特開 2023-47633 情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法、及びプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2023047633

(43)【公開日】2023-04-06

(54)【発明の名称】情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法、及びプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 16/335 20190101AFI20230330BHJP

【ＦＩ】

G06F16/335

【審査請求】未請求

【請求項の数】9

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2021156656

(22)【出願日】2021-09-27

(71)【出願人】

【識別番号】000006747

【氏名又は名称】株式会社リコー

(74)【代理人】

【識別番号】100107766

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠重

(74)【代理人】

【識別番号】100070150

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠彦

(72)【発明者】

【氏名】岩崎 夏実

【テーマコード（参考）】

5B175

【Ｆターム（参考）】

5B175BA02

5B175DA01

5B175DA05

(57)【要約】

【課題】ユーザのアクセス権限を考慮した検索を行うこと。
【解決手段】会議に参加するユーザの端末装置と通信可能な情報処理装置であって、前記ユーザを認証する認証部と、前記会議に関する電子ファイルの検索要求を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置から受信する通信部と、前記認証部が認証した前記ユーザの前記電子ファイルに対するアクセス権限を取得する取得部と、前記アクセス権限によりアクセス可能な前記電子ファイルを検索する検索部と、前記検索部による検索結果を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置に送信する提示部と、を有することを特徴とする。
【選択図】図３

【特許請求の範囲】

【請求項1】

会議に参加するユーザの端末装置と通信可能な情報処理装置であって、
前記ユーザを認証する認証部と、
前記会議に関する電子ファイルの検索要求を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置から受信する通信部と、
前記認証部が認証した前記ユーザの前記電子ファイルに対するアクセス権限を取得する取得部と、
前記アクセス権限によりアクセス可能な前記電子ファイルを検索する検索部と、
前記検索部による検索結果を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置に送信する提示部と、
を有する情報処理装置。

【請求項2】

前記提示部は、前記検索部による検索に適合した電子ファイルまたは検索に適合した電子ファイルの格納場所を示す情報を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置に送信する、
請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項3】

前記検索要求には、前記ユーザが発話した音声を認識することにより生成された検索キーワードが付与されており、
前記検索部は、前記検索キーワードを用いて前記アクセス権限によりアクセス可能な前記電子ファイルを検索する請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項4】

前記検索部は、前記会議に参加している全てのユーザが前記アクセス権限を有する電子ファイルを検索し、
前記提示部は、前記検索結果を前記会議に参加している全てのユーザの端末装置に送信する、
請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記載の情報処理装置。

【請求項5】

前記検索部は、前記会議に参加しているユーザ毎に該ユーザが前記アクセス権限を有する電子ファイルを検索し、
前記提示部は、前記会議に参加しているユーザ毎の検索結果を個別に各ユーザの端末装置に送信する、
請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記載の情報処理装置。

【請求項6】

会議に参加するユーザの端末装置と通信可能な情報処理装置が実行する情報処理方法であって、
前記ユーザを認証する認証ステップと、
前記会議に関する電子ファイルの検索要求を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置から受信する通信ステップと、
前記認証ステップが認証した前記ユーザの前記電子ファイルに対するアクセス権限を取得する取得ステップと、
前記アクセス権限によりアクセス可能な前記電子ファイルを検索する検索ステップと、
前記検索ステップによる検索結果を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置に送信する提示ステップと、
を有する情報処理方法。

【請求項7】

会議に参加するユーザの端末装置と通信可能な情報処理装置に、
前記ユーザを認証する認証ステップと、
前記会議に関する電子ファイルの検索要求を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置から受信する通信ステップと、
前記認証ステップが認証した前記ユーザの前記電子ファイルに対するアクセス権限を取得する取得ステップと、
前記アクセス権限によりアクセス可能な前記電子ファイルを検索する検索ステップと、
前記検索ステップによる検索結果を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置に送信する提示ステップと、
を実行させるプログラム。

