特許 7547802 リソース予約システム、情報表示方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】

(24)【登録日】2024-09-02

(45)【発行日】2024-09-10

(54)【発明の名称】リソース予約システム、情報表示方法

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/02 20120101AFI20240903BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/02

【請求項の数】 18

(21)【出願番号】P 2020100326

(22)【出願日】2020-06-09

(65)【公開番号】P2021082245

(43)【公開日】2021-05-27

【審査請求日】2023-02-24

(31)【優先権主張番号】P 2019208226

(32)【優先日】2019-11-18

(33)【優先権主張国・地域又は機関】JP

(73)【特許権者】

【識別番号】000006747

【氏名又は名称】株式会社リコー

(74)【代理人】

【識別番号】100107766

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠重

(74)【代理人】

【識別番号】100070150

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠彦

(72)【発明者】

【氏名】友杉 亮

(72)【発明者】

【氏名】齋藤 竜一

(72)【発明者】

【氏名】藤村 奈都美

【審査官】松田 岳士

(56)【参考文献】

【文献】特開２０１１－２２７８４７（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１６－２１８７２２（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１９－０１６３４３（ＪＰ，Ａ）

【文献】特開２０１６－００４５１１（ＪＰ，Ａ）

【文献】米国特許出願公開第２０１２／０２７８４０８（ＵＳ，Ａ１）

(58)【調査した分野】(Int.Cl.，ＤＢ名)

Ｇ０６Ｑ １０／００－９９／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

１つ以上のリソースをグループに対応づけると共に、前記リソースの予約に関する情報を保持する情報処理装置と、情報処理端末と、を有するリソース予約システムであって、
前記情報処理端末は、前記情報処理装置から受信した各リソースの予約に関する情報を表示する表示制御部と、
各リソースごとに入力を受け付ける操作受付部と、を有し、
前記情報処理装置は、
前記リソースの一覧を登録端末に提供し、前記登録端末が選択を受け付けた１つ以上の前記リソースの識別情報を受信して、受信した１つ以上のリソースを前記グループに対応づけておき、
前記情報処理装置は前記登録端末が入力を受け付けたグループ名を受信して、受信した前記グループ名をグループに対応づけておき、
前記情報処理装置は前記登録端末にグループの識別情報を含む画像コードを送信し、
前記情報処理端末は、前記登録端末が表示した前記画像コードを撮像して前記画像コードに含まれるグループの識別情報を保存し、
前記情報処理装置は、
前記情報処理端末から前記グループの識別情報を指定して各リソースの予約に関する情報を要求された場合、前記グループの識別情報に対応付けられている１つ以上のリソースの予約に関する情報を前記情報処理端末に送信する、
ことを特徴とするリソース予約システム。

【請求項2】

前記画像コードには前記グループ名が含まれており、
前記情報処理端末は、前記画像コードを撮像して前記画像コードに含まれる前記グループ名を表示することを特徴とする請求項１に記載のリソース予約システム。

【請求項3】

前記情報処理装置は前記登録端末に前記グループの識別情報と対応づけられたＵＲＬを送信し、
前記登録端末は前記ＵＲＬを表示し、
前記情報処理端末は、入力を受け付けた前記ＵＲＬに接続し、前記情報処理装置から取得した前記ＵＲＬに対応付けられている前記グループの識別情報を保存することを特徴とする請求項１に記載のリソース予約システム。

【請求項4】

前記情報処理端末は、入力を受け付けた前記ＵＲＬに接続し、前記情報処理装置から取得した前記グループ名を表示することを特徴とする請求項３に記載のリソース予約システム。

【請求項5】

前記情報処理端末は、複数のリソースの識別情報を記憶しており、
前記情報処理装置は、前記情報処理端末から各リソースの識別情報を指定して各リソースの予約に関する情報を要求された場合、各リソースの予約に関する情報を前記情報処理端末に送信することを特徴とする請求項１に記載のリソース予約システム。

【請求項6】

前記情報処理装置はリソースの一覧を前記登録端末に提供し、前記登録端末が選択を受け付けた１つ以上の前記リソースの識別情報を受信して、
前記情報処理装置は前記登録端末に１つ以上の前記リソースの識別情報を含む画像コードを送信し、
前記登録端末は前記画像コードを表示し、
前記情報処理端末は、前記画像コードを撮像して前記画像コードに含まれる１つ以上の前記リソースの識別情報を保存することを特徴とする請求項５に記載のリソース予約システム。

【請求項7】

前記情報処理装置はリソースの一覧を前記登録端末に提供し、前記登録端末が選択を受け付けた１つ以上の前記リソースの識別情報を受信して、
１つ以上の前記リソースの識別情報をＵＲＬに対応付けておき、
前記情報処理装置は前記登録端末に前記ＵＲＬを送信し、
前記登録端末は前記ＵＲＬを表示し、
前記情報処理端末は、入力を受け付けた前記ＵＲＬに接続し、前記情報処理装置から取得した前記ＵＲＬに対応付けられている１つ以上の前記リソースの識別情報を保存することを特徴とする請求項５に記載のリソース予約システム。

【請求項8】

前記情報処理端末は、前記情報処理装置から１つ以上の前記リソースの識別情報を取得した場合、自機の種類に応じて、１つ以上の前記リソースの識別情報を、すでに保存されている前記リソースの識別情報に追加して保存するか、上書きするかを切り替えることを特徴とする請求項６又は７に記載のリソース予約システム。

【請求項9】

前記情報処理装置はリソースの一覧を前記情報処理端末に提供し、前記情報処理端末のＷｅｂブラウザが選択を受け付けた１つ以上の前記リソースの識別情報を受信して、受信した１つ以上のリソースをグループに対応づけておき、
前記情報処理装置は前記情報処理端末にグループの識別情報を含む画像コードを送信し、
前記情報処理端末のＷｅｂブラウザは前記画像コードを解析して得た前記グループの識別情報を前記情報処理端末で動作するアプリに渡すか、又は、前記Ｗｅｂブラウザから前記画像コードを受け取ったアプリが前記画像コードを解析し、
前記アプリは、前記グループの識別情報を保存することを特徴とする請求項１に記載のリソース予約システム。

【請求項10】

前記情報処理装置はリソースの一覧を前記情報処理端末に提供し、前記情報処理端末のＷｅｂブラウザが選択を受け付けた１つ以上の前記リソースの識別情報を受信して、受信した１つ以上のリソースをグループに対応づけておき、
前記情報処理装置は前記情報処理端末にグループの識別情報を送信し、
前記情報処理端末のＷｅｂブラウザは前記グループの識別情報を前記情報処理端末で動作するアプリに渡し、
前記アプリは、前記グループの識別情報を保存することを特徴とする請求項１に記載のリソース予約システム。

【請求項11】

前記情報処理装置はリソースの一覧を前記情報処理端末に提供し、前記情報処理端末のＷｅｂブラウザが選択を受け付けた１つ以上の前記リソースの識別情報を受信して、受信した１つ以上のリソースをグループに対応づけておき、
前記情報処理装置は前記情報処理端末にグループの識別情報を送信し、
前記情報処理端末のＷｅｂブラウザは前記グループの識別情報を保存することを特徴とする請求項１に記載のリソース予約システム。

【請求項12】

前記表示制御部は前記情報処理装置から受信した各リソースの利用に関する状況を表す旨を表示することを特徴とする請求項１～１１のいずれか１項に記載のリソース予約システム。

【請求項13】

前記操作受付部がリソースへの入力を受け付けた場合、
前記情報処理端末は前記リソースへの入力を受け付けた旨を前記情報処理装置に送信し、前記情報処理装置から前記リソースの前記状況を受信し、
前記表示制御部は前記情報処理装置から受信した前記状況で表示中の前記状況を更新することを特徴とする請求項１２に記載のリソース予約システム。

【請求項14】

前記表示制御部は、予約されているリソースの利用が可能である旨を表す前記状況から利用中を表す前記状況に更新することを特徴とする請求項１３に記載のリソース予約システム。

【請求項15】

前記表示制御部が、予約されているリソースの利用が可能である旨を表す前記状況を表示中に、前記操作受付部が前記リソースへの入力を受け付けた場合、
前記表示制御部は認証用の情報の入力画面を表示することを特徴とする請求項１４に記載のリソース予約システム。

【請求項16】

前記表示制御部が、リソースが予約されていない空室を表す前記状況を表示中に、前記操作受付部が前記リソースへの入力を受け付けた場合、
前記情報処理端末は前記リソースへの入力を受け付けた旨を前記情報処理装置に送信し、前記情報処理装置が予約サービスに前記リソースを予約し、予約した旨の前記状況を前記情報処理装置から受信し、
前記表示制御部は利用中を表す前記状況で表示中の空室を表す前記状況を更新することを特徴とする請求項１２又は１３に記載のリソース予約システム。

【請求項17】

前記表示制御部が、利用中を表す前記状況を表示中に、前記操作受付部がリソースの利用を終了する旨の入力を受け付けた場合、
前記表示制御部は確認画面を表示することを特徴とする請求項１２～１６のいずれか１項に記載のリソース予約システム。

【請求項18】

１つ以上のリソースをグループに対応づけると共に、前記リソースの予約に関する情報を保持する情報処理装置と、情報処理端末と、を有するリソース予約システムが行う情報表示方法であって、
前記情報処理端末が、前記情報処理装置から受信した各リソースの予約に関する情報を表示するステップと、
各リソースごとに入力を受け付けるステップと、
前記情報処理装置が、
前記リソースの一覧を登録端末に提供し、前記登録端末が選択を受け付けた１つ以上の前記リソースの識別情報を受信して、受信した１つ以上のリソースを前記グループに対応づけるステップと、
前記情報処理装置が、前記登録端末が入力を受け付けたグループ名を受信して、受信した前記グループ名をグループに対応づけておくステップと、
前記情報処理装置が、前記登録端末にグループの識別情報を含む画像コードを送信するステップと、
前記情報処理端末が、前記登録端末が表示した前記画像コードを撮像して前記画像コードに含まれるグループの識別情報を保存するステップと、
前記情報処理装置が、前記情報処理端末からグループの識別情報を指定して各リソースの予約に関する情報を要求された場合、前記グループの識別情報に対応付けられている１つ以上のリソースの予約に関する情報を前記情報処理端末に送信するステップと、
を有することを特徴とする情報表示方法。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、リソース予約システム、及び、情報表示方法に関する。

【背景技術】

【0002】

会議室などのリソースの予約に関する情報を会議室に配置された情報処理端末が表示する技術が知られている。ユーザが会議室の利用を開始するにあたり、情報処理端末に利用開始を入力し、利用を終了するにあたり利用終了を入力するような使い方が可能になる。

【0003】

この情報処理端末を利用した情報収集に関する技術が考案されている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、会議室の予約に関する情報を表示し、予約された会議室において開催される会議の内容に関する質問調査を行う情報処理端末が開示されている。

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

しかしながら、従来の技術では、１つのリソースにつき１台の情報処理端末が必要であるという問題があった。例えば、１つの会議室につき１つの情報処理端末が必要であると、会議室の数が多い場合には、電源不足、ＬＡＮ回線の接続インターフェースの不足、コスト増、又は、設置場所の確保が困難などの不都合が生じる場合があった。

【0005】

本発明は、上記課題に鑑み、複数のリソースで共用される情報処理端末を提供するリソース予約システムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0006】

上記課題に鑑み、本発明は、１つ以上のリソースをグループに対応づけると共に、前記リソースの予約に関する情報を保持する情報処理装置と、情報処理端末と、を有するリソース予約システムであって、前記情報処理端末は、前記情報処理装置から受信した各リソースの予約に関する情報を表示する表示制御部と、各リソースごとに入力を受け付ける操作受付部と、を有し、前記情報処理装置は、前記リソースの一覧を登録端末に提供し、前記登録端末が選択を受け付けた１つ以上の前記リソースの識別情報を受信して、受信した１つ以上のリソースを前記グループに対応づけておき、前記情報処理装置は前記登録端末が入力を受け付けたグループ名を受信して、受信した前記グループ名をグループに対応づけておき、 前記情報処理装置は前記登録端末にグループの識別情報を含む画像コードを送信し、前記情報処理端末は、前記登録端末が表示した前記画像コードを撮像して前記画像コードに含まれるグループの識別情報を保存し、前記情報処理装置は、前記情報処理端末から前記グループの識別情報を指定して各リソースの予約に関する情報を要求された場合、前記グループの識別情報に対応付けられている１つ以上のリソースの予約に関する情報を前記情報処理端末に送信する、ことを特徴とする。

【発明の効果】

【0007】

複数のリソースで共用される情報処理端末を提供するリソース予約システムを提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【0008】

【図1】リソース予約システムの全体的な動作の概略を説明する図の一例である。

【図2】複数の会議室の配置と受付端末の配置の一例を示す図である。

【図3】画像コードを用いた受付端末の初期設定の概略を説明する図の一例である。

【図4】リソース予約システムのシステム構成図の一例である。

【図5】会議管理サーバのハードウェア構成図の一例である。

【図6】受付端末の一例のハードウェア構成図である。

【図7】予約管理サーバ、チャットサーバ、会議管理サーバ、及び、登録端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

【図8】端末装置、会議室端末及び受付端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

【図9】初期設定部の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

【図10】受付端末がグループＩＤを保存する処理を説明するシーケンス図の一例である。

【図11】登録端末が表示するログイン画面の一例を示す図である。

【図12】登録端末が表示する初期画面の一例を示す図である。

【図13】登録端末が表示するグループ一覧画面の一例を示す図である。

【図14】登録端末が表示する新規グループ作成画面の一例を示す図である。

【図15】登録端末が表示する会議室一覧画面の一例を示す図である。

【図16】登録端末が表示するグループ登録確認画面の一例を示す図である。

【図17】登録端末が表示するグループ一覧画面の一例を示す図である。

【図18】登録端末が表示する画像コード表示画面の一例を示す図である。

【図19】受付端末が表示する起動画面の一例を示す図である。

【図20】受付端末が表示するグループ設定画面の一例を示す図である。

【図21】受付端末が表示する待受画面の一例を示す図である。

【図22】会議識別情報の入力欄が表示された一例の待受画面である。

【図23】状況の項目が使用中になった待受画面の一例を示す図である。

【図24】空室に対して「今すぐ利用」ボタンが押下された場合に表示される待受画面の一例である。

【図25】「退室」ボタンが押下された場合に表示される退室確認画面の一例を示す図である。

【図26】会議識別情報の入力欄が表示された退室確認画面の一例を示す図である。

【図27】退室処理が行われた待受画面の一例を示す図である。

【図28】受付端末がグループＩＤを保存する処理を説明するシーケンス図の一例である。

【図29】登録端末が表示するＵＲＬ表示画面の一例を示す図である。

【図30】受付端末が表示するＵＲＬ入力画面の一例を示す図である。

【図31】端末装置、会議室端末及び受付端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

【図32】受付端末が会議室ＩＤを保存する処理を説明するシーケンス図の一例である。

【図33】登録端末が表示する会議室一覧画面の一例を示す図である。

【図34】登録端末が表示する画像コード表示画面の一例を示す図である。

【図35】受付端末が表示する起動画面の一例を示す図である。

【図36】受付端末が表示する待受画面の一例を示す図である。

【図37】受付端末が会議室ＩＤを記憶する手順を示すフローチャート図の一例である。

【図38】会議室一覧画面の一例を示す図である。

【図39】一括編集画面の一例を示す図である。

【図40】待受画面の一例を示す図である。

【図41】受付端末が会議室ＩＤを保存する処理を説明するシーケンス図の一例である。

【図42】端末装置、会議室端末及び受付端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である（実施例３）。

【図43】受付端末がグループＩＤを保存する処理を説明するシーケンス図の一例である。

【図44】Ｗｅｂブラウザが表示する画像コード表示画面の一例を示す図である。

【図45】受付端末がグループＩＤを保存する処理を説明するシーケンス図の一例である。

【図46】Ｗｅｂブラウザが表示するダウンロード画面の一例を示す図である。

【図47】端末装置、会議室端末及び受付端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である（実施例４）。

【図48】受付端末７がグループＩＤを保存し、予約情報を表示する処理を説明するシーケンス図の一例である。

【発明を実施するための形態】

【0009】

以下、本発明を実施するための形態の一例として、リソース予約システム及びリソース予約システムが行う情報表示方法について図面を用いて説明する。

【0010】

＜リソース予約システムの概略＞
始めに図１を用いてリソース予約システム１００の概略を説明する。図１はリソース予約システム１００の全体的な動作の概略を説明する図の一例である。

【0011】

Ａ．予約者は自分の端末装置を操作して予約管理サーバ２０と通信し、会議室を予約する。予約管理サーバ２０は汎用のクラウドサービス（Office365、G Suite（いずれも登録商標）等）であるが、予約者が所属する企業などの組織が有する会議室が登録されている。

【0012】

Ｂ．会議管理サーバ３０は会議室の予約状態に基づいてリソース予約システム１００の全体を制御するサーバである。会議管理サーバ３０は適宜、予約管理サーバ２０と通信して予約情報を取得するので、予約管理サーバ２０と予約情報を同期している。

【0013】

Ｃ．リソース予約システム１００又は組織側の管理者は会議管理サーバ３０に対し、ユーザの登録、及び、各種の設定を行うことができる。ユーザの登録とは、チャットサーバ１０（slack、Line、Microsoft Teams（いずれも登録商標）等）を使った各種の通知の対象となるユーザを登録することをいう。また、通知は会議管理サーバ３０としてメッセージを送信するボットを介して行われるためチャットサーバが提供するボットも登録される。各種の設定は、会議室端末９０の登録（後述する初期設定）、リマインドのタイミングの設定などである。

【0014】

Ｄ．会議管理サーバ３０は予約情報における会議の開始時刻の一定時間前になると、予約者に会議の開催をリマインドする。これにより、会議室の空予約を抑制する。また、会議管理サーバ３０は必要に応じてユーザに招待コードを通知する。会議の予約者はリマインドを受信することで会議室にチェックインするための情報（会議識別情報）を端末装置６０に保存する。チェックインとは会議室の使用を開始することである。

【0015】

Ｅ．各会議室６には会議室端末９０が配置されており（本実施形態では会議室端末９０が配置されない場合がある）、定期的にこの会議室で行う会議の予約情報を会議室端末９０がダウンロードしている。会議室端末９０は当日や直近の会議の予定などを表示して会議の参加者に予定を確認させることができる。会議の開始時刻の少し前になると会議室の予約者は会議室６に赴いてチェックインする。例えば、会議識別情報を会議室端末９０に入力する、又は、端末装置６０を会議識別情報にかざす（会議識別情報を読み取らせる、通信させるなど）。

【0016】

Ｆ．会議室端末９０はチェックイン要求を会議管理サーバ３０に送信するので、会議識別情報で認証できれば、チェックインできた旨の応答を会議管理サーバ３０から受信する。会議室端末９０は（会議中）使用中である旨を表示する。会議の開始時刻に対し決まった時刻までにチェックインを知らせる使用開始通知が確認できない場合、会議管理サーバ３０は会議室６の予約をキャンセル（会議室が所定時間利用開始されない場合に予約情報の取り消しを行うこと）して、予約情報に含まれるステータスとしてキャンセル済みを会議室端末９０に送信する。この場合、会議室端末９０は空室である旨を表示するので、任意のユーザが会議室６を使用できる。

