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(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】特許公報(B2)
(11)【特許番号】
(24)【登録日】2022-02-07
(45)【発行日】2022-02-16
(54)【発明の名称】通信システム、通信方法、情報処理装置、プログラム
(51)【国際特許分類】
H04L 43/02 20220101AFI20220208BHJP
H04M 3/56 20060101ALI20220208BHJP
【ＦＩ】
H04L43/02
H04M3/56 C
【請求項の数】
17
(21)【出願番号】P 2018116519
(22)【出願日】2018-06-19
(65)【公開番号】P2019185713
(43)【公開日】2019-10-24
【審査請求日】2021-02-08
(31)【優先権主張番号】P 2018070391
(32)【優先日】2018-03-30
(33)【優先権主張国・地域又は機関】JP
(73)【特許権者】
【識別番号】000006747
【氏名又は名称】株式会社リコー
(74)【代理人】
【識別番号】100107766
【弁理士】
【氏名又は名称】伊東 忠重
(74)【代理人】
【識別番号】100070150
【弁理士】
【氏名又は名称】伊東 忠彦
(72)【発明者】
【氏名】橋本 悠太
(72)【発明者】
【氏名】久保 直彦
【審査官】今川 悟
(56)【参考文献】
【文献】国際公開第２０１４／０７３０９２（ＷＯ，Ａ１）
【文献】特開２０１８－０１４７０９（ＪＰ，Ａ）
【文献】米国特許出願公開第２０１５／０２８８９１３（ＵＳ，Ａ１）
【文献】中国特許出願公開第１０４７６９５６３（ＣＮ，Ａ）
【文献】特開２０１８－０５０２８５（ＪＰ，Ａ）
(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)
Ｈ０４Ｌ １２／２６
Ｈ０４Ｍ ３／５６
(57)【特許請求の範囲】
【請求項1】
電子情報ボードの画面情報を管理するサービスを利用可能な情報処理装置と、前記情報処理装置とネットワークを介して通信する端末装置とを有する通信システムであって、前記情報処理装置は、
前記端末装置が配置された施設の利用に関するスケジュールを管理する第二の情報処理装置から前記スケジュールに関する情報を取得する情報取得手段と、
前記情報取得手段が前記スケジュールに関する情報を取得した場合、前記電子情報ボードの作成を前記サービスに要求するボード作成要求手段と、
前記サービスが作成した前記電子情報ボードにアクセスするための情報を前記端末装置に送信する送信手段と、を有し、
前記端末装置は、
前記電子情報ボードにアクセスするための情報を取得する取得手段と、
前記取得手段が受信した前記電子情報ボードにアクセスするための情報を用いて前記電子情報ボードにアクセスする第一の通信手段と、
を有する通信システム。
【請求項2】
前記情報処理装置は、前記サービスが作成した前記電子情報ボードにアクセスするための情報を前記スケジュールに関する情報に対応付けて前記第二の情報処理装置に登録する登録手段を有し、
前記取得手段は、前記スケジュールに関する情報に基づいて、前記情報処理装置が前記第二の情報処理装置から取得した、前記電子情報ボードにアクセスするための情報を前記情報処理装置から取得することを特徴とする請求項１に記載の通信システム。
【請求項3】
更に、前記施設のユーザが使用するユーザ端末を有し、前記ユーザ端末は、
前記スケジュールに関する情報に基づいて、前記電子情報ボードにアクセスするための情報を前記第二の情報処理装置から取得し、
前記電子情報ボードにアクセスするための情報を用いて前記電子情報ボードにアクセスする第二の通信手段を有することを特徴とする請求項２に記載の通信システム。
【請求項4】
前記端末装置は、前記施設の利用開始を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた利用開始の要求を前記情報処理装置に送信する通信手段と、を有し、
前記情報処理装置は、
前記利用開始の要求の認証が成功した場合、前記施設の利用を許可する施設管理手段を有し、
前記施設管理手段が前記施設の利用を許可した場合、
前記取得手段は、前記電子情報ボードにアクセスするための情報を前記情報処理装置から取得し、
前記第一の通信手段は、前記取得手段が取得した前記電子情報ボードにアクセスするための情報を用いて前記電子情報ボードにアクセスすることを特徴とする請求項１～３のいずれか１項に記載の通信システム。
【請求項5】
前記施設を利用する予約がキャンセルされた場合、又は、前記施設管理手段が前記利用開始の要求を取得することなく、前記施設の予約開始時刻が過ぎた場合、前記ボード作成要求手段は、前記電子情報ボードの削除を前記サービスに要求することを特徴とする請求項４に記載の通信システム。
【請求項6】
前記ボード作成要求手段は、前記施設管理手段が前記施設の利用を許可した場合、前記電子情報ボードの作成を前記サービスに要求し、前記送信手段は、前記サービスが作成した前記電子情報ボードにアクセスするための情報を前記端末装置に送信する、ことを特徴とする請求項４に記載の通信システム。
【請求項7】
前記施設管理手段は、前記情報取得手段が取得した前記スケジュールに関する情報に基づいて、前記施設の予約開始時刻の所定時間前に前記施設の予約をリマインドする情報を前記施設のユーザのユーザ端末に送信し、前記ボード作成要求手段は、前記予約をリマインドする情報に対し前記施設を利用する旨の応答を取得した場合、電子情報ボードの作成を前記サービスに要求し、
前記送信手段は、前記サービスが作成した前記電子情報ボードにアクセスするための情報を前記端末装置に送信することを特徴とする請求項４に記載の通信システム。
【請求項8】
前記情報取得手段は、前記情報処理装置に対する前記スケジュールに関する情報の登録を受け付けることで前記スケジュールに関する情報を取得することを特徴とする請求項１～７のいずれか１項に記載の通信システム。
【請求項9】
前記送信手段は、前記情報取得手段が取得した前記スケジュールに関する情報を前記端末装置に送信し、前記端末装置の前記取得手段は、前記スケジュールに関する情報を前記情報処理装置から取得し、
前記端末装置は、前記スケジュールに関する情報を表示装置に表示する表示処理手段を有することを特徴とする請求項１に記載の通信システム。
【請求項10】
前記スケジュールは会議室の予約に関するものであり、前記スケジュールに関する情報には、会議名、会議室の名称、日時、又は参加者の少なくとも１つが含まれることを特徴とする請求項９に記載の通信システム。
【請求項11】
前記端末装置の前記表示処理手段は、前記第一の通信手段が前記電子情報ボードにアクセスするための情報を用いて前記電子情報ボードにアクセスして取得した画面情報に基づくホワイトボードを表示装置に表示し、前記ホワイトボードに前記スケジュールに関する情報を表示することを特徴とする請求項９又は１０に記載の通信システム。
【請求項12】
前記端末装置の前記第一の通信手段は前記電子情報ボードにアクセスするための情報を用いて前記電子情報ボードにアクセスして、前記スケジュールに関する情報を前記サービスに送信し、前記表示処理手段は、前記サービスが作成した前記スケジュールに関する情報を含む画面情報に基づくホワイトボードを表示装置に表示することで、前記ホワイトボードに前記スケジュールに関する情報を表示することを特徴とする請求項９又は１０に記載の通信システム。
【請求項13】
前記端末装置は、前記ホワイトボードに対するストロークの描画を受け付ける受付手段を有し、前記スケジュールに関する情報と描画された前記ストロークを同じファイルに保存することを特徴とする請求項１２に記載の通信システム。
【請求項14】
前記送信手段は、会議の開始後に前記情報取得手段が取得した会議の参加者に関する情報を前記端末装置に送信し、前記端末装置の前記取得手段は、前記参加者に関する情報を前記情報処理装置から取得し、
前記端末装置の前記表示処理手段は、会議の開始後に取得された前記参加者に関する情報を表示装置に表示することを特徴とする請求項９～１３のいずれか１項に記載の通信システム。
【請求項15】
電子情報ボードの画面情報を管理するサービスを利用可能な情報処理装置と、前記情報処理装置とネットワークを介して通信する端末装置とを有する通信システムが行う通信方法であって、前記情報処理装置は、
情報取得手段が、施設の利用に関するスケジュールを管理する第二の情報処理装置から前記スケジュールに関する情報を取得するステップと、
ボード作成要求手段が、前記情報取得手段が前記スケジュールに関する情報を取得した場合、前記電子情報ボードの作成を前記サービスに要求するステップと、
送信手段が、前記サービスが作成した前記電子情報ボードにアクセスするための情報を前記端末装置に送信するステップと、を有し、
前記端末装置は、
取得手段が、前記電子情報ボードにアクセスするための情報を取得するステップと、
第一の通信手段が、前記取得手段が取得した前記電子情報ボードにアクセスするための情報を用いて前記電子情報ボードにアクセスするステップと、
を有する通信方法。
【請求項16】
電子情報ボードの画面情報を管理するサービスを利用可能であり、電子情報ボードの画面情報を表示する端末装置とネットワークを介して通信する情報処理装置であって、施設の利用に関するスケジュールを管理する第二の情報処理装置から前記スケジュールに関する情報を取得する情報取得手段と、
前記情報取得手段が前記スケジュールに関する情報を取得した場合、前記電子情報ボードの作成を前記サービスに要求するボード作成要求手段と、
前記サービスが作成した前記電子情報ボードにアクセスするための情報を前記端末装置に送信する送信手段と、を有する情報処理装置。
【請求項17】
電子情報ボードの画面情報を管理するサービスを利用でき、電子情報ボードの画面情報を表示する端末装置とネットワークを介して通信する情報処理装置を、施設の利用に関するスケジュールを管理する第二の情報処理装置から前記スケジュールに関する情報を取得する情報取得手段と、
前記情報取得手段が前記スケジュールに関する情報を取得した場合、前記電子情報ボードの作成を前記サービスに要求するボード作成要求手段と、
前記サービスが作成した前記電子情報ボードにアクセスするための情報を前記端末装置に送信する送信手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、通信システム、通信方法、情報処理装置、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
複数の参加者が集まって会議を行う会議室などの施設は事前に予約して使用される場合がある。近年では、スケジュール管理システム等を使って参加者などのユーザが施設を予約しておくことが可能になっている。
【0003】
また、自拠点の参加者が遠隔地にある会議室の参加者と遠隔会議を行う場合があるが、このような遠隔地で開催される会議を支援する技術が知られている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、複数の端末装置間でホワイトボードの画面を共有するシステムについて開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
しかしながら、従来の技術では、施設の利用を開始しようとするユーザが電子情報ボードの使用を開始するための操作を行う必要があるという問題があった。例えば、参加者が予め会議室を予約しており会議室にチェックインしたとしても、参加者はチェックインとは別に電子情報ボードを作成する等の操作が端末装置に対し必要であるため、必ずしも利便性がよくなかった。
【0005】
本発明は、上記課題に鑑み、施設の利用を開始しようとするユーザが電子情報ボードの使用を開始できる通信システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0006】
上記課題に鑑み、本発明は、電子情報ボードの画面情報を管理するサービスを利用可能な情報処理装置と、前記情報処理装置とネットワークを介して通信する端末装置とを有する通信システムであって、
前記情報処理装置は、前記端末装置が配置された施設の利用に関するスケジュールを管理する第二の情報処理装置から前記スケジュールに関する情報を取得する情報取得手段と、前記情報取得手段が前記スケジュールに関する情報を取得した場合、前記電子情報ボードの作成を前記サービスに要求するボード作成要求手段と、
前記サービスが作成した前記電子情報ボードにアクセスするための情報を前記端末装置に送信する送信手段と、を有し、
前記端末装置は、前記電子情報ボードにアクセスするための情報を取得する取得手段と、前記取得手段が受信した前記電子情報ボードにアクセスするための情報を用いて前記電子情報ボードにアクセスする第一の通信手段と、を有する。
前記情報処理装置は、前記端末装置が配置された施設の利用に関するスケジュールを管理する第二の情報処理装置から前記スケジュールに関する情報を取得する情報取得手段と、前記情報取得手段が前記スケジュールに関する情報を取得した場合、前記電子情報ボードの作成を前記サービスに要求するボード作成要求手段と、
前記サービスが作成した前記電子情報ボードにアクセスするための情報を前記端末装置に送信する送信手段と、を有し、
前記端末装置は、前記電子情報ボードにアクセスするための情報を取得する取得手段と、前記取得手段が受信した前記電子情報ボードにアクセスするための情報を用いて前記電子情報ボードにアクセスする第一の通信手段と、を有する。
【発明の効果】
【0007】
施設の利用を開始しようとするユーザが電子情報ボードの使用を開始できる通信システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【0008】
【図1】通信システムの動作を模式的に説明する図の一例である。
【図2】通信システムの概略構成図の一例である。
【図3】コンピュータシステムの一例のハードウェア構成図である。
【図4】ＷＢシステム、会議予約システム、スケジュール管理システム、ユーザ端末、及び、端末装置の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
【図5】会議室の予約と予約情報について説明する図の一例である。
【図6】通信システムがホワイトボードを作成して表示する手順を示すシーケンス図の一例である。
【図7】主催者端末が表示する予約情報確認画面の一例を示す図である。
【図8】端末装置が表示するチェックイン画面の一例を示す図である。
【図9】ホワイトボードの初期画面の一例を示す図である。