【請求項8】

会議に参加するユーザの端末装置と、前記端末装置と通信可能な情報処理装置を有する情報処理システムであって、
前記端末装置は、
前記会議に関する電子ファイルの検索要求を前記情報処理装置に送信する第１通信部と、
前記情報処理装置から受信した検索結果を前記端末装置の画面に表示する表示制御部と、
を有し、
前記情報処理装置は、
前記ユーザを認証する認証部と、
前記検索要求を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置から受信する第２通信部と、
前記認証部が認証した前記ユーザの前記電子ファイルに対するアクセス権限を取得する取得部と、
前記アクセス権限によりアクセス可能な前記電子ファイルを検索する検索部と、
前記検索部による検索結果を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置に送信する提示部と、
を有する情報処理システム。

【請求項9】

会議に参加するユーザの端末装置と、前記端末装置と通信可能な情報処理装置を有する情報処理システムが実行する情報処理方法であって、
前記会議に関する電子ファイルの検索要求を前記情報処理装置に送信する第１通信ステップと、
前記情報処理装置から受信した検索結果を前記端末装置の画面に表示する表示制御ステップと、
前記ユーザを認証する認証ステップと、
前記検索要求を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置から受信する第２通信ステップと、
前記認証ステップが認証した前記ユーザの前記電子ファイルに対するアクセス権限を取得する取得ステップと、
前記アクセス権限によりアクセス可能な前記電子ファイルを検索する検索ステップと、
前記検索ステップによる検索結果を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置に送信する提示ステップと、
を有する情報処理方法。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法、及びプログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

近年、ユーザが発声した音声を認識した内容に基づいて情報を検索する技術や、会議システム等のコミュニケーションシステムにおいて、ユーザが発声した音声を認識した内容を画面に表示する技術が既に知られている。特許文献１には、テレビの放送等に含まれる音声を認識した内容に基づいて、情報を検索する技術が開示されている。

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0003】

しかしながら、従来の技術では、ユーザのアクセス権限を考慮した検索を行うことができないという問題があった。このため、検索により資料が見つかっても実際には参加しているユーザがアクセスできない、又は、提示すべきでない資料が提示される場合があった。また、検索範囲が広すぎて検索の効率が低下することがあった。

【0004】

本発明の実施形態は、上記課題に鑑み、ユーザのアクセス権限を考慮した検索を行うことを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0005】

上述した課題を解決するために、本発明は、会議に参加するユーザの端末装置と通信可能な情報処理装置であって、前記ユーザを認証する認証部と、前記会議に関する電子ファイルの検索要求を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置から受信する通信部と、前記認証部が認証した前記ユーザの前記電子ファイルに対するアクセス権限を取得する取得部と、前記アクセス権限によりアクセス可能な前記電子ファイルを検索する検索部と、前記検索部による検索結果を前記会議に参加している前記ユーザの端末装置に送信する提示部と、を有することを特徴とする。

【発明の効果】

【0006】

本発明の実施形態によれば、ユーザのアクセス権限を考慮して検索を実行することにより、アクセス権限を考慮した検索結果を得ることができる。

【図面の簡単な説明】

【0007】

【図1】本発明の実施形態に係る会議補助システムを用いた会議システムの概略図の一例を示す図である。

【図2】本発明の実施形態に係る情報処理装置および端末装置のハードウェア構成の一例を示す図である。

【図3】本発明の実施形態に係る会議補助システムにおける機能ブロックの構成図の一例を示す図である。

【図4】本発明の実施形態に係る会議補助システムにおける検索規則の一例を示す図である。

【図5】本発明の実施形態に係る会議補助システムを用いた検索処理のシーケンスの一例を示す図である。

【図6】本発明の実施形態に係る会議システムにおけるユーザの認証情報の一例を示す図である。

【図7】本発明の実施形態に係る検索結果の表示画面の一例を示す図（１）である。

【図8】本発明の実施形態に係る検索結果の表示画面の一例を示す図（２）である。

【図9】本発明の実施形態に係る検索結果の表示画面の一例を示す図（３）である。

【発明を実施するための形態】

【0008】

以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法、及びプログラムの実施形態を詳細に説明する。

【0009】

［第１の実施形態］
＜システム概要＞
図１は、本発明の実施形態に係る会議補助システムを用いた会議システムの概略図の一例を示す図である。図１に示す概略図において、会議システム２、会議補助システム３、文書管理システム４、および端末装置６（６Ａ、６Ｂ、６Ｃ、…）が、通信ネットワーク１に接続されており、互いに通信可能である。また、会議システム２、会議補助システム３、文書管理システム４は、それぞれ少なくとも一つの情報処理装置５Ａ、５Ｂ、５Ｃを備える。端末装置６は、ノートパソコンやデスクトップパソコンであるか、あるいはタブレット端末やスマートフォンなどであってもよい。ここで、会議とは、日常的に行われる打ち合わせ、ブレインストーミング、セミナー、レクチャー、講義等を含み、更に、複数のユーザ同士での双方向又は片方向のコミュニケーションを含む概念であり、通常の会議よりも広い範囲の意味を有する。

