特許 7091785 通信システム、通信方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2022-06-20

(45)【発行日】2022-06-28

(54)【発明の名称】通信システム、通信方法

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/10 20120101AFI20220621BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/10

【請求項の数】 8

(21)【出願番号】P 2018070389

(22)【出願日】2018-03-30

(65)【公開番号】P2019179536

(43)【公開日】2019-10-17

【審査請求日】2021-01-18

(73)【特許権者】

【識別番号】000006747

【氏名又は名称】株式会社リコー

(74)【代理人】

【識別番号】100107766

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠重

(74)【代理人】

【識別番号】100070150

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠彦

(72)【発明者】

【氏名】橋本 高広

【審査官】永野 一郎

(56)【参考文献】

【文献】特開２０１６－１８４２４１（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１３－０２０３６８（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１５－２０１０９９（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１６－１２６２５９（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１５－２０１１４０（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１０－０４９４５６（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１４－２２２４３２（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１５－１９５５７３（ＪＰ，Ａ）

【文献】米国特許出願公開第２０１７／０３３９１９９（ＵＳ，Ａ１）

【文献】特開２０１７－１０８３４１（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｇ０６Ｑ １０／００－９９／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

施設の予約情報と前記施設で使用される情報を対応付けて保持する第一の情報処理装置と、前記第一の情報処理装置と通信する前記施設に配置された装置とを有する通信システムであって、
前記施設に配置された装置から前記予約情報の識別情報と共に前記施設の利用開始の通知を受信する利用開始受信手段と、
前記利用開始受信手段が前記施設の利用開始の通知を受信した場合、前記施設に配置された装置から要求され、前記利用開始受信手段によって受信された前記識別情報によって識別される前記予約情報に対応付けられた前記情報を前記施設に配置された装置に送信する情報送信手段と、
前記情報を前記第一の情報処理装置に要求し、前記情報を受信する情報受信手段と、
前記情報受信手段が受信した前記情報を表示する表示処理手段と、を有し、
前記施設に配置された装置は、
前記第一の情報処理装置と通信する端末装置と、前記端末装置と第一の通信経路で通信する第二の情報処理装置であり、
前記端末装置は、
前記施設の利用開始の通知を前記第一の情報処理装置に送信し、前記第一の情報処理装置から前記施設の利用開始を許可する旨を受信する利用許可取得手段と、
前記施設の利用開始を許可する旨を前記第一の通信経路で前記第二の情報処理装置に送信する送信手段と、を有し、
前記第二の情報処理装置は、
前記施設の利用開始を許可する旨を前記第一の通信経路で受信する受信手段と、
前記受信手段が前記施設の利用開始を許可する旨を受信した場合、接続情報により他の機器が接続できる第二の通信経路を形成する通信経路形成手段と、を有し、
前記端末装置は前記第二の通信経路で前記情報を前記第二の情報処理装置に送信することを特徴とする通信システム。

【請求項2】

前記通信経路形成手段は、前記受信手段が前記施設の利用開始を許可する旨を受信するごとに、異なる前記接続情報で接続される前記第二の通信経路を形成することを特徴とする請求項１に記載の通信システム。

【請求項3】

前記第二の情報処理装置は、
前記接続情報をディスプレイに表示する表示処理手段を有することを特徴とする請求項１又は２に記載の通信システム。

【請求項4】

前記第二の情報処理装置は、
前記端末装置から受信した前記情報を配信するサーバ機能を有し、
前記表示処理手段は、前記情報の取得先を示すＵＲＬをディスプレイに表示し、
前記サーバ機能は、前記情報の取得先を示すＵＲＬに他の機器が接続した場合、前記情報を前記他の機器に送信することを特徴とする請求項３に記載の通信システム。

【請求項5】

前記端末装置の前記利用許可取得手段は、前記施設の利用終了の通知を前記第一の情報処理装置に送信し、前記第一の情報処理装置から前記施設の利用終了を受け付けた旨を受信し、
前記送信手段は、前記施設の利用終了を受け付けた旨を前記第一の通信経路で前記第二の情報処理装置に送信し、
前記第二の情報処理装置の受信手段は、前記施設の利用終了を受け付けた旨を前記第一の通信経路で受信し、
前記通信経路形成手段は、前記受信手段が前記施設の利用終了を受け付けた旨を受信した場合、前記第二の通信経路を切断することを特徴とする請求項１～４のいずれか１項に記載の通信システム。

【請求項6】

前記受信手段が前記施設の利用終了を受け付けた旨を受信した場合、前記第二の情報処理装置は前記情報を削除することを特徴とする請求項５に記載の通信システム。

【請求項7】

前記第二の情報処理装置はスティック型ＰＣがディスプレイに接続された装置であることを特徴とする請求項１～６のいずれか１項に記載の通信システム。

【請求項8】

施設の予約情報と前記施設で使用される情報を対応付けて保持する第一の情報処理装置と、前記第一の情報処理装置と通信する前記施設に配置された装置とを有する通信システムが行う通信方法であって、
利用開始受信手段が、前記施設に配置された装置から前記予約情報の識別情報と共に前記施設の利用開始の通知を受信するステップと、
情報送信手段が、前記利用開始受信手段が前記施設の利用開始の通知を受信した場合、前記施設に配置された装置から要求された前記情報を前記施設に配置された装置に送信するステップと、
情報受信手段が、前記予約情報に含まれる前記情報を取得するための情報を用いて前記情報を前記第一の情報処理装置に要求し、前記情報を受信するステップと、
表示処理手段が、前記情報受信手段が受信した前記情報を表示するステップと、を有し、
前記施設に配置された装置は、
前記第一の情報処理装置と通信する端末装置と、前記端末装置と第一の通信経路で通信する第二の情報処理装置であり、
前記端末装置は、
利用許可取得手段が、前記施設の利用開始の通知を前記第一の情報処理装置に送信し、前記第一の情報処理装置から前記施設の利用開始を許可する旨を受信するステップと、
送信手段が、前記施設の利用開始を許可する旨を前記第一の通信経路で前記第二の情報処理装置に送信するステップと、を有し、
前記第二の情報処理装置は、
受信手段が、前記施設の利用開始を許可する旨を前記第一の通信経路で受信するステップと、
前記受信手段が前記施設の利用開始を許可する旨を受信した場合、通信経路形成手段が、接続情報により他の機器が接続できる第二の通信経路を形成するステップと、を有し、
前記端末装置は前記第二の通信経路で前記情報を前記第二の情報処理装置に送信する通信方法。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、通信システム、及び通信方法に関する。

【背景技術】

【0002】

会議室等の施設では資料データを共有して各参加者が議論などを行うことが多い。従来、資料データは、各参加者が印刷して持ち込んだり、参加者が保持するＰＣ（Personal Computer）がプロジェクタで投影したりすることなどにより共有されている。

【0003】

また、会議室に端末装置が配置される場合があり、会議の開始前に端末装置に参加者が会議で使用する資料データを送信しておく技術が考案されている（例えば、特許文献１参照。）。これにより、会議の参加者は、会議の開始後に必要に応じて資料データを印刷することができ、事前の印刷が不要になる。

