特許 7491042 予約システム、メッセージ表示方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2024-05-20

(45)【発行日】2024-05-28

(54)【発明の名称】予約システム、メッセージ表示方法

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/02 20120101AFI20240521BHJP

   G06Q 10/109 20230101ALI20240521BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/02

G06Q10/109

【請求項の数】 15

(21)【出願番号】P 2020083301

(22)【出願日】2020-05-11

(65)【公開番号】P2021179678

(43)【公開日】2021-11-18

【審査請求日】2023-02-24

(73)【特許権者】

【識別番号】000006747

【氏名又は名称】株式会社リコー

(74)【代理人】

【識別番号】100107766

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠重

(74)【代理人】

【識別番号】100070150

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠彦

(72)【発明者】

【氏名】藤村 奈都美

【審査官】深津 始

(56)【参考文献】

【文献】特開２０１３－１７１５２７（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００３－１６２５１２（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０２０－０８７４２４（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１９－０７４９７７（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｇ０６Ｑ １０／００ －Ｇ０６Ｑ ９９／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

予約されているリソースの利用を管理する１つ以上の情報処理装置と、前記リソースのユーザから前記リソースの利用開始の操作を受け付ける情報処理端末とを有する予約システムであって、
前記１つ以上の情報処理装置は、
端末装置から前記ユーザの識別情報を指定して前記リソースの予約情報を要求された場合、前記ユーザの識別情報を含み、現在時刻に対し直近の前記予約情報を端末装置に送信する第一の通信部と、
前記端末装置から前記予約情報に対するメッセージの送信要求を受信した場合、前記メッセージを前記情報処理端末に送信する第二の通信部と、を有し、
前記情報処理端末は、
前記１つ以上の情報処理装置から送信された前記メッセージを表示する表示制御部を有することを特徴とする予約システム。

【請求項2】

前記端末装置からメッセージの送信要求を受信した場合、前記第二の通信部は、前記直近の予約情報に対応づけられた前記メッセージを前記情報処理端末に送信し、
前記情報処理端末の前記表示制御部は、前記１つ以上の情報処理装置から送信されたメッセージを前記直近の予約情報の少なくとも一部と共に表示することを特徴とする請求項１に記載の予約システム。

【請求項3】

前記表示制御部は、前記メッセージが対応づけられた前記直近の予約情報で予約された前記リソースの利用開始を受け付ける時刻になった場合に、前記直近の予約情報の少なくとも一部と共に前記メッセージを表示することを特徴とする請求項１又は２に記載の予約システム。

【請求項4】

前記表示制御部は、前記メッセージが対応づけられた前記直近の予約情報と共に前記リソースの利用開始を受け付ける表示部品を表示し、前記表示部品が押下された場合、前記メッセージを消去することを特徴とする請求項３に記載の予約システム。

【請求項5】

前記表示制御部は、前記メッセージが対応づけられた前記直近の予約情報と共に前記リソースの利用開始を受け付ける表示部品を表示し、
前記表示部品が押下されても前記メッセージを消去せず、前記予約情報に含まれる開始時刻から一定時間が経過すると前記メッセージを消去することを特徴とする請求項３に記載の予約システム。

【請求項6】

更に、前記端末装置で動作するプログラムを有し、
前記プログラムは、
前記１つ以上の情報処理装置から送信された、直近の前記予約情報を前記端末装置に表示する表示部と、
前記予約情報の選択を受け付ける操作受付部と、
前記操作受付部が受け付けた前記予約情報の識別情報を指定して前記メッセージの送信要求を前記１つ以上の情報処理装置に送信する第三の通信部、
として前記端末装置を機能させることを特徴とする請求項１～５のいずれか１項に記載の予約システム。

【請求項7】

前記リソースの予約情報の要求は、前記プログラムにおける前記操作受付部を表示する操作に応じて、前記情報処理装置に送信されることを特徴とする請求項６に記載の予約システム。

【請求項8】

前記操作受付部は、ユーザが入力した任意の前記メッセージを受け付け、
前記第三の通信部は、前記操作受付部が受け付けた前記任意の前記メッセージの送信要求を前記１つ以上の情報処理装置に送信することを特徴とする請求項６に記載の予約システム。

【請求項9】

前記第一の通信部は、前記ユーザの識別情報を含み、予約の開始時刻が現在時刻から閾値以内の前記予約情報を前記端末装置に送信することを特徴とする請求項１～８のいずれか１項に記載の予約システム。

【請求項10】

前記１つ以上の情報処理装置は、
前記リソースの予約情報を記憶する予約情報記憶部と、
前記メッセージを前記予約情報の一部として前記予約情報記憶部に保存する予約情報取得部と、
前記情報処理端末から前記予約情報の要求を受信した場合に、前記予約情報記憶部に保存されている前記予約情報を前記メッセージと共に前記情報処理端末に送信する予約情報送信部と、
を有することを特徴とする請求項１～９のいずれか１項に記載の予約システム。

【請求項11】

前記１つ以上の情報処理装置は、チャットボットが動作する第一の情報処理装置と、前記情報処理端末と通信する第二の情報処理装置と、を有し、
前記第一の情報処理装置は、前記第二の情報処理装置から受信した、現在時刻に対し直近の前記予約情報を前記端末装置に送信し、
前記第二の情報処理装置は前記第一の情報処理装置から受信した前記メッセージを前記情報処理端末に送信することを特徴とする請求項１～１０のいずれか１項に記載の予約システム。

【請求項12】

前記第一の情報処理装置が前記端末装置から前記メッセージの送信要求を受信した場合、メッセージ記憶部に記憶されているメッセージを前記第二の情報処理装置に送信し、
前記第二の情報処理装置は、前記第一の情報処理装置から送信された前記ユーザの識別情報で特定したユーザ名を前記メッセージに設定し、前記メッセージを前記情報処理端末に送信することを特徴とする請求項１１に記載の予約システム。

【請求項13】

前記端末装置からメッセージの送信要求を受信した場合、
前記第一の情報処理装置は、前記直近の予約情報に含まれるユーザを宛先にして他の端末装置に、前記メッセージを送信することを特徴とする請求項１１又は１２に記載の予約システム。

【請求項14】

予約されているリソースの利用を管理する１つ以上の情報処理装置と、前記リソースのユーザから前記リソースの利用開始の操作を受け付ける情報処理端末とを有する予約システムが行うメッセージ表示方法であって、
前記１つ以上の情報処理装置は、
端末装置から前記ユーザの識別情報を指定して前記リソースの予約情報を要求された場合、前記ユーザの識別情報を含み、現在時刻に対し直近の前記予約情報を端末装置に送信するステップと、
前記端末装置から前記予約情報に対するメッセージの送信要求を受信した場合、前記メッセージを前記情報処理端末に送信するステップと、を有し
前記情報処理端末は、
前記１つ以上の情報処理装置から送信された前記メッセージを表示することを特徴とするメッセージ表示方法。

【請求項15】

チャットボットが動作する第一の情報処理装置と、予約されているリソースの利用を管理する第二の情報処理装置と、前記リソースのユーザから前記リソースの利用開始の操作を受け付ける情報処理端末と、を有する予約システムであって、
前記第一の情報処理装置は、
前記ユーザの識別情報と共に前記リソースの予約情報の要求を端末装置から受信した場合、前記ユーザの識別情報を含む前記予約情報を前記第二の情報処理装置から取得する予約要求部と、
前記予約要求部が取得した前記予約情報のうち、現在時刻に対し直近の前記予約情報を前記端末装置に送信する第一の通信部と、を有し、
前記第一の通信部は、前記端末装置から前記予約情報に対するメッセージの送信要求を受信した場合、前記直近の予約情報に対応づけられた前記メッセージを前記第二の情報処理装置に送信し、
前記第二の情報処理装置は、
前記直近の予約情報に対応づけられた前記メッセージを前記情報処理端末に送信する第二の通信部を有し、
前記情報処理端末は、
前記第二の情報処理装置から送信された前記メッセージを前記直近の予約情報の少なくとも一部と共に表示する表示制御部を有することを特徴とする予約システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

上記課題に鑑み、本発明は、予約システム、及び、メッセージ表示方法に関する。

【背景技術】

【0002】

会議室等のリソースの予約を受け付ける予約システムが知られている。会議の参加予定者は端末装置を予約管理サーバと通信させ、端末装置を操作することで会議室を予約できる。このような予約システムは手軽に設備を予約できる反面、会議が延期や中止になった場合に、参加予定者が予約システムに設定された会議室の予約を取り消したり変更したりすることを怠る場合がある。

【0003】

使用されない会議室が予約されることを空予約といい、空予約は会議室を借りたい者の使用機会を奪うだけでなく、会議室の提供者側の提供機会を奪ってしまう。空予約を低減する方法の１つとして、会議の予定を電子メール等で参加予定者に通知する技術が知られている。

【0004】

また、会議に参加を予定していたユーザが、特段の事情によりやむを得ずその会議に出席できない状況が生じうる。これに対し、会議に参加を予定していたユーザが複数の参加者等に出席が遅れる旨を送信する手間を低減する技術が知られている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、第１の会議参加者から会議に関連する会議関連情報を受信した場合、第１の会議参加者が含まれるスケジュールテーブルから第１の会議参加者以外の第２の会議参加者を選択し、第２の会議参加者宛に会議関連情報を出力する情報処理装置が開示されている。

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

しかしながら、従来の技術では、予約情報を活用して、現在時刻に対し直近の予約を特定することによる参加予定者への連絡は行われていないという問題があった。そのため、例えば、会議室などユーザが利用するリソースを予約した予約情報が複数ある場合、全ての予約情報の参加者宛に会議関連情報が送信されてしまう。あるいは、会議への参加が遅れそうなユーザは参加する予定の複数の予約情報から出席が遅れる旨を送信する予約情報を特定する作業を行う必要があった。

【0006】

本発明は、上記課題に鑑み、現在時刻に対し直近の予約を特定することができる予約システムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0007】

上記課題に鑑み、本発明は、予約されているリソースの利用を管理する１つ以上の情報処理装置と、前記リソースのユーザから前記リソースの利用開始の操作を受け付ける情報処理端末とを有する予約システムであって、前記１つ以上の情報処理装置は、端末装置から前記ユーザの識別情報を指定して前記リソースの予約情報を要求された場合、前記ユーザの識別情報を含み、現在時刻に対し直近の前記予約情報を端末装置に送信する第一の通信部と、前記端末装置から前記予約情報に対するメッセージの送信要求を受信した場合、前記メッセージを前記情報処理端末に送信する第二の通信部と、を有し、前記情報処理端末は、前記１つ以上の情報処理装置から送信された前記メッセージを表示する表示制御部を有することを特徴とする。

【発明の効果】

【0008】

現在時刻に対し直近の予約を特定することができる予約システムを提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【0009】

【図1】予約システムの全体的な動作の概略を説明する図の一例である。

【図2】参加が遅れる旨のメッセージを会議室端末が表示する処理を説明する図である。

【図3】予約システムのシステム構成図の一例である。

【図4】コンピュータシステムの一例のハードウェア構成図である。

【図5】会議室端末、端末装置の一例のハードウェア構成図である。

【図6】予約管理サーバ、チャットサーバ、会議管理サーバ、及び、登録端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

【図7】端末装置及び会議室端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

【図8】チャットサーバがチャットアプリと通信する流れを模式的に示す図である。

【図9】ユーザが選択した予約について会議室端末がメッセージを表示する手順を示すシーケンス図の一例である。

【図10】直近の予約が１つある場合にチャットアプリが表示するチャットページの一例である。

【図11】直近の予約が２つある場合にチャットアプリが表示するチャットページの一例である。

【図12】直近の予約がない場合にチャットアプリが表示するチャットページの一例である。

【図13】現在、会議室が空き室の場合に、会議室端末が表示する待ち受け画面Iの一例を示す図である。

【図14】現在、会議室が空き室だが、次の会議の開始時刻まで所定時間内の場合に（チェックイン待ち）、会議室端末が表示する待ち受け画面IIの一例を示す図である。

【図15】現在、会議室が使用中の場合に、会議室端末が表示する待ち受け画面IIIの一例を示す図である。

【図16】複数の会議室に共通の会議室端末が表示する予約状況画面の一例を示す図である。

【図17】ユーザが選択した予約について他の参加者の端末装置がメッセージを表示する手順を示すシーケンス図の一例である。

【図18】他の参加者の端末装置が表示するチャットページの一例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0010】