【0010】

図１に示す構成は一例であって、他の構成であってもよく、例えば、会議補助システム３は、会議システム２に含まれる構成であってもよい。このとき、会議システム２と会議補助システム３は、同一の情報処理装置５に機能を有してもよいし、個別の情報処理装置５に機能を有してもよい。

【0011】

本発明の実施形態に係る処理の概略を説明する。まず、ユーザは、リモート会議を実施するために、端末装置６を操作して会議システム２にログインする。会議に参加する全てのユーザがログインした後、会議システム２は、会議開始通知とともに会議に参加するユーザの情報を会議補助システム３に送信する。会議開始後、ユーザは、会議の議事録や資料などの文書ファイルの検索を要求するために、検索キーワードを含む内容を発声する。端末装置６は、ユーザが発声した内容を会議補助システム３に送信して、検索の実行を要求する。ここで、端末装置６は、ユーザが発声した音声を認識して、認識した内容の文字列を会議補助システム３に送信する。あるいは、端末装置６が、ユーザの発声した音声を会議補助システム３に送信して、会議補助システム３が、受信した音声を認識することで文字列を取得するようにしてもよい。会議補助システム３は、取得した文字列を用いて、文書管理システム４に対して、文書ファイルの検索の実行を要求する。ここで、会議補助システム３は、検索を要求したユーザ、および会議の全参加者（全ユーザ）のアクセス権限を考慮して、文書ファイルの検索を実行し、検索結果を端末装置６に提示する。更に、会議補助システム３は、端末装置６からの要求に応じて、検索結果として表示された文書ファイルを端末装置６、または会議システム２に送信する。ここで、文書ファイルとは、議事録や会議に関する資料などの電子ファイルを指し、ワードプロセッサ等のアプリケーションで作成されたファイルに限定しなくてもよい。また、任意の電子ファイル、あるいはＨＴＭＬ形式等のファイルにより作成されたＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）の情報等を検索する対象としてもよい。

【0012】

＜ハードウェア構成例＞
図２は、本発明の実施形態に係る情報処理装置５および端末装置６のハードウェア構成の一例を示す図である。図２に示されるように、情報処理装置５および端末装置６はコンピュータによって構築されており、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ）５０４、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ（Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ－ＲＷ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ Ｒｅｗｒｉｔａｂｌｅ）ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。

【0013】

これらのうち、ＣＰＵ５０１は、情報処理装置５および端末装置６全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、通信ネットワーク１を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン５１０は、図２に示されているＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

【0014】

また、キーボード５１１は、文字、数値、又は各種指示などの入力に使用される複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

【0015】

＜機能について＞
図３は、本発明の実施形態に係る会議補助システムにおける機能ブロックの構成図の一例を示す図である。

【0016】

会議補助システム３は、第１通信部１０、取得部１１、検索部１２、および提示部１３を有する。これら各部は、会議補助システム３の情報処理装置５Ｂにインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令をＣＰＵ５０１が実行することで実現される機能又は手段である。

【0017】

第１通信部１０は、会議補助システム３が有する通信機能であり、通信ネットワーク１を介して端末装置６の第２通信部２０との間で情報の送受信を行う。例えば、第１通信部１０は、端末装置６の第２通信部２０から文書検索要求を受信し、端末装置６の第２通信部２０に検索結果を送信する。また、第１通信部１０は、会議システム２から会議開始通知や会議に参加するユーザに関する情報を受信する。また、第１通信部１０は、文書管理システム４に、文書検索や文書取得を要求するメッセージを送信し、文書管理システム４から、検索結果や文書ファイルを受信する。

