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特開2023-48777情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法及びプログラム
(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】公開特許公報(A)
(11)【公開番号】P2023048777
(43)【公開日】2023-04-07
(54)【発明の名称】情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法及びプログラム
(51)【国際特許分類】
G06Q 10/10 20230101AFI20230331BHJP
G06F 16/907 20190101ALI20230331BHJP
G06F 16/93 20190101ALI20230331BHJP
H04L 67/025 20220101ALI20230331BHJP
【ＦＩ】
G06Q10/10
G06F16/907
G06F16/93
H04L67/025
【審査請求】未請求
【請求項の数】8
【出願形態】ＯＬ
(21)【出願番号】P 2021158278
(22)【出願日】2021-09-28
【公序良俗違反の表示】
（特許庁注：以下のものは登録商標）
１．ＢＬＵＥＴＯＯＴＨ
(71)【出願人】
【識別番号】000006747
【氏名又は名称】株式会社リコー
(74)【代理人】
【識別番号】100107766
【弁理士】
【氏名又は名称】伊東 忠重
(74)【代理人】
【識別番号】100070150
【弁理士】
【氏名又は名称】伊東 忠彦
(72)【発明者】
【氏名】林 佰亨
【テーマコード（参考）】
5B175
5L049
【Ｆターム（参考）】
5B175DA10
5B175FB02
5B175GA01
5L049AA20
(57)【要約】 （修正有）
【課題】企業等において業務上生成されるドキュメント等の電子データを電子的に管理するための情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法及びプログラムを提供する。
【解決手段】ドキュメント管理サーバ、電子契約サーバ、ユーザ端末及び取引先端末が、夫々通信ネットワークに接続している情報処理システムにおいて、ドキュメント管理サーバ１０は、画面情報提供部１１、ドキュメント管理部１２及びワークフロー制御部１３を備える。画面情報提供部１１は、画面情報記憶部１０１に記憶されている画面情報を、ユーザ端末のブラウザに提供する。ドキュメント管理部１２は、ユーザ端末から受信するドキュメント及びメタデータを保存し、ワークフロー制御部１３が実行するワークフローに従ってドキュメント及びメタデータに対する処理を実行する。ワークフロー制御部１３は、ドキュメントに対する処理の内容を記述したワークフローを設定し、取得し、実行する。
【選択図】図４
【解決手段】ドキュメント管理サーバ、電子契約サーバ、ユーザ端末及び取引先端末が、夫々通信ネットワークに接続している情報処理システムにおいて、ドキュメント管理サーバ１０は、画面情報提供部１１、ドキュメント管理部１２及びワークフロー制御部１３を備える。画面情報提供部１１は、画面情報記憶部１０１に記憶されている画面情報を、ユーザ端末のブラウザに提供する。ドキュメント管理部１２は、ユーザ端末から受信するドキュメント及びメタデータを保存し、ワークフロー制御部１３が実行するワークフローに従ってドキュメント及びメタデータに対する処理を実行する。ワークフロー制御部１３は、ドキュメントに対する処理の内容を記述したワークフローを設定し、取得し、実行する。
【選択図】図４
【特許請求の範囲】
【請求項1】
ユーザ端末及び第二の情報処理装置とネットワークを介して通信可能な情報処理装置であって、
前記ユーザ端末から電子データと前記電子データに関するユーザ設定とを受信する受信部と、
前記ユーザ設定に応じた処理の内容と前記電子データとを前記第二の情報処理装置に送信する送信部と、
を備える情報処理装置。
前記ユーザ端末から電子データと前記電子データに関するユーザ設定とを受信する受信部と、
前記ユーザ設定に応じた処理の内容と前記電子データとを前記第二の情報処理装置に送信する送信部と、
を備える情報処理装置。
【請求項2】
請求項１に記載の情報処理装置であって、
処理の内容を表す制御情報を入力するための画面を表す画面情報を前記ユーザ端末に送信する画面情報提供部をさらに備え、
前記送信部は、前記ユーザ端末で入力された前記制御情報を前記ユーザ設定として前記第二の情報処理装置に送信する、
情報処理装置。
処理の内容を表す制御情報を入力するための画面を表す画面情報を前記ユーザ端末に送信する画面情報提供部をさらに備え、
前記送信部は、前記ユーザ端末で入力された前記制御情報を前記ユーザ設定として前記第二の情報処理装置に送信する、
情報処理装置。
【請求項3】
請求項１に記載の情報処理装置であって、
前記電子データの属性情報を入力するための画面を表す画面情報を前記ユーザ端末に送信する画面情報提供部と、
前記ユーザ端末で入力された前記属性情報に予め定めた規則を適用して処理の内容を表す制御情報を生成する生成部と、
をさらに備え、
前記送信部は、前記制御情報を前記ユーザ設定として前記第二の情報処理装置に送信する、
情報処理装置。
前記電子データの属性情報を入力するための画面を表す画面情報を前記ユーザ端末に送信する画面情報提供部と、
前記ユーザ端末で入力された前記属性情報に予め定めた規則を適用して処理の内容を表す制御情報を生成する生成部と、
をさらに備え、
前記送信部は、前記制御情報を前記ユーザ設定として前記第二の情報処理装置に送信する、
情報処理装置。
【請求項4】
請求項２又は３に記載の情報処理装置であって、
前記電子データには、前記ユーザ端末から受信したメタデータが関連付けられており、
前記送信部は、前記制御情報を前記メタデータに含めて前記第二の情報処理装置に送信する、
情報処理装置。
前記電子データには、前記ユーザ端末から受信したメタデータが関連付けられており、
前記送信部は、前記制御情報を前記メタデータに含めて前記第二の情報処理装置に送信する、
情報処理装置。
【請求項5】
請求項４に記載の情報処理装置であって、
前記制御情報は、前記第二の情報処理装置が前記電子データを所定の宛先に自動で送信するか否かを表す、
情報処理装置。
前記制御情報は、前記第二の情報処理装置が前記電子データを所定の宛先に自動で送信するか否かを表す、
情報処理装置。
【請求項6】
第一の情報処理装置と第二の情報処理装置とユーザ端末とがネットワークを介して通信可能な情報処理システムであって、
前記第一の情報処理装置は、
前記ユーザ端末から電子データと前記電子データに関するユーザ設定とを受信する受信部と、
前記ユーザ設定に応じた処理の内容と前記電子データとを前記第二の情報処理装置に送信する送信部と、
を備え、
前記第二の情報処理装置は、
前記第一の情報処理装置から前記処理の内容と前記電子データとを受信する受信部と、
前記処理の内容に従って前記電子データを処理する処理部と、
を備える、
情報処理システム。
前記第一の情報処理装置は、
前記ユーザ端末から電子データと前記電子データに関するユーザ設定とを受信する受信部と、
前記ユーザ設定に応じた処理の内容と前記電子データとを前記第二の情報処理装置に送信する送信部と、
を備え、
前記第二の情報処理装置は、
前記第一の情報処理装置から前記処理の内容と前記電子データとを受信する受信部と、
前記処理の内容に従って前記電子データを処理する処理部と、
を備える、
情報処理システム。
【請求項7】
ユーザ端末及び第二の情報処理装置とネットワークを介して通信可能なコンピュータが、
前記ユーザ端末から電子データと前記電子データに関するユーザ設定とを受信する受信手順と、
前記ユーザ設定に応じた処理の内容と前記電子データとを第二の情報処理装置に送信する送信手順と、
を実行する情報処理方法。
前記ユーザ端末から電子データと前記電子データに関するユーザ設定とを受信する受信手順と、
前記ユーザ設定に応じた処理の内容と前記電子データとを第二の情報処理装置に送信する送信手順と、
を実行する情報処理方法。
【請求項8】
ユーザ端末及び第二の情報処理装置とネットワークを介して通信可能なコンピュータに、
前記ユーザ端末から電子データと前記電子データに関するユーザ設定とを受信する受信手順と、
前記ユーザ設定に応じた処理の内容と前記電子データとを前記第二の情報処理装置に送信する送信手順と、
を実行させるためのプログラム。
前記ユーザ端末から電子データと前記電子データに関するユーザ設定とを受信する受信手順と、
前記ユーザ設定に応じた処理の内容と前記電子データとを前記第二の情報処理装置に送信する送信手順と、
を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
この発明は、情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
企業等において業務上生成されるドキュメント等の電子データを電子的に管理するためのドキュメント管理システムが利用されている。また、電子データを用いた契約を電子的に締結するための電子契約システムが利用されている。ドキュメント管理システム等の情報処理装置と電子契約システム等の第二の情報処理装置とを連携し、第二の情報処理装置が契約締結に用いる契約書を情報処理装置で管理することが行われている。
【0003】
特許文献１には、電子ドキュメント・データに付加されたメタデータに基づいてドキュメント処理動作を切り替えることができるドキュメント処理装置が開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
しかしながら、第二の情報処理装置が電子データに対して行う処理の内容を情報処理装置から制御することができない、という課題がある。例えば、第二の情報処理装置は、電子データの送信等の処理を行うが、従来は、処理を行うか否かを第二の情報処理装置が自動で切り替えることができなかった。
【0005】
この発明の一実施形態は、上記のような技術的課題に鑑みて、第二の情報処理装置が電子データに対して行う処理を情報処理装置から制御することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0006】
上記の課題を解決するために、この発明の一実施形態である情報処理装置は、ユーザ端末及び第二の情報処理装置とネットワークを介して通信可能な情報処理装置であって、ユーザ端末から電子データと電子データに関するユーザ設定とを受信する受信部と、ユーザ設定に応じた処理の内容と電子データとを第二の情報処理装置に送信する送信部と、を備える。
【発明の効果】
【0007】
この発明の一実施形態によれば、第二の情報処理装置が電子データに対して行う処理の内容を情報処理装置から制御することができる。
【図面の簡単な説明】
【0008】
【図1】一実施形態における情報処理システムの全体構成を例示する図である。
【図2】一実施形態における情報処理装置のハードウェア構成を例示する図である。
【図3】一実施形態における画像形成装置のハードウェア構成を例示する図である。
【図4】第１実施形態におけるドキュメント管理サーバの機能構成を例示する図である。
