特許 7135667 リソース予約システム、通知方法、会議管理サーバ

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2022-09-05

(45)【発行日】2022-09-13

(54)【発明の名称】リソース予約システム、通知方法、会議管理サーバ

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/10 20120101AFI20220906BHJP

   G06Q 10/02 20120101ALI20220906BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/10

G06Q10/02

【請求項の数】 9

(21)【出願番号】P 2018181061

(22)【出願日】2018-09-26

(65)【公開番号】P2020052699

(43)【公開日】2020-04-02

【審査請求日】2021-07-12

(73)【特許権者】

【識別番号】000006747

【氏名又は名称】株式会社リコー

(74)【代理人】

【識別番号】100107766

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠重

(74)【代理人】

【識別番号】100070150

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠彦

(72)【発明者】

【氏名】田口 大悟

【審査官】渡邉 加寿磨

(56)【参考文献】

【文献】特開２００８－４０７６４（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００１－２２９２７１（ＪＰ，Ａ）

【文献】米国特許出願公開第２００９／０２７１７１６（ＵＳ，Ａ１）

【文献】中国特許出願公開第１０１１４１６１２（ＣＮ，Ａ）

【文献】特開２００２－７６４１（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１３－１３７５９３（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００７－５８６６０（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｇ０６Ｑ １０／００－９９／００

Ｇ０６Ｆ ３／０４８

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

リソースの予約を管理する会議管理サーバがリソースの予約に関する通知を端末装置に送信するリソース予約システムであって、
リソースの予約に関する予約情報を取得する予約情報取得手段と、
前記予約情報取得手段が取得した前記予約情報に応じて前記リソースの予約に関する通知の送信方法を決定し、更に、宛先が必要な前記送信方法に関して宛先を決定する送信方法決定手段と、
前記送信方法決定手段が決定した送信方法を用いて、更に、前記送信方法決定手段が宛先を決定した場合は該送信方法における前記宛先に、前記リソースの予約に関する通知を送信する送信手段と、
キーワードと前記送信方法が対応付けられた送信方法記憶部と、を有し、
前記送信方法決定手段は、前記予約情報に含まれる前記キーワードに対応付けられた前記送信方法で前記リソースの予約に関する通知を送信すると決定することを特徴とするリソース予約システム。

【請求項2】

前記会議管理サーバは、前記端末装置に情報を通知する複数の情報通知装置とネットワークを介して通信し、
前記送信方法の１つは前記リソースの予約に関する通知を送信する前記情報通知装置であり、
前記送信方法決定手段は、前記リソースの予約に関する通知を送信する前記情報通知装置を前記予約情報に応じて決定することを特徴とする請求項１に記載のリソース予約システム。

【請求項3】

前記情報通知装置はチャットサーバであることを特徴とする請求項２に記載のリソース予約システム。

【請求項4】

前記送信方法の１つは前記リソースの予約に関する通知を送信する電子メールであり、
前記送信方法決定手段は、前記リソースの予約に関する通知を送信する電子メールのメールアドレスを前記予約情報に応じて決定することを特徴とする請求項１又は２に記載のリソース予約システム。

【請求項5】

前記送信方法決定手段は、前記予約情報の会議名に前記キーワードが含まれているか否かを判断することを特徴とする請求項１に記載のリソース予約システム。

【請求項6】

前記送信方法決定手段は、前記予約情報の予約者名に前記キーワードが含まれているか否かを判断することを特徴とする請求項１に記載のリソース予約システム。

【請求項7】

前記送信方法決定手段は、前記予約情報の予約者の所属、会議室名、予約権限範囲、予約時間帯、又は、予約日、に前記キーワードが含まれているか否かを判断することを特徴とする請求項１に記載のリソース予約システム。

【請求項8】

リソースの予約を管理する会議管理サーバがリソースの予約に関する通知を端末装置に送信するリソース予約システムが行う通知方法であって、
予約情報取得手段が、リソースの予約に関する予約情報を取得するステップと、
送信方法決定手段が、前記予約情報取得手段が取得した前記予約情報に応じて前記リソースの予約に関する通知の送信方法を決定し、更に、宛先が必要な前記送信方法に関して宛先を決定するステップと、
送信手段が、前記送信方法決定手段が決定した送信方法を用いて、更に、前記送信方法決定手段が宛先を決定した場合は該送信方法における前記宛先に、前記リソースの予約に関する通知を送信するステップと、を有し、
キーワードと前記送信方法が対応付けられた送信方法記憶部に基づいて、前記送信方法決定手段が、前記予約情報に含まれる前記キーワードに対応付けられた前記送信方法で前記リソースの予約に関する通知を送信すると決定することを特徴とする通知方法。

【請求項9】

リソースの予約を管理する会議管理サーバであって、
リソースの予約に関する予約情報を取得する予約情報取得手段と、
前記予約情報取得手段が取得した前記予約情報に応じて前記リソースの予約に関する通知の送信方法を決定し、更に、宛先が必要な前記送信方法に関して宛先を決定する送信方法決定手段と、
前記送信方法決定手段が決定した送信方法を用いて、更に、前記送信方法決定手段が宛先を決定した場合は該送信方法における前記宛先に、前記リソースの予約に関する通知を送信する送信手段と、
キーワードと前記送信方法が対応付けられた送信方法記憶部と、を有し、
前記送信方法決定手段は、前記予約情報に含まれる前記キーワードに対応付けられた前記送信方法で前記リソースの予約に関する通知を送信すると決定することを特徴とする会議管理サーバ。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、リソース予約システム、通知方法、及び、会議管理サーバに関する。

【背景技術】

【0002】

会議室等のリソースの予約を管理するリソース予約システムが知られている。会議室の予約者は端末装置を予約管理サーバと通信させ、端末装置で動作するブラウザで会議室を予約できる。予約管理サーバに登録された会議の予約状況を、会議の参加予定者は端末装置を操作してそれぞれ予約管理サーバと通信することで確認できる。

【0003】

このようなリソース予約システムは予約者が手軽にリソースを予約できる反面、会議が延期や中止になった場合に、予約者が予約管理サーバに登録された会議室の予約を取り消したり変更したりすることを怠る場合がある。また、会議が延期や中止にならないとしても、会議が開催されることを参加予定者が忘れてしまう場合もある。使用されない会議室が予約されることを空予約といい、空予約は会議室を借りたい者の使用機会を奪うだけでなく、会議室の提供者側の提供機会を奪ってしまう。

【0004】

そこで、予約した会議の開始時刻の前に会議室が予約されていることをリソースの予約に関する情報を送信する技術が知られている（例えば、特許文献１参照。）。リソースの予約に関する情報を送信してリソースの予約を注意喚起することをリマインドという。特許文献１にはスケジュールのイベントを実行するために必要な作業内容を指示するメッセージを予め定められた時点で通知するスケジュールリマインダシステムが開示されている。

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

しかしながら、従来のリソース予約システムではリソースの予約に関する情報の送信方法又は宛先が固定されているという問題があった。例えば、リソース予約システムがあるＳＮＳ（Social Network Service）を使ってリマインドする場合、予め決まったＳＮＳを通じてしかリマインドできなかった。また、リソースの予約に関する情報の宛先を設定することが困難であり、リソースの予約に関する情報の宛先が例えば予約者に限られていた。

【0006】

本発明は、上記課題に鑑み、リソースの予約に関する情報の送信方法又は宛先を変更できるリソース予約システムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0007】

上記課題に鑑み、本発明は、リソースの予約を管理する会議管理サーバがリソースの予約に関する通知を端末装置に送信するリソース予約システムであって、リソースの予約に関する予約情報を取得する予約情報取得手段と、前記予約情報取得手段が取得した前記予約情報に応じて前記リソースの予約に関する通知の送信方法を決定し、更に、宛先が必要な前記送信方法に関して宛先を決定する送信方法決定手段と、前記送信方法決定手段が決定した送信方法を用いて、更に、前記送信方法決定手段が宛先を決定した場合は該送信方法における前記宛先に、前記リソースの予約に関する通知を送信する送信手段と、キーワードと前記送信方法が対応付けられた送信方法記憶部と、を有し、前記送信方法決定手段は、前記予約情報に含まれる前記キーワードに対応付けられた前記送信方法で前記リソースの予約に関する通知を送信すると決定することを特徴とする。

【発明の効果】

【0008】

リソースの予約に関する情報の送信方法又は宛先を変更できるリソース予約システムを提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【0009】

【図1】設備予約システムの動作の概略を説明する図である。

【図2】設備予約システムに関する事前の登録作業を説明する図の一例である。

【図3】会議管理サーバが参加予定者に会議室の予約に関する情報を通知する手順を説明する図の一例である。

【図4】設備予約システムのシステム構成図の一例である。

【図5】会議管理サーバのハードウェア構成図の一例である。

【図6】会議室端末のハードウェア構成図の一例である。

【図7】予約管理サーバ、チャットサーバ、及び、会議管理サーバの機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

【図8】端末装置及び会議室端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

【図9】会議情報通知部の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

【図10】キーワード等の登録を行うキーワード設定画面の一例である。

【図11】宛先設定画面の一例を示す図である。

【図12】管理者が図１０，図１１の画面でキーワード等を設定する手順を示すシーケンス図の一例である。

【図13】予約管理サーバが提供し端末装置が表示する会議室の予約画面の一例である。

【図14】会議管理サーバが会議のリマインドを行う手順を示すシーケンス図の一例である。

【図15】会議情報通知部がリマインドする手順の詳細を説明するフローチャート図の一例である。

【図16】端末装置に表示される会議室の予約に関する情報の一例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0010】

以下、本発明を実施するための形態の一例として、設備予約システムと設備予約システムが行う通知方法について図面を参照しながら説明する。

【0011】

＜設備予約システムの動作の概略＞
本実施形態の設備予約システムは、予約された会議室の予約情報に予め設定されたキーワードが含まれる場合、キーワードに対応付けて設定された送信方法と宛先にリマインドする。