【0017】

Ｇ．会議室端末９０は、会議管理サーバ３０からの要求により電子機器７０を制御する。例えば、会議開始時刻に電源をＯＮし、会議終了時刻に電源をＯＦＦする。こうすることで、会議の参加者による電子機器７０の操作時の利便性を向上できる。

【0018】

Ｈ．電子機器７０が例えばテレビ会議の機能を有する場合、別の拠点４の電子機器（テレビ会議端末７０ｘ等）と通信して、他拠点と会議を開催できる。なお、アプリが動作するＰＣ７０ｙも電子機器７０と通信できる。予約情報には予め他拠点を示す宛先情報（宛先の通信ＩＤ）が含まれており、電子機器７０は自動でテレビ会議端末７０ｘ及びＰＣ７０ｙと通信できる。

【0019】

Ｉ．予約者が会議を終了する際、会議室端末９０のボタンを押下してチェックアウトするので、会議室端末９０は次の予約状況を表示する。これにより、任意のユーザが会議室の予約状況を把握できる。

【実施例1】

【0020】

＜多くの会議室が存在している場合の一例＞
図２は、複数の会議室６の配置と受付端末７の配置の一例を示す図である。図２に示すように多くの会議室６が密集している場合、電源不足、ＬＡＮ回線の接続インターフェースの不足、コスト増、又は、設置場所の確保が困難などの理由から、各会議室６の入り口などにそれぞれ会議室端末９０を配置することが困難な場合がある。

【0021】

そこで、本実施形態では、図２に示すように、複数の会議室６に共通の受付端末７を配置した。受付端末７は、１つ以上の会議室６に共通に使用される。１つの受付端末７が共通に使用される会議室６の数には特に上限はないが、図２では１４室の会議室６の利用等の受け付けを１台の受付端末７が行うことができる。こうすることで複数の会議室で共用される受付端末７を提供することができる。上記の不都合を解決できるだけでなく、ユーザは利用する会議室に関わらず、同じ受付端末７を操作して会議室６を利用できる。

【0022】

受付端末７は、図１に示した会議室端末９０と同様に、各会議室の予約情報を表示し、各会議室のチェックイン（利用開始）及びチェックアウト（利用終了）を受け付ける。後述する「延長」又は「今すぐ利用」も受け付けることができる。また、後述するように、受付端末７は管理者の操作に応じて、この受付端末７がチェックイン、チェックアウトを受け付ける会議室６のグループに関する初期設定を受け付ける。

【0023】

なお、図２では１つの受付端末７しか配置されていないが、複数の受付端末７が配置されている場合、同じ会議室６のチェックイン又はチェックアウトを複数の受付端末７が受け付けることができる。例えば、フロアが広い場合などに、ユーザは近くの受付端末７を操作してチェックイン、チェックアウトを入力できる。

【0024】

受付端末７の外観は一例に過ぎず、大型のディスプレイ、電子黒板、又はプロジェクタなどを使用してもよい。プロジェクタの場合、レーザポインタなどで入力を受け付ける方法がある。

【0025】

＜受付端末の初期設定＞
受付端末７には本実施形態のリソース予約システム１００に専用のものと、汎用的な情報処理端末がアプリを実行して実現されるものがある。会議室に専用の受付端末７が用意されるリソース予約システム１００では、受付端末７の初期設定が工場出荷時に行われており、管理者等が受付端末７を初期設定することは不要か又は最小限でよい。しかし、専用の受付端末７は、他の用途に活用できない。

【0026】

近年ではＢＹＯＤ（Bring Your Own Device）という情報処理端末の利用形態があり、ユーザが自前のスマートデバイスを受付端末７として用いることで、低コストで簡単にリソース予約システム１００を実現したいユーザも多い。そこで、本実施形態では以下のように例えばＱＲコード（登録商標。以下、画像コードという）などの画像データを受付端末７で撮像することで初期設定を可能とするリソース予約システム１００について説明する。

【0027】

図３は、画像コードを用いた受付端末７の初期設定の概略を説明する図の一例である。

【0028】

(1) リソース予約システム１００を提供する提供者が予め顧客の会議室を予約管理サーバ２０に登録している。予約管理サーバ２０は登録された会議室の予約をユーザから受け付け、予約情報を保持している。会議管理サーバ３０は予約管理サーバ２０と通信するため、会議室のリストを予約管理サーバから受信する。また、予約情報が登録又は更新された場合は会議室ごとの予約情報を受信する。

【0029】

(2)管理者Ｋは受付端末７の初期設定の１つとして、受付端末７をグループ化する。このために、まず管理者は登録端末５０を操作して、会議管理サーバ３０から取得した会議室のリストを表示させ、グループに所属させる会議室を決定する。決定する会議室は１つでもよい。グループは１つ以上の会議室のあつまりである。会議管理サーバ３０はグループＩＤを採番して登録端末５０に送信する。グループＩＤはこのグループの識別情報である。グループＩＤは画像コードの形態で送信されてもよいし、後述するようにＵＲＬの形態で送信されてもよい。受付端末７の初期設定は他にもいくつかの作業を含みうるが、例えば、受付端末７がこのグループＩＤを記憶することが含まれる。

【0030】

(3) 管理者Ｋは登録端末５０が表示する画像コード１１０を受付端末７で撮像する。受付端末７には受付アプリがインストールされており、受付端末７は画像コードをデコードしてグループＩＤを取得する。また、グループＩＤを記憶する。

【0031】

(4) 登録端末５０はこのグループに所属する会議室の予約情報を取得するために会議管理サーバ３０にグループＩＤを送信する。

【0032】

(5) 会議管理サーバ３０はグループＩＤで特定される会議室６の予約情報を受付端末７に送信する。受付端末７はグループに所属する１つ以上の会議室の予約情報を表示する。このように、１台の受付端末７が複数の会議室の予約情報を表示できるようになる。以降、受付端末７は定期的にグループＩＤを送信して最新の予約情報の取得と表示を繰り返す。また、各会議室の利用開始（チェックイン）と利用終了（チェックアウト）を受け付ける。

【0033】

このように、本実施形態のリソース予約システム１００は、汎用的な情報処理端末を受付端末７として使用できる。また、画像コードを利用することで管理者が容易に初期設定することができる。受付端末７は複数の会議室の予約情報を表示でき、顧客のユーザは１つの受付端末７から各会議室にチェックインしたりチェックアウトしたりすることができるようになる。

【0034】

＜用語について＞
リソースとは資源をいう。会議室、及び、会議室で使用可能な備品、装置、人（受け付け）、仕組みなどがリソースとなりうる。リソースのうち移動しにくいものを設備という。本実施形態では説明の便宜上、リソースの一例として会議室という用語を使用する。

【0035】

初期設定とは、機器が少なくとも最小限の機能を発揮できるように、人が何らかの設定を行うことをいう。例えば通信に関する設定などである。必要な通信のための情報は、初期設定により設定される情報となる。

【0036】

予約者は会議室を予約した者であり、参加者は会議への参加者である。予約者は参加者に含まれる場合が多いが、含まれなくてもよい。本実施形態において予約者が行う作業は参加者が行うことができる場合がある。総称して会議室を利用する者を単にユーザという。

【0037】

会議室端末９０が会議管理サーバ３０との通信を開始するには、管理者の初期設定により通信設定情報を会議室端末９０が記憶する必要がある。また、受付端末７はグループＩＤを記憶する必要がある。これにより予約情報を定期的に要求することを開始するが、要求情報を取得できるかどうかは会議管理サーバ３０の設定に依存する。

【0038】

会議管理サーバ３０の後述する管理開始フラグがTrueに設定されると、会議管理サーバ３０は会議室の管理の準備が整う。会議管理サーバ３０は管理開始フラグがTrueであり、会議室端末９０又は受付端末７から予約情報の要求を受信すると、会議室の管理を開始する。これにより、会議室端末９０又は受付端末７から要求がある場合に予約情報の送信を開始する。

【0039】

会議室端末９０又は受付端末７が会議管理サーバ３０から予約情報を取得すると、会議室端末９０又は受付端末７は会議管理サーバ３０との連携を開始する。したがって、連携開始と管理開始は予約情報の要求と予約情報の送信という関連した処理を契機にする。

【0040】

連携開始又は管理開始により以下の処理が行われる。
・予約情報の表示（チェックイン、チェックアウト、延長、今すぐ利用）
・チェックイン、チェックアウトに連動する電子機器の制御
・予約の自動キャンセル
なお、「延長」は会議室の予約の終了時刻を越えて参加者が予約を延長することをいい、「今すぐ利用」は空室の会議室を任意のユーザが予約なしに利用することをいう。

【0041】

会議室端末９０又は受付端末７は予約情報を表示すると入力を受け付けることができる。どのような入力を受け付けるかは、会議室の状況に応じて自動的に切り替わる。上記のようにチェックイン、チェックアウト、延長、又は、今すぐ利用の入力を受け付ける。

【0042】

図４は、リソース予約システム１００のシステム構成図の一例である。リソース予約システム１００は、主に社外ネットワークＮ２と社内ネットワークＮ１に分けることができる。社内ネットワークＮ１はファイアウォール７３の内側のネットワークをいい、社外ネットワークＮ２は不特定多数の通信が伝送されるインターネット等のネットワークである。

【0043】

社外ネットワークＮ２には、予約管理サーバ２０、会議管理サーバ３０、及び１つ以上のチャットサーバ１０が接続されており、各サーバは必要に応じて通信することができる。社外ネットワークＮ２に会議の参加者が操作する端末装置６０が必要に応じて接続されてよい。

【0044】

予約管理サーバ２０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現される。予約管理サーバ２０が提供する設備の予約に関するシステムを予約管理システムという。予約管理サーバ２０はカレンダーシステムを有しており、各種の予約サービスを提供するＷｅｂアプリを提供する。具体的には、例えば以下のような機能を有している。
・予定の登録を受け付け、いつでもどこからでも予約者が確認できる
・予定の30分前など、設定した日時に電子メールで通知する
・一人が複数のカレンダー（仕事用、家庭用など）で予定を管理できる
・同じグループの人とカレンダーを共有する
予約管理サーバ２０はユーザをアカウントで管理する。アカウントとはユーザがサービスを利用する権利のことである。多くのシステムではユーザはアカウントを使用してシステムにログインする。このため、アカウントはシステムがユーザを一意に特定する機能（識別情報の機能）を有している。本実施形態では、予め登録しておいたアカウント（ドメイン）の予約情報を予約管理サーバ２０が会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約管理サーバ２０のアカウントを指定して会議管理サーバ３０が予約情報を要求することで、会議管理サーバ３０が会議室６の予約情報を予約管理サーバ２０から取得できる。なお、アカウントは例えば電子メール、ＩＤ、電話番号など、ユーザを一意に識別できる情報であればよい。

【0045】

本実施形態で予定として管理されるのは会議室６の予約であるが、予約管理サーバ２０は会議室６に限られず各種の予定を管理できる。会議室６の他、各種の電子機器のレンタル、駐車場の予約など、レンタルオフィス、レンタルスタジオ、レンタルサイクル、レンタカー、ホテル等の宿泊施設、催し物会場・ロッカーなどの貸しスペースなど、各種の設備の予約に利用できる。

【0046】

なお、予約管理システムとしては、G Suite（登録商標）、Office365（登録商標）等が知られているが、本実施形態で説明する機能を有する予約管理システムであればよい。

【0047】

また、本実施形態では、社内ネットワークＮ１の会議室６に関する情報が予約管理サーバ２０に予め登録されている。すなわち、リソース予約システム１００を利用する企業の社内ネットワークにある各会議室６の会議室名、会議室ＩＤ、予約可能時間、各会議室６の定員、及び、予約単位等に応じて予約管理サーバ２０のＷｅｂアプリがカスタマイズされている。したがって、リソース予約システム１００を利用する企業の会議室６と予約情報が結びつけられる。

【0048】

チャットサーバ１０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。チャットサーバ１０が提供する複数のユーザにおけるテキスト、音声、映像などの情報のリアルタイムな共有システムをチャットシステムという。チャットサーバ１０は端末装置６０に会議室６の予約に関する情報を通知する。本実施形態では運営主体が異なる複数のチャットサーバ１０が含まれてよい。

【0049】

共有される情報には画像や音声等もありテキストに限られないが、本実施形態では説明の便宜上、通知には主にテキストが用いられるとして説明している。例えば、チャットシステムは、グループ間の音声通話機能を提供してよい。音声通話は１対１でも１対Ｎ（≧２）でもよい。したがって、本実施形態でチャットシステムが会議室６の予約に関する情報を通知する際は、テキストの表示の他、音声メッセージの出力でもよい。なお、チャットシステムとしてはＬＩＮＥ（登録商標。以下、省略する。）、slack、Microsoft Teams（登録商標。以下、省略する。）等が知られているが、ボット（事前に決められている処理を実行するプログラム）から１又は複数のユーザに対して通知が可能なチャットシステムであればよい。

【0050】

チャットサーバ１０も同様にアカウント（予約管理サーバ２０のアカウントとは異なる）でユーザを管理するが、原則的に会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０のアカウントを意識する必要はない。しかし、会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０の任意のアカウントを指定して通知することができる。

【0051】

会議管理サーバ３０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。会議管理サーバ３０は社外ネットワークＮ２に関する処理として、予約管理サーバ２０から会議室６の予約情報を取得し、予約情報に設定されている参加予定者を取得し、設定されているタイミングで参加予定者と対応付けられたチャットサーバ１０のグループ（又は予約者など個別の者）に通知を送信する。また、社内ネットワークＮ１に関する処理として、会議室６へのチェックイン及びチェックアウトを管理したり、予約管理サーバ２０から取得した会議室６の予約情報に基づいて電子機器７０の電源等を制御したりする。

【0052】

社内ネットワークＮ１には会議室６、参加予定者の作業場所１０１、及び、管理者の作業場所１０２などがあり、参加予定者は各地から社内ネットワークＮ１を介して社外ネットワークＮ２にアクセスできる。社内ネットワークＮ１は例えばＬＡＮ（Local Area Network）である。会議室６、参加予定者の作業場所１０１、及び、管理者の作業場所１０２は同じ企業内のＬＡＮであるとは限らない。

【0053】

会議室６には会議室端末９０、及び電子機器７０が配置されている。会議室端末９０と電子機器７０は小規模なＬＡＮ又は専用線で通信することができる。電子機器は会議室端末９０を経由することなく社内ネットワークＮ１及び社外ネットワークＮ２に接続できる。会議室端末９０と電子機器７０は無線又は有線のいずれで通信してもよい。なお、社内ネットワークＮ１はファイアウォール７３の内側にあるため、社外ネットワークＮ２から社内ネットワークＮ１への直接の通信は困難になっている。

【0054】

会議室端末９０は、会議室６を利用する予約者等の会議の参加者が操作する情報処理装置である。会議室の利用を受け付ける受付端末７となる。会議室端末９０は会議室６の机の上に配置されていたり、会議室６の入り口に配置されたりしている。１つの会議室６に会議室端末９０が複数、配置されていてもよい。会議室端末９０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。

【0055】

会議室端末９０は会議管理サーバ３０に会議室ＩＤを送信し、当日の会議室６の予約情報などを表示する。また、電子機器７０の電源ＯＮ、ＯＦＦ等の制御情報を会議管理サーバ３０から取得する。これにより、会議室端末９０は電子機器７０の電源をＯＮ及びＯＦＦする。

【0056】

また、会議室端末９０はチェックイン、チェックアウトなどのための待ち受け画面を表示し、チェックイン又はチェックアウトを会議管理サーバ３０に知らせるために会議管理サーバ３０と通信する。チェックインの際、会議室端末９０は予約者から入力された会議識別情報と予め保持する会議室ＩＤを会議管理サーバ３０に送信するので、会議管理サーバ３０は会議識別情報と会議室ＩＤにより、会議室６を予約した予約者が予約した会議室６を使用することを確認できる。

【0057】

電子機器７０は会議室６で使用され得る各種のオフィス機器である。例えば、電子黒板、複合機、プロジェクタ、デジタルサイネージ、デジタルカメラ等である。電子黒板とは、タッチパネル付大型ディスプレイを有しユーザが指示した盤面の座標を検出し座標を接続してストロークを表示する。この他、接続されたＰＣの映像を表示したり、他拠点の電子黒板と通信してストロークを同期したりすることができる。なお、電子黒板は、電子情報ボード、電子ホワイトボードと呼ばれる場合もある。

【0058】

複合機は、コピー機、スキャナ、プリンタ、ファクス送受信などの機能を有し、会議中の資料の印刷や資料のコピー、資料の電子化、資料の送信などに利用される。プロジェクタは画像を投影する装置である。例えば、端末装置６０がディスプレイに表示する映像をスクリーン等に投影することで参加者の間で共有することを可能にする。デジタルサイネージは大型のディスプレイであり任意の静止画又は動画を表示するために使用される。デジタルカメラは紙の資料や電子黒板に表示された資料を各参加者が撮像して保存するために使用される。

【0059】

社内ネットワークＮ１には受付端末７が接続されている。受付端末７は１つ以上の会議室に共通に用意される。社内ネットワークＮ１に複数の受付端末７が接続されていてもよい。受付端末７の機能は会議室端末９０と同様でよい。すなわち、予約情報の表示、チェックイン及びチェックアウトの受け付け等を行う。

【0060】

参加予定者の作業場所１０１には社内ネットワークＮ１に接続することができる端末装置６０が配置されている。端末装置６０は有線で通信しても無線で通信してもよい。端末装置６０は参加予定者（予約者を含む）が会議室を予約する際に使用される情報処理装置であるが、会議室に持ち込むことも想定されている。参加予定者が携帯する情報処理装置である。

【0061】

端末装置６０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。端末装置６０は、例えば、スマートフォン、タブレット端末、ＰＣ(Personal Computer)、ＰＤＡ(Personal Digital Assistant)、ウェアラブルＰＣ（サングラス型、腕時計型など）などである。ただし、通信機能を有しブラウザソフトウェア、又は、チャットサーバ１０若しくは予約管理サーバ２０に専用のアプリケーションソフトウェアが動作すればよい。例えば、カーナビ、ゲーム機、テレビ受像器なども端末装置６０となりうる。

【0062】

端末装置６０ではチャットサーバ１０に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、チャットアプリという）が動作し、更に、リソース予約システム１００に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、会議アプリという）が動作する。ただし、これらはブラウザソフトウェアで代用されてよい。

【0063】

管理者の作業場所１０２には社内ネットワークＮ１に接続することができる登録端末５０が配置されている。登録端末５０は有線で通信しても無線で通信してもよい。登録端末５０は管理者が会議室端末９０及び受付端末７に初期設定するための表示端末である。

【0064】

登録端末５０も端末装置６０と同様の情報処理装置でよい。ただし、主に会議管理サーバ３０に管理者が設定するために使用されるので、チャットアプリや会議アプリはなくてよい。登録端末５０は主にブラウザソフトウェアで会議管理サーバ３０と通信し、Ｗｅｂページを表示する。

【0065】

＜ハードウェア構成＞
<<会議管理サーバのハードウェア構成>>
図５は、会議管理サーバ３０のハードウェア構成図の一例である。図５は、会議管理サーバ３０の概略的なハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ３０は、コンピュータによって構築されており、図５に示されているように、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤコントローラ５０５(Hard Disk Drive)、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４(Digital Versatile Disk Rewritable)、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。

【0066】

これらのうち、ＣＰＵ５０１は、サーバ５全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、通信ネットワークを利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン５１０は、図５に示されているＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

