては、例えば、ある取引先に関連する全てのスキャンデータやＦＡＸ受信データを、その取引先に対応する所定のフォルダにまとめて保管する必要がある。仮に２つのアプリを１つにまとめたアプリがあるとしても、結局は、スキャンデータとＦＡＸ受信データは別フォルダに保管されることになる。このため、ユーザーが手作業によりＦＡＸ受信データを、スキャンデータを保管したフォルダに（又はこの逆に）移動する必要がある。
【0016】
このような状況において、ユーザーはＦＡＸ受信データの分類先のフォルダのフォルダ名の変更、下位フォルダの追加、フォルダの削除などが可能であるため、ＦＡＸ受信データを探し出し、スキャンデータのフォルダに移動することが困難になっていた。
【0017】
そこで、本実施形態では、フォルダ名の変更、フォルダの追加、削除などに制限がある外部サービスシステムの特定フォルダに、情報処理システムがＦＡＸ受信データを保存する。ユーザーはこの特定フォルダのフォルダ名の変更、フォルダの追加、削除などができない。一方、ユーザーはＦＡＸ受信データを別のフォルダに移動可能である。ユーザーは特定フォルダにＦＡＸ受信データがあるかどうか容易に確認して、あればスキャンデータを保管したフォルダに移動できる。また、ユーザーは、ＦＡＸ受信データをスキャンデータ保管用フォルダへ移動済みか否かも容易に確認できる。
【0018】
＜構成の補足＞
図１は、本実施形態で想定される２つのアプリ（スキャンアプリとＦＡＸアプリ）の動作例を説明する図である。機器２０は一例として工務店９に配置される。工務店９は、例えば個人宅の新築やリフォームを請け負い、各種の業者と取引して住宅を建築する。業者は、多種多様に渡っているが、例えば、電気工事、土木工事、内装工事等の業者がある。また、工務店は、同じ業種の業者から相見積もりを取ることが多いため、数多くの見積書を管理する必要がある。
図１は、本実施形態で想定される２つのアプリ（スキャンアプリとＦＡＸアプリ）の動作例を説明する図である。機器２０は一例として工務店９に配置される。工務店９は、例えば個人宅の新築やリフォームを請け負い、各種の業者と取引して住宅を建築する。業者は、多種多様に渡っているが、例えば、電気工事、土木工事、内装工事等の業者がある。また、工務店は、同じ業種の業者から相見積もりを取ることが多いため、数多くの見積書を管理する必要がある。
【0019】
まず、ＦＡＸアプリ（第一のアプリの一例）の動作について説明する。
【0020】
(1) 機器２０は業者Ａ～Ｃ等から見積書などをＦＡＸで受信する。
【0021】
(2) 機器２０はＦＡＸの受信により、ＦＡＸアプリの実行を情報処理システム１０に要求する。機器２０は機器２０が保持する工務店ＩＤとＦＡＸ受信データを情報処理システム１０に送信する。
【0022】
(3) 情報処理システム１０はこの工務店に対応するＦＡＸアプリを起動して、この工務店に対応する特定フォルダ（第一のフォルダの一例）へのＦＡＸ受信データの保存を外部サービスシステム４０に要求する。
【0023】
(4) 外部サービスシステム４０は、特定フォルダにＦＡＸ受信データを保存する。特定フォルダは、フォルダ名の変更、フォルダの追加、削除などができないフォルダである。
【0024】
次に、スキャンアプリ（第二のアプリの一例）の動作について説明する。
【0025】
(5) 工務店の担当者（以下、単にユーザーという）は業者Ａ～Ｃ等から見積書などを紙媒体で受け取るので、機器２０にセットする。ユーザーは操作パネルで保存先のフォルダ（以下、スキャンデータ保存フォルダという。第二のフォルダの一例。）を選択して、スキャンを実行する。
【0026】
(6) 機器２０はスキャンの実行により、スキャンアプリの実行を情報処理システム１０に要求する。機器２０は機器２０が保持する工務店ＩＤ、スキャンデータ及びスキャンデータ保存フォルダのフォルダ名を情報処理システム１０に送信する。
【0027】
(7) 情報処理システム１０はこの工務店に対応するスキャンアプリを起動して、スキャンデータ保存フォルダへのスキャンデータの保存を外部サービスシステム４０に要求する。
【0028】
(8) 外部サービスシステム４０は、指定されたスキャンデータ保存フォルダにスキャンデータを保存する。スキャンデータ保存フォルダは、個人宅及び業者の種類ごとに作成されており、電気工事、土木工事、内装工事等の同じ業種の見積書が同じフォルダに保存される。
【0029】
また、外部サービスシステム４０はＦＡＸ受信データを予め関連付けられたテーブルのデータとリンクさせることができる。
【0030】
次に、ユーザーは特定フォルダに新しいＦＡＸ受信データがあるかどうかを確認して、あれば、個人宅及び業者の種類ごとに作成されたスキャンデータ保存フォルダにＦＡＸ受信データを移動できる。
【0031】
図２は、本実施形態のサービス提供システムで表示される主要な画面例を説明する図である。図２（ａ）は機器２０が表示するスキャンアプリのフォルダ選択画面３１０である。図２（ｂ）は、工務店のユーザーが端末装置３０を外部サービスシステム４０に接続し、端末装置３０が表示するスキャンデータ保存フォルダ３２０のフォルダ構造の一例である。図２（ｃ）は、工務店のユーザーが端末装置３０を外部サービスシステム４０に接続し、端末装置３０が表示する特定フォルダのＦＡＸ受信データ一覧画面３３０の一例である。
【0032】
図２（ａ）（ｂ）に示すように、機器２０は外部サービスシステム４０から取得したフォルダ構造を再現して表示できる。このため、工務店のユーザーは外部サービスシステム４０の所望のフォルダをそのまま機器２０で選択できる。
【0033】
また、図２（ｃ）に示すように、特定フォルダのＦＡＸ受信データは、リスト状に表示されるので、ユーザーは各ＦＡＸ受信データをどのスキャンデータ保存フォルダ３２０に保存するかを容易に判断できる。
【0034】
特定フォルダは、フォルダ名の変更、フォルダの追加、削除などができないフォルダなので、ＦＡＸ受信データは、必ず特定フォルダに存在する。ユーザーは各ＦＡＸ受信データの受信の有無や転送の有無を容易に判断できる。
【0035】
＜用語について＞
フィールドとは外部サービスシステム４０のアプリが保持する表形式のデータの列を示す。
フィールドとは外部サービスシステム４０のアプリが保持する表形式のデータの列を示す。
【0036】
情報処理システム１０のアプリは、情報処理システム１０がサービス提供システムに含まれる機器２０に対してサービスを提供するためのアプリケーションである。ネットワーク上のサーバとクライアントが通信してデータ処理を行い、クライアントがその結果を利用することができる。このようなアプリケーションはＷｅｂアプリとして提供されることが可能である。また、サーバとは、クライアントからの要求に対して情報や処理結果を提供する機能を果たすコンピュータやソフトウェアである。クライアントがサーバから取得して表示する画面をＷｅｂページという場合がある。また、情報処理システム１０のアプリはＷｅｂアプリに限られず、ネイティブアプリとして提供されてもよい。情報処理システム１０から機器２０がネイティブアプリである連携元アプリケーションをダウンロードして、機器２０が実行することで、機器２０と情報処理システム１０とが画像データ等のデータの送受信を行う。
【0037】
情報処理システム１０はサービスを提供するが、サービスを提供する手段の１つがアプリの実行である。情報処理システム１０がアプリを実行する際、外部サービスシステム４０が提供するアプリと連携する場合がある（しない場合もある）。情報処理システム１０のアプリによるサービスは一連の処理を順番に実行する形態により実現されるため、該アプリには一連の処理の内容と順番が定義される。
【0038】
外部サービスシステム４０もサービスを提供するが、サービスを提供する手段の１つが外部サービスシステム４０のアプリの実行である。外部サービスシステム４０は情報処理システム１０と連携しなくてもユーザーにサービスを提供できるが、この場合、外部サービスシステム４０が提供するアプリはサーバとクライアントが通信して提供されるＷｅｂアプリである。本実施形態のサービス提供システム１００は、端末装置３０等からユーザーが利用できる外部サービスシステム４０のアプリを、機器２０から情報処理システム１０を経由して利用することを可能にする。
【0039】
外部サービスシステム４０のサービスはアプリ（アプリケーション）と呼ばれる他、プログラム、ソフトウェア、又は、サイト等と呼ばれてもよい。すなわち、外部サービスシステム４０のアプリはアプリケーションと呼ばれていなくても外部サービスシステム４０のサービスに関するものであればよい。
