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(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】特許公報(B2)
(11)【特許番号】
(24)【登録日】2022-06-20
(45)【発行日】2022-06-28
(54)【発明の名称】設備予約システム、設備予約方法、予約管理装置
(51)【国際特許分類】
G06Q 10/02 20120101AFI20220621BHJP
G06Q 10/10 20120101ALI20220621BHJP
【ＦＩ】
G06Q10/02 300
G06Q10/10
【請求項の数】
12
(21)【出願番号】P 2018182884
(22)【出願日】2018-09-27
(65)【公開番号】P2020052842
(43)【公開日】2020-04-02
【審査請求日】2021-07-12
(73)【特許権者】
【識別番号】000006747
【氏名又は名称】株式会社リコー
(74)【代理人】
【識別番号】100107766
【弁理士】
【氏名又は名称】伊東 忠重
(74)【代理人】
【識別番号】100070150
【弁理士】
【氏名又は名称】伊東 忠彦
(72)【発明者】
【氏名】林 泰宏
【審査官】関 博文
(56)【参考文献】
【文献】特開２００６－３０９２９７（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２００８－３１０５３３（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０１２－２２６６７２（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２００２－１０９４４４（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０１８－２５９７２（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０１１－２２７８４７（ＪＰ，Ａ）
(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)
Ｇ０６Ｑ １０／００－９９／００
(57)【特許請求の範囲】
【請求項1】
設備の予約を受け付ける予約管理装置と、前記予約管理装置に前記設備の予約を設定する端末装置と、を有する設備予約システムであって、前記設備におけるリソースの使用を制約する制約条件が記憶された制約条件記憶部と、
リソースの使用のために前記設備に要求される要求条件が記憶された要求条件記憶部と、
前記設備と前記リソースの予約を受け付ける予約設定画面を表示装置に表示する表示制御手段と、
前記設備の選択を受け付ける操作受付手段と、
前記操作受付手段が前記設備の選択を受け付けた場合、選択された前記設備の前記制約条件を満たさない前記要求条件を有する前記リソースを、前記予約設定画面で予約の候補から除外するリソース判断手段と、
を有することを特徴とする設備予約システム。
【請求項2】
前記表示制御手段は、前記操作受付手段が前記設備の選択を受け付ける前と後で、予約の候補から除外された前記リソースの表示態様を変更することを特徴とする請求項１に記載の設備予約システム。
【請求項3】
前記制約条件は、前記設備のサイズ、及び、ネットワーク環境の少なくとも一方に関する条件であることを特徴とする請求項１又は２に記載の設備予約システム。
【請求項4】
前記要求条件は、前記リソースの使用時に要求される前記設備のサイズ、及び、ネットワーク環境の少なくとも一方に関する条件であることを特徴とする請求項３に記載の設備予約システム。
【請求項5】
前記要求条件は、前記リソースを使用するために前記設備が満たすべき条件であることを特徴とする請求項１～４のいずれか１項に記載の設備予約システム。
【請求項6】
前記要求条件は、前記リソースを使用するために前記設備が満たすべきでない条件であることを特徴とする請求項５に記載の設備予約システム。
【請求項7】
前記要求条件には前記リソースが満たす制約条件が対応付けられており、前記リソース判断手段は、前記設備と前記リソースが選択された場合、前記設備の前記制約条件を満たさず、前記リソースに対応付けられた前記制約条件を満たす前記要求条件を有する前記リソースを、前記設備で使用できると判断することを特徴とする請求項１～６のいずれか１項に記載の設備予約システム。
【請求項8】
設備の予約を受け付ける予約管理装置から設備の予約情報を取得する情報処理装置と、前記情報処理装置と通信する端末装置とを有する設備予約システムであって、前記設備がリソースの使用に関して満たす制約条件が記憶された制約条件記憶部と、
前記設備におけるリソースの使用を制約する制約条件が記憶された制約条件記憶部と、
リソースの使用のために前記設備に要求される要求条件が記憶された要求条件記憶部と、
前記予約情報において選択されている前記設備の前記制約条件を満たさない前記要求条件を有する前記リソースが選択されているか否かを判断するリソース判断手段と、
前記リソース判断手段が前記設備で使用できないリソースが選択されていると判断した場合、前記端末装置に前記設備で使用できないリソースが選択されている旨を通知する通知手段と、
を有することを特徴とする設備予約システム。
【請求項9】
前記端末装置は、前記設備で使用できないリソースが選択されている旨を受信する受信手段と、
前記設備で使用できないリソースが選択されている旨を画面に表示する表示処理手段と、
前記リソースの予約のキャンセル又は前記設備のキャンセルを受け付ける操作受付手段と、
を有することを特徴とする請求項８に記載の設備予約システム。
【請求項10】
前記通知手段は、チャットシステムを介して前記設備で使用できないリソースが選択されている旨を通知するものであり、前記情報処理装置を代理するボット及び前記設備の予約者の前記チャットシステムにおけるグループを指定して、前記設備で使用できないリソースが選択されている旨を通知することを特徴とする請求項８又は９に記載の設備予約システム。
【請求項11】
設備の予約を受け付ける予約管理装置と、前記予約管理装置に前記設備の予約を設定する端末装置と、を有する設備予約システムが行う設備予約方法であって、表示制御手段が、前記設備と前記設備におけるリソースの予約を受け付ける予約設定画面を表示装置に表示するステップと、
操作受付手段が、前記設備の選択を受け付けるステップと、
前記設備におけるリソースの使用を制約する制約条件が記憶された制約条件記憶部、及び、リソースの使用のために前記設備に要求される要求条件が記憶された要求条件記憶部を参照し、
前記操作受付手段が前記設備の選択を受け付けた場合、リソース判断手段が、選択された前記設備の前記制約条件を満たさない前記要求条件を有する前記リソースを、前記予約設定画面で予約の候補から除外するステップと、
を有することを特徴とする設備予約方法。
【請求項12】
端末装置から設備の予約の設定を受け付ける予約管理装置であって、前記設備におけるリソースの使用を制約する制約条件が記憶された制約条件記憶部と、
リソースの使用のために前記設備に要求される要求条件が記憶された要求条件記憶部と、
前記設備と前記リソースの予約を受け付ける予約設定画面を生成する生成手段と、
前記予約設定画面の画面情報を前記端末装置に送信する送信手段と、
前記端末装置から選択された前記設備に関する情報を受信する受信手段と、
選択された前記設備の前記制約条件を満たさない前記要求条件を有する前記リソースを、前記予約設定画面で予約の候補から除外するリソース判断手段と、
を有することを特徴とする予約管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、設備予約システム、設備予約方法、及び、予約管理装置に関する。
【背景技術】
【0002】
会議室等の設備予約システムが知られている。会議室等の設備の予約者は端末装置を予約管理サーバと通信させ、端末装置で動作するブラウザで会議室を予約できる。設備の予約時には設備で使用されるリソースも予約することができる場合があり、この場合、予約者は設備で使用したいリソースも端末装置から予約できる。
【0003】
設備やリソースの予約に関して予約者の負担を低減する技術が知られている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、割当対象であるオブジェクトを割当条件に基づいてリソースに割り当てる情報処理装置が開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
しかしながら、従来の技術では、設備と組み合わせて使用することが困難なリソースが選択されるおそれがあるという問題がある。例えば、比較的狭い会議室とプロジェクタ（リソース）を予約したが、参加者が会議に参加してみると会議室が狭すぎてプロジェクタを使用できないなどの状況を抑制できないおそれがある。あるいは、リソースが必要とするネットワーク環境が会議室で整っていないためリソースを使用できない状況が生じうる。また、リソースの使用上好ましくない機能を会議室が持っている場合もありうる。
【0005】
本発明は、上記課題に鑑み、設備と組み合わせて使用することが困難なリソースが選択されることを低減できる設備予約システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0006】
上記課題に鑑み、本発明は、設備の予約を受け付ける予約管理装置と、前記予約管理装置に前記設備の予約を設定する端末装置と、を有する設備予約システムであって、前記設備におけるリソースの使用を制約する制約条件が記憶された制約条件記憶部と、リソースの使用のために前記設備に要求される要求条件が記憶された要求条件記憶部と、前記設備と前記リソースの予約を受け付ける予約設定画面を表示装置に表示する表示制御手段と、前記設備の選択を受け付ける操作受付手段と、前記操作受付手段が前記設備の選択を受け付けた場合、選択された前記設備の前記制約条件を満たさない前記要求条件を有する前記リソースを、前記予約設定画面で予約の候補から除外するリソース判断手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【0007】
設備と組み合わせて使用することが困難なリソースが選択されることを低減できる設備予約システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【0008】
【図1】設備予約システムの全体的な動作の概略を説明する図の一例である。
