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特許7480654処理実行システム、情報処理システム、情報処理方法、プログラム
(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】特許公報(B2)
(11)【特許番号】
(24)【登録日】2024-04-30
(45)【発行日】2024-05-10
(54)【発明の名称】処理実行システム、情報処理システム、情報処理方法、プログラム
(51)【国際特許分類】
H04N 1/00 20060101AFI20240501BHJP
G03G 21/00 20060101ALI20240501BHJP
G03G 21/14 20060101ALI20240501BHJP
【ＦＩ】
H04N1/00 127A
G03G21/00 388
G03G21/14
【請求項の数】
13
(21)【出願番号】P 2020155739
(22)【出願日】2020-09-16
(65)【公開番号】P2022049506
(43)【公開日】2022-03-29
【審査請求日】2023-02-24
(73)【特許権者】
【識別番号】000006747
【氏名又は名称】株式会社リコー
(74)【代理人】
【識別番号】100107766
【弁理士】
【氏名又は名称】伊東 忠重
(74)【代理人】
【識別番号】100070150
【弁理士】
【氏名又は名称】伊東 忠彦
(72)【発明者】
【氏名】齋藤 誠一
(72)【発明者】
【氏名】対馬 亜矢子
(72)【発明者】
【氏名】木戸口 和明
(72)【発明者】
【氏名】芹澤 温子
(72)【発明者】
【氏名】網倉 智哉
(72)【発明者】
【氏名】田部井 信充
【審査官】橋爪 正樹
(56)【参考文献】
【文献】特開２００９－２９４７９２（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２０１３－１３８３７０（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２００６－３３０８６３（ＪＰ，Ａ）
(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)
Ｈ０４Ｎ １／００
Ｇ０３Ｇ ２１／００
Ｇ０３Ｇ ２１／１４
Ｇ０６Ｑ １０／００－１０／３０
(57)【特許請求の範囲】
【請求項1】
機器から出力物の画像データを受信し、前記出力物の処理を行う処理実行システムであって、前記機器からの要求に応じて、前記出力物の識別情報に加え、前記機器を操作するユーザーの識別情報を含む前記出力物の出力データを前記機器に送信し、
前記機器が前記出力データを印刷した前記出力物を前記機器が読み取って生成した画像データを受信する通信部と、
前記通信部が受信した前記画像データに付加されている前記出力物の識別情報及び前記ユーザーの識別情報に基づいて、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出する重複検出部と、
を有することを特徴とする処理実行システム。
【請求項2】
前記通信部は、前記出力物の識別情報と前記ユーザーの識別情報に加え、前記出力物の種別を含む前記出力物の出力データを前記機器に送信し、前記画像データを受信し、前記出力物の種別に応じた処理を行うことを特徴とする請求項１に記載の処理実行システム。
【請求項3】
機器から出力物の画像データを受信し、前記出力物の処理を行う処理実行システムであって、前記機器からの要求に応じて、前記出力物の識別情報に加え、前記出力物の種別を含む前記出力物の出力データを前記機器に送信し、
前記機器が前記出力データを印刷した前記出力物を前記機器が読み取って生成した画像データを受信する通信部と、
前記通信部が受信した前記画像データに付加されている前記出力物の識別情報に基づいて、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出する重複検出部と、を有し、
前記重複検出部は、前記出力物の種別に対応付けて、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出するか否かが設定されている重複検出設定情報を参照し、
前記重複検出設定情報に、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出する旨が設定されている場合、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出することを特徴とする処理実行システム。
【請求項4】
前記重複検出設定情報に同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出する旨が設定されている場合、前記出力物の識別情報を含むファイル名を前記画像データのファイルに設定するファイル名設定部と、前記ファイル名が同じファイルがすでに前記出力物の種別に応じたフォルダーに保存されている場合、前記ファイルを前記フォルダーに保存せず、
前記ファイル名が同じファイルが前記フォルダーに保存されていない場合、前記ファイルを前記フォルダーに保存する読取ワークフロー処理部と、を有することを特徴とする請求項３に記載の処理実行システム。
【請求項5】
前記重複検出設定情報に同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出する旨が設定されていない場合、前記画像データの受信の日時に関する日時情報を含むファイル名を前記画像データのファイルに設定するファイル名設定部と、前記ファイル名が同じファイルがすでに前記出力物の種別に応じたフォルダーに保存されている場合、前記ファイルを前記フォルダーに保存せず、
前記ファイル名が同じファイルが前記フォルダーに保存されていない場合、前記ファイルを前記フォルダーに保存する読取ワークフロー処理部と、を有することを特徴とする請求項３に記載の処理実行システム。
【請求項6】
同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを前記重複検出部が検出した場合、前記機器又は前記機器を操作したユーザーの少なくとも一方にエラーが生じた旨を通知することを特徴とする請求項１～５のいずれか１項に記載の処理実行システム。
【請求項7】
前記出力物の識別情報は、前記機器からの要求に応じて前記出力物の識別情報を有する前記出力物の出力データを前記機器に送信した日時、前記機器からの要求を受け付けた日時、又は、前記機器と通信を開始した日時である、ことを特徴とする請求項１～６のいずれか１項に記載の処理実行システム。
【請求項8】
機器と、前記機器から出力物の画像データを受信し、前記出力物の処理を行う情報処理装置を含む情報処理システムであって、前記情報処理装置は、
前記機器からの要求に応じて、前記出力物の識別情報に加え、前記機器を操作するユーザーの識別情報を含む前記出力物の出力データを前記機器に送信し、
前記機器が前記出力データを印刷した前記出力物を前記機器が読み取って生成した画像データを受信する通信部と、
前記通信部が受信した前記画像データに付加されている前記出力物の識別情報及び前記ユーザーの識別情報に基づいて、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出する重複検出部と、
を有することを特徴とする情報処理システム。
【請求項9】
機器と、前記機器から出力物の画像データを受信し、前記出力物の処理を行う情報処理装置を含む情報処理システムであって、前記情報処理装置は、
前記機器からの要求に応じて、前記出力物の識別情報に加え、前記出力物の種別を含む前記出力物の出力データを前記機器に送信し、
前記機器が前記出力データを印刷した前記出力物を前記機器が読み取って生成した画像データを受信する通信部と、
前記通信部が受信した前記画像データに付加されている前記出力物の識別情報に基づいて、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出する重複検出部と、を有し、
前記重複検出部は、前記出力物の種別に対応付けて、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出するか否かが設定されている重複検出設定情報を参照し、
前記重複検出設定情報に、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出する旨が設定されている場合、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出することを特徴とする情報処理システム。
【請求項10】
機器から出力物の画像データを受信し、前記出力物の処理を行う処理実行システムが行う情報処理方法であって、通信部が、前記機器からの要求に応じて、前記出力物の識別情報に加え、前記機器を操作するユーザーの識別情報を含む前記出力物の出力データを前記機器に送信するステップと、
前記機器が前記出力データを印刷した前記出力物を前記機器が読み取って生成した画像データを受信するステップと、
重複検出部が、前記通信部が受信した前記画像データに付加されている前記出力物の識別情報及び前記ユーザーの識別情報に基づいて、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出するステップと、
を有することを特徴とする情報処理方法。
【請求項11】
機器から出力物の画像データを受信し、前記出力物の処理を行う処理実行システムが行う情報処理方法であって、通信部が、前記機器からの要求に応じて、前記出力物の識別情報に加え、前記出力物の種別を含む前記出力物の出力データを前記機器に送信するステップと、
前記機器が前記出力データを印刷した前記出力物を前記機器が読み取って生成した画像データを受信するステップと、
重複検出部が、前記通信部が受信した前記画像データに付加されている前記出力物の識別情報に基づいて、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出するステップと、を有し、
前記重複検出部は、前記出力物の種別に対応付けて、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出するか否かが設定されている重複検出設定情報を参照し、
前記重複検出設定情報に、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出する旨が設定されている場合、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出することを特徴とする情報処理方法。
【請求項12】
機器から出力物の画像データを受信し、前記出力物の処理を行う情報処理システムを、前記機器からの要求に応じて、前記出力物の識別情報に加え、前記機器を操作するユーザーの識別情報を含む前記出力物の出力データを前記機器に送信し、
前記機器が前記出力データを印刷した前記出力物を前記機器が読み取って生成した画像データを受信する通信部と、
前記通信部が受信した前記画像データに付加されている前記出力物の識別情報及び前記ユーザーの識別情報に基づいて、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出する重複検出部、
として機能させるためのプログラム。
【請求項13】
機器から出力物の画像データを受信し、前記出力物の処理を行う情報処理システムを、前記機器からの要求に応じて、前記出力物の識別情報に加え、前記出力物の種別を含む前記出力物の出力データを前記機器に送信し、
前記機器が前記出力データを印刷した前記出力物を前記機器が読み取って生成した画像データを受信する通信部と、
前記通信部が受信した前記画像データに付加されている前記出力物の識別情報に基づいて、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出する重複検出部、
として機能させるためのプログラムであって、
前記重複検出部は、前記出力物の種別に対応付けて、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出するか否かが設定されている重複検出設定情報を参照し、
前記重複検出設定情報に、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出する旨が設定されている場合、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出することを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、処理実行システム、情報処理システム、情報処理方法、及び、プログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