【0018】

取得部１１は、会議に参加するユーザに関する情報に基づいて、文書検索時に必要となるユーザの文書ファイルが格納された領域にアクセスするためのアクセス権限を取得する。例えば、会議の参加者がユーザＡ、Ｂ、Ｃである場合、ユーザＡ、Ｂ、Ｃのアクセス権限を取得する。

【0019】

検索部１２は、文書検索要求を送信した端末装置６を操作したユーザが発声した音声を認識して得た文字列を用いて、文書ファイルを検索する。検索する方法として、例えば、予め定めた単語に対する検索規則に基づいて文書ファイルを検索する。図４は、本発明の実施形態に係る会議補助システムのおける検索規則の一例を示す図である。図４には、ユーザが発話した音声を認識して得られる文字列に含まれる単語である認識単語３５に対して、文書検索を行う場合の規則である検索規則３６が定義されている。認識単語３５が、「先週」や「先月」のような日時に関する単語に対しては、検索対象となる文書ファイルが作成された期間が定義されている。検索時には、文書ファイルに付与された時間情報（タイムスタンプ）を用いて文書ファイルを特定してもよいし、文書内に記載された会議が開催された日時に関する情報を用いて文書ファイルを特定するようにしてもよい。また、認識単語３５が、「議事録」「ＸＸ会議」「〇〇の資料」の場合、検索対象となる文書ファイルのタイトルに、それぞれ「議事録」「ＸＸ」「〇〇」の文字列を含むことが定義されている。検索時には、文書ファイル内に記載された会議のタイトル（あるいは議題など）に定義された文字列が含まれるか否かにより文書ファイルを特定する。あるいは、文書ファイルのファイル名に定義された文字列が含まれるか否かにより文書ファイルを特定してもよい。図３に戻って説明する。

【0020】

また、検索部１２は、文書ファイルを検索する際の検索範囲、すなわち、対象となる文書ファイルの格納領域に関して、例えば、会議の参加者全員がアクセス可能である予め定められた格納領域において、検索を実行する。あるいは、会議の参加者であるユーザＡ、Ｂ、Ｃそれぞれの個人用フォルダを検索範囲としてもよい。

【0021】

提示部１３は、検索部１２が、文書ファイルを検索した検索結果、および検索結果に基づいて、ユーザにより要求された文書ファイルまたは文書ファイルの格納場所を示す情報（格納先を示すリンク情報）を端末装置６に送信することにより、ユーザに提示する。ここで、提示部１３は、検索結果、検索に適合した文書ファイル、および検索に適合した文書ファイルの格納場所を示す情報を会議システム２に送信し、会議システム２を介して、端末装置６に提示してもよい。

【0022】

会議システム２は、認証部１４を有する。認証部１４は、会議システム２の情報処理装置５Ａにインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令をＣＰＵ５０１が実行することで実現される機能又は手段である。認証部１４は、入力された認証情報が登録された認証情報と一致するならば、入力された認証情報が正しいと判断することにより、会議システムにログインするユーザを認証する。

【0023】

端末装置６は、第２通信部２０、表示制御部２１、操作受付部２２、および認識部２３を有する。これら各部は、端末装置６にインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令をＣＰＵ５０１が実行することで実現される機能又は手段である。

【0024】

第２通信部２０は、端末装置６が有する通信機能であり、通信ネットワーク１を介して会議補助システム３の第１通信部１０との間で情報の送受信を行う。また、第２通信部２０は、会議システム２からログイン時の認証画面の画面情報を受信し、会議システム２にログイン時に必要となるユーザの認証情報を送信する。

【0025】

表示制御部２１は、端末装置６の画面に会議システム２にログインする際の認証画面や会議補助システム３から受信した検索結果の表示画面などの画面情報を表示する。

【0026】

操作受付部２２は、端末装置６のキーボードやポインティングデバイスを介して、ユーザによる文字入力やボタンの押下などの操作を受け付ける。

【0027】

認識部２３は、ユーザが発声した音声を認識して文字列に変換する。また、認識部２３は、会議補助システム３が実行する機能であってもよく、この場合、端末装置６の第２通信部２０は、ユーザが発話した音声を会議補助システム３の第１通信部１０に送信する。

