特開 2023-97671 情報処理装置、情報処理システムおよびプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2023097671

(43)【公開日】2023-07-10

(54)【発明の名称】情報処理装置、情報処理システムおよびプログラム

(51)【国際特許分類】

   H04N 1/00 20060101AFI20230703BHJP

【ＦＩ】

H04N1/00 127A

【審査請求】未請求

【請求項の数】8

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2021213911

(22)【出願日】2021-12-28

(71)【出願人】

【識別番号】000006747

【氏名又は名称】株式会社リコー

(74)【代理人】

【識別番号】100110607

【弁理士】

【氏名又は名称】間山 進也

(72)【発明者】

【氏名】佐々木 徹

【テーマコード（参考）】

5C062

【Ｆターム（参考）】

5C062AA02

5C062AA05

5C062AA13

5C062AA35

5C062AB17

5C062AB20

5C062AB22

5C062AB23

5C062AB38

5C062AB40

5C062AB42

5C062AC22

5C062AC24

5C062AC34

5C062AF02

5C062AF03

5C062AF05

(57)【要約】

【課題】 外部アドレス帳の宛先情報が更新された場合に登録情報も更新することができる装置、システムおよびプログラムを提供すること。
【解決手段】 情報処理装置は、ジョブに対して設定する登録情報を管理する情報処理装置であり、外部アドレス帳の宛先情報を登録情報の一部として記憶する記憶手段７３と、登録情報として宛先情報とともに登録された属性情報に基づき、登録情報に含まれる宛先情報に対応する外部アドレス帳の宛先情報を検索するように要求する全アドレス帳管理手段７２と、検索された宛先情報に応じて、登録情報に含まれる宛先情報を更新する登録情報管理手段７４とを含む。
【選択図】 図４

【特許請求の範囲】

【請求項1】

ジョブに対して設定する登録情報を管理する情報処理装置であって、
外部アドレス帳の宛先情報を前記登録情報の一部として記憶する記憶手段と、
前記登録情報として前記宛先情報とともに登録された属性情報に基づき、前記登録情報に含まれる宛先情報に対応する前記外部アドレス帳の宛先情報を検索するように要求する第１の管理手段と、
検索された前記宛先情報に応じて、前記登録情報に含まれる宛先情報を更新する第２の管理手段と
を含む、情報処理装置。

【請求項2】

検索された前記宛先情報が前記登録情報に含まれる宛先情報と異なる場合に、前記登録情報の更新を確認する画面を表示させる操作手段を含み、
前記第２の管理手段は、更新を許可する旨の応答を受けて、前記登録情報に含まれる宛先情報を更新する、請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項3】

前記第２の管理手段は、前記外部アドレス帳の宛先情報が前記登録情報に含まれている場合に、前記第１の管理手段に対し、対応する前記外部アドレス帳の宛先情報の検索を指示する、請求項１または２に記載の情報処理装置。

【請求項4】

前記登録情報は、前記宛先情報の記憶場所を示す情報を含み、
前記第２の管理手段は、前記記憶場所が前記外部アドレス帳を示す場合、前記外部アドレス帳の宛先情報が前記登録情報に含まれていると判定する、請求項３に記載の情報処理装置。

【請求項5】

前記第２の管理手段は、前記登録情報以外の他の登録情報に同じ宛先情報が含まれる場合、前記登録情報に含まれる宛先情報とともに前記他の登録情報に含まれる宛先情報も更新する、請求項１～４のいずれか１項に記載の情報処理装置。

【請求項6】

前記第２の管理手段は、前記登録情報の呼び出しを受けて、前記第１の管理手段に対して検索を指示し、前記登録情報に含まれる宛先情報の更新が完了した後に、前記登録情報の呼び出し処理を実行する、請求項１～５のいずれか１項に記載の情報処理装置。

