特開 2023-48967 情報処理装置、データ管理方法、プログラム、情報処理システム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2023048967

(43)【公開日】2023-04-07

(54)【発明の名称】情報処理装置、データ管理方法、プログラム、情報処理システム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/10 20230101AFI20230331BHJP

   H04L 67/561 20220101ALI20230331BHJP

   G06F 16/907 20190101ALI20230331BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/10

H04L67/561

G06F16/907

【審査請求】未請求

【請求項の数】12

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2022055073

(22)【出願日】2022-03-30

(31)【優先権主張番号】P 2021158290

(32)【優先日】2021-09-28

(33)【優先権主張国・地域又は機関】JP

(71)【出願人】

【識別番号】000006747

【氏名又は名称】株式会社リコー

(74)【代理人】

【識別番号】100107766

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠重

(74)【代理人】

【識別番号】100070150

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠彦

(72)【発明者】

【氏名】宇藤 陽介

【テーマコード（参考）】

5B175

5L049

【Ｆターム（参考）】

5B175FB02

5B175FB03

5L049AA11

(57)【要約】      （修正有）

【課題】外部サービスシステムが処理した電子データに関する情報と、情報処理装置が電子データを管理するための識別情報とを対応付ける情報処理装置、データ管理方法、プログラム及び情報処理システムを提供する。
【解決手段】ドキュメント管理システム１０において、第一の電子データに第一の識別情報を付与する識別情報付与部２８、通信部１１が受信した第一の電子データに対する処理を外部サービスシステム６０に要求し、外部サービスシステム６０が第一の電子データを管理するための第二の識別情報を取得する処理要求部２６、第一の識別情報と、第二の識別情報とを関連づけて記憶部に記憶させる識別情報管理部２９、外部サービスシステム６０に対して、外部サービスシステム６０が生成した第二の電子データに関する情報を要求する取得要求部２７及び第二の電子データに関する情報を第一の識別情報と関連付けて保存するデータ管理部１３を有する。
【選択図】図２１

【特許請求の範囲】

【請求項1】

端末装置と、電子データに対して所定の処理を行う外部サービスシステムと、ネットワークを介して接続される情報処理装置であって、
前記端末装置から第一の電子データ及び処理の要求を受信する通信部と、
前記第一の電子データに第一の識別情報を付与する識別情報付与部と、
前記通信部が受信した前記第一の電子データに対する処理を前記外部サービスシステムに要求し、前記外部サービスシステムが前記第一の電子データを管理するための第二の識別情報を前記外部サービスシステムから取得する第一の要求部と、
前記第一の識別情報と、前記第二の識別情報とを関連づけて記憶部に記憶させる識別情報管理部と、
所定のタイミングで、前記外部サービスシステムに対して、前記第二の識別情報を含む、前記外部サービスシステムが前記第一の電子データに対して処理をすることで生成された第二の電子データに関する情報を前記情報処理装置へ送信することを要求する第二の要求部と、
前記第二の要求部の要求に基づいて前記外部サービスシステムから送信された前記第二の電子データと、前記第二の識別情報と、を受信する受信部と、
前記受信部が受信した前記第二の電子データに関する情報を、前記情報処理装置が前記第一の電子データを管理するための第一の識別情報と関連付けて保存するデータ管理部と、
を有することを特徴とする情報処理装置。

【請求項2】

前記情報処理装置が管理する前記第一の電子データに関する情報を少なくとも含む第一の画面情報を生成する画面生成部を有し、
前記通信部は、前記第一の画面情報を前記端末装置に送信することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項3】

前記通信部は、前記端末装置が選択を受け付けた前記第一の電子データの前記第二の識別情報を受信し、
前記第二の識別情報に関連付けられている第二の電子データに関する情報に基づいて、前記外部サービスシステムから前記第二の電子データを取得する取得要求部を有し、
前記画面生成部は、前記第二の電子データが添付された前記第二の電子データに関する情報を含む第二の画面情報を生成し、
前記通信部は、前記第二の画面情報を前記端末装置に送信することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。

【請求項4】

前記通信部は、前記端末装置が選択を受け付けた前記第一の電子データの前記第二の識別情報を受信し、
前記画面生成部は、前記第二の識別情報に関連付けられている第二の電子データに関する情報に基づいて、前記第二の電子データに関する情報を含む第二の画面情報を生成し、
前記通信部は、前記第二の画面情報を前記端末装置に送信することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。

【請求項5】

前記通信部は、前記端末装置が選択を受け付けた前記第一の電子データの前記第二の識別情報を受信し、
前記第二の識別情報に関連付けられている前記第二の電子データを取得する取得要求部を有し、
前記画面生成部は、前記第二の電子データに関する情報を含む第二の画面情報を生成し、
前記通信部は、前記第二の画面情報を前記端末装置に送信することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。

【請求項6】

前記第二の画面情報は、前記第二の電子データに関する情報として、前記第二の電子データを有することを特徴とする請求項３～５のいずれか１項に記載の情報処理装置。

【請求項7】

前記第二の画面情報は、前記第二の電子データに関する情報として、前記第二の電子データの保存先を示す情報を有することを特徴とする請求項３～５のいずれか１項に記載の情報処理装置。

【請求項8】

前記所定のタイミングは、一定の周期であることを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の情報処理装置。

【請求項9】

前記所定のタイミングは、前記外部サービスシステムから前記処理の完了通知を受信した場合であることを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の情報処理装置。

【請求項10】

端末装置と、電子データに対して所定の処理を行う外部サービスシステムと、ネットワークを介して接続される情報処理装置が行うデータ管理方法であって、
通信部が、前記端末装置から第一の電子データ及び処理の要求を受信するステップと、
識別情報付与部が、前記第一の電子データに第一の識別情報を付与するステップと、
第一の要求部が、前記通信部が受信した前記第一の電子データに対する処理を前記外部サービスシステムに要求し、前記外部サービスシステムが前記第一の電子データを管理するための第二の識別情報を前記外部サービスシステムから取得するステップと、
識別情報管理部が、前記第一の識別情報と、前記第二の識別情報とを関連づけて記憶部に記憶させるステップと、
第二の要求部が、所定のタイミングで、前記外部サービスシステムに対して、前記第二の識別情報を含む、前記外部サービスシステムが前記第一の電子データに対して処理をすることで生成された第二の電子データに関する情報を前記情報処理装置へ送信することを要求するステップと、
受信部が、前記第二の要求部の要求に基づいて前記外部サービスシステムから送信された前記第二の電子データと、前記第二の識別情報と、を受信するステップと、
データ管理部が、前記受信部が受信した前記第二の電子データに関する情報を、前記情報処理装置が前記第一の電子データを管理するための第一の識別情報と関連付けて保存するステップと、
を有するデータ管理方法。

【請求項11】

端末装置と、電子データに対して所定の処理を行う外部サービスシステムと、ネットワークを介して接続される情報処理装置を、
前記端末装置から第一の電子データ及び処理の要求を受信する通信部と、
前記第一の電子データに第一の識別情報を付与する識別情報付与部と、
前記通信部が受信した前記第一の電子データに対する処理を前記外部サービスシステムに要求し、前記外部サービスシステムが前記第一の電子データを管理するための第二の識別情報を前記外部サービスシステムから取得する第一の要求部と、
前記第一の識別情報と、前記第二の識別情報とを関連づけて記憶部に記憶させる識別情報管理部と、
所定のタイミングで、前記外部サービスシステムに対して、前記第二の識別情報を含む、前記外部サービスシステムが前記第一の電子データに対して処理をすることで生成された第二の電子データに関する情報を前記情報処理装置へ送信することを要求する第二の要求部と、
前記第二の要求部の要求に基づいて前記外部サービスシステムから送信された前記第二の電子データと、前記第二の識別情報と、を受信する受信部と、
前記受信部が受信した前記第二の電子データに関する情報を、前記情報処理装置が前記第一の電子データを管理するための第一の識別情報と関連付けて保存するデータ管理部、
として機能させるためのプログラム。

【請求項12】

情報処理装置に電子データを送信する端末装置と、前記電子データに対する所定の処理を外部サービスシステムに要求する情報処理装置と、を有する情報処理システムであって、
前記端末装置は、
前記電子データを前記情報処理装置に送信する第一の通信部を有し、
前記情報処理装置は、
前記端末装置から第一の電子データ及び処理の要求を受信する第二の通信部と、
前記第一の電子データに第一の識別情報を付与する識別情報付与部と、
前記第二の通信部が受信した前記第一の電子データに対する処理を前記外部サービスシステムに要求し、前記外部サービスシステムが前記第一の電子データを管理するための第二の識別情報を前記外部サービスシステムから取得する第一の要求部と、
前記第一の識別情報と、前記第二の識別情報とを関連づけて記憶部に記憶させる識別情報管理部と、
所定のタイミングで、前記外部サービスシステムに対して、前記第二の識別情報を含む、前記外部サービスシステムが前記第一の電子データに対して処理をすることで生成された第二の電子データに関する情報を前記情報処理装置へ送信することを要求する第二の要求部と、
前記第二の要求部の要求に基づいて前記外部サービスシステムから送信された前記第二の電子データと、前記第二の識別情報と、を受信する受信部と、
前記受信部が受信した前記第二の電子データに関する情報を、前記情報処理装置が前記第一の電子データを管理するための第一の識別情報と関連付けて保存するデータ管理部と、を有する情報処理システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、情報処理装置、データ管理方法、プログラム、情報処理システムに関する。

【背景技術】

【0002】

電子データに識別情報を付与して管理する電子データの管理方法が知られている。また、電子データを管理する情報処理装置が該電子データを外部サービスシステムに送信して処理させる処理方法も知られている。

【0003】

識別情報に基づいて、電子文書をサーバーに登録する技術が考案されている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、画像形成装置が、読取文書データの識別情報を取得し、識別情報に対応する情報により、読取文書データの適切性を判定し、適正である場合、サーバーが、読取文書データに対応する電子文書を承認済として登録するシステムが開示されている。

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

しかしながら、従来の技術では、外部サービスシステムが処理した電子データに関する情報が、情報処理装置が電子データを管理するための識別情報と対応付けられていないという問題がある。例えば、情報処理装置における電子データの管理は、外部サービスシステムにおける電子データの管理と連携していない。すなわち、情報処理装置では処理前の電子データと、処理後の電子データに関する情報とが対応付けられていなかった。また、このためユーザーは、情報処理装置を利用するだけでは処理後の電子データを確認することができなかった。

【0005】

本発明は、上記課題に鑑み、外部サービスシステムが処理した電子データに関する情報と、情報処理装置が電子データを管理するための識別情報とを対応付ける情報処理装置を提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0006】