【0028】

＜統合認証処理のフローチャート＞
図５は、本発明の実施形態に係る会議補助システムを用いた情報検索処理のシーケンスの一例を示す図である。本シーケンスでは、３人のユーザＡ、Ｂ、Ｃがそれぞれ端末装置６Ａ、６Ｂ、６Ｃを用いてリモート会議に参加するために、会議システム２にログインする。ユーザＡは、会議開始後に会議補助システム３に対して文書検索を要求し、検索結果は会議の参加者全員に共有される。ここで、会議システム２にログインした各ユーザは、文書管理システム４に格納された文書ファイルなどの電子ファイルにアクセスするためのアクセス権限が与えられている。また、文書管理システム４は、ユーザＡ、Ｂ、Ｃが共にアクセス権限を持つ格納領域と文書ファイルを有している。図６は、本発明の実施形態に係る会議システムにおけるユーザの認証情報の一例を示す図である。図６に示す認証情報３０は、ユーザＩＤ３１、ユーザ名３２、パスワード３３、およびアクセス権限３４を有する。ここで、ユーザＩＤ３１とパスワード３３は、ユーザがログイン画面で入力する認証情報である。アクセス権限３４は、ユーザがアクセスすることが可能なフォルダである。例えば、フォルダＡは、ユーザＡ、Ｂ、Ｃが共通にアクセス可能なフォルダである。ここで、フォルダ単位でなく、ファイル単位で設定されてもよい。また、アクセス権限が付与されておらず任意のユーザがアクセス可能なフォルダあるいはファイルが設定されてもよい。図５に戻って、処理の詳細を説明する。

【0029】

ステップＳ１Ａ：本ステップにおいて、ユーザＡは、端末装置６Ａを操作して会議システム２にログインする。端末装置６Ａの第２通信部２０は、会議システム２にログイン画面を要求するメッセージを送信し、会議システム２からログイン画面の画面情報を受信する。端末装置６Ａの表示制御部２１は、端末装置６Ａの画面にログイン画面を表示する。端末装置６Ａの操作受付部２２は、ユーザＡによるログイン画面への認証情報として図６に示したユーザＩＤ３１とパスワード３３の入力を受け付ける。

【0030】

端末装置６Ａの第２通信部２０は、ユーザＡが入力した認証情報を会議システム２に送信する。会議システム２の認証部１４は、受信した認証情報が正しいことを確認したら、ユーザＡのログインを許可する。

【0031】

ステップＳ１Ｂ：ステップＳ１Ａと同様の手順により、ユーザＢが端末装置６Ｂを操作して会議システム２にログインする。

【0032】

ステップＳ１Ｃ：ステップＳ１Ａと同様の手順により、ユーザＣが端末装置６Ｃを操作して会議システム２にログインする。

【0033】

ステップＳ２：会議システム２は、会議補助システム３の第１通信部１０に、会議開始通知とともに、会議に参加するユーザの情報を送信する。会議に参加するユーザの情報としては、ユーザを特定できる情報として、例えば、図６に示したユーザＩＤ３１（Ｕ００１、Ｕ００２、Ｕ００３）を送信する。

【0034】

ステップＳ３：会議補助システム３の取得部１１は、ステップＳ２で受信した会議に参加するユーザの文書ファイルが格納された領域にアクセスするためのアクセス権限を取得する。

【0035】

ステップＳ４：端末装置６Ａの認識部２３は、ユーザＡが発声した音声（発話）を認識して発話内容の文字列を取得する。端末装置６Ａの表示制御部２１は、認識部２３が取得した発話内容の文字列を端末装置６Ａの画面に表示する。

【0036】

この処理に関する別の方法について説明する。端末装置６Ａの第２通信部２０は、ユーザＡが発声した音声を会議補助システム３の第１通信部１０に送信する。会議補助システム３は、端末装置６Ａの認識部２３と同様の処理を実行することにより、ユーザが発声した音声（発話）を認識して発話内容の文字列を取得する。会議補助システム３の第１通信部１０は、取得した文字列を端末装置６Ａの第２通信部２０に送信する。端末装置６Ａの表示制御部２１は、受信した文字列を端末装置６Ａの画面に表示する。