【図2】会議室の予約時に端末装置が表示するリソースの表示例を示す図である。
【図3】設備予約システムのシステム構成図の一例である。
【図4】会議管理サーバの一例のハードウェア構成図である。
【図5】会議室端末の一例のハードウェア構成図である。
【図6】予約管理サーバ、チャットサーバ、会議管理サーバ、及び、端末装置の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
【図7】端末装置、及び、会議室端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
【図8】予約設定画面の一例を示す図である。
【図9】端末装置が予約設定画面を表示する手順を示すシーケンス図の一例である。
【図10】すでに選択されたリソースの制約条件を用いた別のリソースの使用可否の判断方法を説明する図の一例である。
【図11】設備予約システムの動作の概略を説明する図の一例である（実施例２）。
【図12】予約管理サーバと会議管理サーバの機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である（実施例２）。
【図13】会議管理サーバが会議室で使用できないリソースを判断する手順を示すシーケンス図の一例である。
【図14】端末装置のチャットアプリが予約者の端末装置に表示するメッセージの表示例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0009】
以下、本発明を実施するための形態の一例として、設備予約システムと設備予約システムが行う設備予約方法について図面を参照しながら説明する。
【実施例1】
【0010】
【0011】
Ａ．予約者は自分の端末装置を操作して予約管理サーバ２０と通信し、会議室を予約する。予約管理サーバ２０は汎用のクラウドサービス（Office365、G Suite（いずれも登録商標）等）であるが、予約者が所属する企業などの組織が有する会議室が登録されている。
【0012】
Ｂ．会議管理サーバ３０は会議室の予約状態に基づいて設備予約システム１００の全体を制御するサーバである。会議管理サーバ３０は適宜、予約管理サーバ２０と通信して予約情報を取得するので、予約管理サーバ２０と予約情報を同期している。
【0013】
Ｃ．設備予約システム又は組織側の管理者は会議管理サーバ３０に対し、ユーザの登録、及び、各種の設定を行うことができる。ユーザの登録とは、チャットサーバ１０（slack、Line、Microsoft Teams（いずれも登録商標）等）を使った各種の通知の対象となるユーザを登録することをいう。また、通知は会議管理サーバ３０としてメッセージを送信するボットを介して行われるためチャットサーバが提供するボットも登録される。各種の設定は、会議室端末９０の登録、リマインドのタイミングの設定などである。
【0014】
Ｄ．会議管理サーバ３０は予約情報における会議の開始時刻の一定時間前になると、予約者に会議の開催をリマインドする。これにより、会議室の空予約を抑制する。また、会議管理サーバ３０は必要に応じてユーザに招待コードを通知する。会議の予約者はリマインドを受信することで会議室にチェックインするための情報（会議識別情報）を端末装置６０に保存する。
【0015】
Ｅ．各会議室６には会議室端末９０が配置されており、定期的にこの会議室で行う会議の予約情報を会議室端末９０がダウンロードしている。会議室端末９０は当日や直近の会議の予定などを表示して参加者に予定を確認させることができる。会議の開始時刻の少し前になると会議室の予約者は会議室６に赴いてチェックインする。例えば、会議識別情報を会議室端末９０に入力する、又は、端末装置６０を会議識別情報にかざす（会議識別情報を読み取らせる、通信させるなど）。
【0016】
Ｆ．会議室端末９０はチェックイン要求を会議管理サーバ３０に送信するので、会議識別情報で認証できれば、チェックインできた旨の応答を会議管理サーバ３０から受信する。会議室端末９０は会議中（使用中）である旨を表示する。会議の開始時刻に対し決まった時刻までにチェックインが確認できない場合、会議管理サーバ３０は会議室６の予約をキャンセルして、予約情報に含まれるステータスとしてキャンセル済みを会議室端末９０に送信する。この場合、会議室端末９０は空室である旨を表示するので、任意のユーザが会議室６を使用できる。
【0017】
Ｇ．会議室端末９０は、会議管理サーバ３０からの要求により電子機器７０を制御する。例えば、会議開始時刻に電源をＯＮし、会議終了時刻に電源をＯＦＦする。こうすることで、会議の参加者による電子機器７０の操作時の利便性を向上できる。
【0018】
Ｈ．電子機器７０が例えばテレビ会議の機能を有する場合、別の拠点４の電子機器（テレビ会議端末７０ｘ等）と通信して、他拠点と会議を開催できる。なお、アプリが動作するＰＣ７０ｙも電子機器７０と通信できる。予約情報には予め他拠点を示す宛先情報（宛先の通信ＩＤ）が含まれており、電子機器７０は自動でテレビ会議端末７０ｘ及びＰＣ７０ｙと通信できる。
【0019】
Ｉ．予約者が会議を終了する際、会議室端末９０のボタンを押下してチェックアウトするので、会議室端末９０は次の予約状況を表示する。これにより、任意のユーザが会議室の予約状況を把握できる。
【0020】
＜会議室で使用することが困難なリソースの表示＞
図２を用いて、リソースの予約方法の概略的な特徴を説明する。図２は、会議室の予約時に端末装置が表示するリソースの表示例を示す図である。端末装置は予約管理サーバと通信して図示するような予約設定画面５０１を表示させる。予約設定画面５０１には場所選択欄５０２とリソース欄５０３があり、予約者は場所選択欄５０２でプルダウン表示される会議室を選択でき、リソース欄５０３でリソースを選択できる。
図２を用いて、リソースの予約方法の概略的な特徴を説明する。図２は、会議室の予約時に端末装置が表示するリソースの表示例を示す図である。端末装置は予約管理サーバと通信して図示するような予約設定画面５０１を表示させる。予約設定画面５０１には場所選択欄５０２とリソース欄５０３があり、予約者は場所選択欄５０２でプルダウン表示される会議室を選択でき、リソース欄５０３でリソースを選択できる。
【0021】
予約者が会議室を選択すると、会議室の大きさなどからこの会議室で使用できるリソースが定まる。端末装置６０は予約者が選択した会議室で使用できないリソースを予約の候補から除外して表示する。図２では使用できないリソース（プロジェクタ）に取消線５１０が重畳して表示されている。
【0022】
このように、本実施形態の設備予約システムは、会議室とリソースの組み合わせが適切か否かを判断することで、会議室と組み合わせて使用することが困難なリソースが選択されることを抑制できる。
【0023】
＜用語について＞
リソースとは資源をいう。会議室で使用可能な備品、装置、人（受け付け）、仕組みなどがリソースとなりうる。リソースのうち移動されにくいものを設備という。会議室は設備の一例である。また、会議室もリソースであるが、説明の便宜上、会議室は設備又は会議室と称して説明する。
リソースとは資源をいう。会議室で使用可能な備品、装置、人（受け付け）、仕組みなどがリソースとなりうる。リソースのうち移動されにくいものを設備という。会議室は設備の一例である。また、会議室もリソースであるが、説明の便宜上、会議室は設備又は会議室と称して説明する。
【0024】
リソースの予約にはリソースの予約後の修正も含まれる。設備の選択には設備の一覧の中から選択を受け付ける他、設備名やＩＤの入力も含まれる。
【0025】
予約の候補から除外することは、リソースの予約が困難な状態にすることをいう。ただし、了解の上で予約の候補から除外されたリソースを予約者が予約することを許容してもよい。
【0026】
＜システム構成例＞
図３は、設備予約システム１００のシステム構成図の一例である。設備予約システム１００は、主に社外ネットワークＮ２と社内ネットワークＮ１に分けることができる。社内ネットワークＮ１はファイアウォール７３の内側のネットワークをいい、社外ネットワークＮ２は不特定多数の通信が伝送されるインターネット等のネットワークである。
図３は、設備予約システム１００のシステム構成図の一例である。設備予約システム１００は、主に社外ネットワークＮ２と社内ネットワークＮ１に分けることができる。社内ネットワークＮ１はファイアウォール７３の内側のネットワークをいい、社外ネットワークＮ２は不特定多数の通信が伝送されるインターネット等のネットワークである。
【0027】
社外ネットワークＮ２には、予約管理サーバ２０、会議管理サーバ３０、及びチャットサーバ１０が接続されており、各サーバは必要に応じて通信することができる。社外ネットワークＮ２に会議の参加者が操作する端末装置６０が必要に応じて接続されてよい。
【0028】
予約管理サーバ２０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（予約管理装置の一例）によって実現される。予約管理サーバ２０が提供する設備の予約に関するシステムを予約管理システムという。予約管理サーバ２０はカレンダーシステムを有しており、各種の予定を管理するＷｅｂアプリを提供する。具体的には、例えば以下のような機能を有している。
・予定の登録を受け付け、いつでもどこからでも予約者が確認できる
・予定の30分前など、設定した日時に電子メールで通知する
・一人が複数のカレンダー（仕事用、家庭用など）で予定を管理できる
・同じグループの人とカレンダーを共有する
予約管理サーバ２０はユーザをアカウントで管理する。アカウントとはユーザがサービスを利用する権利のことである。多くのシステムではユーザはアカウントを使用してシステムにログインする。このため、アカウントはシステムがユーザを一意に特定する機能（識別情報の機能）を有している。本実施形態では、予め登録しておいたアカウント（ドメイン）の予約情報を予約管理サーバ２０が会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約管理サーバ２０のアカウントを指定して会議管理サーバ３０が予約情報を要求することで、会議管理サーバ３０が会議室６の予約情報を予約管理サーバ２０から取得できる。なお、アカウントは例えば電子メール、ＩＤ、電話番号など、ユーザを一意に識別できる情報であればよい。
・予定の登録を受け付け、いつでもどこからでも予約者が確認できる
・予定の30分前など、設定した日時に電子メールで通知する
・一人が複数のカレンダー（仕事用、家庭用など）で予定を管理できる
・同じグループの人とカレンダーを共有する
