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特開2024-39141文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法及びプログラム
(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】公開特許公報(A)
(11)【公開番号】P2024039141
(43)【公開日】2024-03-22
(54)【発明の名称】文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法及びプログラム
(51)【国際特許分類】
G06Q 10/10 20230101AFI20240314BHJP
G06F 16/93 20190101ALI20240314BHJP
【ＦＩ】
G06Q10/10
G06F16/93
【審査請求】未請求
【請求項の数】16
【出願形態】ＯＬ
(21)【出願番号】P 2022143475
(22)【出願日】2022-09-09
(71)【出願人】
【識別番号】000006747
【氏名又は名称】株式会社リコー
(74)【代理人】
【識別番号】110000442
【氏名又は名称】弁理士法人武和国際特許事務所
(72)【発明者】
【氏名】中村 裕
【テーマコード（参考）】
5B175
5L049
【Ｆターム（参考）】
5B175CA08
5B175CA09
5L049AA20
(57)【要約】 （修正有）
【課題】文書の経時的な状態変化に応じた管理が可能になる文書管理システム、文書管理方法及びプログラムを提供する。
【解決手段】情報処理システム１において、文書管理装置５は、利用者端末４が送信した投稿文書を取得し、取得した投稿文書の審査承認状態の変化、文書の業務完了状態の変化、文書の提出状態の変化を含む時間経過に伴う状態変化に基づいて、投稿文書の圧縮又は削除を実行する。また、文書管理装置５は、文書を作成する利用者が所属するテナント毎に与えられたストレージの利用量がストレージの最大容量に対して所定の割合以上となった場合に、文書の圧縮又は削除を実行する。
【選択図】図１
【解決手段】情報処理システム１において、文書管理装置５は、利用者端末４が送信した投稿文書を取得し、取得した投稿文書の審査承認状態の変化、文書の業務完了状態の変化、文書の提出状態の変化を含む時間経過に伴う状態変化に基づいて、投稿文書の圧縮又は削除を実行する。また、文書管理装置５は、文書を作成する利用者が所属するテナント毎に与えられたストレージの利用量がストレージの最大容量に対して所定の割合以上となった場合に、文書の圧縮又は削除を実行する。
【選択図】図１
【特許請求の範囲】
【請求項1】
文書を管理する文書管理装置と、前記文書管理装置と通信可能な利用者端末と、を有する文書管理システムであって、
前記利用者端末は、
前記利用者端末で編集された文書を前記文書管理装置に対して送信する送信手段、
を有し、
前記文書管理装置は、
前記利用者端末が送信した前記文書を取得する取得手段と、
取得した前記文書の経時的な状態変化に基づいて、前記文書の管理に係る処理を実行する実行手段と、
を有する、
ことを特徴とする文書管理システム。
前記利用者端末は、
前記利用者端末で編集された文書を前記文書管理装置に対して送信する送信手段、
を有し、
前記文書管理装置は、
前記利用者端末が送信した前記文書を取得する取得手段と、
取得した前記文書の経時的な状態変化に基づいて、前記文書の管理に係る処理を実行する実行手段と、
を有する、
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項2】
前記文書の経時的な状態変化には、前記文書の審査承認状態の変化、前記文書の業務完了状態の変化、及び前記文書の提出状態の変化が含まれ、
前記実行手段は、
前記審査承認状態の変化のうち審査承認が完了した審査承認済文書、前記業務完了状態の変化のうちテキスト中に画像イメージを含み業務未完了である業務未完了文書、及び前記文書が未提出の未提出文書を除いた文書に対して、前記文書の管理に係る処理としての文書の圧縮又は削除を実行する、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
前記実行手段は、
前記審査承認状態の変化のうち審査承認が完了した審査承認済文書、前記業務完了状態の変化のうちテキスト中に画像イメージを含み業務未完了である業務未完了文書、及び前記文書が未提出の未提出文書を除いた文書に対して、前記文書の管理に係る処理としての文書の圧縮又は削除を実行する、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項3】
前記文書の管理には、前記文書に係る容量の管理が含まれ、
前記実行手段は、
前記文書を作成する利用者が所属するテナント毎に与えられたストレージの利用量が、前記ストレージの最大容量に対して第１の割合以上となった場合に、前記圧縮又は前記削除を実行する、
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
前記実行手段は、
前記文書を作成する利用者が所属するテナント毎に与えられたストレージの利用量が、前記ストレージの最大容量に対して第１の割合以上となった場合に、前記圧縮又は前記削除を実行する、
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
【請求項4】
前記実行手段は、
前記ストレージの利用量が、前記ストレージの最大容量に対して前記第１の割合よりも少ない値を示す第２の割合以下となった場合に、前記圧縮又は前記削除を停止する、
ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
前記ストレージの利用量が、前記ストレージの最大容量に対して前記第１の割合よりも少ない値を示す第２の割合以下となった場合に、前記圧縮又は前記削除を停止する、
ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項5】
前記実行手段は、
前記利用者端末で編集された文書の属性に基づいて、前記圧縮又は前記削除を実行する、
ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
前記利用者端末で編集された文書の属性に基づいて、前記圧縮又は前記削除を実行する、
ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項6】
前記実行手段は、
前記利用者端末で編集された文書の属性を示すファイル形式に応じて、前記圧縮又は前記削除を実行する、
ことを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
前記利用者端末で編集された文書の属性を示すファイル形式に応じて、前記圧縮又は前記削除を実行する、
ことを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項7】
前記実行手段は、
前記利用者端末で編集された文書内に特定のファイル形式を有する画像イメージが含まれている場合に、前記画像イメージを含む文書を除く文書に対して前記圧縮又は前記削除を実行する、
ことを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
前記利用者端末で編集された文書内に特定のファイル形式を有する画像イメージが含まれている場合に、前記画像イメージを含む文書を除く文書に対して前記圧縮又は前記削除を実行する、
ことを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項8】
前記実行手段は、
前記ファイル形式で示される文書が可逆圧縮の文書である場合に、前記圧縮対象の文書に対して前記圧縮を実行する、
ことを特徴とする請求項７に記載の文書管理システム。
前記ファイル形式で示される文書が可逆圧縮の文書である場合に、前記圧縮対象の文書に対して前記圧縮を実行する、
ことを特徴とする請求項７に記載の文書管理システム。
【請求項9】
請求項２に記載の文書管理システムであって、
前記利用者端末は、更に、
前記圧縮又は前記削除に係る各種設定を受け付ける受付画面、又は、前記文書管理装置が送信した前記処理の実行結果を、表示手段に表示させる表示制御手段、
を有する、
ことを特徴とする文書管理システム。
前記利用者端末は、更に、
前記圧縮又は前記削除に係る各種設定を受け付ける受付画面、又は、前記文書管理装置が送信した前記処理の実行結果を、表示手段に表示させる表示制御手段、
を有する、
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項10】
前記表示制御手段は、更に、
前記圧縮又は前記削除のいずれかを選択させる圧縮削除選択部を前記表示手段に表示させる、
ことを特徴とする請求項９に記載の文書管理システム。
前記圧縮又は前記削除のいずれかを選択させる圧縮削除選択部を前記表示手段に表示させる、
ことを特徴とする請求項９に記載の文書管理システム。
【請求項11】
前記表示制御手段は、更に、
前記圧縮又は前記削除が実行された後の文書の復旧要否を選択させる復旧要否選択部を、前記表示手段に表示させる、
ことを特徴とする請求項９に記載の文書管理システム。
前記圧縮又は前記削除が実行された後の文書の復旧要否を選択させる復旧要否選択部を、前記表示手段に表示させる、
ことを特徴とする請求項９に記載の文書管理システム。
【請求項12】
前記表示制御手段は、
前記圧縮の対象となる文書と、前記文書に対して前記圧縮を自動で行うかを選択させる圧縮方法選択部と、を前記表示手段に表示させる、
ことを特徴とする請求項９に記載の文書管理システム。
前記圧縮の対象となる文書と、前記文書に対して前記圧縮を自動で行うかを選択させる圧縮方法選択部と、を前記表示手段に表示させる、
ことを特徴とする請求項９に記載の文書管理システム。
【請求項13】
前記表示制御手段は、
前記文書管理装置が送信した前記処理の実行結果として、前記ストレージの最大容量に対して所定の割合以下となった旨、圧縮された文書を示すファイル名、圧縮後のファイル容量を示す情報、及び前記復旧が選択された特定の文書を示すファイルに対して所定期間後に復旧される旨を示す情報を前記表示手段に表示させる、
ことを特徴とする請求項９に記載の文書管理システム。
前記文書管理装置が送信した前記処理の実行結果として、前記ストレージの最大容量に対して所定の割合以下となった旨、圧縮された文書を示すファイル名、圧縮後のファイル容量を示す情報、及び前記復旧が選択された特定の文書を示すファイルに対して所定期間後に復旧される旨を示す情報を前記表示手段に表示させる、
ことを特徴とする請求項９に記載の文書管理システム。
【請求項14】
文書を管理する文書管理装置であって、
前記文書管理装置と通信可能な利用者端末で編集された文書を取得する取得手段と、
取得した前記文書の経時的な状態変化に基づいて、前記文書の管理に係る処理を実行する実行手段と、
を有する、
ことを特徴とする文書管理装置。
前記文書管理装置と通信可能な利用者端末で編集された文書を取得する取得手段と、
取得した前記文書の経時的な状態変化に基づいて、前記文書の管理に係る処理を実行する実行手段と、
を有する、
ことを特徴とする文書管理装置。
【請求項15】
文書を管理する文書管理装置が実行する文書管理方法であって、
前記文書管理装置と通信可能な利用者端末で編集された文書を取得する取得ステップと、
取得した前記文書の経時的な状態変化に基づいて、前記文書の管理に係る処理を実行する実行ステップと、
を含む処理を実行する、
ことを特徴とする文書管理方法。
前記文書管理装置と通信可能な利用者端末で編集された文書を取得する取得ステップと、
取得した前記文書の経時的な状態変化に基づいて、前記文書の管理に係る処理を実行する実行ステップと、
を含む処理を実行する、
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項16】
文書を管理する文書管理装置に、
前記文書管理装置と通信可能な利用者端末で編集された文書を取得する取得ステップと、
取得した前記文書の経時的な状態変化に基づいて、前記文書の管理に係る処理を実行する実行ステップと、
を含む処理を実行させるプログラム。
前記文書管理装置と通信可能な利用者端末で編集された文書を取得する取得ステップと、
取得した前記文書の経時的な状態変化に基づいて、前記文書の管理に係る処理を実行する実行ステップと、
を含む処理を実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
医療現場、製造現場等において行われた各種作業に関する報告内容を帳票化して管理する帳票管理システムが普及してきている。
【0003】
そのひとつとして、ファイル管理において記憶装置の消費状況に適切に対処することを目的として、ファイルを記憶する記憶装置の記憶容量の残量を管理するための管理値を設定し、記憶容量の残量が管理値に近づく状況に応じ、記憶装置に記憶されているファイルの圧縮または移動をして残量を増加する技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
しかしながら、従来の技術では、文書の経時的な状態変化に応じた管理については考慮されていないという課題がある。
【課題を解決するための手段】
【0005】
上述した課題を解決するために、請求項１に係る発明は、文書を管理する文書管理装置と、前記文書管理装置と通信可能な利用者端末と、を有する文書管理システムであって、前記利用者端末は、前記利用者端末で編集された文書を前記文書管理装置に対して送信する送信手段、を有し、前記文書管理装置は、前記利用者端末が送信した前記文書を取得する取得手段と、取得した前記文書の経時的な状態変化に基づいて、前記文書の管理に係る処理を実行する実行手段と、を有する、ことを特徴とする文書管理システムを提供する。
【発明の効果】
【0006】
以上説明したように本発明によれば、文書の経時的な状態変化に応じた管理が可能になるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【0007】
【図1】情報処理システムの全体構成の一例を示す図である。
【図2】利用者端末のハードウエア構成の一例を示す図である。
【図3】文書管理装置、利用者管理装置のハードウエア構成の一例を示す図である。
【図4】情報処理システムの機能構成の一例を示す図である。
【図5】ログイン情報管理テーブルの一例を示す概念図である。
【図6】契約容量管理テーブルの一例を示す概念図である。
【図7】文書テンプレート管理テーブルの一例を示す概念図である。
【図8】文書テンプレートのデータ構造の一例を示す概念図である。
【図9】文書管理テーブルの一例を示す概念図である。
【図10】文書のデータ構造の一例を示す概念図である。
【図11】文書の各ＩＤとの関連イメージの一例を示す概念図である。
【図12】文書状態管理テーブルの一例を示す概念図である。
【図13】文書状態のデータ構造の一例を示す概念図である。
【図14】文書アクセス情報管理テーブルの一例を示す概念図である。
【図15】文書アクセス情報のデータ構造の一例を示す概念図である。
【図16】利用者情報管理テーブルの一例を示す概念図である。
【図17】テナント情報管理テーブルの一例を示す概念図である。
【図18】利用者端末を介したログイン処理の一例を示すシーケンス図である。
【図19】利用者端末におけるログイン実行時の表示画面の一例を示す図である。
【図20】利用者端末を介した文書投稿処理の一例を示すシーケンス図である。
【図21】利用者端末における文書投稿時の表示画面の一例を示す図である。
【図22】投稿文書に対する圧縮／削除の設定処理の一例を示すシーケンス図である。
【図23】利用者端末における文書閲覧時の表示画面の一例を示す図である。
【図24】投稿文書の取得処理の一例を示すフローチャートである。
【図25】利用者端末におけるファイル圧縮／削除、復旧選択時の表示画面の一例を示す図である。
【図26】利用者端末におけるファイルの自動圧縮選択時の表示画面の一例を示す図である。
【図27】投稿文書に対する圧縮／削除処理の一例を示すシーケンス図である。
【図28A】投稿文書に対する圧縮／削除処理の詳細の一例を示すフローチャートである。
【図28B】投稿文書に対する圧縮／削除処理の詳細の一例を示すフローチャートである。
【図29】特定ファイルに対する圧縮／削除処理の一例を示すフローチャートである。
【図30】利用者端末における自動圧縮完了時の表示画面の一例を示す図である。
【図31】第２の実施形態に係る情報処理システムの全体構成の一例を示す図である。
【図32】第２の実施形態に係る投稿文書に対する圧縮／削除処理前の提出処理の一例を示すシーケンス図である。
【図33】第２の実施形態に係る投稿文書に対する圧縮／削除処理後の提出処理の一例を示すシーケンス図である。
【図34】第２の実施形態に係る投稿文書に対する圧縮／削除処理の詳細の一例を示すフローチャートである。
【図35】第２の実施形態に係る利用者端末におけるファイル提出完了時の表示画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0008】
以下、図面を用いて、発明を実施するための形態について説明する。なお、図面の説明において同一要素には同一符号を付し、重複する部分があればその説明を省略する。
【0009】
〔第１の実施形態〕
〔情報処理システムの全体構成〕
図１は、情報処理システムの全体構成の一例を示す図である。図１に示されているように、情報処理システム１は、利用者端末４、文書管理装置５及び利用者管理装置７を含む各装置及び端末を有している。また、情報処理システム１は、利用者端末４と文書管理装置５とを含む文書管理システム２を有している。更に、情報処理システム１では、利用者端末４、文書管理装置５及び利用者管理装置７は、通信ネットワーク１００を介してそれぞれ互いに接続されている。
〔情報処理システムの全体構成〕
図１は、情報処理システムの全体構成の一例を示す図である。図１に示されているように、情報処理システム１は、利用者端末４、文書管理装置５及び利用者管理装置７を含む各装置及び端末を有している。また、情報処理システム１は、利用者端末４と文書管理装置５とを含む文書管理システム２を有している。更に、情報処理システム１では、利用者端末４、文書管理装置５及び利用者管理装置７は、通信ネットワーク１００を介してそれぞれ互いに接続されている。
【0010】
通信ネットワーク１００は、不特定多数の通信が行われる通信ネットワークであり、インターネット、イントラネット、ＬＡＮ(Local Area Network)等によって構築されている。なお、通信ネットワーク１００には、有線通信だけでなく、４Ｇ(4th Generation)、５Ｇ(5th Generation)、ＷｉＭＡＸ(Worldwide Interoperability for Microwave Access)、ＬＴＥ(Long Term Evolution)等の無線通信による通信ネットワークが含まれてもよい。なお、利用者端末４及び文書管理装置５は、専用の構内ネットワーク等で互いに接続されていてもよいし、通信ネットワーク１００の内側に、ファイアウォール(Fire Wall)を介して互いに接続されていてもよい。
【0011】
＜利用者端末＞
利用者端末４は、情報処理システム１を利用する利用者によって利用され、文書管理装置５と通信可能な通信端末である。通信される内容は、主に利用者端末４で編集した投稿文書に係る文書情報、及び後述する文書管理装置５で実行された投稿文書に対する圧縮、削除処理に係る処理結果情報である。また、利用者端末４は、一般的なＯＳなどが搭載された通信を行うための情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現され、情報処理システム１及び文書管理システム２を構築する一つの構成要素である。また、利用者端末４は、一般的に利用されている外部サービスを提供する他の装置やアプリ、通信端末と通信を行うための通信アプリを記憶手段に記憶している。
