特許 7043929 情報処理システムおよび情報処理方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2022-03-22

(45)【発行日】2022-03-30

(54)【発明の名称】情報処理システムおよび情報処理方法

(51)【国際特許分類】

   H04N 1/00 20060101AFI20220323BHJP

【ＦＩ】

H04N1/00 C

【請求項の数】 7

(21)【出願番号】P 2018065896

(22)【出願日】2018-03-29

(65)【公開番号】P2019176434

(43)【公開日】2019-10-10

【審査請求日】2020-12-11

(73)【特許権者】

【識別番号】000006747

【氏名又は名称】株式会社リコー

(72)【発明者】

【氏名】蚊爪 聖子

【審査官】豊田 好一

(56)【参考文献】

【文献】特開２０１７－１２９９２６（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１５－２１１４２８（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１７－０７３５９１（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１８－０３０３３０（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１６－１６５０５９（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１９－１１５０１１（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｈ０４Ｎ １／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

画像データのＯＣＲ結果を取得するＯＣＲ取得部と、
前記ＯＣＲ結果からあらかじめ特定された、前記画像データに応じた期限を表す単語である第一の文字列を抽出する第一の抽出部と、
前記ＯＣＲ結果からあらかじめ特定された、前記画像データに応じた期限自体を表す第二の文字列を抽出する第二の抽出部と、
前記第一の抽出部によって前記第一の文字列が含まれていると判断され、前記第二の抽出部によって前記第二の文字列が含まれていると判断された場合であって、前記第一の文字列の後ろに前記第二の文字列が出現していると判断された場合に、前記第一の文字列と前記第二の文字列とを含むファイル名を生成するファイル名生成部と、
前記第一の抽出部によって前記第一の文字列が含まれていると判断され、前記第二の抽出部によって前記第二の文字列が含まれていないと判断された場合に、前記ファイル名生成部によって生成される期限文書とは異なる通常文書として、予め定められたフォルダを指定して転送する期限設定制御部とを備えた情報処理システム。

【請求項2】

前記情報処理システムはさらに期限判断部を有し、
前記期限判断部は、前記第一の文字列の後ろに前記第二の文字列が出現しているかを判断し、
出現している場合に、前記ファイル名生成部は、前記第一の文字列と前記第二の文字列とを含むファイル名を生成し、
出現していない場合に、前記期限設定制御部は、前記通常文書として、前記予め定められたフォルダを指定して転送する請求項１の情報処理システム。

【請求項3】

前記ＯＣＲ取得部は、前記画像データが複数ページからなる場合に、前記第一の文字列が抽出された時点で残りのページについては前記ＯＣＲ結果を取得しない請求項１または２の情報処理システム。

【請求項4】

前記情報処理システムはさらにフォルダ名指定部を有し、
前記フォルダ名指定部は、前記ファイルの保存フォルダ名として、前記画像データに付与された前記ファイル名から抽出された文字列を用いたフォルダ名を指定する請求項１または２の情報処理システム。

【請求項5】

前記情報処理システムは、
記憶部を有する端末装置と、
前記端末装置に前記画像データを転送する情報処理装置とを有し、
前記情報処理装置は、前記フォルダ名指定部を有し、
前記フォルダ名指定部は、前記画像データが前記端末装置に転送されて前記記憶部に記憶される際のフォルダ名を指定する請求項４の情報処理システム。

【請求項6】

前記情報処理システムは、ファクシミリを受信可能な情報処理装置を有し、
記憶部を有する端末装置と、
前記端末装置に前記画像データを転送する情報処理装置とを有し、
前記画像データは前記情報処理装置が受信したファクシミリの画像データである請求項１ないし４いずれかの情報処理システム。

【請求項7】

画像データのＯＣＲ結果を取得するＯＣＲ取得工程と、
前記ＯＣＲ結果からあらかじめ特定された、前記画像データに応じた期限を表す単語である第一の文字列を抽出する第一の抽出工程と、
前記ＯＣＲ結果からあらかじめ特定された、前記画像データに応じた期限自体を表す第二の文字列を抽出する第二の抽出工程と、
前記第一の抽出工程によって前記第一の文字列が含まれていると判断され、前記第二の抽出工程によって前記第二の文字列が含まれていると判断された場合であって、前記第一の文字列の後ろに前記第二の文字列が出現していると判断された場合に、前記第一の文字列と前記第二の文字列とを含むファイル名を生成するファイル名生成工程と、
前記第一の抽出工程によって前記第一の文字列が含まれていると判断され、前記第二の抽出工程によって前記第二の文字列が含まれていないと判断された場合に、前記ファイル名生成工程によって生成される期限文書とは異なる通常文書として、予め定められたフォルダを指定して転送する期限設定制御工程とからなる情報処理方法。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、情報処理システムおよび情報処理方法に関する。

【背景技術】

【0002】

ＭＦＰ(Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ／Ｐｒｉｎｔｅｒ／Ｐｒｏｄｕｃｔ)などの画像処理装置において、光学文字認識(ＯＣＲ:Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ)処理を行う機能が実装されている。