【図10】ホワイトボードの終了受付欄の一例を示す図である。
【図11】通信システムがホワイトボードを作成して表示する手順を示すシーケンス図の一例である。
【図12】リマインドの応答に対しホワイトボードを作成する処理を説明するフローチャート図等の一例である。
【図13】ホワイトボードのＵＲＬの共有方法を説明する図の一例である。
【図14】参加者のスケジュールにホワイトボードのＵＲＬを登録する際のメールアドレス入力画面の一例を示す図である。
【図15】ＷＢシステム、会議予約システム、スケジュール管理システム、ユーザ端末、及び、端末装置の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である（実施例２）。
【図16】通信システムがホワイトボードを作成して表示する手順を示すシーケンス図の一例である（実施例２）。
【図17】通信システムの概略構成図の一例である（実施例３）。
【図18】通信システムのシステム間又は端末間の通信経路を説明する図の一例である。
【図19】ＷＢシステム、会議予約システム、スケジュール管理システム、ユーザ端末、会議室端末、及び、ＷＢ端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である（実施例３）。
【図20】予約情報ＤＢに記憶されている予約情報の一例を示す図である。
【図21】通信システム１が予約時にホワイトボードを作成しておき、チェックイン時に表示する手順を示すシーケンス図の一例である。
【図22】ＷＢ端末が表示する予約情報画面の一例を示す図である。
【図23】通信システムが追加された参加者を表示する手順を示すシーケンス図の一例である。
【図24】通信システムが追加された参加者を表示する手順の別のシーケンス図の一例である。
【図25】通信システムがチェックイン時にホワイトボードのＵＲＬを作成し、このホワイトボードが予約情報を表示する手順を示すシーケンス図の一例である。
【発明を実施するための形態】
【0009】
以下、本発明を実施するための形態の一例として通信システムと通信システムが行う通信方法について説明する。
【実施例1】
【0010】
＜通信システムの動作の概略＞
まず、図１を用いて本実施形態の通信システム１の動作の概略について説明する。図１は通信システム１の動作を模式的に説明する図の一例である。まず、会議室９には、端末装置１０が設定されている。端末装置１０はネットワークを介して会議予約システム５０及び電子黒板の機能を端末装置１０に提供するホワイトボードシステム（以下、ＷＢシステム４０という）と通信することができる。また、会議予約システム５０は、参加者が会議室９を予約するスケジュール管理システム６０及びＷＢシステム４０とネットワークを介して通信することができる。なお、会議室Ａと同様の構成を会議室Ｂも有するが図１では省略されている。
（１）会議予約システム５０は例えば定期的に会議室９の予約情報をスケジュール管理システム６０から取得する。
（２）会議予約システム５０は予約された会議室で使用するためのホワイトボードの作成をＷＢシステム４０に要求し、ＷＢシステム４０からホワイトボードのＵＲＬを取得する。
（３）会議予約システム５０は取得した予約情報に対して予約ＩＤを採番し、予約ＩＤとホワイトボードのＵＲＬをスケジュール管理システム６０に登録する。
（４）参加者は会議室９の端末装置１０を操作してチェックインする。この操作に応じて端末装置１０はチェックイン要求を会議予約システム５０に送信する。
（５）チェックインに成功した旨の通知を端末装置１０が取得すると、端末装置１０は会議予約システム５０からホワイトボードのＵＲＬを取得する。
（６）これにより、端末装置１０はホワイトボードのＵＲＬを通信先に設定してＷＢシステム４０と通信するので、端末装置１０にはホワイトボードの初期画面が表示される。
まず、図１を用いて本実施形態の通信システム１の動作の概略について説明する。図１は通信システム１の動作を模式的に説明する図の一例である。まず、会議室９には、端末装置１０が設定されている。端末装置１０はネットワークを介して会議予約システム５０及び電子黒板の機能を端末装置１０に提供するホワイトボードシステム（以下、ＷＢシステム４０という）と通信することができる。また、会議予約システム５０は、参加者が会議室９を予約するスケジュール管理システム６０及びＷＢシステム４０とネットワークを介して通信することができる。なお、会議室Ａと同様の構成を会議室Ｂも有するが図１では省略されている。
（１）会議予約システム５０は例えば定期的に会議室９の予約情報をスケジュール管理システム６０から取得する。
（２）会議予約システム５０は予約された会議室で使用するためのホワイトボードの作成をＷＢシステム４０に要求し、ＷＢシステム４０からホワイトボードのＵＲＬを取得する。
（３）会議予約システム５０は取得した予約情報に対して予約ＩＤを採番し、予約ＩＤとホワイトボードのＵＲＬをスケジュール管理システム６０に登録する。
（４）参加者は会議室９の端末装置１０を操作してチェックインする。この操作に応じて端末装置１０はチェックイン要求を会議予約システム５０に送信する。
（５）チェックインに成功した旨の通知を端末装置１０が取得すると、端末装置１０は会議予約システム５０からホワイトボードのＵＲＬを取得する。
（６）これにより、端末装置１０はホワイトボードのＵＲＬを通信先に設定してＷＢシステム４０と通信するので、端末装置１０にはホワイトボードの初期画面が表示される。
【0011】
なお、会議室Ｂ側でも同様に端末装置１０が同じホワイトボードのＵＲＬを指定してＷＢシステム４０と通信するので、会議室Ａと会議室Ｂの参加者が同じ画面をみながら会議に参加できる。ただし、本実施形態の通信システム１の説明に関しては遠隔会議を行わなくてもよい。ユーザが単に１つの会議室を予約して会議に合わせてホワイトボードを作成したいという状況に対しても本実施形態のホワイトボードの作成方法を好適に適用できる。
【0012】
このように、参加者がチェックインすると、端末装置１０がホワイトボードのＵＲＬを会議予約システム５０から取得して、ＷＢシステム４０と通信してホワイトボードの初期画面を表示するので、参加者はチェックインするという操作によりホワイトボードを使用できるようになる。また、スケジュール管理システム６０にホワイトボードのＵＲＬが登録されたので、会議の終了後、参加者はスケジュール管理システム６０からホワイトボードのＵＲＬを取得すれば、会議中に端末装置１０に手書きされた描画像データ等を再度、自分の参加者端末に表示できる。
【0013】
＜用語について＞
本実施形態においてホワイトボードとはサーバからクライアントに提供される電子黒板の機能をいう。つまり、いわゆる電子黒板という装置があるわけではなく、電子黒板と同等の機能をクライアントとサーバが通信してクライアント側で実現する。ホワイトボードを作成するという記載も、電子黒板と同等の機能をクライアント側で利用可能とすることをいう。ブラウザ機能を有する電子黒板であればクライアントとして動作可能である。また、電子黒板とは、表示している画面に対する文字、図、画像、手書き画像、スタンプ等の情報の追加をユーザから受付可能な機能を持つものである。
本実施形態においてホワイトボードとはサーバからクライアントに提供される電子黒板の機能をいう。つまり、いわゆる電子黒板という装置があるわけではなく、電子黒板と同等の機能をクライアントとサーバが通信してクライアント側で実現する。ホワイトボードを作成するという記載も、電子黒板と同等の機能をクライアント側で利用可能とすることをいう。ブラウザ機能を有する電子黒板であればクライアントとして動作可能である。また、電子黒板とは、表示している画面に対する文字、図、画像、手書き画像、スタンプ等の情報の追加をユーザから受付可能な機能を持つものである。
【0014】
施設の利用開始とは、予約されている施設の利用を予約により利用できる者が開始することをいう。本実施形態ではチェックインという用語で説明する。利用開始要求をチェックイン要求という用語で説明する。
【0015】
施設の利用に関するスケジュールとは、施設がいつどのように利用されるかという予定をいう。スケジュールに関する情報はスケジュールの具体的な内容である。なお、スケジュールは時間割、日程表、予定表などと呼ばれてよい。スケジュールに関する情報を本実施形態では予約情報という用語で説明する。また、スケジュールに関する情報には、スケジュールが登録されたこと、スケジュールのリマインド、及び、施設の利用（スケジュール）の開始（チェックイン）が含まれる。なお、施設とはある目的のための設備をいう。例えば、会議室、ブース、教室、等がある。
【0016】
ホワイトボードにアクセスするための情報は、端末装置１０等がホワイトボードを表示する（識別する）ための通信先をいう。本実施形態ではホワイトボードのＵＲＬという用語で説明される。ホワイトボードのＩＰアドレスとポート番号等でもよい。ＩＰアドレスのみによりホワイトボードを識別するのでなく1つ以上の固定のＩＰアドレスにディレクトリ名を加えてホワイトボードを識別してもよい。ディレクトリ名などのホワイトボードにアクセスするための情報の一部又は全体が、ユーザのＩＤ、会議日時、会議室のＩＤ、会議名、ホワイトボードのＩＤ、又は、これらの組合せ等でもよい。
【0017】
ホワイトボードのＵＲＬに端末装置１０がアクセスすることでホワイトボードの画面を表示できる。ホワイトボードの画面を表示することで、参加者はホワイトボードの使用を開始することが可能になる。なお、アクセスとは通信すること、接続することをいう。
【0018】
＜システム構成例＞
図２は、通信システム１の概略構成図の一例を示す。通信システム１は、インターネットｉを介して接続されたＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０（参加者端末、又は、主催者端末）、及び、端末装置１０を有している。なお、ユーザ端末３０と端末装置１０は一例としてＬＡＮなどの社内ネットワークに配置されている。ただし、ユーザ端末３０はＬＡＮを介さないで、携帯電話網等からもインターネットｉに接続可能である。
図２は、通信システム１の概略構成図の一例を示す。通信システム１は、インターネットｉを介して接続されたＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０（参加者端末、又は、主催者端末）、及び、端末装置１０を有している。なお、ユーザ端末３０と端末装置１０は一例としてＬＡＮなどの社内ネットワークに配置されている。ただし、ユーザ端末３０はＬＡＮを介さないで、携帯電話網等からもインターネットｉに接続可能である。
【0019】
ＷＢシステム４０、会議予約システム５０、及び、スケジュール管理システム６０は、クラウド側に存在し、インターネットｉを介してユーザ端末３０や端末装置１０と通信する。ＷＢシステム４０、会議予約システム５０、及び、スケジュール管理システム６０は、実際にはデータセンター等に構築されていてよい。
【0020】
なお、図２に示す構成は一例に過ぎず、ＷＢシステム４０、会議予約システム５０、及びスケジュール管理システム６０の全てが社内ネットワークに配置されていてもよいし、これらのうち１つ以上が社内ネットワークに配置されていてもよい。
【0021】
スケジュール管理システム６０は、例えばクラウド上で任意のユーザのスケジュールを管理する１つ以上の情報処理装置である。スケジュール管理システム６０は、ユーザのスケジュールを管理するサービスを提供する。このスケジュールの管理の１つに会議室９の予約の管理が含まれる。なお、スケジュール管理システム６０としてはGoogleカレンダー（登録商標）、Office365（登録商標）などが知られている。技術的仕様を満たすものであればスケジュール管理システム６０はどのようなものでもよい。
【0022】
会議予約システム５０は会議室９の利用や予約情報を管理する１つ以上の情報処理装置である。まず、会議予約システム５０はスケジュール管理システム６０に予約された会議室９の予約情報をスケジュール管理システム６０から取得する。会議予約システム５０は外部のスケジュール管理システム６０を利用する必要はなく、会議予約システム５０がスケジュール管理システム６０を兼用してもよい。本実施形態で外部のスケジュール管理システム６０が利用されるのは、外部のスケジュール管理システム６０を利用することで開発コストを抑制できることが理由の１つである。
【0023】
会議予約システム５０は、各会議室９に配置された１つ以上の端末装置１０と通信し、例えば当日の予約情報を端末装置１０に送信する。予約情報は定期的に更新され、会議ごとに会議の状態を示すステータスを管理する。例えば、チェックインからチェックアウトまでを管理する。
【0024】
ＷＢシステム４０は、参加者が端末装置１０に手書きしたストロークを端末装置１０から取得し、更に、１つ以上のストロークから生成した描画像データを含む画面情報を端末装置１０に送信するＷｅｂサーバ（又はＨＴＴＰサーバ）としての機能を有する１つ以上の情報処理装置である。ＷＢシステム４０は、ホワイトボードの機能をユーザが利用できるサービスを提供する。画面情報はＨＴＭＬ、スクリプト言語、及び、ＣＳＳ（Cascade Style Sheet）などで記述されており、ＷＢシステム４０が生成するＷｅｂページとして提供される。端末装置１０とＷＢシステム４０はＷｅｂアプリを実行することで、参加者が端末装置１０を電子黒板（ホワイトボード）のように使用することを可能にする。なお、Ｗｅｂアプリとは、ブラウザアプリ上で動作するスクリプト言語（たとえばJavaScript（登録商標））によるプログラムとＷｅｂサーバ側のプログラムが協調することによって動作し、ブラウザ上で使用されるソフトウェア又はその仕組みを言う。
【0025】
本実施形態ではＷＢシステム４０が提供するＷｅｂアプリをホワイトボードアプリと称する。ブラウザアプリが動作する端末装置１０であればホワイトボードアプリを利用できる。ホワイトボード又は電子黒板は電子情報ボード、電子ホワイトボード、コピーボード又は電子ボード等と呼ばれる場合がある。なお、ホワイトボードはタッチパネルにより手書きされたストロークを取り込むタイプの他、プロジェクタとホワイトボード（ディスプレイを有さない通常の黒板タイプ）により実現してもよい。
【0026】
なお、会議予約システム５０が、スケジュール管理システム６０とＷＢシステム４０の少なくとも一方のサービスの機能を有していてもよい。スケジュール管理システム６０とＷＢシステム４０が統合され、１つのサービスとして提供されてもよい。更に、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０及びＷＢシステム４０が別々のサービスとして提供されていたとしても、３つのサービスを１又は２の装置によって実現してもよいし、それぞれ別の装置によって実現してもよいし、１つのサービスを２以上の装置によって実現してもよい。