【図5】第１実施形態における電子契約サーバの機能構成を例示する図である。
【図6】第１実施形態におけるユーザ端末の機能構成を例示する図である。
【図7】第１実施形態における取引先端末の機能構成を例示する図である。
【図8】従来技術における情報処理システムの処理手順（自動送信あり）を例示する図である。
【図9】一実施形態におけるブラウザの一例を示す図である。
【図10】一実施形態におけるワークフロー設定画面の一例を示す図である。
【図11】一実施形態におけるワークフロー情報の一例を示す図である。
【図12】一実施形態におけるドキュメント登録画面の一例を示す図である。
【図13】従来技術におけるメタデータ設定画面の一例を示す図である。
【図14】従来技術におけるメタデータテーブルの一例を示す図である。
【図15】一実施形態における宛先情報テーブルの一例を示す図である。
【図16】従来技術における情報処理システムの処理手順（自動送信なし）を例示する図である。
【図17】一実施形態におけるオプション機能設定画面の一例を示す図である。
【図18】一実施形態におけるオプション情報テーブルの一例を示す図である。
【図19】第１実施形態における情報処理システムの処理手順を例示する図である。
【図20】第１実施形態における情報処理システムの処理手順を例示する図である。
【図21】第１実施形態におけるメタデータ設定画面の一例を示す図である。
【図22】第１実施形態におけるメタデータテーブルの一例を示す図である。
【図23】第２実施形態におけるドキュメント管理サーバの機能構成を例示する図である。
【図24】第２実施形態におけるユーザ端末の機能構成を例示する図である。
【図25】第２実施形態における情報処理システムの処理手順を例示する図である。
【図26】第２実施形態における判断規則設定画面の一例を示す図である。
【図27】第２実施形態における判断規則設定画面の具体例を示す図である。
【図28】第２実施形態における判断規則情報テーブルの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0009】
以下、図面を参照しながら、この発明の実施の形態について、詳細に説明する。なお、図面中において同じ機能を有する構成部には同じ番号を付し、重複説明を省略する。
【0010】
［背景］
ドキュメント管理システムは、企業等において業務上生成されるドキュメントを電子的に保管し、管理及び活用するための情報処理システムである。また、電子契約システムは、企業等において契約を電子的に締結するための情報処理システムである。
ドキュメント管理システムは、企業等において業務上生成されるドキュメントを電子的に保管し、管理及び活用するための情報処理システムである。また、電子契約システムは、企業等において契約を電子的に締結するための情報処理システムである。
【0011】
ドキュメント管理システムと電子契約システムとを連携することが行われている。ドキュメント管理システムと電子契約システムとの連携では、ドキュメント管理システムにアップロードされた契約書を電子契約システムに送信し、電子契約システムを用いて取引先との契約を締結する。その後、締結済みの契約書は再度ドキュメント管理システムへ送信され、ドキュメント管理システムが管理する。
【0012】
電子契約システムは、契約書に対して種々の処理を行う機能（以下、「オプション機能」と呼ぶ）を備えていることがある。オプション機能の一例として、例えば、契約書にコメントを追加する機能、承認を意味する表示（例えば、印鑑又は署名等）を記載する機能及びその表示の位置を指定する機能等が挙げられる。
【0013】
従来のドキュメント管理システムと電子契約システムとの連携においては、オプション機能の利用有無に応じて、以下の２つの動作のいずれかが行われる。第１の動作は、ドキュメント管理システムから電子契約システムにドキュメントを送信した後に、ユーザが電子契約システムにログインし、オプション機能（例えば、署名位置等の指定等）を実行し、契約の相手方（以下、「取引先」とも呼ぶ）に手動でドキュメントを送信するものである。第２の動作は、ドキュメント管理システムから電子契約システムにドキュメントを送信した後に、オプション機能を実行せずに、自動的に取引先にドキュメントを送信するものである。
【0014】
しかしながら、従来のドキュメント管理システムと電子契約システムとの連携では、上記の２つの動作を自動的に切り替えることができなかった。すなわち、ユーザは、オプション機能を利用しない場合であっても、ドキュメント管理システムから電子契約システムにドキュメントを送信した後に、電子契約システムにログインし、取引先に手動でドキュメントを送信しなければならなかった。
【0015】
この発明の一実施形態は、ドキュメント管理システムからドキュメントと共に処理の内容を表す制御情報を電子契約システムに送信する。電子契約システムはドキュメントと共に受信した制御情報に従って、そのドキュメントを自動的に取引先に送信するか、手動で取引先に送信するかを判定する。これにより、ユーザはオプション機能を利用しない場合には、電子契約システムでの操作を行うことなく、ドキュメント管理システムでの操作のみで取引先にドキュメントを送信することが可能となる。また、オプション機能を利用する場合には、電子契約システムでの操作を行った上で、取引先に手動でドキュメントを送信することが可能となる。
【0016】
［第１実施形態］
この発明の第１実施形態は、ドキュメント管理システムがドキュメントと関連付けて記憶するメタデータに、電子契約システムでオプション機能を利用するか否か（言い替えると、相手方に自動的にドキュメントを送信するか否か。以下、この処理を「自動送信」とも呼ぶ。）を示す情報（以下、「制御情報」とも呼ぶ）を含める。電子契約システムは、ドキュメント管理サーバからドキュメントと共にメタデータを受信し、メタデータに含まれる制御情報に従って契約書に対する処理の内容を制御する。
この発明の第１実施形態は、ドキュメント管理システムがドキュメントと関連付けて記憶するメタデータに、電子契約システムでオプション機能を利用するか否か（言い替えると、相手方に自動的にドキュメントを送信するか否か。以下、この処理を「自動送信」とも呼ぶ。）を示す情報（以下、「制御情報」とも呼ぶ）を含める。電子契約システムは、ドキュメント管理サーバからドキュメントと共にメタデータを受信し、メタデータに含まれる制御情報に従って契約書に対する処理の内容を制御する。
【0017】
本実施形態におけるドキュメントは、文書等の内容を表す電子データである。電子データは、文書に限定されず、テキスト、画像又は動画等、どのような情報を表す電子データであってもよい。
【0018】
【0019】
図１に示されているように、情報処理システム１は、ドキュメント管理サーバ１０、電子契約サーバ２０、担当者端末３０－１、承認者端末３０－２、及び取引先端末４０を含む。担当者端末３０－１及び承認者端末３０－２は、利用するユーザの種別によって区別しているが、備える機能は同じである。以下、担当者端末３０－１及び承認者端末３０－２を総称してユーザ端末３０とも呼ぶ。
【0020】
ドキュメント管理サーバ１０、電子契約サーバ２０、ユーザ端末３０及び取引先端末４０は、それぞれ通信ネットワーク１００に接続している。通信ネットワーク１００は、接続されている各装置が相互に通信可能となるように構成されている。通信ネットワーク１００は、例えば、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）、又はＷＡＮ（Wide Area Network）などの有線通信によるネットワークによって構築されている。通信ネットワーク１００は、有線通信だけでなく、例えば、無線ＬＡＮ、又は近距離無線通信等の無線通信、もしくはＷｉＭＡＸ（Worldwide Interoperability for Microwave Access）、ＬＴＥ（Long Term Evolution）、又は５Ｇ（5th Generation）等の移動体通信によるネットワークが含まれていてもよい。
【0021】
ドキュメント管理サーバ１０は、業務上生成されたドキュメントを電子的に管理する。ドキュメント管理サーバ１０は、ドキュメントにメタデータを関連付けて記憶し、ドキュメントの効率的な検索を可能とする。また、ドキュメント管理サーバ１０は、業務を遂行するためのワークフローを実行する機能を備え、例えばドキュメントの回覧フローを効率的に実現することを可能とする。
【0022】
ドキュメント管理サーバ１０は、１台の情報処理装置によって実現されてもよいし、複数台の情報処理装置によって実現されるシステムであってもよい。
【0023】
電子契約サーバ２０は、電子的に契約を締結するための処理を実施する。電子契約サーバ２０は、取引先に契約書を送信し、取引先が合意した場合、その契約書に対して電子署名や押印を付与する処理などを実施する。
【0024】
電子契約サーバ２０は、１台の情報処理装置によって実現されてもよいし、複数台の情報処理装置によって実現されるシステムであってもよい。
【0025】
ユーザ端末３０は、ユーザが利用する電子機器である。ユーザは、ユーザ端末３０を用いて、ドキュメント管理サーバ１０及び電子契約サーバ２０の両方に対して操作を行うことが可能である。
【0026】
本実施形態では、ユーザには、契約書の作成を行う担当者及び契約書の内容を審査し承認する承認者が含まれる。担当者端末３０－１は、担当者が用いるユーザ端末３０である。承認者端末３０－２は、承認者が用いるユーザ端末３０である。
【0027】
取引先端末４０は、取引先のユーザが利用する電子機器である。取引先のユーザは、取引先端末４０を用いて、電子契約サーバ２０に対して操作を行うことが可能である。
【0028】
ドキュメント管理サーバ１０、電子契約サーバ２０、ユーザ端末３０及び取引先端末４０の一例は、情報処理装置である。ドキュメント管理サーバ１０、電子契約サーバ２０、ユーザ端末３０及び取引先端末４０の他の一例は、画像形成装置（プリンタ、ＦＡＸ装置、ＭＦＰ（Multifunction Peripheral/Product/Printer：デジタル複合機）、スキャナ装置）である。なお、ドキュメント管理サーバ１０、電子契約サーバ２０、ユーザ端末３０及び取引先端末４０は、通信機能を備えた装置であれば、情報処理装置又は画像形成装置に限られない。
【0029】
ドキュメント管理サーバ１０、電子契約サーバ２０、ユーザ端末３０及び取引先端末４０は、例えば、ＰＪ（Projector：プロジェクタ）、ＩＷＢ（Interactive White Board：相互通信が可能な電子式の黒板機能を有する白板）、デジタルサイネージ等の出力装置、ＨＵＤ（Head Up Display）装置、産業機械、撮像装置、集音装置、医療機器、ネットワーク家電、自動車（Connected Car）、ノートＰＣ（Personal Computer）、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ゲーム機、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、デジタルカメラ、ウェアラブルＰＣまたはデスクトップＰＣ等であってもよい。
【0030】
【0031】
≪情報処理装置のハードウェア構成≫