予約管理サーバ２０はユーザをアカウントで管理する。アカウントとはユーザがサービスを利用する権利のことである。多くのシステムではユーザはアカウントを使用してシステムにログインする。このため、アカウントはシステムがユーザを一意に特定する機能（識別情報の機能）を有している。本実施形態では、予め登録しておいたアカウント（ドメイン）の予約情報を予約管理サーバ２０が会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約管理サーバ２０のアカウントを指定して会議管理サーバ３０が予約情報を要求することで、会議管理サーバ３０が会議室６の予約情報を予約管理サーバ２０から取得できる。なお、アカウントは例えば電子メール、ＩＤ、電話番号など、ユーザを一意に識別できる情報であればよい。
【0029】
本実施形態で予定として管理されるのは会議室６の予約であるが、予約管理サーバ２０は会議室６に限られず各種の予定を管理できる。会議室６の他、各種の電子機器のレンタル、駐車場の予約など、レンタルオフィス、レンタルスタジオ、レンタカー、レンタサイクル、ホテル等の宿泊施設、催し物会場・ロッカーなどの貸しスペースなど、各種の設備の予約に利用できる。
【0030】
なお、予約管理システムとしては、G Suite（登録商標）、Office365（登録商標）等が知られているが、本実施形態で説明する機能を有する予約管理サーバ２０であればよい。
【0031】
また、本実施形態では、社内ネットワークＮ１の会議室６に関する情報が予約管理サーバ２０に予め登録されている。すなわち、設備予約システム１００を利用する企業の社内ネットワークにある各会議室６の会議室名、会議室ＩＤ、予約可能時間、各会議室６の定員、及び、予約単位等に応じて予約管理サーバ２０のＷｅｂアプリがカスタマイズされている。したがって、設備予約システム１００を利用する企業の会議室６と予約情報が結びつけられる。
【0032】
チャットサーバ１０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。チャットサーバ１０が提供する複数のユーザにおけるテキスト、音声、映像などの情報のリアルタイムな共有システムをチャットシステムという。チャットサーバ１０は端末装置６０に会議室６の予約に関する情報（予約した日時や会議室名など）を通知する。
【0033】
共有される情報には画像や音声等もありテキストに限られないが、本実施形態では説明の便宜上、通知には主にテキストが用いられるとして説明している。例えば、チャットシステムは、グループ間の音声通話機能を提供してよい。音声通話は１対１でも１対Ｎ（≧２）でもよい。したがって、本実施形態でチャットシステムが会議室６の予約に関する情報を通知する際は、テキストの表示の他、音声メッセージの出力でもよい。なお、チャットシステムとしてはＬＩＮＥ（登録商標）、Ｓｌａｃｋ（登録商標）、Microsoft Teams（登録商標）等が知られているが、ボット（事前に決められている処理を実行するプログラム）から１又は複数のユーザに対して通知が可能なチャットシステムであればよい。
【0034】
チャットサーバ１０も同様にアカウント（予約管理サーバ２０のアカウントとは異なる）でユーザを管理するが、原則的に会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０のアカウントを意識する必要はない。しかし、会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０の任意のアカウントを指定して通知することができる。
【0035】
会議管理サーバ３０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。会議管理サーバ３０は社外ネットワークＮ２に関する処理として、予約管理サーバ２０から会議室６の予約情報を取得し、予約情報に設定されている参加予定者を取得し、設定されているタイミングで参加予定者と対応付けられたチャットサーバ１０のグループ（又は予約者など個別の者）に通知を送信する。また、社内ネットワークＮ１に関する処理として、会議室６へのチェックイン及びチェックアウトを管理したり、予約管理サーバ２０から取得した会議室６の予約情報に基づいて電子機器７０の電源等を制御したりする。
【0036】
社内には会議室６や参加予定者の現在地５などがあり、参加予定者は各地から社内ネットワークＮ１を介して社外ネットワークＮ２にアクセスできる。社内ネットワークＮ１は例えばＬＡＮ（Local Area Network）である。
【0037】
会議室６には社内ネットワークＮ１に接続されたアクセスポイント７２が配置されている。会議室端末９０、及び電子機器７０はアクセスポイント７２を介して社内ネットワークＮ１に接続する。会議室端末９０、及び電子機器７０はアクセスポイント７２を介して必要に応じて通信することができる。
【0038】
アクセスポイント７２は、会議室端末９０と電子機器７０が無線ＬＡＮで通信するための基地局である。アクセスポイント７２がルータの機能を有していてもよく、アクセスポイント７２は通信の宛先ＩＰアドレスに基づいて宛先が社外ネットワークＮ２か社内ネットワークＮ１かを判断して通信の転送先を切り替える。なお、社内ネットワークＮ１はファイアウォール７３の内側にあるため、社外ネットワークＮ２から社内ネットワークＮ１への直接の通信は困難になっている。
【0039】
会議室端末９０は、会議室６を利用する参加者が操作する情報処理装置（設備端末）である。会議室端末９０は会議室６の机の上に配置されていたり、会議室６の入り口に配置されたりしている。１つの会議室６に会議室端末９０が複数、配置されていてもよい。会議室端末９０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。
【0040】
会議室端末９０は会議管理サーバ３０に会議室ＩＤを送信し、当日の会議室６の会議管理情報などを表示する。また、電子機器７０の電源ＯＮ、ＯＦＦ等の制御情報を会議管理サーバ３０から取得する。これにより、会議室端末９０は電子機器７０の電源をＯＮ及びＯＦＦする。
【0041】
また、会議室端末９０はチェックイン、チェックアウトなどのための待ち受け画面を表示し、チェックイン又はチェックアウトを会議管理サーバ３０に知らせるために会議管理サーバ３０と通信する。チェックインの際、会議室端末９０は予約者から入力された会議識別情報と予め保持する会議室ＩＤを会議管理サーバ３０に送信するので、会議管理サーバ３０は会議識別情報と会議室ＩＤにより、会議室６を予約した予約者が予約した会議室６を使用することを確認できる。
【0042】
電子機器７０は会議室６で使用され得る各種のオフィス機器である。例えば、遠隔会議システム、電子黒板（ホワイトボード）、複合機、プロジェクタ、デジタルサイネージ、デジタルカメラ等である。電子機器７０は本実施形態のリソースに相当する。設備予約システム上は会議室もリソースに相当するが、本実施形態では説明の便宜上、会議室に配置される備品などをリソースと称している。
【0043】
電子黒板とは、タッチパネル付大型ディスプレイを有しユーザが指示した盤面の座標を検出し座標を接続してストロークを表示する。この他、接続されたＰＣの映像を表示したり、他拠点の電子黒板と通信してストロークを同期したりすることができる。なお、電子黒板は、電子情報ボード、電子ホワイトボードと呼ばれる場合もある。
【0044】
複合機は、コピー機、スキャナ、プリンタ、ファクス送受信などの機能を有し、会議中の資料の印刷や資料のコピー、資料の電子化、資料の送信などに利用される。プロジェクタは画像を投影する装置である。例えば、端末装置６０がディスプレイに表示する映像をスクリーン等に投影することで参加者の間で共有することを可能にする。デジタルサイネージは大型のディスプレイであり任意の静止画又は動画を表示するために使用される。デジタルカメラは紙の資料や電子黒板に表示された資料を各参加者が撮像して保存するために使用される。
【0045】
参加予定者の現在地５にはアクセスポイント７１があり、端末装置６０はこのアクセスポイント７１を介して社内ネットワークＮ１に接続する。端末装置６０は有線で通信してもよい。
【0046】
端末装置６０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。端末装置６０は、例えば、スマートフォン、タブレット端末、ＰＣ(Personal Computer)、ＰＤＡ(Personal Digital Assistant)、ウェアラブルＰＣ（サングラス型、腕時計型など）などである。ただし、通信機能を有しブラウザソフトウェア、又は、チャットサーバ１０若しくは予約管理サーバ２０に専用のアプリケーションソフトウェアが動作すればよい。例えば、カーナビ、ゲーム機、テレビ受像器なども端末装置６０となりうる。
【0047】
端末装置６０ではチャットサーバ１０に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、チャットアプリという）が動作し、更に、設備予約システム１００に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、会議アプリという）が動作する。ただし、これらはブラウザソフトウェアで代用されてよい。
【0048】
＜ハードウェア構成＞
<<会議管理サーバのハードウェア構成>>
図４は、会議管理サーバ３０のハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ３０の概略的なハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ３０は、ＣＰＵ２０１と、ＣＰＵ２０１が使用するデータの高速アクセスを可能とするメモリ２０２とを備える。ＣＰＵ２０１及びメモリ２０２は、システム・バス２０３を介して、会議管理サーバ３０の他のデバイス又はドライバ、例えば、グラフィクス・ドライバ２０４及びネットワーク・ドライバ（ＮＩＣ）２０５へと接続されている。
<<会議管理サーバのハードウェア構成>>
図４は、会議管理サーバ３０のハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ３０の概略的なハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ３０は、ＣＰＵ２０１と、ＣＰＵ２０１が使用するデータの高速アクセスを可能とするメモリ２０２とを備える。ＣＰＵ２０１及びメモリ２０２は、システム・バス２０３を介して、会議管理サーバ３０の他のデバイス又はドライバ、例えば、グラフィクス・ドライバ２０４及びネットワーク・ドライバ（ＮＩＣ）２０５へと接続されている。
【0049】
