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特許7491025会議登録システム、管理システム、情報処理方法、及びプログラム
(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】特許公報(B2)
(11)【特許番号】
(24)【登録日】2024-05-20
(45)【発行日】2024-05-28
(54)【発明の名称】会議登録システム、管理システム、情報処理方法、及びプログラム
(51)【国際特許分類】
G06Q 10/10 20230101AFI20240521BHJP
【ＦＩ】
G06Q10/10
【請求項の数】
8
(21)【出願番号】P 2020064924
(22)【出願日】2020-03-31
(65)【公開番号】P2021163250
(43)【公開日】2021-10-11
【審査請求日】2023-01-16
(73)【特許権者】
【識別番号】000006747
【氏名又は名称】株式会社リコー
(74)【代理人】
【識別番号】100107766
【弁理士】
【氏名又は名称】伊東 忠重
(74)【代理人】
【識別番号】100070150
【弁理士】
【氏名又は名称】伊東 忠彦
(72)【発明者】
【氏名】小浦 誠矢
(72)【発明者】
【氏名】岩崎 遼
(72)【発明者】
【氏名】香川 正明
(72)【発明者】
【氏名】今井 拓也
(72)【発明者】
【氏名】小池 弘昌
(72)【発明者】
【氏名】真野 拓郎
【審査官】小山 和俊
(56)【参考文献】
【文献】特開２０１８－０６３６９９（ＪＰ，Ａ）
【文献】国際公開第２０２０／０５０３５２（ＷＯ，Ａ１）
【文献】特開２０１７－０５４３５６（ＪＰ，Ａ）
【文献】特開２００６－０４８４３８（ＪＰ，Ａ）
(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)
Ｇ０６Ｑ １０／００－９９／００
(57)【特許請求の範囲】
【請求項1】
ユーザ端末、及び、組織情報を管理する管理システム、を有する会議登録システムであって、前記ユーザ端末からの入力に基づいて特定された参加候補者と、該参加候補者及び該参加候補者が所属する組織の組織情報に基づいた人物と、を表示させる表示制御手段と、
前記ユーザ端末から、会議の登録を行うための情報の入力を受け付ける受付手段と、
前記受け付けた情報に基づいて、前記会議に参加する参加候補者を検索する検索手段と、
ユーザが参加した会議で共有された共有データに基づくワード情報を、前記ユーザの識別情報と関連付けて、前記会議への参加候補情報として管理するワード情報管理手段と、
を有し、
前記ワード情報管理手段は、前記ユーザが発話した音声データから変換されたテキストデータである前記ワード情報を、前記ユーザの識別情報と関連付けて、前記会議への参加候補情報として管理し、
前記検索手段は、前記ユーザから受け付けたキーワードに対応する前記ワード情報と関連付いた前記ユーザの識別情報を用いて、前記会議に参加する参加候補者を検索し、
前記表示制御手段は、前記検索手段により検索された前記参加候補者と共に、該参加候補者及び該参加候補者が所属する組織の組織情報に基づいた人物、を表示させる
会議登録システム。
【請求項2】
前記ワード情報管理手段は、前記ユーザが発話した音声データから変換されたテキストデータである前記ワード情報と、前記ワード情報を発言した発言回数と、前記ユーザの識別情報とを関連付けて、前記会議への参加候補情報として管理し、
前記検索手段は、前記発言回数を用いてユーザごとのスコアを計算し、スコアの高い順に前記参加候補者を検索する、
請求項１記載の会議登録システム。
【請求項3】
前記音声データは、オンライン会議における音データ又は録画データに含まれる音声データである、
請求項１記載の会議登録システム。
【請求項4】
前記管理システムは、さらにユーザの専門性情報を管理し、前記検索手段は、前記受け付けた情報、及び、前記ユーザの専門性情報に基づいて、前記会議に参加する参加候補者を検索する請求項１記載の会議登録システム。
【請求項5】
前記参加候補者及び該参加候補者が所属する組織の組織情報に基づいた人物に対して、前記参加候補者の会議への参加可否の回答依頼を行う依頼手段、をさらに有する請求項１乃至４の何れか一項記載の会議登録システム。
【請求項6】
ユーザ端末とネットワークを介して接続可能な、組織情報を管理する管理システムであって、前記ユーザ端末からの入力に基づいて特定された会議の参加候補者と、該会議の参加候補者及び該会議の参加候補者が所属する組織の組織情報に基づいた人物と、を表示させる表示制御手段と、
前記ユーザ端末から、会議の登録を行うための情報の入力を受け付ける受付手段と、
前記受け付けた情報に基づいて、前記会議に参加する参加候補者を検索する検索手段と、
ユーザが参加した会議で共有された共有データに基づくワード情報を、前記ユーザの識別情報と関連付けて、前記会議への参加候補情報として管理するワード情報管理手段と、
を有し、
前記ワード情報管理手段は、前記ユーザが発話した音声データから変換されたテキストデータである前記ワード情報を、前記ユーザの識別情報と関連付けて、前記会議への参加候補情報として管理し、
前記検索手段は、前記ユーザから受け付けたキーワードに対応する前記ワード情報と関連付いた前記ユーザの識別情報を用いて、前記会議に参加する参加候補者を検索し、
前記表示制御手段は、前記検索手段により検索された前記参加候補者と共に、該参加候補者及び該参加候補者が所属する組織の組織情報に基づいた人物、を表示させる
管理システム。
【請求項7】
ユーザ端末とネットワークを介して接続可能な、組織情報を管理する管理システムが実行する情報処理方法であって、前記ユーザ端末からの入力に基づいて特定された会議の参加候補者と、該会議の参加候補者及び該会議の参加候補者が所属する組織の組織情報に基づいた人物と、を表示させる表示制御ステップと、
前記ユーザ端末から、会議の登録を行うための情報の入力を受け付ける受付ステップと、
前記受け付けた情報に基づいて、前記会議に参加する参加候補者を検索する検索ステップと、
ユーザが参加した会議で共有された共有データに基づくワード情報を、前記ユーザの識別情報と関連付けて、前記会議への参加候補情報として管理するワード情報管理ステップと、
を有し、
前記ワード情報管理ステップは、前記ユーザが発話した音声データから変換されたテキストデータである前記ワード情報を、前記ユーザの識別情報と関連付けて、前記会議への参加候補情報として管理し、
前記検索ステップは、前記ユーザから受け付けたキーワードに対応する前記ワード情報と関連付いた前記ユーザの識別情報を用いて、前記会議に参加する参加候補者を検索し、
前記表示制御ステップは、前記検索ステップで検索された前記参加候補者と共に、該参加候補者及び該参加候補者が所属する組織の組織情報に基づいた人物、を表示させる
情報処理方法。
【請求項8】
ユーザ端末とネットワークを介して接続可能な、組織情報を管理する管理システムを、前記ユーザ端末からの入力に基づいて特定された会議の参加候補者と、該会議の参加候補者及び該会議の参加候補者が所属する組織の組織情報に基づいた人物と、を表示させる表示制御手段、
前記ユーザ端末から、会議の登録を行うための情報の入力を受け付ける受付手段、
前記受け付けた情報に基づいて、前記会議に参加する参加候補者を検索する検索手段、
ユーザが参加した会議で共有された共有データに基づくワード情報を、前記ユーザの識別情報と関連付けて、前記会議への参加候補情報として管理するワード情報管理手段
として機能させ、
前記ワード情報管理手段は、前記ユーザが発話した音声データから変換されたテキストデータである前記ワード情報を、前記ユーザの識別情報と関連付けて、前記会議への参加候補情報として管理し、
前記検索手段は、前記ユーザから受け付けたキーワードに対応する前記ワード情報と関連付いた前記ユーザの識別情報を用いて、前記会議に参加する参加候補者を検索し、
前記表示制御手段は、前記検索手段により検索された前記参加候補者と共に、該参加候補者及び該参加候補者が所属する組織の組織情報に基づいた人物、を表示させる
プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、会議登録システム、管理システム、情報処理方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
従来から、電子会議の会議参加者を選択する際に、ユーザが会議参加者を検索できるようにするための検索ツールが提供されている。検索ツールは、ユーザが、所望の会議参加者の１又は複数の属性を指定することで、その属性を満たす会議参加者が提案される（例えば特許文献１参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0003】
近年、グループやチーム等を組んで作業を行う複数人のユーザに、コミュニケーション機能、情報共有機能などの機能を提供することで、グループ等での共同作業を支援するツール（コラボレーションツールの一例）が利用されている。コラボレーションツールでは、共同作業のためにグループやチーム等を組んだ複数人のユーザが、チャット機能や音声通話機能や情報共有機能などを利用することで、オンライン会議やユーザが物理的に同じ場所に集まる会議を開催できる。
【0004】
オンライン会議やユーザが物理的に同じ場所に集まる会議を開催する場合、会議の開催者等は、その会議の参加者を選択する必要がある。しかしながら、従来のコラボレーションツールでは、開催する会議で必要な知見を持つ参加者を探すことが困難であった。
【0005】
本発明の実施の形態は、会議への参加候補の登録を支援できる会議登録システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0006】
上記した課題を達成するために本願請求項１は、ユーザ端末、及び、組織情報を管理する管理システム、を有する会議登録システムであって、前記ユーザ端末からの入力に基づいて特定された参加候補者と、該参加候補者及び該参加候補者が所属する組織の組織情報に基づいた人物と、を表示させる表示制御手段と、前記ユーザ端末から、会議の登録を行うための情報の入力を受け付ける受付手段と、前記受け付けた情報に基づいて、前記会議に参加する参加候補者を検索する検索手段と、ユーザが参加した会議で共有された共有データに基づくワード情報を、前記ユーザの識別情報と関連付けて、前記会議への参加候補情報として管理するワード情報管理手段と、を有し、前記ワード情報管理手段は、前記ユーザが発話した音声データから変換されたテキストデータである前記ワード情報を、前記ユーザの識別情報と関連付けて、前記会議への参加候補情報として管理し、前記検索手段は、前記ユーザから受け付けたキーワードに対応する前記ワード情報と関連付いた前記ユーザの識別情報を用いて、前記会議に参加する参加候補者を検索し、前記表示制御手段は、前記検索手段により検索された前記参加候補者と共に、該参加候補者及び該参加候補者が所属する組織の組織情報に基づいた人物、を表示させることを特徴とする。
【発明の効果】
【0007】
本発明の実施の形態によれば、会議への参加候補の登録を支援できる。
【図面の簡単な説明】
【0008】
【図1】本実施形態に係る情報処理システムの一例の構成図である。
【図2】本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。
【図3】ユーザ端末のソフトウェア構成を示す図である。
【図4】本実施形態に係る情報処理システムの一例の機能構成図である。
【図5】利用者認証管理テーブルを示す概念図である。
【図6】アクセス管理テーブルを示す概念図である。
【図7】予定管理テーブルを示す概念図である。
【図8】実行イベント管理テーブルを示す概念図である。
【図9】コンテンツ管理テーブルを示す概念図である。
【図10】利用者認証管理テーブルを示す概念図である。
【図11】利用者管理テーブルを示す概念図である。
【図12】共用体管理テーブルを示す概念図である。
【図13】共用体予約管理テーブルを示す概念図である。
【図14】イベント管理テーブルを示す概念図である。
【図15】サーバ認証管理テーブルを示す概念図である。
【図16】プロジェクトメンバ管理テーブルを示す概念図である。
【図17】実行イベント履歴管理テーブルを示す概念図である。
【図18】実行イベント管理テーブルを示す概念図である。
【図19】参加候補管理テーブルを示す概念図である。
【図20】アクションアイテム管理テーブルを示す概念図である。
【図21】オンライン会議で共有された共有データをコンテンツ管理ＤＢに登録する処理を示したシーケンス図である。
【図22】音声テキスト変換処理を示したフローチャートである。
【図23】オンライン会議で共有された共有データから参加候補管理テーブルを作成する処理を示したフローチャートである。
【図24】スケジュールの登録処理を示したシーケンス図である。
【図25】サインイン画面を示した図である。
【図26】ユーザ端末の初期画面の例である。
【図27】スケジュール入力画面を示した図である。
【図28】キーワード入力画面を示した図である。
【図29】スケジュール入力画面を示した図である。
【図30】オンライン会議の出席者／任意参加者／検討依頼者の候補者を検索する処理を示したフローチャートである。
【図31】オンライン会議の出席者／任意参加者／検討依頼者の候補組織を検索する処理を示したフローチャートである。
【図32】候補者としてのスコアを算出する方法について説明する図である。
【図33】スケジュール入力画面を示した図である。
【図34】スケジュール入力画面を示した図である。
【図35】詳細画面を示した図である。
【図36】スケジュール入力画面を示した図である。
【図37】候補組織のユーザ一覧を示した図である。
【図38】オンライン会議画面を示した図である。
【図39】チャット画面を示した図である。
【図40】オンライン会議画面を示した図である。
【発明を実施するための形態】
【0009】
以下、本発明の実施形態について図面を参照しながら説明する。なお、本実施形態では共同の作業のために集められたユーザのグループやチームをプロジェクトと呼び、そのプロジェクトに属するユーザをプロジェクトのメンバと呼ぶ。また、本実施形態に記載されている「ファイル」は「電子ファイル」を示している。
【0010】