【0012】

図１は、本実施形態の設備予約システム１００の動作の概略を説明する図である。
（１）予約者Ｒは予約管理サーバ２０に会議室を予約する。詳細は後述されるが、予約時に会議名、参加予定者などが設定される。
（２）会議管理サーバ３０は予約情報を適宜、予約管理サーバ２０から取得し、会議の開始時刻に基づいてリマインドのタイミングを管理する。
（３）会議管理サーバ３０はキーワードに対応付けられたチャットサーバ１０又は宛先の１つ以上を有している。リマインドする場合、会議管理サーバ３０は予約情報にこのキーワードが含まれているか否かを判断し、キーワードに対応付けられたチャットサーバ１０又は宛先の１つ以上にリマインダーを送信する。
（４）例えば、予約情報に「プロジェクトＸ」というキーワードが含まれている場合、会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０Ａという送信方法を決定し、チャットサーバ１０Ａに所属するメンバにリマインダーを送信する。
（５）例えば、予約情報に「営業２部」というキーワードが含まれている場合、会議管理サーバ３０は電子メールを送信方法に決定し、メールサーバ８０を介して「[e-mail]」という宛先にリマインダーを送信する。

【0013】

このように、本実施形態の設備予約システム１００は、リマインドに使用する送信方法、又は、宛先の少なくとも一方を任意に変更できる。同じ送信方法を使って宛先のみを変更することもできる。従来であれば、例えば、予約者は自分にしかリマインドすることができなかった。このため、例えば庶務が会議室を予約すると参加予定者ではなく庶務にリマインドが送信されるなどの不都合があった。

【0014】

＜用語について＞
リソースとは資源をいう。会議室、及び、会議室で使用可能な備品、装置、人（受け付け）、仕組みなどがリソースとなりうる。リソースのうち移動しにくいものを設備という。本実施形態では説明の便宜上、リソースの一例として会議室という用語を使用する。

【0015】

リマインドとは、何らかの事象を思い出させること、気付かせること等をいう。本実施形態では会議室の予約を思い出させることが対象となる。

【0016】

設備の予約に関する通知とは、設備が予約されていることをリマインドできる情報であればよい。例えば、後述する予約管理サーバに設定した情報であれば通知の対象となりうる。

【0017】

設備の予約に関する通知の送信方法は、情報を通知できる何らかの方法であればよい。電子メール又はチャットシステムに限られない。

【0018】

リソース予約システムはリソースの予約を管理するシステムであり、本実施形態では一例として設備管理システムという用語で説明する。

【0019】

＜事前の登録作業＞
本実施形態を説明するにあたり、空予約を低減することができる設備予約システム１００が稼動するための事前の登録作業について説明する。

【0020】

図２は、本実施形態の設備予約システム１００に関する事前の登録作業を説明する図の一例である。ネットワークＮには、チャットシステムを制御するチャットサーバ１０（情報通知装置の一例）、会議室等の設備の予約を管理する予約管理サーバ２０、及び、会議室で行われる会議の管理を行う会議管理サーバ３０が必要に応じて通信できるように接続されている。

【0021】

チャットシステムとは、リアルタイムにテキスト等の情報の送受信を１対１又はグループで行うシステムである。図２ではＡさん、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさんのアカウントがグループ１に対応付けられており、Ａさん、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさんがグループ１を形成している。Ａさんが入力したテキストは、Ａさんの端末装置６０に表示されると共にＢさん、Ｃさん、Ｄさんそれぞれの端末装置６０に送信される。Ｂさん、Ｃさん、Ｄさんが入力したテキストについても同様である。本実施形態ではこのようなチャットシステムを使用して、会議室の予約に関する情報を会議管理サーバ３０が参加予定者（Ａさん、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさん）に通知することができる。

【0022】

予約管理サーバ２０はスケジュール全般の管理を行うＷｅｂサービスを提供するサーバ（情報処理装置）である。予約管理サーバ２０は会議室の予約を受け付け、会議の参加予定者が任意のタイミングで会議の予定を確認できる。全ての会議の参加予定者は会議の予定を確認する等のため予約管理サーバ２０のアカウントを有している。設備予約システム１００は予約管理サーバ２０のアカウントを利用してチャットシステムのグループと会議の参加予定者（予約管理サーバ２０に対して会議の予約を行った会議の参加予定者）を対応付ける。以下、事前の登録作業の概略を説明する。

【0023】

（１）設備予約システム１００の管理者は登録端末５０を操作してチャットサーバ１０と通信し、ボット（事前に決められている処理を実行するプログラム）のアカウントを取得する。ボットはチャットシステムに登録された会議管理サーバ３０の代理人としてグループに対し発言する。図２ではグループ１に登録されているが、ボットのアカウントが登録されるグループは会議に参加する参加予定者のグループになる。つまり、グループ１は会議に参加する参加予定者で構成されている。

【0024】

（２）また、設備予約システム１００の管理者は登録端末５０を操作して会議管理サーバ３０と通信し、テキストなどの情報を通知するドメインを登録する。このドメインは予約管理サーバ２０が参加予定者に発行したアカウントに共通のドメイン（アカウントがメールアドレスの場合はメールアドレスのドメイン部分）である。例えば企業ごとにドメインが発行されている。原則的に、このドメインにより会議室の予約情報を検索できる。なお、予約情報の取得にはドメインのみが使用されるのではなく、管理者権限をもつ管理者のアカウント情報（アドレスやパスワード）も使用される。この管理者が権限をもつ範囲の（例えばその管理者がドメイン全体の権限を持っていればドメイン全体）の予約情報を取得する。

【0025】

（３）次に、参加予定者の一人がグループ１とＡさん，Ｂさん，Ｃさん，Ｄさんをそれぞれ対応付ける。具体的には、端末装置６０を操作して会議管理サーバ３０と通信し、予約管理サーバ２０が発行した設備予約システム１００のユーザ（参加予定者）のアカウントとグループ１のグループ名（チャットシステムにおいてメッセージの通知先を特定する情報。例えばslack（登録商標。以下、省略する。）ではチャンネル名とチーム名が必要。）を対応付けて登録する。なお、対応付けは管理者が行う場合もある。

【0026】

以上の事前の登録作業で、会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０を使って会議室の予約に関する情報を参加予定者に通知できる。

【0027】

＜通知の概略＞
図３は、会議管理サーバ３０が参加予定者に会議室の予約に関する情報を通知する手順を説明する図の一例である。リマインドする際の仕組みもこれと同様になる。

【0028】

（４）参加予定者又は単なる予約者が端末装置６０を使って予約管理サーバ２０と通信し、会議室を予約する。会議室の予約に関する予約情報が予約管理サーバ２０に記録される。予約情報には少なくとも予約した予約者アカウントが記録される。

【0029】

（５）会議管理サーバ３０は任意のドメインを決定する。このドメインを含むアカウントを有する参加予定者に通知するためである。会議管理サーバ３０は予約管理サーバ２０と定期的に又は任意に通信して、予約管理サーバ２０から予約情報を取得する。あるいは、会議管理サーバ３０が指定したドメインを含むアカウントで予約された予約情報が自動的に会議管理サーバ３０に送信される。

【0030】

（６）ここでは例えば、予約者アカウントで特定されたＡさんの予約情報が見つかったとする。これにより、Ａさんに対応付けられたボットを会議管理サーバ３０が特定できる。ここではＡさんが対応付けられたグループ１が特定されたものとする。従来は、このように予約者が特定されていたが、本実施形態では、通知先のチャットサーバ１０又は宛先を任意に変更できる。

【0031】

（７）会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０と通信し、ボットとグループを指定して会議室の予約に関する情報をグループ１の予約者に通知させる。

【0032】

（８）チャットシステムは会議室の予約に関する情報を予約者に送信する。これにより、予約者に会議室の予約に関する情報を通知することができる。本実施形態では予約者に限らず任意の参加予定者（又は参加しないが参加予定者にリマインドする立場のような人）に会議室の予約に関する情報を通知することができる。説明の便宜上、リマインダーの通知先のユーザを通知先ユーザという。

【0033】

このように、本実施形態の設備予約システム１００は、チャットシステムを使用して会議室の予約に関する情報を参加予定者に通知できる。チャットシステムのテキストは電子メールと比べて閲覧率が高いという統計があり、参加予定者が見落とすおそれを低減できる。また、チャットシステムではグループの作成が容易であり、会議の参加予定者のグループを設備予約システム１００の管理者又は参加予定者等が容易に作ることができる。

【0034】

＜システム構成例＞
図４は、設備予約システム１００のシステム構成図の一例である。設備予約システム１００は、主に社外ネットワークＮ２と社内ネットワークＮ１に分けることができる。社内ネットワークＮ１はファイアウォール７３の内側のネットワークをいい、社外ネットワークＮ２は不特定多数の通信が伝送されるインターネット等のネットワークである。

【0035】

社外ネットワークＮ２には、予約管理サーバ２０、会議管理サーバ３０、及びチャットサーバ１０が接続されており、各サーバは必要に応じて通信することができる。社外ネットワークＮ２に会議の参加予定者が操作する端末装置６０が必要に応じて接続されてよい。

【0036】

予約管理サーバ２０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現される。予約管理サーバ２０が提供する設備の予約に関するシステムを予約管理システムという。予約管理サーバ２０はカレンダーシステムを有しており、各種の予定を管理するＷｅｂアプリを提供する。具体的には、例えば以下のような機能を有している。
・予定の登録を受け付け、いつでもどこからでも予約者が確認できる
・予定の30分前など、設定した日時に電子メールで通知する
・一人が複数のカレンダー（仕事用、家庭用など）で予定を管理できる
・同じグループの人とカレンダーを共有する
予約管理サーバ２０はユーザをアカウントで管理する。アカウントとはユーザがサービスを利用する権利のことである。多くのシステムではユーザはアカウントを使用してシステムにログインする。このため、アカウントはシステムがユーザを一意に特定する機能（識別情報の機能）を有している。本実施形態では、予め登録しておいたアカウント（ドメイン）の予約情報を予約管理サーバ２０が会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約管理サーバ２０のアカウントを指定して会議管理サーバ３０が予約情報を要求することで、会議管理サーバ３０が会議室６の予約情報を予約管理サーバ２０から取得できる。なお、アカウントは例えば電子メール、ＩＤ、電話番号など、ユーザを一意に識別できる情報であればよい。