【0067】

また、キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

【0068】

<<受付端末>>
図６は受付端末７の一例のハードウェア構成図である。会議室端末９０のハードウェア構成図も図６と同様とする。図６に示されているように、受付端末７は、ＣＰＵ７０１、ＲＯＭ７０２、ＲＡＭ７０３、ＥＥＰＲＯＭ７０４、ＣＭＯＳセンサ７０５(Complementary Metal Oxide Semiconductor)、撮像素子Ｉ／Ｆ７０６、加速度・方位センサ７０７、メディアＩ／Ｆ７０９、ＧＰＳ受信部７１１を備えている。

【0069】

これらのうち、ＣＰＵ７０１は、受付端末７全体の動作を制御する。ＲＯＭ７０２は、ＣＰＵ７０１やＩＰＬ等のＣＰＵ７０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ７０３は、ＣＰＵ７０１のワークエリアとして使用される。ＥＥＰＲＯＭ７０４は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって、アプリ等の各種データの読み出し又は書き込みを行う。ＣＭＯＳセンサ７０５は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって被写体（主に自画像）を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。なお、ＣＭＯＳセンサではなく、ＣＣＤ(Charge Coupled Device)センサ等の撮像手段であってもよい。撮像素子Ｉ／Ｆ７０６は、ＣＭＯＳセンサ７０５の駆動を制御する回路である。加速度・方位センサ７０７は、地磁気を検知する電子磁気コンパスやジャイロコンパス、加速度センサ等の各種センサである。メディアＩ／Ｆ７０９は、フラッシュメモリ等の記録メディア７０８に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。ＧＰＳ受信部７１１は、ＧＰＳ衛星からＧＰＳ信号を受信する。

【0070】

また、受付端末７は、遠距離通信回路７１２、ＣＭＯＳセンサ７１３、撮像素子Ｉ／Ｆ７１４、マイク７１５、スピーカ７１６、音入出力Ｉ／Ｆ７１７、ディスプレイ７１８、外部機器接続Ｉ／Ｆ７１９、近距離通信回路７２０、近距離通信回路７２０のアンテナ７２０ａ、及びタッチパネル７２１を備えている。

【0071】

これらのうち、遠距離通信回路７１２は、通信ネットワークを介して、他の機器と通信する回路である。ＣＭＯＳセンサ７１３は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって被写体を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。撮像素子Ｉ／Ｆ７１４は、ＣＭＯＳセンサ７１３の駆動を制御する回路である。マイク７１５は、音を電気信号に変える内蔵型の回路である。スピーカ７１６は、電気信号を物理振動に変えて音楽や音声などの音を生み出す内蔵型の回路である。音入出力Ｉ／Ｆ７１７は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがってマイク７１５及びスピーカ７１６との間で音信号の入出力を処理する回路である。ディスプレイ７１８は、被写体の画像や各種アイコン等を表示する液晶や有機ＥＬ(Electro Luminescence)などの表示手段の一種である。外部機器接続Ｉ／Ｆ７１９は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。近距離通信回路７２０は、ＮＦＣ(Near Field Communication)やＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等の通信回路である。タッチパネル７２１は、利用者がディスプレイ７１８を押下することで、受付端末７を操作する入力手段の一種である。

【0072】

また、受付端末７は、バスライン７１０を備えている。バスライン７１０は、図６に示されているＣＰＵ７０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

【0073】

＜機能について＞
図７は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、会議管理サーバ３０、及び、登録端末５０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

【0074】

<<予約管理サーバ>>
予約管理サーバ２０は、通信部２１、及び、予約情報管理部２２を有する。予約管理サーバ２０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

【0075】

通信部２１は、会議管理サーバ３０及び端末装置６０と各種の情報を送受信する。通信部２１は予約設定画面の画面情報を端末装置６０に送信し、端末装置６０から予約の設定を受信する。また、予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。

【0076】

予約情報管理部２２は、ユーザが登録した予約情報を管理する。予約情報管理部２２は会議管理サーバ３０から要求された会議室６の予約情報を予約情報ＤＢ２９１から読み出して、通信部２１を介して会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約情報が登録（又は変更）されると要求がなくても予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。予約管理サーバ２０に予約者が会議室６を予約する方法としては一般的なＷｅｂアプリが使用されるものとする。

【0077】

予約管理サーバ２０は記憶部２９を有している。記憶部２９は図５のＲＡＭ５０３及びＨＤ５０４等により実現される。記憶部２９には予約情報ＤＢ２９１（Data Base）が記憶されている。

【0078】

【表1】

表１は予約情報ＤＢ２９１に記憶されている予約情報の一例を示す。予約情報は会議室６の予約状況を管理するための情報である。予約情報には、予約ＩＤに対応付けて予約者アカウント、会議名、会議室ＩＤ、開始時刻、終了時刻、及び、参加予定者アカウントの各項目が登録されている。予約ＩＤは予約情報の１レコードを識別する識別情報である。ＩＤはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。ＩＤは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち１つ以上の組み合わせをいう。予約ＩＤ以外のＩＤについても同様である。予約者アカウントは会議室６を予約した参加予定者のアカウントである。会議名は参加予定者が任意に付与した会議の名称である。会議室ＩＤは社内ネットワークにある会議室６を識別する識別情報である。開始時刻は会議室６が予約された時間帯の始期（会議が開始される時刻）であり、終了時刻は会議室６が予約された時間帯の終期（会議が終わる時刻）である。参加予定者アカウントは会議に参加する予定の参加予定者のアカウントである。なお、表１のアカウントはいずれも予約管理サーバ２０が発行したアカウントである。

【0079】

<<チャットサーバ>>
チャットサーバ１０は、通信部１１、及び、テキスト処理部１２を有する。チャットサーバ１０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

【0080】

通信部１１は、会議管理サーバ３０と各種の情報を送受信する。本実施形態では会議管理サーバ３０から会議室の予約に関する情報、ボットを識別する情報（後述するトークンなど）、及び、通知先のグループを特定する情報を受信する。このボットを識別する情報は、会議管理サーバ３０のボットを作成した際に予めチャットサーバ１０からボットの識別情報として通知されている。更に、予約者などの個人のアカウントが指定される場合もある。また、通信部１１は参加予定者が会議室の予約に関する情報を既読した旨、又は、表示された会議室の予約に関する情報に対する参加予定者の応答を会議管理サーバ３０に送信する。

【0081】

テキスト処理部１２は、会議管理サーバ３０から通知されたボットを識別する情報及び通知先のグループを特定する情報に基づき、ボットが発言する情報として、グループに属する参加予定者に会議室６の予約に関する情報を送信する。したがって、通知は参加予定者の数だけ行われる場合と、予約者又は通知先ユーザのみに行われる場合がある。また、特定の通知先にのみ会議室６の予約に関する情報を送信する。

【0082】

テキスト処理部１２はいわゆるプッシュ通知を行うことができる。仕組みとしては、例えば以下のようなものがある。チャットアプリ６０ａはプッシュ通知用のＩＤ（トークン）を、ＯＳ（Operating System）のメーカが運営するサーバから受け取る。このサーバではトークンとデバイス（端末装置６０）を紐付けておく。チャットアプリ６０ａはトークンとチャットアプリ６０ａのアカウントをチャットサーバ１０に登録しておく。チャットサーバ１０がプッシュ通知を行う場合、チャットアプリ６０ａのアカウントを特定するので紐付いたトークンを特定できる。チャットシステムはトークンを指定して通知内容をＯＳのメーカが運営するサーバに送信する。このサーバはトークンに紐付いたデバイス（端末装置６０）に対しプッシュ通知する。

【0083】

また、チャットサーバ１０は記憶部１９を有している。記憶部１９は図５のＲＡＭ５０３及びＨＤ５０４等により実現される。記憶部１９にはグループ情報ＤＢ１９１が記憶されている。

【0084】

【表2】

表２はグループ情報ＤＢ１９１に記憶されているグループ情報の一例を示す。グループ情報は同じグループに属するメンバのアカウントが登録された情報である。グループ情報には、ワークスペースとチャンネルに対応付けて、メンバアカウント１～ｎ（表２ではｎ＝４）、及び、ボットアカウントが登録されている。

【0085】

ワークスペースは企業や部署などの組織を識別するための識別情報である。本実施形態では複数のメンバがワークスペース（例えばＡ社）に所属している。ワークスペースは例えばＵＲＬであるが、一意性があればよい。更にワークスペースはチャットの目的等に応じた複数のチャンネルを有する。チャンネルは例えば、製品Ａ用のグループ、製品Ｂ用のグループ等、共通する情報が交換されるメンバの集まりである。チャンネルにはワークスペースに所属するメンバのうちいずれかのメンバが所属している。つまり、通知先はワークスペースとチャンネルによって特定される。ただし、通知先の特定方法はチャットシステムによって異なるため、グループを一意に特定できる識別情報が存在すれば、その情報のみでも良いし、３つ以上の情報によって特定されてもよい。

【0086】

チャンネルは一意性が保証されている。メンバアカウント１～ｎはチャンネルのメンバのアカウントであり、このアカウントはチャットサーバ１０により発行されたものである。本実施形態では、会議室６の予約に関する情報を通知するためのメンバとしてボットが登録される。ボットはいわば会議管理サーバ３０の代理人又は架空のメンバということができる。ボットの発言（テキスト）がメンバアカウント１～ｎの端末装置６０に送信される。

【0087】

ワークスペースとチャンネルは、会議管理サーバ３０によって管理され、参加者が属するグループを識別するための情報になる。

【0088】

<<会議管理サーバ>>
会議管理サーバ３０は、通信部３１、情報対応付部３２、予約情報取得部３３、通知判断部３４、制御情報生成部３５、制御情報応答部３６、会議情報通知部３７、チェックイン管理部３８、初期設定部３９、認証部４０、認証キー検証部４１、管理制御部４２、及び、予約情報送信部４４を有する。会議管理サーバ３０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

【0089】

通信部３１は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、登録端末５０、及び、端末装置６０と各種の情報を送受信する。通信部３１は送信部３１ａと受信部３１ｂを有している。受信部３１ｂは予約管理サーバ２０から予約情報を受信し、会議室端末９０又は受付端末７から予約情報の要求を受信する。また、受信部３１ｂは会議室端末９０又は受付端末７からチェックイン要求を受信する。また、受信部３１ｂは管理者が操作する登録端末５０からチャットシステムのグループとアカウントの対応付けを受け付ける。送信部３１ａはチャットサーバ１０に会議室の予約に関する情報を送信し、会議室端末９０又は受付端末７に予約情報を送信する。

【0090】

情報対応付部３２は、主に事前の登録作業に関する処理を行う。すなわち、管理者が操作する登録端末５０等からドメインの登録を受けつけ顧客ドメインＤＢ４９５に登録し、登録端末５０等から送信されたチャットシステムのワークスペース及びチャンネルと予約管理サーバ２０のアカウントを対応付けて対応付情報ＤＢ４９１に登録する。

【0091】

予約情報取得部３３は、リソース予約システム１００を利用する顧客のアカウントを指定して予約管理サーバ２０から予約情報を取得して会議管理情報として会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。あるいは変更があった予約情報を受信する。したがって、予約管理サーバ２０の予約情報の少なくとも一部の予約情報が会議管理情報ＤＢ４９３に記憶される。予約情報取得部３３は、予約管理サーバ２０が保持する予約情報のうち現在から所定期間未来の予約情報を取得する。所定期間はどのくらい先の会議まで会議室６の予約に関する情報を通知するかによって定まる。

【0092】

通知判断部３４は、会議管理情報の中に通知する条件を満たす開始時刻の予約があるか否かを判断する。例えば、通知設定ＤＢ４９６を参照し、予約の開始時刻から逆算して設定された日時になると通知すると判断する。なお、例えばリマインダー用のボット、予約受付用のボット等、役割ごとにボットが分けられている場合、処理に応じてボットを特定する。

【0093】

会議情報通知部３７は、通知判断部３４が通知すると判断すると、ボットを識別する情報（例えばslackではトークン）及び通知先のグループを特定する情報を指定して会議室６の予約に関する情報を通知することをチャットサーバ１０に要求する。なお、通知は何回に分けて行われるが、そのうちの少なくとも１回の通知に会議識別情報を含める。会議識別情報は、予約された会議室６を予約した時間帯に参加者が使用する権利を有することを会議管理サーバ３０が確認するための情報である。会議情報通知部３７は、少なくとも最終的な通知の前に会議識別情報を生成する。なお、会議識別情報は会議識別情報ＤＢ４９４に登録される。

【0094】

制御情報生成部３５は、会議管理情報を参照して電子機器７０の制御情報を生成し、制御情報を制御情報ＤＢ４９７に登録する。例えば、会議の開始時刻の数分前になると電子機器７０の電源をＯＮする制御情報を生成し、チェックアウトを検出すると電子機器７０の電源をＯＦＦする制御情報を生成する。制御情報は制御情報ＤＢ４９７に記憶される。

【0095】

制御情報応答部３６は、会議室６の会議室端末９０から制御情報があるかどうかの問い合わせを受け付け、制御情報ＤＢ４９７を参照し、会議室６に対応する制御情報を会議室端末９０に送信する。

【0096】

チェックイン管理部３８は、会議室へのチェックイン・チェックアウトを管理する。また、主にチェックイン・チェックアウトに伴う会議のステータスを会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。チェックインは、予約ＩＤで特定される会議の開始時刻の５～１０分前（この時間は設定により変更できる）になると認められる。そして、会議室端末９０が送信する会議室ＩＤと会議識別情報の組が会議識別情報ＤＢ４９４に登録されている場合にチェックインを許可する。

【0097】

初期設定部３９は、会議室端末９０又は受付端末７の初期設定に関する処理を行う。例えば、会議室端末９０の初期設定については、リソース予約システム１００の管理者の登録端末５０に会議室のリストを提供し、リソース予約システム１００の管理者が選んだ会議室の会議室ＩＤと会議室名を特定し、認証キーを生成して、会議管理サーバ３０のＵＲＬ（Uniform Resource Locator。会議管理サーバ３０のアドレス情報）を登録端末５０に送信する（通信設定情報を送信する）。また、受付端末７の初期設定については管理者が指定した会議室をグループに所属させる。同様に、会議室ごとに認証キーと会議管理サーバ３０のＵＲＬを登録端末５０に送信する。また、初期設定部３９はグループＩＤを登録端末５０に送信すると共に、会議室設定情報ＤＢ４９８の会議室に対応付けて登録する。

【0098】

認証部４０は、ログイン情報ＤＢ４９９のログインパスワードとユーザＩＤに基づいて管理者を認証する。

【0099】

認証キー検証部４１は会議室端末９０から送信される認証キーが、会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されているものと一致するかどうかにより、会議室端末９０を認証する。したがって、正しい認証キーを有する会議室端末９０しか予約情報を取得できない。

【0100】

管理制御部４２は会議室ごとに、会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されている管理開始フラグがTrueか否か、及び、予約情報の取得が要求されたか否かを確認する。後述するように、管理開始フラグは会議室の管理を開始してよいか否かを示すフラグである。

【0101】

予約情報送信部４４は、会議室端末９０からの要求に対し、会議管理情報ＤＢ４９３に記憶されている予約情報（会議管理情報）を送信する。ただし、認証キーによる認証が成功し、管理開始フラグがTrueに設定されている必要がある。予約情報送信部４４はＪＳＯＮ形式、ＸＭＬ形式、ＣＶＳ（Comma－Separated Values）形式などで送信すればよい。予約情報は繰り返し送信されるので容量が少ない形式が有利である。

【0102】

また、会議管理サーバ３０は記憶部４９を有している。記憶部４９は図５のＲＡＭ５０３及びＨＤ５０４等により実現される。記憶部４９には、対応付情報ＤＢ４９１、会議管理情報ＤＢ４９３、会議識別情報ＤＢ４９４、顧客ドメインＤＢ４９５、通知設定ＤＢ４９６、制御情報ＤＢ４９７、会議室設定情報ＤＢ４９８、及び、ログイン情報ＤＢ４９９が記憶されている。

【0103】

【表3】

表３は対応付情報ＤＢ４９１に記憶されている対応付情報の一例を示す。対応付情報は予約管理システムのアカウントとチャットシステムのグループを対応付ける情報である。対応付情報は、ワークスペース、チャンネル及びメンバアカウント１～ｎ（表ではｎ＝４）の各項目を有する。ワークスペースとチャンネルは上記のとおりである。メンバアカウント１～ｎには予約管理サーバ２０が発行した各参加者のアカウントが登録される。また、表３に示すようにチャットシステムのアカウントが登録されてよい。グループに対して通知を行うためには予約管理サーバ２０に対して会議を予約したユーザの予約管理サーバ２０のアカウントと通知先のグループ及びチャンネルを特定するための情報（本実施形態ではワークスペースとチャンネル名）があればよく、必ずしもグループに所属するすべてのメンバのアカウントが登録されている必要はない。ただし、個人ユーザ宛に通知する場合、それぞれのチャットシステムのアカウント情報が必要なため、表３のように登録されていてもよい。

【0104】

【表4】

表４は会議管理サーバ３０の会議管理情報ＤＢ４９３が記憶する会議管理情報の一例を示す。会議管理情報ＤＢ４９３には予約情報が記憶されるので、表４では表１の予約情報ＤＢ２９１との相違を説明する。表４の会議管理情報はステータスの項目を有する。ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室６の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン待ち、チェックイン済み、チェックアウト済み、又は、キャンセル（取り消し）等の状況が登録される。

【0105】

【表5】

表５は会議識別情報ＤＢ４９４に記憶されている会議識別情報管理情報の一例を示す。会議識別情報管理情報は会議室６の予約ごとに会議識別情報を管理する情報である。会議識別情報管理情報は、予約ＩＤ、会議室ＩＤ、及び、会議識別情報の各項目を有する。これらについてはステータスを除き予約情報と同じであり（予約管理サーバ２０から受信した予約情報）、既出であるため説明は省略する。なお、予約ＩＤが登録されているのは、同じ会議室６の予約を識別するためである。ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン済み、チェックアウト、又は、キャンセル（取り消し）等の状況が登録される。

【0106】

【表6】

表６は顧客ドメインＤＢ４９５に記憶されている顧客ドメイン情報の一例を示す。顧客ドメイン情報は顧客のドメインと顧客の管理者のアカウントを管理する情報である。顧客ドメイン情報には顧客のドメイン名と顧客の管理者アカウントが対応付けて登録されている。表６の顧客のドメインは予約管理サーバ２０が発行したアカウント（メールアドレス）のドメインである。また、管理者アカウントは、顧客の管理者（代表する）のアカウントである。なお、表６のアカウントは予約管理サーバ２０が発行したものである。

【0107】

【表7】

表７は通知設定ＤＢ４９６に記憶されている通知設定情報の一例を示す。通知設定情報は顧客ごとに通知に関する設定を保持する。通知設定情報には、顧客ドメイン名と通知設定が対応付けて登録されている。通知設定には、会議の開始時刻のどのくらい前に、会議室６の予約に関する情報を通知するかのタイミングが設定されている。あるいは決まった日時が設定されていてもよい。また、タイミングは１つである必要はなく、１つの顧客に複数回の通知設定が登録されていてもよい。

