特開 2023-77266 情報処理システム、情報処理装置及び情報処理方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2023077266

(43)【公開日】2023-06-05

(54)【発明の名称】情報処理システム、情報処理装置及び情報処理方法

(51)【国際特許分類】

   H04N 1/00 20060101AFI20230529BHJP

   H04N 1/21 20060101ALI20230529BHJP

【ＦＩ】

H04N1/00 127A

H04N1/00 L

H04N1/21

【審査請求】未請求

【請求項の数】12

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2021190511

(22)【出願日】2021-11-24

(71)【出願人】

【識別番号】000006747

【氏名又は名称】株式会社リコー

(74)【代理人】

【識別番号】100107766

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠重

(74)【代理人】

【識別番号】100070150

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠彦

(72)【発明者】

【氏名】相沢 彰吾

【テーマコード（参考）】

5C062

5C073

【Ｆターム（参考）】

5C062AA05

5C062AA35

5C062AB02

5C062AB11

5C062AB20

5C062AB23

5C062AB25

5C062AB38

5C062AB41

5C062AB42

5C062AB43

5C062AB44

5C062AC02

5C062AC03

5C062AC35

5C062AE01

5C062AE14

5C062AF02

5C062AF12

5C062AF14

5C062AF15

5C073AA02

5C073AB17

5C073BA06

5C073BB04

5C073CD05

5C073CE05

5C073CE10

(57)【要約】

【課題】スキャンデータの放置の可能性を低減すること。
【解決手段】原稿からスキャンされたスキャンデータを格納する格納部に対するアクセス履歴に基づいて、前記スキャンデータが利用されていないことを示す通知を行うように構成されている通知部を有することを特徴とする。
【選択図】図４

【特許請求の範囲】

【請求項1】

原稿からスキャンされたスキャンデータを格納する格納部に対するアクセス履歴に基づいて、前記スキャンデータが利用されていないことを示す通知を行うように構成されている通知部、
を有する情報処理システム。

【請求項2】

前記アクセス履歴は、前記スキャンデータにアクセスしたユーザを示す情報を含むことを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。

【請求項3】

前記アクセス履歴は、前記スキャンデータがアクセスされた回数を含むことを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。

【請求項4】

前記アクセスされた回数は、所定の期間にアクセスされた回数を示すことを特徴とする請求項３に記載の情報処理システム。

【請求項5】

前記通知部は、前記アクセス履歴に、ユーザを示す情報又はアクセスされた回数がある場合、前記通知を行わないことを特徴とする請求項２乃至４のいずれか一項に記載の情報処理システム。

【請求項6】

前記通知部は、前記格納部における前記スキャンデータの格納場所に基づいて、前記通知の通知先を決定することを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。

【請求項7】

前記通知部は、前記格納場所が、複数のユーザによって共有される場合、前記複数のユーザに対して前記通知を行うことを特徴とする請求項６に記載の情報処理システム。

【請求項8】

前記通知部は、前記複数のユーザの中で、通知対象として設定されているユーザに対して前記通知を行うことを特徴とする請求項７に記載の情報処理システム。

【請求項9】

前記アクセス履歴を外部装置から取得することを特徴とする取得部をさらに備えることを特徴とする請求項６乃至請求項８のいずれか一項に記載の情報処理システム。

【請求項10】

前記スキャンデータごとに前記通知を行ったかどうかの通知履歴を記憶するように構成されている記憶部をさらに備え、
前記通知部は、前記通知履歴に基づいて、前記通知を行っていない前記スキャンデータについて前記通知を行うことを特徴とする請求項９に記載の情報処理システム。

【請求項11】

原稿からスキャンされたスキャンデータを格納する格納部に対するアクセス履歴に基づいて、前記スキャンデータが利用されていないことを示す通知を行うように構成されている通知部、
を有する情報処理装置。

【請求項12】

原稿からスキャンされたスキャンデータを格納する格納部に対するアクセス履歴に基づいて、前記スキャンデータが利用されていないことを示す通知を行う通知手順、
をコンピュータが実行する情報処理方法。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、情報処理システム、情報処理装置及び情報処理方法に関する。