【請求項7】

請求項１～６のいずれか１項に記載の情報処理装置と、外部アドレス帳を保持するサーバとを含む、情報処理システム。

【請求項8】

ジョブに対して設定する登録情報の管理をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記コンピュータは、外部アドレス帳の宛先情報を前記登録情報の一部として記憶する記憶手段を含み、
前記登録情報として前記宛先情報とともに登録された属性情報に基づき、前記登録情報に含まれる宛先情報に対応する前記外部アドレス帳の宛先情報を検索するように要求するステップと、
検索された前記宛先情報に応じて、前記登録情報に含まれる宛先情報を更新するステップと
を実行させる、プログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、ジョブに対して設定する登録情報を管理する情報処理装置、システムおよびその管理をコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

データを送信するジョブでは、送信履歴として記憶された宛先を呼び出し、宛先を送信先として設定するか、アドレス帳の宛先を送信先として設定し、設定した送信先へデータを送信することができる。送信履歴に対応するデータを送信した後、アドレス帳の宛先が更新された場合に、送信履歴の宛先を使用してデータを送信すると、所望の送信先にデータが送信されないという問題が生じる。

【0003】

この問題に鑑み、送信履歴の宛先と、アドレス帳の更新済みの宛先とを表示させ、表示させた宛先のいずれかをユーザに選択させ、選択させた宛先を送信先として設定し、設定した送信先へデータを送信する技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。

【0004】

アドレス帳の宛先が更新されたとしても、送信履歴の宛先をアドレス帳と同じ宛先に更新することができれば、送信履歴の宛先を使用しても、所望の送信先へデータを送信することができる。

【0005】

そこで、情報管理サーバにより管理されているユーザ情報にリンクさせて管理しているユーザ情報を、当該リンクに基づいて更新する技術が知られている（例えば、特許文献２参照）。

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0006】

しかしながら、宛先情報をジョブに対して設定する登録情報の一部として登録し、登録情報を呼び出すのみで宛先情報等を設定する登録機能を有する装置では、登録情報とリンクさせて管理することが困難な外部アドレス帳の宛先情報を登録した場合、外部アドレス帳の宛先情報が更新されても、登録情報は更新されないという問題があった。

【0007】

本発明は上述した課題を解決するものであり、外部アドレス帳の宛先情報が更新された場合に登録情報も更新することができる装置、システムおよびプログラムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0008】

本発明によれば、ジョブに対して設定する登録情報を管理する情報処理装置であって、
外部アドレス帳の宛先情報を登録情報の一部として記憶する記憶手段と、
登録情報として宛先情報とともに登録された属性情報に基づき、該登録情報に含まれる宛先情報に対応する外部アドレス帳の宛先情報を検索するように要求する第１の管理手段と、
検索された宛先情報に応じて、登録情報に含まれる宛先情報を更新する第２の管理手段と
を含む、情報処理装置が提供される。

【発明の効果】

【0009】

本発明によれば、外部アドレス帳の宛先情報が更新された場合に登録情報も更新することができる。

【図面の簡単な説明】

【0010】

【図1】情報処理システムの構成例を示した図。

【図2】情報処理装置のハードウェア構成の一例を示した図。

【図3】サーバのハードウェア構成の一例を示した図。

【図4】情報処理装置およびサーバの機能構成の一例を示したブロック図。

【図5】登録情報の呼び出し処理の流れを示したフローチャート。

【図6】登録情報の一例を示した図。

【図7】情報処理装置が管理する本体アドレス帳における管理テーブルの一例を示した図。

【図8】サーバが管理する外部アドレス帳における管理テーブルの一例を示した図。

【図9】登録情報の宛先更新を確認する際に表示する画面の一例を示した図。

【図10】登録情報の宛先を更新した後に表示する画面の一例を示した図。

【発明を実施するための形態】

【0011】

以下、本発明について実施形態をもって説明するが、本発明は後述する実施形態に限定されるものではない。

【0012】

図１は、情報処理システムの構成例を示した図である。情報処理システムは、情報処理装置１０と、サーバ１１とを含む。情報処理装置１０とサーバ１１は、ネットワーク１２に接続され、ネットワーク１２を介して互いに通信を行うように構成されている。なお、ネットワーク１２には、情報処理装置１０とサーバ１１に限らず、他の機器が接続されていてもよく、ネットワーク１２に接続される他の機器は２台以上であってもよい。