以下、本発明を実施するための形態の一例として、予約システム及び予約システムが行うメッセージ表示方法について図面を用いて説明する。

【0011】

＜予約システムの全体的な動作＞
始めに図１を用いて予約システム１００の概略を説明する。図１は予約システム１００の全体的な動作の概略を説明する図の一例である。図１では、各会議室に１つ以上の会議室端末９０が配置されている場合を説明する。

【0012】

Ａ．予約者は自分の端末装置６０を操作して予約管理サーバ２０と通信し、会議室を予約する。予約管理サーバ２０は汎用のクラウドサービス（Office365、G Suite（いずれも登録商標）等）であるが、予約者が所属する企業などの組織が有する会議室が登録されている。

【0013】

Ｂ．会議管理サーバ３０は会議室の予約状況に基づいて予約システム１００の全体を制御するサーバである。会議管理サーバ３０は適宜、予約管理サーバ２０と通信して予約情報を取得するので、予約管理サーバ２０と予約情報を同期している。

【0014】

Ｃ．予約システム１００又は組織側の管理者は会議管理サーバ３０に対し、ユーザの登録、及び、各種の設定を行うことができる。ユーザの登録とは、チャットサーバ１０（slack、Line、Microsoft Teams（いずれも登録商標）等）を使った各種の通知の対象となるユーザを登録することをいう。また、通知は会議管理サーバ３０としてメッセージを送信するチャットボットを介して行われるためチャットサーバが提供するチャットボットも登録される。各種の設定は、会議室端末９０の登録（後述する初期設定）、リマインドのタイミングの設定などである。

【0015】

Ｄ．会議管理サーバ３０は予約情報における会議の開始時刻の一定時間前になると、予約者に会議の開催をリマインドする。これにより、会議室の空予約を抑制する。また、会議管理サーバ３０は必要に応じてユーザに招待コードを通知する。会議の予約者はリマインドを受信することで会議室にチェックインするための情報（会議識別情報）を端末装置６０に保存する。チェックインとは会議室の利用の開始を会議管理サーバ３０に通知し、許可を得ることである。

【0016】

Ｅ．各会議室６には会議室端末９０が配置されており、定期的にこの会議室で行う会議の予約情報を会議室端末９０がダウンロードしている。会議室端末９０は当日や直近の会議の予定などを表示して会議の参加者に予定を確認させることができる。会議の開始時刻の少し前になると会議室の予約者は会議室６に赴いてチェックインする。例えば、会議識別情報を会議室端末９０に入力する、又は、端末装置６０を会議識別情報にかざす（会議識別情報を読み取らせる、通信させるなど）。

【0017】

Ｆ．会議室端末９０はチェックイン要求を会議管理サーバ３０に送信するので、会議識別情報で認証できれば、チェックインできた旨の応答を会議管理サーバ３０から受信する。会議室端末９０は（会議中）利用中である旨を表示する。会議の開始時刻に対し決まった時刻までにチェックインを知らせる利用開始通知を確認できない場合、会議管理サーバ３０は会議室６の予約を自動キャンセル（会議室が開始時刻から所定時間経過しても利用開始されない場合に予約情報の取り消しを行うこと）して、予約情報に含まれるステータスとしてキャンセル済みを会議室端末９０に送信する。この場合、会議室端末９０は空室である旨を表示するので、任意のユーザが会議室６を利用できる。

【0018】

Ｇ．会議室端末９０は、会議管理サーバ３０からの要求により電子機器７０を制御する。例えば、会議開始時刻に電源をＯＮし、会議終了時刻に電源をＯＦＦする。こうすることで、会議の参加者による電子機器７０の操作時の利便性を向上できる。

【0019】

Ｈ．電子機器７０が例えばテレビ会議の機能を有する場合、別の拠点４の電子機器（テレビ会議端末７０ｘ等）と通信して、他拠点と会議を開催できる。なお、アプリが動作するＰＣ７０ｙも電子機器７０と通信できる。予約情報には予め他拠点を示す宛先情報（宛先の通信ＩＤ）が含まれており、電子機器７０は自動でテレビ会議端末７０ｘ及びＰＣ７０ｙと通信できる。

【0020】

Ｉ．予約者が会議を終了する際、会議室端末９０のボタンを押下してチェックアウトするので、会議室端末９０は次の予約状況を表示する。これにより、任意のユーザが会議室の予約状況を把握できる。チェックアウトとは会議室の利用の終了を会議管理サーバ３０に通知することである。

【0021】

＜メッセージの表示＞
しかしながら、前の会議の終了が遅れた、会議の予定が詰まっているなどの理由から、参加者が次の会議に遅れそうな状況で、会議の他の参加者全員に連絡するためには、遅れそうな会議を特定し、この会議の参加者を調べ、全員を宛先として設定した上でメッセージを送信する必要があり、手間がかかるという不都合があった。また、メッセージを受け取った参加者が、メッセージが届いていることに気づかない場合には、参加者にメッセージが伝わらない。

【0022】

そこで、本実施形態では現在時刻から直近の予約をチャットサーバ１０が参加者の端末装置６０に送信し、参加者が予約を選択（１つの場合は指定）することで会議管理サーバ３０が会議室端末９０にメッセージを表示することを可能にした。

【0023】

図２は、参加が遅れる旨のメッセージを会議室端末９０が表示する処理を説明する図である。

【0024】

(1) 開始時刻に遅れそうな参加者は端末装置６０を操作して、自分が含まれる予約情報をチャットサーバ１０に要求する。チャットサーバ１０は予約情報を会議管理サーバ３０から取得して会議に遅れそうな参加者が含まれる予約情報のうち開始時刻が現在時刻から直近の予約情報を端末装置６０に送信する。

【0025】

(2) 参加が遅れそうな予約を参加者が選択すると、端末装置６０がメッセージ保存要求を会議管理サーバ３０に送信する。メッセージの内容はチャットサーバ１０又は会議管理サーバ３０が保持している。このメッセージは参加者が会議に遅れる旨を含んでいる。

【0026】

(3) 会議管理サーバ３０は予約情報にメッセージを格納しておき（又は対応づけておき）、会議室端末９０からの要求に応じて予約情報を会議室端末９０に送信する。

【0027】

(4) 会議室端末９０は予約情報にメッセージが含まれている場合、予約情報と共にメッセージを表示する。図２では「Ｃさんから少し遅れます連絡が来ています」というメッセージ５８０が表示されている。

【0028】

したがって、本実施形態の予約システム１００は、チャットサーバ１０が参加者の予約を取得し、直近の予約かどうか判定した上でユーザに予約の選択肢を提示するため、ユーザは予約を選択するだけで、少し遅れる旨のメッセージを送信できる。また、参加者全員の目に触れる、会議室端末９０にメッセージを表示するため参加者にメッセージが伝わりやすい。

【0029】

＜用語について＞
リソースとは資源をいう。会議室、及び、会議室で使用可能な備品、装置、人（受け付け）、仕組みなどがリソースとなりうる。リソースのうち移動しにくいものを設備という。本実施形態では説明の便宜上、リソースの一例として会議室という用語を使用する。

【0030】

予約者は会議室を予約した者であり、参加者は会議への参加者である。予約者は参加者に含まれる。総称して会議室を利用する者を単にユーザという。

【0031】

予約とは、リソースを使用することを予め約束することである。予約情報とは予約に関する情報である。予約することで定まる行事や行動を予定という。したがって、予約を予定と称してもよい。

【0032】

予約情報に対応づけられたメッセージとは、予約情報の一部など一体とみなせる保存形式で管理されるだけでなく、予約情報が定まればメッセージも定まる関係も含む。

【0033】

予約情報に対応づけて表示するとは、予約情報と何らかの関係がある態様でメッセージが表示されることをいう。

【0034】

メッセージとは、言語その他の記号によって伝達される情報である。伝言やことづてともいう。本実施形態では、主に言語を用いた例を説明する。言語に限らず、記号、スタンプ（アイコン）、数字、アルファベット、暗号などがメッセージでもよい。

【0035】

ボットとは、自動化されたタスクを実行するアプリケーション（プログラム）である。ユーザがテキストや音声を入力すると内容を解析してタスクに応じた情報を提示する。また、ユーザが入力したテキストや音声を受け付け、タスクを実行する。

【0036】

＜システム構成例＞
図３は、予約システム１００のシステム構成図の一例である。予約システム１００は、主に社外ネットワークＮ２と社内ネットワークＮ１に分けることができる。社内ネットワークＮ１はファイアウォール１０５の内側のネットワークをいい、社外ネットワークＮ２は不特定多数の通信が伝送されるインターネット等のネットワークである。

【0037】

社外ネットワークＮ２には、予約管理サーバ２０、会議管理サーバ３０、及び１つ以上のチャットサーバ１０が接続されており、各サーバは必要に応じて通信することができる。社外ネットワークＮ２に会議の参加者が操作する端末装置６０が必要に応じて接続されてよい。

【0038】

予約管理サーバ２０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現される。予約管理サーバ２０が提供する設備の予約に関するシステムを予約管理システムという。予約管理サーバ２０はカレンダーシステムを有しており、各種の予定を管理するＷｅｂアプリを提供する。具体的には、例えば以下のような機能を有している。
・予定の登録を受け付け、いつでもどこからでも予約者が確認できる
・予定の30分前など、設定した日時に電子メールで通知する
・一人が複数のカレンダー（仕事用、家庭用など）で予定を管理できる
・同じグループの人とカレンダーを共有する
予約管理サーバ２０はユーザをアカウントで管理する。アカウントとはユーザがサービスを利用する権利のことである。多くのシステムではユーザはアカウントを使用してシステムにログインする。このため、アカウントはシステムがユーザを一意に特定する機能（識別情報の機能）を有している。本実施形態では、予め登録しておいたアカウント（ドメイン）の予約情報を予約管理サーバ２０が会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約管理サーバ２０のアカウントを指定して会議管理サーバ３０が予約情報を要求することで、会議管理サーバ３０が会議室６の予約情報を予約管理サーバ２０から取得できる。なお、アカウントは例えば電子メール、ＩＤ、電話番号など、ユーザを一意に識別できる情報であればよい。

【0039】

本実施形態で予定として管理されるのは会議室６の予約であるが、予約管理サーバ２０は会議室６に限られず各種の予定を管理できる。会議室６の他、各種の電子機器のレンタル、駐車場の予約など、レンタルオフィス、レンタルスタジオ、レンタルサイクル、レンタカー、ホテル等の宿泊施設、催し物会場・ロッカーなどの貸しスペースなど、各種の設備の予約に利用できる。

【0040】

なお、予約管理システムとしては、G Suite（登録商標）、Office365（登録商標）等が知られているが、本実施形態で説明する機能を有する予約管理システムであればよい。

【0041】

また、本実施形態では、社内ネットワークＮ１の会議室６に関する情報が予約管理サーバ２０に予め登録されている。すなわち、予約システム１００を利用する企業の社内ネットワークにある各会議室６の会議室名、会議室ＩＤ、予約可能時間、各会議室６の定員、及び、予約単位等に応じて予約管理サーバ２０のＷｅｂアプリがカスタマイズされている。したがって、予約システム１００を利用する企業の会議室６と予約情報が結びつけられる。

【0042】

チャットサーバ１０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。チャットサーバ１０が提供する複数のユーザにおけるテキスト、音声、映像などの情報のリアルタイムな共有システムをチャットシステムという。チャットサーバ１０は端末装置６０に会議室６の予約に関する情報を通知する。本実施形態では運営主体が異なる複数のチャットサーバ１０が含まれてよい。