図２は、ドキュメント管理サーバ１０、電子契約サーバ２０、ユーザ端末３０及び取引先端末４０が情報処理装置で実現される場合のハードウェア構成の一例を示す図である。図２に示されているように、情報処理装置は、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティング機器５１２、ＤＶＤ－ＲＷ(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。
図２は、ドキュメント管理サーバ１０、電子契約サーバ２０、ユーザ端末３０及び取引先端末４０が情報処理装置で実現される場合のハードウェア構成の一例を示す図である。図２に示されているように、情報処理装置は、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティング機器５１２、ＤＶＤ－ＲＷ(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。
【0032】
これらのうち、ＣＰＵ５０１は、情報処理装置全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、通信ネットワーク１００を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン５１０は、図２に示されているＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。
【0033】
また、キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティング機器５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。
【0034】
≪画像形成装置のハードウェア構成≫
図３は、ドキュメント管理サーバ１０、電子契約サーバ２０、ユーザ端末３０及び取引先端末４０が画像形成装置で実現される場合のハードウェア構成の一例を示す図である。図３に示されているように、画像形成装置は、コントローラ９１０、近距離通信回路９２０、エンジン制御部９３０、操作パネル９４０、ネットワークＩ／Ｆ９５０を備えている。
図３は、ドキュメント管理サーバ１０、電子契約サーバ２０、ユーザ端末３０及び取引先端末４０が画像形成装置で実現される場合のハードウェア構成の一例を示す図である。図３に示されているように、画像形成装置は、コントローラ９１０、近距離通信回路９２０、エンジン制御部９３０、操作パネル９４０、ネットワークＩ／Ｆ９５０を備えている。
【0035】
これらのうち、コントローラ９１０は、コンピュータの主要部であるＣＰＵ９０１、システムメモリ（ＭＥＭ－Ｐ）９０２、ノースブリッジ（ＮＢ）９０３、サウスブリッジ（ＳＢ）９０４、ＡＳＩＣ(Application Specific Integrated Circuit)９０６、記憶部であるローカルメモリ（ＭＥＭ－Ｃ）９０７、ＨＤＤコントローラ９０８、及び、記憶部であるＨＤ９０９を有し、ＮＢ９０３とＡＳＩＣ９０６との間をＡＧＰ(Accelerated Graphics Port)バス９２１で接続した構成となっている。
【0036】
これらのうち、ＣＰＵ９０１は、画像形成装置の全体制御を行う制御部である。ＮＢ９０３は、ＣＰＵ９０１と、ＭＥＭ－Ｐ９０２、ＳＢ９０４、及びＡＧＰバス９２１とを接続するためのブリッジであり、ＭＥＭ－Ｐ９０２に対する読み書きなどを制御するメモリコントローラと、ＰＣＩ(Peripheral Component Interconnect)マスタ及びＡＧＰターゲットとを有する。
【0037】
ＭＥＭ－Ｐ９０２は、コントローラ９１０の各機能を実現させるプログラムやデータの格納用メモリであるＲＯＭ９０２ａ、プログラムやデータの展開、及びメモリ印刷時の描画用メモリなどとして用いるＲＡＭ９０２ｂとからなる。なお、ＲＡＭ９０２ｂに記憶されているプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ－ＲＯＭ、ＣＤ－Ｒ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。
【0038】
ＳＢ９０４は、ＮＢ９０３とＰＣＩ機器、周辺機器とを接続するためのブリッジである。ＡＳＩＣ９０６は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのＩＣ(Integrated Circuit)であり、ＡＧＰバス９２１、ＰＣＩバス９２２、ＨＤＤ９０８およびＭＥＭ－Ｃ９０７をそれぞれ接続するブリッジの役割を有する。このＡＳＩＣ９０６は、ＰＣＩターゲットおよびＡＧＰマスタ、ＡＳＩＣ９０６の中核をなすアービタ（ＡＲＢ）、ＭＥＭ－Ｃ９０７を制御するメモリコントローラ、ハードウェアロジックなどにより画像データの回転などを行う複数のＤＭＡＣ(Direct Memory Access Controller)、並びに、スキャナ部９３１及びプリンタ部９３２との間でＰＣＩバス９２２を介したデータ転送を行うＰＣＩユニットとからなる。なお、ＡＳＩＣ９０６には、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)のインターフェースや、ＩＥＥＥ１３９４(Institute of Electrical and Electronics Engineers 1394）のインターフェースを接続するようにしてもよい。
【0039】
ＭＥＭ－Ｃ９０７は、コピー用画像バッファ及び符号バッファとして用いるローカルメモリである。ＨＤ９０９は、画像データの蓄積、印刷時に用いるフォントデータの蓄積、フォームの蓄積を行うためのストレージである。ＨＤ９０９は、ＣＰＵ９０１の制御にしたがってＨＤ９０９に対するデータの読出又は書込を制御する。ＡＧＰバス９２１は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックスアクセラレータカード用のバスインタフェースであり、ＭＥＭ－Ｐ９０２に高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックスアクセラレータカードを高速にすることができる。
【0040】
また、近距離通信回路９２０には、近距離通信回路９２０ａが備わっている。近距離通信回路９２０は、ＮＦＣ、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ等の通信回路である。
【0041】
更に、エンジン制御部９３０は、スキャナ部９３１及びプリンタ部９３２によって構成されている。また、操作パネル９４０は、現在の設定値や選択画面等を表示させ、操作者からの入力を受け付けるタッチパネル等のパネル表示部９４０ａ、並びに、濃度の設定条件などの画像形成に関する条件の設定値を受け付けるテンキー及びコピー開始指示を受け付けるスタートキー等からなる操作パネル９４０ｂを備えている。コントローラ９１０は、画像形成装置全体の制御を行い、例えば、描画、通信、操作パネル９４０からの入力等を制御する。スキャナ部９３１又はプリンタ部９３２には、誤差拡散やガンマ変換などの画像処理部分が含まれている。
【0042】
なお、画像形成装置は、操作パネル９４０のアプリケーション切り替えキーにより、ドキュメントボックス機能、コピー機能、プリンタ機能、およびファクシミリ機能を順次に切り替えて選択することが可能となる。ドキュメントボックス機能の選択時にはドキュメントボックスモードとなり、コピー機能の選択時にはコピーモードとなり、プリンタ機能の選択時にはプリンタモードとなり、ファクシミリモードの選択時にはファクシミリモードとなる。
【0043】
また、ネットワークＩ／Ｆ９５０は、通信ネットワーク１００を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。近距離通信回路９２０及びネットワークＩ／Ｆ９５０は、ＰＣＩバス９２２を介して、ＡＳＩＣ９０６に電気的に接続されている。
【0044】
【0045】
≪ドキュメント管理サーバ１０の機能構成≫
図４は、本実施形態におけるドキュメント管理サーバ１０の機能構成を例示するブロック図である。図４に示されているように、本実施形態におけるドキュメント管理サーバ１０は、画面情報提供部１１、ドキュメント管理部１２、ワークフロー制御部１３、画面情報記憶部１０１、ドキュメント記憶部１０２、メタデータ記憶部１０３及びワークフロー情報記憶部１０４を備える。ドキュメント管理部１２は、ドキュメント受信部１２１、メタデータ設定部１２２及びドキュメント送信部１２３を備える。ワークフロー制御部１３は、ワークフロー設定部１３１、ワークフロー取得部１３２及びワークフロー実行部１３３を備える。
図４は、本実施形態におけるドキュメント管理サーバ１０の機能構成を例示するブロック図である。図４に示されているように、本実施形態におけるドキュメント管理サーバ１０は、画面情報提供部１１、ドキュメント管理部１２、ワークフロー制御部１３、画面情報記憶部１０１、ドキュメント記憶部１０２、メタデータ記憶部１０３及びワークフロー情報記憶部１０４を備える。ドキュメント管理部１２は、ドキュメント受信部１２１、メタデータ設定部１２２及びドキュメント送信部１２３を備える。ワークフロー制御部１３は、ワークフロー設定部１３１、ワークフロー取得部１３２及びワークフロー実行部１３３を備える。
【0046】
ドキュメント管理サーバ１０が備える画面情報提供部１１、ドキュメント管理部１２及びワークフロー制御部１３は、例えば、図２に示されているＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたプログラムがＣＰＵ５０１に実行させる処理によって実現される。
【0047】
ドキュメント管理サーバ１０が備える画面情報記憶部１０１、ドキュメント記憶部１０２、メタデータ記憶部１０３及びワークフロー情報記憶部１０４は、例えば、図２に示されているＨＤ５０４を用いて実現される。ＨＤ５０４が記憶するデータの読み込み又は書き込みは、例えば、ＨＤＤコントローラ５０５を介して行われる。
【0048】
画面情報提供部１１は、ユーザ端末３０が備えるブラウザ３１からの要求に応じて、画面情報記憶部１０１に記憶されている画面情報を、ブラウザ３１に提供する。画面情報記憶部１０１に記憶されている画面情報は、ドキュメント管理サーバ１０に対する操作を行うための画面を表す情報である。
【0049】
ドキュメント管理部１２は、ユーザ端末３０から受信するドキュメント及びメタデータを保存し、ワークフロー制御部１３が実行するワークフローに従ってドキュメント及びメタデータに対する処理を実行する。
【0050】
ドキュメント受信部１２１は、ユーザ端末３０からドキュメントを受信する。また、ドキュメント受信部１２１は、ユーザ端末３０から受信したドキュメントをドキュメント記憶部１０２に記憶する。
【0051】
メタデータ設定部１２２は、ユーザ端末３０からメタデータを受信する。また、メタデータ設定部１２２は、ユーザ端末３０から受信したメタデータをドキュメント記憶部１０２に記憶されたドキュメントと関連付けてメタデータ記憶部１０３に記憶する。
【0052】