［第１の実施形態］
＜システム構成＞
図１は、本実施形態に係る情報処理システムの一例の構成図である。図１の情報処理システム１は、コラボレーションシステム１０、音声テキスト変換サーバ１３、及びユーザ端末４０が、通信ネットワーク５０を介して通信可能に接続されている。
＜システム構成＞
図１は、本実施形態に係る情報処理システムの一例の構成図である。図１の情報処理システム１は、コラボレーションシステム１０、音声テキスト変換サーバ１３、及びユーザ端末４０が、通信ネットワーク５０を介して通信可能に接続されている。
【0011】
通信ネットワーク５０は、インターネット、移動体通信網、ＬＡＮ(Local Area Network)等によって構築される。通信ネットワーク５０には、有線通信だけでなく、３Ｇ(3rd Generation)、ＷｉＭＡＸ(Worldwide Interoperability for Microwave Access)またはＬＴＥ(Long Term Evolution)等の無線通信によるネットワークが含まれてもよい。
【0012】
コラボレーションシステム１０とは、複数人で一緒に一つの作業を行うことを支援するシステムである。コラボレーションシステム１０の一例として、人が集まって特定の目的に対して意見や相談等を行う場（物理的に同じ場合、物理的に離れているがユーザ端末４０同士が通信ネットワーク５０経由で接続される場合を含む）において、ＰＣや携帯端末や電子黒板やプロジェクタや会議ツール等を用いて、音声通話、ビデオ通話、チャット、画面共有（投影）、情報共有、議題検討、資料の作成や取りまとめ、スケジュール設定、アクションアイテム決め、等を行うことに用いられるシステムである。 コラボレーションシステム１０は、共同作業支援システムと同じ意味である。共同作業支援システムとは複数人で一緒に一つの作業を行うことを支援するシステムである。一例として、コミュニケーション機能、情報共有機能などを提供するものである。コラボレーションシステム１０では、プロジェクトのメンバによる共同の作業を支援するコラボレーションツールを提供する。なお、コラボレーションツールとは複数人で一緒に一つの作業を行うことを支援するための手段や機能や道具である。コラボレーションツールには、コミュニケーション機能、スケジュール管理機能、情報共有機能、アクションアイテム管理機能などの機能が含まれる。共同の作業とは、複数人で一緒に一つの作業を行うことである。
【0013】
なお、コラボレーションシステム１０が提供するコラボレーションツールの機能は同一でなくてもよい。このため、図１では２つのコラボレーションシステム１０のサーバ構成が異なっている。コラボレーションシステム１０の共用支援サーバ１１は、プロジェクトのメンバに、例えばコミュニケーション機能、及び情報共有機能を提供する。
【0014】
スケジュール管理サーバ１２は、プロジェクトのメンバにスケジュール管理機能を提供する。音声テキスト変換サーバ１３は、プロジェクトのメンバによる音声データをテキストデータに変換する。なお、音声テキスト変換サーバ１３は図１の情報処理システム１に示したようにコラボレーションシステム１０と別個に設けてもよい。
【0015】
アクションアイテム管理サーバ１４は、プロジェクトのメンバにアクションアイテム管理機能を提供する。なお、アクションアイテムとはユーザに割り当てて実行させる必要のある作業である。ユーザ端末４０は例えば情報処理端末であって、プロジェクトのメンバを含むユーザにより操作される。ユーザはユーザ端末４０からコラボレーションシステム１０を利用できる。
【0016】
なお、ユーザ端末４０は、通信機能を備えた装置であれば、ＰＣに限られない。ユーザ端末４０は、例えば、ＰＪ（Projector：プロジェクタ）、ＩＷＢ（Interactive White Board：相互通信が可能な電子式の黒板機能を有する白板）、デジタルサイネージ等の出力装置、ＨＵＤ（Head Up Display）装置、産業機械、撮像装置、集音装置、医療機器、ネットワーク家電、自動車（Connected Car）、ノートＰＣ（Personal Computer）、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ゲーム機、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、デジタルカメラ、ウェアラブルＰＣまたはデスクトップＰＣ等であってもよい。
【0017】
また、コラボレーションシステム１０、共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、音声テキスト変換サーバ１３、及びアクションアイテム管理サーバ１４は例えば一台以上の情報処理装置によって実現される。また、コラボレーションシステム１０は、共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、音声テキスト変換サーバ１３、及びアクションアイテム管理サーバ１４の各機能の全てまたは一部を集約させた一台以上のコンピュータであってもよい。
【0018】
また、共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、音声テキスト変換サーバ１３、及びアクションアイテム管理サーバ１４のそれぞれは、複数のコンピュータに各機能を分散させて実現させる構成であってもよい。
【0019】
さらに、共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、音声テキスト変換サーバ１３、及びアクションアイテム管理サーバ１４は、クラウド環境のコンピュータに実現させる構成であってもよいし、オンプレミス環境のコンピュータに実現させる構成であってもよい。このように、図１の情報処理システム１は一例である。
【0020】
なお、コラボレーションシステム１０、共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、音声テキスト変換サーバ１３、及びアクションアイテム管理サーバ１４は、通信機能を備えた装置であれば、ＰＣに限られない。
【0021】
コラボレーションシステム１０、共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、音声テキスト変換サーバ１３、及びアクションアイテム管理サーバ１４は、例えば、ＰＪ、ＩＷＢ、デジタルサイネージ等の出力装置、ＨＵＤ装置、産業機械、撮像装置、集音装置、医療機器、ネットワーク家電、自動車、ノートＰＣ、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ゲーム機、ＰＤＡ、デジタルカメラ、ウェアラブルＰＣまたはデスクトップＰＣ等であってもよい。
【0022】
なお、コラボレーションシステム１０、共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、音声テキスト変換サーバ１３、及びアクションアイテム管理サーバ１４は、通信機能を備えた装置であれば、ＰＣに限られない。
【0023】
コラボレーションシステム１０、共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、音声テキスト変換サーバ１３、及びアクションアイテム管理サーバ１４は、例えば、ＰＪ、ＩＷＢ、デジタルサイネージ等の出力装置、ＨＵＤ装置、産業機械、撮像装置、集音装置、医療機器、ネットワーク家電、自動車、ノートＰＣ、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ゲーム機、ＰＤＡ、デジタルカメラ、ウェアラブルＰＣまたはデスクトップＰＣ等であってもよい。
【0024】
なお、コラボレーションシステム１０がコラボレーションツールによりプロジェクトのメンバに提供するコラボレーションの情報には、同期コラボレーションの情報と非同期コラボレーションの情報とが含まれる。同期コラボレーションの情報は、人が集まって特定の目的に対して意見や相談等を行う場（例えばオンライン会議）の最中に、リアルタイムでやり取りされる情報である。同期コラボレーションの情報は、例えば音声通話、ビデオ通話、ＰＣや携帯端末や電子黒板等で共有される画面（ＰＣや携帯端末等から入力されるテキストや図表、電子黒板等の画面への手書き入力内容、を含む）等である。
【0025】
また、非同期コラボレーションの情報は、ネットワーク上で入力や共有が成される情報である。非同期コラボレーションの情報には、人が集まって特定の目的に対して意見や相談等を行う場（例えば会議）の前後において、場の参加者によって共有や参照が可能な情報も含まれる。非同期コラボレーションの情報は、例えばチャット、メッセージ、コンテンツ、スケジューリング、アクションアイテム、録音／録画内容等である。
【0026】
なお、これらの用語については、Ｇａｒｔｎｅｒ社が提供する会議ソリューション報告書（「Ｍａｇｉｃ Ｑｕａｄｒａｎｔ Ｍｅｅｔｉｎｇ Ｓｏｌｕｔｉｏｎｓ」。２０１９年０９月発行）にも記載されている。
【0027】
＜ハードウェア構成＞
図１のコラボレーションシステム１０、共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、音声テキスト変換サーバ１３、アクションアイテム管理サーバ１４、及びユーザ端末４０は、例えば図２に示すハードウェア構成のコンピュータ５００により実現される。図２は、本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。
図１のコラボレーションシステム１０、共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、音声テキスト変換サーバ１３、アクションアイテム管理サーバ１４、及びユーザ端末４０は、例えば図２に示すハードウェア構成のコンピュータ５００により実現される。図２は、本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。
【0028】
図２に示されているように、コンピュータ５００はＣＰＵ（Central Processing Unit）５０１、ＲＯＭ（Read Only Memory）５０２、ＲＡＭ（Random Access Memory）５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ（Interface）５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、データバス５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ－ＲＷ（Digital Versatile Disk Rewritable）ドライブ５１４、及びメディアＩ／Ｆ５１６を備えている。
【0029】
これらのうち、ＣＰＵ５０１は、プログラムに従ってコンピュータ５００全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。
【0030】
ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウインドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、ネットワーク１６を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。データバス５１０は、ＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。
【0031】
キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。
【0032】
なお、上記各プログラムは、インストール可能な形式または実行可能な形式のファイルで、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して流通させるようにしてもよい。記録媒体の例として、ＣＤ－Ｒ(Compact Disc Recordable)、ＤＶＤ(Digital Versatile Disk)、ブルーレイディスク、ＳＤカード等が挙げられる。また、記録媒体は、プログラム製品(Program Product)として、国内または国外へ提供されることができる。
【0033】
＜ソフトウェア構成＞
続いて、図３を用いて、ユーザ端末４０にインストールされるコンピュータソフトウェアについて説明する。ここで、コンピュータソフトウェア（以下、ソフトウェアと称する）とは、コンピュータの動作に関するプログラム、その他コンピュータによる処理の用に供する情報であってプログラムに準ずるものである。プログラムとは、コンピュータに対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わせたものをいう。また、プログラムに準ずるものとは、コンピュータに対する直接の指令ではないためプログラムとは呼べないが、コンピュータの処理を規定するという点でプログラムに類似する性質を有するものをいう。例えば、データ構造（データ要素間の相互関係で表される、データの有する論理的構造）がプログラムに準ずるものに該当する。
続いて、図３を用いて、ユーザ端末４０にインストールされるコンピュータソフトウェアについて説明する。ここで、コンピュータソフトウェア（以下、ソフトウェアと称する）とは、コンピュータの動作に関するプログラム、その他コンピュータによる処理の用に供する情報であってプログラムに準ずるものである。プログラムとは、コンピュータに対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わせたものをいう。また、プログラムに準ずるものとは、コンピュータに対する直接の指令ではないためプログラムとは呼べないが、コンピュータの処理を規定するという点でプログラムに類似する性質を有するものをいう。例えば、データ構造（データ要素間の相互関係で表される、データの有する論理的構造）がプログラムに準ずるものに該当する。
【0034】
また、アプリケーションとは、ソフトウェアの分類のうち、特定の処理を行うために使用されるソフトウェアの総称である。一方、オペレーティングシステム（以下、ＯＳと称する）とは、コンピュータを制御し、アプリケーション等がコンピュータ資源を利用可能にするためのソフトウェアである。ＯＳは、入出力の制御、メモリおよびハードディスク等のハードウェアの管理、プロセスの管理といった、コンピュータの基本的な管理・制御を行っている。アプリケーションは、ＯＳが提供する機能を利用して動作する。