【0003】

ＯＣＲ処理とは手書きの文字や印刷された文字をスキャナなどで光学的に読み取った原稿の画像データ、またファクシミリなどで受信した原稿の画像データから、文字を抽出し文字（テキスト）データへと変換する処理として知られている。

【0004】

特許文献１には画像読取り装置が記載されており、その画像読取り装置は、原稿画像を読み込み、文字認識して抽出した文字列（語句）からさらに、出現頻度の高い文字列を抽出している。その後、画像読取り装置は、抽出された出現頻度の高い文字列の中に、あらかじめ設定された禁則文字が含まれているかを判断する。そして禁則文字が含まれていなければ、ユーザに対して抽出した文字列を表示し、その中からユーザが選択した文字列をファイル名と決定している。

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

しかし、特許文献１に記載の画像読取り装置では、画像データ中の出現頻度の高い文字列が抽出されるため、出現頻度は低いが管理上重要な文字列をファイル名として登録できない。

【課題を解決するための手段】

【0006】

上記課題を解決するために、請求項１にかかる発明は、画像データのＯＣＲ結果を取得するＯＣＲ取得部と、前記ＯＣＲ結果からあらかじめ特定された、前記画像データに応じた期限を表す単語である第一の文字列を抽出する第一の抽出部と、前記ＯＣＲ結果からあらかじめ特定された、前記画像データに応じた期限自体を表す第二の文字列を抽出する第二の抽出部と、前記第一の抽出部によって前記第一の文字列が含まれていると判断され、前記第二の抽出部によって前記第二の文字列が含まれていると判断された場合であって、前記第一の文字列の後ろに前記第二の文字列が出現していると判断された場合に、前記第一の文字列と前記第二の文字列とを含むファイル名を生成するファイル名生成部と、前記第一の抽出部によって前記第一の文字列が含まれていると判断され、前記第二の抽出部によって前記第二の文字列が含まれていないと判断された場合に、前記ファイル名生成部によって生成される期限文書とは異なる通常文書として、予め定められたフォルダを指定して転送する期限設定制御部とを備えた情報処理システムである。

【発明の効果】

【0007】

本発明によれば、画像データ中の出現頻度に関わらず、特定の文字列をファイル名に使用して画像データを管理できる。

【図面の簡単な説明】

【0008】

【図1】一実施形態に係る情報処理システムの全体構成図である。

【図2】一実施形態に係る端末装置のハードウェア構成図である

【図3】一実施形態に係る情報処置装置のハードウェア構成図である

【図4】一実施形態に係るサーバ装置のハードウェア構成図である

【図5】一実施形態に係る情報処理システムの機能ブロック図である。

【図6】画像データに応じて期限を判断する処理の一例を示すフロー図である。

【図7】画像データの一例である。

【図8】画像データのＯＣＲ結果の一例である。

【図9】ＯＣＲ結果からの文字列抽出の一例である。

【図10】ＯＣＲ結果からの抽出文字列の出力の一例である。

【図11】画像データを保存するフォルダの一例である。

【図12】画像データ転送処理の一例を示すフロー図である。

【図13】ＯＣＲ取得工程の一例を示すシーケンス図である。

【発明を実施するための形態】

【0009】

以下、添付の図面に基づき、本発明の実施の形態について説明する。なお、本発明の実施の形態を説明するための各図面において、同一の機能もしくは形状を有する部材や構成部品等の構成要素については、判別が可能な限り同一符号を付すことにより一度説明した後ではその説明を省略する。

【0010】

図１は、一実施形態に係る情報処理システムの全体構成図である。この情報処理システムは、画像データに含まれる特定の文字列を画像データのファイル名として使用可能な情報処理システムである。図１に示されているように、情報処理システム１は、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）などの端末装置１０、画像形成装置２０Ａ，２０Ｂ、およびサーバ装置５０Ａ，５０Ｂによって構築されている。以下の説明では、画像形成装置２０Ａ，２０Ｂのうち任意のものを画像形成装置２０と表す。サーバ装置５０Ａ，５０Ｂのうち任意のものをサーバ装置５０と表す。

【0011】

情報処理システム１において、端末装置１０の数は１台に限定されない。また、画像形成装置２０およびサーバ装置５０の数は、それぞれ２台に限定されない。以下、原稿が文書である場合について説明する。ただし、原稿は、文字を含む画像であれば特に限定されず、例えば、図面であってもよい。文字には、ＯＣＲ処理により認識可能な数字、記号、符号、アイコンなども含まれる。また、文字列は一文字以上であればよい。

【0012】

端末装置１０は、例として、汎用ＰＣや汎用携帯情報端末などの端末装置である。

【0013】

画像形成装置２０は、一例として、ＭＦＰ(Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ／Ｐｒｉｎｔｅｒ／Ｐｒｏｄｕｃｔ)と称される複合機であり、ファクシミリ、スキャナ、コピー、ＯＣＲ処理、あるいはプリンタなどの画像処理機能、さらに通信機能を有する情報処理装置である。なお、画像形成装置２０で処理される「画像」は、画像データだけでなく、画像データが含まれていないデータ、つまり文字情報のみのデータも含む。