【0043】

共有される情報には画像や音声等もありテキストに限られないが、本実施形態では説明の便宜上、通知には主にテキストが用いられるとして説明している。例えば、チャットシステムは、グループ間の音声通話機能を提供してよい。音声通話は１対１でも１対Ｎ（≧２）でもよい。したがって、本実施形態でチャットシステムが会議室６の予約に関する情報を通知する際は、テキストの表示の他、音声メッセージの出力でもよい。なお、チャットシステムとしてはＬＩＮＥ（登録商標。以下、省略する。）、slack、Microsoft Teams（登録商標。以下、省略する。）等が知られているが、チャットボット（事前に決められている処理を実行するプログラム）から１又は複数のユーザに対して通知が可能なチャットシステムであればよい。

【0044】

チャットサーバ１０も同様にアカウントでユーザを管理するが、原則的に会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０のアカウントを意識する必要はない。しかし、会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０の任意のアカウントを指定して通知することができる。

【0045】

会議管理サーバ３０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる（第二の情報処理装置の一例）。会議管理サーバ３０は社外ネットワークＮ２に関する処理として、予約管理サーバ２０から会議室６の予約情報を取得し、予約情報に設定されている参加予定者を取得し、設定されているタイミングで参加予定者と対応付けられたチャットサーバ１０のグループ（又は予約者など個別の者）に通知を送信する。また、社内ネットワークＮ１に関する処理として、会議室６へのチェックイン及びチェックアウトを管理したり、予約管理サーバ２０から取得した会議室６の予約情報に基づいて電子機器７０の電源等を制御したりする。

【0046】

社内ネットワークＮ１には会議室６、参加予定者の作業場所１０１、及び、管理者の作業場所１０２などがあり、参加予定者は各地から社内ネットワークＮ１を介して社外ネットワークＮ２にアクセスできる。社内ネットワークＮ１は例えばＬＡＮ（Local Area Network）である。会議室６、参加予定者の作業場所１０１、及び、管理者の作業場所１０２は同じ企業内のＬＡＮであるとは限らない。

【0047】

会議室６には会議室端末９０、及び電子機器７０が配置されている。会議室端末９０と電子機器７０は小規模なＬＡＮ又は専用線で通信することができる。電子機器は会議室端末９０を経由することなく社内ネットワークＮ１及び社外ネットワークＮ２に接続できる。会議室端末９０と電子機器７０は無線又は有線のいずれで通信してもよい。なお、社内ネットワークＮ１はファイアウォール１０５の内側にあるため、社外ネットワークＮ２から社内ネットワークＮ１への直接の通信は困難になっている。

【0048】

会議室端末９０は、会議室６を利用する予約者等の会議の参加者が操作する情報処理装置である（情報処理端末の一例）。会議室の利用を受け付ける受付端末となる。会議室端末９０は会議室６の机の上に配置されていたり、会議室６の入り口に配置されたりしている。１つの会議室６に会議室端末９０が複数、配置されていてもよい。会議室端末９０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。

【0049】

会議室端末９０は会議管理サーバ３０に会議室ＩＤを送信し、当日の会議室６の予約情報などを表示する。また、電子機器７０の電源ＯＮ、ＯＦＦ等の制御情報を会議管理サーバ３０から取得する。これにより、会議室端末９０は電子機器７０の電源をＯＮ及びＯＦＦする。

【0050】

また、会議室端末９０はチェックイン、チェックアウトなどのための待ち受け画面を表示し、チェックイン又はチェックアウトを会議管理サーバ３０に知らせるために会議管理サーバ３０と通信する。チェックインの際、会議室端末９０は予約者から入力された会議識別情報と予め保持する会議室ＩＤを会議管理サーバ３０に送信するので、会議管理サーバ３０は会議識別情報と会議室ＩＤにより、会議室６を予約した予約者が予約した会議室６を利用することを確認できる。

【0051】

電子機器７０は会議室６で使用され得る各種のオフィス機器である。例えば、電子黒板、複合機、プロジェクタ、デジタルサイネージ、デジタルカメラ等である。電子黒板とは、タッチパネル付大型ディスプレイを有しユーザが指示した盤面の座標を検出し座標を接続してストロークを表示する。この他、接続されたＰＣの映像を表示したり、他拠点の電子黒板と通信してストロークを同期したりすることができる。なお、電子黒板は、電子情報ボード、電子ホワイトボードと呼ばれる場合もある。

【0052】

複合機は、コピー機、スキャナ、プリンタ、ファクス送受信などの機能を有し、会議中の資料の印刷や資料のコピー、資料の電子化、資料の送信などに利用される。プロジェクタは画像を投影する装置である。例えば、端末装置６０がディスプレイに表示する映像をスクリーン等に投影することで参加者の間で共有することを可能にする。デジタルサイネージは大型のディスプレイであり任意の静止画又は動画を表示するために使用される。デジタルカメラは紙の資料や電子黒板に表示された資料を各参加者が撮像して保存するために使用される。

【0053】

参加予定者の作業場所１０１には社内ネットワークＮ１に接続することができる端末装置６０が配置されている。端末装置６０は有線で通信しても無線で通信してもよい。端末装置６０は参加予定者（予約者を含む）が会議室を予約する際に使用される情報処理装置であるが、会議室に持ち込むことも想定されている。参加予定者が携帯する情報処理装置である。

【0054】

端末装置６０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。端末装置６０は、例えば、スマートフォン、タブレット端末、ＰＣ(Personal Computer)、ＰＤＡ(Personal Digital Assistant)、ウェアラブルＰＣ（サングラス型、腕時計型など）などである。ただし、通信機能を有しブラウザソフトウェア、又は、チャットサーバ１０若しくは予約管理サーバ２０に専用のアプリケーションソフトウェアが動作すればよい。例えば、カーナビ、ゲーム機、テレビ受像器なども端末装置６０となりうる。

【0055】

端末装置６０ではチャットサーバ１０に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、チャットアプリという）が動作し、更に、予約システム１００に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、会議アプリという）が動作する。ただし、これらはブラウザソフトウェアで代用されてよい。

【0056】

管理者の作業場所１０２には社内ネットワークＮ１に接続することができる登録端末５０が配置されている。登録端末５０は有線で通信しても無線で通信してもよい。登録端末５０は管理者が会議室端末９０に初期設定するための表示端末である。

【0057】

登録端末５０も端末装置６０と同様の情報処理装置でよい。ただし、主に会議管理サーバ３０に管理者が設定するために使用されるので、チャットアプリや会議アプリはなくてよい。登録端末５０は主にブラウザソフトウェアで会議管理サーバ３０と通信し、Ｗｅｂページを表示する。

【0058】

＜ハードウェア構成＞
<<会議管理サーバ、予約管理サーバ、チャットサーバ、登録端末のハードウェア構成>>
会議管理サーバ３０、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、及び、登録端末５０は、例えば図４に示すハードウェア構成のコンピュータシステムにより実現される。図４は本実施形態に係るコンピュータシステム３００の一例のハードウェア構成図である。

【0059】

図４に示されているように、コンピュータシステム３００は、コンピュータによって構築されており、ＣＰＵ２０１、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＨＤ２０４、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ２０５、ディスプレイ２０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ２０８(Interface)、ネットワークＩ／Ｆ２０９、バスライン２１０、キーボード２１１、ポインティングデバイス２１２、ＤＶＤ－ＲＷ(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ２１４、メディアＩ／Ｆ２１６を備えている。

【0060】

これらのうち、ＣＰＵ２０１は、コンピュータシステム３００全体の動作を制御する。ＲＯＭ２０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ２０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ２０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ２０５は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってＨＤ２０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。ディスプレイ２０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ２０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ２０９は、通信ネットワークＮを利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン２１０は、図４に示されているＣＰＵ２０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

【0061】

また、キーボード２１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス２１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ２１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ２１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

【0062】

<<会議室端末、端末装置>>
図５は会議室端末９０、端末装置６０の一例のハードウェア構成図である。なお、図５の会議室端末９０又は端末装置６０はタブレット装置又はスマートフォンが想定されている。

【0063】

会議室端末９０又は端末装置６０は、ＣＰＵ７０１、ＲＯＭ７０２、ＲＡＭ７０３、ＥＥＰＲＯＭ７０４、ＣＭＯＳセンサ７０５、撮像素子Ｉ／Ｆ７０６、加速度・方位センサ７０７、メディアＩ／Ｆ７０９、ＧＰＳ受信部７１１を備えている。

【0064】

これらのうち、ＣＰＵ７０１は、会議室端末９０又は端末装置６０は全体の動作を制御する。ＲＯＭ７０２は、ＣＰＵ７０１やＩＰＬ等のＣＰＵ７０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ７０３は、ＣＰＵ７０１のワークエリアとして使用される。ＥＥＰＲＯＭ７０４は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって、アプリ等の各種データの読み出し又は書き込みを行う。ＣＭＯＳ(Complementary Metal Oxide Semiconductor)センサ７０５は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって被写体（主に自画像）を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。なお、ＣＭＯＳセンサではなく、ＣＣＤ(Charge Coupled Device)センサ等の撮像手段であってもよい。撮像素子Ｉ／Ｆ７０６は、ＣＭＯＳセンサ７０５の駆動を制御する回路である。加速度・方位センサ７０７は、地磁気を検知する電子磁気コンパスやジャイロコンパス、加速度センサ等の各種センサである。メディアＩ／Ｆ７０９は、フラッシュメモリ等の記録メディア７０８に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。ＧＰＳ受信部７１１は、ＧＰＳ衛星からＧＰＳ信号を受信する。

【0065】

また、会議室端末９０又は端末装置６０は、遠距離通信回路７１２、ＣＭＯＳセンサ７１３、撮像素子Ｉ／Ｆ７１４、マイク７１５、スピーカ７１６、音入出力Ｉ／Ｆ７１７、ディスプレイ７１８、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)７１９、近距離通信回路７２０、近距離通信回路７２０のアンテナ７２０ａ、及びタッチパネル７２１を備えている。

【0066】

これらのうち、遠距離通信回路７１２は、通信ネットワークを介して、他の機器と通信する回路である。ＣＭＯＳセンサ７１３は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって被写体を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。撮像素子Ｉ／Ｆ７１４は、ＣＭＯＳセンサ７１３の駆動を制御する回路である。マイク７１５は、音を電気信号に変える内蔵型の回路である。スピーカ７１６は、電気信号を物理振動に変えて音楽や音声などの音を生み出す内蔵型の回路である。音入出力Ｉ／Ｆ７１７は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがってマイク７１５及びスピーカ７１６との間で音信号の入出力を処理する回路である。ディスプレイ７１８は、被写体の画像や各種アイコン等を表示する液晶や有機ＥＬ(Electro Luminescence)などの表示手段の一種である。外部機器接続Ｉ／Ｆ７１９は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。近距離通信回路７２０は、ＮＦＣ(Near Field Communication)やＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等の通信回路である。タッチパネル７２１は、利用者がディスプレイ７１８を押下することで、会議室端末９０を操作する入力手段の一種である。

【0067】

また、会議室端末９０又は端末装置６０は、バスライン７１０を備えている。バスライン７１０は、図５に示されているＣＰＵ７０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

【0068】

＜機能について＞
図６は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、会議管理サーバ３０、及び、登録端末５０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

【0069】

<<予約管理サーバ>>
予約管理サーバ２０は、通信部２１、予約情報管理部２２、及び、認証部２３を有する。予約管理サーバ２０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤ２０４からＲＡＭ２０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

【0070】

通信部２１は、会議管理サーバ３０及び端末装置６０と各種の情報を送受信する。予約の受け付けにおいて、通信部２１は端末装置６０から予約を受け付ける場合と、チャットボットから予約を受け付ける場合がある。端末装置６０から予約を受け付ける場合、通信部２１は予約設定画面の画面情報を端末装置６０に送信し、端末装置６０から認証要求や予約の設定を受信する。また、予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。

【0071】

予約情報管理部２２は、ユーザが登録した予約情報を管理する。予約情報管理部２２は会議管理サーバ３０から要求された会議室６の予約情報を予約情報ＤＢ２９１から読み出して、通信部２１を介して会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約情報が登録（又は変更）されると要求がなくても予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。予約管理サーバ２０に予約者が会議室６を予約する方法としては一般的なＷｅｂアプリが使用されるものとする。