利用者端末４は、情報処理システム１を利用する利用者によって利用され、文書管理装置５と通信可能な通信端末である。通信される内容は、主に利用者端末４で編集した投稿文書に係る文書情報、及び後述する文書管理装置５で実行された投稿文書に対する圧縮、削除処理に係る処理結果情報である。また、利用者端末４は、一般的なＯＳなどが搭載された通信を行うための情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現され、情報処理システム１及び文書管理システム２を構築する一つの構成要素である。また、利用者端末４は、一般的に利用されている外部サービスを提供する他の装置やアプリ、通信端末と通信を行うための通信アプリを記憶手段に記憶している。
【0012】
なお、利用者端末４は、一般的に使用されるＰＣ(Personal Computer)、携帯型ノートＰＣ、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ウェアラブル端末（サングラス型、腕時計型等）の通信機能を有する通信端末であってもよい。利用者端末４は更に、ブラウザソフトウエア、各種アプリ(自然文検索アプリ等)のソフトウエアを動作させることが可能な通信装置又は通信端末が用いられてもよい。
【0013】
＜文書管理装置＞
文書管理装置５は、利用者端末４により投稿された文書を管理する装置である。例えば、文書管理装置５は、管理者向けのＷｅｂサイトの機能を有し、文書に含める記載内容（写真画像、テキストなど）を文書テンプレートとして登録する。また、文書管理装置５は、文書の確認、編集、削除を行う。また、文書管理装置５は、ＡＰＩ経由でアクセスするサーバ上のモジュール機能を有し、以下のサービス、ものを提供する。
・文書管理サービス
・認証サービス
・自動圧縮サービス
・データベース
・ストレージ
これらのうち文書管理サービスは、文書テンプレートの登録、更新、削除を行う。また、文書管理サービスは、文書に添付されるファイルの登録、更新、削除を行う。また、文書管理サービスは、文書テンプレート、文書のアクセス権を管理する。また、文書管理サービスは、文書の状態を管理する。文書管理サービスは更に、圧縮可能なファイル一覧を取得する機能を自動圧縮サービス向けに提供する。
文書管理装置５は、利用者端末４により投稿された文書を管理する装置である。例えば、文書管理装置５は、管理者向けのＷｅｂサイトの機能を有し、文書に含める記載内容（写真画像、テキストなど）を文書テンプレートとして登録する。また、文書管理装置５は、文書の確認、編集、削除を行う。また、文書管理装置５は、ＡＰＩ経由でアクセスするサーバ上のモジュール機能を有し、以下のサービス、ものを提供する。
・文書管理サービス
・認証サービス
・自動圧縮サービス
・データベース
・ストレージ
これらのうち文書管理サービスは、文書テンプレートの登録、更新、削除を行う。また、文書管理サービスは、文書に添付されるファイルの登録、更新、削除を行う。また、文書管理サービスは、文書テンプレート、文書のアクセス権を管理する。また、文書管理サービスは、文書の状態を管理する。文書管理サービスは更に、圧縮可能なファイル一覧を取得する機能を自動圧縮サービス向けに提供する。
【0014】
認証サービスは、システム利用者のユーザ管理、ライセンス管理を行うモジュールである。
【0015】
自動圧縮サービスは、定期的に実行されるバッチ処理であり、文書管理サービスから圧縮可能なファイル一覧を取得し、圧縮処理を実行する。
【0016】
データベースは、文書テンプレート、文書を保存し、文書に対する最終アクセス日時、アクセス頻度（回数）を記録する。
【0017】
そして文書管理装置５は、文書投稿するためのモバイルアプリとしての文書作成アプリを有する。
【0018】
また、文書管理装置５は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された一以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現される。また、文書管理装置５は、他の装置、通信端末と通信を行うための通信アプリを記憶手段に記憶している。
【0019】
なお、文書管理装置５は、一般的に使用されるＰＣ(Personal Computer)、携帯型ノートＰＣ等の単一のコンピュータによって構築されてもよいし、ストレージ等の各部（機能又は手段）を分割して任意に割り当てられた複数のコンピュータによって構築されてもよい。また、文書管理装置５の機能の全てまたは一部は、クラウド環境に存在するサーバコンピュータであってもよいし、オンプレミス環境に存在するサーバコンピュータであってもよい。文書管理装置５は、更に、ブラウザソフトウエア等のソフトウエアを動作させることが可能な通信装置又は通信端末が用いられてもよい。
【0020】
また、文書管理装置５は、利用者端末４に対してプッシュ通知(送信)によりデータ(情報)を通知(送信)してもよい。その場合、文書管理装置５は、例えば、プッシュ通知サーバの一例であるＦＣＭ(Firebase Cloud Messaging)を利用したプッシュ通知が可能である。
【0021】
＜利用者管理装置＞
利用者管理装置７は、利用者に係る情報を管理する装置であり、利用者端末４が送信した認証情報に基づいて利用者認証を行う。また、利用者管理装置７は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された一以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現される。また、利用者管理装置７は、他の装置、通信端末と通信を行うための通信アプリを記憶手段に記憶している。
利用者管理装置７は、利用者に係る情報を管理する装置であり、利用者端末４が送信した認証情報に基づいて利用者認証を行う。また、利用者管理装置７は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された一以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現される。また、利用者管理装置７は、他の装置、通信端末と通信を行うための通信アプリを記憶手段に記憶している。
【0022】
上述したシステム構成に基づき、本実施形態では、文書の経時的な状態変化に応じた管理を可能にする文書管理システムを提供する。
【0023】
●用語について●
本実施形態において文書とは、帳票(帳表）、帳簿、伝票、各種報告書、各種マニュアルを含む書面の総称であり、利用者端末４が投稿（送信）したテキスト情報及び画像情報で構成されるファイルを含む。
本実施形態において文書とは、帳票(帳表）、帳簿、伝票、各種報告書、各種マニュアルを含む書面の総称であり、利用者端末４が投稿（送信）したテキスト情報及び画像情報で構成されるファイルを含む。
【0024】
また、本実施形態において経時的な状態変化とは、投稿された文書における時間経過に伴う状態変化をいう。この投稿された文書における時間経過に伴う状態変化とは、例えば、ある人物によって作成された元文書に対して、ある人物を含む第三者による追加、修正、審査、承認等が施され、元の文書の内容、属性等に変化が起きている状態をいう。つまり、時間経過に伴う状態変化には、文書の審査承認状態の変化、文書の業務完了状態の変化、及び文書の提出状態の変化も含まれる。
【0025】
また、本実施形態においてユーザとは、利用者端末４を利用する利用者又は管理者を含む。なお本実施形態では説明の便宜上、これらをまとめて単に「利用者」と呼ぶ場合もある。
【0026】
〔ハードウエア構成〕
続いて、図２及び図３を用いて、実施形態に係る情報処理システムを構成する通信端末又は装置のハードウエア構成について説明する。なお、図２及び図３に示されている通信端末又は装置のハードウエア構成は、必要に応じて構成要素が追加又は削除されてもよい。
続いて、図２及び図３を用いて、実施形態に係る情報処理システムを構成する通信端末又は装置のハードウエア構成について説明する。なお、図２及び図３に示されている通信端末又は装置のハードウエア構成は、必要に応じて構成要素が追加又は削除されてもよい。
【0027】
＜利用者端末のハードウエア構成＞
図２は利用者端末のハードウエア構成の一例を示す図である。図２に示されているように、利用者端末４は、例えばコンピュータによって構築されており、ＣＰＵ４０１、ＲＯＭ４０２、ＲＡＭ４０３、ＥＥＰＲＯＭ４０４、ディスプレイ４０７、近距離通信Ｉ／Ｆ４０８、ＣＭＯＳセンサ４０９、撮像素子Ｉ／Ｆ４１０を備えている。利用者端末４は更に、ネットワークＩ／Ｆ４１１、タッチパネル４１２、ポインティングデバイス４１３、メディアＩ／Ｆ４１５、外部機器接続Ｉ／Ｆ４１６、音入出力Ｉ／Ｆ４１７、マイク４１８、スピーカ４１９及びバスライン４２０を備えている。
図２は利用者端末のハードウエア構成の一例を示す図である。図２に示されているように、利用者端末４は、例えばコンピュータによって構築されており、ＣＰＵ４０１、ＲＯＭ４０２、ＲＡＭ４０３、ＥＥＰＲＯＭ４０４、ディスプレイ４０７、近距離通信Ｉ／Ｆ４０８、ＣＭＯＳセンサ４０９、撮像素子Ｉ／Ｆ４１０を備えている。利用者端末４は更に、ネットワークＩ／Ｆ４１１、タッチパネル４１２、ポインティングデバイス４１３、メディアＩ／Ｆ４１５、外部機器接続Ｉ／Ｆ４１６、音入出力Ｉ／Ｆ４１７、マイク４１８、スピーカ４１９及びバスライン４２０を備えている。
【0028】
これらのうち、ＣＰＵ４０１は、利用者端末４全体の動作を制御する。ＲＯＭ４０２は、ＣＰＵ４０１の駆動に用いられるプログラム等を記憶する。ＲＡＭ４０３は、ＣＰＵ４０１のワークエリアとして使用される。ＥＥＰＲＯＭ４０４は、ＣＰＵ４０１の制御にしたがって、アプリ等の各種データの読出し又は書込みを行う。ディスプレイ４０７は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字又は画像などの各種情報を表示する。本実施形態において、ディスプレイ４０７は、表示手段の一例として機能する。近距離通信Ｉ／Ｆ４０８は、ＮＦＣ(Near Field Communication)、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標。以下省略）、Ｗｉ－Ｆｉ(登録商標。以下省略)等の無線通信インターフェイスを備える通信装置又は通信端末等とデータ通信を行うための通信回路である。ＣＭＯＳセンサ４０９は、ＣＰＵ４０１の制御にしたがって被写体を撮像して画像データ又は動画データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。なお、撮像手段は、ＣＭＯＳセンサではなく、ＣＣＤ(Charge Coupled Device)センサ等で構成される撮像手段であってもよい。撮像素子Ｉ／Ｆ４１０は、ＣＭＯＳセンサ４０９の駆動を制御する回路である。
【0029】
ネットワークＩ／Ｆ４１１は、通信ネットワーク１００を利用してデータ通信をするためのインターフェイスである。タッチパネル４１２は、利用者がディスプレイ４０７上に配置された所定のボタン、アイコン等に対して押下、クリック又はタップ等の操作をすることで、利用者端末４を操作するための入力手段の一種である。ポインティングデバイス４１３は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。なお、利用者端末４は、タッチパネル４１２及びポインティングデバイス４１３に代えて又は加えて、キーボードによる入力手段を有するものであってもよい。メディアＩ／Ｆ４１５は、フラッシュメモリ等の記録メディア４１４に対するデータの読出し又は書込み(記憶)を制御する。外部機器接続Ｉ／Ｆ４１６は、各種の外部機器を接続するためのインターフェイスである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリ等である。音入出力Ｉ／Ｆ４１７は、ＣＰＵ４０１の制御にしたがってマイク４１８及びスピーカ４１９との間で音信号の入出力を処理する回路である。マイク４１８は、音を電気信号に変える内蔵型の回路であり、外部のスピーカ等から発する音声や音波を取得し電気信号を用いた情報を取得する。スピーカ４１９は、電気信号を物理振動に変えて音楽や音声などの音を生み出す内蔵型の回路である。バスライン４２０は、ＣＰＵ４０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。
【0030】
＜文書管理装置、利用者管理装置のハードウエア構成＞
図３は、文書管理装置及び利用者管理装置のハードウエア構成の一例を示す図である。図３に示されているように、文書管理装置５は、例えばコンピュータによって構築されており、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＥＥＰＲＯＭ５０４、ＨＤ(Hard Disk)５０５、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ５０６、ディスプレイ５０７、近距離通信Ｉ／Ｆ５０８、ＣＭＯＳセンサ５０９、撮像素子Ｉ／Ｆ５１０を備えている。本実施形態において、ディスプレイ５０７は、表示手段の一例として機能する。文書管理装置５は更に、ネットワークＩ／Ｆ５１１、キーボード５１２、ポインティングデバイス５１３、メディアＩ／Ｆ５１５、外部機器接続Ｉ／Ｆ５１６、音入出力Ｉ／Ｆ５１７、マイク５１８、スピーカ５１９及びバスライン５２０を備えている。これらのハードウエア資源のうち、ＨＤ５０５、ＨＤＤコントローラ５０６、キーボード５１２を除くハードウエア資源は、利用者端末４のＣＰＵ４０１、ＲＯＭ４０２、ＲＡＭ４０３、ＥＥＰＲＯＭ４０４、ディスプレイ４０７、近距離通信Ｉ／Ｆ４０８、ＣＭＯＳセンサ４０９、撮像素子Ｉ／Ｆ４１０、ネットワークＩ／Ｆ４１１、ポインティングデバイス４１３、メディアＩ／Ｆ４１５、外部機器接続Ｉ／Ｆ４１６、音入出力Ｉ／Ｆ４１７、マイク４１８、スピーカ４１９及びバスライン４２０の各ハードウエア資源と同様であるため、説明を省略する。
図３は、文書管理装置及び利用者管理装置のハードウエア構成の一例を示す図である。図３に示されているように、文書管理装置５は、例えばコンピュータによって構築されており、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＥＥＰＲＯＭ５０４、ＨＤ(Hard Disk)５０５、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ５０６、ディスプレイ５０７、近距離通信Ｉ／Ｆ５０８、ＣＭＯＳセンサ５０９、撮像素子Ｉ／Ｆ５１０を備えている。本実施形態において、ディスプレイ５０７は、表示手段の一例として機能する。文書管理装置５は更に、ネットワークＩ／Ｆ５１１、キーボード５１２、ポインティングデバイス５１３、メディアＩ／Ｆ５１５、外部機器接続Ｉ／Ｆ５１６、音入出力Ｉ／Ｆ５１７、マイク５１８、スピーカ５１９及びバスライン５２０を備えている。これらのハードウエア資源のうち、ＨＤ５０５、ＨＤＤコントローラ５０６、キーボード５１２を除くハードウエア資源は、利用者端末４のＣＰＵ４０１、ＲＯＭ４０２、ＲＡＭ４０３、ＥＥＰＲＯＭ４０４、ディスプレイ４０７、近距離通信Ｉ／Ｆ４０８、ＣＭＯＳセンサ４０９、撮像素子Ｉ／Ｆ４１０、ネットワークＩ／Ｆ４１１、ポインティングデバイス４１３、メディアＩ／Ｆ４１５、外部機器接続Ｉ／Ｆ４１６、音入出力Ｉ／Ｆ４１７、マイク４１８、スピーカ４１９及びバスライン４２０の各ハードウエア資源と同様であるため、説明を省略する。
【0031】
ここで、ＨＤ４０５は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ４０６は、ＣＰＵ４０１の制御にしたがってＨＤ４０５に対する各種データの読出し又は書込みを制御する。ここで、文書管理装置５は、ＨＤ４０５及びＨＤＤコントローラ４０６に代えて、ＳＳＤ(Solid State Drive)を搭載したハードウエア構成であってもよい。キーボード５１２は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。なお、キーボード５１２に代えて又は加えて、タッチパネル等の入力手段を用いてもよい。
【0032】
利用者管理装置７は、例えばコンピュータによって構築されており、ＣＰＵ７０１、ＲＯＭ７０２、ＲＡＭ７０３、ＥＥＰＲＯＭ７０４、ＨＤ(Hard Disk)７０５、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ７０６、ディスプレイ７０７、近距離通信Ｉ／Ｆ７０８、ＣＭＯＳセンサ７０９、撮像素子Ｉ／Ｆ７１０を備えている。本実施形態において、ディスプレイ７０７は、表示手段の一例として機能する。利用者管理装置７は更に、ネットワークＩ／Ｆ７１１、キーボード７１２、ポインティングデバイス７１３、メディアＩ／Ｆ７１５、外部機器接続Ｉ／Ｆ７１６、音入出力Ｉ／Ｆ７１７、マイク７１８、スピーカ７１９及びバスライン７２０を備えている。これらのハードウエア資源は、文書管理装置５のＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＥＥＰＲＯＭ５０４、ＨＤ(Hard Disk)５０５、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ５０６、ディスプレイ５０７、近距離通信Ｉ／Ｆ５０８、ＣＭＯＳセンサ５０９、撮像素子Ｉ／Ｆ５１０、ネットワークＩ／Ｆ５１１、キーボード５１２、ポインティングデバイス５１３、メディアＩ／Ｆ５１５、外部機器接続Ｉ／Ｆ５１６、音入出力Ｉ／Ｆ５１７、マイク５１８、スピーカ５１９及びバスライン５２０の各ハードウエア資源と同様であるため、説明を省略する。
【0033】
なお、上記プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルで、コンピュータで読取り可能な記録媒体に記録、又はネットワークを介してダウンロードを行い流通させるようにしてもよい。記録媒体の例として、ＣＤ－Ｒ(Compact Disc Recordable)、ＤＶＤ(Digital Versatile Disk)、Ｂｌｕ-ｒａｙ Ｄｉｓｃ(Ｂｌｕ-ｒａｙは登録商標。以下省略)、ＳＤカード、ＵＳＢメモリ等が挙げられる。また、記録媒体は、プログラム製品(Program Product)として、国内又は国外へ提供されることができる。例えば、文書管理装置５は、本発明に係るプログラムが実行されることで、本発明に係る文書管理方法を実現する。
【0034】
〔情報処理システムの機能構成〕
次に、図４乃至図１７を用いて、本実施形態の機能構成について説明する。図４は、情報処理システムの機能構成の一例を示す図である。なお、図４は、図１に示されている通信端末又は装置のうち、後述する処理又は動作に関連するものを示す。
次に、図４乃至図１７を用いて、本実施形態の機能構成について説明する。図４は、情報処理システムの機能構成の一例を示す図である。なお、図４は、図１に示されている通信端末又は装置のうち、後述する処理又は動作に関連するものを示す。
【0035】
＜利用者端末の機能構成＞
次に、図４を用いて、利用者端末４の機能構成について説明する。図４に示されているように、利用者端末４は、送受信部４１、操作受付部４２、取得部４３、表示制御部４４、判断部５５、起動部４６、生成部４７及び記憶読出部４９を有する。これら各機能部は、図２に示された各ハードウエア資源のいずれかが、ＲＯＭ４０２、ＥＥＰＲＯＭ４０４及び記録メディア４１４のうち少なくとも一つからＲＡＭ４０３に展開された利用者端末４用のプログラムに従ったＣＰＵ４０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。また、利用者端末４は、図２に示されているＲＯＭ４０２、ＥＥＰＲＯＭ４０４及び記録メディア４１４のうち少なくとも一つにより構築される記憶部４０００を有している。更に、記憶部４０００には、各装置、各端末と通信ネットワーク１００を介して通信を行うための通信プログラム(通信アプリ)、ブラウザアプリ、文書を管理するための文書管理アプリ等が記憶されている。