機器のスキャナ機能又はファクス受信機能で入力された画像データに対し１つ以上の処理を行い配信する処理実行システムが知られている。処理実行システムは予め決まっている一連の処理（ワークフロー）を画像データに対し順に施すためワークフローシステムと呼ばれる場合がある。
【0003】
この処理実行システムが行う処理を自動で切り替える技術が知られている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、機器が読み取る原稿に画像コードを形成しておき、読み取られた画像データの画像コードを解析して解析結果に基づき処理を切り替えるシステムが開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
しかしながら、従来の技術では、同じ出力物から画像データが生成されたことを検出できないという問題があった。例えば、社員が会社に旅費などの費用を請求する場合、社員は旅費の申請用の出力物を機器で印刷する。社員は必要事項を出力物に記入して、出力物を機器で読み取って生成した画像データを情報処理システムに送信する。情報処理システムは予め定められたフォルダー等に画像データを送信しておき、庶務などの担当者がフォルダーから画像データを取得して精算する。したがって、社員が過去に申請に使用した出力物を使い回して、再度、申請すると、二重申請となってしまう。
【0005】
本発明は、上記課題に鑑み、同じ出力物から画像データが生成されたことを検出できる処理実行システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0006】
上記課題に鑑み、本発明は、機器から出力物の画像データを受信し、前記出力物の処理を行う処理実行システムであって、前記機器からの要求に応じて、前記出力物の識別情報に加え、前記機器を操作するユーザーの識別情報を含む前記出力物の出力データを前記機器に送信し、前記機器が前記出力データを印刷した前記出力物を前記機器が読み取って生成した画像データを受信する通信部と、前記通信部が受信した前記画像データに付加されている前記出力物の識別情報及び前記ユーザーの識別情報に基づいて、同じ前記出力物から前記画像データが生成されたことを検出する重複検出部と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【0007】
同じ出力物から画像データが生成されたことを検出できる処理実行システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【0008】
【図1】処理実行システムの動作の概略を説明する一例の図である。
【図2】処理実行システムの一例の構成図である。
【図3】情報処理システムの一例のハードウェア構成図である。
【図4】機器の一例のハードウェア構成図である。
【図5】情報処理システムと機器の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
【図6】ワークフローの一例を説明する図である。
【図7】印刷のワークフローに関する設定画面の一例である。
【図8】読取のワークフローに関する設定画面の一例である。
【図9】印刷のワークフロー、読取のワークフローの設定、読取のワークフローの実行、及び、申請書の確認処理の流れを説明するシーケンス図の一例である。
【図10】基本となる印刷と読取の全体の流れを示す一例のシーケンス図である。
【図11】印刷のワークフローにおいて、情報処理システムが実行する処理を説明するシーケンス図の一例である。
【図12】認証画面の一例を示す図である。
【図13】ホーム画面の一例を示す図である。
【図14】印刷用画面の一例を示す図である。
【図15】印刷設定画面の一例を示す図である。
【図16】画像コードに含まれる情報を説明する図である。
【図17】機器が印刷した原稿の一例を示す図である。
【図18】管理者が操作する第一の端末装置が表示する位置設定画面の一例を示す図である。
【図19】管理者が操作する第一の端末装置が表示する二重申請設定画面の一例を示す図である。
【図20】情報処理システムが画像データに付与するファイル名を説明する図である。
【図21】読取のワークフローにおいて、情報処理システムが実行する処理を説明する一例のシーケンス図である。
【図22】読取用画面の一例を示す図である。
【図23】読取設定・実行画面の一例を示す図である。
【図24】読取・処理結果画面の一例を示す図である。
【図25】二重申請が検出された場合に機器が表示する読取・処理結果画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0009】
以下、本発明を実施するための形態の一例として、処理実行システムと処理実行システムが行う情報処理方法について図面を参照しながら説明する。
【0010】
＜動作の概略＞
図１は、処理実行システム１の動作の概略を説明する図である。本実施形態では印刷のワークフローと読取のワークフローを処理方法情報により連携させる。処理方法情報は管理者が編集できるため、ワークフローを容易に拡張することができる。
図１は、処理実行システム１の動作の概略を説明する図である。本実施形態では印刷のワークフローと読取のワークフローを処理方法情報により連携させる。処理方法情報は管理者が編集できるため、ワークフローを容易に拡張することができる。
【0011】
まず、図１（ａ）に基づいて、印刷のワークフローについて説明する。
【0012】
(1) ユーザーはまず、印刷のワークフローを選択する。これにより、情報処理システム１０が印刷データ記憶部１１から取得した書類種別を機器２０が表示する。ユーザーは自分がワークフローで印刷したい書類種別を選択する。機器２０は書類種別を情報処理システム１０に送信する。書類種別は申請書など各種の書類の書類名等、書類を特定する情報である。
【0013】
(2) 情報処理システム１０は印刷データ記憶部１１から書類種別が示す書類の印刷データ（出力データ）を取得する。
【0014】
(3) 情報処理システム１０は書類種別と出力物を識別する識別情報（以下、出力物の識別情報という）を画像コード（例えば、ＱＲコード（登録商標））９に変換して書類の印刷データに形成し、機器２０に送信する。これにより、機器２０は画像コード９が形成された書類を印刷できる。
【0015】
(4) ユーザーは読取のワークフローのために書類に必要事項を記入する。ユーザーは必ずしも記入しなくてもよい。
【0016】
次に、図１（ｂ）に基づいて、読取のワークフローについて説明する。
【0017】
(1) ユーザーは必要事項を記入した書類を機器２０で読み取る。
【0018】
(2) 機器２０は書類を読み取って生成した画像データ（入力データ）を情報処理システム１０に送信し、情報処理システム１０が画像コード９を解析して書類種別を取り出す。情報処理システム１０は書類種別に対応付けられている処理方法を処理方法記憶部１３から取得する。処理方法記憶部１３には処理方法情報（ＩＤ：書類種別：処理方法）が登録されている。ＩＤは書類を識別する識別情報である。書類種別は申請書など各種の原稿の書類名等、原稿を特定する情報である。処理方法は読取のワークフローにおいて原稿の画像データをどのように処理するかを示す。
【0019】
(3) また、情報処理システム１０は、画像コード９を解析して出力物の識別情報を取り出す。そして、情報処理システム１０は、過去に処理した出力物の識別情報に、取り出した出力物の識別情報と同じものがあるかどうかを判断する（重複判断）。情報処理システム１０は、例えば過去に画像コード９から取り出した出力物の識別情報を記録しておき、現在、画像コード９から取得した出力物の識別情報と同じ出力物の識別情報があるかどうかを判断する。過去に取り出した出力物の識別情報と同じものがある場合、情報処理システム１０はエラーが生じたことを電子メール等でユーザーに通知する。
【0020】
(4) 出力物の識別情報が重複していない場合、情報処理システム１０は、書類の画像データを、書類種別に対応付けられた処理方法に基づいて処理する。情報処理システム１０は、例えば、処理方法で指定されたフォルダーに配信したり、電子メールで通知したりする。
【0021】
このように、情報処理システム１０は、出力物の識別情報に基づいて書類の二重申請を検出することができる。したがって、費用などを社員が二重申請することを抑制できる。
【0022】
また、出力物の画像コード９は書類種別を有しており、読み取られた出力物は書類種別に対応付けられている処理方法に基づいて処理される。管理者は処理方法記憶部１３に新たに「ＩＤ：書類種別：処理方法」を登録してもよいし、すでに記憶されている処理方法を変更すればよいので、ワークフローを容易に拡張できる。
【0023】
＜用語について＞
出力物とは、機器が出力した物である。例えば、印刷物であり、印刷物は書類や文書と呼ばれる場合がある。本実施形態では、書類という用語で説明される。
出力物とは、機器が出力した物である。例えば、印刷物であり、印刷物は書類や文書と呼ばれる場合がある。本実施形態では、書類という用語で説明される。
【0024】
出力物の種別は、どの出力物かを示す情報である。本実施形態では書類種別という用語で説明される。
【0025】
出力物の識別情報は、個々の出力物を識別する情報である。したがって、出力物の種別が同じでも出力物の識別情報は異なる。本実施形態では、出力物が印刷された日時情報を出力物の識別情報の例として説明する。
【0026】
同じ出力物から生成された画像データを検出するとは、複数回、同じ出力物から画像データが生成され、機器から情報処理システムに送信されることをいう。同じ出力物とは、同じ書類の種別というだけでなく、出力物が同一物であることをいう。本実施形態では、単に、画像データの重複を検出する、とい記載で説明する。画像データの重複は、ユーザーが書類を機器に読み取らせることで行う申請の重複とも言うことができる。
【0027】
処理方法は、情報処理システムが画像データをどのように処理するかに関する情報である。例えば、配信先、通知先、加工方法、又は、送信先、などが指定されうる。
【0028】
＜システム構成例＞
図２は、処理実行システム１の一例の構成図である。図２に示される処理実行システム１は、サービス提供環境Ｅ１、ユーザー環境Ｅ２、及び外部システム３０を含み、インターネット等の広域的なネットワークＮ１を介して通信可能に接続されている。
図２は、処理実行システム１の一例の構成図である。図２に示される処理実行システム１は、サービス提供環境Ｅ１、ユーザー環境Ｅ２、及び外部システム３０を含み、インターネット等の広域的なネットワークＮ１を介して通信可能に接続されている。
【0029】
サービス提供環境Ｅ１は、ネットワークを介してクラウドサービス等の外部サービスを提供するシステム環境である。なお、本実施形態では、外部サービスの具体例としてクラウドサービスを採用して説明するが、ＡＳＰ（Application Service Provider）によって提供されるサービスやＷｅｂサービス等、ネットワークを介して提供されるサービスに関して本実施の形態が適用されてもよい。
【0030】
サービス提供環境Ｅ１は、一台以上の情報処理装置で実現される情報処理システム１０を有する。情報処理システム１０は、ネットワークを介して所定のサービスを提供する。例えば、情報処理システム１０は、ユーザー環境Ｅ２の機器２０において原稿（本実施形態では書類）をスキャンして生成された電子ファイルを、ＯＣＲ（Optical Character Reader）処理して、外部システム３０に保存するサービス（スキャン配信サービス）を提供する。また、例えば、情報処理システム１０は、外部システム３０に保存されている電子ファイルを、ユーザー環境Ｅ２の機器２０で印刷するサービス（クラウドプリントサービス）を提供する。本実施形態では、情報処理システム１０は、このようなスキャン配信サービス及びクラウドプリントサービスを提供するものとして説明する。
【0031】
ただし、情報処理システム１０により提供されるサービスは、これらに限られず、例えば、外部システム３０に保存されている電子ファイルを、ユーザー環境Ｅ２のプロジェクタで投影するサービス等であってもよい。また、このサービスは、機器２０において書類をスキャンして生成された電子ファイルを、ＯＣＲ処理した後、所定の言語に翻訳（例えば、英語から日本語に翻訳）して、外部システム３０に保存するサービス等であってもよい。
【0032】
なお、情報処理システム１０の全部又は一部は、ユーザー環境Ｅ２に設置されていてもよい。すなわち、情報処理システム１０を構成する情報処理装置の全部又は一部は、ユーザー環境Ｅ２に包含されていてもよい。
【0033】