【背景技術】

【0002】

近年、画像形成装置等の機器のスキャン機能を用いて生成された画像であるスキャンデータを社内やクラウド上のファイルサーバに保存する技術が普及している。

【0003】

特許文献１には、印刷やスキャンなどのサービスで用いられるアプリケーションの開発を支援する目的で、処理フローの情報やアプリケーションの設定情報を利用して一連の処理を実行する構成が開示されている。

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

しかしながら、従来の技術では、機器のスキャン機能により生成されたスキャンデータの利用状況などを確認することが考慮されていないため、ユーザがスキャンデータの存在を忘れてしまい、スキャンデータが放置される可能性があった。

【0005】

本発明の実施形態は、上記課題に鑑み、スキャンデータの放置の可能性を低減することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0006】

上述した課題を解決するために、本発明は、原稿からスキャンされたスキャンデータを格納する格納部に対するアクセス履歴に基づいて、前記スキャンデータが利用されていないことを示す通知を行うように構成されている通知部を有することを特徴とする。

【発明の効果】

【0007】

本発明の実施形態によれば、スキャンデータの放置の可能性を低減することができる。

【図面の簡単な説明】

【0008】

【図1】本発明の実施形態に係る情報処理システムの概略図の一例を示す図である。

【図2】本発明の実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。

【図3】本発明の実施形態に係る画像形成装置のハードウェア構成の一例を示す図である。

【図4】本発明の実施形態に係る情報処理システムにおける機能ブロックの構成図の一例を示す図である。

【図5】本発明の実施形態に係るファイル情報の一例を示す図である。

【図6】本発明の実施形態に係るユーザ情報の一例を示す図である。

【図7】本発明の実施形態に係るアクセス履歴情報の一例を示す図である。

【図8】本発明の実施形態に係る情報処理システムにおけるスキャン処理のフローチャートの一例を示す図である。

【図9】本発明の実施形態に係る情報処理システムにおける通知処理のフローチャートの一例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0009】

以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る情報処理装置、情報処理システム、及び情報処理方法の実施形態を詳細に説明する。

【0010】

［第１の実施形態］
＜システム概要＞
図１は、本発明の実施形態に係る情報処理システムの概略図の一例を示す図である。情報処理システム１は、ローカルエリアネットワークなどの通信ネットワーク７に接続する利用情報保存サーバ２、利用情報収集サーバ３、通知サーバ４、スキャンデータ記憶装置６、画像形成装置９、端末装置５、および画像形成装置９を含む。

【0011】

情報処理システム１において、画像形成装置９のスキャン機能を利用するためのアプリケーションであるスキャンアプリ８を用いてスキャンされた文書や画像などのスキャンデータは、通信ネットワーク７を介して、スキャンデータ記憶装置６に保存される。利用情報保存サーバ２は、スキャンデータの電子ファイルに関する情報であるファイル情報を画像形成装置９から受信して保存する。利用情報収集サーバ３は、定期的に電子ファイルの利用状況に関する情報である利用情報をスキャンデータ記憶装置６から取得して、利用されていな電子ファイルの情報を通知サーバ４に送信する。通知サーバ４は、受信した情報に基づいて特定した通知対象のユーザに、利用されていないファイルが存在することを通知するメッセージを送信する。ユーザは、画像形成装置９や端末装置５を操作することにより、画面に表示された通知メッセージを確認することが可能である。

【0012】

なお、図１に示す情報処理システム１のシステム構成は一例である。例えば、利用情報保存サーバ２、利用情報収集サーバ３、通知サーバ４により提供される機能は、同一のサーバ装置で実現されてもよい。また、スキャンデータ記憶装置６は、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）やＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）などに格納したスキャンデータなどの電子ファイルを要求に応じて送受信することが可能な装置である。スキャンデータ記憶装置６は、インターネットなどを介して接続可能な外部サービスなどによって提供されるクラウド上に存在する装置、又はデータの格納領域であってもよい。あるいは、スキャンデータ記憶装置６は、サーバ装置などに接続されており、サーバ装置などを介してアクセスが可能な構成であってもよい。なお、スキャンデータ記憶装置６は、外部装置の一例である。また、格納されるデータは、原稿、文書、画像などをスキャンしたスキャンデータであり、電子ファイル、または単にファイルなどと呼ばれる。また、通信ネットワーク７には、例えば、移動体通信、又は無線ＬＡＮなどの無線通信による接続区間が含まれていてもよい。