【0040】
ユーザーは、いわゆるテナント（例えば工務店）の担当者を意味し、情報処理システム１０又は外部サービスシステム４０のアプリを含め機器２０を使用する者をいう。テナントとは、サービスの提供者（本実施形態では情報処理システム）からサービスを受けることを契約した企業や組織等である。ユーザーは一例としてテナントに所属しているが、ユーザー個人でサービスに加入してもよい。
【0041】
管理者はテナントの管理者をいう。管理者は、ユーザーがこれらアプリを使用できるように各種の設定を行う者である。ただし、ユーザーと管理者とは明確に区別する必要はなく、本実施形態でも便宜的に使い分けているに過ぎない。
【0042】
下位のフォルダとは、着目しているフォルダに対し相対的に下位のフォルダであればよい。下位のフォルダは、着目しているフォルダのすぐ下のフォルダに限られない。
【0043】
フォルダの作成が制限されるとは、ユーザーがフォルダを一切、作成できないことの他、何らかの認証により作成できることも含む。
【0044】
ファイルの移動は、移動元のフォルダのファイルを削除し、移動先のフォルダにファイルを複製することをいう。移動元のフォルダで削除された旨を明示して、フィルは残されていてもよい。
【0045】
第一のデータに関する情報とは、第一のデータそのもの以外の書誌情報をいう。例えば、受信日時等であるが、詳細は実施形態で説明される。
【0046】
【0047】
図３に示すサービス提供システム１００は、情報処理システム１０と、機器２０と、を含み、インターネット等の広域的なネットワークＮ１を介して通信可能に接続されている。サービス提供システム１００は外部システムである外部サービスシステム４０及び端末装置３０と通信できる。なお、情報処理システム１０と外部サービスシステム４０を含む構成はシステムの一例である。
【0048】
情報処理システム１０は、一台以上の情報処理装置で実現され、ネットワークＮ１を介して、クラウドサービス等の外部サービスシステム４０と連携した一連の処理により実現される各種のサービスを提供する。本実施形態に係る情報処理システム１０が提供するサービスはスキャンアプリやＦＡＸアプリ等により提供される。情報処理システム１０は、クラウドコンピューティングにより実現されてもよいし、単一の情報処理装置によって実現されてもよい。クラウドコンピューティングとは、特定ハードウェア資源が意識されずにネットワーク上のリソースが利用される利用形態をいう。情報処理システム１０は、インターネット上に存在しても、オンプレミスに存在してもよい。なお、一連の処理は情報処理システム１０の１つのアプリにより提供され、一連の処理を「処理フロー」「ワークフロー」ともいう。
【0049】
機器２０は、ユーザーが使用する各種の電子機器である。機器２０は、例えば、ＭＦＰ（Multifunction Peripheral）等の画像形成装置、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）、プロジェクタ、電子黒板、デジタルカメラ等であるがＷｅｂブラウザが動作すればよい。機器２０は通信ネットワークＮ２に接続されている。ユーザーは、機器２０を用いて、情報処理システム１０又は外部サービスシステム４０の少なくとも一方が提供する各種のサービスを利用することができる。
【0050】
なお、以降では、複数の機器２０について、各々を区別するときは、「機器２０１」、「機器２０２」等と添え字を用いて記載する。
【0051】
端末装置３０は、例えば、管理者又はユーザーが使用するデスクトップＰＣ、ノート型ＰＣ、スマートフォン、タブレット端末等であるがＷｅｂブラウザが動作すればよい。端末装置３０は通信ネットワークＮ２に接続されている。管理者又はユーザーは端末装置３０を操作して、情報処理システム１０又は外部サービスシステム４０が提供する各種のサービスを利用することができる。
【0052】
なお、以降では、複数の端末装置３０について、各々を区別するときは、「端末装置３０１」、「端末装置３０２」等と添え字を用いて記載する。
【0053】
外部サービスシステム４０は、ネットワークＮ１を介して外部サービスシステム４０のアプリの実行によるサービスを提供する一台以上の情報処理装置である。外部サービスシステム４０のアプリの実行によりデータの管理又は処理が行われ、データそのものや処理結果がサービスとなる。
【0054】
外部サービスシステム４０の一例には、例えば、クラウドサービス、ＡＳＰ（Application Service Provider）等があり、ネットワークを介して提供される各種の外部サービスが含まれてよい。本実施形態ではサービスの一例として表形式のデータベースについて説明する。外部サービスシステム４０は、インターネット上に存在しても、オンプレミスに存在してもよい。外部とは、情報処理システム１０と運営や管理の主体が異なることをいう。ただし、情報処理システム１０が外部サービスシステム４０の機能を一体的に有してもよい。
【0055】
なお、以降では、複数の外部サービスシステム４０について、各々を区別するときは、図示されている「外部サービスシステム４０１」を外部サービスシステムＡ、「外部サービスシステム４０２」を外部サービスシステムＢ等と、記載する。
【0056】
＜ハードウェア構成例＞
図４を参照して、本実施形態に係るサービス提供システム１００に含まれる情報処理システム１０及び端末装置３０のハードウェア構成について説明する。
図４を参照して、本実施形態に係るサービス提供システム１００に含まれる情報処理システム１０及び端末装置３０のハードウェア構成について説明する。
【0057】
＜＜情報処理システム及び端末装置＞＞
図４は、本実施形態に係る情報処理システム１０及び端末装置３０の一例のハードウェア構成を示す図である。図４に示されているように、情報処理システム１０及び端末装置３０はコンピュータによって構築されており、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、光学ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。
図４は、本実施形態に係る情報処理システム１０及び端末装置３０の一例のハードウェア構成を示す図である。図４に示されているように、情報処理システム１０及び端末装置３０はコンピュータによって構築されており、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、光学ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。
【0058】
これらのうち、ＣＰＵ５０１は、情報処理システム１０及び端末装置３０全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、通信ネットワークＮ２を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン５１０は、図４に示されているＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。
【0059】
また、キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。光学ドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としての光記憶媒体５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、光記憶媒体は、ＣＤ、ＤＶＤ、Blu－Ray（登録商標）等である。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。
【0060】
＜＜機器＞＞
図５は、機器２０の一例である画像形成装置のハードウェア構成図である。図５に示されているように、画像形成装置は、コントローラ９１０、近距離通信回路９２０、エンジン制御部９３０、操作パネル９４０、ネットワークＩ／Ｆ９５０を備えている。
図５は、機器２０の一例である画像形成装置のハードウェア構成図である。図５に示されているように、画像形成装置は、コントローラ９１０、近距離通信回路９２０、エンジン制御部９３０、操作パネル９４０、ネットワークＩ／Ｆ９５０を備えている。
【0061】
