特許 7501223 画像形成装置、情報処理装置、情報処理方法およびプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2024-06-10

(45)【発行日】2024-06-18

(54)【発明の名称】画像形成装置、情報処理装置、情報処理方法およびプログラム

(51)【国際特許分類】

   H04N 1/00 20060101AFI20240611BHJP

   H04N 1/32 20060101ALI20240611BHJP

   H04N 1/21 20060101ALI20240611BHJP

【ＦＩ】

H04N1/00 838

H04N1/32 358

H04N1/21

【請求項の数】 9

(21)【出願番号】P 2020138833

(22)【出願日】2020-08-19

(65)【公開番号】P2022034905

(43)【公開日】2022-03-04

【審査請求日】2023-06-05

(73)【特許権者】

【識別番号】000006747

【氏名又は名称】株式会社リコー

(74)【代理人】

【識別番号】100089118

【弁理士】

【氏名又は名称】酒井 宏明

(72)【発明者】

【氏名】松原 一貴

【審査官】橘 高志

(56)【参考文献】

【文献】特開平０５－１０３１７０（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００９－０１７４８２（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２００６－２２９５７７（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｈ０４Ｎ １／００

Ｈ０４Ｎ １／３２

Ｈ０４Ｎ １／２１

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

ファックスデータを受信する受信部と、
記憶部に送信元ごとに作成された振分先フォルダのうち、前記ファックスデータに対応する振分先フォルダに、該ファックスデータを蓄積文書として蓄積させる蓄積部と、
前記蓄積文書に対する消去操作を検知する第１管理部と、
前記第１管理部により前記消去操作が検知されたときに、前記蓄積文書が未読状態であった場合、または、該蓄積文書が既読状態であり、かつ既読になった時刻から消去操作が行われた時刻までの時間が所定の対象期間内である場合、該蓄積文書を特定のフォルダに複製した上で、該蓄積文書を消去する第２管理部と、
を備えた画像形成装置。

【請求項2】

前記第２管理部によって前記蓄積文書が前記特定のフォルダに複製された場合、その旨を所定のメールアドレスにメール送信するメール送信部を、さらに備えた請求項１に記載の画像形成装置。

【請求項3】

前記メール送信部によるメール送信が失敗した場合、前記第２管理部によって前記蓄積文書が前記特定のフォルダに複製されたことを示す複製履歴を、表示部に表示させる表示制御部を、さらに備えた請求項２に記載の画像形成装置。

【請求項4】

前記蓄積文書を前記特定のフォルダに複製する複製設定を行うか否かを、入力部に対する操作に従って設定する設定部を、さらに備え、
前記第２管理部は、前記設定部により前記複製設定が行われている場合に、前記蓄積文書を前記特定のフォルダに複製する請求項１～３のいずれか一項に記載の画像形成装置。

【請求項5】

前記設定部は、前記入力部に対する操作に従って、前記対象期間を設定する請求項４に記載の画像形成装置。

【請求項6】

前記蓄積文書に対して、入力部を介してプレビュー操作、メール転送操作、または印刷操作のうち少なくともいずれかがなされた場合に、該蓄積文書を未読状態から既読状態に変更する第３管理部を、さらに備えた請求項１～５のいずれか一項に記載の画像形成装置。

【請求項7】

ファックスデータを受信する受信部と、
記憶部に送信元ごとに作成された振分先フォルダのうち、前記ファックスデータに対応する振分先フォルダに、該ファックスデータを蓄積文書として蓄積させる蓄積部と、
前記蓄積文書に対する消去操作を検知する第１管理部と、
前記第１管理部により前記消去操作が検知されたときに、前記蓄積文書が未読状態であった場合、または、該蓄積文書が既読状態であり、かつ既読になった時刻から消去操作が行われた時刻までの時間が所定の対象期間内である場合、該蓄積文書を特定のフォルダに複製した上で、該蓄積文書を消去する第２管理部と、
を備えた情報処理装置。

【請求項8】

ファックスデータを受信する受信ステップと、
記憶部に送信元ごとに作成された振分先フォルダのうち、前記ファックスデータに対応する振分先フォルダに、該ファックスデータを蓄積文書として蓄積させる直積ステップと、
前記蓄積文書に対する消去操作を検知する第１管理ステップと、
前記消去操作を検知したときに、前記蓄積文書が未読状態であった場合、または、該蓄積文書が既読状態であり、かつ既読になった時刻から消去操作が行われた時刻までの時間が所定の対象期間内である場合、該蓄積文書を特定のフォルダに複製した上で、該蓄積文書を消去する第２管理ステップと、
を有する情報処理方法。

【請求項9】

コンピュータに、
ファックスデータを受信する受信ステップと、
記憶部に送信元ごとに作成された振分先フォルダのうち、前記ファックスデータに対応する振分先フォルダに、該ファックスデータを蓄積文書として蓄積させる直積ステップと、
前記蓄積文書に対する消去操作を検知する第１管理ステップと、
前記消去操作を検知したときに、前記蓄積文書が未読状態であった場合、または、該蓄積文書が既読状態であり、かつ既読になった時刻から消去操作が行われた時刻までの時間が所定の対象期間内である場合、該蓄積文書を特定のフォルダに複製した上で、該蓄積文書を消去する第２管理ステップと、
を実行させるためのプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、画像形成装置、情報処理装置、情報処理方法およびプログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

例えばＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ：複合機）には、ペーパレスを目的として、ＦＡＸ受信文書をＭＦＰ内のフォルダに蓄積する受信蓄積機能が搭載されている場合が多い。また、この受信蓄積機能は、ＦＡＸ受信文書等のＦＡＸ機能により受信されたデータであるＦＡＸデータの送信元毎に蓄積するフォルダを分けるといった特定相手先毎のフォルダ振り分け機能（以下、フォルダ振り分け機能と称する場合がある）が提供されている場合もある。