【0013】

ネットワーク１２は、ＬＡＮ(Local Area Network)、ＷＡＮ(Wide Area Network)、インターネット等のいずれであってもよく、有線ネットワーク、無線ネットワークのいずれであってもよい。

【0014】

情報処理装置１０は、ジョブ実行時の設定の手間を省く機能として、宛先情報を登録情報の一部として登録し、ジョブ実行時に登録情報を呼び出し、宛先情報等を設定する登録機能を有する。ジョブは、データの送信やファックス送信等の個々の処理であってもよいし、原稿をスキャンし、スキャンしたデータを送信する等の一連の処理であってもよい。

【0015】

情報処理装置１０としては、上記の登録機能を有する装置であって、サーバ１１との間で通信を行い、１以上のジョブを実行することができれば、いかなる装置であってもよい。情報処理装置１０は、ＭＦＰ（Multi-Function Peripheral）等の画像形成装置、ＰＪ（Projector：プロジェクタ）、ＩＷＢ（Interactive White Board：相互通信が可能な電子黒板を有する白板）、ノートＰＣ、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ゲーム機、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、ウェアラブルＰＣ、デスクトップＰＣ等であってもよい。

【0016】

情報処理装置１０が、例えばＭＦＰである場合、ＭＦＰは、操作部と本体部とから構成される。上記の登録機能は、操作部が備え、本体部は、本体アドレス帳を備える。本体アドレス帳は、メールアドレス等の宛先情報を含み、操作部からの入力や、ネットワーク１２を介した他の機器からの要求により内容を更新することができる。

【0017】

操作部は、登録機能により、本体部が備える本体アドレス帳に含まれる宛先情報を取得し、登録情報の一部として保持することができる。そして、操作部は、データを送信する送信ジョブの場合、ユーザからの要求により登録情報を呼び出し、登録情報に含まれる宛先情報を使用して送信先を設定し、設定した送信先へデータを送信する。

【0018】

本体アドレス帳の宛先情報と操作部に登録される登録情報は、共通する登録ＩＤを含み、登録ＩＤにより両者が紐付けられている。したがって、本体アドレス帳の宛先情報が更新された場合でも、操作部は、登録情報に含まれる登録ＩＤに基づき、本体アドレス帳の対応する宛先情報が更新されているか否かを確認し、更新されている場合、更新された宛先情報の内容で登録情報を更新することができる。そして、操作部は、更新した登録情報を使用してジョブの各種設定項目における任意の設定値の設定を行い、ジョブを実行することができる。

【0019】

サーバ１１は、外部アドレス帳を備える。外部アドレス帳も、本体アドレス帳と同様、メールアドレス等の宛先情報を含む。このため、操作部は、外部アドレス帳の宛先情報を登録情報の一部として登録することができる。ただし、外部アドレス帳は、本体アドレス帳とは仕様が異なり、ＭＦＰ以外の機器でも利用されるため、ＭＦＰ内で共通に利用される登録ＩＤ等は設定することができない。

【0020】

サーバ１１としては、例えば登録利用者の情報を一元的に管理するＬＤＡＰ(Lightweight Directory Access Protocol)サーバを用いることができる。

【0021】

サーバ１１は、情報処理装置１０との間でネットワーク１２を介して通信し、情報処理装置１０からの要求を受けて、外部アドレス帳の宛先情報を送信する。また、サーバ１１は、情報処理装置１０からの検索要求を受けて、外部アドレス帳の中の対応する宛先情報を検索し、検索結果を情報処理装置１０へ送信する。

【0022】

情報処理装置１０は、サーバ１１から検索結果を受信し、受信した検索結果から宛先情報が更新されているか否かを確認し、更新されている場合、ユーザに確認した後、受信した宛先情報の内容で登録情報を更新する。

【0023】

図２は、情報処理装置１０の一例としてのＭＦＰのハードウェア構成について説明する。ＭＦＰは、コントローラ２０、近距離通信回路２１、エンジン制御部２２、操作パネル２３、ネットワークＩ／Ｆ２４を備えている。