【0027】
本実施形態の端末装置１０は、３つの機能を有する情報処理装置である。すなわち、会議室９の利用に関する機能、ホワイトボードに関する機能、及び、ブラウザの機能である。これらは一例として別々のアプリケーションソフトにより提供される。まず、端末装置１０は各会議室９において、会議予約システム５０に対する参加者のユーザインタフェースとなる。例えば、端末装置１０は自身の管理している会議室９の識別情報などを送信することで会議室９の予約に関する予約情報を会議予約システム５０から取得し、直近の会議や会議室９の当日の予約状況を表示する。端末装置１０はアプリケーションソフトにより会議予約システム５０から送信された情報を表示装置に表示する。
【0028】
また、端末装置１０は参加者による会議室９へのチェックイン操作を受け付け、参加者を会議室９にチェックインさせる機能を有する。参加者がチェックインのための操作を行うと（後述する予約ＩＤの入力）会議予約システム５０に予約ＩＤを含むチェックイン要求を通知する。会議予約システム５０はチェックイン要求を認証して、認証が成立するとチェックインが認められる。
【0029】
ホワイトボードに関する機能は、参加者が端末装置１０をホワイトボードとして使用できるようブラウザの機能と連携する。例えば、ユーザの操作を受け付けたり、ブラウザをＷＢシステム４０と通信させたりする。
【0030】
また、端末装置１０はブラウザを有しており、一般的なＷｅｂサーバから送信されるＷｅｂページを表示したり、Ｗｅｂアプリを実行したりすることができる。ＷＢシステム４０が送信する画面情報を表示するのはブラウザである。
【0031】
端末装置１０は、例えば、スマートフォン、タブレット装置、ノートＰＣ（Personal Computer）、など一般的な情報処理装置である。通信機能、表示機能及び入力機能を有する情報処理装置であればよい。また、端末装置１０は電子黒板、テレビ会議端末、又は、プロジェクタのうち１つ以上でもよい。
【0032】
ユーザ端末３０は、通信システム１のユーザが会議室９に持ち込む情報処理装置である。ただし、必ずしも会議室９に持ち込む必要はない。ここでユーザは主に参加者であるが、更に、会議主催者と単なる参加者の場合がある。会議主催者は会議を予約した者である。ただし、会議主催者と単なる参加者を厳密に区別する必要はない。会議主催者が使用するユーザ端末３０を主催者端末、単なる参加者が使用するユーザ端末３０を参加者端末という場合がある。
【0033】
ユーザ端末３０は例えば、スマートフォン、タブレット装置、ノートＰＣ、など一般的な情報処理装置である。本実施形態では、ブラウザが動作する情報処理装置であればよい。
【0034】
＜ハードウェア構成例＞
次に、本実施形態の通信システム１におけるＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０、及び、端末装置１０のハードウェア構成について説明する。
次に、本実施形態の通信システム１におけるＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０、及び、端末装置１０のハードウェア構成について説明する。
【0035】
＜＜ＷＢシステム、会議予約システム、スケジュール管理システム、ユーザ端末、及び、端末装置のハードウェア構成例＞＞
ＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０、及び、端末装置１０は、例えば図３に示すハードウェア構成のコンピュータシステムにより実現される。図３は本実施形態に係るコンピュータシステム１００の一例のハードウェア構成図である。
ＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０、及び、端末装置１０は、例えば図３に示すハードウェア構成のコンピュータシステムにより実現される。図３は本実施形態に係るコンピュータシステム１００の一例のハードウェア構成図である。
【0036】
図３に示したコンピュータシステム１００は、入力装置２０１、表示装置２０２、外部Ｉ／Ｆ２０３、ＲＡＭ（Random Access Memory）２０４、ＲＯＭ（Read Only Memory）２０５、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２０６、通信Ｉ／Ｆ２０７、及びＨＤＤ（Hard Disk Drive）２０８などを備え、それぞれがバスＢで相互に接続されている。
【0037】
入力装置２０１はキーボードやマウス、タッチパネルなどを含み、ユーザが各操作信号を入力するのに用いられる。表示装置２０２はディスプレイなどを含み、コンピュータシステム１００による処理結果を表示する。
【0038】
通信Ｉ／Ｆ２０７はコンピュータシステム１００を社内ネットワーク及びインターネット等に接続させるインタフェースである。これにより、コンピュータシステム１００は通信Ｉ／Ｆ２０７を介してデータ通信を行うことができる。
【0039】
ＨＤＤ２０８はプログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置である。格納されるプログラムやデータには、例えばコンピュータシステム１００全体を制御する基本ソフトウェアであるＯＳ（Operating System）や、ＯＳ上において各種機能を提供するアプリケーションソフトなどがある。ＨＤＤ２０８は格納しているプログラムやデータを所定のファイルシステム及び／又はＤＢ（データベース）により管理している。
【0040】
外部Ｉ／Ｆ２０３は、外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体２０３ａなどがある。これにより、コンピュータシステム１００は外部Ｉ／Ｆ２０３を介して記録媒体２０３ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体２０３ａにはフレキシブルディスク、ＣＤ（Compact Disk）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、ＳＤメモリカード（SD Memory card）、ＵＳＢメモリ（Universal Serial Bus memory）などがある。
【0041】
ＲＯＭ２０５は、電源を切ってもプログラムやデータを保持することができる不揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。ＲＯＭ２０５には、コンピュータシステム１００の起動時に実行されるＢＩＯＳ（Basic Input/Output System）、ＯＳ設定、及びネットワーク設定などのプログラムやデータが格納されている。ＲＡＭ２０４は、プログラムやデータを一時保持する揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。
【0042】
ＣＰＵ２０６は、ＲＯＭ２０５やＨＤＤ２０８などの記憶装置からプログラムやデータをＲＡＭ２０４上に読み出し、処理を実行することで、コンピュータシステム１００全体の制御や機能を実現する演算装置である。
【0043】
なお、ＷＢシステム４０、会議予約システム５０、及びスケジュール管理システム６０は、クラウドコンピューティングに対応していることが好ましい。クラウドコンピューティングとは、特定ハードウェア資源が意識されずにネットワーク上のリソースが利用される利用形態をいう。
【0044】
＜機能について＞
次に、図４を用いてＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０、及び、端末装置１０の機能について説明する。図４は、ＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０、及び、端末装置１０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
次に、図４を用いてＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０、及び、端末装置１０の機能について説明する。図４は、ＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０、及び、端末装置１０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
【0045】
＜＜ユーザ端末の機能＞＞
ユーザ端末３０は、第１表示制御部３１、第１操作受付部３２、及び、第１通信部３３を有する。ユーザ端末３０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
ユーザ端末３０は、第１表示制御部３１、第１操作受付部３２、及び、第１通信部３３を有する。ユーザ端末３０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
【0046】
第１通信部３３は、主にスケジュール管理システム６０及びＷＢシステム４０と各種の情報を送受信する。本実施形態では、会議室９の予約情報をスケジュール管理システム６０に登録し、スケジュール管理システム６０からホワイトボードのＵＲＬを取得する。また、ホワイトボードのＵＲＬを指定してＷＢシステム４０と通信し、描画像データを含む画面情報を受信する。
【0047】
第１表示制御部３１は、表示装置２０２に各種の画面を表示する。例えば、第１通信部３３が受信した画面情報を解析して表示装置２０２に予約画面やホワイトボードとなるＷｅｂページを表示する。
【0048】
第１操作受付部３２は、ユーザ端末３０に対するユーザの各種の操作を受け付ける。例えば、メニューに表示されるボタンの押下、文字等の入力、画面のスクロール等の操作を受け付ける。
【0049】
なお、ユーザ端末３０が有するこれらの機能は、スケジュール管理システム６０及びＷＢシステム４０から送信される画面情報をブラウザが解析して実行することにより提供されてよい。
【0050】
＜＜ＷＢシステムの機能＞＞
ＷＢシステム４０は、ＷＢ作成部４１、第３通信部４２、及び、ＷＢ提供部４３を有する。ＷＢシステム４０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。また、ＷＢシステム４０はＲＡＭ２０４又はＨＤＤ２０８等に保持されるＷＢオブジェクトＤＢ４４を有している。
ＷＢシステム４０は、ＷＢ作成部４１、第３通信部４２、及び、ＷＢ提供部４３を有する。ＷＢシステム４０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。また、ＷＢシステム４０はＲＡＭ２０４又はＨＤＤ２０８等に保持されるＷＢオブジェクトＤＢ４４を有している。
【0051】
第３通信部４２は、主に会議予約システム５０と端末装置１０と各種の情報を送受信する。本実施形態では、会議予約システム５０からホワイトボードの作成要求を受信してホワイトボードのＵＲＬを返し、端末装置１０からストロークを構成する座標データを受信し、ストロークから作成された描画像データを含むホワイトボードの画面情報を提供する。
【0052】
ＷＢ作成部４１は、ホワイトボードを作成する。例えば、会議予約システム５０から新しいホワイトボードを作成する要求があると、ホワイトボードを作成する。説明を容易にするため、１つのＵＲＬが１つのホワイトボードに対応するものとすると、新たなＵＲＬをホワイトボードに割り当てる。また、ホワイトボードを作成するとはストロークの書き込みを受け付け、描画像データの配信等の機能を有する画面情報を用意することをいう。このような画面情報（Ｗｅｂアプリと呼ばれる場合がある）のひな形は予め作成されておりこれをコピーしてホワイトボードのＵＲＬに割り当てる。
【0053】
ＷＢ提供部４３は、ホワイトボードのための画面情報を生成する。ＷＢ提供部４３は、１つのホワイトボードごとにデータを管理する。データはホワイトボードに表示されるデータであるため、例えば、ストロークから構成される描画像データ、テキスト、メニュー、及び、ホワイトボードに貼り付けられた画像データ等である。これらの内容と表示位置がホワイトボードごとにＷＢオブジェクトＤＢ４４にて管理されている。
【0054】
ＷＢ提供部４３は、管理しているオブジェクトを用いて画面情報を生成する。例えば、複数のストロークが重なっている場合、複数のストロークを１つのオブジェクトに合成して描画像データを生成する。こうすることで、拡大、縮小、回転などに対し画像の品質がよくなる。
【0055】
ホワイトボードを画面情報として提供する際に好適なＨＴＭＬ要素としてＣａｎｖａｓ要素がある。Ｃａｎｖａｓ要素は、JavaScript（登録商標）によるスクリプティングによって図形などを描画するために使用される。ＷＢ提供部４３は、手書きなどのデータが追加されるごとに画面情報を更新する。
【0056】
なお、遠隔会議が行われている場合、第３通信部４２は画面情報が更新されるとホワイトボードのＵＲＬに接続している各端末装置１０に更新を通知する。端末装置１０はホワイトボードのＵＲＬに画面情報を取りに行くので、ほぼリアルタイムにホワイトボードの画面で表示されるデータを共有できる。
【0057】
＜＜スケジュール管理システムの機能＞＞
スケジュール管理システム６０は、第５通信部６１、予約情報登録受付部６２、及び、ＵＲＬ登録受付部６３を有する。スケジュール管理システム６０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。また、スケジュール管理システム６０はＨＤＤ２０８又はＲＡＭ２０４等に保持される予約情報ＤＢ６４を有している。
スケジュール管理システム６０は、第５通信部６１、予約情報登録受付部６２、及び、ＵＲＬ登録受付部６３を有する。スケジュール管理システム６０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。また、スケジュール管理システム６０はＨＤＤ２０８又はＲＡＭ２０４等に保持される予約情報ＤＢ６４を有している。
【0058】
第５通信部６１は、主にユーザ端末３０及び会議予約システム５０と各種の情報を送受信する。本実施形態では、ユーザ端末３０から会議室９の予約に関する予約情報を取得し、会議予約システム５０に予約情報を送信する。
【0059】
予約情報登録受付部６２は、ユーザ端末３０から会議室９の予約に関する予約情報を取得して、予約情報ＤＢに登録する。また、ＵＲＬ登録受付部６３は会議予約システム５０からホワイトボードのＵＲＬを取得して予約情報に対応付けて登録する。
【0060】
＜＜会議予約システムの機能＞＞