【0014】

画像形成装置２０は、ＯＣＲ処理の結果（以下、ＯＣＲ結果と表す）を表示画像として出力してもよいし、データとして出力してもよい。上記のスキャナは、サーバ（クラウドサーバを含む）との通信、または通信端末との通信、もしくは、外部ストレージへの書き込みにより、ＯＣＲ結果をデータとして出力するハンディスキャナであってもよい。ＯＣＲ結果をデータとして出力する場合、データの形式は特に限定されない。画像形成装置２０は、ＯＣＲ結果を、例えば、テキストデータとして出力してもよいし、ＰＤＦファイルに埋め込んで出力してもよい。以下、画像形成装置２０がＭＦＰである場合について説明する。

【0015】

画像形成装置２０は、文書の画像を文字コードに変換するＯＣＲモジュールを搭載している。ただし、ＯＣＲモジュールがオプションの機能である場合、画像形成装置２０のうちいずれかは、ＯＣＲモジュールを搭載していなくてもよい。また画像形成装置２０は、指定された文書の画像に対し、ＯＣＲ処理を要求するアプリケーションを実装している。以後、「アプリケーション」を、「アプリ」と表す。

【0016】

サーバ装置５０は、画像処理機能および通信機能を有する情報処理装置である。サーバ装置５０は、文書の画像を文字コードに変換するＯＣＲモジュールを搭載している。そしてサーバ装置５０は、アプリからの要求に基づいて、ＯＣＲ処理を実行するサーバ機能を有する。

【0017】

端末装置１０、画像形成装置２０およびサーバ装置５０Ａは、ＬＡＮ２Ｌ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）に接続している。画像形成装置２０は、ＬＡＮ２Ｌからインターネット２Ｉに接続し、インターネット２Ｉ上のクラウドサーバとしてのサーバ装置５０Ｂに接続する。以下では、ＬＡＮ２Ｌおよびインターネット２Ｉのうち任意のものを通信ネットワーク２と表す。通信ネットワーク２の全部又は一部には、Ｗｉ－Ｆｉ（Ｗｉｒｅｌｅｓｓ Ｆｉｄｅｌｉｔｙ）などの無線による通信が行われる箇所があってもよい。

【0018】

図２は、一実施形態に係る端末装置のハードウェア構成図である。図２を用いて、図１の情報処理システムにおける端末装置１０のハードウェア構成について説明する。

【0019】

端末装置１０は、ＣＰＵ(Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ)１１と、ＲＯＭ(Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ)１２と、ＲＡＭ(Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ)１３と、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）１４と、メディアＩ／Ｆ（Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）１５と、ネットワークＩ／Ｆ１７と、操作部１８と、バスライン１９と、を有する。

【0020】

ＣＰＵ１１は、サーバ装置１０全体の動作を制御する。ＲＯＭ１２は、サーバ装置１０上で動作するＯＳ(Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ)、アプリ、ＳＤＫ（Ｓｏｆｔｗａｒｅ ｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ Ｋｉｔ）、あるいはＡＰＩ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｐｒｏｇｒａｍｍｉｎｇ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）などの各種プログラムを記憶する。

【0021】

ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１のワークエリアとして使用される。ＨＤＤ１４は、各種プログラムで利用されるデータを記憶する。ＨＤＤ１４は、ＳＳＤ(Ｓｏｌｉｄ ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ)などの不揮発性のストレージに置き換え可能である。メディアＩ／Ｆ１５は、外部メモリなどの記録メディア１６に記憶されている情報を読み出したり、記録メディア１６に情報を書き込んだりするためのインタフェースである。

【0022】

ネットワークＩ／Ｆ１７は、例えば、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）またはＷｉ－Ｆｉにより通信ネットワーク２を介して他の装置と通信するための通信手段である。操作部１８は、ユーザによる操作入力を受け付けるためのインタフェースである。操作部１８は、例えば、タッチパネル機能を搭載した液晶表示装置または有機ＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏ Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）表示装置、もしくはキーボードおよびマウスである。バスライン１９は、上記各構成要素を図２に示されているように電気的に接続するためのアドレスバスまたはデータバスである。

【0023】

図３は、一実施形態に係る画像形成装置２０のハードウェア構成図である。図３を用いて、図１の情報処理システムにおける画像形成装置２０のハードウェア構成について説明する。

【0024】

画像形成装置２０のコントローラ２００は、ＣＰＵ２１と、ＲＯＭ２２と、ＲＡＭ２３と、ＮＶＲＡＭ２４（Ｎｏｎ－ｖｏｌａｔｉｌｅ ＲＡＭ）と、ＨＤＤ２５と、ネットワークＩ／Ｆ２６と、エンジンＩ／Ｆ２７と、パネルＩ／Ｆ２８と、スキャナＩ／Ｆ２９と、ＦＣＵ（Ｆａｘ Ｃｏｔｒｏｌｌｅｒ Ｕｎｉｔ）３０と、メディアＩ／Ｆ３５と、バスライン３１と、を有する。また、画像形成装置２０は、プロッタエンジン３２と、操作部３３と、スキャナエンジン３４と、を有する。