グラフィクス・ドライバ２０４は、バスを介してＬＣＤ（表示装置、ディスプレイの一例）２０６に接続されて、ＣＰＵ２０１による処理結果をモニタする。また、ネットワーク・ドライバ２０５は、トランスポート層レベル及び物理層レベルで会議管理サーバ３０を社外ネットワークＮ２へと接続して、他の機器とのセッションを確立させている。
【0050】
システム・バス２０３には、更にＩ／Ｏバス・ブリッジ２０７が接続されている。Ｉ／Ｏバス・ブリッジ２０７の下流側には、ＰＣＩなどのＩ／Ｏバス２０８を介して、ＩＤＥ、ＡＴＡ、ＡＴＡＰ８０Ｉ、シリアルＡＴＡ、ＳＣＳＩ、ＵＳＢなどにより、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）２０９などの記憶装置が接続されている。ＨＤＤ２０９は会議管理サーバ３０の全体を制御するプログラム２０９ｐを記憶している。ＨＤＤ２０９はＳＳＤ（Solid State Drive）でもよい。プログラム２０９ｐは記憶媒体に記憶された状態で配布されてもよいし、プログラム配信用のサーバから配信されてもよい。
【0051】
また、Ｉ／Ｏバス２０８には、ＵＳＢなどのバスを介して、キーボード及びマウス（ポインティング・デバイスと呼ばれる）などの入力装置２１０が接続され、システム管理者などのオペレータによる入力及び指令を受け付けている。
【0052】
なお、図示した会議管理サーバ３０のハードウェア構成は、会議管理サーバ３０が備えていることが好ましいハード的な要素を示す。
【0053】
予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、及び、端末装置６０のハードウェア構成図は、会議管理サーバ３０と同様であるか、又は、異なるとしても本実施形態の設備予約システム１００の説明の上で支障はないものとする。また、会議管理サーバ３０、予約管理サーバ２０、及び、チャットサーバ１０はクラウドコンピューティングに対応するため、これらのハードウェア構成は負荷に応じてハード的なリソースが動的に接続・切断されることで構成されてよい。なお、クラウドコンピューティングとは、特定ハードウェア資源が意識されずにネットワーク上のリソースが利用される利用形態をいう。
【0054】
<<会議室端末>>
図５は会議室端末９０の一例のハードウェア構成図である。なお、図５の会議室端末９０はタブレット装置が想定されている。会議室端末９０は、ＣＰＵ６０１、ＲＯＭ６０２、ＲＡＭ６０３、ＥＥＰＲＯＭ６０４、ＣＭＯＳセンサ６０５、加速度・方位センサ６０６、メディアドライブ６０８を備えている。
図５は会議室端末９０の一例のハードウェア構成図である。なお、図５の会議室端末９０はタブレット装置が想定されている。会議室端末９０は、ＣＰＵ６０１、ＲＯＭ６０２、ＲＡＭ６０３、ＥＥＰＲＯＭ６０４、ＣＭＯＳセンサ６０５、加速度・方位センサ６０６、メディアドライブ６０８を備えている。
【0055】
ＣＰＵ６０１は会議室端末９０の全体の動作を制御する。ＲＯＭ６０２は基本入出力プログラムを記憶している。ＲＡＭ６０３はＣＰＵ６０１のワークエリアとして使用される。ＥＥＰＲＯＭ６０４はＣＰＵ６０１の制御にしたがってデータの読み出し又は書き込みを行う。ＣＭＯＳセンサ６０５は、ＣＰＵ６０１の制御にしたがって被写体を撮像し画像データを得る。加速度・方位センサ６０６は地磁気を検知する電子磁気コンパスやジャイロコンパス、加速度センサ等である。
【0056】
メディアドライブ６０８は、フラッシュメモリ等のメディア６０７に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。メディアドライブ６０８は、既に記録されていたデータが読み出され又は新たにデータが書き込まれて記憶するメディア６０７を着脱自在な構成となっている。
【0057】
なお、ＥＥＰＲＯＭ６０４には、ＣＰＵ６０１が実行するプログラム６０４ｐが記憶されている。プログラム６０４ｐは実施形態における各種処理を実行するためのアプリケーションソフトウェアやＯＳ等である。プログラム６０４ｐはメディア６０７などに記憶された状態で配布されてもよいし、プログラム配信用のサーバから配信されてもよい。
【0058】
また、ＣＭＯＳセンサ６０５は光を電荷に変換して被写体の画像を電子化する電荷結合素子である。ＣＭＯＳセンサ６０５は被写体を撮像することができるのであれば、例えばＣＣＤ（Charge Coupled Device）センサであってもよい。ＣＭＯＳセンサ６０５はバーコードや二次元バーコードを読み取ることができる。
【0059】
更に、会議室端末９０は、ＲＦタグリーダ/ライタ６２２、アンテナＩ/Ｆ６２３、及び、振動アクチュエータ６２４を備える。ＲＦタグリーダ/ライタ６２２は例えばＮＦＣ（Near Field Communication）などの規格にしたがって通信する。
【0060】
振動アクチュエータ６２４は、会議室端末９０を振動させるモータである。例えば、会議の終了時刻が迫ると会議室端末９０が振動することで参加者にその旨を知らせることができる。
【0061】
更に、会議室端末９０は音声入力部６０９、音声出力部６１０、アンテナ６１１、通信部６１２、無線ＬＡＮ通信部６１３、近距離無線通信用アンテナ６１４、近距離無線通信部６１５、ディスプレイ６１６、タッチパネル６１７及びバスライン６１９を備える。
【0062】
音声入力部６０９は音声を音声信号に変換する。音声出力部６１０は音声信号を音声に変換する。通信部６１２はアンテナ６１１を利用して無線通信信号により最寄りの基地局装置と通信を行う。無線ＬＡＮ通信部６１３はＩＥＥＥ８０２．１１規格に準拠する無線ＬＡＮ通信を行う。
【0063】
近距離無線通信部６１５は近距離無線通信用アンテナ６１４を利用して例えばBluetooth（登録商標）、又は、Bluetooth Low Energy（登録商標）の通信規格にしたがった通信装置である。
【0064】
ディスプレイ６１６は、被写体の画像や各種アイコン等を表示する液晶や有機ＥＬ等である。タッチパネル６１７は、ディスプレイ６１６上に載せられ、感圧式又は静電式のパネルによって構成され、指やタッチペン等によるタッチによってディスプレイ６１６上におけるタッチ位置を検出する。バスライン６１９は上記各部を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。
【0065】
また、会議室端末９０は専用の電池６１８を備え、電池６１８又は商用電源のいずれによっても駆動され得る。なお、音声入力部６０９は音声を入力するマイクが含まれる。音声出力部６１０は音声を出力するスピーカが含まれている。
【0066】
＜機能について＞
図６は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、及び、会議管理サーバ３０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
図６は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、及び、会議管理サーバ３０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
【0067】
<<予約管理サーバ>>
予約管理サーバ２０は、通信部２１、予約画面生成部２２、予約部２３、及び、予約内容判断部２４、を有する。予約管理サーバ２０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。
予約管理サーバ２０は、通信部２１、予約画面生成部２２、予約部２３、及び、予約内容判断部２４、を有する。予約管理サーバ２０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。
【0068】
通信部２１は、会議管理サーバ３０及び端末装置６０と各種の情報を送受信する。通信部２１は送信部２１ａと受信部２１ｂを有する。送信部２１ａは予約設定画面の画面情報を端末装置６０に送信する。受信部２１ｂは端末装置６０から予約の設定を受信する。また、予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。通信部２１は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。
【0069】
予約画面生成部２２は、予約設定画面５０１の画面情報を生成し、通信部２１を介して端末装置６０に送信する。画面情報は、ＨＴＭＬ、ＣＳＳ（Cascade Style Sheet）、及びJavaScript（登録商標）等により作成される。JavaScript（登録商標）によりブラウザ上で動作するＷｅｂアプリの一画面として予約設定画面５０１が提供される。
【0070】
予約画面生成部２２に対し予約者が設定した予約情報は通信部２１を介して予約部２３に送出される。予約部２３は、予約情報を予約内容判断部２４に送出して、会議室とリソースの組み合わせに不整合がないかどうかを判断させる。予約内容判断部２４は、制約条件ＤＢ２９２と要求条件ＤＢ２９３を参照して、会議との組み合わせで使用できないリソースを予約部２３に通知する。
【0071】
予約部２３は使用できないと判断されたリソースを予約画面生成部２２に通知するので、予約画面生成部２２は通知されたリソースが予約の候補から除外された予約設定画面５０１を生成する。このような予約設定画面５０１から予約された会議室とリソースの予約情報を予約部２３は予約情報ＤＢ２９１に登録する。
【0072】
予約管理サーバ２０は記憶部２９を有している。記憶部２９は図４のメモリ２０２及びＨＤＤ２０９等により実現される。記憶部２９には予約情報ＤＢ２９１（Data Base）、制約条件ＤＢ２９２、及び、要求条件ＤＢ２９３が記憶されている。
【0073】
【表1】
【0074】
【表2】
【0075】
予約管理サーバ２０の予約内容判断部２４は会議室のサイズから会議室で使用可能なリソースを決定できる。また、ネットワーク環境はリソースが接続できるネットワークを示す。「Corporate－LAN」は社員が接続する社内ＬＡＮを意味しており、「Guest－LAN」は社員でなくゲストが接続できるＬＡＮを意味している。予約管理サーバ２０の予約内容判断部２４はリソースが接続できるネットワークがあるか否かにより会議室で使用可能なリソースを決定できる。
【0076】
【表3】
【0077】
要求条件の一例として各リソースにサイズとネットワーク環境が登録されている。リソースが要求するサイズとネットワーク環境は一例であるが、サイズとネットワーク環境の少なくとも一方が登録されていればよい。なお、具体的な要求条件がない項目に関しては具体的な値が登録されていなくてもよい。表３の例では、遠隔会議システムは「Corporate－LAN」というネットワークに接続できる会議室を要求条件とし、ホワイトボードとプロジェクタは一定以上の会議室のサイズを要求条件としている。なお、サイズは３辺の長さの全てで要求情報を満たす必要があると判断されるが、１辺が満たせばよいと判断してもよい。