【0072】

認証部２３は認証情報ＤＢ２９２に記憶されている認証情報（例えば、ユーザＩＤとパスワード）に基づいてユーザを認証する。ＩＣカードや生体認証情報で認証してもよい。

【0073】

予約管理サーバ２０は記憶部２９を有している。記憶部２９は図４のＲＡＭ２０３及びＨＤ２０４等により実現される。記憶部２９には予約情報ＤＢ２９１（Data Base）、及び、認証情報ＤＢ２９２が記憶されている。

【0074】

【表1】

表１は予約情報ＤＢ２９１に記憶されている予約情報の一例を示す。予約情報は会議室６の予約状況を管理するための情報である。予約情報には、予約ＩＤに対応付けて予約者アカウント、会議名、会議室ＩＤ、開始時刻、終了時刻、及び、参加予定者アカウントの各項目が登録されている。予約ＩＤは予約情報の１レコードを識別する識別情報である。ＩＤはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。ＩＤは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち１つ以上の組み合わせをいう。予約ＩＤ以外のＩＤについても同様である。予約者アカウントは会議室６を予約した参加予定者のアカウントである。会議名は参加予定者が予め付与されている会議の名称である。会議室ＩＤは社内ネットワークにある会議室６を識別する識別情報である。開始時刻は会議室６が予約された時間帯の始期（会議が開始される時刻）であり、終了時刻は会議室６が予約された時間帯の終期（会議が終わる時刻）である。参加予定者アカウントは会議に参加する予定の参加予定者のアカウントである。なお、表１のアカウントはいずれも予約管理サーバ２０が発行したアカウントである。参加予定者のアカウントと参加予定者アカウントはいずれもユーザ（会議への参加者）を識別するユーザＩＤとなる。

【0075】

【表2】

表２は認証情報ＤＢ２９２に記憶されている認証情報の一例を示す。認証情報はユーザ（予約者や参加者）が予約管理サーバ２０にログインするための情報である。ログイン情報は、ユーザＩＤ、及び、パスワードの各項目を有する。認証が成功するとユーザＩＤが正しいものであると見なされるが、このユーザＩＤは予約者又は参加者のアカウントと同じものなので、会議管理サーバ３０はユーザＩＤによりこのユーザが予約者である予約情報又は参加者である予約情報を特定できる。

【0076】

<<チャットサーバ>>
チャットサーバ１０は、通信部１１、テキスト処理部１２、認証部１３、特定部１４、及び、予約要求部１５を有する。チャットサーバ１０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ２０４からＲＡＭ２０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

【0077】

通信部１１は、端末装置６０、予約管理サーバ２０及び会議管理サーバ３０と各種の情報を送受信する（第一の通信部の一例）。端末装置６０から予約イベントの登録に必要な情報を受信する。この予約イベントの登録に必要な情報を予約管理サーバ２０に送信する。また、会議管理サーバ３０から会議室の予約に関する情報、チャットボットを識別する情報（後述するトークンなど）、及び、通知先のグループを特定する情報を受信する。このチャットボットを識別する情報は、会議管理サーバ３０のチャットボットを作成した際に予めチャットサーバ１０からチャットボットの識別情報として通知されている。更に、予約者などの個人のアカウントが指定される場合もある。また、通信部１１は参加予定者が会議室の予約に関する情報を既読した旨、又は、表示された会議室の予約に関する情報に対する参加予定者の応答を会議管理サーバ３０に送信する。

【0078】

テキスト処理部１２は、会議管理サーバ３０から通知されたチャットボットを識別する情報及び通知先のグループを特定する情報に基づき、チャットボットが発言する情報として、グループに属する参加予定者に会議室６の予約に関する情報を送信する。したがって、通知は参加予定者の数だけ行われる場合と、予約者又は通知先ユーザのみに行われる場合がある。また、特定の通知先にのみ会議室６の予約に関する情報を送信する。

【0079】

テキスト処理部１２はいわゆるプッシュ通知を行うことができる。仕組みとしては、例えば以下のようなものがある。チャットアプリ６０ａはプッシュ通知用のＩＤ（トークン）を、ＯＳ（Operating System）のメーカが運営するサーバから受け取る。このサーバではトークンとデバイス（端末装置６０）を紐付けておく。チャットアプリ６０ａはトークンとチャットアプリ６０ａのアカウントをチャットサーバ１０に登録しておく。チャットサーバ１０がプッシュ通知を行う場合、チャットアプリ６０ａのアカウントを特定するので紐付いたトークンを特定できる。チャットシステムはトークンを指定して通知内容をＯＳのメーカが運営するサーバに送信する。このサーバはトークンに紐付いたデバイス（端末装置６０）に対しプッシュ通知する。

【0080】

認証部１３は認証情報ＤＢ１９２に記憶されている認証情報（例えば、ユーザＩＤとパスワード）に基づいてユーザを認証する。ＩＣカードや生体認証情報で認証してもよい。

【0081】

予約要求部１５は、端末装置６０からの要求に応じて、ユーザのアカウントを指定して予約情報を会議管理サーバ３０に要求する。予約要求部１５はユーザのアカウントを含む予約情報を会議管理サーバ３０から取得できる。

【0082】

特定部１４は、現在時刻から直近の予約情報を特定する。直近とは、予約情報の開始時刻と現在時刻との差が閾値以内（例えば、予めシステムの管理者・運営者等によって定められている所定時間内）の予約情報のうち、開始時刻が現在時刻に最も近い予約情報である。特定される予約情報はチェックイン済みであってもよいし、開始時刻を徒過していてもよい。

【0083】

また、チャットサーバ１０は記憶部１９を有している。記憶部１９は図４のＲＡＭ２０３及びＨＤ２０４等により実現される。記憶部１９にはグループ情報ＤＢ１９１、認証情報ＤＢ１９２、及び、メッセージ記憶部１９３が記憶されている。

【0084】

【表3】

表３はグループ情報ＤＢ１９１に記憶されているグループ情報の一例を示す。グループ情報は同じグループに属するメンバのアカウントが登録された情報である。グループ情報には、ワークスペースとチャンネルに対応付けて、メンバアカウント１～ｎ（表３ではｎ＝４）、及び、ボットアカウントが登録されている。

【0085】

ワークスペースは企業や部署などの組織を識別するための識別情報である。本実施形態では複数のメンバがワークスペース（例えばＡ社）に所属している。ワークスペースは例えばＵＲＬであるが、一意性があればよい。更にワークスペースはチャットの目的等に応じた複数のチャンネルを有する。チャンネルは例えば、製品Ａ用のグループ、製品Ｂ用のグループ等、共通する情報が交換されるメンバの集まりである。チャンネルにはワークスペースに所属するメンバのうちいずれかのメンバが所属している。つまり、通知先はワークスペースとチャンネルによって特定される。ただし、通知先の特定方法はチャットシステムによって異なるため、グループを一意に特定できる識別情報が存在すれば、その情報のみでも良いし、３つ以上の情報によって特定されてもよい。

【0086】

チャンネルは一意性が保証されている。メンバアカウント１～ｎはチャンネルのメンバのアカウントであり、このアカウントはチャットサーバ１０により発行されたものである。本実施形態では、会議室６の予約に関する情報を通知するためのメンバとしてチャットボットが登録される。チャットボットはいわば会議管理サーバ３０の代理人又は架空のメンバということができる。チャットボットの発言（テキスト）がメンバアカウント１～ｎの端末装置６０に送信される。

【0087】

ワークスペースとチャンネルは、会議管理サーバ３０によって管理され、参加者が属するグループを識別するための情報になる。

【0088】

【表4】

表４は認証情報ＤＢ１９２に記憶されている認証情報の一例を示す。認証情報はユーザ（予約者や参加者）がチャットサーバ１０にログインするための情報である。ログイン情報は、ユーザＩＤ、及び、パスワードの各項目を有する。認証が成功するとユーザＩＤが正しいものであると見なされる。このユーザＩＤはチャットサーバ１０に固有の情報である場合と、会議管理サーバ３０のユーザＩＤと共通の場合がある。表４は前者の例である。

【0089】

【表5】

表５はメッセージ記憶部１９３に記憶されているメッセージの一例を示す。メッセージ記憶部１９３には状況ごとに対応するメッセージが登録されている。チャットサーバ１０は状況に応じたメッセージをメッセージ記憶部１９３から取得する。

【0090】

<<会議管理サーバ>>
会議管理サーバ３０は、通信部３１、情報対応付部３２、予約情報取得部３３、通知判断部３４、制御情報生成部３５、制御情報応答部３６、会議情報通知部３７、利用管理部３８、認証キー検証部４１、管理制御部４２、及び、予約情報送信部４４、を有する。会議管理サーバ３０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ２０４からＲＡＭ２０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

【0091】

通信部３１は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、登録端末５０、及び、端末装置６０と各種の情報を送受信する（第二の通信部の一例）。通信部３１は送信部３１ａと受信部３１ｂを有している。受信部３１ｂは予約管理サーバ２０から予約情報を受信し、会議室端末９０から予約情報の要求を受信する。また、受信部３１ｂは会議室端末９０からチェックイン要求・チェックアウト要求を受信する。また、受信部３１ｂは管理者が操作する登録端末５０からチャットシステムのグループとアカウントの対応付けを受け付ける。送信部３１ａはチャットサーバ１０に会議室の予約に関する情報を送信し、会議室端末９０に予約情報を送信する。

【0092】

情報対応付部３２は、主に事前の登録作業に関する処理を行う。すなわち、管理者が操作する登録端末５０等からドメインの登録を受けつけ顧客ドメインＤＢ４９５に登録し、登録端末５０等から送信されたチャットシステムのワークスペース及びチャンネルと予約管理サーバ２０のアカウントを対応付けて対応付情報ＤＢ４９１に登録する。

【0093】

予約情報取得部３３は、予約システム１００を利用する顧客のドメインを指定して（又はアカウントを指定してもよい）予約管理サーバ２０から予約情報を取得して会議管理情報として会議管理情報ＤＢ４９３（予約情報記憶部の一例）に登録する。あるいは変更があった予約情報を受信する。したがって、予約管理サーバ２０の予約情報の少なくとも一部の予約情報が会議管理情報ＤＢ４９３に記憶される。予約情報取得部３３は、予約管理サーバ２０が保持する予約情報のうち現在から所定期間未来の予約情報を取得する。所定期間はどのくらい先の会議まで会議室６の予約に関する情報を通知するかによって定まる。

【0094】

また、予約情報取得部３３は、チャットサーバ１０から予約ＩＤとメッセージを受信すると、該メッセージを会議管理情報ＤＢ４９３の予約ＩＤに対応づけて保存する。

【0095】

通知判断部３４は、会議管理情報の中に通知する条件を満たす開始時刻の予約があるか否かを判断する。例えば、通知設定ＤＢ４９６を参照し、予約の開始時刻から逆算して設定された日時になると通知すると判断する。なお、例えばリマインダー用のチャットボット、予約受付用のチャットボット等、役割ごとにチャットボットが分けられている場合、処理に応じてボットを特定する。

【0096】

会議情報通知部３７は、通知判断部３４が通知すると判断すると、チャットボットを識別する情報（例えばslackではトークン）及び通知先のグループを特定する情報を指定して会議室６の予約に関する情報を通知することをチャットサーバ１０に要求する。予約情報に登録された会議の参加者が通知先のグループになる場合もある。また、チャットボットは予約の受付やリマインドを行う予約システム用のチャットボットでよい。

【0097】

なお、通知は何回に分けて行われるが、そのうちの少なくとも１回の通知に会議識別情報を含める。会議識別情報は、予約された会議室６を予約した時間帯に参加者が利用する権利を有することを会議管理サーバ３０が確認するための情報である。会議情報通知部３７は、少なくとも最終的な通知の前に会議識別情報を生成する。なお、会議識別情報は会議識別情報ＤＢ４９４に登録される。

【0098】

また、会議情報通知部３７は、チャットサーバ１０からユーザＩＤ（予約者アカウント又は参加予定者アカウント）を指定して予約情報を要求されると、ユーザＩＤを含む予約情報をチャットサーバ１０に送信する。

【0099】

制御情報生成部３５は、会議管理情報を参照して電子機器７０の制御情報を生成し、制御情報を制御情報ＤＢ４９７に登録する。例えば、会議の開始時刻の数分前になると電子機器７０の電源をＯＮする制御情報を生成し、チェックアウトを検出すると電子機器７０の電源をＯＦＦする制御情報を生成する。制御情報は制御情報ＤＢ４９７に記憶される。