【0108】

【表8】

表８は制御情報ＤＢ４９７に記憶されている制御情報の一例を示す。制御情報は会議室６の電子機器７０を制御するための情報である。制御情報は、会議室ＩＤ、及び、制御内容の各項目を有する。制御内容は、電子機器７０の具体的な制御方法である。会議管理サーバ３０は電子機器７０ごとに詳細な制御内容を設定できる。また、制御する時刻が登録されないのは、社外ネットワークの会議管理サーバ３０から会議室端末９０に送信することが困難であり、会議室端末９０が会議管理サーバ３０にアクセスし、この時、制御情報が生成されていれば制御内容を送信するからである。

【0109】

【表9】

表９は、会議室設定情報ＤＢ４９８に記憶されている会議室設定情報の一例を示す。会議室設定情報は会議室ごとの設定に関する情報である。会議室設定情報は、顧客ＩＤに対応付けて、会議室名称、会議室ＩＤ、会議室の状態、認証キー、管理開始フラグ、リソースグループ、運用ルール、グループＩＤ、及び、グループ名の各項目を有する。
・会議室名称は会議の参加者が認識している会議室の一般的な名称であり、例えば会議室の入り口に提示されているものをいう。
・会議室ＩＤは上記のように会議室を一意に識別する識別情報である。簡易的には、会議室ＩＤは予約管理サーバ２０と共通とすることができる。また、変換テーブルを設けることで、予約管理サーバ２０と別に管理者が設定することもできる。
・会議室の状態は会議室端末９０又は受付端末７の初期設定が終了したか、通信が可能か等を示す。
接続中：一定期間内に通信が確認できている状態
セットアップ前：初期設定の前
接続断：一定期間以上、通信がない状態
・認証キーは会議管理サーバ３０が会議室端末９０又は受付端末７を認証するための認証情報となる。初期設定により認証キーが会議室端末９０又は受付端末７に設定される。認証キーは総当たり方式で特定できない程度に長い桁数の数字、アルファベット、記号などの組み合わせである。認証キーは会議管理サーバ３０が決定しても管理者が決定してもよい。
・管理開始フラグは、会議室端末９０又は受付端末７の初期設定が終わった後に、会議室の管理を会議管理サーバ３０が開始するか否かを示すフラグ（True：開始する False：開始しない）である。管理開始フラグがあることで、初期設定が完了してから会議室端末９０の配置までのタイムラグで生じる不都合（予約が自動的にキャンセルされてしまう）を抑制できる。
・リソースグループは、会議室の管理上のグループであり、会議室が存在する例えば事業所や棟の違いを表す。必ずしも必須ではない。
・運用ルールは、チェックインが可能となる時間、自動キャンセル時間、又は、電子機器の自動起動をするかしないかなど、会議室の運用に関するどのルールを適用するかを示す。例えば、Defaultは社員用のルールを、Guestは来客者のルールを、Executiveは役員用のルールを示す。
・グループＩＤの項目には、管理者がグループ化した複数の会議室が所属するグループの識別情報が設定される。例えば、B－1からB－3の会議室はG－001にグループ化されていることが分かる。グループに所属しない会議室ではグループＩＤの項目が設定されない。
・グループ名の項目には、管理者が入力したグループ名が設定される。グループに所属しない会議室ではグループの項目が設定されない。

【0110】

各項目のうち、会議室名称、会議室ＩＤ、管理開始フラグ（初期値はFalse）、リソースグループ、及び、運用グループは、予約管理サーバ２０から送信されたものを使用してよい。あるいは、管理者が会議管理サーバ３０に対し設定できる。会議室の状態の初期状態（提供者の設定直後）は「セットアップ前」であるが、通信の状況によって遷移する。認証キーは初期設定時に例えば会議管理サーバ３０が採番して設定する。管理開始フラグは管理者が設定する。グループＩＤの項目は管理者がグループ化したタイミングで会議管理サーバ３０が設定し、グループ名の項目は管理者が設定する。

【0111】

【表10】

表１０はログイン情報ＤＢ４９９に記憶されているログイン情報の一例を示す。ログイン情報は管理者が会議管理サーバ３０にログインするための情報である。ログイン情報は、顧客ＩＤ、ログインパスワード、ユーザＩＤ、及び、サーバＵＲＬの各項目を有する。管理者がログインパスワード、及び、ユーザＩＤで会議管理サーバ３０にログインし、登録端末５０に各種の画面を表示させる。ログインにより管理者が会議室端末９０又は受付端末７を配置する会議室がある顧客が特定される。また、ログイン情報ＤＢ４９９には顧客に割り当てられたサーバＵＲＬが登録されており、顧客の会議室端末９０又は受付端末７が会議管理サーバ３０と通信できる。サーバＵＲＬは会議管理サーバ３０のうち顧客に割り当てられたＵＲＬであり、会議室端末９０がサーバＵＲＬにアクセスすることで顧客の予約情報を取得できる。ただし、サーバＵＲＬは複数の顧客に共通でもよい。

【0112】

<<登録端末>>
登録端末５０は、通信部５１、操作受付部５２、及び、表示制御部５３を有する。登録端末５０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム（例えばブラウザ）は、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

【0113】

登録端末５０は、会議管理サーバが提供するＷｅｂページを介して管理者が会議室に関する各種の設定を行うための端末である。この設定の１つに初期設定がある。なお、初期設定には端末装置６０が使用されてもよい。

【0114】

通信部５１は、会議管理サーバ３０及び予約管理サーバ２０と各種の情報を送受信する。本実施形態では、会議管理サーバ３０に会議室のグループ化に関する情報を送信する。

【0115】

操作受付部５２は、登録端末５０に対する参加者の各種の操作を受け付ける。表示制御部５３は各種の画面の画面情報を解釈してディスプレイ５０６に表示する。操作受付部５２と表示制御部５３は例えばブラウザの機能を有し、Ｗｅｂアプリを実行できる。例えば、会議管理サーバ３０から受信した画面情報に基づいて画面を表示し、操作受付部５２はグループ化する会議室を受け付ける。

【0116】

<<端末装置>>
図８は、端末装置６０、会議室端末９０及び受付端末７の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。電子機器７０の機能については必要に応じて説明する。

【0117】

端末装置６０は、通信部６１ａ、操作受付部６１ｂ、表示制御部６１ｃ、チャット通信部６２、テキスト表示部６３、アプリ通信部６４、サーバ通信部６５、表示制御部６６、アプリ通信部６７、及び、端末通信部６８を有する。端末装置６０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵからの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。端末装置６０ではチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが動作しているので、プログラムにはチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが含まれる。

【0118】

通信部６１ａは、会議管理サーバ３０及び予約管理サーバ２０と各種の情報を送受信する。操作受付部６１ｂは、端末装置６０に対する参加者の各種の操作を受け付ける。表示制御部６１ｃは各種の画面の画面情報を解釈してディスプレイ５０６に表示する。操作受付部６１ｂと表示制御部６１ｃは例えばブラウザの機能を有し、Ｗｅｂアプリを実行できる。例えば、予約管理サーバ２０から受信した予約設定画面を表示し、操作受付部６１ｂは予約者が設定する予約情報を受け付ける。

【0119】

チャットアプリ６０ａのチャット通信部６２は、チャットサーバ１０と各種の情報の送受信を行う。本実施形態ではチャットサーバ１０から会議室６の予約に関する情報を受信し、既読であること、会議室６が利用される又はキャンセルされるか、等をチャットサーバ１０に通知する。

【0120】

チャットアプリ６０ａのテキスト表示部６３は、チャットサーバ１０から送信されたテキスト（会議室６の予約に関する情報）を表示する。例えば、発言元はボットでありボットが入力したかのようにテキストを表示する。

【0121】

チャットアプリ６０ａのアプリ通信部６４は、会議アプリ６０ｂを呼び出すと共に会議識別情報を会議アプリ６０ｂに送信する。チャットサーバ１０は、会議室６の予約に関する情報を通知する際、会議アプリ６０ｂを識別する情報を端末装置６０に送信しているので、チャットアプリ６０ａはＯＳに対し会議アプリ６０ｂを指定し会議識別情報の通知を依頼する。ＯＳは会議アプリ６０ｂを起動することができる。

【0122】

会議アプリ６０ｂのサーバ通信部６５は会議管理サーバ３０と通信する。会議識別情報を含む画像コードを会議管理サーバ３０から取得することなどを行う。サーバ通信部６５は図５のＣＰＵ５０１が会議アプリ６０ｂを実行すること等により実現される。画像コードはチェックイン時の認証に使用される。認証用の数桁の数字でもよい。

【0123】

会議アプリ６０ｂの表示制御部６６は、会議識別情報が含まれる画像コード等をディスプレイ５０６に表示する。会議アプリ６０ｂのアプリ通信部６７は、ＯＳを介して、チャットアプリ６０ａから各種の情報（会議室６の予約に関する情報に含まれる会議識別情報等）を取得する。

【0124】

端末通信部６８は、会議室端末９０と通信し会議識別情報等を送信する。端末通信部６８は、Bluetooth（登録商標）などの近距離無線通信で会議室端末９０の存在を検出し、会議室端末９０を検出すると会議識別情報を送信する。また、会議室端末９０に対し画像コードを表示する機能を提供する。

【0125】

<<会議室端末>>
会議室端末９０はサーバ通信部９１、端末装置通信部９２、操作受付部９３、表示制御部９４、電子機器通信部９５、端末認証部９６、撮像部９７、デコード部９８、設定記録部９８－２、及び、予約情報要求部９８－３を有する。会議室端末９０が有するこれら各機能部は、図６に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＥＥＰＲＯＭ７０４からＲＡＭ７０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ７０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

【0126】

サーバ通信部９１は、サーバＵＲＬ９９３を宛先にして会議管理サーバ３０と通信する。会議室端末９０は社内ネットワークに存在するため会議管理サーバ３０から会議室端末９０と通信することは困難である。このため、サーバ通信部９１はポーリング（定期的に会議管理サーバ３０と通信する）やＷｅｂＳｏｃｋｅｔなどの通信技術で会議管理サーバ３０と通信する。サーバ通信部９１からの通信がない場合、会議室設定情報ＤＢ４９８に接続断が登録される。サーバ通信部９１はＨＴＴＰなどの通信プロトコルで通信すればよく、通信プロトコルは特に制限しない。

【0127】

本実施形態のサーバ通信部９１は予約情報を受信し、チェックイン時に、端末装置通信部９２が端末装置６０から受信した会議識別情報又は手で入力された会議識別情報を会議管理サーバ３０に送信する。また、サーバ通信部９１は会議管理サーバ３０から制御情報を受信する。

【0128】

端末装置通信部９２は端末装置６０と通信する。本実施形態では会議識別情報等を受信する。電子機器通信部９５は、電子機器７０と通信する。本実施形態ではサーバ通信部９１が受信した制御情報を電子機器７０に送信する。

【0129】

表示制御部９４はディスプレイ７１８に端末アプリ９０ａが生成する画面を表示する。この画面はチェックイン、チェックアウトなどが可能な待ち受け画面である。操作受付部９３は会議室端末９０に対する各種の操作を受け付ける。

【0130】

端末認証部９６は、入力された管理者パスワードが正しいか否かに基づいて端末アプリへの管理者のログインを認証する。会議室に配置された会議室端末９０は、不特定の参加者により操作可能であるため、認証機能がないと初期設定を変更されるおそれがあるためである。

【0131】

撮像部９７は主に画像コードを撮像する。管理者がＣＭＯＳセンサ７０５の画角に画像コードが入るように会議室端末９０を操作すると、撮像部９７は画像コードを認識して自動的に画像データを生成する。デコード部９８は、撮像部９７が撮像した画像コードをデコードして通信設定情報を復元する。

【0132】

設定記録部９８－２は、デコード部９８がデコードした通信設定情報（会議室ＩＤ、認証キー、サーバＵＲＬ、会議室名称）を記憶部９９に記憶させる。

【0133】

予約情報要求部９８－３は、予約情報を取得する定期的なタイミングになるとサーバ通信部９１を介して会議室ＩＤと認証キーを繰り返し会議管理サーバ３０に送信する。この応答として、予約情報要求部９８－３はサーバ通信部９１を介して予約情報を取得する。予約情報は変更があった場合にだけ取得すればよい。タイミングは数秒～数分ごとの周期である。周期が短い方が早期に予約情報を更新できるが、通信負荷も高くなるため、両者を考量して決定される。本実施形態では例えば３０秒とする。また、サーバ通信部９１を介して少なくとも当日の会議室６の会議管理情報（予約情報）等を受信できる。

【0134】

また、会議室端末９０は記憶部９９を有している。記憶部９９は図６のＲＯＭ７０２及びＥＥＰＲＯＭ７０４等により実現される。記憶部９９には会議室ＩＤ９９１、認証キー９９２、サーバＵＲＬ９９３、会議室名称９９４、アプリＩＤ９９５、管理者パスワード９９６、及び、電子機器７０のＩＰアドレス９９７が記憶されている。

【0135】

会議室ＩＤ９９１、認証キー９９２、サーバＵＲＬ９９３及び会議室名称９９４は初期設定により記憶される。アプリＩＤ９９５は会議室端末９０で動作する端末アプリ９０ａの識別情報である。アプリＩＤは情報処理端末の種類（例えば会議室端末９０か受付端末７か）を会議管理サーバ３０に知らせるために使用される。アプリＩＤは端末アプリ９０ａに特有の番号であるか又は特有の番号を一部に含んでいる。アプリＩＤは、例えば端末アプリのＵＵＩＤ（Universally Unique Identifier）でもよい。ＵＵＩＤは特定の管理がなくても全世界で２つ以上のアイテムが同じ値を持つことがない一意な識別子である。

【0136】

管理者パスワード９９６は端末アプリ９０ａのインストール時又は初回の起動時に管理者が設定する。電子機器７０のＩＰアドレス９９７は必要に応じて管理者が設定する。

【0137】

<<受付端末>>
受付端末７はサーバ通信部９１ｂ、操作受付部９３ｂ、表示制御部９４ｂ、端末認証部９６ｂ、撮像部９７ｂ、デコード部９８ｂ、設定記録部９８－２ｂ、及び、予約情報要求部９８－３ｂを有する。受付端末７が有するこれら各機能部は、図６に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＥＥＰＲＯＭ７０４からＲＡＭ７０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ７０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム（受付アプリ）は、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。また、受付端末７が有するこれらの機能は端末アプリの機能と同等なため、説明は省略する。

【0138】

また、受付端末７は記憶部９９ｂを有している。記憶部９９ｂは図６のＲＯＭ７０２及びＥＥＰＲＯＭ７０４等により実現される。記憶部９９ｂにはグループＩＤ９９８ｂ、１つ以上の認証キー９９２ｂ、サーバＵＲＬ９９３ｂ、アプリＩＤ９９５ｂ、管理者パスワード９９６ｂ、及び、グループ名９９９ｂが記憶されている。すなわち、受付端末７では会議室ＩＤと会議室名称でなくグループＩＤ９９８とグループ名が記憶され、電子機器ＩＰアドレスがない。

【0139】

＜会議管理サーバの初期設定部について＞
図９は、初期設定部３９の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。初期設定部３９は設定画面生成部３９１、認証キー生成部３９２、暗号化部３９３、画像コード生成部３９４、ＵＲＬ生成部３９６、及び、情報管理部３９５、を有している。また、記憶部４９は図７の記憶部４９と同じものである。初期設定部３９は各機能を制御して必要な処理を行わせる。

【0140】

情報管理部３９５は、記憶部４９に記憶されている各種の情報を読み出し、情報を必要とする機能（設定画面生成部３９１、認証キー生成部３９２、暗号化部３９３、画像コード生成部３９４、ＵＲＬ生成部３９６）に送出する。

【0141】

設定画面生成部３９１は、各種の画面の画面情報を生成し、通信部３１を介して登録端末５０に送信する。画面情報は、ＨＴＭＬ、ＣＳＳ（Cascade Style Sheet）、及びJavaScript（登録商標）等により作成される。JavaScript（登録商標）によりブラウザ上で動作するＷｅｂアプリの一画面として画面が提供される。

【0142】

暗号化部３９３は、会議室端末９０の初期設定の場合は通信設定情報を暗号化し、受付端末７の初期設定の場合はグループＩＤとグループ名（認証キーとサーバＵＲＬを含んでもよい）を暗号化する。ただし、暗号化は必須でない。

【0143】

画像コード生成部３９４は暗号化された情報を画像コードにエンコードする。ＵＲＬ生成部３９６はグループＩＤを含むＵＲＬを作成するか、又は、グループＩＤに対応付けられたＵＲＬを作成する。

【0144】

通信設定情報（会議室ＩＤ、認証キー、サーバＵＲＬ、会議室名称）は、簡単に言うと、会議室端末９０が会議管理サーバ３０と通信するために必要な情報である。このうちサーバＵＲＬは通信先を特定するための情報であり、認証キーは認証を受けるための情報であり、会議室ＩＤはどの会議室からの通信であるかを通知するための情報である。会議室名称は会議室端末９０が表示するための情報であるため、通信設定情報に含まれていなくても支障はない。サーバＵＲＬは端末アプリ又は受付アプリに設定されていればなくてもよい。

【0145】

＜受付端末がグループＩＤを保存するまでの処理及び画面遷移＞
続いて、図１０～図２８を用いて受付端末７がグループＩＤを保存するまでの処理及び画面遷移について説明する。図１０は、受付端末７がグループＩＤを保存する処理を説明するシーケンス図の一例である。

【0146】

S1、S2：会議管理サーバ３０の予約情報取得部３３は事前に予約管理サーバ２０から顧客ごとに全ての会議室の情報を取得しておく。これにより、会議室設定情報ＤＢ４９８に取得した情報が登録される。会議室の情報は頻繁には変化しないので、１日に１回など低頻度に取得しておけばよい。また、予約情報取得部３３は予約管理サーバ２０から定期的に又は予約情報に更新があった場合に予約情報を取得する。

【0147】

S3：受付端末７を初期設定する管理者は登録端末５０のブラウザを起動して（専用のアプリでもよい）、会議管理サーバ３０にログインするための操作を入力する。図１１にログイン画面の一例を示す。例えば、認証情報としてユーザＩＤとパスワードを入力する。

【0148】

S4：登録端末５０の操作受付部５２は認証情報の入力を受け付け、通信部５１が認証情報を指定してログイン要求を会議管理サーバ３０に送信する。会議管理サーバ３０の認証部４０はログイン情報ＤＢ４９９のログインパスワードとユーザＩＤに基づいて管理者を認証する。ここでは認証が成功したものとする。これにより登録端末５０は初期画面を表示する。図１２に初期画面の一例を示す。

【0149】

S5：次に、管理者は登録端末５０にグループ一覧を表示する操作を入力する。グループ一覧の表示とは会議管理サーバ３０に登録されているグループの一覧を表示することをいう。

【0150】

S6：登録端末５０の操作受付部５２は操作を受け付け、通信部５１がグループ一覧表示要求を会議管理サーバ３０に送信する。

【0151】

S7：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂはグループ一覧表示要求を受信し、設定画面生成部３９１が会議室設定情報ＤＢ４９８を参照してグループ一覧画面の画面情報を生成する。

【0152】

S8：会議管理サーバ３０の送信部３１ａはグループ一覧画面の画面情報を登録端末５０に送信する。登録端末５０の通信部５１はグループ一覧画面の画面情報を受信し、表示制御部５３がグループ一覧画面を表示する。図１３にグループ一覧画面４１０の一例を示す。