【0037】

本実施形態で予定として管理されるのは会議室６の予約であるが、予約管理サーバ２０は会議室６に限られず各種の予定を管理できる。会議室６の他、各種の電子機器のレンタル、駐車場の予約など、レンタルオフィス、レンタルスタジオ、レンタルサイクル、レンタカー、ホテル等の宿泊施設、催し物会場・ロッカーなどの貸しスペースなど、各種の設備の予約に利用できる。

【0038】

なお、予約管理システムとしては、G Suite（登録商標）、Office365（登録商標）等が知られているが、本実施形態で説明する機能を有する予約管理システムであればよい。

【0039】

また、本実施形態では、社内ネットワークＮ１の会議室６に関する情報が予約管理サーバ２０に予め登録されている。すなわち、設備予約システム１００を利用する企業の社内ネットワークにある各会議室６の会議室名、会議室ＩＤ、予約可能時間、各会議室６の定員、及び、予約単位等に応じて予約管理サーバ２０のＷｅｂアプリがカスタマイズされている。したがって、設備予約システム１００を利用する企業の会議室６と予約情報が結びつけられる。

【0040】

チャットサーバ１０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。チャットサーバ１０が提供する複数のユーザにおけるテキスト、音声、映像などの情報のリアルタイムな共有システムをチャットシステムという。チャットサーバ１０は端末装置６０に会議室６の予約に関する情報を通知する。本実施形態では運営主体が異なる複数のチャットサーバ１０が含まれてよい。

【0041】

共有される情報には画像や音声等もありテキストに限られないが、本実施形態では説明の便宜上、通知には主にテキストが用いられるとして説明している。例えば、チャットシステムは、グループ間の音声通話機能を提供してよい。音声通話は１対１でも１対Ｎ（≧２）でもよい。したがって、本実施形態でチャットシステムが会議室６の予約に関する情報を通知する際は、テキストの表示の他、音声メッセージの出力でもよい。なお、チャットシステムとしてはＬＩＮＥ（登録商標。以下、省略する。）、slack、Microsoft Teams（登録商標。以下、省略する。）等が知られているが、ボット（事前に決められている処理を実行するプログラム）から１又は複数のユーザに対して通知が可能なチャットシステムであればよい。

【0042】

チャットサーバ１０も同様にアカウント（予約管理サーバ２０のアカウントとは異なる）でユーザを管理するが、原則的に会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０のアカウントを意識する必要はない。しかし、会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０の任意のアカウントを指定して通知することができる。

【0043】

会議管理サーバ３０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。会議管理サーバ３０は社外ネットワークＮ２に関する処理として、予約管理サーバ２０から会議室６の予約情報を取得し、予約情報に設定されている参加予定者を取得し、設定されているタイミングで参加予定者と対応付けられたチャットサーバ１０のグループ（又は予約者など個別の者）に通知を送信する。また、社内ネットワークＮ１に関する処理として、会議室６へのチェックイン及びチェックアウトを管理したり、予約管理サーバ２０から取得した会議室６の予約情報に基づいて電子機器７０の電源等を制御したりする。

【0044】

社内には会議室６や参加予定者の現在地５などがあり、参加予定者は各地から社内ネットワークＮ１を介して社外ネットワークＮ２にアクセスできる。社内ネットワークＮ１は例えばＬＡＮ（Local Area Network）である。

【0045】

会議室６には社内ネットワークＮ１に接続されたアクセスポイント７２が配置されている。会議室端末９０、及び電子機器７０はアクセスポイント７２を介して社内ネットワークＮ１に接続する。会議室端末９０、及び電子機器７０はアクセスポイント７２を介して必要に応じて通信することができる。会議室端末９０、及び電子機器７０は有線で通信してもよい。

【0046】

アクセスポイント７２は、会議室端末９０と電子機器７０が無線ＬＡＮで通信するための基地局である。アクセスポイント７２がルータの機能を有していてもよく、アクセスポイント７２は通信の宛先ＩＰアドレスに基づいて宛先が社外ネットワークＮ２か社内ネットワークＮ１かを判断して通信の転送先を切り替える。なお、社内ネットワークＮ１はファイアウォール７３の内側にあるため、社外ネットワークＮ２から社内ネットワークＮ１への直接の通信は困難になっている。当然ながら有線で通信してもよい。

【0047】

会議室端末９０は、会議室６を利用する参加予定者が操作する情報処理装置（設備端末）である。会議室端末９０は会議室６の机の上に配置されていたり、会議室６の入り口に配置されたりしている。１つの会議室６に会議室端末９０が複数、配置されていてもよい。会議室端末９０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。

【0048】

会議室端末９０は会議管理サーバ３０に会議室ＩＤを送信し、当日の会議室６の会議管理情報などを表示する。また、電子機器７０の電源ＯＮ、ＯＦＦ等の制御情報を会議管理サーバ３０から取得する。これにより、会議室端末９０は電子機器７０の電源をＯＮ及びＯＦＦする。

【0049】

また、会議室端末９０はチェックイン、チェックアウトなどのための待ち受け画面を表示し、チェックイン又はチェックアウトを会議管理サーバ３０に知らせるために会議管理サーバ３０と通信する。チェックインの際、会議室端末９０は予約者から入力された会議識別情報と予め保持する会議室ＩＤを会議管理サーバ３０に送信するので、会議管理サーバ３０は会議識別情報と会議室ＩＤにより、会議室６を予約した予約者が予約した会議室６を使用することを確認できる。

【0050】

電子機器７０は会議室６で使用され得る各種のオフィス機器である。例えば、電子黒板、複合機、プロジェクタ、デジタルサイネージ、デジタルカメラ等である。電子黒板とは、タッチパネル付大型ディスプレイを有しユーザが指示した盤面の座標を検出し座標を接続してストロークを表示する。この他、接続されたＰＣの映像を表示したり、他拠点の電子黒板と通信してストロークを同期したりすることができる。なお、電子黒板は、電子情報ボード、電子ホワイトボードと呼ばれる場合もある。

【0051】

複合機は、コピー機、スキャナ、プリンタ、ファクス送受信などの機能を有し、会議中の資料の印刷や資料のコピー、資料の電子化、資料の送信などに利用される。プロジェクタは画像を投影する装置である。例えば、端末装置６０がディスプレイに表示する映像をスクリーン等に投影することで参加者の間で共有することを可能にする。デジタルサイネージは大型のディスプレイであり任意の静止画又は動画を表示するために使用される。デジタルカメラは紙の資料や電子黒板に表示された資料を各参加者が撮像して保存するために使用される。

【0052】

参加予定者の現在地５にはアクセスポイント７１があり、登録端末５０及び端末装置６０はこのアクセスポイント７１を介して社内ネットワークＮ１に接続する。登録端末５０及び端末装置６０は有線で通信してもよい。また、登録端末５０は参加予定者の現在地５にある必要はなく、会議管理サーバに接続できればよい。

【0053】

端末装置６０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。端末装置６０は、例えば、スマートフォン、タブレット端末、ＰＣ(Personal Computer)、ＰＤＡ(Personal Digital Assistant)、ウェアラブルＰＣ（サングラス型、腕時計型など）などである。ただし、通信機能を有しブラウザソフトウェア、又は、チャットサーバ１０若しくは予約管理サーバ２０に専用のアプリケーションソフトウェアが動作すればよい。例えば、カーナビ、ゲーム機、テレビ受像器なども端末装置６０となりうる。

【0054】

端末装置６０ではチャットサーバ１０に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、チャットアプリという）が動作し、更に、設備予約システム１００に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、会議アプリという）が動作する。ただし、これらはブラウザソフトウェアで代用されてよい。

【0055】

登録端末５０も端末装置６０と同様の情報処理装置でよい。ただし、主に会議管理サーバ３０に管理者が設定するために使用されるので、チャットアプリや会議アプリはなくてよい。登録端末は主にブラウザソフトウェアで会議管理サーバ３０と通信する。

【0056】

＜ハードウェア構成＞
<<会議管理サーバのハードウェア構成>>
図５は、会議管理サーバ３０のハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ３０の概略的なハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ３０は、ＣＰＵ２０１と、ＣＰＵ２０１が使用するデータの高速アクセスを可能とするメモリ２０２とを備える。ＣＰＵ２０１及びメモリ２０２は、システム・バス２０３を介して、会議管理サーバ３０の他のデバイス又はドライバ、例えば、グラフィクス・ドライバ２０４及びネットワーク・ドライバ（ＮＩＣ）２０５へと接続されている。

【0057】

グラフィクス・ドライバ２０４は、バスを介してＬＣＤ（表示装置、ディスプレイの一例）２０６に接続されて、ＣＰＵ２０１による処理結果をモニタする。また、ネットワーク・ドライバ２０５は、トランスポート層レベル及び物理層レベルで会議管理サーバ３０を社外ネットワークＮ２へと接続して、他の機器とのセッションを確立させている。

【0058】

システム・バス２０３には、更にＩ／Ｏバス・ブリッジ２０７が接続されている。Ｉ／Ｏバス・ブリッジ２０７の下流側には、ＰＣＩなどのＩ／Ｏバス２０８を介して、ＩＤＥ、ＡＴＡ、ＡＴＡＰ８０Ｉ、シリアルＡＴＡ、ＳＣＳＩ、ＵＳＢなどにより、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）２０９などの記憶装置が接続されている。ＨＤＤ２０９は会議管理サーバ３０の全体を制御するプログラム２０９ｐを記憶している。ＨＤＤ２０９はＳＳＤ（Solid State Drive）でもよい。プログラム２０９ｐは記憶媒体に記憶された状態で配布されてもよいし、プログラム配信用のサーバから配信されてもよい。