【0078】
予約者が予約設定画面５０１で会議室を選択した時点で、この会議室の制約条件が確定するため、予約画面生成部２２は予約設定画面５０１のリソース欄５０３から制約条件を満たさない要求条件を有するリソースを、選択の候補から除外する。表３において、予約者が「5階 会議室A」の会議室を選択した場合、会議室のサイズより大きいサイズを要求条件としているプロジェクタは予約の候補から除外される。また、予約者が「6階 応接室B」の会議室を選択した場合は、「Corporate－LAN」への接続を要求条件としている遠隔会議システムは、予約の候補から除外される。
【0079】
【表4】
【0080】
表４は表３と別に示されているが、表３の要求条件と表４の要求条件が１つのリソースに混在してもよい。つまり、会議室が満たすべき条件と満たすべきでない条件の両方を１つのリソースの要求条件とすることができる。これにより、細やかな使用可否判断ができる。
【0081】
<<チャットサーバ>>
チャットサーバ１０は、通信部１１、及び、テキスト処理部１２を有する。チャットサーバ１０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。
チャットサーバ１０は、通信部１１、及び、テキスト処理部１２を有する。チャットサーバ１０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。
【0082】
通信部１１は、会議管理サーバ３０と各種の情報を送受信する。本実施形態では会議管理サーバ３０から会議室の予約に関する情報、ボットを識別する情報（後述するトークンなど）、及び、通知先のグループを特定する情報を受信する。このボットを識別する情報は、会議管理サーバ３０のボットを作成した際に予めチャットサーバ１０からボットの識別情報として通知されている。更に、予約者などの個人のアカウントが指定される場合もある。また、通信部１１は参加予定者が会議室の予約に関する情報を既読した旨、又は、表示された会議室の予約に関する情報に対する参加予定者の応答を会議管理サーバ３０に送信する。通信部１１は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。
【0083】
テキスト処理部１２は、会議管理サーバ３０から通知されたボットを識別する情報及び通知先のグループを特定する情報に基づき、ボットが発言する情報として、グループに属する参加予定者に会議室６の予約に関する情報を送信する。会議管理サーバ３０から更に通知先のアカウントが指定された場合は、グループに属する参加予定者の一人に会議室６の予約に関する情報を送信する。したがって、通知は参加予定者の数だけ行われる場合と、予約者などの任意のユーザのみに行われる場合がある。
【0084】
テキスト処理部１２はいわゆるプッシュ通知を行うことができる。仕組みとしては、例えば以下のようなものがある。チャットアプリ６０ａ（後述する）はプッシュ通知用のＩＤ（トークン）を、ＯＳ（Operating System）のメーカが運営するサーバから受け取る。このサーバではトークンとデバイス（端末装置６０）を紐付けておく。チャットアプリ６０ａはトークンとチャットアプリ６０ａのアカウントをチャットサーバ１０に登録しておく。チャットサーバ１０がプッシュ通知を行う場合、チャットアプリ６０ａのアカウントを特定するので紐付いたトークンを特定できる。チャットシステムはトークンを指定して通知内容をＯＳのメーカが運営するサーバに送信する。このサーバはトークンに紐付いたデバイス（端末装置６０）に対しプッシュ通知する。
【0085】
また、チャットサーバ１０は記憶部１９を有している。記憶部１９は図４のメモリ２０２及びＨＤＤ２０９等により実現される。記憶部１９にはグループ情報ＤＢ１９１が記憶されている。
【0086】
【表5】
【0087】
ワークスペースは企業や部署などの組織を識別するための識別情報である。本実施形態では複数のメンバがワークスペース（例えばＡ社）に所属している。ワークスペースは例えばＵＲＬであるが、一意性があればよい。更にワークスペースはチャットの目的等に応じた複数のチャンネルを有する。チャンネルは例えば、製品Ａ用のグループ、製品Ｂ用のグループ等、共通する情報が交換されるメンバの集まりである。チャンネルにはワークスペースに所属するメンバのうちいずれかのメンバが所属している。つまり、通知先はワークスペースとチャンネルによって特定される。ただし、通知先の特定方法はチャットシステムによって異なるため、グループを一意に特定できる識別情報が存在すれば、その情報のみでも良いし、３つ以上の情報によって特定されてもよい。
【0088】
チャンネルは一意性が保証されている。メンバアカウント１～ｎはチャンネルのメンバのアカウントであり、このアカウントはチャットサーバ１０により発行されたものである。本実施形態では、会議室６の予約に関する情報を通知するためのメンバとしてボットが登録される。ボットはいわば会議管理サーバ３０の代理人又は架空のメンバということができる。ボットの発言（テキスト）がメンバアカウント１～ｎの端末装置６０に送信される。
【0089】
ワークスペースとチャンネルは、会議管理サーバ３０によって管理され、参加者が属するグループを識別するための情報になる。
【0090】
<<会議管理サーバ>>
会議管理サーバ３０は、通信部３１、情報対応付部３２、予約情報取得部３３、通知判断部３４、制御情報生成部３５、制御情報応答部３６、会議情報通知部３７、及び、チェックイン管理部３８を有する。会議管理サーバ３０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム２０９ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
会議管理サーバ３０は、通信部３１、情報対応付部３２、予約情報取得部３３、通知判断部３４、制御情報生成部３５、制御情報応答部３６、会議情報通知部３７、及び、チェックイン管理部３８を有する。会議管理サーバ３０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム２０９ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
【0091】
通信部３１は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、及び、端末装置６０と各種の情報を送受信する。通信部３１は送信部３１ａと受信部３１ｂを有している。受信部３１ｂは予約管理サーバ２０から予約情報を受信し、会議室端末９０から予約情報の要求を受信する。また、受信部３１ｂは会議室端末９０からチェックイン要求を受信する。また、受信部３１ｂは管理者が操作する任意の端末からチャットシステムのグループとアカウントの対応付けを受け付ける。送信部３１ａはチャットサーバ１０に会議室の予約に関する情報を送信し、会議室端末９０に予約情報を送信する。通信部３１は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。
【0092】
情報対応付部３２は、主に事前の登録作業に関する処理を行う。すなわち、管理者が操作する端末等からドメインの登録を受けつけ顧客ドメインＤＢ４９５に登録し、端末等から送信されたチャットシステムのグループと予約管理サーバ２０のアカウントを対応付けて対応付情報ＤＢ４９１に登録する。情報対応付部３２は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。
【0093】
予約情報取得部３３は、設備予約システム１００を利用する顧客のアカウントを指定して予約管理サーバ２０から予約情報を取得して会議管理情報として会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。あるいは変更があった予約情報を受信する。したがって、予約管理サーバ２０の予約情報の少なくとも一部の予約情報が会議管理情報ＤＢ４９３に記憶される。予約情報取得部３３は、予約管理サーバ２０が保持する予約情報のうち現在から所定期間未来の予約情報を取得する。所定期間はどのくらい先の会議まで会議室６の予約に関する情報を通知するかによって定まる。予約情報取得部３３は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。
【0094】
通知判断部３４は、予約情報の中に通知する条件を満たす開始時刻の予約があるか否かを判断する。例えば、通知設定ＤＢ４９６を参照し、予約の開始時刻から逆算して設定された日時になると通知すると判断する。なお、例えばリマインダー用のボット、予約受付用のボット等、役割ごとにボットが分けられている場合、処理に応じてボットを特定する。通知判断部３４は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。
【0095】
会議情報通知部３７は、通知判断部３４が通知すると判断すると、ボットを識別する情報及び通知先のグループを特定する情報を指定して会議室の予約に関する情報を通知することをチャットサーバ１０に要求する。なお、通知は何回に分けて行われるが、そのうちの少なくとも１回の通知に会議識別情報を含める。会議識別情報は、予約された会議室を予約した時間帯に参加者が使用する権利を有することを会議管理サーバ３０が確認するための情報である。会議情報通知部３７は、少なくとも最終的な通知の前に会議識別情報を生成する。なお、会議識別情報は会議識別情報ＤＢ４９４に登録される。会議情報通知部３７は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。
【0096】
制御情報生成部３５は、予約情報を参照して電子機器７０の制御情報を生成し、制御情報を制御情報ＤＢ４９７に登録する。例えば、会議の開始時刻の数分前になると電子機器７０の電源をＯＮする制御情報を生成し、チェックアウトを検出すると電子機器７０の電源をＯＦＦする制御情報を生成する。制御情報は制御情報ＤＢ４９７に記憶される。制御情報生成部３５は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。
【0097】