【0153】

S9：管理者はグループ一覧画面４１０において、新規グループを作成する操作を入力する。新規グループの作成とは新たにグループを作成することをいう。

【0154】

S10：登録端末５０の操作受付部５２は操作を受け付け、通信部５１が新規グループ作成要求を会議管理サーバ３０に送信する。

【0155】

S11：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは新規グループ作成要求を受信し、設定画面生成部３９１が新規グループ作成画面の画面情報を生成する。

【0156】

S12：会議管理サーバ３０の送信部３１ａは新規グループ作成画面の画面情報を登録端末５０に送信する。登録端末５０の通信部５１は新規グループ作成画面の画面情報を受信し、表示制御部５３が新規グループ作成画面を表示する。図１４に新規グループ作成画面４２０の一例を示す。

【0157】

S13：管理者は新規グループ作成画面４２０において、グループ名を入力し、会議室の選択を開始する。これにより、設定画面生成部３９１が会議室設定情報ＤＢ４９８を参照して会議室一覧画面の画面情報を生成するので、登録端末５０は会議室一覧画面を表示する。図１５に会議室一覧画面４３０の一例を示す。会議室一覧画面４３０において、管理者はグループに所属させる会議室を選択する操作を入力する。すなわち、複数の会議室をグループ化する。

【0158】

S14,S15：登録端末５０の操作受付部５２は操作を受け付け、通信部５１がグループ対象リソース（例えば、会議室ＩＤ）を会議管理サーバ３０に送信する。会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは会議室ＩＤを受信して情報管理部３９５が保存しておき、送信部３１ａが保存ＯＫを登録端末５０に送信する。ステップS13～S15は会議室の数だけ繰り返し実行される。あるいは、管理者が一度に複数の会議室を指定してもよい。ステップS13～S15の間に登録端末５０は会議管理サーバ３０にグループ名を送信する。

【0159】

S16：グループ化する会議室の選択を終えると、管理者は会議室一覧画面において選択完了を入力する。これにより、登録端末５０はグループ登録確認画面を表示する。図１６にグループ登録確認画面４４０の一例を示す。管理者がグループ登録確認画面４４０でグループに登録する会議室を確認すると、グループ情報の登録のためにグループ情報を保存する操作を入力する。グループ情報は、グループ名、グループＩＤ及び会議室ＩＤである。

【0160】

S17：登録端末５０の操作受付部５２は操作を受け付け、通信部５１がグループ名を含むグループ情報保存要求を会議管理サーバ３０に送信する。グループ名はステップS9～S17の間に送信されればよい。

【0161】

S18：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂはグループ名を含むグループ情報保存要求を受信し、情報管理部３９５がグループ情報を保存する。すなわち、グループＩＤを採番し、会議室設定情報ＤＢ４９８において、ステップS13、S14で送信された会議室ＩＤにグループＩＤとグループ名を登録する。なお、会議室設定情報ＤＢ４９８において認証キーが生成されていない会議室が選択された場合、認証キーも生成される。

【0162】

S19：また、画像コード生成部３９４はグループＩＤとグループ名とを含む画像コードを生成する。画像コード生成部３９４はグループＩＤに画像コードを対応付けておく。シーケンス図には明示しないが画像コードには会議室の数だけの認証キーと１つのサーバＵＲＬが含まれる。認証キーは会議室に共通でもよい。サーバＵＲＬについては受付アプリに登録されている場合、省略してよい。

【0163】

S20：会議管理サーバ３０の送信部３１ａは保存ＯＫを登録端末５０に送信する。保存ＯＫと共に、設定画面生成部３９１が会議室設定情報ＤＢ４９８を参照してグループ一覧画面の画面情報を生成して登録端末５０に送信するので、登録端末５０は、会議管理サーバ３０から取得したグループ一覧画面を再度、表示する。図１７にグループ一覧画面４５０の一例を示す。

【0164】

S21：管理者はグループ一覧画面４５０において登録端末５０に、グループを指定して画像コードを表示する操作を入力する。グループ一覧画面４５０の画像コード/ＵＲＬは画像コード又はＵＲＬを選択的に押下できる場合と、２つをまとめて押下できる場合がある。ここではまとめて押下されたか又は画像コードが押下された場合を説明する。

【0165】

S22：登録端末５０の操作受付部５２は操作を受け付け、通信部５１がグループＩＤを指定して画像コード表示要求を会議管理サーバ３０に送信する。

【0166】

S23：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは画像コード表示要求を受信し、設定画面生成部３９１がグループＩＤに対応付けられている画像コードを表示する画像コード表示画面の画面情報を生成する。画像コード生成部３９４はこのタイミングで画像コードを生成してもよい。これにより、グループ名や会議室等に変更があっても変更後のグループ名や会議室で画像コードを生成できる。

【0167】

S24：会議管理サーバ３０の送信部３１ａは画像コード表示画面の画面情報を登録端末５０に送信する。登録端末５０の通信部５１は画像コード表示画面の画面情報を受信し、表示制御部５３が画像コード表示画面を表示する。図１８に画像コード表示画面４６０の一例を示す。

【0168】

S25：次に、管理者は受付端末７をサーバＵＲＬに接続させるため、受付端末７を操作して受付アプリを起動させる（起動していれば起動操作は不要である）。受付端末７へのログインは必要ない。これは、管理者が画像コードを表示する場合、すでに会議管理サーバ３０から認証を受けているためである。ただし、管理者パスワードを使った認証も可能である。図１９に受付アプリの起動画面４７０の一例を示す。また、管理者は受付端末７に画像コードを撮像させるため、受付端末７を操作してカメラを起動させる。

【0169】

S26：受付端末７のカメラが起動し、撮像が可能になる。

【0170】

S27：次に、管理者は受付端末７に画像コードを撮像させる。例えば、ＣＭＯＳセンサ７１３の画角に入るように登録端末５０を保持する。

【0171】

S28：受付端末７の撮像部９７ｂは動画のように撮像しているので、画像コードを自動的に検出する。デコード部９８ｂは検出された画像コードをデコードして、グループＩＤとグループ名を取得する（認証キーとサーバＵＲＬを含んでよい）。これにより、受付端末７の表示制御部９４ｂはグループ設定画面を表示する。図２０にグループ設定画面４８０の一例を示す。

【0172】

S29：また、受付端末７の設定記録部９８－２ｂはグループＩＤ、グループ名、認証キー、及び、サーバＵＲＬを記憶部９９ｂに記憶しておく。これにより、受付端末７はグループＩＤを指定して予約情報を取得できる。なお、すでにグループＩＤ等が記憶されている場合、上書きしてよい。これにより、管理者は受付端末７を新たに配置できる。また、会議室ＩＤが記憶されていた場合も上書きしてよい。会議室端末９０を受付端末７に転用できる。受付端末７が上書きするかどうかを受け付けるダイアログを表示し、ユーザによる応答に応じて上書きするかどうか制御してもよい。複数のグループＩＤが記憶された場合、それぞれに基づいて予約情報が取得される。

【0173】

S30：グループＩＤが記憶されると、受付端末７の予約情報要求部９８－３ｂは、グループＩＤ及び認証キーを指定して、サーバＵＲＬで指定される会議管理サーバ３０に予約情報を要求する。以降は、定期的に予約情報を要求する。

【0174】

S31：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは予約情報の要求を受信すると、認証キー検証部４１が認証キーを検証する。すなわち、会議室ＩＤで特定される認証キーを会議室設定情報ＤＢ４９８から取得して、会議室端末９０から送信された認証キーと一致するか否かを判断する。認証キーの検証が成功すると、初期設定部３９は会議室設定情報ＤＢ４９８の会議室端末の状態を接続中に変更する。次に、管理開始フラグがＴｒｕｅの場合に、予約情報送信部４４がグループＩＤに対応付けられている会議室ＩＤを会議室設定情報ＤＢ４９８から取得し、この会議室ＩＤに対応付けられている予約情報を会議管理情報ＤＢ４９３から取得する。会議管理サーバ３０の送信部３１ａは予約情報を受付端末７に送信する。

【0175】

S32：受付端末７のサーバ通信部９１ｂは予約情報を受信し、表示制御部９４ｂが予約情報を待受画面に表示する。図２１に待受画面４９０の一例を示す。

【0176】

S33：待受画面４９０の状況７３２ａが「入室待ち」になると、ユーザが会議室を指定して利用開始（チェックイン）を受付端末７に入力できる。受付端末７の操作受付部９３ｂは入力を受け付ける。ユーザは例えば、自分が予約した会議室の「入室待ち」を押下する。受付端末７が会議識別情報の入力画面を表示するので、ユーザは会議識別情報を入力する。

【0177】

S34：受付端末７の操作受付部９３ｂは会議識別情報の入力を受け付け、サーバ通信部９１ｂが会議室ＩＤと会議識別情報を指定して利用開始要求を会議管理サーバ３０に送信する。

【0178】

S35：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは利用開始要求を受信し、受付端末７が送信した会議室ＩＤと会議識別情報が会議識別情報ＤＢ４９４に登録されている場合、チェックイン管理部３８が利用を許可する。チェックイン管理部３８は会議管理情報ＤＢ４９３のステータスをチェックイン済みに変更する。また、自動キャンセルのタスクを削除する。送信部３１ａは更新した予約情報を受付端末７に送信する。

【0179】

S36：受付端末７のサーバ通信部９１ｂは予約情報を受信し、ステータスが「チェックイン済み」なので、表示制御部９４ｂは状況７３２ａを「使用中」に変更する。「使用中」は利用中であることを意味する。

【0180】

このように、管理者は会議室をグループ化して受付端末７がグループＩＤを記憶しておき、受付端末７がグループＩＤで予約情報を取得するので、複数の会議室の利用開始（チェックイン）と利用終了（チェックアウト）を１台の受付端末７で受け付けることができる。

【0181】

＜＜画面例＞＞
図１１は登録端末５０が表示するログイン画面５３０の一例を示す。ログイン画面５３０は、メールアドレス欄５３１、及び、次へボタン５３２を有している。管理者がメールアドレス欄５３１にメールアドレス（ユーザＩＤに相当）を入力し、次へボタン５３２を押下するとパスワードの入力画面が表示される。管理者が正しいパスワードを入力するとログインできる。ログインが成功した場合、図１２の初期画面５４０が表示される。

【0182】

図１２は、登録端末５０が表示する初期画面５４０の一例である。初期画面５４０は、メニュー欄４１１、及び、状態欄５４１を有している。メニュー欄４１１にはいくつかのボタンが表示されており、初期画面５４０ではダッシュボード５４４が選択された状態が表示される。ダッシュボード５４４は、本来、自動車の「計器盤」であるが、本実施形態では、重要な情報を一覧表示することをいう。例えば、状態欄５４１には接続断が発生している会議室の情報５４２、予約情報を取得する権限（ライセンス）が設定されていない会議室の情報５４３が表示されている。メニュー欄４１１のグループ管理ボタン４１３が押下されると図１３のグループ一覧画面が表示される。

【0183】

図１３は登録端末５０が表示するグループ一覧画面４１０の一例である。グループ一覧画面４１０は、メニュー欄４１１、グループ表示欄４１２、及び、新規作成ボタン４１５を有している。グループ管理ボタン４１３が押下されると、グループ表示欄４１２にグループの一覧が表示される。グループ表示欄４１２には会議管理サーバ３０の会議室設定情報ＤＢ４９８にすでに登録されているグループの一覧４１４が表示される。

【0184】

グループの一覧４１４は、グループ名４１４ａ、会議室数４１４ｂ、画像コード/ＵＲＬ４１４ｃ、編集ボタン４１４ｄ、及び、削除ボタン４１４ｅの各項目を有している。グループ名４１４ａと会議室数４１４ｂ（同じグループＩＤが対応付けられた会議室の数）は会議管理サーバ３０から送信される。画像コード/ＵＲＬ４１４ｃは、管理者がグループＩＤを画像コード又はＵＲＬのどちらで取得するかを選択するための入力ボタンになっている。編集ボタン４１４ｄは、すでに作成されているグループに所属する会議室を管理者が編集（削除、追加）するためのボタンである。削除ボタン４１４ｅは管理者がグループを削除するためのボタンである。

【0185】

管理者が新規作成ボタン４１５を押下すると、グループ一覧画面は図１４の新規グループ作成画面４２０に遷移する。

【0186】

図１４は登録端末５０が表示する新規グループ作成画面４２０の一例である。新規グループ作成画面４２０は、メニュー欄４１１とグループ名欄４２１を有している。また、グループ名欄４２１は、グループ名入力欄４２２、会議室追加ボタン４２３、保存ボタン４２４、及び、キャンセルボタン４２５を有している。グループ名入力欄４２２は管理者がグループ名を入力するための欄である。会議室追加ボタン４２３は管理者がグループに会議室を追加する（グループ化する）ためのボタンである。保存ボタン４２４はグループ情報を保存するためのボタンである。キャンセルボタン４２５はグループ化を中止するためのボタンである。

【0187】

管理者が会議室追加ボタン４２３を押下すると、新規グループ作成画面４２０は図１５の会議室一覧画面４３０に遷移する。

【0188】

図１５は登録端末５０が表示する会議室一覧画面４３０の一例である。会議室一覧画面は、メニュー欄４１１と会議室一覧欄４３１を有している。会議室一覧欄４３１は、フィルター部４３２、会議室一覧テーブル４３３、選択完了ボタン４３４、及び、キャンセルボタン４３５を有している。フィルター部４３２は、会議室一覧テーブル４３３に表示する会議室をフィルタリングする設定を受け付ける。フィルター部４３２は、検索欄４３２ａ、リソースグループ欄４３２ｂ、運用ルール欄４３２ｃ、稼働状態欄４３２ｅを有し、管理者はこれらで会議室一覧テーブル４３３に表示する会議室を絞り込むことができる。フィルターの設定は会議室設定情報ＤＢ４９８の項目と対応している。

【0189】

会議室一覧テーブル４３３は、チェックボックス４３３ａ、会議室４３３ｂ、リソースグループ４３３ｃ、運用ルール４３３ｄ、及び、稼働状態４３３ｅの項目を有している。管理者はグループに所属させたい会議室をチェックボックス４３３ａで選択する。その他の項目は会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されている情報である。補足すると、稼働状態には会議室設定情報ＤＢ４９８の会議室の状態の項目が表示される。「接続中」である場合は、すでに初期設定が完了している（会議室端末９０が配置されているか又は別のグループに登録されている）ことになるが、支障はない。

【0190】

選択完了ボタン４３４は会議室の選択が完了した旨を管理者が入力するためのボタンである。キャンセルボタン４３５は会議室の選択を中止し、新規グループ作成画面に戻るためのボタンである。

【0191】

管理者が選択完了ボタン４３４を押下すると、新規グループ作成画面４２０は図１６のグループ登録確認画面４４０に遷移する。

【0192】

図１６は登録端末５０が表示するグループ登録確認画面４４０の一例を示す。グループ登録確認画面４４０はメニュー欄４１１と選択会議室表示欄４４１を有する。選択会議室表示欄４４１はグループ名入力欄４４２、会議室リスト４４３、会議室追加ボタン４４４、保存ボタン４５５、及び、キャンセルボタン４４６を有している。グループ名入力欄４４２、会議室追加ボタン４４４、保存ボタン４４５、及び、キャンセルボタン４４６は図１４の新規グループ作成画面４２０と同じものである。会議室リスト４４３には、図１５の新規グループ作成画面４２０で選択された会議室（会議室名又は会議室ＩＤ）が表示される。

【0193】

管理者が保存ボタン４４５を押下すると、グループ登録確認画面４４０は図１７のグループ一覧画面４５０に遷移する。

【0194】

図１７は登録端末５０が表示するグループ一覧画面４５０の一例を示す。図１７のグループ一覧画面４５０は、図１３のグループ一覧画面４１０と同じ構成であるが、グループ名４１４ａの項目に、図１４のグループ名入力欄４２２で入力されたグループ名が表示されている。このように、管理者はグループを登録できる。

【0195】

管理者が画像コード/ＵＲＬ４１４ｃを押下すると、グループ一覧画面４５０は図１８の画像コード表示画面４６０に遷移する。

【0196】

図１８（ａ）は登録端末５０が表示する画像コード表示画面４６０の一例である。画像コード表示画面４６０は、画像コード４６１、「集中管理端末アプリの[撮影]を使用して、画像コードを読み取ってください」というメッセージ４６２、及び、ＵＲＬ４６３を表示する。画像コード４６１には上記のように、グループＩＤとグループ名が含まれる（会議室ごとの認証キー、サーバＵＲＬも含まれてよい）。また、ＵＲＬ４６３は受付端末７が接続した場合に会議管理サーバ３０がグループＩＤを特定するための接続先（アドレス）である。例えば、ＵＲＬクエリパラメータとしてグループＩＤが含まれている。あるいは会議管理サーバ３０がＵＲＬとグループＩＤを対応付けて保持している。なお、受付端末７がＵＲＬを指定して会議管理サーバ３０に接続した場合、受付端末７はグループＩＤに対応付けられている認証キーとサーバＵＲＬを会議管理サーバ３０から取得できる。ＵＲＬ４６３が添付されることで、受付端末７にカメラがない場合でも初期設定が可能になる。

【0197】

図１８（ｂ）も画像コード表示画面４６０の一例である。図１８（ｂ）では画像コード４６１のみが表示されている。例えば、管理者が画像コードのみを明示的に要求した場合は（画像コード/ＵＲＬ４１４ｃのうちＵＲＬのみが押下された）、このように登録端末５０は画像コードのみを表示できる。

【0198】

図１９は受付端末７が表示する起動画面４７０の一例である。起動画面４７０は設定ボタン４７１を有し、「設定ボタンから画像コードを撮像してください」というメッセージ４７２を表示する。受付端末７の表示制御部９４ｂは、例えば、記憶部９９ｂにグループＩＤが記憶されていない場合、このメッセージ４７２を表示する。管理者はメッセージ４７２を見て画像コードを撮像すればよいことを把握できる。記憶部９９ｂにグループＩＤがすでに記憶されている場合、表示制御部９４ｂは例えば「グループを再設定又は追加する場合は設定ボタンから画像コードを撮像してください」というメッセージを表示する。管理者はメッセージ４７２を見て画像コードを撮像すればよいことを把握できる。

【0199】

管理者が設定ボタン４７１を押下すると、起動画面４７０は図２０のグループ設定画面４８０に遷移する。

【0200】

図２０は受付端末７が表示するグループ設定画面４８０の一例を示す。グループ設定画面４８０は、グループ名欄４８１、ＵＲＬ設定欄４８２、撮像ボタン４８３、設定完了ボタン４８４、及び、キャンセルボタン４８５を有している。グループ名欄４８１は、グループ設定画面４８０の表示直後は空欄であり、画像コードを撮像するとデコードされたグループ名が表示される。ＵＲＬ設定欄４８２は管理者がＵＲＬを入力するための欄である。撮像ボタン４８３は受付端末７に画像コードを撮像させるためのボタンである。設定完了ボタン４８４は受付端末７にグループＩＤ等を記憶部９９ｂに記憶させるためのボタンである。キャンセルボタン４８５は起動画面４７０に戻るためのボタンである。

【0201】

管理者が設定完了ボタン４８４を押下すると、受付端末７はグループＩＤ等を記憶部９９ｂに記憶し、グループＩＤを指定してグループＩＤに対応付けられた会議室の予約情報を取得する。これにより図２１の待受画面４９０が表示される。