【0059】

また、Ｉ／Ｏバス２０８には、ＵＳＢなどのバスを介して、キーボード及びマウス（ポインティング・デバイスと呼ばれる）などの入力装置２１０が接続され、システム管理者などのオペレータによる入力及び指令を受け付けている。

【0060】

なお、図示した会議管理サーバ３０のハードウェア構成は、会議管理サーバ３０が備えていることが好ましいハード的な要素を示す。

【0061】

予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、登録端末５０、及び、端末装置６０のハードウェア構成図は、会議管理サーバ３０と同様であるか、又は、異なるとしても本実施形態の設備予約システム１００の説明の上で支障はないものとする。また、会議管理サーバ３０、予約管理サーバ２０、及び、チャットサーバ１０はクラウドコンピューティングに対応するため、これらのハードウェア構成は負荷に応じてハード的なリソースが動的に接続・切断されることで構成されてよい。なお、クラウドコンピューティングとは、特定ハードウェア資源が意識されずにネットワーク上のリソースが利用される利用形態をいう。

【0062】

<<会議室端末>>
図６は会議室端末９０の一例のハードウェア構成図である。なお、図６の会議室端末９０はタブレット装置が想定されている。会議室端末９０は、ＣＰＵ６０１、ＲＯＭ６０２、ＲＡＭ６０３、ＥＥＰＲＯＭ６０４、ＣＭＯＳセンサ６０５、加速度・方位センサ６０６、メディアドライブ６０８を備えている。

【0063】

ＣＰＵ６０１は会議室端末９０の全体の動作を制御する。ＲＯＭ６０２は基本入出力プログラムを記憶している。ＲＡＭ６０３はＣＰＵ６０１のワークエリアとして使用される。ＥＥＰＲＯＭ６０４はＣＰＵ６０１の制御にしたがってデータの読み出し又は書き込みを行う。ＣＭＯＳセンサ６０５は、ＣＰＵ６０１の制御にしたがって被写体を撮像し画像データを得る。加速度・方位センサ６０６は地磁気を検知する電子磁気コンパスやジャイロコンパス、加速度センサ等である。

【0064】

メディアドライブ６０８は、フラッシュメモリ等のメディア６０７に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。メディアドライブ６０８は、既に記録されていたデータが読み出され又は新たにデータが書き込まれて記憶するメディア６０７を着脱自在な構成となっている。

【0065】

なお、ＥＥＰＲＯＭ６０４には、ＣＰＵ６０１が実行するプログラム６０４ｐが記憶されている。プログラム６０４ｐは実施形態における各種処理を実行するためのアプリケーションソフトウェアやＯＳ等である。プログラム６０４ｐはメディア６０７などに記憶された状態で配布されてもよいし、プログラム配信用のサーバから配信されてもよい。

【0066】

また、ＣＭＯＳセンサ６０５は光を電荷に変換して被写体の画像を電子化する電荷結合素子である。ＣＭＯＳセンサ６０５は被写体を撮像することができるのであれば、例えばＣＣＤ（Charge Coupled Device）センサであってもよい。ＣＭＯＳセンサ６０５はバーコードや二次元バーコードを読み取ることができる。

【0067】

更に、会議室端末９０は、ＲＦタグリーダ/ライタ６２２、アンテナＩ/Ｆ６２３、及び、振動アクチュエータ６２４を備える。ＲＦタグリーダ/ライタ６２２は例えばＮＦＣ（Near Field Communication）などの規格にしたがって通信する。

【0068】

振動アクチュエータ６２４は、会議室端末９０を振動させるモータである。例えば、会議の終了時刻が迫ると会議室端末９０が振動することで参加者にその旨を知らせることができる。

【0069】

更に、会議室端末９０は音声入力部６０９、音声出力部６１０、アンテナ６１１、通信部６１２、無線ＬＡＮ通信部６１３、近距離無線通信用アンテナ６１４、近距離無線通信部６１５、ディスプレイ６１６、タッチパネル６１７及びバスライン６１９を備える。

【0070】

音声入力部６０９は音声を音声信号に変換する。音声出力部６１０は音声信号を音声に変換する。通信部６１２はアンテナ６１１を利用して無線通信信号により最寄りの基地局装置と通信を行う。無線ＬＡＮ通信部６１３はＩＥＥＥ８０２．１１規格に準拠する無線ＬＡＮ通信を行う。

【0071】

近距離無線通信部６１５は近距離無線通信用アンテナ６１４を利用して例えばBluetooth（登録商標）、又は、Bluetooth Low Energy（登録商標）の通信規格にしたがった通信装置である。

【0072】

ディスプレイ６１６は、被写体の画像や各種アイコン等を表示する液晶や有機ＥＬ等である。タッチパネル６１７は、ディスプレイ６１６上に載せられ、感圧式又は静電式のパネルによって構成され、指やタッチペン等によるタッチによってディスプレイ６１６上におけるタッチ位置を検出する。バスライン６１９は上記各部を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

【0073】

また、会議室端末９０は専用の電池６１８を備え、電池６１８又は商用電源のいずれによっても駆動され得る。なお、音声入力部６０９は音声を入力するマイクが含まれる。音声出力部６１０は音声を出力するスピーカが含まれている。

【0074】

＜機能について＞
図７は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、及び、会議管理サーバ３０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

【0075】

<<予約管理サーバ>>
予約管理サーバ２０は、通信部２１、及び、予約情報管理部２２を有する。予約管理サーバ２０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

【0076】

通信部２１は、会議管理サーバ３０及び端末装置６０と各種の情報を送受信する。端末装置６０から予約の設定を受信する。また、予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。通信部２１は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

【0077】

予約情報管理部２２は、ユーザが登録した予約情報を管理する。予約情報管理部２２は会議管理サーバ３０から要求された会議室６の予約情報を予約情報ＤＢ２９１から読み出して、通信部２１を介して会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約情報が登録（又は変更）されると要求がなくても予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。予約管理サーバ２０に予約者が会議室６を予約する方法としては一般的なＷｅｂアプリが使用されるものとする。Ｗｅｂアプリが予約者の端末装置６０に表示する画面例を図１３に示す。予約情報管理部２２は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

【0078】

また、予約管理サーバ２０は記憶部２９を有している。記憶部２９は図５のメモリ２０２及びＨＤＤ２０９等により実現される。記憶部２９には予約情報ＤＢ２９１（Data Base）が記憶されている。

【0079】

【表1】

表１は予約情報ＤＢ２９１に記憶されている予約情報の一例を示す。予約情報は会議室６の予約状況を管理するための情報である。予約情報には、予約ＩＤに対応付けて予約者アカウント、会議名（議題などのタイトル）、会議室ＩＤ、開始時刻、終了時刻、及び、参加予定者アカウントの各項目が登録されている。予約ＩＤは予約情報の１レコードを識別する識別情報である。ＩＤはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。ＩＤは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち１つ以上の組み合わせをいう。予約ＩＤ以外のＩＤについても同様である。予約者アカウントは会議室６を予約した参加予定者のアカウントである。会議名は参加予定者が任意に付与した会議の名称である。会議室ＩＤは社内ネットワークにある会議室６を識別する識別情報である。開始時刻は会議室６が予約された予約時間帯の始期（会議が開始される時刻）であり、終了時刻は会議室６が予約された予約時間帯の終期（会議が終わる時刻）である。参加予定者アカウントは会議に参加する予定の参加予定者のアカウントである。なお、表１のアカウントはいずれも予約管理サーバ２０が発行したアカウントである。

【0080】

表１に示す他、予約者名、会議室名、会議室の予約権限範囲、又は、予約日が登録されていてもよい。予約者名は予約者の氏名である。会議室名は会議室の一般的な呼称である。会議室の予約権限範囲は、会議室を予約するために必要な予約者の権限である。例えば、役員専用の会議室などは所定の予約権限がこの会議室に設定されている。予約日は会議が開催される日である。

【0081】

表１に示す予約情報、予約者名、予約者の所属、会議室名、予約権限範囲、予約時間帯、及び、予約日はキーワードの検索対象となる。

【0082】

<<チャットサーバ>>
チャットサーバ１０は、通信部１１、及び、テキスト処理部１２を有する。チャットサーバ１０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

【0083】

通信部１１は、会議管理サーバ３０と各種の情報を送受信する。本実施形態では会議管理サーバ３０から会議室６の予約に関する情報、ボットを識別する情報、及び、通知先のグループを特定する情報を受信する。特定の通知先が指定される場合は予約者又は通知先ユーザのアカウントを受信する。このボットを識別する情報は、会議管理サーバ３０として発言するボットを作成した際に予めチャットサーバ１０からボットの識別情報として会議管理サーバ３０に通知されている。ボットを識別する情報はトークンと呼ばれ、認証機能を有している。

【0084】

更に、通信部１１は、予約者又は通知先ユーザが会議室６の予約に関する情報を既読した旨、又は、表示された会議室６の予約に関する情報に対する予約者又は通知先ユーザの応答を会議管理サーバ３０に送信する。通信部１１は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

【0085】

テキスト処理部１２は、会議管理サーバ３０から通知されたボットを識別する情報及び通知先のグループを特定する情報に基づき、ボットが発言する情報として、グループに属する参加予定者に会議室６の予約に関する情報を送信する。会議管理サーバ３０から更に通知先のアカウントが指定された場合は、グループに属する参加予定者の一人に会議室６の予約に関する情報を送信する。したがって、通知は参加予定者の数だけ行われる場合と、予約者などの任意のユーザのみに行われる場合がある。

【0086】

テキスト処理部１２はいわゆるプッシュ通知を行うことができる。仕組みとしては、例えば以下のようなものがある。チャットアプリ６０ａ（後述する）はプッシュ通知用のＩＤ（トークン。ボットを識別する情報のトークンとは異なる。）を、ＯＳ（Operating System）のメーカが運営するサーバから受け取る。このサーバではトークンとデバイス（端末装置６０）を紐付けておく。チャットアプリ６０ａはトークンとチャットアプリ６０ａのアカウントをチャットサーバ１０に登録しておく。チャットサーバ１０がプッシュ通知を行う場合、チャットアプリ６０ａのアカウントを特定するので紐付いたトークンを特定できる。チャットシステムはトークンを指定して通知内容をＯＳのメーカが運営するサーバに送信する。このサーバはトークンに紐付いたデバイス（端末装置６０）に対しプッシュ通知する。