【0025】

ＣＰＵ２１は、画像形成装置２０全体の動作を制御する。ＲＯＭ２２は、画像形成装置２０上で動作するＯＳ、アプリ、ＳＤＫ、ＡＰＩなどの各種プログラムを記憶する。ＲＡＭ２３は、ＣＰＵ２１のワークエリアとして使用される。ＮＶＲＡＭ２４およびＨＤＤ２５は、各種プログラムで利用されるデータを記憶する。データには、ＯＣＲ処理中のデータ、ＯＣＲ結果のデータも含まれる。

【0026】

ネットワークＩ／Ｆ２６は、例えば、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）またはＷｉ－Ｆｉにより通信ネットワーク２を介して他の装置と通信するための通信手段である。エンジンＩ／Ｆ２７は、プロッタエンジン３２と接続するためのインタフェースである。パネルＩ／Ｆ２８は、操作部３３と接続するためのインタフェースである。スキャナＩ／Ｆ２９は、スキャナエンジン３４と接続するためのインタフェースである。ＦＣＵ３０は、他のファクシミリ端末との間で画像データであるファクシミリデータを送受信するファクシミリ通信を行う。

【0027】

メディアＩ／Ｆ３５は、外部メモリなどの記録メディア３６に記憶されている情報を読み出したり、記録メディア３６に情報を書き込んだりするためのインタフェースである。バスライン３１は、上記各構成要素を図３に示されているように電気的に接続するためのアドレスバスまたはデータバスである。

【0028】

プロッタエンジン３２は、印刷処理において、画像形成装置２０におけるプロッタの動作を制御する。プロッタは、インクジェット方式の場合、例えば、インクジェットヘッドであり、レーザープリンタ方式の場合、例えば、感光体、レーザー照射装置、あるいは転写装置である。操作部３３は、タッチパネル機能を搭載した液晶表示装置または有機ＥＬ表示装置であり、ユーザから設定、条件、指示などの入力を受け付ける。

【0029】

スキャナエンジン３４は、画像形成装置２０におけるスキャナの動作を制御する。なお、スキャナは、特に限定されないが、例えば、圧板、ＡＤＦ（Ａｕｔｏ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｅｅｄｅｒ）、および撮像素子を有し、原稿から画像を読み取る任意の装置である。

【0030】

図４は、一実施形態に係るサーバ装置のハードウェア構成図である。図４を用いて、図１の情報処理システムにおけるサーバ装置５０のハードウェア構成について説明する。

【0031】

サーバ装置５０は、ＣＰＵ５１と、ＲＯＭ５２と、ＲＡＭ５３と、ＨＤＤ５４（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）と、メディアＩ／Ｆ５５と、ネットワークＩ／Ｆ５７と、操作
部５８と、バスライン５９と、を有する。

【0032】

ＣＰＵ５１は、サーバ装置５０全体の動作を制御する。ＲＯＭ５２は、サーバ装置５０上で動作するＯＳ、アプリ、ＳＤＫ、あるいはＡＰＩなどの各種プログラムを記憶する。ＲＡＭ５３は、ＣＰＵ５１のワークエリアとして使用される。ＨＤＤ５４は、各種プログラムで利用されるデータを記憶する。データには、ＯＣＲ処理中のデータ、ＯＣＲ結果のデータも含まれる。ＨＤＤ５４は、ＳＳＤなどの不揮発性のストレージに置き換え可能である。メディアＩ／Ｆ５５は、外部メモリなどの記録メディア５６に記憶されている情報を読み出したり、記録メディア５６に情報を書き込んだりするためのインタフェースである。

【0033】

ネットワークＩ／Ｆ５７は、例えば、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）またはＷｉ－Ｆｉにより通信ネットワーク２を介して他の装置と通信するための通信手段である。操作部５８は、ユーザによる操作入力を受け付けるためのインタフェースである。操作部５８は、例えば、タッチパネル機能を搭載した液晶表示装置または有機ＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏ Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）表示装置、もしくはキーボードおよびマウスである。バスライン５９は、上記各構成要素を図４に示されているように電気的に接続するためのアドレスバスまたはデータバスである。

【0034】

次に、端末装置１０、画像形成装置２０およびサーバ装置５０の機能構成について説明する。図５は、図１の情報処理システムにおける端末装置１０、画像形成装置２０およびサーバ装置５０の機能ブロック図である。図５において、端末装置１０、画像形成装置２０およびサーバ装置５０は、通信ネットワーク２を介して通信可能に接続されている。

【0035】

端末装置１０は、通信部１２０と、読出・書込処理部１３０と、記憶部１４０とを有する。これら各部は、図２に示されている各構成要素のいずれかが、ＲＯＭ１２からＲＡＭ１３上に展開された端末装置１０用のプログラムに従ったＣＰＵ１１からの命令によって動作することで実現される機能である。

【0036】

通信部１２０は、ＣＰＵ１１からの命令およびネットワークＩ／Ｆ１７の処理により実現され、ネットワーク２で接続された他の装置との通信を制御する。

【0037】

読出・書込処理部１３０は、ＣＰＵ１１がＲＡＭ１３を作業領域としてＲＯＭ１２またはＨＤＤ１４を実行することによって実現され、記憶部１４０に各種データを記憶したり、記憶された各種データを読み出したりする機能を実行する。

【0038】

記憶部１４０は、ＲＯＭ１２またはＨＤＤ１４の処理によって実行され、各種プログラムやデータ、動作に必要な各種設定情報等を格納する機能を実行する。ＲＡＭ１３の一時的な記憶機能により実行してもよい。