【0003】

しかしながら、フォルダ毎にパスワードが設定することができたり、管理者の監視外で文書管理がしやすくなったり、フォルダ毎の案件管理が容易になったということの一方で、他者による悪質な行為がしやすくなる等、セキュリティ面での不安が発生するという問題がある。

【0004】

このような、ＦＡＸ受信文書の蓄積管理を効率化する技術として、複数のフォルダにＦＡＸ受信文書を振り分ける処理を簡易化する技術が開示されている（例えば特許文献１）。

【0005】

また、未印刷の蓄積文書の削除を防ぐ技術として、ＦＡＸ受信文書を蓄積後、所定の動作（印刷等）を行うまで、別の記憶領域に当該文書をコピーし、機器の電源オン時に元文書が削除されていた場合には別の記憶領域から文書を復元する技術が開示されている（例えば特許文献２）。

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0006】

しかしながら、従来の技術では、蓄積文書の不正使用による消去操作に対して、セキュリティの向上が図られていないという問題がある。

【0007】

本発明は、上記に鑑みてなされたものであり、誤操作または蓄積文書の不正使用による消去操作に対して、セキュリティの向上を実現できる画像形成装置、情報処理装置、情報処理方法およびプログラムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0008】

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、ファックスデータを受信する受信部と、記憶部に送信元ごとに作成された振分先フォルダのうち、前記ファックスデータに対応する振分先フォルダに、該ファックスデータを蓄積文書として蓄積させる蓄積部と、前記蓄積文書に対する消去操作を検知する第１管理部と、前記第１管理部により前記消去操作が検知されたときに、前記蓄積文書が未読状態であった場合、または、該蓄積文書が既読状態であり、かつ既読になった時刻から消去操作が行われた時刻までの時間が所定の対象期間内である場合、該蓄積文書を特定のフォルダに複製した上で、該蓄積文書を消去する第２管理部と、を備えたことを特徴とする。

【発明の効果】

【0009】

本発明によれば、誤操作または蓄積文書の不正使用による消去操作に対して、セキュリティの向上を実現できる。

【図面の簡単な説明】

【0010】

【図1】図１は、実施形態に係るシステムの全体構成の一例を示す図である。

【図2】図２は、実施形態に係るＭＦＰのハードウェア構成の一例を示す図である。

【図3】図３は、実施形態に係るＭＦＰの機能ブロックの構成の一例を示す図である。

【図4】図４は、消去文書転送設定画面の一例を示す図である。

【図5】図５は、転送しない設定を選択した場合の消去文書転送設定画面の一例を示す図である。

【図6】図６は、転送しない設定を選択した場合の消去文書転送設定画面の別の例を示す図である。

【図7】図７は、管理者用フォルダが表示された蓄積フォルダ管理画面の一例を示す図である。

【図8】図８は、管理者用フォルダが表示されていない蓄積フォルダ管理画面の一例を示す図である。

【図9】図９は、蓄積文書が複製されたことを通知するメールの一例を示す図である。

【図10】図１０は、データ管理テーブルの一例を示す図である。

【図11】図１１は、実施形態に係るＭＦＰの蓄積文書複製処理の流れの一例を示すフローチャートである。

【図12】図１２は、通知メール送信失敗時の蓄積フォルダ管理画面の一例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0011】

以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る画像形成装置、情報処理装置、情報処理方法およびプログラムを詳細に説明する。また、以下の実施形態によって本発明が限定されるものではなく、以下の実施形態における構成要素には、当業者が容易に想到できるもの、実質的に同一のもの、およびいわゆる均等の範囲のものが含まれる。さらに、以下の実施形態の要旨を逸脱しない範囲で構成要素の種々の省略、置換、変更および組み合わせを行うことができる。

【0012】

また、コンピュータソフトウェアとは、コンピュータの動作に関するプログラム、その他コンピュータによる処理の用に供する情報であってプログラムに準ずるものをいう（以下、コンピュータソフトウェアは、ソフトウェアという）。アプリケーションソフトとは、ソフトウェアの分類のうち、特定の作業を行うために使用されるソフトウェアの総称である。一方、オペレーティングシステム（ＯＳ）とは、コンピュータを制御し、アプリケーションソフト等がコンピュータ資源を利用可能にするためのソフトウェアのことである。オペレーティングシステムは、入出力の制御、メモリやハードディスクなどのハードウェアの管理、プロセスの管理といった、コンピュータの基本的な管理・制御を行っている。アプリケーションソフトウェアは、オペレーティングシステムが提供する機能を利用して動作する。プログラムとは、コンピュータに対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わせたものをいう。また、プログラムに準ずるものとは、コンピュータに対する直接の指令ではないためプログラムとは呼べないが、コンピュータの処理を規定するという点でプログラムに類似する性質を有するものをいう。例えば、データ構造（データ要素間の相互関係で表される、データの有する論理的構造）がプログラムに準ずるものに該当する。

【0013】

なお、送信元装置からＦＡＸデータを受信する情報処理装置として、画像形成装置の一例であるＭＦＰ、通常のＦＡＸ受信機、およびＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等が想定されるが、本実施形態ではＭＦＰを例にして説明する。また、ＭＦＰとは、コピー機能、プリンタ機能、スキャナ機能、およびＦＡＸ機能のうち少なくとも２つの機能を有する画像形成装置をいう。

【0014】

（ＭＦＰがＦＡＸデータを受信するシステムの構成）
図１は、実施形態に係るシステムの全体構成の一例を示す図である。図１を参照しながら、本実施形態に係るＭＦＰ１０がＦＡＸデータを受信するシステムの全体構成について説明する。