これらのうち、コントローラ９１０は、コンピュータの主要部であるＣＰＵ９０１、システムメモリ（ＭＥＭ－Ｐ）９０２、ノースブリッジ（ＮＢ）９０３、サウスブリッジ（ＳＢ）９０４、ＡＳＩＣ(Application Specific Integrated Circuit)９０６、記憶部であるローカルメモリ（ＭＥＭ－Ｃ）９０７、ＨＤＤコントローラ９０８、及び、記憶部であるＨＤ９０９を有し、ＮＢ９０３とＡＳＩＣ９０６との間をＡＧＰ(Accelerated Graphics Port)バス９２１で接続した構成となっている。
【0062】
これらのうち、ＣＰＵ９０１は、画像形成装置の全体制御を行う制御部である。ＮＢ９０３は、ＣＰＵ９０１と、ＭＥＭ－Ｐ９０２、ＳＢ９０４、及びＡＧＰバス９２１とを接続するためのブリッジであり、ＭＥＭ－Ｐ９０２に対する読み書きなどを制御するメモリコントローラと、ＰＣＩ(Peripheral Component Interconnect)マスタ及びＡＧＰターゲットとを有する。
【0063】
ＭＥＭ－Ｐ９０２は、コントローラ９１０の各機能を実現させるプログラムやデータの格納用メモリであるＲＯＭ９０２ａ、プログラムやデータの展開、及びメモリ印刷時の描画用メモリなどとして用いるＲＡＭ９０２ｂとからなる。なお、ＲＡＭ９０２ｂに記憶されているプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ－ＲＯＭ、ＣＤ－Ｒ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。
【0064】
ＳＢ９０４は、ＮＢ９０３とＰＣＩデバイス、周辺デバイスとを接続するためのブリッジである。ＡＳＩＣ９０６は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのＩＣ(Integrated Circuit)であり、ＡＧＰバス９２１、ＰＣＩバス９２２、ＨＤＤコントローラ９０８及びＭＥＭ－Ｃ９０７をそれぞれ接続するブリッジの役割を有する。このＡＳＩＣ９０６は、ＰＣＩターゲット及びＡＧＰマスタ、ＡＳＩＣ９０６の中核をなすアービタ（ＡＲＢ）、ＭＥＭ－Ｃ９０７を制御するメモリコントローラ、ハードウェアロジックなどにより画像データの回転などを行う複数のＤＭＡＣ(Direct Memory Access Controller)、並びに、スキャナ部９３１、プリンタ部９３２、及びファクシミリ部との間でＰＣＩバス９２２を介したデータ転送を行うＰＣＩユニットとからなる。なお、ＡＳＩＣ９０６には、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)のインターフェースや、ＩＥＥＥ１３９４(Institute of Electrical and Electronics Engineers 1394）のインターフェースが接続されていてよい。
【0065】
ＭＥＭ－Ｃ９０７は、コピー用画像バッファ及び符号バッファとして用いるローカルメモリである。ＨＤ９０９は、画像データの蓄積、印刷時に用いるフォントデータの蓄積、フォームの蓄積を行うためのストレージである。ＨＤ９０９は、ＣＰＵ９０１の制御にしたがってＨＤ９０９に対するデータの読出又は書込を制御する。ＡＧＰバス９２１は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックスアクセラレータカード用のバスインタフェースであり、ＭＥＭ－Ｐ９０２に高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックスアクセラレータカードを高速にすることができる。
【0066】
また、近距離通信回路９２０には、近距離通信回路のアンテナ９２０ａが備わっている。近距離通信回路９２０は、ＮＦＣ、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等の通信回路である。
【0067】
更に、エンジン制御部９３０は、スキャナ部９３１、プリンタ部９３２及びファクシミリ部９３３を有している。また、操作パネル９４０は、現在の設定値や選択画面等を表示させ、操作者からの入力を受け付けるタッチパネル等のパネル表示部９４０ａを有する。操作パネル９４０は、濃度の設定条件などの画像形成に関する条件の設定値を受け付けるテンキー及びコピー開始指示を受け付けるスタートキー等からなるハードキー９４０ｂを備えている。コントローラ９１０は、画像形成装置全体の制御を行い、例えば、描画、通信、操作パネル９４０からの入力等を制御する。スキャナ部９３１又はプリンタ部９３２には、誤差拡散やガンマ変換などの画像処理部分が含まれている。
【0068】
なお、画像形成装置は、操作パネル９４０のアプリケーション切り替えキーにより、ドキュメントボックス機能、コピー機能、プリンタ機能、及びファクシミリ機能を順次に切り替えて選択することが可能となる。画像形成装置は、ドキュメントボックス機能の選択時にはドキュメントボックスモードとなり、コピー機能の選択時にはコピーモードとなり、プリンタ機能の選択時にはプリンタモードとなり、ファクシミリモードの選択時にはファクシミリモードとなる。
【0069】
また、ネットワークＩ／Ｆ９５０は、通信ネットワークＮ２を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。近距離通信回路９２０及びネットワークＩ／Ｆ９５０は、ＰＣＩバス９２２を介して、ＡＳＩＣ９０６に電気的に接続されている。
【0070】
【0071】
＜＜機器＞＞
まず、機器２０は、第二通信部２１と、表示制御部２２と、操作受付部２３と、画像データ生成部２４と、ファクシミリ処理部２５と、電子メール処理部２６とを有する。これら各機能部は、機器２０にインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令をＣＰＵ９０１が実行することで実現される機能又は手段である。例えば、第二通信部２１、表示制御部２２及び操作受付部２３はＷｅｂブラウザにより実現され、その他は個別のアプリケーション（ネイティブアプリ）により実現される。
まず、機器２０は、第二通信部２１と、表示制御部２２と、操作受付部２３と、画像データ生成部２４と、ファクシミリ処理部２５と、電子メール処理部２６とを有する。これら各機能部は、機器２０にインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令をＣＰＵ９０１が実行することで実現される機能又は手段である。例えば、第二通信部２１、表示制御部２２及び操作受付部２３はＷｅｂブラウザにより実現され、その他は個別のアプリケーション（ネイティブアプリ）により実現される。
【0072】
第二通信部２１は、情報処理システム１０との間で各種の情報を送受信する。本実施形態では、第二通信部２１は、スキャンアプリの画面情報等を情報処理システム１０から受信し、スキャンデータやＦＡＸ受信データ等を情報処理システム１０に送信する。
【0073】
表示制御部２２は各種の画面の画面情報を解釈してパネル表示部９４０ａに表示する。操作受付部２３は、パネル表示部９４０ａに表示された各種画面におけるユーザーの各種操作を受け付ける。
【0074】
画像データ生成部２４は、スキャナ部９３１に原稿をスキャンさせ画像データ（例えばＰＤＦファイル）を生成する。ファクシミリ処理部２５は、ファクシミリ部９３３によるファクシミリの受信及び送信に関する処理を行い、送受信する画像データ（例えばＰＤＦファイル）を作成する。ファクシミリ処理部２５は、ファクシミリを受信した場合に予め対応付けられているＦＡＸアプリの実行を情報処理システム１０に要求する。
【0075】
電子メール処理部２６は電子メールの送受信に関する処理を行い、電子メールを受信した場合に予め対応付けられているアプリの実行を情報処理システム１０に要求する。
【0076】
＜＜端末装置＞＞
端末装置３０は、第一通信部３１と、表示制御部３２と、操作受付部３３とを有する。これら各機能部は、端末装置３０にインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令をＣＰＵ５０１が実行することで実現される機能又は手段である。なお、このプログラムはＷｅｂブラウザでもよいし、専用のソフトウェアでもよい。
端末装置３０は、第一通信部３１と、表示制御部３２と、操作受付部３３とを有する。これら各機能部は、端末装置３０にインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令をＣＰＵ５０１が実行することで実現される機能又は手段である。なお、このプログラムはＷｅｂブラウザでもよいし、専用のソフトウェアでもよい。