会議予約システム５０は、会議室管理部５１、第４通信部５２、ＷＢ作成指示部５３、予約ＩＤ生成部５４、予約情報取得部５５、及び、ＵＲＬ登録部５６を有する。会議予約システム５０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。また、会議予約システム５０はＨＤＤ２０８又はＲＡＭ２０４等に保持される予約情報ＤＢ５７を有している。
会議予約システム５０は、会議室管理部５１、第４通信部５２、ＷＢ作成指示部５３、予約ＩＤ生成部５４、予約情報取得部５５、及び、ＵＲＬ登録部５６を有する。会議予約システム５０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。また、会議予約システム５０はＨＤＤ２０８又はＲＡＭ２０４等に保持される予約情報ＤＢ５７を有している。
【0061】
第４通信部５２は、主に端末装置１０、スケジュール管理システム６０、及び、ＷＢシステム４０と各種のデータを送受信する。本実施形態では、少なくとも当日の予約情報を端末装置１０に送信し、端末装置１０からチェックイン要求を受信する。また、ＷＢシステム４０からホワイトボードのＵＲＬを取得し、スケジュール管理システム６０にホワイトボードのＵＲＬを送信する。
【0062】
予約情報取得部５５は、予約情報をスケジュール管理システム６０から取得する。スケジュール管理システム６０各企業の予約情報が登録されているため、予約情報取得部５５は企業ごとに予め登録されているスケジュール管理システム６０のアカウント（ユーザ名とパスワード）を指定してログインし、このアカウントが含むドメインを有するアカウントに対応付けて登録されている予約情報を取得する。例えば、企業ごとに予め登録されているスケジュール管理システム６０におけるアカウントのユーザ名が「a@xfood.com」の場合、「xxx@xfood.com」というアカウント（xxxは任意）で登録されている予約情報を取得する。
【0063】
なお、予約情報取得部５５は、新たな予約情報がスケジュール管理システム６０に登録されたタイミングで通知を受けて、スケジュール管理システム６０に予約情報を取りに行く。あるいは、予約情報取得部５５は、定期的に（例えば、１時間に１回等）スケジュール管理システム６０に予約情報を取りに行ってもよい。
【0064】
予約情報取得部５５が取得した予約情報は予約情報ＤＢ５７に記憶される。予約情報については後述する。また、本実施形態ではスケジュール管理システム６０の予約情報ＤＢ６４と会議予約システム５０の予約情報ＤＢ５７とを特に区別せずに扱う。実際には予約情報を管理する情報などで両者が異なっている可能性があるが、本実施形態の説明においては支障がないものとする。
【0065】
予約ＩＤ生成部５４は、予約情報取得部５５が取得した予約情報に対し重複しない予約ＩＤを生成する（採番する）。予約ＩＤはスケジュール管理システム６０の予約情報にも設定される。したがって、ユーザ端末３０がスケジュール管理システム６０と通信することで予約ＩＤを確認可能となる。会議主催者又は参加者（どちらか一方でよい）はこの予約ＩＤでチェックインを行う。
【0066】
会議室管理部５１は、端末装置１０からチェックイン要求を受信すると、参加者を予約ＩＤなどで認証することでチェックインできるか否か（会議室の利用を許可できるか否か）を判断する。チェックインできると判断すると、予約情報ＤＢ５７の予約情報のステータスをチェックイン済みに更新する。ステータスは、例えば、チェックイン不可、チェックイン可能、チェックイン済み等の状態を取る。
【0067】
ＷＢ作成指示部５３は、ＷＢシステム４０にホワイトボードの作成を要求する。ホワイトボードの作成のタイミングは、予約情報の登録から会議の終了までの間であればよい。ホワイトボードの作成によりＷＢ作成指示部５３はホワイトボードのＵＲＬをＷＢシステム４０から取得する。
【0068】
ＵＲＬ登録部５６は、ＷＢ作成指示部５３が取得したホワイトボードのＵＲＬをスケジュール管理システム６０に送信して、予約情報に対応付けて登録させる。
【0069】
＜＜端末装置＞＞
端末装置１０は、第２表示制御部１１、第２操作受付部１２、ブラウザ部１３、会議予約クライアント部１４、第２通信部１５、及び、ＷＢクライアント部１６を有する。端末装置１０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
端末装置１０は、第２表示制御部１１、第２操作受付部１２、ブラウザ部１３、会議予約クライアント部１４、第２通信部１５、及び、ＷＢクライアント部１６を有する。端末装置１０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
【0070】
第２通信部１５は、主に会議予約システム５０及びＷＢシステム４０と各種の情報を送受信する。本実施形態では、識別情報などにより自分の会議室９を指定して会議室９の予約情報を会議予約システム５０に要求し、予約情報を受信する。また、ＷＢシステム４０からホワイトボードの画面情報を取得する。
【0071】
第２表示制御部１１は、表示装置２０２に各種の画面を表示する。例えば、第２通信部１５が受信した予約情報を表示装置２０２に表示し、また、ホワイトボードの画面情報を解析して表示装置２０２にホワイトボードとして機能するＷｅｂページを表示する。
【0072】
第２操作受付部１２は、端末装置１０に対する参加者の各種の操作を受け付ける。例えば、チェックインの操作（予約ＩＤの入力）、チェックアウトの操作等を受け付ける。
【0073】
会議予約クライアント部１４は会議予約システム５０のクライアントアプリであり、第２通信部１５を介してチェックインやチェックアウトの通知を行う。
【0074】
ＷＢクライアント部１６は、ユーザによるホワイトボードを使用するという操作に応じて会議予約クライアント部１４にホワイトボードのＵＲＬを要求し、取得したホワイトボードのＵＲＬをブラウザ部１３に通知する。会議予約クライアント部１４とブラウザ部１３の仲介を行う。
【0075】
ブラウザ部１３は一般的なブラウザソフトウェアと同様の機能を有しており、ホワイトボードのＵＲＬを通信先にしてＷＢシステム４０と通信することで端末装置１０をホワイトボードとして機能させる。
【0076】
＜予約情報の登録＞
図５を用いて会議室９の予約と予約情報について説明する。図５（ａ）は会議室予約画面５０１の一例であり、図５（ｂ）は会議予約システム５０に送信される予約情報の一例を示し、図５（ｃ）は予約情報ＤＢ５７に記憶されている予約情報の一例である。
図５を用いて会議室９の予約と予約情報について説明する。図５（ａ）は会議室予約画面５０１の一例であり、図５（ｂ）は会議予約システム５０に送信される予約情報の一例を示し、図５（ｃ）は予約情報ＤＢ５７に記憶されている予約情報の一例である。
【0077】
図５（ａ）に示すように、会議室予約画面５０１は、会議名欄５０２、場所欄５０３、時間欄５０４、参加者欄５０５、ＯＫボタン５０６、及び、キャンセルボタン５０７を有する。会議名欄５０２には会議の名称、タイトル、議題などが設定される。場所欄５０３には会議室９の名称などが設定される。予め企業ごとに利用可能な会議室９がスケジュール管理システム６０に登録されているので、会議主催者は会議室９を選ぶことで設定する。時間欄５０４には、会議室９が予約される会議開始時刻（予約開始時刻）と会議終了時刻が設定される。なお日にちについては省略されている。参加者欄５０５には、会議の参加者が設定される。
【0078】
【0079】
会議室予約画面５０１により会議室９が予約されると図５（ｃ）に示すような予約情報がスケジュール管理システム６０及び会議予約システム５０に登録される。図５（ｃ）では、会議室名に対応付けて時間帯と参加者が登録されている。なお、会議室９のステータスなど、他の情報も予約情報に含まれるが図５では省略されている。
【0080】
【0081】
S1：会議主催者は、主催者端末を操作して主催者端末をスケジュール管理システム６０と通信させ、会議室９を予約する操作を行う。また、会議主催者は新規のホワイトボードを作成する操作も入力する。会議室９の予約により自動的に新規のホワイトボードが作成される場合は、新規のホワイトボードを作成する操作は不要である。
【0082】
S1.1：主催者端末の第１操作受付部３２は主催者の操作を受け付けて、第１通信部３３が会議室９を予約する各種情報を送信する。図５で説明したように、会議室９、参加者、及び、時間帯を送信する。更に、ホワイトボードの作成要求を送信する。スケジュール管理システム６０の第５通信部６１はこれらを受信して、予約情報登録受付部６２が予約情報を予約情報ＤＢ６４に登録する。
【0083】
S2：会議予約システム５０の予約情報取得部５５はスケジュール管理システム６０に対し新規の予約情報を問い合わせる。例えばポーリングにより定期的に問い合わせる。この応答として予約情報取得部５５は予約情報を取得する。
【0084】
S3：会議予約システム５０のＷＢ作成指示部５３は、予約情報にホワイトボードの作成要求が含まれていることから、ＷＢシステム４０に対しホワイトボードの作成を要求する。ＷＢシステム４０の第３通信部４２はホワイトボードの作成要求を受信し、ＷＢ作成部４１が新規なホワイトボードを新たなＵＲＬに作成する。第５通信部６１はこのホワイトボードのＵＲＬを会議予約システム５０に送信する。なお、各参加者に電子メールでホワイトボードのＵＲＬを送信してもよい。
【0085】
S4：会議予約システム５０の第４通信部５２はホワイトボードのＵＲＬを受信する。また、予約ＩＤ生成部５４が予約ＩＤを生成する（採番する）。予約ＩＤは予約情報の受信時に生成してもよい。
【0086】
S5：ホワイトボードのＵＲＬを受信したので、会議予約システム５０のＵＲＬ登録部５６は会議室９と日時を指定してホワイトボードのＵＲＬと予約ＩＤの登録をスケジュール管理システム６０に要求する。なお、会議室９と日時をキーとするのでなく、会議室９の予約を一意に特定する何らかの識別情報をキーにしてもよい。このように、スケジュール管理システム６０にホワイトボードのＵＲＬが登録されることで、会議室で必要な情報を一元管理できる。
【0087】
会議予約システム５０がスケジュール管理システム６０を兼ねる場合、会議予約システム５０に予約情報が登録された場合、ＷＢ作成指示部５３はＷＢシステム４０に対しホワイトボードの作成を要求する。
【0088】
S6：以上により、スケジュール管理システム６０に、ホワイトボードのＵＲＬと予約ＩＤが登録されたので、会議主催者はチェックインに必要になる予約ＩＤを確認できる。会議主催者は会議室９と日時を指定して予約情報を閲覧する操作を主催者端末に入力する。
【0089】
S6.1：主催者端末の第１操作受付部３２は操作を受け付け、第１通信部３３が会議室９と日時を指定して予約情報をスケジュール管理システム６０に要求する。スケジュール管理システム６０の第５通信部６１は予約情報の要求を受信し、予約情報ＤＢ６４から会議室９と日時で特定される予約情報を取得し、主催者端末に送信する。
【0090】
主催者端末の第１通信部３３は予約情報を受信し、第１表示制御部３１が予約情報を表示装置２０２に表示する。表示された予約情報の一例を図７に示す。これにより、会議主催者は予約ＩＤとホワイトボードのＵＲＬを確認できる。
【0091】
続いて、会議の開始時の処理を説明する。
S7：会議主催者が会議室９に赴き、端末装置１０に対しチェックインの操作（予約ＩＤの入力）を行う。なお、チェックインは参加者も可能である。チェックイン画面の一例を図８に示す。
S7：会議主催者が会議室９に赴き、端末装置１０に対しチェックインの操作（予約ＩＤの入力）を行う。なお、チェックインは参加者も可能である。チェックイン画面の一例を図８に示す。
【0092】
S7.1：端末装置１０の第２操作受付部１２はチェックインに必要な操作として予約ＩＤの入力を受け付け、端末装置１０の会議予約クライアント部１４が会議室名と日時と予約ＩＤを含むチェックイン要求を会議予約システム５０に送信する。会議予約システム５０の第４通信部５２はチェックイン要求を受信し、会議室管理部５１はチェックインが成功するか否かを判断する。すなわち、会議室名と日時で特定される予約情報の予約ＩＤが、端末装置１０から送信された予約ＩＤと一致するか否かによりチェックインが成功するか否かを判断する。図６の説明では成功したものとする。なお、会議室９と日時をキーとするのでなく、会議室９の予約を一意に特定する何らかの識別情報をキーにしてもよい。以降の処理においても同様である。
【0093】
S8：会議主催者はホワイトボードを使用するため、ホワイトボードを起動させるアイコンを押下する。チェックインが成功するとこのようなアイコンが端末装置１０に表示される。ユーザからホワイトボードを起動させるアイコンの押下を受け付けなくても、チェックインが成功した場合、以下の処理（ステップS8.1～S8.2.1）を行ってもよい。
【0094】
S8.1：端末装置１０の第２操作受付部１２はホワイトボードの起動を受け付け、チェックインが成功した会議の会議室名と日時をＷＢクライアント部１６が指定してホワイトボードのＵＲＬを会議予約システム５０に要求する。
【0095】
ホワイトボードのＵＲＬの要求は、ステップS8.1のように端末装置１０から会議予約システム５０へ直接、行ってもよい。また、以下のようにホワイトボードのＵＲＬを取得してもよい。まず、ステップS7.1で端末装置１０から会議予約システム５０へチェックイン要求をする際に、会議予約システム５０がスケジュール管理システム６０から受信しておいたホワイトボードのＵＲＬを、チェックインの成功の通知と共に端末装置１０に送信しておく。会議予約システム５０がスケジュール管理システム６０からホワイトボードのＵＲＬを受信するタイミングについても、予め受信していてもよいし、チェックイン要求を受けたタイミングに取得してもよい。次に、端末装置１０はユーザからホワイトボードの起動の要求（アイコンの押下）を受け付けた際に記憶していたホワイトボードのＵＲＬを用いてホワイトボードを起動する。
【0096】
S8.1.1：会議予約システム５０の第４通信部５２はホワイトボードのＵＲＬの要求を受信し、予約情報取得部５５が会議の会議室名と日時を指定してホワイトボードのＵＲＬをスケジュール管理システム６０に要求する。
【0097】
スケジュール管理システム６０の第５通信部６１はホワイトボードのＵＲＬの要求を受信し、予約情報ＤＢ６４から会議室名と日時で指定される予約情報のホワイトボードのＵＲＬを読み出す。第５通信部６１はホワイトボードのＵＲＬを会議予約システム５０に送信する。会議予約システム５０の第４通信部５２はホワイトボードのＵＲＬを受信し、端末装置１０に送信する。
【0098】