【0013】

＜ハードウェア構成例（情報処理装置）＞
図２は、本発明の実施形態に係る利用情報保存サーバ２、利用情報収集サーバ３、通知サーバ４、端末装置５を構成する情報処理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。図２に示されるように、情報処理装置はコンピュータによって構築されており、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ）５０４、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ（Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ－ＲＷ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ Ｒｅｗｒｉｔａｂｌｅ）ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。

【0014】

これらのうち、ＣＰＵ５０１は、情報処理装置全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、通信ネットワーク７を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン５１０は、図２に示されているＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

【0015】

また、キーボード５１１は、文字、数値、又は各種指示などの入力に使用される複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

【0016】

＜ハードウェア構成例（画像形成装置）＞
図３は、本発明の実施形態に係る画像形成装置９のハードウェア構成の一例を示す図である。図３に示されているように、画像形成装置９（あるいは、ＭＦＰ、Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ／Ｐｒｏｄｕｃｔ／Ｐｒｉｎｔｅｒと呼ばれる）は、コントローラ９１０、近距離通信回路９２０、エンジン制御部９３０、操作パネル９４０、ネットワークＩ／Ｆ９５０を備えている。

【0017】

これらのうち、コントローラ９１０は、コンピュータの主要部であるＣＰＵ９０１、システムメモリ（ＭＥＭ－Ｐ）９０２、ノースブリッジ（ＮＢ）９０３、サウスブリッジ（ＳＢ）９０４、ＡＳＩＣ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ）９０６、ローカルメモリ（ＭＥＭ－Ｃ）９０７、ＨＤＤコントローラ９０８、及び、ＨＤ９０９を有し、ＮＢ９０３とＡＳＩＣ９０６との間をＡＧＰ（Ａｃｃｅｌｅｒａｔｅｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ Ｐｏｒｔ）バス９２１で接続した構成となっている。

【0018】

これらのうち、ＣＰＵ９０１は、画像形成装置９の全体制御を行う制御部である。ＮＢ９０３は、ＣＰＵ９０１と、ＭＥＭ－Ｐ９０２、ＳＢ９０４、及びＡＧＰバス９２１とを接続するためのブリッジであり、ＭＥＭ－Ｐ９０２に対する読み書きなどを制御するメモリコントローラと、ＰＣＩ（Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ Ｃｏｍｐｏｎｅｎｔ Ｉｎｔｅｒｃｏｎｎｅｃｔ）マスタ及びＡＧＰターゲットとを有する。

【0019】

ＭＥＭ－Ｐ９０２は、コントローラ９１０の各機能を実現させるプログラムやデータの格納用メモリであるＲＯＭ９０２ａ、プログラムやデータの展開、及びメモリ印刷時の描画用メモリなどとして用いるＲＡＭ９０２ｂとからなる。なお、ＲＡＭ９０２ｂに記憶されているプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ－ＲＯＭ、ＣＤ－Ｒ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。

【0020】

ＳＢ９０４は、ＮＢ９０３とＰＣＩデバイス、周辺デバイスとを接続するためのブリッジである。ＡＳＩＣ９０６は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのＩＣ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ）であり、ＡＧＰバス９２１、ＰＣＩバス９２２、ＨＤＤ９０８およびＭＥＭ－Ｃ９０７をそれぞれ接続するブリッジの役割を有する。このＡＳＩＣ９０６は、ＰＣＩターゲットおよびＡＧＰマスタ、ＡＳＩＣ９０６の中核をなすアービタ（ＡＲＢ）、ＭＥＭ－Ｃ９０７を制御するメモリコントローラ、ハードウェアロジックなどにより画像データの回転などを行う複数のＤＭＡＣ（Ｄｉｒｅｃｔ Ｍｅｍｏｒｙ Ａｃｃｅｓｓ Ｃｏｎｔｒｏｌｌｅｒ）、並びに、スキャナ部９３１及びプリンタ部９３２との間でＰＣＩバス９２２を介したデータ転送を行うＰＣＩユニットとからなる。なお、ＡＳＩＣ９０６には、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）のインターフェースや、ＩＥＥＥ１３９４（Ｉｎｓｔｉｔｕｔｅ ｏｆ Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌ ａｎｄ Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃｓ Ｅｎｇｉｎｅｅｒｓ １３９４）のインターフェースを接続するようにしてもよい。