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

しかしながら、従来の技術では、資料データを参加者が共有することができないという問題がある。すなわち、従来の技術で各参加者が資料データを閲覧するためには資料データを印刷することが必要であり、参加者の人数分の資料データを印刷するには時間もコストもかかってしまう。

【0005】

本発明は、上記課題に鑑み、資料データ等の情報をユーザが共有することができる通信システムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0006】

上記課題に鑑み、本発明は、施設の予約情報と前記施設で使用される情報を対応付けて保持する第一の情報処理装置と、前記第一の情報処理装置と通信する前記施設に配置された装置とを有する通信システムであって、前記施設に配置された装置から前記予約情報の識別情報と共に前記施設の利用開始の通知を受信する利用開始受信手段と、前記利用開始受信手段が前記施設の利用開始の通知を受信した場合、前記施設に配置された装置から要求され、前記利用開始受信手段によって受信された前記識別情報によって識別される前記予約情報に対応付けられた前記情報を前記施設に配置された装置に送信する情報送信手段と、前記情報を前記第一の情報処理装置に要求し、前記情報を受信する情報受信手段と、前記情報受信手段が受信した前記情報を表示する表示処理手段と、を有し、
前記施設に配置された装置は、前記第一の情報処理装置と通信する端末装置と、前記端末装置と第一の通信経路で通信する第二の情報処理装置であり、
前記端末装置は、前記施設の利用開始の通知を前記第一の情報処理装置に送信し、前記第一の情報処理装置から前記施設の利用開始を許可する旨を受信する利用許可取得手段と、
前記施設の利用開始を許可する旨を前記第一の通信経路で前記第二の情報処理装置に送信する送信手段と、を有し、
前記第二の情報処理装置は、前記施設の利用開始を許可する旨を前記第一の通信経路で受信する受信手段と、前記受信手段が前記施設の利用開始を許可する旨を受信した場合、接続情報により他の機器が接続できる第二の通信経路を形成する通信経路形成手段と、を有し、前記端末装置は前記第二の通信経路で前記情報を前記第二の情報処理装置に送信することを特徴とする。

【発明の効果】

【0007】

資料データ等の情報をユーザが共有することができる通信システムを提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【0008】

【図1】端末装置が資料データを画像表示装置に表示させるまでの手順を説明する図の一例である。

【図2】通信システムの概略構成図の一例である。

【図3】コンピュータシステムの一例のハードウェア構成図である。

【図4】端末装置、画像表示装置、及び、ゲスト端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

【図5】予約者が操作するＰＣに表示される予約画面の一例を示す図である。

【図6】予約情報の一例を示す図である。

【図7】予約者が会議室を予約し、端末装置が予約情報を取得する手順を示すシーケンス図の一例である。

【図8】端末装置が表示する待受画面の一例を示す図である。

【図9】通信システムが資料データを共有する手順を示すシーケンス図の一例である。

【図10】画像表示装置が表示する資料データ表示画面の一例を示す図である。

【図11】通信システムの概略的な構成図の一例である。

【発明を実施するための形態】

【0009】

以下、本発明を実施するための形態の一例として通信システム１と通信システム１が行う通信方法について説明する。

【0010】

＜通信システムの概略的動作＞
本実施形態の通信システム１は、会議室９に配置された端末装置１０と画像表示装置７０がローカルなネットワークを会議ごとに構築する。参加者が会議室９にチェックインすると、会議に対応付けられた資料データが会議予約システム５０から端末装置１０に送信されるので、端末装置１０は資料データを画像表示装置７０に送信する。これにより、画像表示装置７０は資料データを表示するので、会議の参加者が資料データを共有して会議することができる。

【0011】

図１を用いて、本実施形態の通信システム１の概略的な動作を説明する。図１は、端末装置１０が資料データを画像表示装置７０に表示させるまでの手順を説明する図の一例である。
（１）まず、端末装置１０は会議予約システム５０から会議室の例えば当日分の予約情報を取得しておく。
（２）参加者が会議室９に赴いてチェックイン操作を行う。
（３）チェックインが成功すると、端末装置１０は会議で使用される資料データを会議予約システム５０から取得する。
（４）また、チェックインが成功すると、端末装置１０は近距離無線通信でチェックイン通知を画像表示装置７０に送信する。
（５）これにより、画像表示装置７０はアクセスポイントとして動作する。画像表示装置７０は接続情報を端末装置１０に送信するので、端末装置１０は接続情報を用いて画像表示装置７０に接続する。これにより、一時的に作成されたローカルネットワークで資料データを送信できる。画像表示装置７０は資料データを表示するので、参加者がチェックインするだけで資料データを共有できる。ローカルネットワークは会議のたびに構築されるので、会議に参加していない第三者による画像表示装置７０からの資料データの取得を困難にすることができる。
（６）また、画像表示装置７０は、アクセスポイントに接続するための接続情報（例えば、ＳＳＩＤ（Service Set Identifier）と暗号化キー）をディスプレイ７２に表示する。
（７）一方、参加者はゲスト端末３０を会議室９に持ち込んでおり、画像表示装置７０が表示する接続情報をゲスト端末３０に設定すれば、ゲスト端末３０が資料データを取得して表示することができる。したがって、ゲスト端末３０で資料データを共有することも可能になる。

【0012】

このように、本実施形態の通信システム１は、会議開催時にローカルネットワークを構築してセキュリティを向上させた状態で資料データを共有したり、参加者が使用するゲスト端末３０で資料データを共有したりすることができる。また、予約した会議室に設置された画像表示装置７０で簡単に資料データを表示させることができる。

【0013】

＜用語について＞
施設の利用開始とは、予約されている施設の利用を予約により利用できる者が開始することをいう。本実施形態ではチェックインという用語で説明する。利用開始要求をチェックイン要求という用語で説明する。

【0014】

施設の利用に関するスケジュールとは、施設がいつどのように利用されるかの情報である。本実施形態では予約情報という用語で説明する。なお、施設とはある目的のための設備をいう。例えば、会議室、ブース、教室、区画等がある。

【0015】

情報とは、会議などのコミュニケーションのもとになる材料をいう。例えば、議論や判断の基礎となるデータである。本実施形態では、ディスプレイが表示しうるデータであればよく、資料データという用語で説明する。共有データと呼ばれてもよい。

【0016】

第一の通信経路は、利用開始の通知を送信できる通信経路であればよい。常時接続していても、利用開始の通知の際に構築されてもよい。本実施形態では近距離無線通信経路という用語で説明する。第二の通信経路は利用開始の通知から利用終了の通知までの間、接続情報により特定の装置が通信できる通信経路である。本実施形態ではローカルネットワークという用語で説明する。

【0017】

また、本字紙形態の会議とはコミュニケーションの一例であり、何からの思考を言語、文字、音声、画像等の視覚と聴覚を媒介として伝達することをいう。会議の他、打ち合わせ、発表会、講義、会合等と呼ばれてもよい。

【0018】

また、接続情報としてＳＳＩＤと暗号化キーが挙げられているが、どのような接続情報が必要かはアクセスポイントによって異なってよい。例えば、Bluetooth（登録商標）の場合はペアリングコードが接続情報となる。また、電子黒板によっては数字列などのコードが接続情報となる場合がある。