なお、ステップＳ８．１では会議予約システム５０がスケジュール管理システム６０にホワイトボードのＵＲＬを要求しているが、会議予約システム５０はステップＳ７．１で取得したホワイトボードのＵＲＬを端末装置１０に送信してもよい。ホワイトボードのＵＲＬを会議予約システム５０がスケジュール管理システム６０から取得すれば会議予約システム５０がホワイトボードのＵＲＬを保持する必要がなく、会議予約システム５０が保持しておけば通信時間を短縮できる。
【0099】
S8.2：端末装置１０の第２通信部１５はホワイトボードのＵＲＬを受信し、ＷＢクライアント部１６がホワイトボードのＵＲＬをブラウザ部１３に送出する。
【0100】
S8.2.1：ブラウザ部１３はホワイトボードのＵＲＬにアクセスする。これにより、ステップＳ３で作成されたホワイトボードを端末装置１０のブラウザ部１３が表示することができる。ホワイトボードの初期画面の一例を図９に示す。
【0101】
S9：会議主催者はブラウザ部１３が表示するホワイトボード画面に手書きすることができる。
【0102】
S9.1：端末装置１０の第２操作受付部１２は手書きを受け付け、ＷＢクライアント部１６が手書きの内容をＷＢシステム４０に送信する。
【0103】
S10：会議が終了すると、会議主催者は端末装置１０に対しチェックアウトの操作を行う。なお、チェックアウトは参加者も可能である。端末装置１０の第２操作受付部１２はチェックアウトを受け付け、会議予約クライアント部１４がチェックアウトを会議予約システム５０に通知する。
【0104】
続いて、会議後に参加者がホワイトボードを閲覧する処理を説明する。
【0105】
S11：参加者がホワイトボードを確認する操作（例えば会議室９と日時を指定する）を参加者端末に入力する。
【0106】
S11.1：参加者端末の第１操作受付部３２は操作を受け付け、第１通信部３３が会議室９と日時を指定してスケジュール管理システム６０と通信する。スケジュール管理システム６０が管理する予約情報にはホワイトボードのＵＲＬが登録されているので、スケジュール管理システム６０の第５通信部６１はホワイトボードのＵＲＬを参加者端末に送信する。これにより、参加者はホワイトボードのＵＲＬを把握できる。ステップS11.1で端末装置１０が表示する画面は図７と同様でよい。図７は予約の確認用の画面だが、会議後に登録されている情報もほぼ同様である。
【0107】
S12：参加者はホワイトボードのＵＲＬを押下する。
【0108】
S12.1：参加者端末の第１操作受付部３２は操作を受け付け、第１通信部３３がホワイトボードのＵＲＬを通信先としてＷＢシステム４０と通信する。ＷＢシステム４０のＷＢ提供部４３はホワイトボードのＵＲＬによりオブジェクトを特定し、オブジェクトを使って画面情報を生成して参加者端末に送信する。このように、本実施形態ではスケジュール管理システム６０にホワイトボードのＵＲＬが登録されているので、会議後に参加者がホワイトボードの描画情報を表示できる。
【0109】
なお、図６の処理では、端末装置１０が会議予約システム５０からホワイトボードのＵＲＬを取得しているが、チェックインを受け付ける端末装置１０自身がホワイトボードを表示せず、端末装置１０が会議室内の別の装置（例えば電子黒板やディスプレイ等）にホワイトボードのＵＲＬを送信し、それら別の装置がホワイトボードを表示してもよい（ＷＢシステム４０にアクセスする）。
【0110】
＜画面例＞
＜＜予約ＩＤとホワイトボードのＵＲＬを含む予約情報＞＞
図７は、図６のステップS6.1で主催者端末が表示する予約情報確認画面５１１の一例を示す。図７では、主に図５（ａ）との相違を説明する。会議名欄５１２、場所欄５１３、時間欄５１４、及び参加者欄５１５については図５（ａ）と同様でよい。
＜＜予約ＩＤとホワイトボードのＵＲＬを含む予約情報＞＞
図７は、図６のステップS6.1で主催者端末が表示する予約情報確認画面５１１の一例を示す。図７では、主に図５（ａ）との相違を説明する。会議名欄５１２、場所欄５１３、時間欄５１４、及び参加者欄５１５については図５（ａ）と同様でよい。
【0111】
スケジュール管理システム６０に予約ＩＤとホワイトボードのＵＲＬが登録されたので、予約情報は、予約ＩＤ欄５１６とホワイトボードのＵＲＬ欄５１７を有する。このように、会議主催者等はスケジュール管理システム６０から予約ＩＤ及びホワイトボードのＵＲＬを取得できる。
【0112】
なお、予約情報確認画面５１１は予約の削除ボタン５１８を有している。予約の削除ボタン５１８が押下されると、スケジュール管理システム６０は予約情報を削除する。また、予約情報が削除されたことが会議予約システム５０に通知される。このような仕組みを予約のキャンセルという。予約情報の確認が済むとＯＫボタン５１９が押下される。
【0113】
＜＜チェックイン画面＞＞
図８は、図６のステップS7で端末装置１０が表示するチェックイン画面５２１の一例である。チェックイン画面５２１は、現在時刻に対し次の会議のチェックインを待ち受ける画面である。例えば、会議名欄５２２と予約ＩＤ入力欄５２３を有している。会議主催者が会議室９に赴くとこのようなチェックイン画面５２１で会議名を確認して、予約ＩＤ入力欄５２３に予約ＩＤを入力する。ＯＫボタン５２４が押下されると、端末装置１０が予約ＩＤを含むチェックイン要求を会議予約システム５０に送信する。
図８は、図６のステップS7で端末装置１０が表示するチェックイン画面５２１の一例である。チェックイン画面５２１は、現在時刻に対し次の会議のチェックインを待ち受ける画面である。例えば、会議名欄５２２と予約ＩＤ入力欄５２３を有している。会議主催者が会議室９に赴くとこのようなチェックイン画面５２１で会議名を確認して、予約ＩＤ入力欄５２３に予約ＩＤを入力する。ＯＫボタン５２４が押下されると、端末装置１０が予約ＩＤを含むチェックイン要求を会議予約システム５０に送信する。
【0114】
＜＜ホワイトボードの初期画面＞＞
図９は、図６のステップS8.2で表示されるホワイトボードの初期画面５３１の一例を示す。ホワイトボードの初期画面５３１はＵＲＬ表示欄５３２、ボード名欄５３３、予約情報欄５３４、及び、メニュー欄５３５等を有する。ＵＲＬ表示欄５３２にはホワイトボードのＵＲＬが表示される。ボード名欄５３３には参加者等が任意の名称（例えば、会議名など）を入力できる。予約情報欄５３４には、例えば参加者名と会議時間が表示される。予約情報欄５３４の情報は、図６のステップS8.2.1又はS3で、ＷＢシステム４０が端末装置１０又は会議予約システム５０から送信された情報である。メニュー欄５３５は、ストロークの色や太さを参加者が設定するための1つ以上のボタンを有する。
図９は、図６のステップS8.2で表示されるホワイトボードの初期画面５３１の一例を示す。ホワイトボードの初期画面５３１はＵＲＬ表示欄５３２、ボード名欄５３３、予約情報欄５３４、及び、メニュー欄５３５等を有する。ＵＲＬ表示欄５３２にはホワイトボードのＵＲＬが表示される。ボード名欄５３３には参加者等が任意の名称（例えば、会議名など）を入力できる。予約情報欄５３４には、例えば参加者名と会議時間が表示される。予約情報欄５３４の情報は、図６のステップS8.2.1又はS3で、ＷＢシステム４０が端末装置１０又は会議予約システム５０から送信された情報である。メニュー欄５３５は、ストロークの色や太さを参加者が設定するための1つ以上のボタンを有する。
【0115】
このようなホワイトボードの初期画面５３１に対し参加者は任意に手書きすることができ、他の参加者と同じ情報を見ながら議論できる。
【0116】
＜＜ホワイトボードの終了画面＞＞
図１０はホワイトボードの終了受付欄５４１の一例を示す。図１０の説明では図９との相違を説明する。参加者が所定の終了ボタンを押下すると、第２操作受付部１２がその操作を受け付けて、ＷＢクライアント部１６が第２表示制御部１１に対し終了受付欄５４１をポップアップ表示させる。終了受付欄５４１は終了ボタン５４２とキャンセルボタン５４３を表示する。
図１０はホワイトボードの終了受付欄５４１の一例を示す。図１０の説明では図９との相違を説明する。参加者が所定の終了ボタンを押下すると、第２操作受付部１２がその操作を受け付けて、ＷＢクライアント部１６が第２表示制御部１１に対し終了受付欄５４１をポップアップ表示させる。終了受付欄５４１は終了ボタン５４２とキャンセルボタン５４３を表示する。
【0117】
参加者が終了ボタン５４２を押下すると、ＷＢクライアント部１６がブラウザ部１３を介してホワイトボードの終了をＷＢシステム４０に通知する。また、会議予約クライアント部１４はＷＢクライアント部１６からホワイトボードの終了の通知を受けて、会議室９のチェックアウトを会議予約システム５０に通知する。したがって、参加者がホワイトボードの終了とは別にチェックアウトの操作を行う必要がない。
【0118】
＜ホワイトボードの開始例＞
図６の手順では、チェックイン後に会議主催者がホワイトボードを開始する明示的な操作を行っていた。しかし、このような操作がなくても、端末装置１０が自動的にホワイトボードを開始することができる。これにより、チェックイン成功時にホワイトボードを開始する操作が不要になる。
図６の手順では、チェックイン後に会議主催者がホワイトボードを開始する明示的な操作を行っていた。しかし、このような操作がなくても、端末装置１０が自動的にホワイトボードを開始することができる。これにより、チェックイン成功時にホワイトボードを開始する操作が不要になる。
【0119】
図１１は、通信システム１がホワイトボードを作成して表示する手順を示すシーケンス図の一例である。なお、図１１の説明では主に図６との相違を説明する。ステップS1～S7.1までの処理は図６と同様である。しかし、図１１ではステップS7.1の後、端末装置１０がホワイトボードを表示している。
【0120】
S7.2：チェックインが成功すると、端末装置１０の会議予約クライアント部１４がホワイトボードのＵＲＬをブラウザ部１３に送出する。
【0121】
S7.2.1：ブラウザ部１３はホワイトボードのＵＲＬを通信先にしてＷＢシステム４０と通信を開始する。これにより、図６のステップS8.2.1で説明したように図９のようなホワイトボードの初期画面が表示される。ステップS8～S9.1の処理は図６のS11～S12.1と同様でよい。
【0122】
＜その他のホワイトボードの作成タイミングについて＞
図６、図１１では会議の予約時に、ホワイトボードが作成されていた。この他、会議予約システム５０は下記のタイミングでホワイトボードを作成することができる。
・会議開始前のリマインド応答時
・チェックイン時
・会議中
会議開始前のリマインドとは、会議予約システム５０が会議主催者にチャットシステムや電子メールなどで会議室９の予約をリマインドして空予約を低減する仕組みをいう。会議主催者は会議の予定に変更がなければその旨（会議を行うこと）を応答する。したがって、会議予約システム５０は会議開始前のリマインド応答時にホワイトボードを作成することで、会議がキャンセルされることで作成したホワイトボードが無駄になってしまうことを抑制できる。なお、リマインド時にホワイトボードが作成された場合、ホワイトボードのＵＲＬは、予約情報の登録時にホワイトボードが作成された場合と同様にチェックイン時に端末装置１０に送信される。
図６、図１１では会議の予約時に、ホワイトボードが作成されていた。この他、会議予約システム５０は下記のタイミングでホワイトボードを作成することができる。
・会議開始前のリマインド応答時
・チェックイン時
・会議中
会議開始前のリマインドとは、会議予約システム５０が会議主催者にチャットシステムや電子メールなどで会議室９の予約をリマインドして空予約を低減する仕組みをいう。会議主催者は会議の予定に変更がなければその旨（会議を行うこと）を応答する。したがって、会議予約システム５０は会議開始前のリマインド応答時にホワイトボードを作成することで、会議がキャンセルされることで作成したホワイトボードが無駄になってしまうことを抑制できる。なお、リマインド時にホワイトボードが作成された場合、ホワイトボードのＵＲＬは、予約情報の登録時にホワイトボードが作成された場合と同様にチェックイン時に端末装置１０に送信される。
【0123】
チェックイン時も同様の効果があり、チェックイン時等、実際に会議が行われる時のみに会議予約システム５０がホワイトボードを作成することにより、無駄にホワイトボードを作成することを低減できる。なお、チェックイン時にホワイトボードが作成された場合、ホワイトボードのＵＲＬはチェックイン時にＷＢシステム４０から会議予約システム５０に送信され、会議予約システム５０から端末装置１０に送信される。
【0124】
また、会議予約システム５０は会議中にホワイトボードを作成できる。この場合、会議主催者等は端末装置１０でホワイトボードを開始する操作を入力する。このような使い方は、会議室９が予約されなかった場合に利用されうる。なお、会議中のホワイトボードの作成については実施例２にて説明する。
【0125】
図１２（ａ）は、リマインドの応答に対しホワイトボードを作成する処理を説明するフローチャート図の一例である。会議予約システム５０の会議室管理部５１は会議開始時刻の所定時間前に参加者にリマインドを送信する（Ｓ１０１）。なお、リマインドはチャットシステム又は電子メールのどちらで送信されてもよい。リマインドは予約ＩＤなど予約情報を特定できる識別情報と共に行われる。
【0126】
会議室管理部５１は、会議が予定通り開催される旨の応答があるか否かを判断する（Ｓ１０２）。参加者は開催確定やキャンセルのいずれかを応答するように努めるが、リマインドの送信から所定時間内に応答がない場合、会議室管理部５１はキャンセルと見なしてよい。ステップＳ１０２の判断がＮｏの場合、図１２（ａ）の処理は終了する。
【0127】
ステップＳ１０２の判断がＹｅｓの場合、ＷＢ作成指示部５３はホワイトボードの作成をＷＢシステム４０に要求する（Ｓ１０３）。
【0128】
リマインド時のメールやチャット等に生成したホワイトボードのＵＲＬを含めてもよい。これによって、端末装置１０だけでホワイトボードを表示するのではなく、個人のユーザ端末３０からホワイトボードにアクセスすることが容易になる。
【0129】
なお、会議室管理部５１はリマインドを複数回行う場合がある。例えば、会議一週間前、一日前、１０分前の３回等に行われる場合がある。この場合、予め決められた特定のリマインド時（２回目のリマインド等）への応答時（会議を開催するという応答に限る）にホワイトボードのＵＲＬを作成してもよい。また、最後のリマインドへの応答時にホワイトボードを作成してもよい。特に最後のリマインドへの応答時にホワイトボードを作成する場合、会議の開催が中止される可能性が少ないので、作成したホワイトボードが無駄になることを防ぐことが可能となる。
【0130】
図１２（ｂ）は、チェックイン時にホワイトボードを作成する処理を説明するフローチャート図の一例である。会議予約システム５０の会議室管理部５１はチェックイン要求を受信する（Ｓ２０１）。