ユーザー環境Ｅ２は、例えば機器２０を使用するユーザーである企業等におけるシステム環境である。ユーザー環境Ｅ２では、一台以上の機器２０、第一の端末装置５０及び第二の端末装置６０が例えばＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークを介して接続されている。
【0034】
本実施形態に係る機器２０は、プリンタ機能及びスキャナ機能を有する画像形成装置である。なお、機器２０は、プリンタ機能及びスキャナ機能以外に、コピー機能やファクス（ＦＡＸ）通信機能等を備える複合機等でもよい。なお、以降では、複数の機器２０について、各々を区別するときは、「機器２０１」、「機器２０２」等と添え字を用いて記載する。
【0035】
機器２０は、プリンタ機能を有する装置と、スキャナ機能を有する装置とが別体でもよい。機器２０がプリンタ機能及びスキャナ機能を有しているとしても、印刷する機器２０とスキャンする機器２０が異なっていてよい。また機器２０は後述のようにブラウザを備え、ブラウザは情報処理システム１０等の提供する各種サービスのワークフローを構成する、Ｗｅｂアプリケーションの表示や処理、処理の実行指示等を行うことができる。なお、機器２０には専用アプリケーションがインストールされ、専用アプリケーションとＷｅｂアプリケーションとが連携することによって機器２０が同様の処理を実行してもよい。その場合、専用アプリケーションが、Ｗｅｂアプリケーションの処理の一部を分担して行ってもよい。
【0036】
第一の端末装置５０は管理者が操作するスマートフォンや携帯電話、タブレットＰＣ、デスクトップＰＣ、ノートＰＣ、等の情報処理装置である。第一の端末装置５０には、Ｗｅｂブラウザなどの画面表示機能を有するプログラムが搭載されている。このプログラムは情報処理システム１０から受信した画面情報を画面として表示する機能を有していればよくＷｅｂブラウザに限られない。このプログラムは情報処理システム１０に専用のプログラムでもよい。なお複数人の管理者が異なる第一の端末装置５０を用いて、それぞれで操作を行ってもよい。
【0037】
第二の端末装置６０は、一般ユーザーが利用するスマートフォンや携帯電話、タブレットＰＣ、デスクトップＰＣ、ノートＰＣ、等の情報処理装置である。第二の端末装置６０には、Ｗｅｂブラウザなどの画面表示機能を有するプログラムが搭載されている。このプログラムは情報処理システム１０から受信した画面情報を画面として表示する機能を有していればよくＷｅｂブラウザに限られない。このプログラムは情報処理システム１０に専用のプログラムでもよい。なお複数人のユーザーが異なる第二の端末装置６０を用いて、それぞれで操作を行ってもよい。
【0038】
外部システム３０は、企業の基幹システム、又は、外部の会社が提供するシステムなどである。外部システム３０は、一例として、ネットワークを介してストレージサービス（又はオンラインストレージ）と呼ばれるクラウドサービスを提供するコンピュータシステムである。ストレージサービスとは、外部システム３０のストレージの記憶領域を貸し出すサービスである。本実施形態では、スキャン配信サービスにおいて、外部システム３０によって貸し出される記憶領域に、ＯＣＲ処理された電子ファイルを保存（アップロード）する。また、本実施形態では、クラウドサービスにおいて、外部システム３０によって貸し出される記憶領域から印刷対象となる電子ファイルを取得（ダウンロード）する。なお、以降では、複数の外部システム３０について、各々を区別するときは、「外部システム３０１」、「外部システム３０２」等と添え字を用いて記載する。また、外部システム３０１によって提供されるサービスの名称を「ストレージサービスＡ」、外部システム３０２によって提供されるサービスの名称を「ストレージサービスＢ」等とする。
【0039】
なお、外部システム３０は、複数台の情報処理装置によって実現されるシステムであってもよい。また、図２に示される処理実行システム１の構成は一例であって、他の構成であってもよい。例えば、上記のように、ユーザー環境Ｅ２は、機器２０に加えて又は機器２０に代えて、プロジェクタ、電子黒板等の各種機器を有していてもよい。
【0040】
＜ハードウェア構成＞
<<情報処理システム>>
図３は、情報処理システムのハードウェア構成図である。図３に示されているように、情報処理システムは、コンピュータによって構築されており、図３に示されているように、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ－ＲＷ(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。
<<情報処理システム>>
図３は、情報処理システムのハードウェア構成図である。図３に示されているように、情報処理システムは、コンピュータによって構築されており、図３に示されているように、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ－ＲＷ(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。
【0041】
これらのうち、ＣＰＵ５０１は、情報処理システム全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、通信ネットワーク１００を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン５１０は、図３に示されているＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。
【0042】
また、キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力に使用される複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。
【0043】
第一の端末装置５０と第二の端末装置６０、又は、外部システム３０のハードウェア構成は、図３と同様であるか、又は、異なるとしても本実施形態の説明上、支障がないものとする。
【0044】
<<機器>>
図４は、機器のハードウェア構成図である。図４に示されているように、機器は、コントローラ９１０、近距離通信回路９２０、エンジン制御部９３０、操作パネル９４０、ネットワークＩ／Ｆ９５０を備えている。なお、機器２０のハードウェア構成は、図４に示す構成に限定されない。例えば、操作パネル９４０はＡＳＩＣ９０６ではなく、ＳＢ１０４に接続される構成であってもよい。
図４は、機器のハードウェア構成図である。図４に示されているように、機器は、コントローラ９１０、近距離通信回路９２０、エンジン制御部９３０、操作パネル９４０、ネットワークＩ／Ｆ９５０を備えている。なお、機器２０のハードウェア構成は、図４に示す構成に限定されない。例えば、操作パネル９４０はＡＳＩＣ９０６ではなく、ＳＢ１０４に接続される構成であってもよい。
【0045】
これらのうち、コントローラ９１０は、コンピュータの主要部であるＣＰＵ９０１、システムメモリ（ＭＥＭ－Ｐ）９０２、ノースブリッジ（ＮＢ）９０３、サウスブリッジ（ＳＢ）９０４、ＡＳＩＣ(Application Specific Integrated Circuit)９０６、記憶部であるローカルメモリ（ＭＥＭ－Ｃ）９０７、ＨＤＤコントローラ９０８、及び、記憶部であるＨＤ９０９を有し、ＮＢ９０３とＡＳＩＣ９０６との間をＡＧＰ(Accelerated Graphics Port)バス９２１で接続した構成となっている。ただし、コントローラ９１０の構成はこれに限定されない。例えば、ＣＰＵ９０１、ＮＢ９０３、ＳＢ９０４などの２以上の構成要素をＳｏＣ（System on Chip）によって実現してもよい。この場合、ＳｏＣとＡＳＩＣ９０６との間をPCI－express（登録商標）バスで接続してもよい。
【0046】
これらのうち、ＣＰＵ９０１は、機器２０の全体制御を行う制御部である。ＮＢ９０３は、ＣＰＵ９０１と、ＭＥＭ－Ｐ９０２、ＳＢ９０４、及びＡＧＰバス９２１とを接続するためのブリッジであり、ＭＥＭ－Ｐ９０２に対する読み書きなどを制御するメモリコントローラと、ＰＣＩ(Peripheral Component Interconnect)マスタ及びＡＧＰターゲットとを有する。
【0047】
ＭＥＭ－Ｐ９０２は、コントローラ９１０の各機能を実現させるプログラムやデータの格納用メモリであるＲＯＭ９０２ａ、プログラムやデータの展開、及びメモリ印刷時の描画用メモリなどとして用いるＲＡＭ９０２ｂとからなる。なお、ＲＡＭ９０２ｂに記憶されているプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ－ＲＯＭ、ＣＤ－Ｒ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。
【0048】
ＳＢ９０４は、ＮＢ９０３とＰＣＩデバイス、周辺デバイスとを接続するためのブリッジである。ＡＳＩＣ９０６は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのＩＣ(Integrated Circuit)であり、ＡＧＰバス９２１、ＰＣＩバス９２２、ＨＤＤコントローラ９０８及びＭＥＭ－Ｃ９０７をそれぞれ接続するブリッジの役割を有する。このＡＳＩＣ９０６は、ＰＣＩターゲット及びＡＧＰマスタ、ＡＳＩＣ９０６の中核をなすアービタ（ＡＲＢ）、ＭＥＭ－Ｃ９０７を制御するメモリコントローラ、ハードウェアロジックなどにより画像データの回転などを行う複数のＤＭＡＣ(Direct Memory Access Controller)、並びに、スキャナ部９３１及びプリンタ部９３２との間でＰＣＩバス９２２を介したデータ転送を行うＰＣＩユニットとからなる。なお、ＡＳＩＣ９０６には、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)のインターフェースや、ＩＥＥＥ１３９４(Institute of Electrical and Electronics Engineers 1394）のインターフェースを接続するようにしてもよい。
【0049】
ＭＥＭ－Ｃ９０７は、コピー用画像バッファ及び符号バッファとして用いるローカルメモリである。ＨＤ９０９は、画像データの蓄積、印刷時に用いるフォントデータの蓄積、フォームの蓄積を行うためのストレージである。ＨＤ９０９は、ＣＰＵ９０１の制御にしたがってＨＤ９０９に対するデータの読出又は書込を制御する。ＡＧＰバス９２１は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックスアクセラレータカード用のバスインタフェースであり、ＭＥＭ－Ｐ９０２に高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックスアクセラレータカードを高速にすることができる。ただし、ＭＥＭ－Ｃ１０７は搭載されていなくても良い。
【0050】
また、近距離通信回路９２０には、近距離通信回路９２０のアンテナ９２０ａが備わっている。近距離通信回路９２０は、ＮＦＣ、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等の通信回路である。
【0051】
更に、エンジン制御部９３０は、スキャナ部９３１及びプリンタ部９３２によって構成されている。また、操作パネル９４０は、現在の設定値や選択画面等を表示させ、操作者からの入力を受け付けるタッチパネル等の表示部９４０ａ、並びに、濃度の設定条件などの画像形成に関する条件の設定値を受け付けるテンキー及びコピー開始指示を受け付けるスタートキー等からなるハードキー９４０ｂを備えている。コントローラ９１０は、機器２０全体の制御を行い、例えば、描画、通信、操作パネル９４０からの入力等を制御する。スキャナ部９３１又はプリンタ部９３２には、誤差拡散やガンマ変換などの画像処理部分が含まれている。
【0052】
なお、機器２０は、操作パネル９４０のアプリケーション切り替えキーにより、ドキュメントボックス機能、コピー機能、プリンタ機能、及び、ファクシミリ機能を順次に切り替えて選択することが可能となる。ドキュメントボックス機能の選択時にはドキュメントボックスモードとなり、コピー機能の選択時にはコピーモードとなり、プリンタ機能の選択時にはプリンタモードとなり、ファクシミリモードの選択時にはファクシミリモードとなる。操作パネル９４０は、各種情報を表示するＬＣＤや動作状態を点灯／消灯により表示するＬＥＤといった表示処理部２１及びタッチパネルやハードキースイッチを有する入力部等を備えている。なお、操作パネル９４０はタッチパネルを備える場合にはハードキースイッチはなくてもよい。
【0053】
また、ネットワークＩ／Ｆ９５０は、通信ネットワーク１００を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。近距離通信回路９２０及びネットワークＩ／Ｆ９５０は、ＰＣＩバス９２２を介して、ＡＳＩＣ９０６に電気的に接続されている。
【0054】
＜機能について＞