次に、図４を用いて、利用者端末４の機能構成について説明する。図４に示されているように、利用者端末４は、送受信部４１、操作受付部４２、取得部４３、表示制御部４４、判断部５５、起動部４６、生成部４７及び記憶読出部４９を有する。これら各機能部は、図２に示された各ハードウエア資源のいずれかが、ＲＯＭ４０２、ＥＥＰＲＯＭ４０４及び記録メディア４１４のうち少なくとも一つからＲＡＭ４０３に展開された利用者端末４用のプログラムに従ったＣＰＵ４０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。また、利用者端末４は、図２に示されているＲＯＭ４０２、ＥＥＰＲＯＭ４０４及び記録メディア４１４のうち少なくとも一つにより構築される記憶部４０００を有している。更に、記憶部４０００には、各装置、各端末と通信ネットワーク１００を介して通信を行うための通信プログラム(通信アプリ)、ブラウザアプリ、文書を管理するための文書管理アプリ等が記憶されている。
【0036】
<<利用者端末の各機能構成>>
次に、利用者端末４の各機能構成について詳細に説明する。図４に示されている利用者端末４の送受信部４１は、主に、ネットワークＩ／Ｆ４１１及び近距離通信Ｉ／Ｆ４０８に対するＣＰＵ４０１の処理によって実現され、通信ネットワーク１００を介して各通信端末、各装置との間で各種データ(又は情報)の送受信を行う。また、送受信部４１は、利用者端末４で編集された文書（投稿文書）を文書管理装置５に対して送信する。本実施形態において送受信部４１は、送信手段及び受信手段のうち少なくとも一方の手段の一例として機能する。
次に、利用者端末４の各機能構成について詳細に説明する。図４に示されている利用者端末４の送受信部４１は、主に、ネットワークＩ／Ｆ４１１及び近距離通信Ｉ／Ｆ４０８に対するＣＰＵ４０１の処理によって実現され、通信ネットワーク１００を介して各通信端末、各装置との間で各種データ(又は情報)の送受信を行う。また、送受信部４１は、利用者端末４で編集された文書（投稿文書）を文書管理装置５に対して送信する。本実施形態において送受信部４１は、送信手段及び受信手段のうち少なくとも一方の手段の一例として機能する。
【0037】
操作受付部４２は、主に、タッチパネル４１２及びポインティングデバイス４１３のうち少なくとも一方が受け付けた各種操作により生成された信号をＣＰＵ４０１が処理することによって実現される。なお、操作受付部４２は、タッチパネル４１２及びポインティングデバイス４１３に代えて、キーボード等の入力手段が受け付けた各種操作により生成された信号が用いられてもよい。また、操作受付部４２は、利用者による文書管理アプリ等に対する操作を受け付ける。本実施形態において操作受付部４２は、受付手段の一例として機能する。
【0038】
取得部４３は、主に、ＣＰＵ４０１の処理によって実現され、送受信部４１によって受信された各種情報を取得する。本実施形態において取得部４３は、取得手段の一例として機能する。
【0039】
表示制御部４４は、主に、ディスプレイ４０７に対するＣＰＵ４０１の処理によって実現され、利用者端末４における各種画面及び情報(データ)の表示制御を行う。表示制御部４４は、投稿文書の圧縮又は削除に係る各種設定を受け付ける受付画面、又は、文書管理装置５が送信した投稿文書に対する処理の実行結果を、ディスプレイ４０７に表示させる。また、表示制御部４４は、投稿文書に対する圧縮又は削除のいずれかを選択させる圧縮削除選択部をディスプレイ４０７に表示させる。また、表示制御部４４は、投稿文書に対する圧縮又は削除が実行された後の文書の復旧要否を選択させる復旧要否選択部を、ディスプレイ４０７に表示させる。また、表示制御部４４は、投稿文書に対する圧縮の対象となる文書と、その文書に対して圧縮を自動で行うかを選択させる圧縮方法選択部と、をディスプレイ４０７に表示させる。また、表示制御部４４は、文書管理装置５が送信した圧縮又は削除処理の実行結果として、ストレージの最大容量に対して所定の割合以下となった旨、圧縮された文書を示すファイル名、圧縮後のファイル容量を示す情報、及び復旧が選択された特定の文書を示すファイルに対して所定期間後に復旧される旨を示す情報をディスプレイ４０７に表示させる。また、表示制御部４４は、例えば、ブラウザを用いて、ＨＴＭＬ等により生成された表示画面を、ディスプレイ４０７に表示させる。本実施形態において表示制御部４４は、表示制御手段の一例として機能する。
【0040】
判断部４５は、主に、ＣＰＵ４０１の処理によって実現され、利用者端末４における各種判断を行う。本実施形態において判断部４５は、判断手段の一例として機能する。
【0041】
起動部４６は、主に、ＣＰＵ４０１の処理によって実現され、利用者端末４における各種アプリ等の起動を行う。本実施形態において起動部４６は、起動手段の一例として機能する。
【0042】
生成部４７は、主に、ＣＰＵ４０１の処理によって実現され、利用者端末４における文書作成画面を含む各画面の画面データを生成する。本実施形態において生成部４７は、生成手段の一例として機能する。
【0043】
記憶読出部４９は、主に、ＲＯＭ４０２、ＥＥＰＲＯＭ４０４及び記録メディア４１４のうち少なくとも一つに対するＣＰＵ４０１の処理によって実現され、記憶部４０００に各種データ(又は情報)を記憶したり、記憶部４０００から各種データ(又は情報)を読み出したりする。本実施形態において記憶読出部４９は、記憶読出手段の一例として機能する。
【0044】
＜文書管理装置の機能構成＞
次に、図４を用いて、文書管理装置５の機能構成について説明する。図４に示されているように、文書管理装置５は、送受信部５１、取得処理部５２、算出処理部５３、表示制御部５４、判断部５５、認証設定部５６、生成部５７、登録実行部５８及び記憶読出部５９を有する。これら各機能部は、図３に示された各ハードウエア資源のいずれかが、ＲＯＭ５０２、ＥＥＰＲＯＭ５０４、ＨＤ５０５及び記録メディア５１４のうち少なくとも一つからＲＡＭ５０３に展開された文書管理装置５用のプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。また、文書管理装置５は、図３に示されているＲＯＭ５０２、ＥＥＰＲＯＭ５０４、ＨＤ５０５及び記録メディア５１４のうち少なくとも一つにより構築される記憶部５０００を有している。更に、記憶部５０００には、各装置、各端末と通信ネットワーク１００を介して通信を行うための通信プログラム(通信アプリ)、ブラウザアプリ、管理情報に基づいて生成される文書を管理するための文書管理アプリ等が記憶されている。
次に、図４を用いて、文書管理装置５の機能構成について説明する。図４に示されているように、文書管理装置５は、送受信部５１、取得処理部５２、算出処理部５３、表示制御部５４、判断部５５、認証設定部５６、生成部５７、登録実行部５８及び記憶読出部５９を有する。これら各機能部は、図３に示された各ハードウエア資源のいずれかが、ＲＯＭ５０２、ＥＥＰＲＯＭ５０４、ＨＤ５０５及び記録メディア５１４のうち少なくとも一つからＲＡＭ５０３に展開された文書管理装置５用のプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。また、文書管理装置５は、図３に示されているＲＯＭ５０２、ＥＥＰＲＯＭ５０４、ＨＤ５０５及び記録メディア５１４のうち少なくとも一つにより構築される記憶部５０００を有している。更に、記憶部５０００には、各装置、各端末と通信ネットワーク１００を介して通信を行うための通信プログラム(通信アプリ)、ブラウザアプリ、管理情報に基づいて生成される文書を管理するための文書管理アプリ等が記憶されている。
【0045】
<<文書管理装置の各機能構成>>
次に、文書管理装置５の各機能構成について詳細に説明する。図４に示されている文書管理装置５の送受信部５１は、主に、ネットワークＩ／Ｆ５１１及び近距離通信Ｉ／Ｆ５０８に対するＣＰＵ５０１の処理によって実現され、通信ネットワーク１００を介して各端末、各装置との間で各種データ(又は情報)の送受信を行う。本実施形態において送受信部５１は、送信手段及び受信手段のうち少なくとも一方の手段の一例として機能する。
次に、文書管理装置５の各機能構成について詳細に説明する。図４に示されている文書管理装置５の送受信部５１は、主に、ネットワークＩ／Ｆ５１１及び近距離通信Ｉ／Ｆ５０８に対するＣＰＵ５０１の処理によって実現され、通信ネットワーク１００を介して各端末、各装置との間で各種データ(又は情報)の送受信を行う。本実施形態において送受信部５１は、送信手段及び受信手段のうち少なくとも一方の手段の一例として機能する。
【0046】
取得処理部５２は、主に、ＣＰＵ５０１の処理によって実現され、例えば、利用者端末４が送信（投稿）した投稿文書（ファイル）を取得する。また、取得処理部５２は、文書管理装置５と通信可能な利用者端末４で編集された文書を取得する。本実施形態において取得処理部５２は、取得手段の一例として機能する。
【0047】
算出処理部５３は、主に、ＣＰＵ５０１の処理によって実現され、例えば、利用者端末４が送信した投稿文書に対する圧縮処理を行う際に、文書を作成する利用者が所属するテナント毎に与えられたストレージの利用量と、ストレージの最大容量に対する第１の割合及び第２の割合とに基づく比較計算を行う。また、算出処理部５３は、圧縮可能ファイル一覧（優先順位リスト）から優先順位順にファイルを選択処理する。本実施形態において算出処理部５３は、算出手段の一例、処理手段の一例として機能する。
【0048】
表示制御部５４は、主に、ディスプレイ５０７又は利用者端末４のディスプレイ４０７に対するＣＰＵ５０１の処理によって実現され、文書管理装置５又は利用者端末４に対する各種画面及び情報(データ)の表示制御を行う。また、表示制御部５４は、例えば、ブラウザを用いて、ＨＴＭＬ等により生成された表示画面を、文書管理装置５のディスプレイ５０７又は利用者端末４のディスプレイ４０７に表示させる。本実施形態において表示制御部５４は、表示制御手段の一例として機能する。
【0049】
判断部５５は、主にＣＰＵ５０１の処理によって実現され、文書管理装置５全体の判断処理を行う。本実施形態において判断部５５は、判断手段の一例として機能する。
【0050】
認証設定部５６は、主に、ＣＰＵ５０１の処理によって実現される。認証設定部５６は、利用者端末４が送信した認証要求に対する利用者管理装置７への認証要求処理、テナント毎に与えられたストレージの最大容量に対する所定の閾値、割合（第１の割合、第２の割合）の設定、及び各種設定を行なう。本実施形態において認証設定部５６は、認証設定手段の一例として機能する。
【0051】
生成部５７は、主に、ＣＰＵ５０１の処理によって実現され、文書管理装置５における画面データを含む各種データを生成する。本実施形態において生成部５７は、生成手段の一例として機能する。
【0052】
登録実行部５８は、主に、ＣＰＵ５０１の処理によって実現され、ファイルの自動圧縮サービスの起動、文書管理装置５で管理する各種データテーブルにおける情報の登録を含む各種処理を行う。また、登録実行部５８は、取得した文書の経時的な状態変化に基づいて、文書の管理に係る処理を実行する。また登録実行部５８は、審査承認状態の変化のうち、審査承認が完了した審査承認済文書、テキスト中に画像イメージを含む文書（画像イメージを含むファイル）のうち、業務（改善・修正等）未完了文書、及び文書が未提出の未提出文書を除いた文書に対して、文書の管理に係る処理としての文書の圧縮又は削除を実行する。また登録実行部５８は、文書を作成する利用者が所属するテナント毎に与えられたストレージの利用量が、ストレージの最大容量に対して第１の割合以上となった場合に、圧縮又は削除を実行する。ここで、所定の文書に対する圧縮又は削除を行う際に用いられる第１の割合については、文書管理装置５を管理する管理者又は利用者端末４を利用する利用者によって、任意に設定（決定）されるものであってよい。第１の割合は更に、利用中のストレージ容量（利用量）の変化率（例えば、一定期間における利用量の増減の割合）に応じて、文書管理装置５によって適宜設定（決定）されるものであってもよい。また登録実行部５８は、ストレージの利用量が、ストレージの最大容量に対して第１の割合よりも少ない値を示す第２の割合以下となった場合に、圧縮又は削除を停止（中止）する。ここで、第２の割合についても上述した第１の割合と同様に、管理者又は利用者によって任意に設定（決定）されるものであってよい。第２の割合は更に、利用中のストレージ容量（利用量）の変化率に応じて第１の割合が決定されたことに連動させて、文書管理装置５によって適宜設定（決定）されるものであってもよい。また登録実行部５８は、利用者端末４で編集された文書の属性に基づいて、圧縮又は削除を実行する。また登録実行部５８は、利用者端末４で編集された文書の属性を示すファイル形式に応じて、圧縮又は削除を実行する。また登録実行部５８は、利用者端末４で編集された文書内に特定のファイル形式を有する画像イメージが含まれている場合に、画像イメージを含む文書を除く文書に対して圧縮又は削除を実行する。登録実行部５８は更に、ファイル形式で示される文書が可逆圧縮の文書である場合に、圧縮対象の文書に対して圧縮を実行する。本実施形態において登録実行部５８は、登録手段の一例、実行手段の一例として機能する。
【0053】
記憶読出部５９は、主に、ＲＯＭ５０２、ＥＥＰＲＯＭ５０４、ＨＤ５０５及び記録メディア５１４のうち少なくとも一つに対するＣＰＵ５０１の処理によって実現され、記憶部５０００に各種データ(又は情報)を記憶したり、記憶部５０００から各種データ(又は情報)を読み出したりする。本実施形態において記憶読出部５９は、記憶読出手段の一例として機能する。
【0054】
●ログイン情報管理テーブル●
図５は、ログイン情報管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルの構造は一例であり、これに限るものではない。記憶部５０００には、図５に示されているようなログイン情報管理テーブルによって構成されたログイン情報管理ＤＢ５００１が構築されている。ログイン情報管理テーブルでは、セッションＩＤごとに、端末識別情報、参加した文書管理装置のＩＰアドレス、利用者（管理者）識別情報：ユーザＩＤ、パスワード及び利用者（管理者）名が関連付けられて記憶、管理されている。これらのうち、セッションＩＤは、利用者端末４との通信において付与される識別情報であり、例えば、「SE0001」、「SE0002」等で与えられる。端末識別情報は、利用者端末４を識別する識別情報であり、例えば、「TL0001」、「TL0002」等で与えられる。参加した帳票管理装置のＩＰアドレスは、利用者端末４に係るログイン処理に参加した文書管理装置５のＩＰアドレスを示す。利用者（管理者）識別情報は、利用者端末４を利用する利用者（管理者）のメールアドレス等が記憶、管理される。利用者（管理者）識別情報は、例えば、利用者（管理者）によって文書管理装置５を介した利用者管理装置７に対する認証が成功すると、文書管理装置５によって、入力された利用者（管理者）識別情報が正しいものであると見なされる。パスワードは、文書管理システム２を含む情報処理システム１を利用する際のログイン時の利用者（管理者）識別情報と関連付けられた識別情報であり、初回の起動時（ログイン時）等に利用者（管理者）が設定する。利用者（管理者）名は、利用者（管理者）識別情報に対応付けられた利用者（管理者）の名前である。また本実施形態では、以降「ＩＤ」と記載した場合、「識別情報」としての意味を含めるものとする。
図５は、ログイン情報管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルの構造は一例であり、これに限るものではない。記憶部５０００には、図５に示されているようなログイン情報管理テーブルによって構成されたログイン情報管理ＤＢ５００１が構築されている。ログイン情報管理テーブルでは、セッションＩＤごとに、端末識別情報、参加した文書管理装置のＩＰアドレス、利用者（管理者）識別情報：ユーザＩＤ、パスワード及び利用者（管理者）名が関連付けられて記憶、管理されている。これらのうち、セッションＩＤは、利用者端末４との通信において付与される識別情報であり、例えば、「SE0001」、「SE0002」等で与えられる。端末識別情報は、利用者端末４を識別する識別情報であり、例えば、「TL0001」、「TL0002」等で与えられる。参加した帳票管理装置のＩＰアドレスは、利用者端末４に係るログイン処理に参加した文書管理装置５のＩＰアドレスを示す。利用者（管理者）識別情報は、利用者端末４を利用する利用者（管理者）のメールアドレス等が記憶、管理される。利用者（管理者）識別情報は、例えば、利用者（管理者）によって文書管理装置５を介した利用者管理装置７に対する認証が成功すると、文書管理装置５によって、入力された利用者（管理者）識別情報が正しいものであると見なされる。パスワードは、文書管理システム２を含む情報処理システム１を利用する際のログイン時の利用者（管理者）識別情報と関連付けられた識別情報であり、初回の起動時（ログイン時）等に利用者（管理者）が設定する。利用者（管理者）名は、利用者（管理者）識別情報に対応付けられた利用者（管理者）の名前である。また本実施形態では、以降「ＩＤ」と記載した場合、「識別情報」としての意味を含めるものとする。
【0055】
本実施形態においてログイン情報管理テーブル（ログイン情報管理ＤＢ５００１）は、ログイン情報管理手段の一例として機能する。
【0056】
●契約容量管理テーブル●
図６は、契約容量管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルは一例であり、これに限るものではない。記憶部５０００には、図６に示されているような契約容量管理テーブルによって構成された契約容量管理ＤＢ５００２が構築されている。契約容量管理テーブルでは、契約ＩＤごとに、テナントＩＤ、利用中のストレージ容量（利用量）及びストレージ容量の上限値を含む各項目が関連付けられて記憶、管理されている。これらのうち、契約ＩＤは、利用者が所属する企業、団体等のテナントごとに締結された契約を識別する識別情報であり、「CT0001」、「CT0002」等で示される。テナントＩＤは、上述したテナントを識別する識別情報であり、「T0001」、「T0002」等で示される。利用中のストレージ容量（利用量）は、それぞれの契約ＩＤで契約されたテナントが利用しているストレージ容量を示す。ストレージ容量の上限値は、テナントが利用しているストレージの上限値である。
図６は、契約容量管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルは一例であり、これに限るものではない。記憶部５０００には、図６に示されているような契約容量管理テーブルによって構成された契約容量管理ＤＢ５００２が構築されている。契約容量管理テーブルでは、契約ＩＤごとに、テナントＩＤ、利用中のストレージ容量（利用量）及びストレージ容量の上限値を含む各項目が関連付けられて記憶、管理されている。これらのうち、契約ＩＤは、利用者が所属する企業、団体等のテナントごとに締結された契約を識別する識別情報であり、「CT0001」、「CT0002」等で示される。テナントＩＤは、上述したテナントを識別する識別情報であり、「T0001」、「T0002」等で示される。利用中のストレージ容量（利用量）は、それぞれの契約ＩＤで契約されたテナントが利用しているストレージ容量を示す。ストレージ容量の上限値は、テナントが利用しているストレージの上限値である。
【0057】
本実施形態において契約容量管理テーブル（契約容量管理ＤＢ５００２）は、契約容量報管理手段の一例として機能する。