上記課題に鑑み、本発明は、端末装置と、電子データに対して所定の処理を行う外部サービスシステムと、ネットワークを介して接続される情報処理装置であって、前記端末装置から第一の電子データ及び処理の要求を受信する通信部と、前記第一の電子データに第一の識別情報を付与する識別情報付与部と、前記通信部が受信した前記第一の電子データに対する処理を前記外部サービスシステムに要求し、前記外部サービスシステムが前記第一の電子データを管理するための第二の識別情報を前記外部サービスシステムから取得する第一の要求部と、前記第一の識別情報と、前記第二の識別情報とを関連づけて記憶部に記憶させる識別情報管理部と、所定のタイミングで、前記外部サービスシステムに対して、前記第二の識別情報を含む、前記外部サービスシステムが前記第一の電子データに対して処理をすることで生成された第二の電子データに関する情報を前記情報処理装置へ送信することを要求する第二の要求部と、前記第二の要求部の要求に基づいて前記外部サービスシステムから送信された前記第二の電子データと、前記第二の識別情報と、を受信する受信部と、前記受信部が受信した前記第二の電子データに関する情報を、前記情報処理装置が前記第一の電子データを管理するための第一の識別情報と関連付けて保存するデータ管理部と、を有することを特徴とする。

【発明の効果】

【0007】

本発明によれば、外部サービスシステムが処理した電子データに関する情報と、情報処理装置が電子データを管理するための識別情報とを対応付ける情報処理装置を提供できる。

【図面の簡単な説明】

【0008】

【図1】ドキュメント管理システムが行う電子データの管理方法の概略を説明する図である。

【図2】情報処理システムの一例のシステム構成図である。

【図3】コンピュータの一例のハードウェア構成図である。

【図4】ドキュメント管理システム、電子契約システム、及び、端末装置が有する機能をブロックに分けて説明する一例の機能ブロック図である。

【図5】ドキュメント情報記憶部に記憶される一例のドキュメント情報を示す図である。

【図6】メタデータ記憶部に記憶される一例のメタデータを示す図である。

【図7】ワークフロー情報記憶部に記憶される一例のワークフロー情報を示す図である。

【図8】識別子情報記憶部に記憶される一例の識別子情報を示す図である。

【図9】ドキュメント管理システムがドキュメントに識別情報を付与し管理する手順を示す一例のシーケンス図である。

【図10】ワークフロー処理の過程で生成される一例の識別子情報を示す図である。

【図11】ワークフロー処理後に生成される一例の識別子情報を示す図である。

【図12】２つのドキュメントの統合例を示す図である。

【図13】ユーザーがドキュメントを検索する手順を示す一例のシーケンス図である。

【図14】端末装置が表示するドキュメント登録画面、メタデータ設定画面の一例を示す図である。

【図15】端末装置が表示する一例の検索画面を示す図である。

【図16】端末装置が表示する一例のドキュメント一覧画面を示す図である。

【図17】端末装置が表示する一例のドキュメント表示画面を示す図である。

【図18】端末装置が表示する一例のドキュメント表示画面を示す図である。

【図19】ドキュメント管理システムが行うドキュメントの管理方法の概略を説明する図である。

【図20】情報処理システムの一例のシステム構成図である。

【図21】ドキュメント管理システム、外部サービスシステム、及び、端末装置が有する機能をブロックに分けて説明する機能ブロック図の一例である。

【図22】ドキュメント情報記憶部に記憶されるドキュメント情報の一例を示す図である。

【図23】メタデータ記憶部に記憶されるメタデータの一例を示す図である。

【図24】識別子情報記憶部に記憶される識別子情報を模式的に示す図である。

【図25】処理後ドキュメント情報記憶部に記憶される処理後ドキュメント情報を模式的に示す図である。

【図26】ドキュメント管理システムがドキュメント管理システムのドキュメントＩＤと外部サービスシステムのドキュメントＩＤを対応付けて保存する手順を説明するシーケンス図の一例である。

【図27】ドキュメント管理システムが外部サービスシステムから処理後のドキュメントに関する情報を取得する処理を説明するシーケンス図の一例である。

【図28】ユーザーによるドキュメントの検索結果をドキュメント管理システムが端末装置に提供する処理を説明するシーケンス図の一例である。

【図29】端末装置が表示するドキュメント表示画面の一例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0009】

以下、本発明を実施するための形態の一例として、情報処理システムと情報処理システムが行うデータ管理方法について図面を参照しながら説明する。

【実施例0010】

＜動作の概略＞
図１は、ドキュメント管理システム１０が行う電子データの管理方法の概略を説明する図である。ドキュメント管理システム１０は種々のドキュメントを保存したり、処理したりする。また、ドキュメント管理システム１０はドキュメントに対し一連の処理（ワークフロー）を実行したり、その際に電子契約システム３０に処理の一部を依頼したりする場合がある。電子契約システム３０は取引先との契約のやり取りや電子署名の付与を行う。このようなシステム構成において、本実施形態のドキュメント管理システム１０は、電子契約システム３０で処理する前のドキュメントと電子契約システム３０で処理した後のドキュメントを対応付けて管理する。

【0011】

(1) ユーザーが端末装置５０を操作してドキュメントの一例として契約書を作成し、ドキュメント管理システム１０（第一のシステムの一例）にアップロードする。ドキュメント管理システム１０は契約書（第一の電子データの一例）を保存し、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」（第一の識別情報の一例）を付与して管理する。

【0012】

ここで、「識別情報を付与する」とは、数字や番号等を採番することも含み、数字やアルファベット、文字や記号等を任意に組み合わせた識別情報を割り当てることである。

【0013】

(2) 予め定められているワークフロー開始の条件を満たした場合、ドキュメント管理システム１０はワークフローを実行する。ワークフローは、電子契約システム３０（第二のシステムの一例）にドキュメントを送信し、戻り値として取得した電子契約システム３０上で管理されているドキュメントＩＤ＝「Ｂ」（第二の識別情報の一例）を取得する。

【0014】

(3) ワークフローは、所定のタイミングで電子契約システム３０からドキュメントＩＤ＝「識別情報Ｂ」で特定される締結済みドキュメント（第二の電子データの一例）を取得する。ドキュメント管理システム１０は締結済みドキュメントに対しドキュメントＩＤ＝「Ｃ」（第三の識別情報の一例）を付与して管理する。したがって、ドキュメント管理システム１０はドキュメントＩＤ＝「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」によりドキュメントを紐付けておくことができる。

【0015】

以上の処理で、情報処理システム１００は、３つのドキュメントＩＤ＝「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」を対応付けて管理できる。したがって、ユーザーが例えばドキュメントを検索し、当該ドキュメントのドキュメントＩＤ＝「Ａ」を特定できれば、ドキュメント管理システム１０はドキュメントＩＤ＝「Ｃ」で特定される契約済みドキュメントも特定できる。また、情報処理システム１００は、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」で特定される契約済みドキュメントを電子契約システム３０に要求することもできる。

【0016】

＜用語について＞
電子データとは、コンピュータが扱うデータである。本実施形態では、電子データの一例としてドキュメントをあげているが、文字を含むことは必須でない。ドキュメントと称しても、コンピュータが読み取り可能なデータであればよい。また、電子データは、動画や静止画などの画像データでもよい。

【0017】

処理とは、情報処理を意味し、数字、文字、物理量などによって表された情報についてコンピュータにより計算、分類、照合、その他の処理を行うことをいう。

【0018】

ワークフローとは、予め決まっている一連の処理をシステムがデータに対し順に施すこと又は一連の処理をいう。

【0019】

紐付けとは、複数のものを関連付ける、対応付ける、又は、相互に結び付けることをいう。

【0020】

識別情報とは、様々な対象から特定の一つを識別又は特定するのに用いられる情報である。識別情報は、識別子やＩＤ（Identification）、とも呼ばれる。識別情報は、名称、符号、文字列、数値などの組み合わせでよい。

【0021】

対応付けとは、あるモノと他のモノとの間に何らかの関係を持たせることをいう。対応付けは、例えば、２つの識別情報がテーブル内の同じ行又は列に登録されることでもよいし、同じ情報がそれぞれに対応付けられることでもよい。

【0022】

＜システム構成例＞
次に、図２を参照して、情報処理システム１００のシステム構成について説明する。図２は、情報処理システム１００の一例のシステム構成図である。

【0023】

情報処理システム１００は、少なくともドキュメント管理システム１０を有している。情報処理システム１００は、更に電子契約システム３０を有していてもよい。ドキュメント管理システム１０と電子契約システム３０はネットワークを介して通信可能に接続されている。ドキュメント管理システム１０と電子契約システム３０は常に接続されていることまでは要せず、必要に応じて接続されればよい。また、ドキュメント管理システム１０は端末装置５０からの接続を受け付ける。ドキュメント管理システム１０と端末装置５０は常に接続されていることまでは要せず、必要に応じて接続されればよい。また、電子契約システム３０は端末装置５０からの接続を受け付ける。電子契約システム３０と端末装置５０は常に接続されていることまでは要せず、必要に応じて接続されればよい。

【0024】

ドキュメント管理システム１０は、一台以上の情報処理装置である。ドキュメント管理システム１０はドキュメントを管理するサービスを提供する。ドキュメント管理システム１０は、ドキュメントにメタデータを付与してメタデータを利用したドキュメントの効率的な検索を可能にしている。また、ドキュメント管理システム１０は、ドキュメントの管理を開始する前、又は、管理の開始後に、ドキュメントをワークフロー機能により処理するサービスを提供する。メタデータとはあるデータについてのデータであり、あるデータが付随して持つそのデータ自身についての付加的なデータをいう。詳細については後述する。

【0025】

ワークフロー機能では、電子契約システム３０（外部サービスシステムの一例）による処理も可能である。従来、ドキュメント管理システム１０は、他のシステムにより処理されたドキュメントＩＤを管理していなかった。本実施形態では、図１にて説明したように、情報処理システム１００が、情報処理システム１００と電子契約システム３０におけるドキュメントＩＤを対応付けて管理する。

【0026】

ドキュメント管理システム１０は、クラウドコンピューティングにより実現されてもよいし、単一の情報処理装置によって実現されてもよい。クラウドコンピューティングとは、特定ハードウェア資源が意識されずにネットワーク上のリソースが利用される形態をいう。ドキュメント管理システム１０は、インターネット上に存在しても、オンプレミスに存在してもよい。

【0027】

電子契約システム３０は一台以上の情報処理装置である。電子契約システム３０は電子契約に関する処理を行う。電子契約システム３０に決まった定義はないが、紙の契約書に印鑑を押す代わりに、インターネット上で電子データ（ＰＤＦ形式の契約書）に電子署名やタイムスタンプを付与して契約を締結できるシステムである。契約の締結だけでなく、締結した契約書を保管し、契約の検索や、他システムとの連携なども行える。電子契約システム３０上で承認や稟議ができるようにワークフロー機能を備えた場合もある。