【0024】

コントローラ２０は、コンピュータの主要部であるＣＰＵ３０と、システムメモリ(MEM-P)３１と、ノースブリッジ(NB)３２と、サウスブリッジ(SB)３３と、ＡＳＩＣ(Application Specific Integrated Circuit)３４と、ローカルメモリ(MEM-C)３５と、ＨＤＤコントローラ３６と、ＨＤ３７とを含む。ＮＢ３２とＡＳＩＣ３４との間は、ＡＧＰ(Accelerated Graphics Port)バス３８により接続されている。

【0025】

ＣＰＵ３０は、ＭＦＰの全体制御を行う制御部である。ＮＢ３２は、ＣＰＵ３０と、ＭＥＭ－Ｐ３１、ＳＢ３３およびＡＧＰバス３８とを接続するためのブリッジであり、ＭＥＭ－Ｐ３１に対する読み書き等を制御するメモリコントローラと、ＰＣＩ(Peripheral Component Interconnect)マスタおよびＡＧＰターゲットとを有する。

【0026】

ＭＥＭ－Ｐ３１は、コントローラ２０の各機能を実現させるためのプログラムやデータの格納用メモリであるＲＯＭ３１ａと、プログラムやデータの展開、およびメモリ印刷時の描画用メモリ等として用いるＲＡＭ３１ｂとを含む。なお、ＲＡＭ３１ｂに記憶されているプログラムは、インストール可能な形式または実行可能な形式のファイルでＣＤ－ＲＯＭ、ＣＤ－Ｒ、ＤＶＤ等のコンピュータにより読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。

【0027】

ＳＢ３３は、ＮＢ３２とＰＣＩデバイス、周辺デバイスと接続するためのブリッジである。ＡＳＩＣ３４は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのＩＣであり、ＡＧＰバス３８、ＰＣＩバス３９、ＨＤＤコントローラ３６およびＭＥＭ－Ｃ３５をそれぞれ接続するブリッジの役割を有する。ＡＳＩＣ３４は、ＰＣＩターゲットおよびＡＧＰマスタ、ＡＳＩＣ３４の中核をなすアービタ(ARB)、ＭＥＭ－Ｃ３５を制御するメモリコントローラ、ハードウェアロジック等により画像データの回転等を行う複数のＤＭＡＣ(Direct Memory Access Controller)を含む。また、ＡＳＩＣ３４は、スキャナ部４０およびプリンタ部４１との間でＰＣＩバス３９を介したデータ転送を行うＰＣＩユニットを含む。なお、ＡＳＩＣ３４には、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)のインターフェースや、ＩＥＥＥ１３９４(Institute of Electrical and Electronics Engineers 1394)のインターフェースを接続するように構成されていてもよい。

【0028】

ＭＥＭ－Ｃ３５は、コピー用画像バッファおよび符号バッファとして用いるローカルメモリである。ＨＤ３７は、画像データの蓄積、印刷時に用いるフォントデータの蓄積、フォームの蓄積、本体アドレス帳の記憶を行うためのストレージである。ＨＤ３７は、ＣＰＵ３０の制御に従ってＨＤ３７に対するデータの読み出し、または書き込みを制御する。ＡＧＰバス３８は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックアクセラレータカード用のバスインタフェースであり、ＭＥＭ－Ｐ３１に高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックアクセラレータカードを高速にすることができる。

【0029】

近距離通信回路２１は、ＮＦＣ(Near Field Communication)、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等を使用した通信回路である。

【0030】

エンジン制御部２２は、スキャナ部４０およびプリンタ部４１により構成される。操作パネル２３は、現在の設定値や選択画面等を表示させ、ユーザからの入力を受け付けるタッチパネル等のパネル表示部２３ａと、テンキーやスタートキー等からなる操作パネル部２３ｂとを備えている。

【0031】

コントローラ２０は、例えば描画、通信、操作パネル２３からの入力等を制御する。スキャナ部４０またはプリンタ部４１は、誤差拡散やガンマ変換等の画像処理部分が含まれている。

【0032】

なお、ＭＦＰは、操作パネル２３のアプリケーション切り替えキーにより、ドキュメントボックス機能、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能を順次切り替えて選択することができる。各機能の選択時、各モードとなる。