【0019】

アクセスポイントとは端末装置が無線のネットワークに接続するための通信装置、又は、ホストコンピュータへ接続するための中継点をいう。画像表示装置７０のようにアクセスポイント専用でない機器がアクセスポイントとして動作することをソフトウェアアクセスポイントという場合がある。

【0020】

＜システム構成例＞
図２は、通信システム１の概略構成図の一例を示す。通信システム１は、ファイル変換システム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、及び、会議室９に配置された端末装置１０と画像表示装置７０を有している。ファイル変換システム４０、会議予約システム５０、及び、スケジュール管理システム６０はインターネットなどのネットワークを介して通信することができる。会議予約システム５０と端末装置１０は、会議室９に敷設されたＬＡＮなどの社内ネットワークとインターネットを介して通信することができる。

【0021】

一方、端末装置１０と画像表示装置７０は社内ネットワークを介して通信せず、近距離無線通信経路８で通信する。近距離無線通信とは、例えばBluetooth（登録商標）、ＺｉｇＢｅｅ（登録商標）、赤外線通信等、無線ＬＡＮや携帯電話と比較して比較的短距離で通信する通信方法をいう。

【0022】

また、会議の開催時は、画像表示装置７０がアクセスポイントとなることでローカルネットワークＬＮを形成し、このローカルネットワークＬＮで端末装置１０と画像表示装置７０とが会議の間だけ通信する。ローカルネットワークには接続情報が必要なため会議に参加していない第三者が接続することができず、資料データ等の情報が漏洩するおそれを低減できる。

【0023】

画像表示装置７０はスティック型ＰＣ７１（Personal Computer）とディスプレイ７２を有する情報処理装置である。スティック型ＰＣ７１とはＵＳＢ又はＨＤＭＩ（登録商標）等の端子をディスプレイ７２の端子にケーブルレスで接続することができる小型のＰＣである。したがって、画像表示装置７０の構成は一般のＰＣと同様でよい。

【0024】

しかし、画像表示装置７０をこのような構成とすることで画像表示装置７０のサイズを小型化できる。例えば、電子黒板というカテゴリーの装置が会議室９に設置される場合があるが、会議室９の広さに対し電子黒板のサイズが大きすぎる場合がある。これに対し図２のように構成することで、情報処理装置の機能はスティック型ＰＣ７１が提供しディスプレイ７２は表示機能を有すればよいので（好ましくはタッチパネルを有するとしてもサイズに影響しない）、画像表示装置７０のサイズを小型化できる。

【0025】

また、デスクトップ型のＰＣとディスプレイ７２で画像表示装置７０を構成する場合、デスクトップ型のＰＣが小型であっても、デスクトップ型のＰＣとディスプレイ７２を接続するケーブルが必要になる。また、画像表示装置７０をノートＰＣで実現しようとすると画面のサイズが小さすぎる。

【0026】

したがって、画像表示装置７０がスティック型ＰＣ７１とディスプレイ７２を有する構成であることで、会議室９の場所を占有しないようにして、参加者が大きな画面で資料データを共有できる。

【0027】

ただし、画像表示装置７０は電子黒板でもよいし、デスクトップ型のＰＣとディスプレイ７２でもよいし、また、ノートＰＣでもよい。また、ディスプレイ７２は液晶モニターや有機ＥＬモニターの他、プロジェクタやリアプロジェクターでもよい。

【0028】

また、画像表示装置７０は電子黒板の機能をクライアントに提供するサーバと通信することでホワイトボードの機能を有していてもよい。この場合、画像表示装置７０はサーバからＨＴＭＬ、スクリプト言語等のＷｅｂページを取得してブラウザソフトで表示することで、ユーザの手書きを受け付けてストロークを表示するホワイトボード（電子黒板）として動作する。端末装置１０も同様にホワイトボードとして機能しうる。なお、ホワイトボードはタッチパネルにより手書きされたストロークを取り込むタイプの他、プロジェクタとホワイトボード（ディスプレイを有さない通常の黒板タイプ）により実現してもよい。

【0029】

画像表示装置７０は会議ごとに異なる接続情報でローカルネットワークＬＮを形成する。会議ごとに接続情報が異なるので、画像表示装置７０が表示する資料データが漏洩しにくい。一方、画像表示装置７０は接続情報をディスプレイ７２に表示するので、ローカルネットワークＬＮには、参加者が持ち込んだゲスト端末３０も接続することができる。

【0030】

本実施形態の端末装置１０は、会議室９の利用に関する機能を提供する情報処理装置である。端末装置１０は各会議室９において、会議予約システム５０に対する参加者のユーザインタフェースとなる。例えば、端末装置１０は自身の管理している会議室９の識別情報などを送信することで会議室９の予約に関する予約情報を会議予約システム５０から取得し、直近の会議や会議室９の当日の予約状況を表示する。端末装置１０はアプリケーションソフト又はブラウザソフトによりＷｅｂサーバから送信された情報を表示装置に表示する。

【0031】

また、端末装置１０は参加者による会議室９へのチェックイン操作を受け付け、参加者を会議室９にチェックインさせる機能を有する。参加者がチェックインのための操作を行うと会議予約システム５０にチェックイン要求を通知する。会議予約システム５０はチェックイン要求（後述するコード番号が使用される）を認証して、認証が成立するとチェックインが認められる。

【0032】

端末装置１０は、例えば、スマートフォン、タブレット装置、ノートＰＣ（Personal Computer）、など一般的な情報処理装置である。通信機能、表示機能及び入力機能を有する情報処理装置であればよい。また、端末装置１０は電子黒板、テレビ会議端末、又は、プロジェクタのうち１つ以上でもよい。

【0033】

ゲスト端末３０は、通信システム１のユーザが会議室９に持ち込む情報処理装置である。ただし、必ずしも会議室９に持ち込む必要はない。ゲスト端末３０のユーザは主に参加者であるが、更に、会議主催者と単なる参加者の場合がある。会議主催者は会議を予約した者である。ただし、会議主催者と単なる参加者を厳密に区別する必要はない。会議主催者が使用するゲスト端末３０を主催者端末、単なる参加者が使用するゲスト端末３０を参加者端末という場合がある。

【0034】

ゲスト端末３０は例えば、スマートフォン、タブレット装置、ノートＰＣ、など一般的な情報処理装置である。本実施形態では、ブラウザが動作する情報処理装置であればよい。

【0035】

スケジュール管理システム６０は、例えばクラウド上で任意のユーザのスケジュールを管理する１つ以上の情報処理装置である。このスケジュールの管理の１つに会議室９の予約の管理が含まれる。会議室９の予約時に参加者は会議で共有したい資料データを会議室９の予約情報に登録できる。なお、スケジュール管理システム６０としてはGoogleカレンダー（登録商標）、Office365（登録商標）などが知られている。技術的仕様を満たすものであればスケジュール管理システム６０はどのようなものでもよい。

【0036】

会議予約システム５０は会議室９の利用や予約情報を管理する１つ以上の情報処理装置である。まず、会議予約システム５０はスケジュール管理システム６０に予約された会議室９の予約情報をスケジュール管理システム６０から取得する。会議予約システム５０は外部のスケジュール管理システム６０を利用する必要はなく、会議予約システム５０がスケジュール管理システム６０を兼用してもよい。本実施形態で外部のスケジュール管理システム６０が利用されるのは、外部のスケジュール管理システム６０を利用することで開発コストを抑制できることが理由の１つである。