メタデータはドキュメントの内容を表す１以上の属性情報を含む。メタデータはドキュメント本体とは別に管理されるため、メタデータの項目の追加又は削除もしくはメタデータの値の変更等の編集を行っても、ドキュメント本体には影響しない。
【0053】
ドキュメント送信部１２３は、ワークフロー制御部１３からの要求に応じて、ドキュメント記憶部１０２に記憶された契約書に関するドキュメント及びそのドキュメントに関連付けてメタデータ記憶部１０３に記憶されたメタデータを、電子契約サーバ２０に送信する。
【0054】
ワークフロー制御部１３は、ドキュメントに対する処理の内容を記述したワークフローを設定し、取得し、実行する。
【0055】
ワークフロー設定部１３１は、ユーザ端末３０からワークフロー情報を受信する。また、ワークフロー設定部１３１は、ユーザ端末３０から受信したワークフロー情報をワークフロー情報記憶部１０４に記憶する。
【0056】
ワークフロー取得部１３２は、ワークフロー情報記憶部１０４に記憶されたワークフロー情報を取得する。
【0057】
ワークフロー実行部１３３は、ワークフロー取得部１３２が取得したワークフロー情報に従って、ワークフローを実行する。ワークフロー実行部１３３は、ドキュメントに対して次に行うタスクを特定し、そのタスクを処理すべきユーザにそのタスクをアサインする。また、ワークフロー実行部１３３は、ユーザの操作に応じて、ドキュメントに対する処理を実行する。ドキュメントに対する処理には、外部システムと連携して行う処理も含まれる。
【0058】
画面情報記憶部１０１は、画面情報提供部１１がブラウザ３１に提供する画面情報を記憶する。画面情報記憶部１０１が記憶する各画面情報は、例えば、ＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）等で記述された画面情報であり、JavaScript（登録商標）等で記述されたアプリケーションを含んでもよい。
【0059】
ドキュメント記憶部１０２は、ドキュメント管理部１２が管理するドキュメントを記憶する。ドキュメント記憶部１０２が記憶するドキュメントは、ドキュメントの内容を表す電子ファイル本体である。ドキュメントは、ドキュメント記憶部１０２のファイルシステムに応じたファイル形式でドキュメント記憶部１０２に記憶される。
【0060】
メタデータ記憶部１０３は、ドキュメント管理部１２が管理するドキュメントに関連付けられたメタデータを記憶する。メタデータは、メタデータ記憶部１０３が記憶するメタデータテーブルに格納される。
【0061】
ワークフロー情報記憶部１０４は、ワークフロー制御部１３が実行するワークフローに関するワークフロー情報を記憶する。ワークフロー情報は、テキスト形式の電子ファイルに記述されてもよいし、データベースのテーブルに格納されてもよい。
【0062】
≪電子契約サーバ２０の機能構成≫
図５は、本実施形態における電子契約サーバ２０の機能構成を例示するブロック図である。図５に示されているように、本実施形態における電子契約サーバ２０は、画面情報提供部２１、契約書管理部２２、画面情報記憶部２０１、契約書記憶部２０２、宛先情報記憶部２０３及びオプション情報記憶部２０４を備える。契約書管理部２２は、契約書受信部２２１、契約書処理部２２２及び契約書送信部２２３を備える。
図５は、本実施形態における電子契約サーバ２０の機能構成を例示するブロック図である。図５に示されているように、本実施形態における電子契約サーバ２０は、画面情報提供部２１、契約書管理部２２、画面情報記憶部２０１、契約書記憶部２０２、宛先情報記憶部２０３及びオプション情報記憶部２０４を備える。契約書管理部２２は、契約書受信部２２１、契約書処理部２２２及び契約書送信部２２３を備える。
【0063】
電子契約サーバ２０が備える画面情報提供部２１及び契約書管理部２２は、例えば、図２に示されているＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたプログラムがＣＰＵ５０１に実行させる処理によって実現される。
【0064】
電子契約サーバ２０が備える画面情報記憶部２０１、契約書記憶部２０２、宛先情報記憶部２０３及びオプション情報記憶部２０４は、例えば、図２に示されているＨＤ５０４を用いて実現される。ＨＤ５０４が記憶するデータの読み込み又は書き込みは、例えば、ＨＤＤコントローラ５０５を介して行われる。
【0065】
画面情報提供部２１は、ユーザ端末３０が備えるブラウザ３１又は取引先端末４０が備えるブラウザ４１からの要求に応じて、画面情報記憶部２０１に記憶されている画面情報を、ブラウザ３１又はブラウザ４１に提供する。画面情報記憶部２０１に記憶されている画面情報は、電子契約サーバ２０に対する操作を行うための画面を表す情報である。
【0066】
契約書管理部２２は、ドキュメント管理サーバ１０から受信する契約書に関するドキュメントを保存し、ユーザ端末３０又は取引先端末４０からの要求に応じて、契約書に対する処理を行う。
【0067】
契約書受信部２２１は、ドキュメント管理サーバ１０から契約書に関するドキュメント及びメタデータを受信する。また、契約書受信部２２１は、ドキュメント管理サーバ１０から受信した契約書に関するドキュメントを契約書記憶部２０２に記憶する。さらに、契約書受信部２２１は、ユーザ端末３０から受信したメタデータに設定された宛先情報を宛先情報記憶部２０３に記憶する。
【0068】
契約書処理部２２２は、契約書記憶部２０２に記憶された契約書に関するドキュメントを処理する。契約書処理部２２２が行う処理には、オプション機能を実行する処理が含まれる。
【0069】
契約書送信部２２３は、契約書記憶部２０２に記憶された契約書に関するドキュメントを取引先端末４０に送信する。
【0070】
画面情報記憶部２０１は、画面情報提供部２１がブラウザ３１又はブラウザ４１に提供する画面情報を記憶する。
【0071】
契約書記憶部２０２は、契約書管理部２２が管理する契約書に関するドキュメントを記憶する。契約書記憶部２０２が記憶する契約書に関するドキュメントは、契約書に関するドキュメントの内容を表す電子ファイル本体である。契約書に関するドキュメントは、契約書記憶部２０２のファイルシステムに応じたファイル形式で契約書記憶部２０２に記憶される。
【0072】
宛先情報記憶部２０３は、契約書管理部２２が管理する契約書に関するドキュメントを送信する宛先を示す宛先情報を記憶する。宛先情報は、宛先情報記憶部２０３が記憶する宛先情報テーブルに格納される。
【0073】
オプション情報記憶部２０４は、契約書処理部２２２が実行したオプション機能の設定内容を表すオプション情報を記憶する。オプション情報は、オプション情報記憶部２０４が記憶するオプション情報テーブルに格納される。
【0074】
≪ユーザ端末３０の機能構成≫
図６は、本実施形態におけるユーザ端末３０の機能構成を例示するブロック図である。図６に示されているように、本実施形態におけるユーザ端末３０は、ブラウザ３１を備える。ブラウザ３１は、ワークフロー登録部３１１、ドキュメント登録部３１２及びオプション機能設定部３１３を備える。
図６は、本実施形態におけるユーザ端末３０の機能構成を例示するブロック図である。図６に示されているように、本実施形態におけるユーザ端末３０は、ブラウザ３１を備える。ブラウザ３１は、ワークフロー登録部３１１、ドキュメント登録部３１２及びオプション機能設定部３１３を備える。
【0075】
ユーザ端末３０が備えるブラウザ３１は、例えば、図２に示されているＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたプログラムがＣＰＵ５０１に実行させる処理によって実現される。
【0076】
ブラウザ３１は、ドキュメント管理サーバ１０が備える画面情報提供部１１へ画面情報を要求し、画面情報提供部１１から受信した画面情報に基づいて、ドキュメント管理サーバ１０に対する操作を行うための画面を表示する。また、ブラウザ３１は、電子契約サーバ２０が備える画面情報提供部２１へ画面情報を要求し、画面情報提供部２１から受信した画面情報に基づいて、電子契約サーバ２０に対する操作を行うための画面を表示する。
【0077】
ブラウザ３１が、画面情報提供部１１から受信した画面情報を実行することにより、ワークフロー登録部３１１及びドキュメント登録部３１２が実現される。また、ブラウザ３１が画面情報提供部２１から受信した画面情報を実行することにより、オプション機能設定部３１３が実現される。
【0078】
ワークフロー登録部３１１は、ワークフロー設定画面に対するユーザの操作に応じて、ワークフロー情報の設定要求をドキュメント管理サーバ１０に送信する。ワークフロー設定画面は、ドキュメント管理サーバ１０に登録するワークフロー情報を入力するための画面である。ワークフロー設定画面の詳細は後述する。
【0079】
ドキュメント登録部３１２は、ドキュメント登録画面に対するユーザの操作に応じて、ドキュメントの登録要求をドキュメント管理サーバ１０に送信する。ドキュメント登録画面は、ドキュメント管理サーバ１０に登録するドキュメントを入力するための画面である。ドキュメント登録画面の詳細は後述する。
【0080】
また、ドキュメント登録部３１２は、メタデータ設定画面に対するユーザの操作に応じて、ドキュメントに対するメタデータの設定要求をドキュメント管理サーバ１０に送信する。メタデータ設定画面は、ドキュメントに対して設定するメタデータを入力するための画面である。メタデータ設定画面の詳細は後述する。
【0081】
オプション機能設定部３１３は、オプション機能設定画面に対するユーザの操作に応じて、契約書に対するオプション機能の設定要求を電子契約サーバ２０に送信する。オプション機能設定画面は、契約書に対するオプション機能の設定内容を入力するための画面である。オプション機能設定画面の詳細は後述する。
【0082】
【0083】
取引先端末４０が備えるブラウザ４１は、例えば、図２に示されているＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたプログラムがＣＰＵ５０１に実行させる処理によって実現される。
【0084】
ブラウザ４１は、電子契約サーバ２０が備える画面情報提供部２１へ画面情報を要求し、画面情報提供部２１から受信した画面情報に基づいて、電子契約サーバ２０に対する操作を行うための画面を表示する。
【0085】
＜従来技術における自動送信を行う場合の処理手順＞
まず、従来技術における情報処理システム１が実行する情報処理方法の処理手順の一例を、図８を参照しながら説明する。図８は、従来技術における自動送信を行う場合の処理手順を示すシーケンス図である。
まず、従来技術における情報処理システム１が実行する情報処理方法の処理手順の一例を、図８を参照しながら説明する。図８は、従来技術における自動送信を行う場合の処理手順を示すシーケンス図である。
【0086】
ステップＳ３００１において、ユーザ端末３０が備えるブラウザ３１は、ユーザの操作に応じて、画面情報提供部１１に、ワークフロー設定画面を要求する。画面情報提供部１１は、画面情報記憶部１０１に記憶されているワークフロー設定画面を表す画面情報を、ブラウザ３１に返信する。ブラウザ３１は、画面情報提供部１１から受信した画面情報に基づいて、ワークフロー設定画面を表示する。これにより、ワークフロー登録部３１１が起動する。
【0087】
【0088】