図５は、情報処理システム１０、機器２０、第一の端末装置５０、及び、第二の端末装置６０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
図５は、情報処理システム１０、機器２０、第一の端末装置５０、及び、第二の端末装置６０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
【0055】
<<機器>>
機器２０は、表示処理部２１、操作受付部２２、出力部２３、入力部２４、通信部２５、及び、認証部２６を有している。機器２０が有するこれら各機能は、図４に示されている各構成要素のいずれかが、ＨＤ９０９からＲＡＭ９０２ｂ上に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ９０１からの命令によって動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは所定のサーバからダウンロードされ、機器２０にインストールされている。
機器２０は、表示処理部２１、操作受付部２２、出力部２３、入力部２４、通信部２５、及び、認証部２６を有している。機器２０が有するこれら各機能は、図４に示されている各構成要素のいずれかが、ＨＤ９０９からＲＡＭ９０２ｂ上に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ９０１からの命令によって動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは所定のサーバからダウンロードされ、機器２０にインストールされている。
【0056】
表示処理部２１は、ユーザーが操作する画面を操作パネル９４０に表示する。例えば、ワークフローを起動するボタン、書類種別のリスト、操作を案内するメッセージ、印刷設定、及び、読取設定などを表示する。
【0057】
操作受付部２２は、機器２０に対する操作を受け付ける。例えば、起動するワークフローの選択、ワークフローに使用する書類種別などを受け付ける。
【0058】
出力部２３は、情報処理システム１０から送信された印刷データを印刷する。印刷することを出力するという場合がある。印刷データは情報処理システム１０でＰＤＬ（Printer Description Language）に変換されてもよいし、機器２０が変換してもよい。
【0059】
入力部２４は、用紙などのシート材である書類を光学的に読み取って画像データ（入力データ）を作成する。読み取ることをスキャンともいい、画像データをスキャンデータという場合がある。書類は２ページ以上でもよい。
【0060】
通信部２５（第二の通信部の一例）は、機器２０をネットワークに接続して、各種の情報を送受信する。例えば、印刷データを情報処理システム１０から受信し、書類を読み取って生成した画像データ（入力データ）を情報処理システム１０に送信する。
【0061】
認証部２６は、ユーザーを認証する。認証とはユーザーが正当な権限者か否かを判断することをいう。本実施例の場合は、情報処理システム１０を使用する権限があるかどうかである。なお、認証が成功するとユーザーは機器２０にログインする。ログインとは、コンピュータやインターネット上の様々なサービスを利用する際に、予め登録しておいたアカウント情報を用いてシステムのリソースにアクセスする認証行為をいう。アカウント情報は、ユーザーＩＤとパスワード、ＩＣカードの番号、生体認証情報などである。
【0062】
<<第一の端末装置>>
第一の端末装置５０は第一通信部５１、第一表示制御部５２、及び、第一操作受付部５３を有している。第一の端末装置５０はプログラム（例えばＷｅｂブラウザ）を実行することで、図５に示すような機能ブロックを実現する。
第一の端末装置５０は第一通信部５１、第一表示制御部５２、及び、第一操作受付部５３を有している。第一の端末装置５０はプログラム（例えばＷｅｂブラウザ）を実行することで、図５に示すような機能ブロックを実現する。
【0063】
第一通信部５１は情報処理システム１０と通信して、設定画面などの画面を第一の端末装置５０が表示するための画面情報を受信する。また、管理者が各画面に入力した情報を情報処理システム１０に送信する。
【0064】
第一表示制御部５２は情報処理システム１０から受信した画面の画面情報を解析してディスプレイ５０６に表示する。第一操作受付部５３は第一の端末装置５０に対する管理者の操作（例えば各画面への入力）を受け付ける。
【0065】
<<第二の端末装置>>
第二の端末装置６０は第二通信部６１、第二表示制御部６２、及び、第二操作受付部６３を有している。第二の端末装置６０はプログラム（例えばＷｅｂブラウザ）を実行することで、図５に示すような機能ブロックを実現する。
第二の端末装置６０は第二通信部６１、第二表示制御部６２、及び、第二操作受付部６３を有している。第二の端末装置６０はプログラム（例えばＷｅｂブラウザ）を実行することで、図５に示すような機能ブロックを実現する。
【0066】
第二通信部６１は情報処理システム１０と通信して、申請書などの画像データを表示するための画面情報を受信する。また、処理担当が各画面に入力した情報を情報処理システム１０に送信する。
【0067】
第二表示制御部６２は情報処理システム１０から受信した画面の画面情報を解析してディスプレイ５０６に表示する。第二操作受付部６３は第二の端末装置６０に対する取引担当の操作（例えば各画面への入力）を受け付ける。
【0068】
<<情報処理システム>>
情報処理システム１０は、印刷ワークフロー処理部１４、読取ワークフロー処理部１５、通信部１６、認証管理部１７、及び、設定部１８、を有している。情報処理システム１０が有する各機能は、図３に示されている各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令によって動作することで実現される機能又は手段である。
情報処理システム１０は、印刷ワークフロー処理部１４、読取ワークフロー処理部１５、通信部１６、認証管理部１７、及び、設定部１８、を有している。情報処理システム１０が有する各機能は、図３に示されている各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令によって動作することで実現される機能又は手段である。
【0069】
印刷ワークフロー処理部１４は、印刷のワークフローの実行を制御する。例えば、書類の印刷データに画像コードを形成して機器２０に送信する。読取ワークフロー処理部１５は、読取のワークフローの実行を制御する。例えば、機器２０が送信した画像データを解析して画像コードを復号し、読取のワークフローの処理方法を決定する。読取ワークフロー処理部１５は重複検出部１９及びファイル名設定部１５ａを有する。
【0070】
重複検出部１９は、過去に機器２０から送信された画像データ（入力データ）に含まれる出力物の識別情報に、新たに機器２０から送信された画像データ（入力データ）に含まれる出力物の識別情報と重複するものがあるかどうかを判断する。ある場合、重複検出部１９は、新たに機器２０から送信された画像データ（入力データ）が重複することを検出する。
【0071】
ファイル名設定部１５ａは後述するファイル名の付与ルールに基づいて、画像データにファイル名を設定する。
【0072】
なお、印刷ワークフロー処理部１４及び読取ワークフロー処理部１５は企業の基幹システムと連携してワークフローを実行したり、外部（他社など）が提供するシステムと連携してワークフローを実行したりしてもよい。
【0073】
通信部１６（第一の通信部の一例）は、情報処理システム１０をネットワークに接続して、各種の情報を送受信する。例えば、ユーザーが選択した書類の印刷データを機器２０に送信し、画像データ（入力データ）を機器２０から受信する。また、外部システム３０に画像データ（入力データ）を送信して処理を依頼する。また、第一の端末装置５０からアプリの設定に関する情報を受信し、第二の端末装置６０から申請書の処理に関する情報を送受信する。
【0074】
認証管理部１７は、認証に関する制御を行う。例えば、企業ごとに、
・登録済みのユーザー、管理者、機器の情報
・契約（利用）しているアプリ
・契約アプリのライセンス情報
等を管理している。これらと機器２０、第一の端末装置５０又は第二の端末装置６０から送信された情報を元に利用権限の有無を認証する。認証管理部１７は各種ワークフローを構成するＷｅｂアプリケーションや次の設定部１８を、各機器や端末装置から利用する際に、認証や利用権限判定、情報管理等のサービスを提供する、認証管理基盤として機能する。
・登録済みのユーザー、管理者、機器の情報
・契約（利用）しているアプリ
・契約アプリのライセンス情報
等を管理している。これらと機器２０、第一の端末装置５０又は第二の端末装置６０から送信された情報を元に利用権限の有無を認証する。認証管理部１７は各種ワークフローを構成するＷｅｂアプリケーションや次の設定部１８を、各機器や端末装置から利用する際に、認証や利用権限判定、情報管理等のサービスを提供する、認証管理基盤として機能する。
【0075】
設定部１８は後述する申請書類印刷サービス６０１（印刷のワークフローに相当）、及び、簡単申請サービス６０２（読取のワークフローに相当）に関する設定を第一の端末装置５０から受け付ける。設定部１８は、第一の端末装置５０又は第二の端末装置６０がＷｅｂブラウザでアクセスできるＷｅｂサーバ（設定サイト）である。設定部１８は外部システム３０のアカウント情報の入力を受け付ける。また、設定部１８は、印刷のワークフロー及び読取のワークフローが実行される際に参照する参照先として処理方法記憶部１３、印刷データ記憶部１１、及び、読取データ記憶部１２に保存される設定を受け付ける。設定部１８は各種ワークフローを構成するＷｅｂアプリケーションの一部を形成していてもよい。企業で各種ワークフローのＷｅｂアプリを契約して利用開始すれば、対応する設定部１８（設定サイト）も利用可能となる。
【0076】
また、情報処理システム１０は、図３に示されているＨＤ５０４、ＲＡＭ５０３又はＲＯＭ５０２の１つ以上により実現される記憶部４０を有している。記憶部４０には、印刷データ記憶部１１、読取データ記憶部１２、処理方法記憶部１３、及び、出力物識別情報記憶部８、が構築されている。
【0077】
記憶部４０にある印刷データ記憶部１１、読取データ記憶部１２、処理方法記憶部１３、及び、出力物識別情報記憶部８は、情報処理システム１０が保持していなくてもよい。例えば、クラウド上にあればよく、図２に示した外部システム３０にあってもよい。民間又は公的なストレージサービス（例えば、Google Drive（登録商標）、One Drive（登録商標）等のクラウドストレージサービス）を利用できる。また、記憶部４０にある印刷データ記憶部１１、読取データ記憶部１２、処理方法記憶部１３、及び、出力物識別情報記憶部８は、クラウド上でなくオンプレミスに存在してもよい。また、印刷データ記憶部１１、読取データ記憶部１２、処理方法記憶部１３、及び、出力物識別情報記憶部８は全て同じクラウドストレージサービスの、それぞれ別のフォルダーにもうけられてもよいし、同じフォルダー内に設けられてもよい。また、異なる複数のクラウドストレージサービス（外部システム３０１、３０１・・）に設けられてもよい。
【0078】
印刷データ記憶部１１には、機器２０が印刷する書類の印刷データが記憶されている。印刷データは、ＰＤＦ（Portable Document Format）や各種のアプリケーションソフトが作成したファイルである。
【0079】
読取データ記憶部１２は配信先のフォルダーに相当し、機器２０で読み取って生成した画像データ（入力データ）が記憶される。
【0080】
処理方法記憶部１３には、上記のように「ＩＤ：書類種別：処理方法」が対応付けられている。ＩＤは上記の通り書類種別又は書類を識別する識別情報である。なお、処理方法記憶部１３はファイルを記憶するフォルダーなどでもよいし、データベースでもよい。処理方法記憶部１３に記憶されている処理方法情報の一例を表１に示す。
【0081】
【表1】
【0082】
同じ書類種別でも用途や使用時期によって、異なる処理方法が対応付けられていてよい。例えば申請月によって保管先フォルダーを切り替えることができる。このような処理に対応するためには、処理方法記憶部１３上で同じ書類種別であっても管理者が異なるＩＤを登録することで、書類種別が同じでも書類によって異なるＩＤにそれぞれの処理方法を定義することで実現できる。
【0083】
書類種別の項目は印刷のワークフローで使用され、書類種別と処理方法は読取のワークフローで使用される。したがって、書類種別（又はＩＤ）により印刷のワークフローと読取のワークフローを連携できる。
【0084】
処理方法記憶部１３のＵＲＬは、印刷ワークフロー処理部１４と読取ワークフロー処理部１５にとって既知である。必要なら、管理者が印刷ワークフロー処理部１４と読取ワークフロー処理部１５に該ＵＲＬを設定する。これにより、印刷ワークフロー処理部１４と読取ワークフロー処理部１５は処理方法記憶部１３を参照して、それぞれワークフローを実行できる。