【0021】

近距離通信回路９２０は、ＩＣカードなどに記憶された利用者の認証情報などを読込むためのカードリーダ９２０ａを有する。

【0022】

操作パネル９４０は、利用者による入力を受け付けるタッチパネル９４０ａとテンキー９４０ｂを有する。また、タッチパネル９４０ａは、画像形成装置９が実行するアプリケーション画面などを表示する。

【0023】

＜機能について＞
図４は、本発明の実施形態に係る情報処理システムにおける機能ブロックの構成図の一例を示す図である。サーバ装置１０は、利用情報保存サーバ２、利用情報収集サーバ３、および通知サーバ４に相当する装置であり、通知部１２、取得部１３、制御部１５、及び第１通信部１６を有する。これら各部は、サーバ装置１０を構成する情報処理装置にインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令をＣＰＵ５０１が実行することで実現される機能又は手段である。また、格納部１１および記憶部１４は、それぞれスキャンデータ記憶装置６およびサーバ装置１０が有するＨＤ５０４などの記憶装置によって実現可能である。

【0024】

格納部１１は、画像形成装置９によってスキャンされたスキャンデータの電子ファイルを記憶装置に記憶する。なお、画像形成装置９は、スキャンデータの電子ファイルを生成すると同時に、スキャンデータの電子ファイルに対して、後述の記憶部１４が記憶するファイル情報を生成する。図５は、本発明の実施形態に係るファイル情報の一例を示す図である。図５に示すファイル情報３０として、ファイルＩＤ３１、ファイル名３２、格納フォルダ３３、生成日時３４、最終更新日時３５、利用フラグ３６、および通知フラグ３７を含む。

【0025】

ファイルＩＤ３１は、電子ファイルを特定するために付与する識別子である。ＩＤは、Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎの略である。

【0026】

ファイル名３２は、スキャンデータなどに対応する電子ファイルの名称である。

【0027】

格納フォルダ３３は、電子ファイルが格納されるフォルダに関する情報である。「共有フォルダ」は、複数のユーザがアクセス可能なフォルダを示す。「個人フォルダ」は、あるユーザのみがアクセスできるフォルダであるが、管理者の権限を持つユーザもアクセスできるように設定することもある。

【0028】

生成日時３４は、電子ファイルが生成された日時である。

【0029】

最終更新日時３５は、電子ファイルが最後に更新された日時である。

【0030】

利用フラグ３６は、電子ファイルがアクセスされたか否かを示す情報である。「Ｔｒｕｅ」は、電子ファイルがアクセスされたこと、即ち、利用されたことを示し、「Ｆａｌｓｅ」は、アクセスされていないこと、即ち、利用されていないことを示す。また、「－」は、情報がまだ設定されていないことを示す。

【0031】

通知フラグ３７は、電子ファイルが利用されていないことをユーザに通知したか否かを示す情報である。「Ｔｒｕｅ」は、通知されたこと、「Ｆａｌｓｅ」は通知されていないことを示す。通知フラグ３７および通知フラグ３７を含むファイル情報３０を通知履歴とよんでもよい。