【0131】
会議室管理部５１は、チェックインが成功したか否かを判断する（Ｓ２０２）。ステップＳ２０２の判断がＮｏの場合、図１２（ｂ）の処理は終了する。したがって、ホワイトボードは作成されない。
【0132】
ステップＳ２０２の判断がＹｅｓの場合、ＷＢ作成指示部５３はホワイトボードの作成をＷＢシステム４０に要求する（Ｓ２０３）。
【0133】
＜その他のホワイトボードの使用の開始タイミングについて＞
ホワイトボードが作成されていれば、端末装置１０は任意のタイミングでホワイトボードの使用を開始することができる。
・会議予約時～会議開始前
参加者は各自のユーザ端末３０でスケジュール管理システム６０に登録されているホワイトボードのＵＲＬを取得して、ホワイトボードの使用を開始することができる。
・チェックイン時
会議主催者が、端末装置１０で会議室９にチェックイン時に端末装置１０がホワイトボードの使用を開始する（図１１にて説明済み）。
・会議中
会議主催者等が、端末装置１０を操作してホワイトボードの開始を指示する。
ホワイトボードが作成されていれば、端末装置１０は任意のタイミングでホワイトボードの使用を開始することができる。
・会議予約時～会議開始前
参加者は各自のユーザ端末３０でスケジュール管理システム６０に登録されているホワイトボードのＵＲＬを取得して、ホワイトボードの使用を開始することができる。
・チェックイン時
会議主催者が、端末装置１０で会議室９にチェックイン時に端末装置１０がホワイトボードの使用を開始する（図１１にて説明済み）。
・会議中
会議主催者等が、端末装置１０を操作してホワイトボードの開始を指示する。
【0134】
＜ホワイトボードの自動削除＞
会議室９が予約されたが、予約がキャンセルされることがある。作成したホワイトボードが未使用のまま残った場合、未使用のホワイトボードが増えて蓄積することによりＷＢシステム４０のリソースを圧迫する可能性がある。そこで、未使用のリソースを解放するために、ＷＢシステム４０はホワイトボードを削除する。
会議室９が予約されたが、予約がキャンセルされることがある。作成したホワイトボードが未使用のまま残った場合、未使用のホワイトボードが増えて蓄積することによりＷＢシステム４０のリソースを圧迫する可能性がある。そこで、未使用のリソースを解放するために、ＷＢシステム４０はホワイトボードを削除する。
【0135】
ホワイトボードが未使用（初期画面のまま）場合、下記のタイミングでホワイトボードを削除する。
・会議の予約のキャンセル時
・会議室９へのチェックインが行われずに予約時間が過ぎた時
こうすることで、未使用のホワイトボードが増えて蓄積することによりＷＢシステム４０のリソースを圧迫することを抑制できる。
・会議の予約のキャンセル時
・会議室９へのチェックインが行われずに予約時間が過ぎた時
こうすることで、未使用のホワイトボードが増えて蓄積することによりＷＢシステム４０のリソースを圧迫することを抑制できる。
【0136】
図１２（ｃ）は、ホワイトボードを削除する処理を説明するフローチャート図の一例である。会議予約システム５０の会議室管理部５１は予約のキャンセルを受信したか否かを判断する（Ｓ３０１）。予約のキャンセルは、リマインドの応答により通知される場合と、図７の削除ボタン５１８が押下されることなどによりスケジュール管理システム６０から会議予約システム５０に通知される場合がある。
【0137】
ステップＳ３０１の判断がＹｅｓの場合、処理はステップＳ３０３に進む。
【0138】
ステップＳ３０１の判断がＮｏの場合、会議室管理部５１は会議開始時刻を過ぎたか否かを判断する（Ｓ３０２）。
【0139】
ステップＳ３０２の判断がＮｏの場合、図１２（ｃ）の処理は終了する。ステップＳ３０２の判断がＹｅｓの場合、ＷＢ作成指示部５３はホワイトボードのＵＲＬを指定してホワイトボードの削除をＷＢシステム４０に要求する。なお、ホワイトボードのＵＲＬは、ホワイトボードの作成時にＷＢシステム４０から会議予約システム５０が取得している。
【0140】
＜ホワイトボードのＵＲＬの共有方法＞
ブラウザが動作する情報処理装置がホワイトボードのＵＲＬにアクセスすれば、ホワイトボードを表示できるので、ホワイトボードの画面を共有できる。そこで、端末装置１０のブラウザ部１３はホワイトボードのＵＲＬを例えば参加者と簡単に共有できる仕組みを有する。
ブラウザが動作する情報処理装置がホワイトボードのＵＲＬにアクセスすれば、ホワイトボードを表示できるので、ホワイトボードの画面を共有できる。そこで、端末装置１０のブラウザ部１３はホワイトボードのＵＲＬを例えば参加者と簡単に共有できる仕組みを有する。
【0141】
図１３は、ホワイトボードのＵＲＬの共有方法を説明する図の一例である。ホワイトボードの画面で参加者等が所定の共有ボタンを押下することで、図１３のポップアップ画面５５１が表示される。ブラウザ部１３はポップアップ画面５５１を会議予約システム５０から取得してもよいし、予め取得しておいてもよい。
【0142】
ポップアップ画面５５１には、「ホワイトボードを共有したい場合、下記のＵＲＬを入力して下さい。」というメッセージ５５２、及び、ホワイトボードのＵＲＬ５５３が表示されている。このようにホワイトボードのＵＲＬが明示されるので、参加者がホワイトボードを共有しやすくなる。
【0143】
共有するための手段として、下記の手段を使うことができる。
・チャットやメーラーを利用して参加者が手動でホワイトボードのＵＲＬを記述して送信する。
・会議予約システム５０が情報共有サービス（チャットサービス等）を利用して、参加者等に送信する。
・スケジュール管理システム６０に登録されている参加者に対して、自動でメール送信する。
・チャットやメーラーを利用して参加者が手動でホワイトボードのＵＲＬを記述して送信する。
・会議予約システム５０が情報共有サービス（チャットサービス等）を利用して、参加者等に送信する。
・スケジュール管理システム６０に登録されている参加者に対して、自動でメール送信する。
【0144】
また、単にホワイトボードのＵＲＬを共有するのでなく、ホワイトボードの画面をファイル化（例えばＰＤＦ等）したものを共有してもよい。
【0145】
＜参加者のスケジュールにホワイトボードのＵＲＬを登録する＞
本実施形態では会議室９の予約情報にホワイトボードのＵＲＬが登録されていたが、端末装置１０は参加者のスケジュールにホワイトボードのＵＲＬを登録することもできる。
本実施形態では会議室９の予約情報にホワイトボードのＵＲＬが登録されていたが、端末装置１０は参加者のスケジュールにホワイトボードのＵＲＬを登録することもできる。
【0146】
図１４は、参加者のスケジュールにホワイトボードのＵＲＬを登録する際のメールアドレス入力画面５６１を示す。ホワイトボードの画面で参加者等が所定のボタンを押下することで、図１４のメールアドレス入力画面５６１が表示される。ブラウザ部１３はメールアドレス入力画面５６１をポップアップ表示する。
【0147】
メールアドレス入力画面５６１は、「参加者のスケジュールにＵＲＬを登録したい場合は、メールアドレスを入力してください」というメッセージ５６２、及び、メールアドレス入力欄５６３を有する。参加者は、ホワイトボードのＵＲＬを共有したい自分又は他の参加者のメールアドレスをメールアドレス入力欄５６３に入力する。なお、このメールアドレスは会議予約システム５０がユーザを識別する識別情報として使用されている。
【0148】
なお、下記のタイミングで、ホワイトボードのＵＲＬを参加者のスケジュールに登録することができる。
【0149】
[会議予約時]
１．会議主催者は、会議室９の予約時に参加者を登録する。
２．会議予約システム５０は、会議室９が予約されたことを検知する。
３．会議予約システム５０は、メールアドレス入力欄５６３で予約されている会議の参加者のメールアドレスを取得する。
４．会議予約システム５０は、参加者のスケジュールにホワイトボードのＵＲＬを登録する。
１．会議主催者は、会議室９の予約時に参加者を登録する。
２．会議予約システム５０は、会議室９が予約されたことを検知する。
３．会議予約システム５０は、メールアドレス入力欄５６３で予約されている会議の参加者のメールアドレスを取得する。
４．会議予約システム５０は、参加者のスケジュールにホワイトボードのＵＲＬを登録する。
【0150】
[ホワイトボードの使用中の共有ボタンの押下時]
１．参加者は、ホワイトボードの画面で共有ボタンを押下する。
２．メールアドレス入力欄５６３で、スケジュールを登録する参加者のメールアドレスを入力する。
３．ＷＢシステム４０は会議予約システム５０に対して参加者のメールアドレスとホワイトボードのＵＲＬを送信する。
４．会議予約システム５０は、スケジュール管理システム６０に参加者のメールアドレスとホワイトボードのＵＲＬを送信して、参加者のスケジュールにホワイトボードのＵＲＬを登録する。
１．参加者は、ホワイトボードの画面で共有ボタンを押下する。
２．メールアドレス入力欄５６３で、スケジュールを登録する参加者のメールアドレスを入力する。
３．ＷＢシステム４０は会議予約システム５０に対して参加者のメールアドレスとホワイトボードのＵＲＬを送信する。
４．会議予約システム５０は、スケジュール管理システム６０に参加者のメールアドレスとホワイトボードのＵＲＬを送信して、参加者のスケジュールにホワイトボードのＵＲＬを登録する。
【0151】
[ホワイトボードの終了ボタンの押下時]
１．参加者は、ホワイトボードの画面で終了ボタンを押下する。
２．メールアドレス入力欄５６３で、スケジュールを登録する参加者のメールアドレスを入力する。
３．ＷＢシステム４０は会議予約システム５０に対して参加者のメールアドレスとホワイトボードのＵＲＬを送信する。
４．会議予約システム５０は、スケジュール管理システム６０に参加者のメールアドレスとホワイトボードのＵＲＬを送信して、参加者のスケジュールにホワイトボードのＵＲＬを登録する。
１．参加者は、ホワイトボードの画面で終了ボタンを押下する。
２．メールアドレス入力欄５６３で、スケジュールを登録する参加者のメールアドレスを入力する。
３．ＷＢシステム４０は会議予約システム５０に対して参加者のメールアドレスとホワイトボードのＵＲＬを送信する。
４．会議予約システム５０は、スケジュール管理システム６０に参加者のメールアドレスとホワイトボードのＵＲＬを送信して、参加者のスケジュールにホワイトボードのＵＲＬを登録する。
【0152】
＜まとめ＞
以上説明したように、本実施例の通信システム１は、参加者がチェックインすると、端末装置１０がホワイトボードのＵＲＬを会議予約システム５０から取得して、ＷＢシステム４０と通信して初期画面を表示するので、参加者はチェックインするという操作によりホワイトボードを使用できるようになる。また、スケジュール管理システム６０にホワイトボードのＵＲＬが登録されたので、会議の終了後、参加者はスケジュール管理システム６０からホワイトボードのＵＲＬを取得すれば、会議中に端末装置１０が表示した手書き情報等を再度、自分の参加者端末に表示できる。
以上説明したように、本実施例の通信システム１は、参加者がチェックインすると、端末装置１０がホワイトボードのＵＲＬを会議予約システム５０から取得して、ＷＢシステム４０と通信して初期画面を表示するので、参加者はチェックインするという操作によりホワイトボードを使用できるようになる。また、スケジュール管理システム６０にホワイトボードのＵＲＬが登録されたので、会議の終了後、参加者はスケジュール管理システム６０からホワイトボードのＵＲＬを取得すれば、会議中に端末装置１０が表示した手書き情報等を再度、自分の参加者端末に表示できる。
【実施例2】
【0153】
本実施例では、スケジュール管理システム６０に会議室９が予約されていないが会議が始まった場合に、どのようにホワイトボードを開始するかについて説明する。例えば、突発的な会議の場合、会議の予約を行わずに会議が開催されることがある。そのような場合でも、会議予約システム５０はホワイトボードを開始できる。
【0154】
図１５を用いて、本実施例の通信システム１の機能について説明する。図１５は、ＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０、及び、端末装置１０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。なお、図１５の説明では図４との相違を説明する。
【0155】
本実施例では、ＷＢ作成指示部５３を会議予約システム５０ではなく端末装置１０が有する点が異なっている。なお、ＷＢ作成指示部５３の機能は実施例１と同様でよい。
【0156】
図１６は、通信システム１がホワイトボードを作成して表示する手順を示すシーケンス図の一例である。なお、図１６の説明では主に図１１との相違を説明する。ステップS1～S1.2.1までの処理は図１１のステップS7～S7.2.1と同様である。しかし、図１６では会議室９が予約されていないのでチェックインする必要がない。このため、ステップS1で会議主催者はホワイトボードを起動させるアイコンを押下する。端末装置１０の第２操作受付部１２はホワイトボードの起動を受け付ける。そして、ステップS2で、ＷＢ作成指示部５３がホワイトボードの作成をＷＢシステム４０に要求する。これにより、端末装置がホワイトボードのＵＲＬを取得できる。
【0157】
【0158】
S3：会議主催者はホワイトボードを終了する操作を端末装置１０に入力する。
【0159】
S3.1：端末装置１０の第２操作受付部１２はホワイトボードを終了する操作を受け付け、ＷＢクライアント部１６が会議予約クライアント部１４にホワイトボードのＵＲＬを通知する。
【0160】
S3.2：ＷＢクライアント部１６はホワイトボードを終了する操作に応じて、チェックアウトを会議予約クライアント部１４に通知する。
【0161】
S3.2.1：会議予約クライアント部１４は会議予約システム５０に対し、ホワイトボードのＵＲＬをスケジュール管理システム６０に登録するように要求する。この時、会議の会議室名と日時が指定される。ホワイトボードのＵＲＬのスケジュール管理システム６０への登録は、会議の終了時だけに限られず、ホワイトボードの起動時に行ってもよい。例えば、図１６の処理と同じように会議室の予約をしていない場合において、会議の開始時に何らかのアクション（会議室の利用開始の操作、チェックイン等）をおこなう仕組みとなっている場合、このアクションに応じてホワイトボードのＵＲＬをスケジュール管理システム６０に登録してもよい。
【0162】
S3.2.1.1：会議予約システム５０の第４通信部５２はホワイトボードのＵＲＬ等を受信し、ＵＲＬ登録部５６が会議の会議室名と日時を指定してスケジュール管理システム６０にホワイトボードのＵＲＬの登録を要求する。