【0085】
【表2】
【0086】
処理方法情報の態様としては、例えば表計算ファイルでもよいし、ＣＳＶ（comma－separated values）、ＸＭＬ、ＪＳＯＮでもよい。単純に、「ＩＤ、書類種別、処理方法」が記載されたテキストファイルでもよい。また、管理者がデータベース形式で登録する場合、ＰＣ（Personal Computer）で動作するデータベースクライアントを操作して「ＩＤ、書類種別、処理方法」を登録する。
【0087】
【表3】
【0088】
より好ましくは、表３に示すように、出力物識別情報記憶部８には出力物を出力したユーザーのユーザーＩＤも含まれるとよい。同じユーザーが同時刻に２つの出力物を出力することはないと考えてよいため、一意性を確保しやすくなる。
【0089】
【0090】
印刷のワークフローは、「書類をクラウドＢからダウンロード」「画像コードを付与」「印刷」の一連の処理を順番に実行するものである。読取のワークフローは「画像にＯＣＲをかける」「画像をクラウドＡに送る」「メールを送る」の一連の処理を順番に実行するものである。
【0091】
管理者は事前にワークフローを設定することができる。本実施形態ではプログラムレスかつユーザサイドで構築できる。例えば、図６の各処理をＧＵＩ（Graphical User Interface）で組み合わせる(つなげる)ことでワークフローを設定できる。図６（ｂ）の例では、「画像にＯＣＲをかける機能」「画像をクラウドＡに送る機能」「メールを送る機能」を事前に用意しておいて、図６（ｂ）のようにつなげることで、プログラムレスで１つのワークフローを設定できる。
【0092】
なお、ワークフローの各処理は情報処理システム１０内で完結する処理だけでなく、外部システムへ処理を委譲するケースがあってもよい。この場合は、情報処理システム１０は、外部システムのＷｅｂ ＡＰＩ（Application Programming Interface）を介して処理を委譲する。Ｗｅｂ ＡＰＩには厳格な定義はないが、ＨＴＴＰなどのプロトコルを用いてネットワーク越しに呼び出すアプリケーション間又はシステム間のインターフェースである。
【0093】
＜印刷のワークフロー、読取のワークフローの設定＞
図７は、印刷のワークフローに関する設定画面３００の一例である。管理者は第一の端末装置５０を操作して情報処理システム１０に接続させ、第一の端末装置５０に図７の画面を表示させる。
図７は、印刷のワークフローに関する設定画面３００の一例である。管理者は第一の端末装置５０を操作して情報処理システム１０に接続させ、第一の端末装置５０に図７の画面を表示させる。
【0094】
印刷のワークフローの設定画面３００は、ストレージアカウント設定欄３０１、印刷データ保管先設定欄３０２、処理方法保管先設定欄３０３、印刷設定欄３０４、及び、画像コード付加方法設定欄３０６、を有している。
・ストレージアカウント設定欄３０１…情報処理システム１０がストレージ（クラウドストレージサービス）にアクセスするためのユーザーのアカウント情報を管理者が選択する欄である。アカウント情報は例えば、ユーザーＩＤ(メールアドレス)及びパスワードである。図７ではユーザーのリストがプルダウン表示され、管理者がユーザーを選択するとアカウント情報も設定される。
・印刷データ保管先設定欄３０２…印刷データの保管先（例えば印刷データ記憶部１１）のフォルダーのパス情報を管理者が設定する欄である。例えば、「/storage/print_data/」などが設定される。後述するステップS14（図１１）のファイル名一覧の取得、及び、ステップS20の印刷データ取得、の取得先等となる。
・処理方法保管先設定欄３０３…処理方法の保管先（例えば処理方法記憶部１３）のフォルダーのパス情報を管理者が設定する欄である。例えば「/storage/process_data/」などが設定される。
・ストレージアカウント設定欄３０１…情報処理システム１０がストレージ（クラウドストレージサービス）にアクセスするためのユーザーのアカウント情報を管理者が選択する欄である。アカウント情報は例えば、ユーザーＩＤ(メールアドレス)及びパスワードである。図７ではユーザーのリストがプルダウン表示され、管理者がユーザーを選択するとアカウント情報も設定される。
・印刷データ保管先設定欄３０２…印刷データの保管先（例えば印刷データ記憶部１１）のフォルダーのパス情報を管理者が設定する欄である。例えば、「/storage/print_data/」などが設定される。後述するステップS14（図１１）のファイル名一覧の取得、及び、ステップS20の印刷データ取得、の取得先等となる。
・処理方法保管先設定欄３０３…処理方法の保管先（例えば処理方法記憶部１３）のフォルダーのパス情報を管理者が設定する欄である。例えば「/storage/process_data/」などが設定される。
【0095】
なお、利用するストレージによってＡＰＩや接続方法が異なるため、Ｗｅｂアプリ（ワークフローアプリ）やパッケージごとに１つが固定で設定されている。ただし、複数のストレージを切り替え可能であってもよい。
・印刷設定欄３０４…印刷データの出力時の、機器２０（例えば画像形成装置）における設定値が入力される。設定値は管理者が固定できる。＋ボタン３０５で設定項目が追加されるため、複数入力可能である。設定項目には以下のようなものがある。
・印刷設定欄３０４…印刷データの出力時の、機器２０（例えば画像形成装置）における設定値が入力される。設定値は管理者が固定できる。＋ボタン３０５で設定項目が追加されるため、複数入力可能である。設定項目には以下のようなものがある。
【0096】
サイズ：A4/A3
カラー：モノクロ/カラー/二色
後処理：パンチ/ステープル 等
処理方法の情報を付加して印刷する（送付先・処理担当・書類の取り扱い）
・画像コード付加方法設定欄３０６…利用する処理方法（コード化する情報）の選択として、管理者が利用できる。＋ボタン３０７の押下で以下の設定項目からいずれかを選択できる。
カラー：モノクロ/カラー/二色
後処理：パンチ/ステープル 等
処理方法の情報を付加して印刷する（送付先・処理担当・書類の取り扱い）
・画像コード付加方法設定欄３０６…利用する処理方法（コード化する情報）の選択として、管理者が利用できる。＋ボタン３０７の押下で以下の設定項目からいずれかを選択できる。
【0097】
書類種別（及びＩＤの少なくとも一方）を画像コードとして付加
ログインしているユーザーの識別情報を画像コードとして付加
書類種別（及びＩＤの少なくとも一方）と、ユーザーの識別情報の両方を画像コードとして付加
画像コードを付加しない
図８は、読取のワークフローに関する設定画面３１０の一例である。管理者は第一の端末装置５０を操作して情報処理システムに接続させ、第一の端末装置５０に図８の画面を表示させる。
ログインしているユーザーの識別情報を画像コードとして付加
書類種別（及びＩＤの少なくとも一方）と、ユーザーの識別情報の両方を画像コードとして付加
画像コードを付加しない
図８は、読取のワークフローに関する設定画面３１０の一例である。管理者は第一の端末装置５０を操作して情報処理システムに接続させ、第一の端末装置５０に図８の画面を表示させる。
【0098】
読取のワークフローの設定画面３１０は、ストレージアカウント設定欄３１１、処理方法保管先設定欄３１２、読取データ保管先設定欄３１３、読取設定欄３１４、及び、処理方法の選択欄３１６、を有している。
・ストレージアカウント設定欄３１１…図７の印刷のワークフローに関する設定画面３００のストレージアカウント設定欄３０１と同様である。
・処理方法保管先設定欄３１２…処理方法の保管先（例えば処理方法記憶部１３）のフォルダーのパス情報を管理者が設定する欄である。例えば、「/storage/process_data/」が設定される。ここに印刷のワークフロー（申請書類印刷サービス６０１）の設定が入っていれば情報処理システムが参照して設定内容に従う。
・読取データ保管先設定欄３１３…機器２０（例えば画像形成装置）が申請書を読み取って生成した画像データの保管先（例えば読取データ記憶部１２）のフォルダーのパス情報を管理者が設定する欄である。例えば「/storage/scan_data/seikyuu」などが設定される。処理方法保管先設定欄３１２が設定されていれば読取データ保管先設定欄３１３は設定されていなくてもよい。
・ストレージアカウント設定欄３１１…図７の印刷のワークフローに関する設定画面３００のストレージアカウント設定欄３０１と同様である。
・処理方法保管先設定欄３１２…処理方法の保管先（例えば処理方法記憶部１３）のフォルダーのパス情報を管理者が設定する欄である。例えば、「/storage/process_data/」が設定される。ここに印刷のワークフロー（申請書類印刷サービス６０１）の設定が入っていれば情報処理システムが参照して設定内容に従う。
・読取データ保管先設定欄３１３…機器２０（例えば画像形成装置）が申請書を読み取って生成した画像データの保管先（例えば読取データ記憶部１２）のフォルダーのパス情報を管理者が設定する欄である。例えば「/storage/scan_data/seikyuu」などが設定される。処理方法保管先設定欄３１２が設定されていれば読取データ保管先設定欄３１３は設定されていなくてもよい。
【0099】
なお、「読取データ保管先設定欄が設定されない場合、処理方法保管先設定欄に設定された保管先又は送付先が参照される」「処理方法に加えて、全ての画像データが１つの保管先にも保管される。」「処理方法は適用せずに、強制的に全ての画像データを１つの保管先にも保管する」、などを管理者が選択できてもよい。
・読取設定欄３１４…申請書の読取り時における機器２０（例えば画像形成装置）の設定値を管理者が設定する欄である。管理者が固定できる。＋ボタン３１５の押下が設定項目を追加できるので、管理者は複数の設定項目を入力できる。
・読取設定欄３１４…申請書の読取り時における機器２０（例えば画像形成装置）の設定値を管理者が設定する欄である。管理者が固定できる。＋ボタン３１５の押下が設定項目を追加できるので、管理者は複数の設定項目を入力できる。
【0100】
サイズ：A4/A3
カラー：モノクロ/カラー/二色
解像度：200dpi/300dpi/400dpi 等
・処理方法の選択欄３１６…＋ボタン３１７の押下でいずれかを管理者が選択する。
「書類種別（又はＩＤ）の識別情報に対応する処理を行う」
「ログインしているユーザーの識別情報に対応する処理を行う」
「書類種別（又はＩＤ）と、ユーザーの識別情報の両方に対応する処理をともに行う。」
「印刷時（申請書類印刷サービス）の設定が入っていれば従う。」
「処理（送付）しない」
＜管理者による設定とユーザーによるアプリ実行の処理の流れ＞
図９は、印刷のワークフロー、読取のワークフローの設定、読取のワークフローの実行、及び、申請書の確認処理の流れを説明するシーケンス図の一例である。
カラー：モノクロ/カラー/二色
解像度：200dpi/300dpi/400dpi 等
・処理方法の選択欄３１６…＋ボタン３１７の押下でいずれかを管理者が選択する。
「書類種別（又はＩＤ）の識別情報に対応する処理を行う」
「ログインしているユーザーの識別情報に対応する処理を行う」
「書類種別（又はＩＤ）と、ユーザーの識別情報の両方に対応する処理をともに行う。」
「印刷時（申請書類印刷サービス）の設定が入っていれば従う。」
「処理（送付）しない」
＜管理者による設定とユーザーによるアプリ実行の処理の流れ＞
図９は、印刷のワークフロー、読取のワークフローの設定、読取のワークフローの実行、及び、申請書の確認処理の流れを説明するシーケンス図の一例である。
【0101】
S101：管理者が第一の端末装置５０を操作して情報処理システム１０に接続させる。第一の端末装置５０の第一表示制御部５２がログイン画面を表示するので、管理者が認証情報を入力する。第一の端末装置５０の第一操作受付部５３は入力を受け付ける。
【0102】
S102：第一の端末装置５０の第一通信部５１は認証情報を情報処理システムに送信する。情報処理システムの認証管理部１７は認証情報で管理者を認証する。すなわち、管理者の権限があることを認証する。
【0103】
S103：情報処理システムの通信部１６は認証チケットを第一の端末装置５０に送信する。認証チケットはログインしたユーザーと対応づけられており、誰がログインしたか、このユーザーはどのような処理が可能かを示す。
【0104】
S104：管理者は印刷のワークフロー又は読取のワークフローに関する設定を行うため、ワークフローを選択する。第一の端末装置５０の第一操作受付部５３は選択を受け付ける。
【0105】
【0106】
S106：情報処理システムの通信部１６はアプリの設定画面の要求を受信し、設定部１８が設定画面の画面情報を第一の端末装置５０に送信する。