【0039】

画像形成装置２０は、入力受付部２１０と、通信部２２０と、読出・書込処理部２３０と、記憶部２４０とを有する。これら各部は、図３に示されている各構成要素のいずれかが、ＲＯＭ２２からＲＡＭ２３上に展開された画像形成装置２０用のプログラムに従ったＣＰＵ２１からの命令によって動作することで実現される機能である。

【0040】

入力受付部２１０は、ＣＰＵ２１がＲＡＭ２３を作業領域としてＲＯＭ２２またはＨＤＤ２５を実行することによって実現され、外部機器からの指示入力や、ユーザからの入力を受け付ける。

【0041】

通信部２２０は、ＣＰＵ２１からの命令およびネットワークＩ／Ｆ２６の処理により実現され、ネットワーク２で接続された他の装置との通信を制御する。

【0042】

読出・書込処理部２３０は、ＣＰＵ２１がＲＡＭ２３を作業領域としてＲＯＭ２２またはＨＤＤ２５に記憶されたプログラムを実行することによって実現され、記憶部２４０に各種データを記憶したり、記憶された各種データを読み出したりする機能を実行する。

【0043】

記憶部２４０は、ＲＯＭ２２またはＨＤＤ２５の処理によって実行され、各種プログラムやデータ、動作に必要な各種設定情報等を格納する機能を実行する。ＲＡＭ２３の一時的な記憶機能により実行してもよい。

【0044】

記憶部２４０は、表１で示される文字列１リスト、および表２で示される文字列２リストを記憶する。第一の文字列である文字列１、第二の文字列である文字列２はそれぞれ、ユーザによってファクシミリ文書の管理に使用する文字列としてあらかじめ設定された特定の文字列である。そいて文字列１リストはユーザが文字列１として複数設定した場合の複数の文字列１からなるリストである。また文字列２リストはユーザが文字列２として複数設定した場合の複数の文字列２からなるリストである。これら文字列リストのユーザからの入力を入力受付部２１０が受け付け、受け付けられた文字列リストは、読出・書込処理部２３０の機能により記憶部２４０に記憶される。

【0045】

【表1】

【0046】

【表2】

【0047】

ここで第一の文字列としての文字列１、第二の文字列としての文字列２について説明すると、文字列１と文字列２は、互いに異なる種類の文字列である。

【0048】

文字列１は一例として、期限を表す単語を示す文字列である。期限を表す単語として具体的には、表１に示されるように『納期』『回答納期』『期限』の３つの文字列１が記憶部２４０にあらかじめ記憶されている。

【0049】

文字列２は一例として、期限自体を表す単語を示す文字列である。期限自体を表す単語として具体的には、表２に示されるような、年月日を示す『平成YY年MM月DD日』『YYYY年MM月DD日』『YYYY/MM/DD』の３つの文字列２が記憶部２４０にあらかじめ記憶されている。なお、Y,M,Dは特定の文字列ではなくそれぞれ任意の数字を表している。

【0050】

表１、表２それぞれ３つの文字列からなる文字列リストであるが、記憶される文字列の数はこれに限られず、記憶される順番も任意である。また表２には年月日を記憶しているが、期限を表すものであればこれに限られず、他に曜日や時間、これらを組み合わせたものでもよい。また特定の文字列とはすべて特定された文字からなるものだけでなく、文字列２のように、特定の文字列と任意の文字列との組み合わせであってもよい。

【0051】

画像形成装置２０は、さらに、画像データ処理部２５０と、要求先判断部２６０と、ＯＣＲ処理部２７０とを有する。これら各部は、図３に示されている各構成要素のいずれかが、ＲＯＭ２２からＲＡＭ２３上に展開された画像形成装置２０Ａ用のプログラムに従ったＣＰＵ２１からの命令によって動作することで実現される機能である。

【0052】

画像データ処理部２５０は、期限設定制御部２５１と、転送制御部２５２を有し、画像データを期限が設定された文書として端末装置１０に転送する機能を実行する。詳細には、まず期限設定制御部２５１は、画像データに応じて期限を設定する機能を実行する。そして転送制御部２５２は、期限が設定された文書としての画像データを端末装置１０に転送する機能を実行する。

【0053】

期限設定制御部２５１は、ＯＣＲ取得部２５１１と、文字列１抽出部２５１２と、文字列２抽出部２５１３と、期限判断部２５１４と、ファイル名生成部２５１５とを有する。

【0054】

ＯＣＲ取得部２５１１は、ＯＣＲモジュールに対するＯＣＲ要求を行い、画像データのＯＣＲを取得する機能を実行する。文字列１抽出部２５１２と、文字列２抽出部２５１３は、ＯＣＲ結果から、それぞれ文字列１、文字列２を抽出する機能を実行する。期限判断部２５１４は、抽出された文字列から期限が設定された文書であるかどうかを判断する。ファイル名生成部２５１５は、抽出された文字列に基づき、期限が設定された文書として画像データに新たに付与するファイル名を生成する機能を実行する。