【0028】

電子署名は、一例として以下のように作成される。ドキュメントに署名したいＡさんは、ハッシュ関数を使ってドキュメントのハッシュ値を作成し、秘密鍵を使って、ハッシュ値を暗号化する。Ａさんはドキュメントに電子署名を添付して保存する。ドキュメントが改ざんされていないか否かを知りたいＢさんはＡさんの公開鍵を使って電子署名を復号し、ドキュメントのハッシュ値を求めて両者を比較する。両者が一致すれば、ドキュメントが公開鍵に対応する秘密鍵の持ち主により作成されたこと、秘密鍵の持ち主以外に改ざんされていないことが証明される。また、Ｂさんは公開鍵が正当かどうかを証明書検証により確認する。証明書検証は、公開鍵に含まれる認証局の署名を認証局に問い合わせて検証することである。

【0029】

なお、外部サービスシステムは電子契約システム３０の他に、以下でもよい。
・タイムスタンプシステム：タイムスタンプは、電子データが「いつ」の時点で存在し、それ以降改ざんされずに証拠性を保っている事を第三者的に証明する時刻の証明情報である。電子証明が、ドキュメントが改ざんされていないことを保証するのに対し、電子データが「いつ」の時点で存在したかも保証できる。
・ノイズ除去システム：ノイズ除去システムは、ドキュメントのノイズを除去するシステム。ノイズとは、署名などの必要な情報以外の不要な情報をいう。
・電子透かしシステム：電子透かしシステムは、ドキュメントに電子透かしを付与するシステム。電子透かしとは、画像や動画、音声などのデータに、関連する情報を人には知覚できない形で埋め込む技術をいう。専用のソフトウェアなどを用いることで埋め込まれた情報を検出することができる。

【0030】

電子契約システム３０は、クラウドコンピューティングにより実現されてもよいし、単一の情報処理装置によって実現されてもよい。電子契約システム３０は、インターネット上に存在しても、オンプレミスに存在してもよい。

【0031】

端末装置５０は、ドキュメント管理システム１０や電子契約システム３０と通信する汎用的なコンピュータである。端末装置５０ではＷｅｂブラウザが動作し、ドキュメント管理システム１０又は電子契約システム３０から受信した画面情報に基づいて各種の画面を表示する。ユーザーは、ドキュメント管理システム１０に対し、ドキュメントの登録、ワークフローの実行、ドキュメントの検索等を行う。また、ユーザーは、電子契約システム３０に対し、電子署名が付されたドキュメントの検索や閲覧等を行うことができる。

【0032】

端末装置５０は、例えばＰＣ（Personal Computer）、スマートフォン、タブレット端末、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）等であるが、Ｗｅｂブラウザが動作すればよい。なお、端末装置５０ではＷｅｂブラウザに限らず、ドキュメント管理システム１０や電子契約システム３０に専用のアプリが動作してもよい。

【0033】

また、端末装置５０は複合機（又はＭＦＰ（multifunction peripheral/product/printer））や電子黒板などの電子機器でもよい。例えば、複合機がスキャンした画像データ（ドキュメント）をドキュメント管理システム１０に送信することで、複合機が端末装置５０を代替できる。この他、端末装置５０はテレビ会議端末、デジタルサイネージ、プロジェクタ等でもよい。電子黒板の場合、端末装置５０は手書きデータをドキュメント管理システム１０に送信する。テレビ会議端末の場合、端末装置５０は音声データをドキュメント管理システム１０に送信する。

【0034】

＜ハードウェア構成＞
＜＜ドキュメント管理システム、電子契約システム、端末装置＞＞
ドキュメント管理システム１０、電子契約システム３０、端末装置５０は例えば図３に示すハードウェア構成のコンピュータ５００により実現される。図３はコンピュータ５００の一例のハードウェア構成図である。図３に示されているように、コンピュータ５００は、コンピュータによって構築されており、図３に示されているように、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ－ＲＷ(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。

【0035】

これらのうち、ＣＰＵ５０１は、コンピュータ５００全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリや画像形成装置２０等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、通信ネットワークを利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン５１０は、図３に示されているＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

【0036】

また、キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。光学ドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としての光記憶媒体５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、光記憶媒体はＣＤ，ＤＶＤ、Blu－Ray（登録商標）等である。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

【0037】

＜機能について＞
次に、図４を参照して、ドキュメント管理システム１０、電子契約システム３０、及び、端末装置５０が有する機能について説明する。図４は、ドキュメント管理システム１０、電子契約システム３０、及び、端末装置５０が有する機能をブロックに分けて説明する機能ブロック図の一例である。

【0038】

＜＜ドキュメント管理システム＞＞
ドキュメント管理システム１０は、通信部１１、画面生成部１２、データ管理部１３、ワークフロー制御部１４、処理実行部１５、ＨＴＭＬ情報記憶部２１、ドキュメント情報記憶部２２、メタデータ記憶部２３、ワークフロー情報記憶部２４、及び、識別子情報記憶部２５を有する。ドキュメント管理システム１０が有するこれらの機能は、図３に示したコンピュータ５００のＣＰＵ５０１がＨＤ５０４に保存されたプログラムを実行することで実現される機能又は手段である。また、ＨＴＭＬ情報記憶部２１、ドキュメント情報記憶部２２、メタデータ記憶部２３、ワークフロー情報記憶部２４、及び、識別子情報記憶部２５は、図３に示したコンピュータ５００のＨＤ５０４やＲＡＭ５０３等に構築される。ＨＴＭＬ情報記憶部２１、ドキュメント情報記憶部２２、メタデータ記憶部２３、ワークフロー情報記憶部２４、及び、識別子情報記憶部２５は、ドキュメント管理システム１０が有する場合に限らず、ネットワーク上にあればよい。

【0039】

通信部１１は、端末装置５０又は電子契約システム３０と各種の情報を送受信する。本実施形態では、通信部１１は端末装置５０からドキュメントを受信し、各種の画面の画面情報を端末装置５０に送信する。通信部１１は、電子契約システム３０にドキュメントを送信し、電子契約システム３０が処理した後のドキュメントとそのドキュメントＩＤを受信する。

【0040】

画面生成部１２は、ＨＴＭＬ情報記憶部２１を参照して、端末装置５０が表示する各種の画面の画面情報を生成する。ＨＴＭＬ情報記憶部２１には、画面のひな形が保存されており、ひな形には各種のタグ、スクリプト言語のフォーマット、各タグの書式が予め設定されている。タグは、Ｗｅｂページに表示されるタイトル、文字、表、ラベル、ボタン等の配置を規定する。書式はＣＳＳ（Cascading Style Sheet）によりＨＴＭＬ文書の色、大きさ、又は、文字のフォント等を規定する。スクリプト言語のフォーマットは処理の内容を規定する。画面生成部１２は、このひな形を用いて後述する検索画面やドキュメント一覧画面等を表示するための画面情報を生成する。画面情報は、ＨＴＭＬ、ＸＭＬ、スクリプト言語、及びＣＳＳ等で記述されたプログラムであり、主にＨＴＭＬによりＷｅｂページの構造が規定され、スクリプト言語によりＷｅｂページの動作が規定され、ＣＳＳによりＷｅｂページのスタイルが規定される。なお、このようにＷｅｂページを動的に生成することで、サーバーとクライアントがインタラクティブに処理することを実現する仕組みをＷｅｂアプリという。Ｗｅｂアプリとは、Ｗｅｂブラウザ上で動作するプログラミング言語（例えばJavaScript（登録商標））によるプログラムとＷｅｂサーバー側のプログラムが協調することによって動作し、Ｗｅｂブラウザ上で実行されるソフトウェア又はその仕組みを言う。

【0041】

データ管理部１３は、端末装置５０から送信されたドキュメントをメタデータと対応付けて管理する。データ管理部１３は、ドキュメントの本体（ファイル）をドキュメント情報記憶部２２に保存し、メタデータをメタデータ記憶部２３に保存する。

【0042】

ワークフロー制御部１４は、ワークフローの登録を受け付けると共に、ワークフロー情報記憶部２４を参照し、開始トリガの監視、及び、処理実行部１５の生成等を制御する。ワークフロー情報については後述する。

【0043】

処理実行部１５は、ワークフローを実行するモジュールである。処理実行部１５はワークフローそのものと称してもよい。処理実行部１５は、ワークフロー制御部１４により動的に生成されるインスタンスである。処理実行部１５は、ワークフローの処理内容に応じた処理を自動的に実行する。処理実行部１５は、ドキュメントごとに個別モジュールとし独立して動作する。処理実行部１５の処理には、タスクのアサインや外部システムとのやり取りが含まれる。

【0044】

図５は、ドキュメント情報記憶部２２に記憶されるドキュメント情報の一例を示す。ドキュメント情報は、各ドキュメントそのもの又はドキュメントの保存場所を表す。

【0045】

・ドキュメントＩＤは、ドキュメントを一意に識別する識別情報である。ドキュメントＩＤは重複しなければファイル名でもよいし、ファイルパスやＵＲＬでもよい。ユーザーはドキュメントＩＤを使ってドキュメントにアクセスすることができる。このドキュメントＩＤは処理前にデータ管理部１３が付与したドキュメントＩＤ、又は、電子契約システム３０が処理した後にデータ管理部１３が付与したドキュメントＩＤである。

【0046】

・ファイルパスは、各ドキュメントそのもの又はドキュメントの保存場所を表す。

【0047】

図６は、メタデータ記憶部２３に記憶されるメタデータの一例を示す。メタデータは、各ドキュメントに付随して、ドキュメントを管理するための有用なデータである。以下、メタデータの各項目を説明する。なお、メタデータをデータのデータという場合がある。

【0048】

・ドキュメントＩＤは、ドキュメント情報記憶部２２のドキュメントＩＤと同じものであり、ドキュメントを一意に識別する識別情報である。

【0049】

・ファイル名はドキュメントのファイル名である。

【0050】

・ドキュメント種類は、ドキュメントがどのような処理に使用されるものかを示す。電子契約システム３０が処理する場合、図示するように契約関連のドキュメント種類が多くなるが、あくまで一例である。電子契約システム３０が処理したドキュメントについてはその旨が付されてよい。

【0051】

・契約開始日は、ドキュメントが契約に関するものである場合に、契約期間の開始日である。契約終了日は、同じく、契約期間の終了日である。ユーザーは契約開始日、契約終了日を変更できる。

【0052】

・紐付け情報は、ドキュメント管理システム１０に登録されたドキュメントと電子契約システム３０で処理された後のドキュメントを紐付けるための識別情報である。図６の例では、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」のドキュメントとドキュメントＩＤ＝「Ｃ」のドキュメントが共通の「１１１」という紐付け情報で紐付けられている。紐付け情報により、ドキュメント管理システム１０はドキュメント管理システム１０に登録されたドキュメントが、電子契約システム３０で処理された場合にどのドキュメントであるかを容易に特定できる。