【0037】

会議予約システム５０は、各会議室９に配置された１つ以上の端末装置１０と通信し、例えば当日の予約情報を端末装置１０に送信する。予約情報は定期的に更新され、会議ごとに会議の状態を示すステータスを管理する。例えば、チェックインからチェックアウトまでを管理する。

【0038】

ファイル変換システム４０は、画像表示装置７０が資料データを表示できる形式に変換する情報処理装置である。例えば、特定のアプリケーションのファイルを汎用的な画像データに変換する。ただし、画像表示装置７０が表示できる形式の資料データの場合、ファイル変換システム４０はなくてよい。

【0039】

ファイル変換システム４０、会議予約システム５０、及び、スケジュール管理システム６０は、クラウドコンピューティングが適用されていてよい。ファイル変換システム４０、会議予約システム５０、及び、スケジュール管理システム６０は、実際にはデータセンター等に構築されていてよい。

【0040】

なお、図２に示す構成は一例に過ぎず、ファイル変換システム４０、会議予約システム５０、及び、スケジュール管理システム６０の全てが社内ネットワークに配置されていてもよいし、これらのうち１つ以上が社内ネットワークに配置されていてもよい。

【0041】

＜ハードウェア構成例＞
次に、本実施形態の通信システム１におけるファイル変換システム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ゲスト端末３０、及び、端末装置１０のハードウェア構成について説明する。

【0042】

＜＜ファイル変換システム、会議予約システム、スケジュール管理システム、ゲスト端末、及び、端末装置のハードウェア構成例＞＞
ファイル変換システム４０、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０、ゲスト端末３０、及び、端末装置１０は、例えば図３に示すハードウェア構成のコンピュータシステムにより実現される。図３は本実施形態に係るコンピュータシステムの一例のハードウェア構成図である。

【0043】

図３に示したコンピュータシステム１００は、入力装置２０１、表示装置２０２、外部Ｉ／Ｆ２０３、ＲＡＭ（Random Access Memory）２０４、ＲＯＭ（Read Only Memory）２０５、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２０６、通信Ｉ／Ｆ２０７、及びＨＤＤ（Hard Disk Drive）２０８などを備え、それぞれがバスＢで相互に接続されている。

【0044】

入力装置２０１はキーボードやマウス、タッチパネルなどを含み、ユーザが各操作信号を入力するのに用いられる。表示装置２０２は液晶、有機ＥＬなどであり、コンピュータシステム１００による処理結果を表示する。

【0045】

通信Ｉ／Ｆ２０７はコンピュータシステム１００を社内ネットワーク及びインターネット等に接続させるインタフェースである。これにより、コンピュータシステム１００は通信Ｉ／Ｆ２０７を介してデータ通信を行うことができる。

【0046】

ＨＤＤ２０８はプログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置である。格納されるプログラムやデータには、例えばコンピュータシステム１００全体を制御する基本ソフトウェアであるＯＳ（Operating System）や、ＯＳ上において各種機能を提供するアプリケーションソフトウェアなどがある。ＨＤＤ２０８は格納しているプログラムやデータ
を所定のファイルシステム及び／又はＤＢ（データベース）により管理している。

【0047】

外部Ｉ／Ｆ２０３は、外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体２０３ａなどがある。これにより、コンピュータシステム１００は外部Ｉ／Ｆ２０３を介して記録媒体２０３ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体２０３ａにはフレキシブルディスク、ＣＤ（Compact Disk）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、ＳＤメモリカード（SD Memory card）、ＵＳＢメモリ（Universal Serial Bus メモリ）などがある。

【0048】

ＲＯＭ２０５は、電源を切ってもプログラムやデータを保持することができる不揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。ＲＯＭ２０５には、コンピュータシステム１００の起動時に実行されるＢＩＯＳ（Basic Input/Output System）、ＯＳ設定、及びネットワーク設定などのプログラムやデータが格納されている。ＲＡＭ２０４は、プログラムやデータを一時保持する揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。

【0049】

ＣＰＵ２０６は、ＲＯＭ２０５やＨＤＤ２０８などの記憶装置からプログラムやデータをＲＡＭ２０４上に読み出し、処理を実行することで、コンピュータシステム１００全体の制御や機能を実現する演算装置である。

【0050】

なお、ファイル変換システム４０、会議予約システム５０、及びスケジュール管理システム６０は、クラウドコンピューティングに対応していることが好ましい。クラウドコンピューティングとは、特定ハードウェア資源が意識されずにネットワーク上のリソースが利用される利用形態をいう。

【0051】

＜機能について＞
次に、図４を用いて、会議予約システム５０、端末装置１０、画像表示装置７０、及び、ゲスト端末３０の機能について説明する。図４は端末装置１０、画像表示装置７０、及び、ゲスト端末３０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

【0052】

＜＜会議予約システムの機能＞＞
会議予約システム５０は、第２通信部５１、資料データ管理部５２、予約管理部５３、及び、予約情報取得部５４を有する。会議予約システム５０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。また、会議予約システム５０はＨＤＤ２０８又はＲＡＭ２０４等に保持される予約情報ＤＢ５５を有している。

【0053】

第２通信部５１は、ネットワークを介してファイル変換システム４０、端末装置１０、及びスケジュール管理システム６０と各種の情報を送受信する。本実施形態では、少なくとも当日の予約情報を端末装置１０に送信し、端末装置１０からチェックイン要求を受信する。また、ファイル変換システム４０に資料データ（変換前）を送信し、資料データ（変換後）を受信する。また、スケジュール管理システム６０から予約情報を受信する。

【0054】

予約情報取得部５４は、第２通信部５１を介して、予約情報をスケジュール管理システム６０から取得する。スケジュール管理システム６０には各企業の予約情報が登録されているため、予約情報取得部５４は企業ごとに予め登録されているスケジュール管理システム６０のアカウント（ユーザ名とパスワード）を指定してログインし、このアカウントが含むドメインを有するアカウントに対応付けて登録されている予約情報を取得する。例えば、企業ごとに予め登録されているスケジュール管理システム６０におけるアカウントのユーザ名が「[e-mail]」の場合、「[e-mail]」というアカウント（xxxは任意）で登録されている予約情報を取得する。

【0055】

なお、予約情報取得部５４は、新たな予約情報がスケジュール管理システム６０に登録されたタイミングで通知を受けて、スケジュール管理システム６０に予約情報を取りに行く。あるいは、予約情報取得部５４は、定期的に（例えば、１時間に１回等）スケジュール管理システム６０に予約情報を取りに行ってもよい。

【0056】

予約情報取得部５４が取得した予約情報は予約情報ＤＢ５５に記憶される。予約情報については図６にて説明する。

【0057】

予約管理部５３は、端末装置１０からチェックインなどの通知を取得して、参加者を後述するコード番号などで認証することでチェックインできるか否か（会議室の利用開始を許可できるか否か）を判断する。チェックインできると判断すると、予約情報ＤＢ５５の予約情報のステータスをチェックイン済みに更新する。ステータスは、例えば、チェックイン不可、チェックイン可能、及び、チェックイン済みの状態を取る。