【0055】

転送制御部２５２は、フォルダ名指定部２５２１と、転送処理部２５２２とを有する。フォルダ名指定部２５２１は、期限が設定された文書としての画像データを保存するフォルダ名（ディレクトリ名）を指定する。転送処理部２５２２は、端末装置１０に期限が設定された文書としての画像データを転送する機能を実行する。

【0056】

要求先判断部２６０は、ＯＣＲ要求先としてＯＣＲ処理可能なＯＣＲモジュールを判断する機能を実行する。

【0057】

ＯＣＲ処理部２７０は、ＯＣＲ要求に応じて画像データにＯＣＲ処理を行い、ＯＣＲ結果を出力する機能を実行する。

【0058】

サーバ装置５０は、通信部５２０と、ＯＣＲモジュールであるＯＣＲ処理部５７０とを有する。これら各部は、図４に示されている各構成要素のいずれかが、ＲＯＭ５２からＲＡＭ５３上に展開されたサーバ装置５０用のプログラムに従ったＣＰＵ５１からの命令によって動作することで実現される機能である。

【0059】

通信部５２０は、ＣＰＵ５１からの命令およびネットワークＩ／Ｆ５７の処理により実現され、ネットワーク２で接続された他の装置との通信を制御する。

【0060】

ＯＣＲ処理部５７０は、ＯＣＲ要求に応じて画像データにＯＣＲ処理を行い、ＯＣＲ結果を出力する機能を実行する。

【0061】

続いて、情報処理システム１における処理について説明する。図６は画像データに対して期限を設定する処理を説明するフロー図である。ファクシミリでｋ頁分の画像データを受信したり、入力受付部２１０からユーザにより所定のｋ頁分の画像データに対する本処理フロー実行の命令が入力されたりすることで開始される。

【0062】

まず、期限設定制御部２５１はｋを初期化、ここではｋ＝０とし（Ｓ１）、次にｋを１加算する（Ｓ２）。ＯＣＲ取得部２５１１はＯＣＲ取得工程として、ファクシミリで受信した、またはスキャナで読み取られた画像データのｋ頁目に対するＯＣＲ結果を取得する（Ｓ３）。一例として、ファクシミリとして受信した図７に示す画像データについて、ステップＳ３で取得したＯＣＲ結果であるテキストデータを図８に示す。

【0063】

文字列１抽出部２５１２は第一の抽出工程として、取得したＯＣＲ結果から記憶部２４０の表１を参照して、期限を表す単語である文字列１が含まれているかを判断する（Ｓ４）。図９は、一例として、図８に示すＯＣＲ結果から抽出される文字列１を説明する図である。図９中に示される文字列Ｔ２『納期』が、表１の文字列１リストに含まれる文字列として判断される。

【0064】

図９のように文字列１リストに含まれる文字列があれば、文字列１抽出部２５１２は、該当する文字列を抽出して抽出結果として出力し（Ｓ５）、ない場合は、期限設定制御部２５１が、ｋ頁が最終頁であるかを判断する（Ｓ６）。

【0065】

期限設定制御部 ２５１は、最終頁であった場合は、期限文書ではなく、通常文書としての処理を実行して（Ｓ１２）終了する。通常文書としての処理の例としては、期限文書ではなく通常文書に該当する旨のユーザへのメッセージ作成し、メッセージを操作部３３に表示したり、メッセージを端末装置１０にメール送信したりすることなどが挙げられる。また、通常文書としての処理の他の例として、前述のメッセージ作成と合わせて、もしくは前述のメッセージ作成の代わりに、端末装置１０において通常文書として保存するためにあらかじめ定められたフォルダを指定して、端末装置１０に転送する等、ユーザや本情報処理システムの管理者等が適宜設定すればよい。

【0066】

さらに、文字列２抽出部２５１３は第二の抽出工程として、取得したＯＣＲ結果から記憶部２４０の表２を参照して、期限自体（年月日、曜日、時間やその組み合わせ）を表す文字列２が含まれているかを判断する（Ｓ７）。図９で説明すると、図９中に示される文字列Ｔ１『2017年2月13日』、文字列Ｔ３『2017年03月06日』が、表２の文字列２リストに含まれる文字列として判断される。

【0067】

図９のように文字列２リストに含まれる文字列があれば、文字列２抽出部２５１３は、該当する文字列を抽出して抽出結果として出力し（Ｓ８）、ない場合は期限設定制御部２５１が、通常文書としての処理を行い（Ｓ１２）、終了する。

【0068】

図１０は、ステップＳ５およびＳ８で抽出された抽出結果である。図１０に示されるように、図７の画像データ中に出現した順に、文字列１としての「2017年2月13日」、文字列２としての「納期」、文字列１としての「2017年03月06日」というテキストデータが抽出されている。

【0069】

次に、期限判断部２５１４は期限判断工程として、前述の抽出結果を参照して、抽出した文字列１の後ろに、抽出した文字列２が出現しているかどうかを判断し（Ｓ９）、出現している場合は、画像データを期限管理する文書と判断する（Ｓ１０）。

【0070】

図１０を参照すると、文字列１である『納期』が含まれており、文字列１である『納期』の後に文字列２である『2017年03月06日』が出現している為、文字列が抽出された画像データは、2017年03月06日を期限として管理する文書と判断される。