【0035】
図３はユーザ端末のソフトウェア構成を示す図である。図３に示すように、ＯＳ５５０１、コラボレーションアプリ５５０２ａ、及びブラウザ５５０２ｂは、ＲＡＭ５０３の作業領域５５００上で動作する。また、ＯＳ５５０１は、ユーザ端末４０の基本的な機能を提供し、ユーザ端末４０の全体を管理する基本ソフトウェアである。
【0036】
コラボレーションアプリ５５０２ａ及びブラウザ５５０２ｂは、ＯＳ５５０１上で動作する外部アプリケーション（以下、特に区別する必要がないときは、外部アプリ５５０２と称する。）である。外部アプリ５５０２は、ＯＳ５５０１上で提供されるサービス又は機能を実行する。コラボレーションアプリ５５０２ａ及びブラウザ５５０２ｂは、後述の画面の生成及び表示を行うためのアプリケーションである。コラボレーションアプリ５５０２ａ及びブラウザ５５０２ｂが表示する後述の画面は、例えばコラボレーションシステム１０から送信された各種データを用いて作成される。
【0037】
なお、図３では、コラボレーションアプリ５５０２ａ及びブラウザ５５０２ｂの二つの外部アプリ５５０２がユーザ端末４０にインストールされている例を示したが、これに限らない。ユーザ端末４０にインストールされる外部アプリ５５０２の数は、二つ以外であってもよい。また、外部アプリ５５０２は例えばコラボレーションシステム１０等に設けられたサーバ、又はクラウドやオンプレミスに設けられたサーバからダウンロードしてインストールできるようにしてもよい。
【0038】
＜機能構成＞
本実施形態に係る情報処理システム１は、例えば図４に示すような機能構成により実現される。図４は本実施形態に係る情報処理システムの一例の機能構成図である。図４の機能構成は、本実施形態の説明に不要な構成について適宜省略している。
本実施形態に係る情報処理システム１は、例えば図４に示すような機能構成により実現される。図４は本実施形態に係る情報処理システムの一例の機能構成図である。図４の機能構成は、本実施形態の説明に不要な構成について適宜省略している。
【0039】
《共用支援サーバの機能構成》
共用支援サーバ１１は、送受信部６１、認証部６２、作成部６３、生成部６４、判断部６５、検出部６６、及び記憶・読出処理部６９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開された共用支援用プログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令によって動作することで実現される機能または機能する手段である。また、共用支援サーバ１１は、図２に示されているＨＤ５０４等により構築される記憶部６０００を有している。
共用支援サーバ１１は、送受信部６１、認証部６２、作成部６３、生成部６４、判断部６５、検出部６６、及び記憶・読出処理部６９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開された共用支援用プログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令によって動作することで実現される機能または機能する手段である。また、共用支援サーバ１１は、図２に示されているＨＤ５０４等により構築される記憶部６０００を有している。
【0040】
（利用者認証管理テーブル）
図５は、利用者認証管理テーブルを示す概念図である。記憶部６０００には、図５に示されているような利用者認証管理テーブルによって構成されている利用者認証管理ＤＢ６００１が構築されている。この利用者認証管理テーブルでは、ユーザを識別するための利用者ＩＤ、利用者名、ユーザが属する組織を識別するための組織ＩＤ、及びパスワードが関連付けられて管理されている。なお、組織ＩＤには、通信ネットワーク５０上の複数のコンピュータを管理するためのグループや組織を表すドメイン名も含まれる。
図５は、利用者認証管理テーブルを示す概念図である。記憶部６０００には、図５に示されているような利用者認証管理テーブルによって構成されている利用者認証管理ＤＢ６００１が構築されている。この利用者認証管理テーブルでは、ユーザを識別するための利用者ＩＤ、利用者名、ユーザが属する組織を識別するための組織ＩＤ、及びパスワードが関連付けられて管理されている。なお、組織ＩＤには、通信ネットワーク５０上の複数のコンピュータを管理するためのグループや組織を表すドメイン名も含まれる。
【0041】
（アクセス管理テーブル）
図６は、アクセス管理テーブルを示す概念図である。記憶部６０００には、図６に示されているようなアクセス管理テーブルによって構成されているアクセス管理ＤＢ６００２が構築されている。このアクセス管理テーブルでは、組織ＩＤ、スケジュール管理サーバ１２へアクセスする際の認証に必要なアクセスＩＤ及びアクセスパスワードが関連付けられて管理されている。なお、アクセスＩＤ及びアクセスパスワードは、共用支援サーバ１１が、ＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）又はＨＴＴＰＳ(Hypertext Transfer Protocol Secure)のプロトコルを用いて、ＷｅｂＡＰＩ等を介して、スケジュール管理サーバ１２によって提供されるサービス（機能）を利用するために必要である。
図６は、アクセス管理テーブルを示す概念図である。記憶部６０００には、図６に示されているようなアクセス管理テーブルによって構成されているアクセス管理ＤＢ６００２が構築されている。このアクセス管理テーブルでは、組織ＩＤ、スケジュール管理サーバ１２へアクセスする際の認証に必要なアクセスＩＤ及びアクセスパスワードが関連付けられて管理されている。なお、アクセスＩＤ及びアクセスパスワードは、共用支援サーバ１１が、ＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）又はＨＴＴＰＳ(Hypertext Transfer Protocol Secure)のプロトコルを用いて、ＷｅｂＡＰＩ等を介して、スケジュール管理サーバ１２によって提供されるサービス（機能）を利用するために必要である。
【0042】
スケジュール管理サーバ１２は、複数のスケジューラを管理しており、組織が異なれば使用するスケジューラも異なることがあるため、図６のアクセス管理テーブルによる管理が必要である。
【0043】
（予定管理テーブル）
図７は、予定管理テーブルを示す概念図である。記憶部６０００には、図７に示されているような予定管理テーブルによって構成されている予定管理ＤＢ６００３が構築されている。この予定管理テーブルでは、予定イベントＩＤ及び実行イベントＩＤ毎に、組織ＩＤ、予約者の利用者ＩＤ、この予約者の参加の有無、予約者名、開始予定時刻、終了予定時刻、イベント名、出席者／任意参加者／検討依頼者の利用者ＩＤ、この出席者／任意参加者／検討依頼者の参加の有無、出席者／任意参加者／検討依頼者の利用者名、及びファイルデータが関連付けられて管理されている。
図７は、予定管理テーブルを示す概念図である。記憶部６０００には、図７に示されているような予定管理テーブルによって構成されている予定管理ＤＢ６００３が構築されている。この予定管理テーブルでは、予定イベントＩＤ及び実行イベントＩＤ毎に、組織ＩＤ、予約者の利用者ＩＤ、この予約者の参加の有無、予約者名、開始予定時刻、終了予定時刻、イベント名、出席者／任意参加者／検討依頼者の利用者ＩＤ、この出席者／任意参加者／検討依頼者の参加の有無、出席者／任意参加者／検討依頼者の利用者名、及びファイルデータが関連付けられて管理されている。
【0044】
これらのうち、予定イベントＩＤは、予約されたイベントを識別するための識別情報である。イベントとは、例えば、会議、会合、集い、寄り合い、相談、打ち合わせ、カンファレンス、セミナー、ウェビナー（オンライン方式のセミナー）、学術的な研究会、方針発表会等、人が直接又は通信ネットワーク５０を介して集まって特定の目的に対して意見や発表や相談等を行う場である。予定イベントＩＤは、実行予定のイベントを識別するための予定イベント識別情報の一例である。実行イベントＩＤは、予約されたイベントのうち、実際に実行されたイベント又は実行されているイベントを識別するための識別情報である。
【0045】
実行イベントＩＤは、実行されたイベント又は実行されているイベントを識別するための実行イベント識別情報の一例である。予約者名は、会議室などの共用体を予約した予約者の利用者名である。共用体とは、複数の人又は団体が共同で使用する物、サービス、空間（部屋）、場所または情報である。会議室は、複数の利用者が共用する共用体の一例である。共用体が会議室の場合は例えば開催者の利用者名である。開始予定時刻は、共用体の利用開始予定時刻を示している。終了予定時刻は、共用体の利用終了予定時刻を示している。イベント名は、予約者が実行予定のイベントの名称を示している。
【0046】
出席者／任意参加者／検討依頼者の利用者ＩＤは、イベントの出席者として選択されたユーザの利用者ＩＤ、イベントの任意参加者として選択されたユーザの利用者ＩＤ、及びイベントの検討依頼者として選択されたユーザの利用者ＩＤである。なお、イベントの出席者とはイベントへの参加が必須のユーザである。イベントの任意参加者とはイベントへの参加が必須ではないが、オンライン会議中（開催中）の議論によっては参加して欲しいユーザである。イベントの検討依頼者とはイベントの出席者及び任意参加者を検討する依頼を受けるユーザである。検討依頼者はイベントの出席者又は任意参加者として追加した方がよいユーザの検討やイベントの出席者又は任意参加者から削除した方がよいユーザの検討を行う。検討依頼者は、例えばイベントの出席者又は任意参加者と同一の組織のユーザ（上司、同僚、部下など）であってもよいし、異なる組織のユーザであってもよい。
【0047】
ファイルデータは、ユーザによって登録された、予定イベントＩＤに対応するイベントで用いる資料のデータである。ファイルデータは、各種アプリケーションを用いて作成された所定のファイル形式のデータである。ファイルデータのファイル形式は、例えば、プレゼンテーションソフト用ファイル、表計算ソフト用ファイル等である。
【0048】
（実行イベント管理テーブル）
図８は、実行イベント管理テーブルを示す概念図である。記憶部６０００には、図８に示されているような実行イベント管理テーブルによって構成されている実行イベント管理ＤＢ６００４が構築されている。この実行イベント管理テーブルでは、プロジェクトＩＤ毎に、実行イベントＩＤが関連付けられて管理されている。
図８は、実行イベント管理テーブルを示す概念図である。記憶部６０００には、図８に示されているような実行イベント管理テーブルによって構成されている実行イベント管理ＤＢ６００４が構築されている。この実行イベント管理テーブルでは、プロジェクトＩＤ毎に、実行イベントＩＤが関連付けられて管理されている。
【0049】
プロジェクトＩＤは、プロジェクトを識別するための識別情報（プロジェクト識別情報の一例）である。プロジェクトは、特定の目標、計画または企画等を達成するために構成されるユーザのグループ、チーム、又は集団を示す。
【0050】
同一のプロジェクトに属するメンバであるユーザは、プロジェクトＩＤに関連付けられたイベントの会議録等の共有データを実行イベント履歴として共有することができる。なお、共有データとは、オンライン会議等のイベント中に用いられた情報であって、ファイルデータ、共有した画面の画像データ、録画データ、録音データ、ストロークデータ、ポインタデータ、又はチャットデータ等である。プロジェクトＩＤは、プロジェクト毎に割り振られている。なお、プロジェクトＩＤは、グループＩＤ又はチームＩＤと称されてもよい。
【0051】
（コンテンツ管理テーブル）
図９は、コンテンツ管理テーブルを示す概念図である。記憶部６０００には、図９に示されているようなコンテンツ管理テーブルによって構成されているコンテンツ管理ＤＢ６００５が構築されている。このコンテンツ管理テーブルでは、実行イベントＩＤ毎に、コンテンツ処理ＩＤ、コンテンツ処理の種類、コンテンツの内容、並びにコンテンツ処理の開始日時及び終了日時が関連付けられて管理されている。
図９は、コンテンツ管理テーブルを示す概念図である。記憶部６０００には、図９に示されているようなコンテンツ管理テーブルによって構成されているコンテンツ管理ＤＢ６００５が構築されている。このコンテンツ管理テーブルでは、実行イベントＩＤ毎に、コンテンツ処理ＩＤ、コンテンツ処理の種類、コンテンツの内容、並びにコンテンツ処理の開始日時及び終了日時が関連付けられて管理されている。
【0052】
コンテンツとは、あるプロジェクトにおけるオンライン会議等のイベントで発生した共有データ（実行イベントの内容、又は当該イベントで用いた資料等）である。コンテンツ処理の種類には、録音、録画、ファイル共有、画面共有、スナップショット、音声テキスト変換、アクションアイテムの発生、チャット、資料のアップロード、手書き操作、ポインティングデバイス操作等が含まれる。また、コンテンツ処理ＩＤは、各イベントで発生したコンテンツの処理を識別するための識別情報である。
【0053】
コンテンツには、イベントの実行内容を示す履歴情報と、実行されたイベントによって生じたアクションアイテムとが含まれている。イベントの実行内容を示す履歴情報は、録音データ、録画データ、スナップショット、ユーザの発言データ、又は資料等のファイルデータである。ユーザの発言データとは、録音データ又は録画データからユーザの発声した音声データを音声テキスト変換したテキストデータと、チャットやメッセージのためにユーザが入力したテキストデータとが含まれる。また、ユーザの発言データとは、画像データ又は録画データから光学文字認識（ＯＣＲ）等により、画像から認識したテキストデータが含まれてもよい。
【0054】
スナップショットとは、実行中のイベントのある時点における表示画面を画像データとして取得する処理である。なお、スナップショットは、例えば、キャプチャまたは画像認識とも称される。
【0055】