【0058】

また、予約管理部５３はチェックアウトを受け付ける。チェックアウトの際、コード番号は送信されないので、予約管理部５３はチェックアウト要求(会議室の利用終了の通知)を受信すればチェックアウトを受け付ける。

【0059】

会議室９が予約された場合、予約管理部５３はチャットシステムや電子メールなどでチェックインに必要なコード番号を参加者等に送信する。また、予約管理部５３は端末装置１０からの要求に対し当日の予約情報を予約情報ＤＢ５５から取得して第２通信部５１を介して端末装置１０に送信する。この予約情報には資料データが添付されている場合がある。

【0060】

資料データ管理部５２は、会議開始時刻の一定時間前に、資料データをファイル変換システム４０に送信して、変換後の資料データを取得する。変換後の資料データは予約情報と対応付けて管理される。

【0061】

＜＜端末装置の機能＞＞
端末装置１０は第１通信部１１、チェックイン受付部１２、資料データ取得部１３、資料データ送信部１４、予約情報受信部１５、予約情報表示部１６、及び、第１近距離通信部１７を有する。端末装置１０が有するこれらの機能は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

【0062】

第１通信部１１は、ネットワークを介して会議予約システム５０と各種のデータを送受信する。本実施形態では、会議室９の識別情報（例えば、会議室の名称、ＩＤなど）を指定して、会議予約システム５０から例えば当日の予約情報を取得し、参加者の操作に応じてチェックイン要求を送信する。

【0063】

予約情報受信部１５は、第１通信部１１を介して会議予約システム５０と通信し、端末装置１０が設置されている会議室９の識別情報などを送信して、端末装置１０が設置されている会議室９の予約情報を取得する。取得するタイミングは例えば１分間に１回など、定期的に取得しても良いし、参加者の操作に応じて取得してもよい。また、端末装置１０の起動時に取得してもよい。少なくとも１日１回は予約情報を取得することが好ましい。

【0064】

また、取得する予約情報は、少なくとも当日の予約情報を含むことが好ましいが、前日までに予約情報を取得しておいてもよい。１日分の予約情報を必ずしも一度に取得する必要もなく、１件ずつ異なるタイミングに取得してもよい。このタイミングとは例えばそれぞれの会議の１時間前、３０分前等である。

【0065】

また、予約情報取得部５４はプル方式で予約情報を取得する他、プッシュ方式で予約情報を取得してもよい。更に、会議予約システム５０から取得している例えば当日の予約情報が更新された旨を予約情報取得部５４が受信した場合に、プル方式で取得してもよい。

【0066】

予約情報表示部１６は、取得された予約情報を端末装置１０の画面（表示装置）に表示する。予約情報表示部１６は現在時刻から次の予約に関する情報を常に表示する。更に、当日の予約情報のリストを表示してもよい。ただし、省エネのため一定時間の操作がない場合に端末装置１０が表示装置だけの電源をオフにすることに連動して予約情報のリストが不可視となってもよい。ただ、この場合も端末装置１０は起動状態である。端末装置１０は、参加者の操作に応じて予約情報を表示してもよいし、参加者の会議室９への入室に連動して表示してもよい。

【0067】

チェックイン受付部１２は、予め参加者に通知されているコード番号の入力を受け付けたり、予め参加者に通知されている上記のコード番号を含むバーコード（又は二次元コード）を撮像したりして、コード番号の入力を受け付ける。チェックイン受付部１２はこのコード番号と共にチェックイン要求を会議予約システム５０に送信してチェックイン成功又は失敗を取得する。なお、端末装置１０が予約情報と共にコード番号を取得しておき、端末側でコード番号を認証してもよい。

【0068】

資料データ取得部１３は、チェックインが成功すると会議室９の識別情報と時間帯を指定して資料データを会議予約システム５０に要求し、資料データを取得する。予約情報に含まれるイベントＩＤなど、予約情報を特定又は識別できる情報をキーにして資料データを取得すればよい。チェックイン後に取得することで資料データを第三者が閲覧する可能性を低減できる。

【0069】

第１近距離通信部１７は画像表示装置７０と近距離無線で通信する。この近距離無線通信は事前にペアリングしてあることがセキュリティ上好ましいが、実行時に周辺にある機器を検索してもよい。第１近距離通信部１７は画像表示装置７０にチェックイン通知とチェックアウト通知を送信する。チェックイン通知により、画像表示装置７０にローカルネットワークＬＮの開始を要求する。なお、第１近距離通信部１７はローカルネットワークＬＮに接続するための接続情報を受信する。チェックアウト通知により、画像表示装置７０にローカルネットワークＬＮの終了と資料データの削除を要求する。

【0070】

資料データ送信部１４は、接続情報を用いて画像表示装置７０と接続し、資料データ取得部１３が受信した資料データを画像表示装置７０に送信する。資料データ送信部１４は、画像表示装置７０のローカルネットワークＬＮに接続するため、例えば無線ＬＡＮやＷｉ－Ｆｉなどで通信する。なお、画像表示装置７０のＩＰアドレスは端末装置１０に予め設定されているか、接続情報と共に送信される。

【0071】

＜＜画像表示装置の機能＞＞
画像表示装置７０はアクセスポイント機能部７３、第２近距離通信部７４、サーバ部７５、資料データ受信部、及び、表示処理部７７を有する。画像表示装置７０が有するこれらの機能は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

【0072】

第２近距離通信部７４は、端末装置１０と近距離無線通信を行う。上記のように端末装置１０からチェックイン通知を受信すると、アクセスポイント機能部７３を起動させる。

【0073】

アクセスポイント機能部７３はＳＳＩＤと暗号化キー（パスワード、単にキー、などと呼ばれる場合がある）を会議ごと（チェックインの都度）に生成して、アクセスポイントとして動作する。これにより、ローカルネットワークＬＮが構築される。なお、アクセスポイント機能部７３は、ビーコンと呼ばれるパケットを周期的に送信する。ビーコンにはＳＳＩＤ、チャネル(周波数)情報、サポートする転送速度の一覧等が含まれる。端末装置１０が接続を開始するとアソシエーション手続きの後、認証手続きを行って秘密鍵を交換する。以降は、定期的に秘密鍵を交換しながら通信する。

【0074】

資料データ受信部７６は、端末装置１０から資料データを受信して表示処理部７７とサーバ部７５に提供する。表示処理部７７は資料データを表示装置に表示する。また、表示処理部７７は、アクセスポイント機能部７３から接続情報を取得し、表示装置に表示する。これにより、ゲスト端末３０が画像表示装置７０に接続できる。接続情報はテキスト形式で表示されてもよいし、二次元コードで表示してもよい。更に表示処理部７７は資料データの取得先を示すＵＲＬをサーバ部７５から取得して表示する。なお、接続情報及びＵＲＬを端末装置１０に送信して、端末装置１０が接続情報とＵＲＬを表示してもよい。