【0100】

制御情報応答部３６は、会議室６の会議室端末９０又は端末装置６０から制御情報があるかどうかの問い合わせを受け付け、制御情報ＤＢ４９７を参照し、会議室６に対応する制御情報を会議室端末９０又は端末装置６０に送信する。

【0101】

利用管理部３８は、会議室へのチェックイン（利用開始）・チェックアウト（利用終了）を管理する。また、主にチェックイン・チェックアウトに伴う会議のステータスを会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。チェックインは、予約ＩＤで特定される会議の開始時刻の５～１０分前になると認められる。これにより、ステータスが「チェックイン待ち」になる。チェックイン待ちになると、会議室端末９０が送信する会議室ＩＤと会議識別情報（招待コード）の組が会議識別情報ＤＢ４９４に登録されている場合にチェックインを許可する。なお、利用管理部３８は、決まった時刻までにチェックインを許可しないと予約をキャンセルする。

【0102】

認証キー検証部４１は会議室端末９０から送信される認証キーが、会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されているものと一致するかどうかにより、会議室端末９０を認証する。したがって、正しい認証キーを有する会議室端末９０しか予約情報を取得できない。

【0103】

管理制御部４２は会議室ごとに、会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されている管理開始フラグがTrueか否かを確認する。管理開始フラグは会議室の管理を開始してよいか否かを示すフラグである。

【0104】

予約情報送信部４４は、会議室端末９０からの要求に対し、会議管理情報ＤＢ４９３に記憶されている予約情報（会議管理情報）を送信する。ただし、認証キーによる認証が成功し、管理開始フラグがTrueに設定されている必要がある。予約情報送信部４４はＪＳＯＮ形式、ＸＭＬ形式、ＣＶＳ（Comma－Separated Values）形式などで送信すればよい。予約情報は繰り返し送信されるので容量が少ない形式が有利である。メッセージが含まれる場合は予約情報の一部として送信する。ただし、予約情報に添付する形式で送信されてもよい。

【0105】

また、会議管理サーバ３０は記憶部４９を有している。記憶部４９は図４のＲＡＭ２０３及びＨＤ２０４等により実現される。記憶部４９には、対応付情報ＤＢ４９１、会議管理情報ＤＢ４９３、会議識別情報ＤＢ４９４、顧客ドメインＤＢ４９５、通知設定ＤＢ４９６、制御情報ＤＢ４９７、及び、会議室設定情報ＤＢ４９８が記憶されている。

【0106】

【表6】

表６は対応付情報ＤＢ４９１に記憶されている対応付情報の一例を示す。対応付情報は予約管理システムのアカウントとチャットシステムのグループを対応付ける情報である。対応付情報は、ワークスペース、チャンネル及びメンバアカウント１～ｎ（表ではｎ＝４）の各項目を有する。ワークスペースとチャンネルは上記のとおりである。メンバアカウント１～ｎには予約管理サーバ２０が発行した各参加者のアカウントが登録される。また、表６に示すようにチャットシステムのアカウントが登録されてよい。グループに対して通知を行うためには予約管理サーバ２０に対して会議を予約したユーザの予約管理サーバ２０のアカウントと通知先のグループ及びチャンネルを特定するための情報（本実施形態ではワークスペースとチャンネル名）があればよく、必ずしもグループに所属するすべてのメンバのアカウントが登録されている必要はない。ただし、個人ユーザ宛に通知する場合、それぞれのチャットシステムのアカウント情報が必要なため、表６のように登録されていてもよい。

【0107】

また、表６はチャットサーバ１０と予約管理サーバ２０とでユーザＩＤなどのアカウントが異なる場合を示している。チャットサーバ１０と予約管理サーバ２０の運営元が同じなどの理由でアカウントが同じ場合、表６がなくてもよい場合がある。

【0108】

【表7】

表７は会議管理サーバ３０の会議管理情報ＤＢ４９３が記憶する会議管理情報の一例を示す。会議管理情報ＤＢ４９３には予約情報が記憶されるので、表７では表１の予約情報ＤＢ２９１との相違を説明する。表７の会議管理情報はステータスの項目を有する。ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室６の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン待ち、チェックイン済み、チェックアウト済み、又は、キャンセル（取り消し）等の状況が登録される。メッセージの項目には、チャットサーバ１０から送信されたメッセージが保存される。メッセージは予約情報と共に会議室端末９０に送信される。

【0109】

【表8】

表８は会議識別情報ＤＢ４９４に記憶されている会議識別情報管理情報の一例を示す。会議識別情報管理情報は会議室６の予約ごとに会議識別情報を管理する情報である。会議識別情報管理情報は、予約ＩＤ、会議室ＩＤ、及び、会議識別情報の各項目を有する。これらについてはステータスを除き予約情報と同じであり（予約管理サーバ２０から受信した予約情報）、既出であるため説明は省略する。なお、予約ＩＤが登録されているのは、同じ会議室６の予約を識別するためである。

【0110】

【表9】

表９は顧客ドメインＤＢ４９５に記憶されている顧客ドメイン情報の一例を示す。顧客ドメイン情報は顧客のドメインと顧客の管理者のアカウントを管理する情報である。顧客ドメイン情報には顧客のドメイン名と顧客の管理者アカウントが対応付けて登録されている。表９の顧客のドメインは予約管理サーバ２０が発行したアカウント（メールアドレス）のドメインである。また、管理者アカウントは、顧客の管理者（代表する）のアカウントである。なお、表９のアカウントは予約管理サーバ２０が発行したものである。

【0111】

【表10】

表１０は通知設定ＤＢ４９６に記憶されている通知設定情報の一例を示す。通知設定情報は顧客ごとに通知に関する設定を保持する。通知設定情報には、顧客ドメイン名と通知設定が対応付けて登録されている。通知設定には、会議の開始時刻のどのくらい前に、会議室６の予約に関する情報を通知するかのタイミングが設定されている。あるいは決まった日時が設定されていてもよい。また、タイミングは１つである必要はなく、１つの顧客に複数回の通知設定が登録されていてもよい。

【0112】

【表11】

表１１は制御情報ＤＢ４９７に記憶されている制御情報の一例を示す。制御情報は会議室６の電子機器７０を制御するための情報である。制御情報は、会議室ＩＤ、及び、制御内容の各項目を有する。制御内容は、電子機器７０の具体的な制御方法である。会議管理サーバ３０は電子機器７０ごとに詳細な制御内容を設定できる。また、制御する時刻が登録されないのは、社外ネットワークの会議管理サーバ３０から会議室端末９０又は端末装置６０に送信することが困難であり、会議室端末９０又は端末装置６０が会議管理サーバ３０にアクセスし、この時、制御情報が生成されていれば制御内容を送信するからである。

【0113】

【表12】

表１２は、会議室設定情報ＤＢ４９８に記憶されている会議室設定情報の一例を示す。会議室設定情報は会議室ごとの設定に関する情報である。会議室設定情報は、顧客ＩＤに対応付けて、会議室名称、会議室ＩＤ、会議室端末の状態、認証キー、及び、管理開始フラグの各項目を有する。
・会議室名称は会議の参加者が認識している会議室の一般的な名称であり、例えば会議室の入り口に提示されているものをいう。
・会議室ＩＤは上記のように会議室を一意に識別する識別情報である。簡易的には、会議室ＩＤは予約管理サーバ２０と共通とすることができる。また、変換テーブルを設けることで、予約管理サーバ２０と別に管理者が設定することもできる。
・会議室端末の状態は会議室端末９０の初期設定が終了したか、通信が可能か等を示す。初期設定とは、会議室端末９０が少なくとも最小限の機能を発揮できるように、人が例えば通信に関する設定などを行うことをいう。
接続中：一定期間内に通信が確認できている状態（通信によりセットアップ前又は接続断から接続中に遷移する）
セットアップ前：初期設定の前
接続断：一定期間以上、通信がない状態（接続中から接続断に遷移する）
・認証キーは会議管理サーバ３０が会議室端末９０又は端末装置６０を認証するための認証情報となる。初期設定により認証キーが会議室端末９０に設定される。認証キーは総当たり方式で特定できない程度に長い桁数の数字、アルファベット、記号などの組み合わせである。認証キーは会議管理サーバ３０が決定しても管理者が決定してもよい。
・管理開始フラグは、会議室端末９０の初期設定が終わった後に、会議室の管理を会議管理サーバ３０が開始するか否かを示すフラグ（True：開始する False：開始しない）である。管理開始フラグは管理者が設定する。会議室端末９０が設置されない会議室では管理者が適宜、Trueに設定すればよい。

【0114】

管理開始フラグがTrueに設定されると、会議管理サーバ３０は会議室の管理の準備が整う。会議管理サーバ３０は管理開始フラグがTrueであり、会議室端末９０又は端末装置６０から予約情報の要求を受信すると、会議室の管理を開始する。これにより、会議室端末９０又は端末装置６０から要求がある場合に予約情報の送信を開始する。

【0115】

会議室端末９０が会議管理サーバ３０から予約情報を取得すると、会議室端末９０は会議管理サーバ３０との連携を開始する。したがって、連携開始と管理開始は予約情報の要求と予約情報の送信という関連した処理を契機にする。

【0116】

連携開始又は管理開始により以下の処理が行われる。
・予約情報の表示（チェックイン、チェックアウト、延長、今すぐ利用）
・チェックイン、チェックアウトに連動する電子機器の制御
・予約の自動キャンセル
なお、「延長」は会議室の予約の終了時刻を越えて参加者が予約を延長することをいい、「今すぐ利用」は空室の会議室を任意のユーザが予約なしに利用することをいう。

【0117】

管理開始フラグがあることで、初期設定が完了してから会議室端末９０の配置までのタイムラグで生じる自動キャンセルなどの不都合を抑制できる。

【0118】

会議室名称、会議室ＩＤは予め決まっているか、管理者が設定できる。予約管理サーバ２０から送信されたものを使用してよい。会議室端末の状態の初期状態（提供者の設定直後）はセットアップ前であるが、通信の状況によって自動的に遷移する。認証キーは初期設定時に例えば会議管理サーバ３０が採番して設定する。管理開始フラグは管理者要の設定画面などから管理者が設定する。

【0119】

<<登録端末>>
登録端末５０は、通信部５１、操作受付部５２、及び、表示制御部５３を有する。登録端末５０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤ２０４からＲＡＭ２０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム（例えばブラウザ）は、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

【0120】

登録端末５０は、会議管理サーバ３０が提供するＷｅｂページを介して管理者が会議室に関する各種の設定を行うための端末である。この設定の１つに会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されている情報を画像コードとして取得し、管理者が会議室端末９０を初期設定する設定がある。なお、初期設定には端末装置６０が使用されてもよい。

【0121】

通信部５１は、会議管理サーバ３０及び予約管理サーバ２０と各種の情報を送受信する。操作受付部５２は、登録端末５０に対する参加者の各種の操作を受け付ける。表示制御部５３は各種の画面の画面情報を解釈してディスプレイ２０６に表示する。操作受付部５２と表示制御部５３は例えばブラウザの機能を有し、Ｗｅｂアプリを実行できる。

【0122】

<<端末装置>>
図７は、端末装置６０及び会議室端末９０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。電子機器７０の機能については必要に応じて説明する。

【0123】

端末装置６０は、通信部６１ａ、操作受付部６１ｂ、表示制御部６１ｃ、チャットアプリ６０ａ、及び、会議アプリ６０ｂを有している。また、チャットアプリ６０ａは、チャット通信部６２、表示部６３、アプリ通信部６４、認証要求部７１、及び、操作受付部７２を有する。会議アプリ６０ｂは、サーバ通信部６５、表示制御部６６、アプリ通信部６７、端末通信部６８、及び、操作受付部６９、を有する。端末装置６０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＥＥＰＲＯＭ７０４からＲＡＭ７０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ７０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。端末装置６０ではチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが動作しているので、プログラムにはチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが含まれる。