【0053】

なお、ユーザーはドキュメントの登録時に、Ｗｅｂページにおいて、ファイル名、ドキュメント種類、契約開始日、契約終了日等を編集できる。つまり、ユーザーはメタデータを登録できる。更に、メタデータ記憶部２３にどのような属性を登録するかをユーザーが設定できる。つまり、ユーザーはメタデータの項目を登録できる。これにより、ユーザーは検索に使用するドキュメントの属性をメタデータとして登録しておくことができる。したがって、メタデータ記憶部２３の項目は図示するものに限定されない。

【0054】

また、図６では、紐付け情報によりドキュメント管理システム１０に登録されたドキュメントと電子契約システム３０で処理された後のドキュメントが紐付けられているが、テーブルに直接、ドキュメント管理システム１０に登録されたドキュメントに、電子契約システム３０で処理された後のドキュメントが対応付けられていてもよい。

【0055】

図７は、ワークフロー情報記憶部２４に記憶されるワークフロー情報の一例を示す。ワークフロー情報は、ワークフローにより処理される一連の処理の内容を定義する。以下、ワークフロー情報の各項目を説明する。

【0056】

・ワークフローＩＤはワークフローの識別情報である。一意性があればワークフローの名称が識別情報でもよい。

【0057】

・開始トリガは、ワークフロー制御部１４が処理実行部１５を生成する（すなわち、処理実行部１５がワークフローを開始する）条件である。この開始トリガを満たすイベントが発生すると、処理実行部１５が自動的にワークフローの実行を開始する。したがって、ユーザーは明示的にワークフローを指定して実行を開始する必要がない。図示する開始トリガは一例に過ぎず、開始トリガが定期実行のワークフロー、開始トリガが決まったファイル名の登録のワークフロー等があってもよい。

【0058】

・フロー１、フロー２は、処理実行部１５がワークフローの中で行う一連の処理を順番に示す。フロー１が一番目の処理であり、フロー２が二番目の処理を示す。図７では処理の数が２つだが、処理の数はいくつでもよいし、ワークフローによって異なってよい。

【0059】

例えば、ワークフローＩＤ＝１のワークフローでは、メタデータの変更を開始トリガに、Ａさんの審査処理、Ｂさんの承認処理が行われることを表している。ワークフローＩＤ＝２のワークフローでは、ドキュメントが保存されたことを開始トリガに、電子契約システム３０にドキュメントを送信し、定期的に、電子契約システム３０から締結済みファイル（処理された後のファイル）を取得する処理が行われることを表している。

【0060】

図８は、識別子情報記憶部２５に記憶される識別子情報の一例を示す。識別子情報は処理実行部１５がワークフローの実行により得た、ドキュメント管理システム１０が付与したドキュメントＩＤ（電子契約システム３０による処理前のドキュメントＩＤ）と、電子契約システム３０が付与したドキュメントＩＤを対応付けたものである。図８の識別子情報は、メタデータの紐付け情報の設定のために一時的に生成される。図８の識別子情報はワークフローが終了すると自動的に破棄される（メモリが解放される）。以下、ワークフロー情報の各項目を説明する。

【0061】

・ワークフローＩＤは、ワークフロー情報記憶部２４のものと同じである。識別子情報により、ワークフローＩＤとドキュメントが対応付けられている。

【0062】

・処理前のドキュメントＩＤは、ワークフローが開始される前のドキュメント管理システム１０におけるドキュメントＩＤである。処理前のドキュメントＩＤは、ドキュメント管理システム１０が付与する。

【0063】

・電子契約システム３０上のドキュメントＩＤは、ワークフローが電子契約システム３０にドキュメントを登録する際に、電子契約システム３０から返却される電子契約システム３０におけるドキュメントＩＤである。電子契約システム３０上のドキュメントＩＤは、電子契約システム３０が付与する。

【0064】

・処理後のドキュメントＩＤは、電子契約システム３０が処理したドキュメントをドキュメント管理システム１０が取得して付与するドキュメントＩＤである。処理後のドキュメントＩＤは、ドキュメント管理システム１０が付与する。

【0065】

このように、識別子情報により、同じドキュメントに対し３つの異なるドキュメントＩＤが付与され、互いに対応付けられている。なお、図８のドキュメントＩＤは、ドキュメントがドキュメント管理システム１０に登録された直後の状態を示すため、処理前のドキュメントＩＤ「Ａ」のみが設定されている。

【0066】

＜＜電子契約システム＞＞
図４に戻って説明する。電子契約システム３０は、通信部３１、及び、電子署名部３２を有する。電子契約システム３０が有するこれらの機能は、図３に示したコンピュータ５００のＣＰＵ５０１がＨＤ５０４に保存されたプログラムを実行することで実現される機能又は手段である。

【0067】

通信部３１は、主に端末装置５０と各種の情報を送受信する。本実施形態では、通信部３１は、ドキュメント管理システム１０からドキュメントを受信し、電子契約システム３０が処理した後のドキュメントとそのドキュメントＩＤをドキュメント管理システム１０に送信する。

【0068】

電子署名部３２は、契約に関する一連の処理や、契約が完了したことを証明する電子署名をドキュメントに付与したりする。電子署名はあくまで一例であって、電子契約システムに相当する第二のシステムは、タイムスタンプを付与したり、ドキュメントのノイズを除去したり、電子透かしを作成したりする。

【0069】

＜＜端末装置＞＞
端末装置５０は、通信部５１と、表示制御部５２と、及び、操作受付部５３を有する。これら各機能部は、端末装置５０にインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令を図３に示したＣＰＵ５０１が実行することで実現される機能又は手段である。なお、このプログラムはＷｅｂブラウザでもよいし、専用のアプリケーションでもよい。

【0070】

通信部５１（第一の通信部の一例）は、主にドキュメント管理システム１０との間で各種の情報を送受信する。本実施形態では、通信部５１は、各種の画面情報等をドキュメント管理システム１０から受信し、ドキュメントやユーザーの入力内容をドキュメント管理システム１０に送信する。

【0071】

表示制御部５２は、各種の画面の画面情報を解釈してディスプレイ５０６に表示する。操作受付部５３は、ディスプレイ５０６に表示された各種画面に対するユーザーの各種操作を受け付ける。

【0072】

＜登録の処理の手順＞
次に、図９を参照して、ドキュメント管理システム１０がドキュメントにドキュメントＩＤを付与する手順を説明する。図９は、ドキュメント管理システム１０がドキュメントに３つのドキュメントＩＤを付与し管理する手順を示すシーケンス図の一例である。

【0073】

S1：ドキュメント管理システム１０が起動したり、ワークフロー情報記憶部２４のワークフロー情報が更新されたりすると、ワークフロー制御部１４が、ワークフロー情報記憶部２４からワークフロー情報を取得する。管理者の操作でこの処理が行われてもよい。

【0074】

S2：ユーザーは端末装置５０を操作して、ドキュメントの一例である契約書を作成する。ファイルの形式は問われないが、例えばＰＤＦやＷｏｒｄ（登録商標）等、汎用的な形式でも所定のアプリケーションの形式でもよい。なお、ドキュメントの作成をドキュメント管理システム１０が支援してもよい。この場合、端末装置５０は、ドキュメント管理システム１０が提供するＷｅｂアプリを実行し、Ｗｅｂアプリの誘導にしたがって文字等を入力したり選択したりすると所望のドキュメントを作成できる。

【0075】

S3：次に、端末装置５０は、画面生成部１２が生成したドキュメント登録用のＷｅｂページを表示し、ユーザーがこのＷｅｂページから契約書を情報処理システム１００に送信する。ユーザーは契約書を情報処理システム１００に送信する操作を端末装置５０に入力する。また、ユーザーは所望のメタデータの項目を設定し、値を入力する。端末装置５０の操作受付部５３が操作を受け付けて、通信部５１が契約書とメタデータをドキュメント管理システム１０に送信する。端末装置５０がメタデータを送信することなく（又は、メタデータを送信した上で更に）、ドキュメント管理システム１０側でメタデータを抽出してもよい。

【0076】

S4：ドキュメント管理システム１０の通信部１１が契約書とメタデータを受信し、画面生成部１２はデータ管理部１３に契約書とメタデータの保存を要求する。

【0077】

S5：データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」を付与し、契約書に対応付けてドキュメント情報記憶部２２に保存する。図９では、データ管理部１３は、戻り値としてドキュメントＩＤ＝「Ａ」を取得しているが、いずれの場合でもデータ管理部１３がドキュメントＩＤ＝「Ａ」を取得できる。

【0078】

S6：データ管理部１３は、メタデータのドキュメントＩＤに「Ａ」を設定する。また、データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」に対応付けてメタデータをメタデータ記憶部２３に保存する。

【0079】

S7：データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」を指定して、ワークフロー制御部１４にドキュメント（契約書）が新たに保存されたことを通知する。ワークフローの開始トリガを満たすかどうかをワークフロー制御部１４が判断するためである。

【0080】

S8：ワークフロー制御部１４はワークフロー情報記憶部２４の開始トリガを順番に参照し、開始トリガを満たしているか否かを判断する。説明のため、開始トリガを満たしているものとして説明する。なお、ドキュメントやイベントが複数のワークフローの開始トリガを満たす場合、ワークフロー制御部１４は同時に処理実行部１５を生成してもよいし、順番に処理実行部１５を生成してもよい。以下では、ワークフローＩＤ＝２の開始トリガを満たす場合を説明する。

【0081】

S9：開始トリガを満たしている場合、ワークフロー制御部１４は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」の契約書を処理するための処理実行部１５を生成する。処理実行部１５は、識別子情報記憶部２５に、ワークフローＩＤとドキュメントＩＤ＝「Ａ」を保存する。したがって、ワークフローとドキュメントＩＤ＝「Ａ」が対応付けられる（図８参照）。

【0082】

S10：処理実行部１５は、ワークフロー情報の１つめの処理（フロー１）を実行するため、データ管理部１３に、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」の契約書の取得を要求する。

【0083】

S11：データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」の契約書をドキュメント情報記憶部２２から取得する。

【0084】

S12：データ管理部１３は、処理実行部１５に契約書そのもの又は契約書の保存場所を通知する。

【0085】

S13：処理実行部１５は、当該ワークフローに応じた処理を行うので、取得した契約書を電子契約システム３０に送信する。処理実行部１５は戻り値として、電子契約システム３０が付与し、管理に使用するドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を取得する。処理実行部１５は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」に対応付けて、識別子情報記憶部２５にドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を保存する。電子契約システム３０では、処理に時間を要するので、処理実行部１５がいったん、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を取得することで、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を指定して処理された後の契約書を電子契約システム３０から取得できる。