【0077】
第一通信部３１は、情報処理システム１０又は外部サービスシステム４０との間で各種の情報を送受信する。本実施形態では各種の画面情報等を情報処理システム１０又は外部サービスシステム４０から受信し、ユーザーが設定した情報を情報処理システム１０又は外部サービスシステム４０に送信する。
【0078】
表示制御部３２は各種の画面の画面情報を解釈してディスプレイ５０６に表示する。操作受付部３３は、ディスプレイ５０６に表示された各種画面におけるユーザーの各種操作を受け付ける。
【0079】
＜＜情報処理システム＞＞
情報処理システム１０は、アプリデータサービス部１１、設定受付部１２、認証サービス部１４、Ｗｅｂサービス処理部１５、入出力サービス部１６、アプリ処理情報記憶部１７、コンポーネント１８、及び、通信部１９を有する。これら各機能部は、情報処理システム１０にインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令をＣＰＵ５０１が実行することで実現される機能又は手段である。
情報処理システム１０は、アプリデータサービス部１１、設定受付部１２、認証サービス部１４、Ｗｅｂサービス処理部１５、入出力サービス部１６、アプリ処理情報記憶部１７、コンポーネント１８、及び、通信部１９を有する。これら各機能部は、情報処理システム１０にインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令をＣＰＵ５０１が実行することで実現される機能又は手段である。
【0080】
通信部１９は、端末装置３０と機器２０との間で各種の情報を送受信する。設定受付部１２は、端末装置３０に設定サイトを提供し、設定サイトに対する設定を受け付ける。設定受付部１２は端末画面提供部４２を有しており、端末画面提供部４２は情報処理システム１０のアプリの実行に必要な情報を管理者に設定させるアプリ設定画面等を提供する。なお、端末画面提供部４２は、端末装置３０からのＨＴＴＰリクエストに対しＨＴＭＬ、ＸＭＬ、ＣＳＳ（Cascade Style Sheet）、及びJavaScript（登録商標）等により記述された画面情報を生成し、画面情報をＨＴＴＰレスポンスとして端末装置３０に送信する。
【0081】
アプリデータサービス部１１はアプリデータ管理部４１を有している。アプリデータ管理部４１は、工務店等の顧客（これをテナントという）により購入されたアプリ（スキャンアプリ、ＦＡＸアプリ等）のアプリデータ４３を顧客ごとに管理する。アプリデータ４３は、主に、外部サービスシステム４０で動作するアプリと対応付けるためのデータである。なお、アプリデータ４３はアプリデータ記憶部１３に記憶される。
【0082】
Ｗｅｂサービス処理部１５は機器２０に対し画面情報を提供したり、機器２０からスキャンアプリやＦＡＸアプリの実行を受け付けたりする。Ｗｅｂサービス処理部１５はアプリ実行部４６と機器画面提供部４７を有している。アプリ実行部４６は機器２０からのスキャンアプリやＦＡＸアプリの実行を受け付け、アプリ処理情報５３に基づいて、入出力処理部４８に対しスキャンアプリやＦＡＸアプリの処理を要求する。機器画面提供部４７は画面情報５４を使って、スキャンアプリのフォルダ選択画面３１０等の画面情報を機器２０に提供する。
【0083】
入出力サービス部１６は認証サービス部１４やコンポーネント１８を使用してデータの入出力を行う。入出力サービス部１６は入出力処理部４８とアプリ管理部４９を有している。入出力処理部４８はアプリ実行部４６から要求されたスキャンアプリやＦＡＸアプリを実行する。入出力処理部４８は、実行時にはアプリ処理情報５３を参照しスキャンアプリやＦＡＸアプリに含まれる各処理をコンポーネント１８に要求する。
【0084】
アプリ管理部４９は、アプリ処理情報記憶部１７に記憶されている、スキャンアプリやＦＡＸアプリのアプリ処理情報５３や画面情報５４を管理する。アプリ処理情報５３にはスキャンアプリやＦＡＸアプリがどの処理をどの順番で行うか（例えば、ＯＣＲの後に外部サービスシステム４０に処理要求する等）が設定されている。画面情報５４はスキャンアプリのフォルダ選択画面３１０等、機器２０が表示する画面の情報である。アプリ処理情報記憶部１７には情報処理システム１０のアプリごとにアプリ処理情報５３及び画面情報５４が記憶されている。
【0085】
認証サービス部１４はユーザー（管理者を含む）、及び、機器２０の認証に関する処理を行う。認証サービス部１４はユーザー管理部４４とデバイス管理部４５を有している。ユーザー管理部４４はユーザーに関する情報を管理する。ユーザー管理部４４は、例えば、ユーザー名やパスワード等の認証情報を保持する。また、認証情報には情報処理システム１０のものと外部サービスシステム４０のものとがある。デバイス管理部４５は、テナントに対応付けられている機器２０を管理する。つまり、テナントの識別情報と機器２０を対応付けて管理しており、機器２０が特定されるとテナントも特定される。
【0086】
コンポーネント１８は各処理を実際に行う個別の機能の総称である。コンポーネント１８内の１つのブロックが処理フローの１つの処理に対応する。コンポーネント１８は例えば、認証処理部５１、及び、外部サービス処理部５２を有している。認証処理部５１は認証サービス部１４に対して認証に関する処理を依頼するコンポーネント１８である。外部サービス処理部５２は、外部サービスシステム４０に対して処理要求を依頼するコンポーネント１８である。つまり、外部サービス処理部５２は外部サービスシステム４０と連携するための機能である。外部サービス処理部５２は外部サービスシステム４０の種類ごとに用意される。なお、図示するコンポーネント１８の機能は一部に過ぎず、ＯＣＲ、翻訳等の機能を有していてよい。
【0087】
【表1】
【0088】
アプリ管理部４９は、機器２０から機器ＩＤが送信され、例えば「外部サービスシステムＡ」を指定されるとアプリ処理情報記憶部１７からその顧客が使用する権利を持つ「外部サービスシステムＡ」に対応付けられているアプリの一覧を機器２０に提供する。また、アプリの一覧からアプリが指定されると、アプリに対応付けられている画面情報とアプリ処理情報を特定する。
【0089】
【表2】
【0090】
外部サービスシステムの認証情報はユーザーが外部サービスシステム４０にログインするための認証情報である。外部サービスシステム４０ごとに認証情報が異なっている場合がある。このように、サービス提供システムの各ユーザーと、外部サービスシステム４０のユーザーとが一対一で関連付けられている。なお、必ずしも一対一で紐付けている必要はなく、同じ外部サービスシステム４０を利用する情報処理システム１０のアプリが複数存在する場合、アプリごとに異なる外部サービスシステム４０のユーザーを対応付けても良い。したがって、情報処理システム１０は、機器２０から取得した情報処理システム１０のユーザーＩＤ、パスワード等のユーザー情報に応じて、外部サービスシステム４０のユーザー（ユーザー識別情報等）を特定する。もしくは、情報処理システム１０は、情報処理システム１０のユーザー情報とアプリに応じて外部サービスシステム４０のユーザーを特定する。連携設定の項目は、ユーザーが外部サービスシステム４０との連携を希望し、外部サービスシステム４０の認証情報でログインできることが確認できた場合に「済み」となる。連携設定は、ユーザーが外部サービスシステム４０のアプリを実行できるかどうかの判断に使用される。
【0091】
また、認証情報は外部サービスシステム４０の認証情報、又は、外部サービスシステムと連携するために必要な認証情報であればよく、ユーザーＩＤやパスワード以外に、外部サービスシステム４０との連携設定時に外部サービスシステム４０から取得したトークン等でも良い。
【0092】
【表3】
【0093】
【表4】
【0094】
また、アプリデータは、表４（ｂ）（ｃ）に示すように、フィールドコードを管理する。フィールドコードは、スキャンアプリとＦＡＸアプリの各項目のデータを、外部サービスシステムのアプリのどのフィールドに保存するかを特定する情報である。表４（ｂ）は、ＦＡＸアプリのフィールドコード情報を示す。まず、ＦＡＸアプリが特定されると、特定フォルダも特定される。特定フォルダは外部サービスシステム４０のアプリで管理されればよいが、表４（ｂ）では参考に特定フォルダ「ＦＡＸ用フォルダ」を示した。
【0095】