【0202】

図２１は、受付端末７が表示する待受画面４９０の一例を示す。待受画面４９０は、グループ名７３１、及び、各会議室の予約情報欄７３２を有している。グループ名７３１は記憶部９９ｂに記憶されている。予約情報は会議管理サーバ３０から送信される。予約情報欄７３２の１行が１つの会議室の予約情報である。予約情報は、状況７３２ａ、会議室名７３２ｂ、予約時間７３２ｃ、予約者７３２ｄ、及び、操作ボタン７３２ｅの各項目を有している。状況７３２ａの項目には、会議管理情報ＤＢ４９３のステータスに応じた状況（空室、入室待ち、使用中）が表示される。受付端末７の表示制御部９４ｂは表示中の状況をステータスに応じて更新する。空室は入室待ちでも使用中でもない状況である。入室待ちはチェックイン可能な状況である（開始時刻から所定時間前から自動キャンセル時間まで）。使用中はチェックイン済みかつチェックアウト前である。

【0203】

会議室名７３２ｂ、予約時間７３２ｃ（開始時刻、終了時刻）、及び、予約者７３２ｄは予約情報に含まれている。操作ボタン７３２ｅの項目は、状況７３２ａに応じたボタンが表示される。表示制御部９４ｂは空室の場合は「今すぐ利用」ボタン７３３を表示し、入室待ちの場合は「入室」ボタン７３４を表示し、使用中の場合は「延長」ボタン７３５と「退室」ボタン７３６を表示する。延長できない場合（次の予約の開始時刻まで一定時間未満の場合）は「延長」ボタン７３５は表示されない。「今すぐ利用」ボタン７３３が押下されると、受付端末７が会議管理サーバ３０にその旨を通知し、会議管理サーバ３０が予約管理サーバ２０に会議管理サーバ３０の権限で会議室を一定時間予約する。予約情報によればその時間は空いているはずなので会議管理サーバ３０は予約が完了した旨を受信し、会議管理サーバ３０が会議室ＩＤと共にチェックイン済みのステータスを受付端末７に送信するので、受付端末７は「使用中」という状況７３２ａを表示する。「入室」ボタン７３４が押下されると予約者に知らされている会議識別情報の入力欄が表示される。

【0204】

図２２は会議識別情報の入力欄５５０が表示された一例の待受画面４９０である。入力欄５５０にはテンキー５５１が表示され、ユーザはテンキー５５１を操作して会議識別情報を入力できる。会議識別情報を間違えた場合は削除ボタン５５２で修正できる。ユーザが会議識別情報を１つも入力していない場合、削除ボタン５５２はキャンセルボタンとなる。例えば４桁の会議識別情報の入力が完了すると会議室ＩＤと会議識別情報が会議管理サーバ３０に送信される。

【0205】

会議識別情報と会議室ＩＤの検証が成功すると会議管理情報ＤＢ４９３のステータスがチェックイン済みとなる。したがって、状況７３２ａの項目は使用中となる。このように、ユーザが間違って入室することを抑制できる。

【0206】

図２３は状況７３２ａの項目が使用中になった待受画面４９０の一例である。「B102」の状況７３２ａの項目が使用中になると共に、「退室」ボタン７３６が表示されている。

【0207】

図２１で「延長」ボタン７３５が押下されると「今すぐ利用」ボタン７３３と同様に一定時間、該会議室が予約される。「退室」ボタン７３６が押下されると、チェックアウト要求を受付端末７が会議管理サーバ３０に送信する。これにより会議管理情報ＤＢ４９３のステータスがチェックアウト済みとなる。このステータスは会議室ＩＤと共に受付端末７に送信されるので、受付端末７は状況７３２ａに「空室」又は「入室待ち」を表示する。なお、「退室」ボタン７３６が押下された場合にも受付端末７が何らかの確認画面を表示するとよい。これにより、自分たちが使用しなかった会議室の「退室」ボタン７３６をユーザが誤って押下するおそれを抑制できる。例えば、会議識別情報の入力画面を表示してもよい。

【0208】

図２４～図２７は、待受画面４９０の画面遷移を説明する図である。図２４は図２３において、空室に対して「今すぐ利用」ボタンをユーザが押下した場合に表示される待受画面４９０である。図２３では空室であった「B101」の「今すぐ利用」ボタン７３３をユーザが押下すると、状況７３２ａが「使用中」になり、ユーザはすぐに会議室を利用できる。

【0209】

図２５は、図２４において「退室」ボタン７３６が押下された場合に表示される退室確認画面５６０の一例を示す。退室確認画面５６０は、予約情報５６１、「退室しますか？」というメッセージ５６２、「退室」ボタン５６３、及び、キャンセルボタン５６４を有する。ユーザは予約情報５６１を見て退室するかどうかを判断し、「退室」ボタン５６３又はキャンセルボタン５６４を押下する。キャンセルボタン５６４が押下されると状況７３２ａに変更なく元の待受画面に戻る。「退室」ボタン５６３が押下された場合、会議識別情報の入力欄を表示してもよい。

【0210】

図２６は、会議識別情報の入力欄５７０が表示された退室確認画面５６０の一例である。受付端末７が退室時にも会議識別情報（認証用の情報）の入力を要求することで、ユーザが誤って別の会議室の「退室」ボタン５６３を押下しても、会議管理サーバ３０が退室処理を行わないようにできる。

【0211】

図２７は、図２４の待受画面４９０で退室処理が行われた待受画面４９０の一例である。図２４では状況７３２ａが「使用中」であった「B103」が「空室」になっている。また、「今すぐ利用」ボタン７３３が表示されるので、他のユーザが利用できるようになる。

【0212】

＜管理者がＵＲＬを受付端末に入力してグループＩＤを保存する場合＞
図１０では管理者が画像コードを受付端末７に撮像させる場合を主に説明したが、管理者がＵＲＬを受付端末７に入力して受付端末７がグループＩＤを保存する場合について補足する。このような方法は受付端末７がカメラを有さない場合に有効である。

【0213】

図２８は、受付端末７がグループＩＤを保存する処理を説明するシーケンス図の一例である。なお、図２８の説明においては主に図１０との相違を説明する。まず、ステップS1～S18－2の処理は図１０と同様になる。

【0214】

S19－2：ＵＲＬ生成部３９６はグループＩＤを含むＵＲＬを作成するか、又は、グループＩＤに対応付けたＵＲＬを作成する。したがって、受付端末７がＵＲＬに接続すると会議管理サーバ３０はグループＩＤを特定できる。

【0215】

S20－2：保存ＯＫと共に、設定画面生成部３９１が会議室設定情報ＤＢ４９８を参照してグループ一覧画面の画面情報を生成して登録端末５０に送信するので、登録端末５０は、会議管理サーバ３０から取得したグループ一覧画面４５０を表示する（図１７）。

【0216】

S21－2：管理者はグループ一覧画面４５０において、グループを指定してＵＲＬコードを表示する操作を登録端末５０に入力する。図１７のグループ一覧画面４５０において、例えば、画像コード/ＵＲＬに対し管理者がＵＲＬを押下する。

【0217】

S22－2：登録端末５０の操作受付部５２は操作を受け付け、通信部５１がグループＩＤを指定してＵＲＬ表示要求を会議管理サーバ３０に送信する。

【0218】

S23－2：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂはＵＲＬ表示要求を受信し、設定画面生成部３９１がグループＩＤに対応付けられているＵＲＬを表示するＵＲＬ表示画面の画面情報を生成する。ＵＲＬ生成部３９６はこのタイミングでＵＲＬを生成してもよい。これにより、グループ名や会議室等に変更があっても変更後のグループ名や会議室でＵＲＬを生成できる。

【0219】

S24－2：会議管理サーバ３０の送信部３１ａはＵＲＬ表示画面の画面情報を登録端末５０に送信する。登録端末５０の通信部５１はＵＲＬ表示画面の画面情報を受信し、表示制御部５３がＵＲＬ表示画面を表示する。図２９にＵＲＬ表示画面６００の一例を示す。

【0220】

S25－2：次に、管理者は受付端末７をサーバＵＲＬに接続させるため、受付端末７を操作して受付アプリを起動させる（すでに起動していれば起動操作は不要である）。受付端末７へのログインは必要ない。これは、管理者がＵＲＬを表示する場合にすでに会議管理サーバ３０から認証を受けているためである。ただし、管理者パスワードを使った認証も可能である。また、管理者は受付端末７のブラウザを起動する。

【0221】

S26－2：これにより受付端末７は起動画面を表示する。受付アプリの起動画面は図１９と同様でよい。管理者は受付アプリを操作してＵＲＬ入力画面を表示させる。図３０にＵＲＬ入力画面６１０の一例を示す。

【0222】

S27－2：次に、管理者は受付端末７が表示したＵＲＬ入力画面６１０にＵＲＬを入力する。

【0223】

S28－2：受付端末７のサーバ通信部９１ｂはＵＲＬを宛先に会議管理サーバ３０に接続し、会議管理サーバ３０のＵＲＬ生成部３９６はＵＲＬに基づいてグループＩＤを特定する。会議管理サーバ３０の送信部３１ａは会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されているグループＩＤとグループ名を受付端末７に送信する（認証キーと会議管理サーバのＵＲＬを含んでよい）。

【0224】

S29－2：受付端末７のサーバ通信部９１ｂはグループＩＤとグループ名（認証キーと会議管理サーバのＵＲＬ）を受信して、設定記録部９８－２ｂが記憶部９９ｂに記憶させる。これにより、受付端末７の表示制御部９４ｂはＵＲＬ入力画面６１０にグループ名を表示する。以降の処理は図１０と同様になる。

【0225】

このように、管理者は受付端末７がカメラを有さない場合でも、会議室をグループ化して受付端末７がグループＩＤを記憶しておき、受付端末７がグループＩＤで予約情報を取得するので、複数の会議室の利用開始（チェックイン）と利用終了（チェックアウト）を１台の受付端末７で受け付けることができる。なお、受付端末７がカメラを有する場合にＵＲＬを使用してグループＩＤを記憶させてもよい。

【0226】

＜＜画面遷移例＞＞
図２９は登録端末５０が表示するＵＲＬ表示画面６００の一例である。ＵＲＬ表示画面６００は「[URL設定]に以下を入力してください」というメッセージ６０１と、ＵＲＬ６０２を有している。管理者はメッセージ６０１を見てＵＲＬ６０２を受付端末７に入力できる。

【0227】

図３０は、受付端末７が表示するＵＲＬ入力画面６１０の一例である。ＵＲＬ入力画面６１０は図２０のグループ設定画面４８０と同じ構成でよい。ＵＲＬ入力画面６１０は、グループ名欄４８１、ＵＲＬ設定欄４８２、撮像ボタン４８３、設定完了ボタン４８４、及び、キャンセルボタン４８５を有している。グループ名欄４８１は、ＵＲＬ入力画面６１０の表示直後は空欄であり、受付端末７がＵＲＬ設定欄４８２に入力されたＵＲＬに接続すると会議管理サーバ３０から送信されたグループ名が表示される。ＵＲＬ設定欄４８２は管理者がＵＲＬを入力するための欄である。撮像ボタン４８３は受付端末７に画像コードを撮像させるためのボタンである。したがって、画像コードを撮像することもできる。設定完了ボタン４８４は受付端末７にグループＩＤ等を記憶部９９ｂに記憶させるためのボタンである。キャンセルボタン４８５は起動画面に戻るためのボタンである。

【0228】

＜主な効果＞
以上説明したように、本実施形態のリソース予約システム１００は、汎用的な情報処理装置を受付端末７として使用できる。また、画像コード又はＵＲＬを利用することで管理者が容易に初期設定することができる。複数の会議室で共用される受付端末７を提供することができる。受付端末７は複数の会議室の予約情報を表示でき、顧客のユーザは１つの受付端末７から複数の会議室にチェックインしたりチェックアウトしたりすることができるようになる。

【実施例2】

【0229】

実施例１では会議管理サーバ３０が会議室とグループを対応付けて管理したが、本実施例では、会議管理サーバ３０がこのような対応付けをすることなく、受付端末７が複数の会議室の予約情報を表示でき、複数の会議室へのチェックインとチェックアウトが可能なリソース予約システム１００について説明する。

【0230】

本実施例においては、上記の実施例にて説明した図５、図６のハードウェア構成図、及び、図７～図９に示した機能ブロック図を援用できるものとし、主に相違を説明する。

【0231】

＜機能について＞
図３１は、端末装置６０、会議室端末９０及び受付端末７の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。電子機器７０の機能については必要に応じて説明する。図３１の説明において、図８において同一の符号を付した構成要素は同様の機能を果たすので、主に本実施例の主要な構成要素についてのみ説明する場合がある。

【0232】

本実施例では受付端末７の記憶部９９ｂに記憶される情報が異なっている。すなわち、記憶部９９ｂは１つ以上の会議室ＩＤ９９１ｂ、サーバＵＲＬ９９３ｂ、管理者パスワード９９６ｂ、会議室ごとの認証キー９９２ｂ、アプリＩＤ９９５ｂ、会議室ごとの会議室名称９９４ｂ、及び、端末名９８９ｂを記憶する。すなわち、グループという概念がなく、会議室ごとの情報を記憶する。端末名９８９ｂは、受付端末７がなんという端末であるかを表示する場合に使用される。

【0233】

このため、会議管理サーバ３０が保持する会議室設定情報ＤＢ４９８が保持する情報が異なる。表１１は会議室設定情報ＤＢ４９８が保持する情報を模式的に示す。

【0234】

【表11】

表１１に示すように、本実施例ではグループＩＤとグループ名の項目が不要である。会議管理サーバ３０の予約情報送信部４４は要求された会議室の予約情報を返せばよい。

【0235】

＜受付端末が会議室ＩＤを保存するまでの処理及び画面遷移＞
続いて、図３２～図４０を用いて受付端末７が会議室ＩＤを保存するまでの処理及び画面遷移について説明する。図３２は、受付端末７が会議室ＩＤを保存する処理を説明するシーケンス図の一例である。

【0236】

S1、S2：図１０と同様でよい。

【0237】

S41：受付端末７を初期設定する管理者は登録端末５０のブラウザを起動して（専用のアプリでもよい）、会議管理サーバ３０にログインするための操作を入力する。例えば、認証情報としてユーザＩＤとパスワードを入力する。

【0238】

S42：登録端末５０の操作受付部５２は認証情報の入力を受け付け、通信部５１が認証情報を指定してログイン要求を会議管理サーバ３０に送信する。会議管理サーバ３０の認証部４０はログイン情報ＤＢ４９９のログインパスワードとユーザＩＤに基づいて管理者を認証する。ここでは認証が成功したものとする。これにより登録端末５０は初期画面（図１２）を表示する。

【0239】

S43：次に、管理者は登録端末５０に会議室一覧を表示する操作を入力する。会議室一覧の表示とは会議管理サーバ３０の会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されている会議室の一覧を表示することをいう。

【0240】

S44：登録端末５０の操作受付部５２は操作を受け付け、通信部５１が会議室一覧表示要求を会議管理サーバ３０に送信する。

【0241】

S45：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは会議室一覧表示要求を受信し、設定画面生成部３９１が会議室設定情報ＤＢ４９８を参照して会議室一覧画面の画面情報を生成する。

【0242】

S46：会議管理サーバ３０の送信部３１ａは会議室一覧画面の画面情報を登録端末５０に送信する。登録端末５０の通信部５１は会議室一覧画面の画面情報を受信し、表示制御部５３が会議室一覧画面を表示する。図３３に会議室一覧画面６２０の一例を示す。

【0243】

S47：管理者は会議室一覧画面６２０において、受付端末７に登録したい会議室を選択する。同時に選択する会議室は１つでも複数でも可能である。

【0244】

S48：選択が終了すると、管理者は会議室一覧画面６２０において、画像コードを表示する操作を入力する。会議室一覧画面６２０の画像コード/ＵＲＬ４３３ｆは画像コード又はＵＲＬを選択的に押下できる場合と、２つをまとめて押下できる場合がある。ここではまとめて押下されたか又は画像コードが押下された場合を説明する。

【0245】

S49：登録端末５０の操作受付部５２は操作を受け付け、通信部５１が会議室ＩＤを指定して画像コード表示要求を会議管理サーバ３０に送信する。

【0246】

S50：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは画像コード表示要求を受信し、画像コード生成部３９４が会議室ＩＤを含む通信設定情報（会議室ＩＤ、認証キー、サーバＵＲＬ、会議室名称）を含む画像コードを生成する。通信設定情報は会議室の数だけ生成される。

【0247】

S51：次に、設定画面生成部３９１が画像コードを表示する画像コード表示画面の画面情報を生成する。

【0248】

S52：会議管理サーバ３０の送信部３１ａは画像コード表示画面の画面情報を登録端末５０に送信する。登録端末５０の通信部５１は画像コード表示画面の画面情報を受信し、表示制御部５３が画像コード表示画面を表示する。図３４に画像コード表示画面６３０の一例を示す。

【0249】

S53：次に、管理者は受付端末７をサーバＵＲＬに接続させるため、受付端末７を操作して受付アプリを起動させる（起動していれば起動操作は不要である）。受付端末７へのログインは必要ない。これは、管理者が画像コードを表示する場合、すでに会議管理サーバ３０から認証を受けているためである。ただし、管理者パスワードを使った認証も可能である。図３５に受付アプリの起動画面６４０の一例を示す。また、管理者は受付端末７に画像コードを撮像させるため、受付端末７を操作してカメラを起動させる。

【0250】

S54：受付端末７のカメラが起動し、撮像が可能になる。

【0251】

S55：次に、管理者は受付端末７に画像コードを撮像させる。例えば、ＣＭＯＳセンサ７１３の画角に入るように端末装置を保持する。

【0252】

S56：受付端末７の撮像部９７ｂは動画のように撮像しているので、画像コードを自動的に検出する。デコード部９８ｂは検出された画像コードをデコードして、通信設定情報を取得する。

【0253】

S57：また、受付端末７の設定記録部９８－２ｂは通信設定情報を記憶部９９ｂに記憶しておく。これにより、受付端末７は会議室ＩＤを指定して予約情報を取得できる。なお、すでにグループＩＤ又は会議室ＩＤが記憶されている場合があるため、デコード部９８ｂは上書きするか追加するかを判断する。この判断については後述する。

【0254】

S58：会議室ＩＤが記憶されると、受付端末７の予約情報要求部９８－３ｂは、会議室ＩＤと認証キーを指定して、サーバＵＲＬで指定される会議管理サーバ３０に予約情報を要求する。以降は、定期的に予約情報を要求する。なお、予約情報要求部は一度に１つの会議室ＩＤを指定して予約情報を要求する他、一度に複数の会議室ＩＤを指定して予約情報を要求することができる。すなわち、１つのＨＴＴＰリクエストに複数の会議室ＩＤを含めることができる。これにより通信のオーバーヘッドを抑制し通信量を低減できる。なお、この場合、会議管理サーバ３０が複数の会議室ＩＤに対応したＡＰＩ（Application Interface）を有している。

【0255】

S59：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは予約情報の要求を受信し、認証キーの認証が成功して、会議室設定情報ＤＢ４９８の管理開始フラグがＴｒｕｅの場合に、予約情報送信部４４が複数の会議室ＩＤに対応付けられている予約情報をそれぞれ会議管理情報ＤＢ４９３から取得する。会議管理サーバ３０の送信部３１ａは各会議室の予約情報を受付端末７に送信する。