【0033】

ネットワークＩ／Ｆ２４は、ネットワーク１２と接続し、ネットワーク１２上の機器（例えば、情報処理装置１０）とデータ通信を行うためのインターフェースである。近距離通信回路２１やネットワークＩ／Ｆ２４は、ＰＣＩバス３９を介してＡＳＩＣ３４に電気的に接続されている。

【0034】

図３は、サーバ１１のハードウェア構成の一例を示した図である。サーバ１１は、コンピュータにより構築され、ＣＰＵ５０、ＲＯＭ５１、ＲＡＭ５２、ＨＤ５３、ＨＤＤコントローラ５４、ディスプレイ５５、外部機器接続Ｉ／Ｆ５６、ネットワークＩ／Ｆ５７、バスライン５８、キーボード５９、ポインティングデバイス６０、ＤＶＤ－ＲＷ(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ６１、メディアＩ／Ｆ６２を備える。

【0035】

ＣＰＵ５０は、サーバ１１全体の動作を制御する。ＲＯＭ５１は、ＩＰＬ(Initial Program Loader)等のＣＰＵ５０の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５２は、ＣＰＵ５０に対して作業領域を提供する。ＨＤ５３は、プログラム等の各種データを記憶し、各種データには、外部アドレス帳が含まれる。ＨＤＤコントローラ５４は、ＣＰＵ５０の制御に従ってＨＤ５３に対する各種データの読み出し、または書き込みを制御する。

【0036】

ディスプレイ５５は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字または画像等の各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５６は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５７は、ネットワーク１２を利用してデータ通信を行うためのインターフェースである。バスライン５８は、ＣＰＵ５０等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバスである。

【0037】

キーボード５９は、文字、数値、各種指示等の入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス６０は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動等を行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ６１は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ６３に対する各種データの読み出し、または書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ６２は、フラッシュメモリ等の記録メディア６４に対するデータの読み出し、または書き込みを制御する。

【0038】

図４は、情報処理装置１０およびサーバ１１の機能構成の一例を示したブロック図である。情報処理装置１０が備える各機能は、ＣＰＵ３０等の処理回路により実現することが可能である。処理回路は、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアにより各機能を実行するようにプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するように設計されたＡＳＩＣ、ＤＳＰ(Digital Signal Processor)、ＦＰＧＡ(Field Programmable Gate Array)や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。サーバ１１が備える各機能も、情報処理装置１０と同様、ＣＰＵ５０等の処理回路により実現することが可能であり、処理回路は、ＡＳＩＣ等を含むものである。

【0039】

情報処理装置１０は、通信手段７０と、本体アドレス帳管理手段７１と、全アドレス帳管理手段７２と、記憶手段７３と、登録情報管理手段７４と、操作手段７５とを備える。通信手段７０は、ネットワーク１２を介してサーバ１１等の外部機器との間でデータを送受信する。本体アドレス帳管理手段７１は、情報処理装置１０が保持する本体アドレス帳を管理する。全アドレス帳管理手段７２は、本体アドレス帳と、サーバ１１が保持する外部アドレス帳の情報を管理し、各アドレス帳へのアクセスを制御する。

【0040】

記憶手段７３は、機器情報、登録情報、ジョブ実行のためのデータ等を記憶する。登録情報管理手段７４は、宛先情報およびジョブの設定値の登録、呼び出し、更新等を実行する。操作手段７５は、ユーザの情報処理装置１０に対する入力を受け付け、情報処理装置１０の処理状態の表示を制御する。

【0041】

サーバ１１は、通信手段８０と、外部アドレス帳管理手段８１と、記憶手段８２とを備える。通信手段８０は、ネットワーク１２を介して情報処理装置１０等との間でデータを送受信する。外部アドレス帳管理手段８１は、サーバ１１が保持する外部アドレス帳を管理し、情報処理装置１０からの検索要求を受けて、外部アドレス帳の中の対応する宛先情報を検索する。記憶手段８２は、外部アドレス帳の情報を記憶する。