【0086】

図１０は、ステップS13の処理後の識別子情報を示す。なお、図１０の説明では主に図８との差異を説明する。図１０では、電子契約システム３０上のドキュメントＩＤに「Ｂ」が登録されている。このように、識別子情報記憶部２５ではドキュメント管理システム１０におけるドキュメントＩＤ＝「Ａ」と、電子契約システム３０におけるドキュメントＩＤ＝「Ｂ」とを対応付けることができる。

【0087】

S14：図９に戻って説明する。処理実行部１５はワークフロー情報の２つめの処理（フロー２）を実行するため、処理実行部１５は、定期実行のタイミングまで待機する。

【0088】

S15：定期実行のタイミングになると、処理実行部１５は、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を指定して、電子契約システム３０から処理された後の（契約の締結済み）の契約書を取得する。

【0089】

S16：処理実行部１５は、データ管理部１３に処理された後の契約書の保存を要求する。

【0090】

S17：データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「Ｃ」を付与し、処理された後の契約書に対応付けてドキュメント情報記憶部２２に保存する。図９では、データ管理部１３は、戻り値として、処理された後の契約書のドキュメントＩＤ＝「Ｃ」を取得しているが、いずれの場合でもデータ管理部１３がドキュメントＩＤ＝「Ｃ」を取得できる。

【0091】

S18：保存が終了したので、データ管理部１３は、処理実行部１５にドキュメントＩＤ＝「Ｃ」を通知する。処理実行部１５は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」「Ｂ」に対応付けて、識別子情報記憶部２５にドキュメントＩＤ＝「Ｃ」を保存する。

【0092】

図１１は、ステップS18の処理後の識別子情報を示す。なお、図１１の説明では主に図１０との差異を説明する。図１１では、処理後のドキュメントＩＤに「Ｃ」が登録されている。このように、識別子情報記憶部２５ではドキュメント管理システム１０が付与したドキュメントＩＤ＝「Ａ」（電子契約システム３０による処理前の第一の識別情報）と、電子契約システム３０が付与したドキュメントＩＤ＝「Ｂ」と、電子契約システム３０付与した処理後のドキュメントＩＤを対応付けることができる。

【0093】

S19：図１０に戻って説明する。処理実行部１５は３つのドキュメントＩＤ＝「Ａ」「Ｂ」「Ｃ」を得たので、データ管理部１３に、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」とドキュメントＩＤ＝「Ｃ」のドキュメントの紐付けを要求する。処理実行部１５は、更に、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」の紐付けを要求してもよい。

【0094】

S20：データ管理部１３は、紐付け情報を付与し、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」と「Ｃ」の紐付け情報の項目に共通の紐付け情報を設定する。こうすることで、ドキュメント管理システム１０は、電子契約システム３０で処理される前の契約書と、電子契約システム３０で処理された契約書を対応付けて保存できる。

【0095】

なお、紐付け情報で紐付けるのでなく、データ管理部１３は２つのドキュメントを統合してもよい。統合とは、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」のドキュメントとドキュメントＩＤ＝「Ｃ」のドキュメントが１つになったファイルを作成することである。

【0096】

図１２は、２つのドキュメントの統合例を示す図である。図１２では説明の便宜上、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」のドキュメントとドキュメントＩＤ＝「Ｃ」のドキュメントがそれぞれ１ページであるとする。２つのドキュメント２０１、２０２が統合され、新たなドキュメント２００が生成されている。ドキュメント２００では、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」のドキュメント２０１が１ページ目、ドキュメントＩＤ＝「Ｃ」のドキュメント２０３が２ページ目となっている。

【0097】

統合して生成されたドキュメント２００には新たにドキュメントＩＤが付与され、メタデータ記憶部２３にメタデータが保存される。この場合のメタデータは統合前のドキュメント２０１のメタデータでよい。また、電子契約システム３０による処理前と処理後のドキュメントが統合されているので、紐付け情報は不要になる。

【0098】

＜検索の処理の手順＞
次に、図１３を参照して、ユーザーがドキュメントを検索する手順を説明する。図１３は、ユーザーがドキュメントを検索する手順を示すシーケンス図の一例である。

【0099】

S31：ユーザーが端末装置５０を操作して端末装置５０を情報処理システム１００に接続させる。情報処理システム１００の画面生成部１２はユーザー操作に応じて、検索画面を生成し、通信部１１が端末装置５０に検索画面の画面情報を送信する。検索画面の一例を図１５に示す。

【0100】

S32：端末装置５０の通信部５１は検索画面の画面情報を受信し、表示制御部５２は、画面生成部１２が生成した検索画面を表示する。ユーザーは検索キーを入力して端末装置５０に検索を指示する。検索キーはメタデータ記憶部２３に記憶されているメタデータであればよい。したがって、ユーザーは予め検索に使用するメタデータを登録しておくことが有効になる。操作受付部５３が操作を受け付けて、通信部５１が検索キーを指定して検索要求をドキュメント管理システム１０に送信する。

【0101】

S33：ドキュメント管理システム１０の通信部１１は検索要求を受信し、画面生成部１２が検索要求をデータ管理部１３に渡す。

【0102】

S34,35：データ管理部１３は検索キーでメタデータ記憶部２３を検索し、検索結果を取得する。検索結果は、検索キーに適合するドキュメントのリスト（メタデータのレコードの集合）である。データ管理部１３は、検索キーに適合するドキュメントだけでなく、検索キーに適合するドキュメントに紐付け情報で紐付けられているドキュメントのリストも取得してもよい。

【0103】

S36：データ管理部１３は検索結果を画面生成部１２に渡す。

【0104】

S37：画面生成部１２は、検索結果を使用して、ドキュメント一覧画面（第一の画面情報の一例）を生成する。ドキュメント管理システム１０の通信部１１はドキュメント一覧画面の画面情報（第一の画面の第一の画面情報の一例）を端末装置５０に送信する。端末装置５０の通信部５１はドキュメント一覧画面の画面情報を受信し、表示制御部５２は、画面生成部１２が生成したドキュメント一覧画面を表示する。ドキュメント一覧画面の一例を図１６に示す。

【0105】

S38：ユーザーはドキュメント一覧画面からドキュメントを選択して端末装置５０にドキュメントの取得を指示する。操作受付部５３が操作を受け付けて、通信部５１がドキュメントＩＤを指定してドキュメント要求をドキュメント管理システム１０に送信する。

【0106】

S39：ドキュメント管理システム１０の通信部１１はドキュメント要求を受信し、画面生成部１２がドキュメント要求をデータ管理部１３に渡す。

【0107】

S40,41：データ管理部１３はドキュメントＩＤでドキュメント情報記憶部２２を検索し、ドキュメントを取得する。また、データ管理部１３は、ドキュメントＩＤで特定されたドキュメントに紐付け情報で紐付けられているドキュメントをメタデータ記憶部２３で特定し、該ドキュメント（ファイル名のみでもよい）もドキュメント情報記憶部２２から取得する。

【0108】

S42：データ管理部１３はこれらのドキュメントを画面生成部１２に渡す。

【0109】

S43：画面生成部１２は、ドキュメントＩＤで特定されたドキュメントと、該ドキュメントに紐付け情報で紐付けられているドキュメントを表示するためのドキュメント表示画面を生成する。ドキュメント管理システム１０の通信部１１はドキュメント表示画面の画面情報を端末装置５０に送信する。端末装置５０の通信部５１はドキュメント表示画面の画面情報を受信し、表示制御部５２は、画面生成部１２が生成したドキュメント表示画面を表示する。ドキュメント表示画面の一例を図１７、図１８に示す。

【0110】

＜＜画面例＞＞
図１４（ａ）は端末装置５０が表示するドキュメント登録画面２５０の一例である。ドキュメント登録画面２５０は、ファイル名欄２５１、参照ボタン２５２、及び、保存ボタン２５３を有している。ユーザーは参照ボタン２５２を押下して、ＨＤ５０４等に保存したドキュメントを選択する。選択したドキュメントのファイル名がファイル名欄２５１に表示される。ユーザーが保存ボタン２５３を押下すると、端末装置５０がファイル名欄２５１のドキュメントをドキュメント管理システム１０に送信する。

【0111】

図１４（ｂ）は端末装置５０が表示するメタデータ設定画面２６０の一例である。メタデータ設定画面２６０は、ドキュメント種類欄２６１、契約開始日欄２６２、及び、契約終了日欄２６３を有している。

【0112】

・ドキュメント種類欄２６１は、メタデータの一項目として、ドキュメント種類をユーザーが入力するための欄である。

【0113】

・契約開始日欄２６２は、メタデータの一項目として、契約開始日をユーザーが入力するための欄である。表示制御部５２がカレンダーを表示して、操作受付部５３が特定の日にちをユーザーから受け付けてよい。

【0114】

・契約終了日欄２６３は、メタデータの一項目として、契約終了日をユーザーが入力するための欄である。表示制御部５２がカレンダーを表示して、操作受付部５３が特定の日にち又は範囲をユーザーから受け付けてよい。

【0115】

ユーザーがメタデータを設定し確定ボタン２６４を押下することで、端末装置５０がメタデータをドキュメント管理システム１０に送信する。

【0116】

図１５は、端末装置５０が表示する検索画面２１０の一例を示す。検索画面２１０は、ドキュメント種類欄２１１、契約開始日欄２１２、契約終了日欄２１３、及び、検索ボタン２１４を有している。

【0117】

・ドキュメント種類欄２１１は、メタデータの項目のドキュメント種類を検索するための検索キーをユーザーが入力するための欄である。

【0118】

・契約開始日欄２１２は、メタデータの項目の契約開始日を検索するための検索キーをユーザーが入力するための欄である。表示制御部５２がカレンダーを表示して、操作受付部５３が特定の日にち又は範囲をユーザーから受け付けてよい。

【0119】

・契約終了日欄２１３は、メタデータの項目の契約終了日を検索するための検索キーをユーザーが入力するための欄である。表示制御部５２がカレンダーを表示して、操作受付部５３が特定の日にち又は範囲をユーザーから受け付けてよい。

【0120】

・検索ボタン２１４は、端末装置５０が検索要求をドキュメント管理システム１０に送信するためのボタンである。

【0121】

なお、図１５は一例に過ぎず、ファイル名の入力欄やフリーキーワードの入力欄があってもよい。ドキュメントＩＤの入力欄があってもよい。検索ボタン２１４が押下されると、ドキュメント一覧画面２２０に遷移する。