【0124】

通信部６１ａは、会議管理サーバ３０及び予約管理サーバ２０と各種の情報を送受信する。操作受付部６１ｂは、端末装置６０に対する参加者の各種の操作を受け付ける。表示制御部６１ｃは各種の画面の画面情報を解釈してディスプレイ７１８に表示する。操作受付部６１ｂと表示制御部６１ｃは例えばブラウザの機能を有し、Ｗｅｂアプリを実行できる。

【0125】

チャットアプリ６０ａのチャット通信部６２は、チャットサーバ１０と各種の情報の送受信を行う（第三の通信部の一例）。本実施形態ではチャットサーバ１０から会議室６の予約に関する情報を受信し、既読であること、会議室６が利用される又はキャンセルされるか、等をチャットサーバ１０に通知する。また、チャット通信部６２は、直近の予約情報をチャットサーバ１０から受信し、参加者の操作に応じてメッセージの保存（会議管理サーバ３０への送信）をチャットサーバ１０に送信する。

【0126】

チャットアプリ６０ａの表示部６３は、チャットサーバ１０から送信された会議室６の予約に関する情報、直近の予約情報等を表示する。例えば、発言元はチャットボットでありチャットボットが入力したかのようにテキスト、スタンプ、画像、動画等を表示する。

【0127】

チャットアプリ６０ａのアプリ通信部６４は、会議アプリ６０ｂを呼び出すと共に会議識別情報を会議アプリ６０ｂに送信する。チャットサーバ１０は、会議室６の予約に関する情報を通知する際、会議アプリ６０ｂを識別する情報を端末装置６０に送信しているので、チャットアプリ６０ａはＯＳに対し会議アプリ６０ｂを指定し会議識別情報の通知を依頼する。ＯＳは会議アプリ６０ｂを起動することができる。

【0128】

認証要求部７１は、ユーザにより入力されたユーザＩＤやパスワードを指定して、チャット通信部６２を介して、チャットサーバ１０に認証を要求する。認証が成功すると、記憶部７９にはユーザＩＤ７９１が記憶される。操作受付部７２は、チャットアプリ６０ａに対する各種の操作を受け付ける。

【0129】

また、チャットアプリ６０ａは、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３又はＨＤ２０４等により実現される記憶部７９を有している。記憶部７９にはユーザＩＤ７９１が記憶されている。このユーザＩＤは認証要求部７１により認証が成功した場合に保存される。ユーザＩＤ７９１は例えば、チャットサーバ１０におけるユーザのアカウントである。

【0130】

会議アプリ６０ｂのサーバ通信部６５は会議管理サーバ３０又は予約管理サーバ２０と通信する。サーバ通信部６５は、予約情報を受信したり、チェックイン要求・チェックアウト要求、予約要求を会議管理サーバ３０に送信したりする。また、サーバ通信部６５は予約管理サーバ２０に認証要求を送信する。

【0131】

会議アプリ６０ｂの表示制御部６６は、会議室端末９０に対して会議識別情報が含まれる画像コード等をディスプレイ７１８に表示する（会議識別情報を手で入力しない場合）。

【0132】

会議アプリ６０ｂのアプリ通信部６７は、ＯＳを介して、チャットアプリ６０ａから各種の情報（会議室６の予約に関する情報に含まれる会議識別情報等）を取得する。

【0133】

端末通信部６８は、会議室端末９０がある会議室では会議室端末９０と通信し会議識別情報等を送信する（ただし、手で入力される場合もある）。端末通信部６８は、Bluetooth（登録商標）などの近距離無線通信で会議室端末９０の存在を検出し、会議室端末９０を検出すると会議識別情報を送信する。操作受付部６９は、会議アプリ６０ｂに対する各種の操作を受け付ける。

【0134】

<<会議室端末>>
会議室端末９０はサーバ通信部９１、端末装置通信部９２、操作受付部９３、表示制御部９４、電子機器通信部９５、端末認証部９６、撮像部９７、デコード部９８、設定記録部９８－２、及び、予約情報要求部９８－３を有する。会議室端末９０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＥＥＰＲＯＭ７０４からＲＡＭ７０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ７０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

【0135】

サーバ通信部９１は、サーバＵＲＬ９９３を宛先にして会議管理サーバ３０と通信する。会議室端末９０は社内ネットワークに存在するため会議管理サーバ３０から会議室端末９０と通信することは困難である。このため、サーバ通信部９１はポーリング（定期的に会議管理サーバ３０と通信する）やＷｅｂＳｏｃｋｅｔなどの通信技術で会議管理サーバ３０と通信する。「会議室端末の状態」が接続中の場合であって、サーバ通信部９１からの通信がない場合、会議室設定情報ＤＢ４９８に接続断が登録される。「会議室端末の状態」がセットアップ前の場合、通信の有無に関係なくセットアップ前のままである。サーバ通信部９１はＨＴＴＰなどの通信プロトコルで通信すればよく、通信プロトコルは特に制限しない。

【0136】

本実施形態のサーバ通信部９１は予約情報を受信し、チェックイン時に、端末装置通信部９２が端末装置６０から受信した会議識別情報又は手で入力された会議識別情報を会議管理サーバ３０に送信する。また、サーバ通信部９１は会議管理サーバ３０から制御情報を受信する。

【0137】

端末装置通信部９２は端末装置６０と通信する。本実施形態では会議識別情報等を受信する。電子機器通信部９５は、電子機器７０と通信する。本実施形態ではサーバ通信部９１が受信した制御情報を電子機器７０に送信する。

【0138】

表示制御部９４はディスプレイ７１８に端末アプリ９０ａが生成する画面を表示する。この画面はチェックイン、チェックアウトなどが可能な待ち受け画面である。操作受付部９３は会議室端末９０に対する各種の操作を受け付ける。

【0139】

端末認証部９６は、入力された管理者パスワードが正しいか否かに基づいて端末アプリへの管理者のログインを認証する。会議室に配置された会議室端末９０は、不特定の参加者により操作可能であるため、認証機能がないと初期設定を変更されるおそれがあるためである。

【0140】

撮像部９７とデコード部９８は会議室端末９０の初期設定時、又は、ユーザが画像コードでログインする場合に必要な機能である。設定記録部９８－２は会議室端末９０の初期設定時に必要となる。初期設定に関しては本実施形態では説明されない。

【0141】

ユーザが画像コードでログインする場合、撮像部９７は端末装置６０が表示する画像コードを撮像する。管理者が会議室端末９０のＣＭＯＳセンサ７１３の画角に画像コードが入るように端末装置６０を操作すると、撮像部９７は画像コードを認識して自動的に画像データを生成する。デコード部９８は、撮像部９７が撮像した画像コードをデコードして会議識別情報を復元する。

【0142】

予約情報要求部９８－３は、予約情報を取得する定期的なタイミングになるとサーバ通信部９１を介して会議室ＩＤと認証キーを繰り返し会議管理サーバ３０に送信する。この応答として、予約情報要求部９８－３はサーバ通信部９１を介して予約情報を取得する。予約情報は変更があった場合にだけ取得すればよい。タイミングは数秒～数分ごとの周期である。周期が短い方が早期に予約情報を更新できるが、通信負荷も高くなるため、両者を考量して決定される。本実施形態では例えば３０秒とする。また、サーバ通信部９１を介して少なくとも当日の会議室６の会議管理情報（予約情報）等を受信できる。

【0143】

また、会議室端末９０は記憶部９９を有している。記憶部９９は図５のＲＯＭ７０２及びＥＥＰＲＯＭ７０４等により実現される。記憶部９９には会議室ＩＤ９９１、認証キー９９２、サーバＵＲＬ９９３、会議室名称９９４、端末ＩＤ９９５、管理者パスワード９９６、及び、電子機器７０のＩＰアドレス９９７が記憶されている。

【0144】

端末ＩＤ９９５は会議室端末９０の識別情報である。端末ＩＤは１つの会議室で決まった数以上の会議室端末９０が会議管理サーバ３０に接続することを抑制するため、会議管理サーバ３０が会議室端末９０を識別するために使用される。端末ＩＤは例えば端末アプリのＵＵＩＤ（Universally Unique Identifier）、ＭＡＣアドレスなど、一意性があればよい。ＵＵＩＤは特定の管理がなくても全世界で２つ以上のアイテムが同じ値を持つことがない一意な識別子である。

【0145】

管理者パスワード９９６は端末アプリ９０ａのインストール時又は初回の起動時に管理者が設定する。電子機器７０のＩＰアドレス９９７は必要に応じて管理者が設定する。

【0146】

＜チャットサーバの補足＞
本実施形態のチャットサーバ１０はチャットサービスを提供するプラットフォーム８１を利用して、端末装置６０と各種の情報を送受信する。チャットサーバ１０はチャットボットが動作するボットサーバ８０（第一の情報処理装置の一例）とプラットフォーム８１を有している。図６のチャットサーバ１０の機能は主にボットサーバ８０の機能である。ボットサーバ８０には会議管理サーバ３０の運営元がチャットボットの機能を搭載する。プラットフォーム８１はチャットアプリ６０ａによりユーザ同士又はユーザとチャットボットとのチャットを可能にするシステムであり、会議管理サーバ３０とは別に運営される場合が多い。

【0147】

図８は、チャットサーバ１０がチャットアプリと通信する流れを模式的に示す。チャットボットはチャットアプリ６０ａとボットサーバ８０がＡＰＩ（Application Programming Interface）で連携することで実現される。チャットボットは会議管理サーバ３０の代理のようにメッセージをチャットアプリ６０ａに送信する。例えば、ユーザがチャットボットを選択してチャットアプリ６０ａに入力した情報は、プラットフォーム８１がチャットボットに対応したボットサーバ８０を特定して送信する。ボットサーバ８０にはプラットフォーム８１に対応した受信側ＡＰＩが用意されている。

【0148】

ボットサーバ８０はチャットアプリ６０ａから送信された情報に応じた処理を行う。必要に応じて、会議管理サーバ３０とも通信する。ボットサーバ８０は処理の結果をプラットフォーム８１側の受信側ＡＰＩを介してチャットアプリ６０ａに送信する。

【0149】

会議管理サーバ３０はチャットボットの識別情報とグループを特定する情報を指定して情報を送信するので、プラットフォーム８１はチャットボットを識別する情報、及び、通知先のグループを特定する情報に基づいてチャットアプリ６０ａに情報を送信できる。

【0150】

＜会議室端末がメッセージを表示する処理＞
続いて、図９を参照して、会議室端末９０がメッセージを表示する処理を説明する。図９はユーザが選択した予約について会議室端末９０がメッセージを表示する手順を示すシーケンス図の一例である。なお、シーケンスの実行時に端末装置６０又は会議室端末９０が表示する画面例を図１０～図１６に示す。

【0151】

S1、S2：会議管理サーバ３０の予約情報取得部３３は繰り返し、予約情報取得要求を予約管理サーバ２０に送信する。予約情報取得要求とは、ドメインを指定してこのドメインをアカウントに有する予約者の予約情報を要求することをいう。これにより、会議管理サーバ３０は決まった期間の予約情報を取得できる。繰り返しの頻度は例えば数分おき、３０分おき、１時間おきなど、比較的高頻度であることが好ましい。また、予約情報に関しては、新たに登録又は変更された予約情報が、予約管理サーバ２０から自動的に送信される場合もある。

【0152】

S3：会議室端末９０にメッセージを送信したいユーザ（会議に遅れそうなユーザ）は、端末装置６０に対しチャットアプリ６０ａの起動操作を行う。

【0153】

S4：これによりチャットアプリ６０ａが起動する。チャットアプリ６０ａにはチャットサーバ１０のＵＲＬ等が予め設定されている。なお、チャットアプリ６０ａがブラウザソフトで代用される場合、ユーザがＵＲＬを設定すればよい。

【0154】

S5：ユーザはチャットサーバ１０の認証情報を端末装置６０に入力する。ユーザは、例えば、パスワードとユーザＩＤを入力する。端末装置６０の操作受付部７２は認証情報を受け付ける。なお、認証情報の入力は１度だけ行えばよい。端末装置６０はユーザ専用であるのと、認証成功によりユーザＩＤ７９１が記憶部７９に記憶されるためである。