【0071】

そしてファイル名生成部２５１５は、ファイル名生成工程として、前述の抽出結果に基づき、期限管理する文書のファイル名（以降、期限ファイル名と呼ぶことがある。）を生成する（Ｓ１１）。期限ファイル名は、一例として、画像データの元のファイル名の前に、文字列１、そして当該文字列１の後に出現した文字列２、の順に付加したファイル名とする。

【0072】

一例として図１０の抽出結果を用いた場合、ファイル名生成部２５１５は、元の画像データのファイル名の先頭に『納期20170306_』を付加する。図７に示される元の画像データのファイル名が『Oomori_office-20170217.tif』の場合は、期限文書として新たに付与するファイル名は『納期20170306_Oomori_office-20170217.tif』となる。これに限られず、文字列１のみ、つまり『納期』だけを付加するなどしてもよい。

【0073】

このように、画像データのＯＣＲ結果にユーザによってファクシミリ文書の管理に使用するようあらかじめ設定された文字列である特定の文字列が含まれていれば、その特定の文字列を用いて画像データのファイル名を生成する。したがって特定の文字列でファクシミリなどの画像データを管理することが可能となる。

【0074】

なお、文字列１および文字列２を互いに独立して管理に使用することも可能であるが、本実施形態では、組み合わせて利用することにより、具体的にはステップＳ９のように文書中での文字列１と文字列２の出現順を利用することにより、精度の良い管理を行っている。その他、ステップＳ１１のファイル名生成においても、文字列１と文字列２の使用の順番を決めておくことで、よりユーザが使用しやすい管理システムとなっている。

【0075】

また図６のフロー図では、ステップＳ４において、文字列１を含んでいれば以降の頁についてはＯＣＲ結果の取得ステップＳ３を行っていない。こうすることにより、複数ページからなる画像データの全ての頁についてＯＣＲ処理を行った場合に比べて時間とシステムの負荷が低減できる。特に抽出する文字列が期限に関するものであれば、一般的に一つの文書の中の出現頻度は高くないため、最初に取得した文字列で期限ファイル名を作成することが可能である。このような負荷低減を考えなければ、ＯＣＲ処理を全ての頁について行ってもよく、その場合は期限ファイル名を、作成する度に上書きしたり、全てを保存してその中から使用する期限ファイル名をユーザが選択したりするなどしてもよい。

【0076】

また、図６のフロー図ではステップ１０の期限判断工程の後にステップ１１のファイル名生成工程を実行しているが、ファイル名生成工程においては抽出結果が出力されていればファイル名を生成することが出来るため、ファイル名生成工程を実行するにあたり、期限判断工程は必ずしも必要なく、期限設定工程とは独立して実行することも可能である。

【0077】

図１１を用いて、画像データの転送処理について説明する。図６のフロー図で画像データの期限ファイル名が決定した後、端末装置１０に画像データを転送する処理を説明するフロー図である。

【0078】

まずフォルダ名指定部２５２１は、フォルダ名指定工程として、期限ファイル名を構成する文字列のうち、先頭から文字列を取得し（Ｓ１３）、取得した文字列をフォルダ名として指定する（Ｓ１４）。転送処理部２５２２は転送処理工程として、期限ファイル名が付与された画像データを、フォルダ名の指定とともに端末装置１０に転送する（Ｓ１５）。

【0079】

すると端末装置１０の記憶部１４０に、指定されたフォルダ名のフォルダが作成され、期限ファイル名が付与された画像データが記憶される。この際、指定されたフォルダ名が無い場合は前述のように新たに作成し、指定されたフォルダ名と同じフォルダ名がすでにある場合は、そのフォルダに記憶する。なおフォルダ指定工程で取得される文字列は、文字列１だけでもよいし文字列１と文字列２を合わせた文字列など適宜設定すればよい。

【0080】

このように、特定の文字列を用いたフォルダ名を画像データの転送先における保存フォルダ名に指定することで、フォルダを開く工程を少なくフォルダ内のデータを把握することができる。なお、フォルダ名はユーザが使用しているＯＳなどによりディレクトリ名と呼ぶこともある。

【0081】

図１２は、画像データの転送先である端末装置１０内のフォルダの階層構造を説明する図である。比較として図１２（ａ）は、期限管理を行っていない時点でのフォルダを示す。例えばファクシミリを自動転送するフォルダである『フォルダ』に自動的に蓄積されている。ファイル名は『ABCD Company-20170217.tif』『XYZ_Station-20170220.tif』等、任意に付与されている。

【0082】

それに対し図１２（ｂ）は、図１１で説明した転送処理を実施して転送されたフォルダを示す。『納期20170306_Oomori_office-20170217.tif』の先頭から、文字列１および文字列２を取得し、フォルダ名（ディレクトリ名）としている。なおフォルダ名もファイル名と同様、必ずしも文字列１、文字列２を両方使用する必要はない。

【0083】

次に図１３のシーケンス図を用いて、図６のステップＳ１であるＯＣＲ取得工程の詳細を説明する。なお、画像形成装置２０とサーバ５０間のやり取りは、それぞれの通信部２２０、通信部５２０を通じて、ネットワーク２を介して行われる。