【0042】

図５は、登録情報の呼び出し処理の流れを示したフローチャートである。ユーザは、操作手段７５に対し、所定のジョブを実行するために登録情報を要求する。この要求を受けて、ステップ１００から処理を開始する。ステップ１０１では、登録情報管理手段７４が、記憶手段７３から要求された登録情報を取得する。ステップ１０２では、登録情報管理手段７４が、取得した登録情報に含まれる宛先情報を確認し、外部アドレス帳の宛先情報が含まれているか否かを判定する。登録情報は、１以上の宛先情報を含むため、１以上の宛先情報の中に、外部アドレス帳の宛先情報が含まれているか否かを判定する。含まれていない場合、ステップ１０３へ進み、含まれている場合、ステップ１０９へ進む。

【0043】

ステップ１０３では、登録情報管理手段７４が、全アドレス帳管理手段７２に対し、登録情報に宛先情報とともに登録された属性情報をキーとして指定し、登録情報に含まれる宛先情報に対応する外部アドレス帳の宛先情報を検索するように指示する。これを受けて、全アドレス帳管理手段７２は、通信手段７０を介してサーバ１１へ、指定されたキーを基に、登録情報に含まれる宛先情報に対応する外部アドレス帳の宛先情報を検索するように要求する。

【0044】

サーバ１１の通信手段８０は、情報処理装置１０から検索要求を受信し、外部アドレス帳管理手段８１が、記憶手段８２に記憶された外部アドレス帳を参照し、指定されたキーに基づき、検索要求で要求された宛先情報の検索を実行する。外部アドレス帳管理手段８１は、通信手段８０を介して検索結果を情報処理装置１０へ送信する。

【0045】

ステップ１０４で、全アドレス帳管理手段７２が、通信手段７０を介して検索結果を受信する。そして、全アドレス帳管理手段７２は、登録情報管理手段７４へ検索結果を送信する。

【0046】

ステップ１０５で、登録情報管理手段７４は、検索結果として得られた宛先情報と登録情報に含まれる宛先情報が一致しているか否かを判定する。一致していないと判定した場合、ステップ１０６へ進み、一致していると判定した場合、ステップ１０９へ進む。

【0047】

ステップ１０６では、登録情報管理手段７４は、操作手段７５に対し、登録情報に含まれる宛先情報を、検索結果に含まれる宛先情報に更新してよいかを確認するための画面の表示を要求する。操作手段７５は、画面の表示要求を受けて、その画面を表示する。

【0048】

ここで、ユーザに対して宛先情報の更新を確認する理由は、検索結果として得られた宛先情報により特定される相手先が、間違ってしないかどうかを確認するためである。これにより、ユーザは、担当者が変わったこと等を確認する機会を得ることができ、正しい相手先へデータの送信等を行うことができる。

【0049】

ステップ１０７では、操作手段７５がユーザからの指示を受け付け、登録情報管理手段７４は、操作手段７５が受け付けた指示に基づき、宛先情報を更新するか否かを判定する。更新すると判定した場合、ステップ１０８へ進み、登録情報管理手段７４は、登録情報に含まれる宛先情報を、検索結果に含まれる宛先情報に更新する。そして、登録情報管理手段７４は、操作手段７５に対し、更新結果を表示するように指示する。操作手段７５は、登録情報管理手段７４からの指示を受けて、更新結果を画面に表示する。

【0050】

ステップ１０７で更新しないと判定した場合、ステップ１０９へ進む。ステップ１０９では、登録情報管理手段７４が、登録情報の呼び出し処理を実施し、ステップ１１０で処理を終了する。

【0051】

ステップ１０８では、ユーザが要求した登録情報のみを更新している。なお、ジョブは、バッファ等に蓄積され、待機中のものも存在する。待機中のジョブに対しては、他の登録情報が使用される場合がある。ユーザＡのジョブは、登録情報１を使用するが、待機中ジョブの中には、登録情報１とは別の登録情報２を使用するユーザＢのジョブが存在する場合があるからである。他の登録情報の中には、更新対象の登録情報に含まれる宛先情報（旧宛先情報）と同じ宛先情報が含まれる場合があり、そのままジョブを実行すると、旧宛先情報が呼び出されて設定されるため、所望の送信先へ送信されないことになる。