【0058】
●文書テンプレート管理テーブル●
図７は、文書テンプレート管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルは一例であり、これに限るものではない。記憶部５０００には、図７に示されているような文書テンプレート管理テーブルによって構成された文書テンプレート管理ＤＢ５００３が構築されている。文書テンプレート管理テーブルでは、テナントＩＤをタブとしたそれぞれのタブごとに、テンプレートＩＤ(templateId)、文書テンプレートの利用者(createdBy)、文書テンプレートの最終更新者(lastModifiedBy)、文書テンプレートの最終更新日時(lastModified)、文書テンプレートが作成されたテナントＩＤ(tenantID)、body、ワークフロー識別情報 (workflowId)を含む各項目（属性）が関連付けられて記憶、管理されている。なお、上述した項目はこれらに限らない。
図７は、文書テンプレート管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルは一例であり、これに限るものではない。記憶部５０００には、図７に示されているような文書テンプレート管理テーブルによって構成された文書テンプレート管理ＤＢ５００３が構築されている。文書テンプレート管理テーブルでは、テナントＩＤをタブとしたそれぞれのタブごとに、テンプレートＩＤ(templateId)、文書テンプレートの利用者(createdBy)、文書テンプレートの最終更新者(lastModifiedBy)、文書テンプレートの最終更新日時(lastModified)、文書テンプレートが作成されたテナントＩＤ(tenantID)、body、ワークフロー識別情報 (workflowId)を含む各項目（属性）が関連付けられて記憶、管理されている。なお、上述した項目はこれらに限らない。
【0059】
これらのうち、テンプレートＩＤ(templateId)は、文書テンプレートを識別する識別情報であり、「template-Id」等で示される。文書テンプレートの利用者(createdBy)は、文書テンプレートを利用する者を表し「user1」等で示される。文書テンプレートの最終更新者(lastModifiedBy)は、文書テンプレートを最後の更新した者を表し、「user1」等で示される。文書テンプレートの最終更新日時(lastModified)は、文書テンプレートが最後に更新された日時を表し、「2022-03-01T00:00:00:000Z」等で示される。文書テンプレートが作成されたテナントＩＤ(tenantID)は、「1234567890」等で示される。Bodyは、文書テンプレート本体を構成する項目でworksの項目を含む。worksは業務ＩＤ(_id)、業務名、itemsを含む。itemsは更に、入力項目識別情報(_id)、入力項目(name)、入力項目の種類(type)を含む。入力項目識別情報(_id)は、「item1-1」、「item1-2」等で示される。入力項目(name)は、「写真」、「入力１」、「入力２」等で示される。入力項目の種類(type)は、「addPicture」、「textInput」等で示される。ワークフロー識別情報(workflowId)は、審査・承認等の審査状態を管理し、「workflow1」等で示される。なお、文書テンプレート管理テーブルは、文書の投稿時に用いられる。図７に示した文書テンプレート管理テーブルでは、「work1」、「work2」の二つの業務のそれぞれで投稿され、「workflow1」の一つのワークフローで承認状態が管理される。
【0060】
本実施形態において文書テンプレート管理テーブル（文書テンプレート管理ＤＢ５００３）は、文書テンプレート管理手段の一例として機能する。
【0061】
●文書テンプレートのデータ構造●
図８は、文書テンプレートのデータ構造の一例を示す概念図である。図８で示したデータ構造は、文書テンプレートに含まれるデータ定義が記述された配列を表し、その内容をそのまま登録するデータベースを利用してもよい。また文書テンプレートのデータ構造の内容は、図７で示した文書テンプレート管理テーブルの各項目（属性）の組を配列として表現したものと同様である。
図８は、文書テンプレートのデータ構造の一例を示す概念図である。図８で示したデータ構造は、文書テンプレートに含まれるデータ定義が記述された配列を表し、その内容をそのまま登録するデータベースを利用してもよい。また文書テンプレートのデータ構造の内容は、図７で示した文書テンプレート管理テーブルの各項目（属性）の組を配列として表現したものと同様である。
【0062】
●文書管理テーブル●
図９は、文書管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルは一例であり、これに限るものではない。記憶部５０００には、図９に示されているような文書管理テーブルによって構成された文書管理ＤＢ５００４が構築されている。文書管理テーブルでは、文書ＩＤをタブとしたそれぞれのタブごとに、文書作成元のテンプレートＩＤ(templateId)、文書作成元の業務ＩＤ(workId)、文書が属するバインダーＩＤ(binderID)、文書の作成日時(date Time)、文書の作成者(postUserId)、文書の最終更新日時(lastModified)、文書の最終更新者(lastModifiedBy)、文書本体(body)を含む各項目（属性）が関連付けられて記憶、管理されている。なお、上述した項目はこれらに限らない。
図９は、文書管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルは一例であり、これに限るものではない。記憶部５０００には、図９に示されているような文書管理テーブルによって構成された文書管理ＤＢ５００４が構築されている。文書管理テーブルでは、文書ＩＤをタブとしたそれぞれのタブごとに、文書作成元のテンプレートＩＤ(templateId)、文書作成元の業務ＩＤ(workId)、文書が属するバインダーＩＤ(binderID)、文書の作成日時(date Time)、文書の作成者(postUserId)、文書の最終更新日時(lastModified)、文書の最終更新者(lastModifiedBy)、文書本体(body)を含む各項目（属性）が関連付けられて記憶、管理されている。なお、上述した項目はこれらに限らない。
【0063】
これらのうち、文書ＩＤは、文書を識別する識別情報であり、「article1」、「article2」等で示される。文書作成元のテンプレートＩＤ(templateId)は、文書作成元のテンプレートを識別する識別情報であり、「template-id」等で示される。文書作成元の業務ＩＤ(workId)は、文書作成元の業務を識別する識別情報であり、「work1」等で示される。文書が属するバインダーＩＤ(binderID)は、文書が属するバインダーを識別する識別情報であり、「binder1」等で示される。文書の作成日時(date Time)は、「2022-02-24T 18:12:27,000Z
」等で示される。文書の作成者(postUserId)は、「user1」等で示される。文書の最終更新日時(lastModified)は、「2022-02-24T 18:12:27,000Z」等で示される。文書の最終更新者(lastModifiedBy)は、「user1」等で示される。文書本体(body)は、文書本体を構成するもので項目(items)を含む。項目(items)は、入力項目ＩＤ(_id)、入力項目(data)を含む。入力項目ＩＤ(_id)は、入力項目を識別する識別情報であり、「item1-1」等で示される。入力項目(data)は、入力項目を構成する画像データ、テキスト情報を表し、「sample1.jpg」、「データ１(テキスト情報)」等で示される。なお、文書管理テーブルは、文書の投稿時に用いられる。
」等で示される。文書の作成者(postUserId)は、「user1」等で示される。文書の最終更新日時(lastModified)は、「2022-02-24T 18:12:27,000Z」等で示される。文書の最終更新者(lastModifiedBy)は、「user1」等で示される。文書本体(body)は、文書本体を構成するもので項目(items)を含む。項目(items)は、入力項目ＩＤ(_id)、入力項目(data)を含む。入力項目ＩＤ(_id)は、入力項目を識別する識別情報であり、「item1-1」等で示される。入力項目(data)は、入力項目を構成する画像データ、テキスト情報を表し、「sample1.jpg」、「データ１(テキスト情報)」等で示される。なお、文書管理テーブルは、文書の投稿時に用いられる。
【0064】
本実施形態において文書管理テーブル（文書管理ＤＢ５００４）は、文書管理手段の一例として機能する。
【0065】
●文書のデータ構造●
図１０は、文書のデータ構造の一例を示す概念図である。図１０で示した文書のデータ構造は、文書に含まれるデータ定義が記述された配列を表し、その内容をそのまま登録するデータベースを利用してもよい。また文書のデータ構造の内容は、図９で示した文書管理テーブルの各項目（属性）の組を配列として表現したものと同様である。
図１０は、文書のデータ構造の一例を示す概念図である。図１０で示した文書のデータ構造は、文書に含まれるデータ定義が記述された配列を表し、その内容をそのまま登録するデータベースを利用してもよい。また文書のデータ構造の内容は、図９で示した文書管理テーブルの各項目（属性）の組を配列として表現したものと同様である。
【0066】
●文書の各ＩＤとの関連イメージ●
図１１は、文書の各ＩＤとの関連イメージの一例を示す概念図である。図１１では、利用者端末４が投稿した文書「article1」,「article2」が、「binder1」というＩＤで投稿された状態が一例として示されている。具体的には、ある点検対象を点検した結果がＮＧであったため改善をする際に、テンプレートで二つの業務を行った場合が示されている。図１１の「binder1」では、最初の点検結果が「article1」のＩＤで投稿され、是正内容が「article2」のＩＤで投稿された状態が示されている。つまり、「binder1」は、「article1」と「article2」とを取り纏める機能を有するＩＤ（バインダーＩＤ(binderID)）となる。なお、各articleで示される内容には、業務１に係る投稿時刻、投稿者、入力Ｉ／Ｆ、並びに、業務２に係る投稿時刻、投稿者、入力Ｉ／Ｆがそれぞれ含まれる。
図１１は、文書の各ＩＤとの関連イメージの一例を示す概念図である。図１１では、利用者端末４が投稿した文書「article1」,「article2」が、「binder1」というＩＤで投稿された状態が一例として示されている。具体的には、ある点検対象を点検した結果がＮＧであったため改善をする際に、テンプレートで二つの業務を行った場合が示されている。図１１の「binder1」では、最初の点検結果が「article1」のＩＤで投稿され、是正内容が「article2」のＩＤで投稿された状態が示されている。つまり、「binder1」は、「article1」と「article2」とを取り纏める機能を有するＩＤ（バインダーＩＤ(binderID)）となる。なお、各articleで示される内容には、業務１に係る投稿時刻、投稿者、入力Ｉ／Ｆ、並びに、業務２に係る投稿時刻、投稿者、入力Ｉ／Ｆがそれぞれ含まれる。
【0067】
また、メタデータを付与したい場合は、例えば、「binder1」の承認状態が「承認済」であれば、後述する文書状態管理テーブルで管理された内容が関連付けられて管理される。これにより、文書管理装置５は、バインダーＩＤ(binderID)を用いてデータをトレースすることができる。
【0068】
●文書状態管理テーブル●
図１２は、文書状態管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルは一例であり、これに限るものではない。記憶部５０００には、図１２に示されているような文書状態管理テーブルによって構成された文書状態管理ＤＢ５００５が構築されている。文書状態管理テーブルでは、文書ＩＤをタブとしたそれぞれのタブごとに、審査承認履歴ＩＤ(_id)、文書作成元のテンプレートＩＤ(templateId)、審査承認を行う文書のバインダーＩＤ(binderId)、審査承認を行うワークフローＩＤ(workflowId)、審査履歴(history)、承認履歴(approved)を含む各項目（属性）が関連付けられて記憶、管理されている。審査履歴(history)には、審査状態、審査、差戻を行なった日時(dateTime)、審査、差戻のアクション(action)、審査、差戻しを行なったユーザ(user)が含まれる。また、承認履歴(approved)には、承認状態、承認を行なった日時(dateTime)、承認を行なったユーザ(user)が含まれる。なお、上述した項目はこれらに限らない。
図１２は、文書状態管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルは一例であり、これに限るものではない。記憶部５０００には、図１２に示されているような文書状態管理テーブルによって構成された文書状態管理ＤＢ５００５が構築されている。文書状態管理テーブルでは、文書ＩＤをタブとしたそれぞれのタブごとに、審査承認履歴ＩＤ(_id)、文書作成元のテンプレートＩＤ(templateId)、審査承認を行う文書のバインダーＩＤ(binderId)、審査承認を行うワークフローＩＤ(workflowId)、審査履歴(history)、承認履歴(approved)を含む各項目（属性）が関連付けられて記憶、管理されている。審査履歴(history)には、審査状態、審査、差戻を行なった日時(dateTime)、審査、差戻のアクション(action)、審査、差戻しを行なったユーザ(user)が含まれる。また、承認履歴(approved)には、承認状態、承認を行なった日時(dateTime)、承認を行なったユーザ(user)が含まれる。なお、上述した項目はこれらに限らない。
【0069】
これらのうち、審査承認を行う文書のバインダーＩＤ(bindeId)は、図１１の文書の各ＩＤとの関連イメージで説明したような識別情報として「binser1」、「binder2」等で示される。審査承認を行うワークフローＩＤ(workflowId)は、「workflow1」等で示される。審査履歴(history)のうち、審査状態(history)は、「審査済」、「差戻し」等で示される。審査、差戻しを行なった日時（dateTime）は、「2022-02-24T 20:00:00,000Z」等で示される。審査、差戻しのアクション（action）は、「reviewd」等で示される。審査、差戻しを行なったユーザ（user）は、「user2, user3」等で示される。承認履歴(approved)のうち、承認状態は、「承認済」等で示される。承認を行なった日時（dateTime）は、「2022-02-24T 22:00:00,000Z」等で示される。承認を行なったユーザ(user)は、「user4」等で示される。
【0070】
本実施形態において文書状態管理テーブル（文書状態管理ＤＢ５００５）は、文書状態管理手段の一例として機能する。
【0071】
●文書状態のデータ構造●
図１３は、文書状態のデータ構造の一例を示す概念図である。図１３で示した文書状態のデータ構造は、文書状態に含まれるデータ定義が記述された配列を表し、その内容をそのまま登録するデータベースを利用してもよい。また文書状態のデータ構造の内容は、図１２で示した文書状態管理テーブルの各項目（属性）の組を配列として表現したものと同様である。
図１３は、文書状態のデータ構造の一例を示す概念図である。図１３で示した文書状態のデータ構造は、文書状態に含まれるデータ定義が記述された配列を表し、その内容をそのまま登録するデータベースを利用してもよい。また文書状態のデータ構造の内容は、図１２で示した文書状態管理テーブルの各項目（属性）の組を配列として表現したものと同様である。
【0072】
●文書アクセス情報管理テーブル●
図１４は、文書アクセス情報管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルは一例であり、これに限るものではない。記憶部５０００には、図１４に示されているような文書アクセス情報管理テーブルによって構成された文書アクセス情報管理ＤＢ５００６が構築されている。文書アクセス情報管理テーブルでは、文書ＩＤをタブとしたそれぞれのタブごとに、アクセス情報ＩＤ(_id)、テナントＩＤ、文書作成元のテンプレートＩＤ(workDataId)、最終アクセス日時(タイムスタンプ)(lastAccess)、アクセス回数(AccessNum)、優先順位スコア(PriorityScore)を含む各項目（属性）が関連付けられて記憶、管理されている。
図１４は、文書アクセス情報管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルは一例であり、これに限るものではない。記憶部５０００には、図１４に示されているような文書アクセス情報管理テーブルによって構成された文書アクセス情報管理ＤＢ５００６が構築されている。文書アクセス情報管理テーブルでは、文書ＩＤをタブとしたそれぞれのタブごとに、アクセス情報ＩＤ(_id)、テナントＩＤ、文書作成元のテンプレートＩＤ(workDataId)、最終アクセス日時(タイムスタンプ)(lastAccess)、アクセス回数(AccessNum)、優先順位スコア(PriorityScore)を含む各項目（属性）が関連付けられて記憶、管理されている。
【0073】
これらのうち、アクセス情報ＩＤ(_id)は、文書に対するアクセス情報を識別する識別情報を表し、「last-access1」等で示される。最終アクセス日時(タイムスタンプ)(lastAccess)は、文書に対する最終アクセス日時を表し、「2022-02-24T 22:00:00,000Z」等で示される。アクセス回数(AccessNum)は文書に対するアクセス回数を表す。優先順位スコア(PriorityScore)は、文書に対する圧縮又は削除の優先順位をスコアで表したもので、例えば、１から１０までの１０段階のうち、１０が最も優先度が高い、１が最も優先度が低いとして管理することができる。なお、１が最も優先度が高い、１０が最も優先度が低いとして管理してもよい。
【0074】
本実施形態において文書アクセス情報管理テーブル（文書アクセス情報管理ＤＢ５００６）は、文書アクセス情報管理手段の一例として機能する。
【0075】
●文書アクセス情報のデータ構造●
図１５は、文書アクセス情報のデータ構造の一例を示す概念図である。図１５で示した文書アクセス情報のデータ構造は、文書アクセス情報に含まれるデータ定義が記述された配列を表し、その内容をそのまま登録するデータベースを利用してもよい。また文書アクセス情報のデータ構造の内容は、図１４で示した文書アクセス情報管理テーブルの各項目（属性）の組を配列として表現したものと同様である。
図１５は、文書アクセス情報のデータ構造の一例を示す概念図である。図１５で示した文書アクセス情報のデータ構造は、文書アクセス情報に含まれるデータ定義が記述された配列を表し、その内容をそのまま登録するデータベースを利用してもよい。また文書アクセス情報のデータ構造の内容は、図１４で示した文書アクセス情報管理テーブルの各項目（属性）の組を配列として表現したものと同様である。
【0076】
＜利用者管理装置の機能構成＞