【0015】

図１に示すＭＦＰ１０は、送信元装置２０から公衆回線網５０を介してＦＡＸデータ（ファックスデータ）を受信する画像形成装置である。ＭＦＰ１０は、受信したＦＡＸデータを、後述する記憶部１１２において、送信元毎に蓄積するフォルダとして予め設定されたフォルダ（振分先フォルダ）に振り分けて蓄積させる。この場合、例えば、振分先フォルダは、図１に示すように、「Ａ社フォルダ」および「Ａ社サブフォルダ」のように階層構造で設定されていてもよい。

【0016】

送信元装置２０は、公衆回線網５０を介してＭＦＰ１０へＦＡＸデータを送信するＦＡＸ送信装置であり、例えば、ＭＦＰ１０を保有する企業の取引相手先等が保有する装置である。なお、送信元装置２０としては、ＭＦＰ、通常のＦＡＸ受信機、またはＰＣ等が想定される。また、送信元装置２０は、ＭＦＰ１０が受信するＦＡＸデータの送信元としての一例を示すものであり、ＭＦＰ１０へＦＡＸデータを送信する装置が他にも存在するのは言うまでもない。

【0017】

メールサーバ３０は、ネットワーク６０内の装置間でのメール送受信を制御するメールサーバである。図１に示す例では、メールサーバ３０は、ＭＦＰ１０から送信されたメールを中継して、当該メールの送信先である管理者用ＰＣ４０へ転送する。

【0018】

管理者用ＰＣ４０は、ＭＦＰ１０において蓄積文書の不正使用による消去操作が行われた可能性があり、当該蓄積文書が管理者用フォルダに複製された旨を通知するメールを、ＭＦＰ１０から受信する管理者用のＰＣである。

【0019】

公衆回線網５０は、例えば、アナログ回線、またはＩＳＤＮ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｓｅｒｖｉｃｅｓ Ｄｉｇｉｔａｌ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のデジタル回線である。

【0020】

ネットワーク６０は、例えば、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、イントラネット、インターネット等のデータ通信ネットワークである。なお、ネットワーク６０は、有線ネットワークに無線ネットワークが混在するネットワークであってもよい。

【0021】

（ＭＦＰのハードウェア構成）
図２は、実施形態に係るＭＦＰのハードウェア構成の一例を示す図である。図２を参照しながら、本実施形態に係るＭＦＰ１０のハードウェア構成について説明する。

【0022】

図２に示すように、ＭＦＰ１０は、コントローラ８００と、操作表示部８１０と、ＦＣＵ（Ｆａｃｓｉｍｉｌｅ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｕｎｉｔ）８２０と、プロッタ８３１と、スキャナ８３２とがＰＣＩ（Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ Ｃｏｍｐｏｎｅｎｔ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）バスで接続された構成となっている。

【0023】

コントローラ８００は、ＭＦＰ１０全体の制御、描画、通信および操作表示部８１０からの入力を制御する装置である。

【0024】

操作表示部８１０は、例えば、タッチパネル等であり、コントローラ８００に対する入力を受け付ける（入力機能）と共に、ＭＦＰ１０の状態等を表示（表示機能）する装置であり、後述するＡＳＩＣ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ）８０６に直接接続されている。

【0025】

ＦＣＵ８２０は、ＦＡＸ機能を実現する装置であり、例えば、ＰＣＩバスによってＡＳＩＣ８０６に接続されている。

【0026】

プロッタ８３１は、印刷機能を実現する装置であり、例えば、ＰＣＩバスによってＡＳＩＣ８０６に接続されている。スキャナ８３２は、スキャナ機能を実現する機能であり、例えば、ＰＣＩバスによってＡＳＩＣ８０６に接続されている。

【0027】

コントローラ８００は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）８０１と、システムメモリ（ＭＥＭ－Ｐ）８０２と、ノースブリッジ（ＮＢ）８０３と、サウスブリッジ（ＳＢ）８０４ａと、ネットワークＩ／Ｆ８０４ｂと、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ） Ｉ／Ｆ８０４ｃと、セントロニクスＩ／Ｆ８０４ｄと、センサＩ／Ｆ８０４ｅと、ＡＳＩＣ８０６と、ローカルメモリ（ＭＥＭ－Ｃ）８０７と、補助記憶装置８０８と、を有している。

【0028】

ＣＰＵ８０１は、ＭＦＰ１０の全体制御を行うものであり、システムメモリ８０２、ノースブリッジ８０３およびサウスブリッジ８０４ａからなるチップセットに接続され、このチップセットを介して他の機器と接続される。

【0029】

システムメモリ８０２は、プログラムおよびデータの格納用メモリ、プログラムおよびデータの展開用メモリ、ならびにプリンタの描画用メモリ等として用いるメモリであり、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）とＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）とを有している。このうち、ＲＯＭは、プログラムおよびデータの格納用メモリとして用いる読み出し専用のメモリであり、ＲＡＭは、プログラムおよびデータの展開用メモリ、ならびにプリンタの描画用メモリ等として用いる書き込みおよび読み出し可能なメモリである。

【0030】

ノースブリッジ８０３は、ＣＰＵ８０１と、システムメモリ８０２、サウスブリッジ８０４ａおよびＡＧＰ（Ａｃｃｅｌｅｒａｔｅｄ Ｇｒａｐｈｉｃｓ Ｐｏｒｔ）バス８０５とを接続するためのブリッジであり、システムメモリ８０２に対する読み書き等を制御するメモリコントローラと、ＰＣＩマスタおよびＡＧＰターゲットとを有する。

【0031】

サウスブリッジ８０４ａは、ノースブリッジ８０３と、ＰＣＩデバイスおよび周辺デバイスとを接続するためのブリッジである。サウスブリッジ８０４ａは、ＰＣＩバスを介してノースブリッジ８０３と接続されており、ＰＣＩバスには、ネットワークＩ／Ｆ８０４ｂ、ＵＳＢ Ｉ／Ｆ８０４ｃ、セントロニクスＩ／Ｆ８０４ｄおよびセンサＩ／Ｆ８０４ｅ等が接続されている。