【0052】

そこで、更新対象の登録情報だけではなく、待機中のジョブに対して設定する他の登録情報に対しても、同じ宛先情報を含む場合、一括して更新するように構成することができる。この場合、待機中のジョブに対してユーザが要求した他の登録情報に含まれる宛先情報を確認し、更新対象の登録情報と同じ宛先情報を含む他の登録情報を検出し、更新対象の登録情報と検出した他の登録情報とを合わせて更新することができる。

【0053】

図６は、登録情報の一例を示した図である。登録情報は、管理テーブルとして記憶手段７３に記憶される。登録情報は、ユーザ情報と、ジョブ情報とを含み、名称、管理番号が関連付けられる。管理番号は、登録される項目（管理テーブルの各行）を一意に特定するための識別情報である。名称は、呼び出しの際にどの項目を呼び出すかを識別するためのタイトル情報である。

【0054】

ユーザ情報は、宛先、保管場所、名前、住所、電話番号、会社名等である。宛先は、本体アドレス帳の宛先情報を登録する場合、登録ＩＤが登録され、外部アドレス帳の宛先情報を登録する場合、登録ＩＤではなく、メールアドレス等が登録される。保管場所は、本体アドレス帳の場合、本体が登録され、外部アドレス帳の場合、外部が登録される。名前、住所、電話番号、会社名等は、宛先情報を検索するためのキーとなる属性情報である。

【0055】

ジョブ情報は、原稿を読み取り、送信先へ送信するジョブの場合、原稿を読み取る際の白黒／カラー情報、解像度情報、濃度情報等である。濃度情報は、例えば－７～７の範囲で指定される。

【0056】

図７は、本体アドレス帳管理手段７１により管理される本体アドレス帳の一例を示した図である。本体アドレス帳も、管理テーブルで管理される。本体アドレス帳は、管理番号、名前、読み仮名、住所、電話番号、会社名、メールアドレス、ファックス番号等を含む。管理番号は、本体アドレス帳に登録されている項目（管理テーブルの各行）を一意に特定するための識別情報である。名前、読み仮名、住所、電話番号、会社名、メールアドレス、ファックス番号は、各管理番号に対応したユーザ情報であるが、一例を示しており、これらの全ての情報を保持している必要はない。例えば、ファックス番号がなくてもよい。

【0057】

図８は、サーバ１１が保持する外部アドレス帳の一例を示した図である。外部アドレス帳も、管理テーブルで管理される。外部アドレス帳も、管理番号、名前、読み仮名、住所、電話番号、会社名、メールアドレス、ファックス番号等を含む。管理番号等については、本体アドレス帳と同様であるため、ここでは説明を省略する。なお、管理番号は、本体アドレス帳とは別に付与される番号であり、管理番号に対応するユーザ情報は、本体アドレス帳の同じ管理番号に対応するユーザ情報と必ずしも一致している必要はない。

【0058】

登録情報管理手段７４は、図６に示すような登録情報を参照し、例えば管理情報ＩＤ２の登録情報が要求された場合、名称「ＢＢ商事様」、宛先「[e-mail]」、保管場所「外部」等を取得する。そして、登録情報管理手段７４は、取得した登録情報に含まれる宛先情報の中の保管場所を確認し、「外部」が含まれている場合、外部アドレス帳の宛先情報を含むことから、サーバ１１に対し、要求された登録情報に含まれる宛先情報に対応した外部アドレス帳の宛先情報の検索を要求する。

【0059】

検索の要求には、管理情報ＩＤ２に対応する宛先、保管場所以外の情報、すなわち名前、住所、電話番号、会社名等の属性情報がキーとして指定され、指定されたキーが含まれる。

【0060】

したがって、サーバ１１では、外部アドレス帳管理手段８１が、指定されたキー、すなわち名前、住所、電話番号、会社名等の属性情報に基づき、属性情報が一致するメールアドレス等の宛先情報を検索する。属性情報の全て、すなわち名前、住所、電話番号、会社名が一致する宛先情報を検索してもよいし、属性情報の一部、例えば名前、会社名が一致する宛先情報を検索してもよい。なお、属性情報の一部は、名前、会社名に限定されるものではなく、他の組み合わせであってもよい。どの情報を属性情報とするかは、任意に設定することができる。