【0037】

また、ユーザＡが発声した音声から文字列を取得するのではなく、ユーザＡがキーボード等から入力した文字列を取得するようにしてもよい。

【0038】

図７は、本発明の実施形態に係る検索結果の表示画面の一例を示す図（１）である。図７に示す表示画面４０には、会議資料表示領域４１、発話内容表示領域４２、検索ボタン４３、および検索結果表示領域４４が表示されている。会議資料表示領域４１は、会議資料を表示する領域である。発話内容表示領域４２は、ユーザの発話内容を認識した文字列を表示する領域である。検索ボタン４３は、表示された発話内容を用いて文書検索の要求を実行する際に押下するボタンである。検索結果表示領域４４は、検索結果を表示する領域である。会議資料は、会議システム２から各端末装置６に送信され、端末装置６の表示制御部２１が会議資料表示領域４１に表示する。検索結果表示領域４４についての詳細は後述する。図５に戻って説明する。

【0039】

ステップＳ５：端末装置６Ａの操作受付部２２は、ユーザＡによる図７の検索ボタン４３の押下を受け付ける。端末装置６Ａの第２通信部２０は、会議補助システム３の第１通信部１０に文書検索を要求するメッセージを送信する。メッセージには、認識部２３が取得したユーザの発話内容の文字列が含まれ、この文字列は検索部１２が文書ファイルを検索する際の検索キーワードとして用いられる。

【0040】

ステップＳ６：会議補助システム３の検索部１２は、文書管理システム４に文書検索を要求するメッセージを送信することにより文書検索を実行する。ここで、受信したメッセージには、検索キーワードとして、「先週」および「議事録」の単語が含まれている。従って、検索部１２は、ユーザＡ、Ｂ、Ｃが共通にアクセス可能な領域（例えば、フォルダＡ）に格納されたファイルの中から、図４に示した検索規則３６が「先週」および「議事録」に該当する文書ファイルの検索を要求する。また、検索部１２は、会議の内容などに応じて検索する領域の範囲を限定してもよい。

【0041】

ステップＳ７：文書管理システム４は、検索結果として、検索規則３６の「先週」および「議事録」に該当した全ての文書ファイルのファイル名を会議補助システム３の第１通信部１０に送信する。ここで、該当する文書ファイルが無い場合であっても、該当するファイルが無いことを検索結果として送信する。

【0042】

ステップＳ８Ａ：会議補助システム３の提示部１３は、端末装置６Ａの第２通信部２０に受信した検索結果を送信する。端末装置６Ａの表示制御部２１は、受信した検索結果を端末装置６Ａの画面に表示する。図７に示した検索結果表示領域４４には、検索結果として１件の文書ファイル名「２０２１年９月３日定例議事録」が表示されている。また、図８は、本発明の実施形態に係る検索結果の表示画面の一例を示す図（２）である。図８に示す検索結果表示領域５４には、検索の結果が該当する文書ファイルが無い場合であり、「検索結果 ０件」と表示されている。また、図９は、本発明の実施形態に係る検索結果の表示画面の一例を示す図（３）である。図９に示す検索結果表示領域６４には、検索結果として３件の文書ファイル名が表示されている。図５に戻って説明する。

【0043】

ステップＳ８Ｂ：ステップＳ８Ａと同様に、会議補助システム３の提示部１３は、端末装置６Ｂの第２通信部２０に受信した検索結果を送信する。端末装置６Ｂの表示制御部２１は、受信した検索結果を端末装置６Ｂの画面に表示する。

【0044】

ステップＳ８Ｃ：ステップＳ８Ａと同様に、会議補助システム３の提示部１３は、端末装置６Ｃの第２通信部２０に受信した検索結果を送信する。端末装置６Ｃの表示制御部２１は、受信した検索結果を端末装置６Ｃの画面に表示する。

【0045】

ステップＳ９：図７あるいは図９に示した検索結果表示領域４４、６４における選択ボタン４５、６５を押下して文書ファイルを選択した後、確認ボタン４６を押下することにより、選択したファイルを取得する要求を実行することが可能である。この要求を実行するために、まず、端末装置６Ａの操作受付部２２は、ユーザＡによる選択ボタン４５、６５の押下および確認ボタン４６の押下を受け付ける。次に、端末装置６Ａの第２通信部２０は、会議補助システム３の第１通信部１０に選択した文書ファイルの取得を要求するメッセージを送信する。メッセージには、取得する文書ファイルのファイル名が含まれる。