【0256】

S60：受付端末７のサーバ通信部９１ｂは予約情報を受信し、表示制御部９４ｂが予約情報を待受画面に表示する。図３６に待受画面６５０の一例を示す。以降の処理は図１０と同様でよい。

【0257】

このように、管理者は会議室をグループ化しなくても、受付端末７が1つ以上の会議室ＩＤを指定して予約情報を取得するので、複数の会議室の利用開始（チェックイン）と利用終了（チェックアウト）を１台の受付端末７で受け付けることができる。

【0258】

＜＜画面例＞＞
図３３は登録端末５０が表示する会議室一覧画面６２０の一例を示す。会議室一覧画面６２０は、メニュー欄４１１と会議室一覧欄４３１を有している。メニュー欄４１１の会議室の管理４３９が押下されると会議室一覧欄４３１が表示される。会議室一覧欄４３１は、フィルター部４３２、及び、会議室一覧テーブル４３３を有している。フィルター部４３２は図１５の会議室一覧画面４３０と同様でよい。会議室一覧テーブル４３３は、チェックボックス４３３ａ、会議室４３３ｂ、リソースグループ４３３ｃ、運用ルール４３３ｄ、稼働状態４３３ｅ、画像コード/ＵＲＬ４３３ｆ、編集ボタン４３３ｇ、及び、削除ボタン４３３ｈの項目を有している。管理者は画像コードを生成したい会議室をチェックボックス４３３ａで選択する。会議室４３３ｂ、リソースグループ４３３ｃ、運用ルール４３３ｄは会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されている情報である。

【0259】

画像コード/ＵＲＬ４３３ｆは、管理者が会議室ＩＤを画像コード又はＵＲＬのどちらで取得するかを選択するための入力ボタンになっている。編集ボタン４３３ｇは、会議室に関する情報を管理者が編集（削除、追加）するためのボタンである。削除ボタン４３３ｈは管理者が会議室に関する情報を削除するためのボタンである。

【0260】

管理者が画像コード/ＵＲＬ４３３ｆを押下すると、会議室一覧画面は図３４の画像コード表示画面６３０に遷移する。

【0261】

図３４（ａ）は登録端末５０が表示する画像コード表示画面６３０の一例である。画像コード表示画面６３０は画像コード６３１と「会議室受付アプリの[撮影]を使用して、画像コードを読み取ってください」というメッセージ６３２を有している。画像コード６３１には通信設定情報が含まれている。画像コード６３１の下方には会議室ＩＤが表示されている。

【0262】

図３４（ｂ）も画像コード表示画面６３０の一例である。図３４（ｂ）では画像コード６３１とＵＲＬ６３３が表示されている。例えば、管理者が画像コード６３１とＵＲＬ６３３を明示的に要求した場合は、このように登録端末５０は画像コード６３１とＵＲＬ６３３を表示できる。

【0263】

図３５は受付端末７が表示する起動画面６４０の一例である。起動画面６４０は端末名入力欄６４１と設定ボタン４７１を有し、「端末名を入力し、設定ボタンから画像コードを撮像してください」というメッセージ６４２を表示する。会議管理サーバ３０には端末名（実施例１のグループ名に対応する）が登録されていないので、管理者は端末名入力欄６４１に端末名を入力する。受付端末７の表示制御部９４ｂは、例えば、記憶部９９ｂに端末名９８９ｂが記憶されていない場合、このメッセージ６４２を表示する。管理者はメッセージ６４２を見て画像コードを撮像すればよいことを把握できる。記憶部９９ｂに端末名９８９ｂがすでに記憶されている場合、表示制御部９４ｂは例えば「会議室を追加する場合又は上書きする場合、設定ボタンから画像コードを撮像してください」というメッセージを表示する。管理者はメッセージを見て画像コードを撮像すればよいことを把握できる。

【0264】

管理者が設定ボタン４７１を押下して画像コードを撮像すると、受付端末７は端末名と通信設定情報を保存する。受付端末７は会議管理サーバ３０から取得した予約情報を表示する。

【0265】

図３６は、受付端末７が表示する待受画面６５０の一例を示す。待受画面６５０は、端末名６５１、及び、各会議室の予約情報欄７３２を有している。端末名６５１は記憶部９９ｂに記憶されている。予約情報欄７３２については図２１と同様でよい。

【0266】

＜会議室ＩＤの追加又は上書きの判断＞
汎用的な情報処理端末は会議室端末９０として利用される場合と受付端末７として利用される場合がある。しかし、会議室端末９０は１つの会議室に専用であるので、１つの会議室ＩＤのみを記憶することが好ましいのに対し、受付端末７は複数の会議室で共有されるため複数の会議室ＩＤを記憶しなければならない。そこで、本実施形態では、情報処理端末で動作しているアプリが受付アプリか端末アプリかで、自身が受付端末７か会議室端末９０かを判断する。

【0267】

図３７は、受付端末７が会議室ＩＤを記憶する手順を示すフローチャート図の一例である。図３７の処理は図３２のステップS56で実行される。

【0268】

受付端末７のデコード部９８ｂは画像コードから会議室ＩＤを取得する（Ｓ１０１）。会議室ＩＤはＵＲＬに基づいて会議管理サーバ３０から取得される場合もある。

【0269】

デコード部９８ｂは記憶部９９ｂに記憶されているアプリＩＤ９９５ｂが受付アプリのものであるかを判断する（Ｓ１０２）。アプリＩＤの先頭、末尾又は一部に決まった１つ以上の番号やアルファベットが含まれる場合、受付アプリと判断し、そうでない場合は端末アプリと判断する。アプリＩＤに基づく他、受付アプリ又は端末アプリであることを示す名称やフラグ等に基づいて判断してもよい。

【0270】

受付端末７で受付アプリが動作している場合、デコード部９８ｂは会議室ＩＤを記憶部９９ｂに追加で保存する（Ｓ１０３）。

【0271】

会議室端末９０で端末アプリが動作している場合、デコード部９８ｂは記憶部９９に会議室ＩＤを上書き保存する（Ｓ１０４）。

【0272】

このような処理により、会議室端末９０は１つの会議室ＩＤのみを記憶することができ、受付端末７は複数の会議室ＩＤを記憶できる。

【0273】

＜会議室ＩＤの追加の場合の画面遷移＞
図３８～図４０を用いて会議室ＩＤが追加される場合の画面遷移について説明する。図３８は会議室一覧画面６２０の一例であり、図３９は一括編集画面６６０の一例であり、図４０は待受画面６５０の一例である。

【0274】

図３８の会議室一覧画面６２０は図３３と同様であるため相違を説明する。会議室一覧画面６２０で管理者が複数の会議室を選択すると、表示制御部９４ｂが一括編集ボタン６２２を表示する。図３８では２つの会議室が選択されている。一括編集ボタン６２２は複数の会議室に関する設定を管理者が一括で編集するためのボタンである。一括編集ボタン６２２が押下されると会議室一覧画面６２０は一括編集画面６６０を表示する。

【0275】

図３９の一括編集画面６６０は、運用ルール６６１、稼働状態６６２、画像コード６６３、ＵＲＬ６６４、保存ボタン６６５、及び、キャンセルボタン６６６を有している。運用ルール６６１は一括で運用ルールを変更するための項目であり、稼働状態６６２は一括で稼働状態を変更するための項目である。画像コード６６３は会議管理サーバ３０が生成したものである。この画像コードには会議室の数だけ通信設定情報が含まれている。ＵＲＬ６６４は会議管理サーバ３０が送信したものであるが、後述するように会議管理サーバ３０において複数の会議室ＩＤと対応付けられている。保存ボタン６６５は通信設定情報を記憶部９９ｂに記憶させるためのボタンである。キャンセルボタン６６６は会議室一覧画面６２０に戻るためのボタンである。保存ボタン６６５が押下され、受付端末７が各会議室の予約情報を受信すると、図４０の待受画面６５０を受付端末７が表示できる。

【0276】

図４０の待受画面６５０は、図３６と同様の構成であるが、図３６に比べ２つの会議室が追加されていることが分かる。このように、本実施形態の受付端末７は複数の会議室を追加で自機に登録して、予約情報を取得できる。

【0277】

＜管理者がＵＲＬを受付端末７に入力して会議室ＩＤを保存する場合＞
図２８では管理者が画像コードを受付端末７に撮像させる場合を主に説明したが、管理者がＵＲＬを受付端末７に入力して受付端末７が会議室ＩＤを保存する場合について補足する。このような方法は受付端末７がカメラを有さない場合に有効である。

【0278】

図４１は、受付端末７が会議室ＩＤを保存する処理を説明するシーケンス図の一例である。なお、図４１の説明においては主に図３２との相違を説明する。

【0279】

S1、S2：図３２と同様でよい。また、ステップS41－2～S47－2は図３２のステップS41～S47と同様でよい。

【0280】

S48－2：会議室の選択が終了すると、管理者は会議室一覧画面６２０において、画像コードを表示する操作を入力する（例えば一括編集ボタン６２２の押下）。ここでは少なくともＵＲＬが指定された場合を説明する。

【0281】

S49－2：登録端末５０の操作受付部５２は操作を受け付け、通信部５１が会議室ＩＤを指定してＵＲＬ表示要求を会議管理サーバ３０に送信する。

【0282】

S50－2：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂはＵＲＬ表示要求を受信し、ＵＲＬ生成部３９６が１つ以上の会議室ＩＤを仮にグループ化してグループＩＤを採番し、１つ以上の会議室ＩＤと対応付けておく。また、ＵＲＬ生成部３９６はこのグループＩＤとＵＲＬを対応付けておく。あるいはＵＲＬにグループＩＤを含める。

【0283】

S51－2：次に、設定画面生成部３９１がＵＲＬを表示する一括編集画面６６０（図３９）の画面情報を生成する。

【0284】

S52－2：会議管理サーバ３０の送信部３１ａは一括編集画面６６０の画面情報を登録端末５０に送信する。登録端末５０の通信部５１は一括編集画面６６０の画面情報を受信し、表示制御部５３が一括編集画面６６０を表示する。

【0285】

S53－2、S54－2：次に、管理者は受付端末７のブラウザを起動させる。管理者は起動画面で端末名を入力する。

【0286】

S55－2：次に、管理者は受付アプリを操作して例えば図３０のようなＵＲＬ入力画面６１０を表示させ、管理者はＵＲＬ入力画面６１０にＵＲＬを入力する。

【0287】

S56－2：受付端末７のサーバ通信部９１ｂはＵＲＬを宛先に会議管理サーバ３０に接続し、会議管理サーバ３０がＵＲＬに基づいて仮のグループＩＤを特定する。会議管理サーバ３０の送信部３１ａは仮のグループＩＤに対応付けられている会議室ＩＤを含む１つ以上の通信設定情報を受付端末７に送信する。なお、ＵＲＬ生成部３９６は不要になった仮のグループＩＤを破棄する。

【0288】

S57－2：受付端末７のサーバ通信部９１ｂは通信設定情報を受信して、設定記録部９８－２ｂが記憶部９９ｂに記憶させる。記憶の処理については、図３７で説明した。以降の処理は図３２と同様になる。

【0289】

＜主な効果＞
このように、管理者は会議室をグループ化しなくても、受付端末７が1つ以上の会議室ＩＤを指定して予約情報を取得するので、複数の会議室の利用開始（チェックイン）と利用終了（チェックアウト）を１台の受付端末７で受け付けることができる。

【実施例3】

【0290】

実施例１，２では管理者Ｋが登録端末５０を操作して受付端末７の初期設定を実行した。本実施例では、登録端末５０を受付端末７で代用し、管理者Ｋが受付端末７を操作して初期設定を行う場合について説明する。つまり、受付端末７は初期設定後に受付端末として使用される。本実施例によれば登録端末５０を不要にできる。

【0291】

本実施例においては、上記の実施例にて説明した図５、図６のハードウェア構成図、及び、図７～図９に示した機能ブロック図を援用できるものとし、主に相違を説明する。

【0292】

＜機能について＞
図４２は、端末装置６０、会議室端末９０及び受付端末７の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。電子機器７０の機能については必要に応じて説明する。図４２の各機能のうち、図８において同一の符号を付した構成要素は同様の機能を果たすので、主に本実施例の主要な構成要素についてのみ説明する場合がある。

【0293】

本実施例の受付端末７は受付アプリ３００とは別にＷｅｂブラウザ２００を有している。Ｗｅｂブラウザ２００とはＷｅｂサーバから送信されたＨＴＭＬ、ＸＭＬ、ＣＳＳ、及び、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）などの画面情報を解析してＷｅｂサイトの画面を表示したりＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）で記述されたプログラムを実行したりするソフトウェアである。Ｗｅｂブラウザ２００が実行するアプリをＷｅｂアプリという。受付端末７のＷｅｂブラウザ２００は登録端末５０の代わりに会議管理サーバ３０と通信するために使用される。したがって、図７において登録端末５０はなくてよい。

【0294】

Ｗｅｂブラウザ２００は、通信部２０１、表示制御部２０２、操作受付部２０３、起動部２０４、及び、デコード部２０５を有している。通信部２０１は、主に会議管理サーバ３０と通信し、実施例１にて説明した初期設定に必要な情報を送受信する。表示制御部２０２は会議管理サーバ３０からＷｅｂページとして送信される各種の画面情報を解析して表示する。操作受付部２０３はこれら画面に対するユーザの操作や情報の入力を受け付ける。起動部２０４は受付アプリ３００を起動させ、初期設定に必要な情報を通知する。デコード部２０５は画像コードをデコードして、コード化されている情報を取得する。

【0295】

＜受付端末が会議室ＩＤを保存するまでの処理＞
続いて、図４３、図４４を用いて受付端末７が会議室ＩＤを保存するまでの処理について説明する。本実施例では、
(1) 受付端末７が後述する画像コード読み込みボタンを表示して、画像コード読み込みボタンの押下により画像コード又は画像コードの保存先のＵＲＬを受信する方法、
(2) 受付端末７が後述するダウンロードボタンを表示して、ダウンロードボタンの押下により、グループＩＤとグループ名等を受信する方法、
がある。まず、図４３では(1)の方法を説明する。

【0296】

図４３は、受付端末７がグループＩＤを保存する処理を説明するシーケンス図の一例である。

【0297】

S71、S72：図１０のステップS1、S2と同様でよい。

【0298】

S73,S74：受付端末７を初期設定する管理者は受付端末７のＷｅｂブラウザ２００を起動させる。

【0299】

S75～79：Ｗｅｂブラウザ２００が会議管理サーバ３０に接続すると、表示制御部２０２がログイン画面を表示する。管理者は会議管理サーバ３０にログインするための操作を入力する。ログイン画面の一例は図１１に示した。例えば、認証情報としてユーザＩＤとパスワードを入力する。Ｗｅｂブラウザ２００の操作受付部２０３は認証情報の入力を受け付け、通信部２０１が認証情報を指定してログイン要求を会議管理サーバ３０に送信する。会議管理サーバ３０の認証部４０はログイン情報ＤＢ４９９のログインパスワードとユーザＩＤに基づいて管理者を認証する。ここでは認証が成功したものとする。これによりＷｅｂブラウザ２００の表示制御部２０２は初期画面を表示する。図１２に初期画面の一例を示した。

【0300】

S80：次に、管理者は初期画面にグループ一覧を表示する操作を入力する。グループ一覧の表示とは会議管理サーバ３０に登録されているグループの一覧を表示することをいう。

【0301】

S81：Ｗｅｂブラウザ２００の操作受付部２０３は操作を受け付け、通信部２０１がグループ一覧表示要求を会議管理サーバ３０に送信する。

【0302】

S82：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂはグループ一覧表示要求を受信し、設定画面生成部３９１が会議室設定情報ＤＢ４９８を参照してグループ一覧画面の画面情報を生成する。

【0303】

S83：会議管理サーバ３０の送信部３１ａはグループ一覧画面の画面情報を受付端末７に送信する。

【0304】

S84：Ｗｅｂブラウザ２００の通信部２０１はグループ一覧画面の画面情報を受信し、表示制御部２０２がグループ一覧画面を表示する。グループ一覧画面４１０の一例を図１３に示した。

【0305】

S85：管理者はグループ一覧画面４１０において、新規グループを作成する操作を入力する。新規グループの作成とは新たにグループを作成することをいう。

【0306】

S86：Ｗｅｂブラウザ２００の操作受付部２０３は操作を受け付け、通信部２０１が新規グループ作成要求を会議管理サーバ３０に送信する。

【0307】

S87：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは新規グループ作成要求を受信し、設定画面生成部３９１が新規グループ作成画面の画面情報を生成する。

【0308】

S88：会議管理サーバ３０の送信部３１ａは新規グループ作成画面の画面情報を受付端末７に送信する。

【0309】

S89：Ｗｅｂブラウザ２００の通信部２０１は新規グループ作成画面の画面情報を受信し、表示制御部２０２が新規グループ作成画面を表示する。新規グループ作成画面４２０の一例を図１４に示した。

【0310】

S90：管理者は新規グループ作成画面４２０において、グループ名を入力し、会議室の選択を開始する。これにより、設定画面生成部３９１が会議室設定情報ＤＢ４９８を参照して会議室一覧画面の画面情報を生成するので、Ｗｅｂブラウザ２００の表示制御部２０２は会議室一覧画面を表示する。会議室一覧画面４３０の一例を図１５に示した。会議室一覧画面４３０において、管理者はグループに所属させる会議室を選択する操作を入力する。すなわち、複数の会議室をグループ化する。

【0311】

S91：Ｗｅｂブラウザ２００の操作受付部２０３は操作を受け付け、通信部２０１がグループ対象リソース（例えば、会議室ＩＤ）を会議管理サーバ３０に送信する。会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは会議室ＩＤを受信して情報管理部３９５が保存する。

【0312】

S92：会議管理サーバ３０の送信部３１ａが保存ＯＫを受付端末７に送信する。

【0313】

S93：Ｗｅｂブラウザ２００の通信部２０１は保存ＯＫを受信し、表示制御部２０２が保存ＯＫを表示する。ステップS90～S93は会議室の数だけ繰り返し実行される。あるいは、管理者が一度に複数の会議室を指定してもよい。ステップS90～S93の間に受付端末７は会議管理サーバ３０にグループ名を送信する。

【0314】

S94：グループ化する会議室の選択を終えると、管理者は会議室一覧画面において選択完了を入力する。これにより、Ｗｅｂブラウザ２００の表示制御部２０２はグループ登録確認画面を表示する。グループ登録確認画面４４０の一例を図１６に示した。管理者がグループ登録確認画面４４０でグループに登録する会議室を確認すると、グループ情報の登録のためにグループ情報を保存する操作を入力する。グループ情報は、グループ名、グループＩＤ及び会議室ＩＤである。

【0315】

S95：Ｗｅｂブラウザ２００の操作受付部２０３は操作を受け付け、通信部２０１がグループ名を含むグループ情報保存要求を会議管理サーバ３０に送信する。グループ名はグループ名の入力以降に送信されればよい。

【0316】

S96：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂはグループ名を含むグループ情報保存要求を受信し、情報管理部３９５がグループ情報を保存する。すなわち、グループＩＤを採番し、会議室設定情報ＤＢ４９８において、ステップS95で送信された会議室ＩＤにグループＩＤとグループ名を登録する。なお、会議室設定情報ＤＢ４９８において認証キーが生成されていない会議室が選択された場合、認証キーも生成される。