【0087】

また、チャットサーバ１０は記憶部１９を有している。記憶部１９は図５のメモリ２０２及びＨＤＤ２０９等により実現される。記憶部１９にはグループ情報ＤＢ１９１が記憶されている。

【0088】

【表2】

表２はグループ情報ＤＢ１９１に記憶されているグループ情報の一例を示す。グループ情報は同じグループに属するメンバのアカウントが登録された情報である。グループ情報には、ワークスペースとチャンネルに対応付けて、メンバアカウント１～ｎ（表２ではｎ＝４）、及び、ボットアカウントが登録されている。通知の際はグループが指定されるのでボットのアカウントはグループに共通でよい。

【0089】

ワークスペースは企業や部署などの組織を識別するための識別情報である。本実施形態では複数のメンバがワークスペース（例えばＡ社）に所属している。ワークスペースは例えばＵＲＬであるが、一意性があればよい。更にワークスペースはチャットの目的等に応じた複数のチャンネルを有する。チャンネルは例えば、製品Ａ用のグループ、製品Ｂ用のグループ等、共通する情報が交換されるメンバの集まりである。チャンネルにはワークスペースに所属するメンバのうちいずれかのメンバが所属している。つまり、通知先はワークスペースとチャンネルによって特定される。ただし、通知先の特定方法はチャットシステムによって異なるため、グループを一意に特定できる識別情報が存在すれば、その情報のみでも良いし、３つ以上の情報によって特定されてもよい。

【0090】

チャンネルは一意性が保証されている。メンバアカウント１～ｎはチャンネルのメンバのアカウントであり、このアカウントはチャットサーバ１０により発行されたものである。本実施形態では、会議室６の予約に関する情報を通知するためのメンバとしてボットが登録される。ボットはいわば会議管理サーバ３０の代理人又は架空のメンバということができる。ボットの発言（テキスト）がメンバアカウント１～ｎの端末装置６０に送信される。

【0091】

ワークスペースとチャンネルは、会議管理サーバ３０によって管理され、参加者が属するグループを識別するための情報になる。

【0092】

<<会議管理サーバ>>
会議管理サーバ３０は、通信部３１、予約情報取得部３３、通知判断部３４、制御情報生成部３５、制御情報応答部３６、会議情報通知部３７、及び、チェックイン管理部３８、を有する。会議管理サーバ３０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム２０９ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

【0093】

通信部３１は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、登録端末５０、及び、端末装置６０と各種の情報を送受信する。通信部３１は送信部３１ａと受信部３１ｂを有している。受信部３１ｂは予約管理サーバ２０から予約情報を受信し、会議室端末９０から予約情報の要求を受信する。また、受信部３１ｂは会議室端末９０からチェックイン要求を受信する。また、受信部３１ｂは管理者が操作する登録端末５０からチャットシステムのグループとアカウントの対応付けを受け付ける。送信部３１ａはチャットサーバ１０に会議室の予約に関する情報を送信し、会議室端末９０に予約情報を送信する。通信部３１は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

【0094】

予約情報取得部３３は、設備予約システム１００を利用する顧客のアカウントを指定して予約管理サーバ２０から予約情報を取得して会議管理情報として会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。あるいは変更があった予約情報を受信する。したがって、予約管理サーバ２０の予約情報の少なくとも一部の予約情報が会議管理情報ＤＢ４９３に記憶される。予約情報取得部３３は、予約管理サーバ２０が保持する予約情報のうち現在から所定期間未来の予約情報を取得する。所定期間はどのくらい先の会議まで会議室６の予約に関する情報を通知するかによって定まる。予約情報取得部３３は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

【0095】

通知判断部３４は、会議管理情報の中に通知する条件を満たす開始時刻の予約があるか否かを判断する。例えば、通知設定ＤＢ４９６を参照し、予約の開始時刻から逆算して設定された日時になると通知すると判断する。なお、例えばリマインダー用のボット、予約受付用のボット等、役割ごとにボットが分けられている場合、処理に応じてボットを特定する。通知判断部３４は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

【0096】

会議情報通知部３７は、通知判断部３４が通知すると判断すると、ボットを識別する情報（例えばslackではトークン）及び通知先のグループを特定する情報を指定して会議室６の予約に関する情報を通知することをチャットサーバ１０に要求する。通知は参加予定者の数だけ行われる場合と、予約者又は通知先ユーザのみに行われる場合がある。

【0097】

なお、通知は何回に分けて行われるが、そのうちの少なくとも１回の通知に会議識別情報を含める。会議識別情報は、予約された会議室６を予約した時間帯に予約者が使用する権利を有することを会議管理サーバ３０が確認するための情報である。会議情報通知部３７は、少なくとも最終的な通知の前に会議識別情報を生成する。なお、会議識別情報は会議識別情報ＤＢ４９４に登録される。会議情報通知部３７が行う通知のうち少なくとも１つがリマインドに相当する。リマインドに関する会議情報通知部３７の機能については後に詳述する。会議情報通知部３７は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

【0098】

制御情報生成部３５は、会議管理情報を参照して電子機器７０の制御情報を生成し、制御情報を制御情報ＤＢ４９７に登録する。例えば、会議の開始時刻の数分前になると電子機器７０の電源をＯＮする制御情報を生成し、チェックアウトを検出すると電子機器７０の電源をＯＦＦする制御情報を生成する。制御情報は制御情報ＤＢ４９７に記憶される。制御情報生成部３５は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

【0099】

制御情報応答部３６は、会議室６の会議室端末９０から制御情報があるかどうかの問い合わせを受け付け、制御情報ＤＢ４９７を参照し、会議室６に対応する制御情報を会議室端末９０に送信する。制御情報応答部３６は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

【0100】

チェックイン管理部３８は、会議室へのチェックイン・チェックアウトを管理する。また、主にチェックイン・チェックアウトに伴う会議のステータスを会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。チェックインは、予約ＩＤで特定される会議の開始時刻の５～１０分前になると認められる。そして、会議室端末９０が送信する会議室ＩＤと会議識別情報の組が会議識別情報ＤＢ４９４に登録されている場合にチェックインを許可する。チェックイン管理部３８は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

【0101】

また、会議管理サーバ３０は記憶部４９を有している。記憶部４９は図５のメモリ２０２及びＨＤＤ２０９等により実現される。記憶部４９には、送信方法情報ＤＢ４９１、会議管理情報ＤＢ４９３、会議識別情報ＤＢ４９４、顧客ドメインＤＢ４９５、通知設定ＤＢ４９６、及び、制御情報ＤＢ４９７、が記憶されている。

【0102】

【表3】

表３は送信方法情報ＤＢ４９１に記憶されている送信方法情報の一例を示す。送信先情報は設備予約システムのアカウントごとにキーワードと送信方法が対応付けられた情報である。具体的には、自分へのリマインド方法、キーワード、メールアドレス、チャットサーバのアカウント、チャットサーバのグループ情報（ワークスペースとチャンネル）を対応付ける情報である。表３に登録される情報は後述する図１０，図１１で設定される。表３では一人のユーザのみの送信方法を示すが、リマインドの対象となるユーザは同様の情報を有している。

【0103】

ユーザは設備予約システムを使用する者であり予約者が想定されている。ユーザは設備予約システムのアカウントで示される。キーワードはこのユーザにリマインドする契機となる日本語、英語，数字、記号等、又は、これらの組み合わせである。キーボードなどから入力可能なコードで表せればよい。メールアドレスは一般的な意味のメールアドレスでよい。チャットサーバ１０のアカウントはチャットシステムのアカウントである。チャットサーバのグループ情報はチャットシステムにおいてグループを特定する情報である。

【0104】

予約情報にキーワードが含まれている場合、電子メール又はチャットシステムが特定され、それぞれの送信方法で指定される宛先にリマインドされる。あるいは、チャットシステムにおいては、チャットサーバのグループ情報で特定されるグループに対しリマインドしてもよい。この場合はグループのメンバ全員にリマインドできる。

【0105】

このように、送信方法情報ＤＢ４９１では予約管理サーバ２０のアカウントとチャットサーバ１０のアカウントが対応付けられる。なお、自分へのリマインド方法に、チャットシステムが指定される場合もある。

【0106】

【表4】

表４は会議管理サーバ３０の会議管理情報ＤＢ４９３が記憶する会議管理情報の一例を示す。表４では表１の予約情報ＤＢ２９１との相違を説明する。表４の会議管理情報はステータスの項目を有する。ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室６の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン済み、チェックアウト、又は、キャンセル（取り消し）等の状況が登録される。

【0107】

【表5】

表５は会議識別情報ＤＢ４９４に記憶されている会議識別情報管理情報の一例を示す。会議識別情報管理情報は会議室６の予約ごとに会議識別情報を管理する情報である。会議識別情報管理情報は、予約ＩＤ、会議室ＩＤ、及び、会議識別情報の各項目を有する。これらについてはステータスを除き予約情報と同じであり（予約管理サーバ２０から受信した予約情報）、既出であるため説明は省略する。なお、予約ＩＤが登録されているのは、同じ会議室６の予約を識別するためである。ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン済み、チェックアウト、又は、キャンセル（取り消し）等の状況が登録される。

【0108】

【表6】

表６は顧客ドメインＤＢ４９５に記憶されている顧客ドメイン情報の一例を示す。顧客ドメイン情報は顧客のドメインと顧客の管理者のアカウントを管理する情報である。顧客ドメイン情報には顧客のドメイン名と顧客の管理者アカウントが対応付けて登録されている。表６の顧客のドメインは予約管理サーバ２０が発行したアカウント（メールアドレス）のドメインである。また、管理者アカウントは、顧客の管理者（代表する）のアカウントである。なお、表６のアカウントは予約管理サーバ２０が発行したものである。