ＦＡＸ受信データは外部サービスシステム４０の特定フォルダに保存される。フィールドコードは特定フォルダ内のＦＡＸ受信データに関する項目が保存されるフィールドの識別情報である。表４（ｂ）ではわかりやすくするため、ＦＡＸアプリの各項目名と、外部サービスシステム４０のアプリのフィールドコードを同じ名称にした（フィールドコードは数字やアルファベットに限らず日本語でもよい）。外部サービスシステム側のアプリに対し、管理者が予めフィールドコードを設定している。なお、ＦＡＸアプリの項目名も既知である。
【0096】
表４（ｃ）は、スキャンアプリのフィールドコード情報を示す。表４（ｃ）についても同様に、外部サービスシステム側のアプリに対し、管理者が予めフィールドコードを設定している。スキャンアプリの場合、スキャンデータ保存フォルダ３２０はユーザーが指定するので、表４（ｃ）ではスキャンデータが保存されるフォルダについて記載がない。
【0097】
また、アプリデータは、表４（ｄ）に示すように、取引先データを管理する。表４（ｄ）は、ＦＡＸ受信アプリが使用する取引先データである。取引先データは、ＦＡＸアプリを使用するテナント（例えば工務店）にとってＦＡＸを送受信する関係にある取引先の業者などの情報である。以下、各項目を説明する。
【0098】
・取引先ＩＤは、取引先（各種工事などの業者）を識別する識別情報である。
【0099】
・取引先名は、取引先の社名など、取引先の一般的な呼び名である。
【0100】
・取引先担当者名は、取引先の担当者の氏名である。
【0101】
・電話番号は、取引先の部署や代表などの電話番号である。
【0102】
・ＦＡＸ番号は、取引先の部署や代表などのＦＡＸ番号である。
【0103】
＜＜外部サービスシステム＞＞
次に、図７を参照して、外部サービスシステム４０の機能について説明する。図７は、外部サービスシステム４０の一例の機能構成を示す図である。外部サービスシステム４０は第三通信部６１、アプリ決定部６２、データ処理部６３、及び、画面生成部６４を有している。これら各機能部は、外部サービスシステム４０にインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令をＣＰＵ５０１が実行することで実現される機能又は手段である。
次に、図７を参照して、外部サービスシステム４０の機能について説明する。図７は、外部サービスシステム４０の一例の機能構成を示す図である。外部サービスシステム４０は第三通信部６１、アプリ決定部６２、データ処理部６３、及び、画面生成部６４を有している。これら各機能部は、外部サービスシステム４０にインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令をＣＰＵ５０１が実行することで実現される機能又は手段である。
【0104】
第三通信部６１は、情報処理システム１０又は端末装置３０との間で各種の情報を送受信する。本実施形態では、第三通信部６１は、情報処理システム１０からスキャンデータ及びＦＡＸ受信データを受信する。また、第三通信部６１は端末装置３０にこれらのデータを表示する画面情報を送信する。なお、第三通信部６１が情報処理システム１０と通信する場合は外部サービスシステム４０のＡＰＩ（Application Interface）が利用される。
【0105】
アプリ決定部６２は、情報処理システム１０から送信された外部サービスシステム４０のアプリＩＤに基づいて、処理要求の対象であるスキャンデータ及びＦＡＸ受信データ等を処理する外部サービスシステム４０のアプリを決定する。
【0106】
データ処理部６３はアプリ決定部６２が決定したアプリが行う処理であり、アプリに特有の処理内容でスキャンデータやＦＡＸ受信データを処理する。本実施形態では、外部サービスシステム４０のアプリは、表形式のデータベースを提供するアプリである。例えば、データ処理部６３は、外部サービスシステム４０のアプリＩＤとフィールドコードで特定されるアプリのフィールドにスキャンデータやＦＡＸ受信データの項目値を保存する。
【0107】
データ処理部６３は、表４（ｂ）（ｃ）に示した項目名とフィールドコードの対応と同様のテーブルを有している。データ処理部６３は、フィールドコードが指定されると、このフィールドコードが割り当てられている外部サービスシステム４０のアプリのフィールドにスキャンデータやＦＡＸ受信データに関する情報の各項目値を保存する。
【0108】
画面生成部は、Ｗｅｂアプリ（又はＷｅｂページ）を端末装置３０に提供し、ユーザー操作に応じて、特定フォルダに保存されているＦＡＸ受信データに関する画面を生成する。
【0109】
【表5】
【0110】
・データＩＤは、ＦＡＸ受信データの識別情報である。
【0111】
・受信日時は、機器２０がＦＡＸを受信した日時である。
【0112】
・文書名は、ＦＡＸ受信データである画像データのファイル名である。文書名は、例えば、受信した日時や送信元又はＦＡＸ番号の少なくとも一方を有するとよい。
【0113】
・送信元ＦＡＸ番号は、ＦＡＸの送信元（したがって、業者のＦＡＸ番号）のＦＡＸ番号である。
【0114】
・取引先名は、ＦＡＸを送信した取引先の社名などである。表４（ｄ）の取引先データにおいて送信元ＦＡＸ番号で特定された取引先名がＦＡＸアプリにより転記される。
【0115】
・取引先担当者名は、ＦＡＸを送信した取引先の担当者名である。表４（ｄ）の取引先データにおいて送信元ＦＡＸ番号で特定された取引先担当者名がＦＡＸアプリにより転記される。
【0116】
・優先度は、工務店のユーザーが設定するＦＡＸ受信データの処理の優先度である。優先度は、ユーザーが手動で設定できるが、ＦＡＸアプリが所定の初期値を設定してもよい。
【0117】
・状況は、工務店のユーザーが設定するＦＡＸ受信データの処理の状況（ＦＡＸ受注、見積依頼中、見積済み等）である。状況は初期値が決まっており、ユーザーが進捗に応じて手動で変更する。
【0118】
【表6】
【0119】
・データＩＤは、スキャンデータの識別情報である。
【0120】
・スキャン日時は、機器２０が原稿のスキャンを開始した日時である。
【0121】
・文書名は、スキャンデータである画像データのファイル名である。文書名は、例えば、スキャンした日時を有するとよい。
【0122】
・データサイズはスキャンデータの容量である。
【0123】
・ユーザーＩＤは、機器を操作したユーザーの識別情報である。ユーザーＩＤはログイン時に特定されている。
【0124】
以上の値は、いずれもスキャンアプリが設定できる。また、スキャンデータとＦＡＸ受信データは項目が異なっているが、実体は単なるファイルなので、同じフォルダにあればユーザーが表示することができる。スキャンデータとＦＡＸ受信データの項目に関しては、ＦＡＸ受信データの移動時に、外部サービスシステム４０のアプリがマージすることが好ましい。
【0125】
【表7】
【0126】
＜情報処理システムが外部サービスシステムに送信するデータ＞
図８は、情報処理システム１０が外部サービスシステム４０に送信する送信データの一例を示す図である。図８に示す送信データは、機器２０が受信したＦＡＸ受信データを「外部サービスシステムＡ」に処理要求するサービスを実現するための一連の処理に関する情報である。
図８は、情報処理システム１０が外部サービスシステム４０に送信する送信データの一例を示す図である。図８に示す送信データは、機器２０が受信したＦＡＸ受信データを「外部サービスシステムＡ」に処理要求するサービスを実現するための一連の処理に関する情報である。
【0127】
送信データには、ＦＡＸ受信アプリであることを示すフローＩＤ１２０１Ａと、当該スキャンアプリの名称を示すフロー名１２０２Ａと、一連の処理の処理内容を示すフロー詳細１２０３Ａとが含まれる。
【0128】
また、フロー詳細１２０３Ａには、「外部サービスシステムＡ」に処理要求することを示す処理内容１２２３Ａが含まれる。
【0129】
処理内容１２２３Ａでは、「外部サービスシステムＡ」と連携した処理を実行するコンポーネント１８のコンポーネントＩＤ「ExService_A」、処理要求を示すオペレーションＩＤ「processFile」、並びに、パラメータ「AppId」及びＮ個の「FieldCode」と「Value」が指定されている。「AppId」にはスキャンアプリに対応する外部サービスシステム４０のアプリＩＤが格納され、「FieldCode」にはフィールドコードが格納され、「Value」にはフィールドの値が格納される。なお、図示したパラメータは一部であって、アプリ処理情報はより多くのパラメータを含みうる。
【0130】