【0032】

図４に戻って説明する。

【0033】

通知部１２は、格納部１１が記憶したスキャンデータの電子ファイルが使用されていないことをユーザや管理者などに通知する。通知部１２は、通知サーバ４が有する機能であってもよい。また、通知部１２は、電子ファイルの格納場所に基づいて、通知先のユーザを決定してもよい。格納場所に関する情報は、図５に示した格納フォルダ３３に設定されている情報を参照する。例えば、格納フォルダ３３に設定されている情報が、「共有フォルダ」の場合、共有フォルダにアクセス可能である複数のユーザに通知してもよい。あるいは、複数のユーザの中で部門の上長などの最も高い権限を持つユーザなどを通知対象のユーザとして設定しておき、通知対象に設定されたユーザに通知するようにしてもよい。格納フォルダ３３に設定されている情報が、「個人フォルダ」の場合、通知部１２は、該当する個人フォルダにアクセス可能なユーザに通知する。また、通知部１２は、以下に示すユーザ情報を参照することにより、通知先のユーザを特定してもよい。図６は、本発明の実施形態に係るユーザ情報の一例を示す図である。図６に示すユーザ情報４０は、ユーザＩＤ４１、ファイルＩＤ４２、アカウント名４３、メールアドレス４４、および権限４５を含む。ユーザ情報４０は、通知サーバ４に記憶されていてもよいし、あるいは、利用情報保存サーバ２などに記憶されており、通知部１２が必要に応じて、利用情報保存サーバ２などからユーザ情報４０を取得するようにしてもよい。

【0034】

ユーザＩＤ４１は、ユーザを特定するために付与する識別子である。

【0035】

ファイルＩＤ４２は、電子ファイルを特定するために付与する識別子であり、図５で示したファイルＩＤ３１と同一の値を用いることにより、ユーザとファイルを関係づけることが可能である。

【0036】

アカウント名４３は、ユーザのアカウント名である。例えば、ユーザがシステムにログインする際の認証において、パスワードとともに用いられる。また、通知部１２が通知するメッセージを表示する画面などにアカウント名４３を表示してもよい。

【0037】

メールアドレス４４は、ユーザのメールアドレスである。通知部１２は、例えば、ユーザのメールアドレス宛に通知メッセージを含む電子メールを送信することで通知を実行してもよい。

【0038】

権限４５は、ユーザの権限に関する情報である。「一般」は一般のユーザであり、「管理者」は管理者のユーザであることを示す。通常、一般のユーザは、管理者のユーザと比較して、フォルダやファイルに対するアクセス、読取、書込み、削除などの権限、或いはプログラムやサービスを実行する権限などに制限がある。通知部１２は、例えば、ファイルＩＤ４２が「０」のファイルに関する通知の通知先のユーザを、ユーザＩＤ４１が「０」と「１」のユーザと決定してもよいし、管理者の権限を持つ「１」のユーザのみと決定してもよい。

【0039】

図４に戻って説明する。

【0040】

取得部１３は、図５に示したファイル情報３０を利用情報保存サーバ２から取得する。取得部１３は、利用情報収集サーバ３が有する機能であってもよい。また、取得部１３は、電子ファイルに対するアクセス履歴に関する情報をスキャンデータ記憶装置６から取得する。図７は、本発明の実施形態に係るアクセス履歴情報の一例を示す図である。図７に示すアクセス履歴情報４６には、ある電子ファイルにアクセスしたユーザのアカウント名（ｕｓｅｒＡ）、及びそのユーザによる全期間のアクセス回数（５回）と最近７日間のアクセス回数（１回）の情報が含まれている。取得部１３は、例えば、アクセス履歴情報４６に基づいて、全期間のアクセス回数が１回以上あれば、その電子ファイルが利用されたと決定し、０回であれば、その電子ファイルが利用されていないと決定する。

【0041】

図４に戻って説明する。

【0042】

記憶部１４は、スキャンデータの電子ファイルに関する図５に示したファイル情報３０を画像形成装置９から受信して記憶装置に記憶する。記憶部１４は、利用情報保存サーバ２が有する機能であってもよい。また、記憶部１４は、取得部１３が取得したアクセス履歴に関する情報に基づいて、図５に示した利用フラグ３６の情報を更新する。また、記憶部１４は、通知部１２が、スキャンデータの電子ファイルが使用されていないことの通知を行った際に、図５に示した通知フラグ３７の情報を更新する。

【0043】

制御部１５は、取得部１３が取得した情報などに基づいて、実行する処理を制御する。例えば、制御部１５は、取得部１３が取得したファイル情報３０の通知フラグ３７を確認し、通知が実行済みであれば、通知処理を終了させる。