制御情報応答部３６は、会議室の会議室端末９０から制御情報があるかどうかの問い合わせを受け付け、制御情報ＤＢ４９７を参照し、会議室に対応する制御情報を会議室端末９０に送信する。制御情報応答部３６は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。
【0098】
チェックイン管理部３８は、会議室へのチェックイン・チェックアウトを管理する。また、主にチェックイン・チェックアウトに伴う会議のステータスを会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。チェックインは、予約ＩＤで特定される会議の開始時刻の５～１０分前になると認められる。そして、会議室端末９０が送信する会議室ＩＤと会議識別情報の組が会議識別情報ＤＢ４９４に登録されている場合にチェックインを許可する。チェックイン管理部３８は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。
【0099】
また、会議管理サーバ３０は記憶部４９を有している。記憶部４９は図４のメモリ２０２及びＨＤＤ２０９等により実現される。記憶部４９には、対応付情報ＤＢ４９１、会議管理情報ＤＢ４９３、会議識別情報ＤＢ４９４、顧客ドメインＤＢ４９５、通知設定ＤＢ４９６、及び、制御情報ＤＢ４９７が記憶されている。
【0100】
【表6】
【0101】
【表7】
【0102】
【表8】
【0103】
【表9】
【0104】
【表10】
【0105】
【表11】
【0106】
<<端末装置>>
図７は、端末装置６０、及び、会議室端末９０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
図７は、端末装置６０、及び、会議室端末９０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
【0107】
端末装置６０は、通信部６１ａ、操作受付部６１ｂ、表示制御部６１ｃ、チャット通信部６２、テキスト表示部６３、アプリ通信部６４、サーバ通信部６５、表示制御部６６、アプリ通信部６７、及び、端末通信部６８を有する。端末装置６０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム２０９ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。端末装置６０ではチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが動作しているので、プログラム２０９ｐにはチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが含まれる。
【0108】
通信部６１ａは、会議管理サーバ３０と各種の情報を送受信する。通信部６１ａは、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。
【0109】
操作受付部６１ｂは、端末装置６０に対する参加者等の各種の操作を受け付ける。操作受付部６１ｂは、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行し入力装置２１０を制御すること等により実現される。
【0110】
表示制御部６１ｃは予約管理サーバ２０から受信した予約設定画面５０１の画面情報を解釈してＬＣＤ２０６に表示する。操作受付部６１ｂと表示制御部６１ｃは例えばブラウザの機能を有し、Ｗｅｂアプリを実行して予約者が設定する予約情報を受け付ける。
【0111】
チャットアプリ６０ａのチャット通信部６２は、チャットサーバ１０と各種の情報の送受信を行う。本実施形態ではチャットサーバ１０から会議室の予約に関する情報を受信し、チャットサーバ１０に会議室が利用されるかキャンセルされるかを通知する。チャット通信部６２は、図４のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。
【0112】
チャットアプリ６０ａのテキスト表示部６３は、チャットサーバ１０から送信されたテキスト（会議室の予約に関する情報）を表示する。例えば、発言元はボットでありボットが入力したかのようにテキストを表示する。テキスト表示部６３は、図４のＣＰＵ２０１がチャットアプリ６０ａを実行すること等により実現される。
【0113】
チャットアプリ６０ａのアプリ通信部６４は、会議アプリ６０ｂを呼び出すと共に会議識別情報を会議アプリ６０ｂに送信する。チャットサーバ１０は、会議室の予約に関する情報を通知する際、会議アプリ６０ｂを識別する情報を端末装置６０に送信しているので、チャットアプリ６０ａはＯＳに対し会議アプリ６０ｂを指定し会議識別情報の通知を依頼する。ＯＳは会議アプリ６０ｂを起動することができる。アプリ通信部６４は、図４のＣＰＵ２０１がチャットアプリ６０ａを実行すること等により実現される。
【0114】
会議アプリ６０ｂのサーバ通信部６５は、会議管理サーバ３０と通信する。本実施形態では、会議識別情報を含む２次元コードを会議管理サーバ３０から取得する。サーバ通信部６５は図４のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行すること等により実現される。
【0115】
会議アプリ６０ｂの表示制御部６６は、会議管理サーバ３０から通知された上記の２次元コード等をＬＣＤ２０６に表示する。表示制御部６６は、図４のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行しグラフィクス・ドライバを制御すること等により実現される。
【0116】
会議アプリ６０ｂのアプリ通信部６７は、ＯＳを介して、チャットアプリ６０ａから各種の情報（会議室の予約に関する情報に含まれる会議識別情報等）を取得する。アプリ通信部６７は、図４のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行すること等により実現される。
【0117】
端末通信部６８は、会議室端末９０と通信し会議識別情報等を送信する。端末通信部６８は、Bluetooth（登録商標）などの近距離無線通信で会議室端末９０の存在を検出し、会議室端末９０を検出すると会議識別情報を送信する。また、会議室端末９０に対し２次元コードを表示する機能を提供する。端末通信部６８は、図４のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行すること等により実現される。
【0118】
<<会議室端末>>
会議室端末９０はサーバ通信部９１、端末装置通信部９２、操作受付部９３、表示制御部９４、及び、電子機器通信部９５を有する。会議室端末９０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成要素のいずれかが、ＥＥＰＲＯＭ６０４からＲＡＭ６０３に展開されたプログラム６０４ｐに従ったＣＰＵ６０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム６０４ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
会議室端末９０はサーバ通信部９１、端末装置通信部９２、操作受付部９３、表示制御部９４、及び、電子機器通信部９５を有する。会議室端末９０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成要素のいずれかが、ＥＥＰＲＯＭ６０４からＲＡＭ６０３に展開されたプログラム６０４ｐに従ったＣＰＵ６０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム６０４ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
【0119】
本実施形態のサーバ通信部９１は、予約情報に変更があれば定期的に予約情報を受信する。また、チェックイン時に、端末装置通信部９２が端末装置６０から受信した会議識別情報又は手で入力された会議識別情報を会議管理サーバ３０に送信する。また、サーバ通信部９１は会議管理サーバ３０から制御情報を受信する。
【0120】
定期的に予約情報を受信するタイミングは数秒～数分ごとの周期である。周期が短い方が早期に予約情報を更新できるが、通信負荷も高くなるため、両者を考量して決定される。サーバ通信部９１は少なくとも当日の会議室６の会議管理情報（予約情報）等を受信できる。サーバ通信部９１は、図５のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行し無線ＬＡＮ通信部６１３を制御すること等により実現される。
【0121】
端末装置通信部９２は端末装置６０と通信する。本実施形態では会議識別情報等を受信する。端末装置通信部９２は、図５のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行し近距離無線通信部６１５又はＲＦタグリーダ/ライタ６２２を制御すること等により実現される。
【0122】
電子機器通信部９５は、電子機器７０と通信する。本実施形態ではサーバ通信部９１が受信した制御情報を電子機器７０に送信する。電子機器通信部９５は、図５のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行し無線ＬＡＮ通信部６１３を制御すること等により実現される。
【0123】
表示制御部９４はディスプレイ６１６に端末アプリ９０ａが生成する画面を表示する。この画面にはチェックイン、チェックアウトなどのメニューが表示される。表示制御部９４は、図５のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行しディスプレイ６１６を制御すること等により実現される。
【0124】
操作受付部９３は会議室端末９０に対する各種の操作を受け付ける。操作受付部９３は図５のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行しタッチパネル６１７を制御すること等により実現される。
【0125】
また、会議室端末９０は記憶部９９を有している。記憶部９９は図５のＲＯＭ６０２及びＥＥＰＲＯＭ６０４等により実現される。記憶部９９には会議室ＩＤ、及び電子機器７０のＩＰアドレスが記憶されている。
【0126】
＜予約設定画面＞
図８は、予約設定画面５０１の一例を示す図である。図８（ａ）は会議室の選択前の状態を示し、図８（ｂ）は会議室の選択後の状態を示す。予約設定画面５０１は、会議名入力欄５０４、場所選択欄５０２、開始日時欄５０５、終了日時欄５０６、及び、リソース欄５０３を有している。会議名入力欄５０４には予約者が任意に会議名（議題など）を入力できる。場所選択欄５０２はプルダウン式に１つ以上の会議室名を表示する。予約者は所望の会議室名を選択できる。開始日時欄５０５と終了日時欄５０６にはカレンダーや時計などを模倣したアイコンから予約者が日にちと時刻をそれぞれ選択できるようになっている。