送信データによりＦＡＸアプリは、ＦＡＸ受信データを「外部サービスシステムＡ」に処理要求（本実施形態では保存要求）することができる。
【0131】
＜スキャンアプリの動作＞
以下、図９～図１２を参照して、スキャンアプリの処理について説明する。以下の図９，図１０の画面は機器２０がＨＴＴＰリクエストを情報処理システム１０に送信し、情報処理システム１０がＨＴＴＰレスポンスで送信した画面情報を機器２０が表示したものである。
以下、図９～図１２を参照して、スキャンアプリの処理について説明する。以下の図９，図１０の画面は機器２０がＨＴＴＰリクエストを情報処理システム１０に送信し、情報処理システム１０がＨＴＴＰレスポンスで送信した画面情報を機器２０が表示したものである。
【0132】
図９は、機器２０が表示するアプリ一覧画面３８０の一例である。機器２０が機器ＩＤを情報処理システム１０に送信するので、テナントが明らかになる。このテナントが利用できる外部サービスシステム４０も特定される。ユーザーが１つの外部サービスシステム４０を選択すると、外部サービスシステム４０に対応付けられたアプリを情報処理システム１０のアプリ管理部４９が取得し、機器２０に各アプリのアイコンが表示されるアプリ一覧画面３８０の画面情報を送信する。機器２０は情報処理システム１０を介して１つ以上の外部サービスシステム４０と通信し、そのサービス（外部サービスシステム４０のアプリ）と連携できる。
【0133】
図９のアプリ一覧画面３８０は、３つのアプリに対応した３つのアイコン３８１～３８３を有している。そのうちの一つが「スキャンアプリ」のアイコン３８１である。ユーザーが「スキャンアプリ」のアイコン３８１を押下すると、その旨が情報処理システム１０に送信される。情報処理システム１０のアプリ管理部４９が「スキャンアプリ」のアプリＩＤに対応付けられている画面情報５４を取得して、機器画面提供部４７が「スキャンアプリ」の設定画面の画面情報を生成し、機器２０に送信する。
【0134】
図１０は、スキャンアプリの選択により表示されるフォルダ選択画面３１０の一例である。フォルダ選択画面３１０は、外部サービスシステム４０のスキャンデータ保存フォルダ３２０のフォルダ名を表示する。図１０では３つのフォルダ名が表示されている。ユーザーがフォルダ名を押下し、フォルダ移動ボタン３９３を押下すると、押下したフォルダの子階層のフォルダ一覧を機器２０が表示する。ユーザーがフォルダ名を押下し、決定ボタン３９４を押下すると、スキャンデータ保存フォルダ３２０が決定される。ユーザーは、これからスキャンする原稿の種類に応じたフォルダを選択できる。
【0135】
図１１は、参考に示した外部サービスシステム４０のスキャンデータ保存フォルダ３２０のフォルダ構造である。スキャンデータ保存フォルダ３２０には、個人宅と業者の種類などを考慮したフォルダが形成されている。工務店が建設する住宅の場合、仮設工事、電気工事、土木工事などの各種の業者が関係し、業者の種類ごとにフォルダが作成される。業者の種類が同じなら業者が異なっても１つのフォルダに見積書が保存されるので、工務店としては比較が容易になる。
【0136】
図１２は、ユーザーが機器２０を操作して機器２０がアプリ一覧画面３８０を表示し、ユーザーが選択したスキャンアプリを実行する手順を説明するシーケンス図の一例である。
【0137】
S11：機器の操作受付部２３は、ユーザーから情報処理システム１０の認証情報の入力を受け付け、第二通信部２１は情報処理システム１０のユーザー管理部４４にログインを要求する。ここではログインが認められたものとする。ユーザーが外部サービスシステムＡを選択すると、機器２０の第二通信部２１はＷｅｂサービス処理部１５よりアプリ一覧画面の画面情報を受信し、表示制御部２２がディスプレイに表示する。
【0138】
S12：ユーザーは、アプリ一覧画面３８０から、所望のアプリを選択する操作を行う。アプリ一覧画面３８０から「スキャンアプリ」のアイコン３８１がユーザーにより選択されたものとして説明する。
【0139】
S13：機器２０の操作受付部２３がスキャンアプリの選択操作を受け付ける。これにより、第二通信部２１が情報処理システム１０のアプリデータ管理部４１に対して、情報処理システム１０のアプリＩＤと機器ＩＤを指定して、アプリデータ（外部サービスシステム４０のアプリＩＤ、スペースＩＤ等）の取得を要求する。スペースＩＤはなくてもよい。機器ＩＤによりテナントが特定される。また、テナントが特定されると、該テナントのアプリＩＤに対応付けられた外部サービスシステム４０のアプリＩＤが表４（ａ）で特定される。また、表４（ｃ）のフィールドコードにより、スキャンデータ等を外部サービスシステム４０のアプリがどのフィールドに保存するか特定できる。
【0140】
S14：第一通信部３１はユーザーが選択したスキャンアプリのアプリＩＤを指定して、フォルダ選択画面３１０を機器画面提供部４７に要求する。
【0141】
S15：機器画面提供部４７はフォルダ選択画面３１０の設定画面の要求を受信する。機器画面提供部４７はスキャンアプリのアプリＩＤを指定してフォルダ選択画面３１０をアプリ管理部４９に要求する。
【0142】
S16：アプリ管理部４９はアプリ処理情報記憶部１７からスキャンアプリのアプリＩＤで特定される画面情報を取得し、機器画面提供部４７に送信する。これにより、機器画面提供部４７はフォルダ選択画面３１０を生成できる。
【0143】
S17：フォルダ選択画面３１０にはフォルダが必要なので、端末装置３０はユーザーがフォルダを選択できるようにフォルダに関する情報を情報処理システム１０に要求する。第二通信部２１は、スペースＩＤ、及び、外部サービスシステム４０のアプリＩＤを指定して、フォルダ一覧取得をアプリ実行部４６に送信する。スペースＩＤはなくてもよい。
【0144】
S18：アプリ実行部４６はスペースＩＤ、及び、外部サービスシステム４０のアプリＩＤを指定して、フォルダ一覧取得を入出力処理部４８に要求する。
【0145】
S19:入出力処理部４８はログインしているユーザ（ユーザー名が分かっている）に対応する表２に示されている外部サービスシステム４０の認証情報を認証処理部５１に要求する。なお、共有アプリの場合、管理者の認証情報が複数のユーザーで使用されるため、入出力処理部４８は、この共通の認証情報を認証処理部５１に要求する。個人アプリの場合、入出力処理部４８は、情報処理システム１０のユーザーに対応する外部サービスシステム４０の認証情報を認証処理部５１に要求する。
【0146】
S20：認証処理部５１はこのユーザーの認証情報(ユーザー名、パスワード)をユーザー管理部４４から取得する。
【0147】
S21：入出力処理部４８は認証情報、スペースＩＤ、及び、外部サービスシステム４０のアプリＩＤを指定して外部サービス処理部５２にフォルダ一覧を要求する。スペースＩＤはなくてもよい。
【0148】
S22：外部サービス処理部５２は認証情報で認証を受け、外部サービスシステム４０のアプリＩＤを指定して、スキャンデータ保存フォルダ３２０として管理されているフォルダ一覧を外部サービスシステム４０に要求する。外部サービスシステム４０のデータ処理部６３は、スキャンデータ保存フォルダ３２０として管理されているフォルダ一覧を返す。
【0149】
S23,S24：フォルダ一覧は機器２０に送信され、第二通信部２１は、フォルダ一覧を受信する。表示制御部２２はフォルダ選択画面３１０を表示する。ユーザーはスキャンデータの登録先のフォルダを選択できる。操作受付部２３は画面を介してフォルダの選択を受け付ける。
【0150】
S25：次に、ユーザーはスタートボタン３９５を押下してスキャンを実行する。機器２０の画像データ生成部２４が原稿をスキャンしてスキャンデータを生成する。
【0151】
S26：機器２０の第二通信部２１はアプリ実行部４６にスキャンデータ、文書名、スキャン日時、データサイズ、ユーザーＩＤ、フォルダ名（フォルダパスも含まれる）、外部サービスシステム４０のアプリＩＤを情報処理システム１０に送信する。すなわち、第二通信部２１はスキャンデータの外部サービスシステム４０への保存を情報処理システム１０に要求する。
【0152】
S27：アプリ実行部４６は、表４（ｃ）に基づいて、データＩＤ、文書名、スキャン日時、データサイズ、ユーザーＩＤに対応しているフィールドコードを特定する。アプリ実行部４６は、図８に示したように、これらとスキャンデータを外部サービスシステム４０に保存することを入出力処理部４８に要求する。
【0153】
S28、S29：入出力処理部４８は、認証処理部５１を経由して、ログインしているユーザーの認証情報を取得する。