【0032】

ＡＧＰバス８０５は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックスアクセラレータカード用のバスインターフェースである。ＡＧＰバス８０５は、システムメモリ８０２に高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックスアクセラレータカードを高速にするバスである。

【0033】

ＡＳＩＣ８０６は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのＩＣ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ）であり、ＡＧＰバス８０５、ＰＣＩバス、補助記憶装置８０８およびローカルメモリ８０７をそれぞれ接続するブリッジの役割を有する。ＡＳＩＣ８０６は、ＰＣＩターゲットおよびＡＧＰマスタと、ＡＳＩＣ８０６の中核をなすアービタ（ＡＲＢ）と、ローカルメモリ８０７を制御するメモリコントローラと、ハードウェアロジック等により画像データの回転等を行う複数のＤＭＡＣ（Ｄｉｒｅｃｔ Ｍｅｍｏｒｙ Ａｃｃｅｓｓ Ｃｏｎｔｒｏｌｌｅｒ）と、プロッタ８３１およびスキャナ８３２との間でＰＣＩバスを介したデータ転送を行うＰＣＩユニットとから構成される。ＡＳＩＣ８０６には、例えば、ＰＣＩバスを介してＦＣＵ８２０、プロッタ８３１およびスキャナ８３２が接続される。

【0034】

ローカルメモリ８０７は、コピー用画像バッファおよび符号バッファとして用いるメモリである。

【0035】

補助記憶装置８０８は、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）、ＳＤ（Ｓｅｃｕｒｅ Ｄｉｇｉｔａｌ）カードまたはフラッシュメモリ等の記憶装置であり、ＦＡＸデータおよび画像データの蓄積、プログラムの蓄積、フォントデータの蓄積、ならびにフォームの蓄積等を行うためのストレージである。

【0036】

なお、図２に示すＭＦＰ１０のハードウェア構成は、一例であり、すべての構成機器を備えている必要はなく、また、他の構成機器を備えているものとしてもよい。

【0037】

（ＭＦＰの機能ブロックの構成および動作）
図３は、実施形態に係るＭＦＰの機能ブロックの構成の一例を示す図である。図４は、消去文書転送設定画面の一例を示す図である。図５は、転送しない設定を選択した場合の消去文書転送設定画面の一例を示す図である。図６は、転送しない設定を選択した場合の消去文書転送設定画面の別の例を示す図である。図７は、管理者用フォルダが表示された蓄積フォルダ管理画面の一例を示す図である。図８は、管理者用フォルダが表示されていない蓄積フォルダ管理画面の一例を示す図である。図９は、蓄積文書が複製されたことを通知するメールの一例を示す図である。図１０は、データ管理テーブルの一例を示す図である。図３～図１０を参照しながら、本実施形態に係るＭＦＰ１０の機能ブロックの構成および動作について説明する。

【0038】

図３に示すように、ＭＦＰ１０は、ＦＡＸ通信部１０１（受信部）と、通信部１０２と、設定部１０３と、蓄積管理部１０４（蓄積部、第２管理部）と、文書状態管理部１０５（第３管理部）と、認証部１０６と、操作管理部１０７（第１管理部）と、メール送信部１０８と、表示制御部１０９と、表示部１１０と、入力部１１１と、記憶部１１２と、を有する。

【0039】

ＦＡＸ通信部１０１は、公衆回線網５０を介して外部の装置（送信元装置２０等）との間でデータ通信を行い、当該外部の装置からＦＡＸデータを受信する機能部である。また、ＦＡＸ通信部１０１は、受信したＦＡＸデータから、送信元を識別する送信元識別情報（例えば送信元のＦＡＸ番号または送信元装置の機器名称等）を抽出する。ＦＡＸ通信部１０１は、図２に示すＣＰＵ８０１によりプログラムが実行されること、およびＦＣＵ８２０によって実現される。

【0040】

通信部１０２は、ネットワーク６０を介して外部の装置（メールサーバ３０等）との間でデータ通信を行う機能部である。通信部１０２は、図２に示すＣＰＵ８０１によりプログラムが実行されること、およびネットワークＩ／Ｆ８０４ｂによって実現される。

【0041】

設定部１０３は、例えば、ＦＡＸ通信部１０１により受信されたＦＡＸデータの送信元ごとに振り分けて蓄積させるフォルダ（振分先フォルダ）の設定、および図４に示す消去文書転送設定画面１０００における設定等について管理および制御する機能部である。

【0042】

図４に示す消去文書転送設定画面１０００は、記憶部１１２に蓄積されたファックデータ（以下、蓄積文書と称する場合がある）に対して、未読状態のまま消去操作、または、既読状態から設定時間以内に消去操作がなされた場合のＭＦＰ１０の挙動について設定するために、表示部１１０に表示される画面である。図４に示すように、消去文書転送設定画面１０００は、消去文書転送設定入力部１００１と、転送対象時間設定入力部１００２と、ＯＫボタン１０１１と、取消ボタン１０１２と、を有する。

【0043】

消去文書転送設定入力部１００１は、蓄積文書に対して、未読状態のまま消去操作、または、既読状態から設定時間以内に消去操作がなされた場合に、当該蓄積文書を管理者用フォルダ（特定のフォルダの一例）に転送するか否かを設定するための入力部である。ユーザは、消去文書転送設定入力部１００１に表示されるプルダウンから「する」（管理者用フォルダに転送する）または「しない」（管理者用フォルダに転送しない）を選択して設定する。

【0044】

転送対象時間設定入力部１００２は、消去文書転送設定入力部１００１で「する」が設定されている場合に、蓄積文書に対して、既読状態から何分以内に消去（削除）操作がされたら管理者用フォルダに転送するかを設定するための入力部である。蓄積文書に対して、既読状態から、転送対象時間設定入力部１００２で設定された時間（以下、転送対象期間と称する場合がある）以内に消去操作がなされた場合には、誤操作による削除または不正操作が行われたとみなし、当該蓄積文書は管理者用フォルダに複製（転送）されることになる。