【0075】

サーバ部７５は資料データをファイルとしてゲスト端末３０に送信するサーバ機能を有する。サーバ部７５は資料データの取得先を示すＵＲＬを生成する。ファイルのみを送信するのであればＦＴＰサーバでよい。一方、ファイルのページ送りなどをサポートするには、資料データとページ送りなどのメニューボタンを含むＷｅｂアプリを提供することが好ましいため、Ｗｅｂサーバ（ＨＴＴＰサーバ）としての機能を有することが好適となる。サーバ部７５は、ＦＴＰのコマンド又はＨＴＴＰのメソッドを解析して、ファイルの送信又はＣＧＩプログラム等の実行を行ってファイル又は処理結果を返す。例えば、ＦＴＰのコマンド又はＨＴＴＰのメソッドにより資料データの取得先を示すＵＲＬに対する資料データの要求を受信すると、通信手順にしたがって資料データをゲスト端末３０に送信する。なお、ＵＲＬの変わりに画像表示装置７０のＩＰアドレスとファイル名又はコンピュータ名とファイル名が使用される場合がある。

【0076】

＜＜ゲスト端末の機能＞＞
ゲスト端末３０は表示制御部３１、操作受付部３２、及び、第３通信部３３を有する。ゲスト端末３０が有するこれらの機能は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

【0077】

第３通信部３３は、参加者が設定した接続情報を用いて画像表示装置７０と接続し、参加者が設定したＵＲＬを通信先にして資料データを受信する。表示制御部３１は、ゲスト端末３０の表示装置に資料データを表示する。画像表示装置７０のサーバ部７５がＷｅｂサーバの場合、資料データがＨＴＭＬ、スクリプト言語、及び、ＣＳＳ（Cascade Style Sheet）により記述された画面情報が送信されるので、表示制御部３１は画面情報を解析して資料データを表示する。操作受付部３２は、ゲスト端末３０に対する種々の操作を受け付ける。例えば接続情報の設定、及び、資料データの取得先を示すＵＲＬの設定を受け付ける。

【0078】

＜予約画面＞
次に、図５を用いて予約者が会議室９を予約する予約画面について説明する。図５は、予約者が操作するＰＣに表示される予約画面５０１の一例を示す。予約者（会議主催者）は会議の参加者の一人であることが想定されるが、誰が予約してもよい。予約者はＰＣをスケジュール管理システム６０と通信させ、スケジュール管理システム６０から発行された予約者が所属する企業向けのアカウントでログインする。したがって、アカウントが含むドメインで同じ企業の参加者が特定される。

【0079】

予約画面５０１は、タイトル欄５０２、会議室欄５０３、資料データ欄５０４、会議開始日時欄５０５、会議終了日時欄５０６、メモ欄５０７、及び、参加者欄５０８などを有する。
・タイトル欄５０２は会議の議題などのタイトルが入力される欄である。
・会議室欄５０３は参加者が予約する会議室９が設定される欄である。予めこの企業で選択可能な会議室９がスケジュール管理システム６０に登録されており、予約者はポップアップメニューやプルダウンメニューなどから会議室９を選択できる。
・資料データ欄５０４には、予約者が予約情報に添付する資料データのファイル名が表示される。このように、資料データは予約情報に対応付けて管理される。
・会議開始日時欄５０５は、会議が開催される日にちと開始される時刻が設定される欄である。日にちと時刻はプルダウンメニューなどから選択可能である。
・会議終了日時欄５０６は、会議が開催される日にちと終了される時刻が設定される欄である。日にちと時刻はプルダウンメニューなどから選択可能である。
・メモ欄５０７は、会議に関する任意の情報が設定される欄である。
・参加者欄５０８は、参加者の設定に使用されると共に、設定された参加者が表示される欄である。図５では、三人の従業員が参加者として登録されているが、会議室９、及び、遠隔会議装置（テレビ会議端末）を参加者として登録することも可能である。なお、予めこの企業で選択可能な参加者がスケジュール管理システム６０に登録されており、予約者はポップアップメニューやプルダウンメニューなどから参加者を選択できる。

【0080】

＜予約情報の一例＞
図５のような予約画面５０１で設定された予約情報はスケジュール管理システム６０に送信され、スケジュール管理システム６０に登録される。そして、会議予約システム５０が適宜、スケジュール管理システム６０から予約情報を取得して予約情報ＤＢ５５で管理する。

【0081】

図６を用いて予約情報について説明する。図６は予約情報の一例を示す。予約情報は会議室ＩＤ、イベントＩＤ、予約者、リマインダー通知先、会議開始時刻、会議終了時刻、タイトル、添付ファイル情報、会議の状態、自動キャンセルまでの時間、及び、コード番号の各項目を有する。会議室ＩＤは会議室９を特定又は識別するための識別情報である。なお、ＩＤはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。ＩＤは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち１つ以上の組み合わせをいう。

【0082】

イベントＩＤは各予約情報を識別するための識別情報であり、スケジュール管理システム６０により付与されている。予約者の項目には予約者のメールアドレスが設定される。リマインダー通知先とは会議室９の予約のリマインドを会議予約システム５０が送信する際の宛先が設定される。図６の例ではチャットシステムのグループが指定されているが、電子メールアドレスでもよい。会議開始時刻、会議終了時刻、及び、タイトルについて図５で説明した。

【0083】

添付ファイル情報は、資料データの格納場所をＵＲＬで示す。ファイルパス等で示してもよい。端末装置１０は、チェックインが成功すると添付ファイル情報に基づいて資料データを取得する。会議の状態とは会議がどのような状態かを示し、上記のステータスを意味する。自動キャンセルまでの時間は、会議室９の予約がキャンセルされるまでの時間である。会議開始時刻を所定時間過ぎてもチェックインされない場合、予約管理部５３は会議室９の予約をキャンセルする。コード番号は、チェックインの際の参加者が端末装置１０に入力する認証情報である。

【0084】

＜端末装置が予約情報を取得する手順＞
図７は、予約者が会議室９を予約し、端末装置１０が予約情報を取得する手順を示すシーケンス図の一例である。

【0085】

S1：予約者は図５に示した予約画面５０１から会議室９を予約する。

【0086】

S1.1：スケジュール管理システム６０は予約を受け付けて予約情報を生成する。

【0087】

S1.1.1：スケジュール管理システム６０は予約情報が追加又は変更されたことを会議予約システム５０に通知する。上記のように、会議予約システム５０を使用する企業のドメインがスケジュール管理システム６０に登録されているため、予約情報を登録した予約者のアカウントから企業（会議予約システム５０）が特定される。

【0088】

S2：端末装置１０の予約情報表示部１６は繰り返し、図８に示す待受画面５１１を更新する処理を行う。

【0089】

S2.1：この処理の中で予約情報受信部１５は会議予約システム５０から会議室ＩＤを指定して予約情報を取得する。なお、待受画面５１１の更新の繰り返しは例えば１分ごとなどの定期的に行われるが、不定期に行われてもよい。これにより、会議室９が新たに予約され、この会議が時間的に次の会議であれば待受画面５１１に表示される。また、ステータスも適宜更新される。