【0109】

【表7】

表７は通知設定ＤＢ４９６に記憶されている通知設定情報の一例を示す。通知設定情報は顧客ごとに通知に関する設定を保持する。通知設定情報には、顧客ドメイン名と通知設定が対応付けて登録されている。通知設定には、会議の開始時刻のどのくらい前に、会議室６の予約に関する情報を通知するかのタイミングが設定されている。あるいは決まった日時が設定されていてもよい。また、タイミングは１つである必要はなく、１つの顧客に複数回の通知設定が登録されていてもよい。

【0110】

【表8】

表８は制御情報ＤＢ４９７に記憶されている制御情報の一例を示す。制御情報は会議室６の電子機器７０を制御するための情報である。制御情報は、会議室ＩＤ、及び、制御内容の各項目を有する。制御内容は、電子機器７０の具体的な制御方法である。会議管理サーバ３０は電子機器７０ごとに詳細な制御内容を設定できる。また、制御する時刻が登録されないのは、社外ネットワークの会議管理サーバ３０から会議室端末９０に送信することが困難であり、会議室端末９０が会議管理サーバ３０にアクセスし、この時、制御情報が生成されていれば制御内容を送信するからである。

【0111】

<<登録端末>>
登録端末５０は、通信部５１、操作受付部５２、及び、表示制御部５３を有する。登録端末５０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム２０９ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

【0112】

登録端末５０は、会議室の予約者又は設備予約システム１００の管理者が使用する端末である。本実施形態では、予約者がキーワード、送信方法、及び、宛先を設定するために使用するものとする。端末装置６０が使用されてもよい。登録端末５０が有する通信部５１、操作受付部５２、及び、表示制御部５３の機能は端末装置６０と同様であり、詳細は端末装置６０と共に説明する。

【0113】

<<端末装置>>
図８は、端末装置６０及び会議室端末９０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。なお、電子機器７０の機能については必要に応じて説明する。

【0114】

端末装置６０は、通信部６１ａ、操作受付部６１ｂ、表示制御部６１ｃ、チャット通信部６２、テキスト表示部６３、アプリ通信部６４、サーバ通信部６５、表示制御部６６、アプリ通信部６７、及び、端末通信部６８を有する。端末装置６０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム２０９ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。端末装置６０ではチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが動作しているので、プログラム２０９ｐにはチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが含まれる。

【0115】

通信部６１ａは、会議管理サーバ３０と各種の情報を送受信する。通信部６１ａは、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

【0116】

操作受付部６１ｂは、端末装置６０に対する参加者の各種の操作を受け付ける。操作受付部６１ｂは、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行し入力装置２１０を制御すること等により実現される。

【0117】

表示制御部６１ｃは、ＨＴＭＬ、ＣＳＳ（Cascade Style Sheet）、及び、JavaScript（登録商標）などで記述された画面情報を解釈してＬＣＤ２０６に各種の画面を表示する。JavaScript（登録商標）で記述されたプログラムをＷｅｂアプリという場合がある。

【0118】

チャットアプリ６０ａのチャット通信部６２は、チャットサーバ１０と各種の情報の送受信を行う。本実施形態ではチャットサーバ１０から会議室の予約に関する情報を受信し、チャットサーバ１０に会議室が利用されるかキャンセルされるかを通知する。チャット通信部６２は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

【0119】

チャットアプリ６０ａのテキスト表示部６３は、チャットサーバ１０から送信されたテキスト（会議室の予約に関する情報）を表示する。例えば、発言元はボットでありボットが入力したかのようにテキストを表示する。テキスト表示部６３は、図５のＣＰＵ２０１がチャットアプリ６０ａを実行すること等により実現される。

【0120】

チャットアプリ６０ａのアプリ通信部６４は、会議アプリ６０ｂを呼び出すと共に会議識別情報を会議アプリ６０ｂに送信する。チャットサーバ１０は、会議室の予約に関する情報を通知する際、会議アプリ６０ｂを識別する情報を端末装置６０に送信しているので、チャットアプリ６０ａはＯＳに対し会議アプリ６０ｂを指定し会議識別情報の通知を依頼する。ＯＳは会議アプリ６０ｂを起動することができる。アプリ通信部６４は、図５のＣＰＵ２０１がチャットアプリ６０ａを実行すること等により実現される。

【0121】

会議アプリ６０ｂのサーバ通信部６５は、会議管理サーバ３０と通信する。本実施形態では、会議識別情報を含む２次元コードを会議管理サーバ３０から取得する。サーバ通信部６５は図５のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行すること等により実現される。

【0122】

会議アプリ６０ｂの表示制御部６６は、会議管理サーバ３０から通知された上記の２次元コード等をＬＣＤ２０６に表示する。表示制御部６６は、図５のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行しグラフィクス・ドライバを制御すること等により実現される。

【0123】

会議アプリ６０ｂのアプリ通信部６７は、ＯＳを介して、チャットアプリ６０ａから各種の情報（会議室の予約に関する情報に含まれる会議識別情報等）を取得する。アプリ通信部６７は、図５のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行すること等により実現される。

【0124】

端末通信部６８は、会議室端末９０と通信し会議識別情報等を送信する。端末通信部６８は、Bluetooth（登録商標）などの近距離無線通信で会議室端末９０の存在を検出し、会議室端末９０を検出すると会議識別情報を送信する。また、会議室端末９０に対し２次元コードを表示する機能を提供する。端末通信部６８は、図５のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行すること等により実現される。

【0125】

<<会議室端末>>
会議室端末９０はサーバ通信部９１、端末装置通信部９２、操作受付部９３、表示制御部９４、及び、電子機器通信部９５を有する。会議室端末９０が有するこれら各機能部は、図６に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＥＥＰＲＯＭ６０４からＲＡＭ６０３に展開されたプログラム６０４ｐに従ったＣＰＵ６０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム６０４ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

【0126】

本実施形態のサーバ通信部９１は、予約情報に変更があれば定期的に予約情報を受信する。また、チェックイン時に、端末装置通信部９２が端末装置６０から受信した会議識別情報又は手で入力された会議識別情報を会議管理サーバ３０に送信する。また、サーバ通信部９１は会議管理サーバ３０から制御情報を受信する。

【0127】

定期的に予約情報を受信するタイミングは数秒～数分ごとの周期である。周期が短い方が早期に予約情報を更新できるが、通信負荷も高くなるため、両者を考量して決定される。サーバ通信部９１は少なくとも当日の会議室６の会議管理情報（予約情報）等を受信できる。サーバ通信部９１は、図６のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行し無線ＬＡＮ通信部６１３を制御すること等により実現される。

【0128】

端末装置通信部９２は端末装置６０と通信する。本実施形態では会議識別情報等を受信する。端末装置通信部９２は、図６のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行し近距離無線通信部６１５又はＲＦタグリーダ/ライタ６２２を制御すること等により実現される。

【0129】

電子機器通信部９５は、電子機器７０と通信する。本実施形態ではサーバ通信部９１が受信した制御情報を電子機器７０に送信する。電子機器通信部９５は、図６のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行し無線ＬＡＮ通信部６１３を制御すること等により実現される。

【0130】

表示制御部９４はディスプレイ６１６に端末アプリ９０ａが生成する画面を表示する。この画面はチェックイン、チェックアウトなどが可能な待ち受け画面等である。表示制御部９４は、図６のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行しディスプレイ６１６を制御すること等により実現される。

【0131】

操作受付部９３は会議室端末９０に対する各種の操作を受け付ける。操作受付部９３は図６のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行しタッチパネル６１７を制御すること等により実現される。

【0132】

また、会議室端末９０は記憶部９９を有している。記憶部９９は図６のＲＯＭ６０２及びＥＥＰＲＯＭ６０４等により実現される。記憶部９９には会議室ＩＤ、及び電子機器７０のＩＰアドレス等が記憶されている。

【0133】

＜会議情報通知部の機能について＞
図９は、会議情報通知部３７の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。会議情報通知部３７は、キーワード設定受付部４１、キーワード一致確認部４２、送信方法判断部４３、宛先判断部４４、及び、リマインダー送信部４５を有する。

【0134】

キーワード設定受付部４１は、図１０，図１１に示すような画面の画面情報を生成し、この画面情報に基づくＷｅｂアプリを端末装置に実行させ、予約者によるキーワードの設定に関する操作を受け付ける。予約者はキーワード、及び、送信方法（チャットシステムの場合、宛先は設定されなくてもよい）を設定するので、キーワード設定受付部４１はキーワードに対応付けて送信方法及び宛先を送信方法情報ＤＢ４９１に登録する。

【0135】

キーワード一致確認部４２は、送信方法情報ＤＢ４９１に記憶されているキーワードを含む会議管理情報を会議管理情報ＤＢ４９３から検出する。つまり、会議管理情報をキーワードで検索する。会議管理情報のうち検索の対象となるのは予約情報であるので、予約情報を検索すると言ってもよい。表１に記載された情報又は表１に含まれ得る予約者名、予約者の所属、会議室名、予約権限範囲、予約時間帯、及び、予約日は、キーワードの検出対象となる。予約者名を検索できれば任意の予約者が予約した予約情報の送信方法又は宛先を制御できる。予約者の所属を検索できれば同じ所属（開発チームや営業部）の予約者が予約した予約情報の送信方法又は宛先を制御できる。会議室名を検索できればある会議室で行われる会議の予約情報の送信方法又は宛先を制御できる。予約権限範囲を検索できればある権限を持つ予約者（例えば、秘書など）が予約した予約情報の送信方法又は宛先を制御できる。予約時間帯を検索できればある時間帯の会議（定例会議などの決まった会議）の予約情報の送信方法又は宛先を制御できる。予約日を検索できれば指定の日にちの会議（定例会議などの決まった会議）の予約情報の送信方法又は宛先を制御できる。