【0045】

ＯＫボタン１０１１は、消去文書転送設定入力部１００１および転送対象時間設定入力部１００２で設定された内容を確定するためのボタンである。設定部１０３は、ＯＫボタン１０１１が押下されると、消去文書転送設定入力部１００１および転送対象時間設定入力部１００２に設定された内容を、設定情報として記憶部１１２に記憶させる。

【0046】

取消ボタン１０１２は、消去文書転送設定入力部１００１および転送対象時間設定入力部１００２で設定された内容を取り消すためのボタンである。

【0047】

なお、消去文書転送設定画面１０００において、消去文書転送設定入力部１００１で「しない」（管理者用フォルダに転送しない）が選択された場合、転送対象時間設定入力部１００２の設定は不要となる。したがって、例えば、図５に示す消去文書転送設定画面１０００のように、転送対象時間設定入力部１００２を非表示としてもよく、図６に示す消去文書転送設定画面１０００のように、転送対象時間設定入力部１００２をグレーアウトして設定ができないようにしてもよい。

【0048】

設定部１０３は、図２に示すＣＰＵ８０１によりプログラムが実行されることによって実現される。

【0049】

蓄積管理部１０４は、ＦＡＸ通信部１０１によりＦＡＸデータが受信された場合、当該ＦＡＸデータの送信元識別情報に対応する記憶部１１２の振分先フォルダに振り分けて蓄積させる機能部である。この場合、蓄積管理部１０４は、図１０に示すデータ管理テーブルに、振分先フォルダに蓄積されたＦＡＸデータ（蓄積文書）のデータを登録する。

【0050】

図１０に示すデータ管理テーブルは、記憶部１１２において作成された、蓄積文書を管理するためのテーブルである。データ管理テーブルは、図１０に示すように、蓄積文書（ＦＡＸデータ）の送信元の番号である「送信番号」と、当該ＦＡＸデータの送信元である「送信者」と、当該ＦＡＸデータの「受信日時」と、当該ＦＡＸデータの保存先である「受信データ保存先」（＜ｐａｔｈ＞は振分先フォルダを示す）と、未読状態か既読状態かを示す「既読／未読」と、振分先フォルダから削除済みであるか否かを示す「削除済み」と、蓄積文書の消去操作により管理者用フォルダに転送されたか否かを示す「管理者通知」と、を関連付けて管理する。蓄積管理部１０４によって、データ管理テーブルにＦＡＸ通信部１０１により受信されたＦＡＸデータについてのレコードが新規登録された場合、「受信日時」には受信されたときの日時が登録され、「既読／未読」には“未読”が登録され、「削除済み」には“Ｆａｌｓｅ”が登録され、「管理者通知」には“Ｆａｌｓｅ”が登録される。また、後述する図７に示す蓄積フォルダ管理画面１１００において、選択された蓄積文書について消去操作がなされた場合、データ管理テーブルにおいて、当該蓄積文書に対応するレコードの「削除済み」を“Ｆａｌｓｅ”から“Ｔｒｕｅ”に変更する。

【0051】

また、蓄積管理部１０４は、操作管理部１０７により蓄積文書に対する消去操作が検知された場合であって、設定部１０３により管理者用フォルダへの転送設定（複製設定）がなされている場合（消去文書転送設定画面１０００の消去文書転送設定入力部１００１で「する」に設定されている場合）、当該蓄積文書が未読状態のまま消去操作、または、既読状態から転送対象時間設定入力部１００２で設定された時間以内に消去操作がなされた場合に、誤操作による削除または不正操作が行われたとみなし、当該蓄積文書を管理者用フォルダに複製（転送）する。

【0052】

蓄積管理部１０４は、図２に示すＣＰＵ８０１によりプログラムが実行されることによって実現される。

【0053】

文書状態管理部１０５は、対象となる蓄積文書が未読か既読かを確認する機能部である。また、文書状態管理部１０５は、図７に示す蓄積フォルダ管理画面１１００において、蓄積文書に対して、プレビュー操作、転送操作、または印刷操作がなされた場合に、図１０に示したデータ管理テーブルにおいて、当該蓄積文書に対応するレコードの「既読／未読」を“未読”から“既読”に変更する。

【0054】

図７に示す蓄積フォルダ管理画面１１００は、ＦＡＸ通信部１０１により受信されたＦＡＸデータを送信元ごとに蓄積文書として蓄積されたフォルダ（振分先フォルダ）を管理するための表示部１１０に表示される画面である。図７に示すように、蓄積フォルダ管理画面１１００は、振分先フォルダ一覧表示領域１１０１と、プレビューボタン１１１１と、転送ボタン１１１２と、印刷ボタン１１１３と、消去ボタン１１１４と、を有する。

【0055】

振分先フォルダ一覧表示領域１１０１は、管理者用フォルダ、および送信元ごとにＦＡＸデータを蓄積するための振分先フォルダの一覧を表示する表示領域である。図７に示す例では、振分先フォルダ一覧表示領域１１０１には、管理者用フォルダ、ならびに、Ａ社から受信したＦＡＸデータを蓄積するための「Ａ社」フォルダ、Ｂ社から受信したＦＡＸデータを蓄積するための「Ｂ社」フォルダ、およびＣ社から受信したＦＡＸデータを蓄積するための「Ｃ社」フォルダが表示されている。ここで、管理者用フォルダとは、管理者権限を有する管理者用のフォルダであり、具体的には、ある振分先フォルダに蓄積された蓄積文書に対する消去操作が行われた場合において、誤操作による削除または不正操作が行われたとみなされたときに、当該蓄積文書の複製を作成しておくためのフォルダである。また、例えば、振分先フォルダ一覧表示領域１１０１の特定の振分先フォルダが選択された場合に、当該振分先フォルダに蓄積されている蓄積文書の一覧が表示されるものとすればよい。