【0044】

第１通信部１６は、サーバ装置１０が有する通信機能であり、通信ネットワーク７を介して情報の送受信を行う。

【0045】

クライアント装置２０は、端末装置５や画像形成装置９などのユーザがサービスを利用するために操作する装置であり、表示制御部２１、操作受付部２２、および第２通信部２３を有する。これら各部は、端末装置５を構成する情報処理装置、又は画像形成装置９にインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令をＣＰＵ５０１、又はＣＰＵ９０１が実行することで実現される機能又は手段である。

【0046】

表示制御部２１は、通知部１２から受信した通知メッセージなどをクライアント装置２０の画面に表示する。

【0047】

操作受付部２２は、クライアント装置２０のタッチパネル、キーボード、ポインティングデバイスなどを介して、ユーザによる文字入力やボタンの押下などの操作を受け付ける。

【0048】

第２通信部２３は、クライアント装置２０が有する通信機能であり、通信ネットワーク７を介して情報の送受信を行う。

【0049】

＜スキャン処理のフローチャート＞
図８は、本発明の実施形態に係る情報処理システムにおけるスキャン処理のフローチャートの一例を示す図である。以下、図８の各ステップの処理について説明する。

【0050】

ステップＳ５１：画像形成装置９は、図１に示したスキャンアプリ８を用いてスキャンした文書や画像などのスキャンデータの電子ファイルを生成する。画像形成装置９の第２通信部２３は、生成したスキャンデータの電子ファイルをスキャンデータ記憶装置６に送信する。また、画像形成装置９の第２通信部２３は、生成したスキャンデータの電子ファイルに関するファイル情報を利用情報保存サーバ２に送信する。

【0051】

ステップＳ５２：スキャンデータ記憶装置６の格納部１１は、受信したスキャンデータの電子ファイルを記憶装置に記憶する。

【0052】

ステップＳ５３：利用情報保存サーバ２の記憶部１４は、受信したスキャンデータの電子ファイルに関するファイル情報３０を記憶装置に記憶する。

【0053】

＜通知処理のフローチャート＞
図９は、本発明の実施形態に係る情報処理システムにおける通知処理のフローチャートの一例を示す図である。本フローチャートでは、情報処理システム１は、あるスキャンデータが利用されていない場合に、ユーザにその旨を通知するメッセージを送信する。以下、図９の各ステップの処理について説明する。

【0054】

ステップＳ６１：利用情報収集サーバ３の取得部１３は、該当するスキャンデータのファイル情報３０を利用情報保存サーバ２から取得する。

【0055】

ステップＳ６２：利用情報収集サーバ３の制御部１５は、取得したファイル情報３０の通知フラグ３７を確認することにより、スキャンデータが使用されていないことを通知済であるか否かを確認する。利用情報収集サーバ３の制御部１５は、通知済（通知フラグ３７が「Ｔｒｕｅ」）である場合は、本通知処理を終了し、そうでない場合（通知フラグ３７が「Ｆａｌｓｅ」）は、処理をステップＳ６３に遷移させる。

【0056】

ステップＳ６３：利用情報収集サーバ３の取得部１３は、該当するスキャンデータのアクセス履歴に関する情報をスキャンデータ記憶装置６から取得する。アクセス履歴に関する情報は、例えば、図７に示したアクセス履歴情報４６であり、取得部１３は、例えば、全期間のアクセス回数が１回以上あれば、該当するスキャンデータが利用されたと決定し、０回であれば、利用されていないと決定する。

【0057】

ステップＳ６４：利用情報収集サーバ３の制御部１５は、ステップＳ６３で取得部１３が該当するスキャンデータが利用されたと決定した場合、処理をステップＳ６９に遷移させ、そうでない場合、処理をステップＳ６５に遷移させる。

【0058】

ステップＳ６５：通知サーバ４の通知部１２は、利用情報収集サーバ３からファイル情報３０を受信する。また、通知部１２は、受信したファイル情報３０の格納フォルダ３３を確認することにより、ファイルが保存されているフォルダが個人フォルダか共有フォルダかを確認する。更に、通知部１２は、ファイルが個人フォルダに保存されている場合、処理をステップＳ６８に遷移させ、共有フォルダに保存されている場合、処理をステップＳ６６に遷移させる。