【0136】

更に、予約者の所属がキーワードの検出対象となってもよい。予約者の所属とは部署や役職、職種などをいい、ユーザに関する情報が登録された公知のユーザ情報ＤＢに登録されている。予約者は予約者アカウントで特定されているので、予約者アカウントでユーザ情報ＤＢを検索し、予約者の所属を取得すればよい。

【0137】

送信方法判断部４３は、キーワードを含む会議管理情報が見つかった場合、このキーワードに対応付けられた送信方法を送信方法情報ＤＢ４９１から取得する。送信方法を決定することには個別の宛先の決定も含む場合がある。

【0138】

宛先判断部４４は、キーワードを含む会議管理情報が見つかった場合、このキーワードに対応付けられた宛先（通知先ユーザのアカウント又は電子メールアドレス等）を送信方法情報ＤＢ４９１から取得する。

【0139】

リマインダー送信部４５はキーワードに対応付けられた送信方法で、キーワードに対応付けられた宛先にリマインダーを送信する。

【0140】

＜キーワードの登録例＞
図１０は、キーワード等の登録を行うキーワード設定画面５０１の一例である。キーワード設定画面５０１は主に予約者がキーワードを設定する画面である。設備予約システム１００の管理者が設定してもよい。予約者が設定する場合は以下の２つの態様がある。
(i) 予約者が自分にリマインドするための設定を行う
(ii) 予約者が自分以外の参加予定者にリマインドするための設定を行う
(i)の態様としては予約者が自分にリマインドする際にどの送信方法及び宛先に通知するか等を設定する。(ii)の態様としては、庶務や秘書が会議室を予約するが、参加予定者にリマインドする場合、参加予定者にどの送信方法及び宛先で通知するか等を設定する。

【0141】

予約者は登録端末５０を操作して会議管理サーバ３０にログインして、ＨＴＭＬ、ＣＳＳ（Cascade Style Sheet）、及び、JavaScript（登録商標）などで記述された画面情報をキーワード設定受付部４１から取得して表示する。キーワード設定画面５０１はキーワード設定受付部４１が提供するＷｅｂアプリの一画面である。図１０の説明では設定に関する操作を説明するため、予約者が登録端末５０を操作するが、端末装置６０を操作しても差し支えない。

【0142】

キーワード設定画面５０１は、タブ欄５０２、ユーザアカウント欄５０３、デフォルト設定欄５０４、及び、オプション設定欄５０５を有している。

【0143】

タブ欄５０２は、リマインダー通知先の設定５０２ａ、及びユーザ設定５０２ｂの各タブを有している。図１０のキーワード設定画面５０１はリマインダー通知先の設定５０２ａというタブが選択された場合に表示される。リマインダー通知先の設定５０２ａはリマインダーの送信方法を予約者が設定するためのタブである。ユーザ設定５０２ｂは、チャットシステムに関するユーザ設定を予約者が行うためのタブである。

【0144】

ユーザアカウント欄５０３は、会議管理サーバ３０にログインしている予約者のアカウントが表示される欄である。このアカウントは設備予約システム（予約管理サーバ２０）が発行するアカウントである。

【0145】

デフォルト設定欄５０４には予約者に通知するための送信方法が表示される。すなわち、デフォルト設定欄５０４は予約者が自分にリマインドする際にリマインダーの送信方法を設定するための欄である。図１０では送信方法の一覧で「Ｍａｉｌ」５０４ｃが選択された状態を示すため、メールアドレス欄５０４ａが表示されている。メールアドレス欄５０４ａには予約者が自分にリマインドするために都合がよい任意のメールアドレスを設定できる。

【0146】

デフォルト設定欄５０４に表示されるチャットシステム５０４ｂは会議管理サーバ３０と連携することが可能なチャットシステムであり予め設定されている。予約者はどのチャットシステムを使ってリマインドするかを選択できる。チャットシステムが選択された場合、チャットシステムにおいてユーザを特定するためのユーザインタフェースがデフォルト設定欄５０４に表示される。このユーザインタフェースの一例は図１１と同様である。

【0147】

オプション設定欄５０５には、番号５０５ａ、キーワード５０５ｂ、通知先の設定欄５０５ｃ、編集ボタン５０５ｄ、削除ボタン５０５ｅ、及び、追加ボタン５０５ｆが表示される。オプション設定欄５０５は、予約者が自分以外の者にリマインダーを送信する際の送信方法を設定するための欄である。したがって、オプション設定欄５０５は空欄でもよい。本実施形態ではオプション設定欄５０５により、予約者が予約者以外の参加者等にリマインドすることが可能になる。

【0148】

オプション設定欄５０５の設定は図１１の宛先設定画面５１１で行われる。編集ボタン５０５ｄは一度、設定した通知先の設定欄５０５ｃを予約者が編集するためのボタンであり、削除ボタン５０５ｅはキーワードと送信方法の設定を削除するためのボタンであり、追加ボタン５０５ｆは新たにキーワードと送信方法を管理者が追加するためのボタンである。

【0149】

図１１は宛先設定画面５１１の一例を示す。宛先設定画面５１１は、図１０で編集ボタン５０５ｄ又は追加ボタン５０５ｆが押下されると表示される。宛先設定画面５１１は、キーワードと送信方法を予約者が設定するための画面である。宛先設定画面５１１は、送信方法選択タグ５１２を有している。管理者が送信方法選択タグ５１２でチャットシステム５１２ａ又はメール（Ｍａｉｌ）５１２ｂを選択すると、チャットシステム又はメールに対応したユーザインタフェースが表示される。すなわち、選択したチャットシステムで宛先の設定に必要な入力欄が表示される。メール５１２ｂを選択した場合は、図１０のようにメールアドレス欄５０４ａが表示される。

【0150】

図１１では、slackというチャットシステムが選択されため、チーム名５１３（ワークスペースに相当）、アカウント５１４、チャンネル５１５が選択できるようになっている。チーム名５１３（ワークスペースに相当）とチャンネル５１５によりグループが特定され、アカウント５１４により宛先を特定できる。したがって、予約者がチャットシステムを選択した場合、宛先も指定できる。アカウント５１４は設定されなくてもよく、この場合、会議管理サーバ３０はグループのメンバ全員に通知できる。

【0151】

また、宛先設定画面５１１はキーワード欄５１６と一致判断設定欄５１７を有している。キーワード欄５１６には上記のキーワードが入力される。一致判断設定欄５１７には部分一致、完全一致、前方一致、後方一致などの判断方法が設定される。

【0152】

これらを設定して、予約者が保存ボタン５１８を押下すると、図１０のキーワード設定画面５０１に戻り、オプション設定欄５０５に図１１で設定した内容が表示される。図１０では、通知先の設定欄５０５ｃにリマインドの送信先のメールアドレスが表示されている。図１０ではメールアドレスが表示されているが、チャットシステムによってはワークスペース、チャンネル、及びチャットシステムのアカウントなど、チャットシステムにおいてユーザを特定するための情報が表示される。

【0153】

予約者が図１０、図１１の画面で設定したキーワード、及び、送信方法は会議管理サーバ３０に送信され、情報対応付部３２が送信方法情報ＤＢ４９１に登録する。

【0154】

＜キーワードの設定手順＞
図１２は、管理者が図１０，図１１の画面でキーワード等を設定する手順を示すシーケンス図の一例である。予約者は登録端末５０を操作して会議管理サーバ３０と通信させ、登録端末５０でＷｅｂアプリを実行する。

【0155】

S1：予約者が図１１に示した宛先設定画面５１１のキーワード欄５１６にキーワードを入力する。登録端末５０の操作受付部５２は予約者の入力を受け付ける。

【0156】

S2：予約者が図１１に示した宛先設定画面５１１の送信方法選択タグ５１２を選択して、リマインドに使用する送信方法の設定を行う。登録端末５０の操作受付部５２は送信方法の選択を受け付ける。

【0157】

S3：管理者が図１１に示した宛先設定画面５１１に宛先を設定する。すなわち、slackの場合は、チーム名５１３、アカウント５１４、及び、チャンネル５１５を設定する。送信方法選択タグ５１２でメール５１２ｂが選択された場合、メールアドレスを入力する。登録端末５０の操作受付部５２は管理者の入力を受け付ける。

【0158】

S4：登録端末５０の通信部５１は、管理者が設定したキーワード及び送信方法を会議管理サーバ３０に送信する。

【0159】

S5：会議管理サーバ３０の通信部３１はこれらの設定情報を受信し、情報対応付部３２が送信方法情報ＤＢ４９１に登録する（更新する）。

【0160】

このようにして会議管理サーバ３０には設備予約システム１００のユーザごとに、キーワード、送信方法、及び、宛先が登録される。

【0161】

＜会議室の予約＞
図１３を用いて会議室の予約について説明する。図１３は予約管理サーバ２０が提供し端末装置６０が表示する会議室の予約画面４０１の一例である。予約画面４０１は、会議名入力欄４０２、開始時刻入力欄４０３、終了時刻入力欄４０４、及び、会議室入力欄４０５を有する。参加予定は予約管理サーバ２０のアカウントで予約管理サーバ２０にログインし、予約画面４０１に必要事項を入力する。会議室入力欄４０５はプルダウンで選択可能な会議室名と通信ＩＤ等を表示するので、ユーザは会議室名を選択することで会議室を選択できる。会議室入力欄４０５に表示されている通信ＩＤは、会議室６の電子機器７０が他拠点の電子機器７０と通信する際に相手を特定するためのＩＤである。これにより、電子機器７０は自動的に他拠点の電子機器７０と通信を開始できる。

【0162】

また、予約画面４０１にはカレンダー選択欄４０６が表示される。カレンダー選択欄４０６はグループで共有するカレンダーをユーザが選択する欄である。したがってユーザはカレンダーを使い分けることができる。

【0163】

会議室の予約画面４０１は一例に過ぎず、予約管理サーバ２０が提供する画面によってデザインは変更される。予約者が予約画面４０１から必要事項を入力すると、表１に示した予約情報が予約管理サーバ２０に登録される。