【0056】

プレビューボタン１１１１は、選択された蓄積文書のプレビュー表示を行うためのボタンである。プレビューボタン１１１１の押下によりプレビュー表示が行われると、文書状態管理部１０５は、図１０に示したデータ管理テーブルにおいて、当該蓄積文書に対応するレコードの「既読／未読」を“未読”から“既読”に変更する。

【0057】

転送ボタン１１１２は、選択された蓄積文書を、所定のメールアドレスへ送信するためのボタンである。なお、転送ボタン１１１２が押下されると、選択された蓄積文書が、所定のＦＡＸの宛先に送信、または所定のフォルダ（例えば管理者用フォルダ）に移動されるものとしてもよい。転送ボタン１１１２の押下により送信処理が行われると、文書状態管理部１０５は、図１０に示したデータ管理テーブルにおいて、当該蓄積文書に対応するレコードの「既読／未読」を“未読”から“既読”に変更する。

【0058】

印刷ボタン１１１３は、選択された蓄積文書を印刷するためのボタンである。印刷ボタン１１１３の押下により印刷処理が行われると、文書状態管理部１０５は、図１０に示したデータ管理テーブルにおいて、当該蓄積文書に対応するレコードの「既読／未読」を“未読”から“既読”に変更する。

【0059】

消去ボタン１１１４は、選択された蓄積文書を消去（削除）するためのボタンである。消去ボタン１１１４の押下により消去処理が行われると、蓄積管理部１０４は、図１０に示したデータ管理テーブルにおいて、当該蓄積文書に対応するレコードの「削除済み」を“Ｔｒｕｅ”に変更する。これによって、当該蓄積文書は、振分先フォルダ一覧表示領域１１０１に表示された蓄積文書に一覧から削除される。

【0060】

また、後述の図１２に示す蓄積文書複製処理で詳述するが、選択された蓄積文書が未読状態のまま消去操作、または、既読状態から設定時間内に消去操作がなされた場合、蓄積管理部１０４によって、誤操作による削除または不正操作が行われたとみなされ、当該蓄積文書が管理者用フォルダに複製（転送）される。この場合、蓄積管理部１０４は、図１０に示したデータ管理テーブルにおいて、当該蓄積文書に対応するレコードの「管理者通知」を“Ｔｒｕｅ”に変更する。すなわち、図１０に示したデータ管理テーブルにおいて、「管理者通知」が“Ｔｒｕｅ”で、「削除済み」が“Ｔｒｕｅ”の蓄積文書は、誤操作による削除または不正操作が行われたとみなされたことにより管理者用フォルダに複製（転送）された蓄積文書ということになる。一方、「管理者通知」が“Ｆａｌｓｅ”で、「削除済み」が“Ｔｒｕｅ”の蓄積文書は、ユーザにより適切な処置（操作）により消去された蓄積文書であることを示す。このように「管理者通知」が“Ｆａｌｓｅ”で、「削除済み」が“Ｔｒｕｅ”の蓄積文書の本体のデータは、即時、または、定期処理もしくは夜間処理において削除するものとすればよく、当該本体のデータが削除された場合、データ管理テーブルにおける当該蓄積文書に対応するレコードを削除するものとしてもよい。

【0061】

なお、図７に示した蓄積フォルダ管理画面１１００は、振分先フォルダ一覧表示領域１１０１に管理者用フォルダを表示されているが、これは管理者権限を有する管理者がログインした場合、または、管理者設定が行われていない場合の画面である。これに対して、管理者設定が行われていて、かつ管理者権限を有さないユーザがログインした場合には、図８に示す蓄積フォルダ管理画面１１００のように、振分先フォルダ一覧表示領域１１０１には管理者用フォルダを非表示とすればよい。

【0062】

図３に戻り、文書状態管理部１０５についての説明を続ける。文書状態管理部１０５は、図２に示すＣＰＵ８０１によりプログラムが実行されることによって実現される。

【0063】

認証部１０６は、記憶部１１２または図示しない認証サーバ等に記憶されたユーザ管理情報に基づいて、ＭＦＰ１０へのログイン認証動作を制御する機能部である。認証部１０６は、図２に示すＣＰＵ８０１によりプログラムが実行されることによって実現される。

【0064】

操作管理部１０７は、振分先フォルダに蓄積されている蓄積文書に対する操作を検知して、当該操作に関する情報を記憶部１１２に記憶させる機能部である。操作に関する情報としては、例えば、蓄積文書が既読状態になる操作がなされた時刻である未読解除時刻情報、および、蓄積文書の消去（削除）操作がなされた時刻である文書消去時刻情報等が挙げられる。操作管理部１０７は、図２に示すＣＰＵ８０１によりプログラムが実行されることによって実現される。

【0065】

メール送信部１０８は、蓄積管理部１０４によって、誤操作による削除または不正操作が行われたとみなされた場合に当該蓄積文書が管理者用フォルダに複製（転送）された旨を、メールサーバ３０を介して、管理者のメールアドレスへメール送信する機能部である。メール送信部１０８により送信されるメール内容の一例を、図９に示す。図９に示すように、メール送信部１０８により管理者のメールアドレスへ送信されるメールには、図９に示すように、例えば、管理者用フォルダに複製された蓄積文書を特定する蓄積文書情報（文書ＩＤまたは文書名等）、消去操作を行ったユーザの情報、蓄積文書が蓄積された日時である文書蓄積日時、蓄積文書が既読状態になった日時である文書既読日時、および、蓄積文書が消去（削除）された日時である文書削除日時が含まれる。なお、メール送信部１０８により送信されるメールに、管理者用フォルダに複製された蓄積文書そのものが添付されているものとしてもよい。メール送信部１０８は、図２に示すＣＰＵ８０１によりプログラムが実行されることによって実現される。