【0122】

図１６は、端末装置５０が表示するドキュメント一覧画面２２０の一例を示す図である。ドキュメント一覧画面２２０は、検索に適合したドキュメントのファイル名２２１、ドキュメント種類２２２、契約開始日２２３、及び、契約終了日２２４の各項目を有している。すなわち、ドキュメント一覧画面２２０は、メタデータ記憶部２３のメタデータの項目の少なくとも一部を、検索に適合したレコード（１行）ごとに表示する。図１６では、ドキュメント種類が全て「基本契約」となっているので、検索画面２１０でユーザーがドキュメント種類欄に「基本契約」という検索キーを入力したと考えられる。

【0123】

ユーザーは１つ以上のドキュメントを選択し、開くボタン２２５を押下する。これにより、選択されたドキュメントのファイル本体を端末装置５０が表示できる。

【0124】

図１７は、ドキュメント表示画面２３０の一例である。ドキュメント表示画面２３０は、ドキュメント情報欄２３１とプレビュー欄２３２を有している。ドキュメント情報欄２３１は、第一ドキュメント欄２３３と第二ドキュメント欄２３４を有する。第一ドキュメント欄２３３は、ユーザーがドキュメント一覧画面２２０で選択したドキュメントのファイル名を表示する。第二ドキュメント欄２３４は、第一ドキュメント欄２３３のドキュメントと紐付け情報で紐付けられているドキュメントのファイル名を表示する。

【0125】

また、プレビュー欄２３２は、ユーザーがドキュメント情報欄２３１で選択した第一ドキュメント欄２３３又は第二ドキュメント欄２３４のドキュメントのプレビューを表示する。ドキュメントが表示された直後、プレビュー欄２３２に表示されるプレビューは、例えばドキュメントの１ページ目でよい。ボタン操作でユーザーがページ送りやページ戻り可能であるとよい。

【0126】

なお、図１７では、第二ドキュメント欄２３４に１つのファイル名しか表示されていないが、第二ドキュメント欄２３４に複数のファイル名が表示される場合もある。例えば、ワークフローにおいて、電子契約システム３０とは別のシステムが同じドキュメントに対し、更に処理するような場合である。

【0127】

また、図１７では、ユーザーがドキュメント一覧画面２２０で選択したドキュメントと、該ドキュメントに紐付け情報で紐付けられているドキュメントが表示されているが、いずれか一方のみが表示されてよい。

【0128】

図１８は、ドキュメント表示画面２４０の別の表示例である。図１８のドキュメント表示画面２４０は、戻るボタン２４１、次へボタン２４２、及び、プレビュー欄２４３を有している。プレビュー欄２４３には、ユーザーがドキュメント一覧画面２２０で選択したドキュメント、及び、該ドキュメントと紐付け情報で紐付けられているドキュメントのプレビューを表示する。ユーザーは戻るボタン２４１、次へボタン２４２を押下して各ドキュメントのページを選択し、ページの端まで行くと、別のドキュメントを表示させることができる。

【0129】

＜主な効果＞
以上説明したように、本実施形態の情報処理システム１００では、ドキュメント管理システム１０が３つのドキュメントＩＤ＝「Ａ」「Ｂ」「Ｃ」を対応付けて管理できる。したがって、ユーザーが例えばドキュメントを検索し、当該ドキュメントＩＤ＝「Ａ」を特定できれば、ドキュメント管理システム１０はドキュメントＩＤ＝「Ｃ」で特定される処理された後のドキュメントも特定できる。また、情報処理システム１００は、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」で特定される契約済みドキュメントを電子契約システム３０に要求することもできる。

【実施例0130】

本実施例では、ドキュメント管理システム１０がドキュメントを管理するためのドキュメントＩＤに、外部サービスシステム６０が管理するドキュメントに関する情報を関連付けて管理する情報処理システム１００について説明する。

【0131】

＜動作の概略＞
図１９は、ドキュメント管理システム１０が行うドキュメントの管理方法の概略を説明する図である。なお、図１９の説明では主に図１との相違を説明する。本実施例のドキュメント管理システム１０は、処理前のドキュメントＩＤに、外部サービスシステムが管理するドキュメントに関する情報を関連付けて管理する。

【0132】

(1) ユーザーが端末装置５０を操作してドキュメントを作成し、ドキュメント管理システム１０にアップロードする。ドキュメント管理システム１０はドキュメント（第一の電子データの一例）を保存し、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」（第一の識別情報の一例）を付与して管理する。

【0133】

(2) ドキュメント管理システム１０は外部サービスシステム６０にドキュメントの処理を要求する。後述するようにこの処理は外部サービスシステム６０によって異なり、どのような処理であってもよい。

【0134】

(3) 外部サービスシステム６０はドキュメントの管理に使用するドキュメントＩＤ＝「Ｂ」（第二の識別情報の一例）を付与し、ドキュメント管理システム１０に送信する。

【0135】

(4) ドキュメント管理システム１０は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」，「Ｂ」を対応付けて保存する。

【0136】

以上の処理で、ドキュメント管理システム１０は、処理前のドキュメントＩＤ＝「Ａ」とドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を対応付けて管理できる。

【0137】

(5) ドキュメント管理システム１０は、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を指定して外部サービスシステム６０が処理したドキュメント（第二の電子データの一例）を要求する。ドキュメント管理システム１０は、必ずしも、外部サービスシステム６０がドキュメントの処理を終了するタイミングが分かっていないので、所定のタイミングで（例えば一定の周期で要求を行うポーリング等）外部サービスシステム６０が処理したドキュメントを要求する。その他、所定のタイミングの一例として、外部サービスシステム６０から処理が完了した時が考えられる。具体的には、ドキュメント管理システム１０が、外部サービスシステム６０から処理終了の通知をもらったり、外部サービスシステム６０がドキュメントの処理を終了するタイミングが分かったりしている場合、そのタイミングで外部サービスシステム６０が処理したドキュメントを要求する。

【0138】

(6) 外部サービスシステム６０はドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を付与したドキュメントに対し処理を行い、処理したドキュメントをドキュメントＩＤ＝「Ｂ」と対応づけて保存する。また、外部サービスシステム６０は、ドキュメント管理システム１０から要求された処理後のドキュメントに関する情報をドキュメント管理システム１０に送信する。処理後のドキュメントに関する情報は、ドキュメントそのものでもよいし、保存先（ＵＲＬやファイルパス等）でもよい。

【0139】

以上の処理で、ドキュメント管理システム１０は、処理前のドキュメントであるドキュメントＩＤ＝「Ａ」に関連付けて、処理後のドキュメントに関する情報を管理できる。したがって、ユーザーは、 ドキュメント管理システム１０を利用するだけでドキュメント管理システム１０から、外部サービスシステム６０が処理したドキュメントを取得できる。

【0140】

なお、第二の電子データに関する情報（処理後のドキュメントに関する情報）は、第二の電子データそのもの、第二の電子データの保存先、第二の電子データのファイル名などの書誌情報、及び識別情報の少なくとも１つを含む。

【0141】

管理とは、各電子データごとに、保存、処理、活用、移動、保持者の特定、又は、廃棄等を可能な状態に維持することをいう。

【0142】

＜システム構成例＞
次に、図２０を参照して、情報処理システム１００のシステム構成について説明する。図２０は、情報処理システム１００の一例のシステム構成図である。なお、図２０の説明では主に図２との相違を説明する。図２に示すように、本実施例では実施例１の電子契約システム３０が外部サービスシステム６０に置き換わっている。

【0143】

外部サービスシステム６０は一台以上の情報処理装置であり、第二のシステムの一例である。外部サービスシステム６０は、ドキュメント管理システム１０から受信したドキュメントに対して所定の処理を実行する。例えば、処理として、ＯＣＲ（Optical Character Reader）処理、ＰＤＦ変換処理、映像の加工処理等の画像処理、テキストデータの音声データへの変換や音声データの加工処理等の音声処理、ファイルの結合処理、又は、電子契約処理等があるが、これらに限定されない。

【0144】

外部サービスシステム６０は、クラウドコンピューティングにより実現されてもよいし、単一の情報処理装置によって実現されてもよい。外部サービスシステム６０は、インターネット上に存在しても、オンプレミスに存在してもよい。

【0145】

＜機能について＞
図２１は、本実施例において、ドキュメント管理システム１０、外部サービスシステム６０、及び、端末装置５０が有する機能をブロックに分けて説明する機能ブロック図の一例である。なお、図２１の説明では主に図４との相違を説明する。まず、端末装置５０の機能は図４と同様でよい。

【0146】

＜＜ドキュメント管理システム＞＞
本実施例では、ドキュメント管理システム１０がワークフローを実行することまでは要しないため、ワークフローの実行に関する機能を有さない。このため、ワークフロー制御部１４、処理実行部１５、及び、ワークフロー情報記憶部２４がない。ただし、本実施例においてワークフローが実行されても支障がない。

【0147】

一方、データ管理部１３は、ドキュメント情報記憶部２２に記憶されているドキュメント情報及びメタデータ記憶部２３に記憶されているメタデータを管理する。

【0148】

本実施例では、ドキュメント管理システム１０が、処理要求部２６、取得要求部２７、識別情報付与部２８、及び、識別情報管理部２９を有している。

【0149】

処理要求部２６（第一の要求部の一例）は、端末装置５０が送信したドキュメントの処理を外部サービスシステム６０に要求し、外部サービスシステム６０が付与し、管理に使用するドキュメントＩＤを取得する。

【0150】

識別情報付与部２８は、端末装置５０から受信したドキュメントに対してドキュメント管理システム１０がドキュメントを管理するためのドキュメントＩＤを付与し、ドキュメント情報記憶部２２に保存する。

【0151】

識別情報管理部２９は、識別情報付与部２８がドキュメントに対して付与したドキュメントＩＤと、外部サービスシステム６０がドキュメントを管理するためのドキュメントＩＤを識別子情報記憶部２５に、対応付けて保存する。

【0152】

続いて、ドキュメント情報記憶部２２、メタデータ記憶部２３、及び、識別子情報記憶部２５について説明する。

【0153】

図２２は、本実施例のドキュメント情報記憶部２２に記憶されるドキュメント情報の一例を示す。図２２の説明では主に図５との相違を説明する。図２２のドキュメントＩＤは、ドキュメント管理システム１０が付与したものと、外部サービスシステム６０が付与したものの両方が登録される。例えば、図２２のドキュメントＩＤ＝「Ｂ」は、外部サービスシステム６０が付与したものである。このドキュメントＩＤは、外部サービスシステム６０がドキュメントを処理する前に外部サービスシステム６０が付与したドキュメントＩＤである。また、本実施例ではファイルパスの項目に処理後のドキュメントそのものが保存されてよい。ただし、ファイルパスの項目に処理後のドキュメントのＵＲＬやファイルパス等の保存先が保存されてもよい。この保存先は、外部サービスシステム６０から送信される場合（ドキュメントそのものが外部サービスシステム６０から送信されない場合）と、ドキュメント管理システム１０が作成する場合がある。