コンテンツ処理の種類が「録音」である場合、コンテンツの内容は録音された音データの保存先を示すＵＲＬを含む。また、コンテンツ処理の種類が「スナップショット」である場合、コンテンツの内容は、スナップショット（キャプチャ）によって取得された画面の画像データの保存先を示すＵＲＬを含む。キャプチャとは、ディスプレイ５０６に表示されている画像（静止画像、動画像）を、画像データとして保存することである。コンテンツ処理の種類が「音声テキスト変換」である場合、コンテンツの内容は、ユーザの音声データのテキストデータの保存先を示すＵＲＬを含む。
【0056】
コンテンツ処理の種類が「チャット」である場合、コンテンツの内容はユーザにより投稿されたメッセージ内容を含む。なお、メッセージ内容には、投稿されたメッセージのテキストデータの他、投稿された画像データのファイルが含まれる。
【0057】
アクションアイテムは、あるプロジェクトにおけるオンライン会議等のイベントで発生し、イベントに関連するユーザが対応すべき行動の内容を示す。コンテンツ処理の種類が「アクションアイテム発生」である場合、コンテンツの内容は、アクションアイテムの実行者の利用者ＩＤ、アクションアイテムを完了させる期限日、及びアクションアイテムの内容を表すテキストデータの保存先を示すＵＲＬを含む。
【0058】
（共用支援サーバの各機能構成）
次に、共用支援サーバ１１の各機能構成について詳細に説明する。なお、以下では、共用支援サーバ１１の各機能構成を説明するにあたって、図２に示されている各構成要素のうち、共用支援サーバ１１の各機能構成を実現させるための主な構成要素との関係も説明する。
次に、共用支援サーバ１１の各機能構成について詳細に説明する。なお、以下では、共用支援サーバ１１の各機能構成を説明するにあたって、図２に示されている各構成要素のうち、共用支援サーバ１１の各機能構成を実現させるための主な構成要素との関係も説明する。
【0059】
図４に示されている共用支援サーバ１１の送受信部６１は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令、及び図２に示されているネットワークＩ／Ｆ５０９によって実現される。送受信部６１は、通信ネットワーク５０を介してユーザ端末４０、他のサーバ、又は他のシステムなどと各種データ（又は情報）の送受信を行う。送受信部６１は、送信手段又は受信手段の一例である。
【0060】
認証部６２は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、ユーザ端末４０から送られて来る情報（利用者ＩＤ、組織ＩＤ、及びパスワード）が、利用者認証管理ＤＢ６００１に予め登録されている情報であるかを判断することで、認証を行う。
【0061】
作成部６３は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、例えばスケジュール管理サーバ１２から送られて来た予約情報および予定情報に基づく予約リスト画面の画像データの他、各種の画面の画像データを作成する。
【0062】
生成部６４は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、実行イベントＩＤ、コンテンツ処理ＩＤおよび保存先のＵＲＬを生成する。判断部６５は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、各種判断を行う。この判断については後述する。検出部６６は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、ユーザの発言データから後述するようにキーワードを検出する。検出部６６が検出したキーワードは、そのキーワードを発話やテキスト入力により発言したユーザと関連付けられて後述の参加候補管理ＤＢ８０１０で管理される。
【0063】
記憶・読出処理部６９は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令、および図２に示されているＨＤＤコントローラ５０５によって実現され、記憶部６０００に各種データを記憶したり、記憶部６０００に記憶された各種データを読み出したりする処理を行う。
【0064】
《スケジュール管理サーバの機能構成》
スケジュール管理サーバ１２は、送受信部８１、認証部８２、生成部８３、ワード管理部８４、及び記憶・読出処理部８９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたスケジュール管理用プログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令によって動作することで実現される機能または機能する手段である。また、スケジュール管理サーバ１２は、図２に示されているＨＤ５０４により構築される記憶部８０００を有している。
スケジュール管理サーバ１２は、送受信部８１、認証部８２、生成部８３、ワード管理部８４、及び記憶・読出処理部８９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたスケジュール管理用プログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令によって動作することで実現される機能または機能する手段である。また、スケジュール管理サーバ１２は、図２に示されているＨＤ５０４により構築される記憶部８０００を有している。
【0065】
（利用者認証管理テーブル）
図１０は、利用者認証管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１０に示されているような利用者認証管理テーブルによって構成されている利用者認証管理ＤＢ８００１が構築されている。この利用者認証管理テーブルでは、ユーザを識別するための利用者ＩＤに、ユーザが属する組織を識別するための組織ＩＤ、及びパスワードが関連付けられて管理されている。
図１０は、利用者認証管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１０に示されているような利用者認証管理テーブルによって構成されている利用者認証管理ＤＢ８００１が構築されている。この利用者認証管理テーブルでは、ユーザを識別するための利用者ＩＤに、ユーザが属する組織を識別するための組織ＩＤ、及びパスワードが関連付けられて管理されている。
【0066】
（利用者管理テーブル）
図１１は、利用者管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１１に示されているような利用者管理テーブルによって構成されている利用者管理ＤＢ８００２が構築されている。この利用者管理テーブルでは、組織ＩＤ毎に、利用者ＩＤ、及び利用者ＩＤで示されるユーザの名前（利用者名）が関連付けられて管理されている。この利用者管理テーブルでは、さらに、組織に関する情報として、組織名称や組織リーダ、ユーザが組織リーダか否かの情報、ユーザが持つ専門性情報（ユーザが持つ資格、スキルなど）、を、各ユーザの情報と関連付けて管理されている。
図１１は、利用者管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１１に示されているような利用者管理テーブルによって構成されている利用者管理ＤＢ８００２が構築されている。この利用者管理テーブルでは、組織ＩＤ毎に、利用者ＩＤ、及び利用者ＩＤで示されるユーザの名前（利用者名）が関連付けられて管理されている。この利用者管理テーブルでは、さらに、組織に関する情報として、組織名称や組織リーダ、ユーザが組織リーダか否かの情報、ユーザが持つ専門性情報（ユーザが持つ資格、スキルなど）、を、各ユーザの情報と関連付けて管理されている。
【0067】
組織情報とは、ユーザが所属する部門、部署、グループ、チーム、プロジェクトに関する情報である。一例として、組織名、組織ＩＤ、組織内のリーダ名、などが挙げられる。ユーザの専門性情報とは、ユーザが有するスキルや資格に関する情報である。一例として、ユーザが持つ資格、スキル、などが挙げられる。
【0068】
（共用体管理テーブル）
図１２は、共用体管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１２に示されているような共用体管理テーブルによって構成されている共用体管理ＤＢ８００３が構築されている。この共用体管理テーブルでは、組織ＩＤ毎に、共用体を識別するための共用体ＩＤ及び共用体の名称（共用体名）が関連付けられて管理されている。
図１２は、共用体管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１２に示されているような共用体管理テーブルによって構成されている共用体管理ＤＢ８００３が構築されている。この共用体管理テーブルでは、組織ＩＤ毎に、共用体を識別するための共用体ＩＤ及び共用体の名称（共用体名）が関連付けられて管理されている。
【0069】
（共用体予約管理テーブル）
図１３は、共用体予約管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１３に示されているような共用体予約管理テーブルによって構成されている共用体予約管理ＤＢ８００４が構築されている。この共用体予約管理テーブルでは、各情報が関連付けられた状態の予約情報が管理されている。予約情報には、組織ＩＤ毎に、共用体ＩＤ、共用体名、共用端末の利用者ＩＤ、予約者の利用者ＩＤ、利用開始予定日時、利用終了予定日時、及びイベント名が含まれている。
図１３は、共用体予約管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１３に示されているような共用体予約管理テーブルによって構成されている共用体予約管理ＤＢ８００４が構築されている。この共用体予約管理テーブルでは、各情報が関連付けられた状態の予約情報が管理されている。予約情報には、組織ＩＤ毎に、共用体ＩＤ、共用体名、共用端末の利用者ＩＤ、予約者の利用者ＩＤ、利用開始予定日時、利用終了予定日時、及びイベント名が含まれている。
【0070】
なお、「共用端末の利用者ＩＤ」は、共用体の一例である会議室に設置された電子黒板などの共用端末の利用者ＩＤである。また、利用開始予定日時は共用体の利用開始予定日時を示している。利用終了予定日時は共用体の利用終了予定日時を示している。各日時は、年・月・日・時・分・秒・タイムゾーンを示している。図１３の各日時は紙面の関係上、年・月・日・時・分まで表している。
【0071】
（イベント管理テーブル）
図１４は、イベント管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１４に示されているようなイベント管理テーブルによって構成されているイベント管理ＤＢ８００５が構築されている。このイベント管理テーブルでは、各情報が関連付けられた状態の予定情報が管理されている。予定情報には、予定イベントＩＤ毎に、組織ＩＤ、利用者ＩＤ、利用者名、主催者／出席者／任意参加者／検討依頼者の区分、イベント開始予定日時、イベント終了予定日時、イベント名、メモ、及びファイルデータが関連付けられて管理されている。
図１４は、イベント管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１４に示されているようなイベント管理テーブルによって構成されているイベント管理ＤＢ８００５が構築されている。このイベント管理テーブルでは、各情報が関連付けられた状態の予定情報が管理されている。予定情報には、予定イベントＩＤ毎に、組織ＩＤ、利用者ＩＤ、利用者名、主催者／出席者／任意参加者／検討依頼者の区分、イベント開始予定日時、イベント終了予定日時、イベント名、メモ、及びファイルデータが関連付けられて管理されている。
【0072】
これらのうち、主催者／出席者／任意参加者／検討依頼者の区分は、利用者ＩＤにより識別されるユーザが、予定イベントＩＤにより識別されるイベントの主催者／出席者／任意参加者／検討依頼者の何れであるかを示す情報である。イベント開始予定日時は、イベントを実行する場合の開始予定日時を示している。イベント終了予定日時は、イベントの実行する場合の終了予定日時を示している。各日時は、年・月・日・時・分・秒・タイムゾーンを示している。図１４の各日時は紙面の関係上、年・月・日・時・分まで表している。また、図１４のイベント管理テーブルでは、予定イベントＩＤに関連付けて、予定情報に示されるイベントで使用される資料のファイルデータが管理されている。
【0073】
（サーバ認証管理テーブル）
図１５は、サーバ認証管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１５に示されているようなサーバ認証管理テーブルによって構成されているサーバ認証管理ＤＢ８００６が構築されている。このサーバ認証管理テーブルでは、アクセスＩＤ及びアクセスパスワードが関連付けられて管理されている。アクセスＩＤ及びアクセスパスワードは、共用支援サーバ１１のアクセス管理ＤＢ６００２で管理されているアクセスＩＤ及びアクセスパスワードと同じ概念である。
図１５は、サーバ認証管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１５に示されているようなサーバ認証管理テーブルによって構成されているサーバ認証管理ＤＢ８００６が構築されている。このサーバ認証管理テーブルでは、アクセスＩＤ及びアクセスパスワードが関連付けられて管理されている。アクセスＩＤ及びアクセスパスワードは、共用支援サーバ１１のアクセス管理ＤＢ６００２で管理されているアクセスＩＤ及びアクセスパスワードと同じ概念である。
【0074】
（プロジェクトメンバ管理テーブル）
図１６はプロジェクトメンバ管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には図１６に示されているようなプロジェクトメンバ管理テーブルによって構成されているプロジェクトメンバ管理ＤＢ８００７が構築されている。このプロジェクトメンバ管理テーブルでは、組織ＩＤ毎に、プロジェクトＩＤ、プロジェクト名、及び各プロジェクトメンバの利用者ＩＤが関連付けられて管理されている。
図１６はプロジェクトメンバ管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には図１６に示されているようなプロジェクトメンバ管理テーブルによって構成されているプロジェクトメンバ管理ＤＢ８００７が構築されている。このプロジェクトメンバ管理テーブルでは、組織ＩＤ毎に、プロジェクトＩＤ、プロジェクト名、及び各プロジェクトメンバの利用者ＩＤが関連付けられて管理されている。