図８は、予約設定画面５０１の一例を示す図である。図８（ａ）は会議室の選択前の状態を示し、図８（ｂ）は会議室の選択後の状態を示す。予約設定画面５０１は、会議名入力欄５０４、場所選択欄５０２、開始日時欄５０５、終了日時欄５０６、及び、リソース欄５０３を有している。会議名入力欄５０４には予約者が任意に会議名（議題など）を入力できる。場所選択欄５０２はプルダウン式に１つ以上の会議室名を表示する。予約者は所望の会議室名を選択できる。開始日時欄５０５と終了日時欄５０６にはカレンダーや時計などを模倣したアイコンから予約者が日にちと時刻をそれぞれ選択できるようになっている。
【0127】
リソース欄５０３は、会議室に備え付けのものではなく、どの会議室を予約した場合でも使用可能な共用リソースを表示する。したがって、会議室を選択するまでは、使用可能な全てのリソースが表示される。
【0128】
予約者が会議室を選択すると、端末装置６０の通信部６１ａは会議室名を予約管理サーバ２０に送信する。予約管理サーバ２０の予約内容判断部２４が会議室で使用できるリソースを判断し、予約画面生成部２２は使用できないリソースを予約の候補から除外した予約設定画面５０１を生成する。図８（ｂ）の例は、選択した会議室（「５階 会議室Ａ」）が狭く、プロジェクタによる投影が困難であると判断された場合の表示例である。
【0129】
なお、図８（ａ）から図８（ｂ）の予約設定画面５０１の変更を端末装置６０が行ってもよい。この場合、画面情報に予約内容判断部２４、制約条件ＤＢ２９２、及び、要求条件ＤＢ２９３の機能が含まれており、端末装置６０の表示制御部６１ｃが選択された会議室に応じて会議室で使用できるリソースを判断し、使用できないリソースを予約の候補から除外する。すなわち、端末装置６０は画面情報に基づいてＷｅｂアプリを実行して、予約管理サーバ２０と同様の処理を実行できる。
【0130】
なお、操作受付部６１ｂが会議室の選択を受け付ける前と後で、表示制御部６１ｃはリソースの表示態様を変更すればよい。図８（ｂ）のように使用できないリソースに取消線５１０を表示するのは一例に過ぎず、端末装置６０の表示制御部６１ｃは使用できないリソースの輝度を使用できるリソースよりも小さくしてもよい。また、使用できないリソースを予約設定画面５０１から非表示にしてもよい。使用できないリソースの背景をグレーにしてもよい。
【0131】
＜予約設定画面の表示手順＞
図９は、端末装置６０が予約設定画面５０１を表示する手順を示すシーケンス図の一例である。図９の処理は端末装置６０が図８（ａ）の予約設定画面５０１を表示した状態からスタートする。つまり、予約管理サーバ２０の送信部２１ａは予約設定画面５０１の画面情報を端末装置６０に送信した状態である。
図９は、端末装置６０が予約設定画面５０１を表示する手順を示すシーケンス図の一例である。図９の処理は端末装置６０が図８（ａ）の予約設定画面５０１を表示した状態からスタートする。つまり、予約管理サーバ２０の送信部２１ａは予約設定画面５０１の画面情報を端末装置６０に送信した状態である。
【0132】
S1：予約者は予約設定画面５０１から会議室を選択する。端末装置６０の操作受付部６１ｂは会議室の選択を受け付ける。端末装置６０の通信部６１ａは会議室名などの会議室の識別情報を予約管理サーバ２０に送信する。予約者が予約設定画面５０１で入力した会議名、開始日時、終了日時などの情報は会議管理サーバ３０に送信されてよい。
【0133】
S2：予約管理サーバ２０の通信部２１の受信部２１ｂは少なくとも会議室の識別情報を受信する。予約画面生成部２２は、選択された会議室を選択状態に設定する。すなわち、予約設定画面５０１の場所選択欄５０２に選択された会議室名を設定する。
【0134】
S3：次に、予約内容判断部２４は選択された会議室の制約条件を制約条件ＤＢ２９２から取得する。
【0135】
S4：また、予約内容判断部２４は要求条件ＤＢ２９３から全てのリソースの要求条件を取得し、リソースごとに選択された会議室の制約条件を満たさない要求条件のリソースであるか否かを判断する。
【0136】
S5：予約画面生成部２２は、使用不可と判断されたリソースを予約設定画面５０１において予約の候補から除外する。
【0137】
以上の処理により、予約設定画面５０１には会議室で使用できるリソースのみ選択できる態様で表示されるので、予約者がリソースを選択したが会議室で使用できないという状況が生じることを抑制できる。
【0138】
＜すでに選択されたリソースの制約条件を用いた別のリソースの使用可否の判断＞
リソースを使用できるか否かを、すでに選択されたリソースの制約条件を用いて判断してもよい。この場合、リソースが要求条件だけでなく制約条件を有している。
リソースを使用できるか否かを、すでに選択されたリソースの制約条件を用いて判断してもよい。この場合、リソースが要求条件だけでなく制約条件を有している。
【0139】
図１０は、すでに選択されたリソースの制約条件を用いた別のリソースの使用可否の判断方法を説明する図の一例である。
【0140】
（１）まず、図１０（ａ）に示すように、予約者が「６階 応接室Ｂ」を選択したものとする。「６階 応接室Ｂ」の制約条件に「Guest－LAN」があるが、遠隔会議システムは「Corporate－LAN」を要求条件とするので、遠隔会議システムは使用できないと判断される。
【0141】
（２）次に、図１０（ｂ）に示すように、予約者がホワイトボードを選択したものとする。ホワイトボードは制約条件を有しており、「Corporate－LANを構築可」である。「Corporate－LANを構築可」とは、会議室にCorporate－LANがなくてもホワイトボードがアクセスポイントとなってＬＡＮを構築できることをいう。遠隔会議システムは「Corporate－LAN」を要求条件とするが、ホワイトボードの選択によりこれが満たされるので、遠隔会議システムが使用できると判断される。したがって、より正確にリソースの使用可否を判断できる。
【0142】
この他、リソースのサイズを考慮してもよい。ホワイトボードのような大型機器の場合、要求条件にあるサイズだけ会議室が狭くなる。例えば、「６階 応接室Ｂ」のサイズは
1500×600×300なので、ホワイトボードが選択された場合、予約内容判断部２４はホワイトボードの要求条件（サイズ）を減算する。
（1500－250）×(600－50)×(300－150)
＝1250×550×150
ホワイトボードよりも後に選択されるリソースの要求条件は、ホワイトボードのサイズが減算された会議室のサイズを制約条件として、使用可否が判断される。こうすることで、より正確にリソースの使用可否を判断できる。
1500×600×300なので、ホワイトボードが選択された場合、予約内容判断部２４はホワイトボードの要求条件（サイズ）を減算する。
（1500－250）×(600－50)×(300－150)
＝1250×550×150
ホワイトボードよりも後に選択されるリソースの要求条件は、ホワイトボードのサイズが減算された会議室のサイズを制約条件として、使用可否が判断される。こうすることで、より正確にリソースの使用可否を判断できる。
【実施例2】
【0143】
実施例１では、予約管理サーバ２０が直接、使用できないリソースを予約の候補から除外して、端末装置６０が表示していた。しかし、予約管理サーバ２０が会議室で使用できないリソースの判断機能を有していない場合もありうる。
【0144】
そこで、本実施例では、会議管理サーバ３０が会議室で使用できないリソースが選択されている旨を予約者に通知する設備予約システム１００について説明する。
【0145】
図１１は、本実施例の設備予約システム１００の動作の概略を説明する図の一例である。
（１）まず、予約者が予約管理サーバ２０に対して会議室とリソースを予約する。この時点では、予約管理サーバ２０は会議室で使用できないリソースを判断しない。
（２）会議管理サーバ３０が予約管理サーバ２０に予約情報を要求し、予約情報を受信する。
（３）会議管理サーバ３０は予め決まったタイミングで予約者へ会議に関する情報のリマインダーを送信する。リマインダーにはチャットシステムが使用される。
（１）まず、予約者が予約管理サーバ２０に対して会議室とリソースを予約する。この時点では、予約管理サーバ２０は会議室で使用できないリソースを判断しない。
（２）会議管理サーバ３０が予約管理サーバ２０に予約情報を要求し、予約情報を受信する。
（３）会議管理サーバ３０は予め決まったタイミングで予約者へ会議に関する情報のリマインダーを送信する。リマインダーにはチャットシステムが使用される。
【0146】
会議管理サーバ３０は予約管理サーバ２０が提供していない、チェックイン・チェックアウトの管理、未使用会議室の自動キャンセルなどを行うサーバであるが、会議管理サーバ３０が会議室で使用できないリソースを判断することで、予約管理サーバ２０の機能を補填できる。
【0147】
＜機能について＞
図１２は、本実施例の予約管理サーバ２０と会議管理サーバ３０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。本実施例において、図６において同一の符号を付した構成要素は同様の機能を果たすので、主に本実施例の主要な構成要素についてのみ説明する場合がある。
図１２は、本実施例の予約管理サーバ２０と会議管理サーバ３０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。本実施例において、図６において同一の符号を付した構成要素は同様の機能を果たすので、主に本実施例の主要な構成要素についてのみ説明する場合がある。
【0148】
＜＜予約管理サーバ＞＞
本実施例の予約管理サーバ２０は、新たに予約変更通知部２５を有している。また、予約内容判断部２４を有していない。予約変更通知部２５は、新たな予約情報が保存されたこと、編集されたこと、又は、削除されたことなど、予約情報に変更があったことを予約部２３から通知される。予約変更通知部２５は会議管理サーバ３０に予約情報の変更を通知する。これにより、会議管理サーバ３０が予約管理サーバ２０と連携して予約内容を管理することができる。
本実施例の予約管理サーバ２０は、新たに予約変更通知部２５を有している。また、予約内容判断部２４を有していない。予約変更通知部２５は、新たな予約情報が保存されたこと、編集されたこと、又は、削除されたことなど、予約情報に変更があったことを予約部２３から通知される。予約変更通知部２５は会議管理サーバ３０に予約情報の変更を通知する。これにより、会議管理サーバ３０が予約管理サーバ２０と連携して予約内容を管理することができる。