【0164】

＜リマインダーの送信処理＞
図１４は、会議管理サーバ３０が会議のリマインドを行う手順を示すシーケンス図の一例である。

【0165】

S11：予約管理サーバ２０の通信部２１は予約情報の登録（変更を含む）を受け付けると、会議管理サーバ３０に予約されたことを示す予約通知を送信する。

【0166】

S12：会議管理サーバ３０の通信部３１は予約通知を受信し、予約情報取得部３３が予約管理サーバ２０から予約情報を取得する。例えば、通知された予約情報を取得してもよいし、ドメインを指定して取得してもよい。

【0167】

S13：予約情報取得部３３が予約情報を取得すると、会議情報通知部３７のキーワード一致確認部４２が送信方法情報ＤＢ４９１に設定されたキーワードで予約情報を検索する。キーワードの検索先は予約情報のどの部分でもよいが、例えば会議名が検索される。検索の詳細を図１５で説明する。以下では、キーワードを含む予約情報が見つかった場合を説明する。

【0168】

S14：送信方法判断部４３は、キーワードに対応付けられた送信方法を送信方法情報ＤＢ４９１から取得する。例えば、チャットシステムが特定される。

【0169】

S15：次に、宛先判断部４４は、キーワードに対応付けられた宛先を送信方法情報ＤＢ４９１から取得する。例えば、メールアドレスが特定される。なお、送信方法の決定と宛先の決定が並行して行われてもよい。

【0170】

S16：リマインダー送信部４５は、リマインダーの送信のためのタイマーをセットする。つまり、通知設定ＤＢ４９６により会議開始前のどのタイミングでリマインドするかが設定されているため、通知設定ＤＢ４９６に設定されたタイミングでリマインドできるように、ユーザごとにタイマー（リマインダーを送信する日時）を設定する。

【0171】

S17：リマインダー送信部４５は、設定した日時になるとリマインダーを通知先ユーザに通知する。

【0172】

図１５は、会議情報通知部３７がリマインドする手順の詳細を説明するフローチャート図の一例である。

【0173】

まず、図１０，図１１で説明したようにリマインダーの送信に使用する送信方法、及び、宛先が設定される（Ｓ１００）。

【0174】

キーワード一致確認部４２は、予約情報に含まれる予約者アカウントを確認して、この予約者アカウントに対応付けられた送信方法を送信方法情報ＤＢ４９１から取得して、キーワードが設定されているか否かを判断する（Ｓ１０１）。

【0175】

キーワードが設定されていない場合（Ｓ１０１のＮｏ）、会議情報通知部３７はキーワード設定画面５０１のデフォルト設定欄５０４で設定された送信方法と宛先でリマインダーを送信する（Ｓ１０２）。したがって、宛先は会議の予約者となる。

【0176】

キーワードが設定されている場合（Ｓ１０１のＹｅｓ）、キーワード一致確認部４２は予約情報にキーワードが含まれるか否かを判断する（Ｓ１０３）。

【0177】

予約情報にキーワードが含まれる場合（Ｓ１０３のＹｅｓ）、宛先判断部４４がキーワードに基づいて送信方法情報ＤＢ４９１から送信方法と宛先を決定する（Ｓ１０４）。

【0178】

次に、送信方法判断部４３がキーワードに対応づけられた送信方法と宛先を判断する（Ｓ１０５）。

【0179】

送信方法がslackの場合、送信方法判断部４３は送信方法をslackに決定する（Ｓ１０６）。送信方法の決定により宛先も決定される。

【0180】

送信方法がMicrosoft Teamsの場合、送信方法判断部４３は送信方法をMicrosoft Teamsに決定する（Ｓ１０７）。送信方法の決定により宛先も決定される。

【0181】

送信方法がＭａｉｌ（電子メール）の場合、送信方法判断部４３は送信方法を電子メールに決定する（Ｓ１０８）。送信方法が電子メールに決定されると宛先も決定される。なお、図１５ではＬＩＮＥを省略した。

【0182】

キーワードを含む予約情報がない場合（Ｓ１０３のＮｏ）、会議情報通知部３７はキーワード設定画面５０１のデフォルト設定欄５０４で設定された送信方法と宛先でリマインダーを送信する（Ｓ１０９）。したがって、宛先は会議室の予約者となる。

【0183】

チャットシステムがリマインダーを送信する手順を説明する。会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０を介して端末装置６０にリマインダーを送信する。ここでは、例えばslackが選択されているものとする。
a. 会議情報通知部３７は予約情報により予約者のアカウントを特定している。
b. この予約者のアカウントに対応付けられた送信方法を送信方法情報ＤＢ４９１で特定する。これにより、チャットサーバ１０における宛先（予約者以外）のアカウント、ワークスペース及びチャンネルを特定できる。
c. 会議情報通知部３７は、予め割り当てられているボットの識別情報（例えばトークン）、チャットサーバにおける宛先（予約者以外）のアカウント、ワークスペース及びチャンネルを指定してチャットサーバ１０にメッセージを送信する。
d. チャットサーバ１０のテキスト処理部１２はワークスペース及びチャンネルで特定したグループのうち、宛先（予約者以外）のアカウントに対し、トークンで指定されたボットが発言する形で通知する。

【0184】

＜リマインドの例＞
図１６は、端末装置６０に表示される会議室の予約に関する情報の一例を示す。図１６（ａ）は通知設定ＤＢ４９６のタイミングで通知される会議室の予約に関する情報の一例である。このようなメッセージは例えば会議の開始時刻の前日、数時間前、又は、３０分前などに通知される。

【0185】

図１６（ａ）では以下のように表示されている。
「2017－05－18 20：47：00 会議室Ａにて、会議（定例）が予約されています。予約通り利用する場合は"利用する"、利用しない場合は"キャンセルする"を選択してください。10分間返答がない場合、自動的に予約はキャンセルされます。」
予約者又は通知先ユーザはメッセージを見て利用するボタン４５１及びキャンセルボタン４５２のどちらを押下するか等、適切な対応を取ることができる。また、利用するボタン４５１及びキャンセルボタン４５２のどちらも押下しない場合、会議管理サーバ３０の会議情報通知部３７は１０分間で自動的に会議室の予約をキャンセルするので、空予約を低減できる。

【0186】

なお、利用するボタン４５１及びキャンセルボタン４５２の押下は会議管理サーバ３０に通知される。利用するボタン４５１及びキャンセルボタン４５２の押下は発言者であるボットを指定して行われ、チャットサーバ１０に通知される。チャットサーバ１０がボットに応答を送信すると、ボットは会議管理サーバ３０に相当するので、会議管理サーバ３０が予約者又は通知先ユーザの回答を受信できる。会議情報通知部３７は再度、チャットサーバ１０を介して確定した旨４５３を端末装置６０のチャットアプリ６０ａに送信する。参加予定者がキャンセルボタン４５２を押下した場合も同様に、キャンセルされた旨４５４が表示される。

【0187】

図１６（ｂ）は利用するボタン４５１が押下され利用が確定された後に、更に、端末装置６０に表示される会議室の予約に関する情報を示す。
「会議（定例） 2017－05－18 20：47：00 会議室Ａ」の利用を確定しました。
下記のURLからチェックインしてください。
XXXX://XXX.tk?receptID=ＮＮＮ…Ｎ」
Ｎは任意の数字又はアルファベットである。利用が確定された場合、所定のタイミングでメッセージに会議識別情報「ＮＮＮ…Ｎ」が含まれる。参加予定者はこの会議識別情報を会議室端末９０に入力する（端末装置６０が送信してもよい）。

【0188】

なお、参加予定者は確定後もキャンセルボタン４５２の押下により予約をキャンセルすることができる。この場合も、会議情報通知部３７がチャットサーバ１０を介してキャンセルした旨４５４を端末装置６０のチャットアプリ６０ａに送信する。

【0189】

図１６（ｂ）の「XXXX://XXX.tk」は会議アプリのＵＲＬである。このＵＲＬがタップされると会議アプリが起動する。パラメータで会議識別情報である「ＮＮＮ…Ｎ」が指定されているので、端末装置６０は会議アプリを起動すると共に会議識別情報を会議アプリ６０ｂに通知する。これにより会議アプリ６０ｂは予め保持している会議管理サーバ３０のＩＰアドレス等を用いて会議管理サーバ３０と通信し、会議識別情報を含む２次元コードを要求できる。会議管理サーバ３０のチェックイン管理部３８は「ＮＮＮ…Ｎ」がコード化された２次元コードを生成し、端末装置６０に送信する。端末装置６０は２次元コードを保持できる。この２次元コードがあれば、予約者又は通知先ユーザが会議識別情報を入力せずにチェックインすることができる。

【0190】

＜まとめ＞
以上説明したように、本実施形態の設備予約システム１００は、リマインドに使用するチャットサーバ１０、又は、宛先の少なくとも一方を任意に変更できる。チャットサーバを選択した場合も任意の宛先を選択できる。

【0191】

＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

【0192】

例えば、会議管理サーバ３０は複数、存在してもよいし、会議管理サーバ３０の機能が複数のサーバに分散されていてもよい。また、予約管理サーバ２０と会議管理サーバ３０が一体でもよい。

【0193】

また、以上の実施例で示した図６，図７などの構成例は、設備予約システム１００の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。しかし、各処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。設備予約システム１００は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

【0194】

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

【0195】

なお、予約情報取得部３３は予約情報取得手段の一例であり、送信方法判断部４３と宛先判断部４４は送信方法決定手段の一例であり、リマインダー送信部４５は送信手段の一例であり、送信方法情報ＤＢ４９１は送信方法記憶部の一例である。

【符号の説明】

【0196】

１０ チャットサーバ
２０ 予約管理サーバ
３０ 会議管理サーバ
６０ 端末装置
７０ 電子機器
９０ 会議室端末
１００ 設備予約システム

【先行技術文献】

【特許文献】

【0197】

【文献】特開2001－350884号公報

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】