【0154】

図２３は、本実施例のメタデータ記憶部２３に記憶されるメタデータの一例を示す。図２３の説明では主に図６との相違を説明する。図２３では、ドキュメントＩＤの項目に、外部サービスシステム６０が付与したドキュメントＩＤ＝「Ｂ」が登録される。こうすることで、ユーザーがドキュメントＩＤ＝「Ｂ」のドキュメントを直接、検索できる。なお、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」のファイル名は外部サービスシステム６０から送信され、ドキュメント種類は、処理前のドキュメントのドキュメント種類に決まった名称（例えば「処理済み」等）が追加して保存される。

【0155】

また、本実施例では図２３に示すように、メタデータ記憶部２３には紐付け情報の項目がない。本実施形態では、ドキュメント管理システム１０が処理後のドキュメントＩＤ＝「Ｃ」を付与せず、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」と「Ｂ」は識別子情報記憶部２５で対応付けている。

【0156】

図２４は、本実施例において識別子情報記憶部２５に記憶される識別子情報を模式的に示す図である。図２４に示すように、識別子情報記憶部２５は、ドキュメント管理システム１０がドキュメントを管理するための、処理前のドキュメントＩＤと、外部サービスシステム６０がドキュメントを管理するためのドキュメントＩＤを対応付けて記憶する。処理前のドキュメントＩＤと外部サービスシステム６０が管理するドキュメントＩＤが対応付けられるので、ドキュメント情報記憶部２２に保存される処理後のドキュメントが、処理前のドキュメントＩＤ＝「Ａ」と関連付けられる。

【0157】

なお、外部サービスシステム６０が管理するドキュメントＩＤは、外部サービスシステム６０が実際に処理する前に付与したものである場合が多いが、本実施例では便宜上、付与のタイミングにかかわらず、「処理後のドキュメントＩＤ」と称する。外部サービスシステム６０が処理前にドキュメントＩＤを付与してもよいし、処理後にドキュメントＩＤを付与してもよい。

【0158】

取得要求部２７（第二の要求部の一例）は、通信部１１を介し、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を含み、外部サービスシステム６０が処理した処理後のドキュメントに関する情報をドキュメント管理システム１０へ送信する要求を外部サービスシステムへ送信する。

【0159】

通信部１１（受信部の一例）は、外部サービスシステムから送られてくる処理後のドキュメントに関する情報と、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を受信する。

【0160】

データ管理部は、受信したドキュメントＩＤ＝「Ｂ」に基づいて、通信部１１が受信した処理後のドキュメントに関する情報を、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」と対応付けてドキュメント情報記憶部２２に保存する。

【0161】

＜＜外部サービスシステム＞＞
図２１に戻って説明する。外部サービスシステム６０は、通信部６１、処理制御部６２、処理部６３、保存制御部６４、及び、処理後ドキュメント情報記憶部６５を有している。外部サービスシステム６０が有するこれらの機能は、図３に示したコンピュータ５００のＣＰＵ５０１がＨＤ５０４に保存されたプログラムを実行することで実現される機能又は手段である。

【0162】

通信部６１は、ドキュメント管理システム１０と各種のデータの送受信を行う。本実施例では、通信部６１は、処理対象のドキュメントをドキュメント管理システム１０から受信し、外部サービスシステム６０が付与し、ドキュメントの管理に使用するドキュメントＩＤをドキュメント管理システム１０に送信する。また、通信部６１は、処理後のドキュメントに関する情報をドキュメント管理システム１０に送信する。

【0163】

処理制御部６２は、外部サービスシステム６０において予め設定されている処理を実行する。この処理はどのような処理でもよいが、上記のように、ＯＣＲ処理、ＰＤＦ変換処理、画像処理、音声処理、ファイルの結合処理、又は、電子契約処理等が挙げられる。処理制御部６２は、外部サービスシステム６０が複数の処理を実行する場合に実行する順番を制御する場合もある。また、処理制御部６２は、処理を行う対象のドキュメントに、外部サービスシステム６０におけるドキュメントＩＤを付与する。

【0164】

処理部６３は、実際に処理を行うモジュールであり、処理制御部６２が処理部６３を呼び出すことでドキュメントに対し各種の処理を実行する。処理部６３は、例えば、ＯＣＲ処理、ＰＤＦ変換処理、画像処理、音声処理、ファイルの結合処理、又は、電子契約処理等の処理ごとに用意されていてもよい。

【0165】

保存制御部６４は、処理部６３が処理を行ったドキュメントに、処理制御部６２が付与したドキュメントＩＤを対応付けて処理後ドキュメント情報記憶部６５に保存する。また、保存制御部６４は、ドキュメント管理システム１０から外部サービスシステム６０におけるドキュメントＩＤを指定して、処理済みのドキュメントの送信要求を受信すると、該ドキュメントに関する情報を、通信部６１を介してドキュメント管理システム１０に送信する。

【0166】

図２５は、処理後ドキュメント情報記憶部６５に記憶される処理後ドキュメント情報を模式的に示す。処理後ドキュメント情報は、外部サービスシステム６０が処理した後のドキュメントに関する情報である。

【0167】

・ドキュメントＩＤの項目は、外部サービスシステム６０が付与したドキュメントのドキュメントＩＤである。

【0168】

・ファイル名の項目は、処理部６３が処理したドキュメントのファイル名である。保存制御部６４は、元のファイル名に、外部サービスシステム６０におけるドキュメントＩＤを加えるなどして、ファイル名を作成する。

【0169】

・処理日の項目は、処理部６３がドキュメントを処理した日時、又は、保存制御部６４が処理後のドキュメントを保存した日時である。

【0170】

＜ドキュメント管理システムのドキュメントＩＤと外部サービスシステムのドキュメントＩＤの保存＞
次に、図２６を参照して、ドキュメントＩＤの保存手順を説明する。図２６は、ドキュメント管理システム１０がドキュメント管理システム１０のドキュメントＩＤと外部サービスシステム６０のドキュメントＩＤを対応付けて保存する手順を説明するシーケンス図の一例である。

【0171】

S51：ユーザーは端末装置５０を操作して、ドキュメントを作成する。ドキュメントは、実施例１のように契約書でもよいし、ワープロソフトやプレゼンテーションソフト等のアプリケーションが生成した単なるファイルでもよい。ドキュメントの作成をドキュメント管理システム１０が支援してもよい。この場合、端末装置５０は、ドキュメント管理システム１０が提供するＷｅｂアプリを実行し、Ｗｅｂアプリの誘導にしたがって文字等を入力したり選択したりすると所望のドキュメントを作成できる。

【0172】

次に、端末装置５０は、画面生成部１２が生成したドキュメント登録用のＷｅｂページを表示し、ユーザーがこのＷｅｂページからドキュメントをドキュメント管理システム１０に送信する。ユーザーはドキュメントをドキュメント管理システムに送信する操作を端末装置５０に入力する。また、ユーザーは所望のメタデータの項目を設定し、値を入力する。端末装置５０の操作受付部５３が操作を受け付けて、通信部５１がドキュメントとメタデータをドキュメント管理システム１０に送信する。端末装置５０がメタデータを送信することなく（又は、メタデータを送信した上で更に）、ドキュメント管理システム１０側でメタデータを抽出してもよい。

【0173】

S52：ドキュメント管理システム１０の通信部１１（第二の通信部の一例）がドキュメントとメタデータを受信し、画面生成部１２はデータ管理部１３にドキュメントとメタデータの保存を要求する。

【0174】

S52－2：データ管理部１３は識別情報付与部２８にドキュメントとメタデータの保存を要求する。

【0175】

S52－3：識別情報付与部２８は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」を付与し、ドキュメントに対応付けてドキュメント情報記憶部２２に保存する。

【0176】

S52-4、S52-5：識別情報付与部２８は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」をデータ管理部１３に返す。

【0177】

S54：データ管理部１３は、メタデータのドキュメントＩＤに「Ａ」を設定する。また、データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」に対応付けて、メタデータをメタデータ記憶部２３に保存する。

【0178】

S55：データ管理部１３は、ドキュメントの処理要求を処理要求部２６に通知する。処理要求はドキュメントやメタデータの保存より前又は並行して行われてもよい。

【0179】

S56：処理要求部２６は、通信部１１を介して、ドキュメントの処理要求を外部サービスシステム６０に送信する。外部サービスシステム６０が複数の処理を可能な場合、処理要求部２６は処理内容を指定する。処理要求部２６は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」を外部サービスシステム６０に送信しなくてもよいが、送信してもよい。送信した場合、外部サービスシステム６０も、ドキュメント管理システム１０のドキュメントＩＤと外部サービスシステム６０のドキュメントＩＤを対応付けて保存できる。

【0180】

S57：外部サービスシステム６０の通信部６１はドキュメントの処理要求を受信すると、処理制御部６２がドキュメントに対し外部サービスシステム６０におけるドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を付与する。外部サービスシステム６０の通信部６１は、外部サービスシステム６０におけるドキュメントのドキュメントＩＤ＝「Ｂ」をドキュメント管理システム１０に送信する。ドキュメント管理システム１０の処理要求部２６は、通信部１１を介して、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を受信する。

【0181】

S58：処理要求部２６は、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」をデータ管理部１３に返す。

【0182】

S59：データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」をメタデータ記憶部２３に保存する。この時点で、外部サービスシステム６０からファイル名が返ってきた場合は、データ管理部１３はファイル名もメタデータ記憶部２３に保存する。まだ、外部サービスシステム６０からファイル名が返ってこない場合、データ管理部１３は取得した時点（例えばドキュメントに関する情報を取得する際）ファイル名をメタデータ記憶部２３に保存する。また、データ管理部１３は、処理前のドキュメントに決まった名称（例えば「処理済み」等）を追加してドキュメント種類の項目に保存する。

【0183】

S60：ドキュメントＩＤ＝「Ａ」を識別子情報記憶部２５に保存するため、データ管理部１３はドキュメントＩＤ＝「Ａ」の保存を識別情報管理部２９に要求する。

【0184】

S61：ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を識別子情報記憶部２５に保存するため、処理要求部２６はドキュメントＩＤ＝「Ｂ」の保存を識別情報管理部２９に要求する。

【0185】

S62：識別情報管理部２９は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」と「Ｂ」を識別子情報記憶部２５に対応付けて保存する。

【0186】

以上で、識別子情報記憶部２５にドキュメントＩＤ＝「Ａ」と「Ｂ」が対応づけて保存された。

【0187】

なお、図２６の処理は図示する順番に行われる必要はなく、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」がメタデータ記憶部２３に保存される前に、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」と「Ｂ」が識別子情報記憶部２５に保存されてもよい。

【0188】

＜ドキュメント管理システムが外部サービスシステムから処理後のドキュメントに関する情報を取得する処理＞
続いて、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を使用して、ドキュメント管理システム１０が外部サービスシステム６０から処理後のドキュメントに関する情報を取得する処理を説明する。