【0075】
（実行イベント履歴管理テーブル）
図１７は、実行イベント履歴管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１７に示されているような実行イベント履歴管理テーブルによって構成されている実行イベント履歴管理ＤＢ８００８が構築されている。この実行イベント履歴管理テーブルでは、プロジェクトＩＤ及び実行イベントＩＤ毎に、コンテンツ処理ＩＤ、コンテンツ処理の種類、コンテンツの内容、並びにコンテンツ処理の開始日時及び終了日時が関連付けられて管理されている。
図１７は、実行イベント履歴管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１７に示されているような実行イベント履歴管理テーブルによって構成されている実行イベント履歴管理ＤＢ８００８が構築されている。この実行イベント履歴管理テーブルでは、プロジェクトＩＤ及び実行イベントＩＤ毎に、コンテンツ処理ＩＤ、コンテンツ処理の種類、コンテンツの内容、並びにコンテンツ処理の開始日時及び終了日時が関連付けられて管理されている。
【0076】
実行イベント履歴管理ＤＢ８００８は、コンテンツ管理ＤＢ６００５と一部同じデータを管理している。同じデータは、実行イベントＩＤ、コンテンツ処理ＩＤ、コンテンツ処理の種類、コンテンツ処理の開始日時、及び終了日時である。コンテンツの内容は、コンテンツデ－タの保存先の表記方法（http://又はc://）が異なるのみで、保存先は同じである。
【0077】
（実行イベント管理テーブル）
図１８は、実行イベント管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１８に示されているような実行イベント管理テーブルによって構成されている実行イベント管理ＤＢ８００９が構築されている。この実行イベント管理テーブルでは、実行イベントＩＤに、イベント名、イベントの開始日時、及び終了日時が関連付けられて管理されている。この実行イベント管理ＤＢ８００９は、イベント管理ＤＢ８００５において管理されている予定情報のうち、実際に実行されたイベントに関する情報を管理している。
図１８は、実行イベント管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１８に示されているような実行イベント管理テーブルによって構成されている実行イベント管理ＤＢ８００９が構築されている。この実行イベント管理テーブルでは、実行イベントＩＤに、イベント名、イベントの開始日時、及び終了日時が関連付けられて管理されている。この実行イベント管理ＤＢ８００９は、イベント管理ＤＢ８００５において管理されている予定情報のうち、実際に実行されたイベントに関する情報を管理している。
【0078】
（参加候補管理テーブル）
図１９は、参加候補管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１９に示されているような参加候補管理テーブルによって構成されている参加候補管理ＤＢ８０１０が構築されている。この参加候補管理テーブルでは、利用者名及び組織ＩＤ毎に、組織リーダ、及びキーワード毎の発言回数が関連付けられた状態の参加候補情報が管理されている。参加候補情報には、組織ＩＤ及び利用者名により識別されるユーザのオンライン会議中の発言データから検出されたキーワードと、そのキーワードを発言したユーザ及び発言回数とが、関連付けられて管理される。参加候補情報とは、イベントへの参加候補となるメンバまたは組織に関する情報である。一例として、参加者や任意参加者や検討依頼者や組織リーダの識別情報、組織識別情報、等が挙げられる。参加候補とは、イベントへの参加候補となるメンバまたは組織である。一例として、参加者や任意参加者や検討依頼者や組織リーダ、組織名、等が挙げられる。
図１９は、参加候補管理テーブルを示す概念図である。記憶部８０００には、図１９に示されているような参加候補管理テーブルによって構成されている参加候補管理ＤＢ８０１０が構築されている。この参加候補管理テーブルでは、利用者名及び組織ＩＤ毎に、組織リーダ、及びキーワード毎の発言回数が関連付けられた状態の参加候補情報が管理されている。参加候補情報には、組織ＩＤ及び利用者名により識別されるユーザのオンライン会議中の発言データから検出されたキーワードと、そのキーワードを発言したユーザ及び発言回数とが、関連付けられて管理される。参加候補情報とは、イベントへの参加候補となるメンバまたは組織に関する情報である。一例として、参加者や任意参加者や検討依頼者や組織リーダの識別情報、組織識別情報、等が挙げられる。参加候補とは、イベントへの参加候補となるメンバまたは組織である。一例として、参加者や任意参加者や検討依頼者や組織リーダ、組織名、等が挙げられる。
【0079】
このように、図１９の参加候補管理テーブルは、ある「キーワード」をより多く発言したユーザを、その「キーワード」の知見を持つ有識者と見なす為、これまでのオンライン会議中にユーザが発言した「キーワード」及び「そのキーワードの発言回数」を管理している。また、図１９の参加候補管理テーブルは、ある「キーワード」をより多く発言している組織を、その「キーワード」の知見を持つ有識者の多い組織と見なす為、これまでのオンライン会議中に組織のユーザが発言した「キーワード」及び「そのキーワードの発言回数」を組織ごとに管理できるようにしている。さらに、図１９の参加候補管理テーブルは、ある「キーワード」をより多く発言している組織の組織リーダを特定できるようにしている。
【0080】
（スケジュール管理サーバの各機能構成）
次に、スケジュール管理サーバ１２の各機能構成について詳細に説明する。なお、以下では、スケジュール管理サーバ１２の各機能構成を説明するにあたって、図２に示されている各構成要素のうち、スケジュール管理サーバ１２の各機能構成を実現させるための主な構成要素との関係も説明する。
次に、スケジュール管理サーバ１２の各機能構成について詳細に説明する。なお、以下では、スケジュール管理サーバ１２の各機能構成を説明するにあたって、図２に示されている各構成要素のうち、スケジュール管理サーバ１２の各機能構成を実現させるための主な構成要素との関係も説明する。
【0081】
図４に示されているスケジュール管理サーバ１２の送受信部８１は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令、及び図２に示されているネットワークＩ／Ｆ５０９によって実現される。送受信部８１は、ユーザ端末４０、他のサーバ、又は他のシステムなどと各種データ（又は情報）の送受信を、通信ネットワーク５０を介して行う。
【0082】
認証部８２は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、ユーザ端末４０から送られて来る情報（利用者ＩＤ、組織ＩＤ、及びパスワード）が、利用者認証管理ＤＢ８００１に予め登録されている情報であるかを判断することで、認証を行う。また、認証部８２は、共用支援サーバ１１から送られて来る情報（アクセスＩＤ及びアクセスパスワード）が、サーバ認証管理ＤＢ８００６に予め登録されている情報であるかを判断することで、認証を行う。
【0083】
生成部８３は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、後述のスケジュール入力画面等の各種画面の画像データを生成する機能である。ワード管理部８４は参加候補管理ＤＢ８０１０に図１９の参加候補管理テーブルを登録して管理する機能である。
【0084】
記憶・読出処理部８９は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令、及び図２に示されているＨＤＤコントローラ５０５によって実現され、記憶部８０００に各種データを記憶したり、記憶部８０００に記憶された各種データを読み出したりする処理を行う。
【0085】
《音声テキスト変換サーバの機能構成》
音声テキスト変換サーバ１３は、送受信部９１、変換部９３、及び記憶・読出処理部９９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ９０１からの命令によって動作することで実現される機能または機能する手段である。また、図４の音声テキスト変換サーバ１３は、図２に示されているＨＤ５０４により構築される記憶部９０００を有している。
音声テキスト変換サーバ１３は、送受信部９１、変換部９３、及び記憶・読出処理部９９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ９０１からの命令によって動作することで実現される機能または機能する手段である。また、図４の音声テキスト変換サーバ１３は、図２に示されているＨＤ５０４により構築される記憶部９０００を有している。
【0086】
（音声テキスト変換サーバの各機能構成）
次に、音声テキスト変換サーバ１３の各機能構成について詳細に説明する。なお、以下では、音声テキスト変換サーバ１３の各機能構成を説明するにあたって、図２に示されている各構成要素のうち、音声テキスト変換サーバ１３の各機能構成を実現させるための主な構成要素との関係も説明する。
次に、音声テキスト変換サーバ１３の各機能構成について詳細に説明する。なお、以下では、音声テキスト変換サーバ１３の各機能構成を説明するにあたって、図２に示されている各構成要素のうち、音声テキスト変換サーバ１３の各機能構成を実現させるための主な構成要素との関係も説明する。
【0087】
図４に示されている音声テキスト変換サーバ１３の送受信部９１は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令、及び図２に示されているネットワークＩ／Ｆ５０９によって実現される。送受信部９１は、通信ネットワーク５０を介して他のサーバ、又は他のシステムなどと各種データ（または情報）の送受信を行う。
【0088】
変換部９３は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、送受信部９１により通信ネットワーク５０を介して受信された音声データ（音データ）を、音声テキストデータに変換する。
【0089】
記憶・読出処理部９９は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令、および図２に示されているＨＤＤコントローラ５０５によって実現され、記憶部９０００に各種データを記憶したり、記憶部９０００に記憶された各種データを読み出したりする処理を行う。
【0090】
《アクションアイテム管理サーバの機能構成》
図４に示すアクションアイテム管理サーバ１４は、送受信部１０１、認証部１０２、作成部１０３、登録部１０４、アクション部１０５、及び記憶・読出処理部１０９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたアクションアイテム管理用プログラムに従った、ＣＰＵ５０１からの命令によって動作することで実現される機能または機能する手段である。また、アクションアイテム管理サーバ１４は、図２に示されているＨＤ５０４等により構築される記憶部１００００を有している。
図４に示すアクションアイテム管理サーバ１４は、送受信部１０１、認証部１０２、作成部１０３、登録部１０４、アクション部１０５、及び記憶・読出処理部１０９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたアクションアイテム管理用プログラムに従った、ＣＰＵ５０１からの命令によって動作することで実現される機能または機能する手段である。また、アクションアイテム管理サーバ１４は、図２に示されているＨＤ５０４等により構築される記憶部１００００を有している。
【0091】
（利用者認証管理テーブル）
記憶部１００００には、図５及び図１０に示されているような利用者認証管理テーブルによって構成されている利用者認証管理ＤＢ１０００１が構築されている。この利用者認証管理テーブルでは、アクションアイテム管理サーバ１４が提供するアクションアイテム管理機能を利用可能な利用者を識別するための利用者ＩＤ、利用者名、利用者が属する組織を識別するための組織ＩＤ、及びパスワードが関連付けられて管理されている。
記憶部１００００には、図５及び図１０に示されているような利用者認証管理テーブルによって構成されている利用者認証管理ＤＢ１０００１が構築されている。この利用者認証管理テーブルでは、アクションアイテム管理サーバ１４が提供するアクションアイテム管理機能を利用可能な利用者を識別するための利用者ＩＤ、利用者名、利用者が属する組織を識別するための組織ＩＤ、及びパスワードが関連付けられて管理されている。
【0092】
（アクションアイテム管理テーブル）
図２０は、アクションアイテム管理テーブルを示す概念図である。記憶部１００００には、図２０に示されているようなアクションアイテム管理テーブルによって構成されているアクションアイテム管理ＤＢ１０００２が構築されている。このアクションアイテム管理テーブルでは、アクションアイテムＩＤ、状態、アクションアイテムの実行者の利用者ＩＤ、アクションアイテムの期限日、及びアクションアイテムの内容が関連付けられて管理されている。なお、状態はアクションアイテムが完遂されたか未完遂であるかを示している。
図２０は、アクションアイテム管理テーブルを示す概念図である。記憶部１００００には、図２０に示されているようなアクションアイテム管理テーブルによって構成されているアクションアイテム管理ＤＢ１０００２が構築されている。このアクションアイテム管理テーブルでは、アクションアイテムＩＤ、状態、アクションアイテムの実行者の利用者ＩＤ、アクションアイテムの期限日、及びアクションアイテムの内容が関連付けられて管理されている。なお、状態はアクションアイテムが完遂されたか未完遂であるかを示している。
【0093】
（アクションアイテム管理サーバの各機能構成）
次に、アクションアイテム管理サーバ１４の各機能構成について詳細に説明する。以下では、アクションアイテム管理サーバ１４の各機能構成を説明するにあたって、図２に示されている各構成要素のうち、アクションアイテム管理サーバ１４の各機能構成を実現させるための主な構成要素との関係も説明する。