【0046】

ステップＳ１０：会議補助システム３の第１通信部１０は、受信した要求メッセージを文書管理システム４に送信する。

【0047】

ステップＳ１１：文書管理システム４は、受信した要求メッセージに含まれる文書ファイルを取得して、会議補助システム３の第１通信部１０に送信する。

【0048】

ステップＳ１２：会議補助システム３の提示部１３は、受信した文書ファイルを端末装置６Ａの第２通信部２０に送信することにより、検索した文書ファイルをユーザに提示する。端末装置６Ａの表示制御部２１は、受信した文書ファイルを端末装置６Ａの画面に表示する。

【0049】

ステップＳ１３：図７あるいは図９に示した検索結果表示領域４４、６４における選択ボタン４５、６５を押下してファイルを選択した後、共有ボタン４７を押下することにより、選択した文書ファイルを会議資料として追加して、会議の参加者全員に共有することが可能である。この要求を実行するために、まず、端末装置６Ａの操作受付部２２は、ユーザＡによる選択ボタン４５、６５の押下および共有ボタン４７の押下を受け付ける。次に、端末装置６Ａの第２通信部２０は、会議補助システム３の第１通信部１０に選択した文書ファイルの共有を要求するメッセージを送信する。メッセージには、共有を要求する文書ファイルのファイル名が含まれる。ここで、会議補助システム３が共有を要求された文書ファイルを保持していない場合は、ステップＳ１０と同様の処理を実行することにより、共有を要求された文書ファイルを文書管理システム４から取得する。

【0050】

ステップＳ１４：会議補助システム３の提示部１３は、会議システム２に共有を要求された文書ファイルを送付するとともに、送信した文書ファイルを会議の参加者全員に共有することを要求するメッセージを送信する。会議システム２は、受信したファイルを会議資料として追加する。更に、会議システム２は、図７に示した会議資料表示領域４１に受信した文書ファイルを表示する。あるいは、会議補助システム３の提示部１３は、共有を要求された文書ファイルが、文書管理システム４の参加者全員がアクセスできる領域に格納されている場合、会議システム２に共有を要求された文書ファイルの格納場所を示す情報を送付してもよい。このとき、会議システム２は、図７に示した会議資料表示領域４１に受信した文書ファイルの格納場所を示す情報を表示する。

【0051】

以上の処理により、会議補助システム３は、端末装置６から受信した文書検索要求に応じて、会議の参加者全員がアクセス可能な領域に格納された文書ファイルを検索する。これにより、会議補助システム３は、端末装置６に検索結果、検索した文書ファイル、および検索した文書ファイルの格納場所を示す情報を提示することが可能である。また、第１の実施形態では、全ての参加者（ユーザＡ、Ｂ、Ｃ）の端末装置６（６Ａ、６Ｂ、６Ｃ）に同一の検索結果が送信され、各々の表示画面に同じ検索結果が表示される。なお、図５に示したシーケンスのステップＳ９における文書ファイルの取得要求、およびステップＳ１４おける文書ファイル共有要求は、ステップＳ５の文書検索要求を実行したユーザＡだけでなく、全ての参加者が実行可能である。

【0052】

［第２の実施形態］
第２の実施形態に関して、第１の実施形態と異なる内容のみについて説明する。まず、文書ファイルの検索範囲が、第１の実施形態では、会議の参加者全員（ユーザＡ、Ｂ、Ｃ）が共通にアクセス可能な領域であったのに対し、第２の実施形態では、各ユーザの個人用フォルダのように各ユーザのみアクセスが可能な領域を検索する。従って、第２の実施形態では、ユーザ毎に異なる検索結果が送信される。以下、図５に示したシーケンスにおいて、第１と第２の実施形態で異なるステップＳ６、Ｓ７、Ｓ８（８Ａ、８Ｂ、８Ｃ）、およびＳ１４について、処理の詳細を説明する。

【0053】

ステップＳ６：会議システム２の検索部１２は、文書管理システム４に文書検索を要求するメッセージを送信することにより文書検索を実行する。ここで、受信したメッセージには、検索キーワードとして、「先週」および「議事録」の単語が含まれている。従って、検索部１２は、ユーザＡ、Ｂ、Ｃのみがアクセス可能である個人用フォルダに格納されたファイルの中から、図４に示した検索規則３６が「先週」および「議事録」に該当する文書ファイルの検索を要求する。