【0090】

＜端末装置の画面例＞
端末装置１０が予約情報を取得すると当日の予約のうち主に現在時刻に対し次の予約の待受画面を表示する。

【0091】

図８は、端末装置１０が表示する待受画面５１１の一例を示す。待受画面５１１は、会議と会議の間に端末装置１０が表示する画面である。待受画面５１１の左側には、「予約済み」というメッセージ５１２と、「自動キャンセルまであと５分」というメッセージ５１３が表示されている。「予約済み」というメッセージ５１２により予約していない者が会議室９を使用できないことが分かる。「自動キャンセルまであと５分」というメッセージ５１３により、５分以内にチェックインが必要であること、及び、５分後であれば会議室９を利用できることが分かる。

【0092】

待受画面５１１の右側には、現在時刻からみて次の会議の時間帯５１４が表示されている。更に、予約者が写っている写真やアバター（アイコン）などの予約者情報５１５が表示される。また、キャンセルボタン５１６と入室ボタン５１７が表示されている。キャンセルボタン５１６は、参加者が予約をキャンセルするためのボタンであり、入室ボタン５１７はチェックインするためのボタンである。キャンセルボタン５１６と入室ボタン５１７が押下されると、コード番号の入力画面が表示される。

【0093】

なお、待受画面５１１の下部には次の予約よりも先の予約に関する情報が表示されている。これにより、会議室９を利用したい者は空いている時間を確認できる。

【0094】

＜資料データの共有までの処理＞
続いて、図９を用いて画像表示装置７０の共有の手順について説明する。図９は、通信システム１が資料データを共有する手順を示すシーケンス図の一例である。

【0095】

S1：会議予約システム５０の予約情報取得部５４は、予約情報の会議開始時刻の直前になると、例えばイベントＩＤをキーにしてスケジュール管理システムから予約情報を取得する。なお、直前とは例えば１０分前であるがこれよりも前又は後でもよい。直前に取得することで最新の予約情報を取得できる。

【0096】

S2：会議予約システム５０の予約情報取得部５４は、予約情報に含まれる添付ファイル情報を用いて、資料データを取得する。

【0097】

S3：添付ファイルがアプリケーションにより作成されるファイルであるなど、変換が必要なファイルであると資料データ管理部５２が判断した場合、ファイル変換システム４０にファイルの変換を要求する。これによりＰＮＧ、ＪＰＥＧ等の画像データ等に変換された資料データを取得する。

【0098】

S4：図７で説明したように、端末装置１０の予約情報受信部１５は定期的に会議室ＩＤを指定して最新の当日の予約情報を取得する。

【0099】

S5：予約情報表示部１６は予約情報を表示装置に表示する。予約情報表示部１６は予約情報の会議の状態（ステータス）に応じてチェックイン可能であるか否かを判断し、チェックインが可能であれば図８にて示したような待受画面５１１を表示する。

【0100】

S6：次に、参加者がチェックインするため会議室９に赴いて、端末装置１０を操作して会議室９の端末装置１０にコード番号を入力する。

【0101】

S6.1：端末装置１０のチェックイン受付部１２はチェックインを受け付け、コード番号と予約情報を識別する情報（例えばイベントＩＤ、又は、会議室ＩＤと時間帯）を含むチェックイン要求を、第１通信部１１を介して会議予約システム５０に送信する。会議予約システム５０の第２通信部５１はチェックイン要求を取得し、予約管理部５３がチェックインを受け付ける。本実施形態ではコード番号による認証が成立しチェックインが認められたものとする。予約管理部５３は予約情報を識別する情報で指定される会議室９の予約情報のステータスをチェックイン済みに変更する。会議予約システム５０の予約管理部５３は第２通信部５１を介してチェックイン成功を端末装置１０に送信する。

【0102】

S6.2：端末装置１０の第１通信部１１はチェックイン成功を受信したので、第１近距離通信部１７が画像表示装置７０にチェックイン通知を送信する。

【0103】

S6.2.1：画像表示装置７０の第２近距離通信部７４はチェックイン通知を受信し、アクセスポイント機能部７３がローカルネットワークＬＮのアクセスポイントとして動作を開始する。すなわち、接続情報（ＳＳＩＤと暗号化キー）を生成し、ビーコンの送信を開始する。

【0104】

S6.2.2：画像表示装置７０の第２近距離通信部７４は接続情報を端末装置１０に送信する。この処理は必ずしも必要でないが、端末装置１０が接続情報で画像表示装置７０と通信する場合、近距離無線通信よりも無線ＬＡＮの通信速度の方が早いので、資料データの送信時間を短縮できる。

【0105】

S6.2.3：また、画像表示装置７０の表示処理部７７はディスプレイ７２に接続情報を表示する。

【0106】

S6.3：また、端末装置１０はチェックイン成功を受信したので、資料データ取得部１３が資料データの受信を開始する。すなわち、予約情報の添付ファイル情報を取得する。

【0107】

S6.3.1：端末装置１０の資料データ取得部１３は、第１通信部１１を介して、会議室ＩＤとイベントＩＤと共に、添付ファイル（資料データ）を会議予約システム５０に要求する。これにより、資料データ取得部１３は資料データを受信できる。会議室ＩＤとイベントＩＤは、会議予約システム５０の資料データ管理部５２が資料データを送信してよいかどうかを判断するために送信される。したがって、会議室ＩＤとイベントＩＤはなくてもよい。

【0108】

なお、資料データを取得する処理に関しては、以下の方法がある。
(i) 予約情報に含まれている添付ファイル情報で示されるファイルの保存先に直接、端末装置１０がアクセス可能であれば直接アクセスするようにして端末装置１０が添付ファイルを取得する。この場合、ステップS4の予約情報の取得の際やステップS6.1のチェックイン要求の際に添付ファイル情報としてファイルの保存先の情報が必要となる。また、セキュリティを担保するために、会議室ＩＤやイベントＩＤも会議予約システム５０へ送信し、会議予約システム５０が添付ファイルを送って良いかを判断してもよい。つまり、この場合、ファイルの保存先が会議予約システム内であることが想定される。
(ii) 端末装置１０は単に添付ファイルの要求を会議ＩＤやイベントＩＤと共に会議予約システム５０に送信し、会議予約システム５０が会議ＩＤやイベントＩＤに基づいて添付ファイル情報（添付ファイルの保存先）を特定し、会議予約システム５０が添付ファイルを取得して、端末装置１０に送信する。この場合、会議予約システム５０のみがアクセス可能な場所に添付ファイルを保存することが可能となる。つまり、添付ファイルの保存先がクラウドサービス等の各ユーザの認証が必要な外部サーバに保存されている場合であっても、会議予約システム５０のみがユーザの認証のための情報を保持していていれば、保持しているユーザの認証のための情報と共に外部サーバに添付ファイルを要求することで添付ファイルの取得が可能となり、会議予約システム５０が各端末装置１０にユーザの認証情報を送信する必要がなくなる。

【0109】

S6.3.2：端末装置１０の資料データ送信部１４は接続情報を用いてアクセスポイントと接続して、画像表示装置７０のＩＰアドレスを宛先に資料データを画像表示装置７０に送信する。画像表示装置７０の資料データ受信部７６はアクセスポイント機能部７３を介して資料データを受信する。まず、サーバ部７５に資料データを送出し、サーバ部７５が資料データをフォルダ等に記憶するので、このフォルダに対応する資料データの取得先を示すＵＲＬを決定する。資料データの取得先を示すＵＲＬは表示処理部７７に送出される。なお、端末装置１０は近距離無線通信で資料データを画像表示装置７０に送信してよい。この場合、画像表示装置７０の第２近距離通信部７４はステップＳ6.2.2で接続情報を端末装置１０に送信しなくてよい。