【0154】
S30：入出力処理部４８は図８に示した送信データのパラメータに外部サービスシステム４０のアプリＩＤ、フィールドコード、Valueを設定し、認証情報とフォルダ名と共にスキャンデータを外部サービス処理部５２に送信する。
【0155】
S31：外部サービス処理部５２は認証情報で認証を受け、送信データのパラメータに設定された外部サービスシステム４０のアプリＩＤ、フィールドコード、及び、Value、並びに、スキャンデータを、フォルダ名を指定して外部サービスシステム４０に送信する。すなわち、外部サービス処理部５２は、情報処理システム１０のアプリに対応付けられている外部サービスシステム４０のアプリに対し、スキャンデータ保存フォルダにＦＡＸ受信データの保存を要求する。
【0156】
これにより、データ処理部６３は、指定されたフォルダにスキャンデータを保存し、外部サービスシステム４０のアプリＩＤで特定されるアプリのフィールドコードで特定されるフィールドにスキャンデータに関する情報の項目値を登録できる。すなわち、データ処理部６３は、機器２０から受信した、ＦＡＸ受信データとは種類が異なるスキャンデータをスキャンデータ保存フォルダに保存する。
【0157】
なお、図１２の処理では、機器２０がフォルダ一覧を外部サービスシステム４０から取得しているが、機器２０の起動時などに、機器２０がフォルダ一覧を外部サービスシステム４０から取得しておいてもよい。こうすることで、機器２０がフォルダ選択画面３１０を表示するまでの時間を短縮できる。
【0158】
＜ＦＡＸアプリの動作手順＞
ＦＡＸアプリは、機器２０がＦＡＸを受信すると自動的に起動するので、ユーザーがＦＡＸアプリを明示的に起動する必要がない。アプリ一覧画面３８０ではＦＡＸアプリのアイコン３８２が表示されるが、これはユーザーが各種の設定をしたり、実行結果を確認したりする等のためである。
ＦＡＸアプリは、機器２０がＦＡＸを受信すると自動的に起動するので、ユーザーがＦＡＸアプリを明示的に起動する必要がない。アプリ一覧画面３８０ではＦＡＸアプリのアイコン３８２が表示されるが、これはユーザーが各種の設定をしたり、実行結果を確認したりする等のためである。
【0159】
図１３は、機器２０がＦＡＸを受信して、情報処理システム１０がＦＡＸアプリを実行する手順を説明するシーケンス図の一例である。
【0160】
S41：機器２０が例えば業者からＦＡＸを受信する。ファクシミリ処理部２５がＦＡＸ受信データを生成する。
【0161】
S42：機器２０の第二通信部２１はアプリ実行部４６にＦＡＸ受信データ（受信日時、文書名、送信元ＦＡＸ番号を含む）、機器ＩＤ、及び、情報処理システム１０のアプリＩＤを外部サービスシステム４０に送信する。すなわち、第二通信部２１はＦＡＸ受信データの外部サービスシステム４０への保存を情報処理システム１０に要求する。
【0162】
S43：まず、機器ＩＤによりテナントが特定される。次に、ＦＡＸ受信したことにより（情報処理システム１０のアプリＩＤにより）、このテナントのＦＡＸアプリが特定される。また、ＦＡＸアプリが特定されると、表４（ａ）により、ＦＡＸアプリに対応付けられている外部サービスシステム４０のアプリＩＤが特定される。
【0163】
また、アプリ実行部４６は、表４（ｄ）を参照して、送信元のＦＡＸ番号に対応付けられている取引先及び取引先担当者名を特定する。アプリ実行部４６は、優先度、及び、状況を初期値に設定する。また、アプリ実行部４６は、表４（ｂ）に基づいて、データＩＤ、受信日時、文書名、送信元ＦＡＸ番号、取引先、取引先担当者名、優先度、及び、状況に対応しているフィールドコードを特定する。アプリ実行部４６は、図８に示したように、これらとＦＡＸ受信データを外部サービスシステム４０に保存することを入出力処理部４８に要求する。
【0164】
S44、S45：入出力処理部４８は、認証処理部５１を経由して、ＦＡＸアプリの認証情報を取得する。ＦＡＸアプリは共有アプリなので、管理者の認証情報が使用される。
【0165】
S46：入出力処理部４８は図８に示した送信データのパラメータに、外部サービスシステム４０のアプリＩＤ、フィールドコード、Valueを設定し、認証情報と共にスキャンデータを外部サービス処理部５２に送信する。ＦＡＸ受信データが保存されるフォルダは特定フォルダであり、外部サービスシステム４０のアプリが指定されれば特定フォルダも指定される。特定フォルダは外部サービスシステム４０のアプリが管理している。しかし、入出力処理部４８が明示的に特定フォルダを指定してもよい。
【0166】
S47：外部サービス処理部５２は認証情報で認証を受け、送信データのパラメータに設定された外部サービスシステム４０のアプリＩＤ、フィールドコード、及び、Value、並びに、ＦＡＸ受信データを、外部サービスシステム４０に送信する。すなわち、外部サービス処理部５２は、情報処理システム１０のアプリに対応付けられている外部サービスシステム４０のアプリに対し、特定フォルダにＦＡＸ受信データの保存を要求する。
【0167】
これにより、データ処理部６３は、特定フォルダにＦＡＸ受信データを保存し、外部サービスシステム４０のアプリＩＤで特定されるアプリの、フィールドコードで特定されるフィールドにＦＡＸ受信データに関する情報の項目値を登録できる。
【0168】
図１４は、工務店のユーザーが端末装置３０に表示させた特定フォルダのＦＡＸ受信データ一覧画面３３０である。ＦＡＸ受信データ一覧画面３３０（第一画面の一例）は、ＦＡＸ受信データ記憶部６５が記憶するＦＡＸ受信データの項目値をリスト状に表示する。したがって、ＦＡＸ受信データ一覧画面３３０の各項目は表５の項目と同じである。
【0169】
ユーザーは特定フォルダのフォルダ名の変更、フォルダの追加、削除等を行うことができないので、この特定フォルダ以外にフォルダはなく、ＦＡＸ受信データの一覧を確実に把握できる。
【0170】
ユーザーはＦＡＸ受信データ一覧画面３３０にＦＡＸ受信データがあれば、ＦＡＸを受信したことに気づくことができる。また、状況や優先度を確認し、ユーザーが何らかの処理を取ることができる。また、ユーザーは、必要に応じて、各ＦＡＸ受信データをスキャンデータ保存フォルダ３２０に手動で移動できる。また、広告などのＦＡＸ受信データが特定フォルダに含まれていても削除しやすい。
【0171】
＜外部サービスシステムにおけるリンク先のデータの表示＞
本実施形態では、ユーザーがＦＡＸ受信データ一覧画面３３０のＦＡＸ受信データを押下することで、外部サービスシステム４０が予め関連付けられた（リンクされている）リンク先テーブルのデータ（例えば見積り）を表示する。
本実施形態では、ユーザーがＦＡＸ受信データ一覧画面３３０のＦＡＸ受信データを押下することで、外部サービスシステム４０が予め関連付けられた（リンクされている）リンク先テーブルのデータ（例えば見積り）を表示する。
【0172】
図１５は、外部サービスシステム４０において特定フォルダに対応付けられたリンク先テーブルのデータ（表７参照）を模式的に示す図である。機器２０が受信したＦＡＸ受信データは特定フォルダ７１に保存される。特定フォルダ７１に保存されたＦＡＸ受信データのファイル名や受信日時などが受信ＦＡＸテーブル７２に登録される。
【0173】
表７に示したように、外部サービスシステム４０では、外部サービスシステム４０のアプリごとに特定フォルダ７１のＦＡＸ受信データとリンク先テーブル（案件用テーブル７３，顧客用テーブル７４、見積用テーブル７５）のデータが対応付けられている。
【0174】
図１４に示したＦＡＸ受信データ一覧画面３３０には、編集ボタン３３２が表示される。ユーザが編集ボタン３３２を押下すると、当該ＦＡＸ受信データを対応付けるリンク先テーブルを選択する画面が表示される。ユーザーは、このリンク先テーブルを選択する画面にて、リンク先テーブルを選択することによって、当該ＦＡＸ受信データをリンク先テーブルと対応付けることができる。以下、「見積用データテーブル」にＦＡＸ受信データを対応付けた場合について説明する。
【0175】
図１４に示したＦＡＸ受信データ一覧画面３３０には、ＦＡＸ受信データごとに開くボタン３３１が表示される。ユーザーが開くボタン３３１を押下すると、当該ＦＡＸ受信データに対応付けられているリンク先テーブルのデータが表示される。
【0176】