【0155】

S6：端末装置６０の認証要求部７１はチャット通信部６２を介して、認証情報をチャットサーバ１０に送信する。

【0156】

S7：チャットサーバ１０の通信部１１は認証情報を受信し、認証部１３が認証情報ＤＢ１９２を参照してユーザを認証する。本実施形態では認証が成功したものとする。

【0157】

S8：チャットサーバ１０の通信部１１は認証成功とユーザＩＤを端末装置６０に送信する。

【0158】

S9：端末装置６０のチャット通信部６２は認証成功とユーザＩＤを受信し、記憶部７９にユーザＩＤ７９１を記憶させる。

【0159】

S10：ユーザはチャットアプリ６０ａに登録されているチャットボットを選択する。チャットアプリ６０ａの操作受付部７２は選択を受け付ける。チャットアプリ６０ａはユーザが所属するワークスペースのチャットボットを表示するので、ユーザは予約システム用のチャットボットを選択できる。

【0160】

S11：チャットアプリ６０ａの表示部６３は、チャットボットがボットサーバ８０と通信するためのチャットページを表示する。チャットページとはチャットボットとユーザの通信内容を時系列に表示するページである。

【0161】

S12：チャットアプリ６０ａの表示部６３はチャットページのメニューの１つとして「少し遅れます連絡しますか？」というメッセージを表示する。ユーザは「はい」ボタンを押下することで、メッセージ表示機能（会議室端末９０にメッセージを表示させる機能）を選択する。チャットアプリ６０ａの操作受付部７２は選択を受け付ける。

【0162】

S13：チャットアプリ６０ａのチャット通信部６２はユーザＩＤ７９１を指定してボットサーバ８０にメッセージ表示機能の起動を要求する。なお、ユーザＩＤに限られず、ユーザを特定可能な情報であればよい。すなわち、リソースの予約情報の要求は、チャットアプリ６０ａにおける操作受付部を表示する操作に応じて、会議管理サーバ３０に送信される。

【0163】

S14：ボットサーバ８０の第一通信部１１はメッセージ表示機能の起動要求を受信すると、予約要求部１５が会議管理サーバ３０にユーザＩＤを指定して予約情報を要求する。

【0164】

S15,S16：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂはユーザＩＤと予約情報の要求を受信する。予約情報取得部３３は予約管理サーバ２０から改めて予約情報を取得する。なお、会議管理サーバ３０はステップS1,S2で予約情報を取得しているため、予約情報に変更がなければその旨を受信し、予約情報を取得しなくてもよい。また、ユーザＩＤを指定して該ユーザが含まれる予約情報を取得してもよいし、現在時刻が終了時刻を徒過していない一定期間分の予約情報を取得してもよい。

【0165】

なお、チャットサーバ１０と予約管理サーバ２０の運営元が異なるためアカウントも異なる場合、表６の対応付情報を参照して、予約情報取得部３３はチャットサーバ１０から送信されたユーザＩＤ（アカウント）を、会議管理サーバ３０のユーザＩＤ（アカウント）に変換する。会議管理サーバ３０からチャットサーバ１０に情報を送信する場合もアカウントの変換が行われる（ユーザを指定して情報を送信する場合）。

【0166】

S17：会議管理サーバ３０の送信部３１ａはユーザＩＤを予約者又は参加予定者に含む予約情報をボットサーバ８０に送信する。ユーザＩＤに基づく抽出はボットサーバ８０が行ってもよい。

【0167】

S18：ボットサーバ８０の通信部１１は、予約情報を受信する。特定部１４は、取得したユーザの予約情報の中に、直近の予約が存在するか判断する。なお、特定部１４は、直近の予約に限られず、開始時刻が現在時刻に最も近い予約を特定してもよい（つまり、予約情報の開始時刻と現在時刻との差が閾値以内の予約情報にかぎらない）。これにより、やや先の予約についても遅れます連絡が可能になる。また、特定部１４による予約情報の特定を会議管理サーバ３０が行い、会議管理サーバ３０は直近の予約情報をチャットサーバ１０に送信してもよい。

【0168】

S19：直近の予約が存在する場合、ボットサーバ８０の通信部１１はメッセージ記憶部１９３から直近の予約があった場合のメッセージ（予約の選択メッセージ）として「連絡する会議を選択してください」を端末装置６０に送信する。このメッセージには直近の予約が添付される。

【0169】

なお、直近の予約が存在しない場合は、メッセージ記憶部１９３から直近の予約がない場合のメッセージとして「該当する会議はありませんでした。」を端末装置６０に送信する。この場合、図９の処理は終了する。

【0170】

S20：端末装置６０のチャット通信部６２は予約の選択メッセージを受信し、表示部６３がチャットボットの発言としてチャットページに表示する。

【0171】

S21：ユーザはその中から（予約が１つの場合もある）、メッセージを送信したい予約（遅れそうな予約）を選択する。操作受付部７２は選択を受け付ける。これにより予約ＩＤが特定される。

【0172】

S22：端末装置６０のチャット通信部６２は予約ＩＤを指定して、選択された予約についてメッセージを保存するようボットサーバ８０に要求する。保存要求は、すなわち会議室端末９０へのメッセージの送信要求である。

【0173】

S23：ボットサーバ８０の通信部１１はメッセージの保存要求を受信し、メッセージ記憶部１９３から遅れます連絡のメッセージとしてメッセージ「［ユーザ名］さんから少し遅れます連絡が来ています。」を取得する。通信部１１は、ユーザＩＤと予約ＩＤを指定して、該メッセージの保存要求を会議管理サーバ３０に送信する。

【0174】

S24：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂはメッセージの保存要求を受信する。予約情報取得部３３は、ユーザＩＤに基づいて外部の認証サーバなどからユーザ名を取得する。このユーザ名をメッセージの［ユーザ名］に設定する。そして、予約情報取得部３３は、会議管理情報ＤＢ４９３の予約ＩＤで特定される予約情報のメッセージの項目にメッセージを保存する。なお。メッセージ「［ユーザ名］さんから少し遅れます連絡が来ています。」は会議管理サーバ３０が保持していてもよい。

【0175】

S25：会議管理サーバ３０の送信部３１ａは保存結果（ＯＫ、ＮＧ）をボットサーバ８０ーに送信する。保存結果がＮＧとなるのは、例えば予約がキャンセルされるなどで予約ＩＤが会議管理情報ＤＢ４９３にない場合などである。

【0176】

S26：ボットサーバ８０の通信部１１は保存結果（ＯＫ、ＮＧ）を受信し、これに基づいてメッセージ記憶部１９３から遅れます連絡完了の場合のメッセージとして「遅れます連絡をしました。」を端末装置６０に送信する。このメッセージは実行結果メッセージとなる。

【0177】

S27：端末装置６０のチャット通信部６２は実行結果メッセージを受信し、表示部６３は実行結果メッセージを表示する。

【0178】

S28,S29：会議室端末９０の予約情報要求部９８－３はサーバＵＲＬで会議管理サーバ３０を指定して、送信部３１ａを介して会議室ＩＤと認証キーを送信して予約情報を要求する。会議管理サーバ３０の通信部３１は予約情報の要求を受信して、予約情報送信部３９が認証キーで認証する。本実施形態では認証が成功したものとして、予約情報送信部３９が会議室ＩＤで特定される予約情報を会議室端末９０に送信する。

【0179】

S30：会議室端末９０のサーバ通信部９１は予約情報を受信し、表示制御部９４が予約情報を表示する。予約情報の中にメッセージが含まれている場合、表示制御部９４はメッセージを表示する。メッセージの表示と同時に音声読み上げを行ってもよい。

【0180】

＜画面例＞
図１０（ａ）は、直近の予約が１つある場合にチャットアプリ６０ａが表示するチャットページの一例である。図１０の符号を参照して説明する。

【0181】

Ｍ１：チャットページのメニューの１つとして表示されるメッセージである。チャットアプリ６０ａは、はいボタン２３１及びいいえボタン２３２を表示する。端末装置６０はタッチパネルを有しているので、ユーザははいボタン２３１又はいいえボタン２３２を指で押下できる。あるいは音声で操作することもできる。

【0182】

Ｍ２：ユーザがはいボタン２３１を押下した場合、チャットアプリ６０ａは確認のため押下されたボタンを表示する。

【0183】

Ｍ３：直近の予約がある場合に表示されるメッセージである。このメッセージの下部に直近の予約情報２３３が表示されている。ユーザは予約情報２３３を押下できる。

【0184】

Ｍ４：ユーザが予約情報２３３を押下した場合、チャットアプリ６０ａは確認のため押下された予約情報を表示する。

【0185】

Ｍ５：遅れます連絡完了の場合に表示されるメッセージである。ユーザは遅れます連絡が完了したことを把握できる。

【0186】

図１０（ｂ）に示すように、ユーザは任意のメッセージを入力することもできる。図１０（ｂ）ではメッセージＭ４に続いて、ユーザが任意のメッセージを入力している。
Ｍ１１：チャットアプリ６０ａは「メッセージを入力しますか」と表示し、はいボタン２３４、及び、いいえボタン２３５を表示する。いいえボタン２３５が押下されると、図１０（ａ）と同様に定型のメッセージが会議管理サーバ３０に保存される。はいボタン２３４が押下されると、ユーザは任意のメッセージを入力できる。
Ｍ１２：ユーザは「○○で少し遅れます 花子」という任意のメッセージを入力した。チャットアプリ６０ａが入力を受け付けて表示する。ユーザが送信する操作を行うと、入力されたメッセージが会議管理サーバ３０に送信される。このように、ユーザは任意の文章を入力して、会議室端末９０に表示できる。

【0187】

ユーザが任意にメッセージを入力するのでなく、選択肢からメッセージを選択できてもよい。この場合、ボットサーバ８０は選択肢ＩＤに対応づけられるメッセージを保持し、端末装置６０に各メッセージと選択肢ＩＤを送信して各メッセージを表示させる。また、表示されるメッセージは、「遅れます」だけでなく、「資料の携帯をお願いします」「今日は早めに退室します」「参加できないかもしれません」「守秘義務レベル」など事前に知らせておきたいメッセージであればよい。端末装置６０は選択されたメッセージの選択肢ＩＤをボットサーバ８０に送信する。

【0188】

図１１は、直近の予約が２つある場合にチャットアプリ６０ａが表示するチャットページの一例である。図１１の説明では主に図１０との相違を説明する。図１１ではＭ３のメッセージが図１０と異なっている。

【0189】

Ｍ３：直近の予約が２つあったため、メッセージの下部に２つの予約情報２３３ａ、２３３ｂが表示されている。ユーザは１つ又は２つの予約情報２３３ａ、２３３ｂを押下できる。なお、直近の予約が２つある場合とは、開始時刻が同じ２つの会議に、端末装置６０を操作するユーザが予約者又は参加者として登録されている場合である。レアケースだが、ユーザが２つの会議を掛け持ちして参加する場合に生じる。

【0190】

図１２は、直近の予約がない場合にチャットアプリ６０ａが表示するチャットページの一例である。図１２の説明では主に図１０との相違を説明する。

【0191】

Ｍ６：直近の予約がない場合に表示されるメッセージである。ユーザは直近の予約がなく、遅れます連絡が不要であることを把握できる。直近の予約に限られず、開始時刻が現在時刻に最も近い予約を表示してもよい。直近の予約でないが、会議に遅れることがわかっている場合に、ユーザが、予め、遅れます連絡を会議管理サーバ３０に登録しておくことができる。

【0192】

図１３～図１５を用いて、会議室端末９０が表示する待ち受け画面とメッセージの表示例について説明する。図１３は、現在、会議室が空き室の場合に、会議室端末９０が表示する待ち受け画面Iの一例を示す。図１３の待ち受け画面Iには、現在の状況欄５６１、会議室名称欄５６２、会議名欄５６３、開始時刻欄５６４、終了時刻欄５６５、利用開始ボタン５６６、及び、この後の予約欄５６７、等が表示されている。

【0193】

現在の状況欄５６１は、現在、会議室がどのような状況かを示す。会議室端末９０の表示制御部９４は、予約情報のステータスを現在の状況欄５６１に表示する。現在の時刻に予約されている予約情報がない場合は、表示制御部９４は現在の状況欄５６１に「空室」（次の予約のチェックインが可能になるまで）又は「入室待ち」（次の予約のチェックインが可能になった後）と表示する。