【0059】

ステップＳ６６：通知サーバ４の通知部１２は、ファイルが格納されているフォルダを共有しているユーザの情報を取得する。

【0060】

ステップＳ６７：通知サーバ４の通知部１２は、取得したユーザの中から通知を送信する通知対象のユーザを特定する。例えば、通知部１２は、通知対象として設定されている共有フォルダを管理しているユーザの中で最も権限が高いユーザ（部門長など）を通知対象のユーザに特定する。

【0061】

ステップＳ６８：通知サーバ４の通知部１２は、通知対象のユーザに通知を送信する。例えば、通知部１２は、通知対象のユーザのメールアドレスにメールアドレス宛に通知メッセージを含む電子メールを送信する。あるいは、通知部１２は、通知対象のユーザが操作するクライアント装置２０の画面に通知メッセージを表示させるようにしてもよい。

【0062】

ステップＳ６９：利用情報保存サーバ２の記憶部１４は、ステップＳ６１で利用情報収集サーバ３の取得部１３が取得したファイル情報３０を記憶していない場合、ファイル情報３０を記憶装置に記憶する。また、記憶部１４は、ステップＳ６３で取得部１３が該当するスキャンデータが利用されたと決定した場合、ファイル情報３０の利用フラグ３６が「Ｆａｌｓｅ」であるならば、「Ｔｒｕｅ」に更新する。また、記憶部１４は、ステップＳ６８で通知部１２が通知を行った場合、ファイル情報３０の通知フラグ３７を「Ｔｒｕｅ」に更新する。

【0063】

以上の処理により、情報処理システム１は、文書や画像などのスキャンデータに対するアクセス履歴を取得して、スキャンデータにアクセスが無い場合、スキャンデータが利用されていない旨の通知を所定の通知先のユーザに送信することが可能である。また、情報処理システム１は、スキャンデータの格納場所が共有フォルダの場合、共有フォルダにアクセス可能なユーザの中から通知先のユーザを決定することが可能である。また、情報処理システム１は、スキャンデータごとに通知を行ったかどうかの通知履歴を記憶し、通知履歴に基づいて、通知を行っていないスキャンデータについて通知を行うことが可能である。従い、これらの処理により、スキャンデータの放置の可能性を低減することが可能である。

【0064】

以上、本発明を実施するための幾つかの形態について説明したが、本発明はこうした実施形態に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

【0065】

例えば、図４の機能ブロックの構成図の一例は、情報処理システム１および情報処理装置よる処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。情報処理システム１および情報処理装置における処理は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

【0066】

また、上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたＡＳＩＣ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ）、ＤＳＰ（ｄｉｇｉｔａｌ ｓｉｇｎａｌ ｐｒｏｃｅｓｓｏｒ）、ＦＰＧＡ（ｆｉｅｌｄ ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ｇａｔｅ ａｒｒａｙ）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

【0067】

また、記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。ある実施形態では、情報処理システム１および情報処理装置は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。

【0068】

さらに、情報処理システム１および情報処理装置は、開示された処理ステップ、例えば図３を様々な組み合わせで共有するように構成できる。また、情報処理システム１および情報処理装置の各要素は、１つのサーバ装置にまとめられていても良いし、複数の装置に分けられていてもよい。

【0069】

また、第１通信部１６、第２通信部２３は、単に通信部と呼んでもよく、明確に区別ができるならば、第１、第２の付与順序を変更してもよい。

【符号の説明】

【0070】

１ 情報処理システム
２ 利用情報保存サーバ
３ 利用情報収集サーバ
４ 通知サーバ
５ 端末装置
６ スキャンデータ記憶装置
７ 通信ネットワーク
８ スキャンアプリ
９ 画像形成装置
１０ サーバ装置
１１ 格納部
１２ 通知部
１３ 取得部
１４ 記憶部
１５ 制御部
１６ 第１通信部
２０ クライアント装置
２１ 表示制御部
２２ 操作受付部
２３ 第２通信部

【先行技術文献】

【特許文献】

【0071】

【特許文献1】特開２０１８－１４０７９号

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】