図９に示されているように、ユーザが、例えばユーザ端末３０のデスクトップに配置されたショートカット３２を実行することで、本実施形態におけるブラウザ３１が起動する。本実施形態におけるブラウザ３１は、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）入力欄３０１及び画面表示部３０２を備える。
【0089】
ユーザがＵＲＬ入力欄３０１にドキュメント管理サーバ１０の位置を示すＵＲＬを入力することで、ブラウザ３１はドキュメント管理サーバ１０が備える画面情報提供部１１に画面情報を要求する。また、ＵＲＬ入力欄３０１に電子契約サーバ２０の位置を示すＵＲＬを入力することで、ブラウザ３１は電子契約サーバ２０が備える画面情報提供部２１に画面情報を要求する。
【0090】
ブラウザ３１は、画面情報提供部１１又は画面情報提供部２１から画面情報を受信すると、その画面情報に基づいて画面表示部３０２に画面を描画する。描画する画面には、文字、図形、画像、又は動画が含まれていてもよい。
【0091】
【0092】
図１０に示されているように、ワークフロー設定画面１０００は、開始トリガ入力欄１００１、フロー１入力欄１００２、フロー２入力欄１００３及び確定ボタン１００４を備える。
【0093】
開始トリガ入力欄１００１は、そのワークフローを開始する契機を表す開始トリガを表す情報の入力を受け付ける。フロー１入力欄１００２は、そのワークフローにおいて最初に実行されるフロー１を表す情報の入力を受け付ける。フロー２入力欄１００３は、フロー１が完了した後に実行されるフロー２を表す情報の入力を受け付ける。
【0094】
ユーザが確定ボタン１００４を押下すると、ワークフロー登録部３１１が、開始トリガ入力欄１００１、フロー１入力欄１００２及びフロー２入力欄１００３に入力された内容を表すワークフロー情報の設定要求を、画面情報提供部１１に送信する。
【0095】
ワークフロー設定画面１０００が備える各入力欄は、設定したいワークフローの内容に応じて、ユーザが任意に追加、変更及び削除することが可能である。ワークフローに含まれるフローの数は、ユーザが任意に設定できる。
【0096】
ワークフロー設定画面の構成は図１０に示したワークフロー設定画面１０００に限定されない。例えば、フローチャートのような直感的な表示形式を採用してもよい。
【0097】
図８に戻って説明する。ステップＳ１１０１において、画面情報提供部１１は、ワークフロー登録部３１１からワークフロー情報の設定要求を受信する。そして、画面情報提供部１１は、ワークフロー情報の設定要求に応じて、ワークフロー情報の保存要求をワークフロー制御部１３に送信する。
【0098】
ステップＳ１３０１において、ワークフロー制御部１３が備えるワークフロー設定部１３１は、画面情報提供部１１からワークフロー情報の保存要求を受信する。そして、ワークフロー設定部１３１は、ワークフロー情報の保存要求に応じて、ワークフロー情報をワークフロー情報記憶部１０４に記憶する。
【0099】
【0100】
図１１に示されているように、本実施形態におけるワークフロー情報１０４０は、データ項目として、開始トリガ、フロー１、及びフロー２を有する。開始トリガは、開始トリガ入力欄１００１に入力された内容が設定される。フロー１は、フロー１入力欄１００２に入力された内容が設定される。フロー２は、フロー２入力欄１００３に入力された内容が設定される。
【0101】
図８に戻って説明する。ステップＳ１３０２において、ワークフロー制御部１３が備えるワークフロー取得部１３２は、ワークフロー情報記憶部１０４に記憶されているワークフロー情報を取得する。
【0102】
ステップＳ３００２において、担当者端末３０－１が備えるブラウザ３１は、担当者の操作に応じて、画面情報提供部１１に、ドキュメント登録画面を要求する。画面情報提供部１１は、画面情報記憶部１０１に記憶されているドキュメント登録画面を表す画面情報を、ブラウザ３１に返信する。ブラウザ３１は、画面情報提供部１１から受信した画面情報に基づいて、ドキュメント登録画面を表示する。これにより、ドキュメント登録部３１２が起動する。
【0103】
【0104】
図１２に示されているように、ドキュメント登録画面２０００は、ファイル入力欄２００１、参照ボタン２００２及び保存ボタン２００３を備える。ファイル入力欄２００１は、登録したいドキュメントに対応する電子ファイルの位置を表す情報の入力を受け付ける。電子ファイルの位置を表す情報は、絶対パスであってもよいし、相対パスであってもよいし、ＵＲＩ（Uniform Resource Identifier）形式で記述された他の装置上のファイルを示す情報であってもよい。
【0105】
ユーザが参照ボタン２００２を押下するとファイル選択ダイアログが起動する。ユーザはファイル選択ダイアログを用いてファイルを選択することで、ファイル入力欄２００１への入力を行うことができる。
【0106】
ユーザが保存ボタン２００３を押下すると、ドキュメント登録部３１２が、ファイル入力欄２００１に入力された内容により特定されるドキュメントの登録要求を、画面情報提供部１１に送信する。
【0107】
図８に戻って説明する。ステップＳ１１０２において、画面情報提供部１１は、ドキュメント登録部３１２からドキュメントの登録要求を受信する。そして、画面情報提供部１１は、ドキュメントの登録要求に応じて、ドキュメントの保存要求をドキュメント管理部１２に送信する。
【0108】
ステップＳ１２０１において、ドキュメント管理部１２が備えるドキュメント受信部１２１は、画面情報提供部１１からドキュメントの保存要求を受信する。そして、ドキュメント受信部１２１は、ドキュメントの保存要求に応じて、ドキュメントをドキュメント記憶部１０２に記憶する。このとき、ドキュメント記憶部１０２は、ドキュメントを識別するドキュメントＩＤを生成する。
【0109】
ステップＳ１２０２において、ドキュメント受信部１２１は、ドキュメントの保存が完了したことを通知するドキュメント保存通知をワークフロー制御部１３に送信する。ドキュメント保存通知には、ドキュメントＩＤが含まれる。
【0110】
ステップＳ３００３において、ドキュメント登録部３１２は、担当者の操作に応じて、ドキュメント記憶部１０２に記憶されているドキュメントから１つのドキュメントを選択し、そのドキュメントに対してメタデータを設定するためのメタデータ設定画面を画面情報提供部１１に要求する。画面情報提供部１１は、画面情報記憶部１０１に記憶されているメタデータ設定画面を表す画面情報を、ブラウザ３１に返信する。ブラウザ３１は、画面情報提供部１１から受信した画面情報に基づいて、メタデータ設定画面を表示する。
【0111】
【0112】
図１３に示されているように、メタデータ設定画面２１００は、ドキュメント種類入力欄２１０１、取引先会社入力欄２１０２、契約書種類入力欄２１０３、宛先入力欄２１０４及び確定ボタン２１０５を備える。
【0113】
ドキュメント種類入力欄２１０１は、ドキュメントの種類を表す属性情報の入力を受け付ける。取引先会社入力欄２１０２は、ドキュメントを送付する取引先会社を表す属性情報の入力を受け付ける。契約書種類入力欄２１０３は、ドキュメントの種類が契約書である場合において、契約書の種類を表す属性情報の入力を受け付ける。宛先入力欄２１０４は、ドキュメントの種類が契約書である場合において、契約書の宛先を表す属性情報の入力を受け付ける。
【0114】
ユーザが確定ボタン２１０５を押下すると、ドキュメント登録部３１２が、ドキュメント種類入力欄２１０１、取引先会社入力欄２１０２、契約書種類入力欄２１０３及び宛先入力欄２１０４に入力された内容を表すメタデータの設定要求を、画面情報提供部１１に送信する。
【0115】
メタデータ設定画面２１００が備える入力欄は、設定したいメタデータの内容に応じて、ユーザが任意に追加、変更及び削除することが可能である。また、メタデータに設定しない項目に対応する入力欄は空欄としてもよい。
【0116】
図８に戻って説明する。ステップＳ１１０３において、画面情報提供部１１は、ドキュメント登録部３１２からメタデータの設定要求を受信する。そして、画面情報提供部１１は、メタデータの設定要求に応じて、メタデータの保存要求をドキュメント管理部１２に送信する。メタデータの保存要求には、ドキュメントＩＤが含まれる。
【0117】
ステップＳ１２０３において、ドキュメント管理部１２が備えるメタデータ設定部１２２は、画面情報提供部１１からメタデータの保存要求を受信する。そして、メタデータ設定部１２２は、メタデータの保存要求に応じて、メタデータをメタデータ記憶部１０３に記憶する。
【0118】
【0119】
図１４に示されているように、メタデータテーブル１０３０は、データ項目として、ドキュメントＩＤ、ドキュメント種類、取引先会社、契約書種類及び宛先等を有する。
【0120】
ドキュメントＩＤは、ドキュメント管理サーバ１０においてドキュメントを識別する識別情報である。すなわち、メタデータはドキュメントＩＤによってドキュメントと関連付けられる。
【0121】
ドキュメント種類は、ドキュメント種類入力欄２１０１に入力された内容が設定される。取引先会社は、取引先会社入力欄２１０２に入力された内容が設定される。ドキュメントを送付する契約書種類は、契約書種類入力欄２１０３に入力された内容が設定される。宛先は、宛先入力欄２１０４に入力された内容が設定される。
【0122】
メタデータテーブル１０３０の項目は、ドキュメントの種類等に応じて、ユーザが任意に追加及び削除することができる。ドキュメントの種類によっては値が設定されない項目があってもよい。例えば、図１４に例示したメタデータでは、ドキュメントＩＤが"２２２"のドキュメントはドキュメントの種類が"契約書"ではないため、契約書種類及び宛先に値が設定されていない。
【0123】
図８に戻って説明する。ステップＳ１２０４において、メタデータ設定部１２２は、メタデータの保存が完了したことを通知するメタデータ保存通知をワークフロー制御部１３に送信する。メタデータ保存通知には、ドキュメントＩＤが含まれる。
【0124】
ステップＳ１３０３において、ワークフロー制御部１３が備えるワークフロー実行部１３３は、ワークフロー取得部１３２が取得したワークフロー情報に従って、承認者にドキュメントの審査を依頼する審査タスクを承認者端末３０－２に送信する。審査タスクには、ドキュメントＩＤが含まれる。
【0125】
ステップＳ３００４において、承認者端末３０－２が備えるブラウザ３１は、審査タスクを受信する。ブラウザ３１は、審査タスクに含まれるドキュメントＩＤで特定されるドキュメントの内容を表示する。承認者は、ブラウザ３１上でドキュメントの内容を審査する。承認者は、審査が完了したら、ブラウザ３１上で承認操作を行う。ブラウザ３１は、承認者の操作に応じて、ドキュメントの承認要求を画面情報提供部１１に送信する。
【0126】
ステップＳ１１０４において、画面情報提供部１１は、承認者端末３０－２からドキュメントの承認要求を受信する。そして、画面情報提供部１１は、ドキュメントの承認要求に応じて、審査完了通知をワークフロー制御部１３に送信する。審査完了通知には、ドキュメントＩＤが含まれる。
【0127】
ステップＳ１３０４において、ワークフロー制御部１３が備えるワークフロー実行部１３３は、画面情報提供部１１から審査完了通知を受信する。そして、ワークフロー実行部１３３は、審査完了通知に含まれるドキュメントＩＤで特定されるドキュメントの送信要求をドキュメント管理部１２に送信する。ドキュメントの送信要求には、ドキュメントＩＤが含まれる。