【0066】

表示制御部１０９は、表示部１１０の表示動作を制御する機能部である。表示制御部１０９は、図２に示すＣＰＵ８０１によりプログラムが実行されることによって実現される。

【0067】

表示部１１０は、表示制御部１０９の制御に従って各種画面（例えば、消去文書転送設定画面１０００、および蓄積フォルダ管理画面１１００等）を表示する機能部である。表示部１１０は、図２に示す操作表示部８１０の表示機能によって実現される。

【0068】

入力部１１１は、ユーザから操作入力を受け付ける機能部である。入力部１１１は、図２に示す操作表示部８１０の入力機能によって実現される。

【0069】

記憶部１１２は、振分先フォルダごとに蓄積された蓄積文書、プログラム、図１０に示したデータ管理テーブル、操作管理部１０７により検知された操作に関する情報、および設定部１０３により設定された設定情報等の各種情報を記憶する機能部である。記憶部１１２は、図２に示す補助記憶装置８０８によって実現される。

【0070】

なお、上述の設定部１０３、蓄積管理部１０４、文書状態管理部１０５、認証部１０６、操作管理部１０７、メール送信部１０８および表示制御部１０９は、ソフトウェアであるプログラムの実行によって実現されるものとしたが、これに限定されるものではなく、これらの機能部のうち少なくともいずれかは専用のハードウェア回路（集積回路等）によって実現されるものとしてもよい。

【0071】

また、図３に示すＭＦＰ１０の各機能部は、機能を概念的に示したものであって、このような構成に限定されるものではない。例えば、図３に示すＭＦＰ１０で独立した機能部として図示した複数の機能部を、１つの機能部として構成してもよい。一方、図３に示すＭＦＰ１０で１つの機能部が有する機能を複数に分割し、複数の機能部として構成するものとしてもよい。

【0072】

（ＭＦＰの蓄積文書複製処理）
図１１は、実施形態に係るＭＦＰの蓄積文書複製処理の流れの一例を示すフローチャートである。図１２は、通知メール送信失敗時の蓄積フォルダ管理画面の一例を示す図である。図１１および図１２を参照しながら、本実施形態に係るＭＦＰ１０の蓄積文書複製処理の流れについて説明する。

【0073】

＜ステップＳ１１＞
ＭＦＰ１０の入力部１１１を介して、ある振分先フォルダに蓄積されたある蓄積文書に対して消去操作が行われると、操作管理部１０７は、当該対象文書に対して消去操作が行われたことを検知する。そして、操作管理部１０７は、当該消去操作がなされた時刻である文書消去時刻情報を記憶部１１２に記憶させる。そして、ステップＳ１２へ移行する。

【0074】

＜ステップＳ１２＞
ここで、設定部１０３により管理者用フォルダへの転送設定がなされている場合（ステップＳ１２：Ｙｅｓ）、ステップＳ１３へ移行し、当該転送設定がなされていない場合（ステップＳ１２：Ｎｏ）、ステップＳ２１へ移行する。

【0075】

＜ステップＳ１３＞
設定部１０３により管理者用フォルダへの転送設定がなされている場合、文書状態管理部１０５は、図１０に示したデータ管理テーブルにおける当該蓄積文書に対応するレコードの「既読／未読」を参照することによって、当該蓄積文書が未読状態であるか既読状態であるかを確認する。そして、ステップＳ１４へ移行する。

【0076】

＜ステップＳ１４＞
文書状態管理部１０５により当該蓄積文書が未読状態であることが確認された場合（ステップＳ１４：Ｙｅｓ）、ステップＳ１７へ移行し、既読状態であることが確認された場合（ステップＳ１４：Ｎｏ）、ステップＳ１５へ移行する。

【0077】

＜ステップＳ１５＞
文書状態管理部１０５により当該蓄積文書が既読状態であることが確認された場合、操作管理部１０７によって、蓄積文書が既読状態になる操作がなされた時刻である未読解除時刻情報が記憶部１１２に記憶されていることになる。ここで、蓄積管理部１０４は、記憶部１１２に記憶されている当該蓄積文書に対応する未読解除時刻情報、およびステップＳ１１で記憶部１１２に記憶された文書消去時刻情報を取得する。そしてステップＳ１６へ移行する。

【0078】

＜ステップＳ１６＞
蓄積管理部１０４は、文書消去時刻情報が示す文書消去時刻から未読解除時刻情報が示す未読解除時刻を差し引いた時間が、転送対象期間内であるか否かを判定する。すなわち、蓄積管理部１０４は、（文書消去時刻－未読解除時刻）が、転送対象期間以内であるか否かを判定する。転送対象期間以内である場合（ステップＳ１６：Ｙｅｓ）、ステップＳ１７へ移行し、転送対象期間を超過した場合（ステップＳ１６：Ｎｏ）、ステップＳ２１へ移行する。

【0079】

＜ステップＳ１７＞
（文書消去時刻－未読解除時刻）が、転送対象期間以内である場合、蓄積管理部１０４は、誤操作による削除または不正操作が行われたとみなし、当該蓄積文書を管理者用フォルダに複製（転送）する。そして、蓄積管理部１０４は、図１０に示したデータ管理テーブルにおいて、当該蓄積文書に対応するレコードの「管理者通知」を“Ｔｒｕｅ”に変更する。そして、ステップＳ１８へ移行する。

【0080】

＜ステップＳ１８＞
メール送信部１０８は、蓄積管理部１０４によって、誤操作による削除または不正操作が行われたとみなされた場合に当該蓄積文書が管理者用フォルダに複製（転送）された旨を、メールサーバ３０を介して、管理者のメールアドレスへメール送信する。そして、ステップＳ１９へ移行する。

【0081】

＜ステップＳ１９＞
メール送信部１０８によるメール送信が成功した場合（ステップＳ１９：Ｙｅｓ）、ステップＳ２１へ移行し、失敗した場合（ステップＳ１９：Ｎｏ）、ステップＳ２０へ移行する。