【0054】

ステップＳ７：文書管理システム４は、ユーザＡ、Ｂ、Ｃの個人用フォルダに対して、検索規則３６に該当した全ての文書ファイルを個別に検索した検索結果を個別に生成し、会議システム２の第１通信部１０に送信する。ここで、該当する文書ファイルが無い場合であっても、該当するファイルが無いことを検索結果として送信する。

【0055】

ステップＳ８Ａ：会議補助システム３の第１通信部１０は、端末装置６Ａの第２通信部２０にユーザＡの個人用フォルダに対して検索した検索結果を送信する。端末装置６Ａの表示制御部２１は、受信した検索結果を端末装置６Ａの画面に表示する。

【0056】

ステップＳ８Ｂ：会議補助システム３の第１通信部１０は、端末装置６Ｂの第２通信部２０にユーザＢの個人用フォルダに対して検索した検索結果を送信する。端末装置６Ｂの表示制御部２１は、受信した検索結果を端末装置６Ｂの画面に表示する。

【0057】

ステップＳ８Ｃ：会議補助システム３の第１通信部１０は、端末装置６Ｃの第２通信部２０にユーザＣの個人用フォルダに対して検索した検索結果を送信する。端末装置６Ｃの表示制御部２１は、受信した検索結果を端末装置６Ｃの画面に表示する。

【0058】

ステップＳ１４：会議補助システム３の提示部１３は、会議システム２に共有を要求された文書ファイルを送付するとともに、送信した文書ファイルを会議の参加者全員に共有することを要求するメッセージを送信する。ここで、第１の実施形態では、文書ファイルの代わりに、文書ファイルの格納先を共有することが可能であったが、第２の実施形態では、ユーザは他ユーザの個人用フォルダにアクセスできないため、文書ファイル自体を送信して共有する必要がある。

【0059】

以上の処理により、会議補助システム３は、端末装置６から受信した文書検索要求に応じて、会議の各参加者（ユーザ）がアクセス可能な領域の文書ファイルを検索した各々の検索結果を各参加者（ユーザ）の端末装置６に提示することが可能である。

【0060】

＜効果について＞
会議補助システム３は、会議システム２から会議に参加する全てのユーザの情報を取得し、これらのユーザの文書ファイルが格納された領域にアクセスするためのアクセス権限を取得する。これにより、会議補助システム３は、ユーザからの文書検索要求に応じて、ユーザがアクセス可能な領域の文書ファイルを検索することが可能である。また、会議補助システム３は、検索結果、検索した文書ファイル、および検索した文書ファイルの格納場所を示す情報をユーザが操作する端末装置６に提示することが可能である。

【0061】

以上、本発明を実施するための幾つかの形態について説明したが、本発明はこうした実施形態に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

【0062】

例えば、図３の機能ブロックの構成図の一例は、会議補助システム３の情報処理装置５Ｂによる処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。会議補助システム３の情報処理装置５Ｂのおける処理は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

【0063】

また、上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたＡＳＩＣ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ）、ＤＳＰ（ｄｉｇｉｔａｌ ｓｉｇｎａｌ ｐｒｏｃｅｓｓｏｒ）、ＦＰＧＡ（ｆｉｅｌｄ ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ｇａｔｅ ａｒｒａｙ）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

【0064】

また、記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。ある実施形態では、会議補助システム３の情報処理装置５Ｂは、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。

【0065】

また、第１通信部１０、第２通信部２０は単に通信部と呼んでもよく、明確に区別ができるならば、第１通信部を第２通信部、第２通信部を第１通信部と呼んでもよい。

【符号の説明】

【0066】

１ 通信ネットワーク
２ 会議システム
３ 会議補助システム
４ 文書管理システム
５ 情報処理装置
６、６Ａ、６Ｂ、６Ｃ 端末装置
１０ 第１通信部
１１ 取得部
１２ 検索部
１３ 提示部
１４ 認証部
２０ 第２通信部
２１ 表示制御部
２２ 操作受付部
２３ 認識部

【先行技術文献】

【特許文献】

【0067】

【特許文献1】特開平１１－２５００６８号

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】