【0149】
＜＜会議管理サーバ＞＞
本実施例の会議管理サーバ３０は、予約内容判断部２４と予約内容変更部３９を有している。また、記憶部４９には制約条件ＤＢ２９２と要求条件ＤＢ２９３が記憶されている。予約内容判断部２４、制約条件ＤＢ２９２及び要求条件ＤＢ２９３の機能は実施例１と同様でよい。
本実施例の会議管理サーバ３０は、予約内容判断部２４と予約内容変更部３９を有している。また、記憶部４９には制約条件ＤＢ２９２と要求条件ＤＢ２９３が記憶されている。予約内容判断部２４、制約条件ＤＢ２９２及び要求条件ＤＢ２９３の機能は実施例１と同様でよい。
【0150】
上記のように、予約情報取得部３３が連携する予約管理サーバ２０から予約情報を受信する。この予約情報に会議室で使用できないリソースが予約されてないかなどを予約内容判断部２４が判断する。予約情報は会議管理情報として会議管理情報ＤＢ４９３に記憶される。
【0151】
会議情報通知部３７は会議の開催時刻の一定時間前になると、予約情報に基づいて会議室の予約に関する情報を予約者にリマインダーとして通知する。このリマインダーの仕組みを利用して、会議情報通知部３７は会議室で使用できないリソースが予約されている旨を予約者にチャットサーバ１０を介して通知する。
【0152】
予約者がリソースの予約の解除など予約情報を変更した場合、チャットサーバ１０を介して会議管理サーバ３０に通知されるので、予約内容変更部３９は予約管理サーバ２０に予約情報の変更を要求する。予約情報の変更には、会議室で使用できないリソースの予約の解除、又は、予約情報の削除（この場合は、改めて予約者が会議室を予約する）、などがある。
【0153】
＜会議管理サーバが会議室で使用できないリソースを判断する場合の動作手順＞
図１３は、会議管理サーバ３０が会議室で使用できないリソースを判断する手順を示すシーケンス図の一例である。
図１３は、会議管理サーバ３０が会議室で使用できないリソースを判断する手順を示すシーケンス図の一例である。
【0154】
S11：図８にて説明したように、予約者は、会議室と会議室で使用するリソースを予約管理サーバ２０に対して予約する。端末装置６０の操作受付部６１ｂは操作を受け付け、通信部６１ａが設定された内容にしたがって予約情報を予約管理サーバ２０に送信する。
【0155】
S12：予約管理サーバ２０の通信部２１の受信部２１ｂは予約情報を受信し、予約部２３が予約情報を予約情報ＤＢ２９１に記憶させる。これにより、予約内容変更部３９が会議管理サーバ３０に対して予約情報の変更を通知する。予約情報を特定するために予約ＩＤ、又は、会議室と予約時間帯など予約情報を特定する情報が指定される。
【0156】
S13：会議管理サーバ３０の通信部３１の受信部３１ｂは予約情報の変更を受信し、予約情報取得部３３が予約情報を特定する情報を指定して予約情報を予約管理サーバ２０に要求する。
【0157】
S14：予約管理サーバ２０の通信部２１の送信部２１ａは指定された予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。なお、ステップS12で予約情報が送信されている場合はステップS13、S14は不要である。
【0158】
S15：会議管理サーバ３０の予約内容判断部２４は、予約情報に基づいて、会議室で使用できないリソースが含まれているかどうかを判断する。判断方法は実施例１と同様でよい。
【0159】
S16：選択された会議室で使用できないリソースが予約情報に含まれている場合、会議情報通知部３７が予約者に対してその旨を通知する。図１３ではチャットサーバ１０が省略されているが、会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０を介して端末装置６０に会議室で使用できないリソースが予約情報に含まれている旨を通知する。通知の際、会議情報通知部３７は会議管理情報ＤＢ４９３を参照して、予約ＩＤで特定される予約情報の予約者アカウントを特定する。次に、対応付情報ＤＢ４９１を参照して、この予約者アカウントが登録されているワークスペース、チャンネル、及び、予約者のチャットシステムにおけるアカウントを特定する。会議情報通知部３７は、予め割り当てられているボットのアカウント（トークン）を認証のために（ボット）を使用するためにチャットサーバ１０に通知する。また、通知先となる予約者のアカウント、及び、グループを指定するワークスペースとチャンネルを指定してチャットサーバ１０にメッセージを送信する。チャットサーバ１０のテキスト処理部１２はワークスペースとチャンネルで特定したグループのうち予約者のアカウントを宛先に、ボットが発言する形で通知する。
【0160】
図１４は、端末装置６０のチャットアプリ６０ａが予約者の端末装置６０に表示するメッセージの表示例を示す。発言元の「robo」５１１は会議管理サーバ３０の発言を通知するボットである。ボットは「会議室で使用できないリソースが予約されています。５階 会議室Ａではプロジェクタを使用できません。」というメッセージ５１２を表示することで、会議室で使用できないリソースが予約情報に含まれている旨を予約者に通知する。
【0161】
更に、ボットは「リソースの予約を解除しますか？」というメッセージ５１３と、「解除する」ボタン５１４を表示する。また、「会議室の予約を解除しますか？」というメッセージ５１５と「解除する」ボタン５１６を表示する。「解除する」ボタン５１４の押下により、予約者は使用できないリソースの予約を解除できる。また、「解除する」ボタン５１６の押下により、リソースを使用できない会議室の予約を解除できる。
【0162】
解除するボタン５１４にはリソースの予約を解除する旨、リソースを指定する情報、及び、予約ＩＤが対応付けられている。この「対応付けられている」を「埋め込まれている」「リンクされている」と称する場合がある。解除するボタン５１６には会議室の予約を解除する旨、及び、予約ＩＤが対応付けられている。端末装置６０のチャット通信部６２はボットを宛先にして、これらの情報をチャットサーバ１０に送信する。チャットサーバ１０の通信部１１はこれらを受信すると、ボットに対しリソースの予約を解除する旨、リソースを指定する情報及び予約ＩＤ、又は、会議室の予約を解除する旨及び予約ＩＤを送信する。ボットは会議管理サーバ３０の代理人なので、会議管理サーバ３０は予約者の操作内容を取得できる。
【0163】
S17：図１３に戻って説明する。以上の仕組みで、端末装置６０の操作受付部６１ｂが解除するボタン５１４，５１６の押下を受け付けると、チャット通信部６２が操作内容を会議管理サーバ３０に送信する。
【0164】
S18：予約者がリソースの予約を解除する場合、会議管理サーバ３０の予約内容変更部３９は予約ＩＤなどの予約情報を特定する情報を指定して、予約されているリソースの予約の解除を予約管理サーバ２０に送信する。予約者が会議室の予約を解除する場合、会議管理サーバ３０の予約内容変更部３９は予約ＩＤなどの予約情報を特定する情報を指定して、予約されている会議室の予約の解除を予約管理サーバ２０に送信する。このような処理により、予約者は通知に対する応答という簡単な操作でリソース又は会議室の予約を解除できる。なお、リソースの予約の解除又は会議室の予約の解除は、予約者が直接、予約管理サーバ２０に対して行っても良い。
【0165】
S19：会議室の予約が解除されなかった場合、会議の一定時間前になると、会議管理サーバ３０の会議情報通知部３７は予約者に会議の開始が近いことを通知する（リマインドする）。
【0166】
＜まとめ＞
以上説明したように、本実施形態の設備予約システム１００は、会議室とリソースの組み合わせが適切か否かを判断することで、会議室と組み合わせて使用することが困難なリソースが選択されることを抑制できる。会議室とリソースの組み合わせの判断を予約管理サーバ２０が行えない場合でも、会議管理サーバ３０が会議室とリソースの組み合わせの判断を行って、設備の予約のリマインドと同様の仕組みで通知できる。
以上説明したように、本実施形態の設備予約システム１００は、会議室とリソースの組み合わせが適切か否かを判断することで、会議室と組み合わせて使用することが困難なリソースが選択されることを抑制できる。会議室とリソースの組み合わせの判断を予約管理サーバ２０が行えない場合でも、会議管理サーバ３０が会議室とリソースの組み合わせの判断を行って、設備の予約のリマインドと同様の仕組みで通知できる。
【0167】
＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。
【0168】
なお、会議管理サーバ３０は複数、存在してもよいし、会議管理サーバ３０の機能が複数のサーバに分散されていてもよい。また、予約管理サーバ２０と会議管理サーバ３０が一体でもよい。
【0169】
また、以上の実施例で示した図６，図７などの構成例は、設備予約システム１００の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。しかし、各処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。設備予約システム１００は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。
【0170】
上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。
【0171】
なお、制約条件ＤＢ２９２は制約条件記憶部の一例であり、要求条件ＤＢ２９３は要求条件記憶部の一例であり、表示制御部６１ｃは表示制御手段の一例であり、操作受付部６１ｂは操作受付手段の一例であり、予約内容判断部２４はリソース判断手段の一例であり、チャット通信部６２は受信手段の一例であり、テキスト表示部６３は表示処理手段の一例であり、会議情報通知部３７は通知手段の一例であり、予約画面生成部２２は生成手段の一例であり、送信部２１ａは送信手段の一例であり、受信部２１ｂは受信手段の一例である。
【符号の説明】
【0172】
６ 会議室
１０ チャットサーバ
２０ 予約管理サーバ
３０ 会議管理サーバ
６０ 端末装置
７０ 電子機器
９０ 会議室端末
１００ 設備予約システム
１０ チャットサーバ
２０ 予約管理サーバ
３０ 会議管理サーバ
６０ 端末装置
７０ 電子機器
９０ 会議室端末
１００ 設備予約システム
【先行技術文献】
【特許文献】
【0173】
【文献】特開2009－163378号公報
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】