【0189】

図２７は、ドキュメント管理システム１０が外部サービスシステム６０から処理後のドキュメントに関する情報を取得する処理を説明するシーケンス図である。上記の図２６のステップS57で取得したドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を用いて取得した取得要求部２７は、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を指定して外部サービスシステム６０が処理した処理後のドキュメントに関する情報を外部サービスシステム６０に要求できる。

【0190】

S71：取得要求部２７は、通信部１１を介し、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を指定して外部サービスシステム６０が処理した処理後のドキュメントに関する情報をドキュメント管理システム１０へ送信することを要求する。ここでは、取得要求部２７にとって、外部サービスシステム６０がドキュメントの処理を終了するタイミングが不明であるため、取得要求部２７が繰り返し、外部サービスシステム６０に処理後のドキュメントを要求する。

【0191】

取得要求部２７が外部サービスシステム６０に繰り返し要求するのでなく、外部サービスシステム６０が処理の完了通知を、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を指定してドキュメント管理システム１０に通知してもよい。取得要求部２７はこの完了通知に応じて、処理後のドキュメントに関する情報を外部サービスシステム６０に要求する。

【0192】

S72：外部サービスシステム６０の通信部６１が処理後のドキュメントに関する情報の要求を受信する。処理制御部６２は、外部サービスシステム６０に処理が要求された各ドキュメントについて、要求順や優先度に基づき、順番を決定している。処理制御部６２は、ドキュメント管理システム１０から処理を要求された当該ドキュメントを処理する順番になると、要求された処理を処理部６３に要求する。処理部６３はドキュメントに対し処理を実行し、保存制御部６４が、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」と対応付けて処理後ドキュメント情報記憶部６５に処理後のドキュメントを保存する。

【0193】

なお、取得要求部２７が、外部サービスシステム６０がドキュメントの処理を終了するタイミングがある程度、分かる場合、そのタイミングで処理後のドキュメントを要求してよい。例えば、図２６のステップS57で、外部サービスシステム６０が処理を終了するタイミング（何秒後等）をドキュメント管理システム１０に通知してよい。

【0194】

S73：外部サービスシステム６０の通信部６１は、処理後のドキュメントに関する情報をドキュメント管理システム１０に送信する。ドキュメント管理システム１０の取得要求部２７は、通信部１１を介して、処理後のドキュメントに関する情報を受信する。「処理後のドキュメントに関する情報」はドキュメントそのものでよい。あるいは、処理後のドキュメントに関する情報は、処理後のドキュメントのＵＲＬやファイルパス等の保存先でもよい。

【0195】

S74：取得要求部２７は、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」と共に処理後のドキュメントに関する情報をデータ管理部１３に送信する。

【0196】

S75：データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」に対応付けて、処理後のドキュメントに関する情報をドキュメント情報記憶部２２に保存する。

【0197】

＜検索の処理の手順＞
次に、図２８を参照して、本実施例において、ユーザーがドキュメントを検索する手順を説明する。図２８は、ユーザーによるドキュメントの検索結果をドキュメント管理システム１０が端末装置５０に提供する処理を説明するシーケンス図である。なお、図２８の説明では主に図１３との相違を説明する。ステップS81～S89は図１３と同様でよい。

【0198】

S90：データ管理部１３は、ユーザーが選択したドキュメントＩＤ＝「Ａ」に対応付けられている、外部サービスシステム６０におけるドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を識別子情報記憶部２５から取得する。

【0199】

まず、ドキュメント管理システム１０がドキュメント情報記憶部２２にドキュメントそのもの（ファイル自体）を保存していない場合を説明する。

【0200】

S91：データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を指定して、外部サービスシステム６０が処理したドキュメントを、取得要求部２７に要求する。

【0201】

S92：取得要求部２７は、要求に応じて、通信部１１を介して、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」が対応付けられた処理後のドキュメントを外部サービスシステム６０に要求する。

【0202】

S93：外部サービスシステム６０の通信部６１は要求を受信し、保存制御部６４がドキュメントＩＤ＝「Ｂ」が対応付けられた処理後のドキュメントを処理後ドキュメント情報記憶部６５から取得する。通信部６１は、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」のドキュメントをドキュメント管理システム１０に送信する。

【0203】

S94：ドキュメント管理システム１０の取得要求部２７は、通信部１１を介して、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」のドキュメントを受信する。取得要求部２７は、データ管理部１３にドキュメントＩＤ＝「Ｂ」のドキュメントを返す。

【0204】

なお、データ管理部１３は、ドキュメント情報記憶部２２に処理後のドキュメントのＵＲＬやファイルパス等の保存先が保存されていることを利用して、これら保存先から処理後のドキュメントを取得してもよい。

【0205】

また、ステップS91～S94では、ドキュメント管理システム１０がドキュメントそのものを外部サービスシステム６０から取得している。しかし、ドキュメント管理システム１０はドキュメントＩＤ＝「Ｂ」のドキュメントに関する情報をドキュメント情報記憶部２２から取得し、ＵＲＬなどが埋め込まれたドキュメント表示画面を端末装置５０に送信してもよい。端末装置５０は、ＵＲＬに接続してドキュメントＩＤ＝「Ｂ」のドキュメントそのものを取得できる。

【0206】

次に、ドキュメント管理システム１０がドキュメント情報記憶部２２にドキュメントそのもの（ファイル自体）を保存している場合を説明する。

【0207】

S95、S96：データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」に対応付けられているドキュメントをドキュメント情報記憶部２２から取得する。

【0208】

S97：データ管理部１３はドキュメントＩＤ＝「Ｂ」のドキュメントを画面生成部１２に渡す。

【0209】

S98：画面生成部１２は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」「Ｂ」のドキュメントのファイル名を表示し、更にドキュメントＩＤ＝「Ｂ」のドキュメントが添付されたドキュメント表示画面（第二の画面情報の一例）を生成する。なお、必ずしも、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」のドキュメントはドキュメント表示画面に添付されなくてもよい。画面生成部１２は、ドキュメントＩＤ＝「Ａ」「Ｂ」のドキュメントのファイル名を表示し、ドキュメントＩＤ＝「Ｂ」の保存先が埋め込まれたドキュメント表示画面を生成してもよい。

【0210】

ドキュメント管理システム１０の通信部１１はドキュメント表示画面の画面情報（第二の画面の第二の画面情報の一例）を端末装置５０に送信する。端末装置５０の通信部５１はドキュメント表示画面の画面情報を受信し、表示制御部５２は、画面生成部１２が生成したドキュメント表示画面を表示する。ドキュメント表示画面の一例を図２９に示す。

【0211】

＜＜画面例＞＞
本実施例において、端末装置５０が表示する画面例について説明する。まず、図１４のドキュメント登録画面２５０、メタデータ設定画面２６０、図１５の検索画面２１０、図１６のドキュメント一覧画面２２０については実施例１と同様でよい。

【0212】

図２９は、端末装置５０が表示する本実施例のドキュメント表示画面２７０の一例である。図２９の説明では、主に図１７との相違を説明する。図２９では、第二ドキュメント欄２３４に、外部サービスシステム６０が管理するドキュメントのファイル名「文書_Ａ_Ｂ」が表示される。このドキュメントは、第一ドキュメント欄２３３のドキュメントと識別子情報記憶部２５においてドキュメントＩＤが対応付けられている。このように、ユーザーは、ドキュメント管理システム１０に登録した文書を選択することで、外部サービスシステム６０が管理するドキュメントのファイル名を特定できる。

【0213】

ドキュメント表示画面２７０には、外部サービスシステム６０が管理する処理後のドキュメントが添付されているので、ユーザーは処理後のドキュメントを閲覧できる。ドキュメント表示画面２７０に処理後のドキュメントが添付されていなくても、ドキュメント表示画面２７０には少なくともＵＲＬやファイルパス等の保存先が埋め込まれているので、ユーザーは処理後のドキュメントを取得して閲覧できる。

【0214】

＜主な効果＞
本実施例のドキュメント管理システム１０は、ドキュメント管理システム１０がドキュメントを管理するためのドキュメントＩＤ＝「Ａ」と、外部サービスシステムがドキュメントを管理するためのドキュメントＩＤ＝「Ｂ」を対応付けて管理できる。ドキュメント管理システム１０は、処理前のドキュメントであるドキュメントＩＤ＝「Ａ」に関連付けて、処理後のドキュメントに関する情報を管理する。したがって、ユーザーは、ドキュメント管理システム１０を利用するだけでドキュメント管理システム１０から、外部サービスシステム６０が処理したドキュメントを取得できる。

【0215】

＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何ら限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

【0216】

例えば、本実施形態では、ワークフローの実行過程でドキュメント管理システム１０と電子契約システム３０とが連携し、２つのドキュメントＩＤが紐付けられているが、ドキュメント管理システム１０がワークフローを実行しなくてもよい。例えば、ユーザーがドキュメント管理システム１０と電子契約システム３０に対する処理を順番に指示してもよい。

【0217】

また、ドキュメント管理システム１０が送信したドキュメントが１つでも、電子契約システム３０が処理することで複数のドキュメントが生成されてよい。この場合、電子契約システム３０が生成した各ドキュメントに識別情報が付与される。

【0218】

また、ワークフローが実行される場合、ワークフローには、ドキュメントのＯＣＲ→クラウドストレージへの保存を行うもの、メールやＦＡＸの受信→クラウドストレージへの保存を行うもの等、種々のワークフローが存在する。ワークフローは、各処理をユーザーが設定することで生成できる。

【0219】

また、本実施形態では、外部サービスシステムの一例として、電子契約システム３０、タイムスタンプシステム、ノイズ除去システム、電子透かしシステムを挙げたが、この他、クラウドストレージ、ＯＣＲ、翻訳、音声認識など、種々のシステムがある。

【0220】

また、図４，図２１などの構成例は、ドキュメント管理システム１０、電子契約システム３０、及び、端末装置５０による処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。ドキュメント管理システム１０、電子契約システム３０、及び、端末装置５０の処理は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

【0221】

また、実施例に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。ある実施形態では、ドキュメント管理システム１０は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。

【0222】

更に、ドキュメント管理システム１０は、本実施形態で開示された処理ステップ、例えば図９、図１３、図２６～図２８等を様々な組み合わせで共有するように構成できる。ドキュメント管理システム１０は、１つのサーバー装置にまとめられていても良いし、複数の装置に分けられていても良い。

【0223】

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（Digital Signal Processor）、FPGA（Field Programmable Gate Array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

【0224】

本出願は、２０２１年９月２８日に日本国特許庁に出願した特願2021-158290号に基づく優先権を主張するものであり、特願2021-158290号の全内容を本出願に援用する。