【0163】
ステップS4～S5.1は図１１のステップS8～S9.1と同様でよい。
【0164】
＜まとめ＞
以上説明したように、本実施例の通信システム１は、突発的に会議が開催されても、会議予約システム５０はホワイトボードを開始できる。また、参加者が会議を終了するとホワイトボードのＵＲＬがスケジュール管理システム６０に登録されるので、会議の終了後に、参加者はスケジュール管理システム６０から会議で使用したホワイトボードの画面を表示することができる。
以上説明したように、本実施例の通信システム１は、突発的に会議が開催されても、会議予約システム５０はホワイトボードを開始できる。また、参加者が会議を終了するとホワイトボードのＵＲＬがスケジュール管理システム６０に登録されるので、会議の終了後に、参加者はスケジュール管理システム６０から会議で使用したホワイトボードの画面を表示することができる。
【実施例3】
【0165】
実施例１，２では端末装置１０が会議予約クライアント部１４とＷＢクライアント部１６の２つのアプリを実行していたが、本実施例では会議予約クライアント部１４を実行する端末装置（以下、会議室端末１０Ｂという）とＷＢクライアント部１６を実行する端末装置（ＷＢ端末１０Ａ）が別の装置である通信システム１について説明する。別の装置とは筐体が別々に分かれていることをいう。
【0166】
【0167】
ＷＢ端末１０Ａと会議室端末１０Ｂは端末装置１０と同様に、例えば、スマートフォン、タブレット装置、ノートＰＣ（Personal Computer）、など一般的な情報処理装置である。通信機能、表示機能及び入力機能を有する情報処理装置であればよい。ＷＢ端末１０Ａは、電子黒板、テレビ会議端末、又は、プロジェクタなどホワイトボードの機能を有する機器で構成されていてもよい。
【0168】
図１８は、通信システム１のシステム間又は端末間の通信経路を説明する図の一例である。図１８に示すように、本実施例ではユーザ端末３０とＷＢ端末１０ＡがＷＢシステム４０と通信し、会議室端末１０Ｂが会議予約システム５０と通信する。また、ＷＢ端末１０Ａと会議室端末１０Ｂが通信する。また、会議予約システム５０がスケジュール管理システム６０と通信する。なお、ＷＢシステム４０と会議予約システム５０は図１８では通信しないが、実施例1と同様に通信することが可能でもよい。
【0169】
実施例１、２では端末装置１０内の会議予約クライアント部１４とＷＢクライアント部１６が端末装置１０内で連携（通信）していたが、本実施例ではＷＢ端末１０Ａと会議室端末１０Ｂはネットワークを介して通信する。ネットワークは例えばＬＡＮであり、無線ＬＡＮの場合はアクセスポイントを経由して通信する。有線ＬＡＮの場合はハブやルータを介して通信する。無線ＬＡＮの場合、ダイレクトＷｉ－Ｆｉなどピアツーピア方式で通信してもよい。また、Bluetooth（登録商標）で通信してもよい。
【0170】
本実施例では、図１７，図１８の通信システム１の構成を用いて、会議予約システム５０が管理する予約情報をＷＢクライアント部１６がホワイトボード上に表示できる通信システム１について説明する。なお、図１８のようにＷＢ端末１０Ａと会議室端末１０Ｂが通信する構成は実施例１，２においても適用できる。
【0171】
＜機能について＞
図１９は、ＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０、会議室端末１０Ｂ、及び、ＷＢ端末１０Ａの機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。なお、図１９の説明では主に図４との相違を説明する。図１９では、会議室端末１０ＢとＷＢ端末１０Ａがそれぞれ機能を有する点が図４と異なる。また、会議室端末１０Ｂ、及び、ＷＢ端末１０Ａのハードウェア構成については図３のコンピュータシステムが適用される。
図１９は、ＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０、会議室端末１０Ｂ、及び、ＷＢ端末１０Ａの機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。なお、図１９の説明では主に図４との相違を説明する。図１９では、会議室端末１０ＢとＷＢ端末１０Ａがそれぞれ機能を有する点が図４と異なる。また、会議室端末１０Ｂ、及び、ＷＢ端末１０Ａのハードウェア構成については図３のコンピュータシステムが適用される。
【0172】
まず、会議室端末１０Ｂの機能について説明する。会議室端末１０Ｂは、第６通信部２１、第３表示制御部２２、第３操作受付部２３、会議予約クライアント部１４、及び、端末通信部２８を有する。会議室端末１０Ｂが有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。
【0173】
第６通信部２１は、主に会議予約システム５０と各種の情報を送受信する。本実施例では、識別情報などにより自分の会議室９を指定して会議室９の予約情報を会議予約システム５０に要求し、予約情報を受信する。また、チェックイン要求（予約ＩＤ、会議室、日時）を送信してチェックインの成否及びホワイトボードのＵＲＬを受信する。
【0174】
第３表示制御部２２は、表示装置２０２に各種の画面を表示する。例えば、第６通信部２１が受信した予約情報を表示装置２０２に表示する。第３操作受付部２３は、会議室端末１０Ｂに対する参加者の各種の操作を受け付ける。例えば、チェックインの操作（予約ＩＤの入力）、チェックアウトの操作等を受け付ける。なお、第３表示制御部２２と第３操作受付部２３とはブラウザソフトウェアで実現されてもアプリケーションソフトで実現されてもよい。
【0175】
会議予約クライアント部１４は会議予約システム５０のクライアントアプリであり、第６通信部２１を介してチェックインやチェックアウトの通知を行う。
【0176】
端末通信部２８は、ＷＢ端末１０Ａが有するサーバ部２７と通信する端末用アプリである。例えば、一般的なサーバが提供するＨＴＴＰ，ＨＴＴＰｓなどの通信手順でＷＢ端末１０Ａに情報を送信し、また、ＷＢ端末１０Ａから情報を受信する。ＷＢ端末１０Ａのサーバ部２７のＩＰアドレスやポート番号は端末通信部２８に設定されている。
【0177】
次に、ＷＢ端末１０Ａの機能について説明する。ＷＢ端末１０Ａは、第７通信部２４、第４表示制御部２５、第４操作受付部２６、ブラウザ部１３、ＷＢクライアント部１６、及び、サーバ部２７を有する。ＷＢ端末１０Ａが有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。
【0178】
第７通信部２４は、主にＷＢシステム４０と各種の情報を送受信する。本実施例では、ＷＢシステム４０にホワイトボードのＵＲＬを送信し、ＷＢシステム４０からホワイトボードの画面情報を取得する。
【0179】
ブラウザ部１３は一般的なブラウザソフトウェアと同様の機能を有しており、ホワイトボードのＵＲＬを通信先にしてＷＢシステム４０と通信し、第７通信部２４が受信した、ホワイトボードの画面情報を解析して表示装置２０２にホワイトボードとして機能するＷｅｂページ（Ｗｅｂアプリともいう）を表示する。
【0180】
第４表示制御部２５は、表示装置２０２に各種の画面や情報を表示する。ブラウザ部１３が表示できない情報を表示することができるが、第４表示制御部２５とブラウザ部１３の機能は厳密に区別されなくてもよい。
【0181】
ＷＢクライアント部１６は、ブラウザ部１３が表示したホワイトボードに関しホワイトボードの機能を実現するための処理を行う。例えば、手書きされたストロークを表示装置２０２に表示する。ストロークデータをＷＢシステム４０に送信する処理も行う。また、表示装置２０２にストロークで描画された描画像をＰＤＦファイルに変換して保存する。
【0182】
サーバ部２７は会議室端末１０Ｂに対しサーバとして機能する。ＷｅｂサーバとしてＨＴＭＬ等の画面情報を提供することまでは必要でなく、ＨＴＴＰ，ＨＴＴＰｓなどの通信手順で会議室端末１０Ｂからのリクエストにより情報を受信し、また、リクエストに対する応答として情報を送信する。
【0183】
このように、ＷＢ端末１０Ａがサーバ部２７を有することで、会議室端末１０ＢとＷＢ端末１０Ａが通信することが可能になる。なお、会議室端末１０Ｂがサーバ部２７を有し、ＷＢ端末１０Ａが端末通信部２８を有していてもよい。
【0184】
＜予約情報＞
図２０は、本実施例おいて予約情報ＤＢ５７に記憶されている予約情報の一例である。本実施例の予約情報は、会議室名、会議名、時間帯、参加者、及び、参加者のメールアドレスの各項目を有している。このような予約情報は、実施例１で説明したようにスケジュール管理システム６０から会議予約システム５０に送信され、更に、会議予約システム５０から会議室端末１０Ｂに送信される。更に、本実施例では、会議室端末１０Ｂが予約情報をＷＢ端末１０Ａに送信する。
図２０は、本実施例おいて予約情報ＤＢ５７に記憶されている予約情報の一例である。本実施例の予約情報は、会議室名、会議名、時間帯、参加者、及び、参加者のメールアドレスの各項目を有している。このような予約情報は、実施例１で説明したようにスケジュール管理システム６０から会議予約システム５０に送信され、更に、会議予約システム５０から会議室端末１０Ｂに送信される。更に、本実施例では、会議室端末１０Ｂが予約情報をＷＢ端末１０Ａに送信する。
【0185】
なお、図２０は一例であり、たとえば会議が予約された予約日時、突発的に開催された会議か否か、参加者の役職、又は、会議における参加者の役割など、会議に関するその他の情報が含まれてもよい。図２０は会議の予約情報を限定するものではない。また、このように表示される情報を会議の書誌的な情報という意味で書誌情報という場合がある。
【0186】
＜ＷＢ端末が予約情報を表示するまでの処理＞
図２１は、通信システム１が予約時にホワイトボードを作成しておき、チェックイン時に表示する手順を示すフローチャート図の一例である。なお、図２１の説明では主に図６との相違を説明する。ステップS31～S36の処理は図６のS1～S5と同様でよい。
図２１は、通信システム１が予約時にホワイトボードを作成しておき、チェックイン時に表示する手順を示すフローチャート図の一例である。なお、図２１の説明では主に図６との相違を説明する。ステップS31～S36の処理は図６のS1～S5と同様でよい。
【0187】
実施例１で説明したように、スケジュール管理システム６０に予約ＩＤが登録されたので、会議主催者はチェックインに必要になる予約ＩＤを確認できる。この処理については図６のステップS6～S6.1と同様であるため図２１では省略されている。
【0188】
続いて、会議の開始時の処理を説明する。
【0189】
S37：会議主催者が会議室９に赴き、会議室端末１０Ｂに対しチェックインの操作（予約ＩＤの入力）を行う。なお、チェックインは参加者も可能である。
【0190】
S38：会議室端末１０Ｂの第３操作受付部２３はチェックインに必要な操作として予約ＩＤの入力を受け付け、会議室端末１０Ｂの会議予約クライアント部１４が会議室名と日時と予約ＩＤを含むチェックイン要求を、第６通信部２１を介して会議予約システム５０に送信する。必ずしも予約ＩＤを受け付ける必要はなく、単に会議の開始を示す「開始」や「入室」ボタン等の押下を受け付けるだけでもよい。会議予約システム５０の第４通信部５２はチェックイン要求を受信し、会議室管理部５１はチェックインが成功するか否かを判断する。すなわち、会議室名と日時で特定される予約情報の予約ＩＤが、端末装置１０から送信された予約ＩＤと一致するか否かによりチェックインが成功するか否かを判断する。図２１の説明では成功したものとする。チェックインの成功により、会議予約システム５０の第４通信部５２は予約ＩＤで特定されるホワイトボードのＵＲＬを会議室端末１０Ｂに送信する。なお、予約情報は、チェックインを受け付けるために会議室端末１０Ｂが予め会議予約システム５０から取得しているためステップＳ３８では送信されないが、改めて送信してもよい。会議室端末１０Ｂは少なくとも１日１回以上、定期的に予約情報を会議予約システム５０から取得し、チェックイン画面に会議室の予約状況（時間帯ごとの予約の有無等）を表示している。
【0191】
なお、会議室と日時をキーとするのでなく、会議室の予約を一意に特定する何らかの識別情報をキーにしてもよい。以降の処理においても同様である。
【0192】
S39：会議室端末１０Ｂの端末通信部２８は、チェックインが成功したため会議開始通知をＷＢ端末１０Ａに送信する。つまり、参加者がホワイトボードを利用できるようにする処理を行う。会議開始通知には、ホワイトボードのＵＲＬ、及び、予約情報が含まれる。ステップS38で会議の開始を示す「開始」や「入室」ボタン等の押下が受け付けられた場合、ステップS39においても予約ＩＤではなく会議の開始を示す通知が送信されればよい。
【0193】
S40：ＷＢ端末１０Ａのサーバ部２７は会議開始通知を受信することを契機に、ブラウザ部１３がブラウザを起動する。
【0194】
S41：起動したブラウザ部１３は、ホワイトボードのＵＲＬにアクセスする。これにより、ステップＳ３４で作成されたホワイトボードにアクセスできる。
【0195】
S42：また、ブラウザ部１３（又は第４表示制御部２５でもよい）は、ホワイトボードに予約情報を表示する。種々の表示方法が考えられる。例えば、第４表示制御部２５がホワイトボードに重畳してポップアップ表示してよい。あるいは、第４表示制御部２５がバルーン吹き出しのような通知用のメッセージとして表示してもよい。あるいは、第４表示制御部２５が通知アイコンを表示してこの通知アイコンが押下された場合に表示してもよい。あるいは、ＷＢシステム４０が作成した画面情報に含まれる予約情報をブラウザ部１３が表示してもよい。つまり、画面情報を構成するＨＴＭＬ、JavaScript（登録商標）、ＣＳＳなどにより画面情報の一部に予約情報が埋め込まれている。この場合、ＷＢ端末１０Ａの第７通信部２４は予約情報をＷＢシステム４０に送信する。ＷＢ作成部４１は受信した予約情報を用いてＨＴＭＬ、JavaScript（登録商標），ＣＳＳなどで画面情報（Ｗｅｂページ又はＷｅｂアプリともいう）を生成する。ＷＢ端末１０Ａの第７通信部２４は画面情報を受信するので、ブラウザ部１３がホワイトボードの一部として予約情報を表示させることができる。
【0196】
予約情報は会議開始後に会議室端末１０Ｂが取得し、ＷＢ端末１０Ａに送信する場合に限られず、例えばステップS34のホワイトボードの作成時に会議予約システム５０からＷＢシステム４０に送信し、この時点でＷＢシステム４０が予約情報を含む画面情報を生成し、その画面情報を会議開始後にＷＢ端末１０Ａが表示してもよい。
【0197】
このように、本実施例の通信システム１では、ＷＢ端末１０Ａがホワイトボードと共に予約情報を表示できる。