次に、アクションアイテム管理サーバ１４の各機能構成について詳細に説明する。以下では、アクションアイテム管理サーバ１４の各機能構成を説明するにあたって、図２に示されている各構成要素のうち、アクションアイテム管理サーバ１４の各機能構成を実現させるための主な構成要素との関係も説明する。
【0094】
図４に示されているアクションアイテム管理サーバ１４の送受信部１０１は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令、及び図２に示されているネットワークＩ／Ｆ５０９によって実現される。送受信部１０１は、ユーザ端末４０、他のサーバ、又は他のシステムなどと各種データ（又は情報）の送受信を、通信ネットワーク５０を介して行う。
【0095】
認証部１０２は図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、ユーザ端末４０から送られて来る情報（利用者ＩＤ、組織ＩＤ、及びパスワード）が、利用者認証管理ＤＢ１０００１に予め登録されている情報であるか否かを判断することで、認証を行う。
【0096】
作成部１０３は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、例えばアクションアイテム管理テーブルに登録されているアクションアイテムを表示させる画面の画像データを作成する。作成部６３により作成された画面の画像データは、ユーザ端末４０等に、そのユーザ端末４０を操作するユーザ、又はそのユーザが属するプロジェクトのメンバのアクションアイテムを表示させる。
【0097】
登録部１０４は図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、例えばユーザ端末４０等からアクションアイテムの登録要求を受け付け、アクションアイテムを図２０に示したアクションアイテム管理テーブルに登録する。アクション部１０５は図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現される。アクション部１０５は、例えばユーザ端末４０等からアクションアイテムの完遂通知を受け付け、完遂通知に従って図２０に示したアクションアイテム管理テーブルの状態を「未完遂」から「完遂」に更新する。
【0098】
また、アクション部１０５は例えば共用支援サーバ１１又はユーザ端末４０等からアクションアイテムの状態の問い合わせ要求を受け付けると、その問い合わせ要求に対応するアクションアイテムの状態を図２０に示したアクションアイテム管理テーブルから読み出して応答する。これにより、共用支援サーバ１１又はユーザ端末４０等はアクションアイテムの完遂／未完遂を確認できる。
【0099】
また、記憶・読出処理部１０９は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令、及び図２に示されているＨＤＤコントローラ５０５によって実現され、記憶部１００００に各種データを記憶したり、記憶部１００００に記憶された各種データを読み出したりする処理を行う。
【0100】
《ユーザ端末の機能構成》
ユーザ端末４０は、送受信部５１、受付部５２、表示制御部５４、要求部５５、生成部５６、音制御部５８、及び記憶・読出処理部５９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令によって動作することで実現される機能または機能する手段である。また、ユーザ端末４０は、図２に示されているＨＤ５０４により構築される記憶部５０００を有している。
ユーザ端末４０は、送受信部５１、受付部５２、表示制御部５４、要求部５５、生成部５６、音制御部５８、及び記憶・読出処理部５９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３上に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令によって動作することで実現される機能または機能する手段である。また、ユーザ端末４０は、図２に示されているＨＤ５０４により構築される記憶部５０００を有している。
【0101】
（ユーザ端末の各機能構成）
次に、ユーザ端末４０の各構成要素について説明する。送受信部５１は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令及びネットワークＩ／Ｆ５０９によって実現され、通信ネットワーク５０を介して他のサーバ、又は他のシステムと各種データ（または情報）の送受信を行う。送受信部５１は、送信手段又は受信手段の一例である。
次に、ユーザ端末４０の各構成要素について説明する。送受信部５１は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令及びネットワークＩ／Ｆ５０９によって実現され、通信ネットワーク５０を介して他のサーバ、又は他のシステムと各種データ（または情報）の送受信を行う。送受信部５１は、送信手段又は受信手段の一例である。
【0102】
受付部５２は、主に、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令、並びにキーボード５１１、及びポインティングデバイス５１２によって実現され、ユーザによる各種入力を受け付ける。受付部５２は、受付手段の一例である。また、表示制御部５４は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、ディスプレイ５０６に各種画面を表示させる。
【0103】
例えば表示制御部５４は図３に示したＯＳ５５０１上で動作するコラボレーションアプリ５５０２ａ又はブラウザ５５０２ｂを起動・実行することで、共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、又はアクションアイテム管理サーバ１４にアクセスする。そして、表示制御部５４は、例えばＨＴＭＬ(HyperText Markup Language)を少なくとも含み、ＣＳＳ(Cascading Style Sheets)またはＪＡＶＡ ＳＣＲＩＰＴ（登録商標）等を含むＷｅｂＡＰＰ（WebApplication）をダウンロードし、そのＷｅｂＡＰＰによって生成された各種画像データを、ディスプレイ５０６に表示させる。また、表示制御部５４は例えばＸＭＬ(Extensible Markup Language)、ＪＳＯＮ(JavaScript Object Notation)又はＳＯＡＰ(Simple Object Access Protocol)形式等のデータを含む「ＨＴＭＬ５」によって生成された画像データを、ディスプレイ５０６に表示させる。表示制御部５４は、表示制御手段の一例である。
【0104】
要求部５５は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、例えばアクションアイテム管理サーバ１４へのアクションアイテムの登録要求やアクションアイテムの状態の問い合わせ要求などの各種要求を行う。
【0105】
生成部５６は、図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、ディスプレイ５０６に表示させる各種画面の画像データを生成する機能である。生成部５６は送受信部５１によって受信されたコンテンツデータを用いて、各種画面の画像データを生成する。
【0106】
生成部５６は、例えばコンテンツデータであるテキストデータをレンダリングし、レンダリングされたデータを表示させるために、コンテンツ画像データであるテキストデータに係る画像データを生成する。なお、レンダリングとはＷｅｂページ記述用の言語（ＨＴＭＬ、ＣＳＳまたはＸＭＬ等）で記述されたデータを解釈し、実際に画面に表示される文字や画像データ等の配置を計算する処理である。
【0107】
音制御部５８は図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令によって実現され、スピーカから音信号を出力する機能である。音制御部５８は、スピーカから出力させる音データを設定し、設定した音データに係る音信号をスピーカから出力することにより、音データを再生する。
【0108】
記憶・読出処理部５９は図２に示されているＣＰＵ５０１からの命令、およびＨＤＤコントローラ５０５等によって実行され、記憶部５０００に各種データを記憶したり、記憶部５０００から各種データを読み出したりする処理を行う。
【0109】
なお、上記各ＩＤは識別情報の一例である。また、組織ＩＤには、社名、事業所名、部署名、地域名等が含まれる。利用者ＩＤには、社員番号、運転免許書番号、日本の社会保障・税番号制度におけるマイナンバー等が含まれる。
【0110】
図４に示した機能構成は一例であって、共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、音声テキスト変換サーバ１３、アクションアイテム管理サーバ１４、及びユーザ端末４０の機能（各処理部や記憶部）が共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、音声テキスト変換サーバ１３、アクションアイテム管理サーバ１４、及びユーザ端末４０の何れで実行されてもよい。
【0111】
＜実施形態の処理または動作＞
以降、各実施形態の処理または動作について説明する。
以降、各実施形態の処理または動作について説明する。
【0112】
《参加候補管理テーブルの作成処理》
ここでは、オンライン会議で共有された共有データのうち、キーワードを検出可能な共有データの一例であるユーザの発言データからキーワードを検出して、図１９の参加候補管理テーブルを作成する処理について説明する。
ここでは、オンライン会議で共有された共有データのうち、キーワードを検出可能な共有データの一例であるユーザの発言データからキーワードを検出して、図１９の参加候補管理テーブルを作成する処理について説明する。
【0113】
図２１は、オンライン会議で共有された共有データをコンテンツ管理ＤＢに登録する処理を示したシーケンス図である。図２２は音声テキスト変換処理を示したフローチャートである。図２３はオンライン会議で共有された共有データから参加候補管理テーブルを作成する処理を示したフローチャートである。
【0114】
まず、共同の作業のためのプロジェクトのメンバであるユーザは音声通話機能、ビデオ通話機能、チャット機能等を利用してオンライン会議を行う。ユーザが、例えば録音／録画機能、チャット機能、又はメッセージ機能を利用したユーザ端末４０は、それぞれの機能に応じた種類のコンテンツ処理を実行する。
【0115】
例えば録音／録画機能の場合には、録音データ又は録画データがコンテンツとして発生するコンテンツ処理が実行される。チャット機能又はメッセージ機能の場合には、入力されたテキストデータがコンテンツとして発生するコンテンツ処理が実行される。
【0116】
次に、送受信部５１は、共用支援サーバ１１へ、発生したコンテンツの登録要求を示す登録要求情報を送信する（ステップＳ７２）。この場合、送受信部５１は、コンテンツが発生するたびに自動的に登録要求情報を送信する。コンテンツを送信する形式はファイル形式であってもよいし、ストリーム形式であってもよい。登録要求情報には、実行イベントＩＤ、コンテンツの送信元の利用者ＩＤ、コンテンツデータ、及びコンテンツ処理の種類情報が含まれている。これにより、共用支援サーバ１１の送受信部６１は、登録要求情報を受信する。
【0117】
次に、共用支援サーバ１１の判断部６５は、送受信部６１によって受信された登録要求情報に含まれるコンテンツ処理の種類情報に基づいて、受信されたコンテンツ処理の種類を判断する（ステップＳ７３）。
【0118】
そして、共用支援サーバ１１の送受信部６１は、判断部６５によってコンテンツ処理の種類が「録音機能」であると判断された場合、音声テキスト変換サーバ１３へ、コンテンツデータである音（録音）データを送信する（ステップＳ７４）。また、共用支援サーバ１１の送受信部６１は、判断部６５によってコンテンツ処理の種類が「録画機能」であると判断された場合、音声テキスト変換サーバ１３へ、コンテンツデータである録画データを送信する（ステップＳ７４）。
【0119】
これにより、音声テキスト変換サーバ１３の送受信部９１は、音データ又は録画データを受信する。なお、コンテンツ処理の種類が「録音機能／録画機能」以外である場合、共用支援サーバ１１は、ステップＳ７４～Ｓ７６の処理は行わずに、ステップＳ７７の処理へ移行する。
【0120】
次に、音声テキスト変換サーバ１３の変換部９３は、送受信部９１によって受信された音データ又は録画データを、テキストデータに変換する（ステップＳ７５）。ステップＳ７５の処理はリアルタイム処理であってもバッチ処理であってもよい。ここで、図２２を用いて、音声テキスト変換サーバ１３における音声テキスト変換処理について説明する。
【0121】
まず、変換部９３は、送受信部９１によって音データ又は録画データが受信された日時を示す情報を取得する（ステップＳ７５－１）。なお、ステップＳ７５－１によって取得される情報は、共用支援サーバ１１が音データ又は録画データを受信した日時または共用支援サーバ１１が音データ又は録画データを送信した日時を示す情報であってもよい。この場合、音声テキスト変換サーバ１３の送受信部９１は、ステップＳ７４において、共用支援サーバ１１から送信された音データ又は録画データ、並びに上記日時を示す情報を受信する。
【0122】
次に、変換部９３は、送受信部９１によって受信された音データ又は録画データのテキスト変換処理を実行する（ステップＳ７５－２）。そして、変換部９３は、音データ又は録画データのテキスト変換処理が完了した場合（ステップＳ７５－３のＹＥＳ）、処理をステップＳ７５－４へ移行させる。一方で、変換部９３は、音データ又は録画データのテキスト変換処理が完了するまでステップＳ７５－２の処理を繰り返す。
【0123】
テキスト変換処理が完了したと判断すると、変換部９３は音データ又は録画データから変換されたテキストデータを生成する（ステップＳ７５－４）。これにより、音声テキスト変換サーバ１３は、共用支援サーバ１１から送信された音データ又は録画データをテキストデータに変換できる。
【0124】
情報処理システム１は、上記で示されるような処理を繰り返す（ステップＳ７１～Ｓ７６）ことにより、ユーザ端末４０で発生した音データ又は録画データのテキスト変換処理を繰り返し実行する。