図１６は、開くボタン３３１の押下により端末装置３０が表示するＦＡＸ受信データ詳細画面３４０の一例である。ＦＡＸ受信データ詳細画面３４０において本実施形態に特徴的な項目を説明する。ＦＡＸ受信データ詳細画面３４０は見積データリンク３４１、及び、添付ファイル３４２の項目を有している。見積データリンク３４１の項目は、表７においてこのＦＡＸ受信データが見積用テーブルのデータにリンクされていることを示している。見積データリンク３４１の項目にはファイル名が表示され、ファイル名のクリックにより見積データの詳細が表示される。添付ファイル３４２の項目は、ＦＡＸ受信データの画像データを有するファイル名である。
【0177】
図１７は、端末装置３０が表示する見積データの詳細画面３５０の一例である。見積データの詳細画面３５０には予め見積用テーブルのデータに設定されている見積に関するデータが表示される。
【0178】
図１８は、画面生成部６４が、ユーザー操作に応じて、特定フォルダに保存されているＦＡＸ受信データに関する画面を生成する手順を示すシーケンス図である。
【0179】
S51：ユーザーは、端末装置３０を操作して外部サービスシステム４０に接続する。端末装置３０からの要求に応じて、外部サービスシステム４０の画面生成部６４は、第三通信部６１を介して、端末装置３０にＦＡＸ受信データ一覧画面３３０の画面情報を送信する。端末装置３０の表示制御部３２は、Ｗｅｂアプリ（又はＷｅｂページ）としてＦＡＸ受信データ一覧画面３３０を表示する。
【0180】
S52：ユーザーが開くボタン３３１でＦＡＸ受信データを選択する。操作受付部３３は操作を受け付ける。第一通信部３１は、ＦＡＸ受信データのデータＩＤを指定して、ＦＡＸ受信データ詳細画面３４０を外部サービスシステム４０に要求する。端末装置３０からの要求に応じて、外部サービスシステム４０の画面生成部６４は、データＩＤにより特定されるＦＡＸ受信データに関する情報が表示されるＦＡＸ受信データ詳細画面３４０の画面情報を、第三通信部６１を介して端末装置３０に送信する。この際、画面生成部６４は、ＦＡＸ受信データ対応情報記憶部６７においてデータＩＤに対応付けられている見積用テーブルのデータを特定し、ＦＡＸ受信データ詳細画面３４０に設定する。端末装置３０の表示制御部３２は、Ｗｅｂアプリ（又はＷｅｂページ）としてＦＡＸ受信データ詳細画面３４０を表示する。
【0181】
S53：ユーザーが見積用テーブルのデータを選択する。操作受付部３３は操作を受け付ける。第一通信部３１は、見積用テーブルのデータを指定して、見積データの詳細画面３５０を外部サービスシステム４０に要求する。端末装置３０からの要求に応じて、外部サービスシステム４０の画面生成部６４は、第三通信部６１を介して、端末装置３０に見積データの詳細画面３５０の画面情報を送信する。端末装置３０の表示制御部３２は、Ｗｅｂアプリ（又はＷｅｂページ）として見積データの詳細画面３５０を表示する。
【0182】
＜主な効果＞
以上説明したように、本実施形態の情報処理システム１０によれば、特定フォルダは、フォルダ名の変更、フォルダの追加、削除などができないフォルダなので、ＦＡＸ受信データは、必ず特定フォルダに存在する。ユーザーは各ＦＡＸ受信データの受信の有無や転送の有無を容易に判断でき、必要に応じてＦＡＸ受信データをスキャンデータ保存フォルダに移動できる。
以上説明したように、本実施形態の情報処理システム１０によれば、特定フォルダは、フォルダ名の変更、フォルダの追加、削除などができないフォルダなので、ＦＡＸ受信データは、必ず特定フォルダに存在する。ユーザーは各ＦＡＸ受信データの受信の有無や転送の有無を容易に判断でき、必要に応じてＦＡＸ受信データをスキャンデータ保存フォルダに移動できる。
【0183】
＜第２の実施形態＞
先の実施形態では、フォルダ名の変更、フォルダの追加、削除などができないフォルダである特定フォルダに存在するＦＡＸ受信データをスキャンデータ保存フォルダへ移動する形態を説明した。
先の実施形態では、フォルダ名の変更、フォルダの追加、削除などができないフォルダである特定フォルダに存在するＦＡＸ受信データをスキャンデータ保存フォルダへ移動する形態を説明した。
【0184】
本実施形態では、特定フォルダに存在するＦＡＸ受信データをスキャンデータ保存フォルダへ移動させない場合の動作について説明する。
【0185】
ユーザーは、図１４に示したＦＡＸ受信データ一覧画面にて、編集ボタン３３２を押下する。編集ボタン３３２が押下されると、当該ＦＡＸ受信データを対応付けるリンク先テーブルを選択する画面が表示される。
【0186】
ユーザーは、リンク先テーブルを選択する画面にて、対応付けるリンク先テーブルを選択する。以下、「見積用データテーブル」にＦＡＸ受信データを対応付けた場合について説明する。
【0187】
ユーザの操作により「見積用データテーブル」がリンク先テーブルとして選択された場合、図１６の見積データリンク３４１の項目に、受信ＦＡＸデータを示すＵＲＬが表示される。
【0188】
図１９は、第２の実施形態におけるＦＡＸ受信データ詳細画面の一例である。図１９の説明では主に図１６との相違を説明する。図１９では、見積データリンク３４１の項目に、受信ＦＡＸデータを示すＵＲＬが表示される。この時、ＵＲＬではなく、受信ＦＡＸデータのファイル名を表示してもよい。
【0189】
ユーザーが当該ＵＲＬを選択すると、端末装置３０は、図１４で編集ボタン３３２が押下された受信ＦＡＸデータであって、選択されたＵＲＬに対応する受信ＦＡＸデータを表示することができる。
【0190】
これにより、ＦＡＸ受信データを保存している第一のフォルダからファイルの移動を行わずに、リンク先テーブルとＦＡＸ受信データの対応付けを行うことができる。ＦＡＸ受信データを第一のフォルダから第二のフォルダへ移動させないため、フォルダ間の移動中のネットワークの異常などによらず、ＦＡＸ受信データをデータ先リンクへ対応付けることができる。
【0191】
＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。
【0192】
例えば、本実施形態では、テナントが工務店の場合を例に説明したが、工務店は一例に過ぎない。テナントは、小売店、保険の代理店等、ＦＡＸ受信データとスキャンデータの両方を扱う形態の法人や個人であればよい。また、工務店はハウスメーカーやパワービルダーと呼ばれてもよい。
【0193】
また、本実施形態では、ＦＡＸ受信データとスキャンデータを扱う場合を説明したが、機器２０はＦＡＸ受信データと電子メールの添付ファイルを受信してもよいし、スキャンデータと電子メールの添付ファイルを扱ってもよい。また、機器２０は、ＦＡＸ受信データ、スキャンデータ及び電子メールの添付ファイルを扱ってもよい。
【0194】
また、図６などの構成例は、端末装置３０、機器２０、及び情報処理システム１０による処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。端末装置３０、機器２０、及び情報処理システム１０の処理は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。
【0195】
また、実施例に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。ある実施形態では、情報処理システム１０は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。
【0196】
更に、情報処理システム１０は、本実施形態で開示された処理ステップ、例えば図２５等を様々な組み合わせで共有するように構成できる。例えば、所定のユニットによって実行されるプロセスは、情報処理システム１０が有する複数の情報処理装置によって実行され得る。また、情報処理システム１０は、１つのサーバ装置にまとめられていても良いし、複数の装置に分けられていても良い。
【0197】
上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（Digital Signal Processor）、FPGA（Field Programmable Gate Array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。
【符号の説明】
【0198】
１０ 情報処理システム
２０ 機器
３０ 端末装置
１００ サービス提供システム
２０ 機器
３０ 端末装置
１００ サービス提供システム
【先行技術文献】
【特許文献】
【0199】
【特許文献1】特開２０１７－０７６３６８号公報
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【図19】