【0061】

登録情報管理手段７４は、サーバ１１から受信した検索結果の宛先情報を確認する。登録情報管理手段７４は、登録情報に含まれる宛先情報と一致していない場合、更新が必要であるとして、ユーザに対して、現在登録されている宛先情報を旧宛先情報とし、更新した後の宛先情報を新宛先情報として更新するか否かを確認する画面を表示するように、操作手段７５に対して指示する。操作手段７５は、確認画面を表示し、ユーザからの応答を受け付ける。操作手段７５が、更新する旨の応答を受け付けた場合、登録情報管理手段７４へ更新許可を通知する。登録情報管理手段７４は、更新許可の通知を受けて、記憶手段７３に記憶された登録情報の管理情報ＩＤ２に対応する宛先情報を、検索結果の宛先情報に更新する。

【0062】

この処理において操作パネル２３に表示される画面の一例を、図９および図１０に示す。図９は、登録情報に含まれる宛先の更新を確認する画面の一例を示した図である。呼び出した登録情報に登録されている宛先が、外部アドレス帳において更新されている旨を表示し、最新の宛先に更新するか否かを問い合わせる内容となっている。画面には、登録情報を識別する管理番号、旧宛先、新宛先に加え、更新する場合に押下するＹＥＳボタン９０と、更新しない場合に押下するＮＯボタン９１が表示されている。ユーザは、新宛先に更新してよいと判断した場合、ＹＥＳボタン９０を押下することができる。

【0063】

図１０は、登録情報の宛先を更新した後に表示される画面の一例を示した図である。図１０に示す画面は、図９に示す画面においてＹＥＳボタン９０が押下された後に表示される画面である。画面には、更新結果として、宛先を更新した旨、管理番号、旧宛先、新宛先が表示される。これにより、管理番号に対応する旧宛先が新宛先に更新されたことが確認できる。

【0064】

以上に説明してきたように、本発明の情報処理装置、当該情報処理装置を含む情報処理システム、当該情報処理装置により実行されるプログラムを提供することで、外部アドレス帳の宛先が更新された場合に登録情報も更新することが可能となる。このように登録情報を更新することができるので、所望の送信先へデータを送信することができる。

【0065】

これまで本発明の一実施形態について説明してきたが、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、本実施形態の構成要素を変更若しくは削除し、または本実施形態の構成要素を他の構成要素を追加するなど、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。

【符号の説明】

【0066】

１０…情報処理装置
１１…サーバ
１２…ネットワーク
１３…プロジェクタ
２０…コントローラ
２１…近距離通信回路
２２…エンジン制御部
２３…操作パネル
２３ａ…パネル表示部
２３ｂ…操作パネル部
２４…ネットワークＩ／Ｆ
３０…ＣＰＵ
３１…ＭＥＭ－Ｐ
３１ａ…ＲＯＭ
３１ｂ…ＲＡＭ
３２…ＮＢ
３３…ＳＢ
３４…ＡＳＩＣ
３５…ＭＥＭ－Ｃ
３６…ＨＤＤコントローラ
３７…ＨＤ
３８…ＡＧＰバス
３９…ＰＣＩバス
４０…スキャナ部
４１…プリンタ部
５０…ＣＰＵ
５１…ＲＯＭ
５２…ＲＡＭ
５３…ＨＤ
５４…ＨＤＤコントローラ
５５…ディスプレイ
５６…外部機器接続Ｉ／Ｆ
５７…ネットワークＩ／Ｆ
５８…バスライン
５９…キーボード
６０…ポインティングデバイス
６１…ＤＶＤ－ＲＷドライブ
６２…メディアＩ／Ｆ
６３…ＤＶＤ－ＲＷ
６４…記録メディア
７０…通信手段
７１…本体アドレス帳管理手段
７２…全アドレス帳管理手段
７３…記憶手段
７４…登録情報管理手段
７５…操作手段
８０…通信手段
８１…外部アドレス帳管理手段
８２…記憶手段
９０…ＹＥＳボタン
９１…ＮＯボタン

【先行技術文献】

【特許文献】

【0067】

【特許文献1】特許第６０６６６４１号公報

【特許文献2】特開２００４－３６２５５０号公報

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】