図４に戻り、利用者管理装置の機能構成について説明する。図４に示されているように、利用者管理装置７は、送受信部７１、取得部７３、認証管理部７６及び記憶読出部７９を有する。これら各機能部は、図３に示された各ハードウエア資源のいずれかが、ＲＯＭ７０２、ＥＥＰＲＯＭ７０４、ＨＤ７０５及び記録メディア７１４のうち少なくとも一つからＲＡＭ７０３に展開された利用者管理装置７用プログラムに従ったＣＰＵ７０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。また、利用者管理装置７は、図３に示されているＲＯＭ７０２、ＥＥＰＲＯＭ７０４、ＨＤ７０５及び記録メディア７１４のうち少なくとも一つにより構築される記憶部７０００を有している。更に、記憶部７０００には、各装置、各端末と通信ネットワーク１００を介して通信を行うための通信プログラム(通信アプリ)、認証を行うための認証アプリ、ブラウザアプリ等が記憶されている。
図４に戻り、利用者管理装置の機能構成について説明する。図４に示されているように、利用者管理装置７は、送受信部７１、取得部７３、認証管理部７６及び記憶読出部７９を有する。これら各機能部は、図３に示された各ハードウエア資源のいずれかが、ＲＯＭ７０２、ＥＥＰＲＯＭ７０４、ＨＤ７０５及び記録メディア７１４のうち少なくとも一つからＲＡＭ７０３に展開された利用者管理装置７用プログラムに従ったＣＰＵ７０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。また、利用者管理装置７は、図３に示されているＲＯＭ７０２、ＥＥＰＲＯＭ７０４、ＨＤ７０５及び記録メディア７１４のうち少なくとも一つにより構築される記憶部７０００を有している。更に、記憶部７０００には、各装置、各端末と通信ネットワーク１００を介して通信を行うための通信プログラム(通信アプリ)、認証を行うための認証アプリ、ブラウザアプリ等が記憶されている。
【0077】
<<利用者管理装置の各機能構成>>
次に、利用者管理装置７の各機能構成について詳細に説明する。図４に示されている利用者管理装置７の送受信部７１は、主に、ネットワークＩ／Ｆ７１１及び近距離通信Ｉ／Ｆ７０８に対するＣＰＵ７０１の処理によって実現され、通信ネットワーク１００を介して各端末、各装置との間で各種データ(又は情報)の送受信を行う。本実施形態において送受信部７１は、送信手段及び受信手段のうち少なくとも一方の手段の一例として機能する。
次に、利用者管理装置７の各機能構成について詳細に説明する。図４に示されている利用者管理装置７の送受信部７１は、主に、ネットワークＩ／Ｆ７１１及び近距離通信Ｉ／Ｆ７０８に対するＣＰＵ７０１の処理によって実現され、通信ネットワーク１００を介して各端末、各装置との間で各種データ(又は情報)の送受信を行う。本実施形態において送受信部７１は、送信手段及び受信手段のうち少なくとも一方の手段の一例として機能する。
【0078】
取得部７３は、主に、ＣＰＵ７０１の処理によって実現され、文書管理装置５が送信した契約情報を取得する。本実施形態において取得部７３は、取得手段の一例として機能する。
【0079】
認証管理部７６は、主に、ＣＰＵ７０１の処理によって実現され、利用者端末４が送信した認証情報に対する認証処理を実行する。本実施形態において認証管理部７６は、認証管理手段の一例として機能する。
【0080】
記憶読出部６９は、主に、ＲＯＭ７０２、ＥＥＰＲＯＭ７０４、ＨＤ７０５及び記録メディア７１４のうち少なくとも一つに対するＣＰＵ７０１の処理によって実現され、記憶部７０００に各種データ(又は情報)を記憶したり、記憶部７０００から各種データ(又は情報)を読み出したりする。本実施形態において記憶読出部７９は、記憶読出手段の一例として機能する。
【0081】
●利用者情報管理テーブル●
図１６は、利用者情報管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルは一例であり、これに限るものではない。記憶部７０００には、図１６に示されているような利用者情報管理テーブルによって構成された利用者情報管理ＤＢ７００１が構築されている。利用者情報管理テーブルでは、利用者（管理者）識別情報ごとに、パスワード及び利用者（管理者）名が関連付けられて記憶、管理されている。なお、利用者情報管理テーブルで管理される各項目は、ログイン情報管理テーブルで管理される利用者（管理者）識別情報、パスワード及び利用者（管理者）名と同様のため説明を省略する。
図１６は、利用者情報管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルは一例であり、これに限るものではない。記憶部７０００には、図１６に示されているような利用者情報管理テーブルによって構成された利用者情報管理ＤＢ７００１が構築されている。利用者情報管理テーブルでは、利用者（管理者）識別情報ごとに、パスワード及び利用者（管理者）名が関連付けられて記憶、管理されている。なお、利用者情報管理テーブルで管理される各項目は、ログイン情報管理テーブルで管理される利用者（管理者）識別情報、パスワード及び利用者（管理者）名と同様のため説明を省略する。
【0082】
本実施形態において利用者情報管理テーブル（利用者情報管理ＤＢ７００１）は、利用者情報管理手段の一例として機能する。
【0083】
●テナント情報管理テーブル●
図１７は、テナント情報管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルは一例であり、これに限るものではない。記憶部７０００には、図１７に示されているようなテナント情報管理テーブルによって構成されたテナント情報管理ＤＢ７００２が構築されている。テナント情報管理テーブルでは、契約ＩＤをタブとしたそれぞれのタブごとに、テナントＩＤ、テナント名、契約内容を含む各項目が関連付けられて記憶、管理されている。これらのうち、テナント名は、「Ａ企画室」、「Ｂ開発本部」等で示される。契約内容はそれぞれのテナントに対して締結された契約の内容を表し、「帳票作成」、「企画書管理」、「各種マニュアル管理」等で示される。
図１７は、テナント情報管理テーブルの一例を示す概念図である。なお、以下に説明するデータテーブルは一例であり、これに限るものではない。記憶部７０００には、図１７に示されているようなテナント情報管理テーブルによって構成されたテナント情報管理ＤＢ７００２が構築されている。テナント情報管理テーブルでは、契約ＩＤをタブとしたそれぞれのタブごとに、テナントＩＤ、テナント名、契約内容を含む各項目が関連付けられて記憶、管理されている。これらのうち、テナント名は、「Ａ企画室」、「Ｂ開発本部」等で示される。契約内容はそれぞれのテナントに対して締結された契約の内容を表し、「帳票作成」、「企画書管理」、「各種マニュアル管理」等で示される。
【0084】
本実施形態においてテナント情報管理テーブル（テナント情報管理ＤＢ７００２）は、テナント情報管理手段の一例として機能する。
【0085】
【0086】
＜管理者によるログイン処理＞
まず、情報処理システム１を利用する管理者によるログイン処理について説明する。図１８は、利用者端末を介したログイン処理の一例を示すシーケンス図である。図１８に示されているように、情報処理システム１を利用する利用者は、利用者端末４を用いて文書管理アプリの起動、又はＷｅｂブラウザを起動する。これにより、利用者端末４の操作受付部４２は、利用者によるアプリ起動操作又はＷｅｂブラウザの起動操作を受け付ける。具体的には、利用者端末４の操作受付部４２は、利用者端末４のディスプレイ４０７に表示された文書管理アプリの起動操作又はＷｅｂブラウザの起動操作を受け付ける。これにより、利用者端末４は、文書管理アプリ又はＷｅｂブラウザを起動する。Ｗｅｂブラウザを起動する場合は、利用者端末４は、送受信部４１を介してディスプレイ４０７に表示された所定のＵＲＬで示される文書管理Ｗｅｂサイトにアクセスする。
まず、情報処理システム１を利用する管理者によるログイン処理について説明する。図１８は、利用者端末を介したログイン処理の一例を示すシーケンス図である。図１８に示されているように、情報処理システム１を利用する利用者は、利用者端末４を用いて文書管理アプリの起動、又はＷｅｂブラウザを起動する。これにより、利用者端末４の操作受付部４２は、利用者によるアプリ起動操作又はＷｅｂブラウザの起動操作を受け付ける。具体的には、利用者端末４の操作受付部４２は、利用者端末４のディスプレイ４０７に表示された文書管理アプリの起動操作又はＷｅｂブラウザの起動操作を受け付ける。これにより、利用者端末４は、文書管理アプリ又はＷｅｂブラウザを起動する。Ｗｅｂブラウザを起動する場合は、利用者端末４は、送受信部４１を介してディスプレイ４０７に表示された所定のＵＲＬで示される文書管理Ｗｅｂサイトにアクセスする。
【0087】
その後、操作受付部４２は、ログイン操作を受け付ける（ステップＳ１１）。具体的には、操作受付部４２は、ディスプレイ４０７に表示されたログイン画面に対して利用者端末４は管理者が操作したログイン操作(利用者（管理者）識別情報及びパスワードの入力)を受け付ける。
【0088】
●画面表示例●
ここで、利用者端末４における表示画面例について説明する。図１９は、利用者端末におけるログイン実行時の表示画面の一例を示す図である。図１９に示されているように、利用者端末４のディスプレイ４０７には、表示制御部４４によってログイン画面４００１が表示される。ログイン画面４００１には、ユーザＩＤ、パスワードをそれぞれ入力する入力領域と、ログインを行うためのログインボタンが表示される。これにより、利用者（管理者）は、自身のユーザＩＤ、パスワードを入力した後、ログインボタンを操作することにより、文書管理アプリを利用することができる。
ここで、利用者端末４における表示画面例について説明する。図１９は、利用者端末におけるログイン実行時の表示画面の一例を示す図である。図１９に示されているように、利用者端末４のディスプレイ４０７には、表示制御部４４によってログイン画面４００１が表示される。ログイン画面４００１には、ユーザＩＤ、パスワードをそれぞれ入力する入力領域と、ログインを行うためのログインボタンが表示される。これにより、利用者（管理者）は、自身のユーザＩＤ、パスワードを入力した後、ログインボタンを操作することにより、文書管理アプリを利用することができる。
【0089】
図１８に戻り、送受信部４１は、文書管理装置５に対してログイン要求を送信する（ステップＳ１２。これにより、文書管理装置５の送受信部５１は、利用者端末４が送信したログイン要求を受信する。このとき、ログイン要求には、利用者（管理者）識別情報、パスワード及び利用者端末４と文書管理装置５との通信を行うために確立されたセッションのセッションＩＤが含まれる。
【0090】
次に、文書管理装置５の記憶読出部５９は、ステップＳ１２で受信した利用者（管理者）識別情報を検索キーとしてログイン情報管理ＤＢ５００１（図５参照）を検索することにより、対応するログイン情報を読み出す（ステップＳ１３）。具体的には、記憶読出部５９は、ステップＳ１２で受信した利用者（管理者）識別情報に対応する利用者（管理者）識別情報とパスワードとを、ログイン情報管理ＤＢ５００１から読み出す。
【0091】
続いて、送受信部５１は、利用者管理装置７に対して認証要求を送信する（ステップＳ１４）。これにより、利用者管理装置７の送受信部７１は、文書管理装置５が送信した認証要求を受信する。このとき、認証要求には、ステップＳ１３でログイン情報管理ＤＢ５００１（図５参照）から読み出された利用者（管理者）識別情報及びパスワードが含まれる。
【0092】
次に、利用者管理装置７の認証管理部７６は、ログイン認証を実行する（ステップＳ１５）。具体的には、認証管理部７６は、ステップＳ１４で受信した認証要求に含まれる利用者（管理者）識別情報及びパスワードを検索キーとして利用者情報管理ＤＢ７００１（図６参照）を検索することにより、対応する利用者（管理者）識別情報及びパスワードを読み出して一致するかを判断する。これにより、利用者端末４が送信したログイン情報に対する認証が成功すると、入力された利用者（管理者）識別情報及びパスワードは正しいものであると見なされる。
【0093】
次に、送受信部７１は、ステップＳ１４で受信した認証要求に対する認証応答を文書管理装置５に対して送信する（ステップＳ１６）。これにより、文書管理装置５の送受信部５１は、利用者管理装置７が送信した認証応答を受信する。このとき、認証応答には、認証結果(例えば、認証ＯＫ)を示す情報が含まれる。
【0094】
次に、文書管理装置５の送受信部５１は、利用者端末に対して、ステップＳ１２で受信したログイン要求に対する応答としてのログイン応答を送信する（ステップＳ１７）。これにより、利用者端末４の送受信部４１は、文書管理装置５が送信したログイン応答を受信する。このとき、ログイン応答には、ログイン認証結果(例えば、ログイン認証ＯＫ)を示す情報が含まれる。
【0095】
次に、利用者端末４の登録部４８は、ログイン情報の登録を行う（ステップＳ１８）。具体的には、登録部４８は、ステップＳ１２－ステップＳ１７で送受信されたログイン情報として、利用者（管理者）識別情報、パスワードを含む利用者（管理者）に係る各種情報を記憶部４０００の所定領域に記憶、登録する。なお、情報処理システム１の構成によっては、文書管理装置５にログイン情報管理ＤＢを持たず、利用者がログイン処理を行う度に、毎回ログイン認証の処理を実行するようなシステム構成にしてもよい。
【0096】
なお、上述したステップＳ１１－Ｓ１８までの処理は、文書管理アプリ又は文書管理用のＷｅｂブラウザを起動した際の初回の処理に限られてもよい。そのため、利用者端末４は、以降に説明する他の装置との通信において、上述した手順によるログイン認証処理、セッション確立のための処理等が成功し、互いに通信可能な状態となっていることを前提とする。
【0097】
本実施形態に係る情報処理システムでは、例えば、上述したステップＳ１２及びＳ１７の処理が実行される場合、利用者端末４と文書管理装置５との間に他の装置等が存在してもよい。つまり、利用者端末４と文書管理装置５との間で送受信される各情報(データ)は、一度他の装置等を介して送受信されるような構成であってもよい。上述した構成は、利用者端末４と文書管理装置５との間に他の処理ステップが存在した場合でも適用することが可能である。
【0098】
また、本実施形態に係る情報処理システムでは、例えば、上述したステップＳ１４及びＳ１６の処理が実行される場合、文書管理装置５と利用者管理装置７との間に他の装置等が存在してもよい。つまり、文書管理装置５と利用者管理装置７との間で送受信される各情報(データ)は、一度他の装置等を介して送受信されるような構成であってもよい。上述した構成は、文書管理装置５と利用者管理装置７との間に他の処理ステップが存在した場合でも適用することが可能である。
【0099】
＜文書投稿処理＞
次に、文書投稿処理について説明する。図２０は、利用者端末を介した文書投稿処理の一例を示すシーケンス図である。まず、情報処理システム１を利用する利用者は、利用者端末４を用いて文書管理アプリを起動する。このとき利用者は、文書管理アプリに代えてＷｅｂブラウザを起動してもよい。これにより、利用者端末４の操作受付部４２は、利用者によるアプリ起動操作（又はＷｅｂブラウザの起動操作）を受け付ける（ステップＳ２１）。具体的には、利用者端末４の操作受付部４２は、利用者端末４のディスプレイ４０７に表示された文書管理アプリの起動操作（又はＷｅｂブラウザの起動操作）を受け付ける。これにより、利用者端末４は、文書管理アプリ（又はＷｅｂブラウザ）を起動する（ステップＳ２２）。Ｗｅｂブラウザを起動する方法は、図１８で説明したとおりである。なお、ステップＳ２１、Ｓ２２の処理は、図１８で説明したステップＳ１８までの処理のセッションが維持されているものであれば、省略可能である。
次に、文書投稿処理について説明する。図２０は、利用者端末を介した文書投稿処理の一例を示すシーケンス図である。まず、情報処理システム１を利用する利用者は、利用者端末４を用いて文書管理アプリを起動する。このとき利用者は、文書管理アプリに代えてＷｅｂブラウザを起動してもよい。これにより、利用者端末４の操作受付部４２は、利用者によるアプリ起動操作（又はＷｅｂブラウザの起動操作）を受け付ける（ステップＳ２１）。具体的には、利用者端末４の操作受付部４２は、利用者端末４のディスプレイ４０７に表示された文書管理アプリの起動操作（又はＷｅｂブラウザの起動操作）を受け付ける。これにより、利用者端末４は、文書管理アプリ（又はＷｅｂブラウザ）を起動する（ステップＳ２２）。Ｗｅｂブラウザを起動する方法は、図１８で説明したとおりである。なお、ステップＳ２１、Ｓ２２の処理は、図１８で説明したステップＳ１８までの処理のセッションが維持されているものであれば、省略可能である。
【0100】
次に、操作受付部４２は、文書テンプレートのダウンロードを受け付ける（ステップＳ２３）。具体的には、操作受付部４２は、ディスプレイ４０７に表示された文書テンプレートのダウンロード画面に対する利用者によるダウンロード操作を受け付ける。この場合、ダウンロード用の文書テンプレートを提供するのは、文書管理装置５であってもよいし、文書管理装置５とは別の外部サーバであってもよい。
【0101】
次に、送受信部４１は、文書管理装置５に対して文書テンプレート取得要求を送信する（ステップＳ２４）。これにより、文書管理装置５の送受信部５１は、利用者端末４が送信した文書テンプレート取得要求を受信する。このとき、文書テンプレート取得要求には、テナントＩＤが含まれる。
【0102】
次に、文書管理装置５の取得処理部５２は、文書テンプレートを取得する（ステップＳ２５）。具体的には、取得処理部２５は、ステップＳ２４で受信したテナントＩＤを検索キーとして文書テンプレート管理ＤＢ５００３（図７参照）を検索することにより、対応する項目をすべて読み出す。
【0103】
次に、送受信部５１は、ステップＳ２４で受信した文書テンプレート取得要求に対する応答として、利用者端末４に対して文書テンプレート取得応答を送信する（ステップＳ２６）。これにより、利用者端末４の送受信部４１は、文書管理装置５が送信した文書テンプレート取得応答を受信する。このとき、文書テンプレート取得応答には、読み出された文書テンプレートデータが含まれる。
【0104】
次に、利用者端末４の表示制御部４４は、投稿画面を表示させる（ステップＳ２７）。具体的には、表示制御部４４は、ステップＳ２６で受信した文書テンプレートデータを利用者端末４のディスプレイ４０７に表示させる。
【0105】
●画面表示例●
ここで、利用者端末４における表示画面例について説明する。図２１は、利用者端末における文書投稿時の表示画面の一例を示す図である。なお、図２１に示した利用者端末４は、スマートフォンが利用された場合を例示している。図２１に示されているように、利用者端末４のディスプレイ４０７には、表示制御部４４によって文書投稿画面４１０１が表示される。文書投稿画面４１０１には、投稿文書に含まれる画像を撮影するための撮影ボタン（カメラマーク）と、テキスト情報入力欄が含まれる。文書投稿画面４１０１には更に、投稿ボタン４１３１が含まれる。これにより、利用者は、撮影ボタンで所望の撮影対象を撮影し、テキスト情報欄に所望のテキスト情報を入力した後、投稿ボタン４１３１を操作することにより、所望の文書を文書管理装置５に投稿することができる。
ここで、利用者端末４における表示画面例について説明する。図２１は、利用者端末における文書投稿時の表示画面の一例を示す図である。なお、図２１に示した利用者端末４は、スマートフォンが利用された場合を例示している。図２１に示されているように、利用者端末４のディスプレイ４０７には、表示制御部４４によって文書投稿画面４１０１が表示される。文書投稿画面４１０１には、投稿文書に含まれる画像を撮影するための撮影ボタン（カメラマーク）と、テキスト情報入力欄が含まれる。文書投稿画面４１０１には更に、投稿ボタン４１３１が含まれる。これにより、利用者は、撮影ボタンで所望の撮影対象を撮影し、テキスト情報欄に所望のテキスト情報を入力した後、投稿ボタン４１３１を操作することにより、所望の文書を文書管理装置５に投稿することができる。
【0106】
図２０に戻り、操作受付部４２は、投稿画面への入力を受け付ける（ステップＳ２８）。具体的には、操作受付部４２は、図２１で示した文書投稿画面４１０１の撮影ボタン（カメラマーク）の操作、テキスト情報入力欄へのテキスト入力、及び投稿ボタン４２５１への各操作又は入力を受け付ける。