【0125】
音声テキスト変換サーバ１３の送受信部９１は、変換部９３によって音データ又は録画データのテキスト変換が完了すると、そのテキストデータを共用支援サーバ１１に対して送信する（ステップＳ７６）。これにより、共用支援サーバ１１の送受信部６１は音声テキスト変換サーバ１３から送信されたテキストデータを受信する。
【0126】
次に、生成部６４は、オンライン会議により発生したコンテンツ処理を識別するための固有のコンテンツ処理ＩＤを生成する（ステップＳ７７）。また、生成部６４は、コンテンツの内容を示したコンテンツデータのＵＲＬを生成する（ステップＳ７８）。記憶・読出処理部６９は、コンテンツ管理ＤＢ６００５（図９参照）に対して、ステップＳ７２によって受信された実行イベントＩＤ毎に、コンテンツ処理の種類、コンテンツ処理の開始日時及び終了日時、ステップＳ７７によって生成されたコンテンツ処理ＩＤ、並びにコンテンツの内容を関連付けて管理する（ステップＳ７９）。
【0127】
オンライン会議の終了後、検出部６６は例えば図２３に示すフローチャートの手順でオンライン会議中の共有データから参加候補管理テーブルを作成する。なお、図２３に示すフローチャートの処理を開始する前に、オンライン会議に参加するユーザはサンプルテキストなどを読み上げたサンプル音声データを共用支援サーバ１１に登録する（ステップＳ９０）。
【0128】
検出部６６は音データ及び録画データをコンテンツ管理ＤＢ６００５から読み出す（ステップＳ９１）。検出部６６はコンテンツ管理ＤＢ６００５から読み出した音データ及び録画データに含まれる音声データと、ステップＳ９０で事前に登録されていたユーザの音声データ（サンプル音声データ）とのマッチング率から発話者のユーザを特定する（ステップＳ９２）。
【0129】
検出部６６は、特定した発話者のユーザと、ステップＳ７５で音声データから変換されたテキストデータと、を関連付ける。また、検出部６６は、チャット機能又はメッセージ機能等でテキストデータを入力者のユーザと、入力されたテキストデータと、を関連付ける（ステップＳ９３）。
【0130】
検出部６６は、発話者又は入力者のユーザと関連付けられたテキストデータから、オンライン会議への参加候補を特定するために必要なキーワード（例えば、特許関係のオンライン会議であれば、パテント調査、特許庁への出願、請求項などのキーワード）を検出する（ステップＳ９４）。
【0131】
検出部６６は、ステップＳ９４で抽出したキーワード、そのキーワードを発話又は入力したユーザ、そのユーザの組織、及びその組織のリーダの参加候補管理ＤＢ８０１０への登録をスケジュール管理サーバ１２に要求する（ステップＳ９５）。スケジュール管理サーバ１２のワード管理部８４は共用支援サーバ１１からの要求を受け付け、ステップＳ９４で抽出したキーワード、そのキーワードを発話又は入力したユーザ、そのユーザの組織、及びその組織のリーダを関連付けた参加候補管理テーブルを作成して参加候補管理ＤＢ８０１０で管理する。
【0132】
このように、本実施形態に係る情報処理システム１では図１９に示すように、オンライン会議においてユーザが発言したキーワードと、そのキーワードのユーザによる発言回数とを、ユーザ、ユーザの組織、及びユーザの組織のリーダと関連付けて管理できる。なおオンライン会議に限られず、ユーザが物理的に同じ場所に集まる会議において共用端末に投影された共有画面や、会議録音データ、議事録、会議に用いられる資料に記載される文字情報、から抽出された情報を、ユーザ、ユーザの組織、及びユーザの組織のリーダと関連付けて管理してもよい。
【0133】
《スケジュールの登録処理》
ここでは、予約者Ａ（理光太郎）がユーザ端末４０からスケジュール管理サーバ１２に自己のスケジュールを登録する処理について説明する。図２４は、スケジュールの登録処理を示したシーケンス図である。図２５は、サインイン画面を示した図である。図２６はユーザ端末の初期画面の例である。図２７は、スケジュール入力画面を示した図である。
ここでは、予約者Ａ（理光太郎）がユーザ端末４０からスケジュール管理サーバ１２に自己のスケジュールを登録する処理について説明する。図２４は、スケジュールの登録処理を示したシーケンス図である。図２５は、サインイン画面を示した図である。図２６はユーザ端末の初期画面の例である。図２７は、スケジュール入力画面を示した図である。
【0134】
まず、予約者Ａがユーザ端末４０のキーボード５１１等を操作することで、ユーザ端末４０の表示制御部５４が、図２５に示されているように、ディスプレイ５０６上にサインインを行うためのサインイン画面５３０を表示させる（ステップＳ１１）。
【0135】
このサインイン画面５３０には、ユーザの利用者ＩＤ及び組織ＩＤを入力する入力欄５３１、パスワードを入力する入力欄５３２、サインインを行う場合に押下されるサインインボタン５３８、及びサインインを中止する場合に押下されるキャンセルボタン５３９が含まれている。ここでは、利用者ＩＤ及び組織ＩＤが、予約者Ａの電子メールアドレスになっている。電子メールアドレスのユーザ名部分が利用者ＩＤで、ドメイン名部分が組織ＩＤを示している。なお、入力欄５３１は、電子メールアドレスではなく、利用者ＩＤ及び組織ＩＤを別々に入力する入力欄であってもよい。
【0136】
次に、予約者Ａが、入力欄５３１に自己の利用者ＩＤおよび組織ＩＤを入力し、入力欄５３２に自己のパスワードを入力し、サインインボタン５３８を押下すると、受付部５２が、サインインの要求を受け付ける（ステップＳ１２）。
【0137】
そして、ユーザ端末４０の送受信部５１は、スケジュール管理サーバ１２に対して、サインインの要求を示すサインイン要求情報を送信する（ステップＳ１３）。サインイン要求情報には、ステップＳ１２によって受け付けられた情報（利用者ＩＤ、組織ＩＤ、及びパスワード）が含まれている。これにより、スケジュール管理サーバ１２の送受信部８１はサインイン要求情報を受信する。
【0138】
次に、スケジュール管理サーバ１２の認証部８２は、利用者ＩＤ、組織ＩＤ、及びパスワードを利用して予約者Ａの認証を行う（ステップＳ１４）。具体的には、記憶・読出処理部８９は、利用者認証管理ＤＢ８００１（図１０参照）において、ステップＳ１３によって受信された利用者ＩＤ、組織ＩＤ、及びパスワードの組に対応する利用者ＩＤ、組織ＩＤ、及びパスワードの組を検索する。
【0139】
対応する組がある場合には、認証部８２は要求元の予約者Ａを正当なユーザであると判断する。対応する組がない場合には、認証部８２は予約者Ａを不当な（正当でない）ユーザであると判断する。正当でない場合には、送受信部８１がユーザ端末４０に対して正当でない旨の通知を行う。ここでは、正当である場合について説明を続ける。次に、送受信部８１は、ユーザ端末４０に対して、認証結果を送信する（ステップＳ１５）。これにより、ユーザ端末４０の送受信部５１は、認証結果を受信する。
【0140】
次に、ユーザ端末４０の生成部５６は、ステップ１５によって正当である旨の認証結果が受信された場合、図２６に示されているような初期画面５４０を生成する（ステップＳ１６）。そして、ユーザ端末４０の表示制御部５４は、ディスプレイ５０６上に、図２６に示されているような初期画面５４０を表示させる（ステップＳ１７）。
【0141】
この初期画面５４０には、スケジュールを登録する場合に押下される「スケジュール登録」ボタン５４１、および実行イベント履歴を閲覧する場合に押下される「実行イベント履歴閲覧」ボタン５４３が含まれている。
【0142】
ここで、ユーザが「スケジュール登録」ボタン５４１を押下すると、受付部５２はスケジュール登録を受け付ける（ステップＳ１８）。そして、送受信部５１は、スケジュール管理サーバ１２に対して、スケジュール登録要求情報を送信する（ステップＳ１９）。これにより、スケジュール管理サーバ１２の送受信部８１はスケジュール登録要求情報を受信する。
【0143】
次に、スケジュール管理サーバ１２の記憶・読出処理部８９はステップＳ１３によって受信された組織ＩＤを検索キーとして利用者管理ＤＢ８００２（図１１参照）を検索することにより、対応する全ての利用者ＩＤ及び全ての利用者名を読み出す（ステップＳ２０）。そして、送受信部８１は、ユーザ端末４０に対して、スケジュール入力画面情報を送信する（ステップＳ２１）。ユーザ端末４０の送受信部５１は、スケジュール入力画面情報を受信する。
【0144】
このスケジュール入力画面情報には、ステップＳ２０によって読み出された全ての利用者ＩＤ及び全ての利用者名が含まれている。全ての利用者名には、ステップＳ１２でサインインのための入力を行った予約者Ａの名称（名前）も含まれている。
【0145】
次に、ユーザ端末４０では、ステップＳ２１によって受信されたスケジュール入力画面情報を用いて、生成部５６が、スケジュール入力画面５５０を生成する。（ステップＳ２２）。そして、ユーザ端末４０の表示制御部５４は、ディスプレイ５０６上に、図２７に示されているようなスケジュール入力画面５５０を表示させる（ステップＳ２３）。
【0146】
このスケジュール入力画面５５０には、イベント名を入力するための入力欄５５１、イベントに関連するキーワードを表示する表示欄５５２、使用する場所（会議室など）の共用体ＩＤまたは共用体名を入力するための入力欄５５３、イベントの実行の開始予定日時及び終了予定日時を入力するための入力欄５５４、アジェンダ等のメモを入力するための入力欄５５５が含まれている。また、スケジュール入力画面５５０には、予約者以外の他の参加者を入力するための入力欄５５６、開催者を表示するための表示領域５５７、イベントの出席者／任意参加者／検討依頼者として登録されたユーザの利用者名を表示するための表示欄５５８、予約（スケジュール）を設定する場合に押下される「スケジュール設定」ボタン５５９、入力中または入力された内容をキャンセルする場合に押下される「閉じる」ボタン５６０が含まれている。なお、入力欄５５３への共用体ＩＤまたは共用体名の入力は必須でなく、共用体を使用しない場合に空欄となる。
【0147】
なお、イベントに関連するキーワードを表示する表示欄５５２は「＋」ボタンを押下されることで、例えば図２８のようなキーワード入力画面５７０を表示して、予約者Ａからキーワードの入力を受け付けるようにしてもよい。図２８はキーワード入力画面を示した図である。
【0148】
図２８のキーワード入力画面５７０は、イベントに関連するキーワードを入力する入力欄５７１、入力済みのキーワードを表示する表示欄５７２、入力欄５７１に入力されたキーワードを入力済みのキーワードとして追加する「追加」ボタン５７３、入力中又は入力された内容をキャンセルする場合に押下される「キャンセル」ボタン５７４が含まれている。
【0149】
予約者Ａは、例えば開催するオンライン会議に関連するキーワード「パテント調査」を入力欄５７１に入力して「追加ボタン」５７３を押下することで、入力済みのキーワードとして追加できる。また、入力済みのキーワードは図２９のスケジュール入力画面５５０に示すように、表示欄５５２に表示される。
【0150】
また、入力済みのキーワードが追加されることで、図２９のスケジュール入力画面５５０の入力欄５５６には、入力済みのキーワードなどを用いて図３０又は図３１のように検索されたオンライン会議の出席者／任意参加者／検討依頼者の候補者または候補組織の検索結果を表示する。
【0151】
図３０はオンライン会議の出席者／任意参加者／検討依頼者の候補者を検索する処理を示したフローチャートである。スケジュール管理サーバ１２のワード管理部８４はユーザ端末４０で入力されたキーワードと、参加候補管理ＤＢ８０１０に登録されているユーザに関連付けられたキーワードとの一致をユーザごとに調べる（ステップＳ１０１）。
【0152】
ワード管理部８４は、ユーザ端末４０で入力されたキーワードと、参加候補管理ＤＢ８０１０に登録されているユーザに関連付けられたキーワードと、が完全一致もしくは部分一致（関連あり）のユーザを抽出する（ステップＳ１０２）。
【0153】
例えば「完全一致」とは、参加候補管理ＤＢ８０１０にキーワード「パテント調査」が登録されており、且つユーザ端末４０でキーワード「パテント調査」が入力された場合のように、キーワードが完全に一致している場合を言う。また、「部分一致」とは、参加候補管理ＤＢ８０１０にキーワード「パテント調査」が登録されており、且つユーザ端末４０でキーワード「パテント」が入力された場合のように、完全一致ではないが、部分的に一致している場合を言う。
【0154】
なお、参加候補管理ＤＢ８０１０にキーワード「パテント調査」が登録されており、且つユーザ端末４０でキーワード「パテ」が入力された場合は、部分一致としないことが望ましい。そこで、ワード管理部８４は「パテント調査」を「パテント」＋「調査」のように名詞情報に分解し、キーワードの一致を調べる。「パテント」が完全一致、「調査」が一致しないため、ワード管理部８４は部分一致と判断できる。
【0155】
参加候補管理ＤＢ８０１０にキーワード「特許庁への出願」が登録されており、且つユーザ端末４０でキーワード「出願」が入力された場合、ワード管理部８４は「特許庁への出願」を「特許庁」＋「出願」のように名詞情報に分解し、キーワードの一致を調べる。「出願」が完全一致、「特許庁」が一致しないため、ワード管理部８４は部分一致と判断できる。
【0156】
ワード管理部８４はステップＳ１０２で完全一致と判断したキーワードの発言回数を参加候補管理ＤＢ８０１０から読み出して「１」を掛け合わせた点数と、部分一致と判断したキーワードの発言回数を参加候補管理ＤＢ８０１０から読み出して「０．８」を掛け合わせた点数とを、合計したユーザごとの点数を計算する（ステップＳ１０３）。
【0157】
そして、ユーザの所属情報、ユーザの専門性などから計算された点数に、ステップＳ１０３で計算した点数を加えたユーザ毎の得点（スコア）を計算し、その得点の高い順に候補者として検索する。候補者の検索結果は、ユーザ端末４０においてオンライン会議の出席者／任意参加者／検討依頼者の候補者として後述のように表示できる（ステップＳ１０４）。
【0158】
なお、ステップＳ１０４の処理は、図３２に示すように、ユーザの所属情報、ユーザの専門性、及び会議への貢献度から、ユーザ毎に候補者としてのスコアを算出している。ユーザの所属情報は、所属チームと役割／所属プロジェクトと役割などである。例えば組織情報を用いた算出方法では、組織リーダであれば、会議での決定権を持つとして１点を追加する。ユーザの専門性は、スキル／技術／資格などである。会議への貢献度は、発話内容／発話率などである。例えば専門性情報を用いた算出方法では、特許に関する会議であれば、弁理士や知財検定の資格を持つユーザに１点を追加する。