【0110】

S6.3.2.1：表示処理部７７は、資料データをディスプレイ７２に表示する。また、資料データの端部に接続情報と資料データの取得先を示すＵＲＬを表示する。資料データの表示例を図１０に示す。

【0111】

続いて、参加者がゲスト端末３０で資料データを表示する。
S7：参加者はディスプレイ７２に表示されている接続情報をゲスト端末３０に設定する。ゲスト端末３０の操作受付部３２は接続情報の設定を受け付ける。

【0112】

S8：次に、参加者はディスプレイ７２に表示されている資料データの取得先を示すＵＲＬをゲスト端末３０に設定する。ゲスト端末３０の操作受付部３２はＵＲＬの設定を受け付ける。

【0113】

S8.1：ゲスト端末３０の第３通信部３３は資料データの取得先を示すＵＲＬを通信先にして画像表示装置７０と通信する。これにより、画像表示装置７０のサーバ部７５が資料データの取得先を示すＵＲＬで特定される資料データをゲスト端末３０に送信する。

【0114】

S9：会議が終了すると、参加者はチェックアウトのための操作を行う。例えば、チェックイン後に表示されるチェックアウトボタンを押下する。

【0115】

S9.1：端末装置１０のチェックイン受付部１２はチェックアウトを受け付け、チェックアウト要求を会議予約システム５０に送信する。チェックアウト要求には、予約情報を識別する情報（例えばイベントＩＤ、又は、会議室ＩＤと時間帯）が含まれる。チェックアウト要求に対して、会議予約システム５０はチェックアウト成功を端末装置１０に送信する。

【0116】

S9.2：端末装置１０の第１通信部１１はチェックアウト成功を受信し、第１近距離通信部１７がチェックアウト通知を画像表示装置７０に送信する。なお、チェックアウト通知を無線ＬＡＮで送信してもよい。

【0117】

S9.2.1：画像表示装置７０の第２近距離通信部７４はチェックアウト成功を受信し、アクセスポイント機能部７３にその旨を通知する。これにより、アクセスポイント機能部７３はアクセスポイントとして動作することを終了し、ローカルネットワークＬＮを切断する。また、サーバ部７５は資料データを削除する。

【0118】

このように、本実施形態の通信システム１は、参加者がチェックインすると画像表示装置７０が自動的に資料データを表示できる。

【0119】

＜画像表示装置が表示する資料データ＞
図１０は、画像表示装置７０が表示する資料データ表示画面の一例を示す。資料データ表示画面は、資料データ５２２、接続情報５２３、及び、資料データの取得先を示すＵＲＬ５２４が表示されている。したがって、参加者は接続情報とＵＲＬを用いて資料データをゲスト端末３０で共有できる。

【0120】

なお、ゲスト端末３０が表示した資料データは、画像表示装置７０がＷｅｂサーバである場合には原則、保存されない。ＦＴＰサーバである場合には、ファイルの保存が可能になるため、資料データの秘匿性に応じて画像表示装置７０が配信方法を切り替えるとよい。例えば、ファイル名又は拡張子に秘匿性の程度が含まれており、画像表示装置７０は秘匿性の程度で配信方法を切り替える。あるいは、予約情報に予約者が設定した秘匿性の程度が明示的に含まれている場合、この情報を端末装置１０が資料データと共に画像表示装置７０に送信する。

【0121】

＜まとめ＞
以上説明したように、本実施形態の通信システム１は、会議開催時にローカルネットワークＬＮを構築してセキュリティを向上させた状態で資料データを共有したり、参加者が使用するゲスト端末３０で資料データを共有したりすることができる。接続情報が会議のたびに変更されるのでセキュリティを向上できる。

【0122】

＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

【0123】

＜＜施設に配置された装置の例＞＞
例えば、図１１に示すように、本実施形態で説明された端末装置１０と画像表示装置７０が一体でもよい。図１１は、通信システム１の概略的な構成図を示す。図１１では端末装置１０と画像表示装置７０が一体の装置として電子黒板１０００が会議室９に配置されている。電子黒板１０００は、会議予約システム５０から取得した資料データを自身で表示する。また、アクセスポイントとして動作し、接続情報や資料データの取得先を示すＵＲＬを表示するので、ゲスト端末３０が資料データを共有できる。
（１）電子黒板１０００は会議予約システム５０から会議室の例えば当日分の予約情報を取得しておく。
（２）参加者が会議室９に赴いてチェックイン操作を行う。
（３）チェックインが成功すると、電子黒板１０００は会議で使用される資料データを会議予約システム５０から取得する。
（４）また、チェックインが成功すると、電子黒板１０００はアクセスポイントとして動作する。電子黒板１０００は、アクセスポイントに接続するための接続情報（例えば、ＳＳＩＤと暗号化キー）をディスプレイに表示する。
（５）一方、参加者はゲスト端末３０を会議室９に持ち込んでおり、電子黒板１０００が表示する接続情報をゲスト端末３０に設定すれば、ゲスト端末３０が資料データを取得して表示することができる。

【0124】

＜＜その他＞＞
また、資料データの取得先を示すＵＲＬは画像表示装置７０が保持するリソースに限られず、ネットワーク上のリソースを指し示してもよい。例えば、社内のＬＡＮ上の記憶装置に資料データが記憶されてもよい。

【0125】

また、図４などの構成例は、会議予約システム５０、端末装置１０、画像表示装置７０、及び、ゲスト端末３０の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。会議予約システム５０、端末装置１０、画像表示装置７０、及び、ゲスト端末３０の機能は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

【0126】

また、会議予約システム５０、スケジュール管理システム６０はそれぞれが複数であってもよいし、これらの機能が複数の情報処理装置に分散して搭載されていてもよい。

【0127】

なお、会議予約システム５０は第一の情報処理装置の一例であり、画像表示装置７０は第二の情報処理装置の一例であり、会議室９の端末装置１０と画像表示装置７０、又は、電子黒板１０００は施設に配置された装置の一例であり、予約管理部５３は利用開始受信手段の一例であり、資料データ管理部５２は情報送信手段の一例であり、資料データ取得部１３は情報受信手段の一例であり、表示処理部７７は表示処理手段の一例であり、チェックイン受付部１２は利用許可取得手段の一例であり、第１近距離通信部１７は送信手段の一例であり、第２近距離通信部７４は受信手段の一例であり、アクセスポイント機能部７３は通信経路形成手段の一例である。

【符号の説明】

【0128】

１ 通信システム
８ 近距離無線通信経路
９ 会議室
１０ 端末装置
３０ ゲスト端末
４０ ファイル変換システム
５０ 会議予約システム
６０ スケジュール管理システム
７０ 画像表示装置
７１ スティック型ＰＣ
７２ ディスプレイ
１００ コンピュータシステム

【先行技術文献】

【特許文献】

【0129】

【文献】特開２０１０－０４９４５６号公報

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】