【0317】

S97：また、画像コード生成部３９４はグループＩＤとグループ名とを含む画像コードを生成する。画像コード生成部３９４はグループＩＤに画像コードを対応付けておく。シーケンス図には明示しないが画像コードには会議室の数だけの認証キーと１つのサーバＵＲＬが含まれる。認証キーは会議室に共通でもよい。サーバＵＲＬについては受付アプリに登録されている場合、省略してよい。

【0318】

S98：会議管理サーバ３０の送信部３１ａは保存ＯＫを受付端末７に送信し、設定画面生成部３９１が会議室設定情報ＤＢ４９８を参照して作成したグループ一覧画面の画面情報を受付端末７に送信する。

【0319】

S99：Ｗｅｂブラウザ２００の通信部２０１は保存ＯＫとグループ一覧画面の画面情報を受信し、表示制御部２０２が会議管理サーバ３０から取得したグループ一覧画面を再度、表示する。グループ一覧画面４５０の一例を図１７に示した。

【0320】

S100：管理者はグループ一覧画面４５０において受付端末７に、グループを指定して画像コードを表示する操作を入力する。グループ一覧画面４５０の画像コード/ＵＲＬは画像コード又はＵＲＬを選択的に押下できる場合と、２つをまとめて押下できる場合がある。ここではまとめて押下されたか又は画像コードが押下された場合を説明する。

【0321】

S101：Ｗｅｂブラウザ２００の操作受付部２０３は操作を受け付け、通信部２０１がグループＩＤを指定して画像コード表示要求を会議管理サーバ３０に送信する。

【0322】

S102：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは画像コード表示要求を受信し、設定画面生成部３９１がグループＩＤに対応付けられている画像コードと画像コード読み込みボタンを表示する画像コード表示画面の画面情報を生成する。画像コード生成部３９４はこのタイミングで画像コードを生成してもよい。これにより、グループ名や会議室等に変更があっても変更後の会議室やグループ名等で画像コードを生成できる。画像コード読み込みボタンは、画像コードの保存場所のＵＲＬを有している。

【0323】

S103：会議管理サーバ３０の送信部３１ａは画像コード表示画面の画面情報（管理者が選択したグループＩＤが添付されている）を受付端末７に送信する。

【0324】

S104：Ｗｅｂブラウザ２００の通信部２０１は画像コード表示画面の画面情報を受信し、表示制御部２０２が画像コード表示画面を表示する。図４４に画像コード表示画面の一例を示す。

【0325】

S105：管理者は画像コード表示画面の画像コード読み込みボタンを押下する。Ｗｅｂブラウザ２００の操作受付部２０３は押下を受け付ける。

【0326】

S106：Ｗｅｂブラウザ２００の通信部２０１は、画像コード読み込みボタンが有するグループＩＤを指定して画像コードを会議管理サーバ３０に要求する。

【0327】

S107：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは画像コードの要求を受信して、送信部３１ａは受付アプリの起動要求と共に、グループＩＤに対応づけられている画像コード又は画像コードの保存場所のＵＲＬを受付端末７に送信する。

【0328】

S108：Ｗｅｂブラウザ２００の通信部２０１は画像コード又は画像コードの保存場所のＵＲＬを受信する。Ｗｅｂブラウザ２００が画像コードの保存場所のＵＲＬを受信した場合、Ｗｅｂブラウザ２００の通信部２０１は画像コードの保存場所のＵＲＬに接続し、画像コードを取得する。受付アプリ３００が画像コードを受信した場合、そのままでよい。デコード部２０５は画像コードを解析し、グループＩＤとグループ名を取得する（認証キーとサーバＵＲＬを含んでよい）。なお、画像コードのデコードは、受付アプリ３００が行ってもよい。

【0329】

S109：Ｗｅｂブラウザ２００の起動部２０４は会議管理サーバ３０からの起動要求に応じて、又は、画像コード読み込みボタンの押下に応じて受付アプリ３００を起動させる。起動と受付アプリ３００への情報の渡し方については受付端末７のＯＳが提供する方法で行う。そのため、受付アプリ３００の起動、画像コード等の受け渡し、又は、グループＩＤの保存の順序が前後する場合がある。

【0330】

受付アプリ３００の起動方法にはＯＳが提供するカスタムＵＲＩスキームいう方法がある。カスタムＵＲＩスキームはＵＲＩスキームをカスタム化したものである。ＵＲＩスキームは、インターネット上の資源の所在を表すＵＲＩ(又はＵＲＬでもよい)の先頭部分で、資源に到達するための手段を表す表記法である。通常は、ＵＲＩとしてhttp、file、mailtoなどの予約語が指定される。これに対し、カスタムＵＲＩスキームは、任意のＵＲＩで資源を表すことができる。

【0331】

subapp://filepath?id=/foo/bar/001/groupeid.txt
先頭の「subapp」が受付アプリを指定し、「filepath」に続く「id=/foo/bar/001/groupeid.txt」が、受付アプリに通知される情報が「filepath」という変数に含まれ、変数の値は「/foo/bar/001/groupeid.txt」であることを指定する。groupeid.txtがグループＩＤである。グループ名、認証キー、及び、サーバＵＲＬなど他の情報も同様に送信される。

【0332】

カスタムＵＲＩスキームを用いてＷｅｂブラウザ２００が受付アプリを起動してファイルパスを通知する手順は以下のようになる。
（１）Ｗｅｂブラウザ２００のカスタムＵＲＩスキームをＯＳに通知する。
（２）ＯＳはカスタムＵＲＩスキームの「subapp」で指定されるアプリを各アプリのマニフェスト（ＯＳに登録されているアプリのリスト）から検索し受付アプリ３００を特定する。
（３）受付アプリ３００を特定できるとＯＳは受付アプリの実行ファイルを実行することで受付アプリを起動する。
（４）受付アプリ３００は起動時にＯＳからカスタムＵＲＩスキームを取得する処理を行う。
（５）受付アプリ３００は引き続き、カスタムＵＲＩスキームの「id」以下のファイルパスを取得する。

【0333】

S110：受付アプリ３００はＯＳからグループＩＤ等を受信し、設定記録部９８－２ｂはグループＩＤ、グループ名、認証キー、及び、サーバＵＲＬを記憶部９９ｂに記憶しておく。これにより、受付端末７はグループＩＤを指定して予約情報を取得できる。なお、すでにグループＩＤ等が記憶されている場合、上書きしてよい。これにより、管理者は受付端末７を新たに配置できる。また、会議室ＩＤが記憶されていた場合も上書きしてよい。会議室端末９０を受付端末７に転用できる。受付端末７が上書きするかどうかを受け付けるダイアログを表示し、ユーザによる応答に応じて上書きするかどうか制御してもよい。複数のグループＩＤが記憶された場合、それぞれに基づいて予約情報が取得される。

【0334】

S111：グループＩＤが記憶されると、受付アプリ３００の予約情報要求部９８－３ｂは、グループＩＤ及び認証キーを指定して、サーバＵＲＬで指定される会議管理サーバ３０に予約情報を要求する。以降は、定期的に予約情報を要求する。

【0335】

S112：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは予約情報の要求を受信すると、認証キー検証部４１が認証キーを検証する。すなわち、会議室ＩＤで特定される認証キーを会議室設定情報ＤＢ４９８から取得して、会議室端末９０から送信された認証キーと一致するか否かを判断する。認証キーの検証が成功すると、初期設定部３９は会議室設定情報ＤＢ４９８の会議室端末の状態を接続中に変更する。次に、管理開始フラグがＴｒｕｅの場合に、予約情報送信部４４がグループＩＤに対応付けられている会議室ＩＤを会議室設定情報ＤＢ４９８から取得し、この会議室ＩＤに対応付けられている予約情報を会議管理情報ＤＢ４９３から取得する。会議管理サーバ３０の送信部３１ａは予約情報を受付端末７に送信する。

【0336】

S113：受付アプリ３００のサーバ通信部９１ｂは予約情報を受信し、表示制御部９４ｂが予約情報を待受画面に表示する。待受画面４９０の一例を図２１に示した。

【0337】

このように、本実施例では、受付端末７が登録端末５０の代わりに画像コードを取得して、受付端末７がグループＩＤを記憶しておき、受付端末７がグループＩＤで予約情報を取得できる。

【0338】

＜＜画面例＞＞
図４４はＷｅｂブラウザ２００が表示する画像コード表示画面８００の一例を示す。図４４では図１８の画像コード表示画面との相違を主に説明する。図４４の画像コード表示画面８００は、画像コード４６１、「集中端末アプリに画像コードを読み込む場合は、「画像コード読み込み」を押下してください」というメッセージ８０１、及び、画像コード読み込みボタン８０２を表示する。画像コード読み込みボタン８０２が押下されることで、受付端末７が画像コード又は画像コードの保存先のＵＲＬを取得し、受付アプリ３００が起動する。なお、画像コード４６１が画像コード読み込みボタン８０２の代わりに押下可能でもよい。

【0339】

画像コード４６１はなくてもよいが、図４４のような画像コード表示画面８００であれば、登録端末５０が表示しても実施例１で説明したように管理者が初期設定できる。受付端末７が表示すれば登録端末５０がなくても管理者が初期設定できる。

【0340】

＜受付端末がダウンロードボタンを表示する場合＞
次に、図４５を参照して、(2)の方法を説明する。図４５は、受付端末７がグループＩＤを保存する処理を説明するシーケンス図の一例である。なお、図４５の説明では図４３との相違を主に説明する。ステップS71～S96の処理は図４３と同様でよい。

【0341】

S127：画像コード生成部３９４は各グループごとにグループＩＤ等をダウンロードできるダウンロード画面の画面情報を生成する。例えば各グループ名にグループＩＤが対応づけられている。

【0342】

S128：会議管理サーバ３０の送信部３１ａはダウンロード画面の画面情報を受付端末７に送信する。

【0343】

S129：Ｗｅｂブラウザ２００の通信部２０１はダウンロード画面の画面情報を受信し、表示制御部２０２がダウンロード画面を表示する。図４６にダウンロード画面の一例を示す。

【0344】

S130：管理者はダウンロード画面においてグループＩＤ等をダウンロードしたいグループのダウンロードタンを押下する。

【0345】

S131：Ｗｅｂブラウザ２００の操作受付部２０３は操作を受け付け、通信部２０１がグループＩＤを指定してグループＩＤ等のダウンロード要求を会議管理サーバ３０に送信する。

【0346】

S132：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂはダウンロード要求を受信し、情報管理部３９５がグループＩＤに対応付けられている認証キー、グループ名等を会議室設定情報４９８から取得する（ログイン情報ＤＢ４９９に記憶されているサーバＵＲＬも取得する）。会議管理サーバ３０の送信部３１ａは、受付アプリ３００の起動要求と共にグループＩＤ、グループ名、認証キー、サーバＵＲＬ等を受付端末７に送信する。

【0347】

S133：Ｗｅｂブラウザ２００の通信部２０１は受付アプリ３００の起動要求とグループＩＤ等を受信する。Ｗｅｂブラウザ２００の起動部２０４は起動要求の受信又はダウンロードボタンの押下をイベントに、受付アプリ３００を起動させる。起動方法は図４３で説明したカスタムＵＲＩスキームと同様でよい。したがって、受付アプリ３００はＷｅｂブラウザ２００からグループＩＤ等を受信する。

【0348】

S134：受付アプリ３００の設定記録部９８－２ｂはグループＩＤ、グループ名、認証キー、及び、サーバＵＲＬを記憶部９９ｂに記憶しておく。これにより、受付端末７はグループＩＤを指定して予約情報を取得できる。

【0349】

S135～S137：以降の処理は図４２のステップS111～S113と同様でよい。

【0350】

このように、本実施例では、受付端末７が登録端末５０の代わりにグループＩＤ等を取得して、受付端末７がグループＩＤを記憶しておき、受付端末７がグループＩＤで予約情報を取得できる。

【0351】

＜＜画面例＞＞
図４６はＷｅｂブラウザ２００が表示するダウンロード画面８１０の一例を示す。図４６では図１３のグループ一覧画面４１０との相違を主に説明する。図４６のダウンロード画面８１０は、グループ名に対応づけられたダウンロードボタン８１１を有している。ダウンロードボタン８１１が押下されることで、受付端末７がグループＩＤ等を会議管理サーバ３０から取得できる。

【0352】

＜主な効果＞
本実施例のリソース予約システム１００によれば、受付端末７がＷｅｂブラウザ２００で会議管理サーバ３０と通信し、受付アプリ３００を起動するので、登録端末５０を不要にできる。そのため、例えば、ユーザや管理者は、登録端末５０から離れた会議室エリア等、会議室に近い場所で、受付端末７のみを用いて、会議室を見ながらグループに含める会議室の選択と自機の設置完了までの一連をまとめて行うなどができる。

【実施例4】

【0353】

実施例３ではＷｅｂブラウザ２００とは別に受付アプリが予約情報を表示した。本実施例では、受付端末７がＷｅｂブラウザ２００で初期設定し、更に予約情報を表示する場合について説明する。本実施例によれば登録端末５０を不要にできる。

【0354】

本実施例においては、上記の実施例にて説明した図５、図６のハードウェア構成図、及び、図７～図９に示した機能ブロック図を援用できるものとし、主に相違を説明する。

【0355】

＜機能について＞
図４７は、端末装置６０、会議室端末９０及び受付端末７の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。電子機器７０の機能については必要に応じて説明する。図４７の各機能は、図８において同一の符号を付した構成要素は同様の機能を果たすので、主に本実施例の主要な構成要素についてのみ説明する場合がある。

【0356】

本実施例の受付端末７は受付アプリでなくＷｅｂブラウザ２００を有している。また、本実施例の受付端末７は画像コードをデコードしないので、デコード部９８ｂと撮像部９７ｂは不要である。受付端末７のＷｅｂブラウザ２００は登録端末５０の代わりに会議管理サーバ３０と通信し、予約情報を表示するために使用される。

【0357】

＜受付端末が会議室ＩＤを保存するまでの処理＞
続いて、図４８を用いて受付端末７が会議室ＩＤを保存し、予約情報を表示するまでの処理について説明する。図４８は、受付端末７がグループＩＤを保存し、予約情報を表示する処理を説明するシーケンス図の一例である。図４８の説明では主に図４３との相違を説明する。まず、ステップS71～S96は図４３と同様でよい。

【0358】

S141：会議管理サーバ３０の予約情報送信部４４は、グループＩＤで特定される各会議室の予約情報を会議管理情報ＤＢ４９３から取得する。また、予約情報送信部４４は予約情報が図２１の待受画面４９０のように表示される待受画面の画面情報を生成する。すなわち、実施例１～３では、画面の形成（デザイン）は受付アプリが行っていたが、本実施例ではＷｅｂブラウザ２００が待受画面を表示する。このため、予約情報送信部４４がＨＴＭＬ等で予約情報を表示するための待受画面の画面情報を生成する。

【0359】

S142：会議管理サーバ３０の送信部３１ａは待受画面の画面情報と、会議室設定情報ＤＢ４９８とログイン情報ＤＢ４９９から取得された各会議室のグループＩＤ、グループ名、認証キー、及び、サーバＵＲＬ等を受付端末７に送信する。

【0360】

S143：Ｗｅｂブラウザ２００のサーバ通信部９１ｂは待受画面の画面情報とグループＩＤ等を受信する。表示制御部９４ｂが待受画面を表示する。待受画面の一例を図２１に示した。会議管理サーバ３０が待受画面の画面情報を直接、送信するのでなく、待受画面を表示するためのＵＲＬを受付端末７に送信してもよい。受付端末７は該ＵＲＬにリダイレクトするか、管理者がＷｅｂブラウザ２００に入力することで既存タブ又は新規のタブで待受画面を表示できる。新規のタブで表示すると、受付端末７が会議室一覧画面４３０を表示したままになるので、受付端末７が元のタブを削除するとよい。

【0361】

また、ユーザが待受画面を別の画面に変更したり、電源や画面をオフしたりしないように、受付端末７はキヨスクモードで動作するとよい。キオスクモードとは、情報処理端末が特定の用途でのみ動作するように設定された動作モードをいう。

【0362】

また、受付端末７の設定記録部９８－２ｂはグループＩＤ、グループ名、認証キー、及び、サーバＵＲＬを記憶部９９ｂに記憶しておく。記憶部９９ｂはＷｅｂブラウザ２００がアクセスできるローカルストレージなどである。これにより、受付端末７はグループＩＤを指定して予約情報を取得できる。なお、すでにグループＩＤ等が記憶されている場合、上書きしてよい。これにより、管理者は受付端末７を新たに配置できる。また、会議室ＩＤが記憶されていた場合も上書きしてよい。会議室端末９０を受付端末７に転用できる。受付端末７が上書きするかどうかを受け付けるダイアログを表示し、ユーザによる応答に応じて上書きするかどうか制御してもよい。複数のグループＩＤが記憶された場合、それぞれに基づいて予約情報が取得される。

【0363】

S144～S146：図４３のステップS111～S113と同様でよい。

【0364】

＜主な効果＞
このように、本実施例では、受付端末７がＷｅｂブラウザ２００で予約情報を受信し表示できる。

【0365】

＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

【0366】

例えば、登録端末５０が画像コードを表示するのでなく、会議管理サーバ３０に接続されたディスプレイが画像コードを表示してもよい。画像コードを表示する端末は登録端末５０でなくてよい。画像コードは電子メールで管理者に送信されてもよい。

【0367】

例えば、本実施形態ではグループＩＤや通信設定情報を画像コードにエンコードしたが、グループＩＤや通信設定情報は１対１の近距離通信無線通信で登録端末５０が会議室端末９０に送信してもよい。例えば、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）、ＮＦＣ（Near Filed Communication）、赤外線通信、可視光通信などで送信してよい。

【0368】

なお、会議管理サーバ３０は複数、存在してもよいし、会議管理サーバ３０の機能が複数のサーバに分散されていてもよい。また、予約管理サーバ２０と会議管理サーバ３０が一体でもよい。

【0369】

本実施形態に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。ある実施形態では、会議管理サーバ３０は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。同様に、受付端末７は、互いに通信するように構成された複数のコンピューティングデバイスを含むことができる。

【0370】

また、本実施形態のリソース予約システム１００はＷｅｂサービスとも称することができる。Ｗｅｂサービスとはインターネット関連技術を応用して提供される各種のサービスである。例えば、会議室貸し出しサービス、各種のレンタルサービスが挙げられる。Ｗｅｂサービスを利用するシステムを利用システムという。

【0371】

また、以上の実施例で示した図７～図９などの構成例は、リソース予約システム１００の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。しかし、各処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。リソース予約システム１００は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

【0372】

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

【符号の説明】

【0373】

６ 会議室
７ 受付端末
１０ チャットサーバ
２０ 予約管理サーバ
３０ 会議管理サーバ
６０ 端末装置
７０ 電子機器
９０ 会議室端末
１００ リソース予約システム

【先行技術文献】

【特許文献】

【0374】

【文献】特開２０１８‐１９０４１４号公報

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】

【図17】

【図18】

【図19】

【図20】

【図21】

【図22】

【図23】

【図24】

【図25】

【図26】

【図27】

【図28】

【図29】

【図30】

【図31】

【図32】

【図33】

【図34】

【図35】

【図36】

【図37】

【図38】

【図39】

【図40】

【図41】

【図42】

【図43】

【図44】

【図45】

【図46】

【図47】

【図48】