【0159】
図３２のように候補者としてのスコアを算出することで、オンライン会議のトピックにあったスキル／技術／資格を保持した候補者、オンライン会議の生産性を向上に貢献できそうな候補者を検索できる。
【0160】
図３１はオンライン会議の出席者／任意参加者／検討依頼者の候補組織を検索する処理を示したフローチャートである。ステップＳ１１１～Ｓ１１３の処理は図３０のステップＳ１０１～Ｓ１０３の処理と同様である。ステップＳ１１３において、ユーザごとの点数を計算したあと、ワード管理部８４は各ユーザが所属している組織ごとにユーザの得点を合計する（ステップＳ１１４）。候補者の検索結果は、ユーザ端末４０においてオンライン会議の出席者／任意参加者／検討依頼者の候補組織として後述のように表示できる（ステップＳ１１５）。
【0161】
図２９のスケジュール入力画面５５０において、予約者Ａが入力欄５５６の候補者／組織一覧のプルダウンボタンを押下する操作を行うと、ユーザ端末４０の表示制御部５４は図３３に示すような候補者のリスト５６１、及び図３４に示すような候補組織のリスト５６２を表示できる。候補者のリスト５６１と候補組織のリスト５６２とはタブで表示を切り替えることができる。
【0162】
候補者のリスト５６１は、前述の候補者の検索結果である出席者／任意参加者／検討依頼者の候補者の利用者名が表示され、それぞれの候補者ごとに「詳細」ボタンが設けられている。「詳細」ボタンが押下されると、表示制御部５４は図３５に示すような詳細画面５８０が表示する。図３５は詳細画面を示した図である。図３５（a）は候補者、図３５（b）は候補者の上司である。図３５（a）または図３５（b）のいずれかの画面が表示されるが、各々の画面が同時に表示されてもよい。図３５では、候補者とその上司が表示されているが、上司に限られず、組織情報を用いて候補者の同僚や部下を選択して表示させてもよい。また、組織情報を用いて候補者と同等の役職や地位を持つ他部署の候補者を選択して表示させてもよい。
【0163】
詳細画面５８０には、候補者の詳細情報と、その候補者を出席者として追加する「出席者」ボタン５８１と、任意参加者として追加する「任意参加者」ボタン５８２と、検討依頼者として追加する「本人宛に検討依頼」ボタン５８３と、その候補者の上司を検討依頼者として追加する「上司宛に検討依頼」ボタン５８４と、入力中または入力された内容をキャンセルする場合に押下される「閉じる」ボタン５８５と、「組織図」ボタン５８６と、が含まれる。
【0164】
オンライン会議に必須の人物であり、出席者として追加したい候補者であれば、予約者Ａは「出席者」ボタン５８１を押下する。オンライン会議中の議論によっては参加して欲しい人物であり、任意参加者として追加したい候補者であれば、予約者Ａは「任意参加者」ボタン５８２を押下する。
【0165】
オンライン会議の出席者及び任意参加者の検討を依頼したい人物であり、検討依頼者として追加したい候補者であれば、予約者Ａは「本人宛に検討依頼」ボタン５８３を押下する。また、オンライン会議の出席者及び任意参加者の検討を依頼したい組織の人物であり、検討依頼者として追加したい組織の候補者であれば、予約者Ａは「上司宛に検討依頼」ボタン５８４を押下する。検討依頼者として追加されたユーザへはメール等により検討依頼が送信される。依頼者として追加されたユーザは、サインインし、オンライン会議の出席者及び任意参加者の検討を行い、適切なユーザの追加や不適切なユーザの削除を行う。また予約者Aが「組織図」ボタン５８６を押下すると、また図３５（a）で表示される候補者が所属する組織図（一例として図３７）が表示される。
【0166】
【0167】
また、候補組織のリスト５６２は、前述の候補組織の検索結果が表示され、それぞれの候補組織ごとに「詳細」ボタンが設けられている。「詳細」ボタンが押下されると、表示制御部５４は、押下された「詳細」ボタンに対応した候補組織のユーザ一覧を表示する。予約者Ａは図３７のユーザ一覧からユーザを選択する操作を行うことで、図３５の詳細画面を表示させ、そのユーザを出席者／任意参加者／検討依頼者として追加できる。
【0168】
図２４に戻り、予約者Ａは、スケジュール入力画面５５０に必要な事項を入力したあとで「スケジュール設定」ボタン５５９を押下する操作を行う。これによりユーザ端末４０の受付部５２は、スケジュール情報の入力を受け付ける（ステップＳ２４）。そして、送受信部５１は、スケジュール管理サーバ１２に対して、スケジュール情報を送信する（ステップＳ２５）。
【0169】
このスケジュール情報には、イベント名、共用体ＩＤ（または共用体名）、開始予定日時、終了予定日時、出席者／任意参加者／検討依頼者の利用者ＩＤ、及びメモが含まれている。これにより、スケジュール管理サーバ１２の送受信部８１は、スケジュール情報を受信する。
【0170】
次に、スケジュール管理サーバ１２では、ステップＳ２５によって共用体ＩＤ（または共用体名）を受信すると、受信した共用体ＩＤを検索キーとして共用体管理ＤＢ８００３（図１２参照）を検索することにより、対応する共用体名（または共用体ＩＤ）を読み出す（ステップＳ２６）。
【0171】
次に、記憶・読出処理部８９は、ステップＳ２６で読み出した共用体名（または共用体ＩＤ）に対する予約情報を、共用体予約管理ＤＢ８００４（図１３参照）に対して記憶する（ステップＳ２７）。記憶・読出処理部８９は、予め登録しているスケジューラで管理されている共用体予約管理ＤＢ８００４の共用体予約管理テーブルに１レコード分の予約情報を追加する。予約情報は、ステップＳ２５によって受信されたスケジュール情報、およびステップＳ２６によって読み出された共用体名（または共用体ＩＤ）に基づいて構成されている。なお、共用体予約管理ＤＢ８００４における利用開始予定日時は、スケジュール情報における開始予定日時に相当する。また、共用体予約管理ＤＢ８００４における利用終了予定日時は、スケジュール情報における終了予定日時に相当する。
【0172】
さらに、記憶・読出処理部８９は、イベント管理ＤＢ８００５（図１４参照）に対して予定情報を記憶する（ステップＳ２８）。記憶・読出処理部８９は、予め登録しているスケジューラで管理されているイベント管理ＤＢ８００５のイベント管理テーブルに予定情報を追加する。
【0173】
予定情報は、ステップＳ２５によって受信されたスケジュール情報に基づいて構成されている。なお、イベント管理ＤＢ８００５におけるイベント開始予定日時はスケジュール情報における開始予定日時に相当する。また、イベント管理ＤＢ８００５におけるイベント終了予定日時はスケジュール情報における終了予定日時に相当する。以上により、予約者Ａは、スケジュール管理サーバ１２にイベントの一例であるオンライン会議を登録することができる。なおオンライン会議に限られず、ユーザが物理的に同じ場所に集まる会議においても同様に登録することができる。
【0174】
《任意参加者へのアポイントメント処理》
任意参加者として追加されたユーザは、オンライン会議への参加が必須でなく、オンライン会議中の議論によっては参加して欲しいユーザである。したがって、任意参加者としてユーザを追加できる機能を設けたことで、本実施形態ではオンライン会議中に必要が生じなければ参加しなくてもよく、時間を無駄にしなくてもよい。
任意参加者として追加されたユーザは、オンライン会議への参加が必須でなく、オンライン会議中の議論によっては参加して欲しいユーザである。したがって、任意参加者としてユーザを追加できる機能を設けたことで、本実施形態ではオンライン会議中に必要が生じなければ参加しなくてもよく、時間を無駄にしなくてもよい。
【0175】
一方で、オンライン会議中の議論によって任意参加者に参加して欲しくなった場合に備えて、例えば図３８に示すようにオンライン会議画面２６０に、任意参加者へのアポイント機能を設けておけば便利である。
【0176】
図３８はオンライン会議画面を示した図である。図３８のオンライン会議画面２６０には任意参加者のリスト２６１が表示され、それぞれの任意参加者ごとの「依頼」ボタンが設けられている。オンライン会議の参加者は、参加して欲しい任意参加者がいれば「依頼」ボタンを押下する操作を行う。「依頼」ボタンを押下する操作を参加者から受け付けると、ユーザ端末４０の要求部５５は押下する操作を受け付けた「依頼」ボタンに対応する任意参加者へのオンライン会議への参加依頼を共用支援サーバ１１に要求する。
【0177】
共用支援サーバ１１はチャット機能などを利用して、任意参加者へのオンライン会議への参加依頼を行う。オンライン会議への参加依頼を受け付けた任意参加者のユーザ端末４０には、例えば図３９のチャット画面２７０のように、通知２７１を表示する。通知２７１には、参加依頼のあったオンライン会議へ参加する「参加」ボタン２７２と、参加しない「不参加」ボタン２７３とが設けられている。図３９はチャット画面を示した図である。
【0178】
任意参加者は「参加」ボタン２７２を押下する操作を行うことで、参加依頼のあったオンライン会議に円滑に接続して参加できる。また、任意参加者は「不参加」ボタン２７３を押下する操作を行うことで、別の用事で参加できない場合などに、参加依頼のあったオンライン会議の参加者に、例えば図４０のオンライン会議画面２６０のように、オンライン会議の参加者のユーザ端末４０に不参加の通知２６２を表示できる。図４０はオンライン会議画面を示した図である。
【0179】
本発明は、具体的に開示された上記の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。なお、本実施形態で説明した情報処理システム１は一例であって、用途や目的に応じて様々なシステム構成例があることは言うまでもない。
【0180】
上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC（Application Specific Integrated Circuit）、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。
【0181】
実施例に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの1つを示すものにすぎない。
【0182】
ある実施形態では、共用支援サーバ１１やスケジュール管理サーバ１２は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、通信ネットワーク５０や共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。
【0183】
さらに、共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、音声テキスト変換サーバ１３、アクションアイテム管理サーバ１４、及びユーザ端末４０は上記の開示された処理ステップを様々な組み合わせで共有するように構成できる。例えば、所定のユニットによって実行されるプロセスは、他のユニットによって実行され得る。同様に、所定のユニットの機能は、他のユニットによって実行することができる。また、共用支援サーバ１１、スケジュール管理サーバ１２、音声テキスト変換サーバ１３、アクションアイテム管理サーバ１４の各要素は、1つの装置にまとめられていてもよいし、複数の装置に分けられていてもよい。
【0184】
なお、コラボレーションシステム１０は共同作業支援システムの一例である。ワード管理部８４はワード管理手段の一例である。ディスプレイ５０６は表示部の一例である。参加候補管理テーブルのキーワードは、ワード情報の一例である。ワード情報とは、イベントへの参加候補となるメンバ又は組織で用いられる用語に関する情報である。一例として特許本部又は特許本部に所属するメンバで用いられる用語であれば「パテント調査」「出願」であり、研究開発本部又は研究開発本部に所属するメンバであれば「深層学習」や「機械学習」が挙げられる。参加候補管理テーブルでキーワードと関連付けられている利用者名、組織ＩＤ、及び組織リーダは、イベントへの参加候補情報、参加者候補情報の一例である。
【符号の説明】
【0185】
１ 情報処理システム
１０ コラボレーションシステム
１１ 共用支援サーバ
１２ スケジュール管理サーバ
１３ 音声テキスト変換サーバ
１４ アクションアイテム管理サーバ
４０ ユーザ端末
５０ 通信ネットワーク
５１ 送受信部
５２ 受付部
５４ 表示制御部
８１ 送受信部
８４ ワード管理部
２６０ オンライン会議画面
２６１ 任意参加者のリスト
２７０ チャット画面
２７１ 通知
２７２ 「参加」ボタン
２７３ 「不参加」ボタン
５５０ スケジュール入力画面
５６１ 候補者のリスト
５６２ 候補組織のリスト
５７０ キーワード入力画面
５８０ 詳細画面
５８１ 「出席者」ボタン
５８２ 「任意参加者」ボタン
５８３ 「本人宛に検討依頼」ボタン
５８４ 「上司宛に検討依頼」ボタン
６００３ 予約管理ＤＢ
８０１０ 参加候補管理ＤＢ
１０ コラボレーションシステム
１１ 共用支援サーバ
１２ スケジュール管理サーバ
１３ 音声テキスト変換サーバ
１４ アクションアイテム管理サーバ
４０ ユーザ端末
５０ 通信ネットワーク
５１ 送受信部
５２ 受付部
５４ 表示制御部
８１ 送受信部
８４ ワード管理部
２６０ オンライン会議画面
２６１ 任意参加者のリスト
２７０ チャット画面
２７１ 通知
２７２ 「参加」ボタン
２７３ 「不参加」ボタン
５５０ スケジュール入力画面
５６１ 候補者のリスト
５６２ 候補組織のリスト
５７０ キーワード入力画面
５８０ 詳細画面
５８１ 「出席者」ボタン
５８２ 「任意参加者」ボタン
５８３ 「本人宛に検討依頼」ボタン
５８４ 「上司宛に検討依頼」ボタン
６００３ 予約管理ＤＢ
８０１０ 参加候補管理ＤＢ
【先行技術文献】
【特許文献】
【0186】
【文献】特開２０１８－６３６９９号公報
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【図19】
【図20】
【図21】
【図22】
【図23】
【図24】
【図25】
【図26】
【図27】
【図28】
【図29】
【図30】
【図31】
【図32】
【図33】
【図34】
【図35】
【図36】
【図37】
【図38】
【図39】
【図40】