【0198】
＜予約情報の表示例＞
図２２は、ＷＢ端末１０Ａのブラウザ部１３が表示する予約情報画面６０１の一例である。予約情報画面６０１は、主に、予約情報表示ボタン６０２及び予約情報表示欄６０３を有する。予約情報表示ボタン６０２は、予約情報を表示するためのボタンであり、予約情報表示欄６０３は予約情報が表示される欄である。
図２２は、ＷＢ端末１０Ａのブラウザ部１３が表示する予約情報画面６０１の一例である。予約情報画面６０１は、主に、予約情報表示ボタン６０２及び予約情報表示欄６０３を有する。予約情報表示ボタン６０２は、予約情報を表示するためのボタンであり、予約情報表示欄６０３は予約情報が表示される欄である。
【0199】
ＷＢ端末１０Ａのブラウザ部１３が予約情報を含む画面情報を受信した際、ホワイトボードは初期状態であり、予約情報表示欄６０３は表示されていない。参加者が予約情報表示ボタン６０２を押下すると第４操作受付部２６が操作を受け付け、ブラウザ部１３が予約情報表示欄６０３を表示する。一度、表示された予約情報表示欄６０３は表示されたままでもよいし、時間が経過すると自動的に（参加者が操作しなくても）消去されてよい。
【0200】
ホワイトボードに予約情報が表示されることで、参加者はこのホワイトボードがどの会議と紐付けられたものか判断できる。単に、ホワイトボードが表示されるだけでは、ホワイトボードがこれから開催される会議と紐付けられたものか確認することができなかった。
【0201】
また、ＷＢ端末１０Ａの第７通信部２４が予約情報を含む画面情報を受信した際に、ブラウザ部１３が予約情報表示欄６０３を自動で表示してもよい。この場合も、表示された予約情報表示欄６０３は表示されたままでもよいし、時間が経過すると自動的に（参加者が操作しなくても）消去されてよい。
【0202】
なお、図２２の示例はあくまでも一例であり、ホワイトボードに直接、入力情報がテキストデータとして記述されてもよい。また、写真や図面の画像データと組み合わせて表示してもよい。図２２は表示方法を限定するものではない。
【0203】
図２２のような画面は、ＷＢクライアント部１６の機能によりＰＤＦファイル等として保存することができる。したがって、本実施例のＷＢ端末１０Ａは、予約情報と描画像を同じＰＤＦファイルに保存でき、参加者は描画像を見るために後でＰＤＦファイルを開いた場合にこのＰＤＦファイルがどの会議で保存されたものかを予約情報から容易に判断できる。
【0204】
＜会議開始後に参加者が追加された場合＞
会議の開始後に予定外の参加者が追加して会議に参加する場合がある。本実施例では、参加者が追加された予約情報を会議予約システム５０が取得して、ＷＢ端末１０Ａが後から追加された参加者も表示することができる。
会議の開始後に予定外の参加者が追加して会議に参加する場合がある。本実施例では、参加者が追加された予約情報を会議予約システム５０が取得して、ＷＢ端末１０Ａが後から追加された参加者も表示することができる。
【0205】
図２３は、通信システム１が追加された参加者を表示する手順を示すフローチャート図の一例である。なお、図２３の処理は図２１の処理の後、会議の開催中に実行される。
S51：予約情報に登録されていない参加者が会議に参加した場合、会議主催者は主催者端末に参加者を追加する操作を行う。
S51：予約情報に登録されていない参加者が会議に参加した場合、会議主催者は主催者端末に参加者を追加する操作を行う。
【0206】
S52：主催者端末の第１操作受付部３２は主催者の操作を受け付けて、第１通信部３３が会議室９の予約情報に参加者を追加する参加者追加要求を送信する。例えば、会議室、日時、及び参加者を送信する。スケジュール管理システム６０の第５通信部６１はこれらを受信して、予約情報登録受付部６２が予約情報ＤＢ６４に参加者を追加する。
【0207】
S53：会議予約システム５０の予約情報取得部５５はポーリングにより定期的に予約情報の変更を問い合わせている。例えば会議室と日時を送信する。この応答として予約情報取得部５５は変更があった予約情報の変更部分を取得する。本実施例では参加者に変更があったものとする。なお、変更があった予約情報を取得するのでなく、予約情報を再度、取得し、会議予約システム５０が変更部分を特定してもよい。
【0208】
S54：会議室端末１０Ｂの会議予約クライアント部１４は第６通信部２１を介して会議予約システム５０に対し、会議室と日時を指定して定期的に予約情報の変更を問い合わせる。この定期的な問い合わせの間隔は１分ごとなど短いことが好ましい。これにより、予定外の参加者が会議に参加したらすぐに、追加の参加者をＷＢ端末１０Ａが表示できる。したがって、会議中は会議の開催前よりも短い間隔で定期的に変更の問い合わせを行うことが好ましい。この場合、会議予約システム５０がスケジュール管理システム６０に予約情報の変更を問い合わせる間隔も1分ごとなど短いことが必要になる。
【0209】
会議の予約情報に変更があった場合、会議予約システム５０の第４通信部５２は変更の内容を会議室端末１０Ｂに送信する。図２３では参加者に変更があったものとする。したがって、追加された参加者が送信される。
【0210】
S55：会議室端末１０Ｂの第６通信部２１が追加の参加者を受信した場合、端末通信部２８が追加の参加者をＷＢ端末１０Ａに送信する。
【0211】
S56：ＷＢ端末１０Ａのサーバ部２７は追加の参加者を受信しする。これにより、第７通信部２４は追加の参加者をホワイトボードのＵＲＬに対し送信して、予約情報の更新をＷＢシステム４０に要求する。ＷＢシステム４０の第３通信部４２は予約情報の更新を受信し、ＷＢ作成部４１がホワイトボードの画面情報を更新する。
【0212】
S57：ＷＢシステム４０の第３通信部４２は更新されたホワイトボードの画面情報をＷＢ端末１０Ａに送信する。ＷＢ端末１０Ａの第７通信部２４は画面情報を受信したので、ブラウザ部１３は追加された参加者を表示する。なお、予約情報の表示方法としては図２１のステップS42で説明した各種の方法を採用してよい。ただし、追加の参加者が受け付けられたことを示すため、参加者の操作なく追加された参加者が表示されることが好ましい。
【0213】
このように、追加された参加者をホワイトボードに表示することができる。また、ＰＤＦファイルにホワイトボードの画面が保存された場合には、追加された参加者も記録することができる。
【0214】
【0215】
図２４は通信システム１が追加された参加者を表示する手順の別のフローチャート図の一例である。
S61：会議の開催中に予約情報に登録されていない参加者が参加する場合、参加者はＩＣカードをＷＢ端末１０Ａにかざす。ＩＣカードには参加者を特定する情報（ＩＤ、氏名、メールアドレス等）が含まれている。
S61：会議の開催中に予約情報に登録されていない参加者が参加する場合、参加者はＩＣカードをＷＢ端末１０Ａにかざす。ＩＣカードには参加者を特定する情報（ＩＤ、氏名、メールアドレス等）が含まれている。
【0216】
S62：ＷＢ端末１０ＡはＩＣカードリーダを有しており、ＩＣカードリーダが参加者のＩＣカードから参加者を特定する情報を読み取る。実際にはＩＣカードの情報を認証するため、ＷＢ端末１０Ａは認証サーバに参加者を特定する情報を送信し、認証の成否と、参加者の氏名などを取得する。
【0217】
ＷＢ端末１０Ａの第７通信部２４は追加の参加者と共に予約情報の更新をＷＢシステム４０に要求する。これにより追加の参加者が含まれる画面情報がＷＢ端末１０Ａに送信される。
【0218】
S63：ＷＢ端末１０Ａの第７通信部２４が画面情報を受信したので、ブラウザ部１３は追加された参加者を表示する。
【0219】
S64：追加の参加者をスケジュール管理システム６０に登録するため、ＷＢ端末１０Ａのサーバ部２７は追加の参加者を会議室端末１０Ｂに送信する。
【0220】
S65：会議室端末１０Ｂの端末通信部２８は追加の参加者を受信し、会議予約システム５０に参加者と会議室と予約ＩＤを含む参加者追加通知を送信する。
【0221】
S66：会議予約システムの第４通信部５２は参加者追加通知を受信したので、ＵＲＬ登録部５６がスケジュール管理システム６０に参加者追加通知を送信する。これにより、追加の参加者がスケジュール管理システム６０の予約情報に登録される。なお、各参加者に電子メールで参加者の追加を送信してもよい。
【0222】
図２４の手順によれば、参加者がＩＣカードをかざすという簡単な操作で参加者を追加できる。
【0223】
なお、図２４では、参加者がＩＣカードをＷＢ端末１０Ａにかざしているが、参加者が会議室端末１０ＢにＩＣカードをかざしてもよい。この場合は、会議室端末１０Ｂが追加の参加者をＷＢ端末１０Ａに送信する。参加者の認証は会議室端末１０ＢとＷＢ端末１０Ａのどちらが行ってもよい。また、会議室端末１０Ｂから会議予約システム５０に参加者を特定する情報と会議を特定する情報（会議室、日時）が送信され、スケジュール管理システム６０に登録される。
【0224】
＜チェックイン時にホワイトボードのＵＲＬを作成する手順＞
図２１では予約時にホワイトボードのＵＲＬが作成されていたが、チェックイン時にホワイトボードのＵＲＬを作成してもよい。
図２１では予約時にホワイトボードのＵＲＬが作成されていたが、チェックイン時にホワイトボードのＵＲＬを作成してもよい。
【0225】
図２５は、通信システム１がチェックイン時にホワイトボードのＵＲＬを作成し、このホワイトボードが予約情報を表示する手順を示すフローチャート図の一例である。なお、図２５の説明では主に図２１との相違を説明する。
【0226】
【0227】
S76～S78：図２１のステップS37～S39と同様でよい。
【0228】
S79：ＷＢ端末１０Ａの第７通信部２４は会議開始通知を受信したことを契機に、ＷＢクライアント部１６が予約情報と共にホワイトボードの作成をＷＢシステム４０に要求する。ＷＢシステム４０の第３通信部４２はホワイトボードの作成要求を受信し、ＷＢ作成部４１が新規なホワイトボードを新たなＵＲＬに作成する。第５通信部６１はこのホワイトボードのＵＲＬを会議予約システム５０に送信する。
【0229】
S80～S82：図２１のステップS40～S42と同様でよい。ただし、ホワイトボードのＵＲＬをスケジュール管理システム６０に登録するため、ＷＢ端末１０Ａの第７通信部２４はホワイトボードのＵＲＬを会議室端末１０Ｂに送信する。
【0230】
S83：ホワイトボードのＵＲＬをスケジュール管理システム６０に登録するため、会議室端末１０Ｂの第６通信部２１は会議室、日時と共にホワイトボードの登録要求を会議予約システム５０に送信する。
【0231】
S84：会議予約システム５０の第４通信部５２はホワイトボードの登録要求を受信し、ＵＲＬ登録部５６がスケジュール管理システム６０にホワイトボードのＵＲＬを登録する。
【0232】
このように、本実施例においても予約時にホワイトボードのＵＲＬを作成することができ、ＷＢ端末１０Ａは予約情報を表示することができる。
【0233】
＜まとめ＞
以上説明したように、本実施例の通信システム１によれば、ホワイトボードが表示されるだけではホワイトボードがこれから開催される会議と紐付けられたものか確認することができなかったが、ホワイトボードに予約情報が表示されることで、このホワイトボードがどの会議と紐付けられたものか確認できる。
以上説明したように、本実施例の通信システム１によれば、ホワイトボードが表示されるだけではホワイトボードがこれから開催される会議と紐付けられたものか確認することができなかったが、ホワイトボードに予約情報が表示されることで、このホワイトボードがどの会議と紐付けられたものか確認できる。
【0234】
＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。
【0235】
例えば、同じ議題の会議が別の日に再開される場合がある。このような場合、すでに作成されているホワイトボードを参加者が利用したいと考える場合がある。このため、ＷＢ作成指示部５３は会議の予約情報の類似性を判断し、類似度が閾値以上の場合、その予約情報からホワイトボードのＵＲＬを取得し、端末装置１０に提供することが有効である。なお、類似度は、会議名が同じか、参加者が同じかなどにより算出される。
【0236】
また、端末装置１０が３つの機能を有すると説明したが（会議室９の利用に関する機能、ホワイトボードに関する機能、及び、ブラウザの機能）、機能ごとに別々の端末装置１０が用意されてもよい。端末装置１０同士は社内ネットワークなどを介して通信する。
【0237】
また、図４などの構成例は、ＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０、及び、端末装置１０の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。ＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ユーザ端末３０、及び、端末装置１０の機能は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。
【0238】
また、ＷＢシステム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０はそれぞれが複数であってもよいし、これらの機能が複数の情報処理装置に分散して搭載されていてもよい。
【0239】
なお、予約情報取得部５５は情報取得手段の一例であり、ＷＢ作成指示部５３はホワイトボード作成要求手段の一例であり、第４通信部５２は送信手段の一例であり、ＷＢクライアント部１６は取得手段の一例であり、第２通信部１５、第７通信部２４は第一の通信手段の一例であり、ＷＢシステム４０はサービスの一例であり、スケジュール管理システム６０は第二の情報処理装置の一例であり、会議予約システム５０は情報処理装置の一例である。
【0240】
ＵＲＬ登録部５６は登録手段の一例であり、第１通信部３３は第二の通信手段の一例であり、会議室管理部５１は施設管理手段の一例であり、第２操作受付部１２は受付手段の一例である。ブラウザ部１３は表示処理手段の一例である。
【符号の説明】
【0241】
１ 通信システム１
９ 会議室
１０ 端末装置
３０ ユーザ端末
４０ ＷＢシステム
５０ 会議予約システム
６０ スケジュール管理システム
１００ コンピュータシステム
９ 会議室
１０ 端末装置
３０ ユーザ端末
４０ ＷＢシステム
５０ 会議予約システム
６０ スケジュール管理システム
１００ コンピュータシステム
【先行技術文献】
【特許文献】
【0242】
【文献】特開２０１２－０４３３８０号公報
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【図19】
【図20】
【図21】
【図22】
【図23】
【図24】
【図25】