【0107】
S107：第一の端末装置５０の第一通信部５１が設定画面の画面情報を受信する。第一表示制御部５２が印刷のワークフローの設定画面３００又は読取のワークフローの設定画面３１０を表示するので、管理者が設定値を入力する。第一の端末装置５０の第一操作受付部５３は入力を受け付ける。
【0108】
S108：第一の端末装置５０の第一通信部５１は設定値を情報処理システム１０に送信する。情報処理システム１０の通信部１６は設定値を受信し、設定部１８が設定値を記憶する。
【0109】
S109：設定値を保存した旨（ＯＫ）が第一の端末装置５０に送信される。
【0110】
S110：管理者は処理方法を編集できる。管理者は、例えば、表計算ファイル又は処理方法が記載されているファイルなどを第一の端末装置５０に表示させ、ＩＤごとに処理方法を編集する。第一の端末装置５０の第一操作受付部５３は編集を受け付ける。編集された処理方法は外部システム３０に保存される。
【0111】
S111：処理方法を保存した旨（ＯＫ）が第一の端末装置５０に送信される。
【0112】
続いて、ユーザーが機器２０に赴いて読取のワークフローを実行する。印刷のワークフローについてはすでに実行されたものとする。
【0113】
S112：機器２０の通信部２５は起動後、認証要求を情報処理システム１０に送信する。ユーザー又はデバイス識別情報が送信される。
【0114】
S113：情報処理システム１０の認証管理部１７はユーザー又は機器２０を認証し、認証が成功した場合、利用権限ありを示す認証チケットを機器２０に送信する。
【0115】
S114：機器２０の通信部２５はユーザーが選択したワークフローの実行要求を情報処理システム１０に送信する。例えば、機器２０が申請書を読み取って生成した画像データが送信される。
【0116】
S115：情報処理システム１０の通信部１６はワークフローの実行要求を受信し、読取ワークフロー処理部１５が読取のワークフローの設定値を設定部１８から取得する。
【0117】
S116：読取ワークフロー処理部１５は設定値に基づいて処理方法の保管先（外部システム３０）を特定し、編集後の処理方法情報を外部システム３０から取得する。
【0118】
S117：読取ワークフロー処理部１５は処理方法情報に基づいて、通知先アドレスに画像データを送信する。例えば、取引担当宛に電子メールを送信する。
【0119】
S118：また、読取ワークフロー処理部１５は処理方法情報に基づいて、送信先フォルダーに画像データを送信する（保存する）。
【0120】
次に、申請書の処理担当が申請書を確認する。
【0121】
S119：処理担当が第二の端末装置６０を操作して情報処理システム１０に接続させる。第二の端末装置６０には電子メール等で保管先（外部システム３０のフォルダー）が通知されているので、処理担当は送信先のフォルダーを開く操作を入力する。第二の端末装置６０の第二操作受付部６３は入力を受け付ける。
【0122】
S120：第二の端末装置６０の第二通信部６１は送り先フォルダーに接続する。
【0123】
S121：これにより、第二の端末装置６０の第二通信部６１は送り先フォルダーに保存されている画像データ（申請書等）の一覧を受信し、第二表示制御部６２が表示できる。
【0124】
S122：処理担当は所望の申請書等を選択すると、第二の端末装置６０の第二通信部６１が申請書の画像データを受信する。第二表示制御部６２が画像データを表示することで処理担当は申請書等を確認できる。
【0125】
【0126】
S1：ユーザーは機器２０に対し印刷指示を入力する。機器２０の操作受付部２２は印刷指示を受け付ける。
【0127】
S2：機器２０の通信部２５は、情報処理システム１０から書類の印刷データを取得する。情報処理システム１０の印刷ワークフロー処理部１４は、ユーザーが指定した書類の印刷データに対し図６（ａ）で説明したような一連の処理を施す。
【0128】
S3：機器２０の出力部２３は印刷データを印刷する。
【0129】
S4：ユーザーは印刷された書類に必要事項を記入する。
【0130】
S5：ユーザーは、機器２０に記入済みの書類の読取指示を入力する。機器２０の操作受付部２２は読取指示を受け付ける。
【0131】
S6：機器２０の入力部２４は書類を光学的に読み取って画像データを生成する。
【0132】
S7：機器２０の通信部２５は画像データを情報処理システム１０に送信する。
【0133】
S8：情報処理システム１０の読取ワークフロー処理部１５は、送信された画像データを解析して書類種別を取得する。
【0134】
S9：情報処理システム１０の読取ワークフロー処理部１５は、読取ワークフローに基づいて画像データに図６（ｂ）で説明したような一連の処理を施す。
【0135】
以下では、図１０のうち、印刷のワークフローと読取のワークフローの詳細をそれぞれ説明する。
【0136】
＜印刷のワークフローの処理＞
図１１は、印刷のワークフローにおいて、処理実行システム１が実行する処理を説明するシーケンス図の一例である。
図１１は、印刷のワークフローにおいて、処理実行システム１が実行する処理を説明するシーケンス図の一例である。
【0137】
S10：まず、ユーザーが機器２０にログインする。認証画面の一例を図１２に示す。ユーザーはアカウント情報を機器２０に入力し、操作受付部２２が受け付けたアカウント情報に基づいて認証部２６がユーザーを認証する。認証部２６は認証成功又は失敗を表示処理部２１に通知する。ここでは認証が成功したものとし、ユーザー名が特定されたものとする。ユーザー名に限らずユーザーを特定又は識別する情報であって処理方法記憶部１３に登録されている情報が特定されればよい。
【0138】
S11：機器２０は、認証成功により、例えばいくつかのアプリのリストが表示されたホーム画面を表示する。ユーザーは印刷のワークフローに対応したアプリを選択する。ホーム画面の一例を図１３に示す。ユーザーが印刷用画面を表示する操作を入力すると（アプリを選択すると）操作受付部２２が受け付けて表示処理部２１に通知する。このアプリが表示する画面を印刷用画面という。
【0139】
S12：表示処理部２１は、通信部２５に印刷用画面の取得要求を送信する。
【0140】
S13：通信部２５は、印刷用画面の取得要求を情報処理システム１０に送信する。情報処理システム１０の通信部１６は印刷用画面の取得要求を受信する。
【0141】
S14：印刷ワークフロー処理部１４は印刷用画面の画面情報を生成するため、書類のファイル名を印刷データ記憶部１１に要求する。ファイル名に限らず、書類を特定できる情報であればよい。処理方法記憶部１３から書類を特定できる情報を取得してよい。印刷ワークフロー処理部１４は印刷データ記憶部１１に記憶されている書類のリストを取得する。
【0142】
印刷ワークフロー処理部１４は通信部１６を介して、書類のファイル名を機器２０に送信する。なお、印刷ワークフロー処理部１４は単に書類のファイル名を機器２０に送信してもよいし、Ｗｅｂサーバとして書類のファイル名（又は書類名などのユーザーが認知している名称）を表示する画面情報を機器２０に送信してもよい。画面情報とは、ＨＴＭＬ、ＸＭＬ、スクリプト言語、及びＣＳＳ（cascading style sheet）等で記述されており、主にブラウザソフトが解析して表示する情報である。
【0143】
S15：機器２０の通信部２５は書類のファイル名又は画面情報を受信し、表示処理部２１に印刷用画面取得結果（書類のファイル名又は画面情報）を送信する。
【0144】
S16：表示処理部２１は書類のファイル名又は画面情報に基づいて、印刷用画面を操作パネル９４０に表示する。印刷用画面の一例を図１４に示す。印刷用画面では、どの書類を印刷するかをユーザーが選択する。その際、図１４（ａ）のように印刷データ記憶部１１の中身を直接表示して選択させる印刷用画面でもよいし、図１４（ｂ）のように書類を選択式に選択させる印刷用画面でもよい。どちらを画面であっても以後のシーケンスで選択した書類に応じた書類種別が指定される。
【0145】
S17：ユーザーは印刷用画面において印刷する書類を選択する。操作受付部２２は選択に応じて書類種別を受け付けて表示処理部２１に書類種別を通知する。書類種別は印刷データを特定する情報であればよい。例えば、ファイル名、印刷データ記憶部１１内の識別番号などでよい。ファイル名や印刷データ記憶部１１内の識別番号は、ステップS14で取得されている。
【0146】
なお、ユーザーが書類を選択すると印刷用画面は印刷設定画面に遷移する。ユーザーは印刷設定画面で書類の印刷設定を行うことができる。印刷設定画面の一例を図１５に示す。
【0147】
S18：表示処理部２１は、書類種別とログインにより特定されたユーザーＩＤを指定して通信部２５に印刷データ取得要求を送信する。
【0148】
S19：機器２０の通信部２５は、書類種別とユーザーＩＤを指定し情報処理システム１０に印刷データ取得要求を送信する。なお、機器２０はユーザー名を送信してもよく、この場合、情報処理システム１０がユーザー名とユーザーＩＤの対応テーブルを参照して、ユーザー名をユーザーＩＤに変換する。
【0149】
S20：情報処理システム１０の通信部１６は印刷データ取得要求を受信し、情報処理システム１０の印刷ワークフロー処理部１４は、書類種別を指定して書類の印刷データを印刷データ記憶部１１から取得する。なお、印刷ワークフロー処理部１４が書類種別を示すＩＤを画像コード９に含める場合、書類種別に対応付けられているＩＤを処理方法記憶部１３から取得する。
【0150】
S21：印刷ワークフロー処理部１４は印刷データを加工する。すなわち、書類種別、ユーザーＩＤ、及び、出力物の識別情報を印刷データに付加する。付加の方法としては、直接文字列を付加してもいいし、画像コード（ＱＲコード（登録商標）、二次元コード、バーコード等、特定の情報が埋め込まれた画像情報）を付加してもよいし、電子透かし・地紋などで付加してもよい。本実施形態では画像コードであるとして説明する。詳細を図１６にて説明する。
【0151】
S22：印刷ワークフロー処理部１４は通信部１６を介して、機器２０に印刷データを送信する。
【0152】
S23：機器２０の通信部２５は印刷データを受信し、表示処理部２１に印刷データを返す。確認のために印刷データの文面を表示してもよい。
【0153】
S24：表示処理部２１は、印刷データを指定して出力部２３に印刷要求を送信する。
【0154】
S25：出力部２３は、印刷を実行する。
【0155】
以上により、印刷のワークフローが実行され、書類種別、ユーザーＩＤ及び出力物の識別情報を含む画像コード９が形成された所望の書類が印刷される。
【0156】
＜認証画面の一例＞
図１２は、認証画面６６０の一例を示す。図１２（ａ）に示すように、認証画面６６０は、メールアドレス欄６６１、パスワード欄６６２、及び、ログインボタン６６３を有する。ホーム画面６００で、申請書類印刷サービス６０１、又は、簡単申請サービス６０２が押下されると認証画面６６０に遷移する。
図１２は、認証画面６６０の一例を示す。図１２（ａ）に示すように、認証画面６６０は、メールアドレス欄６６１、パスワード欄６６２、及び、ログインボタン６６３を有する。ホーム画面６００で、申請書類印刷サービス６０１、又は、簡単申請サービス６０２が押下されると認証画面６６０に遷移する。
【0157】
ユーザーはメールアドレス欄６６１にメールアドレスを、パスワード欄６６２にパスワードを入力し、ログインボタン６６３を押下する。メールアドレスはユーザーの識別情報の１つである。これにより、認証部２６がアカウント情報（メールアドレスとパスワード）に基づいて認証成功又は失敗を判断する。認証が成功した場合、印刷用画面６１０又は読取用画面６３０が表示される。認証が失敗した場合、図１２（ｂ）に示すエラーメッセージ６６４が表示される。この場合、ユーザーは再度、メールアドレスとパスワードを入力する。
【0158】
＜印刷時の画面例＞
図１３はホーム画面６００の一例を示す。ホーム画面６００は、ユーザー操作の起点となる画面であり、起動後やログイン後に最初に表示される画面である。いくつかのアプリのリストが表示されており、その中の１つに印刷のワークフローに相当するアプリ、及び、読取のワークフローに相当するアプリがある。
図１３はホーム画面６００の一例を示す。ホーム画面６００は、ユーザー操作の起点となる画面であり、起動後やログイン後に最初に表示される画面である。いくつかのアプリのリストが表示されており、その中の１つに印刷のワークフローに相当するアプリ、及び、読取のワークフローに相当するアプリがある。
【0159】
例えば、申請書類印刷サービス６０１が印刷のワークフローに相当するアプリであり、簡単申請サービス６０２が読取のワークフローに相当するアプリである。申請書類印刷サービス６０１が選択されると、図１４（ａ）又は図１４（ｂ）に示す印刷用画面６１０が表示される。
【0160】
これらのワークフローのアプリは、操作パネル９４０にアプリマーケットサイトからユーザーが入手できる。追加されたアプリはＷｅｂアプリへのリンクを有しており、ワークフロー作成手段によってクラウド上に作成構築されたＷｅｂアプリに、アクセスする。