【0107】
続いて、送受信部４１は、文書管理装置５に対して文書投稿要求を送信する（ステップＳ２９）。これにより、文書管理装置５の送受信部５１は、利用者端末４が送信した文書投稿要求を受信する。このとき、文書投稿要求には、利用者が投稿するために編集したテンプレートのテンプレートＩＤ、ファイル名、画像データ及びテキストデータが含まれる。
【0108】
次に、文書管理装置５の記憶読出部５９は、文書を保存する（ステップＳ３０）。具体的には、記憶読出部５９は、ステップＳ２９で受信したテンプレートＩＤ、ファイル名、画像データ及びテキストデータを、文書管理ＤＢ５００４（図９参照）の対応又は関連する項目に記憶させる。記憶読出部５９は更に、記憶部５０００の所定領域で管理されている文書（帳票）のうち、対応する文書にテンプレートＩＤ、ファイル名、画像データ及びテキストデータを記憶させる。この場合、記憶させる文書のデータは、図１０で説明したデータ構造例で管理される。
【0109】
次に、送受信部５１は、ステップＳ２９で受信スタ文書投稿要求に対する応答としての文書投稿応答を、利用者端末４に対して送信する（ステップＳ３１）。これにより、利用者端末４の送受信部４１は、文書管理装置５が送信した文書投稿応答を受信する。このとき、文書投稿応答には、文書投稿に対する応答を示す情報が含まれていればよい。
【0110】
＜投稿文書の取得処理＞
続いて、投稿文書の取得処理について説明する。図２２は、投稿文書に対する圧縮／削除の設定処理の一例を示すシーケンス図である。なお、利用者端末４におけるステップＳ４１及びＳ４２は、上述したステップＳ２１及びＳ２２の処理と同様のため、説明を省略する。
続いて、投稿文書の取得処理について説明する。図２２は、投稿文書に対する圧縮／削除の設定処理の一例を示すシーケンス図である。なお、利用者端末４におけるステップＳ４１及びＳ４２は、上述したステップＳ２１及びＳ２２の処理と同様のため、説明を省略する。
【0111】
次に、利用者端末４の操作受付部４２は、文書閲覧操作を受け付ける（ステップＳ４３）。具体的には、操作受付部４２は、以下に示す文書閲覧操作画面における利用者の操作を受け付ける。
【0112】
●画面表示例●
図２３は、利用者端末における文書閲覧時の表示画面の一例を示す図である。図２３に示されているように、利用者端末４のディスプレイ４０７には、表示制御部４４によって文書閲覧操作画面４０１１が表示される。文書閲覧操作画面４０１１には、投稿された投稿文書のファイル名ごとに、テンプレートＩＤ、バインダーＩＤ、選択用のチェックボックス（ファイル選択部４０１２）が対応付けられて表示される。文書閲覧操作画面４０１１には更に、実行ボタン４１５１が含まれる。これにより、利用者は、所望のファイルをファイル選択部４０１２のチェックボックスにチェックを入れ後、実行ボタン４１５１を操作することにより、所望のファイルを選択することができる。この文書閲覧操作画面４０１１に対して入力された各種設定情報は、後述する文書管理装置５における圧縮／削除に係る各種設定処理において、記憶部５０００の所定領域に記憶、管理される。他方、所定のデータテーブルにて記憶、管理されるようにしてもよい。
図２３は、利用者端末における文書閲覧時の表示画面の一例を示す図である。図２３に示されているように、利用者端末４のディスプレイ４０７には、表示制御部４４によって文書閲覧操作画面４０１１が表示される。文書閲覧操作画面４０１１には、投稿された投稿文書のファイル名ごとに、テンプレートＩＤ、バインダーＩＤ、選択用のチェックボックス（ファイル選択部４０１２）が対応付けられて表示される。文書閲覧操作画面４０１１には更に、実行ボタン４１５１が含まれる。これにより、利用者は、所望のファイルをファイル選択部４０１２のチェックボックスにチェックを入れ後、実行ボタン４１５１を操作することにより、所望のファイルを選択することができる。この文書閲覧操作画面４０１１に対して入力された各種設定情報は、後述する文書管理装置５における圧縮／削除に係る各種設定処理において、記憶部５０００の所定領域に記憶、管理される。他方、所定のデータテーブルにて記憶、管理されるようにしてもよい。
【0113】
図２２に戻り、利用者端末４の送受信部４１は、文書管理装置５に対して文書取得要求を送信する（ステップＳ４４）。これにより、文書管理装置５の送受信部５１は、利用者端末４が送信した文書取得要求を受信する。このとき、文書取得要求には、選択されたファイルのファイル名、テンプレートＩＤ、バインダーＩＤが含まれる。
【0114】
次に、文書管理装置５の取得処理部５２は、投稿文書を取得する（ステップＳ４５）。
【0115】
≪投稿文書の取得処理の詳細≫
図２４は、投稿文書の取得処理の一例を示すフローチャートである。図２４に示すように、文書管理装置５の取得処理部５２は記憶読出部５９を介して、ステップＳ４４で受信したファイル名、テンプレートＩＤ、バインダーＩＤを検索キーとして文書管理ＤＢ５００４（図９参照）を検索することにより、対応する文書の一覧を取得する（ステップＳ４５－１）。
図２４は、投稿文書の取得処理の一例を示すフローチャートである。図２４に示すように、文書管理装置５の取得処理部５２は記憶読出部５９を介して、ステップＳ４４で受信したファイル名、テンプレートＩＤ、バインダーＩＤを検索キーとして文書管理ＤＢ５００４（図９参照）を検索することにより、対応する文書の一覧を取得する（ステップＳ４５－１）。
【0116】
次に、取得処理部５２は、審査承認履歴情報を取得する（ステップＳ４５－２）。具体的には、取得処理部５２は、ファイル名、テンプレートＩＤ、バインダーＩＤを検索キーとして文書状態管理ＤＢ５００５（図１２参照）を検索することにより、対応する文書に係る文書状態情報の一例である審査承認履歴情報を取得する。この場合、取得する審査承認履歴情報は、審査履歴に関しては、例えば、「審査済」、「差戻し」であり、承認履歴に関しては、例えば、「承認済」である。
【0117】
続いて、登録実行部５８は、文書アクセス情報を更新してこのフローを抜ける（ステップＳ４５－３）。具体的には、登録実行部５８は、タイムスタンプを更新し、アクセス回数をカウントアップする。より具体的には、登録実行部５８は記憶読出部５９を介して、取得した文書情報及び文書状態に係る情報に基づいて、文書アクセス情報管理ＤＢ５００６（図１４参照）で管理されているテンプレートＩＤに対応する項目を更新する。例えば、登録実行部５８は、アクセスされた文書のタイムスタンプを更新し、対応する文書ＩＤで管理されるアクセス回数を計数して（加算して）値を更新する。このとき、登録実行部５８は、文書アクセス情報を更新したファイル（文書）と他の文書ＩＤで管理されている他のファイル（文書）との内容及び状態（審査承認状態）に基づいて、優先順位スコアの値を更新してもよい。
【0118】
図２３に再び戻り、送受信部５１は、ステップＳ４４で受信した文書取得要求に対する応答として、利用者端末４に対して文書取得応答を送信する（ステップＳ４６）。これにより、利用者端末４の送受信部４１は、文書管理装置５が送信した文書取得応答を受信する。このとき、文書取得応答には、投稿文書一覧画面を示す投稿画面一覧画面データが含まれる。
【0119】
次に、利用者端末４の表示制御部４４は、投稿済文書一覧画面を利用者端末４のディスプレイ４０７表示させる（ステップＳ４７）。
【0120】
続いて、操作受付部４２は、ファイル圧縮／削除に係る各種設定を受け付ける（ステップＳ４８）。具体的には、以下の各画面における利用者による各種設定を受け付ける。
【0121】
●画面表示例●
図２５は、利用者端末におけるファイル圧縮／削除、復旧選択時の表示画面の一例を示す図である。図２５に示されているように、利用者端末４のディスプレイ４０７には、表示制御部４４によってファイル圧縮削除復旧選択画面４０２１が表示される。ファイル圧縮削除復旧選択画面４０２１には、投稿された投稿文書のファイル名ごとに、圧縮、削除を選択するためのチェックボックス（ファイル圧縮削除選択部４０２２）と、圧縮・削除後の復旧を選択するためのチェックボックス（ファイル復旧要否選択部４０２３）とが対応付けられて表示される。ファイル圧縮削除復旧選択画面４０２１の場合、例えば、File1については、「削除」が選択され「復旧」には「要」が選択されているため、削除の所定期間後に「復旧」される設定であることがわかる。File2については、何も選択されていないため、「圧縮」も「削除」もされないことがわかる。File3については、「削除」が選択され、「復旧」には「否」が選択されているため、削除後の「復旧」は行われないことがわかる。ファイル圧縮削除復旧選択画面４０２１には更に、表示制御部４４によって実行ボタン４１６１が表示される、これにより、利用者は、任意のファイルについて圧縮、削除の選択と圧縮・削除後の復旧の選択とを行うことができる。このファイル圧縮削除復旧選択画面４０２１に対して入力された各種設定情報は、後述する文書管理装置５における圧縮／削除に係る各種設定処理において、記憶部５０００の所定領域に記憶、管理される。他方、所定のデータテーブルにて記憶、管理されるようにしてもよい。本実施形態においてファイル復旧要否選択部４０２３は、復旧要否選択部の一例として機能する。
図２５は、利用者端末におけるファイル圧縮／削除、復旧選択時の表示画面の一例を示す図である。図２５に示されているように、利用者端末４のディスプレイ４０７には、表示制御部４４によってファイル圧縮削除復旧選択画面４０２１が表示される。ファイル圧縮削除復旧選択画面４０２１には、投稿された投稿文書のファイル名ごとに、圧縮、削除を選択するためのチェックボックス（ファイル圧縮削除選択部４０２２）と、圧縮・削除後の復旧を選択するためのチェックボックス（ファイル復旧要否選択部４０２３）とが対応付けられて表示される。ファイル圧縮削除復旧選択画面４０２１の場合、例えば、File1については、「削除」が選択され「復旧」には「要」が選択されているため、削除の所定期間後に「復旧」される設定であることがわかる。File2については、何も選択されていないため、「圧縮」も「削除」もされないことがわかる。File3については、「削除」が選択され、「復旧」には「否」が選択されているため、削除後の「復旧」は行われないことがわかる。ファイル圧縮削除復旧選択画面４０２１には更に、表示制御部４４によって実行ボタン４１６１が表示される、これにより、利用者は、任意のファイルについて圧縮、削除の選択と圧縮・削除後の復旧の選択とを行うことができる。このファイル圧縮削除復旧選択画面４０２１に対して入力された各種設定情報は、後述する文書管理装置５における圧縮／削除に係る各種設定処理において、記憶部５０００の所定領域に記憶、管理される。他方、所定のデータテーブルにて記憶、管理されるようにしてもよい。本実施形態においてファイル復旧要否選択部４０２３は、復旧要否選択部の一例として機能する。
【0122】
●画面表示例●
図２６は、利用者端末におけるファイルの自動圧縮選択時の表示画面の一例を示す図である。図２６に示されているように、利用者端末４のディスプレイ４０７には、表示制御部４４によってファイル自動圧縮選択画面４０３１が表示される。ファイル自動圧縮選択画面４０３１には、投稿された投稿文書のファイル名ごとに、圧縮を自動で行うためのチェックボックス（ファイル自動圧縮選択部４０３２）が表示される。つまり、チェックボックスにチェックが入れられなければ、対象となるファイルは自動圧縮が行われない設定となる。ファイル自動圧縮選択画面４０３１には更に、表示制御部４４によって実行ボタン４１７１が表示される。これにより、利用者は、任意のファイルを圧縮する際に、自動で圧縮する否かを選択することができる。このファイル自動圧縮選択画面４０３１に対して入力された各種設定情報は、後述する文書管理装置５における圧縮／削除に係る各種設定処理において、記憶部５０００の所定領域に記憶、管理される。他方、所定のデータテーブルにて記憶、管理されるようにしてもよい。本実施形態においてファイル自動圧縮選択部４０３２は、圧縮方法選択部の一例として機能する。
図２６は、利用者端末におけるファイルの自動圧縮選択時の表示画面の一例を示す図である。図２６に示されているように、利用者端末４のディスプレイ４０７には、表示制御部４４によってファイル自動圧縮選択画面４０３１が表示される。ファイル自動圧縮選択画面４０３１には、投稿された投稿文書のファイル名ごとに、圧縮を自動で行うためのチェックボックス（ファイル自動圧縮選択部４０３２）が表示される。つまり、チェックボックスにチェックが入れられなければ、対象となるファイルは自動圧縮が行われない設定となる。ファイル自動圧縮選択画面４０３１には更に、表示制御部４４によって実行ボタン４１７１が表示される。これにより、利用者は、任意のファイルを圧縮する際に、自動で圧縮する否かを選択することができる。このファイル自動圧縮選択画面４０３１に対して入力された各種設定情報は、後述する文書管理装置５における圧縮／削除に係る各種設定処理において、記憶部５０００の所定領域に記憶、管理される。他方、所定のデータテーブルにて記憶、管理されるようにしてもよい。本実施形態においてファイル自動圧縮選択部４０３２は、圧縮方法選択部の一例として機能する。
【0123】
＜投稿文書に対する圧縮／削除処理＞
図２７は、投稿文書に対する圧縮／削除処理の一例を示すシーケンス図である。まず、文書管理装置５の登録実行部５８は自動圧縮サービスを起動する（ステップＳ６１）。具体的には、登録実行部５８は、例えば、文書管理装置５で定期的に実行されるスケジューラを操作し、スケジューラが自動圧縮サービスアプリを起動させる。
図２７は、投稿文書に対する圧縮／削除処理の一例を示すシーケンス図である。まず、文書管理装置５の登録実行部５８は自動圧縮サービスを起動する（ステップＳ６１）。具体的には、登録実行部５８は、例えば、文書管理装置５で定期的に実行されるスケジューラを操作し、スケジューラが自動圧縮サービスアプリを起動させる。
【0124】
次に、送受信部５１は、利用者管理装置７に対して、契約情報（契約中テナント）一覧取得要求を送信する（ステップＳ６２）。これにより、利用者管理装置７の送受信部７１は、文書管理装置５が送信した契約情報（契約中テナント）一覧取得要求を受信する。このとき、契約情報（契約中テナント）一覧取得要求には、文書管理装置５が契約を締結した契約を識別する契約ＩＤが含まれる。
【0125】
次に、利用者管理装置７の取得部７３は、契約情報（契約中テナント）一覧を取得する（ステップＳ６３）。具体的には、取得部７３は、ステップＳ６２で受信した契約ＩＤを検索キーとしてテナント情報管理ＤＢ７００２（図１７参照）を検索することにより、対応する契約情報（契約中テナント）一覧を取得する。
【0126】
次に、送受信部７１は、ステップＳ６２で受信した契約情報（契約中テナント）一覧取得要求に対する応答として、文書管理装置５に対して契約情報（契約中テナント）一覧取得応答を送信する（ステップＳ６４）。これにより、文書管理装置５の送受信部５１は、利用者管理装置７が送信した契約情報（契約中テナント）一覧取得応答を受信する。このとき、契約情報（契約中テナント）一覧取得応答には、契約中テナントの契約一覧情報が含まれる。なお、契約一覧情報には、テナント名とテナント名に関連付けられた契約内容の一覧が含まれる。
【0127】
次に、文書管理装置５は、ファイル圧縮・削除処理を行う（ステップＳ６５）。
【0128】
＜ファイルの圧縮・削除処理の詳細＞
ここで、投稿文書（ファイル）の圧縮・削除処理の詳細について説明する。図２８Ａは、投稿文書に対する圧縮／削除処理の詳細の一例を示すフローチャートである。まず、ステップＳ６４で契約中テナント一覧情報を取得した文書管理装置５の判断部５５は、全てのテナントに対して自動圧縮処理を実行したかを判断する（ステップＳ６５－１）。
ここで、投稿文書（ファイル）の圧縮・削除処理の詳細について説明する。図２８Ａは、投稿文書に対する圧縮／削除処理の詳細の一例を示すフローチャートである。まず、ステップＳ６４で契約中テナント一覧情報を取得した文書管理装置５の判断部５５は、全てのテナントに対して自動圧縮処理を実行したかを判断する（ステップＳ６５－１）。
【0129】
全てのテナントに対して自動圧縮処理を実行した場合（ステップＳ６５－１：ＹＥＳ）、判断部５５は、このフローを抜ける。
【0130】
他方、全てのテナントに対して自動圧縮処理を実行していない場合（ステップＳ６５－１：ＮＯ）、取得処理部５２は、ストレージ利用量を取得する（ステップＳ６５－２）。具体的には、取得処理部５２は記憶読出部５９を介して、契約容量管理ＤＢ５００２（図６参照）から、テナント毎の利用中のストレージ容量（利用量）を読み出して取得する。
【0131】
続いて、取得処理部５２は、ストレージ容量の上限値を取得する（ステップＳ６５－３）。具体的には、取得処理部５２は記憶読出部５９を介して、契約容量管理ＤＢ５００２（図６参照）から、テナント毎の利用中のストレージ容量の上限値を読み出して取得する。
【0132】
次に、判断部５５は、圧縮要否判断を行う（ステップＳ６５－４）。具体的には、判断部５５は、圧縮が必要、又は、取得したストレージ容量が上限値に対する閾値を超えているかを判断する。このとき、ステップＳ６５－４では、文書の圧縮可否判断に加えて、文書の削除可否判断を同時に行ってもよい。
【0133】
取得したストレージ容量が上限値に対する閾値を超えている場合（ステップＳ６５－４：ＹＥＳ）、判断部５５は、判断したストレージ容量に関しては圧縮が不要であるとしてこのフローを抜ける。
【0134】
他方、取得したストレージ容量が上限値に対する閾値を超えていない場合（ステップＳ６５－４：ＮＯ）、取得処理部５２は、圧縮可能ファイル一覧の取得を開始する（ステップＳ６５－５）。
【0135】
次に、取得処理部５２は、文書アクセス情報一覧（優先順位スコア）を取得する（ステップＳ６５－６）。具体的には、取得処理部５２は記憶読出部５９を介して、例えば、テナントＩＤで関連付けられた文書アクセス情報管理ＤＢ５００６（図１４参照）で管理されている優先順位スコアを読み出して取得する。ここで読み出される優先順位スコアは、上述した各文書に対する審査承認状態によって順位付けられたスコア値のほか、各文書のカテゴリ、各文書の内容、判断実行時あるいは判断実行時を含む一定期間内における各文書の重要度等に応じて、文書管理装置５が与えるようにしてもよい。優先順位スコアは更に、上述した各種条件に基づいて与えられたスコア値を、外部から取得するようにしてもよい。
【0136】
続いて、算出処理部５３は、文書アクセス情報を圧縮優先順位順にソートする（ステップＳ６５－７）。具体的には、算出処理部５３は記憶読出部５９を介して、ステップＳ６５－６で取得した文書アクセス情報一覧の中から優先順位スコアの情報を読み出し、他の優先順位スコアとの比較を行うことで順番にソートする。このソートの方法は、例えば、最終更新日時からの経過日数、アクセス回数に所定の重み付けをしたスコア値を算出したスコア値順などに戻づいて行う方法がある。ソートの方法は更に、図１４で説明したように、例えば、１から１０までの１０段階のうち、１０が最も優先度が高い、１が最も優先度が低いとして管理した場合、若しくは、１が最も優先度が高い、１０が最も優先度が低いとして管理した場合に応じた方法も考えられる。
【0137】
図２８Ｂは、投稿文書に対する圧縮／削除処理の詳細の一例を示すフローチャートである。図２８Ｂでは、ステップＳ６５－７の処理後の丸Ａ（○Ａ）を経由した後続処理が示されている。まず、取得処理部５２は、審査承認履歴一覧を取得する（ステップＳ６５－８）。具体的には、取得処理部５２は記憶読出部５９を介して、文書状態管理ＤＢ５００５（図１２参照）から、審査履歴に係る情報及び承認履歴に係る情報をそれぞれ取得する。
【0138】
続いて取得処理部５２は、文書一覧を取得する（ステップＳ６５－９）。具体的には、取得処理部５２は記憶読出部５９を介して、文書管理ＤＢ５００４（図９参照）及び記憶部５０００の所定領域に記憶、管理された居る文書（帳票）から、文書の一覧を取得する。