【0128】
ステップＳ１２０５において、ドキュメント管理部１２が備えるドキュメント送信部１２３は、ワークフロー実行部１３３からドキュメントの送信要求を受信する。そして、ドキュメント送信部１２３は、ドキュメントの送信要求に含まれるドキュメントＩＤで特定されるドキュメントをドキュメント記憶部１０２から取得する。
【0129】
ステップＳ１２０６において、ドキュメント送信部１２３は、ドキュメントの送信要求に含まれるドキュメントＩＤで特定されるドキュメントに関連付けられたメタデータをメタデータ記憶部１０３から取得する。
【0130】
ステップＳ１２０７において、ドキュメント送信部１２３は、ステップＳ１２０５で取得したドキュメントとステップＳ１２０６で取得したメタデータとを組にして電子契約サーバ２０に送信する。
【0131】
ステップＳ２２０１において、電子契約サーバ２０が備える契約書受信部２２１は、ドキュメント送信部１２３から契約書に関するドキュメント及びメタデータを受信する。そして、契約書受信部２２１は、契約書に関するドキュメントを契約書記憶部２０２に記憶する。
【0132】
ステップＳ２２０２において、契約書受信部２２１は、ドキュメント送信部１２３から受信したメタデータに含まれる宛先を、契約書記憶部２０２に記憶した契約書に関するドキュメントの宛先として決定する。そして、契約書受信部２２１は、契約書に関するドキュメントの宛先を表す宛先情報を、宛先情報記憶部２０３に記憶する。
【0133】
【0134】
図１５に示されているように、本実施形態における宛先情報テーブル２０３０は、データ項目として、ドキュメントＩＤ及び宛先を有する。ドキュメントＩＤ及び宛先は、ドキュメント管理サーバ１０から受信したメタデータに設定されたドキュメントＩＤ及び宛先が設定される。宛先は、複数の宛先を含んでいてもよい。複数の宛先を設定する場合には、カンマ等所定の記号を区切り文字として用いればよい。
【0135】
図１５には宛先としてメールアドレスを設定する例を示したが、宛先はメールアドレスに限定されない。例えば、電話番号、ＦＡＸ番号又は各種ＳＮＳ（Social Networking System）のアカウント等、電子的に送信可能な通信手段の宛先を設定してもよい。
【0136】
図８に戻って説明する。ステップＳ２２０３において、契約書管理部２２が備える契約書送信部２２３は、契約書の締結依頼を取引先端末４０に送信する。契約書の締結依頼には、電子契約サーバ２０が記憶する契約書に関するドキュメントの位置を表す識別情報が含まれる。位置を表す識別情報は、例えば、電子空間上でドキュメントの位置を特定するＵＲＬである。
【0137】
取引先端末４０は、電子契約サーバ２０から契約書の締結依頼を受信する。取引先端末４０は、取引先のユーザの操作に応じて、契約書の締結依頼に含まれる契約書の識別情報に基づいて、ブラウザ４１に契約書に関するドキュメントを表示する。
【0138】
ステップＳ２２０４において、契約書送信部２２３は、契約書に関するドキュメントの受信が完了したことを通知するドキュメント受信通知をドキュメント管理部１２に送信する。
【0139】
＜従来技術における自動送信を行わない場合の処理手順＞
次に、従来技術における情報処理システム１が実行する情報処理方法の処理手順の一例を、図１６を参照しながら説明する。図１６は、従来技術における自動送信を行わない場合の処理手順を示すシーケンス図である。
次に、従来技術における情報処理システム１が実行する情報処理方法の処理手順の一例を、図１６を参照しながら説明する。図１６は、従来技術における自動送信を行わない場合の処理手順を示すシーケンス図である。
【0140】
ステップＳ３００１からステップＳ２２０２までの処理は、図８に示した自動送信を行う場合の処理手順と同様である。
【0141】
ステップＳ２２０４において、契約書送信部２２３は、契約書に関するドキュメントの受信が完了したことを通知するドキュメント受信通知をドキュメント管理部１２に送信する。
【0142】
なお、ステップＳ２２０４は、図８に示した自動送信を行う場合の処理手順においては、ステップＳ２２０３において契約書の締結依頼を送信した後に実行されたが、自動送信を行わない場合にはステップＳ２２０３よりも前に実行する。自動送信を行わない場合には契約書の締結依頼を手動で送信する必要があるため、それより前に受信が完了したことを通知しておく必要があるためである。
【0143】
ステップＳ２２１１において、契約書管理部２２が備える契約書処理部２２２は、契約書の保存が完了したことを通知する契約書保存通知を担当者端末３０－１に送信する。契約書保存通知には、契約書を特定可能な情報が含まれる。契約書を特定可能な情報とは、例えば、契約書に関するドキュメントを識別するドキュメントＩＤ又は契約書に関するドキュメントの位置を表すＵＲＬである。
【0144】
ステップＳ３０１１において、担当者端末３０－１が備えるブラウザ３１は、電子契約サーバ２０に認証を要求する。認証要求には、担当者に関する認証情報が含まれる。認証情報の一例は、ユーザを識別するユーザＩＤ及びそのユーザが入力したパスワードである。
【0145】
ステップＳ２１１１において、画面情報提供部２１は、ブラウザ３１から認証要求を受信する。画面情報提供部２１は、認証要求に含まれる認証情報に基づいて、担当者の認証を行う。
【0146】
ステップＳ２１１２において、画面情報提供部２１は、担当者の認証結果に基づいて、認証後に表示する画面を表す画面情報を、ブラウザ３１に返信する。以降では、画面情報提供部２１が担当者の認証に成功したものとして説明を続ける。
【0147】
ステップＳ３０１２において、担当者端末３０－１が備えるブラウザ３１は、担当者の操作に応じて、画面情報提供部２１に、オプション機能設定画面を要求する。画面情報提供部２１は、画面情報記憶部２０１に記憶されているオプション機能設定画面を表す画面情報を、ブラウザ３１に返信する。ブラウザ３１は、画面情報提供部２１から受信した画面情報に基づいて、オプション機能設定画面を表示する。これにより、オプション機能設定部３１３が起動する。
【0148】
【0149】
なお、オプション機能設定画面は、オプション機能の内容によって構成が異なる。ここでは、契約書にコメント及び承認を表す表示を記載するオプション機能を利用する例を示している。コメントはテキストで入力し、その記載位置を指定可能である。承認を表す表示は、印鑑又は署名から選択可能であり、その記載位置を指定可能である。
【0150】
図１７に示されているように、オプション機能設定画面３０００は、ファイルプレビュー欄３００１、テキスト選択ボタン３００２、印鑑選択ボタン３００３及び署名選択ボタン３００４を備える。
【0151】
ファイルプレビュー欄３００１は、オプション機能の設定対象となっている契約書に関するドキュメントの内容をプレビュー表示する。テキスト選択ボタン３００２は、契約書に関するドキュメントにコメント等のテキストを追加するときに選択するボタンである。印鑑選択ボタン３００３は、契約書に関するドキュメントに押印欄を追加するときに選択するボタンである。署名選択ボタン３００４は、契約書に関するドキュメントに署名欄を追加するときに選択するボタンである。
【0152】
ユーザが、テキスト選択ボタン３００２、印鑑選択ボタン３００３又は署名選択ボタン３００４を押下した後に、ファイルプレビュー欄３００１においてテキスト、印鑑又は署名を追加したい位置を押下することで、オプション機能設定部３１３が、その内容に応じたオプション情報の設定要求を、画面情報提供部２１に送信する。
【0153】
図１６に戻って説明する。ステップＳ２１１３において、画面情報提供部２１は、オプション機能設定部３１３からオプション情報の設定要求を受信する。そして、画面情報提供部２１は、オプション機能の設定要求に応じて、オプション情報の保存要求を契約書管理部２２に送信する。オプション機能の設定要求には、ドキュメントＩＤ及びオプション情報が含まれる。
【0154】
ステップＳ２１１３において、契約書管理部２２が備える契約書処理部２２２は、画面情報提供部２１からオプション機能の保存要求を受信する。そして、契約書処理部２２２は、オプション機能の保存要求に含まれるオプション情報をオプション情報記憶部２０４に記憶する。
【0155】
【0156】
図１８に示されているように、本実施形態におけるオプション情報テーブル２０４０は、データ項目として、ドキュメントＩＤ、機能種別、Ｘ座標及びＹ座標を有する。機能種別は、利用するオプション機能の種類を表す情報である。Ｘ座標及びＹ座標は、オプション機能を表示する位置を表す情報である。
【0157】
図１８に例示したオプション情報は、ドキュメントＩＤが"１１１"であるドキュメントに対して、Ｘ座標が１６、Ｙ座標が６５の位置に印鑑を、Ｘ座標が４３、Ｙ座標が１０９の位置に署名を記載することを表している。
【0158】
オプション機能を利用するかしないかはユーザが任意に決定することができる。そのため、オプション機能を利用しないドキュメントに関しては、オプション情報が生成されない。
【0159】
図１６に戻って説明する。ステップＳ３０１３において、担当者端末３０－１が備えるブラウザ３１は、担当者の操作に応じて、契約書の締結依頼の送信要求を画面情報提供部２１に送信する。契約書の締結依頼の送信要求には、契約書に関するドキュメントを識別するドキュメントＩＤが含まれる。
【0160】
ステップＳ２１１４において、画面情報提供部２１は、ブラウザ３１から契約書の締結依頼の送信要求を受信する。そして、画面情報提供部２１は、契約書の締結依頼の送信要求を契約書管理部２２に転送する。
【0161】
ステップＳ２２０３において、契約書管理部２２が備える契約書送信部２２３は、画面情報提供部２１から契約書の締結依頼の送信要求を受信する。契約書送信部２２３は、契約書の締結依頼の送信要求に含まれるドキュメントＩＤで特定されるドキュメントの位置を表す識別情報を生成する。そして、契約書送信部２２３は、ドキュメントの位置を表す識別情報を含めて、契約書の締結依頼を取引先端末４０に送信する。
【0162】
自動送信を行わない場合の処理手順と自動送信を行う場合の処理手順とを比較するとわかるように、オプション機能を利用しない場合は契約書を自動で取引先へ送信することができるが、オプション機能を利用する場合は手動で送信する必要がある。つまり、オプション機能の利用と自動送信はトレードオフの関係にある。
【0163】
オプション機能が必要なドキュメントと不要なドキュメントとが混在している場合には、自動送信を行わない場合の処理手順を採用しなければならない。しかし、その場合、オプション機能が不要なドキュメントに対しても手動で送信を行う必要があり、利便性が損なわれる。
【0164】
＜第１実施形態における情報処理方法の処理手順＞
次に、本実施形態における情報処理システム１が実行する情報処理方法の処理手順の一例を、図１９及び図２０を参照しながら説明する。図１９及び図２０は、本実施形態における情報処理方法の処理手順を示すシーケンス図であり、図１９に示す処理手順の後に図２０に示す処理手順が続くことを表している。