【0161】
図１４は印刷用画面６１０の一例である。図１４（ａ）は印刷データ記憶部１１の中身を直接表示する印刷用画面６１０である。このため書類のファイル名６１１がリストアップされている。ユーザーはこの中から所望の書類を選択できる。ユーザーはファイル名６１１を押下することで書類を選択できる。
【0162】
図１４（ｂ）は書類を選択式に選択させる印刷用画面６１０である。この印刷用画面６１０は、印刷ワークフロー処理部１４又は機器２０の表示処理部２１が印刷データ記憶部１１の情報から作成したものである。印刷用画面６１０は書類のリスト６１２を表示している。図１４（ｂ）では書類のリスト６１２がファイル名と同じであるが、ユーザーに認知されている書類の名称を表示できる。印刷データ記憶部１１において、例えば、各書類に識別番号を付加してファイル名と対応付けておけば、書類のリスト６１２で表示する書類の名称は任意でよい。ユーザーはラジオボタン６１３を押下することで書類を選択できる。
【0163】
【0164】
図１５は印刷設定画面６２０の一例を示す。印刷設定画面６２０はカラー/モノクロ６２１、倍率６２２、部数６２３、用紙６２４、両面/片面６２５、集約６２６などを設定するための画面である。ユーザーがスタートボタン６２７を押下すると、選択した書類の印刷が開始される（ステップS18以降が処理される）。
【0165】
＜画像コードに含まれる情報＞
図１６は、画像コード９に含まれる情報を説明する図である。図１６において「:」(半角コロン)は区切り文字である。したがって、図１６は、@EDW＼n（１０１）、交通費申請.pdf（１０２）、user0001（１０３）、及び、20200624091020（１０４）という４つの情報を有している。
・@EDW＼n（１０１）はサービス識別文字列である。サービス識別文字列は、本アプリ（情報処理システムが提供するWebアプリ）が付与した画像コードである旨を示す。サービス識別文字列は、書類に関係なく固定で例えば「@EDW」とする。なお、＼nは改行コードである。例えば、機器２０が印刷する用紙に複数の画像コードが形成されている場合、情報処理システム１０はサービス識別文字列を含む画像コード９を特定できる。サービス識別文字列は、情報処理システム１０が画像コードを特定できれば「@EDW」に限られない。
・交通費申請.pdf（１０２）は書類のファイル名である。本実施形態では、一意のファイル名が付与されているので、ファイル名は書類種別である。書類種別は、拡張子を含み最大50文字とし、超過分は切り捨てられる。
・user0001（１０３）はログインしているユーザーのユーザーＩＤである。つまり、印刷ワークフローを実行したユーザーのアカウントである。最大50文字とし、超過分は切り捨てられる。
・20200624091020（１０４）は画像コード９を含む書類を機器２０が印刷した日時である。JST（日本標準時(Japan Standard Time)）をyyyyMMddHHmmss 形式で表す。本実施形態では、この日時を出力物の識別情報とする。出力物の一意性を保証できればよく、出力物の識別情報は、印刷ワークフローの実行日時、画像コード９の生成日時、又は、機器２０が情報処理システム１０にアクセスした日時、などでもよい。
図１６は、画像コード９に含まれる情報を説明する図である。図１６において「:」(半角コロン)は区切り文字である。したがって、図１６は、@EDW＼n（１０１）、交通費申請.pdf（１０２）、user0001（１０３）、及び、20200624091020（１０４）という４つの情報を有している。
・@EDW＼n（１０１）はサービス識別文字列である。サービス識別文字列は、本アプリ（情報処理システムが提供するWebアプリ）が付与した画像コードである旨を示す。サービス識別文字列は、書類に関係なく固定で例えば「@EDW」とする。なお、＼nは改行コードである。例えば、機器２０が印刷する用紙に複数の画像コードが形成されている場合、情報処理システム１０はサービス識別文字列を含む画像コード９を特定できる。サービス識別文字列は、情報処理システム１０が画像コードを特定できれば「@EDW」に限られない。
・交通費申請.pdf（１０２）は書類のファイル名である。本実施形態では、一意のファイル名が付与されているので、ファイル名は書類種別である。書類種別は、拡張子を含み最大50文字とし、超過分は切り捨てられる。
・user0001（１０３）はログインしているユーザーのユーザーＩＤである。つまり、印刷ワークフローを実行したユーザーのアカウントである。最大50文字とし、超過分は切り捨てられる。
・20200624091020（１０４）は画像コード９を含む書類を機器２０が印刷した日時である。JST（日本標準時(Japan Standard Time)）をyyyyMMddHHmmss 形式で表す。本実施形態では、この日時を出力物の識別情報とする。出力物の一意性を保証できればよく、出力物の識別情報は、印刷ワークフローの実行日時、画像コード９の生成日時、又は、機器２０が情報処理システム１０にアクセスした日時、などでもよい。
【0166】
＜書類への記入例＞
図１７は、機器２０が印刷した書類の一例を示す。図１７の書類は休暇届を例にしたが書類はどのようなものでもよい。図１７（ａ）は画像コード９が付加される前の休暇届であり、図１７（ｂ）は画像コード９が形成された休暇届である。ユーザーは必要事項を記入して、読取のワークフローを実行する。
図１７は、機器２０が印刷した書類の一例を示す。図１７の書類は休暇届を例にしたが書類はどのようなものでもよい。図１７（ａ）は画像コード９が付加される前の休暇届であり、図１７（ｂ）は画像コード９が形成された休暇届である。ユーザーは必要事項を記入して、読取のワークフローを実行する。
【0167】
図１７（ｂ）では休暇届の右上に画像コード９が形成されている。画像コード９には、＠EDW、書類種別（例えば、休暇届.pdf）、ユーザーＩＤ、及び、出力物の識別情報がエンコードされている。
【0168】
【0169】
位置設定画面６７０は印刷位置の項目６７１を有する。この項目６７１は、左上、右上、左下、又は、右下を表示するプルダウンメニューを有している。管理者は左上、右上、左下、又は、右下のいずれかから画像コード９の形成位置を設定できる。管理者が２カ所以上を設定できてよい。図１８（ｂ）は形成位置を模式的に示す。図１８（ｂ）に示す４カ所の形成位置６７２のうち、管理者が選択した１つ以上に画像コード９が形成される。
【0170】
＜読取のワークフロー＞
続いて、読取のワークフローをユーザーが実行する場合を説明する。読取のワークフローにおいて、管理者は二重申請を防止するか否かを情報処理システム１０に設定することができる。これは、ユーザーが扱う書類によっては同じ書類を使った申請を認めてよい場合もあるためである。例えば、旅費の精算に使用される書類では二重申請を認めるべきでないが、営業報告の書類は、ユーザーが同じ書類を使った申請を認めてよい。こうすることで、ユーザーが報告のたびに、書類を印刷する手間やコストを低減できる。このため、本実施形態では、管理者が、二重申請を防止するか否かを情報処理システム１０に設定できる。
続いて、読取のワークフローをユーザーが実行する場合を説明する。読取のワークフローにおいて、管理者は二重申請を防止するか否かを情報処理システム１０に設定することができる。これは、ユーザーが扱う書類によっては同じ書類を使った申請を認めてよい場合もあるためである。例えば、旅費の精算に使用される書類では二重申請を認めるべきでないが、営業報告の書類は、ユーザーが同じ書類を使った申請を認めてよい。こうすることで、ユーザーが報告のたびに、書類を印刷する手間やコストを低減できる。このため、本実施形態では、管理者が、二重申請を防止するか否かを情報処理システム１０に設定できる。
【0171】
＜＜二重申請防止の設定＞＞
図１９は、管理者が操作する第一の端末装置５０が表示する二重申請設定画面６８０の一例である。二重申請設定画面６８０は、二重申請防止項目６８１を有する。二重申請防止項目６８１は、「する」、又は、「しない」を表示するプルダウンメニューを有している。管理者は、書類種別ごとに、「する」、又は、「しない」のいずれかを選択できる。
図１９は、管理者が操作する第一の端末装置５０が表示する二重申請設定画面６８０の一例である。二重申請設定画面６８０は、二重申請防止項目６８１を有する。二重申請防止項目６８１は、「する」、又は、「しない」を表示するプルダウンメニューを有している。管理者は、書類種別ごとに、「する」、又は、「しない」のいずれかを選択できる。
【0172】
情報処理システム１０は、二重申請を防止する設定の場合、画像コード９に含まれる出力物の識別情報（印刷日時）を、画像データ（入力データ）のファイル名に使用する。ファイル名が同じファイルは１つのフォルダーに保存できないので、自動的に重複検出が可能になる。保管先のフォルダーに同じファイル名のファイルが存在する場合、情報処理システム１０は、機器２０及びユーザー（メール送信）の少なくとも一方にエラーを返す。
【0173】
二重申請を防止しない設定の場合、情報処理システム１０は、画像コードに含まれる出力物の識別情報（印刷日時）ではなく、スキャン日時を画像データ（入力データ）のファイル名に使用する。申請書類が同じでもスキャン日時が変わるたびにファイル名が変わるので、ファイルの重複はほとんど検出されない。
【0174】
このように、本実施形態の情報処理システム１０は、二重申請防止設定がありか又はなしかによって、情報処理システム１０が画像データに付与するファイル名を変更する。
【0175】
【表4】
【0176】
図２０は、情報処理システム１０が画像データに付与するファイル名を説明する図である。図２０（ａ）は 二重申請防止設定ありの場合のファイル名付与ルールである。ファイル名付与ルールによれば、「プレフィックス」１１１、「ユーザーＩＤ」１１２、及び「印刷日時」１１３がそれぞれ{}で囲まれ、それぞれが「＿」により区切られている。「pdf」は拡張子である。拡張子はpdf以外でもよい。
・プレフィックス１１１は書類種別である。
・ユーザーＩＤ１１２は画像コード９に含まれるユーザーＩＤ（書類を印刷したユーザーの識別情報）である。
・印刷日時１１３は画像コード９に含まれる出力物の識別情報（印刷日時 (yyyyMMddHHmmss)）である。
・プレフィックス１１１は書類種別である。
・ユーザーＩＤ１１２は画像コード９に含まれるユーザーＩＤ（書類を印刷したユーザーの識別情報）である。
・印刷日時１１３は画像コード９に含まれる出力物の識別情報（印刷日時 (yyyyMMddHHmmss)）である。
【0177】
したがって、いずれも画像コード９に含まれており、情報処理システム１０はこれらを使って、画像データ（入力データ）にファイル名を付与できる。出力物の識別情報には一意性があるので、重複検出部１９が画像データの重複を検出できる。ファイル名にはユーザーＩＤも含まれるので、更に一意性を保証しやすい。
【0178】
図２０（ｂ）は二重申請防止設定なしの場合のファイル名付与ルールである。「プレフィックス」１１１と「ユーザーＩＤ」１１２は図２０（ａ）と同じである。二重申請防止設定なしの場合、出力物の識別情報でなくスキャン日時１１４がファイル名に含まれる。
・スキャン日時１１４は、読取ワークフローをユーザーが実行した日時である(yyyyMMddHHmmss)。スキャン日時１１４は、サービス提供した日時に関連した情報であればよい。例えば、情報処理システム１０が機器２０からサービス要求を受け付けた日時、又は、機器２０から画像データを受け付けた日時であってもよい。
・スキャン日時１１４は、読取ワークフローをユーザーが実行した日時である(yyyyMMddHHmmss)。スキャン日時１１４は、サービス提供した日時に関連した情報であればよい。例えば、情報処理システム１０が機器２０からサービス要求を受け付けた日時、又は、機器２０から画像データを受け付けた日時であってもよい。
【0179】
スキャン日時はスキャンのたびに変わるので、１つのフォルダーに同じファイル名が存在する可能性をほぼなくすことができる。仮に同じスキャン日時のファイルが存在してもユーザーＩＤまで同じになることは生じにくいので、情報処理システム１０は１つのフォルダーに画像データを保存できる（二重申請防止なし）。したがって、スキャン日時は、重複する可能性がないとみなせる桁数のランダムな文字列などでもよい。
【0180】
＜読取のワークフローの処理＞
図２１は、読取のワークフローにおいて、処理実行システム１が実行する処理を説明するシーケンス図の一例である。なお、ユーザーは機器２０にすでにログインしているものとする。
図２１は、読取のワークフローにおいて、処理実行システム１が実行する処理を説明するシーケンス図の一例である。なお、ユーザーは機器２０にすでにログインしているものとする。