【0139】
次に、登録実行部５８は、文書状態（審査・承認状態等）に基づいて、圧縮・削除対象の文書から該当文書を削除する（ステップＳ６５－１０）。具体的には、登録実行部５８は、ステップＳ６５－８及びＳ６５－９で取得したそれぞれの情報と文書状態管理ＤＢ５００５（図１２参照）で管理されている各情報とに基づいて、圧縮・削除対象の文書から除く。この場合、例えば、以下のような状態の文書（例外データ）が圧縮・削除対象の文書から除かれる。
・経時的な状態変化のうち、所定の状態が存在していない文書（例えば、承認済ファイルなど）
・テキスト中に画像イメージを含む文書（画像イメージを含むファイル）のうち、業務（改善・修正等）未完了のファイル
・不可逆圧縮の文書
次に、取得処理部５２は、圧縮・削除対象に含まれるファイル一覧を取得する（ステップＳ６５－１１）。具体的には、取得処理部５２は、文書管理ＤＢ５００４（図９参照）で管理されている文書ＩＤに関連付けられた文書のうち、圧縮・削除対象の文書から除かれた文書以外の文書、すなわち、圧縮・削除対象の文書を取得（抽出）する。
・経時的な状態変化のうち、所定の状態が存在していない文書（例えば、承認済ファイルなど）
・テキスト中に画像イメージを含む文書（画像イメージを含むファイル）のうち、業務（改善・修正等）未完了のファイル
・不可逆圧縮の文書
次に、取得処理部５２は、圧縮・削除対象に含まれるファイル一覧を取得する（ステップＳ６５－１１）。具体的には、取得処理部５２は、文書管理ＤＢ５００４（図９参照）で管理されている文書ＩＤに関連付けられた文書のうち、圧縮・削除対象の文書から除かれた文書以外の文書、すなわち、圧縮・削除対象の文書を取得（抽出）する。
【0140】
次に、生成部５７は、圧縮可能ファイル一覧（優先順位リスト）を生成する（ステップＳ６５－１２）。具体的には、生成部５７は、ステップＳ６５－６で取得した優先順位スコアと、ステップＳ６５－１１で取得した圧縮・削除対象の文書情報とに基づいて、圧縮可能ファイル一覧（優先順位リスト）を生成する。この処理では、生成部５７は、優先順位スコアが他の文書よりも高い文書であっても、圧縮・削除対象とならなかった文書が除かれ優先順位リストが修正されたファイル一覧（修正優先順位リスト）を生成する。
【0141】
次に、登録実行部５８は、対象ファイルの圧縮処理を行って丸Ｂ（○Ｂ）を経由し、図２８Ａの丸Ｂに戻る。すなわち、登録実行部５８は、対象ファイルの圧縮処理を行ってこのフローを抜け、図２８ＡのステップＳ６５－１の処理に戻る（ステップＳ６５－１３）。このステップＳ６５－１３の具体的な処理については、以降に提示するフローチャートにて詳細を説明する。
【0142】
<<圧縮対象ファイルの圧縮処理の詳細>>
図２９は、特定ファイルに対する圧縮／削除処理の一例を示すフローチャートである。図２９に示したように、文書管理装置５の判断部５５は、ストレージ容量が契約の閾値に達したかを判断する（ステップＳ６５－１３－１）。具体的には、判断部５５は記憶読出部５９を介して契約容量管理ＤＢ５００２（図６参照）で管理されている所定の契約ＩＤが締結されたテナントのテナントＩＤに対応する利用中のストレージ容量（利用量）を読み出す。判断部５５は更に、読み出したストレージ容量（利用量）が、ストレージ容量の上限値（ストレージの最大容量）の閾値に達したかを判断する。つまり、契約の閾値は、ストレージ容量の上限値（ストレージの最大容量）の閾値に相当する。本実施形態ではこのときの閾値を第１の割合とし、具体的には、例えば、ストレージ容量の上限値の９０［％］とする。
図２９は、特定ファイルに対する圧縮／削除処理の一例を示すフローチャートである。図２９に示したように、文書管理装置５の判断部５５は、ストレージ容量が契約の閾値に達したかを判断する（ステップＳ６５－１３－１）。具体的には、判断部５５は記憶読出部５９を介して契約容量管理ＤＢ５００２（図６参照）で管理されている所定の契約ＩＤが締結されたテナントのテナントＩＤに対応する利用中のストレージ容量（利用量）を読み出す。判断部５５は更に、読み出したストレージ容量（利用量）が、ストレージ容量の上限値（ストレージの最大容量）の閾値に達したかを判断する。つまり、契約の閾値は、ストレージ容量の上限値（ストレージの最大容量）の閾値に相当する。本実施形態ではこのときの閾値を第１の割合とし、具体的には、例えば、ストレージ容量の上限値の９０［％］とする。
【0143】
ストレージ容量が契約の閾値に達した場合（ステップＳ６５－１３－１：ＹＥＳ）、判断部５５は、特別な処理を行わずにこのフローを抜ける。
【0144】
他方、ストレージ容量が契約の閾値に達していない場合（ステップＳ６５－１３－１：ＮＯ）、算出処理部５３は、圧縮可能ファイル一覧（優先順位リスト）から優先順位順にファイルを選択処理する（ステップＳ６５－１３－２）。
【0145】
次に、判断部５５は、対象ファイルが可逆圧縮かを判断する（ステップＳ６５－１３－３）。対象ファイルが可逆圧縮である場合（ステップＳ６５－１３－３：ＹＥＳ）、登録実行部５８は、対象のファイルを圧縮する（圧縮を実行する）（ステップＳ６５－１３－４）。このときに実行される圧縮方法は周知の方法であればその種類は問わない。例えば、登録実行部５８は、ステップＳ６５－１３－１の判断処理の結果を受け、文書を作成（投稿）した利用者が所属するテナント毎に与えられたストレージの利用量が、ストレージの最大容量に対して上述した第１の割合（例えば、上限値の９０［％］）以上となった場合に、圧縮又は削除を実行する。また、登録実行部５８は、圧縮又は削除を実行したテナントＩＤに関連付けられたストレージの利用量が、ストレージの最大容量に対して第１の割合よりも少ない値を示す第２の割合（例えば、上限値の８０［％］）以下となった場合に、圧縮又は削除を停止（中止）するようにしてもよい。なお、第１の割合及び第２の割合は、第１の割合＞第２の割合の関係を満たせば上述した限りではない。
【0146】
登録実行部５８は更に、利用者端末４で編集された文書の属性に基づいて、圧縮又は削除を行う。このときの属性とは、例えば、文書（ファイル）のファイル拡張子が含まれる。登録実行部５８は更に、利用者端末４で編集された文書の属性を示すファイル形式に応じて、圧縮又は削除を行う。また、登録実行部５８は、属性に限らず、投稿文書の最終更新日時（最終アクセス日時）及びアクセス回数の少なくとも一方に基づいて、圧縮又は削除を行うようにしてもよい。なお、ステップＳ６５－１３－４における圧縮処理は、算出処理部５３によって実行されてもよい。
【0147】
次に、取得処理部５２は、他のテナントＩＤで示されるストレージ利用量を取得してステップＳ６５－１３－１の処理に戻る（ステップＳ６５－１３－５）。具体的には、取得処理部５２は記憶読出部５９を介して、契約容量管理ＤＢ５００２（図６参照）から、他のテナントＩＤで示される利用中のストレージ容量（利用量）を読み出して取得してステップＳ６５－１３－１の処理に戻る。
【0148】
他方、対象ファイルが可逆圧縮でない場合（ステップＳ６５－１３－３：ＮＯ）、判断部５５は更に、対象ファイルは圧縮選択されているかを判断する（ステップＳ６５－１３－６）。具体的には、判断部５５は、ファイル圧縮削除復旧選択画面４０２１において利用者によって選択され記憶部５０００の所定領域に設定、記憶された文書に対する「圧縮」の選択内容に基づいて、対象ファイルは圧縮選択されているかを判断する。判断部５５は更に、ファイル自動圧縮選択画面４０３１において利用者によって選択された所定の文書に対する「自動圧縮」（「自動」）の選択内容に基づいて、対象ファイルは自動圧縮選択されているかを判断する。
【0149】
対象ファイルが圧縮選択されている場合（ステップＳ６５－１３－６：ＹＥＳ）、算出処理部５３は、対象のファイルを圧縮した（ステップＳ６５－１３－４）後、ステップＳ６５－１３－５の処理に進む。
【0150】
他方、対象ファイルが圧縮選択されていない場合（ステップＳ６５－１３－６：ＮＯ）、判断部５５は、ステップＳ６５－１３－１の処理に戻る。
【0151】
このように、図２９で示したステップＳ６５－１３－１からステップＳ６５－１３－６（Ｓ６５－１３－６）までの処理は、上述したステップＳ６５－１３の処理におけるすべてのテナントＩＤに対するループ処理を表している。
【0152】
＜自動圧縮完了通知処理＞
図２７に戻り、文書管理装置５の送受信部５１は、利用者端末４に対して、自動圧縮完了通知を送信する（ステップＳ６６）。これにより、利用者端末４の送受信部４１は、文書管理装置５が送信した自動圧縮完了通知を受信する。このとき、自動圧縮完了通知には、自動圧縮完了通知画面を示す自動圧縮完了通知画面データが含まれる。
図２７に戻り、文書管理装置５の送受信部５１は、利用者端末４に対して、自動圧縮完了通知を送信する（ステップＳ６６）。これにより、利用者端末４の送受信部４１は、文書管理装置５が送信した自動圧縮完了通知を受信する。このとき、自動圧縮完了通知には、自動圧縮完了通知画面を示す自動圧縮完了通知画面データが含まれる。
【0153】
続いて、利用者端末４の表示制御部４４は、利用者端末４のディスプレイ４０７に自動圧縮完了通知画面を表示させる（ステップＳ６７）。
【0154】
●画面表示例●
図３０は、利用者端末における自動圧縮完了時の表示画面の一例を示す図である。図３０に示されているように、利用者端末４のディスプレイ４０７には、表示制御部４４によって自動圧縮完了通知画面４０４１が表示される。自動圧縮完了通知画面４０４１には、所定のテナント（Ａ企画室）において投稿された投稿文書のうち、圧縮を完了したファイル名と圧縮後のファイル容量とが対応付けられてファイルごとに表示される。図３０の場合は、ファイルごとにタブ表示され、「次へ」ボタンで次のファイルの内容が確認できるような表示形態となっているがこの限りではない。なお、自動圧縮完了通知画面４０４１では、ファイルを圧縮した旨のメッセージに加えて、データ復旧を設定したファイルについて、所定期間（例えば、ファイル圧縮処理完了通知が行われた日時から３０日）以内に元の状態に戻される（復旧される）旨のメッセージが表示される。自動圧縮完了通知画面４０４１には更に、詳細ボタン４１８１が含まれる。これにより、利用者は、データ復旧を設定したファイルを最上面に表示させた上で詳細ボタン４１８１を操作することにより、例えば、そのファイルに係る詳細を示す詳細画面に遷移させることができる。
図３０は、利用者端末における自動圧縮完了時の表示画面の一例を示す図である。図３０に示されているように、利用者端末４のディスプレイ４０７には、表示制御部４４によって自動圧縮完了通知画面４０４１が表示される。自動圧縮完了通知画面４０４１には、所定のテナント（Ａ企画室）において投稿された投稿文書のうち、圧縮を完了したファイル名と圧縮後のファイル容量とが対応付けられてファイルごとに表示される。図３０の場合は、ファイルごとにタブ表示され、「次へ」ボタンで次のファイルの内容が確認できるような表示形態となっているがこの限りではない。なお、自動圧縮完了通知画面４０４１では、ファイルを圧縮した旨のメッセージに加えて、データ復旧を設定したファイルについて、所定期間（例えば、ファイル圧縮処理完了通知が行われた日時から３０日）以内に元の状態に戻される（復旧される）旨のメッセージが表示される。自動圧縮完了通知画面４０４１には更に、詳細ボタン４１８１が含まれる。これにより、利用者は、データ復旧を設定したファイルを最上面に表示させた上で詳細ボタン４１８１を操作することにより、例えば、そのファイルに係る詳細を示す詳細画面に遷移させることができる。
【0155】
〔第１の実施形態の主な効果〕
以上説明したように本実施形態によれば、文書管理システム２における文書管理装置５は、文書管理装置５は、利用者端末４が送信した投稿文書を取得し（ステップＳ２９）、取得した投稿文書の審査承認状態の変化、文書の業務完了状態の変化、文書の提出状態の変化を含む時間経過に伴う状態変化に基づいて、投稿文書の圧縮又は削除を実行する（ステップＳ６５）。これにより、文書の経時的な状態変化に応じた管理が可能になるという効果を奏する。
以上説明したように本実施形態によれば、文書管理システム２における文書管理装置５は、文書管理装置５は、利用者端末４が送信した投稿文書を取得し（ステップＳ２９）、取得した投稿文書の審査承認状態の変化、文書の業務完了状態の変化、文書の提出状態の変化を含む時間経過に伴う状態変化に基づいて、投稿文書の圧縮又は削除を実行する（ステップＳ６５）。これにより、文書の経時的な状態変化に応じた管理が可能になるという効果を奏する。
【0156】
〔第２の実施形態〕
〔情報処理システムの全体構成〕
続いて、第２の実施形態について説明する。図３１は、第２の実施形態に係る情報処理システムの全体構成の一例を示す図である。情報処理システム１１では、通信ネットワーク１００に自治体管理ＰＣ８が追加されており、これが第１の実施形態との相違点となっている。ここで、自治体管理ＰＣ８は、例えば、一般的に使用されるＰＣ(Personal Computer)、携帯型ノートＰＣ等の単一のコンピュータによって構築されてもよいし、ストレージ等の各部（機能又は手段）を分割して任意に割り当てられた複数のコンピュータによって構築されてもよい。
〔情報処理システムの全体構成〕
続いて、第２の実施形態について説明する。図３１は、第２の実施形態に係る情報処理システムの全体構成の一例を示す図である。情報処理システム１１では、通信ネットワーク１００に自治体管理ＰＣ８が追加されており、これが第１の実施形態との相違点となっている。ここで、自治体管理ＰＣ８は、例えば、一般的に使用されるＰＣ(Personal Computer)、携帯型ノートＰＣ等の単一のコンピュータによって構築されてもよいし、ストレージ等の各部（機能又は手段）を分割して任意に割り当てられた複数のコンピュータによって構築されてもよい。
【0157】
そのため、第２の実施形態に係る情報処理システム１を構成する利用者端末４、文書管理装置５及び利用者管理装置７を実現するハードウエア構成及び機能構成、並びに各シーケンス図等の処理は、第１の実施形態に係るハードウエア構成及び機能構成、並びに各シーケンス図等と同様であり、流用可能である。上述したように、自治体管理ＰＣ８のハードウエア構成は、図３で示したような文書管理装置５、利用者管理装置７のハードウエア構成と同様であるため、説明を省略する。同様に、自治体管理ＰＣ８の機能構成についても、利用者管理装置７の機能構成と同様な機能が備わっていればよいため、説明を省略する。
【0158】
このように、第２の実施形態は、投稿文書に対する承認処理の更に先の状態の処理の一例として、投稿文書の承認後の所定期間内に、承認された投稿文書を外部に提出（送信）する文書管理システムを提供する。以上より、第１の実施形態と異なる以下の内容についてそれぞれ説明する。
【0159】
＜投稿文書に対する提出処理＞
図３２は、第２の実施形態に係る投稿文書に対する圧縮／削除処理前の提出処理の一例を示すシーケンス図である。図３２に示したシーケンス図のうち、ステップＳ６１からステップＳ６４までの処理は、第１の実施形態で説明した図２７のステップＳ６１からステップＳ６４までの処理と同様であるため、説明を省略する。
図３２は、第２の実施形態に係る投稿文書に対する圧縮／削除処理前の提出処理の一例を示すシーケンス図である。図３２に示したシーケンス図のうち、ステップＳ６１からステップＳ６４までの処理は、第１の実施形態で説明した図２７のステップＳ６１からステップＳ６４までの処理と同様であるため、説明を省略する。
【0160】
続いて、文書管理装置５の送受信部５１は、自治体管理ＰＣ８に対して、提出（送信）すべき対象文書ファイルを提出（送信）する（ステップＳ１０１）。これにより、自治体管理ＰＣ８は、文書管理装置５が提出（送信）した対象文書ファイルを受信する。
【0161】
続くステップＳ６５からステップＳ６７までの処理についても、第１の実施形態で説明した図２７のステップＳ６５からステップＳ６７までの処理と同様であるため、説明を省略する。このように、図３２では、文書管理装置５は、ファイル圧縮／削除処理の前に、対象となる文書ファイルを自治体管理ＰＣ８などの外部に提出（送信）する場合についての一例が示されている。
【0162】
図３３は、第２の実施形態に係る投稿文書に対する圧縮／削除処理後の提出処理の一例を示すシーケンス図である。図３３に示したシーケンス図のうち、ステップＳ６１からステップＳ６５までの処理は、第１の実施形態で説明した図２７のステップＳ６１からステップＳ６５までの処理と同様であるため、説明を省略する。
【0163】
続いて、文書管理装置５の送受信部５１は、自治体管理ＰＣ８に対して、提出（送信）すべき対象文書ファイルを提出（送信）する（ステップＳ２０１）。これにより、自治体管理ＰＣ８は、文書管理装置５が提出（送信）した対象文書ファイルを受信する。
【0164】
続くステップＳ６６及びステップＳ６７の処理についても、第１の実施形態で説明した図２７のステップＳ６６及びステップＳ６７の処理と同様であるため、説明を省略する。このように、図３３では、文書管理装置５は、ファイル圧縮／削除処理の後に、対象となる文書ファイルを自治体管理ＰＣ８などの外部に提出（送信）する場合についての一例が示されている。
【0165】
第２の実施形態では、ステップＳ１０１，ステップＳ２０１の対象文書の提出（送信）が、文書管理装置５におけるファイル圧縮／削除処理の前後で実行される例をそれぞれ示した。このように、文書管理装置５におけるステップＳ６５のファイル圧縮／削除処理の前後どちらで対象となる文書ファイルを自治体管理ＰＣ８などの外部に提出（送信）するかは、対象文書の属性等を予め把握しておくことにより決定されてもよい。
【0166】
＜ファイルの圧縮・削除処理の詳細＞
図３４は、第２の実施形態に係る投稿文書に対する圧縮／削除の詳細の一例を示すフローチャートである。図３４では、第１の実施形態に係る投稿文書に対する圧縮／削除の詳細の一例を示した図２８ＡにおけるステップＳ６５－４の処理が、以下のように変えられる。具体的には、判断部５５は、圧縮が必要、又は、対象の文書が外部に提出（送信）済みかを判断する（ステップＳ６５－２４）。このような判断処理を行うことにより、文書管理装置５は、外部に提出（送信）済みか否かに応じて、圧縮処理を行うか否かの処理を切り替える。なお、ステップＳ６５－２４では、文書の圧縮可否判断に加えて、文書の削除可否判断を同時に行ってもよい。
図３４は、第２の実施形態に係る投稿文書に対する圧縮／削除の詳細の一例を示すフローチャートである。図３４では、第１の実施形態に係る投稿文書に対する圧縮／削除の詳細の一例を示した図２８ＡにおけるステップＳ６５－４の処理が、以下のように変えられる。具体的には、判断部５５は、圧縮が必要、又は、対象の文書が外部に提出（送信）済みかを判断する（ステップＳ６５－２４）。このような判断処理を行うことにより、文書管理装置５は、外部に提出（送信）済みか否かに応じて、圧縮処理を行うか否かの処理を切り替える。なお、ステップＳ６５－２４では、文書の圧縮可否判断に加えて、文書の削除可否判断を同時に行ってもよい。
【0167】
上述したステップＳ６５０２４以外の処理については、図２８Ａに示した処理と同様であるため、説明を省略する。
【0168】
●画面表示例●
図３５は、第２の実施形態に係る利用者端末におけるファイル提出完了時の表示画面の一例を示す図である。図３５に示されているように、利用者端末４のディスプレイ４０７には、表示制御部４４によってファイル提出完了通知画面４２４１が表示される。ファイル提出完了通知画面４２４１には、利用者によって投稿された投稿文書の一例である研究論文予稿が自治体◆◆に提出された旨、予稿ファイル中に写真データが含まれていたため、提出済みであっても圧縮処理を行わなかった旨のメッセージが表記されている。また、ファイル提出完了通知画面４２４１には、確認ボタン４３８１が表示されている。これにより、利用者は、投稿した投稿文書が、承認後の所定期間内に無事に外部に提出されたことを確認することができる。