次に、本実施形態における情報処理システム１が実行する情報処理方法の処理手順の一例を、図１９及び図２０を参照しながら説明する。図１９及び図２０は、本実施形態における情報処理方法の処理手順を示すシーケンス図であり、図１９に示す処理手順の後に図２０に示す処理手順が続くことを表している。
【0165】
ステップＳ３００１からステップＳ１２０２までの処理は、図８に示した自動送信を行う場合の処理手順と同様である。
【0166】
ステップＳ３０２３において、担当者端末３０－１が備えるドキュメント登録部３１２は、担当者の操作に応じて、ドキュメント記憶部１０２に記憶されているドキュメントから１つのドキュメントを選択し、そのドキュメントに対してメタデータを設定するためのメタデータ設定画面を表示する。
【0167】
【0168】
図２１に示されているように、本実施形態におけるメタデータ設定画面２１１０は、図１３に示したメタデータ設定画面２１００と同様に、ドキュメント種類入力欄２１０１、取引先会社入力欄２１０２、契約書種類入力欄２１０３、宛先入力欄２１０４及び確定ボタン２１０５を備え、自動送信入力欄２１１１をさらに備える。
【0169】
自動送信入力欄２１１１は、電子契約サーバ２０において自動送信を行うか否かを表す制御情報の入力を受け付ける。すなわち、本実施形態におけるメタデータ設定画面２１１０は、図１３に示したメタデータ設定画面２１００と比較して、制御情報の入力欄が追加されている点が異なる。
【0170】
ユーザが確定ボタン２１０５を押下すると、ドキュメント登録部３１２が、ドキュメント種類入力欄２１０１、取引先会社入力欄２１０２、契約書種類入力欄２１０３、宛先入力欄２１０４及び自動送信入力欄２１１１に入力された内容を表すメタデータの設定要求を、画面情報提供部１１に送信する。
【0171】
図１９に戻って説明する。ステップＳ１２２３において、ドキュメント管理部１２が備えるメタデータ設定部１２２は、画面情報提供部１１からメタデータの保存要求を受信する。そして、メタデータ設定部１２２は、メタデータの保存要求に応じて、メタデータをメタデータ記憶部１０３に記憶する。
【0172】
【0173】
図２２に示されているように、本実施形態におけるメタデータテーブル１０３１は、データ項目として、図２１に示したメタデータテーブル１０３０と同様に、ドキュメントＩＤ、ドキュメント種類、取引先会社、契約書種類、及び宛先等を有し、自動送信をさらに有する。
【0174】
自動送信は、自動送信入力欄２１１１に入力された内容が設定される。すなわち、本実施形態におけるメタデータテーブル１０３１は、図１４に示したメタデータテーブル１０３０と比較して、自動送信を行うか否かを表す制御情報が追加されている点が異なる。
【0175】
【0176】
ステップＳ２２２１において、契約書管理部２２が備える契約書処理部２２２は、ドキュメント送信部１２３から受信したメタデータに含まれる制御情報に基づいて、契約書に対する処理の内容を決定する。
【0177】
図２０に進んで説明する。メタデータに含まれる制御情報が自動送信なしを示す場合、契約書管理部２２は、ステップＳ２２１１に処理を進める。すなわち、契約書管理部２２が備える契約書処理部２２２は、契約書の保存が完了したことを通知する契約書保存通知を担当者端末３０－１に送信する。
【0178】
その後、図１６に示した自動送信を行わない場合の処理手順と同様に、ステップＳ３０１１からステップＳ２２０３までの処理が行われる。
【0179】
一方、メタデータに含まれる制御情報が自動送信ありを示す場合、契約書管理部２２は、ステップＳ２２０３に処理を進める。すなわち、契約書管理部２２が備える契約書送信部２２３は、契約書の締結依頼を取引先端末４０に送信する。
【0180】
＜第１実施形態の効果＞
本実施形態における情報処理システム１は、ドキュメント管理サーバ１０が自動送信を行うか否かを表す制御情報を含むメタデータをドキュメントと共に電子契約サーバ２０に送信し、電子契約サーバ２０がドキュメントと共に受信したメタデータに含まれる制御情報に基づいて、自動送信を行うか否かを判断し処理の内容を決定するように構成されている。
本実施形態における情報処理システム１は、ドキュメント管理サーバ１０が自動送信を行うか否かを表す制御情報を含むメタデータをドキュメントと共に電子契約サーバ２０に送信し、電子契約サーバ２０がドキュメントと共に受信したメタデータに含まれる制御情報に基づいて、自動送信を行うか否かを判断し処理の内容を決定するように構成されている。
【0181】
これにより、自動送信を行う場合には、ユーザは、ドキュメント管理サーバ１０での処理を終えた後に、電子契約サーバ２０での操作を行うことなく、取引先にドキュメントを送信することができる。
【0182】
また、自動送信を行わない場合には、ユーザは、ドキュメント管理サーバ１０での処理を終えた後に、従来どおり電子契約サーバ２０にログインし、必要に応じてオプション機能を利用した上で、手動で取引先にドキュメントを送信することができる。
【0183】
すなわち、本実施形態における情報処理システム１によれば、ドキュメント管理サーバ１０から電子契約サーバ２０が契約書に対して行う処理の内容を制御することができる。
【0184】
［第２実施形態］
第１実施形態は、ユーザが自動送信を行うか否かを直接入力することで、メタデータに制御情報を設定するように構成した。第２実施形態では、自動送信を行うか否かを判断するための規則を予め設定しておき、その規則に従って生成した制御情報をメタデータに設定するように構成する。
第１実施形態は、ユーザが自動送信を行うか否かを直接入力することで、メタデータに制御情報を設定するように構成した。第２実施形態では、自動送信を行うか否かを判断するための規則を予め設定しておき、その規則に従って生成した制御情報をメタデータに設定するように構成する。
【0185】
【0186】
≪ドキュメント管理サーバ１０の機能構成≫
図２３は、本実施形態におけるドキュメント管理サーバ１０の機能構成を例示するブロック図である。図２３に示されているように、本実施形態におけるドキュメント管理サーバ１０は、第１実施形態と同様に、画面情報提供部１１、ドキュメント管理部１２、ワークフロー制御部１３、画面情報記憶部１０１、ドキュメント記憶部１０２、メタデータ記憶部１０３及びワークフロー情報記憶部１０４を備え、判断規則情報記憶部１０５をさらに備える。本実施形態におけるワークフロー制御部１３は、第１実施形態と同様に、ワークフロー設定部１３１、ワークフロー取得部１３２及びワークフロー実行部１３３を備え、制御情報生成部１３４をさらに備える。
図２３は、本実施形態におけるドキュメント管理サーバ１０の機能構成を例示するブロック図である。図２３に示されているように、本実施形態におけるドキュメント管理サーバ１０は、第１実施形態と同様に、画面情報提供部１１、ドキュメント管理部１２、ワークフロー制御部１３、画面情報記憶部１０１、ドキュメント記憶部１０２、メタデータ記憶部１０３及びワークフロー情報記憶部１０４を備え、判断規則情報記憶部１０５をさらに備える。本実施形態におけるワークフロー制御部１３は、第１実施形態と同様に、ワークフロー設定部１３１、ワークフロー取得部１３２及びワークフロー実行部１３３を備え、制御情報生成部１３４をさらに備える。
【0187】
制御情報生成部１３４は、判断規則情報記憶部１０５に記憶されている判断規則情報に従って、ドキュメントに関連付けられたメタデータから制御情報を生成する。
【0188】
判断規則情報記憶部１０５は、ユーザ端末３０から受信した判断規則情報を記憶する。判断規則情報は、判断規則情報記憶部１０５が記憶する判断規則情報テーブルに格納される。
【0189】
≪ユーザ端末３０の機能構成≫
図２４は、本実施形態におけるユーザ端末３０の機能構成を例示するブロック図である。図２４に示されているように、本実施形態におけるユーザ端末３０は、第１実施形態と同様に、ブラウザ３１を備える。ブラウザ３１は、第１実施形態と同様に、ワークフロー登録部３１１、ドキュメント登録部３１２及びオプション機能設定部３１３を備え、判断規則登録部３１４をさらに備える。
図２４は、本実施形態におけるユーザ端末３０の機能構成を例示するブロック図である。図２４に示されているように、本実施形態におけるユーザ端末３０は、第１実施形態と同様に、ブラウザ３１を備える。ブラウザ３１は、第１実施形態と同様に、ワークフロー登録部３１１、ドキュメント登録部３１２及びオプション機能設定部３１３を備え、判断規則登録部３１４をさらに備える。
【0190】
判断規則登録部３１４は、判断規則設定画面に対するユーザの操作に応じて、判断規則情報の設定をドキュメント管理サーバ１０に要求する。判断規則設定画面は、ドキュメント管理サーバ１０に登録を要求する判断規則を入力するための画面である。判断規則設定画面の詳細は後述する。
【0191】
＜第２実施形態における情報処理方法の処理手順＞
次に、本実施形態における情報処理システム１が実行する情報処理方法の処理手順の一例を、図２５を参照しながら説明する。図２５は、本実施形態における情報処理方法の処理手順を示すシーケンス図である。
次に、本実施形態における情報処理システム１が実行する情報処理方法の処理手順の一例を、図２５を参照しながら説明する。図２５は、本実施形態における情報処理方法の処理手順を示すシーケンス図である。
【0192】
ステップＳ３０３１において、ユーザ端末３０が備えるブラウザ３１は、ユーザの操作に応じて、ドキュメント管理サーバ１０が備える画面情報提供部１１に、判断規則設定画面を要求する。画面情報提供部１１は、画面情報記憶部１０１に記憶されている判断規則設定画面を表す画面情報を、ブラウザ３１に返信する。ブラウザ３１は、画面情報提供部１１から受信した画面情報に基づいて、判断規則設定画面を表示する。これにより判断規則登録部３１４が起動する。
【0193】
ここで、判断規則設定画面の詳細について、図２６及び図２７を参照しながら説明する。図２６は、本実施形態における判断規則設定画面４０００の一例を示す図である。図２７は、具体的な判断規則が入力された状態の判断規則設定画面４００１の一例を示す図である。
【0194】
図２６に示されているように、本実施形態における判断規則設定画面４０００は、条件設定欄４０１０、自動送信設定欄４０２０及び確定ボタン４０３０を備える。条件設定欄４０１０は、メタデータ選択欄４０１１、条件選択欄４０１２及び値入力欄４０１３を備える。
【0195】
条件設定欄４０１０は、判断規則が用いる条件の入力を受け付ける。メタデータ選択欄４０１１は、判断に用いるメタデータの入力を受け付ける。条件選択欄４０１２は、判断に用いる条件（等しい、含む、空）の入力を受け付ける。値入力欄４０１３は、判断に用いる値の入力を受け付ける。自動送信設定欄４０２０は、条件設定欄４０１０の条件を満たすときに自動送信を行うか否かを表す制御情報の入力を受け付ける。
【0196】
条件設定欄４０１０は、複数の条件を入力することができる。複数の条件を入力する場合、各条件に論理和（ＯＲ）又は論理積（ＡＮＤ）を示す情報を設定することができる。例えば、複数の条件すべてに論理積を設定した場合、すべての条件を満たすとき、自動送信設定欄４０２０に入力された内容を表す制御情報が生成される。また、例えば、複数の条件すべてに論理和を設定した場合、いずれか１つの条件を満たせば、自動送信設定欄４０２０に入力された内容を表す制御情報が生成される。
【0197】