【0181】
S31：同様に、ユーザーはホーム画面６００を表示させており、ユーザーは読取のワークフローに対応したアプリ（簡単申請サービス６０２）を選択する。このアプリが表示する画面が読取用画面である。ユーザーが読取用画面を表示する操作（簡単申請サービス６０２の押下）を入力すると操作受付部２２が受け付けて表示処理部２１に通知する。
【0182】
S32：表示処理部２１は、通信部２５に読取用画面の取得要求を送信する。
【0183】
S33：通信部２５は、読取用画面の取得要求を情報処理システム１０に送信する。情報処理システム１０の通信部１６は読取用画面の取得要求を受信する。読取ワークフロー処理部１５は読取用画面の画面情報を機器２０に送信する。読取用画面は所定のメッセージを表示する固定の画面でよい。
【0184】
S34：機器２０の通信部２５は受信した読取用画面の画面情報を表示処理部２１に送信する。
【0185】
S35：表示処理部２１は読取用画面の画面情報に基づいて、読取用画面を操作パネル９４０に表示する。読取用画面の一例を図２２に示す。
【0186】
S36：ユーザーは読取用画面を参照して、書類をＡＤＦ等にセットして、記入した書類の読取指示を機器２０に入力する。操作受付部２２は読取指示を受け付ける。
【0187】
なお、ユーザーが読取指示を入力すると読取用画面は読取設定・実行画面に遷移する。ユーザーは読取設定・実行画面で読取条件を設定することができる。読取設定・実行画面の一例を図２３に示す。
【0188】
S37：表示処理部２１は、読取条件を指定して入力部２４に読取要求を送信する。
【0189】
S38：入力部２４は読取条件にしたがって書類の読み取りを実行する。これにより書類の画像データを生成する。
【0190】
S39：入力部２４は画像データの送信要求を通信部２５に送信する。
【0191】
S40：機器２０の通信部２５は画像データを情報処理システム１０に送信する。
【0192】
S41：情報処理システム１０の通信部１６は画像データを受信し、読取ワークフロー処理部１５が画像コードの検出と、画像コードがあればその解析（デコード）を行う。これにより、書類種別、ユーザーＩＤ、及び、出力物の識別情報が復元される。
【0193】
S42：読取ワークフロー処理部１５は書類種別を指定して、処理方法記憶部１３から処理方法情報を取得する。ここでは処理方法を取得すればよい。画像コードから読み取った書類種別が「休暇届」の場合、処理方法は、データの保管先が「/kyuukaフォルダー以下」、通知先が「ccc@bb.cc」となる。
【0194】
S43：次に、読取ワークフロー処理部１５は外部システム３０から書類種別を指定して二重申請防止の設定を取得する。書類種別（又はＩＤ）を指定して、外部システム３０から二重申請防止のあり又はなしを取得する。
【0195】
S44：二重申請防止ありの場合、重複検出部１９が画像コードに含まれる情報に基づいて画像データの重複を判断する。すなわち、重複検出部１９は、図１６に示したように、画像コードに含まれる出力物の識別情報が、出力物識別情報記憶部８に記憶されているか否かを判断する。なお、出力物の識別情報とユーザーＩＤの両方を用いて判断してもよい。また、読取ワークフロー処理部１５がフォルダーに画像データを保存する場合、ファイル名で画像データの重複を検出できる。したがって、ステップS44の重複判断はなくてもよい。
【0196】
S45：次に、ファイル名設定部１５ａは、出力物の識別情報を使用してファイル名を設定する。これは、フォルダーに同じファイル名のファイルがすでにある場合、読取ワークフロー処理部１５がエラーを検出するためである。したがって、ステップS44が実行される場合、情報処理システム１０は２つの方法で二重申請を防止できる。なお、読取データ記憶部１２のフォルダーに同じファイル名のファイルがすでにあるか否かの判断方法は、読取ワークフロー処理部１５がフォルダーにあるファイル名のリストと新たに設定したファイル名を比較する方法がある。あるいは、読取ワークフロー処理部１５がフォルダーにファイルを書き込む際に、ＯＳなどがエラーを出力する方法がある。二重申請が検出された場合の読取・処理結果画面の一例を図２５に示す。
【0197】
S46：二重申請防止なしの場合、ファイル名設定部１５ａは、スキャン日時を使用してファイル名を設定する。これにより、フォルダーに同じファイル名のファイルがすでに存在する可能性をほぼなくすることができる。なお、ファイル名に使用されるユーザーＩＤは、読取ワークフローの実行時にユーザーがログインすることで特定されたユーザーＩＤでもよい。
【0198】
S47：読取ワークフロー処理部１５は処理方法記憶部１３に設定されているフォルダーに画像データを保存する。図２１ではフォルダーが読取データ記憶部１２にあるものとする。読取ワークフロー処理部１５は、ファイル名が同じファイルがフォルダーに保存されている場合、ファイルを書類種別に応じたフォルダーに保存せず、ファイル名が同じファイルがフォルダーに保存されていない場合、ファイルを書類種別に応じたフォルダーに保存する。二重申請防止ありの場合、ファイル名が一致することでエラーが生じ、情報処理システム１０が二重申請を防止できる。
【0199】
S48：重複検出部１９が重複なしを判断した場合、読取ワークフロー処理部１５は処理方法記憶部１３に設定されている外部システムに画像データを送信し、外部システムに応じた処理を要求する。表１の処理方法記憶部１３の場合、「ccc@bb.cc」にメール通知をする処理である。この他、他の外部システムへ連携処理を要求してもよい。このように、ファイル名の一致で二重申請を防止できない処理でも、重複検出部１９が申請の重複（画像データの重複）を判断することで、同じ書類に基づく二重申請を防止できる。
【0200】
S49：読取ワークフロー処理部１５は処理結果を機器２０に送信する。処理結果には、二重申請防止ありの場合に、画像データの重複が検出された場合が含まれる。
【0201】
S50：機器２０の通信部２５は処理結果を受信し、入力部２４に処理結果を送信する。
【0202】
S51：入力部２４は処理結果を表示処理部２１に送信する。
【0203】
S52：表示処理部２１は処理結果を含む読取・処理結果画面を操作パネル９４０に表示する。読取・処理結果画面の一例を図２４に示す。
【0204】
以上により、読取のワークフローが実行され、書類が書類種別に応じて決まったフォルダーに送信されたり、外部システムで処理されたりする。
【0205】
＜読取時の画面例＞
図２２は読取用画面６３０の一例である。図２２の読取用画面６３０へは、図１３のホーム画面で簡単申請サービス６０２が選択されると遷移する。読取用画面６３０は「ＡＤＦに原稿をセットして読取ボタンを押下してください」というメッセージ６３１、及び、読取ボタン６３２を有している。読取ボタン６３２の押下により、読取用画面６３０は読取設定・実行画面６４０に遷移する。
図２２は読取用画面６３０の一例である。図２２の読取用画面６３０へは、図１３のホーム画面で簡単申請サービス６０２が選択されると遷移する。読取用画面６３０は「ＡＤＦに原稿をセットして読取ボタンを押下してください」というメッセージ６３１、及び、読取ボタン６３２を有している。読取ボタン６３２の押下により、読取用画面６３０は読取設定・実行画面６４０に遷移する。
【0206】
図２３は読取設定・実行画面６４０の一例である。読取設定・実行画面６４０では、白黒６４１、ファイル形式６４２、解像度６４３、原稿面６４４、読取サイズ６４５、ファイル名６４６、濃度６４７、原稿セット方向６４８、及び、送信者６４９を設定できる。スタートボタン６４０ａが押下されると読取が開始される（ステップS37以降が処理される）。読取が完了すると読取・処理結果画面６５０に遷移する。
【0207】
図２４は実行完了の場合に機器が表示する読取・処理結果画面６５０の一例である。読取・処理結果画面６５０は「読み取ったデータの処理が完了しました」というメッセージ６５１と、書類種別のＩＤと処理方法情報に基づいて画像データを処理した処理方法６５２が表示されている。処理方法６５２は例えば「003 休暇届けを読取ったため、総務課（/kyuukaフォルダー、及び、ccc@bb.cc）に送信しました」である。「003」は書類種別のＩＤである。また、「総務課」のような情報は処理方法記憶部１３に予め設定してあるものとする。
【0208】
図２５は、二重申請が検出された場合に機器が表示する読取・処理結果画面６９０の一例である。読取・処理結果画面６９０は「申請の重複が検出されました。このため申請は却下されました。」というメッセージ６９１が表示されている。ユーザーはメッセージを読んで、エラーが生じた旨を把握し、新規に書類を印刷するなどの対応が可能になる。なお、情報処理システム１０が同様のメッセージを有する電子メールをログインしているユーザーに送信してもよい。図２５の読取・処理結果画面６９０の表示と電子メールの送信の両方を行ってもよい。
【0209】
＜主な効果＞
以上説明したように、本実施形態の情報処理システム１０は、出力物の識別情報に基づいて書類の二重申請を検出することができる。したがって、費用などを社員が二重申請することを抑制できる。また、管理者が書類ごとに二重申請防止設定のありとなしを設定できるので、情報処理システム１０は、書類ごとに二重申請を検出するかどうかを切り替えることができる。
以上説明したように、本実施形態の情報処理システム１０は、出力物の識別情報に基づいて書類の二重申請を検出することができる。したがって、費用などを社員が二重申請することを抑制できる。また、管理者が書類ごとに二重申請防止設定のありとなしを設定できるので、情報処理システム１０は、書類ごとに二重申請を検出するかどうかを切り替えることができる。
【0210】
＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。各実施例を組合せた処理を実行してもよい。
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。各実施例を組合せた処理を実行してもよい。
【0211】
また、本実施形態では機器２０として主に画像形成装置を説明に使用したが、画像形成装置に限られない。機器２０は、例えば、ＰＪ（Projector：プロジェクタ）、ＩＷＢ（Interactive White Board：相互通信が可能な電子式の黒板機能を有する白板）、デジタルサイネージ等の出力装置、ＨＵＤ（Head Up Display）装置、産業機械、撮像装置、集音装置、医療機器、ネットワーク家電、自動車（Connected Car）、ノートＰＣ、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ゲーム機、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、デジタルカメラ、ウェアラブルＰＣ又はデスクトップＰＣ等であってもよい。
【0212】
また、図５などの構成例は、情報処理システム１０による処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。情報処理システム１０の処理は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。
【0213】
また、実施例に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。ある実施形態では、情報処理システム１０は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。
【0214】
更に、情報処理システム１０は、開示された処理ステップ、例えば図１１，図２１等を様々な組み合わせで共有するように構成できる。例えば、所定のユニットによって実行されるプロセスは、情報処理システム１０が有する複数の情報処理装置によって実行され得る。また、情報処理システム１０は、1つのサーバ装置にまとめられていても良いし、複数の装置に分けられていても良い。
【0215】
上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（Digital Signal Processor）、FPGA（Field Programmable Gate Array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。
【符号の説明】
【0216】
１ 処理実行システム
１０ 情報処理システム
２０ 機器
３０ 外部システム
１０ 情報処理システム
２０ 機器
３０ 外部システム
【先行技術文献】
【特許文献】
【0217】
【文献】特開２０１８‐００７０８５号公報
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【図19】
【図20】
【図21】
【図22】
【図23】
【図24】
【図25】