図３５は、第２の実施形態に係る利用者端末におけるファイル提出完了時の表示画面の一例を示す図である。図３５に示されているように、利用者端末４のディスプレイ４０７には、表示制御部４４によってファイル提出完了通知画面４２４１が表示される。ファイル提出完了通知画面４２４１には、利用者によって投稿された投稿文書の一例である研究論文予稿が自治体◆◆に提出された旨、予稿ファイル中に写真データが含まれていたため、提出済みであっても圧縮処理を行わなかった旨のメッセージが表記されている。また、ファイル提出完了通知画面４２４１には、確認ボタン４３８１が表示されている。これにより、利用者は、投稿した投稿文書が、承認後の所定期間内に無事に外部に提出されたことを確認することができる。
【0169】
〔第２の実施形態の主な効果〕
以上説明したように本実施形態によれば、文書管理システム２における文書管理装置５は、利用者が投稿した投稿文書を、所定期間内に外部に提出（送信）する。これにより、第１の実施形態に係る効果に加えて、ある利用者が投稿した投稿文書に対すして、投稿文書の承認後の所定期間内に外部に提出したことをその利用者に認識させることが可能になるという効果を奏する。
以上説明したように本実施形態によれば、文書管理システム２における文書管理装置５は、利用者が投稿した投稿文書を、所定期間内に外部に提出（送信）する。これにより、第１の実施形態に係る効果に加えて、ある利用者が投稿した投稿文書に対すして、投稿文書の承認後の所定期間内に外部に提出したことをその利用者に認識させることが可能になるという効果を奏する。
【0170】
〔実施形態の補足〕
上述した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウエアによって各機能を実行するようプログラミングされたデバイスを含むものとする。このデバイスとは、例えば、プロセッサ、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたＡＳＩＣ(Application Specific Integrated Circuit)、ＤＳＰ（digital signal processor）、ＦＰＧＡ（field programmable gate array）、ＳＯＣ(System on a chip)、ＧＰＵ（Graphics Processing Unit）、及び従来の回路モジュール等をいう。
上述した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウエアによって各機能を実行するようプログラミングされたデバイスを含むものとする。このデバイスとは、例えば、プロセッサ、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたＡＳＩＣ(Application Specific Integrated Circuit)、ＤＳＰ（digital signal processor）、ＦＰＧＡ（field programmable gate array）、ＳＯＣ(System on a chip)、ＧＰＵ（Graphics Processing Unit）、及び従来の回路モジュール等をいう。
【0171】
また、上述した実施形態において、文書管理システム２は、投稿文書に対する圧縮又は削除に係る各種判断を、文書管理装置５が機械学習（人工知能：ＡＩを利用した学習）により実行するようにシステムを構築してもよい。この場合、例えば、文書管理装置５が投稿文書の経時的な状態変化を機械学習と併用して判断、処理を行うことで、ファイル圧縮・削除処理をより正確に、且つ利用者に対して利便性を向上させるように実行してもよい。具体的には、文書管理装置５は、ファイル（文書）の内容及び状態（審査承認状態）と、機械学習とを併用して判断、処理することにより、優先順位スコアの値を更新するようにしてもよい。
【0172】
これまで本発明の一実施形態に係る文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法及びプログラムについて説明してきたが、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、他の実施形態の追加、変更又は削除等、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。
【0173】
■まとめ■
本発明に係る態様は、例えば、以下のとおりである。
本発明に係る態様は、例えば、以下のとおりである。
【0174】
＜第１態様＞
第１態様としての文書管理システム２（文書管理システムの一例。以下省略）は、文書を管理する文書管理装置５（文書管理装置の一例。以下省略）と、文書管理装置５と通信可能な利用者端末４（利用者端末の一例。以下省略）と、を有し、利用者端末４が、利用者端末４で編集された文書を文書管理装置５に対して送信する送受信部５１を有し、文書管理装置５が、利用者端末４が送信した文書を取得する取得する取得処理部５２と、取得した文書の経時的な状態変化に基づいて、文書の管理に係る処理を実行する登録実行部５８と、を有する。
第１態様としての文書管理システム２（文書管理システムの一例。以下省略）は、文書を管理する文書管理装置５（文書管理装置の一例。以下省略）と、文書管理装置５と通信可能な利用者端末４（利用者端末の一例。以下省略）と、を有し、利用者端末４が、利用者端末４で編集された文書を文書管理装置５に対して送信する送受信部５１を有し、文書管理装置５が、利用者端末４が送信した文書を取得する取得する取得処理部５２と、取得した文書の経時的な状態変化に基づいて、文書の管理に係る処理を実行する登録実行部５８と、を有する。
【0175】
第１態様によれば、文書の経時的な状態変化に応じた管理が可能になる。
【0176】
＜第２態様＞
第２態様としての文書管理システム２は、第１態様において、文書の経時的な状態変化には、文書の審査承認状態の変化、文書の業務完了状態の変化、及び文書の提出状態の変化が含まれ、文書管理装置５の登録実行部５８が、審査承認状態の変化のうち審査承認が完了した審査承認済文書、業務完了状態の変化のうちテキスト中に画像イメージを含み改善・修正等の業務が未完了である業務未完了文書、及び文書が未提出の未提出文書を除いた文書に対して、文書の管理に係る処理としての文書の圧縮又は削除を実行する。
第２態様としての文書管理システム２は、第１態様において、文書の経時的な状態変化には、文書の審査承認状態の変化、文書の業務完了状態の変化、及び文書の提出状態の変化が含まれ、文書管理装置５の登録実行部５８が、審査承認状態の変化のうち審査承認が完了した審査承認済文書、業務完了状態の変化のうちテキスト中に画像イメージを含み改善・修正等の業務が未完了である業務未完了文書、及び文書が未提出の未提出文書を除いた文書に対して、文書の管理に係る処理としての文書の圧縮又は削除を実行する。
【0177】
第２態様によれば、第１態様による効果に加えて、より具体的な文書の経時的な状態変化に応じた管理が可能になる。
【0178】
＜第３態様＞
第３態様としての文書管理システム２は、第１態様又は第２態様において、文書の管理には、文書に係る容量の管理が含まれ、文書管理装置５の登録実行部５８が、文書を作成する利用者が所属するテナント毎に与えられたストレージの利用量が、ストレージの最大容量に対して第１の割合以上となった場合に、圧縮又は削除を実行する。
第３態様としての文書管理システム２は、第１態様又は第２態様において、文書の管理には、文書に係る容量の管理が含まれ、文書管理装置５の登録実行部５８が、文書を作成する利用者が所属するテナント毎に与えられたストレージの利用量が、ストレージの最大容量に対して第１の割合以上となった場合に、圧縮又は削除を実行する。
【0179】
第３態様によれば、第１態様による効果に加えて、文書の圧縮又は削除の実行時期を予測し、予測した時期を利用者に通知することが可能になる。
【0180】
＜第４態様＞
第４態様としての文書管理システム２は、第３態様において、文書管理装置５の登録実行部５８が、ストレージの利用量が、ストレージの最大容量に対して第１の割合よりも少ない値を示す第２の割合以下となった場合に、圧縮又は削除を停止（中止）する。
第４態様としての文書管理システム２は、第３態様において、文書管理装置５の登録実行部５８が、ストレージの利用量が、ストレージの最大容量に対して第１の割合よりも少ない値を示す第２の割合以下となった場合に、圧縮又は削除を停止（中止）する。
【0181】
第４態様によれば、第１態様と同様に、第１態様による効果に加えて、文書の圧縮又は削除の実行停止時期を予測し、予測した時期を利用者に通知することが可能になる。
【0182】
＜第５態様＞
第５態様としての文書管理システム２は、第２態様乃至第４態様において、文書管理装置５の登録実行部５８が、利用者端末４で編集された文書の属性に基づいて、圧縮又は削除を実行する。
第５態様としての文書管理システム２は、第２態様乃至第４態様において、文書管理装置５の登録実行部５８が、利用者端末４で編集された文書の属性に基づいて、圧縮又は削除を実行する。
【0183】
第５態様によれば、第１態様による効果に加えて、所定の属性を有する文書を投稿した利用者に対して、予め圧縮又は削除が行われる可能性を示唆することが可能になる。
【0184】
＜第６態様＞
第６態様としての文書管理システム２は、第５態様において、文書管理装置５の登録実行部５８が、利用者端末４で編集された文書の属性を示すファイル形式に応じて、圧縮又は削除を実行する。
第６態様としての文書管理システム２は、第５態様において、文書管理装置５の登録実行部５８が、利用者端末４で編集された文書の属性を示すファイル形式に応じて、圧縮又は削除を実行する。
【0185】
第６態様によれば、第１態様による効果に加えて、所定のファイル形式を有する文書を投稿した利用者に対して、予め圧縮又は削除が行われる可能性を示唆することが可能になる。
【0186】
＜第７態様＞
第７態様としての文書管理システム２は、第６態様において、文書管理装置５の登録実行部５８が、利用者端末４で編集された文書内に特定のファイル形式を有する画像イメージが含まれている場合に、画像イメージを含む文書を除く文書に対して圧縮又は削除を実行する。
第７態様としての文書管理システム２は、第６態様において、文書管理装置５の登録実行部５８が、利用者端末４で編集された文書内に特定のファイル形式を有する画像イメージが含まれている場合に、画像イメージを含む文書を除く文書に対して圧縮又は削除を実行する。
【0187】
第７態様によれば、第２態様による効果と同様の効果を得ることが可能になる。
【0188】
＜第８態様＞
第８態様としての文書管理システム２は、第７態様において、文書管理装置５の登録実行部５８が、ファイル形式で示される文書が可逆圧縮の文書である場合に、圧縮対象の文書に対して圧縮を実行する。
第８態様としての文書管理システム２は、第７態様において、文書管理装置５の登録実行部５８が、ファイル形式で示される文書が可逆圧縮の文書である場合に、圧縮対象の文書に対して圧縮を実行する。
【0189】
第８態様によれば、第７態様による効果に加えて、文書中の画像品質を維持させることが可能になる。
【0190】
＜第９態様＞
第９態様としての文書管理システム２は、第２態様乃至第８態様において、利用者端末４の表示制御部４４が、圧縮又は削除に係る各種設定を受け付けるファイル圧縮削除復旧選択画面４０２１（受付画面の一例）、又は、文書管理装置５が送信した文書の管理に係る処理の実行結果を表す自動圧縮完了通知画面４０４１を、ディスプレイ４０７（表示手段の一例。以下省略）に表示させる。
第９態様としての文書管理システム２は、第２態様乃至第８態様において、利用者端末４の表示制御部４４が、圧縮又は削除に係る各種設定を受け付けるファイル圧縮削除復旧選択画面４０２１（受付画面の一例）、又は、文書管理装置５が送信した文書の管理に係る処理の実行結果を表す自動圧縮完了通知画面４０４１を、ディスプレイ４０７（表示手段の一例。以下省略）に表示させる。
【0191】
第９態様によれば、第２態様乃至第８態様による効果に加えて、利用者に対して、人の設定を行なうためのＵＩの提供、及び文書に対する圧縮又は削除の結果表示画面を提供させることが可能になる。
【0192】
＜第１０態様＞
第１０態様としての文書管理システム２は、第９態様において、利用者端末４の表示制御部４４が、圧縮又は削除のいずれかを選択させる圧縮削除選択部４０２２をディスプレイ４０７に表示させる。
第１０態様としての文書管理システム２は、第９態様において、利用者端末４の表示制御部４４が、圧縮又は削除のいずれかを選択させる圧縮削除選択部４０２２をディスプレイ４０７に表示させる。
【0193】
第１０態様によれば、第９態様による効果と同様の効果を得ることが可能になる。
【0194】
＜第１１態様＞
第１１態様としての文書管理システム２は、第９態様において、利用者端末４の表示制御部４４が、圧縮又は削除が実行された後の文書の復旧要否を選択させるファイル復旧要否選択部４０２３（復旧要否選択部の一例）を、ディスプレイ４０７に表示させる。
第１１態様としての文書管理システム２は、第９態様において、利用者端末４の表示制御部４４が、圧縮又は削除が実行された後の文書の復旧要否を選択させるファイル復旧要否選択部４０２３（復旧要否選択部の一例）を、ディスプレイ４０７に表示させる。
【0195】
第１１態様によれば、第９態様による効果に加えて、文書の復旧要否の選択を利用者に委ねることが可能になる。
【0196】
＜第１２態様＞
第１２態様としての文書管理システム２は、第９態様において、利用者端末４の表示制御部４４が、圧縮の対象となる文書と、文書に対して圧縮を自動で行うかを選択させるファイル自動圧縮選択部４０３２（圧縮方法選択部の一例）と、をディスプレイ４０７に表示させる。
第１２態様としての文書管理システム２は、第９態様において、利用者端末４の表示制御部４４が、圧縮の対象となる文書と、文書に対して圧縮を自動で行うかを選択させるファイル自動圧縮選択部４０３２（圧縮方法選択部の一例）と、をディスプレイ４０７に表示させる。
【0197】
第１２態様によれば、第１態様による効果に加えて、文書の圧縮を自動で行うか否かの選択を利用者に委ねることが可能になる。
【0198】
＜第１３態様＞
第１３態様としての文書管理システム２は、第９態様において、利用者端末４の表示制御部４４が、文書管理装置５が送信した処理の実行結果として、ストレージの最大容量に対して所定の割合以下となった旨、圧縮された文書を示すファイル名、圧縮後のファイル容量を示す情報、及び復旧が選択された特定の文書を示すファイルに対して所定期間後に復旧される旨を示す情報をディスプレイ４０７に表示させる。
第１３態様としての文書管理システム２は、第９態様において、利用者端末４の表示制御部４４が、文書管理装置５が送信した処理の実行結果として、ストレージの最大容量に対して所定の割合以下となった旨、圧縮された文書を示すファイル名、圧縮後のファイル容量を示す情報、及び復旧が選択された特定の文書を示すファイルに対して所定期間後に復旧される旨を示す情報をディスプレイ４０７に表示させる。
【0199】
第１３態様によれば、第９態様による効果に加えて、圧縮又は削除が行われた文書に対する復旧時期を利用者に予め通知させることが可能になる。
【0200】
＜第１４態様＞
第１４態様としての文書を管理する文書管理装置５は、文書管理装置５と通信可能な利用者端末４で編集された文書を取得する取得処理部５２と、取得した文書の経時的な状態変化に基づいて、文書の管理に係る処理を実行する登録実行部５８と、を有する。
第１４態様としての文書を管理する文書管理装置５は、文書管理装置５と通信可能な利用者端末４で編集された文書を取得する取得処理部５２と、取得した文書の経時的な状態変化に基づいて、文書の管理に係る処理を実行する登録実行部５８と、を有する。
【0201】
第１４態様によれば、第１態様と同様に、文書の経時的な状態変化に応じた管理が可能になる。
【0202】
＜第１５態様＞
第１５態様としての文書を管理する文書管理装置５が実行する文書管理方法は、文書管理装置５と通信可能な利用者端末４で編集された文書を取得する取得ステップと、取得した文書の経時的な状態変化に基づいて、文書の管理に係る処理を実行する登録ステップと、含む処理を実行する。
第１５態様としての文書を管理する文書管理装置５が実行する文書管理方法は、文書管理装置５と通信可能な利用者端末４で編集された文書を取得する取得ステップと、取得した文書の経時的な状態変化に基づいて、文書の管理に係る処理を実行する登録ステップと、含む処理を実行する。
【0203】
第１５態様によれば、第１態様と同様に、文書の経時的な状態変化に応じた管理が可能になる。
【0204】
＜第１６態様＞
第１６態様としてのプログラムは、文書を管理する文書管理装置５に、文書管理装置５と通信可能な利用者端末４で編集された文書を取得する取得ステップと、取得した文書の経時的な状態変化に基づいて、文書の管理に係る処理を実行する登録ステップと、含む処理を実行させる。
第１６態様としてのプログラムは、文書を管理する文書管理装置５に、文書管理装置５と通信可能な利用者端末４で編集された文書を取得する取得ステップと、取得した文書の経時的な状態変化に基づいて、文書の管理に係る処理を実行する登録ステップと、含む処理を実行させる。
【0205】
第１６態様によれば、第１態様と同様に、文書の経時的な状態変化に応じた管理が可能になる。
【符号の説明】
【0206】
１ 情報処理システム
２ 文書管理システム
４ 利用者端末
５ 文書管理装置
７ 利用者管理装置
４１ 送受信部（受信手段の一例、送信手段の一例）
４２ 操作受付部（受付手段の一例）
４３ 取得部（取得手段の一例）
４４ 表示制御部（表示制御手段の一例）
５１ 送受信部（送信手段の一例、受信手段の一例）
５２ 取得処理部（取得手段の一例）
５３ 算出処理部（算出手段の一例、処理手段の一例）
５４ 表示制御部（表示制御手段の一例）
５５ 判断部（判断手段の一例）
５６ 認証設定部（認証設定手段の一例）
５７ 生成部（生成手段の一例）
５８ 登録実行部（登録手段の一例、実行手段の一例、）
７１ 送受信部（送信手段の一例）
７３ 取得部（取得手段の一例）
７６ 認証管理部（認証管理手段の一例）
４０７ ディスプレイ（表示手段の一例）
４０１２ ファイル選択部
４０２２ 圧縮削除選択部
４０２３ ファイル復旧要否選択部（復旧要否選択部の一例）
４０３２ ファイル自動圧縮選択部（圧縮方法選択部の一例）
５０７ ディスプレイ（表示手段の一例）
２ 文書管理システム
４ 利用者端末
５ 文書管理装置
７ 利用者管理装置
４１ 送受信部（受信手段の一例、送信手段の一例）
４２ 操作受付部（受付手段の一例）
４３ 取得部（取得手段の一例）
４４ 表示制御部（表示制御手段の一例）
５１ 送受信部（送信手段の一例、受信手段の一例）
５２ 取得処理部（取得手段の一例）
５３ 算出処理部（算出手段の一例、処理手段の一例）
５４ 表示制御部（表示制御手段の一例）
５５ 判断部（判断手段の一例）
５６ 認証設定部（認証設定手段の一例）
５７ 生成部（生成手段の一例）
５８ 登録実行部（登録手段の一例、実行手段の一例、）
７１ 送受信部（送信手段の一例）
７３ 取得部（取得手段の一例）
７６ 認証管理部（認証管理手段の一例）
４０７ ディスプレイ（表示手段の一例）
４０１２ ファイル選択部
４０２２ 圧縮削除選択部
４０２３ ファイル復旧要否選択部（復旧要否選択部の一例）
４０３２ ファイル自動圧縮選択部（圧縮方法選択部の一例）
５０７ ディスプレイ（表示手段の一例）
【先行技術文献】
【特許文献】
【0207】
【特許文献1】特開２００３－２８８２４１号公報
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【図19】
【図20】
【図21】
【図22】
【図23】
【図24】
【図25】
【図26】
【図27】
【図28A】
【図28B】
【図29】
【図30】
【図31】
【図32】
【図33】
【図34】
【図35】