【0194】

会議室名称欄５６２には記憶部９９に記憶されている会議室名称が表示される。会議名欄５６３には予約情報に含まれる会議名を表示する。次の予約のチェックインが可能になるまで、表示制御部９４は会議名欄５６３に「予約はありません」と表示する。

【0195】

開始時刻欄５６４、終了時刻欄５６５には予約情報に含まれる開始時刻、終了時刻をそれぞれ表示する。図１３では予約がない時間帯の待ち受け画面なので、最後の会議の終了時刻が開始時刻欄５６４に、次の会議の開始時刻が終了時刻欄５６５にそれぞれ表示されている。

【0196】

利用開始ボタン５６６は、現在の状況欄５６１が「空室」の場合に表示される。会議室を予約していなくても、ユーザが利用開始ボタン５６６を押下することで、会議室の利用を開始できる。このボタンの押下は会議管理サーバ３０を介して予約管理サーバ２０に送信され、予約情報が生成されて会議室のステータスが変更される。ステータスの変更は、会議室端末９０が予約情報を受信することで待ち受け画面にも反映される。

【0197】

この後の予約欄５６７には、予約情報にしたがって、現在よりも後に予約されている各会議の開始時刻と終了時刻を表示する。図１３では１３：００～１４：００の予約情報５６７ｂにメッセージマーク５６７ａが表示されている。このメッセージマーク５６７ａは、予約情報がメッセージを有することを示す。予約情報５６７ｂがチェックイン待ちになると、自動的にメッセージが表示される（直近の予約情報で予約されたリソースの利用開始を受け付ける時刻になったタイミング）。ユーザがメッセージマーク５６７ａを押下するとメッセージが表示されてもよい。

【0198】

図１４は、現在、会議室が空き室だが、次の会議の開始時刻まで所定時間内の場合に（チェックイン待ち）、会議室端末９０が表示する待ち受け画面IIの一例を示す。図１４の待ち受け画面IIでは、現在の状況欄５６１に「入室待ち」と表示され、入室ボタン５６８（表示部品の一例）が表示されている。入室待ちとはチェックイン待ちに相当する。また、予約者名欄５７０に予約者が表示されている。表示制御部９４は予約情報のステータスが「チェックイン待ち」などに変わると「入室待ち」と表示し、入室ボタン５６８を表示する。

【0199】

例えば、開始時刻の１０分前になると、ステータスが「チェックイン待ち」などに変わるので、表示制御部９４は「入室待ち」と表示して、チェックインを許可する。つまり、予約者はチェックインが可能になる。また、決まった時刻までに会議室端末９０がチェックイン要求を送信しないと、チェックインが検出されないと会議管理サーバ３０のタスク実行部４０が自動でキャンセルする。このため、表示制御部９４は自動でキャンセルされるまでの時間５６９をカウントダウンし、現在の状況欄５６１に表示する。自動でキャンセルされる時間は例えば、開始時刻の１０分経過後である。

【0200】

入室ボタン５６８は、ユーザがチェックインするためのボタンである。このボタンを押下すると、予約者は会議識別情報の入力することができる。

【0201】

予約者名欄５７０には予約者情報が表示される。この予約者は予約情報に含まれるアカウントでもよいし、会議管理サーバ３０から予約者の氏名又はニックネームが送信されてもよい。また、予約者の写真や予約者を表すキャラクターを表示してよい。

【0202】

メッセージがある場合、チェックイン待ちになることを契機に、待ち受け画面IIにはメッセージ５８０が重畳して表示される。図１４では「Ｃさんから少し遅れます連絡が来ています。」と表示されている。すなわち、メッセージが直近の予約情報の少なくとも一部と共に表示されている。こうすることで、メッセージ５８０を送信した参加者（Ｃさん）以外の参加者がメールやチャットアプリなどを見なくても、Ｃさんが会議に遅れることを確認できる。なお、メッセージ５８０は右上の×マーク５８１を参加者が押下することで消去できる。

【0203】

図１５は、現在、会議室が使用中の場合に、会議室端末９０が表示する待ち受け画面IIIの一例を示す。図１５の待ち受け画面IIIでは、現在の状況欄５６１に「使用中」と表示され、退室ボタン５７１が表示されている。予約者が会議識別情報を入力するか又は端末装置６０をかざし、会議管理サーバ３０がチェックインを許可すると、会議管理情報ＤＢ４９３のステータスが「チェックイン済み」になる。会議室端末９０が予約情報を受信することで、表示制御部９４はステータスがチェックイン済みになったことを検出する。表示制御部９４はチェックアウトするまで、現在の状況欄５６１に「使用中」と表示し、退室ボタン５７１を表示する。また、表示制御部９４は終了時刻までの時間をカウントダウンし、現在の状況欄５６１に表示する。退室ボタン５７１は、予約者がチェックアウトするためのボタンである。このボタンを押下すると、チェックアウト要求が会議管理サーバ３０に送信され、会議管理サーバ３０の利用管理部３８が会議管理情報ＤＢ４９３のステータスを「チェックアウト済み」に更新する。会議室端末９０が予約情報を受信することで、表示制御部９４は現在の状況欄５６１に「空き室」又は「入室待ち」と表示する。

【0204】

メッセージが消去されるタイミングについて補足する。
(i) ×マーク５８１をユーザが押下しないで入室ボタン５６８が押下された場合、メッセージは表示されたままとなる（表示部品が押下されてもメッセージが消去されない）。この場合、開始時刻から一定時間（例えば、１０分、会議時間の半分など）が経過すると会議室端末９０がメッセージを消去するとよい。この判断を会議管理サーバ３０が行って、会議室端末９０にメッセージの消去を指示してもよい。
(ii) ×マーク５８１が押下されなくても、メッセージは入室ボタン５６８が押下された場合に消去されてよい。ユーザが×マーク５８１が押下する手間を省くことができる。
(iii) 会議の終了時刻、又は、チェックアウトまでメッセージが消去されなくても、会議の終了時刻、又は、チェックアウトにより会議室端末９０はメッセージを消去する。

【0205】

図１３～図１５の待ち受け画面は会議室に専用の会議室端末９０が表示する待ち受け画面であった。これに対し、複数の会議室に共通の会議室端末９０が予約情報を表示する場合がある。

【0206】

図１６は複数の会議室に共通の会議室端末９０が表示する予約状況画面の一例である。図１６の予約状況画面３０１は、利用状況３１１、詳細情報３１２、予約者名３１３、メッセージ３１４、及び、ボタン欄３１５の各項目を有している。
利用状況３１１…予約情報のステータスに基づいて現在の会議室の利用状況が表示される。例えば、入室待ち（チェックイン待ち）、使用中（チェックイン済み）、又は、空室などが表示される。
詳細情報３１２…会議室名、会議名、開始時刻と終了時刻、が表示される。いずれも会議管理サーバ３０が管理する予約情報に含まれる。
予約者名３１３…予約者名が表示される。会議管理サーバ３０が管理する予約情報に含まれる。
メッセージ３１４…自動キャンセルまでの残り時間と次予約の開始時刻が表示される。これらは会議管理サーバ３０から送信される。
ボタン欄３１５…今すぐ利用ボタン３１６、入室ボタン３２１、延長ボタン３２２、及び、退室ボタン３２３を有している。各ボタンは状況によって表示される。
・今すぐ利用ボタン３１６はユーザが会議室を今からすぐに予約するためのボタンである（会議管理サーバ３０が会議管理サーバ３０のライセンスで予約管理サーバ２０に会議室を予約し、ユーザが会議室端末９０からチェックインできるようになる）。今すぐ利用ボタン３１６は空室の場合に表示される。
・入室ボタン３２１は利用状況が入室待ちの場合に表示される（利用開始を受け付ける表示部品の一例）。この入室がチェックインに相当する。
・延長ボタン３２２と退室ボタン３２３は利用状況が使用中の場合に表示される。チェックイン済みの予約者が延長又はチェックアウトするためである。延長ボタンは終了時刻までの時間が一定未満になると表示される場合もある。ただし、延長ができない場合（次の会議が予約されている場合）、延長ボタンは表示されない。この退室がチェックアウトに相当する。

【0207】

メッセージがある予約にはメッセージマーク５６７ａが表示される。参加者は他の参加者に遅れる者がいることを把握できる。ユーザがメッセージマーク５６７ａを押下するとメッセージが表示されてよい。メッセージに遅れるユーザのユーザ名が表示されることを考慮して、会議室端末９０は、参加者が会議識別情報を入力しチェックインできた場合にだけメッセージを表示してもよい。

【0208】

＜端末装置がメッセージを表示する場合＞
会議室端末９０がメッセージを表示することで、メッセージを受け取った参加者が、メッセージが届いていることに気づかないという不都合を抑制できる。しかし、本実施形態においても、会議に遅れそうな参加者の端末装置６０は他の参加者の端末装置６０にメッセージを送信することができる。

【0209】

図１７はユーザが選択した予約について他の参加者の端末装置６０がメッセージを表示する手順を示すシーケンス図の一例である。図１７の説明では主に図９との相違を説明する。ステップS１～S28の処理は図９と同様でよい。

【0210】

S41：ボットサーバ８０の通信部１１は直近の会議の他の参加者（メッセージを送信したユーザを除く）にメッセージを送信する。他の参加者は、会議管理サーバ３０が予約情報に基づいてボットサーバ８０に通知する。また、メッセージは会議管理サーバ３０から送信されても、ボットサーバ８０が保持していてもよい。また、メッセージだけでなく、直近の予約情報を送信してもよい。

【0211】

S42：他の参加者の端末装置６０はメッセージを受信し、表示部６３がメッセージをチャットページに表示する。各参加者の端末装置６０がメッセージを表示することで、メッセージを送信したユーザは既読の有無などを確認できる。

【0212】

図１８は、他の参加者の端末装置６０が表示するチャットページの一例である。このチャットページではチャットボットが発言する「Ｃさんから少し遅れます連絡が来ています」というメッセージ２４０が表示されている。他の参加者はＣさんが遅れることを把握できる。更に、直近の予約情報を表示してもよい。

【0213】

＜主な効果＞
以上説明したように、本実施形態の予約システム１００は、チャットサーバ１０が参加者の予約を取得し、直近の予約かどうか判定した上でユーザに予約の選択肢を提示するため、ユーザは予約を選択するだけで、メッセージを送信できる。また、参加者全員の目に触れる、会議室端末９０にメッセージを表示するため参加者にメッセージが伝わりやすい。

【0214】

＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

【0215】

例えば、本実施形態では主にメッセージとしてテキストデータを会議室端末９０が表示しているが、会議管理サーバ３０がメッセージと共に又はメッセージなしに、遅れる旨のアイコン、ユーザの写真やアバター、動画等を会議室端末９０に送信してもよい。アイコンの場合、個別のユーザを意味するアイコンであるとよい。ユーザの写真やアバターは端末装置６０を操作したユーザである。動画の場合、ユーザが端末装置６０で遅れる理由などを録画してチャットサーバ１０に送信してよい。

【0216】

会議管理サーバ３０は複数、存在してもよいし、会議管理サーバ３０の機能が複数のサーバに分散されていてもよい。また、予約管理サーバ２０と会議管理サーバ３０が一体でもよい。

【0217】

本実施形態に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。ある実施形態では、会議管理サーバ３０は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。

【0218】

また、本実施形態の施設予約システム１００はＷｅｂサービスとも称することができる。Ｗｅｂサービスとはインターネット関連技術を応用して提供される各種のサービスである。例えば、会議室貸し出しサービス、各種のレンタルサービスが挙げられる。Ｗｅｂサービスを利用するシステムを利用システムという。

【0219】

また、以上の実施例で示した図６、図７などの構成例は、予約システム１００の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。しかし、各処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。予約システム１００は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

【0220】

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

【符号の説明】

【0221】

１０ チャットサーバ
２０ 予約管理サーバ
３０ 会議管理サーバ
６０ 端末装置
１００ リソース予約システム

【先行技術文献】

【特許文献】

【0222】

【文献】特開２０１３‐１７１５２７号公報

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】

【図17】

【図18】