【0082】

＜ステップＳ２０＞
メール送信部１０８によるメール送信が失敗した場合、表示制御部１０９は、図１２に示す蓄積フォルダ管理画面１１００のように、当該蓄積文書が管理者用フォルダへ複製されたことを示す複製履歴を、記憶部１１２に記憶させ、その旨を示す複製履歴ボタン１１１５を表示させる。なお、複製履歴ボタン１１１５を表示させる場合は、管理者がログインしている場合であればよく、管理者は複製履歴ボタン１１１５を押下することによって、複製履歴（例えば、管理者用フォルダに転送された蓄積文書のプレビュー表示等）を確認することができる。そして、ステップＳ２１へ移行する。

【0083】

＜ステップＳ２１＞
そして、蓄積管理部１０４は、振分先フォルダに蓄積されている当該蓄積文書を消去する。この場合、蓄積管理部１０４は、図１０に示すデータ管理テーブルにおいて当該蓄積文書に対応するレコードの「削除済み」を“Ｆａｌｓｅ”から“Ｔｒｕｅ”に変更する。以上で、蓄積文書複製処理を終了する。

【0084】

以上のように、本実施形態に係るＭＦＰ１０では、対象となる蓄積文書が未読状態で消去操作された場合、または、既読状態で転送対象期間内に消去された場合、蓄積管理部１０４により、誤操作による削除または不正操作が行われたとみなされ、当該蓄積文書が管理者用フォルダに複製（転送）された上で、当該蓄積文書は消去されるものとしている。これによって、誤操作による削除または不正操作が行われたことによる蓄積文書の消去の際に、管理者用フォルダに複製させておき、管理者は当該蓄積文書を確認することができる。したがって、誤操作または蓄積文書の不正使用による消去操作に対して、セキュリティの向上を実現できる。

【0085】

また、本実施形態に係るＭＦＰ１０では、対象となる蓄積文書が未読状態で消去操作された場合、または、既読状態で転送対象期間内に消去された場合、当該蓄積文書が管理者用フォルダに複製されると共に、メール送信部１０８によって、誤操作による削除または不正操作が行われたとみなされた場合に当該蓄積文書が管理者用フォルダに複製（転送）された旨が、管理者のメールアドレスへメール送信されるものとしている。これによって、管理者は当該蓄積文書について誤操作による削除または不正操作が行われたことを知ることができ、その対処を講じることができる。

【0086】

なお、上述の実施形態の各機能は、一または複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上述した各機能を実行するよう設計されたＡＳＩＣ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ）、ＤＳＰ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｓｉｇｎａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｏｒ）、ＦＰＧＡ（Ｆｉｅｌｄ－Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｇａｔｅ Ａｒｒａｙ）、ＳｏＣ（Ｓｙｓｔｅｍ ｏｎ ａ Ｃｈｉｐ)、ＧＰＵ（Ｇｒａｐｈｉｃｓ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

【0087】

また、上述の実施形態において、ＭＦＰ１０の各機能部の少なくともいずれかがプログラムの実行によって実現される場合、そのプログラムは、ＲＯＭ等に予め組み込まれて提供される。また、上述の実施形態に係るＭＦＰ１０で実行されるプログラムは、インストール可能な形式または実行可能な形式のファイルでＣＤ－ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｃ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ－Ｒ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｋ－Ｒｅｃｏｒｄａｂｌｅ）、ＤＶＤまたはＳＤ（Ｓｅｃｕｒｅ Ｄｉｇｉｔａｌ）カード等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。また、上述の実施形態に係るＭＦＰ１０で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、上述の実施形態に係るＭＦＰ１０で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。また、上述の実施形態に係るＭＦＰ１０で実行されるプログラムは、上述した各機能部のうち少なくともいずれかを含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵが上述の記憶装置からプログラムを読み出して実行することにより、上述の各機能部が主記憶装置上にロードされて生成されるようになっている。

【符号の説明】

【0088】

１０ ＭＦＰ
２０ 送信元装置
３０ メールサーバ
４０ 管理者用ＰＣ
５０ 公衆回線網
６０ ネットワーク
１０１ ＦＡＸ通信部
１０２ 通信部
１０３ 設定部
１０４ 蓄積管理部
１０５ 文書状態管理部
１０６ 認証部
１０７ 操作管理部
１０８ メール送信部
１０９ 表示制御部
１１０ 表示部
１１１ 入力部
１１２ 記憶部
８００ コントローラ
８０１ ＣＰＵ
８０２ システムメモリ（ＭＥＭ－Ｐ）
８０３ ノースブリッジ（ＮＢ）
８０４ａ サウスブリッジ（ＳＢ）
８０４ｂ ネットワークＩ／Ｆ
８０４ｃ ＵＳＢ Ｉ／Ｆ
８０４ｄ セントロニクスＩ／Ｆ
８０４ｅ センサＩ／Ｆ
８０５ ＡＧＰ
８０６ ＡＳＩＣ
８０７ ローカルメモリ（ＭＥＭ－Ｃ）
８０８ 補助記憶装置
８１０ 操作表示部
８２０ ＦＣＵ
８３１ プロッタ
８３２ スキャナ
１０００ 消去文書転送設定画面
１００１ 消去文書転送設定入力部
１００２ 転送対象時間設定入力部
１０１１ ＯＫボタン
１０１２ 取消ボタン
１１００ 蓄積フォルダ管理画面
１１０１ 振分先フォルダ一覧表示領域
１１１１ プレビューボタン
１１１２ 転送ボタン
１１１３ 印刷ボタン
１１１４ 消去ボタン
１１１５ 複製履歴ボタン

【先行技術文献】

【特許文献】

【0089】

【文献】特開２０１４－１９２６２１号公報

【文献】特開２００５－３２３１０５号公報

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】