【0084】

画像データ処理部２５０はＯＣＲ取得部２５１１の処理により、ファクシミリで画像データを受信したり、入力受付部２１０からユーザにより所定の画像データに対する本処理フロー実行の命令が入力されたりすると、要求先判断部２６０にＯＣＲ要求を送信する（Ｓ１－１）。要求先判断部２６０はまず、自身が搭載されている画像形成装置２０内でＯＣＲ要求に対してＯＣＲ処理が行えるかどうか、つまりＯＣＲ処理部であるＯＣＲモジュールを有するかを判断する（Ｓ１－２）。以下の説明では、要求先判断部２６０自身が搭載されている画像形成装置２０を「自機」と呼ぶ。

【0085】

自機内でＯＣＲ処理が可能な場合は、ＯＣＲ処理部２７０にＯＣＲ処理要求を送信し（Ｓ１－３）、ＯＣＲ処理部２７０がＯＣＲ処理を実行して（Ｓ１－４）、ＯＣＲ結果を要求先判断部２６０に送信し（Ｓ１－５）、要求先判断部２６０はＯＣＲ取得部２５１１にＯＣＲ結果を送信する（Ｓ１－１１）。

【0086】

自機内でＯＣＲ処理が不可能な場合、つまり画像形成装置２０内にＯＣＲモジュールであるＯＣＲ処理部２７０が搭載されていない場合や、搭載されていても使用できる状態ではない場合は、要求先判断部２６０は、自機外でＯＣＲ処理可能かどうかを判断する（Ｓ１－６）。使用できる状態でない場合とは、例えば搭載しているＯＣＲモジュールがその時点で他データに対するＯＣＲ処理を実行中である場合や、自機内の処理に負荷がかかっている場合なども含む。

【0087】

利用可能なＯＣＲモジュールを搭載しているサーバは、画像形成装置２０の出荷前にあらかじめ記憶部２４０に記憶しておいてもよいし、ユーザが記憶部２４０に記憶してもよい。ユーザが記憶部２４０に記憶するために、要求先判断部２６０は操作部３３に利用可能なサーバを登録するために必要な画面を表示させる機能を有していてもよい。

【0088】

ここで、画像形成装置２０内に、ＯＣＲ処理部２７０が搭載されていない場合は、図５の画像形成装置２０からＯＣＲ処理部２７０のみ削除した構成として説明できる。この時、図５の画像形成装置２０を図１の画像形成装置２０Ａ、図５の画像形成装置２０からＯＣＲ処理部２７０のみ削除した構成を図１の画像形成装置２０Ｂとして区別できる。

【0089】

自機外にＯＣＲ処理可能なサーバとしてサーバ５０があれば、要求先判断部２６０は、サーバ装置５０のＯＣＲ処理部５７０にＣＯＲ処理要求を送信し（Ｓ１－７）、ＯＣＲ処理部５７０がＯＣＲ処理を実行して（Ｓ１－８）、ＯＣＲ結果を要求先判断部２６０に送信し（Ｓ１－９）、要求先判断部２６０はＯＣＲ取得部２５１１にＯＣＲ結果を送信する（Ｓ１－１１）。

【0090】

自機外にもＯＣＲ処理可能ＯＣＲ処理部が存在しない場合は、要求先判断部２６０は、必要なエラー処理を行う（Ｓ１－１０）。エラー処理としては、一例としてＯＣＲ取得部２５１１に対するエラーメッセージの生成であり、ＯＣＲ取得部２５１１に対しエラーメッセージを送信する（Ｓ１－１１）。

【0091】

このように、アプリケーションではＯＣＲ要求を行うだけで、実際のＯＣＲ処理がどこで行われるかを意識しなくてよい。なお、ＯＣＲ処理部２７０、ＯＣＲ処理部５７０は、Ｓ１－５，Ｓ１－９のようにＯＣＲ結果を、要求先判断部２６０を介してではなく直接ＯＣＲ取得部２５１１へ送信してもよい。

【0092】

以上で説明した画像形成装置２０用のプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルによって、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて流通されるようにしてもよい。また、上記記録媒体の他の例として、ＣＤ－Ｒ(Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｃ Ｒｅｃｏｒｄａｂｌｅ)、ＤＶＤ(Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ)、ブルーレイディスク等が挙げられる。また、上記記録媒体、あるいは、これらプログラムが記憶されたＨＤ(Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ)は、プログラム製品(Ｐｒｏｇｒａｍ Ｐｒｏｄｕｃｔ)として、国内又は国外へ提供できる。

【0093】

また、上記で説明した各実施形態における画像形成装置２０は、単一の装置によって構築されてもよいし、各部（機能又は手段）を分割して任意に割り当てられた複数の装置によって構築されていてもよい。

【0094】

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路を含むプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたＡＳＩＣ(Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ)や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

【符号の説明】

【0095】

１０ 端末装置
２０ 画像形成装置
５０ サーバ装置
２５０ 画像データ処理部
２６０ 要求先判断部
２７０ ＯＣＲ処理部
５７０ ＯＣＲ処理部

【先行技術文献】

【特許文献】

【0096】

【文献】特開２００６－２１１２６１号公報

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】