ユーザが確定ボタン４０３０を押下すると、判断規則登録部３１４が、条件選択欄４０１２及び自動送信設定欄４０２０に入力された内容を表す判断規則情報の設定要求を、画面情報提供部１１に送信する。
【0198】
図２７に示されているように、本実施形態における判断規則設定画面４００１は、メタデータ選択欄４０１１に"取引先会社"、条件選択欄４０１２に"等しい"、値入力欄４０１３に"Ａ会社"、自動送信設定欄４０２０に"あり"が入力されている。ユーザが判断規則設定画面４００１において確定ボタン４０３０を押下することで、メタデータに含まれる取引先会社がＡ会社と等しい場合は自動送信を行うことを表す制御情報を生成し、Ａ会社以外の場合は自動送信を行わないことを表す制御情報を生成することを表す判断規則情報の設定要求が送信される。
【0199】
図２５に戻って説明する。ステップＳ１１３１において、画面情報提供部１１は、判断規則登録部３１４から判断規則情報の設定要求を受信する。そして、画面情報提供部１１は、判断規則情報の設定要求に応じて、判断規則情報の保存要求をワークフロー制御部１３に送信する。
【0200】
ステップＳ１３０１において、ワークフロー制御部１３が備えるワークフロー設定部１３１は、画面情報提供部１１から判断規則情報の保存要求を受信する。そして、ワークフロー設定部１３１は、判断規則情報の保存要求に応じて、判断規則情報を判断規則情報記憶部１０５に記憶する。
【0201】
【0202】
図２８に示されているように、本実施形態における判断規則情報テーブル１０５０は、データ項目として、メタデータ、条件、値、及び自動送信を有する。
【0203】
メタデータは、メタデータ選択欄４０１１に入力された内容が設定される。条件は、条件選択欄４０１２に入力された内容が設定される。値は、値入力欄４０１３に入力された内容が設定される。自動送信は、自動送信設定欄４０２０に入力された内容が設定される。
【0204】
図２８に例示した判断規則は、メタデータに含まれる取引先会社がＡ会社と等しい場合は自動送信を行うことを表す制御情報を生成し、Ａ会社以外の場合は自動送信を行わないことを表す制御情報を生成することを表している。
【0205】
その後、図１９に示した第１実施形態の処理手順におけるステップＳ３００１からステップＳ１３０３までの処理が行われる。
【0206】
ステップＳ３００４において、承認者端末３０－２が備えるブラウザ３１は、承認者の操作に応じて、審査タスクに含まれるドキュメントＩＤで特定されるドキュメントの承認要求を画面情報提供部１１に送信する。
【0207】
ステップＳ１１０４において、画面情報提供部１１は、承認者端末３０－２から受信したドキュメントの承認要求に応じて、審査完了通知をワークフロー制御部１３に送信する。
【0208】
ステップＳ１３３２において、ワークフロー制御部１３が備える制御情報生成部１３４は、メタデータの取得をドキュメント管理部１２に要求する。メタデータの取得要求には、審査完了通知に含まれるドキュメントＩＤが含まれる。
【0209】
ステップＳ１２３１において、ドキュメント管理部１２が備えるドキュメント送信部１２３は、メタデータの取得要求に含まれるドキュメントＩＤで特定されるドキュメントに関連付けられたメタデータをメタデータ記憶部１０３から取得する。
【0210】
ステップＳ１２３２において、ドキュメント送信部１２３は、メタデータを制御情報生成部１３４に返信する。
【0211】
ステップＳ１３３３において、制御情報生成部１３４は、ドキュメント送信部１２３からメタデータを受信する。そして、制御情報生成部１３４は、判断規則情報記憶部１０５に記憶されている判断規則情報を取得する。
【0212】
ステップＳ１３３４において、制御情報生成部１３４は、判断規則情報記憶部１０５から取得した判断規則情報に従って、ドキュメント送信部１２３から受信したメタデータに基づいて、自動送信を行うか否かを表す制御情報を生成する。そして、制御情報生成部１３４は、ワークフロー実行部１３３にドキュメントＩＤ及び制御情報を送る。
【0213】
ステップＳ１３０４において、ワークフロー実行部１３３は、制御情報生成部１３４からドキュメントＩＤ及び制御情報を受け取ると、そのドキュメントＩＤで特定されるドキュメントの送信要求をドキュメント管理部１２に送信する。ドキュメントの送信要求には、ドキュメントＩＤ及び制御情報が含まれる。
【0214】
ステップＳ１２０５において、ドキュメント管理部１２が備えるドキュメント送信部１２３は、ワークフロー実行部１３３からドキュメントの送信要求を受信する。そして、ドキュメント送信部１２３は、ドキュメントの送信要求に含まれるドキュメントＩＤで特定されるドキュメントをドキュメント記憶部１０２から取得する。
【0215】
ステップＳ１２０６において、ドキュメント送信部１２３は、ドキュメントの送信要求に含まれるドキュメントＩＤで特定されるドキュメントに関連付けられたメタデータをメタデータ記憶部１０３から取得する。ここで、ドキュメント送信部１２３は、メタデータ記憶部１０３から取得したメタデータに自動送信の項目を追加し、ドキュメントの送信要求に含まれる制御情報を設定する。
【0216】
ステップＳ１２０７において、ドキュメント送信部１２３は、ステップＳ１２０５で取得したドキュメントとステップＳ１２０６で取得したメタデータとを組にして電子契約サーバ２０に送信する。
【0217】
ステップＳ２２０１からステップＳ２２２１までの処理は、図１９に示した第１実施形態の処理手順と同様である。
【0218】
その後、メタデータに含まれる制御情報が自動送信なしを示す場合、図２０に示した第１実施形態の処理手順におけるステップＳ２２１１からステップＳ２２０３までの処理が行われる。一方、メタデータに含まれる制御情報が自動送信ありを示す場合、図２０に示した第１実施形態の処理手順におけるステップＳ２２０３の処理が行われる。
【0219】
＜第２実施形態の効果＞
本実施形態における情報処理システム１は、ユーザが予め設定した判断規則に従って、メタデータに設定されたドキュメントの種別等の情報に基づいて、自動送信を行うか否かを表す制御情報を生成するように構成されている。
本実施形態における情報処理システム１は、ユーザが予め設定した判断規則に従って、メタデータに設定されたドキュメントの種別等の情報に基づいて、自動送信を行うか否かを表す制御情報を生成するように構成されている。
【0220】
これにより、ユーザが自動送信を行うか否かを判断する必要がなく、自動送信を行うか否かを自動的に漏れなく判断することができる。したがって、本来署名位置等の指定等を行わなければならない契約書に対して、ユーザが誤って署名位置等の指定等を行わずに、取引先に送信してしまう事態、又は、本来署名位置等の指定等を行わなくともよい契約書に対して、手動で取引先に送信することを失念して送信がなされない事態等を防止することが可能となる。
【0221】
［補足］
上記各実施形態において、ドキュメント管理サーバ１０は、情報処理装置の一例である。電子契約サーバ２０は、第二の情報処理装置の一例である。ドキュメントは電子データの一例である。メタデータはユーザ設定の一例である。メタデータ設定部１２２は、受信部の一例である。ドキュメント送信部１２３は、送信部の一例である。制御情報生成部１３４は生成部の一例である。メタデータ設定部１２２が実行するステップＳ１２０３は、受信手順の一例である。ドキュメント送信部１２３が実行するステップＳ１２０７は、送信手順の一例である。
上記各実施形態において、ドキュメント管理サーバ１０は、情報処理装置の一例である。電子契約サーバ２０は、第二の情報処理装置の一例である。ドキュメントは電子データの一例である。メタデータはユーザ設定の一例である。メタデータ設定部１２２は、受信部の一例である。ドキュメント送信部１２３は、送信部の一例である。制御情報生成部１３４は生成部の一例である。メタデータ設定部１２２が実行するステップＳ１２０３は、受信手順の一例である。ドキュメント送信部１２３が実行するステップＳ１２０７は、送信手順の一例である。
【0222】
上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC（Application Specific Integrated Circuit）、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等の機器を含むものとする。
【0223】
実施例に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。ある実施形態では、ドキュメント管理サーバ１０及び電子契約サーバ２０は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。
【0224】
以上、本発明の実施の形態について詳述したが、本発明はこれらの実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形又は変更が可能である。
【符号の説明】
【0225】
１ 情報処理システム
１０ ドキュメント管理サーバ
１１ 画面情報提供部
１２ ドキュメント管理部
１０１ 画面情報記憶部
１０２ ドキュメント記憶部
１０３ メタデータ記憶部
１０４ ワークフロー情報記憶部
１０５ 判断規則情報記憶部
１２１ ドキュメント受信部
１２２ メタデータ設定部
１２３ ドキュメント送信部
１３ ワークフロー制御部
１３１ ワークフロー設定部
１３２ ワークフロー取得部
１３３ ワークフロー実行部
１３４ 制御情報生成部
２０ 電子契約サーバ
２１ 画面情報提供部
２２ 契約書管理部
２０１ 画面情報記憶部
２０２ 契約書記憶部
２０３ 宛先情報記憶部
２０４ オプション情報記憶部
２２１ 契約書受信部
２２２ 契約書処理部
２２３ 契約書送信部
３０ ユーザ端末
３１ ブラウザ
３１１ ワークフロー登録部
３１２ ドキュメント登録部
３１３ オプション機能設定部
３１４ 判断規則登録部
４０ 取引先端末
４１ ブラウザ
１０ ドキュメント管理サーバ
１１ 画面情報提供部
１２ ドキュメント管理部
１０１ 画面情報記憶部
１０２ ドキュメント記憶部
１０３ メタデータ記憶部
１０４ ワークフロー情報記憶部
１０５ 判断規則情報記憶部
１２１ ドキュメント受信部
１２２ メタデータ設定部
１２３ ドキュメント送信部
１３ ワークフロー制御部
１３１ ワークフロー設定部
１３２ ワークフロー取得部
１３３ ワークフロー実行部
１３４ 制御情報生成部
２０ 電子契約サーバ
２１ 画面情報提供部
２２ 契約書管理部
２０１ 画面情報記憶部
２０２ 契約書記憶部
２０３ 宛先情報記憶部
２０４ オプション情報記憶部
２２１ 契約書受信部
２２２ 契約書処理部
２２３ 契約書送信部
３０ ユーザ端末
３１ ブラウザ
３１１ ワークフロー登録部
３１２ ドキュメント登録部
３１３ オプション機能設定部
３１４ 判断規則登録部
４０ 取引先端末
４１ ブラウザ
【先行技術文献】
【特許文献】
【0226】
【特許文献1】特開２００８－２５９２１１号公報
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【図19】
【図20】
【図21】
【図22】
【図23】
【図24】
【図25】
【図26】
【図27】
【図28】